Pertemuan keempat analisis masalah ttm
-
Upload
lukmanulhakim-almamalik -
Category
Documents
-
view
528 -
download
6
description
Transcript of Pertemuan keempat analisis masalah ttm
Lukmanulhakim Almamalik 2011
Analisis Masalah
Lukmanulhakim Almamalik
1
Masalah selalu ada dalam kehidupan kita.
Perlu "mata yang terlatih" untuk menemukannya karena masalah bersifat abstrak/kabur/tersamar.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 2
Apa Itu MaSaLaH? Suatu kesukaran atau kesulitan yang dirasakan,
Suatu situasi yang tidak diinginkan/kacau/ cenderung merugikan,
Penyebab kemerosotan
Suatu perbedaan atau kesenjangan “gap” antara :– yang SEHARUSNYA dengan yang TERJADI,– yang DIPERLUKAN dengan yang TERSEDIA,– HARAPAN (yang diinginkan) dengan KENYATAAN
(keadaan sekarang) Suatu Pengaduan Persaingan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 3
Bagaimana reaksi yang akan kita lakukan ketika kita dihadapkan pada
suatu permasalahan atau situasi baru?
Pendekatan yang kita pilih didasarkan atas pengalaman dan pengetahuan yang telah kita miliki sebelumnya.
REAKSI MENGHADAPI PERMASALAHAN
Lukmanulhakim Almamalik 2011 4
Lukmanulhakim Almamalik 2011
Pertama, kita akan membagi-bagi permasalahan tersebut menjadi bagian-bagian kecil, untuk kemudian bagian-bagian tersebut kita pelajari. Hal ini dilakukan dengan harapan bahwa kita akan mendapatkan pemahaman terhadap bagian-bagian tersebut. Selanjutnya dengan memahami bagian-bagian tersebut maka kita akan memperoleh pemahaman terhadap keseluruhan permasalahan. “analisis”.
Kedua, kita cenderung mempunyai asumsi bahwa peristiwa-peristiwa yang ada di luar permasalahan atau peristiwa-peristiwa eksternal adalah penyebab terjadinya permasalahan, atau dengan kata lain kita selalu mencari ”kambing hitam”.
Ketiga, kita mencoba menjelaskan suatu permasalahan hanya dengan memperlihatkan bagaimana sekumpulan peristiwa menyebabkan peristiwa lainnya atau cara pandang yang berorientasi pada peristiwa atau cara pandang “peristiwa menyebabkan peristiwa”.
PENDEKATAN PEMECAHAN PERMASALAHAN
5
Lukmanulhakim Almamalik 2011
Ketiga pendekatan dapat digunakan, akan tetapi ketiganya tidak akan cukup atau bahkan berbahaya untuk menyelesaikan beberapa permasalahan lain, terutama permasalahan-permasalahan yang kompleks dan dinamis, seperti permasalahan lingkungan atau permasalahan manajerial di dalam organisasi atau perusahaan.
DIBUTUHKAN SUATU CARA PANDANG BARU DALAM BERPIKIR DAN BERTINDAK.
PENDEKATAN PEMECAHAN PERMASALAHAN
6
Model Pemecahan Masalah Enam Langkah
1. Definisikan masalah2. Analisis sebab-sebab potensial3. Identifikasi solusi yang
memungkinkan4. Pilih solusi terbaik5. Susun rencana tindakan6. Implementasikan solusi dan
evaluasi perkembangan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 7
1. Definisikan masalah
Tuliskan:
pernyataan secara ringkas mengenai masalah yang ada
keadaan yang diinginkan setelah masalah tersebut dipecahkan
Lukmanulhakim Almamalik 2011 8
Contoh Definisi MasalahPernyataan MasalahIndeks Kepuasan Pelanggan turun dari 89 menjadi 81 dalam 12 bulan terakhir.
Keadaan yang diinginkanIndeks Kepuasan Pelanggan paling tidak akan menjadi 86 enam bulan dari sekarang (sampai akhir triwulan keempat 199X) dan tidak akan turun lagi sesudah itu.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 9
Orang akan mempunyai persepsi yang berbeda-beda mengenai apa yang sedang mereka kerjakan.
Akibatnya mereka mungkin mengajukan gagasan yang berbeda sekali mengenai cara memecahkan masalah
Mengapa perlu mendefinisikan masalah?
Lukmanulhakim Almamalik 2011 10
Dalam mendefinisikan masalah, pikirkan pertanyaan berikut :
Apakah masalah dinyatakan secara objektif?
Apakah masalah dibatasi cakupannya?
Apakah setiap orang yang terlibat mempunyai pemahaman yang sama terhadap permasalahan?
Lukmanulhakim Almamalik 2011 11
2. Analisis sebab-sebab potensial Identifikasi sebab-sebab potensial
Bisa menggunakan metoda sebab-akibat (diagram tulang ikan) dan brainstorming.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 12
Lukmanulhakim Almamalik 2011
Contoh Digram Tulang Ikan
13
Brainstorming/Curah Gagasan/Curah Ide
Merupakan diskusi kreatif yang khas di mana orang membangun satu sama lain untuk menghasilkan gambaran menyeluruh atas situasinya. Sumbang saran harus terpimpin dan terkelola secara efektif untuk menjaga pembicaraan yang terarah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 14
2. Analisis sebab-sebab potensial
Tentukan sebab-sebab yang paling memungkinkan
Gunakan perangkat semacam Bagan Pareto
Lukmanulhakim Almamalik 2011 15
Contoh kasus : penurunan kepuasan pelanggan
Penyebab pelanggan tidak puas
Jumlah pelanggan yang tidak puas
Persentase
1 35 0.35
2 30 0.30
3 18 0.18
4 4 0.04
5 2 0.02
6 1 0.01
7 3 0.03
8 2 0.02
9 3 0.03
10 2 0.02
Total 100 100
Lukmanulhakim Almamalik 2011 16
Contoh kasus : penurunan kepuasan pelangganPenyebab
pelanggan tidak puas
Jumlah pelanggan yang tidak puas
Persentase Kumulatif
1 35 0.35 0.35
2 30 0.30 0.65
3 18 0.18 0.83
4 4 0.04 0.87
9 3 0.03 0.90
7 3 0.03 0.93
5 2 0.02 0.95
10 2 0.02 0.97
8 2 0.02 0.99
6 1 0.01 1.00
Total 100 100
Lukmanulhakim Almamalik 2011 17
Lukmanulhakim Almamalik 2011 18
KAIDAH PARETO
80/20 “80 % dari akibat (dampak pada munculnya
masalah) biasanya dapat didistribusikan kepada 20 % penyebab.”
Lukmanulhakim Almamalik 2011 19
Kesimpulan dari contoh kasus
Penyebab pelanggan tidak puas yang harus segera ditangani dengan segera adalah penyebab 1, penyebab 2, dan penyebab 3 karena ketiga penyebab tersebut menyebabkan sekitar 80 % pelanggan tidak puas dari total pelanggan yang tidak puas.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 20
2. Analisis sebab-sebab potensial
Identifikasi akar penyebab yang sesungguhnya
Bisa menggunakan analisis “mengapa” secara berulang-ulang.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 21
Lukmanulhakim Almamalik 2011 22
3. Identifikasi kemungkinan solusi
Tanpa mengevaluasi efektivitas, buatlah daftar panjang solusi yang memungkinkan dari masalah itu (BERPIKIR KREATIF), kemudian persempit daftar tersebut sampai tercapai sejumlah kecil solusi potensial (BERPIKIR ANALITIK)
Metoda yang digunakan
“brainstorming”
Lukmanulhakim Almamalik 2011 23
4. Pilih Solusi Terbaik Evaluasilah solusi yang memungkinkan
dengan memeringkat masing-masing dengan tiga sampai enam kriteria. Pilihlah yang terbaik dari kumpulan solusi tersebut!
Metoda yang digunakan “formulir pemeringkatan kriteria”
Lukmanulhakim Almamalik 2011 24
Formulir pemeringkatan kriteria
Solusi 3
Solusi 2
Solusi 1
Total NilaiNilai Kriteria 3
Nilai Kriteria 2
Nilai Kriteria 1
Solusi
Lukmanulhakim Almamalik 2011 25
Saran dalam penilaian
Gunakan bobot untuk setiap kriteria Gunakan skala penilaian yang dideskripsikan
dengan jelas.
Misalnya :
Nilai 1 jika ..…………………
Nilai 2 jika …………………..
Lukmanulhakim Almamalik 2011 26
5. Susun Rencana Tindakan
Tuliskan rincian rencana yang memuat tahap-tahap tindakan, orang yang bertanggung jawab, tanggal mulai/berakhir, perkiraan waktu yang dibutuhkan, dan biaya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 27
Lukmanulhakim Almamalik 2011 28
6. Implementasikan Solusi dan Evaluasi Perkembangan
Kumpulkan data sesuai dengan Rencana Tindakan
Implementasikan rencanakemungkinan
Evaluasi hasil-hasilnya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 29
Lukmanulhakim Almamalik 2011 30
Gunung Es Terapung atau Kaidah 80/20
Tidak peduli berapa besar kelihatannya ujung sebuah gunung es, 80% daripadanya terletak di permukaan air.
Gejala
Masalah sesungguhnya
Gunung es tersebut sama halnya dengan masalah. Tak peduli betapa serius atau berat tampaknya pertama kali menjumpai masalah, itu hanyalah gejala dari kesulitan yang mendasar atau masalah yang sebenarnya.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 31
Konsep “Ice Berg” dalam melihat masalah
Akar Masalah ≠ GejalaUpayakan memecahkan akar masalah, bukan memecahkan
gejala yang ditimbulkan dari suatu masalah
Lukmanulhakim Almamalik 2011
Akar dan Gejala Masalah
32
BAGAIMANA MEMBEDAKAN AKAR MASALAH DAN GEJALA?
AKAR MASALAH = faktor penyebab utama yang menyebabkan munculnya berbagai gejala.
GEJALA = kondisi yang menunjukkan adanya masalah (ada faktor lain yang menyebabkan kemunculannya)k
Lukmanulhakim Almamalik 2011 33
Pengenalan Systems Thinking
Dalam pengertian yang sangat sederhana, Kim (1999) menyatakan bahwa systems thinking merupakan suatu cara pandang dan pembicaraan tentang realitas hidup. Cara ini membantu manusia untuk memahami dan bekerja lebih baik dengan sistem guna mempengaruhi kualitas hidup. Berbeda dengan cara pandang tradisional yang bersifat reduksionis, analitik, yang telah dikenal sebelumnya, systems thinkingmemberikan suatu cara pandang tentang bekerjanya dunia secara menyeluruh.
Systems thinking merupakan suatu cara membantu orang untuk memandang dunia, termasuk organisasinya dari perspektif yang luas melibatkan struktur-struktur, pola-pola dan peristiwa-peristiwa daripada hanya melihat peristiwa-peristiwanya saja
Lukmanulhakim Almamalik 2011 34
35Lukmanulhakim Almamalik 2011
Systems thinking dapat dikatakan sebagai disiplin yang muncul untuk memahami situasi yang kompleks dan perubahan. Kompleksitas inilah yang mendasari sistem bisnis, sistem ekonomi, sistem ilmu pengetahuan dan sosial pada saat ini.
Systems thinking memandang organisasi sebagai keseluruhan dan fokusnya pada kesalingbergantungan dan keterkaitan antar berbagai departemen, fungsi, dan divisi dan bagaimana mereka berpengaruh pada masing-masing dan keseluruhan organisasi.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 36
Sudarsono (2003) menyatakan bahwa paling tidak ada dua cara yang dapat dilakukan untuk memahami systems thinking. Pertama dengan memahaminya sebagai
salah satu disiplin belajar, Kedua dengan memahaminya sebagai
konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 37
Systems thinking sebagai disiplin belajar
Cara memahami systems thinking sebagai disiplin belajar dapat dilakukan dengan mencoba untuk memahami konsep pembelajaran dan organisasi pembelajaran.
Terdapat tiga proses pembelajaran yang harus dilakukan secara bersamaan secara terus-menerus, yaitu (Raka, 2000; Sudarsono, 2003):
l Proses untuk selalu mempelajari, memahami, menghayati dan melaksanakan paradigma baru (learning how to learn),
l Proses untuk selalu mengevaluasi, mengendapkan dan meninggalkan paradigma yang ternyata sudah tidak sesuai dengan tantangan terkini (learning how to unlearn), dan
l Proses untuk selalu menggali, menemukan, dan mendayagunakan kearifan lama yang ternyata memberikan kontribusi untuk pemecahan problem saat ini (learning how to relearn)
Lukmanulhakim Almamalik 2011 38
Potensi ketidakberdayaan belajar
Ada potensi ketidakberdayaan belajar yang dapat menghinggapi setiap individu, sekelompok orang dan organisasi yang dapat menghambat proses pembelajaran. Dan ini dikenal dengan istilah resistance to change, atau disability to learn.
Senge (1990) mengidentifikasi tujuh ketidakmampuan belajar yang berkaitan dengan kesalahan untuk berpikir secara sistematik, yaitu: 1) saya dalam posisi saya, 2) musuh ada di luar sana, 3) perumpamaan kodok rebus, 4) bayangan pengalaman belajar, 5) ilusi mengambil tanggung jawab, 6) Fiksasi/Pendapat atas peristiwa, dan 7) mitos manajemen tim.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 39
Systems thinking sebagai konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir
Cara memahami systems thinking sebagai konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir diawali dengan melakukan pergeseran cara berpikir atau perubahan pola pikir yang merupakan esensi dari systems thinking.
Untuk dapat melakukan hal tersebut tentu saja harus belajar, seperti belajar untuk melihat hubungan sebab-akibat searah ke hubungan saling keterkaitan, belajar untuk melihat potret-potret sesaat ke adanya proses perubahan, melihat bagian-bagian pada keseluruhan, melihat analisis ke konteks, melihat objek ke hubungan, melihat hirarki ke jejaring, melihat struktur ke proses
Lukmanulhakim Almamalik 2011 40
Systems thinking sebagai konsepsi, sosok pengetahuan dan alat berpikir Langkah selanjutnya adalah dengan:
memahami fenomena hubungan kausal yangmenggambarkan realitas suatu sistem,
konsep umpan balik yang menggambarkan interaksi dinamis antar variabel yang diamati, baik saling memperkuat atau menyeimbangkan.
Selanjutnya konsep diagram simpal kausal dapat digunakan sebagai perangkat yang dapat membantu dalam melakukan strukturisasi dan konseptualisasi berbagai permasalahan yang dihadapi.
Sedangkan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam tentang perilaku sistem, pemodelan yang dibantu dengan simulasi komputer, salah satunya adalah system dynamics dapat digunakan.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 41
42
LAUNDRY LIST THINKING
Populasi
KetersediaanLapangan Pekerjaan
Harga/sewa rumah
Ketersediaan rumah
Kejahatan
Kualitas Sekolah
Kualitas udara/air
Pendapatan/Upah
Biaya-biaya
’Apa yang mempengaruhi Populasi Penduduk ?’ Kita cenderung untuk menjawabnya dengan memunculkan daftar sejumlah faktor. Kita juga cenderung untuk memberikan bobot pada masing-masing faktor dari daftar tersebut, mulai dari faktor yang paling dominan sampai yang sangat tidak dominan.
Lukmanulhakim Almamalik 2011
43
LAUNDRY LIST THINKING VS. SYSTEMS THINKING
KetersediaanLapangan Pekerjaan
Ketersediaanrumah
Kejahatan
Kualitasudara/air
Upah dan BiayaPopulasiRate Kelahiran
Bersih
PekerjaWirausahawan
Migrasimasuk/keluar
Sampah danemisi
Bisnis
Area
BisnisPerumahan
Perumahan
Fraksiperumahan
Pekerjaan InvestasiPemerintah
Kepadatan
Populasi
KetersediaanLapangan Pekerjaan
Harga/sewa rumah
Ketersediaan rumah
Kejahatan
Kualitas Sekolah
Kualitas udara/air
Pendapatan/Upah
Biaya-biaya
’Apa yang mempengaruhi Populasi Penduduk ?’
Lukmanulhakim Almamalik 2011
Beberapa Teknik Untuk Analisis Masalah
Brainstorming/Curah Gagasan/Curah IdeMerupakan diskusi kreatif yang khas di mana orang
membangun satu sama lain untuk menghasilkan gambaran menyeluruh atas situasinya. Sumbang saran harus terpimpin dan terkelola secara efektif untuk menjaga pembicaraan yang terarah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 44
Lukmanulhakim Almamalik 2011 45
Ambil Panci
Isi panci dengan air PAM
Tunggu hingga air mendidih
Jerangkan panci di atas kompor
Menyalakan kompor
Ambil korek api
Ambil cangkir/gelas
Ambil tempat gula Ambil sendok
Ambil tempat kopi
Ambil 3 sendok kopi
Ambil 2 sendok gula
Masukkan ke dalam cangkir /gelas
Tuangkan air mendidih ke dalam cangkir /gelas
Aduk dengan sendok
KOPI MANIS
Membuat Kopi Manis
Diagram Alir atau Flowchart
Diagram Tulang Ikan Diagram yang digunakan untuk mencari semua unsur
penyebab yang diduga dapat menimbulkan masalah, diagram ini disebut juga diagram tulang ikan, di mana:
kepala menggambarkan akibat/ permasalahan tulang-tulang dan cabang-cabang menggambarkan
penyebab-penyebab terjadinya masalah.
Lukmanulhakim Almamalik 2011 46
Lukmanulhakim Almamalik 2011 47
Diagram Sebab Akibat
PernyataanMasalah
Manusia
Material
Metoda
Mesin
Lingkungan
Pengukuran
Lukmanulhakim Almamalik 2011 48
Lukmanulhakim Almamalik 2011 49
DIAGRAM SIMPAL KAUSAL
PembangunanPembangkit
Listrik mengacupada Kebutuhan
Energi Listrik
s
s
o
RasioKebutuhanListrik thd
Energi Listrik
s
Rata-rataPembangunanPembangkit Listrik
s
s
R1
Diagram Simpal Kausal Sektor Energi Listrik
sKerusakan
PembangkitEnergi
o
B1
SumberEnergi Listrik
yangDigunakan
o
PembangunanPembangkit mengacu
pada KetersediaanSumber Energi Listrik
s
EnergiListrik
B2
B3