Company

LOGO

PERENCANAAN STRATEGIS E-GOVERNMENT BERDASARKAN INPRES NOMOR 3 TAHUN 2003

PADA KANTOR PUSAT DATA, ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN FLORES TIMUR

Present by :

Natalis S. Simbolon (9109205414)

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI – MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

SURABAYA

1. LATAR BELAKANG

Pemanfaatan TIK guna peningkatan pelayanan kepada masy

Kendala yang dihadapi yang dihadapi oleh KPDAP

Belum memiliki Perenc.Strategis, Investasi TI tidak memberikan outcome, Kegagalan Pengemb. SI, inkonsistensi data, dst.

INPRES No.3 Tahun 2003 (Pedoman E-Government)

Cont.

Perumusan Masalah • Bagaimana membuat dokumen Perencanaan Strategis

Sistem Informasi e-Government sesuai dengan kondisi yang ada pada Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Flores Timur dan berdasarkan amanat Inpres Nomor 3 Tahun 2003.

Tujuan • Membuat perencanaan strategis Sistem Informasi

e-Government pada Kantor PDAP Kab.Flores Timur, yang meliputi :

• Penentuan target portofolio aplikasi yang harus dibangun. • Penetapan prioritas aplikasi yang dibutuhkan guna

memenuhi kebutuhan administrasi pemerintahan dimasa sekarang dan akan datang.

Manfaat dan Batasan Masalah

Manfaat : a. Menjadi dasar bagi perencanaan dalam investasi dan implementasi teknologi informasi

di Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan Pemerintahan Kabupaten Flores Timur. b. Menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan

keberhasilan implementasi teknologi informasi di Kantor PDAP Kab. Flores Timur. c. Perencanaan strategis e-Government yang dihasilkan dari penelitian ini, diharapkan

dapat menjadi sumbangan pemikiran dan referensi dalam proses penyusunan rencana strategis e-Government di Satuan Kerja Perangkat Daerah dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Flores Timur.

Batasan Masalah : a. Penelitian dan penyusunan perencanaan strategis hanya melibatkan perangkat kerja

yang ada di Kantor PDAP Kabupaten Flores Timur. b. Penyusunan Perencanaan Strategis berdasarkan pada kerangka kerja kebijakan dan

strategi nasional pengembangan e-Government yang terdapat dalam Inpres Nomor 3 Tahun 2003.

c. Penyusunan perencanaan strategis difokuskan hanya pada penyusunan portofolio aplikasi e-Government.

d. Pembahasan permasalahan internal dinas dalam pencarian alternatif solusi dibatasi hanya pada bidang teknologi informasi.

III. METODOLOGI PENELITIAN

1. Tahap Pendahuluan

1. Latar Belakang, Pada tahap ini akan dikaji sebab-sebab timbulnya permasalahan, bagaiamana permasalahan akan dirumuskan tujuan dan manfaat penelitian sehingga akan mendapatkan hal-hal apa saja yang dapat diharapkan dari penelitian ini.

2. Studi Literatur, pada tahap ini merupakan kegiatan pencarian dan mempelajari

literatur yang berkaitan untuk menunjang penelitian, menelaah topik-topik lainnya yang relevan serta menghubungkannya dengan semua variabel yang ada.

3. Kondisi sebenarnya Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan (KPDAP) Kabupaten

Flores Timur, kegiatan yang dikerjakan bersamaan dengan studi literatur adalah mengenai visi, misi, tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), struktur organisasi, prosedur kerja dan lain-lain.

2. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data bertujuan untuk melihat kondisi saat ini dari sistem informasi di Kantor KPDAP,

Kendala yang dihadapi dalam menerapkan sistem informasi, Pandangan para eksekutif tentang sistem informasi, keinginan dari para

eksekutif dan jajaran dibawahnya mengenai sistem informasi dimasa yang akan datang,

Penulis menggunakan 4 macam cara yaitu : wawancara, studi dokumen, studi pustaka dan pengamatan langsung.

Digunakan untuk mengarahkan pemenuhan kebutuhan perencanaan strategis e-Government pada Kantor KPDAP

3. Tahap Pemahaman Situasi Terkini

3.1. Overview Kantor PDAP Kab. Flores Timur

Peleburan tiga unit kerja yaitu Bagian Pengelola Data Elektronik (PDE), Kantor Arsip Daerah dan Dinas Informasi dan Komunikasi sehingga bernama Kantor Pusdatinkom. Pada tahun 2008 terjadi restrukturisasi organisasi pemerintah di Kabupaten Flores Timur, Kantor Pusdatinkom berubah menjadi Kantor Pusat Data, Arsip dan Perpustakaan hal ini dikarenakan seksi Informasi dan Komunikasi keluar dari struktur organisasi dan diganti dengan sub dinas Perpustakaan pada Dinas Pendidikan.

Kantor PDAP Perda No. 7 Tahun 2008

Kantor Pusdatinkom

3.2. Analisa Lingkungan Internal Kantor

Analisa ini menjelaskan beberapa perspektif internal Kantor PDAP, yaitu :

Strategi Kantor PDAP

• Visi dan Misi • Strategi • Tupoksi Kantor

Lingkungan Organisasi

• SDM • Struktur Organisasi • Tupoksi masing-masing seksi • Sarana dan Prasarana

3.2. Analisa Lingkungan Internal Kantor (Cont.)

Golongan Jumlah (orang) Total

Laki-laki Perempuan

I 2 - 2

II 5 4 9

III 6 7 13

IV - 1 1

Jumlah 13 12 25

Sumber Daya Manusia pada Kantor PDAP

Tabel 4.1. Jumlah PNS Kantor PDAP per Juli 2011

Sarjana (S1) 7 orang

Sarjana Muda (D3) 2 orang

SLTA 13 orang

SLTP 2 orang

SD 1 orang

Diklat Struktural

PIM III 1 orang

PIM IV 3 orang

Diklat Fungsional

Teknisi Jaringan 1 orang

Kearsipan 1 orang

Database 1 orang

Admin. Jaringan 1 orang

Perpustakaan 1 orang

3.2. Analisa Lingkungan Internal Kantor (cont.)

Gambar Struktur Organisasi Kantor PDAP

Jabatan Fungsional

Kepala Kantor

Sub Bagian Tata Usaha

Seksi Kearsipan

Seksi Perpustakaan

Seksi Pengelola Data

Elektronik

3.3. Analisa Lingkungan Eksternal Kantor

Analisa Lingkungan Eksternal kantor di identifikasi dengan analisa PEST

Politik

• Pergeseran konfigurasi politik pada Pemda. • Pengaruh Perubahan Regulasi

Ekonomi

• Ketergantungan terhadap APBD • Ketergantungan terhadap kemampuan Keuanan Daerah.

Sosial

• Penyebaran penduduk yang tidak merata. • Tingkat pendidikan penduduk. (Tabel 4.3)

Teknologi

• Perkembangan TIK dalam birokrasi pemerintah. • Dikeluarkannya regulasi di bidang TIK dalam lingkup

pemerintah.

3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI

Analisa untuk mendapatkan gambaran SI/TI Kantor PDAP saat ini, portofolio aplikasi saat ini dan kontribusinya dalam Portofolio Aplikasi McFarlan.

Website Pemkab Flores Timur (www.florestimurkab.go.id)

Sistem Informasi Kepegawaiam (SIMPEG)

Sistem Informasi Manajemen Kependidikan (SISDIK)

Sistem Informasi Geografis (GIS)

Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIMKESDA)

Sistem Informasi Keuangan Daerah (SIMDA)

Aplikasi Perkantoran (Microsoft Office)

Exsi

stin

g Ap

plic

atio

n

3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.)

NO. SISTEM INFORMASI

PENGGUNA

Kakan PDAP

Kepala TU Kasie PDE Kasie

Arsip

Kasie Perpustakaan

1 Website Pembkab Flotim √ √ √ √ √

2 Sistem Informasi Kepegawaian √ √ √ √ √

3 Sistem Informasi Kependidikan √

4 Sistem Informasi Kesehatan Daerah

√

5 Sistem Informasi Geografis √

6 Sistem Informasi Keuangan Daerah

√ √

7 Aplikasi Perkantoran √ √ √ √ √

Tabel Arsitektur SI Kantor PDAP Saat ini

3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.)

Tabel Pemetaan Portofolio Sistem Informasi Saat ini

3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.)

3.4. Analisa Lingkungan Internal SI/TI (Cont.)

Portofolio Aplikasi McFarlan terhadap aplikasi yang ada : (Untuk proses pemetaan portofolio SI saat ini ada pada Tabel 4.5)

Kuadran III : Strategic

Kuadran IV : High Potensial

Website Pemkab Flores Timur

--

Kuadran II : Key Operational Kuadran I : Support

1. Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG).

2. Sistem Informasi Keuangan Daerah (SIMDA)

1. Sistem Informasi Kependidikan (SISDIK).

2. Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIMKESDA).

3. Sistem Informasi Geografis (GIS) 4. Aplikasi Perkantoran.

3.4. Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI

Gambaran tentang SI/TI saat ini, yang meliputi perkembangan, tren serta pengamanannya dimana selanjutnya akan menentukan bagaimana pemanfaatan SI/TI yang lebih baik di masa depan.

Tren TIK Nasional

• Dibentuknya Dewan TIK Nasinal (DeTIKNas)

Tren Jaringan

Komputer • Perkembangan jaringan Internet yang

begitu pesat.

Tren Aplikasi SI

• Perkembangan aplikasi SI dan database mulai berbasis multi user sampai web base.

Tren Pengamanan SI

• Penggunaan teknologi pengamanan mulai dari VPN samapai pada penggunaan sertifikat digital.

3.5. Analisa SWOT

Proses identifikasi dan inventarisasi Lingkungan Internal (kekuatan dan kelemahan) dan Lingkungan Eksternal (peluang dan ancaman) di Kantor PDAP.

Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness) • Adanya peraturan perundang-undangan, serta

pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kantor. • Tersedianya jumlah pegawai pada Kantor

PDAP. • Tersedianya alokasi dana bagi pelaksanaan

berbagai kegiatan. • Adanya komitmen pimpinan untuk menjalankan

tugas, fungsi dan tanggung jawab.

• Fasilitas komputer dan ruangan yang kurang memadai.

• Kurangnya tenaga-tenaga profesional dibidang teknologi informasi, arsip dan perpustakaan

• Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang telekomunikasi dan informatika.

• Dukungan dana yang belum memadai untuk penyiapan dan peningkatan sarana dan prasarana.

• Belum memiliki gedung arsip dan juga sistem informasi kearsipan.

• Belum memiliki sistem informasi perpustakaan. • Masih rendahnya disiplin pegawai. • Kurangnya dukungan dan kerjasama dari

instansi terkait.

3.5. Analisa SWOT (Cont.)

Peluang (Opportunity) Ancaman (Threats) • Bertumbuhnya dan berkembangnya

demokratisasi. • Berkembangnya Organisasi Kemasyarakatan

(Ormas) dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM).

• Semakin meningkatnya komunikasi dan koordinasi antar instansi pemerintah.

• Adanya ego sektor antara instansi-instansi yang ada.

• Masih kurangnya transparansi antar instansi. • Sikap partisipasi dan kerjasama antara

pemerintah dan masyarakat yang belum bertumbuh dan berkembang secara baik.

Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) • Adanya peraturan perundang-

undangan, serta pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kantor.

• Tersedianya jumlah pegawai pada Kantor PDAP.

• Tersedianya alokasi dana bagi pelaksanaan berbagai kegiatan

• Adanya komitmen pimpinan untuk menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawab.

• Fasilitas komputer dan ruangan yang kurang memadai.

• Kurangnya SDM profesional dibidang TI, arsip dan perpustakaan

• Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang TIK

• Dukungan dana yang belum memadai untuk penyiapan dan peningkatan sarana dan prasarana.

• Belum memiliki gedung arsip dan juga sistem informasi kearsipan.

• Belum memiliki SI perpustakaan. • Pengembangan SI belum terarah • Kurangnya dukungan dan kerjasama dari

instansi terkait.

Opp

ortu

nity

(P

elua

ng)

• Bertumbuhnya dan berkembangnya demokratisasi. • Berkembangnya Organisasi Kemasyarakatan (Ormas)

dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM). • Semakin meningkatnya komunikasi dan koordinasi

antar instansi pemerintah. • Perkembangan TI yang sangat pesat dalam

mendukung peningkatan kerja Sistem Manajemen Pemerintah.

• Peningkatan jumlah pengguna teknologi informasi.

• Memacu peningkatan kualitas pegawai dan meningkatkan hubungan komunikasi antar pegawai

• Menjaga komitmen pimpinan dan loyalitas staf

• Efisiensi penggunaan dana dalam pelaksanaan kegiatan

• Meningkatkan koord. antar instansi, serta kerja sama dng LSM dan organisasi profesi sebagai mitra

• Membuat perencanaan strategis teknologi dan sistem informasi.

• Membangun sebuah SI arsip dan perpust. • Menambah jumlah SDM dibidang IT,

Perpustakaan dan Arsip. • Perbaikan kualitas infrastruktur IT. • Mendukung terlaksananya demokrasi dan

reformasi birokrasi.

Anca

man

(T

hrea

ts)

• Adanya ego sektor antara instansi-instansi yang ada. • Masih kurangnya transparansi antar instansi. • Sikap partisipasi dan kerjasama antara pemerintah dan

masyarakat yang belum bertumbuh dan berkembang secara baik.

• Menumbuhkan komitmen untuk meningkatkan transparansi antar instansi

• Mengembangkan pemahaman yang benar tentang semangat otonomi daerah ke arah yang lebih produktif bagi pelayanan publik

• Mendukung upaya-upaya peningkatan transparansi antar instansi.

• Meningkatkan kreativitas pegawai dalam melakukan koordinasi penyelenggaraan pemerintahan.

• Pemanfaatan TI.

Faktor Internal

Faktor Eksternal

3.5. Analisa SWOT (Cont.)

4.1. Analisa Value Chain

Infrastruktur Lembaga : Keuangan, aturan dan tata tertib pegawai, administrasi pegawai, Manajemen SDM Lembaga : Uraian Jabatan, Pengembangan Staf, Pengembangan Profesi Pengembangan Teknologi : Pengembangan SI/TI untuk kinerja kelembagaan Pembelian : Pengadaan bahan, daya dan jasa maintanance

Inbound Logistic

Operation Outbound Logistic

Sales and Marketing Service

Rencana Kerja Program Kelembagaan, TOR pelaksanaan kegiatan, Calon pengelola satuan kegiatan

Pelaksanaan Kegiatan : - Pengumpulan data dan

informasi, - Pengorganisasian dan

pendayagunaan koleksi/ bahan pustaka

- Penataan, penyelamatan

dan pemeliharaan arsip - Pengelolaan fasilitas

sumber daya

Pelaporan : Laporan kegiatan bulanan, triwulan dan tahunan.

Sosialisasi, penyuluhan dan penyebaran informasai.

Layanan : Pelayanan data dan informasi, perpustakaan dan pengelolaan arsip.

4.2. Analisa Balanced Scorecard

Melakukan analisa BSC berdasarkan 4 perspektif yaitu perspektif customer, internal, innovation dan finansial yang ada di Kantor PDAP. Dimana setiap objektif bisnis tersebut dibuatkan measurement-nya (Key Performance Indicator). Analisa ini dilakukan untuk menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang dengan mengidentifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dan secara signifikan meningkatkan performance.

Internal Objektif Measures (Key Performance Indikators)

Fasilitas Sumber Daya a. Prosentase komunikasi internal dijalankan. b. Prosentase pengembangan staf di jalankan. c. Prosentase pelaksanaan analisis beban kerja. d. Prosentase pelaksanaan fasilitas program.

Produktifitas (mengoptimalkan kinerja pegawai)

a. Rasio ketepatan jam kehadiran pegawai. b. Prosentase pemenuhan pegawai terhadap beban kerja. c. Prosentase efektifitas schedule penyelenggaraan program oleh

seksi. d. Prosentase produktifitas pegawai pada setiap seksi. e. Nilai capaian fasilitas sumber daya. f. Prosentase peningkatan kompetensi melalui jalur nonformal.

4.3. Analisa Critical Success Factors

Analisa Critical Success Factors (CSFs) dilakukan guna menentukan kebutuhan potensial bisnis dan SI/TI mendatang, setelah dilakukan identifikasi kesempatan untuk mempengaruhi strategi bisnis dengan BSC. Pada analisa ini juga digunakan untuk memfokuskan proses identifikasi tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk mendukung setiap objektif.

Gambar Analisa CSFs Perspektif Internal Objektif Fasilitas Sumber Daya.

4.4. Potensi Aplikasi Hasil Analisis

Tabel Pemetaan Fungsi Objektif, Measurements, CSFs, Aplikasi dan Manfaatnya

Setelah mengetahui potensi aplikasi yang akan dikembangkan, selanjutnya adalah memetakan aplikasi-aplikasi tersebut kedalam matrik McFarlan. Dengan melakukan pengelompokan aplikasi-aplikasi tersebut maka dapat diketahui katagori aplikasi tersebut, apakah termasuk aplikasi strategic, high potensial, key operational atau support. (Dengan menggunakan Tabel 4.12 hal .133)

Kuadran III : Strategic Kuadran IV : High Potensial 1. Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah (SIPPD). 2. Sistem Informasi Eksekutif (SIE). 3. E- Arsip. 4. E-Perpustakaan.

1. Portal KPDAP. 2. Sistem Informasi Audit (SIA). 3. Portal Pemkab Flotim.

Kuadran II : Key Operational Kuadran I : Support

1. Sistem Informasi Monitoring Bimtek (SIMB). 2. Sistem Informasi Penerimaan dan Penanganan Komplain

(SIPPK). 3. Sistem Informasi Pengelolaan Pelanggan (SIPP). 4. Sistem Monitoring dan Evaluasi (SMEP). 5. Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMP). 6. Sistem Informasi Kinerja Instansi Pemerintah (SIKIP). 7. Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah (SIMKEU). 8. Sistem Informasi Manajemen Kearsipan (SIMK). 9. Sistem Informasi Permintaan Data (SIPD). 10. Software Anti Virus. 11. E-Biling. 12. Sistem Informasi Gaji (SIGAJI). 13. Sistem Informasi Pembantu Pemegang Kas Daerah (SIPPKD).

1. Sistem Informasi Pengelolaan Kuisoner (SIPK). 2. Sistem Informasi Diklat Pegawai (SIDIKPEG). 3. Sistem Informasi Pelaporan (SIP). 4. Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah (SIMBADA). 5. Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa (SIPBJ). 6. Sistem Informasi Kelembagaan Daerah (SIKD). 7. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). 8. Sistem Informasi Musrenbang (SIMUS). 9. Sistem Informasi Manajemen Nota Dinas (SIMND). 10. Sistem Informasi Presensi Pegawai (SIPP). 11. Sistem Informasi Tata Usaha (SITU). 12. Sistem Informasi Pengelolaan Penugasan (SIPPEN). 13. Sistem Informasi Analisa Jabatan (SIAJ).

Gambar Matrik McFarlan Potensi Aplikasi Pada Kantor PDAP

4.4. Potensi Aplikasi Hasil Analisis (Cont.)

4.5. Target Portofolio Aplikasi

APLIKASI STRATEGIS (AS) SIPPD SIDIKPEG SIPBJ SIKD SIMUS

SIE

APLIKASI PERENCANAAN DAN ANALISA (APA) SIPK SIPPK SIP SIKIP SIAJ

APLIKASI MONITORING DAN KONTROL (AMK) SIMB SMEP SIMBADA SIA

APLIKASI TRANSAKSI (AT) SIPP SIMKEU SIMND SITU

E-BILING SIPPEN

SIGAJI SIPPKD

APLIKASI PENDUKUNG OPERASIONAL (APO) PORTAL KPDAP SIMP SIMPEG SIMK Anti Virus

SIPD E-ARSIP E-PERPUSTAKAAN PORTAL PEMKAB

Gambar Arsitektur Aplikasi Kantor PDAP

4.5. Target Portofolio Aplikasi (Cont.)

Tabel Matriks CRUD Pengguna dan Aplikasi

4.5. Target Portofolio Aplikasi (Cont.)

4.6. Tahap Pengembangan Aplikasi

Tahap pengembangan aplikasi dibagi menjadi 5 tahun, dengan prioritas tahapan pengembangan adalah aplikasi key operasional, aplikasi support, aplikasi high potential dan aplikasi strategic.

Tabel Tahapan Pengembangan Aplikasi

4.6. Tahap Pengembangan Aplikasi (Cont.)

5. Kesimpulan dan Saran

5.1. Kesimpulan 1. Arsitektur Aplikasi pada Kantor PDAP Kabupaten Flores Timur dari 33 Potensi

Sistem Informasi, dikelompokkan menjadi : Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi Key Operational (KO) :

13 Sistem Informasi. Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi Support (SP) : 13 Sistem Informasi. Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi High Potensial (HP) : 3 Sistem Informasi. Portofolio Sistem Informasi yang termasuk dalam Aplikasi Strategic (ST): 4 Sistem Informasi. Analisa model portofolio McFarlan diatas hasilnya menunjukkan bahwa aplikasi

yang akan dibangun akan sangat potensial dalam menunjang kinerja organisasi, hal tersebut ditunjukkan dengan sebagian besar aplikasi terletak pada kuadran key operational dan support.

2. Dari 33 Sistem Informasi tersebut yang dikembangkan sebanyak 30 Sistem Informasi karena 3 Sistem Informasi telah diaplikasikan. Pengembangan Sistem Informasi tersebut dilakukan bertahap selama jangka waktu 5 tahun, dengan prioritas tahap pengembangan adalah Aplikasi yang bersifat Key Operational, kemuadian Aplikasi Support, Aplikasi High Potential dan tahap terakhir adalah aplikasi yang bersifat Strategic.

5. Kesimpulan dan Saran (Cont.)

5.2. Saran Dalam penelitian ini penyusunan prioritas aplikasi sistem informasi e-Government belum mempertimbangkan kemampuan anggaran organisasi dan kesiapan aparatur dalam menerima sistem yang baru. Untuk penelitian selanjutnya dapat ditambahkan faktor dalam menentukan prioritas aplikasi sistem informasi e-Government yang akan dibangun,seperti kemampuan anggaran dan kesiapan aparatur.

REFERENCES

Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional (2000), Garis-garis Besar Kebijakan Teknologi Informasi Nasional, Jakarta. Cassidy Anita. (2006), “ A Practical Guide to Information System Strategic Planning”, 2nd Edition. Auerbach Publication Departemen Komunikasi dan Informasi (2003). Keputusan Menteri Komunikasi dan Informasi No.57 Tahun 2003 Tentang Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-Government Lembaga. Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informasi (2003). Panduan Penyusunan Rencana Induk Pengembangan E-Governement Lembaga. Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informatika (2003), Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik,Versi 1.0, Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informatika (2003), Panduan Pembangunan Infrastruktur Portal Pemerintah,Versi 1.0, Jakarta.

Departemen Komunikasi dan Informatika (2004), Blue Print Sistem Aplikasi e-Government, Jakarta. Departemen Komunikasi dan Informasi No.41 Tahun 2007 Tentang Panduan Umum Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional. Jakarta. Habibie Muhammad. (2009), “Perencanaan Strategis Sistem Informasi : Studi Kasus Pemerintah Kabupaten Tegal”. Tesis Magister Teknologi Informasi, Universitas Indonesia, Jakarta. Indrajit, E. Richardus, 2004, “e-Government in Action (Ragam Kasus Implementasi Sukses di Berbagai Belahan Dunia”, ANDI, Yogyakarta. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Internal Staff.(2007), TOGAF for IT Planning, Technical Workshop, Pusat Ilmu Komputer Universitas Indonesia, Jakarta. Jogiyanto. (2005), “Sistem Informasi Strategik : Untuk Keunggulan Kompetitif”, Penerbit ANDI, Yogyakarta.

Tiga Komponen Portofolio Aplikasi

1. Aplikasi-aplikasi yang ada sekarang (The existing aplication) Aplikasi yang sudah ada sekarang, maupun yang sedang dikembangkan. 2. Aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan (The required aplication) Aplikasi yang akan menjadi penting untuk mencapai tujuan dan strategi

bisnis dalam perencanaan bisnis di masa mendatang dan dapat ditunjukkan agar mempunyai kontribusi khusus untuk diadakan.

3. Aplikasi-aplikasi yang potensial (The Potential aplication) Aplikasi yang mungkin dapat membuktikan sesuatu yang bernilai pada

masa mendatang.

Portfolio aplikasi yang dihasilkan nantinya dipetakan kedalam McFarlan, sehingga kontribusi masing-masing aplikasi bagi KPDAP akan kelihatan.

Portfolio Aplikasi (Mc Farlan)

STRATEGIC HIGH POTENSIAL

Aplikasi yang kristis untuk mendukung strategis bisnis yang akan datang

Aplikasi yang mungkin penting dalam mencapai sukses ke depan

Aplikasi yang dipakai dalam kesuksesan organisasi tergantung pada aplikasi ini

Aplikasi yang bernilai, tetapi tidak kritis dalam mencapai sukses.

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Portfolio Apliksi Mc. Farlan, 1984

Strategi Pentahapan (Panduan Pentahapan Peng. Aplikasi e-Gov)

1. STRATEGI MATRIX

Membangun dari semua kategori sistem aplikasi pada satu tahapan (G2G, G2C, G2B, Front Office, Back Office dan aplikasi umum), tetapi dengan memilah dan memilih jenisnya berdasarkan skala prioritas pembangunan daerah, sesuai kebijakan, visi dan misi Pemerintah Daerah masing-masing.

Strategi Spiral

Strategi ini memprioritaskan pembangunan sistem aplikasi e-Government secara lengkap terlebih dahulu untuk ruang lingkup internal Pemda dan legislatif, baru secara bertahap pengembangan diperluas ke lingkup yang lebih besar seperti kecamatan, kelurahan, instansi vertikal dan bidang lainnya.

Strategi Neraca F&I

Strategi ini dilakukan melalui analisa Feasibility vs Impact. Feasible artinya memprioritaskan pembangunan pada aplikasi yang tergolong mudah dan sederhana untuk diimplementasikan. Sedangkan Impact artinya memprioritaskan pembangunan pada aplikasi yang manfaatnya dapat dirasakan sebesar-besarnya (seluas-luasnya) oleh masyarakat umum.

Teknik Analisa Gap TI (Renaissance Strategic Advisor, 1998)

Strategic Distinction Model

Urutan prioritas dari sistem yang akan dikembangkan : 1) CORE dan STRONGER; 2) CORE dan EQUAL; 3) NECESSITY dan STRONGER; 4) NECESSITY dan EQUAL; 5) CORE dan WEAKER; 6) NECESSITY dan WEAKER; 7) SUPPORT dan STRONGER; 8) SUPPORT dan EQUAL; dan 9) SUPPORT dan WEAKER.

Simbol dalam diagram Aliran Informasi

Simbol Arti

Data yang digunakan dalam proses aktivitas bagian/seksi baik secara mentah maupun yang berupa informasi, berupa laporan, ceklist, Arsip, dll Aktivitas berkaitan dengan tupoksi yang digunakan untuk mengolah data menjadi suatu informasi

Sub bagian/seksi yang memiliki tupoksi yang terkait

Data

Proses

Sub Seksi/Bagian

Keterangan Lokasi :

Simbol Arti

Kolaborasi dengan dinas lain karena memiliki fungsi yang sama atau sebagai penunjang dalam menjalankan aktifitas

Subyek yang menjadi pelaksana atau terkait dengan data yang dikirim atau diterima.

Alur yang menunjukkan transformasi, pergerakan dan perubahan data dan informasi baik dalam maupun antar sub bagian / seksi.

Koordinasi dengan Dinas abc

Tabel Desain Studi Untuk Kondisi Internal

Tahapan Sumber Data Metode Pengumpulan Data

Aspek Praktis Justifikasi

Kondisi Internal

- Struktur Organisasi - Analisis Dokumen Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Struktur Organisasi KPDAP

Bertujuan untuk memperoleh gambaran serta informasi yang berkaitan dengan Kondisi Internal yang ada pada KPDAP sehingga dapat dijadikan dasar untuk melakukan analisis SWOT

- Visi Misi Perusahaan

- Analisis Dokumen Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Visi dan Misi KPDAP

- Proses Bisnis Analisis Dokumen Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Dokumen yang digunakan pada proses bisnis KPDAP

- Data Operasional Internal

- Analisis Dokumen Analisis Dokumen yang akan digunakan adalah Dokumen operasional

Tabel Desain Studi Untuk Kondisi Eksternal

Tahapan Sumber Data Metode Pengumpulan Data

Aspek Praktis Justifikasi

Kondisi Eksternal

- Kondisi Politik - Studi Literatur Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi politik.

Bertujuan untuk memperoleh gambaran serta informasi yang berkaitan dengan Kondisi Eksternal yang ada pada KPDAP sehingga dapat dijadikan dasar untuk melakukan analisis SWOT

- Kondisi Ekonomi - Studi Literatur Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi ekonomi

- Kondisi Sosial - Studi Literatur Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi sosial

- Kondisi Teknologi - Studi Literatur Mengumpulkan dokumen serta artikel yang terkait dengan kondisi teknologi

Tabel Desain Studi Untuk Analisis SWOT

Tahapan Sumber Data Metode Pengumpulan

Data

Aspek Praktis Justifikasi

Analisa SWOT - Kondisi Internal - Analisis Dokumen

Hasil Identifikasi dari kondisi internal

Bertujuan untuk memperoleh strategi yang sesuai dengan kondisi KPDAP saat ini dengan melihat kondisi internal dan eksternal serta acuan Inpres No.3 tahun 2003

- Kondisi Eksternal - Analisis Dokumen

Hasil Identifikasi dari kondisi Eksternal

- Identifikasi SWOT KPDAP

- Wawancara Wawancara yang dilakukan menggunakan bentuk semi instructure interview

Tabel Potensi SI

TUPOKSI KATAGORI DATA KEBUTUHAN INFORMASI

POTENSI SISTEM

INFORMASI

PENGGUNA

Pemetaan potensi SI dengan calon pengguna dengan menggunakan matriks CRUD

Sistem Informasi

Pelayanan Administrasi dan

Manajemen

Legislasi Pembangunan

Pengguna website Kepala R

Tabel Desain Studi Untuk Analisis SDM

Tahapan Sumber Data Metode Pengumpulan

Data

Aspek Praktis Justifikasi

SDM - Struktur Organisasi dan Job Specification

- Analisis Dokumen Untuk mengetahui kondisi SDM yang ada pada KPDAP

Bertujuan untuk menyeimbangkan kondisi SDM yang ada dengan kebutuhan dari penerapan e-gov ke depan di KPDAP

Kerangka Fungsional Sistem Kepemerintahan

Cont.

Contoh Modul Publikasi Informasi Umum dan Kepemerintahan

Tahapan Pembangunan e-Government (Inpres No.3/2003)

1. Pembangunan e-Government disusun dalam 5 (lima) tahapan, tiap tahapan direncanakan selama 1 (satu) tahun, disesuaikan dengan perencanaan pembangunan yang lazim berlaku di Pemerintah Daerah, seperti RKPD, RENSTRADA, dan lain-lain.

2. Disetiap tahapan dilaksanakan pengembangan aplikasi dari semua kategori. Untuk kategori pemerintahan (G2G), ditekankan pada pembangunan aplikasi untuk lingkup internal Pemda dan Legislatif, baru diperluas ke kecamatan dan kelurahan. Meskipun begitu, di tahap awal sebaiknya juga dibangun satu prototipe jaringan sistem informasi yang utuh dari kelurahan sampai ke pusat.

3. Untuk kategori bisnis (G2B), diprioritaskan pada sistem aplikasi untuk pelayanan UKM dan BUMN/BUMD, termasuk RSUD.

4. Sedangkan untuk kategori umum diprioritaskan pada aplikasi eGov Portal dan aplikasi-aplikasi pendukung seperti kolaborasi dan koordinasi, dan sistem pendukung keputusan.

Cont. Tahapan