Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

82
SUMBANG SARAN DIALOG, DAN DISKUSI TERAMPIL Lukmanulhakim Almamalik Lukmanulhakim Almamalik 2011

description

Teknik-Teknik Manajemen/Teknik Analisis Manajemen

Transcript of Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Page 1: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

SUMBANG SARANDIALOG, DAN DISKUSI

TERAMPIL

Lukmanulhakim Almamalik

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 2: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

SUMBANG SARAN

Merupakan diskusi kreatif yang khas dimana orang membangun di atas kontribusi satu sama lain untuk menghasilkan gambaran menyeluruh atas situasinya.

Sumbang saran harus terpimpin dan terkelola secara efektif untuk menjaga pembicaraan yang terarah.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 3: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Pedoman Sumbang Saran Pemimpin diskusi mengumumkan dengan jelas fokus sidang (diskusi),

pertanyaan kunci akan dijawab kelompok tersebut. Pencatat menulis pertanyaan kunci di papan tulis. Semua peserta melontarkan sebanyak mungkin gagasan. Semua gagasan walaupun tidak praktis atau gila tetap diterima. Pencatat memasang di papan semua gagasan agar setiap orang/peserta

melihatnya. Pemimpin diskusi tetap mengajukan pertanyaan kunci tanpa variasi agar

proses tetap berjalan pada jalurnya. Pemimpin diskusi mengingatkan peserta, sebagaimana diperlukan bahwa

tidak seorangpun diperbolehkan menyunting, mengkritik, atau menilai saran apa pun secara terbuka atau tertutup sampai pembahasan berakhir.

Peserta membangun di atas gagasan peserta lain. Ini mencetuskan pikiran-pikiran baru memperlancar proses kelompok.

Dengan mengarahkan interaksi ini, kelompok tersebut menyadap energi kreatif setiap peserta dan menyatukannya dalam reaksi berantai.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 4: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

DIALOG DAN DISKUSI TRAMPIL

Dialog adalah konversasi dan komunikasi yang mendalam dengan tingkat dan mutu yang tinggi, dimana diperlukan kemampuan menyimak dan saling berbagi pandangan, pikiran, dan pendapat.

Untuk itu dituntut kemampuan memahami isu-isu peka secara bebas dan kreatif, disamping kemampuan untuk saling menyimak dengan seksama pendapat pihak lain, serta menunda asumsi sendiri sebelum asumsi pihak lain selesai disampaikan.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 5: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Tiga Tingkatan Menyimak

1. Menyimak orang lain, dalam rangka memperluas pemahaman dan wawasan.

2. Menyimak diri sendiri, pada konversasi internal dalam diri Anda, dan suara Anda sendiri ketika Anda berbicara.

3. Menyimak tema kolektif bagi pembentukan makna bersama kelompok yang berkesinambungan menciptakan makna-makna bersama

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 6: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Kontinum Percakapan

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Debat Kusir Diskusi Sopan (Diskusi SungkanPolite

Discussion)

Diskusi Terampil

Dialog

Bergeser menuju percakapan yang lebih baik

Untuk mengambil keputusan/kesimpulan

Page 7: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Prinsip Dialog

Tiap Peserta adalah mitra, hilangkan superioritas/inferioritas. Faham yang akan didialogkan Tidak intervensi, interupsi dan menyela Perhatikan pandangan berbeda/bersebrangan Tidak melecehkan pandangan pihak lain, simak dengan

cermat. Siap menguji asumsi sendiri+asumsi pihak lain Yang didialogkan isu/masalah pelik Tujuan utama “kecendekiaan-kolektif” Ketidaksepakatan = pemikiran baru = peluang baru

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 8: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Selama Proses Dialog

Perhatian penuh pada setiap pembicara Simak dengan cermat dan aktif Berbicara pada saat giliran tiba Lepaskan ego-diri Siap memahami orang lain Yakin pada proses Berbicara atas nama “SAYA” Tahu perbedaan agenda-pribadi dengan agenda

kelompok.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 9: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Diskusi Terampil dan Dialog

Konversasi yang efektif Tujuan diskusi terampil sampai pada

kesimpulan/keputusan/kesepakatan, minimal identifikasi prioritas-prioritas

Tujuan dialog eksplorasi pikiran-pikiran, temuan-temuan, wawasan untuk “kecendekiaan-kolektif”

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 10: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Protokol Dialog dan Diskusi Terampil Pastikan apa yang Anda tuju dan harapkan dari dialog/diskusi ini,

perjelas apa yang Anda inginkan dan jangan menyesatkan orang lain.

Seimbangkan antara mencari tahu (inquiry) dan memberi tahu (advocacy)

Siap membangun makna bersama, dengan secara rutin memeriksa makna dibalik kata-kata yang diucapkan sehingga terhindar dari kemungkinan mis-komunikasi.

Gunakan kesadaran Anda sebagai sumberdaya, tanya diri anda : “ Apa yang sedang saya pikirkan?” lalu “ Apa yang sedang saya rasakan?, kemudian,” Apa yang saya inginkan pada saat ini?”

Gali sumber-sumber kebuntuan (fakta, metode, sasaran, nilai-nilai). Tanya pada diri Anda : “ Apa yang telah disepakati?” dan “Apa yang belum/tidak disepakati?”

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 11: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

DIAGRAM ALIR (FLOW CHART

DIAGRAM)

Lukmanulhakim Almamalik

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 12: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Flow chart Flow chart adalah tampilan diagram dari tahapan-tahapan dalam

suatu proses, mulai dari awal hingga akhir yang menjadi tanggung jawab dari unit kerja yang dapat memberikan informasi tentang apa yang terjadi pada tiap tahap dalam suatu proses.

Flow chart merupakan ‘alat’ sederhana yang dapat membantu seseorang memahami dan menganalisis suatu proses.

Karena sederhana seringkali orang mengabaikannya, padahal dengan diagram sederhana ini orang dengan sekilas langsung dapat mengetahui bagaimana suatu proses kegiatan dilaksakan tanpa perlu kalimat yang panjang lebar.

Pimpinan sering berpikir bahwa ia sudah memahami bagaimana suatu proses dalam organisasinya berjalan untuk akhirnya terkejut setelah proses tersebut digambar dalam flowchart ternyata berbeda dengan apa yang dia kira sebelumnya.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 13: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Manfaat Flowchart

Mengingatkan para pelaksana akan apa yang harus dikerjakannya dan menghindarkan terlewatkannya suatu kegiatan.

Mengenali 'lokasi rawan' yang sering menimbulkan masalah, sehingga dapat dilakukan upaya pencegahannya.

Memberikan informasi kepada semua pihak akan proses yang harus dilalui dalam melaksanakan suatu kegiatan.

Untuk mengalisis suatu proses, dua flowchart harus dibuat.

1. Pertama yang menggambarkan proses yang pada saat ini dilaksanakan.

2. Kedua proses yang ideal yang sebaiknya dilakukan. Dengan membandingkan kedua chart tersebut maka akan dapat

dicari peluang-peluang untuk memperbaiki atau mengefektifkan suatu proses.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 14: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Karena orang yang paling tahu bagaimana proses suatu kegiatan dilaksanakan adalah petugas yang terlibat langsung dalam proses itu maka dalam pembuatannya harus melibatkan semua orang yang terlibat dalam proses itu.

Flow chart yang dibuat dengan baik dapat menggambarkan secara jelas tahap-tahap yang terjadi dalam suatu proses dimana tambahan kata-kata tidak diperlukan lagi.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 15: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Jenis-Jenis Flow Chart

1. Detailed flow chart. Tiap tahap kegiatan ditulis dalam simbol-simbol

tertentu mulai dari awal sampai akhir proses. Sebagai contoh :

Proses pelayanan pasien rawat jalan mulai dari seorang pasien datang sampai pulang.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 16: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Dokter Siap? MenungguTidak

Tidak

Pasien datang

Mendaftar

Berkas ada? Dibuatkan

Poli kosong? Menunggu

Diperiksa

Diberi resep?

Pemberian obat

Pasien pulang

Ya

Pendaftar siap? MenungguTidak

Ya

Pet.obat ada? MenungguTidak

Obat ada? Beli diluarTidak

Ya

Flow Chart Rinci Pelayanan Pasien

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 17: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

2. Top-down flow chart. Kegiatan utama digambar mendatar, sedangkan

uraian dari kegiatan utama tersebut ditulis dibawahnya.

1. Pengumpulan Bahan Laporan

2. Pemasukan Data ke Format Laporan

3. Pemeriksaan Validitas Data

4. Pengiriman Laporan

1.1. Penagihan laporan ke Puskesmas pembantu dan bidan di desa.

1.2. Pengumpulan formulir pencatatan yang dibutuhkan. 1.3. Rekapitulasi data

2.1 Dari record X dimasukkan ke formulir laporan Y oleh masing-masing petugas

3.1. Pemeriksaan kelengkapan laporan.

3.2. Pemeriksaan kebenaran data 3.3. Cross checking

data yang satu dengan yang lain

4.1. Pemasukan ke-dalam amplop

4.2. Penyerahan la-poran langsung ke DKK.

Top-down flow chart pembuatan laporan Puskesmas

Proses pembuatan laporan Puskesmas

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 18: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Selain untuk menggambarkan proses suatu kegiatan, flow chart juga dapat dibuat dalam bentuk:

1. Layout flow chart: Menggambarkan kegiatan fisik yang terjadi dalam tata

ruang suatu organisasi. Digunakan untuk menganalisis efisiensi gerak dari tiap personil dalam melaksakan suatu kegiatan rutin. Disini yang digambar adalah arus gerak petugas didalam denah suatu ruangan, misalnya proses surat masuk.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 19: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Tata UsahaSubbag.Umum

Sekretaris

Tiket

Arsiparis

Lay out Flow Chart Pengelolaan Surat Menyurat.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 20: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

2. Data Flow Chart

Menggambarkan alur suatu sistem dalam suatu organisasi mulai dari mulainya terjadinya proses sampai keluarnya keputusan, misalnya mulai masuknya laporan puskesmas sampai keluarnya keputusan untuk tindak lanjut.

Data flowchart digunakan untuk menganalisis dan merancang kembali suatu sistem dalam suatu organisasi.

Oleh karena itu, berlainan dengan flow chart yang menggambarkan secara rinci tahapan dalam proses suatu pekerjaan, data flow chart lebih bersifat garis besar yang menggambarkan proses dari bagian ke bagian dan apa pokok kegiatan yang dikerjakan dibagian itu. Rincian tentang proses apa yang dikerjakan di tiap bagian tersebut dibuat dalam lampiran yang terpisah.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 21: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 22: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Subbag TU Ur. Reninfo Pengelola Program Koordinator menerima

laporan Puskesmas Distribusi hasil entri ke

pengelola program Mengirim laporan ke

Provinsi dan Pusat

Entri/rekap data Menyerahkan hasil entri ke

koordinator Menyimpan arsip hasil entri

Koreksi data Mengolah & memanfaatkan

data. Memberikan feedback dan

tindak lanjut Bimtek

Sistem pengelolaan Simpus di DKK.

Laporan Puskesmas

Data flow chart sistem pengelolaan SimPus di Tk.II.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 23: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Cara Pembuatan Flowchart

1. Tetapkan hal yang akan dianalisis.

2. Tetapkan awal dan akhir proses.

3. Tetapkan tingkat kerinciannya.

4. Gambarkan proses yang saat ini terjadi dan proses yang ideal.

5. Bandingkan kedua flow chart tersebut dan kenali tahap-tahap yang dapat ditingkatkan efisiensinya.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 24: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 25: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 26: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 27: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 28: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Cause 4Cause 3

Cause 2Cause 1

Problem

Fishbone (cause-and-effect) diagram:

Sub-causes

Sub-causes

Diagram Sebab Akibat (FISHBONE DIAGRAM)

Lukmanulhakim Almamalik

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 29: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Diagram Tulang Ikan

• Dinamakan fishbone diagram karena bentuknya seperti tulang ikan.

• Disebut diagram sebab akibat karena menggambarkan penyebab-penyebab yang mengakibatkan timbulnya suatu masalah, atau Ishikawa diagram sesuai nama penemunya.

• Fishbone diagram merupakan diagram yang menggambarkan semua kemungkinan yang menjadi penyebab dari timbulnya suatu masalah.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 30: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Manfaat Diagram Tulang Ikan

• Mengidentifikasi segala kemungkinan dari semua aspek (determinan) yang diperkirakan menjadi akar penyebab dari timbulnya suatu masalah.

• Dari flow chart yang telah dibuat sebelumnya, kita dapat mengetahui pada tahap kegiatan mana terjadi masalah, dan dengan fishbone diagram kita mencoba mencari apa penyebab masalah tersebut.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 31: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Cara Pembuatan Fishbone Diagram

• Karena yang paling mengetahui apa yang menyebabkan masalah dalam melaksanakan suatu proses adalah orang yang melaksanakan proses tersebut, maka fishbone diagram dibuat dalam suatu pertemuan yang melibatkan semua orang yang terlibat dalam suatu proses, dan dengan curah pendapat (brainstorming) mereka diminta mengemukakan apa saja yang menjadi penyebab dari masalah tersebut.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 32: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

1

A B C

D E FLukmanulhakim Almamalik 2011

Page 33: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Tahap pembuatan fishbone diagram

1. Tetapkan masalah yang akan dibahas.

2. Dari curah pendapat digali penyebab yang mungkin menimbulkan masalah. Dalam hal ini semua penyebab yang diajukan ditulis dalam sebuah daftar list tanpa diberi komentar atau ditolak.

3. Dari daftar list yang telah didapatkan, penyebab masalah dikelompokan dan dibuatkan judul kelompok (determinan). Jumlah kelompok tidak dibatasi, dapat berupa kelompok fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi); dapat berupa sumber daya (man, money, material, method, machine, lingkungan); atau dapat berupa tahapan dalam flow chart, dll.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 34: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Diagram Sebab Akibat

PernyataanMasalah

Manusia

Material

Metoda

Mesin

Lingkungan

Pengukuran

Page 35: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

4. Gambar fishbone diagram dimana masalah ditulis di ujung diagram (1) dan judul kelompok ditulis di tiap ujung cabang ‘duri’ (A,B,C,D, dst).

5. Masukkan daftar penyebab dari hasil curah pendapat ke dalam kelompok yang sesuai, jika ada yang tidak dapat tertampung dalam kelompok yang ada bikin kelompok baru.

Ada ketentuan disini: Hal-hal yang dapat dibuktikan dengan data bahwa ia

menjadi penyebab masalah, diberi kotak. Hal-hal yang diduga kuat menjadi penyebab masalah

tapi tak dapat dibuktikan dengan data diberi garis bawah.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 36: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

6. Penyebab masalah yang timbul karena ada penyebab lain dibuatkan cabang kedua.

7. Setelah diagram selesai dan setelah beberapa hari ada staff yang menemukan penyebab baru, penyebab baru tersebut dapat ditambahkan dalam diagram.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 37: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Fishbone diagram tidak hanya dapat digunakan untuk mencari penyebab dari masalah yang ada saat ini, tapi juga dapat untuk merencanakan suatu hal yang ingin kita capai.

Dalam hal ini yang dicantumkan di ujung diagram (1) adalah output yang kita inginkan, dan di cabang duri adalah kemungkinan penyebab yang akan menghambat pencapaian keinginan tersebut. Dengan mengetahui sebelumnya kemungkinan yang akan menghambat tercapainya tujuan, maka waktu menyusun perencanaan sudah dimasukkan langkah-langkah untuk mengatasinya.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 38: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Pareto Diagram

Lukmanulhakim Almamalik

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 39: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Pendahuluan Suatu masalah yang terjadi dalam suatu organisasi pada

umumnya disebabkan oleh lebih dari satu penyebab. Dengan fishbone diagram dapat diinventarisasi hal-hal apa

saja yang mungkin menjadi penyebab dari suatu masalah yang terkadang dapat mencapai puluhan hal.

Apakah kita akan mampu menghilangkan semua penyebab tadi? Kalau tidak, lalu penyebab mana yang harus kita atasi lebih dulu?

Untuk menjawab ini maka pareto chart yang dibuat secara benar akan sangat membantu menetapkan pilihan hal mana yang merupakan prioritas untuk diatasi.

Pareto diambil dari nama penemunya yakni orang Itali yang bernama Vilfredo Pareto yang menemukan prinsip 80 – 20 yakni 80% dari masalah berasal dari 20% penyebab.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 40: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Pengertian

Pareto chart adalah chart/diagram yang menggambarkan penyebab masalah dalam bentuk bar chart berdasarkan urutan dari penyebab yang paling besar ke yang paling kecil andilnya dalam hal menimbulkan masalah.

Berarti disini penyebab harus yang dapat diukur besarannya.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

80/20 “80 % dari akibat (dampak pada munculnya

masalah) biasanya dapat didistribusikan kepada 20 % penyebab.”

KAIDAH PARETO

Page 41: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Manfaat Diagram Pareto Untuk memilih penyebab mana yang perlu diatasi. Sering pula terjadi dengan mengatasi satu penyebab, penyebab

yang lain akan hilang dengan sendirinya. Penetapan urutan/ranking dengan cara menghitung berapa kali

(frekuensi) suatu hal menjadi penyebab timbulnya masalah dalam periode waktu tertentu. Sebagai contoh dalam masalah pasien yang harus menunggu lama yang paling sering dikarenakan petugas yang belum siap, maka hal inilah yang menjadi prioritas pertama untuk diatasi.

Penetapan ranking akan menjadi lebih kompleks kalau ‘bobot’ dari penyebab tersebut berlainan. Pembobotan terjadi karena adanya perbedaan besarnya pengaruh penyebab tersebut terhadap suatu masalah.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 42: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Untuk menghindari kesulitan dalam pembobotan yang rumit, maka diusahakan memilih penyebab yang kira-kira bobotnya sama.

Kalau terpaksa ada yang bobotnya berbeda, maka penetapan bobot berdasarkan metode ‘Dalbeq’, dimana setiap orang yang terlibat memberi bobot secara terpisah, lalu dirata-rata.

Selanjutnya bobot tersebut dikalikan dengan frekwensi kejadiannya menghasilkan nilai dari tiap penyebab masalah.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 43: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

1. Membuat tabel yang terdiri dari kolom penyebab masalah dan frekuensi kejadiannya dalam periode tertentu.

Penyebab masalah Banyaknya kejadian

1.

2.3.…

Chart

Lukmanulhakim Almamalik 2011

2. Urutkan tabel tersebut mulai dari yang nilainya terbanyak ke yang terkecil.

3. Pindahkan data dalam tabel tersebut kedalam barchart.4. Untuk penyebab yang nilainya kecil-kecil dapat dijadikan

satu dalam judul ‘Lain-lain’.

Page 44: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Berikut contoh dari suatu studi yang mengamati terjadinya ‘kejadian yang tak diharapkan’ (adverse event) yang dialami pasien Rumah Sakit berdasarkan tempat kejadian. Disini digunakan pembobotan yang berupa tingkat pencegahan dari kejadian tersebut. Dengan adanya pembobotan tadi maka penentuan prioritas tidak lagi berdasarkan jumlah kejadian, tapi berdasarkan hasil perkalian dari kejadian dan bobot yang dalam hal ini berarti jumlah pasien yang dapat terhindar dari adverse event jika penyebabnya dapat dihilangkan.

Kesulitannya adalah dalam menentukan bobotnya, yakni tingkat pencegahan.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 45: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lokasi

Jumlah

Adv.event

Tingkat

pencegahan

Jumlah

bisa dihindari

1 2 3 (Bobot) 4 = 2 x 3

Kamar Operasi 1077 43 % 463Ruang perawatan 577 63 % 364Poliklinik 200 65 % 130UGD 56 77 % 43Unit Obsgyn 87 45 % 39Panti 41 68 % 28Rumah pasien 56 46 % 26ICU 23 61 % 14Bagian lain RS. 40 33 % 13ICCU 29 31 % 9Radiology 22 23 % 5Kamar mandi RS 4 75 % 3Recovery Room 7 43 % 3Therapy/Rehab 2 0 % 0

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 46: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

47 26 28 39 43130364463 4.1 2.3 2.5 3.4 3.811.431.940.6

100.0 95.9 93.6 91.1 87.7 83.9 72.5 40.6

1000

500

0

100

80

60

40

20

0

Defect

JumlahPercentCum %

Perc

ent

Jum

lah

dari Adverse Events per LokasiJumlah Pasien yang Dapat Terhidar

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 47: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Dari pareto diatas dapat dilihat bahwa dengan menghilangkan penyebab masalah hanya pada 3 dari 14 lokasi (21.43%), maka 83.9% adverse events dapat dicegah.

Garis lengkung merupakan penjumlahan dari persentase dari tiap penyebab, boleh tidak digambar.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 48: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Dari contoh diatas, masalah tersebut masih merupakan masalah makro, yakni masalahnya RS, belum sampai menemukan akar penyebab dari masalah yang sesungguhnya. Untuk dapat mencari akar permasalahan yang sebenarnya maka masing-masing kepala dari ke 3 lokasi tersebut harus kembali lagi membuat diagram alir, fishbone diagram dan pareto chart yang lebih spesifik, demikian seterusnya sampai akar dari penyebab masalah dapat ditemukan untuk kemudian dihilangkan atau diminimalkan.

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 49: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Level Air yangDiinginkan

Gap

PosisiKran

Aliran Air

Level AirSekarang

+

+

+

-

+

Tanda panahmengungkapkanarah kausalitas

keterkaitan

.

Tanda Simpal (Loop)mengungkapkan apakahsimpal merupakan simpal

positif (+) atau simpalnegatif (-)Tanda panah

mengungkapkan arahkausalitas keterkaitan duavariabel bergerak dalam

arah yang sama atau dalamarah yang berlawanan

,'

BR

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Page 50: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

APA ITU DIAGRAM SIMPAL KAUSAL?

Merupakan suatu perangkat untuk menyatakan keterkaitan dinamik dan hubungan sebab akibat antara berbagai variabel yang ada dalam suatu sistem.

Diagram simpal kausal ini juga bermanfaat untuk mengungkapkan umpan-umpan balik struktur-struktur sistem.

KOMPONEN DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Variabel

Tanda panah (keterkaitan / link).

Page 51: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Variabel merupakan suatu kondisi, situasi, tindakan, atau keputusan yang akan mempengaruhi, dan dapat dipengaruhi oleh variabel-variabel lain. Variabel kuantitatif, seperti: profit, produktivitas, dan ketidakhadiran pekerja; Variabel kualitatif, seperti: motivasi, kepercayaan masyarakat, reputasi, dan

sebagainya.

Variabel

KOMPONEN DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Tanda Panah (Keterkaitan/link) Tanda panah mengindikasikan suatu pengaruh kausal (keterkaitan kausal)

langsung antara dua variabel.

Masing-masing keterkaitan kausal diberi tanda polaritas keterkaitan, positif (+) atau negatif (-), untuk mengindikasikan bagaimana variabel terikat (dependent) akan berubah ketika variabel bebas (independent) berubah.

Page 52: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

V1 V2

+

keterkaitan kausal(causal link)

polaritasketerkaitan

atau -

Contoh diagram kausal yang paling sederhana, terdiri dari dua variabel V1 dan V2, dimana variabel V1 mempengaruhi variabel V2 secara langsung.

CONTOH DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Page 53: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

KEMUNGKINAN KETERKAITAN KAUSAL

Suatu keterkaitan kausal dari variabel V1 ke variabel V2 dikatakan positif (+), jika variabel V1 meningkat (menurun), maka variabel V2 akan meningkat (menurun) di atas (di bawah) dari apa yang seharusnya terjadi.

Sebaliknya ...............................................................................

Selain tanda positif (+) atau negatif (-), ada tanda atau notasi lain yang seringkali digunakan untuk menyatakan keterkaitan antara dua variabel, yaitu notasi ‘s’ atau ‘o’.

Page 54: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

CONTOH

Promosi Permintaan

+

KualitasProduk

Penjualan

+

Harga Permintaan.

-

Page 55: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

BEBERAPA CATATAN PENTING Setiap keterkaitan harus merepresentasikan (apa yang

menjadi keyakinan kita tentang) keterkaitan antar variabel.

Arah dari keterkaitan antara dua variabel tidak selalu tetap.

Polaritas keterkaitan menjelaskan struktur sistem.

Polaritas keterkaitan tidak menjelaskan perilaku dari variabel-variabel, ia menjelaskan apa yang akan terjadi jika terdapat suatu perubahan.

Seringkali terjadi kekeliruan atau kesalahan logika dalam membaca dan menginterpretasikan diagram kausal ini, terutama pada pemakaian notasi ‘s’ dan ‘o’ dalam diagram tersebut.

Page 56: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

PopulasiKelahiran Kematian

S

S

OS

BR

Pernyataan bahwa “V1 dan V2 bergerak dalam arah yang sama”, tidak secara umum adalah benar………….

KESALAHAN LOGIKA INTERPRETASI

Page 57: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

SIMPAL KAUSAL

Suatu simpal kausal merupakan suatu perangkat konseptual untuk menyatakan suatu proses dinamis dimana rantai pengaruh dari suatu sebab dapat ditelusuri melalui sekumpulan variabel-variabel yang berkaitan sampai kembali ke penyebab asalnya.

Sekelompok variabel yang saling terkait dikatakan membentuk suatu simpal kausal (satu lingkaran penuh) jika variabel-variabel tersebut secara bersama-sama membentuk suatu pola yang tertutup. Suatu simpal tidak perlu berbentuk lingkaran, akan tetapi ia harus membentuk suatu pola yang tertutup dari suatu variabel awal kembali ke variabel tersebut.

Page 58: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Secara teoritik, berbagai variabel dalam suatu simpal kausal dapat kita jadikan sebagai variabel awal. Bagaimana pun, suatu variabel kita pilih menjadi variabel awal karena adanya suatu kondisi atau tindakan-tindakan kunci tertentu yang membuat variabel tersebut baik sebagai variabel awal.

Setiap simpal kausal menjelaskan suatu cerita atau harus mempunyai arti. Cerita ini memperlihatkan bagaimana pengaruh-pengaruh tersebut pada akhirnya sampai pada penyebabnya, atau bagaimana akhir dari suatu cerita sampai pada maknanya.

SIMPAL KAUSAL

Page 59: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Pangsa Pasar

Pendapatan

Keuntungan

Kapasitas untukpelatihan / program

peningkatan

Kualitas

Reputasi

+

+

+

+

+

+

R

CONTOH SIMPAL KAUSAL

Page 60: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

POLARITAS KETERKAITAN

PopulasiKelahiran Kematian

S

S

OS

BR

Pangsa Pasar

Pendapatan

Keuntungan

Kapasitas untukpelatihan / program

peningkatan

Kualitas

Reputasi

+

+

+

+

+

+

R

Cara mencari Polaritas Keterkaitan• Telurusi simpal tahap demi tahap (variabel demi variabel) dan hitung

kembali pengaruh dari masing-masing varibel terhadap variabel berikutnya sampai simpal tersebut selesai (kembali pada variabel awal).

• Hitung jumlah tanda negatif ‘-’ atau notasi ‘o‘ dalam simpal.

Page 61: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

• Untuk menambah informasi dari suatu diagram simpal kausal ditambahkan tanda delay (ketertundaan).

• Kapanpun terdapat suatu indikator ketertundaan dalam suatu panah, ia mengindikasikan bahwa terdapat suatu ketertundaan signifikan dalam perilaku sistem. Diagram kausal seharusnya memasukkan ketertundaan, sehingga penting untuk hipotesis dinamik atau signifikan terhadap horison waktu.

KETERTUNDAAN

Harga Persediaan

+

tanda ketertundaan

.

Page 62: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

• Jika terdapat lebih dari satu simpal, maka setiap simpal perlu diberi nama dan nomor urut.

• Tujuannya adalah untuk membantu memudahkan pembaca mengikuti rangkaian jejaring dari setiap simpal.

PENAMAAN DAN PENOMORAN SIMPAL

Page 63: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Level Air yangDiinginkan

Gap

PosisiKran

Aliran Air

Level AirSekarang

+

+

+

-

+

Tanda panahmengungkapkanarah kausalitas

keterkaitan

.

Tanda Simpal (Loop)mengungkapkan apakahsimpal merupakan simpal

positif (+) atau simpalnegatif (-)Tanda panah

mengungkapkan arahkausalitas keterkaitan duavariabel bergerak dalam

arah yang sama atau dalamarah yang berlawanan

,'

BR

KETERANGAN DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Page 64: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Order yangdipesan

Orderbacklog

Rata-ratapengiriman

Kapasitasproduksi

Efektivitaspenjualan

Daya tarikproduk

Penundaanpengiriman

Tekanan untukmenambah kapasitas

DD goalmanajemen

Pendapatan

Perekrutantenaga penjual

-

-

-

R1

UsahaPemasaran

B1

PersepsiPasar

B2

InvestasiModal

-

Variabel/elemen

PolaritasSimpal (loop)

Tanda delay(ketertundaan)

Nama simpal

Polaritasketerkaitan

DIAGRAM SIMPAL KASUS PEMASARAN

Page 65: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

PopulasiKelahiranKematian

-Fraksi

Kelahiran

Makanan perkapita

FraksiKematian

--

Fraksi kematiannormal

Konsumsi

Makanan-

Konsumsi Normalper kapita

RegenerasiFraksi

regenerasi

B1R1

R2

B2

B3

B4

DIAGRAM INTERAKSI POPULASI-MAKANAN

Page 66: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Korupsi

DegradasiPelayanan

Masyarakat

+

KetidakpuasanMasyarakat

+

TekananMasyarakat

+

Kontrol+

-

KerugianNegara

+

+

Suap

+

PemberianGratifikasi

+

+

-

+

+

DIAGRAM SIMPAL KORUPSI

Page 67: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Tentukan tujuan dan sasaran yang jelas ketika kita akan membangun diagram simpal kausal. Kumpulkan informasi, definisikan dan nyatakan batas sistem.

Data yang umumnya digunakan oleh seorang pemodel untuk membangun hipotesis dinamik berasal dari wawancara dan diskusi dengan orang dalam organisasi.

Terdapat beberapa teknik yang digunakan untuk mendapatkan data dari anggota organisasi termasuk survey, wawancara, observasi, studi literatur, dan lain sebagainya.

Page 68: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Nama variabel seharusnya menggunakan kata benda atau frasa kata benda . Hindarkan penggunaan kata kerja atau frasa tindakan, karena tindakan ini akan disampaikan dalam tanda panah. Identifikasi unit satuan dari variabel-variabel dalam diagram simpal kausal tersebut, jika memungkinkan.

Biayameningkat

Hargameningkat

+

Biaya Harga

+

Salah Benar

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 69: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Pikirkan variabel-variabel dalam diagram simpal kausal yang dibangun sebagai kuantitas yang dapat naik atau turun, tumbuh atau berkurang.

Penghargaan KeadaanPikiran

+

Penghargaan. Kebahagiaan

+

Salah. Benar.

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 70: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Pilihlah suatu nama variabel yang memiliki konotasi yang lebih positif.

Permintaan Penyusutan

+

Permintaan. Pertumbuhan

+

Salah Benar

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 71: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Pikirkan kemungkinan adanya konsekuensi yang tidak diinginkan, seperti hasil (outcome) yang diharapkan untuk setiap rangkaian tindakan yang terlibat dalam diagram.

Tekanan terhadapProduksi

Output Produksi

Stres

Kualitas

+

+

-

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 72: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Semua simpal keseimbangan merupakan proses yang menuju suatu sasaran. Cobalah untuk membuat sasaran-sasaran yang lebih eksplisit yang menggerakkan simpal.

KualitasProduk

ProgramPeningkatan

Kualitas

-

+

B1

KualitasProduk.

ProgramPeningkatan

Kualitas.

+

B2

KualitasProduk yangdiinginkan

Gap dalamKualitas

-

+

+

Salah Benar

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 73: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Bedakan antara keadaan variabel yang dipersepsikan dengan keadaan variabel yang nyata/aktual

KualitasAktual

Tindakan untukmeningkatkan

kualitas

Kualitas yangdipersepsikan

Kualitasyang

diinginkanGap dalam

kualitas

+ +

+

+

+

-

B2 R1

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 74: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Jika suatu variabel mempunyai konsekuensi ganda, mulailah dengan mengumpulkannya ke dalam satu istilah, sementara itu menyelesaikan terlebih dahulu sisa simpalnya.

Stres. StrategiPenganggulangan

+

-

B

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 75: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Tindakan-tindakan yang diambil hampir selalu mempunyai konsekuensi jangka panjang dan jangka pendek yang berbeda. Gambarkan loop-loop yang lebih lebar ketika loop-loop tersebut prosesnya meningkat dari jangka pendek ke jangka panjang.

StresPemakaian

alkohol

+

-

B

KesehatanProduktivitas

-

+

-

R

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 76: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Jika dalam suatu keterkaitan di antara dua keadaan (variabel) membutuhkan keterangan yang lebih agar menjadi jelas, definisikan kembali variabel-variabel tersebut atau sisipkan beberapa variabel tambahan di antara kedua variabel yang telah dinyatakan sebelumnya.

Permintaan Kualitas

TekananProduksiPermintaan. Kualitas.

+

+ -

PANDUAN MEMBUAT DIAGRAM SIMPAL

Page 77: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

MEMBANGUN DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Data Asumsi-asumsi

Cerita/Permasalahan/Topik yang akan

dipelajari/dipecahkan

Variabel

Keterkaitanantar variabel

BuatLoop

Page 78: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

1. Cerita/Topik/

Permasalahan

Tentukan topik/cerita/

permasalahan yang akan dijelaskan/diselesaikan

Topik:

a. Sub-sub

Topik

Jika diperlukan topik/

cerita/permasalahan dibagi lagi ke dalam sub-sub topik

Sub topik:

dimensi-dimensi

D1 , D2, D3, .., Dn

2. Variabel Identifikasi variabel-variabel yang terlibat (mempunyai sense perubahan (naik/turun))

D1 : v11, v12, v13,., v1m

D2 : v21, v22, v23,., v2m

Dm : vn1, vn2, vn3,., vnm

3. Keterkaitan

antar

variabel

Buat keterkaitan antar variabel (dan beri tanda +/-, s/o)

V11 v12

v12 v13

V13 v14

4. Buat Loop Apakah keterkaitan variabel membentuk suatu loop?

Jika membentuk loop beri tanda R,B

v11

v12

v13

v14

R

v21

v23v22B

-

MEMBANGUN DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Page 79: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Langkah 1: Tulis permasalahan atau isu di tengah

Langkah 2: Sekarang tanya, ”Mengapa kita mempunyai permasalahan ini?” . Cari paling tidak tiga alasan.

X

C

B

A

X

MEMBANGUN DIAGRAM SIMPAL KAUSAL

Page 80: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Langkah 3: Sekarang tanya, ”Apa konsekuensi dari permasalahan dikaitkan dengan kontribusi faktor-faktor sebelumnya?” . Cari tidak tiga kemungkinan konsekuensi.

X

C

B

A

Z

Y

W

Page 81: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011

Langkah 4: Sekarang coba identifikasi hubungan antara konsekuensi (akibat) dan faktor-faktor kontribusi (penyebab). Ulangi dari langkah 3 ke langkah 2

X

C

B

A

Z

Y

W

D M

Page 82: Pertemuan kelima&keenam flow fishbonepareto ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2011