PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN …repository.its.ac.id/59861/1/9112205302-Master...

TESIS – PM147501

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASIDAN TEKNOLOGI INFORMASI : STUDI KASUSPT.TAT

FIRISKI HENDRAWANNRP 9112205302

DOSEN PEMBIMBINGErma Suryani, ST,MT, Ph.D

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGIBIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASIPROGRAM PASCASARJANAINSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBERSURABAYA2014

TESIS – PM147501

STRATEGIC PLANNING OF INFORMATION SYSTEMSAND INFORMATION TECHNOLOGY : CASE STUDY TATCOMPANY

FIRISKI HENDRAWANNRP 9112205302

SupervisorErma Suryani, ST,MT, Ph.D

MASTER OF TECHNOLOGY MANAGEMENTInformation Technology ManagementGraduate ProgramInstitut Teknologi Sepuluh NopemberSurabaya 2014

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DANTEKNOLOGI INFORMASI : STUDI KASUS PT.TAT

Nama Mahasiswa : Firiski HendrawanNRP : 9112205302Pembimbing : Erma Suryani, ST., MT., Ph.D

ABSTRAK

PT.TAT sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang bisnisSPBU, agen LPG, SPPBE dan besi, telah menjadikan teknologi informasi dansistem informasi sebagai bagian bisnis proses agar mampu meningkatkanoperasional dari perusahaan. Namun keberadaan sistem informasi dan teknologiinformasi yang belum terintegrasi menjadi kendala dalam meningkatkan kinerjaperusahaan. Kendala lain belum terencana pembangunan sistem informasi danteknologi informasi secara rinci. Perencanaan strategi SI/TI diharapkan dapatmembantu pembangunan SI/TI di PT.TAT dapat dilakukan secara terstruktur dandapat terorganisasi dengan baik sesuai kebutuhan SI/TI.

Pada penelitian ini akan dibuat perencanaan strategis SI/TI PT.TAT yangtepat dan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Formulasi strategi SI/TIdilakukan dengan melakukan analisa lingkungan eksternal bisnis dan internalbisnis disertai analisa eksternal dan internal SI/TI dilanjutkan denganmenggunakan analisa SWOT. Pada tahap interpretasi kebutuhan mendatangmenggunakan Value Chain, Critical Success Factor, dan Balanced Score Card.

Hasil analisa tersebut dapat digunakan untuk menyusun strategimanajemen SI/TI, strategi bisnis SI dan strategi TI dengan menyusun portfolioaplikasi di masa mendatang yang bisa mendukung proses bisnis dan sesuai denganstrategi bisnis PT.TAT.

Kata Kunci: Perencanaan strategis SI/TI, Formulasi SI/TI, Analisa Value Chain,Metode Ward & Peppard, Critical Success Factor dan BalancedScore Card.

STRATEGIC PLANNING OF INFORMATION SYSTEMSAND INFORMATION TECHNOLOGY : CASE STUDY TAT

COMPANY

Student Name : Firiski HendrawanNRP : 9112205302Advisor : Erma Suryani, ST., MT., Ph.D

ABSTRACT

TAT - one of companies than runs its business in SPBU, LPG agent,SPPBE and iron sector. Uses information technology (IT) and System Information(SI) as a part of business process in order to increase company's operational.However, unintegrated IT/SI becomes obstacle in increasing company'sperformance. Another obstacle is unplanned development of IT/SI . A wellplanning strategy of IT/SI hopefully be able to help the IT/SI development inTAT. In additional, the strategy hopefully would be applied well and structurallyaccording to IT/SI needs.

This research is going to formulate a good strategic planning for TAT'sIT/SI as well as the company's business strategy. IT/SI strategy formulation isapplied by doing business external environment analysis and internal businessfollowed by external and internal IT/SI analysis. It is,then, continued by usingSWOT analysis. For the next interpretation value chain critical success factor andbalanced score card will be applied.

The result of this analysis could be used to set up IT/SI managementstrategy. By adding portofolio application hopefully it can support businessprocess which is match to TAT's business strategy in the future

Key words: IT/SI strategic planning, IT/SI formulation, Value chain analysis,ward and peppard method, critical success factor and balanced score card

KATA PENGANTAR

Assalamu'alaikum Wa Rohmatullah Wa Barokatuh.

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa

Ta'ala atas segala limpahan Taufiq dan Hidayah-Nya penulis dapat

menyelesaikan penelitian ini. sehingga tesis dengan judul “Perencanaan

Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi : Studi Kasus PT.TAT”

ini dapat diselesaikan .Terwujudnya tesis ini tidak lepas dari bantuan berbagai

pihak yang telah mendorong dan membimbing penulis baik tenaga, ide, maupun

pemikiran. Dan oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ayahanda Ir.Buyung Farabi, Ibunda Ir.Setyo Handajaningsih, kakak saya

Ferial Hendrata,Skom,MT dan Firsa Hanita, S.T yang dengan ikhlas

mendukung kegiatan penulis selama menempuh jenjang S2 hingga lulus.

2. Kedua anakq tersayang Muhammad Fityan Nafiszaki dan Nafisah Fildzah

Zhafirah serta istriku Okky Retno Nindita, S.E yang telah menjadi inspirasiq

dalam menyelesaikan Tesis ini

3. Ibu Erma Suryani, ST,MT, Ph.D yang telah banyak memberikan waktu,

masukan, arahan, motivasi, dan bimbingan dalam penyusunan tesis ini.

4. Bapak Prof. Dr. Ir. Joko Lianto Buliali, M.Sc., Dr.Imam Baihaqi, S.T., M.Sc.

dan Prof . Dr. Ir. Udisubakti Ciptomulyono, M.Eng.Sc. yang telah

memberikan masukan dan saran pada saat seminar proposal tesis dan seminar

hasil tesis

5. Ibu Prof. Dr. Yulinah Trihadiningrum., M.App.Sc., beserta jajaran

pimpinan MMT ITS dan seluruh civitas MMT-ITS yang terus mendorong

semangat penulis untuk segera menyelesaikan studi tepat waktu.

6. Ibu Agnes Paliauhoetomo selaku Direktur PT.TAT yang telah memberikan

waktu, masukan, arahan, dan motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan

studi S2.

7. Rekan rekan mahasiswa S2 : Ahmad Yusri Fathoni, S.T,M.MT, Fardanto

Setyatama, Yaser Arafat, S.kom,M.MT, Amelia Halim, Asfen Boymau,

Adam Bachtiar, Restu Gandhi, Kurniawan Wahyu, Agus Hermanto

8. Rekan-rekan kerja satu tim TI maupun di Tim Kerja bagian lain dan Teman-

teman yang telah membantu memberikan masukan, motivasi dan arahan

hingga menyelesaikan tesis ini.

9. Kepada semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan

satu persatu.

Dengan keterbatasan pengalaman, pengetahuan maupun pustaka yang

ditinjau, penulis menyadari bahwa tesis ini masih banyak kekurangan dan perlu

pengembangan lebih lanjut agar benar benar bermanfaat. Oleh sebab itu, penulis

sangat mengharapkan kritik dan saran agar tesis ini lebih sempurna serta sebagai

masukan bagi penulis untuk penelitian dan penulisan karya ilmiah di masa yang akan

datang.

Tiada gading yang tak retak, mungkin masih banyak kekurangan dalam

penelitian ini. penulis berharap penelitian ini bermanfaat bagi kemajuan

ilmu pengetahuan dan teknologi.

Wassalamu'alaikum Wa Rohmatullah Wa Barokatuh.

Surabaya, Desember 2014

Penulis

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................... 1

1.2. Perumusan Masalah ....................................................................................... 4

1.3. Batasan Penelitian .......................................................................................... 5

1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................................................... 5

1.5. Sistematika Penulisan ................................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA........................................................................... 7

2.1. Gambaran Umum PT.TAT............................................................................. 7

2.1.1.Profil Umum PT.TAT .................................................................................. 7

2.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................................... 8

2.1.3. Nilai Perusahaan ......................................................................................... 8

2.1.4. Tujuan Perusahaan ..................................................................................... 9

2.1.5. Sasaran dan Strategi PT.TAT ..................................................................... 9

2.2. Pengertian Sumber Daya Manusia (SDM)..................................................... 10

2.3. Manajemen sumber daya manusia (MSDM) ................................................. 11

2.4. Perencanaan Strategis Sumber Daya Manusia (SDM)................................... 13

2.5. Sistem Informasi Human Resources .............................................................. 14

2.6. Sistem Informasi ............................................................................................ 15

2.7. Teknologi Informasi....................................................................................... 19

2.8. Perencanaan Strategis .................................................................................... 20

2.9. Proses Penyusunan Perencanaan.................................................................... 21

2.10. Strategi Bisnis .............................................................................................. 22

2.11. Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi....................... 24

2.12. Perancangan Strategi Sistem Informasi ....................................................... 25

2.13. Perancangan Strategi Teknologi Informasi .................................................. 26

2.14. Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi Sistem Informasi dan Stategi

Teknologi Informasi ................................................................................... 28

2.15. Model Perancangan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ... 35

2.16. Teknik Analisis Perancanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi............................................................................................................... 37

2.16.1.Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis....................................................... 37

2.16.1.1. Porter Competitive Model ..................................................................... 38

2.16.1.2. Analisa PEST......................................................................................... 43

2.16.2.Analisis Lingkungan Internal Bisnis ......................................................... 46

2.16.2.1. Analisis Value Chain ............................................................................. 46

2.16.3.Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI ........................................................ 49

2.16.4.Analisis Lingkungan Internal SI/TI........................................................... 49

2.16.4.1. Analisis McFarlan.................................................................................. 50

2.16.5.Analisis SWOT.......................................................................................... 51

2.16.6. Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS ) .......................................... 52

2.16.7. Penentuan Faktor Strategi Internal ( IFAS) .............................................. 54

2.16.8. Matrix SWOT ........................................................................................... 55

2.16.9.Konsep Balance ScoreCard (BSC) ........................................................... 57

2.16.10.Critical Success Factor (CSF)................................................................. 60

2.16.11.Analisis Key Performance Indicator (KPI) ............................................. 61

2.17.Hasil Perencanaan Strategi SI/TI.................................................................. 62

2.17.1.Business IS Strategies ................................................................................ 62

2.17.2 IT Strategy ................................................................................................. 62

2.17.3 IS/IT Management Strategy ....................................................................... 63

BAB III METODOLOGI PENELITIAN............................................................. 65

3.1. Tahap Pendahuluan ....................................................................................... 65

3.2. Tahap Pengumpulan Data dan Informasi ...................................................... 65

3.2.1. Studi Literatur ............................................................................................ 66

3.2.2. Studi Dokumen PT.TAT ............................................................................ 66

3.2.3. Wawancara ................................................................................................ 66

3.2.4. Observasi ................................................................................................... 66

3.3. Tahap Pemahaman Kondisi Sekarang ........................................................... 68

3.3.1. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis ....................................................... 68

3.3.1.1. Analisis PEST ......................................................................................... 68

3.3.1.2. Analisis Porter Five Forces ..................................................................... 69

3.3.2. Analisis Lingkungan Internal Bisnis .......................................................... 69

3.3.2.1. Analisis Business Strategy ...................................................................... 69

3.3.2.2. Analisa Balance ScoreCard (BSC)......................................................... 69

3.3.3. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI ......................................................... 70

3.3.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI ........................................................... 70

3.3.5. Analisis SWOT .......................................................................................... 70

3.4. Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang ..................................................... 71

3.5. Tahap Formulasi Strategi ............................................................................... 71

3.5.1. Menentukan Strategi SI Bisnis .................................................................. 71

3.5.2. Menentukan Strategi Manajemen SI/TI .................................................... 72

3.5.3. Menentukan Strategi TI ............................................................................. 72

3.6. Tahap Penentuan Portfolio Aplikasi Mendatang ........................................... 72

3.7. Jadwal Kegiatan ............................................................................................. 73

BAB IV Analisa Kondisi Perusahaan Saat Ini ...................................................... 75

4.1. Analisa Lingkungan Internal Bisnis PT.TAT ............................................... 75

4.1.1. Gambaran Umum PT.TAT.......................................................................... 75

4.1.2. Visi dan Misi PT.TAT ................................................................................ 76

4.1.3. Nilai-nilai Perusahaan ................................................................................ 77

4.1.4. Tujuan Perusahaan ..................................................................................... 77

4.1.5. Sasaran dan Strategi Perusahaan ................................................................ 77

4.1.6. Produk SPBU ............................................................................................. 78

4.1.7. Sumber Daya Manusia ............................................................................... 78

4.1.8. Analisa Struktur Organisasi PT.TAT ......................................................... 79

4.1.9. Analisa Proses Bisnis ................................................................................. 84

4.1.7. Sumber Daya Manusia ............................................................................... 78

4.1.8. Analisa Struktur Organisasi PT.TAT ......................................................... 79

4.1.9. Analisa Proses Bisnis PT.TAT ................................................................... 84

4.1.10. Analisa Strategi dan Sasaran Perusahaan ................................................. 93

4.2. Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis PT.TAT.............................................. 96

4.2.1. Analisa PEST .............................................................................................. 97

4.2.2. Analisa Porter Five Forces ........................................................................ 103

4.3. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI ............................................................ 107

4.3.1. Analisa Tren Teknologi Informasi ............................................................. 107

4.3.1.1. Colocation .............................................................................................. 107

4.3.1.2.VPS .......................................................................................................... 108

4.3.1.3. Cloud Computing..................................................................................... 109

4.3.1.4. VPN (Virtual Private Network ................................................................ 111

4.3.1.5. Web Based Application ........................................................................... 113

4.3.1.6. Virtualization Technology ...................................................................... 115

4.3.1.7. Utility Computing ................................................................................... 116

4.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI ............................................................... 118

4.4.1. Analisa Sumber Daya, Skill dan Infrastruktur TI....................................... 118

4.4.1.1. Infrastruktur Jaringan PT.TAT dan Teknologi Saat Ini .......................... 119

4.4.1.2. Kondisi Sumber Daya Manusia Eksisting ............................................... 124

4.4.2. Kebijakan Manajemen SI/TI Saati Ini ........................................................ 126

4.4.3. Analisa Portfolio Aplikasi Saat Ini ............................................................. 127

4.5. Analisa SWOT .............................................................................................. 134

4.5.1. Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) ............................................. 136

4.5.1. Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS)................................................. 137

4.5.1. Matriks SWOT PT.TAT............................................................................. 138

BAB V Analisa Intepretasi Kebutuhan Masa Mendatang

dan Perumusan Strategi ........................................................................................ 141

5.1. Strategi Bisnis Masa Mendatang ................................................................... 141

5.2 Analisa Intepretasi Kebutuhan Masa Mendatang ......................................... 143

5.2.1. Analisa Value Chain .................................................................................. 144

5.2.1.1. Aktivitas Utama....................................................................................... 144

5.2.1.2. Aktivitas Pendukung ............................................................................... 147

5.2.2. Analisa Balanced Score Card (BSC) ......................................................... 155

5.2.2.1. Keterkaitan Terhadap Visi dan Misi Perusahaan .................................... 156

5.2.2.2. Peran TI dalam Strategi Bisnis ................................................................ 157

5.2.2.3. Perumusan Strategi .................................................................................. 160

5.2.3. Analisa Critical Succes Factor (CSF) ........................................................167

5.2.4. Kebutuhan Informasi pada Proses Bisnis Masa Depan .............................175

5.2.4.1. Kesenjangan Sistem Informasi.................................................................176

5.2.4.2. Kesenjangan Teknologi Informasi ...........................................................178

5.1.4.3. Kesenjangan Manajemen SI/TI................................................................179

5.3. Perumusan Strategi.........................................................................................179

5.3.1. Strategi SI Bisnis.........................................................................................180

5.3.2. Strategi TI....................................................................................................183

5.3.3. Strategi Manajemen SI/TI ...........................................................................190

5.3.4. Portofolio Aplikasi Masa Mendatang .........................................................194

5.3.4.1. Integrasi Antara Sistem Tank Monitor.....................................................195

5.3.4.2. Modul CRM .............................................................................................195

5.3.4.3. Aplikasi POS dan SM BBM ....................................................................199

5.3.4.4. Upgrade Modul Human Resource Information Systems .........................199

5.3.4.5. Aplikasi Help Desk Systems....................................................................202

5.3.4.6. Modul Bussiness Intelligence ..................................................................203

5.3.4.7. Aplikasi Integrasi Absensi Karaywan......................................................207

BAB VI Kesimpulan dan Saran ............................................................................215

6.1. Kesimpulan ...................................................................................................215

6.2. Saran ..............................................................................................................216

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................217

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Blok Sistem Informasi Yang Berinteraksi .................................... 18

Gambar 2.2. Hubungan Antara Strategi Bisnis,strategi SI dan Strategi TI......... 28

Gambar 2.3. Bagan Singkat yang Menggambarkan Hubungan Ketiga Strategi 33

Gambar 2.4. Model Perencanaan Strategis SI/TI Ward dan Peppard ................ 36

Gambar 2.5. Analisa Porter’s Five Force ........................................................... 41

Gambar 2.6. Value Chain Services Business ..................................................... 47

Gambar 2.7. Aplikasi Portfolio McFarlan ......................................................... 51

Gambar 2.8. Analisa SWOT .............................................................................. 52

Gambar 2.9. Balanced Scorecard ...................................................................... 59

Gambar 2.10. Critical Success Factor ............................................................... 61

Gambar 3.1. Tahapan yang Dilakukan Dalam Penelitian ................................... 67

Gambar 4.1. Struktur Organisasi PT.TAT ......................................................... 84

Gambar 4.2. Alur Proses Pembelian BBM ......................................................... 86

Gambar 4.3. Alur Proses Penjualan BBM .......................................................... 87

Gambar 4.4. Colocation ..................................................................................... 108

Gambar 4.5. Virtual Private Server ................................................................... 109

Gambar 4.6. Cloud Computing ........................................................................... 110

Gambar 4.7. Virtual Private Network (VPN) ..................................................... 113

Gambar 4.8. Web Applications ........................................................................... 114

Gambar 4.9. Virtualization Technology .............................................................. 116

Gambar 4.10. Topologi Jaringan SPBU.............................................................. 119

Gambar 4.11. Topologi Jaringan Kantor Pusat PT.TAT .................................... 120

Gambar 4.12. Jaringan LAN untuk Kantor Pusat PT.TAT................................. 121

Gambar 4.13. Matriks SWOT ............................................................................. 139

Gambar 5.1 Value Chain.................................................................................... 153

Gambar 5.2 Metode Penyusunan Kebutuhan Sistem Informasi ........................ 156

Gambar 5.3 Strategi Bisnis Perusahaan ............................................................. 157

Gambar 5.4 Strategy Maps................................................................................. 160

Gambar 5.5. Peta Strategi PT.TAT dengan Analisa BSC................................... 161

Gambar 5.6 CSF Sebagai Faktor Penentu Keberhasilan.................................... 167

Gambar 5.7 Skema CSF Tersedianya Sistem yang membantu proses permintaan

............................................................................................................................. 167

Gambar 5.8 Skema CSF Tersedianya Modul Pembelian Barang Terintegrasi.. 168

Gambar 5.9 Skema CSF Kualitas Pelayanan yang Memuaskan........................168

Gambar 5.10 Skema CSF Respon cepat dan tepat terhadap komplain ..............168

Gambar 5.11 Skema CSF Untuk Mengembangkan Kemampuan Karyawan. ....169

Gambar 5.12 Skema CSF Untuk Meningkatkan Kerjasama Tim. .....................169

Gambar 5.13 Skema CSF Penggunaan Teknologi untuk menunjang

Perusahaan……………………………………………………………………169

Gambar 5.14 Analisa CSF Untuk Menerapkan Jiwa Kepemimpinan................170

Gambar 5.15 Analisa CSF Penyamaan Persepsi Visi dan Misi Karyawan dengan

Perusahaan...........................................................................................................170

Gambar 5.16 Analisa CSF Untuk Membuat SOP Bidang TI.............................170

Gambar 5.17 Analisa CSF Untuk Pemanfaatan Lahan dan Jasa Tambahan171

Gambar 5.18 Analisa CSF Untuk Pembaharuan Fasilitas SPBU ......................171

Gambar 5.19 Analisa CSF Untuk penambahan mesin pengisian gas dan listrik

.............................................................................................................................171

Gambar 5.20 Analisa CSF Untuk Kerjasama dengan Customer Perusahaan

Potential ..............................................................................................................172

Gambar 5.21 Analisa CSF Untuk Penjualan di SPBU.......................................172

Gambar 5.22 Analisa CSF Untuk Loyality card ................................................172

Gambar 5.23 Kebutuhan Informasi Pada Proses Bisnis Masa Depan ...............175

Gambar 5.24 Kebutuhan Fungsi Aplikasi Masa Mendatang .............................180

Gambar 5.25 Kabel UTP CAT-6 .......................................................................184

Gambar 5.26 Server HP Untuk Backup .............................................................185

Gambar 5.27 Jaringan VPN yang Akan dibangun .............................................185

Gambar 5.28 Colocation yang akan digunakan ke depannya ............................186

Gambar 5.29 Cloud Computing yang akan digunakan ke depannya .................186

Gambar 5.30 Struktur Organisasi SI/TI .............................................................191

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1. Analisis PEST ................................................................................... 46

Tabel 2.2. Tabel EFAS........................................................................................ 53

Tabel 2.3. Tabel IFAS......................................................................................... 54

Tabel 3.1. Jadwal Penelitian ............................................................................... 73

Tabel 4.1. Losses BBM SPBU............................................................................ 92

Tabel 4.1. Sasaran, Arah dan Tujuan Perusahaan 2015-2017............................. 93

Tabel 4.3. Tujuan Strategis Perusahaan .............................................................. 94

Tabel 4.4. Sasaran Strategis Tujuan 1................................................................. 95






Tabel 4.10. Sasaran Strategis Tujuan 7............................................................... 95



Tabel 4.13. Sasaran Strategis Tujuan 10............................................................. 96

Tabel 4.14. Hasil Analisa Lingkungan Internal Bisnis ....................................... 96

Tabel 4.15. Hasil Analisa PEST.......................................................................... 102

Tabel 4.16. Hasil Analisa Porter’s Five Forces................................................... 106

Tabel 4.17. Hasil Analisa Tren Teknlogi Informasi ........................................... 118

Tabel 4.18. Daftar Infrastruktur PT.TAT............................................................ 121

Tabel 4.19. Daftar Software Utama dan Pendukung........................................... 124

Tabel 4.20. Daftar Pertanyaan Terhadap Aplikasi Saat Ini................................. 130

Tabel 4.21. Rangkuman Jawaban Terhadap Aplikasi Saat Ini............................ 130

Tabel 4.22. Pemetaan Jawaban ........................................................................... 131

Tabel 4.23. Pengelompokan Aplikasi Saat Ini .................................................... 131

Tabel 4.24. Hasil Analisa Internal SI/TI ............................................................. 134

Tabel 4.25. Tabel Perhitungan EFAS ................................................................. 136

Tabel 4.26. Tabel Perhitungan IFAS................................................................... 137

Tabel 4.27. Strategi SO (Strenght-Opportunity) ................................................. 140

Tabel 5.1. Hasil Analisa Value Chain Potensi Kebutuhan Bisnis....................... 153

Tabel 5.2. Strategi Masing-Masing Fungsi ......................................................... 158

Tabel 5.3. Hasil Analisa BSC ............................................................................. 166

Tabel 5.4. Menjelaskan Faktor Penentu Keberhasilan Perusahaan..................... 173

Tabel 5.5. Analisa Kesenjangan Sistem Informasi ............................................ 176

Tabel 5.6. Analisa Kesenjangan Kebutuhan Teknologi Informasi ..................... 178

Tabel 5.7. Analisa Kesenjangan SDM TI ........................................................... 179

Tabel 5.8. Analisa Kesenjangan Manajemen SI/TI ............................................ 179

Tabel 5.9. Pemetaan Potensi Kebutuhan Bisnis & Kebutuhan Sistem

Informasi…………. ............................................................................................ 181

Tabel 5.10. Karakteristik DRC ........................................................................... 189

Tabel 5.11. Rekomendasi Backup....................................................................... 190

Tabel 5.12. Kebutuhan SDM TI.......................................................................... 193

Tabel 5.13. Portofolio Aplikasi Mendatang........................................................ 195

Tabel 5.14. Roadmap Rencana Strategis SI/TI 2015-2017................................. 208

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 ............................................................................................................223

Lampiran 2 ............................................................................................................225

Lampiran 3 ............................................................................................................227

Lampiran 4 ............................................................................................................229

Lampiran 5 ............................................................................................................231

Lampiran 6 ............................................................................................................233

Lampiran 7 ............................................................................................................235

Lampiran 8 ............................................................................................................237

Lampiran 9 ............................................................................................................239

Lampiran 10 ..........................................................................................................241

Lampiran 11 ..........................................................................................................243

Lampiran 12 ..........................................................................................................245

Lampiran 13 ..........................................................................................................247

Lampiran 14 ..........................................................................................................249

Lampiran 15 ..........................................................................................................251

Lampiran 16 ..........................................................................................................253

Lampiran 17 ..........................................................................................................255

Lampiran 18 ..........................................................................................................257

Lampiran 19 ..........................................................................................................259

Lampiran 20 ..........................................................................................................259

Lampiran 21 ..........................................................................................................260

1

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan latar belakang mengapa penelitian ini

dilakukan, bagaimana rumusan masalah dari penelitian ini, tujuan, dan manfaat

dari penelitian.

1.1. Latar belakang

Kemajuan teknologi informasi menjadikan Sistem informasi/ Teknologi

Informasi mempunyai peran penting bagi jalannya suatu organisasi saat ini

menyebabkan perubahan-perubahan peran dari peran efisiensi dan efektivitas

menjadi peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan tugas manusia dengan

teknologi informasi yang lebih efisien, peran efektivitas yaitu menyediakan

informasi untuk pengambil keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peran

sistem teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektivitas melainkan

juga peran strategik untuk memenangkan persaingan ( Hartono, 2006).

Sistem informasi adalah alat penting untuk mencapai tujuan organisasi

secara efektif. Setiap organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan informasi

secara sistematis serta melakukan analisis misi dan fungsi yang dilakukan, siapa

yang melakukan, data dan informasi pendukung yang diperlukan untuk

melakukan berbagai fungsi dan proses yang dibutuhkan untuk struktur informasi

yang paling berguna (Tozer, 1996).

Beberapa tahun yang lalu banyak organisasi yang membuat keputusan

tentang pemanfaatan teknologi informasi hanya berdasarkan apa yang mereka

percaya dan rekomendasi dari kolega atau vendor. Hasil akhir

dari pendekatan ini adalah pengambilan keputusan dan kebutuhan anggaran tidak

dapat diprediksi (Pollack, 2010)

Perencanaan Strategis sistem informasi adalah pendekatan

sistematis untuk menentukan mana yang paling efektif dan efisien berkaitan

dengan kepuasan pemenuhan kebutuhan informasi (Ward dan Griffiths, 1996).

Perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi dibutuhkan untuk

2

mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem

informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan untuk

menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi agar seirama

dengan perkembangan organisasi untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi

organisasi dimasa yang akan datang (Fatchur, 2003).

Banyak organisasi yang bergantung pada penggunaan teknologi

informasi dalam menjalankan bisnisnya. Untuk mendukung kinerja maka SI/TI

harus dirancang dan dibangun dengan kebutuhan perusahan yang terdapat didalam

rencana strategis perusahaan.

Ada tiga sasaran utama dari penerapan sistem informasi dan teknologi

informasi dalam suatu organisasi:

1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang

mengelola informasi

2. Meningkatkan efektivitas manajemen dengan memuaskan kebutuhan

informasi guna pengambil keputusan

3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi

dengan merubah gaya dan cara berbisnis. (Ward and Peppard, 2003)

Ketiga sasaran tersebut dapat tercapai secara optimal apabila adanya

jaminan keselarasan antara strategi SI/TI dengan strategis bisnis organisasi,

dimana nantinya strategis bisnis akan memberikan arahan terhadap tercapainya

suatu goal organisasi, dan strategi SI/TI akan memberikan dukungan terhadap

pencapaian goal organisasi melalui penyiapan infrastruktur TI yang sesuai dengan

strategi bisnis organisasi. Untuk menentukan strategi SI/TI yang dapat

mendukung pencapaian visi dan misi organisasi, maka perlu pemahaman tentang

strategi bisnis organisasi melalui perencanaan strategis SI/TI, yang akan

dijelaskan melalui tahapan perencanaan strategis SI/TI berdasarkan metodologi

Ward and Peppard.

Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh

terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun

peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI

yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk

mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi

3

pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat

ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian

solusi (Earl, 1996).

Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih

belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward

and Peppard,2003). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan

bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil

hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan.

Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan,

operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang,

perencanaan produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time,

melancarkan distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah

penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang

lebih banyak.

Selain besarnya biaya yang dikeluarkan tidak sedikit untuk pemeliharaan

hardware, software dan brainware, dampak terburuk adalah menurunnya tingkat

kepercayaan terhadap informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang

kurang terpercaya serta terjadinya kelebihan informasi, redundancy data dan

Inconsistency data akibat penerapan sistem informasi yang kurang tepat (

Fatchtur, 2003)

PT.TAT adalah perusahaan dengan konsep bisnis retail penjualan dan

jasa mempunyai bisnis BBM, pengisian LPG, Agen LPG, minyak pelumas, besi

dan hotel. Adapun produk yang ditawarkan oleh PT.TAT adalah produk

kebutuhan pokok yang dibutuhkan oleh masyarakat seperti BBM dan LPG. Selain

itu PT.TAT juga memiliki bisnis penjualan besi, jasa potong besi dan jasa

handling. PT.TAT merupakan head office yang mempunyai beberapa SPBU yang

tersebar di Surabaya, SPPBE, Minyak Pelumas yang berada di SPBU, 2 gudang

besi salah satunya berada di daerah Sidoarjo dan 1 Agen LPG.

Operasional dan Pengelolan IT di PT.TAT saat ini di pegang oleh

Departemen Teknologi Informasi (TI) secara struktur organisasi berada di bawah

general manager yang sebelumnya di bawah manager operasional. Salah satu

tugas utama TI adalah sebagai support seluruh proses bisnis yang terdapat di

4

PT.TAT. Kondisi saat ini, pengembangan Teknologi Informasi (TI) di PT. TAT

belum terarah dan tidak terencana disebabkan karena pembangunan TI

berdasarkan kebutuhan saat ini saja tanpa mempertimbangkan bisnis di masa

depan, setiap ada permasalahan baru selalu terjadi perubahan sistem dan sering

kali sistem lama diganti dengan sistem baru yang secara fungsional sama.

keterbatasan Sumber daya yang dimiliki perusahaan dalam menjalankan proses

bisnis di PT.TAT juga menjadi permasalahan.

Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan

perencanaan jangka pendek dan jangka panjang organisasi. Hal ini diperlukan

agar organisasi bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan

perubahan yang sangat cepat dan dinamis. Adapun tujuan perencanaan SDM

sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui perencanaan kebutuhan sumber daya manusia

(SDM).

2. Untuk Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi

Perencanaan SDM

3. Agar mengetahui manfaat perencanaan SDM

4. Agar memahami Sistem-sistem yang terjadi dalam Perencanaan

SDM

Dengan Perencanaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi(SI/TI)

diharapkan dapat menjadi pedoman dalam pengembangan SI/TI dimasa datang

untuk meraih tujuan bisnis PT.TAT

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yaitu

1. Bagaimana situasi, kondisi dan persaingan bisnis yang dihadapi PT.TAT saat

ini.

2. Bagaimana situasi dan kondisi SI/TI dilingkungan eksternal dan internal di

PT.TAT.

3. Bagaimana formulasi Strategi manajemen SI/TI di masa yang akan datang

akan memudahkan proses bisnis di PT.TAT.

5

1.3. Batasan Penelitian

Batasan penelitian yang akan dibahas pada penelitian agar lebih fokus

mempunyai beberapa hal sebagai berikut:

1. Pembuatan perencanan strategis mengacu pada kondisi SI/TI yang sudah ada

saat penelitian dilakukan agar sesuai dengan arah perkembangan perusahaan.

2. Analisa keuangan sekarang ini (eksisting) tidak termasuk lingkup dari tesis ini,

untuk kebutuhan dana dalam memenuhi kebutuhan sumber daya TI dan

kebijakan keuangan akan dibahas pada strategis TI dan strategis SI/TI

3. Fokus Pembahasan adalah proses bisnis SPBU di PT.TAT dengan identifikasi

kompetitor yang mempunyai industri yang sama.

4. Sumber daya manusia akan dibahas pada penelitian ini.

1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan maka tujuan yang

dicapai dari penelitian ini untuk membuat perencanaan strategis sistem informasi

dan teknologi informasi (SI/TI) untuk PT.TAT yang sesuai dengan visi, misi, dan

tujuan bisnis serta perlu dilakukan tahap pelaksanaan portofolio aplikasi yang

direkomendasikan di masa mendatang

Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi

diharapkan mendatangkan manfaat bagi PT.TAT untuk pengembangan sistem

informasi dan teknologi informasi (SI/TI) agar lebih efektif dan efisien.

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan penelitian ini akan disusun dalam bab-bab

dengan urutan sebagai berikut:

6

BAB I Pendahuluan

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan

masalah dari penelitian, batasan masalah dari penelitian, tujuan penelitian dan

sistematika penelitian

BAB II Tinjauan Pustaka

Pada bab ini dibahas tinjauan pustaka yang digunakan sebagai pijakan

bagi penelitan ini mulai dari pengertian tentang perencanaan strategi SI/TI,

strategi bisnis, strategi sistem informasi, strategi teknologi informasi beserta

literature tentang analisa-analisa yang akan digunakan dalam penelitian.

BAB III Metodologi Penelitian

Pada bab ini menguraikan tentang langkah-langkah yang dilakukan

dalam penelitian meliputi kerangka penelitian, alur penelitian, metode

pengumpulan dan analisa data.

BAB IV Interpretasi Kondisi Saat Ini

Bab ini berisi gambaran kondisi proses bisnis dan SI/TI saat ini di

PT.TAT baik dari sisi internal bisnis, eksternal bisnis dan SI/TI yang dihadapi.

BAB V Interpretasi Mendatang

Berisi analisa selanjutnya dengan menjelaskan interpretasi mengenai

kebutuhan bisnis SI/TI masa akan datang berdasarkan kondisi saat ini dengan

menggunakan analisa Value Chain dan Critical Success Factor.

BAB VI Perumusan Strategi

Bab ini berisi rekomendasi-rekomendasi tentang perumusan strategi yang

mengandung strategi bisnis sistem informasi, strategi teknologi informasi serta

strategi manajemen SI/TI yang menghasilkan portfolio aplikasi yang dibutuhkan

di masa mendatang.

BAB VII Kesimpulan dan Saran

Pada bab ini membahas tentang hasil penelitian dan saran yang bisa

digunakan sebagai bahan pengembangan dari penelitian selanjutnya.

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Dalam bab ini dipaparkan mengenai gambaran umum mengenai PT.TAT

beserta kajian teori yang dijadikan bahan pertimbangan dan acuan dalam

melakukan analisis strategi SI/TI yang dibutuhkan PT.TAT. bagian ini akan

menjelaskan teori yang mendukung penelitian yang menjelaskan hubungan antara

strategi bisnis, strategi SI/TI dan pendekatan-pendekatan yang dapat digunakan

dalam perencanaan strategis SI/TI

2.1. Gambaran Umum PT.TAT

2.1.1 Profil Umum PT.TAT

PT.TAT adalah Perusahaan yang bergerak pada industri retail yang

terlatak di kawasan Surabaya utara. Yang mempunyai beberapa bidang industri

seperti Distributor Besi, bisnis BBM, pengisian LPG, Agen LPG, Minyak

Pelumas dan Hotel. PT.TAT merupakan perusahaan holding yang membawahi 4

Perusahaan yang masing-masing perusahaan tersebut mempunyai beberapa

industri yang telah disebutkan diatas. Adapun produk yang ditawarkan oleh

PT.TAT adalah produk kebutuhan pokok yang dibutuhkan oleh masyarakat

seperti BBM dan LPG. Selain itu PT.TAT juga memiliki bisnis penjualan besi,

jasa potong besi dan jasa handling. PT.TAT merupakan head office yang

mempunyai beberapa SPBU yang tersebar di Surabaya, SPPBE, Minyak Pelumas

yang berada di SPBU, 2 gudang besi salah satunya berada di daerah Sidoarjo dan

1 Agen LPG.

PT.TAT memiliki rencana kerja yang meliputi visi,misi, strategi,sasaran

dan program kerja lainnya. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya PT.TAT

didukung oleh 6 SPBU yang tersebar di wilayah Surabaya, 2 Gudang Besi yang

berada di Surabaya dan sidoarjo serta penjualan oli yang dijual di SPBU masing-

masing.

Untuk menjalankan konsep bisnis, fungsi dan peran dari divisi teknologi

informasi (TI) sangat diperlukan. Agar program kerja divisi IT dapat berjalan

sesuai dengan konsep bisnis dari perusahan, maka perlu dibuat rencana strategis

8

sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI) yang merupakan program kerja dari

divisi TI berdasar dari proses bisnis yang telah ada.

2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Visi dari PT. TAT adalah “Menjadi SPBU yang Terpercaya,Terunggul,

dan terdepan dalam pelayanan”

Misi

Melalui visi ini PT.TAT bertekad untuk mewujudkan pelayanan yang

terdepan dan terpercaya oleh masyarakat

Adapun misi dari PT.TAT adalah sebagai berikut:

1. Selalu memberikan kualitas pelayanan terbaik sesuai standard Pertamina

2. Memanfaatkan bakat dari karyawan

3. Menjadi konsumen sebagai raja, supplier sebagai partner, dan Karyawan

adalah asset perusahaan.

4. Mengembangkan kepemimpinan yang baik kepada karyawan

5. Membuat teamwork yang efektif

6. Menjadikan dan mempertahankan SPBU sebagai SPBU pasti PAS dengan

grade tertinggi

7. Memiliki etos kerja yang baik

8. Menjadi SPBU yang bersih, sehat dan Indah.

9. Mengelola perusahaan secara efisien

10. Budaya perusahaan yang dinamis

2.1.3 Nilai Perusahaan

PT.TAT memiliki komitmen untuk dalam menjalankan proses bisnisnya,

adapun nilai perusahaan itu yaitu:

1. Kepercayaan terhadap sesama karyawan dan Konsumen (Trusting

Relationship).

2. Integritas yang tinggi terhadap customer dan karyawan (Integrity).

3. Menegakkan disiplin diri terhadap karyawan (Self-discipline).

9

4. Tidak Pernah Berhenti Belajar dan Selalu mencari Hal-Hal Baru (Never stop

learning).

5. Kritik Yang Membangun (Constructive criticism).

6. Peduli terhadap sesama Karyawan (Caring through sharing).

2.1.4 Tujuan Perusahaan

Dalam melaksanakan mencapai visi dan misi perusahaan maka perlu

ditetapkan tujuan perusahaan sebagai berikut:

1. Mendorong budaya positif organisasi dan etos kerja dengan Sikap, Integritas

dan Kebiasaan.

2. Menyamakan Persepsi visi dan misi dan perusahaan dengan karyawan.

3. Penciptaan tim kerja yang efektif.

4. Member dukungan /membentuk manajemen yang effisien.

5. Pondasi solid untuk pertumbuhan Perusahaan - ketika orang tumbuh,

Perusahaan tumbuh.

2.1.5 Sasaran dan Strategi PT.TAT

1) Sasaran dan strategi utama perusahaan adalah menjadi perusahaan

penyalur BBM yang dipercaya oleh publik.

Pada dasarnya kegiatan yang dilaksanakan di stasiun pengisian

bahan bakar umum adalah melayani dalam hal pengisian BBM kepada

konsumen / masyarakat yang membutuhkan yang sesuai dengan standar

pelayanan yang telah ditetapkan PT.PERTAMINA dengan menggunakan

potensi sumber daya yang tersedia di SPBU dengan wajar , efisien dan

efektif serta diberikan secara aman dan memuaskan sesuai dengan SOP

(standar operation procedure) yang telah ditetapkan.

2) Sasaran dan strategi fungsional keuangan dengan mengoptimalkan

perputaran dana yang ada sebagai modal pengembangan unit usaha bisnis

lainnya dan perbaikan sistem. Dengan meningkatkan pelayanan SPBU dan

memperperbanyak customer langganan untuk mendapatkan income lebih

untuk perusahaan.

3) Laporan keuangan yang terintegrasi dari outlet SPBU ke kantor pusat.

10

Dengan Menggunakan Aplikasi POS di SPBU agar data yang diinput dari

SPBU dapat langsung dikerjakan oleh Accounting di Kantor Pusat.

4) Sasaran dan Strategi fungsional SDM yaitu menjadi perusahaan yang

mampu mengembangkan potensi diri karyawan menjadi tempat kerja yang

dinamis untuk karyawan dalam meniti karir. Bersama-sama dengan

karyawan mewujudkan visi dan misi perusahaan.

5) Sasaran dan strategi fungsional pemasaran adalah mengembangkan usaha

lainnya yang berkaitan dengan unit bisnis penyaluran BBM dengan

mengoptimalkan jaringan usaha bisnis yang telah ada.

6) Sasaran dan strategi fungsional operasional SPBU adalah menjadi outlet

SPBU yang terpercaya oleh publik dan memberikan pelayanan terbaik

kepada konsumen.

2.2. Pengertian Sumber Daya Manusia (SDM)

Menurut Nawawi (2001:37) pengertian SDM perlu dibedakan antara

pengertian secara makro dan mikro. Pengertian SDM secara makro adalah semua

manusia sebagai penduduk atau warga negara suatu negara atau dalam batas

wilayah tertentu yang sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah

maupun belum memperoleh pekerjaan (lapangan kerja). Sedangkan SDM dalam

arti mikro adalah manusia atau orang yang bekerja atau menjadi anggota suatu

organisasi yang disebut personil, pegawai, karyawan, pekerja, tenaga kerja dan

lain – lain. Sedangkan lebih khusus SDM dalam arti mikro di lingkungan sebuah

organisasi/perusahaan pengertiannya dapat dilihat dari tiga sudut :

a) SDM adalah orang yang bekerja dan berfungsi sebagai aset

organisasi/perusahaan yang dapat dihitung jumlahnya (kuantitatif). Dalam

pengertian ini fungsi SDM tidak berbeda dari fungsi aset lainnya, sehingga

dikelompokkan dan disebut sebagai sarana produksi, sebagaimana sebuah

mesin, komputer (sumber daya teknologi), investasi (sumber daya

finansial), gedung, mobil (sumber daya material dan lain – lain.

b) SDM adalah potensi yang menjadi motor penggerak organisasi/perusahaan.Setiap

SDM berbeda – beda potensinya, maka kontribusinya dalam bekerja untuk

mengkongkritkan Rencana Operasional Bisnis menjadi kegiatan bisnis tidak sama

11

satu dengan yang lain. Kontribusinya itu sesuai dengan keterampilan dan

keahliannya masing – masing, harus dihargai antara lain dalam bentuk finansial.

Dalam kenyataannya semakin tinggi keterampilan dan keahliannya, maka semakin

besar pula penghargaan finansial yang harus diberikan, yang berpengaruh pula

pada biaya (cost) produksi, sehingga SDM berfungsi juga sebagai investasi.

c) Manusia sebagai sumber daya manusia (SDM) adalah makhluk hidup ciptaan

Tuhan YME, sebagai penggerak organisasi/perusahaan berbeda dengan sumber

daya lainnya. Nilai – nila kemanusiaan yang dimlikinya, mengharuskan sumber

daya manusia diperlakukan secara berlainan dengan sumber daya lainnya. Dalam

nilai – nilai kemanusiaan itu terdapat potensi berupa keterampilan dan keahlian

dan kepribadian termasuk harga diri, sikap, motivasi, kebutuhan dan lain – lain

yang mengharuskan dilakukan Perencanaan Strategis Sumber Daya Manusia

(SDM), agar SDM yang dipekerjakan sesuai dengan kebutuhan

organisasi/perusahaan.

Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber

daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan

terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan

sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi

kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

2.3. Manajemen Sumber Daya Manusia ( MSDM)

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah bagian

dari manajemen yang berurusan dengan pekerjaan orang/ karyawan/ pegawai

dalam suatu organisasi bertanggung jawab dalam kesejahteraan karyawan

tersebut, sehingga mereka dapat berkontribusi secara efektif sebagai suatu grup/

tim dan berkontribusi untuk suksesnya organisasi.

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah suatu proses

menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh,

manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau

perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

12

Berikut ini adalah pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

(MSDM) :

1) Menurut The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD)

dalam Mullins (2005) dinyatakan : The design, implementation and

maintenance of strategies to manage people for optimum business

performance including the development of policies and process to support

these strategies. (strategi perancangan, pelaksanaan dan pemeliharaan

untuk mengelola manusia untuk kinerja usaha yang optimal termasuk

kebijakan pengembangan dan proses untuk mendukung strategi).

2) Menurut Melayu SP. Hasibuan. - MSDM adalah ilmu dan seni mengatur

hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu

terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

3) Menurut Henry Simamora. - MSDM adalah sebagai pendayagunaan,

pengembangan, penilaian, pemberian balasan jasa dan pengelolaan

terhadap individu anggota organisasi atau kelompok bekerja. MSDM juga

menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan

personalia, pengembangan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kerja,

kompensasi karyawan dan hubungan perburuhan yang mulus.

4) Menurut Achmad S. Rucky. - MSDM adalah penerapan secara tepat dan

efektif dalam proses akusis, pendayagunaan, pengembangan dan

pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara efektif untuk

mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal oleh

organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya.

5) Menurut Mutiara S. Panggabean.- MSDM adalah proses yang terdiri dari

perencanaan, pengorganisasian, pimpinan dan pengendalian kegiatan-

kegiatan yang berkaitan dengan analisis pekerjaan, evaluasi pekerjaan,

pengadaan, pengembangan, kompensasi, promosi dan pemutusan

hubungan kerja guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan

6) Menurut Mary Parker Follett. - MSDM adalah suatu seni untuk mencapai

tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk

melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain

tidak melakukan pekerjaan pekerjaan itu sendiri.

13

7) Menurut Edwin B. Flippo. - MSDM adalah perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan kegiatan-kegiatan

pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian,

pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai

tujuan individu, organisasi dan masyarakat.

2.4. Perencanaan Strategis Sumber Daya Manusia (SDM).

Menurut R.L Mathis dan J.H Jakson (2001:41) perencanaan strategis

SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk

mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM, strategi ini

memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan

dikembangkan dan dikelola.

Menurut Mangkuprawira (2002:71) perencanaan strategis SDM adalah

proses pengambilan dan penentuan keputusan strategis dengan memperhatikan

kemahiran dan pemanfaatan SDM yang berfokus pada analisis tujuan perusahaan.

Sedangkan menurut Nawawi (2001:100) perencanaan strategis SDM ialah proses

analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia

sehingga organisasi itu dapat mencapai tujuannya.

Perencanaan strategis sebagai proses dalam menentukan tujuan dan

program perusahaan tindakan yang menyeluruh untuk mencapai tujuan tersebut.

Dalam perencanaan strategis meliputi langkah, yang setiap langkah banyak

melibatkan pengumpulan informasi/data yang banyak, analisa data dan evaluasi

yang dilakukan berulang-ulang oleh manajemen. Unsur-unsur dari perencanaan

strategis dan kemungkinan dampaknya terhadap perencanaan SDM antara lain

adalah :

1) Mendefinisikan fillosofi perusahaan sebagai langkah awal

2) Mengkaji kondisi lingkungan

3) Mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan

4) Menentukan tujuan dan sasaran perusahaan

5) Menyusun strategi akhir

Isu SDM adalah kesenjangan antara situasi yang tengah terjadi dengan

situasi yang diharapkan. Isu SDM terjadi agara pekerja dapat memberikan

14

kontribusinya yang lebih efektif dan produktif bagi keberhasilan strategi bisnis.

Berikut ini dikemukakan isu-isu SDM strategi yang akan dikaji dalam

pembahasan kali ini, antara lain :

1) Bagaimana perusahaan mengidentifikasi, menganalisis dan

menyeleksi isu-isu SDM yang ditunjukan melalui strategi SDM

2) Isu-isu SDM yang tengah terjadi, yang diperoleh dari strategi bisnis

dan dari perubahan lingkungan yang diharapkan

2.5. Sistem Informasi Human Resources

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah

sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information

system). Nama sistem manajemen sumber daya manusia (human resource

management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC leod : 44)

HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan

manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi

department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk

menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis

yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem terintegrasi yang

menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya

manusia. ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU ).

Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources

information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang

mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di

perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut

dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang

diperlukan.

Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua

tujuan utama dalam organisasi antara lain : Untuk meningkatkan efisiensi, dimana

data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu

Agar supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya

manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia

15

mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan

aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu

karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan

penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.

Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya

manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain : Informasi apa yang

tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam

organisasi? Apa kegunaan informasi tersebut? Siapa yang membutuhkan

informasi tersebut? Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut

dibutuhkan?

Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1) Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya manusia

membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya

manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan

pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati

manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2) Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber

daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan

yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja

pegawai.

3) Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang

berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk

memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4) Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan

oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian,

sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan

pegawai yang berhak.

2.6. Sistem Informasi

Menurut Laudon dan Laudon (2010, p46) sistem informasi

merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah,

menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan

16

keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam

sebuah organisasi.

Aktifitas dasar dari Sistem Informasi menurut Laudon dan Laudon (2010,

p46-47) adalah sebagai berikut :

a. Input, Melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari

lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.

b. Process, Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih

bermakna.

c. Output, Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan

menggunakannya atau kepada aktivitas yang akan digunakan.

d. Feedback, Output yang di kembalikan ke anggota organisasi yang sesuai

untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengkoreksi tahap Input.

Menurut James O’Brien (2010, p26) sistem adalah sekelompok

komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan

bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses

transformasi yang teratur. Menurut O’Brien (2010, p34) informasi adalah data

yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi

pengguna akhir tertentu. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa menurut James

O’Brien (2010, p4) sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari

orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data

yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah

organisasi. Manusia bergantung pada sistem informasi untuk melakukan

komunikasi dengan peralatan fisik (hardware), instruksi pemrosesan informasi

atau prosedur (software), jaringan komunikasi (network), dan data (data

resources).

Menurut (O’Brien, 2005, p.10) ada tiga peran penting yang dapat

dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan bisnis yaitu:

1. Mendukung proses dan operasi bisnis.

2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya

3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Menurut (O’Brien, 2005, p.39) aktifitas sistem informasi meliputi:

1. Input

17

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus disiapkan untuk

pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas

pemasukan data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pengguna akhir

biasanya memasukkan data secara langsung ke dalam sistem komputer,

atau mencatat data mengenai transaksi dan beberapa jenis media fisik

seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktifitas edit

untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar.

2. Proses

Data itu biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti

penghitungan, perbandingan, pemilahan, dan pengklasifikasian. Aktivitas-

aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data kemudian

mengubahnya ke dalam informasi bagi para pengguna akhir. Kualitas data

apa pun yang disimpan dalam sistem informasi harus dipelihara melalui

proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaharuan.

3. Output

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai ahir dan disediakan

untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah

untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pengguna

akhir.

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi

disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian. Penyimpanan

merupakan komponen dasar dari sistem informasi.

5. Pengendalian

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja

sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai

aktifitas input, proses, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus

diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi

standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktifitas sistem yang

tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi

para pengguna akhir.

18

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi

terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah building block yaitu

blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan

blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut membentuk suatu

kesatuan untuk mencapai sasaran. Jogiyanto 2008 : 12)

Gambar 2.1 Blok sistem informasi yang berinteraksi ( Jogiyanto, 2008)

1. Blok Masukan, Input mewakili data yang masuk kedalam sistem

informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap

data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model, Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan

model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang

tersimpan didasar data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan

keluaran yang diinginkan. Jogiyanto 2008 : 13)

3. Blok Keluaran, Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang

merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk

semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi, Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dari pekerjaan

sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan

model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

mengirimkan keluaran dan membantu pengendaliaan dari sistem keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware

atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data, Basis data (database) merupakan kumpulan dari data

yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat

19

keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data

perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi

lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian

rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data

yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis

data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat yang

disebut dengan DBMS (Data Base Management Sistem).

6. Blok Kendali, Supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan

yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di

dalamnya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan

untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat

dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat

diatasi. Jogiyanto (2008 : 13)

Jadi dapat disimpulkan Sistem informasi adalah perpaduan sekumpulan

elemen yang dipertemukan dengan maksud untuk mengidentifikasi informasi

yang dibutuhkan dan memastikan bahwa strategi sistem informasi tersebut selaras

dengan strategi bisnis. Sistem Informasi mempunyai peran yang sangat penting

dalam organisasi yaitu untuk mendukung strategi bisnis organisasi untuk

memperoleh keunggulan kompetitif.

2.7. Teknologi Informasi

Haag dan Keen (1996) mendefinisikan teknologi informasi sebagai

seperangkat alat yang membantu Anda untuk bekerja dengan informasi dan

melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Dalam

hal ini, TI dianggap alat yang digunakan untuk pekerjaan yang berkaitan dengan

informasi. Pengolahan informasi yang dihasilkan diproses menggunakan alat-alat

tersebut. Alat-alat ini adalah komputer beserta software-software pendukungnya.

Mc Keown (2001) mendefinisikan Teknologi Informasi merujuk pada

seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan,

mengubah, dan untuk menggunakan informasi tersebut dalam segala bentuknya.

Cukup jelas di sini bahwa Teknologi Informasi mencakup keseluruhan bentuk

teknologi yang digunakan untuk memproses informasi. Bentuknya bisa

20

bermacam-macam layaknya komputer sebagai alat yang multimedia. Didukung

oleh perangkat lunak yang sesuai dengan pengolahan informasi tersebut.

Kenneth C.Loudon (2004) mendefinisikan Teknologi Informasi adalah

salah satu alat yang digunakan para manajer untuk mengatasi perubahan yang

terjadi. Dalam hal ini perubahan yang dimaksud adalah perubahan informasi yang

sudah diproses dan dilakukan penyimpanan sebelumnya di dalam komputer.

Menurut Williams dan Sawyer ( 2005) lebih lengkap lagi memberikan

definisi Teknologi Informasi sebagai sebuah bentuk umum yang menggambarkan

setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan,

mengkomunikasikan, dan atau menyampaikan informasi.

Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, dan Perkins (2009) mereka

mendefinisikan Teknologi Informasi ini merupakan kombinasi teknologi

komputer yang terdiri dari perangkat keras dan lunak untuk mengolah dan

menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan penyaluran

informasi. Di sini teknologi komunikasi digunakan sebagai alat penyaluran

informasinya, sedangkan informasinya diolah dan disimpan dalam komputer.

Teknologi Informasi (TI) khusus mengacu pada teknologi hardware,

software, networking. Dalam hal ini menyangkut sesuatu yang berwujud ( seperti

server, personal computer, router dan alat-alat jaringan) dan yang tidak berwujud

(seperti software). Fasilitas-fasilitas TI menyangkut penyimpanan, pengiriman,

sharing informasi dan konten-konten digital lainya( Ward & Peppard, 2002).

2.8. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi

untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil strategi atau arahan,

serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk

modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai

teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk

analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political,

Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological,

Economic, Ecological, Regulatory).

21

Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat

manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan

proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah

petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka

bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )

Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi

dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan

perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada

proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan

manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah

senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk

mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka

mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer

operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan

strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara

tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah

perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).

Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen

perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965;

Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan,

bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari

inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak

mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan.

2.9. Proses Penyusunan Perencanaan

1. Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari

perusahaan , sasaran – sasaran, kebijakan – kebijakan dan strategi untuk

mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang

bersangkutan.

2. Memahami Keadaan Saat ini

22

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-

keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan

ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat

akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan

sampai jangka panjang.

3. Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya

Tujuan

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai

tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat

dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan

manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4. Menyusun rencana Kegiatan untuk mencapai Tujuan

Tujuan dapat dicapai dengan beberapa cara, diantaranya adalah :

a. Menyusun berbagai alternatif kebijaksanaan dan tindakan-tindakan

yang mungkin dapat dipilih.

b. Menilai dan membandingkan untung rugi setiap alternatif kegiatan

kebijakan.

c. Memilih dan menetapkan suatu alternatif yang paling cocok dan baik

diantara alternatif-alternatif lain.

2.10. Strategi Bisnis

Menurut Learned, Christensen, Andrews, dan Guth, (Rangkuti, 2000)

strategi merupakan alat untuk menciptakan keunggulan bersaing. Dengan

demikian salah satu fokus strategi adalah memutuskan apakah bisnis tersebut

harus ada atau tidak ada. Menurut Porter (2000) strategi adalah alat yang sangat

baik untuk mencapai keunggulan bersaing. Sedangkan Indrajit (2000)

menyebutkan bahwa strategi bisnis merupakan dokumen yang harus dijadikan

landasan berpijak utama dalam pembuatan SI/TI strategy karena dalam dokumen

tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masing-masing

fungsi pada struktur organisasi.

Menurut Andrews, Chaffe (Rangkuti, 2000, p4) strategi adalah kekuatan

motivasi untuk stakeholders, seperti stakeholders, debtholders, manajer,

23

karyawan, konsumen, komunitas, pemerintah, dan sebagainya, yang baik secara

langsung maupun tidak langsung menerima keuntungan atau biaya yang

ditimbulkan oleh semua tindakan yang dilakukan oleh perusahaan.

Teori Lain Fred R. David (2011) mendefinisikan strategi sebagai cara

untuk mencapai tujuan jangka panjang. Strategi bisnis bisa berupa perluasan

geografis, diversifikasi, akusisi, pengembangan produk, penetrasi pasar,

rasionalisasi karyawan, divestasi, likuidasi dan joint venture. Sedangkan

manajemen strategis dapat didefinisikan sebagai seni dan pengetahuan dalam

merumuskan, mengimplementasikan, serta mengevaluasi keputusan-keputusan

lintas fungsional yang memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya.

Sedangkan menurut Ward & Papperd, strategi bisnis memiliki unsur inti

sebagai berikut

Mission, Merupakan pernyataan yang jelas mengenai apa yang akan

dilakukan oleh organisasi dengan tujuan jangka panjang, Peran

utamanya adalah untuk mengatur arah bagi setiap orang untuk

mengikuti. Mungkin singkat, ringkas dan inspirasional, atau berisi

pernyataan luas filosofis yang mengikat organisasi untuk kegiatan

tertentu dan untuk ekonomi, sosial, etika atau Tujuan politik.

Vision, Gambaran dari berbagai aspek dalam menyampaikan strategi

bisnis seperti apa dan bagaimana pengoperasiannya di masa depan.

Business Drivers, adalah satu set kekuatan kritis untuk perubahan

bahwa bisnis harus merespon. Drivers Bisnis mungkin

menggambarkan secara pendek, menengah dan jangka panjang faktor-

faktor yang bisnis harus fokus untuk memenuhi tujuan dan memenuhi

CSF. Mereka sering menimbang untuk dapat digunakan dalam

memprioritaskan usulan perbaikan.

Objectives, Target dalam berorganisasi adalah menyiapkan untuk

mencapai terwujudnya visinya. Biasanya dalam jumlah kecil,

organisasi meujudkan aspek yang paling penting dari visi seperti

pengembalian keuangan, layanan pelanggan, dan keunggulan

manufaktur, semangat karyawan, sosial dan kewajiban pengelolan

24

lingkungan. Pengukuran dilakukan dengan nilai-nilai yang terkait dan

deadline. Idealnya, harus menampilkan karakteristik sebagai berikut:

a. Hasil jelas dan berorientasi

b. Terukur, dapat di verifikasi dan tidak terlalu banyak

c. Ditetapkan oleh pihak yang berprestasi

d. Kinerja tinggi yang relevan

e. konsisten dengan tujuan-tingkat yang lebih tinggi.

Strategies, organisasi mendefinisikan cara dimana tujuan akan

dipenuhi. Dengan memperkuat kebijakan yang ada atau inisiatif yang

akan terus dilakukan, mungkin dengan sumber daya dikembangkan (

seperti program pelayanan pelanggan). Salah satu cara dimana proses

strategis SI dapat membantu dalam memfasilitasi identifikasi dan

dokumentasi skema kandidat untuk mencapai tujuan.

Critical Success Factors (CSFs), merupakan beberapa area kunci

dimana sesuatu harus berjalan dengan baik sehingga keberhasilan

bisnis dapat dicapai.

Business Area Plans, adalah beberapa rencana dari berbagai bidang

usaha, dengan mendokumentasikan tanggapan mereka mengenai

strategi bisnis. Dalam banyak kasus, ini mungkin mencerminkan

kelanjutan dari bisnis seperti biasa, dengan fokus pada target kunci

yang diperkenalkan atau ditegaskan kembali. Meskipun bukan bagian

dari strategi, mereka berisi petunjuk terhadap kebutuhan informasi dan

harus diselidiki.

2.11. Strategi Sistem Informasi dan Strategi Teknologi Informasi

Menurut Martin (1994), Sistem Informasi Strategis adalah alat untuk

mengimplementasikan strategi dengan menggunakan informasi,pengolahan

informasi dan komunikasi informasi.

Menurut Laudon (2004), Sistem Informasi Strategis adalah sistem

komputer yang digunakan pada setiap tingkatan organisasi yang mengubah tujuan

operasional, produk jasa dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi

25

memperoleh keunggulan kompetitif. Sistem Informasi dapat mempengaruhi

aktifitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu

perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya. Sistem yang

dijalankan tidak hanya dalam lingkup organisasi itu sendiri, tapi melibatkan

pelanggan atau klien, pemasok, dan pesaing.

Sebuah strategi sistem informasi harus meliputi kebutuhan bisnis untuk

kedepannya agar lebih selaras dengan strategi bisnis. Hal ini juga harus

mendefinisikan dan memprioritaskan investasi yang dibutuhkan untuk mencapai

portfolio aplikasi. (Issa- Salwee, Ahmed, Aloufi dan kabir, 2010)

Menurut (Ward & Peppard, 2002, p.44) strategi teknologi informasi

adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi

dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem.

2.12. Perancangan Strategi Sistem Informasi

Perancangan strategi sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan

jangka panjang yang menggambarkan tujuan sistem dan arsitektur teknologi

informasi untuk mencapai tujuan perusahaan (Turban,2010).

Menurut pant dan Hsu (1995), perencanaan sistem informasi dimulai

dengan mengidentifikasi kebutuhan organisasi. Pengembangan berbagai jenis

sistem berbasiskan computer sebaiknya merespon sampai tingkat aplikasi yang

lebih kompleks (Support System). Perencanaan sistem informasi sangat

menyerupai perencanaan strategi dalam ilmu manajemen. Objective, prioritas dan

otorisasi untuk suatu proyek sistem informasi perlu diformulasikan. Rencana

pengembangan sistem sebaiknya mengidentifikasikan spesifik proyek untuk masa

depan perusahaan, prioritas setiap proyek disesuaikan dengan sumber daya

perusahaan, prosedur umum dan hambatan untuk setiap area aplikasi.

Pengertian akan strategi dan objective bisnis merupakan salah satu

langkah awal dalam melakukan perencanaan sistem informasi. Dengan mengerti

strategi dan objective bisnis akan membuat fungsi sistem informasi dapat

berkontribusi positif dan proaktif pada strategi dan objective bisnis. Tanpa adanya

pengertian tersebut akan membuat investasi IT tidak akan efektif memenuhi

kebutuhan perusahaan ( Teo dan Ang, 2000)

26

Implementasi TI yang dilakukan secara sungguh-sungguh sebagai

penyangga visi dan misi serta mencapai keunggulan kompetitif adalah sama

halnya melakukan perubahan dalam organisasi. Perubahan ini terkait dengan

perubahan sistem, prosedur, sumber daya manusia, sistem informasi, struktur dan

kebijakan, sehingga menimbulkan kecemasan kepada staff organisasi dan sering

kali terjadi pertentangan dalam organisasi baik secara eksplisit maupun implisit.

Sejumlah metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang dihasilkan oleh

para akademisi dan praktisi masih terjadi kegagalan mencapai keunggulan

kompetitif dan tidak menjamin keberhasilan implementasi TI secara sempurna.

Karena elemen-elemen perencanaan strategi teknologi informasi lebih berfokus

kepada aspek teknologi dan kurang mewadahi aspek-aspek non teknologi. Untuk

mencapai keberhasilan perencanaan strategi sistem informasi dalam

implementasinya, perlu pendekatan yang disesuaikan dengan lingkungan

organisasi. Tidak ada metodologi perencanaan strategi sistem informasi yang

bersifat universal untuk semua bentuk organisasi, beberapa metodologi

perencanaan strategi sistem informasi yang ada hanya boleh digunakan sebagai

pendekatan ( Malik, Raja dan Mohamed, 2003)

Aspek utama yang terkandung dalam perencanaan strategi sistem

informasi adalah menyelaraskan perencanaan sistem informasi dengan

perencanaan bisnis melalui koordinasi antara bisnis dan fungsi perencanaan sistem

informasi dan aktivitasnya ( Teo dan Ang,1999)

2.13. Perancangan Strategi Teknologi Informasi

Menurut Wijaya (2006), Sistem teknologi informasi dikenal dengan

nama senjata strategi karena dapat digunakan untuk menerapkan strategi yang

dapat memberikan keuntungan kompetitif. Organisasi membuthkan perencanaan

strategi untuk sumber daya teknologi informasinya dengan beberapa alasan

sebagai berikut:

Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat dibagikan

kepada manajemen dan ahli-ahli sistem teknologi informasi. Diskusi

dan persetujuan akan hasil perencanaan ini dapat menyediakan

pemahaman bersama antara ahli-ahli sistem teknologi informasi dan

27

manajer-manajer bisnis tentang bagaimana cara terbaik bagi organisasi

untuk menggunakan sumber daya informasinya

Mengembangkan suatu rencana untuk sumber daya informasi dapat

membantu mengkomunikasikan masa depan organisasi itu kepada

pihak lain di dalam organisasi.

Diskusi mengenai perencanaan strategi sering kali banyak membantu

manajer-manajer bisnis dan ahli-ahli sistem teknologi informasi dalam

membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimna sistem

teknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis organisasi.

Dengan perencanaan yang baik, jika ada sesuatu yang buruk terjadi

mendadak di organisasi maka organisasi siap untuk menghadapinya.

Hasil dari perencanaan sistem teknologi informasi dapat membantu

mengalokasikan sumber-sumber daya ke proyek-proyek sistem

teknologi sistem teknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi

organisasi. Hasil dari perencanaan ini didampingi dengan anggaran

biaya yang mencerminkan prioritas bisnis untuk sistem teknologi

informasi yang harus dikembangkan.

Alat komunikasi dengan manajemen puncak. Banyak manajer sistem

teknologi informasi meminta kenaikan anggaran yang signifikan untuk

pengembangan sistem teknologi informasi. Suatu rencana sistem

teknologi informasi yang baik, harus dengan jelas dihubungkan kepada

arah bisnis. Hasil perencanaan yang baik juga menjelaskan bagaimana

organisasi akan mencapainya. Permintaan anggaran akan terlihat lebih

masuk akal dan lebih mudah disetujui bagi manajemen puncak yang

ada diluar departemen sistem teknologi informasi.

Membantu pemasok. Arsitektur dan rencana dari sistem teknologi

informasi adalah suatu cara efektif bagi organisasi untuk

berkomunikasi dengan penjual/pemasok tentang kebutuhan dari

produk-produk sistem teknologi informasi masa depan yang

dibutuhkan oleh organisasi. Dengan memahami kebutuhan masa depan

ini, maka pemasok dapat mempersiapkan jauh sebelumnya.

28

2.14. Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi Sistem Informasi dan

Strategi Teknologi Informasi

Agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras

dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang

dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur

dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl membedakan antara strategi SI

dan TI (Earl,1996). Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem

informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari strategi SI adalah menjawab

pertanyaan apa. Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan

teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus yang terkait atau menjawab

pertanyaan bagaimana. Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive

Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran

informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses

informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi

terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi

teknologi informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat

di antara departemen dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI,

strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada Gambar di bawah ini:

Gambar 2.2 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI,

dan Strategi TI (Ward & Peppard, 2002)

29

Gambar diatas mengilustrasikan hubungan antaras strategi bisnis, strategi

SI dan strategi TI dalam suatu pendekatan untuk menyusun strategi sistem dan

teknologi informasi yang terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan. Untuk

merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi

lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi apa yang dibutuhkan,

peluang dan hambatan bisnis yang dihadapi serta alternative solusinya. Setelah

mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan,

maka kita dapat mengevaluasi sitem apa yang sesuai dengan kebutuhan dan

mendukung strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi,

selanjutnya untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategis bagi

perusahaan, perlu dilakukan pemilihan secara tepat teknologi apa yang paling

sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.

Menurut Teubner dan mockner ( 2005), Perencanaan strategi sistem

informasi harus sepenuhnya menyatu dengan perencanaan bisnis perusahaan.

Integrasi akan tercapai pada saat perusahaan melakukan alignment antara

perencanaan bisnis dan perencanaan sistem informasi. Perencanaan sistem

informasi dapat dimulai dari visi dan misi bisnis dari perusahaan yang di break

down kedalam sasaran-sasaran yang dikategorikan dalam empat dimensi seperti

yang diusulkan oleh Kaplan dan Norton dalam bentuk balance score card.

Penyelarasan strategi sistem informasi dan sasaran dari organisasi akan

berdampak pada strategi organisasi ke depannya. Ada dua pandangan untuk

melihat hubungan antara TI dengan bisnis perusahaan. Ketika driver dari strategi

sistem informasi adalah bisnis ( Business → IT ), dimana portfolio aplikasi di

rancang untuk mendukung proses bisnis saat ini dan potensial dari TI tidak diikuti

secara penuh. Pada pandangan lainnya, jika driver dari strategi sistem informasi

dari sisi kemajuan TI ( IT → Business).pendekatan ini memungkinkan peluang

bisnis dan kemajuan teknologi dari TI dipertimbangkan secara bersamaan untuk

memungkinkan timbulnya inovasi, tetapi tentunya realistis dengan perencanaan (

Vitale, Ives dan Beath, 1986)

Perubahan lingkungan SI/TI sangat cepatsekali, khususnya dalam hal

pengembangan teknologi, hal ini membuat perusahaan sulit untuk menetapkan

proses yang standard dalam konteks perencanaan sistem informasi. Oleh karena

30

itu perencanaan sistem informasi dalam kaitannya dengan proses perencanaan

harus dirancang dan diselaraskan dengan perencanaan bisnis/organisasi. (Pollack,

2010)

Menurut Teo dan King (1997) menegaskan bahwa arti penting dan

kegunaan integrasi Busines Planning – Information System Planning ( BP – ISP )

telah dibuktikan secara empiris dapat meningkatkan kontribusi sistem informasi

terhadap kinerja organisasi. Sayangnya, seringkali nilai investasi di bidang sistem

informasi tidak dapat direalisasikan secara penuh sebagai akibat dari kurang padu

dan penyelarasan strategi antara strategi bisnis dan strategi sistem informasi dalam

suatu organisasi. Dengan demikian, peningkatan kinerja maupun keunggulan

kompetitif akan sulit tercapai. Untuk itu, diperlukan model penyelarasan strategic

antara strategi bisnis dan strategi sistem /teknologi informasi dalam meningkatkan

kinerja perusahaan.

Strategi bisnis merujuk pada porter (1980) merupakan pilihan-pilihan

utama perusahaan tersebut dalam area bisnisnya. Mengacu pada Henderson dan

venkatraman (1993) bahwa tingkat kepentingan strategi bisnis dipengaruhi oleh

kebijakan strategi perusahaan pada keputusan “make-or-buy”, yakni kemitraan

dan aliansi. Kemitraan diterjemahkan sebagai seberapa tinggi ketergantungan

pengembangan bisnis perusahaan pada mitra strategisnya. Sementara aliansi

dijabarkan menurut tingkat ketergantungan pengembangan bisnis perusahaan pada

aktivitas alihdaya (outsourcing). Penyelarasan strategis (strategic alignment)

sendiri diturunkan dari kata “penyelarasan” (alignment) dan “strategi”(strategy).

Penyelarasan merupakan “co-ordination” yang dapat dicapai ketika

strategi sistem/teknologi informasi perusahaan diturunkan dari strategi organisasi

(Lederer dan Mandelow,1989) meliputi:

Content linkage yang mengacu pada konsistensi antara rencana

bisnis dan rencana sistem teknologi informasi. Semakin konsisten

antara rencana bisnis dan rencana sistem /teknologi informasi, maka

tingkat penyelarasan akan semakin baik sehingga kinerja organisasi

akan mengalamin peningkatan.

Timing linkage mengacu pada apakah rencana sistem teknologi

informasi dikembangkan setelah, beriringan atau sebelum rencana

31

bisnis dibuat. Dalam hal ini berpegang pada perencanaan,

pelaksanaan, penganggaran, pengendalian dan evaluasi.

Sistem/teknologi informasi dapat dikembangkan setelah rencana

bisnis jika kebutuhan sistem/teknologi informasi pada organisasi

tidak bersifat mendesak atau penting. Pengembangan

sistem/teknologi informasi dikembangkan secara beriringan dengan

rencana bisnis jika kebutuhan tersebut bersifat pararel dan berjalan

secara simultan. Dengan kata lain, bila rencana sistem/teknologi

informasi tidak diiringi dengan rencana bisnis atau sebaliknya, maka

kinerja organisasi tidak akan mengalami kemajuan, tetapi stagnan

bahkan mengalami penurunan. Untuk pengembangan rencana

sistem/teknologi informasi sebelum rencana bisnis, maka kebutuhan

sistem/teknologi informasi bersifat mendesak atau sesuatu yang

sangat penting. Ini dapat dikatakan bahwa rencana bisnis tidak akan

berjalan atau mengalami hambatan bila rencana sistem/teknologi

informasi tidak dikembangkan terlebih dahulu. Pengembangan

rencana sistem/teknologi informasi dengan rencana bisnis, baik

setelah, beriringan maupun sebelum pada kedua rencana tersebut

perlu diperhatikan juga kemampuan anggaran pada organisasi.

Dengan memperhatikan perencanaan dan penganggaran, maka

keputusan untuk pelaksanaan rencana tersebut, baik sebelum,

beriringan dan setelah dapat berjalan secara optimal.

Berbagai Literatur telah menegaskan arti penting penyelarasan strategik.

Penyelarasan didefinisikan oleh Luftman dan Brier (1999) sebagai penerapan

sistem teknologi informasi di waktu dan cara yang tepat dan harmoni dengan

strategi-strategi, tujuan-tujuan dan kebutuhan-kebutuhan bisnis. Menyebutkan

bahwa organisasi perlu membangun, menyelaraskan, dan mengembangkan

keunggulan kompetitif melalui pemberdayaan sistem/teknologi informasi untuk

menjawab tantangan kompetitif global. Khandelwal(2001,p4) menambahkan

penyelarasan strategic jelas bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan

dukungan sistem informasi dalam proses bisnis untuk memberikan informasi

pengelolaan yang benar. Untuk melakukan ini, teknologi informasi pada

32

perusahaan harus selaras dengan tujuan organisasional. Menurut Premkumar dan

King (1992) penyelarasan strategi adalah kaitan antara rencana sistem informasi

dengan rencana bisnis (information systems planning – business planning

alignment). Idealnya, rencana bisnis dan rencana sistem informasi, baik fungsi

produksi maupun fungsi perencanaan organisasi seharusnya saling terkait satu

sama lain melalui pemetaan langsung strategi sistem informasi terhadap satu atau

lebih strategi bisnis dalam konteks untuk memaksimalkan imbalan yang diperoleh

organisasi ( Calhoun dan Ledere, 1990). Melalui penyelarasan antara rencana

sistem informasi dan rencana bisnis, sumber daya informasi akan mendukung

tujuan bisnis dan meraih keuntungan dalam meraih peluang guna pemanfaatan

strategis sistem informasi. (Premkumar dan King,1991)

Menurut Jogiyanto ( 2005,p65) terdapat empat macam keselarasan atau

integrasi yaitu sebagai berikut :

Integrasi administrative (administrative integration). Integrasi ini

menunjukan hubungan yangsangat lemah antara perencanaan strategic

bisnis ( PSB) dan perencanaan strategic sistem teknologi informasi

(PSSTI) yang berarti tidak ditemukan usaha yang signifikan dari pengguna

sistem teknologi informasi untuk mendukung rencana-rencana bisnis.

Integrasi urut satu-arah (One-way sequential integration). Integrasi ini

menunjukan hubungan integrasi satu arah dari PSB ke PSSTI yang berarti

PSSTI dilakukan untuk mendukung rencana-rencana bisnis.

Integrasi bolak-balik dua-arah (two-way reciprocal intergration). Integrasi

ini menunjukan hubungan integrasi dua arah dari PSB ke PSSTI dan

sebaliknya dari PSSTI ke PSB yang berarti PSSTI dilakukan untuk

mendukung dan sekaligus mempengaruhi rencana-rencana bisnis.

Integrasi penuh (full integration). Integrasi ini menunjukan tidak ada

perbedaan antara PSB dan PSSTI dan keduanya dilakukan bersamaan di

dalam satu perencanaan yang terintegrasi. Dengan demikian, peningkatan

kinerja dapat dicapai dan keunggulan kompetitif akan diperoleh sehingga

organisasi dapat terus bertumbuh serta mampu bertahan dalam kompetisi

yang kian sengit.

33

Dapat ditarik kesimpulan dari beberapa pendapat di atas bahwa strategi

bisnis akan lebih berkembang dan maju apabila di dukung oleh strategi SI dan

strategi TI. Strategi SI berbicara tentang bagaimana dia memberikan data dan

informasi yang bergunan untuk di implementasikan ke strategi bisnis dan strategi

TI mengambil peran dalam hal penyedia infrastrukur dan layanan guna

menjalankan dan mencapai target dari suatu strategi bisnis tersebut. Secara

sederhana, ketiga strategi tersebut dapat digambarkan pada bagan di bawah ini :

Gambar 2.3 Bagan singkat yang menggambarkan hubungan ketiga strategi

Setidaknya ada lima pendekatan dalam pembentukan strategi SI / TI yaitu:

a. Business led - dilakukan oleh spesialis TI, mendefinisikan rencana investasi

SI/TI berdasarkan strategi bisnis yang ada.

b. Method driven - penggunaan teknik tertentu untuk mengidentifikasikan

kebutuhan SI dengan menganalisis proses bisnis

c. Technological - perencanaan SI/TI dilihat sebagai latihan dalam proses dan

pemodelan informasi, menggunakan alat pemodelan untuk menghasilkan

rencana SI yang dituangakan dalam Blueprint.

d. Administrative - sasaran utamanya menentukan anggaran TI dan biaya serta

rencana sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun SI yang telah

disetujui.

e. Organizational - investasi SI/TI didasarkan pada konsensus bisnis tentang

bagaimana SI/TI dapat membantu pencapaian sasaran bisnis.

Garis besar isi suatu rancangan rencana TI ataupun rencana SI yang

esensial / harus ada setidaknya mencakup (materi presentasi yang dibuat oleh

34

David McClure, Managing Vice President di bagian Global Government

Research, Gartner pada 25 Juni 2008.

1. Ringkasan eksekutif : menangkap esensi dari strategi, termasuk ‘jejak

bukti’ dari strategi TI untuk nilai bisnis

2. Konteks Bisnis : mencakup: misi, visi, tujuan dan prinsip-prinsip

tingkat tinggi bisnis, tekanan kompetitif, peraturan dan lain-isu makro.

3. Kontribusi TI (atau SI) untuk Bisnis : mengekspresi bagaimana

kemampuan TI dalam membuat rencana sehingga memberikan nilai

bagi bisnis.

4. Prinsip TI : Gambaran umum sekitar lima sampai sepuluh prinsip yang

memandu TI dalam mengambil keputusan dan mencerminkan

kontribusinya. Prinsip serta panduan yang menunjang keputusan

sehari-hari yang dituangan dalam tata kelola TI, sehingga mampu

menjelaskan pada eksekutif bisnis bagaimana TI berkontribusi.

5. Tata Kelola TI : menjelaskan siapa yang akan memberikan masukan,

siapa yang akan membuat keputusan dan mekanisme apa yang akan

digunakan untuk membuat, berkomunikasi dan menegakkan

keputusan, untuk setiap jenis keputusan TI yang terkait.

6. Manajemen keuangan TI : Penjelasan tentang sumber, penggunaan dan

kontrol atas dana untuk TI.

7. Arsitektur TI : Penjelasan tentang bagaimana layanan TI dibuat efisien,

efektif, handal dan berulang.

8. Portofolio aplikasi TI : Merangkum sistem informasi dan portofolio

aplikasi serta inisiatif yang akan digunakan untuk melakukan

pengembangan.

9. Infrastruktur TI : Ringkasan infrastruktur dasar, termasuk lokasi, biaya

dan ketahanan, untuk memberikan visibilitas platform untuk bisnis saat

ini dan masa depan.

10. Manajemen Informasi (jika dalam lingkup SI) : Menjelaskan

bagaimana informasi dikelola untuk memenuhi kebutuhan peraturan,

operasional dan strategi dari perusahaan.

35

11. Struktur Sistem Informasi, Personalia dan Sumber Daya : Meringkas

pengaturan dan sumber sumber daya guna menunjang strategi TI.

12. Manajemen Resiko TI : menjelaskan bagaimana manajemen resiko TI

terjadi dan bagaimana hal ini terkait dengan manajemen resiko

perusahaan.

13. Risiko dan masalah : merangkum resiko dan isu-isu yang terkait

dengan strategi TI, dan bagaimana caranya agar resiko tersebut dapat

dikurangi.

2.15. Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi.

Dari beberapa pengertian yang telah dijelaskan diatas, maka ditarik

kesimpulan atas pengertian dari perencanaan sistem informasi dan teknologi

informasi, yaitu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam

merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan strategi yang

memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi

dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan

jangka panjang untuk menghadapi persaingan dengan perusahaan lain.

Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio

aplikasi SI berbasis komputer yang mendukung organisasi dalam melaksanakan

dan merealisasikan rencana bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI juga mencakup

berbagai tool, teknik dan kerangka kerja yang digunakan pihak manajemen untuk

menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan

baru dengan penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2003).

Salah satu metodologi yang digunakan dalam perencanaan stategis SI/TI

adalah metodologi versi Ward and Peppard. Gambar dibawah ini menunjukkan

model perencanaan strategis SI/TI Ward and Peppard.

36

Gambar 2.4 Model Perencanaan Strategis SI/TI Ward And Peppard (2002)

Model Kerangka kerja dari perencanaan strategi sistem informasi dan

teknologi informasi dapat dilihat pada gambar 2.4 dan penjelasannya sebagai

berikut:

a. Aktivitas input

Internal Bussines Environment, yaitu strategi bisnis yang lama atau

saat ini, objek-objek bisnis, sumbernya, prosesnya dan kebudayaannya

serta nilai bisnisnya

Eksternal Business Environment (Lingkungan bisnis eksternal), yang

meliputi kondisi ekonomi, politik, industri, iklim bersaing perusahaan.

Internal IS/IT Environment (Lingkungan SI/TI internal), membantu

jalannya bisini yang meliputi teknologi informasi yang digunakan saat

ini, kematangan, kontribusi terhadap pencapaian tujuan bisnis.

Eksternal IS/IT Environment(Lingkungan SI/TI eksternal), yang

meliputi tren teknologi serta peluang yang ditimbulkan, menggunakan

SI/TI dari luar (outsourcing), pelanggan, pesaing, pemasok. .

b. Proses Perencanaan strategi SI/TI

Proses dimana informasi yang diperoleh, serta hasil analisis yang

diperoleh dari input akan diolah untuk menghasilkan output.

37

c. Aktivitas output

Business IS Strategy (Strategi bisnis SI), bagaimana masing-masing

unit dapat memanfaatkan SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis

perusahaan dengan menghilangkan atau menambahkan beberapa unit

atau fungsi bisnis yang telah ada.

IT Strategy (Strategi TI), bagaimana kebijakan dan strategi untuk

mengelola teknologi dan sumber daya manusia yang berhubungan

dengan TI.

IS/IT Management Strategy (Strategi manajemen SI/TI), bagaimana

elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi, memastikan

konsistensi penerapan SI/TI yang dibutuhkan perusahaan.

d. Future Application Portfolio

Rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan

perusahaan dalam waktu kedepan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari

perusahaan dan menyesuaikan perkembangan teknologi dengan

perkembangan perusahaan.

e. Current Application Portfolio

Rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan di perusahaan

saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan

menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada

terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem informasi

dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan

dan pasar pada saat sekarang ini.

2.16. Teknik Analisis Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi

Informasi

2.16.1. Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis

Analisis lingkungan eksternal bisnis dari sebuah perusahaan terdiri dari

factor-faktor pada dasarnya diluar dan terlepas dari perusahaan. Faktor-faktor

utama yang biasa diperhatikan adalah factor-faktor politik, ekonomi, sosial dan

38

teknologi. Lingkungan eksternal bisnis ini memberikan kesempatan besar bagi

perusahaan untuk maju, sekaligus dapat menjadi hambatan untuk maju. Adapun

teknik-teknik analisis digunakan untuk memahami kondisi situasi pada

lingkungan eksternal bisnis diantaranya:

2.16.1.1 Porter Competitive Model

Untuk menganalisa dan memahami faktor eksternal dari organisasi pada

organisasi atau organisasi, yaitu ancaman serta peluangnya, maka dapat digunakan

Porter Competitive Model . Model ini digunakan untuk mengetahui dan

mengevaluasi struktur lingkungan industri bisnis serta ancaman persaingan. Perlu

diketahui bahwa model porter ini bukan khusus digunakan untuk membangun

analisis SI dalam persaingan, tetapi digunakan untuk mengetahui posisi bersaing

bisnis. Model ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi bahwa dengan adanya

TI juga dapat :

Membangun penghambat untuk mencegah masuknya organisasi baru ke

dalam suatu industri terkait lainnya.

Dukungan TI terhadap proses bisnis organisasi akan dapat mengakibatkan

kinerja organisasi semakin baik, dan sangat dimungkinkan bahwa

peningkatan yang terjadi dengan dukungan TI tersebut. Hal ini akan

menyulitkan dan mencegah pendatang baru untuk masuk ke dalam industri

organisasi yang didukung oleh TI ini.

Membangun kompetisi dari segi biaya, sehingga pelanggan akan sulit untuk

berpindah ke organisasi/organisasi lain.

Penggunaan TI yang telah optimal dalam proses bisnis organisasi atau

organisasi, memungkinkan penghematan biaya produksi dan biaya

operasional. Jika ini dapat dilakukan, maka organisasi atau organisasi dapat

menekan harga jual produknya, sehingga pelanggan akan memilih produk

yang dihasilkan dan kecil kemungkinan untuk membeli produk lain yang

sejenis.

Mengubah basis untuk bersaing dengan industri yang ada, mengubah

perimbangan kekuatan dalam hal hubungan antara organisasi dengan

39

pelanggan dan pemasok, serta menyediakan basis untuk produk dan servis

baru, pasar baru atau kesempatan bisnis baru lainnya.

Porter mengemukakan bahwa dalam suatu industri terdapat 5 (lima)

kekuatan yang saling mempengaruhi. Lima kekuatan tersebut seperti pada gambar

1) Intraindustry Rivalry adalah titik awal dalam memahami suatu industri dan

berhubungan erat dengan nature dan tingkat persaingan di antara organisasi

dalam industri yang sama. Menurut porter tingkat persaingan dipengaruhi oleh

beberapa factor yaitu :

Jumlah kompetitor

Tingkat pertumbuhan industri

Karakteristik produk

Biaya tetap yang besar

Kapasitas

Hambatan keluar

2) Bargaining Power of Buyers datang dari pembeli produk atau servis industri,

dan hal ini penting dilakukan untuk mempertimbangkan kekuatan yang

signifikan dari pembeli tersebut. Buyer mempunyai kekuatan untuk menekan

pada industri untuk menurunkan harga, menuntut kualitas yang tinggi atau

pelayanan tambahan, memainkan para kompetitor untuk saling berkompetisi.

Kekuatan tawar pembeli akan kuat apabila perusahaan dihadapkan pada

kondisi sebagai berikut :

Pembeli mampu memproduksi produk yang diperlukan

Sifat produk tidak teridentifikasi dan banyak pemasok

Switching cost pemasok adalah kecil

Pembeli mempunyai tingkat profitabilitas yang rendah, sehingga sensitive

terhadap harga dan diferensiasi service

Produk Perusahaan tidak terlalu penting bagi pembeli, sehingga pembeli

dengan mudahnya mencari subtitusinya

3) Bargaining Power of Suppliers sebagai penyedia produk dan servis yang

mengkontribusikan bentuk persaingan organisasi dalam industri. Di samping

itu, pembeli harus bekerja untuk dapat menjaga hubungan dengan vendor yang

40

berkualitas. Vendor menjadi kuat apabila beberapa kondisi tersebut

terpengaruh :

Jumlah pemasok sedikit

Produk/jasa yang ada adalah unik dan mampu menciptakan switching cost

yang besar.

Tidak tersedia produksi subtitusi

Pemasok mampu menghasilkan integrasi ke depan dan mengolah produk

yang dihasilkan menjadi produk yang sama dengan yang dihasilkan

perusahaan.

4) Treat of New Entrant menyatakan bahwa kehadiran organisasi baru/lain akan

menjadi permulaan persaingan baru dalam industri. Pendatang baru ini bisa

benar-benar organisasi baru atau organisasi yang sudah ada tetapi mengubah

strategi bisnisnya, atau organisasi yang sudah ada yang semula tidak bersaing

dalam produk atau area yang sama, tiba-tiba melakukannya. Untuk

mengantisipasi dari pendatang tersebut, maka organisasi harus dapat

meningkatkan entry barrier. Dengan adanya entry barrier yang tinggi maka

akan dapat mengurangi keinginan organisasi di luar untuk memasuki industri

tersebut. Ada beberapa factor penghambat (entry barrier) pendatang baru

untuk masuk ke dalam suatu industri adalah :

Skala ekonomi

Diferensiasi

Kecukupan modal

Biaya peralihan

Akses kesaluran distribusi

Peraturan pemerintah

5) Substitute Products or Services dapat mengancam dengan memberikan harga

yang bersaing pada produk atau layanan subtitusi tersebut. Perusahaan-

perusahaan yang berada dalam suatu industry tertentu akan bersaing pula

dengan produk/jasa pengganti. Walaupun karakteristiknya berbeda, barang

subtitusi dapat memberikan fungsi atau jasa yang sama. Ancaman produk

subtitusi menjadi kuat bila konsumen dihadapkankan pada switching cost (

41

biaya peralihan) yang sedikit dan jika produk subtitusi itu mempunyai harga

yang murah atau kualitas sama, bahkan lebih tinggi dari produk-produk suatu

industri

Gambar 2.5 Analisa Porter’s Five Force

Analisa lima kekuatan bersaing dapat digunakan untuk

mengidentifikasikan peluang dan ancaman dari SI/TI bagi perusahaan, dengan

menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut (Ward dan Peppard,2002,p104):

Bagaimana SI/TI meningkatkan entry barrier?

Bagaimana SI/TI merubah peta kompetisi?

Bagaimana SI/TI membuat switching cost bagi pelanggan?

Bagaimana SI/TI merubah kekuatan pemasok?

Bagaimana SI/TI menghasilkan produk/jasa pengganti?

Kerangka kerja kekuatan kompetitif porter digunakan untuk

mengidentifikasikan 6 kategori dari peluang keunggulan kompetitif

perusahaan(Parson,p5):

Meningkatkan switching costs pelanggan melalui penambahan nilai dari

layanan dan informasi yang berbasiskan TI.

Mengurangi switching costs yang dimiliki dengan pemasok.

Menggunakan TI untuk mendukung inovasi produk.

41



industri

















41



industri

















42

Melakukan kooperasi dengan persaingan pilihan untuk berbagi sumber

daya TI.

Subtitusi TI untuk para pekerja.

Menggunakan informasi untuk memuaskan pelanggan perusahaan yang

berada pada segmentasi terbaik.

Lima model daya saing (Five competitive Forces Model) merupakan

skema yang mempunyai cangkupan yang luas dengan tujuan memaparkan

perencanaan strategis dengan mendeskripsikannya dalam beberapa tahapan yang

terkandung dalam skema tersebut. Skema yang ada dalam lima model daya saing

dimulai dengan melakukan sebuah analisa dengan mendeskripsikan bisnis dan

membuat formulasi-formulasi visi dan strategi sampai dengan menetapkan

lingkungan eksternal dan internal dalam organisasi tersebut yang berperan.

Tentunya, visi dan strategi yang disebut akan berhubungan dengan lingkungan

organisasi baik internal maupun eksternalnya.(Arons dan Waalewijn,2000)

Implikasi penting dari kerangka kerja kekuatan porter adalah ide untuk

extended rivalry. Dimana perusahaan harus mengerti kompetisi di dalam industri.

Dalam hal ini yang harus diperhatikan adalah kompetitor saat ini termasuk

pelanggan, pemasok, perusahaan yang menghasilkan subtitusi produk dan

potensial dari pendatang baru. Perusahaan secara umum harus berusaha untuk

melakukan manipulasi dari kekuatan kompetitif yang berada dalam industry untuk

mencapai comparative advantage diantara para competitor yang ada saat ini.

(Bakos dan Treacy, 1986)

Sangatlah penting bagi suatu perusahaan untuk dapat bertahan

menghadapi lima model daya saing ini dan menjadikan kelima hal tersebut suatu

kekuatan yang medukung perusahaan karena akan berdampak pada strategi

perusahaan (Porter,2008), contohnya adalah inovasi atau pengenalan terhadap

produk yang mempunyai kedudukan yang sama, dimana akan melawan ancaman

terhadap produk pengganti, pendatang baru dan kompetisi dengan kompetitor

lama. (Shin,2001)

43

2.16.1.2 Analisa PEST (Politic, Economic, Social, Technology)

Menurut Ward dan Peppard (2002,p70-72) analisis PEST adalah analisis

terhadap factor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik,

ekonomi, social dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu

unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai

sebuah situasi, menilai strategi atau posisi, arah perusahaan, rencana pemasaran

atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau ancaman baru bagi

perusahaan.

a) Faktor Politik

Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah, masalah-masalah hukum,

serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana

perusahaan melakukan kegiatan. Contoh :

Upah minimum

Pengendalian harga

Kesempatan bekerja yang sama untuk semua orang

Keselamatan dan kesehatan dalam pekerjaan

Dimana lokasi pabrik boleh didirikan

Apa yang boleh dikeluarkan pabrik itu ke udara

Berapa keributan yang boleh dilakukan dalam berproduksi

Apakah perusahaan dapat melakukan periklanan dan iklan mana yang

boleh dilakukan

Peraturan dan perlindungan lingkungan

Perpajakan (perusahaan; konsumen)

Peraturan perdagangan internasional

Perlindungan konsumen

Hukum ketenagakerjaan

Perusahaan/sikap pemerintah

Peraturan kompetisi

b) Faktor Ekonomi

Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya

pembelian dari pelanggan dan mempengaruhi iklim dari bisnis suatu

44

perusahaan. Faktor-faktor ekonomi yang spesifik yang dianalisis dan

didiagnosis oleh kebanyakan perusahaan termasuk:

Pertumbuhan ekonomi

Kebijakan moneter

Pengeluaran pemerintah

Kebijakan ke arah unemployment

Tahapan siklus bisnis. Ekonomi dapat diklasifikasikan seperti dalam

keadaan depresi, resesi, kebangkitan (recovery) atau kemakmuran.

Gejala inflasi dan deflasi dalam harga barang-barang dan jasa. Kalau

inflasi sangat tajam, mungkin diadakan pengendalian upah dan harga.

Kebijaksanaan keuangan, tingkat bunga dan devaluasi atau revaluasi uang

dalam hubungannya dengan uang asing.

Kebijaksanaan fiskal: tingkat pajak atau perusahaan dan perorangan.

Neraca pembayaran, surplus atau defisit dalam hubungannya terhadap

perdagangan luar negeri.

Setiap segi ekonomi ini dapat membantu atau menghambat usaha mencapai

tujuan perusahaan dan menyebabkan keberhasilan ataupun kegagalan strategi.

Misalnya, resesi sering menyebabkan pengangguran, bila kita memproduksi

barang sesuka hati kita, yang dapat menyebabkan penjualan rendah.

Kebijaksanaan perpajakan dapat mengurangi daya tarik investasi dalam suatu

industri atau mengurangi pendapatan setelah dipotong pajak dari para

konsumen, yang akhirnya mengurangi tingkat pengeluarannya.

c) Faktor sosial

Faktor-faktor sosial terpusat pada penilaian dari sikap konsumen dan

karyawan yang mempengaruhi strategi. Para perencana strategi harus

mengikuti perubahan pada tingkatan pendidikan dan penilaian sosial dengan

maksud menilai dampaknya terhadap strategi mereka. Tetapi reaksi khas dari

perusahaan terhadap faktor-faktor sosial berbeda-beda, dari perubahan dalam

tingkah laku sampai ke usaha mengubah penilaian sosial dan sikap melalui

usaha hubungan kemasyarakatan.

45

Faktor-faktor sosial yang dianalisis dan didiagnosis oleh kebanyakan

perusahaan antara lain:

Distribusi pendapatan

Demografi

Tenaga kerja / mobilitas sosial

Perubahan gaya hidup

Sikap kerja

Pendidikan

Kesehatan dan kesejahteraan

tingkat pertumbuhan penduduk

kondisi lingkungan social

kondisi lingkungan kerja

keselamatan

Kondisi kehidupan (polusi, perumahan, dsb)

d) Faktor Teknologi

Perencana strategi yang efektif meneliti lingkungan untuk mencari perubahan

teknologi yang dapat mempengaruhi bahan baku, operasi, dan produk serta

jasa perusahaan, karena perubahan teknologi dapat memberikan peluang besar

untuk meningkatkan hasil, tujuan atau mengancam kedudukan perusahaan.

Dorongan pemerintah melalui kebijaksanaan pajak dan undang-undang juga

memainkan peranan dalam perubahan teknologi. Kemauan untuk melakukan

inovasi dan mengambil resiko nampak merupakan komponen yang penting.

Selanjutnya perubahan teknologi menghendaki iklim sosial ekonomis yang

dapat menerimanya. Faktor-faktor politik yang dianalisis dan didiagnosis oleh

kebanyakan perusahaan antara lain:

Fokus pemerintah dan industri pada kemajuan teknologi

Penemuan dan pengembangan baru

Kecepatan dari transfer teknologi

Rates of technology obsolescence

Biaya dan penggunaan teknologi

Perubahan dalam ilmu pengetahuan

46

Dampak dari perubahan teknologi

Aktivitas penelitian dan pengembangan teknologi

Automatisasi

Tingkat kadarluasa teknologi

Tabel 2.1 Analisis PEST (Ward dan Peppard,2002,p71)

2.16.2. Analisis Lingkungan Internal Bisnis

Analisis lingkungan bisnis dari perusahaan digunakan untuk mengetahui

strategi bisnis perusahaan pada saat ini dan visi misi perusahaan, aktivitas dan

proses bisnis perusahaan, sumber daya yang dimiliki dan informasi yang

dibutuhkan perusahaan.adapun teknik-teknik analisis yang digunakan dalam

memahami kondisi situasi lingkungan internal bisnis antara lain adalah:

2.12.2.1 Analisis Value Chain

Analisis rantai nilai (value chain) dikemukakan oleh Michael

Porter(Ward dan Peppard,2002,p244). Menurut Porter, setiap perusahaan adalah

kumpulan kegiatan yang dilakukan untuk produksi, pemasaran, pengiriman dan

dukungan terhadap produk. Keseluruhan kegiatan ini dapat direprentasikan

47

dengan menggunakan value chain. Porter juga menjelaskan bahwa teknologi

informasi adalah salah satu pendukung utama dari value chain (Pan dan Hsu,

1995).

Gambar 2.6 Value Chain Services Business (Ward dan Peppard,2002,p265)

Pendekatan rantai nilai (value chain) dibedakan menjadi dua tipe

aktivitas bisnis (Ward and Peppard,2002,p263)

1) Aktivitas Utama (Primary Activities)

Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya

memberikan kepuasan pada pelanggan. Aktivitas-aktivitas tersebut tidak hanya

dilakukan dengan baik, tapi juga harus saling berhubungan dengan efektif jika

keseluruhan performa bisnis hendak dioptimalkan. Aktivitas utama terdiri

dari inbound logistics, outbound logistics, sales dan marketing, serta services.

a. Inbound Logistics

Mendapatkan,menerima, menyimpan dan pengadaan input kunci dan

sumber daya dalam kualitas dan kuantitas yang tepat bagi bisnis. Ini

mungkin termasuk merekrut staf serta membeli bahan, komponen, jasa dan

berurusan dengan subkrontraktor dan memperoleh peralatan.

b. Operations

48

Mengubah input menjadi produk atau layanan yang diperlukan oleh para

pelanggan. Ini mencakup sumber daya dan membawa bahan bersama-sama

untuk membuat produk atau menyediakan layanan.

c. Outbound Logistics

Mendistribusikan produk ke pelanggan baik secara langsung kepada

pelanggan atau kea gen yang sesuai untuk ddistribusi, sehingga pelanggan

dapat memperoleh produk atau jasa dan membayarnya dengan tepat.

d. Sales and marketing

Menyediakan cara-cara di mana pelanggan dan konsumen sadar akan

produk atau jasa dan bagaimana mereka dapat memperoleh itu, termasuk

cara untuk membujuk mereka untuk membeli atau menggunakan produk

atau jasa.

e. Services

Memberikan nilai tambah lebih jauh kepada pelanggan dengan

memastikan pelanggan mendapatkan keuntungan penuh atau nilai dari

produk yang dibeli.

2) Aktivitas Pendukung

Merupakan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengontrol dan

mengembangkan bisnis dari waktu ke waktu dengan cara menambahkan nilai

secara tidak langsung, nilainya akan diketahui melalui kesuksesan dari aktivitas

utama.

a. Technology

Menjelaskan teknologi apa saja yang digunakan dalam perusahaan tersebut

b. Human Resources

Merupakan cara dari perusahaan dalam mengatur SDMnya, misalnya

dengan memberikan pelatihan atau pembekalan skill dan ilmu

c. Infrastructure

Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh

perusahaan

d. Procurement

49

Suatu proses lengkap untuk mendapatkan barang dan jasa dari persiapan

mulai dari persiapan dan pengolahan dari sebuah daftar permintaan atas

invoice untuk pembayaran.

Menurut Jogiyanto (2005, p334), teknologi informasi merupakan alat

yang potensial untuk digunakan dalam menciptakan atau menambah nilai-nilai

dan teknologi informasi dimaksudkan untuk melihat sampai sejauh mana peran

sistem dan teknologi informasi diperusahaan saat ini dirantai nilai.

Dari analisa ini dapat diketahui dan dijawab pertanyaan-pertanyaan

berikut ini:

1. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem informasi sudah mempunyai peran

dalam menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai?

2. Apakah peran sistem informasi sudah optimal atau masih dapat ditingkatkan

di kegiatan-kegiatan yang sudah memanfaatkannya?

3. Di kegiatan-kegiatan mana saja sistem informasi masih belum berperan

menciptakan atau menambah nilai di rantai nilai?

4. Apakah sistem informasi dapat diterapkan di kegiatan-kegiatan yang belum

memanfaatkannya?

2.16.3. Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI

Bagian dari analisis ini juga meliputi pengetahuan tentang SI/TI yang

digunakan oleh pihak eksternal seperti pemasok, pesaing atau perusahaan-

perusahaan lain yang memiliki hubungan dan mempengaruhi bisnis perusahaan.

Salah satu aspek dari analisis ini adalah untuk dapat mengkategorikan elemen-

elemen yang potensial dan berharga dari teknologi untuk dapat dievaluasi dan

dimanfaatkan oleh perusahaan. Inti dari analisis ini adalah untuk dapat

menyediakan informasi sebagai salah satu bentuk masukan dalam bentuk proses

perencanaan strategi SI/TI. ( Ward dan Peppard,2002,p203-p204)

2.16.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI

Analisis ini akan menyediakan informasi yang menyeluruh tentang

lingkungan SI/TI perusahaan saat ini, yang dapat digunakan sebagai salah satu

bentuk masukan dalam bentuk proses perencanaan strategi SI/TI. Analisis

50

lingkungan internal SI/TI mengetahui pandangan SI/TI terhadap bisnis pada masa

sekarang ini, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan bisnis dan

kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya didalam

perusahaan dan infrastuktur teknologi yang digunakan. Aplikasi portfolio saat ini

dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam pengembangan.( Ward

dan Peppard, 2002,p153)

2.16.4.1 Analisis McFarlan

Analisis lingkungan internal SI/TI mengetahui pandangan SI/TI terhadap

bisnis pada masa sekarang ini, pengalaman perusahaan dalam bisnis, cakupan

bisnis dan kontribusinya terhadap pasar, kemampuan perusahaan, sumber daya

didalam perusahaan dan infrastruktur teknologi yang digunakan. Aplikasi

portfolio saat ini dari sistem yang berjalan dan sistem yang sedang dalam

pengembangan (Ward dan Peppard, 2002, p.153).

Portfolio aplikasi adalah cara untuk membawa bersama sistem informasi

yang telah ada, yang direncanakan dan potensial kemudian menilai kontribusi

bisnisnya, umumnya berupa matrik 2x2, yang merupakan metode yang sangat

populer untuk menjelaskan dampak dari variabel yang tidak berkaitan namun

saling mempengaruhi. Dalam portfolio aplikasi, sebuah aplikasi dapat

dikategorikan sebagai strategic, high potential, key operational dan support

tergantung dari peranannya dalam mendukung strategi bisnis perusahaan, baik

saat ini maupun disaat mendatang. Dalam portofolio aplikasi sebuah aplikasi

dapat dikategorikan sebagai berikut :

Strategic

Aplikasi yang memiliki pengaruh kritis terhadap keberhasilan bisnis

perusahaan dimasa mendatang. Aplikasi strategis adalah aplikasi yang mendukung

perusahaan dengan memberikan keunggulan bersaing. Teknologi yang digunakan

tidak menentukan apakah suatu aplikasi strategis atau tidak dampaknya pada

bisnis perusahaan yang menentukan

51

Key Operational

Aplikasi yang menunjang kelangsungan bisnis perusahaan. Apabila terhenti,

perusahaan tidak bisa beroperasi dengan normal dan ini akan mengakibatkan

menurunnya keunggulan perusahaan

Support

Aplikasi yang mendukung perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan

efektifitas bisnis namun tidak memberikan keunggulan bersaing.

High Potential

Aplikasi yang mungkin dapat menciptakan peluang keunggulan bagi

perusahaan dimasa mendatang. Tapi masih belum terbukti.

Gambar 2.7 Aplikasi Portfolio McFarlan

(Ward dan Peppard,2002,p42)

2.16.5. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)

Menurut Rangkuti (2006,p18-p19), analisis SWOT adalah identifikasi

berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis

ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang

secara bersamaan agar dapat meminimalkan kelemahan dan ancamaan. Jadi,

analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman

dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis ini terbagi atas

komponen dasar, yaitu :

Strength (kekuatan), adalah sumber daya, ketrampilan atau keunggulan,

hubungan pembeli dan pemasok dan faktor lain.

52

Weakness (kelemahan), merupakan keterbatasan/kekurangan dalam

sumber daya, ketrampilan dan kemampuan yang menghalangi kinerja

organisasi.

Opportunities (peluang), adalah situasi yang menguntungkan bagi

organisasi. Identifikasi segmen pasar yang sebelumnya terlewatkan,

perubahaan dalam situasi kompetisi atau regulasi dan teknologi serta

hubungan pembeli dan pemasok yang diperbaiki sehingga dapat

menunjukkan peluang bagi organisasi.

Treats (ancaman), adalah rintangan bagi posisi sekarang atau yang akan

dicapai oleh organisasi. Masuknya pesaing baru, pertumbuhan pasar yang

lambat, daya tawar pembeli dan pemasok yang meningkat, perubahan

teknologi dan peraturan baru yang dapat merupakan ancaman bagi

kelangsungan atau keberhasilan organisasi.

Gambar 2.8 Analisa SWOT

(Rangkuti,2006,P19)

2.16.6. Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS )

Menurut Rangkuti ( 2006, p22-23) , seblum membuat matrik factor

strategi eksternal, terlebih dahulu kita perlu mengetahui factor strategi eksternal (

EFAS)

53

Tabel 2.2 Tabel EFAS

(Rangkuti,2006,p23)

Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS) :

a. Susunlah dalam kolom 1( 5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman).

b. Beri bobot masing-masing factor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 ( sangat

penting) sampai dengan 0,0 ( tidak penting ). Faktor-faktor tersebut

kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap factor strategis.

c. Hitung rating ( dalam kolom 3) untuk masing –masing factor dengan

memberikan skala mulai dari 4 ( Very Good) sampai dengan 1 (poor)

berdasarkan pengaruh factor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang

bersangkutan. Pemberian nilai rating untuk faktor peluang bersifat positif (

peluang yang semakin besar diberi rating +4, tetapi jika peluangnya kecil,

diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya.

Misalnya, jika nilai ancaman sangat besar, rating alah 1. Sebaliknya jika nilai

ancaman sedikit ratingnya 4

d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh

faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk

masing- masing faktor yang nilainya bervariasi dari 4,0 (Very Good) sampai

dengan 1,0 (poor)

e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-

faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotan dihitung. Jumlahkan

skor pembobotan ( pada kolom 4), untuk memperoleh total skor bagi

53


(Rangkuti,2006,p23)

















dengan 1,0 (poor)




53


(Rangkuti,2006,p23)

















dengan 1,0 (poor)




54

perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukan bagaimana

perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktor- faktor strategis eksternalnya.

Total skor ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan

kelompok industri yang sama.

2.16.7. Penentuan Faktor Strategi Internal ( IFAS)

Menurut Rangkuti ( Rangkuti,p24-25), setelah faktor- faktor strategi

internal suatu perusahaan teridentifikasi, suatu table IFAS ( Internal Strategi

Factor Analysis) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal

tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan.

Tabel 2.3 Tabel IFAS

(Rangkuti,2006,p25)

Tahapnya adalah :

a. Tentukan faktor – faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan

perusahaan dalam kolom 1

b. Beri bobot masing- masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 _

paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan faktor-faktor

tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. ( semua bobo tersebut

jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,0)

c. Hitung rating ( dalam kolom 3) untuk masing- masing faktor dengan

memberikan skala mulai dari 4 (Very Good) sampai dengan 1 ( poor),

berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang

bersangkutan. Variable yang bersifat positif ( semua variable yang masuk

54











(Rangkuti,2006,p25)

Tahapnya adalah :











54











(Rangkuti,2006,p25)

Tahapnya adalah :











55

kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari 1+ sampai dengan 4+ ( sangat

baik) dengan membandingkan dengan rata-rata industri atau dengan

pesaing utama. Sedangkan variable yang bersifat negative, kebalikannya.

Contohnya, jika kelemahan perusahaan besar dengan rata- rata industry

nilainya adalah 1, sedangkan jika kelemahan perusahaan dibawah rata-rata

industry, nilainya adalah 4.

2.16.8. Matrix SWOT

Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah

matrik SWOT. Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman

(EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan

kelemahan (IFAS) yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set

alternative strategis (rangkuti, 2006,p31). Cara membuat matrik SWOT adalah

dengan menggunakan faktor-faktor strategis eksternal maupun internal sebaimana

telah dijelaskan dalam table EFAS dan IFAS, yaitu mentransfer peluang dan

ancaman dari table EFAS serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari table

IFAS kedalam sel yang sesuai dalam matrix SWOT.

Menurut David (2011, p327-330), Matriks SWOT merupakan alat untuk

mencocokan faktor internal dan faktor eksternal yang penting yang membantu

manajer untuk mengembangkan empat tipe strategi, yaitu :

1. Strategi SO (Strenght-Opportunity)

Menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan

peluang eksternal. Perusahaan pada urnumnya akan menjalankan strategi

WO, ST, atau WT agar dapat mencapai situasi mereka dapat menerapkan

strategi SO. Ketika suatu perusahaan memiliki kelemahan utama,

perusahaan tersebut akan berusaha mengatasinya dan menjadikannya

kekuatan.

2. Strategi WO (Weakness-Opportunity)

Strategi yang bertnjuan untuk memperbaiki kelemahan internal

dengan memanfaatkan peluang eksternal. Kadang-kadang terdapat

peluang eksternal yang menjadi kunci, tetapi perusahaan memiliki

kelemahan internal yang menghambatnya untnk mengeksploitasi peluang

56

tersebut.

3. Strategi ST (Strength-Threat)

Strategi yang menggunakan kekuatan perusahaan untuk

menghindari atau mengurangi pengaruh dari ancaman eksternal. Ini

tidak berarti bahwa organisasi yang kuat harus selalu menghadapi

ancaman di lingkungan eksternalnya secara langsung.

4. Strategi WT (Weakness-Threat)

Strategi defensif yang diarahkan pada pengurangan kelemahan

internal dan menghindari ancaman ekstemal. perusahaan organisasi

menghadapi berbagai ancaman eksternal dan kelemahan interal akan

berada pada posisi yang tidak aman. Kenyataannya perusahaan seperti

itu, mungkin hams berusaha bertahan hidup, bergabung, mengurangi

ukuran, mendeklarasikan kebangkrutan, atau memilih likuidasi.

Gambaran skematis dari Matrik SWOT terdiri dari sembilan sel.

Terdapat empat sel faktor utama, empat sel strategi, dan satu sel yang biasa

dibiarkan kosong. Empat sel faktor utama terdiri dari Stength, Weakness,

Opportunities dan Threats. Terdapat delapan langkah dalam membentuk

sebuah Matrix SWOT, yaitu (David, 2011, p330) :

1. Buat daftar peluang-peluang eksternal utama perusahaan.

2. Buat daftar ancaman-ancaman eksternal utama perusahaan.

3. Buat daftar kekuatan-kekuatan internal utama perusahaan.

4. Buat daftar kelemahan-kelemahan internal utama perusahaan.

5. Cocokan kekuatan internal dengan peluang eksternal dan catat hasil

strategi SO dalam sel yang ditentukan.

6. Cocokan kelemahan internal dengan peluang eksternal dan catat

hasil strategi WO dalam sel yang ditentukan.

7. Cocokan kekuatan internal dengan ancaman eksternal dan catat hasil

strategi ST dalam sel yang ditentukan.

8. Cocokan kelemahan internal dengan ancaman eksternal dan catat

hasil strategi WT dalam sel yang ditentukan.

57

2.16.9. Konsep Balance Scorecard (BSC)

Menurut Robert S. Kaplan dan David P. Norton (2000,p8), Balance

Scorecard adalah suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang

secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada

manajer tentang kinerja bisnis. Kaplan dan Norton telah mengenalkan Balanced

Scorecard pada tingkat organisasi enterprise. Prinsip dasar dari Balanced

Scorecard ini adlaah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak

hanya dilihat dari segi financial saja tetapi juga harus ditambahkan dengan

ukuran-ukuran perspektif lainnya seperti tingkat kepuasan pelanggan, proses

internal dan kemampuan melakukan inovasi.

Balanced scorecard memberi manfaat bagi organisasi dalam beberapa

cara:

Menjelaskan visi dan strategi organisasi

Merencanakan, menetapkan sasaran dan menyelaraskan organisasi untuk

mencapai visi itu

Mengintegrasikan perencanaan strategis dan alokasi sumber daya

Meningkatkan efektivitas manajemen dengan menyediakan informasi yang

tepat untuk mengarahkan perubahan

BSC membagi strategi dan pengukurannya ke dalam empat persepektif,

yaitu keuangan, proses bisnis internal, pelanggan dan inovasi. Empat perspektif

ini bias disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, jadi bias ditambah ataupun

diganti.

1. Perspektif Financial menurut Kaplan (Kaplan, 1996) pada saat

perusahaan melakukan pengukuran secara finansial, maka hal pertama

yang harus dilakukan adalah mendeteksi keberadaan industri yang

dimilikinya. Kaplan menggolongkan tiga tahap perkembanganindustri

yaitu; growth, sustain, dan harvest.Dari tahap-tahap perkembangan

industri tersebut akan diperlukan strategi-strategi yang berbeda-beda.

Dalam perspektif finansial, terdapat tiga aspek dari strategi yang dilakukan

suatu perusahaan;

pertumbuhan pendapatan dan kombinasi pendapatan yang dimiliki

suatu organisasi bisnis

58

penurunan biaya dan peningkatan produktivitas

penggunaan aset yang optimal dan strategi investasi.

2. Perspektif Customer, dalam perspektif customer ini mengidentifikasi

bagaimana kondisi customer mereka dan segmen pasar yang telah dipilih

oleh perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor mereka. Segmen yang

telah mereka pilih ini mencerminkan keberadaan customer tersebut

sebagai sumber pendapatan mereka. Dalam perspektif ini, pengukuran

dilakukan dengan lima aspek utama (Kaplan,1996:67); yaitu

o pengukuran pangsa pasar, pengukuran terhadap besarnya pangsa

pasar perusahaan mencerminkan proporsi bisnis dalam satu area

bisnis tertentu yang diungkapkan dalam bentuk uang, jumlah

customer, atau unit volume yang terjual atas setiap unit produk

yang terjual.

o customer retention, pengukuran dapat dilakukan dengan

mengetahui besarnya prosentase pertumbuhan bisnis dengan

jumlah customer yang saat ini dimiliki oleh perusahaan.

o customer acquisition, pengukuran dapat dilakukan melalui

prosentase jumlah penambahan customer baru dan perbandingan

total penjualan dengan jumlah customer baru yang ada.

o customer satisfaction, pengukuran terhadap tingkat kepuasan

pelanggan ini dapat dilakukan dengan berbagai macam teknik

diantaranya adalah : survei melalui surat (pos), interview melalui

telepon, atau personal interview.

o customer profitability, pengukuran terhadap customer profitability

dapat dilakukan dengan menggunakan teknik Activity Based-

Costing (ABC).

3. Perspektif Proses Bisnis Internal, dalam perspektif ini, perusahaan

melakukan pengukuran terhadap semua aktivitas yang dilakukan oleh

perusahaan baik manajer maupun karyawan untuk menciptakan suatu

produk yang dapat memberikan kepuasan tertentu bagi customer dan juga

para pemegang saham. Dalam hal ini perusahaan berfokus pada tiga proses

bisnis utama yaitu: proses inovasi, proses operasi, proses pasca penjualan.

59

4. Perspektif Inovasi Perspektif yang terakhir dalam Balanced Scorecard

adalah perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Kaplan (Kaplan,1996)

mengungkapkan betapa pentingnya suatu organisasi bisnis untuk terus

memperhatikan karyawannya, memantau kesejahteraan karyawan dan

meningkatkan pengetahuan karyawan karena dengan meningkatnya

tingkat pengetahuan karyawan akan meningkatkan pula kemampuan

karyawan untuk berpartisipasi dalam pencapaian hasil ketiga perspektif di

atas dan tujuan perusahaan.

Berikut adalah gambar empat perspektif BSC ( Gambar 2.10)

Gambar 2.9 Balanced Scorecard (Ward dan Peppard,2002,p208)

Konsep BSC didasarkan pada asumsi bahwa efisisensi penggunaan

modal investasi tidak lagi menjadi penentu tunggal untuk keunggulan kompetitif,

tapi factor seperti modal intelektual, penciptaan pengetahuan atau orientasi

pelanggan yang sangat baik menjadi lebih penting. BSC digunakan untuk

berkomunikasi dan mengkoordinasikan deskripsi strategi bisnis. Kesenjangan

antara perencanaan strategis dan operasi bias dijembatani dan pencapaian jangka

panjang dari tujuan strategis dijamin dengan aplikasi yang konsisten dan

perumusan strategi bisnis yang sebelumnya di tetapkan dalam empat perspektif

BSC (Figge, Hahn, Schaltegger dan Wagner, 2002)

60

2.16.10. Critical Success Factor

Menurut Ward (2002, p209), analisis critical success factor (CSF)

merupakan area terbatas dalam suatu bisnis yang apabila terpenuhi maka akan

menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi perusahaan.

Rockart (Ward,2002,p209), mendefinisikan CSF sebagai area tertentu

dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan

menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area

kunci dimana ‘sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar’, sehingga

keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang.

Manfaat dari analisis CSF menurut Ward dan Peppard (2002,p209),

adalah sebagai berikut :

1. Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam

melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi

sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada

bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam

menggunakan sistem informasi, yang diselaraskan dengan

pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis.

2. Analisis CSF menghubungkan proyek SI yang akan

diimplementasikan dengan tujuannya, dengan demikian sistem

informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan

strategi bisnis perusahaan.

3. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat

menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang

diperlukan setiap individu.

4. Dengan menyediakan suatu hubungan dengan kebutuhan informasi,

analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan

investasi modal yang potensial.

5. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi

pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan

perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu

yang paling kritis.

6. Analisis CSF sangat berguna apabila digunakan sejalan dengan

61

analisis value chain dalam mengidentifikasikan proses yang paling

kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui

kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan.

Gambar 2.10 Critical Success Factor [Ward and Peppard, 2002]

2.17. Hasil Perencanaan Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Hasil atau output dari sebuah proses perencanaan SI/TI adalah gabungan

dari hasil dokumen yang mendefinisikan strategi-strategi dan rencana-rencana.

Dapat juga berisi materi yang berhubungan dengan computer, matrik-matrik dan

model analisis dan berhubungan dengan factor manusia seperti standard keahlian

yang dibutuhkan dan lainnya (Ward and Peppard, 2002, p162). Struktur dari

sebuah hasil perencanaan SI/TI adalah mengacu pada gambar 2.4 tentang model

perencanaan strategi SI/TI. Berikut ini akan diuraikan secara merinci mengenai

hasil perencanaan strategi Sistem informasi san teknologi informasi.

62

2.13.1. Business IS Strategies

Business IS strategies adalah strategi yang menjelaskan bagaimana

sebuah bisnis akan memanfaatkan sistem dan teknologi informasi dalam

pencapaian tujuannya. Tujuan utamanya adalah untuk menghubungkan sistem

informasi dan teknologi informasi secara jelas dan mendasar dengan strategi

bisnis perusahaan. Strategi ini mendefiniskan kebutuhan layanan dari manajemen

dan end-user yang disesuaikan dengan rencana bisnis dan kegiatan bisnis serta

disesuaikan dengan semua prioritas pengembangan infrastruktur atau sistem

aplikasi perusahaan. Tidak semua kebutuhan yang didefiniskan mengarah pada

pengembangan aplikasi baru, beberapa kebutuhan dapat juga mengarah pada

penyempurnaan sistem operasional yang sudah ada agar menjadi lebih baik dan

efektif (Ward 2002,p164) Business IS strategies jugamencakup penjelasan tentang

portfolio aplikasi dimasa mendatang, yang tak hanya berisi penjelasan mengenai

kebutuhan-kebutuhan sistem dan informasi, tapi juga mencakup penjelasan

tentang aplikasi yang potensial serta usulan-usulan untuk peningkatan strategi

bisnis dimasa mendatang ( Ward, 2002,p167)

2.13.2. IT Strategy

IT strategy adalah strategi yang bertujuan untuk mendefinisikan

bagaimana sumber daya dan teknologi akan diperoleh, diatur dan dikembangkan

sehingga dapat menunjang business IS strategies. Strategi ini juga dapat

beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi saat ini yang dapat

menimbulkan peluang dan hambatan di masa yang akan datang. IT Strategy

memiliki fokus pada area dimana perubahan sangat diperlukan berdasar pada

kebutuhan bisnis atau fokus pada peluang-peluang baru yang muncul karena

adanya kemajuan dan perubahan pada teknologi, pengalaman dan kemampuan.

Factor dukungan yang diberikan IT strategy (Ward, 2002, p167) adalah sebagai

berikut :

i. Manajemen portfolio aplikasi

ii. Organisasi dari SI/TI, mengatur sumber daya dan masalah-

masalah administrasi

63

iii. Mengatur sumber daya informasi dan pencapaian tujuan dari

layanan informasi

iv. Mengatur perngembangan aplikasi

v. Mengatur teknologi

2.13.3. IS/IT Management Strategy

IS/IT management strategy adalah strategi yang mencakup keseluruhan

elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan, strategi yang menjamin

konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yag berkaitan dengan

sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan.

Kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung sistem

informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, kebijakan yang

berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya

manusia dan kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan sistem informasi

perusahaan ( Ward, 2002,p168-170).

64

HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN

65

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas tentang metode penelitian untuk perencanaan strategis

SI/TI dengan mengunakan metode Ward dan Peppard (2002). Penyusunan Tesis

ini, memerlukan data-data informasi yang relative lengkap sebagai bahan yang

mendukung kebenaran dari materi uraian pembahasan. Dalam mengkaji

perencanaan strategi SI/TI diperlukan suatu pendekatan metodologi yang berisi

metode dan teknik yang digunakan.

3.1.Tahap Pendahuluan

Tahap awal yang dilakukan dalam penelitian, yang berisikan kegiatan

antara lain menentukan latar belakang masalah, perumusan masalah dam tujuan

dan manfaat penelitian.pada tahap ini permasalahan yang dihadapi oleh PT.TAT

terkait dengan sitem informasi dan teknologi informasi (SI/TI) yang menjadi latar

belakang penelitian ini akan dikaji sehingga layak untuk dilakukan objek

penelitian. Kemudian mendefinisikan tujuan penelitian untuk memperoleh

manfaat yang bisa didapatkan.

3.2.Tahap Pengumpulan Data dan Informasi

Tahap ini merupakan tahap pencarian dan pengumpulan data dan

informasi tentang objek penelitian untuk dapat dilakukan analisa lebih lanjut

sehingga dapat dipergunakan menjadi informasi dalam menyusun perencanaan

strategis SI/TI pada PT.TAT.

Data dan informasi yang dibutuhkan dalam perencanaan strategis SI/TI

terkait dengan visi dan misi, tujuan serta rencana strategis PT.TAT agar sesuai

dengan perencanaan bisnisnya. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini antara

lain adalah studi literatur, studi dokumen instistusi, wawancara dan observasi.

66

3.2.1. Studi Literatur

Tahap awal untuk melakukan pengumpulan data dan informasi adalah

studi literature yang digunakan untuk mendapatkan landasan teori dan informasi

dalam penyusunan tesis. Studi literatur dapat dilakukan dengan cara mempelajari

buku-buku teks, jurnal, artikel ilmiah, buku-buku tesis, serta sumber pustaka

lainnya yang relevan dengan tesis yang dikerjakan. Dengan melakukan tahap ini

diharapkan memahami konsep teoritis dan rumus metodologi penelitian yang

dipilih dalam penelitian merupakan pilihan tepat untuk perencanaan strategis

SI/TI di PT.TAT.

3.2.2. Studi Dokumen PT.TAT

Data Sumber Penelitian diperoleh dengan mempelajari dokumen-

dokumen yang dimiliki oleh PT.TAT. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan

berisikan tentang visi, misi, sasaran dan tujuan, strategi dan program utama

perusahaan.

3.2.3. Wawancara

Wawancara dibutuhkan untuk memperoleh data mengenai kondisi

internal perusahaan yang ada saat ini dan data kondisi perusahaan yang

diharapkan di masa depan melalui wawancara langsung dengan :

1. Owner PT.TAT

2. Direktur PT.TAT

3. Manager PT.TAT yang terkait dengan manajemen operational perusahaan

4. Karyawan yang terkait

3.2.4. Observasi

Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung untuk

,memperoleh proses bisnis yang ada di PT.TAT. Bagaimanapun penerapan sistem

informasi dan teknologi informasi yang sudah dimiliki oleh PT.TAT

67

Gambar 3.1 Tahapan yang dilakukan dalam penelitian

68

3.3.Tahap Pemahaman Kondisi Sekarang

Tujuan tahap ini adalah untuk mengetahu kondisi terkini yang ada di

perusahaan dari sisi lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI perusahaan.

Langkah-langkah dalam menganalisa lingkungan internal dan eksternal bisnis

seran lingkungan eksternal dan internal SI/TI yang ada di perusahaan dapat

diuraikan sebagai berikut:

3.3.1. Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis

Lingkungan eksternal bisnis PT.TAT dipengaruhi oleh factor-faktor

diluar kendali perusahaan, tapi bisa memberikan pengaruh dalam proses

pengambilan keputusan dan proses internal bisnis perusahaan. Tujuan analisa ini

untuk mengetahui Threat and opportunities apa saja yang mampu mempengaruhi

perusahaan. Analisa ini menggunakan Analisa PEST dan analisa Porter’s Five

Forces.

3.3.1.1. Analisa PEST

Tahap ini merupakan pemahaman lingkungan eksternal perusahaan

dengan melakukan analisa yang terkait dengan kondisi politik,ekonomi,sosial dan

teknologi yang dapat mempengaruhi operasional bisnis perusahaan, meliputi:

1. Faktor politik : kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah saat ini yang

mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan. Contoh : Kebijakan mengenai

pembelian BBM, Potensi penghapusan subsidi BBM.

2. Faktor ekonomi : kondisi perekonomian dan pangsa pasar mempengaruhi

harga jual produk untuk BBM non subsidi, Kurangnya daya beli

masyarakat untuk membeli bahan bakar khusus dan kenaikan harga

minyak mentah dunia mempengaruhi harga BBK.

3. Faktor Sosial : kondisi lingkungan sosial masyarakat mempengaruhi

pangsa pasar dari produk yang ada seperti timbulnya budaya "Go Green"

dan munculnya bahan bakar alternatif pengganti BBM.

4. Faktor Teknologi : Semua hal yang dapat membantu dalam menghadapi

tantangan bisnis dan mendukung efisiensi bisnis seperti penggunaan

69

aplikasi ERP, meningkatkan kecepatan dalam mentransfer data dengan

mempunyai jaringan internet yang memadai

Hasil Analisa tersebut dapat dijadikan pedoman dalam menentukan

strategi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan untuk menjawab tujuan strategis

perusahaan.

3.3.1.2. Analisa Porter’s Five Forces

Analisa ini digunakan untuk mengetahui kekuatan PT.TAT, kekuatan

pemasok, ancaman produk pengganti, kekuatan pembeli, serta persaingan

diantara para pesaing.

3.3.2. Analisa Lingkungan Internal Bisnis

Analisa lingkungan internal bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi,

memahami, dan menganalisa mengenai kondisi dan situasi bisnis PT.TAT

dengan menggunakan analisa business strategy. Analisa ini dilakukan pada

visi, misi, sasaran dan tujuan, strategi dan program utama perusahaan. Selain

itu analisa ini juga bertujuan untuk mengukur kinerja perusahaan

mengggunakan alat bantu BSC (Balance Scorecard) yang dilakukan

menggunakan empat perspektif, yaitu financial perspective, customer

perspective, internal process perspective, dan learning and growth perspective.

Dari analisa – analisa diatas diharapkan kekuatan dan kelemahan perusahaan

dapat diidentikasi.

3.3.2.1. Analisa Business Strategy

Pertama, analisa dimulai dengan penjelasan mengenai tujuan bisnis

strategis (misi, visi, sasaran dan lain-lain) dan strategi bisnis PT. TAT yang

diperoleh dari hasil wawancara dan mempelajari dokumen perusahaan untuk

memperoleh arah dan tujuan bisnis PT. TAT. Hasil pemetaan dan analisa

dokumen perusahaan dijadikan dasar dalam pembuatan pertanyaan

wawacara mengenai perusahaan. Sehingga diperoleh arah dan tujuan bisnis

serta kebutuhan SI yang mengarah ke permintaan SI (IS Demands).

70

3.3.2.2. Analisa Balance Scorecard (BSC)

Analisa ini dilakukan dengan analisa kinerja eksekutif diukur dari segi

empat perspektif yang telah disebutkan sebelumnya, kemudian digunakan untuk

mengukur kinerja organisasi secara utuh. Analisis ini diharapkan mampu

menerjemahkan visi dan strategi organisasi ke dalam tindakan nyata di lapangan.

3.3.3. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI

Analisa yang difokuskan pada tren teknologi dan penggunaan SI/TI

pada beberapa perusahaan/organisasi yang memiliki jenis kompentensi serupa

dengan PT.TAT. Dengan analisa ini diharapkan diperoleh varian dari aplikasi

potensial yang dapat diterapkan untuk masa mendatang di PT.TAT.

3.3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI

Analisa ini meliputi analisa terhadap kondisi organisasi SI/TI

terutama dalam sumber daya nya baik dalam sisi kompetensi sumber daya

manusia yang ada dan sistem informasi yang ada saat ini baik perangkat keras

(hardware) yang umum dipakai, perangkat lunak (software) berupa aplikasi-

aplikasi yang ada di PT.TAT umumnya, sistem operasi utama yang digunakan,

serta kondisi infrastrukturnya. Dalam analisa ini juga digambarkan

bagaimanakah kontribusi sumber daya SI/TI dalam kaitannya dengan strategi

bisnis. Dan diharapkan dari hasil analisa ini maka posisi, keadaan, dan kekuatan

organisasi SI/TI dapat diketahui dan dipetakan bagaimanakah SI/TI yang selaras

dengan strategi perusahaan PT.TAT.

3.3.5. Analisa SWOT

Pada tahap ini menjelaskan metode perencanaan strategis yang

digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses),

peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu

spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (

strengths, weaknesses, opportunities, dan threats ) . Proses ini melibatkan

penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan

71

mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak

dalam mencapai tujuan dari PT.TAT. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan

cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat

faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana

aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil

keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara

mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari

peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths)

mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana

cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman

(threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

3.4.Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang

Tahap ini menjelaskan bagaimana kondisi yang diharapkan oleh

PT.TAT melalui serangkaian analisa terhadap kebutuhan SI/TI dengan

menggunakan analisa Value Chain dan analisa CSF. hasil analisa dari kedua

metodologi tersebut dianalisa mengunakan analisa kesenjangan untuk

mendapatkan gap antara kondisi saat ini dengan kebutuhan mendatang yang

diinginkan.

3.5.Tahap Formulasi Strategi

Tahap ini menjelaskan tentang proses formulasi strategi hasil dari

analisa tahap sebelumnya. Output yang akan dihasilkan terdiri dari tiga macam

yaitu Strategi SI Bisnis, Strategi Manajemen SI/TI dan Strategi TI.

3.5.1. Menentukan Strategi SI Bisnis

Setelah gambaran strategi kebutuhan bisnis masa datang diperoleh dari

Analisa Value Chain , Critical Succes Factor dan Analisa Kesenjangan. Berisi

rekomendasi aplikasi apa saja yang dibutuhkan oleh PT.TAT di masa mendatang

yang sesuai dengan visi dan misi yang ingin dicapai. Maka tahap selanjutnya

adalah memetakan hasil analisa tersebut ke dalam aktifitas bisnis yang dilakukan

72

di PT.TAT. Sehingga gambaran strategi dari SI dapat dijalankan selaras dengan

strategi bisnis perusahaan. Formulasi strategi bisnis SI yang akan dibuat, Formulasi

strategi bisnis SI ini merupakan hasil dari strategi manajemen SI/TI yang

mengatur aktivitas SI dan TI dalam PT.TAT melalui proses dan prosedur formal.

3.5.2. Menentukan Strategi Manajemen SI/TI

Tahapan ini berisikan rumusan dari strategi manajemen SI/TI dapat berupa

kebijakan terkait dengan aturan pemeliharaan sumber daya yang ada dari sisi

teknologi mulai. Formulasi strategi manajemen SI/TI ini juga mempunyai

kebijakan tentang pemeliharaan terhadap infrastruktur dari sisi teknologi mulai

dari pemeliharaan terhadap Hardware, Software, Sistem Operasi sesuai dengan

batas anggaran yang tersedia. Strategi manajemen SI/TI diharapkan dapat menjadi

nilai tambah terhadap infrastruktur organisasi. Strategi manajemen SI/TI di sini

menjadi nilai tambah terhadap infrastruktur organisasi dan pengelolaan tingkat

layanan kepada Pelanggan.

3.5.3. Menentukan Strategi TI

Tahapan ini mencakup tentang kebijakan dan strategi bagi berupa cetak

biru infrastruktur, sumber daya manusia, organisasi dan anggaran IS/IT yang

meliputi mekanisme perencanaan Strategi IT. Infrastruktur yang dibuat nantinya

berdasarkan hasil dari kegiatan wawancara dan survey kuesioner mengenai apa

saja yang dibutuhkan baik software maupun hardware, dalam mendukung

perencanaan strategis SI/TI di PT.TAT. Hasil dari formulasi ini diharapkan dapat

digunakan sebagai pedoman dalam pengembangan SI/TI untuk pengelolaan

data pada PT.TAT di masa mendatang.

3.6.Tahap Penentuan Portofolio Aplikasi Mendatang

Hasil pembuatan dari ketiga formulasi yaitu formulasi strategi SI bisnis,

formulasi strategi TI dan formulasi strategi manajemen SI/TI menghasilkan suatu

usulan terhadap pembuatan portfolio aplikasi apa saja yang dibutuhkan PT.TAT di

masa mendatang. Tahap ini juga bertujuan untuk menentukan aplikasi-aplikasi

apa saja yang akan dikembangkan berdasarkan hasil analisa. Dan aplikasi

73

tersebut harus direncanakan dan dikelola sesuai dengan kebutuhan perusahaan

pada saat ini dan masa yang akan datang yang dipetakan menggunakan kuadran

McFarlan.

3.7.Jadwal Kegiatan

Tesis ini diharapkan dapat diselesaikan dalam waktu 3 (tiga) bulan.

Adapun jadwal penyusunan tesis ini adalah sebagai berikut :

No. Kegiatan Bulan Ke1 2 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 Tahap Pendahuluan

2 Tahap pengumpulan data daninformasi

3 Tahap Pemahaman kondisisaat ini

4 Tahap Interpretasi kebutuhanmendatang

5 Tahap formulasi strategi

6 Tahap Penentuan PortofolioAplikasi

7 Penyusunan laporan tesis

74

HALAMAN INI SENGAJA DIKOSONGKAN

75

BAB IV

ANALISA KONDISI PERUSAHAAN SAAT INI

Proses Bisnis dan kondisi eksisting situasi yang dihadapi oleh PT.TAT

akan dibahas secara rinci serta kondisi SI/TI yang sedang diterapkan di PT.TAT

saat ini. Dengan membuat proses bisnis ini akan menghasilkan point-point yang

akan digunakan untuk menentukan strategi sistem informasi dan teknologi

informasi (SI/TI).

4.1.Analisa Lingkungan Internal Bisnis PT.TAT

Dalam menjalankan bisnis ini PT.TAT didukung oleh beberapa faktor

internal yang telah dibuat oleh Pemilik (Owner) dari awal pendirian perusahaan

yang terkait dengan operasional perusahaan. Dalam menjalankan proses – proses

bisnis tersebut PT.TAT dibantu oleh sumber daya – sumber daya yang ada

diperusahaan. Untuk menentukan analisa lingkungan Internal bisnis penulis

melakukan wawancara dengan owner PT.TAT,supervisor serta pengawas SPBU

dan juga melakukan observasi dari visi, misi, tujuan, strategi dan sasaran

perusahaan. Untuk gambaran yang lebih jelas , dipaparkan secara terinci pada sub

bab berikut :

4.1.1. Gambaran Umum PT.TAT

PT.TAT adalah Perusahaan yang bergerak pada industri retail yang

terlatak di kawasan Surabaya utara. Yang mempunyai beberapa bidang industri

seperti Distributor Besi, bisnis BBM, pengisian LPG, Agen LPG, Minyak

Pelumas dan Hotel. PT.TAT merupakan perusahaan holding yang membawahi 4

Perusahaan yang masing-masing perusahaan tersebut mempunyai beberapa

industri yang telah disebutkan diatas. Adapun produk yang ditawarkan oleh

PT.TAT adalah produk kebutuhan pokok yang dibutuhkan oleh masyarakat

seperti BBM dan LPG. Selain itu PT.TAT juga memiliki bisnis penjualan besi,

jasa potong besi dan jasa handling. PT.TAT merupakan head office yang

mempunyai beberapa SPBU yang tersebar di Surabaya, SPPBE, Minyak Pelumas

76

yang berada di SPBU, 2 gudang besi salah satunya berada di daerah Sidoarjo dan

1 Agen LPG.

PT.TAT memiliki rencana kerja yang meliputi visi,misi, strategi,sasaran

dan program kerja lainnya. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya PT.TAT

didukung oleh 6 SPBU yang tersebar di wilayah Surabaya, 2 Gudang Besi yang

berada di Surabaya dan sidoarjo serta penjualan oli yang dijual di SPBU masing-

masing.

Untuk menjalankan konsep bisnis, fungsi dan peran dari divisi teknologi

informasi (TI) sangat diperlukan. Agar program kerja divisi IT dapat berjalan

sesuai dengan konsep bisnis dari perusahan, maka perlu dibuat rencana strategis

sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI) yang merupakan program kerja dari

divisi TI berdasar dari proses bisnis yang telah ada.

4.1.2. Visi dan Misi PT.TAT

Visi dan misi perusahaan ditetapkan oleh manajemen dan menjadi dasar

dalam membuat kebijakan perusahaan, aktivitas dan tujuan yang harus dicapai

oleh perusahaan.

Visi Perusahaan

“Menjadi SPBU yang terpercaya, terunggul, dan terdepan dalam pelayanan”

Misi Perusahaan



3. Menjadi konsumen sebagai raja, supplier sebagai partner, dan karyawan





grade tertinggi





77

4.1.3. Nilai-nilai Perusahaan

PT.TAT memiliki komitmen untuk dalam menjalankan proses bisnisnya,

adapun nilai perusahaan itu yaitu:

1. Kepercayaan terhadap sesama karyawan dan Konsumen (Trusting

Relationship).

2. Integritas yang tinggi terhadap customer dan karyawan (Integrity).

3. Menegakkan disiplin diri terhadap karyawan (Self-discipline).

4. Tidak Pernah Berhenti Belajar dan Selalu mencari Hal-Hal Baru (Never stop

learning).

5. Kritik Yang Membangun (Constructive criticism).

6. Peduli terhadap sesama Karyawan (Caring through sharing).

4.1.4. Tujuan Perusahaan

Dalam melaksanakan mencapai visi dan misi perusahaan maka perlu

ditetapkan tujuan perusahaan sebagai berikut:

1. Mendorong budaya positif organisasi dan etos kerja dengan Sikap, Integritas

dan Kebiasaan.

2. Menyamakan Persepsi visi dan misi dan perusahaan dengan karyawan.

3. Penciptaan tim kerja yang efektif.

4. Memberi dukungan /membentuk manajemen yang effisien.

5. Pondasi solid untuk pertumbuhan Perusahaan - ketika orang tumbuh,

Perusahaan tumbuh.

4.1.5. Sasaran dan Strategi PT.TAT

Sasaran dan strategi utama perusahaan adalah menjadi perusahaan

penyalur BBM yang dipercaya oleh publik

Sasaran dan strategi fungsional keuangan dengan mengoptimalkan

perputaran dana yang ada sebagai modal pengembangan unit usaha bisnis

lainnya dan perbaikan sistem laporan keuangan yang terintegrasi dari

outlet SPBU ke kantor pusat.

78

Sasaran dan Strategi fungsional SDM yaitu menjadi perusahaan yang

mampu mengembangkan potensi diri karyawan menjadi tempat kerja yang

dinamis untuk karyawan dalam meniti karir. Bersama-sama dengan

karyawan mewujudkan visi dan misi perusahaan.

Sasaran dan strategi fungsional pemasaran adalah mengembangkan usaha

lainnya yang berkaitan dengan unit bisnis penyaluran BBM dengan

mengoptimalkan jaringan usaha bisnis yang telah ada.

Sasaran dan strategi fungsional operasional SPBU adalah menjadi outlet

SPBU yang terpercaya oleh publik dan memberikan pelayanan terbaik

kepada konsumen.

4.1.6. Produk SPBU

Jenis Produk-produk yang dijual di SPBU terdiri dari :

1. Premium (Oktan 88) harga premium saat ini mengikuti kebijakan

pemerintah (stabil karena bersubsidi)

2. Biosolar (Cetane 48) harga Biosolar saat ini mengikuti kebijakan

pemerintah (stabil karena bersubsidi)

3. Pertamax ( Oktan 92) Harga Pertamax fluktuatif tergantung harga

minyak mentah

4. Pertamax Plus ( Oktan 95) Harga Pertamax Plus fluktuatif tergantung

harga minyak mentah

5. Pertamina Dex ( Cetane 51) Harga Pertamina Dex fluktuatif

tergantung harga minyak mentah.

4.1.7. Sumber Daya Manusia

Dalam menjalankan usahanya. PT.TAT mempunyai karyawan lebih dari

300 orang karyawan termasuk pekerja yang menempati posisi managerial. Secara

umum struktur organisasi PT.TAT dibagi menjadi 2 tingkatan yaitu operasional

dan managerial dan terdapat 4 bagian utama yaitu Bagian finance dan accounting,

operasional, IT dan HRD. Untuk bagian IT merupakan bagian baru pada PT.TAT,

sebelum bagian ini ada aktivitas yang terkait dengan IT masuk kedalam bagian

operasional. Termasuk juga bagian sumber daya manusia khususnya gaji masih

79

ditangani oleh bagian finance dan accounting. Setiap bagian yang menempati

jabatannya mempunyai tugas dan tanggung jawab masing-masing. Untuk tugas

dan tanggung jawab pada masing-masing bagian akan di dijelaskan pada analisa

struktur organisasi.

4.1.8. Analisa Struktur Organisasi PT.TAT

PT.TAT dipimpin oleh Direktur yang didelegasikan wewenang di SPBU

ke Pengelola SPBU. Tiap area kerja di PT.TAT disebut sebagai Tim

Struktur organisasi PT.TAT terdapat pada gambar 4.1 berikut ini adalah

penjelasan dari tugas-tugas masing-masing bagian yang terdapat di Struktur

Organisasi PT.TAT yang berkaitan dengan SPBU :

1. Direktur

Merupakan pihak yang bertindak sebagai pemimpin serta menjalankan

perusahaan adapun tanggung jawab direktur yaitu memimpin dan

mengendalikan semua kegiatan di SPBU, mengkordinasikan dan

mengendalikan kegiatan pengadaaan peralatan perlengkapan,

merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta

pembelanjaan dan kekayaan

2. Finance

Melakukan pembayaran seta penebusan BBM, penerimaan dana, verifikasi

dokumen dan transaksi, pengurusan garansi dan referensi Bank dan

penyiapan dana untuk memastikan semua transaksi dilakukan sesuai

dengan prosedur perusahaan dan memperlancar kegiatan operasional

perusahaan serta Penanggung jawab atas pengeluaran kas perusahaan dan

Penanggung jawab atas pengeluaran kas SPBU.

3. Akuntansi & Pajak

Adapun tugas dari staff akuntansi adalah

1. Menyediakan manajemen dengan informasi keuangan dengan meneliti

dan menganalisis rekening; penyusunan laporan keuangan.

2. Memastikan semua data yang diperlukan untuk menghasilkan Laporan

Keuangan telah tersedia dan diposting dengan benar.

3. Membuat Laporan Keuangan.

80

4. Piutang

Merupakan pihak yang Melakukan dan mengontrol proses penagihan ke

customer untuk mengurangi terjadinya piutang tak tertagih serta

Memonitor dan menindaklanjuti penagihan piutang – piutang yang telah

jatuh tempo.

5. Purchasing

Tim kerja Purchasing bertanggung jawab terhadap BBM, barang

operasional dan admin berdasarkan permintaan barang dari SPBU dengan

Melakukan proses pembelian barang agar tersedianya barang sesuai

dengan permintaan kebutuhan setiap departemen agar operasional

perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

6. Receiving

Salah satu staff di SPBU dan Kantor yang bertanggungjawab atas

penerimaan barang kebutuhan operasional dan Admin SPBU. Tanggung

Jawab Memeriksa kuantitas , kualitas, harga, dan delivery barang yang

datang dari pengiriman purchasing ke SPBU dan menyesuaikannya

dengan Purchase Order ( PO ) yang telah dibuat oleh Purchaser.

7. Sales

Tugas Utama Staff Sales di PT.TAT :

1) Memeriksa tanda terima piutang, input kredit memo, input dan posting

laporan BBM

2) Membuat laporan komisi Sales Eksternal dan internal

3) Melakukan Rekon Bank dan Kartu Kredit.

8. Inventory

Staff yang ada dikantor yang bertanggung jawab untuk Memastikan

bahwa barang ada dan cukup pada saat diperlukan,

Memberi waktu luang untuk pembelian BBM apabila terjadi kekurangan

stok dan Menghilangkan pengaruh ketidakpastian akan stok.

9. Operational

Orang yang mampu mengintegrasikan berbagai macam variable seperti

karakteristik, budaya, pendidikan dan latar belakang ke dalam suatu tujuan

organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

81

Dimana ada pengarahan yang mencakup pembuatan keputusan,

kebijaksanaan, supervisor, rancangan organisasi dan pekerjaan serta

seleksi, pelatihan, penilaian dan pengembangan.

Tugas SPV Operasional SPBU adalah:

1) Mewakili SPBU dihadapan PERTAMINA.

2) Menetapkan keputusan-keputusan internal SPBU.

3) Melakukan proses pengadaan BBM.

4) Melaksanakan manajemen personalia SPBU.

10. Teknisi SPBU

Tugas dan wewenang teknisi SPBU adalah:

1) Melakukan perbaikan pada mesin pompa, mesin tangki pendam dan

print pompa.

2) Melakukan maintenance atau perawatan pada mesin-mesin SPBU.

11. Supervisor SPBU

Pihak yang mengevakuasi efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas

dalam menjalankan orang dan usaha yang sedang dijalankan serta menilai

hasil-hasil yang diperoleh terkait dengan pencapaian tujuan PT.TAT,

untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada atau terjadi di

dalam SPBU.

Tugas Supervisor yaitu:

1) Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional di SPBU.

2) Monitoring kuantitas dan kualitas BBM.

3) Monitoring penjualan dan persediaan BBM.

12. Pengawas SPBU

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja

standar pada perencanaan, membandingkan kinerja aktual dengan standar

yang telah ditentukan serta menetapkan apakah telah terjadi suatu

penyimpangan dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk

menjamin sumber daya perusahaan telah digunakan seoptimal mungkin

guna mencapai tujuan perusahaan.

Tugas Pengawas / Foreman BBM adalah sebagai berikut:

1) Bertanggung jawab atas kegiatan operasi penjualan BBM.

82

2) Bertanggung jawab atas kegiatas perawatan alat dan fasilitas.

3) Mengkoordinasi kegiatan shift.

4) Menyelesaikan kegiatan administrasi umum.

5) Melakukan pembuatan transaksi keuangan.

13. Operator

Tujuan Utama Pekerjaan :

1) Melakukan penyetoran uang hasil penjualan BBM kepada Supervisor

SPBU

2) Melakukan rekapitulasi penjualan BBM dengan mencetak Setoran

Shift BBM dari aplikasi POS untuk dilaporkan kepada supervisor.

3) Input data Penjualan BBM kedalam aplikasi POS BBM.

4) Melayani konsumen dalam pengisian BBM.

5) Menjaga kebersihan lingkungan dan alat.

6) Melakukan kegiatan perawatan harian untuk pompa, tangki, dan

generator.

7) Melakukan pembersihan rutin seluruh fasilitas dalam kompleks SPBU.

8) Menjaga keselamatan dan keamanan kerja

14. Cleaning Service

Melakukan pembersihan di area SPBU setiap hari. Tugas Cleaning Service

adalah:

1) Melakukan pembersihan rutin seluruh fasilitas dalam kompleks SPBU.

2) Menjaga kebersihan lingkungan dan alat.

15. IT

1) Menetapkan tugas, tanggung jawab, dan kewenangan kepada personil

IT.

2) Administrator Microsoft Dynamics GP, Networking dan Database

3) Tanggung Jawab Terhadap Pemeliharaan Software, Hardware dan

Networking.

4) Mendiagnosa, memecahkan masalah, dan menyelesaikan perangkat

keras, perangkat lunak, atau jaringan lainnya dan masalah sistem, dan

mengganti komponen yang rusak bila diperlukan di SPBU.

83

5) Melakukan percobaan menjalankan program dan aplikasi software

untuk memastikan bahwa mereka akan menghasilkan informasi yang

dikehendaki dan bahwa instruksi sudah benar

6) Menulis, mengupdate, dan memelihara program komputer atau paket

perangkat lunak untuk menangani pekerjaan tertentu seperti

menyimpan atau mengambil data, atau mengontrol peralatan lainnya.

16. Dinas Luar

Melakukan penagihan kepada customer pelanggan dan mengurus

administrasi yang behubungan dengan bank

17. HRD dan General Affairs

Mempunyai tugas untuk mendata absen setiap karyawan, mengurus

masalah perijinan karyawan, berintegrasi dengan finance staff untuk

mengurus payroll dan melakukan interview untuk perekrutan karyawan.

Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang

hubungan kerjasama orang-orang yang terdapat dalam satu usaha untuk

mencapai tujuan. Struktur organisasi tersebut menggambarkan tugas, fungsi,

tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki para tenaga kerja. Setiap fungsi

dalam kesatuan tanggung jawab dapat digunakan dalam mencapai tujuan

perusahaan. Koordinasi dapat dilakukan dengan mudah sehingga setiap

bagian dari fungsi-fungsi yang dalam organisasi tersebut dapat mudah dalam

menjalin kerjsama. Hal ini akan membentuk suatu keharmonisan hubungan

antar bagian dalam melaksanakan tugas sehari-hari sehingga tujuan

perusahaan akan mudah dicapai.

84

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT.TAT

4.1.9. Analisa Proses Bisnis

Proses bisnis atau workflow menjelaskan gambaran aktifitas yang

dilakukan setiap bagian atau jabatan dalam menyelesaikan pekerjaan.

1. Sistem Pembelian BBM (Inventory)

Secara umum sistem ini terkait dengan produsen BBM yang merupakan

pemasok dari PT.TAT. dalam sistem pembelian ini terdapat aktifitas yang

dilakukan adalah :

a) Pengecekan sisa stok BBM dari tangki yang dilakukan oleh supervisor

maupun pengawas SPBU. Pemesanan dilakukan jika BBM yang dimiliki

SPBU sudah mencapai batas yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan

mengentry aplikasi ERP yaitu modul Request Requsition yang berguna

untuk permintaan pembelian dengan mengisi jenis BBM mana yang akan

di pesan setelah betul supervisor haru mengklik tombol posting untuk

melanjutkan kebagian purchasing.

b) bagian purchasing akan mengisi harga BBM yang telah di input oleh

supervisor SPBU sebelumnya dan dilanjutkan kebagian manajer

purchasing untuk di approve.

85

c) Setelah manajer purchasing mengapprove pesanan BBM bagian

purchasing akan mencetak Purchase Order serta mensinkron data ke

aplikasi POS di masing-masing SPBU.

d) Kemudian dari sisi finance akan menebus pesanan yang telah di isi oleh

supervisor SPBU melalui aplikasi web dari bank mandiri yang telah

bekerja sama dengan PT.Pertamina. setelah diisi finance manager

accounting akan mengapprove penebusan BBM yang telah di input oleh

finance.

e) Pengiriman BBM akan datang ke esokan akan diperiksa oleh supervisor

SPBU dengan melakukan stick tangki dan analisa test kualitas untuk

memastikan barang yang dikirim sesuai dengan surat jalan dan jenis BBM

yang diberikan oleh truk pengiriman BBM sesuai.

f) Setelah itu BBM dimasukkan kedalam Tangki pendam sesuai dengan

produk yang telah dipesan. Setelah semua dilakukan supervisor wajib

mengisi analisa test kualitas dan mereceiving BBM yang telah disinkron

oleh purchasing dengan mencari PO yang telah disync oleh purchasing ke

aplikasi POS dan supervisor SPBU mengisi modul receiving di aplikasi

POS sesuai dengan surat jalan dari truk tangki BBM. dokumen di kirim ke

kantor pusat dengan menggunakan jasa dinas luar untuk diberikan oleh

staff receiving agar direkon apakah nomor delivery order dan no sales

order sesuai dengan form sales order yang telah diberikan oleh truk

pengirim DO apabila sudah sesuai dengan nomor DO dan nomor SO sama

staff receiving kantor akan memposting hasil entry yang telah di input oleh

supervisor SPBU dan stok yang ada di aplikasi ERP kan bertambah.

86

Gambar 4.2 Alur Proses Pembelian BBM

2. Penjualan BBM

Pada sistem penjualan ini staff yang terlibat yaitu operator, supervisor

SPBU, staff sales, staff account receivable dan bagian accounting adapun proses

bisnisnya yaitu :

a) Customer membeli BBM kepada operator sesuai dengan nilai BBM yang

telah di pesan. Setelah pergantian shift operator wajib mengisi stand meter

terakhir yang telah di keluar sebelumnya juga operator waktu pertama kali

datang juga harus mencatat stand meter awal pompa bensin masing-

masing. Setelah mengisi stand meter akhir operator wajib menghitung

hasil penjualan BBM di kantor SPBU untuk dilaporkan kepada foreman

SPBU maupun supervisor SPBU. Setalah hasil perhitungan benar operator

mengisi aplikasi POS BBM yang ada di SPBU sesuai dengan hasil

penjualan yang telah diterima, operator harus mengisi customer cash, kartu

kredit dan piutang untuk mempermudah bagian accounting untuk menagih

customer pelanggan kelak. Apabila nilai penjualan dan inputan yang

87

dimasukkan sudah benar operator mensave hasil inputan untuk dilanjutkan

ke supervisor maupun foreman SPBU.

b) Lanjut dari operator supervisor mengechek hasil penjualan fisik dengan

hasil penjualan yang telah di input ke dalam program POS BBM apakah

sudah sesuai. Supervisor wajib menpost hasil input penjualan dari

operator. Setalah itu supervisor mencetak report setoran shift.

c) Untuk proses di kantor Staff Sales akan recon memeriksa kembali hasil

input dari SPBU dibandingkan dengan setoran SPBU ke bank dengan

report setoran shift SPBU apakah sudah sesuai. Hasil posting di POS BBM

untuk di aplikasi ERP dapat di edit oleh staff sales apabila adalah

kesalahan input maupun perbedaan hasil report dengan setoran bank.

d) Setelah proses posting di bagian staff sales untuk tagihan piutang akan

masuk ke bagian account receivable untuk dibuat tagihan dikirim ke

Customer pelanggan, dan dititipkan ke SPBU maupun customer

mengambil sendiri di kantor untuk disegera dibayar oleh customer. Untuk

pembayaran melalui transfer, cash dan BG. Setelah pembayaran cash

diterima oleh kasir pembayaran untuk disetor kebank kemudian di apply

ke sistem.

Gambar 4.3 Alur Proses Penjualan BBM

3. Absensi Karyawan

Karyawan yang datang kelokasi kerja wajib untuk melakukan absensi

melalui fingerprint absensi. Staff IT akan mengambil hasil absensi melalui

teamviewer dengan cara meremote mesin absensi atau melalui computer yang

sinkron dengan mesin absensi. Data diolah kembali dari database mesin absensi

88

untuk dijadikan database yang ada di kantor pusat dengan menggunakan aplikasi

yang dibuat oleh staff IT. Setelah semua data absensi sudah masuk kedalam

database kantor. HRD akan menarik data dari database untuk dimasukan kedalam

aplikasi ERP. Setelah itu HRD akan mengechek kembali karyawan yang lupa

checklog, tidak masuk, ijin dan sakit. Setelah semua data karyawan telah di

periksa dan benar untuk closing periode manager accounting akan memeriksa

nilai uang yang akan dikeluarkan untuk gaji karyawan sesuai dengan kehadiran

karyawan.

4. Sistem sumber daya manusia

Sistem sumber daya manusia yang diterapkan saat ini hamper

sepenuhnya dipegang oleh pimpinan. Secara umum, aktivitas yang terjadi pada

sistem ini adalah:

a) Perekrutan karyawan

Perekrutan karyawan direncanakan dan dilakukan langsung oleh supervisor

HRD atau oleh staff HRD. Saat ini perekrutan karyawan dilakukan hanya jika

ada karyawan yang mengundurkan diri atau membutuhkan karyawan baru

apabila salah satu divisi mempunyai beban berat pekerjaan. Terkait dengan

penerimaan dan perekrutan karyawan baru ini, saat ini masuh banyak

ditangani oleh direktur utama dan supervisor HRD.

b) Perhitungan Gaji

Sistem gaji diperuntukan bagi semua karyawan yang ada di perusahaan.

Besarnya gaji didasarkan pada job desk dari karyawan bersangkutan serta

posisi dan tingkat pendidikan karyawan. Adapun untuk payroll direktur utama

yang mempunyai hak untuk mengaji karyawan serta menjalankan aplikasi

ERP untuk mengaji karyawan dan supervisor accounting yang mengetahui.

Arah dan tujuan bisnis PT.TAT dalam menghadapi persaingan yang

kompetitif terlihat di Visi, misi dan nilai-nilai perusahaan yang telah ditetapkan

oleh manajemen. Untuk mencapai visi dan misi PT.TAT, maka disusunlah

struktur organisasi yang berbentuk organisasi fungsional.

Dilihat dari pernyataan visi, PT.TAT Menjadi SPBU yang terpercaya,

terunggul, dan terdepan dalam pelayanan. Untuk menjadi SPBU yang terpercaya,

89

terunggal dan terdepan dalam pelayanan di bidang Retail SPBU tersebut, melalui

pernyataan misi PT.TAT melalui strategi fungsional keuangan dengan

mengoptimalkan perputaran dana yang ada sebagai modal pengembangan unit

usaha bisnis lainnya dan perbaikan sistem laporan keuangan yang terintegrasi dari

outlet SPBU ke kantor pusat. Untuk meningkatkan fungsional SDM yaitu menjadi

perusahaan yang mampu mengembangkan potensi diri karyawan menjadi tempat

kerja yang dinamis untuk karyawan dalam meniti karir. Bersama-sama dengan

karyawan mewujudkan visi dan misi perusahaan. Dalam strategi fungsional

pemasaran upaya yang dilakukan dengan mengembangkan usaha lainnya yang

berkaitan dengan unit bisnis penyaluran BBM dengan mengoptimalkan jaringan

usaha bisnis yang telah ada. Sedangkan strategi fungsional operasional SPBU

adalah menjadi outlet SPBU yang terpercaya oleh publik dan memberikan

pelayanan terbaik kepada konsumen.

5. Pengendalian Losses BBM

Faktor penyebab losses

Secara umum, ada tiga kategori faktor penyebab losses, yaitu: faktor alam, faktor

teknis, dan faktor manusia.

a) Faktor Alam

Seperti yang kita tahu, suhu dan tekanan merupakan faktor yang kuat dalam

mempengaruhi kualitas dan kuantitas BBM, dalam hal ini BBM jenis

premium. Setiap perubahan suhu 1oC akan mempengaruhi 0,12% dari volume

BBM tersebut dan mempengaruhi 0,001 – 0,003 dari massa jenisnya, dan

tekanan yang kuat akan lebih mempercepat proses penguapan. Suhu dan

tekanan tidak dapat dipisahkan, karena setiap kenaikan suhu akan membuat

tekanan bertambah. Hal ini bisa terlihat dari jenis bahan bakar lain yang lebih

ringan, misalnya gas dalam tabung, yang akan meledak jika dipanaskan.

b) Faktor Teknis

Kebocoran

Kebocoran ini seringkali terjadi pada bagian-bagian berikut:

a. Instalasi pipa dari pompa ke dispenser unit Jika SPBU anda mengalami

losses tinggi dan masih menggunakan pipa besi untuk instalasi pipa di

90

atas, anda harus melakukan pemeriksaan terhadap kebocoran yang

mungkin terjadi. Pipa besi yang digunakan sebagai jalur dari pompa ke

dispenser unit akan mengalami korosi, terutama jika BBM-nya adalah

Premium. Dari proses korosi ini, semakin lama ketebalan pipa akan

semakin berkurang dan semakin rapuh. Dengan tekanan yang kuat,

apalagi bila kita menggunakan pompa dorong, kemungkinan akan

terjadinya kebocoran pipa semakin besar.

b. Tangki pendam

Cara pertama untuk mengetahui kebocoran pada tangki pendam adalah

dengan mengambil sample air yang terdapat pada sumur pantau.

Logikanya, jika tangki pendam mengalami kebocoran, BBM akan

meresap ke dalam tanah dan resapan ini akan tertampung dalam sumur

pantau. Karena massa jenis BBM lebih kecil dari massa jenis air

(massa jenis air =1; massa jenis premium = 0,7; massa jenis solar =

0,8) maka BBM akan mengapung di atas air. Untuk itulah perlu

diambil sample air dari sumur pantau dan dilihat apakah terdapat

lapisan BBM pada permukaannya.

Cara kedua adalah dengan mengetahui kadar air dalam tangki pendam.

Jika tangki pendam mengalami kebocoran, air di dalam tanah akan

dengan mudah masuk ke dalam tangki pendam. Cara untuk mengukur

kadar air adalah dengan menggunakan pasta air.

c. Pipa saluran filling pot ke tangki pendam (pipa lossing)

Setiap tangki pendam biasanya memiliki satu filling pot atau pipa

lossing. Pipa lossing ini merupakan saluran masuk BBM dari mobil

tangki pada saat penerimaan BBM.

Tera

Tera adalah takaran pengeluaran nozzle yang biasanya di ukur dengan

menggunakan bejana 20 liter yang telah disertifikasi oleh Dinas Metrologi.

Dari hasil pengeluaran nozzle sebanyak 20 liter ke dalam bejana akan

terlihat nilai pengeluaran sebenarnya. Toleransi takaran yang dianjurkan

untuk SPBU Pasti Pas adalah 0, namun dalam kenyataannya -60 ml/20

liter adalah batas maksimal yang diperbolehkan. Tera dilakukan setiap 6

91

bulan sekali dengan disaksikan oleh petugas dari Dinas Metrologi, dan

dengan biaya yang lumayan tinggi.

c) Faktor Manusia

Jika kita telusuri dari awal, proses distribusi BBM hingga sampai ke

konsumen adalah sebagai berikut: Depot – Transportir – SPBU. Berapa banyak

manusia yang dilibatkan untuk menyelesaikan proses tersebut? yang jadi kendala

utama adalah, yang namanya manusia ada saja yang berbuat "nakal" dan kita tidak

tahu pasti pada proses yang mana "kenakalan" itu terjadi.

SPBU

Pengawas/supervisor atau foreman, ya, mereka-lah yang berbuat nakal.

Ada beberapa modus yang saya ketahui:

a. Pada saat lossing, petugas SPBU akan memeriksa kuantitas BBM,

Seharusnya, petugas SPBU memeriksa dengan teliti dan membuat

Berita Acara Penerimaan, jika diketahui kuantitas BBM pada mobil

tangki yang bersangkutan tidak sesuai, dalam hal ini selisih kurangnya

lebih dari 12 liter/kompartemen. Dengan membiarkan terjadinya

kekurangan tersebut, petugas SPBU akan mendapat "tips" dari

sopir/kernet.

b. Sopir/kernet yang telah bekerja sama dengan petugas SPBU, akan

menghentikan proses lossing pada saat BBM belum benar-benar

habis/kosong. Salah satu dari mereka akan menutup kran pada mobil

tangki, padahal proses lossing masih berjalan. Sisa BBM yang belum

tercurah di dalam mobil tangki, (mungkin) akan dijual oleh

sopir/kernet, dan untuk memperlancar aksi tersebut sopir/kernet akan

memberi "tips" atau "uang tutup mulut" kepada petugas SPBU yang

bersangkutan.

c. Pengawas/supervisor SPBU akan berusaha mendapatkan kode untuk

mesin dispenser yang bisa merubah totalizer/nomerator digital

penjualan pada masing-masing nozzle. Perlu diketahui, kode ini hanya

dimiliki oleh teknisi dari vendor yang bersangkutan, tapi entah

bagaimana caranya, toh kode ini bisa bocor ke tangan yang tidak

bertanggungjawab.

92

Untuk mencegah aksi "nakal" seperti pada poin 3 di atas, yang perlu

dilakukan adalah:

catat selalu tolalizer analog pada setiap berakhirnya masa kerja shift.

Totalizer analog ini biasanya terletak di bawah display digital pada mesin

dispenser. Pencatatan ini dilakukan untuk membandingkan hasil

pengeluaran totalizer digital dengan totalizer analog, apakah terdapat

selisih yang terlalu besar atau tidak.

untuk mencegah "diutak-atiknya" totalizer analog, buatlah sabuk

pengaman yang mengelilingi tutup samping mesin dispenser, sehingga kap

mesin dispenser tidak mudah dibuka. Selain itu, lapisi bagian penutup

totalizer analog (biasanya penutupnya dari plastik) dengan kaca bening.

Untuk sample Losses BBM diambil dari Totalisator Bulanan yang

digunakan bukti ke Pertamina tentang penjualan dan losses BBM sampel

dilakukan ke salah satu SPBU yang dimiliki PT.TAT

Tabel 4.1 Loses BBM SPBU

Jenis Keterangan Premium Pertamax Plus PertaminaDEX Biosolar

a Stock 1 Desember 2014 60,071.00 7,266.00 0.00 18,086.00

b Pen. Bln Desember 2014 776,000.00 72,000.00 8,000.00 120,000.00

c Jumlah a+b 836,071.00 79,266.00 8,000.00 138,086.00

d Penj. Bln Desember 2014 766,987.00 61,294.00 1,140.00 118,114.00

e Sisa ( c-d ) 69,084.00 17,972.00 6,860.00 19,972.00

f Stock 1 Januari 2015 65,641.00 17,770.00 7,300.00 20,374.00

g R/L ( f-e ) -3,443.00 -202.00 440.00 402.00

Losses BBM Premium yaitu 3443/766987 * 100% = 0.448 %

Losses BBM Pertamax Plus 202/61294 * 100% = 0.288 %

Dapat diambil kesimpulan bawah Losses BBM untuk masing-masing Tangki

masih dibawah batas normal losses BBM yang ditetapkan oleh PT.TAT yaitu

0.5 %.

93

4.1.10. Analisa Strategi dan Sasaran Perusahaan

Dalam Bab ini juga akan dijelaskan mengenai sasaran tujuan perusahaan

untuk 3 tahun mendatang. Yang tertuang dalam tabel 4.1

Tabel 4.2 Sasaran, Arah dan Tujuan Perusahaan 2015-2017

2017(3 Tahun)

sasa

ran

1. Penjualan Kenaikan Penjualan 5-10% Pertahun

2. Laba (EBIT)

3. Aset

Ara

h da

n T

ujua

n


2. Bisnis Berkembang : Hotel dan distribusi Consumer Goods

3. Sistem informasi terintegrasi untuk mendukung proses bisnis

4. Menjadikan dan mempertahankan SPBU sebagai SPBU pasti

PAS dengan grade tertinggi

5. Sistem manajemen kombinasi teknologi dengan human capital

sudah terbangun.

6. Tercipta Tim kerja yang efektif dan solid

7. Menjaring customer pelanggan baru dan mempertahankan yang

sudah ada.

8. Pemanfaatan Lahan dan Jasa Tambahan di SPBU

9. Pembaharuan fasilitas atau peralatan agar semakin berkualitas

Faktor utama tersebut menjadi fokus perhatian untuk diperbaharui,

diperbaiki dan disempurnakan sebagai strategi perusahaan dalam mencapai

sasaran dan tujuan perusahaan. Adapun faktor utama tersebut adalah :

1. Budaya Perusahaan (Corporate Culture)

Melakukan internalisasi nilai-nilai budaya perusahaan agar dinamis secara

kontinu dalam berbagai bentuk.

2. Kekuatan Finansial/Kecukupan modal

Mengoptimalkan perputaran dana yang ada sebagai modal pengembangan unit

usaha bisnis lainnya dan perbaikan sistem laporan keuangan yang terintegrasi

dari outlet SPBU ke kantor pusat.

3. Kepemimpinan ( Leadership)

Membangun sistem pengembangan kepemimpinan di setiap divisi di PT.TAT.

94

4. Kemitraan perusahaan lain

Menjadikan konsumen sebagai mitra sejati.

5. Team kerja efektif

Mengembangkan potensi diri karyawan menjadikan kantor sebagai tempat

kerja yang dinamis untuk karyawan dalam meniti karir.

6. SPBU pasti PAS dengan grade tertinggi

Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen

7. Infrastruktur informasi dan teknologi

Mengembangkan infrastruktur TI dan aplikasi SIM

Membangun tata kelola TI

8. Pemanfaatan Lahan SPBU

Membangun minimarket, ATM maupun fasilitas lainnya

9. Pembaharuan fasilitas atau peralatan

Karena sebagian besar SPBU yang dimiliki Oleh PT.TAT sudah berdiri

lebih 5 tahun.

10. Kombinasi Human Capital dan Teknologi

Diwujudkan dengan program pengembangan sistem manajemen

kombinasi capital dan teknologi yang ada secara terpadu

Tabel 4.3 Tujuan Strategis Perusahaan

Kode Tujuan Strategis PerusahaanT1 Melakukan internalisasi nilai-nilai budaya perusahaan agar dinamis

secara kontinu dalam berbagai bentuk.T2 Meningkatkan financial/kecukupan modalT3 Membangun sistem pengembangan kepemimpinan di setiap divisi di

PT.TAT.T4 Membangun kemitraan dan menjadikan konsumen sebagai mitra

sejatiT5 Mengembangkan potensi diri karyawan menjadikan kantor sebagai

tempat kerja yang dinamis untuk karyawan dalam meniti karir.T6 Menjadikan dan mempertahankan SPBU sebagai SPBU pasti PAS

dengan grade tertinggiT7 Mengembangkan Infrastruktur Teknologi informasiT8 Mengembangkan SPBU dengan pemanfaatan lahanT9 Memperbarui fasilitas atau peralatanT10 Mewujudkan Sistem manajemen kombinasi teknologi dengan human

capital dalam perusahaan

95

Dari penjelasan diatas akan dipetakan menjadi tujuan strategis

perusahaan

Tabel 4.4 Sasaran Strategis Tujuan 1

Kode Sasaran StrategisS1.1 Tercapainya kesamaan Persepsi visi dan misi dan perusahaan

dengan karyawan terhadap budaya perusahaan yang dinamis.Tabel 4.5 Sasaran Strategis Tujuan 2

Kode Sasaran StrategisS2.1 Mengoptimalkan perputaran dana yang ada sebagai modal

pengembangan unit usaha bisnis lainnya dan perbaikan sistemlaporan keuangan yang terintegrasi dari outlet SPBU ke kantorpusat.


Kode Sasaran StrategisS3.1 Tercapainya kesamaan Persepsi visi dan misi dan perusahaan

dengan karyawan terhadap budaya perusahaan yang dinamis.Tabel 4.7 Sasaran Strategis Tujuan 4

Kode Sasaran StrategisS4.1 Mencari customer pelanggan baru dan mempertahankan yang

sudah ada.S4.2 Mempromosikan kepada customer kelebihan apabila menjadi

customer pelanggan di PT.TATTabel 4.8 Sasaran Strategis Tujuan 5

Kode Sasaran StrategisS5.1 Tercapainya team kerja yang efektif dan solid


Kode Sasaran StrategisS6.1 Terwujudnya SPBU PASTI PAS dengan grade tertinggi dan

mempertahankannyaTabel 4.10 Sasaran Strategis Tujuan 7

Kode Sasaran StrategisS7.1 Terwujudnya sistem informasi yang terintegrasi dengan proses

bisnisS7.2 Tersedianya Infrastruktur teknologi informasi yang Handal

untuk mendukung jalannya sistem informasiS7.3 Tersedianya IT governance yang membantu pengendalian

teknologi informasi perusahaan

96


Kode Sasaran Strategis

S8.1 Membangun minimarket, ATM maupun fasilitas lainnya.

S8.2 Meningkatkan income perusahaan dengan menyewakan lahankepada vendor


Kode Sasaran StrategisS9.1 Menarik customer pelanggan maupun customer potential agar

merasa nyaman dan aman apabila mengisi BBM di SPBUPT.TAT


Kode Sasaran StrategisS10.1 Terwujudnya kombinasi sistem perencanaan human capital

dengan teknologi

Tabel 4.14 Hasil Analisa Lingkungan Internal Bisnis

Kode Hasil AnalisaLIB.1 Jaminan Kualitas dan Kuantitas BBM dari SPBULIB.2 Fasilitas dan Peralatan Terpelihara dengan BaikLIB.3 Mempunyai Lokasi StrategisLIB.4 Turnover karyawan Tinggi di head office dan di SPBULIB.5 Kurangnya perhatian manajemen kantor untuk keluhan karyawanLIB.6 Pengelolaan perusahaan secara efisien dan professional.LIB.7 Losses masih dibawah ambang batas 0.5 %LIB.8 Standart Operating Procedure dari perusahaan ini jelasLIB.9 Penawaran Produk yang kurang

Setelah dilakukan Analisa Lingkungan Internal Bisnis akan dilakukan

analisa lingkungan eksternal untuk mengetahui Peluang Yang terdapat di

lingkungan Luar dan menghindarkan Ancaman yang terjadi di lingkungan luar.

4.2.Analisa Lingkungan Eksternal Bisnis

Untuk merencanakan langkah-langkah strategis digunakan alat bantu

analisa yaitu analisa PEST dan analisa Five Force untuk menganalisa eksternal

bisnis di PT.TAT. Masukkan dari analisa diatas berasal dari hasil studi literatur,

observasi, isu yang berkembang di masyarakat dan studi dokumen perusahaan.

Sedangkan keluaran dari analisa tersebut yaitu mengidentifikasi peluang dan

97

posisi perusahaan dilihat dari faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi

perusahaan.

4.2.1. Analisa PEST

Untuk mengetahui kondisi eksternal bisnis yang terjadi saat ini pada

lingkungan diluar PT.TAT yang dapat berpengaruh langsung terhadap industri

PT.TAT dapat dilakukan dengan analisa PEST. Hasil dari analisa ini dijadikan

acuan untuk menentukan strategi bisnis demi mencapai tujuan strategis

perusahaan dan digunakan sebagai inputan peluang dan ancaman dan akan

digunakan dalam analisa SWOT . Aspek-aspek yang dapat dianalisa PEST di

PT.TAT adalah sebagai berikut :

a) Politik

Pengaruh politik mempunyai dampak besar dalam perkembangan bisnis

PT.TAT. Pemerintah mengatur kebijakan peraturan perundang-undangan:

1) Pemerintah mengeluarkan Peraturan Menteri Energi dan Sumber

Daya Mineral No. 1 Tahun 2013 Tentang Pengendalian

Penggunaan BBM yang menjelaskan wilayah serta jumlah BBM

bersubsidi yang diberikan.

2) Margin yang diberikan oleh Pertamina setiap tahun tidak ada

perubahan dan UMR setiap tahun naik menyebabkan PT.TAT

meningkatkan penjualan untuk tetap menjalankan bisnis SPBU

3) Kebijakan pembatasan konsumsi BBM bersubsidi yang dilakukan

pemerintah pada tahun 2014 ini berlatar belakang terbatasnya

kuota BBM bersubsidi yang telah ditentukan pemerintah.

4) Untuk membatasi pemakaian BBM bersubsidi, khususnya solar,

Badan Pengatur Hilir Minyak dan Gas Bumi (BPH Migas)

mengeluarkan Surat Edaran nomor 937/07/Ka BPH/2014

tertanggal 24 Juli 2014 dan mulai diimplementasikan mulai tanggal

1 Agustus 2014 kemarin. Adapun isi kebijakan tersebut adalah

sebagai berikut :

Seluruh SPBU di Jakarta Pusat tidak lagi menjual solar

bersubsidi. Wilayah tersebut dipilih karena konsumsi solar

98

tidak terlalu tinggi apabila dibandingkan dengan wilayah

Jakarta lain, yaitu Jakarta Utara dan Jakarta Barat, yang lebih

dekat dengan aktivitas industri.

Waktu penjualan solar bersubsidi di seluruh SPBU di Jawa,

Sumatera, Kalimantan, dan Bali akan dibatasi, yaitu mulai

pukul 08.00 sampai dengan pukul 18.00 mulai pada tanggal 4

Agustus 2014. Kebijakan ini difokuskan untuk kawasan

industri, pertambangan, perkebunan dan wilayah yang dekat

dengan pelabuhan yang cenderung rawan terjadi

penyalahgunaan solar bersubsidi. Sedangkan untuk SPBU yang

berlokasi di jalur utama distribusi logistik tidak diberlakukan

kebijakan pembatasan waktu penjualan solar bersubsidi.

Mulai tanggal 6 Agustus 2014 seluruh SPBU yang berada di

jalan tol, yaitu 29 unit SPBU (27 unit di Jawa Barat dan 2 unit

di Jawa Timur), tidak akan menjual premium bersubsidi, tetapi

hanya menjual Pertamax series.

Dengan membatasi BBM non subsidi mengakibatkan SPBU yang

berada di tol, daerah Jakarta sekitar dan seluruh SPBU di Jawa,

Sumatera, Kalimantan, dan Bali akan mengalami pengurangan

omset penjualan dikarenakan konsumen lebih menggunakan BBM

Subsidi didalam menjalankan aktivitas transportasi.

5) Empat kebijakan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono mengenai

pembatasan BBM :

Kebijakan pertama SBY adalah pengendalian sistem distribusi

di setiap SPBU dengan memanfaatkan kemajuan teknologi

informasi yang telah ada. Langkah ini untuk menjamin bahwa

konsumsi BBM, khususnya yang bersubsidi agar dapat

dikendalikan secara transparan dan akuntabel, serta

penggunaannya pun tepat sasaran. Dengan adanya

pengendalian BBM diharapkan SPBU tidak mengalami

99

kerugian apabila masyarakat membutuhkan BBM akan tetapi

stok di SPBU habis atau sudah di ambang batas

Langkah kedua adalah pelarangan BBM bersubsidi untuk

kendaraan pemerintah, baik pusat maupun daerah, juga untuk

BUMN dan BUMD. Langkah ini dilakukan pemerintah dengan

cara pemberian stiker khusus bagi kendaraan yang dilarang

menggunakan BBM bersubsidi. Dengan adanya pelarangan

kendaraan pemerintah menguntungkan SPBU untuk

meningkatkan penjualan dengan menjual BBM non subsidi

Kebijakan ketiga adalah pelarangan BBM bersubsidi untuk

kendaraan perkebunan dan pertambangan. Pelarangan ini

dilakukan dengan menerapkan dengan sistem stiker juga.

Pengawasan dilakukan oleh BPH Migas secara terpadu

bekerjasama dengan aparat penegak hukum dan pemerintah

daerah.

Kebijakan keempat, adalah konversi BBM ke Bahan Bakar Gas

(BBG) untuk transportasi yang menjadi program utama

nasional. Akan menyebabkan penjualan BBM di SPBU

PT.TAT akan berkurang dikarenakan masyarakat lebih

memilih BBG untuk bahan bakar kendaraan bermotor.

6) Upah minimum Kota yang naik dari Rp.2.210.000 menjadi

Rp.2.710.00 menyebabkan peningkatan pengeluaran pihak

PT.TAT sehingga perusahaan harus meningkatkan pelayanan

SPBU untuk menaikkan penjualan BBM maupun Bahan Bakar

Khusus (BBK)

b) Ekonomi

1) Peniadaan BBM subsidi dengan BBM non subsidi, misalnya premium

diganti dengan Pertamax dan/atau Pertamax Plus, solar subsidi diganti

dengan Pertamina Dex. Ini akan menguntungkan SPBU karena margin

penjualan BBM non subsidi lebih banyak 2 kali lipat dibanding BBM

subsidi. Kalau menjual BBM subsidi, margin usahanya hanya Rp 180-

Rp 230 per liter. Kalau jual BBM non subsidi bisa sampai Rp 350-Rp

100

400 per liter. Peniadaan BBM subsidi dapat mengakibatkan dampak

positif untuk SPBU yaitu peningkatan omset perusahaan apabila

konsumen lebih memilih untuk membeli BBM non subsidi. Karena

Harga BBM premium Rp.8.500 sedangkan pertamax Rp.10.300

2) Kebijakan pemerintah mengenai Kenaikan harga BBM bersubsidi

pada tanggal 17 Nopember 2014. Alasan pemerintah menaikkan harga

BBM bersubsidi bukanlah untuk menambah penderitaan bagi

rakyatnya, namun justru pemerintah ingin menyelamatkan

perekonomian rakyat. Kebutuhan akan bahan bakar minyak sangatlah

tinggi, namun pada kenyataannya produksi minyak kita masih

terbatas.

3) Daya beli masyarakat untuk memiliki kendaraan bermotor sangat

tinggi sehingga dapat meningkatkan omset penjualan Bahan Bakar

Minyak

4) Kurangnya daya beli masyarakat untuk membeli Bahan Bakar Khusus

seperti : Pertamax, Pertamax Plus, pertamina DEX. Sehingga untuk

mencapai penjualan maksimal tidak tercapai

5) Pertumbuhan Industri propinsi Jawa Timur yang meningkat

menyebabkan banyak perusahaan yang membutuhkan BBM untuk

menjalankan produksinya

6) Kenaikan dan penurunan harga minyak mentah dunia mempengaruhi

harga Bahan Bakar Khusus.

7) Kenaikan inflasi di Indonesia

8) Pertumbuhan ekonomi yang berkembang pesat di propinsi Jawa Timur

9) Perusahaan bidang jasa maupun dagang mendapat prioritas kucuran

kredit modal kerja dari Perbankan Indonesia.

c) Sosial

1) Meningkatnya daya beli masyarakat Indonesia mengakibatkan gaya

hidup yang boros dalam penggunaan energy , terbukti dengan

banyaknya kendaraaan yang terdapat di jalan otomatis akan membuang

bahan bakar yang dikonsumsi

101

2) Sebagian masyarakat yang peduli dengan lingkungan atau di kenal

dengan “Go Green”, membentuk komunitas yang mementingkan

kelestarian lingkungan, mereka akan terus menuntut adanya BBM

yang terus mengedepankan sisa pembakaran yang ramah lingkungan.

3) Dengan pesatnya pertumbuhan populasi kendaraan bermotor dan

perusahaan-perusahaan yang membutuhkan BBM, maka secara

langsung akan meningkatkan konsumsi BBM.

4) Budaya Bike To Work, bersepeda ke kampus atau ke tempat kerja.

5) Bahan bakar telah menjadi kebutuhan masyarakat dan permintaan

terhadap bahan bakar terus meningkat secara berkala.

d) Teknologi

1) Dibutuhkannya proses adaptasi bagi karyawan dalam menghadapi

teknologi yang baru. Lahirnya teknologi baru tertentu mungkin

dibutuhkan dalam mendukung kinerja Perusahaan, dibutuhkannya

training dan adaptasi bagi karyawan dalam mengoperasikannya

sebagai penunjang kemajuan Perusahaan.

2) Perkembangan teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi

kinerja suatu Perusahaan, saat ini banyak Perusahaan yang berhasil

untuk menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang

kegiatan bisnis Perusahaan, bahkan banyak Perusahaan lain yang telah

menerapkan perkembangan teknologi sebagai strategi untuk

menciptakan suatu keunggulan kompetitif . PT.TAT harus bisa

mengikuti perkembangan teknologi tersebut agar Perusahaan tetap

berada di jalur aman di dalam pesaingan dengan Perusahaan

pesaingnya.

3) Bekerja sama dengan vendor jaringan untuk membantu mempercepat

pekerjaan antara kantor pusat dan kantor SPBU yang ada di Surabaya.

4) Pemerintah Indonesia diwajibkan untuk terus mendukung terhadap

pengembangan bahan bakar alternative yang ramah lingkungan seperti

menggunakan listrik, tenaga Surya, bioetanol dan biodiesel.

Dari analisa PEST di atas, bahwa secara politik industri SPBU di

Indonesia sangat terbuka. Hal ini dapat memunculkan pesaing-pesaing baru. Dari

102

segi ekonomi, industri ini cukup menjanjikan dikarenakan kebutuhan konsumen

terhadap BBM maupun Bahan Bakar Khusus (BBK) sangat tinggi. Kebutuhan

akan produk BBM sangat dibutuhkan oleh industri transportasi, ekspedisi, jasa

dan industry lainnya. Sedangkan dari segi sosial budaya , produk BBM memiliki

tantangan dari masyarakat yang peduli dengan lingkungan akan terus menuntut

penggunan BBM. Dari sisi teknologi bisa merupakan tantangan dan juga sebagai

ancaman untuk tantangan karyawan harus bisa mengikuti perkembangan

teknologi dengan melakukan pelatihan. Untuk ancaman datang dari bahan bakar

alternatif.

Tabel 4.15 Hasil Analisa PEST

AspekAnalisa Kode Hasil Analisa

Politik PEST1 Kebijakan Pembatasan BBM subsidi.PEST2 Margin Pertamina tetapPEST3 UMR mengalami kenaikan setiap tahun menyebabkan peningkatan

pengeluaran PT.TATEkonomi PEST4 Kenaikan harga BBM

PEST5 Kurangnya daya beli masyarakat terhadap Bahan Bakar KhususPEST6 Daya beli masyarakat untuk memiliki kendaraan bermotor sangat

tinggiPEST7 Pertumbuhan Industri Kota Surabaya yang meningkatPEST8 Kenaikan dan penurunan harga minyak mentah dunia mempengaruhi

harga Bahan Bakar KhususPEST9 Kenaikan inflasi di IndonesiaPEST10 Pertumbuhan ekonomi yang berkembang pesat di surabayaPEST11 Perusahaan bidang jasa maupun dagang mendapat prioritas kucuran

kredit modal kerjaSosial PEST12 Banyaknya kendaraaan yang terdapat di jalan otomatis akan

membuang bahan bakar yang dikonsumsi yang menyebabkan GlobalWarming

PEST13 Sebagian masyarakat yang peduli dengan lingkungan atau di kenaldengan “Go Green”

PEST14 Budaya Bike To Work, bersepeda ke kampus atau ke tempat kerja.PEST15 Bahan bakar telah menjadi kebutuhan masyarakat dan permintaan

terhadap bahan bakar terus meningkat secara berkalaTeknologi PEST16 Dibutuhkannya proses adaptasi bagi karyawan dalam menghadapi

teknologi yang baruPEST17 Bekerja sama dengan vendor jaringan dan SoftwarePEST18 Pemerintah Indonesia diwajibkan untuk terus mendukung terhadap

pengembangan bahan bakar alternative yang ramah lingkungan

103

4.2.2. Analisa Porter Five Forces

Analisa terhadap PT.TAT khususnya SPBU dapat mempergunakan

Porter Five Forces. Model ini digunakan untuk menganalisa kondisi suatu

perusahaan dilihat persaingan antar perusahaan, kekuatan tawar menawar

pembeli, kekuatan tawar menawar pemasok, ancaman masuknya pendatang baru

dan ancaman adanya produk subtitusi. Hasil dari analisa Porter Five Force

digunakan sebagai input dari Peluang dan Ancaman yang ada di perusahaan

kedalam analisa SWOT

a) Ancaman Persaingan Se Industri

Semenjak pemerintah membuka pasar hilir BBM di Indonesia, perusahaan

minyak dan gas asing mulai berdatangan , seperti Shell, Chevron, Total dan

Petronas

SPBU Shell

SPBU ini merupakan pesaing berat untuk SPBU PT.TAT :

1) Shell Memiliki dana yang besar dan teknologi yang canggih

2) Nama besar yang dimiliki shell di dunia international membuat

sebagian konsumen lebih percaya produk shell dibanding produk

pertamina.

3) Shell menerapkan premium service dan jaminan ketepatan takaran

serta kualitas, sehingga banyak konsumen yang puas walaupun harus

membayar lebih mahal dibandingkan dengan produk pertamina

4) Shell juga memiliki strategi cerdas untuk merebut pangsa pasar dari

SPBU yang dimiliki PT.TAT

Dengan kedatangan pemain baru dalam persaingan Ritel BBM SPBU di

PT.TAT memberikan jaminan ketepatan takaran, kualitas dan harga,

program “3S” sebagai program keramahan pelayanan. Untuk saat

ancaman persaingan industri SPBU cukup kuat.

Selain itu juga mulai banyak agen penyalur BBM resmi selain SPBU

b) Ancaman Masuknya Pesaing Baru

1) Diterbitkan UU Migas no 22/2001 yang meliberalisasi migas sehingga

tidak lagi menjadi monopoli Pertamina. Hal ini membuka kesempatan bagi

104

sektor swasta maupun pihak asing untuk masuk menjadi pesaing baru

khususnya di bidang SPBU.

2) Pemotongan subsidi BBM juga akan menarik minat pesaing baru untuk

masuk karena masyarakat akan mulai menggunakan BBM non-subsidi.

3) Ada juga ancaman pemain lama, tapi mengeluarkan produk baru yang

serupa, seperti shell yang berupaya mengembangkan BBM sekelas

premium untuk menyaingi pasar premium yang dijual di SPBU.

4) SPBU baru dan SPBU asing yang baru berdiri mempunyai fasilitas yang

lengkap, itu juga merupakan ancaman dari SPBU PT.TAT yang telah

berdiri, jadi pelayanan dari operator dan segala aspek yang ada di SPBU

sangat mempengaruhi penjualan di SPBU.

c) Ancaman Pembeli

1) Konsumen Sekarang memiliki beberapa alternative pilihan untuk membeli

BBM. Dihadapkan pada berbagai macam pilihan produk BBM, dengan

kondisi seperti ini SPBU memberikan suatu penawaran seperti konsumen

perusahaan seperti memberikan pembayaran secara berjangka 3 hari, 5

hari dan 7 hari. Untuk mendapatkan goal dari pertamina dalam menaikkan

peringkat pasti pas, ini dilakukan untuk memberikan kepuasan bagi

konsumen. Konsumen yang puas dengan produk dan pelayanan dari salah

satu SPBU PT.TAT akan menjadi loyal dan memungkinkan untuk

terciptanya word of mouth dapat tercipta. Dalam hal ini konsumen yang

diberikan pembayaran secara berjangka adalah konsumen langganan baik

dari pabrik, perusahaan maupun ekspedisi.

2) Konsumen Semakin pintar, lebih berhati-hati dan cermat dalam memilih

produk BBM

3) Meningkatnya pendapatan dan jumlah masyarakat kelas menengah

menambah jumlah konsumen yang bersedia memakai merek asing yang

sering dianggap lebih berkualitas.

4) Pilihan konsumen untuk tidak menggunakan kendaraan pribadi

5) BBM adalah produk yang sensitif dengan harga. Apabila harga di SPBU

lain lebih murah konsumen akan berlari kesana. Seperti kenaikan harga

BBM tanggal 17 November 2014 lalu ketika ada kenaikan harga BBM,

105

umumnya masyarakat berlomba-lomba mengisi bensin di SPBU sebelum

kehabisan BBM atau sebelum harganya menjadi mahal.

d) Ancaman Pemasok

1) Tidak Banyak Pemain BBM di Indonesia karena produksi BBM masih

di dominasi oleh PT.Pertamina (Persero). Oleh karena itu suppliernya

disini pastilah PT.Pertamina (Persero). Kita ketahui bahwa

PT.Pertamina (Persero) adalah market leader dan produsen terbesar

serta dominan di seluruh wilayah Indonesia. Karena punya

kepentingan dan visi misi sejalan, dengan demikian tidak ada ancaman

yang berarti dari pemasok.

2) Ancaman terbesar yaitu terkait pasokan dari jumlah minyak bumi di

Indonesia yang terus menurun. Jika jumlah minyak bumi di Indonesia

habis, maka hal ini dapat menjadi ancaman bagi supply BBM Ke

SPBU. Dan menyebabkan kelangkaan BBM.

e) Ancaman Produk Pengganti

1) Bahan bakar hayati atau Biofuel, merupakan bahan bakar baik padat,

cair maupun gas yang dihasilkan dari bahan-bahan organic, biofuel

dapat dihasilkan secara langsung dari tanaman atau tidak langsung dari

limbah industri, komersial, domestik dan pertanian. Biofuel dapat

menjadi ancaman karena biofuel menawarkan kemungkinan

memproduksi energi tanpa meningkatkan kadar karbon di atmosfer

yang dapat menyebabkan global warming.

2) Mobil berbahan bakar listrik dan sinar matahari, tidak menggunakan

bahan bakar kimia seperti premium, solar, pertamax dan lain-lain

namun pengembangan bahan bakar listrik, biofuel maupun sinar

matahari belum signifikan di Indonesia. Kendala dari pengembangan

bahan bakar tersebut adalah:

Harga bahan bakar alternatif yang relatif masih lebih mahal

dibandingkan harga produk BBM subsidi saat ini, seperti

produk bioetanol dan biosolar

106

Masyarakat belum teredukasi dengan baik mengenai

keuntungan dan kelebihan produk alternatif untuk

kendaraannya

Harga kendaraan yang mengaplikasikan bahan bakar alternatif

seperti energi listrik masih mahal

dalam jangka panjang produk subtitusi tersebut menjadi ancaman

kuat untuk produk BBM. Bukan tidak mungkin penjualan BBM

akan turun drastis dan masyarakat beralih ke produk subtitusi

BBM. Sudah waktunya PT.TAT untuk melakukan pengembangan

produk bahan bakar gas, listrik dan biologi.

Dari uraian diatas menempatkan PT.TAT memiliki banyak tantangan

dalam persaingan. Mulai persaingan memperoleh BBM dari supplier hingga

terdapat pesaing utama dan pendatang baru yang berpotensi menjadi pesaing

PT.TAT di masa mendatang. Hasil dari analisa ini akan menjadi input analisa

SWOT dalam aspek Opportunities dan Threats yang tersirat pada tabel 4.16

Tabel 4.16 Hasil Analisa Porter’s Five Forces

Aspek analisa Kode Hasil AnalisaRivalry Among

Existing CompetitorsFF1 Mulai banyak agen penyalur BBM resmi selain SPBU

yang berpotensi meningkatkan persaingan kompetitifFF2 Semenjak pemerintah membuka pasar hilir BBM di

Indonesia, perusahaan minyak dan gas asing mulaiberdatangan seperti SHELL

Threat of NewEntrants

FF3 Diterbitkan UU Migas no 22/2001 yang meliberalisasimigas sehingga tidak lagi menjadi monopoli Pertamina.Hal ini membuka kesempatan bagi sektor swasta maupunpihak asing untuk masuk menjadi pesaing baru khususnyadi bidang SPBU

FF4 Pemotongan subsidi BBM juga akan menarik minatpesaing baru untuk masuk karena masyarakat akan mulaimenggunakan BBM non-subsidi

FF5 Ada juga ancaman pemain lama, tapi mengeluarkanproduk baru yang serupa, seperti shell yang berupayamengembangkan BBM sekelas premium untuk menyaingipasar premium yang dijual di SPBU

FF6 SPBU baru dan SPBU asing yang baru berdiri mempunyaifasilitas yang lengkap

Bargaining Power of

FF7 Konsumen Sekarang memiliki beberapa alternative pilihanuntuk membeli BBM.

FF8 Konsumen Semakin pintar, lebih berhati-hati dan cermatdalam memilih produk BBM

107

Buyer FF9 Meningkatnya pendapatan dan jumlah masyarakat kelasmenengah menambah jumlah konsumen yang bersediamemakai merek asing yang sering dianggap lebihberkualitas

FF10 BBM adalah produk yang sensitif dengan hargaBargaining Power of

SuppliersFF11 Tidak Banyak Pemain BBM di Indonesia karena produksi

BBM masih di dominasi oleh PT.Pertamina (Persero)FF12 Ancaman terbesar yaitu terkait pasokan dari jumlah

minyak bumi di Indonesia yang terus menurunThreat of Subtitute

Products or ServicesFF13 Bahan bakar hayati atau Biofuel, merupakan bahan bakar

baik padat, cair maupun gas yang dihasilkan dari bahan-bahan organic

FF14 Mobil berbahan bakar listrik dan sinar matahari,

4.3.Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI

4.3.1. Analisa Tren Teknologi Informasi

Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi dilatar belakangi

banyaknya kebutuhan perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi

dalam mendukung proses bisnisnya. Adapun tren teknologi informasi yang saat

ini yang telah digunakan oleh perusahaan lain yang dapat diadopsi untuk

digunakan di lingkungan perusahaan PT.TAT dengan melakukan observasi, studi

literatur , antara lain Colocation, VPS, VPN, Cloud Computing, Web Applications,

Virtualization Technology, dan Utility Computing.

4.3.1.1. Colocation

Colocation server adalah adalah server yang dititipkan ke suatu tempat

yang aman untuk menyimpan server yang memiliki standar dan keamanan

penyimpanan server yang memadai. Biasanya tempat untuk menyimpan server

tersebut bernama data center atau colocation. Alasan menyimpan server di data

center adalah untuk menghindari berbagai hal yang mungkin akan menjadi

penghambat dan penghalang eksistensi data yang tersimpan dalam server akibat

dari tidak stabilnya arus listrik yang menyuplai server, kurang stabilnya akses

internet serta keamanan yang tinggi. co-location server kita yang membeli sendiri,

firewall, switch, setting dan instal pun sendiri. Lalu juga memperkerjakan teknisi

dan ahli server dalam memelihara server yang di miliki. Pembelian semua

peralatan yang dibutuhkan dalam Colocation server tidaklah murah karena

108

perusahaan besar tidak akan bertaruh dengan kualitas yang rendah untuk

menopang bisnis perusahaan yang besar. Keuntungan terbesar colocation adalah

biaya untuk bandwidth. Sebagai contoh, dengan biaya yang terbatas bandwidth

yang bisnis kelas rendah saluran Wifi umumnya biaya sekitar Rp.1,5 juta sampai

Rp. 2,5 juta, tetapi untuk harga yang sama atau kurang server tunggal dapat

ditempatkan dalam fasilitas colocation yang menyediakan kecepatan bandwidth

yang lebih tinggi dan redundansi yang lebih baik untuk koneksi jaringan.

Gambar 4.4 Colocation

4.3.1.2. VPS (Virtual Private Server)

VPS adalah layanan yang menyewakan server virtual, bedanya dengan

web hosting adalah anda memiliki kebebasan menentukan sistem operasi dan

platform yang anda gunakan sehingga anda dapat mengoptimalkan layanan bisnis

online anda. Layanan ini harganya umumnya sedikit di atas web hosting. Namun

VPS tidak bisa mengakomodir kebutuhan koneksi privat antar server. Jadi ketika

anda membutuhkan konfigurasi yang lebih optimal untuk security dan keandalan

web online anda VPS tidak bisa lagi memenuhi. Harap anda berhati-hati juga

dengan layanan VPS yang karena umumnya infrastrukturnya hanya terdiri dari 1

server fisik yang di share dengan software virtualisasi sehingga bisa menampung

banyak guest OS. Artinya secara kualitas tidak berbeda dengan web hosting,

kelebihannya hanya anda memiliki kebebasan menentukan OS dan platformnya

saja.

109

Selain mengurangi hardware dan pengeluaran daya, virtualisasi

memungkinkan perusahaan untuk menjalankan aplikasi warisan mereka pada

versi sistem operasi pada server yang sama sebagai aplikasi baru. Setiap server

virtual dapat menjalankan sendiri penuh sistem operasi dan dapat mandiri reboot.

Gambar 4.5 Virtual Private Server

4.3.1.3. Cloud Computing

Cloud computing mungkin masih samar terdengar bagi orang awam.

Tetapi keberadaan cloud computing di era digital kini sebenarnya telah terasa di

tengah masyarakat dalam kehidupan sehari hari seperti penggunaan email dan

juga media sosial. Secara umum, definisi cloud computing (komputasi awan)

merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer (komputasi) dalam suatu

jaringan dengan pengembangan berbasis internet (awan) yang mempunyai fungsi

untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer – komputer yang

terkoneksi pada waktu yang sama, tetapi tak semua yang terkonekasi melalui

internet menggunakan cloud computing.

Teknologi komputer berbasis sistem Cloud ini merupakan sebuah

teknologi yang menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan

juga aplikasi pengguna. Teknologi ini mengizinkan para pengguna untuk

menjalankan program tanpa instalasi dan mengizinkan pengguna untuk

mengakses data pribadi mereka melalui komputer dengan akses internet.

109





















109





















110

Gambar 4.6 Cloud Computing

Setelah penjabaran definisi singkat diatas tentu penggunaan teknologi

dengan sistem cloud cukup memudahkan pengguna selain dalam hal efisiensi

data, juga penghematan biaya. Berikut manfaat manfaat yang dapat dipetik lewat

teknologi berbasis sistem cloud.

1. Semua Data Tersimpan di Server Secara Terpusat

Salah satu keunggulan teknologi cloud adalah memungkinkan pengguna

untuk menyimpan data secara terpusat di satu server berdasarkan layanan yang

disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing itu sendiri. Selain itu,

pengguna juga tak perlu repot repot lagi menyediakan infrastruktur seperti data

center, media penyimpanan/storage dll karena semua telah tersedia secara virtual.

2. Keamanan Data

Keamanan data pengguna dapat disimpan dengan aman lewat server yang

disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing seperti jaminan platform

teknologi, jaminan ISO, data pribadi, dll.

3. Fleksibilitas dan Skalabilitas yang Tinggi

Teknologi Cloud menawarkan fleksibilitas dengan kemudahan data

akses, kapan dan dimanapun kita berada dengan catatan bahwa pengguna (user)

terkoneksi dengan internet. Selain itu, pengguna dapat dengan mudah

meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa perlu membeli

peralatan tambahan seperti hardisk. Bahkan salah satu praktisi IT kenamaan

110












2. Keamanan Data










110












2. Keamanan Data










111

dunia, mendiang Steve Jobs mengatakan bahwa membeli memori fisik untuk

menyimpan data seperti hardisk merupakan hal yang percuma jika kita dapat

menyimpan nya secara virtual/melalui internet.

4. Investasi Jangka Panjang

Penghematan biaya akan pembelian inventaris seperti infrastruktur,

hardisk, dll akan berkurang dikarenakan pengguna akan dikenakan biaya

kompensasi rutin per bulan sesuai dengan paket layanan yang telah disepakati

dengan penyedia layanan Cloud Computing. Biaya royalti atas lisensi software

juga bisa dikurangi karena semua telah dijalankan lewat komputasi berbasis

Cloud.

Hal yang paling wajib dalam komputasi awan adalah koneksi internet,

internet bisa dibilang jalan satu-satunya jalan menuju komputasi awan, ketika

tidak ada koneksi internet ditempat kita berada maka jangan harap bisa

menggunakan sistem komputasi awan. Hal ini masih menjadi hambatan

khususnya bagi Indonesia, karena belum semua wilayah di tanah air terjangkau

oleh akses internet, ditambah lagi sekalipun ada koneksinya belum stabil dan

kurang memadai.

Kerahasiaan dan keamanan adalah salah satu hal yang paling diragukan

pada komputasi awan. Dengan menggunakan sistem komputasi awan berarti kita

mempercayakan sepenuhnya atas keamanan dan kerahasiaan data-data kepada

perusahaan penyedia server komputasi awan.

Kualitas server komputasi awan adalah salah satu pertimbangan

terpenting sebelum kita memutuskan untuk menyediakan jasa penyedia server

komputasi awan. Bukan tidak mungkin kita akan dirugikan ketika server tempat

dimana kita menyimpan file atau akses program sewaktu-waktu akan down atau

berperforma buruk, alih-alih kita semakin dimudahkan dengan komputasi awan

justru kita malah dirugikan karena kualitas server yang buruk.

4.3.1.4. VPN ( Virtual Private Network)

VPN adalah singkatan Virtual Private Network, yaitu sebuah koneksi

private melalui jaringan publik atau internet, virtual network berarti jaringan yang

terjadi hanya bersifat virtual. Private yaitu jaringan yang terbentuk bersifat

112

private dimana tidak semua orang bisa mengaksesnya. Data yang

dikirimkan terenkripsi sehingga tetap rahasia meskipun melalui jaringan publik.

Jika menggunakan VPN kita seolah-olah membuat jaringan didalam jaringan atau

biasa disebut tunnel. VPN menggunakan salah satu dari tiga teknologi tunneling

yang ada yaitu: PPTP, L2TP dan standar terbaru, Internet Protocol Security (biasa

disingkat menjadi IPSec). VPN merupakan perpaduan antara teknologi tunneling

dan enkripsi.

Cara kerja VPN (dengan protokol PPTP) adalah sebagai berikut:

1) VPN membutuhkan sebuah server yang berfungsi sebagai penghubung

antar PC, Server VPN ini bisa berupa komputerdengan aplikasi VPN Server

atau sebuah Router.

2) Untuk memulai sebuah koneksi, komputer dengan aplikasi VPN Client

mengontak Server VPN, VPN Server kemudian

memverifikasi username dan password dan apabila berhasil maka VPN Server

memberikan IP Address baru pada komputer client dan selanjutnya sebuah

koneksi / tunnel akan terbentuk.

3) Selanjutnya komputer client bisa digunakan untuk mengakses berbagai

resource (komputer atau LAN) yang berada dibelakang VPN Server misalnya

melakukan transfer data, ngeprint dokument, browsing dengan gateway yang

diberikan dari VPN Server, melakukan remote desktop dan lain sebagainya.

Teknologi VPN menyediakan tiga fungsi utama untuk penggunanya.

Fungsi utama tersebut adalah sebagai berikut:

a) Confidental (kerahasiaan)

Teknologi VPN memiliki sistem kerja mengenkripsi semua data yang

lewat melaluinya. Dengan adanya teknologi enkripsi ini, maka kerahasiaan Anda

menjadi lebih terjaga. Biarpun ada pihak yang dapat menyadap data Anda yang

lalu-lalang, namun belum tentu mereka bisa membacanya dengan mudah karena

memang sudah diacak. Dengan menerapkan sistem enkripsi ini, tidak ada satupun

orang yang dapat mengakses dan membaca isi jaringan data Anda dengan mudah.

b) Data Integrity ( Keutuhan data)

113

Ketika melewati jaringan Internet, data Anda sebenarnya sudah berjalan

sangat jauh melintasi berbagai negara. Di tengah perjalanannya, apapun bisa

terjadi terhadap isinya. Baik itu hilang, rusak, bahkan dimanipulasi isinya oleh

orang-orang iseng. VPN memiliki teknologi yang dapat menjaga keutuhan data

yang Anda kirim agar sampai ke tujuannya tanpa cacat, hilang, rusak, ataupun

dimanipulasi oleh orang lain.

c) Origin Authentication ( Autentikasi Sumber)

Teknologi VPN memiliki kemampuan untuk melakukan autentikasi

terhadap sumber-sumber pengirim data yang akan diterimanya. VPN akan

melakukan pemeriksaan terhadap semua data yang masuk dan mengambil

informasi source datanya. Kemudian alamat source data ini akan disetujui jika

proses autentikasinya berhasil. Dengan demikian, VPN menjamin semua data

yang dikirim dan diterima oleh Anda berasal dari sumber yang semestinya. Tidak

ada data yang dipalsukan atau dikirimkan oleh pihak-pihak lain.

Gambar 4.7 Virtual Private Network (VPN)

4.3.1.5. Web Based Application

Web Based Application adalah sebuah aplikasi yang dapat diakses

melalui internet atau intranet, dan pada sekarang ini ternyata lebih banyak dan

lebih luas dalam pemakaiannya. Banyak dari perusahaan-perusahaan berkembang

yang menggunakan Web Based Application dalam merencanakan sumber daya

mereka dan untuk mengelola perusahaan mereka.

114

Web Based Application dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan

yang berbeda. Sebagai contoh, Web Based Application dapat digunakan untuk

membuat invoice dan memberikan cara yang mudah dalam penyimpanan data di

database. Aplikasi ini juga dapat dipergunakan untuk mengatur persediaan; karena

fitur tersebut sangat berguna khususnya bagi mereka yang berbisnis ritel. Bukan

hanya itu, Web Based Application juga dapat bekerja memonitoring sistem dalam

hal tampilan. Bahkan jumlah dari Web Based Application sudah tak terhitung

lagi, yakni dapat di desain dan disesuaikan untuk berbagai jenis industri, langitlah

yang menjadi batasannya.

Selain fungsi-fungsi tersebut, salah satu keunggulan kompetitif dari Web

Based Application adalah bahwa aplikasi tersebut 'ringan' dan dapat diakses

dengan cepat melalui browser dan koneksi internet atau intranet ke server. Ini

berarti bahwa pengguna dapat mengakses data atau informasi perusahaan mereka

melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka dengan

mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop di mana pengguna harus menginstal

perangkat lunak atau aplikasi yang diperlukan hanya untuk mengakses data /

informasi.

Gambar 4.8 Web Applications

115

4.3.1.6. Virtualization Technology

Virtualization adalah penciptaan sebuah versi virtual (bukan sebenarnya)

suatu entitas, seperti sistem operasi, server, perangkat penyimpanan atau sumber

daya jaringan.

Virtualisasi sistem operasi adalah penggunaan perangkat lunak untuk

memungkinkan satu perangkat keras untuk menjalankan beberapa sistem operasi

pada saat yang sama. Teknologi ini dimulai pada mainframe beberapa dekade

yang lalu agar administrator untuk menghindari pemborosan daya proses mahal

atau dengan kata lain meningkatkan efisiensi.

Pada tahun 2005, perangkat lunak virtualisasi diadopsi lebih cepat

daripada yang dibayangkan, termasuk para ahli. Tiga bidang IT di mana

virtualisasi paling berkembang adalah virtualisasi jaringan, virtualisasi

penyimpanan dan virtualisasi server:

Virtualisasi jaringan (Network virtualization) adalah metode menggabungkan

sumber daya yang tersedia dalam jaringan dengan cara membagi bandwidth

yang tersedia ke dalam beberapa channel, yang masing-masing saling

independen satu dengan yang yang lain, dan masing-masing yang dapat

ditugasi (atau dialih-tugaskan) ke dalam beberapa server atau perangkat secara

real time. Idenya adalah bahwa virtualisasi menyembunyikan kompleksitas

jaringan dengan cara membagi jaringan menjadi bagian-bagian lebih mudah

dikelola, sangat mirip dengan konsep mempartisi harddisk untuk memudahkan

untuk pengelolaan file.

Virtualisasi penyimpanan adalah penggabungan penyimpanan fisik dari

jaringan beberapa perangkat penyimpanan ke dalam apa yang tampaknya

menjadi satu perangkat penyimpanan yang dikelola oleh konsol pusat

Penyimpanan virtualisasi yang umum digunakan di storage area networks

(SAN).

Virtualisasi server (Server virtualization) adalah penyembunyian sumber daya

server (termasuk jumlah dan identitas individu server fisik, prosesor, dan

sistem operasi) dari server pengguna. Tujuannya adalah untuk menghindarkan

pengguna dari keharusan untuk memahami dan mengatur rincian rumit

sumber daya server dengan tetap memungkinkan resource sharing untuk

116

meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan memelihara kapasitas untuk

expansion.

Virtualisasi dapat dilihat sebagai bagian dari trend secara keseluruhan di

perusahaan IT yang meliputi autonomic computing, sebuah skenario di mana

lingkungan TI akan mampu mengelola dirinya sendiri didasarkan pada aktivitas

yang dihadapi, dan utility computing, di mana kekuatan pemrosesan komputer

dianggap sebagai utilitas yang hanya dibayar oleh klien jika diperlukan atau

digunakan. Tujuan umum virtualisasi adalah sentralisasi tugas administratif dan

meningkatkan skalabilitas dan beban kerja.

Gambar 4.9 Virtualization Technology

4.3.1.7. Utility Computing

Memungkinkan sebuah tugas komputasi diselesaikan secara otomatis

dengan menggunakan sumber daya komputasi yang dibutuhkannya(main frame

time, storage, dan seterusnya) dari sebuah kumpulan sumberdaya internal maupun

eksternal. Dampaknya, penggunaan sumber daya pun menjadi efisien dan relatif

mudah dikelola. Boleh dibilang utility computing sama halnya dengan kita

menggunakan voucher pra bayar untuk teelpon seluler, berapa pulsa yang dipakai,

itulahyang kita bayar. Utility computing juga seperti itu, berapa besar computing

power yang kita gunakan, itulah yang kita bayar. Utility computing menjanjikan

tiga hal berikut :

117

Menyederhanakan IT dengan mengurangi kompleksitas

Mengubah IT dari fixed cost Menjadi variable cost

Memangkas biang dari segala cost , yaitu operating expenses.

Para vendor komputer besar sudah ramai menawarkan utility computing

ini. Misalnya IBM dengan On-Demand Computing-nya atau turunannya, seperti

eBusiness on Demand. Misalnya, perusahaan dapat memesan server atau

kapasitas storage untuk mengantisipasi lonjakan demand. Namun, argonya baru

jalan setelah extra resources ini diaktifkan. Si customer bisa menikmati berbagai

jenis shared infrastructure, mulai dari storage, database Sampai web server.

Secara prinsip, yang ditawarkan utility computing adalah menjadikan server,

storage dan network bisa saling bekerjasama dengan baik membentuk semacam

virtual data center. Maksudnya, menghimpun berbagai server Dan storage

systems yang tersebar menjadi satu super-server tunggal, mirip-mirip grid

computing. Salah satu penerapan utility computing ini, yaitu yang sering disebut

autonomic computing/adaptive computing, bahkan memungkinkan server raksasa

mendiagnosa dan memperbaiki dirinya sendiri. Utility computing juga dapat

meningkatkan value dari web service perusahaan karena memungkinkan

perusahaan menginterkoneksikan sistem-sistem piranti lunaknya dengan lebih

cepat dan murah, melalui metoda-metoda otomasi berbasis XML (eXtensible

Markup Language). Tujuannya, supaya perusahaan bisa memanfaatkan computing

resources yang sudah ada dengan lebih baik, dan mencapai tingkat produktivitas

lebih tinggi dengan mengotomasikan proses-proses dengan partner maupun

customer-nya.

118

Tabel 4.17 Hasil Analisa Tren Teknologi Informasi

Kode Hasil AnalisaTTI.1 Penerapan Colocation server untuk menghindari berbagai hal yang

mungkin akan menjadi penghambat dan penghalang eksistensi datayang tersimpan dalam server akibat dari tidak stabilnya arus listrikyang menyuplai server, kurang stabilnya akses internet serta keamananyang tinggi.

TTI.2 Penerapan VPS user memiliki kebebasan menentukan sistem operasidan platform yang digunakan sehingga dapat mengoptimalkan layananbisnis.

TTI.3 Penerapan cloud computing dapat membantu menyimpan data secaraterpusat, keamanan data terjamin, kemudahan akses data darimanapundan penghematan biaya.

TTI.4 Penerapan VPN dapat membantu kerahasiaan, menjaga keutuhan lalulintas data dan autentikasi terhadap sumber-sumber pengirim data yangakan diterimanya.

TTI.5 Penerapan aplikasi web base lebih 'ringan' dan dapat diakses dengancepat melalui browser dan koneksi internet atau intranet ke server

TTI.6 Penerapan Virtualitation technology dilakukan agar mengurangipemborosan daya listrik untuk meningkatkan efisiensi penggunaan.

TTI.7 Penerapan utility computer supaya perusahaan bisa memanfaatkancomputing resources yang sudah ada dengan lebih baik, dan mencapaitingkat produktivitas lebih tinggi dengan mengotomasikan proses-proses dengan partner maupun customer-nya

4.4.Analisa Lingkungan Internal SI/TI

Penilaian analisa lingkungan internal SI/TI terdiri dari identifikasi secara

umum terhadap infrastruktur, sumber daya, dan skill serta portofolio aplikasi saat

ini yang dipetakan ke dalam analisa McFarlan's Strategic Grid. Selain itu juga

dibahas mengenai kebijakan manajemen SI/TI yang terjadi pada kondisi saat ini.

Adapun untuk menganalisa lingkungan internal SI/TI dilakukan suatu observasi

dan studi literatur.

4.4.1. Analisa Sumber Daya, Skill, dan Infrastruktur IT

Analisis internal teknologi informasi PT,TAT dilakukan dengan

menganalisa infrastruktur yang ada saat ini, yaitu mencakup perangkat keras,

piranti lunak, jaringan, sumber daya manusia serta kebijakan dan regulasi TI.

daftar infrastruktur PT. TAT.

119

4.4.1.1. Infrastruktur Jaringan PT. TAT dan Teknologi Saat Ini

Jaringan backbone PT. TAT tersaji pada Gambar 4.10. Jaringan

backbone ini menghubungkan antara jaringan SPBU dengan jaringan kantor

pusat (Head office). Telah menggunakan jaringan Dedicated dan Broadband

dengan router Mikrotik RB1100 AH dan RB750, ERP Server, Backup DB ERP

Server, File Server, Active Directory Server dan Camera Server. Hal yang perlu

dilakukan adalah melakukan koneksi antara Head Office dan SPBU agar

connection dedicated dan lebih aman serta lebih memperhatian IT Network

Security

Gambar 4.10 Topologi Jaringan SPBU

120

Gambar 4.11 Topologi Kantor Pusat PT.TAT

Pada Gambar 4.11 adalah jaringan lokal untuk Kantor PT.TAT,

sebagian besar perangkat jaringan telah mendukung transfer rate 1 Gbps

tetapi masih banyak menggunakan kabel UTP CAT-5e dengan transfer rate

100 Mbps. Sehingga perlu adanya perencanaan penggantian kabel UTP

CAT-6 yang mendukung transfer rate 1 Gbps.

121

Gambar 4.12 Jaringan LAN untuk Kantor Pusat PT.TAT

Tabel 4.18 Daftar infrastruktur PT. TAT

Infrastruktur Definisi Platform

Server SpecificationApplication ERPServer

Digunakan sebagai pusataplikasi ERP

Windows Server 2012

Active DirectoryServer

Sebagai sistem domain server Windows Server 2008

Database Server Layanan penyimpananberkas terpusat

Windows Server 2012

Storage

ERP Database Penyimpanan Data ERP SQL Server 2012

Hardisk External Untuk keperluan backupdata

WD External Disk

NetworkingNetwork Management Untuk memonitor

jaringan internalWinbox

Router Menghubungkan 2 LAN Mikrotik RB 1100 AH

Switch Membagi jaringan HP ProCurve 1410 24G

122

Spesifikasi hardware dan software yang digunakan untuk mendukung

terlaksananya portfolio sebagai berikut :

a) Komputer

Merupakan computer yang digunakan untuk melakukan pengolahan data,

transfer data, penyimpanan data dan sebaer gai domain. Adapun jumlah unit

yang digunakan sebagai server utama ada 2 buah dan untuk server POS ada 6

buah spesifikasi yang ada sebagai berikut:

1) Database Server :

Intel Xeon E5649 2.53 GHZ

Supported Motherboard

Memory 24 GB

Integrated VGA

LAN Networking Card 4x

Hard Disk 500 GB 2x

LCD 19 Inch

Input Tools/ Keyboard dan Mouse

Backup Drive/ DVD Writer

2) Active Directory Server

Intel Pentium D 3.2 GHz


Memory 4 GB

Integrated VGA

LAN Networking Card 2x

Hard Disk I TB

LCD 19 Inch



3) Application Server

Intel Xeon E4510 2.33 GHZ


Memory 8 GB

123

Integrated VGA

LAN Networking Card

Hard Disk 160 GB

LCD 19 Inch



4) 7 Server POS :

Intel Core I5 3570 3,4 GHz


Memory 4 GB

Integrated VGA

LAN Networking Card

Hard Disk 500 GB

LCD 19 Inch



Adapun untuk computer client yang ada di SPBU maupun dikantor sejumlah

kurang lebih 30 Buah spesifikasinya sebagai berikut :

Intel Core I3 3320 3,3 GHz


Memory 4 GB

Integrated VGA

LAN Networking Card

Hard Disk 500 GB

LCD 19 Inch



b) Software

124

Spesifikasi Software yang digunakan pada PT.TAT sekarang meliputi

aplikasi pendukung yang terintegrasi dan terinstall pada workstation serta

aplikasi utama yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi ERP. Adapun

software tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 4.19 daftar software pendukung dan software utama

Operating System Windows XP Profesional SP3Windows Server 2012Windows 7 UltimateWindows Server 2008

Compressing System WinRarOffice Aplication Microsoft Office 2007Antivirus Program Kaspersky Endpoint Security 10

Microsoft Security EssensialsSymantec Endpoint Corporate

Internal Communication Outlook MessengerInternet Browser Google ChromeProgramming Software Visual Studio .NETDBMS SQL Server 2012Reporting Program Crystal ReportERP Software Microsoft Dynamics GP

c) Resource Pengembangan Aplikasi

Dalam Pengembangan aplikasinya PT.TAT menggunakan sumber daya

manusia dari luar. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari konflik dari

internal IT PT.TAT. mempercayakan konsultan untuk menghandle aplikasi

Microsoft Dynamics GP dari PT. Artha Infotama dengan pimpinan Bpk.

Steven

4.4.1.2. Kondisi Sumber Daya Manusia Eksisting

Pengelolaan SDM untuk recruitment diperlukan untuk menjelaskan

tentang spesifikasi tertentu yang harus dipenuhi oleh calon staff maupun staff

PT.TAT. Proses recruitment dilakukan dikarenakan kontrak karyawan telah habis,

mengundurkan diri maupun karena ada pengembangan karyawan. Adapun

spesifikasi staff yang dibutuhkan oleh PT.TAT dibagi menjadi beberapa bagian

dan ditambah skill pada posisi tertentu . adapun analisa sumber daya manusia

dilakukan dengan wawancara dengan bagian Staff HRD dan Supervisor HRD

Spesifikasi yang dibutuhkan masing –masing posisi adalah sebagai berikut :

125

1. Operator SPBU

Pria / Wanita

Pendidikan minimal SMA Sederajat

Usia maksimal 22 tahun

Pekerja Keras

Bersedia Bekerja shift

2. Pengawas SPBU

Pria / Wanita

Usia minimal 25 tahun

Pendidikan min. Diploma 3 semua jurusan

Jujur, rajin, komunikatif, kreatif

Berdedikasi dan sanggup bekerja shift

Menguasai komputer (Min.Microsoft Office)

Memiliki jiwa kepemimpinan

3. IT Support

Pria

Usia Maksimal 30 tahun

Pendidikan minimal D3 Teknik Informatika / S1 Teknik Informatika

Memiliki kendaraan pribadi

Memahami dan menguasai MS Sql Server 2008 / 2012

Memahami dan menguasai Visual Basic .Net

Memahami dan menguasai Crystal Report

Memahami dan menguasai Windows Server 2008

Memahami dan menguasai Network (Basic)

Memahami dan menguasai Hardware

4. Staff Accounting

Wanita


Pendidikan minimal S1

Pengalaman bekerja di bidang yang sama selama 1 tahun

126

5. Personal Assistant ( Sekretaris Direktur)

Wanita


Pendidikan minimal S1 Ekonomi Manajemen/ Akuntansi

Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidangnya

Memiliki pengalaman pengurusan perijinan perusahaan

Mampu menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tulisan

Mampu mengoperasikan ms.office dan internet

Berpenampilan menarik dan sopan

4.4.2. Kebijakan Manajemen SI/TI Saat Ini

Dengan adanya perubahan tingkat dan status tim kerja TI sebagi tim kerja

yang berdiri sendiri dan langsung bertanggung jawab kepada direktur perusahaan.

Membuat team ini untuk menetapkan beberapa kebijakan-kebijakan untuk

mempermudah pengaturan, pengawasan dan maintenance di bidang TI. Adapun

kebijakan-kebijakan manajemen saat ini yang menjadi dasar pelaksanaan kerja

urusan TI seperti :

1. Pemeliharaan perangkat keras dan infrastruktur dilakukan apabila ada

kerusakan dan evaluasi kelayakan perangkat

2. Perancangan dan pembuatan Tata Kelola TI guna membantu dalam

pengelolaan kinerja TI

3. Implementasi aplikasi dan perangkat lunak terhadap aplikasi Microsoft

Dynamics GP dan aplikasi POS dan SM BMM

4. Penyempurnaan struktur organisasi bidang TI yang didasarkan oleh

kemampuan dan ketersediaan SDM yang ada.

5. Pelatihan dan workshop keahlian TI guna meningkatkan kemampuan dan

pengetahuan TI dari personel TI. Proses workshop dan training tidak

terealisasi karena terbentur dengan rutinitas pekerjaaan.

6. Upgrade piranti hardware dan software dilakukan secara berkala sesuai

dengan kebutuhan.

127

7. Perancangan dan pembuatan Master Plan IT untuk dijadikan pedoman

dalam melaksanakan tanggung jawab yang dilaksanakan TI tidak

terealisasi karena terbentur dengan rutinitas pekerjaaan.

8. Pembangunan aplikasi web kedepannya untuk company profil dan

customer service online untuk feedback dari customer mengenai pelayanan

di SPBU

9. Pengembangan aplikasi dan infrastruktur didasarkan oleh permintaan

Manajemen.

4.4.3. Analisa Portfolio Aplikasi Saat Ini

PT.TAT dalam mendukung proses dan aktivitas bisnis perusahaan telah

menggunakan ERP System yaitu Microsoft Dynamics GP. Terdapat beberapa

modul yaitu :

1. Modul Financial Systems

Modul ini membantu kegiatan proses finance dan akuntansi yang meliputi

general ledger, clearing, quick jurnal, budget transaction, bank deposit,

bank transactions, reconcile bank statement, trial balance, bank posting

jurnal,AR/AP

2. Modul Fixed Asset System

Modul Fixed asset system adalah modul yang berkaitan dengan data fixed

asset perusahaan dan perhitungan asetnya.

3. Modul Payroll Indonesia System

Modul ini berisi mengenai Absensi Karyawan, daftar perijinan karyawan,

asuransi jamsostek, sistem penggajian.

4. Modul Sales System

Modul yang berhubungan dengan penjualan, seperti order penjualan,

delivery order,daftar piutang, invoice penjualan

5. Modul Purchasing System

Modul yang digunakan untuk mengoptimalkan proses pembelian dan

pengadaan barang untuk pembuatan Purchase Order ( PO) atau perjanjian

jangka panjang,penerimaan barang,invoice pembelian, retur pembelian,

order pembelian dan pembayaran hutang.

128

6. Modul Purchase Requisition System

Modul ini digunakan untuk permintaan pembelian antara pihak SPBU

dengan kantor antara lain : permintaan pembelian dan permintaan

penawaran.

7. Modul Giro Mundur

Modul Giro mundur Antara lain menangani pengelolaan penagihan,

kesesuaian compliance dengan peraturan perpajakan di Indonesia dan

penggunaan check mundur

8. Modul Inventory System

Semua transaksi yang mengakibatkan perubahan stok BBM yang ditangani

oleh inventory management. Transaksi tersebut adalah : stok transfer, stok

adjustment, reconcile stock, return delivery

9. Modul Maintenance System

Modul yang berhubungan dengan perawatan dan pemeliharaan. Sub

modulnya terdiri dari plant management, preventive management dan

Service Maintenance

10. Modul Human Resources System

HR modul memetakan secara tentang management sumber daya manusia

dan juga meletakkan tenaga kerja sebagai asset. Adapun modul HR berisi

mengenai : Detail penggajian, data kehadiran pegawai , data evaluasi

karyawan.

11. Aplikasi POS Systems

Aplikasi yang dirancang untuk mempermudah transaksi penjualan yang

dibutuhkan oleh SPBU didalam aplikasi POS terdapat modul kasir dan

modul admin . modul kasir digunakan untuk melayani penjualan. Untuk

modul administrasi diguanakn untuk berbagai macam transaksi

invetarisasi semua transaksi dan berbagai jenis laporan. Serta memberikan

history transaksi secara detail dan sistematis.

12. Modul Pajak

Modul Pajak digunakan untuk mencari pajak atas penghasilan berupa

gaji,upah, tunjangan dan pembayaran yang diterima oleh karyawan di

PT.TAT

129

13. Modul Rekap AR

Rekap AR digunakan untuk mencetak semua transaksi piutang penjualan

untuk ditagih ke customer pelanggan

Sedangkan aplikasi yang digunakan antara lain :

1. Aplikasi Absensi Karyawan

Aplikasi yang dibuat oleh team IT dan masih dalam tahap trial and error

untuk mempermudah staff HR menarik absensi dari SPBU ke Kantor.

2. Aplikasi Email TAT

Hosting ini digunakan sebagai web portal email bagi seluruh karyawan

dikantor maupun supervisor di SPBU.

3. Aplikasi SMS Gateway

Aplikasi yang digunakan untuk menerima keluhan dan saran dari

pelanggan SPBU.

4. Aplikasi Tank Monitor

Aplikasi yang digunakan untuk mengetahui record data penjualan dan

pengisian BBM di tangki pendam

5. Aplikasi Dispensing Pump

Aplikasi yang digunakan untuk mengetahui penjualan yang keluar dari

mesin dispensing yang keluar dari nozzle dan juga data pelanggan yang

mempunyai RFID Keseluruhan aplikasi akan dipetakan tingkat pengaruhnya pada

organisasi menggunakan Mcfarlan Strategic Grid. Untuk memudahkan pemetaan

130

dibuat kuisoner untuk mengetahui kontribusi setiap sistem informasi

dengan bisnis seperti tabel di bawah ini:

Tabel 4.20 Daftar pertanyaan terhadap aplikasi saat ini

Adapun hasil kuisoner yang diberikan kepada pengguna aplikasi tertuang

pada lampiran 1 sampai dengan lampiran 18

Tabel 4.21 Rangkuman jawaban terhadap Aplikasi saat iniNo Modul dan Aplikasi saat ini Pertanyaan

1 2 3 4 5 6 71. Modul Financial Systems T T Y Y Y Y Y2. Modul Fixed Assets T T T Y Y Y Y3. Modul Payroll Indonesia T Y T Y Y T T4. Modul Sales Y Y Y T Y Y Y5. Modul Purchasing T T Y Y T Y T6. Modul Purchase Requisition T T Y Y Y Y T7. Modul Giro Mundur T T Y Y T Y T8. Modul Inventory T T T Y T T T9. Modul Maintenance T T T Y Y T T10. Modul Human Resources T T Y Y Y Y Y11. Aplikasi POS Y T T T T Y Y12. Modul Pajak T T Y Y Y Y T13. Modul Rekap AR T T Y T Y Y T14. Aplikasi Absensi Karyawan T T T Y Y Y T15. Aplikasi Email Y Y Y Y T Y Y16. Aplikasi SMS Gateway Y Y T T Y Y Y17. Aplikasi Tank Monitor Y T Y T T T Y18. Aplikasi Dispensing PumpMonitor T Y T Y T T Y

Pertanyaan Ya(Y)/Tidak(T)1. Apakah aplikasi ini memberikan keunggulan kompetitif bagi

perusahan? Y T

2. Apakah aplikasi ini membantu mencapai tujuan bisnis yangspesifik dan atau sebagai faktor penentu keberhasilan?

Y T

3. Apakah aplikasi ini mampu mengatasi kendala bisnis yangberhubungan dengan pesaing?

Y T

4. Apakah aplikasi ini menghindarkan resiko bisnis dimasadepan agar tidak timbul dalam waktu dekat?

Y T

5. Apakah aplikasi ini meningkatkan produktivitas danmengurangi biaya?

Y T

6. Apakah aplikasi ini mengarahkan organisasi mencapaikebutuhan?

Y T

7. Apakah aplikasi ini memberikan keuntungan yang saat inibelum disadari, akan tetapi bisa jadi memberikankeunggulan kompetitif bagi perusahaan? Atau membantumencapai tujuan bisnis yang spesifik?

Y T

131

Hasil jawaban “Y” dari tabel diatas dipetakan kedalam tabel dibawah ini

untuk ditentukan kategori dari masing-masing aplikasi

Tabel 4.22 Pemetaan Jawaban

Pertanyaan High Potential Strategic Key Operational Support1 Y2 Y3 Y4 Y5 Y6 Y Y7 Y

Jika Terdapat dua jawaban “Y” dalam dua kolom atau lebih, hal tersebut

menandakan aplikasi tersebut muncul di lebih dari satu kategori. Dengan kata lain

aplikasi tersebut harus diuji ulang dengan daftar pertanyaan tambahan sebagai

berikut :

a. “Apakah aplikasi ini membantu memperoleh manfaat bisnis dan

membantu manfaat tersebut?”, jika jawaban “Y” maka termasuk kelompok

strategic jika jawaban “T” maka termasuk kelompok High Potential.

b. “Apakah kegagalan aplikasi ini menimbulkan resiko bisnis yang signifikan

bagi perusahaan?”, jika jawaban “ Y” maka termasuk kelompok key

operational jika jawaban “T” maka termasuk kelompok support.

Berdasarkan hasil pemetaan kuisoner diatas, maka aplikasi dan modul

tersebut dikelompokan seperti yang tertuang pada tabel 4.23.

STRATEGIC HIGH POTENTIALAplikasi EmailAplikasi SMS Gateway

Aplikasi POSAplikasi Tank MonitorAplikasi Dispensing Pump Monitor

KEY OPERASIONAL SUPPORTModul FinancialModul Fixed AssetsModul SalesModul PurchasingModul InventoryModul Purchase RequisitionModul Giro Mundur

Modul Payroll IndonesiaModul PajakModul MaintenanceModul Human ResourceAplikasi Absensi KaryawanModul Rekap AR

Tabel 4.23 Pengelompokan aplikasi saat ini

132

Pemetaan ini mempermudah operasional pihak manajemen untuk

mengambil keputusan dalam menentukan posisi sistem teknologi informasi

operasional Organisasi di dalam kuadran tersebut serta keinginan operasional

Organisasi dalam menentukan ke arah mana sistem informasi akan dipenuhi yang

tentunya disesuaikan dengan kapabilitas dan visi serta misi operasional Organisasi

di masa yang akan datang.

a. Kuadran Support

Kuadran ini merupakan kuadran dimana setiap sistem informasi yang ada

adalah aplikasi-aplikasi yang mendukung terhadap aktifitas transaksi bisnis

operasional SPBU. Namun keberadaan sistem informasi ini tidak memberikan

pengaruh yang besar apabila terdapat kerusakan atau kegagalan pada sistem.

Meskipun sistem informasi yang terdapat pada kuadran ini bersifat penting bagi

operasional Organisasi namun ketergantungan operasional Organisasi terhadap

aplikasi sangat kecil. Hal ini menunjukkan bahwa operasional Organisasi tidak

menganggap keberadaan teknologi informasi dalam menjalankan bisnisnya.

Dalam arti, bahwa keberadaan teknologi bagi operasional Organisasi dianggap

tidak mempengaruhi kelangsungan bisnis. Pada kuadran ini operasional

Organisasi masih menganggap teknologi informasi sebagai cost center. Integrasi

pada kuadran ini umumnya hanya dipentingkan untuk sistem informasi yang

berhubungan dengan transaksi pada proses bisnis keuangan dan akuntansi.

b. Kuadran Operational

Kuadran ini merupakan posisi dimana, sistem informasi sangat

memberikan kemudahan atau operasional Badan Diklat Perhubungan. Pada tahap

ini sudah disadari bahwa kelangsungan bisnis cukup dipengaruhi oleh keberadaan

teknologi informasi, meskipun kuadran ini masih belum menunjukkan bahwa

teknologi informasi berperan utama dalam mempengaruhi kelangsungan bisnis.

Sehingga dapat dikatakan bahwa posisi ini merupakan kumpulan sistem informasi

yang dioperasikan dalam menjalankan aktifitas bisnis utama. Dengan demikian

pada kuadran operational ini, ketergantungan operasional Organisasi terhadap

penggunaan teknologi informasi sangat besar, namun penggunaan teknologi

informasi pada kuadran ini hanya untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis

internal saja. Integrasi pada kuadran ini sudah cukup dipertimbangkan dengan

133

mengutamakan pada informasi-informasi yang berhubungan dengan siklus

pendapatan (Revenue Cycle) dan siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) bagi

operasional Organisasi tersebut.

c. Kuadran High Potential

Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi bukan hanya

dianggap penting bagi kelangsungan dan proses bisnis internal, tetapi juga proses

bisnis yang terjadi pada transaksi atau aktifitas bisnis eksternal operasional Badan

Diklat Perhubungan. Pada kuadran ini pula, kebutuhan terhadap sistem informasi

atau teknologi informasi dianggap sebagai competitive value bagi kelangsungan

bisnis operasional Badan Diklat Perhubungan, dengan demikian sistem informasi

ini berpotensi terhadap kesuksesan pada kelangsungan bisnis di masa yang akan

datang. Integrasi pada kuadran ini tidak hanya dipertimbangkan namun sudah

menjadi kebutuhan dalam mendukung kesuksesan bisnis yang sedang dijalankan.

Dengan demikian integrasi pada kuadran ini sudah melibatkan integrasi

keseluruhan proses bisnis operasional Badan Diklat Perhubungan.

d. Kuadran Strategic

Kuadran ini merupakan kuadran dimana sistem informasi dianggap berpengaruh

signifikan terhadap kelangsungan bisnis di masa yang akan datang. Bahkan

kuadran ini memungkinkan operasional Organisasi untuk mempertimbangkan

dalam mempertahankan kesuksesan menjalankan kelangsungan bisnis. Sistem

informasi pada kuadran ini sangat menentukan terhadap kesuksesan yang dicapai

oleh operasional Badan Diklat Perhubungan, sehingga teknologi informasi dan

sistem informasi tidak menjadi cost centertetapi sudah menjadi service center,

bahkan berperan utama dalam menentukan kesuksesan bisnis operasional Badan

Diklat Perhubungan. Integrasi tidak hanya untuk mempermudah proses bisnis dan

transaksi bisnis namun juga digunakan untuk menentukan langkah bisnis dalam

mempertahankan kesuksesan di masa yang akan datang.

134

Dari uraian diatas dapat diambil beberapakesimpulan kondisi internal

SI/TI menggunakan infrastruktur, manajemen dan aplikasi SI/TI yang ada

diperusahaan saat ini. Hasil analisa ini akan dijadikan input analisa SWOT dalam

aspek strength dan weakness yang terdapat pada tabel 4.22

Tabel 4.24 Hasil Analisa Internal SI/TI

Kode DeskripsiKIS.1 Belum tersedia Master Plan IT sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan TIKIS.2 Kurangnya pengadaan Training dan workshop untuk meningkatkan

keahlian SDM TIKIS.3 Koneksi Jaringan Head Office dan SPBU menggunakan jaringan

DedicatedKIS.4 Sebagian besar modul ERP yang telah digunakan merupakan key

operasionalKIS.5 Pengembangan Aplikasi didasarkan oleh permintaan ManajemenKIS.6 Tidak adanya tata kelola IT di PT.TATKIS.7 perencanaan penggantian kabel UTP CAT-6 yang mendukung transfer

rate 1 GbpsKIS.8 Perencanaan pembelian server backup database dan Server POS di SPBU

Setelah melakukan analisa internal SI/TI untuk tahap selanjutnya dilakukan analisa SWOT untuk mengetahui Peluang, Kelemahan, kekuatan danancaman yang terjadi di PT.TAT.

4.5.Analisa SWOT

Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis

untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini dilakukan pada logika yang

dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang secara bersamaan agar dapat

meminimalkan kelemahan dan ancamaan. Jadi, analisis SWOT membandingkan

antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan

kelemahan. Untuk melakukan analisa SWOT diperlukan analisa sebelumnya yaitu

analisa lingkungan eksternal dan internal bisnis serta analisa lingkungan eksternal

dan internal SI/TI. Analisis ini terbagi atas komponen dasar, yaitu :

Strength (kekuatan), Keunggulan penggarapan usaha ini dibandingkan

dengan usaha sejenis berada pada poin “kebutuhan”. Kebutuhan dalam

pemaparan ini menjelaskan bahwa karena bahan bakar di era modern ini

sudah setara dengan 9 kebutuhan pokok manusia. Untuk melaksanakan

135

rutinitas, umumnya seluruh lapisan masyarakat mempergunakan

kendaraan umum maupun kendaraan pribadi yang dari sebab itu

membutuhkan bensin agar transportasi dapat berfungsi dengan baik dan

lancar. Terlebih pengguna transportasi umum yang biasanya kerap

berfungsi untuk mendukung pelaksanaan rutinitas seluruh lapisan

masyarakat. Hal ini dapat ditargetkan juga untuk pengguna transportasi

pabrik yang mempergunakan truk dalam memobilisasi suatu usaha yang

dikembangkan sehingga dapat dikatakan bahwa produk dari usaha ini

merupakan sumber energi dalam kebutuhan transportasi

Weakness (kelemahan), merupakan keterbatasan/kekurangan dalam

sumber daya, ketrampilan dan kemampuan yang menghalangi kinerja

organisasi.

Opportunities (peluang), adalah situasi yang menguntungkan bagi

organisasi. Identifikasi segmen pasar yang sebelumnya terlewatkan,

perubahaan dalam situasi kompetisi atau regulasi dan teknologi serta

hubungan pembeli dan pemasok yang diperbaiki sehingga dapat

menunjukkan peluang bagi organisasi.

Treats (ancaman), adalah rintangan bagi posisi sekarang atau yang akan

dicapai oleh organisasi. Masuknya pesaing baru, pertumbuhan pasar yang

lambat, daya tawar pembeli dan pemasok yang meningkat, perubahan

teknologi dan peraturan baru yang dapat merupakan ancaman bagi

kelangsungan atau keberhasilan organisasi.

Tujuan dari penganalisaan ini untuk mengetahui bagaimana kekuatan

(strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang

(opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses)

yang menghambat keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities)yang ada,

bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada,

dan bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat

ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

136

4.5.1. Penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS )

Tabel 4.25 Tabel Perhitungan EFAS

Kode Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Nilai

Peluang ( Opportunities)

P1 Pertumbuhan ekonomi Jawa Timur(PEST10) 0.05 4 0.2

P2 Kenaikan harga BBM (PEST2) 0.07 4 0.28P3 Pertumbuhan kendaraan bermotor(PEST6) 0.07 4 0.28

P4 Pertumbuhan industri Propinsi Jawa Timur(PEST7) 0.05 4 0.2

P5 Pemanfaatan lahan SPBU dan Jasa Tambahan (T8) 0.06 4 0.24

P6 Bahan bakar telah menjadi kebutuhan masyarakat danpermintaan terhadap bahan bakar terus meningkatsecara berkala (PEST15)

0.04 3 0.12

P7 Belum banyak saingan untuk perusahaan asing yangmenjual BBM (FF2)

0.06 4 0.24

P8 Bekerja sama dengan pihak ketiga dalam pembuatanSoftware (PEST17)

0.05 3 0.15

P9 Mempunyai customer pelanggan baru danmempertahankan customer lama (T4)

0.07 4 0.28

Total Opportunities 1.99

Ancaman (Threat)

TH1 Kurangnya daya beli masyarakat untuk membeliBahan Bakar Khusus(PEST5)

0.02 2 0.04

TH2 Naiknya inflasi di indonesia. (PEST9) 0.06 1 0.06

TH3 Kenaikan harga minyak mentah dunia mempengaruhharga Bahan Bakar Khusus (BBK) (PEST8)

0.03 2 0.06

TH4 Munculnya peraturan pemerintah yang tidakmendukung industri SPBU (PEST1)

0.06 2 0.12

TH5 Munculnya bahan bakar alternatif pengganti BBMyang ramah lingkungan (PEST18)

0.02 2 0.04

TH6 Pesaing yang lokasinya tidak jauh dari SPBU danpenjual BBM eceran (FF1)

0.05 2 0.1

TH7 Kenaikan UMR(PEST3) 0.05 1 0.05

TH8 Sudah banyak pendirian perusahan minyak berasaldari perusahaan asing di Indonesia seperti Shell(FF2)

0.02 3 0.06

TH9 Budaya Bike To Work, bersepeda ke kampus atau ketempat kerja.(PEST14)

0.02 3 0.06

TH10 Dibutuhkannya proses adaptasi bagi karyawan dalammenghadapi teknologi yang baru(PEST17)

0.02 3 0.06

137

TH11 Banyaknya kendaraaan yang terdapat di jalanotomatis akan membuang bahan bakar yangdikonsumsi yang menyebabkan Global Warming

0.06 1 0.06

TH12 SPBU baru dan SPBU asing yang baru berdirimempunyai fasilitas yang lengkap(FF6)

0.02 2 0.04

TH13 Margin yang diberikan Pertamina tetap(PEST2) 0.05 1 0.05

Total Threat 0.8

TOTAL EFAS 1 2.79

4.5.2. Penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS )

Tabel 4.26 Tabel perhitungan IFAS

Kode Faktor Strategi Internal Bobot Rating Nilai

Keunggulan ( Strengths)

STR1 Lokasi strategis 0.06 4 0.24

STR2 Telah terstandarisasi pada kebijakanpertamina pasti pas

0.05 3 0.15

STR3 Mengelola perusahaan secara efisien danprofessional.

0.05 4 0.2

STR4 Pertumbuhan penjualan yang meningkat 0.05 3 0.15

STR5 Mempunyai Aplikasi ERP yang Terintegrasi 0.05 4 0.2

STR6 Penjualan produk relatif mudah, merekPertamina yang dijual di SPBU sudah kuat

0.03 3 0.09

STR7 Fasilitas dan Peralatan Terpelihara denganBaik

0.06 4 0.24

STR8 Koneksi Jaringan Head Office dan SPBUmenggunakan jaringan Dedicated

0.04 3 0.12

STR9 Standart Operating Procedure dari perusahaanini jelas

0.03 3 0.09

STR10 Jaminan Kualitas dan Kuantitas dari SPBU 0.08 4 0.32

STR11 Pengendalian Losses BBM dibawah rata-rata0.5%

0.02 3 0.06

Total Strengths 1.86

Kelemahan ( Weakness)

W1 Ketergantungan pasokan pada satu pemasok. 0.05 1 0.05

W2 Kurangnya perhatian manajemen kantor untukkeluhan karyawan

0.05 2 0.1

W3 Belum adanya pemanfaatan lahan SPBU danjasa tambahan

0.03 2 0.06

W4 Turnover karyawan Tinggi 0.1 2 0.2

W5 Sumber Daya yang kurang terhadap pelayanan 0.05 2 0.1

W6 Keterlambatan penyampaian stok BBM 0.04 1 0.04

138

W7 Belum tersedia Master Plan IT sebagaipedoman pelaksanaan kegiatan TI

0.03 1 0.03

W8 Sebagian besar modul ERP yang telahdigunakan merupakan key operasional

0.02 2 0.04

W9 Pengembangan Aplikasi didasarkan olehpermintaan Manajemen

0.01 2 0.02

W10 Kurangnya pengadaan Training dan workshopuntuk meningkatkan keahlian SDM TI

0.02 2 0.04

W11 Tidak adanya tata kelola IT di PT.TAT 0.03 1 0.03

W13 Penawaran Produk yang kurang 0.05 2 0.1

Total Weakness 0.81

TOTAL 0.98 2.67

4.5.3. Matriks SWOT PT.TAT

Dalam menentukan strategi diperlukan penegasan terhadap tingkat

keseimbangan antara kekuatan (Strenght) dan kelemahan (Weakness) pada sumbu

X (positif) serta peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) pada sumbu Y

(negatif) dalam matriks analisa SWOT.

Perhitungan total skor didapat dari perhitungan metode Internal Strategis

Factors Analysis Summary (IFAS) dan Metode External Strategic Factors

Analysis Summary (EFAS) sehingga perhitungan total skor untuk variabel

kekuatan menjadi 2,3 dan total skor untuk variable kelemahan 0.58 sedangkan

untuk variable peluang menjadi 2,15 dan total skor untuk variable ancaman

menjadi 0.86 sehingga diperoleh koordinat :

Sumbu Y = peluang – ancaman = 1.99 – 0.8 = 1.19

Sumbu X = kekuatan – kelemahan = 1.86 – 0.81= 1.05

139

Gambar 4.13 Matrix SWOT

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa posisi perusahaan terletak pada

kuadran I yang berarti PT.TAT mendukung kegiatan strategi agresif/ strategi SO

sehingga dapat menggunakan kekuatan internalnya guna mengambil keuntungan

dari peluang eksternal, mengatasi kelemahan internal, dan menghindar dari

ancaman eksternal. Dimana usaha yang dapat dilakukan oleh PT.TAT adalah

dengan cara meningkatkan pelayanan dan fasilitas SPBU, serta memperluas

jaringan pelangan sehingga semakin meningkat penjualan BBM dan juga peluang

pasar di Surabaya semakin meningkat.

Karena terletak pada kuadran I maka PT.TAT mempunyai pangsa pasar

yang relative rendah dan bersaing kedalam pasar industri yang pertumbuhannya

tinggi oleh karena itu PT.TAT harus memperkuat dirinya dengan cara

melaksanakan strategi intensif yaitu strategi product development dimana

PT.TAT perlu meningkatkan atau memodifikasi pelayanan yang ada sekarang

serta strategi Market Penetration Strategy dimana melalui strategi ini PT.TAT

dapat menambah item untuk promosi penjualan dan usaha promosi lainnya.

Dengan tujuan untuk meningkatkan pangsa pasar melalui usaha pemasaran yang

maksimal dan juga PT.TAT mempunyai segmentasi pasar yang membidik

konsumen untuk kalangan menengah dan menengah keatas baik itu dari

perusahaan sampai customer umum dimana ketika para konsumen hendak

melakukan pengisian BBM.

140

Dari Gambar 4.13 bahwa PT. TAT berada pada koordinat (1.92,1.72)maka kemudian strategi difokuskan pada strategi SO yaitu Menggunakankekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal.Perusahaan pada umumnya akan menjalankan strategi WO, ST, atau WTagar dapat mencapai situasi mereka dapat menerapkan strategi SO. Ketikasuatu perusahaan memiliki kelemahan utama, perusahaan tersebut akanberusaha mengatasinya dan menjadikannya kekuatan. Langkah-langkah strategiSO tersaji pada Tabel 4.25.

Tabel 4.27 Strategi SO (Strenght-Opportunity)

Kode Langkah Strategi

SO1 Memberikan promosi kepada pelanggan berupa kartu Member atauloyalitas Card misal : penjualan pertamax 200 ribu gratis soft drink

SO2 Pengembangan Aplikasi ERP terintegrasi dengan bekerjasama denganKonsultan IT

SO3 Pembuatan SI mengenai Produk yang ditawarkan dan Fasilitas yang Adamelalui Monitor di Lapangan SPBU

SO4 Pemanfaatan lahan SPBU untuk minimarket, tambal ban nitrogen, banneriklan dan fasilitas lainnya dengan mempunyai lokasi strategis

SO5 Pembaharuan Fasilitas SPBU seperti parkir, toilet , musholla danfasilitas lainnya

SO6 Menyediakan tempat pengisian BBM dengan cara melayani diri sendiri -self serving Fasilitas ini memang sengaja dibuat untuk menambahpelayanan cepat kepada masyarakat pengguna kendaraan bermotor.

SO7 Menyediakan penjualan selain BBM dan Pelumas di SPBU sepertipenjualan Minyak Goreng, masker, sarung tangan dan lain-lain

SO8 Mencari Customer baru untuk dijadikan pelanggan tetap dengandiberikan jangka waktu pembayaran.

SO9 Penambahan mesin untuk pengisian Bahan Bakar Gas dan bahan bakarlistrik

141

BAB V

INTERPRETASI KEBUTUHAN MENDATANG DAN

PERUMUSAN STRATEGI

Bab ini berisi tentang interpretasi kebutuhan bisnis, perumusan strategi

dan informasi PT.TAT di masa datang . Analisa dengan mengindentifikasikan

SI/TI yang mempengaruhi strategis bisnis dan bagaimana SI/TI secara signifikan

meningkatkan performa perusahaan.

5.1.Strategi Bisnis masa mendatang

Pada bab sebelumnya telah dilakukan analisa SWOT yang menghasilkan

langkah strategi baru yang akan digunakan SPBU dalam menjalankan visi dan

misi yang telah di tetapkan oleh pihak manajamen atas. Adapun langkah strategi

yang akan digunakan yaitu :

1) Memberikan promosi kepada pelanggan berupa kartu Member atau

loyalitas Card cara yang dilakukan dengan minimal pembelian 500 ribu

akan dapat kartu member dari SPBU. Adapun promo yang diberikan setiap

bulannya seperti setiap pembelian minimal 200 ribu akan mendapatkan

soft drink, snack atau promo lainnya

2) Pengembangan Aplikasi ERP terintegrasi dengan bekerjasama dengan

Konsultan IT adapun pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan

seperti pengembangan modul-modul Human Resources, pembangunan

modul CRM, aplikasi POS dan SM BBM dan Bussines Intelegence.

3) Pembuatan SI mengenai Produk yang ditawarkan dan Fasilitas yang Ada

melalui Monitor di Lapangan SPBU dengan begitu pelanggan akan

mengetahui produk yang dijual di SPBU selain BBM dan Fasilitas yang

ada di SPBU.

4) Pemanfaatan lahan SPBU adapun langkah strategi yang di lakukan yaitu

melakukan kerjasama ddengan perusahaan lain misal untuk minimarket

bekerja sama dengan pertamina untuk membuat minimarket bright, tambal

142

ban nitrogen, atau waralaba lain seperti dunkin donuts, starbucks, excelso

dan lainnya.

5) Pembaharuan Fasilitas SPBU dengan merenovasi bangunan maupun

fasilitas yang telah rusak maupun tidak terawat, seperti : mushola, toilet,

kantor SPBU sehingga pelanggan akan lebih nyaman dan senang.

6) Menyediakan tempat pengisian BBM dengan cara melayani diri sendiri -

self serving. Kita belum saatnya menyediakan SPBU self serving oleh

karena banyak faktor:

a. Faktor tenaga kerja

b. Kedisiplinan

c. Keamanan ATM, terkait kriminalitas

d. dan lain-lain faktor.

Tidak dipungkiri bahwa penyediaan SPBU dengan system self-serving

memang memerlukan tingkat disiplin yang sangat tinggi, bukan hanya

untuk diri sendiri dan kendaraan bermotor miliknya tetapi juga untuk area

SBPU self serving. Tidak diperkenankan menumpahkan bahan bakar di

area terbuka selain dalam tank kendaraan, tidak merokok di sekitar area,

mematikan Hape dan sebagainya. Peraturan ini jelas-jelas dapat dibaca

sekitar area. Disediakan juga tissue untuk membersihkan tangan, atau

mengeringkan BBM yang tercecer sebagai satu cara tindakan

pengamanan. Tersedia juga alat pemadam kebakaran bila terjadi

kebakaran atau eksplosive, tersedia juga nomor alarm penting bila hal

seperti ini terjadi. Sistem pelayanan SPBU untuk para pengendara

kendaraan bermotor dimana pengendara melayani dirinya sendiri dengan

melakukan sendiri pengisian BBM sesuai dengan jenis dan total liter yang

dibutuhkan dan sistem pembayarannya dilakukan pada kassa terpisah.

Umumnya kassa ini tersedia di dalam toko/shop yang juga menjual

produk lainnya seperti snack dan minuman ringan. Pengendara hanya

melaporkan nomor tempat pengisian BBM. Sistem ini akan

mendapat tantangan yang luar biasa keras dari pihak masyarakat, terkait

faktor tenaga kerja. Oleh karena system self serving baik itu semi atau full

143

akan berarti pengurangan lapangan tenaga kerja. Dan inilah problema

yang utama.

7) Menyediakan penjualan selain BBM dan Pelumas di SPBU untuk

meningkatkan penjualan yang ada di SPBU seperti penjualan bahan pokok

yang dibutuhkan oleh masyarakat seperti minyak goreng, Mi goreng, atau

bahan pokok lainnya

8) Mencari Customer baru untuk dijadikan pelanggan tetap selain dengan

menggunakan member dapat juga dengan perjanjian dengan pelanggan

untuk pembayaran dengan jangka waktu tertentu.

9) Penambahan mesin untuk pengisian Bahan Bakar Gas dan bahan bakar

listrik. Langkah strategi ini digunakan apabila sewaktu-waktu ada

kebijakan dari pemerintah untuk konversi BBM menjadi bahan bakar

alternative SPBU telah siap dengan perubahan tersebut.

dari hasil analisa SWOT diatas dapat disimpulkan bahwa untuk

melakukan strategi agresif SPBU harus melakukan strategi meningkatkan

penjualan sehingga dapat menggunakan kekuatan internalnya guna mengambil

keuntungan dari peluang eksternal, mengatasi kelemahan internal, dan

menghindar dari ancaman eksternal. meningkatkan pelayanan dan fasilitas SPBU,

serta memperluas jaringan pelangan dan juga peluang pasar di Surabaya semakin

meningkat.

Setelah analisa SWOT dilakukan analisa intepretasi kebutuhan masa

mendatang adapun tahapan tersebut menjelaskan mengenai kebutuhan bisnis yang

menjadi tujuan perusahaan di masa mendatang.

5.2.Analisa Intepretasi Kebutuhan Masa Mendatang

Bab ini berisikan gambaran proses bisnis berupa alur informasi dan

dukungan sistem informasi terhadap proses bisnis yang diturunkan dari strategi

bisnis perusahaan, harapan stakeholder serta dengan meninjau proses bisnis pada

saat ini.

Untuk menginterpretasi mengenai kebutuhan bisnis dilakukan dengan

beberapa tahap menggunakan metode :

1. Analisa Value Chain

144

2. Analisa Balanced Scorecard

3. Identifikasi Critical Success Factors (CSF)

5.2.1. Analisa Value Chain

Analisa Value Chain adalah kumpulan aktivitas dalam perusahaan yang

dilakukan untuk mendesain, meproduksi, memasarkan dan support produk. Dalam

aktivitas bisnisnya dikelompokan menjadi dua aktivitas besar yaitu aktivitas utama

dan aktivitas pendukung. Aktivitas utama seperti semua aktivitas yang

berhubungan dengan produksi, pergudangan, distribusi, layanan purna jual.

Aktivitas pendukung adalah semua aktivitas yang mendukung aktivitas utama

seperti : pembelian, infrastruktur, teknologi dan SDM.

5.2.1.1.Aktivitas Utama

Lima kategori pada kegiatan utama terlihat pada inbound logistic,

operation, outbound logistic, marketing dan sales dan services.

a. Logistik inbound

Pembelian BBM

1. Pengecekan sisa stok BBM dari tangki yang dilakukan oleh supervisor

maupun pengawas SPBU. Pemesanan dilakukan jika BBM yang dimiliki

SPBU sudah mencapai batas yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan

mengentry aplikasi ERP yaitu modul Request Requsition yang berguna untuk

permintaan pembelian dengan mengisi jenis BBM mana yang akan di pesan

setelah betul supervisor haru mengklik tombol posting untuk melanjutkan

kebagian purchasing.

2. bagian purchasing akan mengisi harga BBM yang telah di input oleh

supervisor SPBU sebelumnya dan dilanjutkan kebagian manajer purchasing

untuk di approve.

3. Setelah manajer purchasing mengapprove pesanan BBM bagian purchasing

akan mencetak Purchase Order serta mensinkron data ke aplikasi POS di

masing-masing SPBU.

4. Kemudian dari sisi finance akan menebus pesanan yang telah di isi oleh

supervisor SPBU melalui aplikasi web dari bank mandiri yang telah bekerja

145

sama dengan PT.Pertamina. setelah diisi finance manager accounting akan

mengapprove penebusan BBM yang telah di input oleh finance.

5. Pengiriman BBM akan datang ke esokan akan diperiksa oleh supervisor SPBU

dengan melakukan stick tangki dan analisa test kualitas untuk memastikan

barang yang dikirim sesuai dengan surat jalan dan jenis BBM yang diberikan

oleh truk pengiriman BBM sesuai. Dalam penerimaan mengandung unsur

pengawasan terhadap ketepatan barang, karena kesalahan dalam proses

pemeriksaan untuk penerimaan BBM ini dapat merugikan perusahaan karena

BBM yang diterima secara langsung bisa aja tidak sesuai dengan surat jalan

untuk memenuhi kebutuhan operasional di SPBU.

6. Setelah itu BBM dimasukkan kedalam Tangki pendam sesuai dengan produk

yang telah dipesan. Setelah semua dilakukan supervisor wajib mengisi analisa

test kualitas dan mereceiving BBM yang telah disinkron oleh purchasing

dengan mencari PO yang telah disync oleh purchasing ke aplikasi POS dan

supervisor SPBU mengisi modul receiving di aplikasi POS sesuai dengan

surat jalan dari truk tangki BBM. dokumen di kirim ke kantor pusat dengan

menggunakan jasa dinas luar untuk diberikan oleh staff receiving agar direkon

apakah nomor delivery order dan no sales order sesuai dengan form sales

order yang telah diberikan oleh truk pengirim DO apabila sudah sesuai dengan

nomor DO dan nomor SO sama staff receiving kantor akan memposting hasil

entry yang telah di input oleh supervisor SPBU dan stok yang ada di aplikasi

ERP kan bertambah.

Tim Kerja Yang Terlibat : Purchasing, Inventory, Receiving dan Supervisor

SPBU.

b. Operations

1. Aktivitas yang berkaitan dengan proses penerimaan BBM dengan mengukur

kualitas BBM yang telah dikirim ke SPBU untuk di pindah ke tangki pendam.

Untuk menjamin ketepatan kualitas, ketepatan takaran volume secara rutin

dengan batas toleransi akurasi lebih tepat dengan bantuan dinas metrologi akan

melakukan kalibrasi ulang pompa yang telah melewati batas toleransi. Di sisi

146

dilakukan monitoring dengan menggunakan stick tangki dan aplikasi

Dispensing Pump Monitor serta aplikasi Tank Monitor

2. Pemeliharaan Tangki Pendam dan Mesin Dispenser SPBU yang dilakukan

setiap hari kerja oleh Teknisi SPBU yang dilakukan setiap hari kerja. Yang

dibuat dengan jadwal dan kebutuhan maintenance

3. Pemeliharaan Aplikasi, hardware dan jaringan yang ada di SPBU dan Kantor.

Tim Kerja yang Terlibat : Operator SPBU, Supervisor SPBU dan Pengawas SPBU,

Staff IT, Inventory .

c. Outbound Logistic

Pelayanan Operator kepada customer sesuai dengan standard dan ketentuan dari

PT.Pertamina dalam pengisian BBM

Team Kerja Yang terlibat : Operator SPBU, Pengawas SPBU dan Supervisor

SPBU dan Sales.

d. Marketing dan Sales

1. Menawarkan member pelanggan untuk customer yang potential yaitu

perusahaan ekspedisi dan lain-lain.

2. Bekerja sama dengan pihak ketiga untuk menyewa lahan potential untuk

digunakan sebagai ATM, Minimarket maupun Tambal Ban Nitrogen.

3. Penjualan BBM dilakukan setiap hari nonstop kepada konsumen.

e. Service

1. Standard pelayanan program pertamina way yaitu PASTI PAS yang

mempunyai elemen pelayanan staff yang terlatih, termotivasi, jaminan kualitas

dan kuantitas, peralatan yang terawat, diharapkan dapat meningkatkan

pelayanan yang berimbas dalam peningkatan omset penjualan BBM. Dengan

slogan 3S yakni Senyum, Salam, Sapa. Serta Pas takarannya, pas kembaliannya

dan pas pelayanannya.

2. Service yang ditawarkan oleh member pelanggan yaitu dengan menunjukkan

kartu RFID dan identitas yang ada dikartu sebagai customer pelanggan dan

147

mengisi BBM sesuai permintaan dan untuk penagihan bukan langsung kepada

customer yang membeli tetapi perusahaan yang bekerja sama dengan PT.TAT.

5.2.1.2.Aktivitas Pendukung

a) Infrastruktur Perusahaan

1. Infrastruktur yang dimiliki oleh SPBU seperti pompa Bensin, tempat istirahat,

Mushola dan Toilet dapat digunakan secara optimal untuk mendukung kinerja

perusahaan.

2. Letak SPBU yang strategis, penampilan luar yang menarik, penampilan dalam

perusahaan yang nyaman.

b) Manajemen Sumber Daya Manusia

1. PT.TAT juga terus melakukan pembinaan kualitas SDM. Hal ini dilakukan

dengan memberikan beasiswa untuk staff di kantor lulusan SMK maupun D3

untuk melanjutkan ke S1 dan PT.TAT pun terus berusaha memperbaiki

kesejahteraan pekerjanya.

2. Dari Sisi Kesejahteraan pekerjanya, PT.TAT telah menerapkan sistem

penggajian dan benefit yang lebih kompetitif dibanding SPBU lainnya. Untuk

masa mendatang PT.TAT akan menerapkan penggajian dan benefit yang lebih

menghargai kinerja masing-masing individu. Dalam artian, pekerja yang

bekontribusi lebih besar bagi perusahaan akan memperoleh imbalan yang lebih

tinggi dan sebaliknya.

3. Mengimplementasikan pengembangan pekerjaan yang terorganisi dan

konsisten sehingga para pekerja memiliki kompetensi, ketrampilan, dedikasi,

kinerja dan produktivitas yang tinggi.

4. Memberikan penghargaan dalam bentuk kesejahteraan dan bonus yang

kompetitif serta memberikan perlindungan kepada pekerja sesuai dengan

standar perusahaan dan peraturan yang berlaku.

5. Rekruitmen pegawai diadakan untuk memenuhi standar formasi yang

ditetapkan perusahaan. Dimana rekuitmen PT.TAT ada 2 jenis yaitu :

i. External

148

Rekruitmen dilakukan untuk mencari calon karyawan baru dari

lingkungan luar perusahaan berdasarkan kompetensi tertentu.

Adapun pelaksanaannya melibatkan pihak ketiga dalam prosesnya.

Tahapan ini dengan melakukan pengumuman di media elektronik,

seleksi administrasi, wawancara, tes tulis, tes psikologi dan

wawancara direksi

Peserta yang lolos seleksi akan melakukan penilaian kerja yaitu

selama 3 bulan untuk dinilai yang dihitung sebagai masa percobaan

selanjutnya akan diangkat menjadi pegawai kontrak.

ii. Internal

Rekruitmen dilakukan dengan mencari karyawan PT.TAT sendiri

untuk mengisi jabatan melalui proses assesmen. Rekruitmen ini

juga melibatkan pihak ketiga

Tahapan dalam proses ini hanya tahapan tes psikololgi dan

wawancara dengan personalia dan direksi

6. Proses Pengembangan karyawan terdiri dari beberapa jenis yaitu program

pendidikan dan program pelatihan

Bentuk fasilitas pengembangan karyawan melalui program pendidikan yang

ada antara lain:

Program Beasiswa S2 ikatan dinas bagi karyawan yang mempunyai

kompentensi dan produktivitas yang tinggi

Program Beasiswa S1 ikatan dinas bagi karyawan yang masih

memiliki ijazah SMK dan D3 dan memiliki kompentensi.

Untuk Program peningkatan kompetensi dalam kepemimpinan

diwujudkan dalam pelatihan dan seminar yang terkait dengan

kemampuan teknis di masing-masing divisi.

7. Untuk Pengembangan Organisasi diwujudkan dengan perubahan struktur

organisasi sesuai dengan kebijakan dari pihak manajemen.

8. Pengelolaan hak karyawan yang dikelola oleh PT.TAT yaitu gaji pokok serta

tunjangan, uang lembur, cuti, profit share, THR dan jaminan kesehatan. Untuk

149

proses dan aturan hak karyawan diatur dalam buku Perjanjian Kerja Bersama

antara karyawan dengan perusahaan

9. Penilaian Kinerja untuk prosesnya yang dilakukan pada penilaian operator

SPBU dan staff dikantor. Dalam proses penilaian dilakukan dari hasil kinerja

pekerja bukan dari penilaian perilaku pekerja. Untuk karyawan kator penilaian

dilakukan berdasarkan pencapaian target dari tanggung jawab yang dilakukan.

10. Reward yang diberikan oleh PT.TAT yaitu promosi karyawan untuk kenaikan

jabatan, profit share yang merupakan hak dari karyawan di SPBU apabila lolos

SPBU PASTI PAS yang dilakukan oleh PT.PERTAMINA.

11. Untuk pemberian sanksi saat diperuntukan bagi karyawan yang melanggar

peraturan perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan serta menimbulkan

kerugian besar bagi perusahaan. Bentuk sanksi yang diberikan yaitu demosi,

mutasi dan PHK, pemilihan jenis sanksi yang diberikan berdasarkan

pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.

c) Pengembangan Teknologi

1. Perbaikan SPBU dengan otomatisasi, yaitu sistem pengisian BBM ke tangki

pendam dengan sistem mesin yaitu dengan menggunakan aplikasi dan sistem

yang dapat menarik data dari tangki pendam untuk mengetahui kapan waktu

mengisi BBM tanpa harus kehabisan BBM maupun sudah di ambang batas

untuk mengisi BBM.

2. Di PT.TAT penerapan Microsoft Dynamics GP, sebagai salah satu sistem

Teknologi Informasi (TI), telah dilakukan secara bertahap di seluruh unit

SPBU, kelebihan yang ditawarkan dengan menggunakan sistem Microsoft

Dynamics GP adalah lebih sistematis dan terintegrasi antara pusat dengan

SPBU untuk pengembangan aplikasi-aplikasi Microsoft Dynamics

berkelanjutan untuk memenuhi proses bisnis yang belum terpenuhi.

3. Untuk pengembangan sistem menggunakan resource TI mengalami kendala

dalam keterbatasan personel TI dan kemampuan personil TI

4. Kecenderungan beberapa aplikasi yang dikembangkan melalui pihak ketiga

sulit di maintenance dan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan

150

5. Operasional TI sekarang ini meliputi maintenance aplikasi, implementasi

aplikasi POS yang ada di SPBU, perangkat keras, CCTV dan jaringan yang

sudah ada. Untuk maintenance aplikasi dilakukan dilakukan saat terjadi

masalah pada aplikasi dan dilakukan setiap minggu 4 kali untuk memeriksa ke

SPBU. Untuk maintenance perangkat keras dan jaringan yang ada lebih fokus

pada SPBU karena sering terjadi kerusakan pada hardware maupun jaringan

terputus.

d) Procurement

1. Proses permintaan barang dan jasa melalui request by user yang transparan dan

cepat. Proses yang dilakukan tidak dilakukan secara manual tetapi

menggunakan aplikasi Microsoft Dynamics GP.

2. Untuk proses penerimaan barang/ jasa dilakukan di SPBU dan kantor apabila

yang diminta BBM maka pengiriman dilakukan ke SPBU masing-masing dan

surat jalan akan dikirim untuk di recon apakah Surat jalan sudah sesuai dengan

tagihan yang telah dibayar di kantor pusat.

e) Keterangan Hubungan rantai nilai untuk PT.TAT :

1) Inbound Logistic

Untuk Logistik Kedalam yang dilakukan antara lain berupa penerimaan

barang dari pemasok, penangan BBM dan pengendalian persediaan.

Rantai nilai logistik kedalam untuk aktivitas pendukung, yaitu:

I. Pengembangan Teknologi

PT.TAT telah memiliki sistem persedian barang yang sudah terintegrasi

dengan departemen purchase dan accounting

II. Pembelian

Difokuskan terhadap kegiatan penebusan BBM.

2) Operations

Aktivitas yang dilakukan PT.TAT untuk SPBU dalam kegiatan operasi

antara lain:

151

Aktivitas yang berkaitan dengan proses penerimaan BBM dengan

mengukur kualitas BBM yang telah dikirim ke SPBU untuk di pindah ke

tangki pendam, maintenance mesin nozzle Dispenser dan Fasilitas yang

terdapat di SPBU.

Rantai kegiatan operasi untuk aktivitas pendukung yaitu :

Manajemen Sumber Daya Manusia

Didalam kegiatan operasi dibutuhkan sumber daya manusia yang

berpengalaman dan melakukan pelatihan terus menerus untuk

meningkatkan intelegence karyawan.

Pengembangan Teknologi

Didalam kegiatan operasi semua sistem internal yang telah terintegrasi

memudahkan setiap departemen untuk mendapatkan informasi dengan

cepat.

Pembelian

Didalam kegiatan operasi, pembelian di fokuskan terhadap pembelian

perlengkapan atau perlengkapan kantor dan SPBU.

3) Outbound Logistic

Untuk kegiatan di logistic keluar, aktivitas yang dilakukan antara lain

pelayanan operator BBM kepada customer dalam pengisian BBM dan juga

untuk customer pelanggan

Rantai nilai logistic keluar untuk aktivitas pendukung, yaitu :


Pelu dilakukan pengembangan teknologi terhadap sistem yang sedang

berjalan di SPBU

4) Marketing dan Sales

Untuk kegiatan pemasaran dan penjualan, aktivitas yang dilakukan antara

lain menetapkan kepada customer pelanggan untuk pembayaran BBM dan

jugan penetapan harga sewa lahan kepada Bank maupun perusahaan yang

ingin menyewa lahan di SPBU.


152

Dibutuhkan sumber daya manusia yang berpengalaman dan melakukan

pelatihan terus menerus untuk meningkatkan intelegence karyawan.


Perlu dilakukan pembangunan website agar memudahkan konsumen untuk

mendapatkan informasi maupun melakukan order pemesanan. Dan juga

pengembangan sistem agar lebih efiktif dan efisien.

Pembelian

Perlunya jasa biro iklan untuk memasarkan informasi ke masyarakat

mengenai penyewaan lahan dan konsultan IT untuk membangun website

maupun pengembangan sistem.

5) Service

Untuk kegiatan pelayanan, PT.TAT harus menyediakan customer service

untuk menerima keluhan dari pelanggan untuk feedback dan juga operator

yang berkualitas untuk memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada para

konsumen


Diperlukan sumber daya manusia yang berpengalaman dalam hal customer

service dan juga pengalaman menjadi operator dan pengawas di SPBU,

kecepatan dan ketepatan dalam memberikan solusi


Perlu dikembangkan sistem melalui website untuk kemudahan pelayanan

dan memberikan sms dan telpon keluhan di masing-masing SPBU untuk

menghubungi customer service

Pembelian

Difokuskan untuk pembelian perlatan yang berkaitan, yaitu seperti

computer, telepon, mesin fax dan juga modem untuk aplikasi sms gateway.

153

Gambar 5.1 Value Chain

Tabel 5.1 Analisis Value Chain Potensi Kebutuhan Bisnis

AktivitasUtama

KodeProses

Proses Bagian yangTerlibat

PotensiKebutuhan

Bisnis

KodePotensiBisnis

PembelianBBM

AU-1 PermintaanBBM

SupervisorSPBU,

Pengawas SPBUdan Pruchasing

Tersedianyasistem yang

membantu prosespermintaan barang

terintegrasi

PB1

AU2 PembelianBBM

Purchasing Tersedianyamodul pembelianbarang terintegrasi

PB1

AU3 PenerimaanBBM

Purchasing,Receiving dan

SupervisorSPBU

Tersedianyasistem yang

membantu prosespenerimaan BBMyang terdapat dimesin Dispenser

PB1

MaintenanceAplikasi dan

mesindispenser

AU4 Respon yangcepat dan tepatatas komplain

karyawan

Staff IT TersedianyaAplikasi Helpdesk

PB2

AU5 PemeliharaanMesin

Teknisi SPBU Terjaminnyaketersedian

peralatan apabila

PB3

154

mesin mengalamikerusakan

PelayananKepada

Konsumen

AU6 PelayananBBM

Operator SPBU,Pengawas SPBUdan Supervisor

SPBU

Menekankankembali

pentingnya slogan3S yakni Senyum,Salam, Sapa. Serta

Pas takarannya,pas kembaliannya

dan paspelayanannya

kepada operatorSPBU

PB4

PenjualanBBM

AU7 Penawaransistem hutang

kepadakonsumenpotensial.

Staff SalesLoyalitaskonsumenpelanggansemakin

meningkat denganmembangun

aplikasi CRM

PB5

AU8 Menawarkanpihak ketiga

untuk menyewaLahan

Staff sales,owner dan Staff

Purchasing

Tercapaikeuntungan

maksimal danefisiensi

PB6

AU9 PendaftaranMember

Pelanggan

Staff IT, staffSales

PembuatanWebsite untuk

pendaftaranMember

Pelanggan

PB7

Services untukpembeli

AU10 Memberikanlayanan sesuai

slogan 3S yakniSenyum,

Salam, Sapa.Serta Pas

takarannya, paskembaliannya

dan paspelayanannya

Operator SPBU Peningkatan nilaipendapatanpenjualan

PB8

AU11 MemberikanKartu Memberuntuk customerPelanggan pada

waktupengisian

Operator SPBUdan Pengawas

SPBU

PeningkatanLoyalitaspelanggan

PB5

Aktivitas Kode Proses Bagian yang Potensi Kode

155

Penunjang Terlibat KebutuhanBisnis

PotensiBisnis

InfrastrukturPerusahaan

AU12 PemeliharaanAsset

perusahaan

Seluruh teamkerja yang

terkait

Penggunaanseminimal

mungkin untukmendukung

kinerja perusahaan

PB9

ManajemenSumber Daya

Manusia

AU13 Pembinaankualitas SDM

Meningkatkanprofesionalitas

karyawan

Mekanismeperekrutan,pelatihan,

pengembangandan

mempertahankankaryawan yang

produktif

PB10

PengembanganTeknologi

AU14 MenciptakanTeknologi yangmemiliki nilai

Pengembanganaplikasi

teknologi barusesuai dengan

tuntutanperkembanganmasalah BBM

Pengembangansecara bertahap

PB11

Procurement AU15 Terpenuhikebutuhan

barang di SPBUmaupun di

kantor

Tepat spesifikasidan tujuan

Biaya yangdikeluarkanseekonomis

mungkin

PB12

Setelah dilakukan Analisa Value Chain yang digunakan untuk melihat proses

bisnis yang terdapat di SPBU dan untuk kebutuhan bisnisnya yang akan

digunakan pada masa mendatang. Akan dilanjutkan analisa BSC yang digunakan

mengukur kinerja perusahaan

5.2.2. Analisa BSC

Konsep yang digunakan dalam merancang lapisan proses bisnis masa

depan perusahaan ini menggunakan metode Balanced Score Card (BSC) dimana

strategi bisnis perusahaan diurai menjadi beberapa perspektif mulai dari financial

hingga learn & growth. Hasil yang didapat dari pemetaan strategi melalui BSC

ini menjadi landasan didalam menentukan faktor penentu keberhasilan (critical

156

success factor/CSF) untuk masing-masing proses bisnis pada setiap fungsi

perusahaan.

Berdasarkan CSF dari masing-masing proses bisnis dapat diidentifikasi

kebutuhan data dan informasi sebagai prasyarat berhasilnya faktor-faktor penentu

melalui dukungan informasi. Kebutuhan fungsi aplikasi dapat diturunkan secara

langsung dari kebutuhan CSF maupun kebutuhan terhadap data dan informasi

yang telah teridentifikasi.

Gambar berikut mengilustrasikan metode yang digunakan untuk

memetakan dan menurunkan strategi bisnis ke identifikasi aliran data dan

kebutuhan fungsi aplikasi.

Gambar 5.2 Metode Penyusunan Kebutuhan Sistem InformasiLangkah selanjutnya dalam melakukan analisa balanced scorecard,

diusulkan membuat rancangan strategy map untuk menyelaraskan dan

merealisasikannya dalam bentuk memetakan strategi-strategi yang dibuat

berdasarkan visi dan misi serta kesesuaiannya dengan hasil analisa SWOT.

5.2.2.1. Keterkaitan Terhadap Visi-Misi Perusahaan

PT.TAT mempunyai visi : Menjadi SPBU yang terpercaya, terunggul, dan

terdepan dalam pelayanan. Sedangkan untuk meraih visinya, PT.TAT

menetapkan misinya sebagai berikut :



3. Menjadi konsumen sebagai raja, supplier sebagai partner, dan karyawan


Strategi Bisnis &FungsionalPerusahaan

HarapanStakeholder

Kondisi ProsesBisinis Saat Ini

Faktor PenentuKeberhasilan

Kebutuhan FungsiAplikasi

Kebutuhan Data &InformasiStrategy Maps

157




grade tertinggi





Dapat dilihat dari visi dan misi yang telah ditetapkan oleh perusahaan,

bahwa perusahaan ingin menjadi perusahaan yang besar dengan memberikan

pelayanan yang berkualitas, mengedepankan asset sumber daya manusia sebagai

asset perusahaan dan kekuatan perusahaan, serta pengelolaan perusahaan secara

professional. Dari penilaian terhadap visi dan misi perusahaan ini, keberhasilan

penjualan perusahaan sangat ditentukan oleh pelayanan, fasilitas yang ada di

SPBU dan dukungan sumber daya manusia yang memadai sangat menentukan

terwujudnya tujuan perusahaan.

5.2.2.2. Peran TI dalam strategi Bisnis

Strategi bisnis perusahaan sangat menentukan pola dukungan yang

diberikan Teknologi Informasi. Adanya keselarasan antara strategi TI dengan

strategi bisnis menjadi faktor penentu suksesnya implementasi TI yang dapat

dinilai dari meningkatnya nilai tambah yang diberikan TI bagi bisnis dan efisiensi

yang telah dikeluarkan.

Gambar 5.3 Strategi bisnis Perusahaan


HarapanStakeholder




Kebutuhan Data &InformasiStrategy Maps

158

Beberapa harapan atau ekspektasi dari stakeholder demi peningkatan peranTeknologi Informasi dalam mendukung strategi bisnis disarikan melalui beberapapoin berikut :

TI bisa merubah cara bekerja, mulai dari evaluasi, analisa sampai

pengambilan keputusan selain tentu mempercepat proses bisnis terutama

dalam aliran informasi di perusahaan

Melalui TI pengadaan barang antar unit usaha atau antar distrik dapat

terkonsolidasi. Pengadaan tidak perlu dilakukan apabila satu unit memiliki

stok barang yang dibutuhkan oleh unit lain

TI juga dapat menciptakan cara kerja proses secara workflow. Apabila

satu fungsi SDM belum selesai mengerjakan tugas, fungsi SDM lain tidak

bisa mulai kerja

Untuk kebutuhan stakeholder diperlukan juga dukungan TI untuk

memberikan laporan secara tepat waktu dan akurat.

Tabel berikut mengiliustrasikan strategi masing-masing fungsi dan

konfirmasi strategi tersebut kepada Owner.

Tabel 5.2 Strategi Masing-Masing FungsiNo Fungsi Strategi Fungsional Harapan Stakeholder1 Pelayanan Meningkatkan reliabilitas

peralatan SPBU Jaminan Kualitas dan

Kuantitas dari SPBU Pembaharuan Fasilitas

SPBU Respon cepat atas

komplain pelanggan

Kecepatan dankeakuratan pelaporandari unit usaha SPBU

Koordinasi yang lebihintensif lintas bagianantara pengelola SPBUdan Pembelian untukkonsolidasi ketersediaanalat, BBM, serta saranapendukung denganpemasaran terkait untukmeningkatkan optimasipenjualan

2 Pemasaran Optimalisasi pemanfaatanaset perusahaan

Meningkatkan fungsi danperan penelitian danpengembangan

Meningkatkan pencarianCustomer potensial untukbekerja sama dalampembelian BBM

Dibutuhkan suatu polapengambilan keputusanyang lebih efektif untukpenentuan CustomerPotensial

Dibutuhkan data yangaktual daftar customeryang mengisi di SPBU

159

Pemanfaatan Lahan danjasa tambahan SPBU

Penambahan pompa SelfService

Pembuatan SI mengenaiProduk yang ditawarkandan Fasilitas yang Ada

Memberikan loyality card Penambahan mesin untuk

pengisian Bahan BakarGas dan bahan bakarlistrik

Dengan proses automatispada nozzle self servicediharapkan dapatmengoptimalkan biayaoperasional denganpengurangan jumlahkaryawan.

Mengenalkan SPBUkepada customermengenai fasilitas danproduk non BBM.

Menjaring customer baru3 Keuangan Perbaikan sistem

akuntansi dan prosedurakuntansi

Pengembangan AplikasiERP terintegrasi

Teknologi informasidapat mendukung prosesbisnis melalui efisiensibiaya operasional danpengawasan ataumekanisme kontrol yanglebih baik. Hal initerutama bertujuan untukmeminimalisasikecurangan di SPBU

Aktivitas atau prosesbisnis merupakanworkflow atau banberjalan, yang manasecara sistem apabilatugas dari satu fungsibelum selesai makafungsi lain tidak bisamengerjakan tugasnya.

4 SDM Penataan komposisiSDM

Peningkatan kompetensiSDM

Pengembangan sistemapresiasi kinerja Pekerja

Peningkatan produktivitasKaryawan

Pengembangan konsepmanajemen SDM yangmengintegrasikanpengukuran kinerjadengan renumerasi dancarrier planning(pengembangan karier)berbasis kompetensi

160

5.2.2.3. Perumusan Strategi

Strategi bisnis yang dijabarkan dibawah ini merupakan tahapan lanjutan

dalam penyusunan kebutuhan sistem informasi.

Gambar 5.4 Strategy Maps

Berdasarkan Penilaian terhadap visi dan misi perusahaan, langkah

selanjutnya adalah pendefinisian strategi yang selaras dan mendukung pencapaian

dari misi perusahaan tersebut. Dalam balance scorecard penilaian strategi tersebut

dinilai berdasarkan empat perspektif yaitu : Keuangan, customer, internal bisnis

proses serta belajar dan berkembang. Berdasarkan keempat perspektif yang akan

digunakan untuk membuat strategi dari perusahaan adapun peta strategi yang

dihasilkan dipresentasikan pada gambar 5.5. dari gambar tersebut dijelaskan :


HarapanStakeholder



Kebutuhan Data &Informasi


Strategy Maps

161

Gambar 5.5 Peta Strategi PT.TAT dengan Analisa BSC

162

1. perspektif pertama belajar dan berkembang

a. Pemanfaatan Lahan dan Jasa Tambahan SPBU

Menjalin kerjasama dengan pihak luar untuk memanfaatkan lahan

yang ada di SPBU. Kerjasama yang sudah dilakukan saat ini adalah kerjasama

dengan pihak bank seperti bank mandiri, BCA, BNI dan CIMB Niaga.

Kerjasama dengan Pertamina yaitu menyewa bangunan untuk minimarket

Bright. Sedangkan untuk tambal ban dari pihak luar menyewa lahan untuk

tambal ban nitrogen.

b. Pengembangan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang handal

1. SDM yang kurang memadai, menyebabkan banyaknya permintaan aplikasi

dikerjakan oleh pihak ketiga. Dan dengan banyaknya pihak ketiga yang

terlibat menjadi permasalahan tersendiri dalam upaya pengintegrasian

aplikasi yang sudah ada.

2. Aplikasi yang ada sekarang ini sebagian bentuk dari solusi jangka pendek

dari permintaaan dari divisi lain yang mendesak. Seperti aplikasi absensi

karyawan, aplikasi ini dibentuk karena dari divisi HRD tidak mau data

yang diambil harus diolah lagi ke dalam Database yang ada di ERP. Karena

database yang ada di mesin fingerprint berbeda dengan database yang

digunakan oleh ERP

3. Pihak Top Management selalu kesulitan untuk mendapatkan Report aktual

mengenai Penerimaan, Penyusutan dan Penjualan BBM secara langsung.

Tetapi menunggu dinas luar mengambil data-data tersebut di SPBU dan

baru menerima laporan tersebut keesokan harinya.

4. Penarikan Absensi Masih Semi Otomatis masih dibutuhkan penarikan data

manual dari export aplikasi Fingerprint untuk dimasukkan kedalam Sistem

c. Peningkatan Produktivitas Karyawan dicapai melalui beberapa program

dibawah ini:

1. Penyamaan persepsi visi dan misi perusahaan dengan karyawan

Untuk menyamakan visi dan misi yang jelas harus sesuai dengan budaya

dan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pasar sehingga dapat

menumbuhkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan dan memupuk

semangat kerja karyawan, menumbuhkan rasa keharmonisan di dalam

163

kehidupan kerja karyawan, dan menumbuhkan standar kerja yang prima.

Dengan begitu antara perusahaan dengan karyawan akan memiliki

persepsi yang sama.

2. Melakukan internalisasi nilai-nilai budaya perusahaan yang dinamis

Menjalankan kegiatan-kegiatan yang mampu menjaga semangat para

karyawan seperti yang dilakukan desember ini dengan menyelengarakan

outbound agar nilai-nilai budaya yang ada didalam perusahaan tidak luntur.

3. Mewujudkan sistem manajemen kombinasi human capital dengan

teknologi dapat dicapai dengan beberapa kegiatan sebagai berikut :

Analisa dan evaluasi jabatan untuk mengetahui beban kerja dan spesifikasi

jabatan. Analisa ini dengan menggunakan Perfomance appraisal yang diisi

oleh masing-masing karyawan untuk dinilai oleh supervisi.

4. Menyempurnakan sistem manajemen kinerja yang ada saat ini dengan

melakukan pembaharuan sistem manajemen kinerja tersebut.

5. Memberikan beasiswa kepada karyawan yang mempunyai keinginan untuk

maju agar bisa menjadi kontribusi yang besar bagi perusahaan setelah

selesai menyelesaikan studinya. Selain itu mengadakan pelatihan terhadap

karyawan yang masih belum paham dalam melaksanakan tugasnya agar

didalam bekerja tidak terjadi kesalahan setelah dilakukan pelatihan

tersebut.

6. Memberikan pelatihan kepada karyawan SPBU mengenai penggunaan ERP

yang berada di kantor pusat. Baik operator, pengawas dan supervisor agar

dalam menginput data penerimaan maupun penjualan tidak terjadi

kesalahan.

7. Membangun sistem pengembangan kepemimpinan diwujudkan dengan

cara:

Dengan mengikutkan seminar kepemimpinan kepada para supervisi

maupun karyawan yang dianggap bisa menjadi atasan. Selain itu juga

seorang pemimpin harus turun ke bawah untuk membantu, mau

mendengarkan maupun menghargai aspirasi bawahan dan mampu

menerapkan kesepakatan secara tegas. Harus memiliki peranan dalam

164

memimpin yaitu memberi teladan, pemberi motivasi, melindungi bawahan

dan menunjukan bawahan mengenai masa depan dari perusahaan.

2. Tahapan Kedua yaitu perspektif bisnis internal

a. Peningkatan produktifitas SPBU

1. dapat dicapai dengan menerapkan program sebagai berikut : Jaminan kualitas

pelayanan dengan pelayanan kebijakan yang dilakukan yaitu menerapkan

slogan 3S yakni Senyum, Salam, Sapa. Serta Pas takarannya, pas kembaliannya

dan pas pelayanannya. Bahwa SPBU di PT.TAT memberikan kualitas seusai

dengan standard Pertamina yang merupakan vendor dari SPBU.

2. Ketersediaan peralatan operasional yaitu dengan melakukan perawatan rutin

mesin dispenser dan perawatan mesin lainnya yang dijadwalkan setiap hari dan

dilakukan terencana.

3. Ketersediaan Teknologi yang berkualitas dilakukan dengan mengunakan ERP

yang dapat terintegrasi antara SPBU dengan Kantor dengan modul seperti

inventory, stand meter, penjualan, manajemen user dan report yang mendukung

operational di SPBU.

4. Kemitraan customer yaitu menawarkan customer yang sering mengisi di SPBU

PT.TAT untuk menjadi member yaitu dengan melakukan permintaan untuk

melakukan pembayaran piutan selama periode yang ditentukan setelah itu

pelanggan akan mendapat kartu RFID sebagai kartu yang digunakan dalam

mengisi BBM.

b. Efisiensi biaya operasional

dapat terpenuhi dengan didukung oleh beberapa kebijkan dan program

seperti : mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi dapat mengurangi

cost, dan dapat membantu peningkatan produktivitas karyawan.

3. Tahap Ketiga yaitu prespektif customer

a. Peningkatan penjualan produk

1. Dapat dicapai dengan adanya beberapa program: Peningkatan kepuasan

pelanggan melalui fasilitas SPBU yang lengkap dan bersih serta aman sehingga

165

membuat pelanggan menjadi puas karena fasilitas yang ada di SPBU lengkap

dan bersih.

2. Dengan dilakukan kemitraaan dengan customer akan mendapatkan customer

potential yang akan dijadikan sebagai pelanggan SPBU yang mempunyai

keuntungan yaitu bisa membayar dengan cara hutang dan untuk

pembayarannya dapat dibayar dengan menggunakan cash, transfer maupun

Giro. Itulah yang menjadi kekuatan di SPBU PT.TAT dengan semakin banyak

kita mempunyai pelanggan tetap akan meningkatkan omzet PT.TAT.

4. Tahap berikutnya Keempat yaitu prespektif Keuangan

Adalah peningkatan peningkatan laba perusahaan yang berkelanjutan.

Untuk melakukan diperlukan kegiatan yang terkait dengan perusahaan seperti :

a. Peningkatan pendapatan

1. Dapat dicapai apabila terjadi peningkatan pendapatan dapat dilakukan. Adapun

program yang dilakukan oleh PT.TAT memberikan keleluasaan customer

untuk membeli BBM secara kredit dan diangsur sesuai dengan kemampuan

masing-masing Perusahaan. Adapun target pendapatan yang telah ditetapkan

oleh pimpinan yaitu kenaikan 5-10 % / per tahun.

2. Optimalisasi biaya dapat dilakukan dengan cara mengurangi pengeluaran pada

seluruh lini proses bisnis perusahaan. Dengan cara penyesuaian gaji dan

pemberian bonus karyawan telah dikaitkan langsung yang memilki kontribusi

besar terhadap operation di lapangan.

166

Tabel 5.3 Hasil Analisa BSC

Analisa Kode DeskripsiPemanfaatanLahan SPBU

BSC1 Menjalin kerjasama dengan pihak luar maupun customer

SistemInformasi dan

TeknologiInformasi yang

handal

BSC2 Peningkatan Kompetensi SDM TIBSC3 Banyak Pihak Ketiga yang terlibat dalam membuat aplikasiBSC4 Aplikasi yang terintegrasi mencapai 80%BSC5 Sebagian aplikasi merupakan aplikasi yang menjadi solusi

jangka pendekBSC21 Pihak Top Management selalu kesulitan untuk mendapatkan

Report aktual mengenai Penerimaan, Penyusutan danPenjualan BBM

BSC23 Aplikasi untuk Integrasi Absensi masih semi automatis

PeningkatanProduktivitas

Karyawan

BSC6 Belum adanya SOP Kompetensi karyawan dan tugasBSC7 Sesuai dengan budaya dan kebutuhan perusahaan dan

kebutuhan pasarBSC8 Menyelenggarakan outboundBSC9 Menyempurnakan sistem manajemen kinerja yang adaBSC10 Memberikan beasiswa kepada karyawanBSC11 Analisa dan evaluasi jabatan untuk mengetahui beban kerja

dan spesifikasi jabatanBSC12 Memberikan pelatihan kepada karyawan SPBU mengenai

penggunaan ERPBSC13 Dengan mengikutkan seminar kepemimpinan kepada para

supervisi maupun karyawan yang dianggap bisa menjadiatasan

Peningkatanproduktifitas

SPBU

BSC14 Menerapkan slogan 3S yakni Senyum, Salam, Sapa. SertaPas takarannya, pas kembaliannya dan pas pelayanannya

BSC15 Melakukan perawatan rutin mesin dispenserBSC16 Mengunakan ERP yang dapat terintegrasi antara SPBU

dengan KantorBSC17 menawarkan customer yang sering mengisi di SPBU

PT.TAT untuk menjadi memberEfisiensi biaya

operasionalBSC18 Mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi

Peningkatanpenjualan

produk

BSC19 Peningkatan kepuasan pelanggan melalui fasilitas SPBUyang lengkap dan bersih serta aman

BSC20 kemitraaan dengan customer akan mendapatkan customerpotential yang akan dijadikan sebagai pelanggan SPBU

Peningkatanpendapatanproduk

BSC21 Mempunyai Customer Pelanggan banyakBSC22 Optimalisasi Biaya dengan mengurangi pengeluaran pada

seluruh lini proses bisnis perusahaan

167

5.2.3. Analisa Critical Success Factor (CSF)

Proses berikutnya dalam penentuan kebutuhan data dan informasi masa

depan adalah penyusunan faktor penentu keberhasilan

Gambar 5.6 CSF sebagai faktor penentu keberhasilan

Berdasarkan analisa dari hasil assessment dan rencana strategis dan

interview dengan stakeholder diperlukan identifikasi terhadap faktor penentu

keberhasilan dari proses bisnis yang ada di setiap fungsi.

Dalam upaya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses maka

perhatian perusahaan dititikberatkan pada proses-proses kritikal seperti penerimaan

dan Penjualan BBM. Oleh karenanya diperlukan pencatatan secara aktual dan validitas

data yang berasal dari proses tersebut

Gambar 5.7 Skema CSF Tersedianya sistem yang membantu proses

permintaan


HarapanStakeholder





Strategy Maps

168

Kebutuhan Bisnis :Tersedianya Modul Pembelian

Barang yang terintegrasi

Critical Succes Factor :Integrasi aplikasi Tank Monitordengan modul Purchasing

Ukuran Hasil :Adanya modul Pembelian padaaplikasi di KantorIntegrasi antara aplikasi tank monitordengan modul pembelian di ERP

Kebutuhan Data :Data jenis BBMData tangki pendamData harga BBM

Dengan melakukan Aktivitas :Pembaharuan aplikasi Tank Monitor yangmengetahui kapan waktu mengisi denganintegrated modul purchasing

Gambar 5.8 Skema CSF Tersedianya Modul Pembelian Barang terintegrasi

Gambar 5.9 Skema CSF Kualitas Pelayanan yang Memuaskan.

Gambar 5.10 Analisa CSF untuk respon cepat dan tepat terhadapkomplain

169

86

Gambar 5.11 Analisa CSF untuk mengembangkan kemampuan karyawan

Gambar 5.12 Analisa CSF untuk meningkatkan kerjasama tim

Gambar 5.13 Analisa CSF Penggunaan teknologi untuk menunjangPerusahaan

170

Gambar 5.14 Analisa CSF untuk menerapkan jiwa kepemimpinan

Gambar 5.15 Analisa CSF untuk Penyamaan Persepsi Visi dan MisiKaryawan dengan Perusahaan

Gambar 5.16 Analisa CSF untuk Membuat SOP bidang TI

171

Gambar 5.17 Analisa CSF untuk Pemanfaatan lahan dan jasa tambahan

Gambar 5.18 Analisa CSF untuk Pembaharuan fasilitas SPBU

Gambar 5.19 Analisa CSF untuk Penambahan mesin pengisian gas dan listrik

172

Gambar 5.20 Analisa CSF untuk Kerjasama dengan customer perusahaan

potential

Gambar 5.21 Analisa CSF untuk Penjualan di SPBU

Gambar 5.22 Analisa CSF untuk Loyality Card

173

Tabel 5.4 menjelaskan faktor penentu keberhasilan perusahaan

No Fungsi Proses Bisnis Faktor Penentu Keberhasilan

1 Pelayanan Respon cepat atasKomplainCustomer

Waktu respon dalam melaksanakan complaindari customer kurang dari 24 jam. Dapatdilakukan dengan menelpon customer setelahcustomer mengirim sms keluhan atau menelponke mesin penjawab di PT.TAT

PembaharuanFasilitas SPBU

Merenovasi fasilitas dan bangunan agarcustomer dapat nyaman dan senang untukdatang ke SPBU

Kualitas Pelayananyang Memuaskan.

Melakukan standard yang ditentukan olehPT.Pertamina dengan PASTI PAS yaitu PASkualitas, PAS kuantitas dan PAS pelayananadapun untuk PAS Pelayanan yaitumengucapkan selamat pagi/siang/malam,dimulai dari angka nol dan mengucapkanterima kasih. Yaitu bagian dari sapa, senyumdan salam

2 Pemasaran Pemanfatan lahandan jasa tambahan

Banyaknya perusahaan lain yang menyewalahan di SPBU

Penambahan mesinpengisian gas,listrik

Terpasanganya mesin pengisian Gas dan listriksehingga SPBU siap untuk kebijakanpemerintah mengenai penggunaan BBM ramahlingkungan

Penambahanpompa Self Service

Terpasangnya pompa Self Service agar dapatdigunakan oleh customer

Penjualan Adanya sinergi antara fungsi pemasarandengan fungsi keuangan untuk mempercepatproses administrasi penjualan.

Loyality Card Peningkatan penjualan mencapai target PASTIPAS Gold

3 Keuangan PeningkatanPenjualan Produk

Mempunyai corporate yang banyak danpembelian BBM yang tinggi

Optimalisasi biaya operasional

174

4 SDM PenyamaanPersepsi Visi danMisi Karyawandengan Perusahaan

Pemahaman mengenai kerja masin-masingkaryawan

Menerapkan jiwakemimpinan

Kompetensi karyawan, Seminarkepemimpinan, Pelatihan kepemimpinan

mengembangkankemampuankaryawan

Untuk meningkatkan kemampuan karyawanbaik skill dan management dibutuhkanpelatihan dan seminar.

meningkatkankerjasama tim

Adapun cara untuk meningkatkan kerjasamatim perlu dilakukan outbound dan meeting baeksecara langsung maupun melalui videoconference

Penilaian Kinerja Tersedianya data personalia yang aktual dantersinkronisasi dengan data penggajian untukmemudahkan monitoring kinerja pegawai danmewujudkan performance based organization.

5 Teknik Pemeliharaan Terpenuhinya kebutuhan karyawan, alat, danbahan untuk proses pemeliharaan

Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan yang tepatjadwal sesuai dengan perencanaan.

Tersedianya sistemyang membantuproses permintaan

Integrasi antara aplikasi tank monitor denganmodul purchase requisition

Modul PembelianBarang terintegrasi

Integrasi antara aplikasi tank monitor denganmodul purchasing

Penggunaanteknologi untukmenunjangPerusahaan

Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensidiperlukan penggunaan teknologi yang dapatmembantu megoptimalkan biaya.

Membuat SOP

bidang TI

Efektifitas dalam menggunakan StandardOperational Prosedur TI

Setelah didapatkan skema CSF dan selanjutnya dilakukan pemetaanuntuk setiap potensi kebutuhan bisnis yang muncul pada aktifitas utama terhadapkebutuhan sistem informasi yang selanjutnya dibahas pada perumusan strategiSI.Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI.

175

5.2.4. Kebutuhan Informasi pada proses bisnis masa depan

Untuk menentukan pola solusi teknologi dan sistem informasi yang

dibutuhkan maka diperlukan pemetaan terhadap kebutuhan informasi demi

terselenggaranya masing-masing proses dan informasi yang dihasilkan dari proses

bisnis tersebut. Sub bab ini membahas keterkaitan antara faktor penentu

keberhasilan dengan kebutuhan informasi dan informasi yang dihasilkan dari

setiap proses bisnis.

5.23 Kebutuhan Informasi pada proses bisnis masa depan

1) Analisa Kesenjangan SI/TI

Analisa ini dilakukan dengan cara memetakan kondisi saat ini dengan

kebutuhan SI yang dihasilkan dari berbagai analisa sebelumnya. Adapun keputusan

dan tindakan yang mungkin dilakukan setelah melakukan analisa kesenjangan ini

adalah:

1. Upgrade: melakukan pembaruan dari sistem atau sumber daya SI/TI

2. Replace: mengganti sistem lama dengan sistem baru

3. Continue as-is: melanjutkan penggunaan sistem lama, karena masih

bermanfaat dan cocok dengan strategi ke depan

4. New system: memasang sistem yang sama sekali baru, jika dulu memang

belum memiliki SI/TI (masih dilakukan secara manual atau semi-manual

dengan spreadsheet).


HarapanStakeholder



Strategy Maps



176

5. Retire: jika proses yang ada sebelumnya (dan menggunakan SI/TI tertentu)

berdasarkan blueprint dianggap tidak diperlukan atau harus dihilangkan, maka

tentunya SI/TI terkait otomatis tidak perlu dipakai lagi (harus ‘dipensiunkan’).

5.2.4.1.Kesenjangan Sistem Informasi

Kesenjangan sistem informasi menunjukan kesenjangan antara potensi

kebutuhan bisnis dengan kebutuhan SI sehingga dapat memberikan kebputusan

yang tepat dalam menentukan prioritas pengembangan pada tahap selanjutnya.

Tabel 5.5 Analisa Kesenjangan Sistem Informasi

No Potensi KebutuhanBisnis

Kondisi Saat Ini Kebutuhan SI Keterangan

1 Tersedianya sistemyang membantu proses

permintaan barangterintegrasi

Aplikasi TankMonitor belum

terintegrasi denganAplikasi Microsoft

Dynamics GP

Integratedsystem TankMonitoring

New System

2 Respon yang cepat dantepat atas komplain

karyawan

Untuk Mengetahuisaran, Kerusakan

Aplikasi,Hardware dan

Jaringan melaluiTelepon

Help DeskSystem

New System

3 Mengunakan ERPyang dapat terintegrasiantara SPBU dengan

Kantor Pusat

Masih ada SPBUyang

MenggunakanProgram POS

lama

Aplikasi POSdan SM BBM

Replace

4 Sistem Rekruitmenyang efektif dan efisien

Untuk datakontrak kerja, datarekruitmen SPBU

masih manual

HumanResource

InformationSystems

New System

5 Proses Pengembangankaryawan

Belum MemilikiAplikasi untuk

mengetahuiKompetensiKaryawan

Human resourcemanagement

Upgrade

6 Pedoman Reward danPunishment

Untuk pedomanReward dan

Punishment masihmanual

HumanResource

InformationSystems

Upgrade

7 Integrasi Sistem yangmendukung

Sistem sudahmenggunakan

HumanResource

Upgrade

177

Pengelolaan hakkaryawan

modul HumanResource

InformationSystems

8 Penilaian KinerjaKaryawan

Untuk penilaiankaryawan masihbersifat manualdan melihat dari

absensi kehadiransaja.

SI PenilaianKinerja

Karyawan

New System

9 Peningkatan Loyalitaspelanggan

Belum mempunyaiaplikasi yangmemberikan

informasiperusahaan yang

telah menjadipelanggan

Modul CRM New System

10 Online Untukpelaporan Penerimaan,

Penyusutan danPenjualan

Untuk laporanyang dilaporkanke topmanagementberupa laporan perSPBU bukanlaporan seluaruhSPBU dan datayang dilihat adalahdata sebelumnya

Modul BusinessIntelegence danReport melalui

Web

New System

11 Penarikan absensi yangterintegrasi dengan

Sistem

Penarikan Absensimenggunakanaplikasi untukmenarik data daridatabase MySQLke SQL Server

AplikasiIntegrasi Data

Absensi ke SQLServer

Upgrade

12 Meningkatkanpenjualan

Untuk informasiproduk selama inimelalui boardyang ada di depan

SI Produk danFasilitas SPBU

New System

13 Penambahan mesinpengisian self service

Masihmenggunakanoperator

Aplikasicontroller pump

New System

14 Pengelolaan kontrakpelanggan SPBU

Untuk pengelolaankontrak masihdalam bentukdokumen

ContractCanagement

System

New System

15 Inventarisasi Barang Fasilitas untukmengelolainformasi terkaitteknik danperalatan

EquipmentManagementSystem

New System

178

5.2.4.2.Kesenjangan Teknologi Informasi

Analisa kesenjangan Teknologi Informasi (TI) meliputi kesenjangan

arsitektur internal dan SDM TI PT.TAT . Hasil Analisa kesenjangan kebutuhan TI

terlampir pada tabel 5.6

Tabel 5.6 Analisa Kesenjangan kebutuhan Teknologi Informasi

No PotensiKebutuhan Bisnis

Kondisi Saat ini Kebutuhan TI KeteranganTindakan

1 Pergantian KabelUTP denganmenggunakanCAT 6

Masih banyak KabelUTP yang menggunakanCAT-5

Kabel CAT 6 Upgrade

2 PengembanganInfrastruktur TI

Koneksi Jaringan HeadOffice dan SPBUmenggunakan jaringanDedicated danpenempatan server masihdi Perusahaan

VPN,collocation,CloudComputing

New System

3 Backup Database Server Database masih dibackup manual melaluihard disk external dandidalam server itu sendiri

Server BackupDatabase

New System

4 Antivirus server Untuk antivirus masihdilakukan di masing-masing komputer

Antivirus Server New System

5 Email Server Untuk email masihmenggunakan pihakketiga

Server email New System

6 Web Server digunakan untuk

melakukan hosting untuk

portal web PT.TAT dan

SPBU untuk kebutuhan

sosialisasi image

perusahaan.

Web Server New System

179

Tabel 5.7 Analisa Kesenjangan SDM TI

Kode PotensiKebutuhan

Bisnis

Kondisi Saat ini Kebutuhan TI KeteranganTindakan

BSC2 PeningkatanKompetensi SDMTI denganpelatihan TI

keterbatasanpersonel TI dansoft skill personilTI

Pelatihan TI New System

5.2.4.3.Kesenjangan Manajemen SI/TI

Analisa kesenjangan manajemen SI.TI yang dipresentasikan dari analisa

sebelumnya tersaji pada tabel dibawah ini :

Tabel 5.8 Analisa Kesenjangan Manajemen SI/TI

Kode Potensi Kebutuhan Bisnis Kondisi Saat ini Kebutuhan TI KeteranganTindakan

BSC2Standard Operation

Prosedur TIBelum ada SOP TI New System

KIS.6Tata Kelola IT yangMembantu kontrol

operational TIBelum ada Tata Kelola TI New System

KIS.1Belum tersedia Master

Plan ITBelum ada Master Plan IT New System

PB11Pengembangan SI/TI yangselaras dengan kebutuhan

bisnisBelum ada

PerencanaanStrategis SI/TI

New System

PB3

Standarisasi Software yangdigunakan dan tool yang

digunakan dalammendukung Aplikasi

Microsoft Dynamics GP

Belum ada SOP TI New System

5.3.Perumusan Strategi

Hasil dari tahapan sebelumnya dari berbagai tahap analisa dilakukan

mulai kondisi saat ini dan memetakan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

untuk diselaraskan dengan kebutuhan SI maupun pengembangan SI yang telah

dijalankan dengan strategi bisnis dengan analisa kesenjangan akan dijadikan dasar

dalam melakukan proses perumusan strategi. Adapun proses perumusan strategi

terdiri dari Strategi SI Bisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI. Berikut

adalah rekomendasi formulasi perencanaan Strategi SI/TI PT.TAT.

180

5.3.1. Strategi SI Bisnis

Dari uraian bab sebelumnya dapat diperoleh kebutuhan data dan informasi

adapun tujuan dari rekomendasi strategi bisnis – SI adalah bagaimana setiap unit

dapat memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnis.

5.24 Kebutuhan Fungsi Aplikasi Masa Mendatang

Setelah melalui analisa CSF, kemudian dilakukan pemetaan potensi

kebutuhan bisnis terhadap kebutuhan sistem informasi. Pemetaan potensi tersebut

tersaji pada Tabel dibawah ini :


HarapanStakeholder



Strategy Maps



181

Tabel 5.9 Pemetaan potensi kebutuhan bisnis & kebutuhan sistem informasi

Kebutuhan BisnisKebutuhan Sistem

InformasiKeterangan/manfaat

Pengguna

Tersedianya sistem yang membantu prosespermintaan barang terintegrasi

Integrated systemTank Monitoring(ISNeed 1)

Otomatisasi penarikan data dari aplikasitank monitor jadi supervisor SPBU tidakperlu menginput manual

Supervisor SPBU

Meningkatkan loyalitas Pelanggan Mencari Pelanggan baru yang potential dengan

informasi perusahaan yang akan menjadipelanggan baru

Modul CustomerRelationshipManagement (ISNeed 2)

Menggunakan Hubungan denganpelanggan untuk meningkatkankeuntungan perusahaan.

Menggunakan informasi untuk mencaripelanggan baru

Supervisor SPBUdan Staff Sales

Direktur ingin menganalisis penerimaan,penyusutan dan penjualan BBM.

Manager HRD dapat menganalisis peningkatanproduktivitas KAryawan di SPBU

Business Intelegence(IS Need 3)

Menurunkan Biaya Meningkatkan profit Mempermudah Pengambilan

Keputusan

Direktur danManagerAccounting,manager HRD

Respon yang cepat dan tepat atas complain daricustomer dan Karyawan

Help desk System (ISNeed 4)

Membantu mempercepat respon keluhandan pengambilan keputusan

Staff IT,ManagerOperasional

Mengembangkan kemampuan karyawan Meningkatkan keselarasan tujuan personal Mengevaluasi mengenai kinerja karyawan

SI Evaluasi penilaianKaryawan (IS Need5)

Memonitor, evaluasi, dan menilaikompetensi karyawan

HRD, Operator

182

Mengoptimalkan penjualan Mempermudah dan mempercepat transaksi

penjualan di BBM. Memungkinkan untuk mengurangi Human

error dari Karyawan di SPBU dalampenghitungan Uang

POS dan SM BBM(IS Need 6)

Mendata Setiap Transaksi secaralengkap dan detail

Mengganti harga jual secara misalapabila ada harga naik. Tanpa harusmengganti harga satu-persatu

Operator,Supervisor SPBUdan staff Sales

Meningkatkan kerjasama tim Video Conference Fasilitas yang memberikan kemudahankomunikasi tatap muka secara realtime

Staff karyawan

Mengefisienkan pekerja yang menjagapompa bensin

Kepercayaan customer

Aplikasi ControllerPump

Customer dapat mengisi sesuai dengankeinginan.tanpa campur tangan darioperator sesuai dengan pengisian.

Tidak membutuhkan banyak pekerja

Petugas Kasir

Customer dapat mengetahui produk yang adadi SPBU dan Fasilitas

SI Produk danFasilitas

Dengan adanya SI produk dan fasilitasdapat meningkatkan penjualan karenacustomer lebih paham dengan adanya SIproduk dan fasilitas

Operator

Fasilitas mengelola dokumen kontrakkerjasama dengan pihak ketiga

Aplikasi ContractManagement

Dengan adanya Aplikasi ini informasikontrak kerjasama dapat dikelola dandipantau kinerja pihak ketiga agar sesuaidengan kesepakatan

SPV.OperationalSPBU

Inventarisasi Barang Aplikasi EquipmentManagement System

Dengan aplikasi ini Fasilitas untukmengelola informasi terkait teknik danperalatan dapat terpenuhi

Inventory danHRD

183

5.3.2. Strategi TI

Rancangan arsitektur infrastruktur TI PT.TAT disusun mengacu padaprinsip-prinsip best practice untuk memastikan bahwa infrastruktur TI dapatmerealisasikan tujuan pemanfaatan TI perusahaan. Prinsip-prinsip tersebutmeliputi :

1. Availability

Yaitu ketersediaan layanan infrastruktur TI yang terbebas dari

gangguan.

Hal ini dicapai dengan melakukan penggandaan komponen-

komponen kritis yang mempengaruhi ketersediaan layanan TI yang

diberikan, termasuk penyediaan fasilitas data center cadangan

sebagai bagian dari disaster recovery plan, dan penerapan

teknologi server dan storage clustering.

2. Scalability

Yaitu kemampuan untuk menampung peningkatan beban kerja

layanan TI.

Hal ini dicapai melalui perencanaan kapasitas perangkat

infrastruktur sesuai dengan beban kerjanya, ditambah ruang untuk

mengakomodasi peningkatan beban yang tidak terduga. Penerapan

teknologi server dan storage clustering memungkinkan

pengalokasian kapasitas server dan disk penyimpanan data untuk

berbagai aplikasi secara dinamis sesuai dengan konfigurasi beban.

3. Security

Yaitu pengamanan integritas data dari ancaman pencurian,

pengubahan dan penghapusan baik yang dilakukan melalui

jaringan maupun akses langsung ke fasilitas fisik TI.

Hal ini dicapai melalui penyediaan fasilitas-fasilitas untuk

melakukan deteksi, pencegahan dan mitigasi terhadap ancaman-

ancaman terhadap kerahasiaan, integritas dan ketersediaan data,

disamping juga perlindungan terhadap hak kekayaan intelektual.

Juga dengan penerapan IT Security Policy yang mengikuti standar-

standar yang berlaku di bidang keamanan TI.

184

4. Serviceability

Yaitu kemudahan untuk melakukan pemeliharaan termasuk

perbaikan dari kerusakan.

Hal ini dicapai melalui pemilihan teknologi yang sudah teruji dan

memiliki dukungan teknis vendor yang baik serta dapat

diandalkan.

5. Manageability

Yaitu kemudahan untuk dikelola, termasuk administrasi dan

pengoperasiannya.

Deskripsi portofolio layanan-layanan (services) infrastruktur TI secara

umum dapat dilihat pada Rekomendasi TI dibawah ini :

1. Penggunaan kabel UTP CAT-6 untuk mempercepat transfer data 1 GB

telah didukung oleh perangkat jaringan yang sudah ada.

Gambar 5.25 Kabel UTP CAT 6

2. Perangkat pendukung untuk membackup database ERP yaitu 1 Buah Server

sebagai backup penyimpanan database ERP/ atau sebagai replikasi

database dari database ERP yang sudah ada sebelumnya.

185

Gambar 5.26 SERVER HP Untuk Backup

3. Pengadaan jaringan VPN yang sebelumnya menggunakan jaringan

dedicated. Adapun keuntungan menggunakan VPN transfer data dari

Kantor ke SPBU atau sebaliknya lebih aman karena data yang dikirim dan

diterima terenkripsi dan juga menjaga keutuhan data dari SPBU ke Kantor

Gambar 5.27 Jaringan VPN yang Akan Dibangun

186

4. Colocation server untuk database maupun server aplikasi untuk

menghindarkan dari penghambat dan penghalang eksistensi data yang

tersimpan dalam server akibat dari tidak stabilnya arus listrik yang

menyuplai server, kurang stabilnya akses internet serta keamanan yang

tinggi. Agar jika terjadi disaster maupun terjadi masalah akan dapat

Gambar 5.28 Colocation yang akan digunakan ke depannya

5. Alternatif lain dapat juga menggunakan Cloud computing untuk

menyimpan data perusahaan sebagai tempat backup untuk database

Gambar 5.29 Cloud Computing yang akan digunakan ke depannya

186










186










187

6. Antivirus Server Merupakan server yang digunakan untuk melakukan

scanning maupun perlindungan terhadap virus untuk setiap workstation

yang digunakan di kantor pusat dan di SPBU

7. Email Server dangat dibutuhkan karena selama ini untuk penggunaan email

masih menggunakan pihak ketiga.

8. Web Server yang digunakan untuk melakukan hosting untuk portal web

PT.TAT dan SPBU untuk kebutuhan sosialisasi image perusahaan.

a. Rekomendasi keamanan jaringan

Keamanan jaringan baik LAN maupun WAN perlu mendapatkan

perhatian lebih terutama jika telah terdapat koneksi internet didalamnya. Dewasa

ini waspada terhadap kejahatan-kejahatan internet yang semakin hari semakin

banyak bentuk dan rupanya yang tanpa disadari masuk kedalam jaringan, tentunya

perlindungan terhadap jaringan internal sangat diperlukan sekali. Siapa saja pasti

tidak mengharapkan dampak positif adanya koneksi internet berubah menjadi

dampak negatif yang dapat merugikan semua pihak. Saat ini baik di Kantor pusat

maupun SPBU masih belum memiliki perangkat sekuriti jaringan.

Adanya perangkat sekuriti jaringan disetiap lokasi SPBU akan dapat

mengurangi permasalahan dijaringan yang disebabkan karena virus, worm,

intrusion dan lain sebagainya. Selain itu juga dapat dilakukan pembatasan hak

akses terhadap resources jaringan. Adapun untuk lokasi Kantor pusat menjadi

sangat penting fungsinya karena disana terdapat Datacenter yang merupakan pusat

semua sumber data dan resources jaringan yang harus dijaga keamanannya terkait

dengan proses bisnis PT.TAT. Koneksi internet sebagai pintu gerbang kedunia

luar (gateway) perlu mendapatkan pengamanan dan pengaturan yang baik agar

tidak memberikan dampak negatif bagi semua pihak.

Secara umum perangkat sekuriti jaringan wajib memiliki fungsi-fungsi

sebagai berikut :

Bersifat hardware base (appliance), serta dalam konfigurasi

Redundant (high availability).

188

Minimal memiliki fungsi sebagai Firewall, AntiVirus,

AntiSpam/Email Content Filtering, IDS/IPS dan Web/Content

Filtering yang terintegrasi didalamnya.

Memiliki kemampuan High Availability baik secara Active/Active

maupun Active/Pasive

Memiliki fasilitas Application Control, Internet Messaging dan Point

to Point connection Filtering

Dapat diintegrasikan dengan perangkat management dan reporting

serta analisa traffic

Mampu berjalan dalam mode transparent maupun mode NAT

Dapat melakukan update secara otomatis untuk Signature Anti Virus,

Anti Spam, IPS/IDS dan Web/URL/Content filtering

Memiliki fungsi sebagai VPN server dengan kemampuan minimal

SSL VPN, L2TP VPN dan IPSec VPN dengan 3DES dan AES

encryption

Memiliki fungsi Application Control, minimal meliputi ICQ, Yahoo,

MSN, Gnutella, BitTorrent, eDonkey, Facebook, Kazaa, Skype dll.

Mendukung konfigurasi Virtual Systems/Virtual Domains

Unlimited User Licenses

b. Metodologi Backup dan mitigasi bencana

Dalam rangka mengakomodasi aspek ketersediaan data maka dibutuhkansuatu rencana atau strategi untuk back up data. Beberapa hal yang seharusnyadilakukan adalah dengan menentukan tingkat kritikalitas aset teknologi informasitermasuk data terhadap kelangsungan proses bisnis perusahaan. Hal ini dapatdilakukan melalui analisa resiko masing-masing aset dengan memperhatikanaspek frekuensi gangguan dan seberapa besar dampak yang dihasilkan. Tahapberikutnya adalah menentukan metode back up termasuk jumlah lokasi back updan metode pengiriman data dari data centre ke back up site.

Berdasarkan tinjauan terhadap kebutuhan bisnis perusahaan maka datayang dianggap sangat kritikal dan harus memiliki backup diantaranya databaseERP, Database utama yang terdiri atas production application dan back officeapplication serta informasi yang disimpan pada portal perusahaan.Terdapat dual hal yang menjadi pertimbangan:

1. Dengan diterapkannya sistem informasi untuk kegiatan produksi dan

backoffice secara terpadu maka ketergantungan proses-proses bisnis utama

189

perusahaan pada ketersediaan layanan TI cenderung meningkat. Untuk

sebagian proses bisnis layanan terhentinya layanan aplikasi bisnis inti dan

keuangan sampai melebihi 24 jam dapat memberikan dampak terhadap

customer PT.TAT dan citra perusahaan secara keseluruhan.

2. Sedangkan untuk proses-proses bisnis pendukung lainnya (back office)

masih dapat jalankan secara manual dalam jangka waktu yang tidak terlalu

pendek (kurang lebih 3-5 hari).

Melalui analisa terhadap kebutuhan kelangsungan bisnis maka dapat

ditentukan bahwa lokasi back up harus lebih dari satu dan tidak hanya berada di

kantor direksi. Sinkronisasi data dari data centre ke lokasi back up dengan

memperhatikan kapabilitas jaringan yang ada, sebaiknya dilakukan secara batch

ketika trafik transaksi aplikasi relatif rendah yaitu sore atau malam hari.

Lokasi back up di luar lokasi data centre atau dikenal juga dengan

Disaster Recovery Centre (DRC) idealnya berada paling tidak berjarak 60 km

dari kantor pusat dan memiliki fasilitas infrastruktur pendukung seperti jaringan

dan listrik yang memadai dan stabil., berikut ini adalah tabel karakteristik dari

beberapa jenis Disaster Recover Center (DRC).

Tabel 5.10 Karakteristik Jenis DRCTipeDRC

Biaya Hardware PerangkatKomunikasi

WaktuSetup

Lokasi

Cold site Rendah Tidak ada Tidak ada Panjang Dipastikandisatutempat

Warmsite

Medium SebagiansepertidenganDataCenter

Sebagianseperti/Samapersisdengan DataCenter

Medium Dipastikandisatutempat

Hot site Medium/Tinggi

Sama persisdenganDataCenter


Pendek Dipastikandisatutempat

Mobilesite

Tinggi Tergantungkebutuhan

Tergantungkebutuhan

Tergantungkebutuhan

Tidakdipastikandisatutempat

Mirrorsite

Tinggi Sama persisdenganDataCenter


SangatPendek

Dipastikandisatutempat

190

“Hot site” memiliki back up data yang sifatnya tidak realtime, namun

memiliki kemampuan yang kurang lebih sama sehingga memungkinkan

mentoleransi selisih data selama beberapa jam sampai 24 jam. Namun demikian,

berbeda dengan konsep Hot site dimana seluruh fasilitas infrastruktur yang ada

disediakan oleh pihak ketiga dalam konsep model DRC yang dusulkan ini dapat

pula disediakan sendiri oleh PT.TAT sebagai satu data center yang berada di salah

satu kantor SPBU dengan ketentuan bahwa lokasi tersebut tidak memiliki profil

resiko yang sama dengan kantor pusat.

Tabel berikut menyimpulkan strategi back up dan mitigasi bencana perusahaan

Tabel 5.11 Rekomendasi Back UpNo Kriteria Rekomendasi1 Obyek Back up Aplikasi ERP, Database production dan

back office, serta Portal Perusahaan2 Metode Sinkronisasi Batch dilakukan pada waktu sore atau

malam hari3 Lokasi Beberapa kandidat :

Pihak Ketiga Penyedia Layanan DRC

5.3.3. Strategi manajemen SI/TI

Bagian ini menjelaskan tentang manajemen dan organisasi SI/TI PT.TAT di

masa yang akan datang. Lingkup yang dibahas dalam bagian ini adalah visi dan

misi organisasi pengelola SI/TI, mekanisme pengelolaan SI/TI, struktur organisasi

unit pengelola SI/TI, jabatan-jabatan yang dibutuhkan, serta manajemen layanan

SI/TI (IT Service Management).

Dalam menyusun unit pengelola SI/TI masa depan PT.TAT terdapat beberapa hal

yang menjadi pertimbangan, yaitu:

- Rencana strategis PT.TAT

- Desain arsitektur sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi

masa depan sebagaimana yang tertera pada bab sebelumnya

- Kondisi saat ini bahwa .TAT telah memiliki unit pengelola SI/TI secara

struktural, yaitu Urusan Teknologi Informasi dibawah Direktur

- Best practices pengelolaan SI/TI

- Kenyataan bahwa saat ini biaya pengembangan dan maintenance SI/TI

yang relatif semakin murah di pasaran

191

a. Kebutuhan Perubahan Struktur Organisasi SI/TI

Berdasarkan Analisa terhadap organisasi perusahaan, perlu dilakukan

perubahan terhadap struktur organisasi PT.TAT dengan menambahkan divisi

SI/TI sebuah bagian yang berdiri sendiri sendiri yang memiliki bagian

pengembangan Perangkat Lunak dan maintenance serta infrastuktur. Dengan

demikian diharapkan penanganan SI/TI lebih fokus dan professional sehingga

PT.TAT siap menghadapi berbagai perkembangan SI/TI kemudian diselaraskan

dengan kebutuhan Perusahaan

.

Gambar 5.30 Struktur Organisasi SI/TI

b. Fungsi dan jabatan yang dibutuhkan

Berdasarkan gambar struktur organisasi yang telah disampaikan, berikut

adalah penjelasan fungsi dan jabatan organisasi pengelola SI/TI.

1) Staf Arsitektur dan Pengembangan Aplikasi

Staf arsitektur dan Pengembangan Aplikasi bertugas untuk

mengembangan dan memelihara arsitektur SI/TI, termasuk kerjasama

dengan vendor agar setiap proyek yang dikerjakan bersama vendor

mematuhi desain arsitektur SI/TI yang sudah ditetapkan. Kompetensi yang

dibutuhkan adalah:

Keahlian dalam teknik integrasi sistem,

192

Standar, database, middleware, enterprise systems dan arsitektur

TI,

Keahlian berkomunikasi dengan vendor (technical

communications).

mengembangkan aplikasi-aplikasi yang memiliki resiko relatif

kecil untuk dikembangkan sendiri.

2) Staf Administrasi sistem

Tugasnya antara lain melakukan instalasi sistem, dukungan teknis,

pemeliharaan server, user account services, user authentication service,

termasuk pula scripting sistem operasi terutama saat booting. Jika kondisi

tidak memungkinkan, fungsi ini bisa dirangkap dengan fungsi administrasi

jaringan jika fungsi administrasi jaringan tidak banyak bebannya.

3) Staf Helpdesk

Untuk mempermudah penyelesaian masalah yang dihadapi pengguna,

digunakan helpdesk dengan model 3-tier. Model help desk ini terdiri dari

sebuah helpdesk lapis 1 yang berfungsi sebagai tempat penyelesaian

masalah-masalah yang umum. Jika tidak bisa diselesaikan, maka masalah

akan diteruskan (di-route) ke lapis ke-2, yang pada dasarnya adalah staf

Bagian SI/TI yang terkait langsung dengan masalah tersebut. Namun, jika

masih belum dapat diselesaikan pula, maka permasalahan tersebut

diteruskan kepada vendor.

Fungsi helpdesk ini dimungkinkan untuk diserahkan kepada pihak ketiga.

Jika hal tersebut terjadi, maka perlu disusun Service Level Agreement

secara tertulis yang disepakati kedua belah pihak.

Di lingkungan SPBU, terdapat staf technical support yang bertugas

mengelola aset SI/TI yang ada. Staf technical support berkoordinasi

dengan pihak Helpdesk yang ada di Kantor Pusat. Staf technical support di

SPBU tidak mengikat pada struktur formal tertentu.

193

Tabel 5.12 Kebutuhan SDM TI

No. Jabatan Tanggung JawabKompetensi Minimal Pelatihan

Pendidikan Pengalaman1 Manajer SI/TI - Bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan SI/TI di

lingkungan PT.TATS1 7 tahun - IT Governance

2 SupervisorUrusan ArsitekturSI danOperasional TI

- Bertanggung jawab mengelola arsitektur SI yang mampuadaptif dan fleksibel, menyesuaikan dengan dinamikabisnis

- Bertanggung jawab terhadap operasional TI sehari-hari

S1 3-5 tahun - Enterprise Architecture- IT Service Management- Disaster Recovery Plan

2 Staf arsitektur danPengembanganAplikasi

- Mengembangkan aplikasi-aplikasi yang memiliki resikorelatif kecil untuk dikembangkan sendiri

- Keahlian dalam teknik integrasi sistem,- Standar, database, middleware, enterprise systems dan

arsitektur TI- Keahlian berkomunikasi dengan vendor (technical

communications)

D3 1 tahun - Software Development LifeCycle

3 Staf AdministrasiSistem

- instalasi sistem, dukungan teknis, pemeliharaan server,user account services, user authentication service,termasuk pula scripting sistem operasi terutama saatbooting

D3 1 tahun - System Administration

4 Staf AdministrasiJaringan

- bertanggung jawab terhadap keamanan dan availabilitydari jaringan komputer

D3 1 tahun - Network Monitoring andManagement

5 Staf Helpdesk - Penanganan masalah seputar SI/TI D3 1 tahun - Problem Management

194

Kebijakan mengenai pemeliharaan dan pengembangan SI/TI yang mendukung

kebutuhan organisasi yang dinamis dengan memperhatikan

a. trend SI/TI mulai pemeliharaan hardware, software dan infrastruktur

sehingga peran SI/TI disini dapat menjadi nilai tambah (value add).

Infrastruktur yang dimaksud meliputi infrastruktur aplikasi organisasi dan

pengelolaan tingkat layanan (service level).

b. Setiap pergantian rencana strategis (Renstra) organisasi, perlu diperhatikan

juga perencanaan strategis dalam bidang SI/TI, sehingga setiap aktivitas

SI/TI dapat selaras dengan tujuan bisnis di PT.TAT.

c. Melakukan dokumentasi semua aplikasi Microsoft Dynamics GP

d. Menerapkan secara bertahap SOP TI dan standardisasi IT

e. Membuat Master Plan IT menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan

dalam investasi dan implementasi TI. Perusahaan bisa mengurangi

berbagai risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT dan IT

master plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk

mengkaji performa dan keberhasilan implementasi TI di suatu perusahaan.

5.3.4. Portofolio Aplikasi Masa Mendatang

Dari hasil pemetaan kebutuhan SI tersebut didapat gambaran konstribusi

sebuah aplikasi TI/SI terhadap organisasi dan pengembangan dimasa

mendatang, Matriks tersebut menyatakan bahwa aplikasi pada keempat segmen

tersebut memerlukan strategi yang sangat berbeda dalam hal perencanaan,

pengembangan, implementasi, dan operasinya.Hal ini disebabkan oleh perbedaan

peran masing-masing aplikasi dalam bisnis. beberapa aplikasi yang perlu dibuat

dan dikembangkan. Kemudian dipetakan ke dalam analisa strategic grid yang

tersaji pada tabel 5.13

195

Tabel 5.13 Portofolio aplikasi mendatang

STRATEGIC HIGH POTENTIALAplikasi EmailAplikasi SMS GatewayCustomer Relationship Management(New System)**Bussiness Intelegence (New system)**Aplikasi Controlling Pump (NewSystem)**

Aplikasi Point Of Sale dan Store ManagerBBM (Replace)Aplikasi Tank Monitor*Aplikasi Dispensing Pump Monitor*

KEY OPERASIONAL SUPPORTModul FinancialModul Fixed AssetsModul SalesModul PurchasingModul InventoryModul Purchase RequisitionModul Giro Mundur

Modul Payroll Indonesia *Modul PajakModul MaintenanceModul Human Resource *Aplikasi Absensi Karyawan*Modul Rekap ARAplikasi Help Desk (New System)**SI Produk dan Fasilitas (New Systems)**SI Evaluasi Karyawan (New Systems)**Aplikasi Contract Management(NewSystems)**

Keterangan :* : Aplikasi saat ini yang perlu disempurnakan** : Aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis

5.3.4.1. Integrasi antara Sistem Tank Monitor

sangat diperlukan karena Otomatisasi penarikan data dari aplikasi tank

monitor jadi supervisor SPBU tidak perlu lagi menginput manual. Jadi ada satu

sistem lagi sebagai aplikasi baru dengan nama sinkron data tank monitoring dan

Modul Purchase Requisition Microsoft Dynamics GP dengan cara kerja apabila

tank monitor Pendam BBM sudah mencapai ambang batas harus membeli maka

aplikasi tank monitor mengirimkan data ke aplikasi sinkron tersebut untuk

dijadikan input oleh Microsoft Dynamics GP setelah data di post di sinkron data

yang masuk ke dalam modul PR akan menjadi input dan akan di lanjutkan oleh

Purchasing untuk menambah harga BBM setalah menebus BBM.

5.3.4.2. Modul Customer Relationship Management

Potensi dari sebuah CRM sangatlah besar, diantaranya adalah :

a. Jumlah konsumen bertambah, yaitu mencari konsumen baru disamping

196

tetap memelihara tingkat kepuasan konsumen yang sudah ada.

b. Mengetahui tingkat kepemilikan perusahaan pada konsumen, yaitu

dengan mengetahui kebutuhan konsumen.

c. Mengetahui kebutuhan konsumen pada masa yang akan datang, yaitu

melalui hasil transaksi yang sudah dilakukan dan dari hasil analisa data-

data transaksi yang sudah terkumpul.

d. Mengetahui ketidaknormalan pada setiap aktivitas transaksi, yaitu

mengetahui tindak kriminal seperti penipuan dan lain sebagainya.

e. Mengetahui perbaikan yang harus dilakukan pada service yang diberikan

kepada konsuman.

f. Mampu menganalisa pola data transaksi, sebagai contoh mampu

mengetahui kombinasi produk yang akan dijual pada waktu-waktu

tertentu.

g. Mengurangi resiko operasional, yaitu dengan mengetahui prediksi yang

akan terjadi dan kesalahan yang pernah dilakukan melalui customer

history.

Fungsi dari CRM

Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi:

a. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.

b. Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)

c. Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan

d. Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan

e. Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna

f. Menangani keluhan/komplain pelanggan

g. Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan

h. Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari

pelanggan.

Desain Arsitektur

Sistem CRM ini memiliki hubungan dengan bagian-bagian lain sesuai dengan

bagan berikut ini :

197

Adapun CRM yang akan digunakan untuk PT.TAT yaitu :

a. CRM – Marketing

Hubungan antar bagian ini dibutuhkan pada saat pengiriman SMS

broadcast ke seluruh pelanggan. Hal ini dikarenakan isi pesan yang

dikirimkan tersebut bergantung pada strategi pemasaran yang diterapkan

oleh bagian marketing. Dengan mengirim SMS perubahan Harga apabila

ada kenaikan BBK

b. CRM – Sales

Hubungan ini terutama untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Kasus

yang berhubungan dengan sales antara lain apabila pelanggan melaporkan

keluhan yang terjadi di SPBU. Seperti terjadi kecurangan dalam pengisian

BBM

c. CRM – Service

Hubungan ini untuk fasilitas service appointment folder dimana perlu

adanya cross-check dengan maintenance. Hubungan ini juga dapat

digunakan untuk penindaklanjutan keluhan pelanggan. Seperti cara

pembayaran maupun perubahan jatuh tempo pembayaran.

Implementasi CRM

Untuk mengimplementasikan sebuah srategi CRM, diperlukan setidaknya 3

198

faktor kunci, yaitu :

a. Orang-orang yang profesional (kualifikasi memadai)

b. Proses yang didesain dengan baik

c. Teknologi yang memadai

Teknologi Pendukung CRM

a. Costumer Database

Sebuah sistem tak akan pernah berjalan dengan baik tanpa adanya

database. Begitu pula dengan CRM ini. Yang menjadi tulang punggung

dari sistem ini tak lain dan tak bukan adalah database dari kostumer.

Informasi yang diperoleh dari konsumen baik berupa interaksi dengan

perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat berharga, termasuk juga

informasi yang diperoleh dari order kostumer, informasi tentang support

yang diberikan, request kostumer, complain, interview dan survey yang

telah diberikan. Bagi sistem CRM kesemua hal itu adalah input yang

sangat berharga bagi perusahaan.

b. Costumer Intelligence

Costumer intelligence adalah sebuah upaya untuk mengkotak-kotakkan

kostumer sesuai dengan needs dan kebutuhannya masing-masing. Tentu

saja hal ini bisa dilakukan dengan bantuan software atau manual manusia.

Setelah ia dikotak-kotakkan kita akan dengan mudah memasukkan

kostumer itu kedalam permainan strategi bisnis perusahaan. Contohnya

adalah pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan kostumer tak

potensial. Ini akan memudahkan kita untuk mengetahui apakah kostumer

itu cukup puas atau tidak.

c. Costumer Capacity and Competency Development

Tujuan utama dari teknologi pendukung ini adalah continous

improvement yang memungkinkan perusahaan berada sedikit lebih dekat

dengan apa yang dimaui oleh kostumer. Sistem yang kompleks memang

dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi bukan hanya itu saja, praktek

langsung jauh lebih powerful untuk mencapai level kepuasan pelanggan

yang diinginkan, kombinasi sempurna dari manusia dan teknologi akan

menghasilkan salah satu core competencies yang memungkinkan

199

perusahaan terus berada di depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan

dalam memilih tools, teknologi, dan praktek langsung akan kemudian

ditiru oleh perusahaan yang lain ketika kombinasi itu terbukti sukses. Hal

ini akan menyebabkan perusahaan kita menjadi market leader dalam

CRM. Tentu saja market leader tak kan dapat dipertahankan lama bila tak

ada perubahan dinamis didalam perusahaan yang disesuaikan dengan

pergerakan keinginan costumer.

5.3.4.3. Aplikasi POS dan SM BBM

POS (Point of Sale) adalah program khusus yang dirancang untuk

mempermudah transaksi penjualan yang dibutuhkan oleh pengusaha

pertokoan dengan menggunakan sistem kasir yang tercatat. Software POS ini

terdiri dari dua modul yaitu Modul Kasir dan Administrasi. Modul kasir hanya

melayani penjualan. Sedangkan Modul Administrasi digunakan untuk berbagai

macam transaksi pembelian dan invetarisasi semua transaksi. Cara Pengoperasian

software ini cukup mudah dan dapat menyajikan data yang akurat dalam

beberapa jenis laporan (stok, hutang, piutang, customer, supplier, penjualan,

pembelian serta laporan keuangan dan lain-lain). Software ini juga mampu

memberikan history transaksi secara detail dan sistematis berdasarkan nama

kasir hingga ke jam dan jumlah transaksi.

5.3.4.4. Upgrade Modul Human Resource

Fungsi Human Resource Information Systems memiliki empat kegiatan utama

yaitu:

a. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber daya

manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber

daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan

pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati

manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

b. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, sumber

daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan

200

yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja

pegawai.

c. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang

berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk

memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

d. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan

oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian,

sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan

pegawai yang berhak.

HRIS berguna bagi perusahaan untuk :

a. Mencatat dan melacak kehadiran dan penggunaan PTO

b. Kenaikan gaji dan riwayat gaji (pengupahan) karyawan

c. Mengatur skala gaji dan jabatan

d. Rencana pengembangan kinerja,

e. Pelatihan yang diterima,

f. Tindakan disipliner yang diterima,

g. Informasi pribadi karyawan

h. Pengelolaan dan rencana suksesi karyawan kunci,

i. Identifikasi karyawan berpotensi tinggi

j. Penelusuran pelamar kerja, wawancara dan seleksi.

Bila fokus strategi perusahaan adalah menciptakan “competitive

advantage” yang berkelanjutan , maka fokus strategi SDM harus disesuaikan. Hal

ini untuk memaksimalkan kontribusi SDM terhadap tujuan organisasi, dan

selanjutnya menciptakan nilai (value) bagi organisasi. Dasar dari peran SDM yang

strategik terdiri dari 3 dimensi rantai nilai (value chain) yang dikembangkan oleh

Arsitektur SDM perusahaan, Yaitu :

Fungsi

Sistem

Perilaku Karyawan

Istilah “arsitektur” secara luas menjelaskan profesi SDM di dalam fungsi

SDM, Sistem SDM yang berkaitan dengan kebijakan dan praktek SDM melalui

kompetensi,motivasi dan prilaku SDM.

201

Untuk Modul Human Resource yang akan di update meliputi :

i. Rekruitmen

Di dalam fitur ini yaitu untuk memberi informasi lowongan pekerjaan

bagi semua orang pada saat perusahaan membutuhkan karyawan baru. Manfaat

dari fitur ini juga terdapat dari pelamar pekerjaan dengan seorang manajer karena

bila saat ada seorang yang melamar pekerjaan maka akan ada pemberitahuan di

email manajer. Sehingga manajer dapat langsung menentukan jadwal interview

atau persyaratan-persyaratan sesuai kebutuhan prosedure perusahaan. Kemudian

pelamar pun akan mendapatkan email balasan dari direktur perusahaan yang di

dalamnya berisi informasi untuk calon karyawan.

ii. Struktur Organisasi

Di dalam fitur struktur organisasi ini mempunyai fasilitas untuk

pembentukan struktur organisasi suatu perusahaan atau perkantoran sehingga

suatu karyawan akan mempunyai jabatan dan pekerjaan tertentu, dan juga

termasuk dalam gaji masing-masing karyawan yang menurut jabatan dan

pekerjaan.

iii. Persornel Development

Semakin tinggi jabatan seseorang adalah berbanding lurus dengan skill

yang dimilikinya. Skill bukan hanya sekedar kemampuan tapi kemampuan

tersebut haruslah unik dan berbeda dari yang lain sehingga memiliki entitasnya

sendiri. Ini adalah mengenai keputusan perusahaan dalam mempertahankan

pegawainya. Yaitu mengenai pengembangan kebutuhan tugas dan pegawai yang

mengisi posisi tersebut. Jika pegawai dinilai tidak memiliki kapasitas untuk dapat

memenuhi perkembangan kebutuhan pekerjaan, maka hanya ada 2 pilihan yaitu

meninggalkan pegawai lama dan membuka recruitment bagi pelamar untuk

mengisi posisi tersebut atau perusahaan memberikan training/pelatihan kepada

pegawai tersebut sampai dinilai mampu untuk melanjutkan pekerjaan yang ada.

Keputusan yang akan diambil tergantung dari besarnya dana yang harus

dikeluarkan perusahaan untuk masing-masing pilihan.

iv. Training & Event Management

Merupakan komponen penting dan terintegrasi yang mendukung

perusahaan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengelolaan pelatihan kursus

202

dan kegiatan bisnis bagi para karyawannya. Dimulai dari mengumpulkan data

untuk pembuatan bisnis event catalog, seperti jenis kursus dan lokasi yang akan

diadakan. Setelah itu di set up terutama tanggal dan jenis eventnya. Pelaksanaan

Business Event, pemberian materi/ pelatihan untuk peserta. Setelah Kursus

berlangsung, maka hasilnya akan di follow up untuk di nilai dan diukur

keberhasilan pegawai setelah melaksanakan training. Termasuk biaya yang harus

dikeluarkan dan tagihannya

v. Appraisal

Appraisal adalah pelaksanaan pengukuran keberhasilan suatu unit atau

karyawan berdasarkan standar tertentu dengan tingkat tertinggi dan

objektivitas. Yang dinilai adalah kinerja pegawai dengan metode 360o, yaitu

penilaian oleh atasan, bawahan, dan sesama rekan kerja.

5.3.4.5. Aplikasi Help Desk System

Helpdesk merupakan sistem manajemen untuk membantu menangani

kebutuhan customer / user terkait dengan pertanyaan, pelayanan, support teknis,

atau komplain terhadap produk & jasa tertentu dengan memanfaatkan sistem

penomoran (request ticket) untuk memudahkan penelusuran terhadap tindakan

penyelesaian yang dikoordinasi oleh suatu team. Team ini biasanya terdiri dari

satu atau beberapa orang yang bertugas :

Menampung, mengklasifikasikan dan memberikan prioritas terhadap request

ticket melalui berbagai jalur seperti E-Mail, Website, atau Telephone.

Melakukan assigment request ticket kepada unit-unit yang bertanggung jawab

dan memiliki kapabilitas untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Jika

diperlukan melakukan eskalasi request ticket ke tingkatan manajemen yang

lebih tinggi.

Monitoring durasi & status penyelesaian, dan melakukan logging terhadap

seluruh tahapan tindakan yang telah diambil dan status penyelesaian request

ticket.

203

Tujuan dari helpdesk :

Meminimalisasikan setiap problem yang terjadi dalam aktifitas user yang

bersangkutan dengan system yang terkait dengan helpdesk tersebut, dan kita dapat

menghemat waktu dari berbagai problem yang terjadi. Sebagai suatu sistem yang

didukung oleh perangkat organisasi, teknologi berbasis web dan kelompok tenaga

ahli, pembangunan Help Desk bertujuan untuk :

a. Menghimpun, men-dokumentasikan dan menyebarkan (sharing)

pengetahuan dan pengalaman dalam mengatasi permasalahan operasi dan

pemeliharaan

b. Menata, meregistrasi dan memobilisasi tenaga ahli (experts) yang masih

aktif maupun sudah pensiun untuk memberikan kontribusi dalam

penyelesaian permasalahan , terutama di daerah yang masih minim

pengalaman.

Problem-problem yang terjadi. Dalam suatu perusahaan yang merupakan

kumpulan unit-unit operasi sejenis dan tersebar seringkali menghadapi

permasalahan yang bersifat :

a. Pengulangan kesalahan yang sama ditempat lain

b. Membuang waktu dan tenaga karena melakukan elaborasi pemecahan masalah

yang sudah ada solusinya ditempat lain.

Help Desk akan memberikan manfaat :

a. Kontinuitas pemantauan dan komunikasi on-line dan real time

b. Fasilitasi kolaborasi pemecahan masalah

c. Fasilitasi sinergi antar stakeholders

d. Fasilitasi tenaga untuk assessment dan supervise

e. Pembangunan data-bank (e-Library) permasalahan dan solusinya

5.3.4.6. Modul Bussiness Intelligence

Proses bisnis BI dalam SQL server terbagi dalam 3 tahap yaitu integritas

data, analisis dan penyajian laporan.

a) Integritas data : kunci keberhasilan BI

Tahap ini merupakan proses mengintegrasikan berbagai data dari berbagai

sumber dan memasukkanya ke dalam data warehouse. Data dari sistem

204

operasional divalidasi, diekstrak, diringkas, atau diberikan formula tertentu

sesuai dengan hasil analisis bisnis. Proses ini juga dikenal sebagai extract,

transform, loading (ETL) yang menggunakan SQL Server Intgration Services

(SSIS). Sumber data tidak terbatas pada SQL Server saja, tetapi juga Oracle,

DB2, flat file, XML, dan semua sumber data yang kompatibel dengan ODBC

maupun OLEDB. Tentu saja proses ini dilakukan setelah system analis

menghasilkan jenis-jenis data yang harus diintegrasikan, serta dari mana data

tersebut dapat diperoleh. Dalam SSIS tersedia perangkat untuk membuat data

source yang mampu mengambil data dari berbagai sumber, dan tidak terbatas

pada format produk Microsoft.

b) Analisis server dan data mining

Dalam tahap ini data di dalam data warehouse dianalisis menggunakan

Analysis Services. Analysis Services merupakan alat bantu yang berisi

berbagai metode data mining dan OLAP (online analytical processing). SQL

Server 2012 menyediakan 7 metode statistic untuk membaca kecenderungan

data dalam proses data mining. OLAP menyediakan cara mudah untuk

membuat cube, yang merupakan representasi dari berbagai ukuran (measures)

dan dimensi data yang akan dianalisis.

c) Menyajikan data dengan reporting services

Reporting Services merupakan media utama dalam tahap penyajian

laporan. Perangkat ini telah tersedia dalam SQL Server 2012 dan terintegrasi

dengan Business Intelligence Development Studio. Di sisi server terdapat

Report Server yang melayani pengolahan dan penampilan laporan untuk end

user. Reporting Service berjalan di web browser sehingga sangat mudah untuk

didistribusikan di intranet. Dengan demikian tidak terdapat komponen yang

harus diinstal di sisi klien.

Adapun beberapa manfaat yang dapat diberikan dengan

mengimplementasikan BI

205

Keuntungan

Bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan BI, mereka akan

mampu menuai keuntungan keuangan dari implementasi tersebut. Dengan struktur

implementasi BI yang baik, perusahaan akan cerdas mengadaptasikan tingkat

layanan yang ditawarkan demi menjawab kebutuhan pelanggan.

Pangsa pasar

Salah satu cara efektif menggenjot keuntungan dan stabilitas pasar adalah

dengan melebarkan pangsa pasar perusahaan. Di tengah persaingan bisnis yang

makin mengganas, monopoli merupakan hal yang beranjak usang karena pebisnis

baru terus bermunculan. Mereka selalu berusaha menggerogoti pangsa pasar

perusahaan yang telah mapan. Salah satu strategi mereka adalah memangkas

harga sebagai strategi mengimingimingi pelanggan suatu perusahan agar beralih

ke produk mereka.

Selain itu, sistem BI yang efektif setidaknya memiliki empat

karakteristik, yakni:

a) Tujuan utama

Seluruh sistem komputer memiliki tujuan utama bagi seluruh pengguna

sesuai dengan kebutuhan masingmasing pengguna. Kita ambil contoh

perbandingan dengan sistem accounting. Sistem ini memiliki satu tujuan utama,

yakni menyajikan laporan keuntungan dan kerugian serta neraca keseimbangan.

Sementara itu tujuan utama BI adalah menyuguhkan beragam informasi yang

disesuaikan dengan kebutuhan setiap pengguna yang jelas berbeda. Semisal,

direktur keuangan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda dengan marketing

atau operasional. Namun semuanya memiliki satu tujuan yang seragam, yakni

menggapai tujuan bisnis dari perusahaan.

b) Ketersediaan data yang relevan

Poin inilah yang mungkin menjadi hal terpenting dalam sistem BI yang

efektif. Sebagai contoh, divisi penjualan terkadang menunda pengiriman barang

yang telah dipesan oleh pelanggan karena suatu alasan. Sementara itu, divisi lain

baru mengetahui ada masalah penundaan pengiriman barang, lama setelah hal itu

terjadi. Tentu saja divisi lain tidak perlu tahu seluruh detail dari penundaan

pengiriman barang tersebut. Namun, divisi lain harus tahu informasi tersebut

206

sesuai dengan kebutuhan mereka sebagai dasar pembuatan keputusan atas masalah

tersebut. Dalam situasi seperti ini, pembuat keputusan kerap hanya berbekal

informasi yang tidak lengkap atau bahkan yang tidak sebenarnya. Namun dengan

dukungan BI, ketersediaan data yang relevan akan mampu disuguhkan.

c) Kemampuan utama BI

Pertama, memberi kemudahan akses informasi terbaru dari bisnis yang

berjalan dan peluang yang diproyeksikan. Sejak 40 tahun silam, komputer

telah menjadi urat nadi para pebisnis. Sayangnya, beberapa pebisnis tidak

dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk memahami kondisi

bisnis mereka yang sebenarnya. Kebanyakan sistem komputer hanya

menyajikan informasi performa bisnis secara dangkal dan melupakan

pemahaman informasi yang lebih dalam.

Kedua, kapabilitas untuk melakukan analisis dan memenuhi permintaan

pengguna. Aktivitas bisnis dan fungsi yang berbeda membutuhkan

pengetahuan dan informasi yang dilihat dari sudut pandang yang berbeda.

Sebagai contoh, ketika direktur keuangan dan SDM berdebat soal laporan

keuangan yang menunjukkan penurunan keuntungan perusahaan dan

melesetnya proyeksi bisnis. Respon spontan mereka mungkin berbeda.

Direktur keuangan akan menelusuri area bisnis mana yang performanya

rendah dan akan memotong biaya terkait. Sementara itu, direktur SDM akan

mencari tahu alasan di balik lebih rendahnya performa karyawan dari standar

yang diterapkan. Apakah disebabkan menurunnya semangat kerja, training

yang amburadul, persaingan antarkaryawan yang tak sehat atau alasan lainnya.

d) strukur pendukung

Struktur pendukung di sini tak hanya didominasi sistem komputer. Bagi

BI, struktur pendukung tak hanya hardware dan software komputer, tetapi suatu

proses yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang lebih baik serta

merumuskan strategi yang lebih mumpuni untuk menyokong misi dan tujuan

bisnis.

207

5.3.4.7. Aplikasi Integrasi Absensi Karyawan

Untuk Aplikasi Integrasi Absensi Karyawan masih memiliki banyak

kekurangan yaitu semi otomatis. Untuk rencana kedepannya akan dibuat otomatis

yaitu aplikasi yang dapat menarik data secara otomatis tanpa memerlukan

beberapa proses untuk memasukkan data kedalam database SQL Server 2012

dari database mesin absensi yaitu Mysql. Untuk itu diperlukan kerjasama dengan

pihak yang membangun sistem Microsoft Dynamics GP.

Setelah mengetahui kebutuhan sistem informasi, kemudian disusunlah

roadmap perencanaan pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan

berdasarkan prioritas dan direncanakan selama 3 tahun mendatang. Road map

perencanaan pengembangan sistem informasi tesaji pada tabel dibawah ini adapun

penentuan prioritas pengerjaan aplikasi dilakukan atas pertimbangan dan

keputusan yang diambil oleh top manajemen.

208

Tabel 5.14 Roadmap Rencana Strategis SI/TI 2015-2017

NoTimeline 2015 2016 2017

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1

Integrasi TankMonitordengan ModulPurchasingMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

2POS dan SMBBMMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabase

209

Coding

Trial and Error

Maintenance

3

ModulHumanResourceInformationSystemsMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

4 Modul CRM

MendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

210

Trial and Error

Maintenance

5ModulBussinessIntelegenceMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

6AplikasiHelpdeskMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

211

7

AplikasiIntegratedFingerprintKaryawanMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

8SI EvaluasiKinerjaKaryawanMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

9 SI Produk

212

dan Fasilitas


Trial and Error

Maintenance

9AplikasiContractManagementMendefinisikanMasalahAnalisaKebutuhanDesignAlgoritmaDesignDatabaseCoding

Trial and Error

Maintenance

10AplikasiControllingPump

213


Trial and Error

Maintenance

11PembentukanStrukturSI/TI

12PenggantianKabel UTPCAT6

13PembelianServerBackup

14PengadaanJaringan VPN

15ColocationServer

16CloudComputing

17Master PlanIT

18Pelatihan danSeminar SI/TI

19 Web Server

214

20AntivirusServer

21 Email Server

215

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari beberapa hal yang

menjadi rekomendasi untuk perusahaan untuk kesimpulan dan saran akan

dijelaskan pada sub bab dibawah ini :

6.1.Kesimpulan

Beberapa hal yang menjadi rekomendasi dalam perencanaan strategis

SI/TI yang dapat mendukung strategis perusahaan adalah:

1. Dari strategi sistem informasi manajemen SI/TI dibentuk 3 (tiga) uraian tugas

dalam sistem dan teknologi informasi, yaitu :

a. Perencanaan kebijakan dan strategi SI/TI

b. Pengembangan SI/TI.

c. Operasional dan Layanan SI/TI.

2. Dalam strategi manajemen ini dapat dilakukan dengan membentuk tim kerja,

yaitu:

a. Tim perencanaan bisnis dan sistem informasi.

b. Tim pelaksaan teknis.

3. Dalam pembuatan perencanaan bisnis dan strategis sistem dan teknologi

informasi tidak bisa dikerjakan tanpa adanya dukungan dan komitmen dari

manajemen level atas.

4. Perencanaan strategis ini direncanakan untuk jangka 3 (tiga) tahun ke depan

dengan melakukan analisa setiap tahun, untuk disesuaikan dengan

perkembangan serta kebutuhan teknologi dan tuntutan pasar. Tetapi jika ada

perubahan kebijakan dalam jangka waktu tersebut dapat langsung direvisi.

5. Langkah utama yang perlu dilakukan adalah mendahulukan implementasi

aplikasi yang bersifat strategis. Hal ini didasari oleh kebutuhan dan

optimalisasi pencapaian strategis perusahaan. Koordinasi satuan kerja terkait

untuk perencanaan dan modifikasi aplikasi, kecepatan proses dan integrasi

aplikasi serta data antar bagian merupakan faktor kunci sukses aplikasi.

216

Setelah itu dilanjutkan dengan aplikasi yang bersifat operasional. Terakhir

yang dilakukan adalah pelaksanaan pembuatan aplikasi pendukung.

6. Secara umum infrastruktur jaringan yang ada saat ini, sudah mencukup

mendukung kegiatan, namun hal ini masih dapat ditingkatkan agar dapat

mendukung portofolio sistem informasi terutama penggunaan yang optimal

dan tingkat keamanannya.

7. Perlu dilakukan pengembangan Modul Human Resources di Aplikasi

Microsoft Dynamics GP untuk Memonitor, evaluasi, dan menilai kompetensi

seluruh karyawan.

Kesimpulan pada hasil analisa penelitian ini, telah berhasil sesuai

dengan tujuan penulisan yang diharapkan

6.2.Saran

Hal yang dapat disarankan kepada perusahaan adalah untuk

mempertimbangkan rekomendasi tentang pengembangan perencanaan strategis

SI/TI yang telah dirumuskan meskipun belum dapat direalisasikan seluruhnya

dalam waktu dekat. Hal ini perlu dilakukan sebagai upaya untuk mendukung

strategi perusahaan antara lain :

1. Manajemen perlu melakukan optimalisasi penggunaan SI/TI dengan

membuat kebijakan- kebijakan tentang penggunaan SI/TI dan mengadakan

pelatihan tentang penggunaan sistem informasi baru secara intensif.

2. Manajemen perlu melakukan evaluasi perencanaan strategis secara berkala

untuk mengevaluasi dan mengontrol penggunaan SI/TI oleh sumber daya

yang ada.

Bagi penelitian selanjutnya, penulis menyarankan dilakukannya analisa

terhadap faktor-faktor yang menjadi prioritas pengembangan sistem informasi

beserta analisa kelayakan investasi dan diperhatikan juga strategi

implementasinya dan terus dilanjutkan dan direvisi, terutama apabila terjadi

perubahan strategi organisasi dan muncul teknologi baru yang layak

dipertimbangkan.

223

Lampiran 1Kuisoner Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlan

KUISONER 1Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul FinancialDiisi Oleh : Helen Ganadi,S.EBagian : Accounting

Kuesioner ini merupakan bagian dari penelitian tesis mahasiswa Program StudiMagister Manajemen Teknologi bidang studi Manajemen Teknologi Informasi,Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya bertujuan untukmendapatkan evaluasi manfaat aplikasi yang sedang berjalan saat ini di PT.TAT

Mohon Kesediaan untuk mengisi kuesioner berikut ini. Dalam kuesionerini Bapak/Ibu diminta untuk memberikan jawaban “Y” (YA) atau “T” (Tidak)pada kolom yang disediakan


perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

225


KUISONER 2Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul Fixed AssetDiisi Oleh : Halida Achmad Baggraff,S.EBagian : Supervisor Accounting




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

227


KUISONER 3Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul Payroll IndonesiaDiisi Oleh : Halida Achmad Baggraff,S.EBagian : Supervisor Accounting




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

229


KUISONER 4Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul SalesDiisi Oleh : Gerhana Dewi PuspasariBagian : Staff Sales




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

231


KUISONER 5Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul PurchasingDiisi Oleh : Erna QomariyahBagian : Staff Purchasing




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

233


KUISONER 6Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul Purchase RequisitionDiisi Oleh : Puji Adi Handoko,S.komBagian : Supervisor SPBU KR




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

235


KUISONER 7Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul Giro MundurDiisi Oleh : Icha HidayatiBagian : Staff Finance




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

237


KUISONER 8Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul InventoryDiisi Oleh : Silvia Elfira Putri,S.EBagian : Supervisor Inventory




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

239


KUISONER 9Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul MaintenanceDiisi Oleh : Agnes PaliauhoetomoBagian : Direktur




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

241


KUISONER 10Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul Human ResourceDiisi Oleh : Ronny KesumaBagian : Supervisor HRD & GA




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

243


KUISONER 11Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul POS dan SMDiisi Oleh : Widi NugrahaBagian : Supervisor SPBU SD




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

245


KUISONER 12Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul PajakDiisi Oleh : Aulia Nissa Haula,S.EBagian : Staff Accounting




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

247


KUISONER 13Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Modul Rekap ARDiisi Oleh : Erna Wahyuni,S.EBagian : Staff Accounting




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

249


KUISONER 14Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Aplikasi AbsensiDiisi Oleh : Dona Saksono,S.KomBagian : Staff IT




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

251


KUISONER 15Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Aplikasi EmailDiisi Oleh : Lambang Siswi Ayuningtyas,S.PsiBagian : Staff HRD




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

253


KUISONER 16Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Aplikasi SMS GatewayDiisi Oleh : Roy Indra CahyadiBagian : Staff IT




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

255


KUISONER 17Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Aplikasi Tank MonitorDiisi Oleh : Agung Hadi LaksonoBagian : Supervisor SPBU MG




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

257


KUISONER 18Tujuan : Untuk Menentukan Posisi Aplikasi Dalam Kuadran McFarlanObjek : Aplikasi Dispensing PumpDiisi Oleh : Judy Setyo MulyonoBagian : Supervisor SPBU MY




perusahan? Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T


Y T

259

Lampiran 19

Penamaan kode untuk masing-masing analisa sebagai berikut :

Kode Penamaan Kode Penamaan

WA Wawancara S Sasaran Strategis

OB Observasi STR Strengths

TTI Analisa Eksternal SI/TI W Weakness

PB Analisa Value Chain P Opportunities

PEST Analisa PEST TH Threats

FF Analisa Five Forces SO Strenght-Opportunity

KIS Analisa Internal SI/TI BSC Analisa Balanced Scorecard

T Tujuan Strategis AU Aktivitas Utama Value Chain

Lampiran 20

Hasil wawancara dengan beberapa pihak yang terlibat di PT.TAT

mengenai pemahaman kondisi saat ini :

Kode Hasil WawancaraWA1 Memiliki karyawan dengan loyalitas tinggi

WA2 Memanfaatkan bakat dari karyawan dan Kurangnya Pelatihan

WA3 Memiliki pelanggan tetap dan cenderung bertambah

WA4 Menjadikan konsumen sebagai raja, supplier sebagai partner, dankaryawan adalah asset perusahaan

WA5 Mengembangkan kepemimpinan yang baik kepada karyawan

WA6 Menjadikan dan mempertahankan SPBU sebagai SPBU pasti PAS

WA7 Komunikasi kerjasama antar tim kerja yang kurang maksimal dalammembangun proses bisnis

WA8 Kedisiplinan kerja karyawan yang kurang.

WA9 Menyamakan Persepsi visi dan misi dan perusahaan dengan

karyawan yang masih kurang.

260

Lampiran 21

Hasil observasi terhadap 8 area analisa pemahaman situasi terkini di PT.TAT:

Kode Hasil Wawancara

OB1Masih banyak Hardware yang mengalami kerusakan terutamaprinter

OB2 Jumlah personel IT masih kurang memadai

OB3 Programmer IT hanya 1 orang saja. Untuk pembangunan aplikasidiserahkan kepada pihak ke 3

OB4 Dibutuhkan pelatihan-pelatihan dan seminar untuk meningkatkankompetensi SDM TI

OB5 Dibutuhkan Pertemuan dan Outbound untuk menumbuhkankerjasama antar karyawan

OB6 Turnover Karyawan yang sangat tinggi sehingga sangat dibutuhkansuatu user guide untuk mempermudah knowledge transfer kekaryawan baru

OB7 Mempercepat jaringan local sebesar 1 Gbps

OB8 Membutuhkan suatu Reward and punishment untuk karyawan yangtidak disiplin

OB9 Memuat Suatu SOP untuk menyamakan persepsi Karyawan denganPerusahaan

217

DAFTAR PUSTAKA

Achmad S.Ruky. 2006. Sistem Manajemen Kinerja. Jakarta : PT Gramedia

Pustaka Utama.

Arons, H.D.S., & Waalewijn, P. (2000).A knowledge base representing porter’s

five forces. Erasmus University Rotterdam.

Bakos J.Y., & Treacy M.E. (1986). Information Technology and Corporate

Strategy: A Research Perspective. MIS Quarterly, 107-119.

Brian K, Williams And Sawyer, Stacey C. 2005. Using Information Technology

Practical Introduction to Computers & Communications. McGraw Hill,

New York, USA.

Brown, Carol V., DeHayes, Daniel W., Hoffer, Jefferey A., Wainright Martin, E.,

Perkins, William C. (2009). Managing Information Technology. (6th

edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall.

Brown, G. (2003). Strategic project management. Retrieved October 18, 2014,

from http://www.1000ventures.com/business_guide/spm.html.

Calhoun, K.J., & Lederer, A.L. (1990). From Strategic Business Planning to

Strategic Information Systems Planning : The Missing Link. Journal of

Information Technology Management.

David, Fred, R.. 2011. Manajemen Strategis Konsep. Edisi 12, Salemba empat.,

Jakarta.

Earl, M. J. 1996. Management Strategies for Information Technology (1st ed.).

Prentice Hall.

Fatchur Rochim, Adian 2003. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan

Tinggi : Studi Kasus Universitas Diponegoro Semarang. ePrint

Universitas Diponegoro diakses tanggal 15 Oktober 2014.

Figge, F., Hahn, T., Schaltegger, S., & Wagner, M. (2002). The Sustainability

Balanced Scorecard – Linking Sustainability Management To Businnes

Strategy. Business Strategy and the Environment, 11, 269-284.

Gomes, Faustino Cardoso, 203, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit

Andi,Yogyakarta.

218

Haag, Stephen, and Keen, Peter. G.W., 1996, Information Technology:

Tomorrow’s Advantage Today, McGraw – Hills, Inc., Blacklick.

Hadari Nawawi. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta

Hasibuan , Malayu S.P. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara.

Jakarta.

Henderson, J.C., & Venkatraman, N. (1993). Strategic Alignment: Leveraging

Information Technology for Transforming Organization. IBM Systems

Journal.

Henry Simamora. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Ke-3. STIEYKPN. Yogyakarta.

Indrajit RE. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Dan

Teknologi Informasi. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

Issa-Salwe, Abdisalam, Ahmed, Munir, Aloufi Khalid, Kabir, Muhammad.

(2010). Strategic Informastion System Alignment : Alignment of IS/IT

with Business Strategy. E-Journal Proquest. 6(1), 121-128.

Jogiyanto, HM. (2005). Sistem Informasi Strategik. Edisi 1. ANDI, Yogyakarta.

Jogiyanto, Hartono 2006, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.

Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. CV Andi Offset.

Yogyakarta

Kaplan, R.S., & Norton D.P. (1996). Using The Balanced Scorecard as a

Strategic Management System. Harvard Business Review, january–

february 1996.

Kaplan, R.S., & Norton, D.P. (2000). Balanced Scorecard - Measures That Drive

Performance.

Kerzner, H., PhD, (2001), Strategic Planning for Project Management Using A

Project Management Maturity Model, John Wiley & Sons, Inc., New

York.

Khandewal, V.K. (2001). An Empirical Study of Misaligment Between Australian

CEOs and IT Managers. Journal of Strategic Informations Systems.

219

Laudon, Keneth C, Laudon Jane P. 2004. Sistem Informasi Manajemen

(Management Information Systems, Managing the Digital Firm).

Terjemahan Philpus Erwin. Edisi Kedelapan. Penerbit Andi. Yogyakarta.

Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. 2010. Management Information Systems

(11th Edition). Pearson Prentice Hall. New Jersey.

Lederer, A., & Mendelow, A. (1989). Co-ordination of Information Systems Plans

with Business Plans. Journal of Management Information Systems.

Luftman, J.N and Brier, T, (1999), “Achieving and Sustaining Business-IT

Aligment”, California Management Review.

Malik, Raja, Mohamed. (2003). Practical approach to ICT strategic planning.

Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN).

Martin E.W. et al, 1994, “Managing Information Technology: What Managers

Need to Know,New York: Prentice Hall, 1994.

McKeown, Patrick G., 2001. Information Technology and The Networked

Economy, Harcourt: Orlando

Mutiara S. Panggabean

O’Brien, James A., Marakas, George M. 2010. Management Information Systems

(13th edition). McGraw-Hill. New York.

O’Brien, James A., 2005. Introduction to Information Systems. Twelfth edition,

McGraw-Hill, Northern Arizona

Pant, S.,& Hsu, C. (1995). Strategic Information Systems Planning: A Review.

Information Resources Management Association International

Conference, May 21-24, Atlanta, Georgia.

Parmenter, David. ( 2007 ). Key Performance Indicators: Developing,

Implementing,and Using Winning KPIs. Wiley, United State of America.

Pollack, T.A. 2010. Strategic Information Systems Planning. ASCUE

Proceedings, 47-58.

Porter, M.E. (1980). Competitive Strategy: Technique for Analyzing Industries

and Competitors. The Free Press. New York.

Porter Michael. (2000), Strategi Bersaing, penerbit Erlangga, Jakarta

Premkumar, G., & King, W.R. (1991). Assesing Strategic Information Systems

Planning. Long Range Planning.

220

Rangkuti, Freddy. 2006. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis.

Jakarta: Gramedia Pustaka.

Shin, N. (2001). Strategies For Competitive Advantage In Electronic Commerce.

Journal of Electronic Commerce Research, 2, 164-171.

Skinner, B.F. (1969). Contingencies of reinforcement. New York: Appleton-

Century- Crofts.

Teo, T. S. H., dan King, W. R. (1997). “Integration between business planning

and information systems planning: an evolutionary-contingency

perspective”. Journal of Management Information Systems.

Teo, T.S.H., & Ang, J.S.K. (1999). Critical success factors in the alignment of IS

plans with business plans. International Journal of Information

Management,19, 173-185.

Teo, T.S.H., & Ang, J.S.K. (2000). How useful are strategic plans for information

systems?. Behavior and Information Technology, 19, 275-282.

Teubner, R. A.,& Mocker, M. (2005). Strategic Information Planning – Insights

from an Action Research Project in the Financial Services Industry.

European Research Center for Information Systems, Working Paper No.

3.

Tozer, E.E. 1996. Strategic IS/IT Planning (Professsional Ed.). Butterworth -

Heinemann.

Turban, Efraim., Linda Volonino. (2010). Information Technology for

Management, 7th Edition. John Wiley & Sons, Asia

Vitale, M.R., Ives, B., & Beath, C. M. (1986). Linking Information Technology

and Corporate Strategy: An Organizational View. Seventh International

Conference on Information Systems, San Diego, CA, December 15-17,

pp. 265-276.

Ward. John. And Griffiths. Pat. 1996, Strategic Planning For Information System,

Second Edition. John Willey & Son’s Ltd, Baffins lane, Chichester.

Ward, John and Peppard, Joe, (2002), Strategic Planning for Information Systems,

2nd Edition, John Wiley & Son’s Ltd. Cranfield, Bedfordshire, UK.

Ward, John and Peppard, Joe, (2003), Strategic Planning for Information Systems,

Third Edition, John Wiley & Son’s Ltd. Cranfield, Bedfordshire, UK.

221

Wijaya.R. 2006. Analisis Model IT menggunakan Balance Scorecard Untuk

Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Available :

http://jurnalmanajemenn.blogspot.com/2009/06/analisis-model-it-

menggunakan-balanced.html (18 Oktober 2014)

Firiski Hendrawan adalah anak bungsu dari empat bersaudara, di

lahirkan 31 tahun yang lalu di Surabaya, tepatnya pada 28

Maret1983 dari pasangan Buyung Farabi dan Setyo Handjaningsih.

Menempuh jalur pendidikan formal di SD Barata Jaya 2, SLTPN 12

Surabaya, SMU Negeri 1 Surabaya, penulis melanjutkan pendidikan

perguruan tinggi di S1 Teknik Informatika ITS Surabaya. Memulai

karirnya sebagai Staff IT di sebuah konsultan Software House

selama 4 tahun mulai tahun 2008 sampai dengan 2012. Kemudian

meniti karir di perusahaan swasta yang bergerak di bidang Retail dari

tahun 2012 – sekarang dengan posisi sebagai Supervisor IT. Tahun 2012,memutuskan untuk

mengambil pendidikan magister di MMT-ITS Surabaya yang ditempuh selama lima semester.

Selain berkecimpung di dunia IT sebagai pilihannya keinginan lainnya ingin membuat

perusahaan sendiri dan mendirikan suatu perusahaan pada tahun 2012, yang bergerak di bidang

Konsultan IT sebagai penyedia Konsultasi manajemen di lingkup pemerintahan dan swasta

Data Pribadi Penulis :

Nama : Firiski Hendrawan

Alamat : Bratang Gede 6 E/ 27A Surabaya 60245

Telp/HP : 085648408840

Email : [email protected]

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN …repository.its.ac.id/59861/1/9112205302-Master...

Documents

Transcript of PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN …repository.its.ac.id/59861/1/9112205302-Master...