PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA...
Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA...
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Rini
11.22.1370
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2013
DESIGNING INFORMATION SYSTEM OF PAYMENT TUITION FEES IN AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN BIAYA STUDI MAHASISWA
PADA AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTA
Rini Andi Sunyoto
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Education is important for the development of civilization and technological progress. The institution aims to produce a great man in their field and are able to compete for the times. Educational institutions meet the needs of the daily operating costs from government funds and money paid by students. Amikom Cipta Darma Surakarta is one Informatics Manajamenen Diploma institution is located at Jl. Ahmad Yani no. 181 Surakarta. Amikom surakarta set the study costs varying every year class. At the beginning of registration, students were told the details and the total cost of tuition to be paid during the course. Proof of payment created manually. Moreover, officers still have to record the payments on the computer, more precisely in Microsoft Excel. It makes officers work twice. No re-printing receipts if students ask for proof payment because the previous receipts was missing. The difference tuition fees every year class makes the officers often forget the amount of fees that should be paid. Along with the development of technology, Amikom Surakarta requires a computerized payment tuition fees system to solve the problems. The information system will ease the task of employee and provide accurate information. Information systems of payment tuition fees developed using Java Programming Language, NetBeans IDE 7.2 and MySQL. Keyword : Amikom Cipta Darma Surakarta, information system, payment, tuition fees, java, NetBeans IDE 7.2, MySQL.
1
1. PENDAHULUAN
Pendidikan merupakan hal penting bagi perkembangan peradaban dan kemajuan
teknologi. Lembaga pendidikan bertujuan menghasilkan manusia – manusia hebat
dibidangnya dan mampu bersaing untuk perkembangan zaman. Lembaga pendidikan
membiayai kegiatan akademiknya dari dana pemerintah dan biaya studi yang dibayarkan
oleh mahasiswa.
Kelancaran administrasi menjadi salah satu pendukung kelancaran kegiatan belajar
mengajar. Informasi yang cepat dan akurat dibutuhkan untuk mendukung pengambilan
keputusan. Pemanfaatan teknologi komputer bisa mengurangi human error,
mempercepat proses serta dapat meringankan pekerjaan manusia.
Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta masih manual.
Kwitansi dibuat dengan tulisan tangan sehingga mengakibatkan kwitansi tidak dapat
dicetak ulang. Selain membuat kwitansi, karyawan mencatat pembayaran dikomputer,
lebih tepatnya di Microsoft Excel. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali. Lembar
kerja Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom.
Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi salah.
Amikom Cipta Darma Surakarta menetapkan biaya studi yang berbeda-beda di setiap
tahun angkatan. Perbedaan biaya studi tersebut membuat petugas sering lupa jumlah
biaya yang seharusnya dibayar oleh mahasiswa.
Amikom Cipta Darma Surakarta membutuhkan sistem pembayaran studi yang
terkomputerisasi untuk mengatasi masalah-masalah diatas. Sistem informasi akan
mengurangi terjadinya kesalahan, meringankan pekerjaan dan memberikan informasi
yang akurat. Sistem informasi pembayaran biaya studi akan mendukung kelancaran
administrasi dan pengambilan keputusan di Amikom Cipta Darma Surakarta.
Berdasarkan latar belakang tersebut didapat rumusan masalah yaitu : Bagaimana
agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan pencatatan pembayaran biaya studi,
meringankan pekerjaan karyawan dan memberikan informasi pembayaran biaya studi
yang akurat.
Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain :
1. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan S1
Jurusan Sistem Informasi di STMIK Amikom Yogyakarta.
2. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah diterapkannya sistem
pembayaran biaya studi mahasiswa secara komputer pada Amikom Cipta
2
Darma Surakarta, untuk mengurangi terjadinya kesalahan, membantu
meringankan tugas karyawan dan memberikan informasi yang akurat.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai tujuan.1
Menurut Gordon B. Davis (1984:200), “Information is data that has been processed
into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current
or prospective actions or decisions.” Yang mengandung pengertian sebagai berikut:
Informasi adalah data yang telah diproses/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti
untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam
tindakan atau keputusan sekarang atau nantinya.2
Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri
atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk
menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluar-an
kepada para pemakai.(Gelinas, Oram, dan Wiggins :1990) 3
2.2 Definisi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem
merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi
menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.4
1 Raymond McLeod, Jr, Sistem Informasi Manajemen, hal 9
2 Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen, hal 8
3 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 11
4 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, hal 44
3
Desain sistem atau perancangan sistem adalah teknik pemecahan masalah yang
saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian
komponen menjadi sistem yang lengkap, harapannya, sebuah sistem yang diperbaiki.5
Dokumen yang dibuat dalam tahap perancangan atau desain adalah sebagai berikut6
1. Process Modelling (Pemodelan proses), cara formal untuk menggambarkan
bagaimana bisnis beroperasi. Cara yang popular untuk merepresentasikan
proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD).
2. Data Modelling (Pemodelan data), cara formal untuk menggambarkan data
yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Salah satu cara
pemodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship Diagram).
3. Interface Design (Desain antar muka), merancang tampilan yang akan
digunakan pengguna untuk berinteraksi dengan sistem
2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan
Sistem yang baru dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Java,
code editor NetBeans IDE 7.2 dan database MySQL. Java merupakan perangkat lunak
yang cepat popular, karena dapat berjalan di berbagai platform, mudah dipelajari dan
powerful. Aplikasi yang dapat dibuat dengan Java adalah aplikasi berbasis PC, web dan
mobile.7 NetBeans IDE merupakan produk yang digunakan untuk melakukan
pemrograman baik menulis kode, mengompilasi, mencari kesalahan dan
mendistribusikan program.8
MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database
management system) yang bersifat terbuka (open source). MySQL boleh di-download
oleh siapa saja, baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi
binernya dan bisa digunakan secara gratis (relatif) baik untuk dimodifikasi sesuai dengan
kebutuhan seseorang maupun sebagai suatu program aplikasi computer.9
2.4 Tinjauan Umum Amikom Cipta Darma Surakarta
5 Ibid hal 44
6 Ibid hal 103
7 Yuniar Supardi, Pemrograman Database Java & MySQL, hal 1-2
8 Wahana Komputer, Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans, hal 2
9 Arbie, Manajemen Database dengan MySQL, hal 1
4
AMIKOM SURAKARTA adalah perguruan tinggi komputer di Surakarta yang di
kembangkan dan dibawah manajemen STMIK AMIKOM YOGYAKARTA yang
merupakan Perguruan Tinggi Komputer dengan Akreditasi “A” Pertama di Indonesia dari
Badan Akreditasi Nasional. Dengan tujuan memudahkan layanan dan mendekatkan diri
dengan calon mahasiswa di Surakarta dan sekitarnya. AMIKOM SURAKARTA menjadi
Perguruan Tinggi Komputer di Surakarta yang berorientasi pada Teknologi Informasi dan
Multimedia Terkini beradaptasi dengan Penguasaan Konsep Managerial, sehingga
memunculkan lulusan yang sesuai dengan pasar tenaga kerja. Waktu studi yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan studi (116 SKS), dimungkinkan untuk menyelesaikan
studi dalam waktu lebih cepat (5 semester).
Visi Amikom Cipta Darma Surakarta :
Menjadi Perguruan Tinggi yang unggul dalam pelayanan pendidikan teknologi
komputer di Indonesia tahun 2020
Misi Amikom Cipta Darma Surakarta :
Mencetak lulusan Ahli Madya Komputer yang handal, trampil, dan diterima di
dunia kerja.
Tumbuh dan berkembang dalam keselarasan dan keseimbangan.
Diterima di Masyarakat
Pusat statistik pendidikan balitbang depdiknas mendefinisikan biaya pendidikan
sebagai seluruh pengeluaran yang berupa sumber daya (input) baik berupa barang
(natura) atau berupa uang yang ditujukan untuk menunjang kegiatan proses belajar
mengajar. (Pusat Statistik Pendidikan Balitbang Depdiknas, 2000:5). Pembayaran
biaya studi yaitu proses membayar sejumlah uang yang dikeluarkan untuk menunjang
kegiatan belajar.
Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta ditentukan diawal tahun angkatan dan
dipastikan tidak akan ada perubahan. Biaya studi berbeda-beda pada setiap tahun
angkatan. Biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta terdiri dari :
1. Biaya Pendaftaran, adalah biaya yang dibayarkan calon mahasiswa saat
melakukan pendaftaran.
2. Biaya Registrasi & Atribut Pendukung, merupakan biaya kelengkapan
registrasi dan atribut pendukung seperti jas almamater. Biaya tersebut harus
dibayarkan lunas saat her-registrasi (daftar ulang).
5
3. SPP Tetap, adalah SPP yang jumlahnya tetap, tidak tergantung pada jumlah
sks mata kuliah dan jumlah praktikum/laboratorium yang ditempuh oleh
mahasiswa dalam suatu semester. SPP tetap dibayarkan setiap awal
semester.
4. SPP Variabel, adalah SPP yang besarnya ditentukan berdasarkan jumlah sks
dari seluruh mata kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa dalam suatu
semester. SPP variabel dibedakan menjadi SPP variabel semester reguler dan
SPP variabel semester perbaikan.
5. Biaya Pengembangan Institusi
Biaya pengembangan institusi (biasa disebut biaya sarana) dibayarkan saat
her-registrasi (daftar ulang). Pembayaran biaya ini bisa diangsur. Amikom
Cipta Darma Surakarta memberikan potongan biaya sarana sesuai dengan
gelombang pendaftaran
6. Biaya lain-lain
\Selain biaya studi diatas terdapat juga biaya lain-lain seperti biaya wisuda.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk dapat mengembangkan sistem yang lebih baik, yang harus dilakukan pertama
kali adalah mengetahui masalah yang terjadi dan kelemahan pada sistem lama. Metode
analisis yang digunakan adalah metode PIECES. PIECES menganalisa 6 aspek yaitu
performance, information, economic, control, efficiency, dan service.
Dalam sistem lama dibutuhkan waktu tanggap minimal 15 menit. Untuk mencari
tunggakan seorang mahasiswa, karyawan harus mencari letak data mahasiswa dalam
sebuah tabel excel yang besar, mengecek satu per satu biaya yang belum dibayarkan
dan menjumlahkannya.
Karyawan melakukan kerja 2 kali setiap terjadi pembayaran, yang pertama karyawan
membuatkan kwitansi dan yang kedua kwitansi tersebut harus dicatat di lembar kerja
Microsoft Excel. Kwitansi bisa hilang atau rusak sebelum dicatat.
Pembayaran biaya studi di Amikom Cipta Darma Surakarta dicatat di Microsoft
Excel. Sehingga kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar. Pencatatan di lembar
kerja Microsoft Excel bisa diakses oleh siapa saja dan bisa diedit termasuk rumus
perhitungan. Sistem berjalan tidak bisa menampilkan history pembayaran per tanggal.
6
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Sistem baru dituntut untuk memiliki kebutuhan fungsional sebagai berikut.
Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Sistem Baru
No Kebutuhan Fungsional
1. Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user
a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa
masuk ke aplikasi.
b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna
salah memasukkan password)
2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna.
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak
lengkap.
b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan
penulisan password.
3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar.
a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan
kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak
diisi.
c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data
pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran.
4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa.
a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci
nim, nama dan asal sekolah pendaftar.
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak
diisi.
c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data
mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu.
5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran.
6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya.
7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan
lengkap.
b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis.
c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran.
8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi
a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis.
b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan
pencarian berdasarkan no. pendaftaran.
c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar.
d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan.
9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran
7
a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis.
b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan
pencarian berdasarkan nim
c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history
transaksi pembayaran yang sudah dilakukan.
10. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis
a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan
gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan
sekolah asal
b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan
tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal
c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih
mempunyai tunggakan
d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan
tanggal, bulan dan tahun tertentu.
3.3 Perancangan Sistem
Diagram konteks adalah DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan semua
proses bisnis dalam 1 proses tunggal (proses 0) dan semua entitas yang menerima atau
memberikan informasi ke sistem.
Front Office
Bag.
Akademik
Bag.
Keuangan
Pendaftar
Mahasiswa
Data pendataran
Data her – registrasi
Data pembayaran
Kwitansi
Kartu pendaftaran
Kwitansi
Lap. Pendaftaran
Lap. Her-registrasi
Lap. Mhs yang belum bayar Lap. Pembayaran
Lap Rekap Cash In
Admin
Data tahun ajaran
Data gelombang
Data Program studi
Data biaya
Data Semester
0
Sistem Informasi
Pembayaran Biaya
Studi Mahasiswa
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Baru
8
DFD level 0 menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem,
relasi antar proses dan penyimpanan data.
2
TRANSAKSI
3
LAPORAN
MASTER
1
ADMIN
FRONT OFFICE
BAG. AKADEMIK
BAG.
KEUANGAN
Data tahun ajaran
Data gelombang
Data biaya
Data semester
Data Pendaftaran
Data her-registrasi
Data pembayaran
Lap. Pendaftaran
Lap. Her-registrasi
Lap. Mhs yang belum bayar
Laporan Pembayaran
Kwitansi
Kartu pendaftaran
Kwitansi
D2 gelombang
D4 biaya
D1 tahun_ajartahun_ajar
gelombang
biaya
semester
Ambil data tahun ajaran
Ambil data gelombang
Ambil data biaya
D6 pendaftar
D7 mahasiswaPENDAFTAR
MAHASISWA
D8 bayar
pendaftar
mhs
pembayaran
Ambil data pendaftar
Ambil data mhs
Ambil data pembayaran
D5 semester
Ambil data semester
Ambil data pendaftar
Ambil mhs
Ambil data tahun_ajar
Ambil gelombang
D3 Progdiprogdi
Ambil progdi
Ambil progdi
Gambar 3.2 DFD Level 0 Sistem Baru
3.4 Perancangan Basis Data
Relasi tabel setelah dilakukan normalisasi adalah
9
SEMESTER
Id_semester*SemesterTahun_ajarstatus
DETAIL_BAYAR
No_bayar*id_biaya_thn*SksbayarId_semester**
JENIS_BIAYA
Id_biaya*Nama_biayaPer_semesterPer_sksgelombang
SET_BIAYA
Id_biaya_thn*Id_biaya**Id_progdi**GelombangTahun_angkatanjumlah
MAHASISWA
Nim*No. Pendaftaran**Tanggal_her_registrasiId_progdi**KelasTh_masukNamaJenis_kelaminTempat_lahirTgl_lahirAlamatKewarganegaraanAgama Status_nikahNama_ayahTempat_lahir_ayahTanggal_lahir_ayahKewarganegaraan_ayahAgama_ayahPendidikan_terakhir_ayahPekerjaan_ayahAlamat_kantor_ayahAlamat_ayahPenghasilan DibiayaiStatus_keluargaStatus
PENDAFTAR
No_pendaftaran*Tanggal_daftarTahun_masukGelombangNama_pendaftarJenis_Kelamin_pendTempat lahir_pendTanggal lahir_pendAlamat_pendAsal sekolahAlamat sekolahJurusan asalNemId_progdi**Kelas_pendInfo kampus
BAYAR
No_bayar*Tanggal_bayarNim**No_pendaftaran**Total
PROGDI
Id_progdi*Nama_progdiJenjangJurusanTotal_semesterTotal_sks
Gambar 3.3 Relasi Tabel
3.5 Perancangan Interface / Antarmuka
3.5.1 Rancangan Form Menu
Tahun Ajaran
Pendaftar
Setting Biaya
GelombangSemester
Mahasiswa
PENDAFTARAN
PEMBAYARAN
HER REGISTRASI
Lap. Pendaftaran
Lap.
Pembayaran
Lap.
Tunggakan
Mahasiswa
Lap. Mahasiswa
Sistem Informasi Pembayaran
AMIKOM CIPTA DARMA SURAKARTAJl. A. Yani no. 181 Kartasura
Semester Ganjil Tahun Akademik 2012/2013
Login
Jenis Biaya
DATA & INFORMASI TRANSAKSI LAPORAN
MASTER DATA
Utilitas
Otoritas
User
Back Up
Data User
Setting Paket SKS
Kamis,
15 November 2012 Exit
Rekap Cash
- In
History
pembayaran &
Cetak ulang
kuitansi
Ganti
Password
LOGO
Program Studi
Gambar 3.4 Rancangan Form Menu
10
3.5.2 Rancangan Form Transaksi Pendaftaran
:: Transaksi Pendaftaran ::
No. Pendaftaran
Nama Lengkap
xxx
xxx
Tanggal dd/mm/yyyy
Jenis Kelamin
Tempat Lahir xxx
Tanggal Lahir dd/mm/yyyy
Alamat xxx
xxx
PerempuanLaki-laki
Asal Sekolah xxx
Jurusan di SMA IPA IPS
Jenjang D3 S1 Jurusan xxx
Kelas xxx
Bahasa
Lainnya
Kota xxx
Tahun Masuk xxxGelombang
Rata-rata NEM 9.99
xxx
Data
Pendaftar
Biaya
Pendaftaran
BARU BATAL KELUAR
Selanjutnya >>
:: Transaksi Pendaftaran ::
No. Pendaftaran
No. Pembayaran
xxx Tanggal dd/mm/yyyy
X Belum dibayarkanBiaya Pendaftaran
xxx
Jenjang D3 S1 Jurusan xxx
Kelas xxx
Tahun Masuk xxxGelombang
9999
xxx
<< Sebelumnya
Data
PendaftarBiaya
Pendaftaran
Centang jika sudah melakukan pembayaran
Simpan dan Cetak Kwitansi Cetak Kartu Pendaftaran
BARU BATAL KELUAR
Gambar 3.5 Rancangan Halaman Data Pendaftar Transaksi Pendaftaran
3.5.3 Rancangan Form Transaksi Pembayaran
:: Transaksi Pembayaran ::
No. Pembayaran xxx Tanggal dd/mm/yyyy
NIM
Nama
Jenjang / Jurusan
Thn. Masuk
xxx CARI
xxx
xxx
xxx
Data Mahasiswa
History Pembayaran
Biaya XXX 999
Biaya XXX 999
Biaya XXX 999
Biaya XXX 999
Semester xxx
99 SKS
Semester xxx
Th xxx
Th xxx
Biaya lain 999xxx
TOTAL BAYAR
999RpSimpan &
Cetak Kuitansi
BARU KELUAR
Gambar 3.6 Rancangan Transaksi pembayaran
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi sistem informasi pembayaran biaya studi berarti menerapkan
sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan dan memenuhi tujuan telah disepakati.
Tahapan implementasi yang dilakukan adalah uji coba program dan sistem, manual
program, manual instalasi dan pemeliharaan sistem.
4.1 Uji coba Program dan Sistem
11
Tabel 4. 1 Pengujian login
Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
User name : admin Password : admin Klik tombol login
Semua tombol menu aktif
Semua tombol menu aktif.
Diterima
Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)
User name : salah Password : salah Klik tombol login
Muncul peringatan ”Kombinasi user dan password salah” Tampilan menu tidak berubah.
Muncul peringatan ”Kombinasi user dan password salah” Tampilan menu tidak berubah.
Diterima
Tabel 4. 2 Pengujian Pengolahan Data Pembayaran
Kasus dan Hasil Uji (Data Normal)
Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan
Saat form tampil pertama kali.
No. Pembayaran dan tanggal tampil otomatis.
No. Pembayaran dan tanggal tampil otomatis.
Diterima
Klik tombol cari Muncul form pencarian mahasiswa yang aktif
Muncul form pencarian mahasiswa yang aktif
Diterima
Setelah memilih mahasiswa
Muncul biaya yang belum dibayar dan history pembayaran.
Muncul biaya yang belum dibayar dan history pembayaran.
Diterima
Centang checkbox biaya
Secara otomatis jumlah biaya yang dipilih terakumulasi pada total bayar.
Secara otomatis jumlah biaya yang dipilih terakumulasi pada total bayar.
Diterima
Data lengkap klik simpan.
Data pembayaran disimpan dan muncul pesan penyimpanan data berhasil disimpan.
Data pembayaran disimpan dan muncul pesan penyimpanan data berhasil disimpan.
Diterima
Kasus dan Hasil Uji (Data Salah)
Jumlah bayar lebih besar dari jumlah biaya
Muncul peringatan dan tidak diijinkan. Data tidak bisa disimpan.
Muncul peringatan dan tidak diijinkan. Data tidak bisa disimpan.
Diterima
White box testing dilakukan selama proses development dan karena hasil pengujian
black box tidak ditemukan masalah maka tidak perlu dilakukan pengujian white box. Hasil
pengujian program tidak ditemukan kesalahan dan program berjalan lancar sehingga
dapat dinyatakan program layak digunakan.
Pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat dapat
memenuhi kebutuhan. Berikut ini adalah hasil dari pengujian sistem yang dilakukan :
12
Tabel 4.3 Hasil Pengujian Sistem
No Kebutuhan Fungsional Kesimpulan
1. Sistem mempunyai menu login dan logout untuk admin dan user
Terpenuhi
a. Sistem hanya mengijinkan pengguna yang terdaftar saja yang bisa masuk ke aplikasi.
Terpenuhi
b. Sistem terdapat validasi password (terdapat peringatan jika pengguna salah memasukkan password)
Terpenuhi
2. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data pengguna.
Terpenuhi
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data yang dimasukkan tidak lengkap.
Terpenuhi
b. Sistem harus ada konfirmasi password, agar tidak terjadi kesalahan penulisan password.
Terpenuhi
3. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data pendaftar.
Terpenuhi
a. Sistem harus bisa melakukan pencarian data calon pendaftar dengan kata kunci nomor pendaftaran, nama dan asal sekolah.
Terpenuhi
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi.
Terpenuhi
c. Sistem tidak bisa melakukan entri data pendaftar, karena data pendaftar harus dimasukkan melelaui transaksi pendaftaran.
Terpenuhi
4. Sistem harus bisa menampilkan, edit, dan hapus data mahasiswa.
Terpenuhi
a. Sistem dapat melakukan pencarian data mahasiswa dengan kata kunci nim, nama dan asal sekolah pendaftar.
Terpenuhi
b. Sistem harus memberikan peringatan jika data-data yang penting tidak diisi.
Terpenuhi
c. Sistem tidak mengijinkan entri data mahasiswa baru, karena data mahasiswa harus melalui her-registrasi terlebih dulu.
Terpenuhi
5. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data tahun ajaran.
Terpenuhi
6. Sistem bisa menampilkan, input, edit, dan hapus data jenis biaya.
Terpenuhi
7. Sistem harus bisa melakukan transaksi pendaftaran Terpenuhi
a. Sistem harus memberikan peringatan jika data tidak diisi dengan lengkap.
Terpenuhi
b. Sistem harus bisa memberikan no pendaftaran otomatis. Terpenuhi
c. Sistem bisa menyimpan transaksi pembayaran biaya pendaftaran.
Terpenuhi
8. . Sistem harus bisa melakukan transaksi her-registrasi Terpenuhi
a. Sistem harus bisa memberikan NIM secara otomatis. Terpenuhi
b. Sistem harus bisa menampilkan data pendaftar dengan melakukan pencarian berdasarkan no. pendaftaran.
Terpenuhi
c. Sistem harus bisa menyimpan data pendaftar. Terpenuhi
d. Sistem harus bisa menyimpan data biaya yang dibayarkan.
Terpenuhi
9. . Sistem harus bisa melakukan transaksi pembayaran Terpenuhi
13
a. Sistem harus bisa memberikan no. pembayaran secara otomatis.
Terpenuhi
b. Sistem harus bisa menampilkan data mahasiswa dengan melakukan pencarian berdasarkan nim
Terpenuhi
c. Sistem harus bisa menampilkan tunggakan biaya maupun history transaksi pembayaran yang sudah dilakukan.
Terpenuhi
10. Sistem harus bisa mengolah laporan secara otomatis Terpenuhi
a. Sistem harus bisa menampilkan laporan data pendaftar berdasarkan gelombang, tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Dan berdasarkan sekolah asal
Terpenuhi
b. Sistem harus bisa menampilkan laporan data mahasiswa berdasarkan tahun angkatan. Dan berdasarkan sekolah asal
Terpenuhi
c. Sistem harus bisa menampilkan laporan mahasiswa yang masih mempunyai tunggakan
Terpenuhi
d. Sistem harus bisa menampilkan laporan pembayaran berdasarkan tanggal, bulan dan tahun tertentu.
Terpenuhi
Pengujian sistem memberikan hasil bahwa semua kebutuhan fungsional sistem baru
terpenuhi, sehingga sistem yang baru layak untuk menggantikan sistem lama.
4.2 Manual Program
1. Login Sistem
Tampilan awal aplikasi adalah menu dengan tombol yang masih terkunci:
Gambar 4.1 Main menu SimBayar Amikom
14
Agar bisa masuk aplikasi, lakukan login dengan memasukkan username dan
password yang dimiliki kemudian tekan tombol login.
2. Main Menu
Main menu terbagi menjadi 5 kelompok menu yaitu menu Data dan Informasi,
Master Data, Transaksi, Laporan dan Utilitas. Menu utama dari sistem pembayaran biaya
studi Amikom Surakarta adalah Menu Master data, Transaksi dan Laporan.
Gambar 4.2 Kelompok-kelompok menu
3. Form Input Data Setting Biaya Tahun
Gambar 4.3 Form Input Setting Biaya Per Tahun
Form setting biaya tahun digunakan untuk menyetting biaya pada tiap-tiap tahun
ajaran. Pengolahan datanya sama dengan langkah pengolahan data semester diatas.
Dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan tahun ajaran dan nama biaya.
15
4. Transaksi Pembayaran
Gambar 4.4 Form Pembayaran
Form pembayaran berfungsi untuk mengolah data pembayaran. Dalam form ini
ditampilkan biaya-biaya yang belum dibayar dan history pembayaran mahasiswa
tersebut. No bayar dan tanggal terisi secara otomatis. Berikut ini adalah langkah-langkah
pengolahan data pembayaran.
a. Cari mahasiswa dengan mengklik tombol Cari.
b. Pilih mahasiswa dengan klik data pada tabel kemudian klik OK. Sistem akan
menampilkan data mahasiswa, history pembayaran mahasiswa tersebut dan
biaya-biaya yang belum dibayarkan.
Gambar 4.5 Proses Pembayaran
16
c. Beri centang (klik) pada biaya yang dibayar dan isi jumlah yang dibayarkan
dalam kolom bayar. Untuk melakukan penyimpanan dan cetak kuitansi klik
tombol .
Gambar 4.6 Kuitansi
5. Laporan Pembayaran
Laporan pembayaran terbagi menjadi 2 laporan yaitu laporan harian dan bulanan.
Dapat dikelompokkan dan dipilih berdasarkan tahun ajaran. Langkah untuk
menampilkan laporan pembayaran sama dengan laporan pendaftaran diatas. Berikut
tampilan laporan pembayaran per bulan group biaya.
Gambar 4.7 Laporan Pembayaran Bulanan Group Biaya
17
4.3 Manual Instalasi
Tahapan-tahapan serta aplikasi yang perlu diinstal adalah :
1. Instal XAMPP
2. Instalasi JDK 7
3. Instalasi Sistem Pembayaran Biaya Kuliah (SimBayar Amikom)
.
4. Setelah proses instalasi selesai, shorcut aplikasi SimBayar Amikom akan
muncul di dekstop.
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitan yang telah dilaksanakan di Amikom Surakarta, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem pembayaran biaya studi di Amikom Surakarta masih manual sehingga
berdampak pada kemungkinan terjadi kesalahan. Karyawan mencatat
pembayaran dikomputer, lebih tepatnya di Microsoft Excel. Lembar kerja
Microsoft Excel kurang informatif, terlihat rumit karena terdiri dari banyak kolom.
Jika terjadi salah ketik dibagian rumus bisa berakibat semua perhitungan menjadi
salah. Hal ini membuat karyawan bekerja dua kali karena petugas harus
membuat kwitansi dengan tulisan tangan. Dampak lainnya dapat mengakibatkan
kwitansi tidak dapat dicetak ulang. Perbedaan biaya studi per tahun ajaran
membuat petugas sering lupa jumlah biaya yang seharusnya dibayar oleh
mahasiswa.
2. Dengan adanya sistem yang baru akan mampu mengurangi kesalahan karena
rumus perhitungan ada didalam sistem dan tidak dapat dirubah. Sistem yang
baru lebih informatif, user dapat memilih informasi sesuai yang dibutuhkan.
Perhitungan dilakukan oleh komputer sehingga menjamin kebenaran dan
keakuratan informasi yang ditampilkan.
18
3. Pada sistem yang baru karyawan hanya perlu menginputkan data pembayaran
dan tidak perlu membuat kwitansi. Sistem dapat menampilkan informasi
mengenai biaya dan jumlah biaya per tahun ajaran dan yang belum dibayar
(tunggakan) sehingga membantu meringankan pekerjaan karyawan.
5.2 Saran
Amikom Surakarta sudah mempunyai sumber daya manusia dan fasilitas yang
memadai, namun perlu diadakan pelatihan terhadap karyawan-karyawan yang
bersangkutan agar dapat menggunakan dan memanfaatkan sistem secara maksimal.
Bagi para pembaca, tulisan ini dapat digunakan sebagai bahan penelitian
selanjutnya serta diharapkan dapat mengembangkan serta memperbaiki
kekurangan-kekurangan. Berikut kekurangan sistem :
1. Sistem baru belum bisa mengolah data tunggakan mahasiswa cuti dan belum
terdapat batas waktu pembayaran biaya yang bisa dikredit.
2. Sistem baru dibuat berbasis pemrograman dekstop dan masih dapat
dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web dengan berbagai fitur lainnya agar
lebih membantu proses pembayaran.
3. Sistem baru hanya mengolah data yang berkaitan dengan pembayaran biaya
studi mahasiswa. Sehingga diharapkan sistem ini dapat diintegrasikan dengan
sistem akademik yang mendukung kelancaran administrasi kampus.
6. DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : Andi. Anonim. 2010. Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JavaDB dengan NetBeans.
Yogyakarta : Andi. Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi. Chr. Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Grasindo. Kadir, Abdul. 2008. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. McLeod, Raymond Jr. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Indeks. Supardi, Yuniar. 2007. Pemrograman Database Java & MySQL. Jakarta : Elex Media
Komputindo.