PERANCANGAN ARSITEKTUR -...

PERANCANGAN ARSITEKTUR

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Studi Kasus: PT. Pos Kanwil V Jabar

TESIS

Karya tulis sebagai salah satu syarat

untuk memperoleh gelar Magister dari

Institut Teknologi Bandung

Oleh

TEUKU MEURAH MIRZA

NIM : 23506008

Program Studi Magister Informatika

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2009




Oleh

TEUKU MEURAH MIRZA

NIM : 23506008


Institut Teknologi Bandung

Menyetujui

Pembimbing

Tanggal 15 September 2009

(Dr. Ir. Husni S. Sastramihardja, M. T.)

NIP. 130675823

i

ABSTRAK




Oleh

TEUKU MEURAH MIRZA

NIM : 23506008


Pada era pengetahuan ini, pengetahuan tidak saja hanya dianggap sebagai ilmu

pengetahuan, tetapi pengetahuan telah menjadi strategi penting untuk mencapai

competitive advantage. Saat ini, modal strategi bagi organisasi telah mengalami

pergeseran paradigma, dimana modal strategi organisasi tidak hanya bersumber

pada sumber daya yang bersifat tangible seperti finansial, bangunan, tanah,

teknologi, dan aset-aset lainnya, tetapi strategi yang bersifat intangible (tidak

berwujud) seperti pengetahuan. Pengetahuan telah menjadi modal strategi yang

penting bagi organisasi untuk mencapai keunggulan organisasi.

Konsekuensi dari masuknya pengetahuan sebagai salah satu modal strategi bagi

organisasi yaitu dibutuhkannya manajemen yang handal yang mampu mengelola

pengetahuan tersebut agar menjadi modal strategi yang handal. Knowledge

management (KM) diperkenalkan sebagai manajemen yang bertujuan untuk

mengelola pengetahuan tersebut. Ide dasar dari KM adalah mengakumulasikan

atau mengkolaborasikan pengetahuan-pengetahuan tacit dengan pengetahuan

eksplisit sehingga dapat menciptakan pengetahuan baru atau inovasi. Inovasi

dalam hal ini tidak hanya terbatas pada inovasi produk tetapi juga pada inovasi

proses bisnis atau inovasi-inovasi lainnya.

Pelaksanaan tesis ini ditujukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penelitian

seperti faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada knowledge management,

ii

arsitektur knowledge management system dan langkah-langkah yang dibutuhkan

untuk menerapkan knowledge management system pada organisasi. Metode studi

literatur digunakan untuk menemukan faktor-faktor apa saja yang berpengaruh

pada knowledge management, selanjutnya faktor-faktor tersebut akan dijadikan

komponen dasar sebagai landasan untuk mengembangkan model knowledge

management, sedangkan untuk menentukan langkah-langkah penerapan

knowledge management system, dilakukan proses analogi antara konsep sistem

informasi dengan konsep knowledge management. Jika dari proses analogi

diperoleh hasil bahwa knowledge management dapat dianalogikan dengan sistem

informasi, maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasikan langkah-langkah

apa saja yang dibutuhkan untuk menerapkan knowledge management berdasarkan

langkah-langkah pengembangan sistem informasi. Tesis ini diakhiri dengan

melakukan proses studi kasus yang bertujuan untuk merancang arsitektur

knowledge management system (KMS). Arsitektur KMS ini berfungsi sebagai

cetak biru bagi organisasi untuk penerapan sistem pengelolaan pengetahuan.

Hasil dari studi kasus menyatakan, untuk membangun KMS melibatkan empat

komponen utama yaitu komponen people, proses pengelolaan pengetahuan,

learning organization serta teknologi informasi pendukung. Dalam membangun

KMS, organisasi perlu melaksanakan proses pengelolaan pengetahuan secara

sistematis. KMS berkaitan erat dengan budaya organisasi sebagai stimulasi yang

memberikan motivasi kepada anggota organisasinya untuk selalu meningkatkan

kompetensinya dan mau berbagi pengetahuan, karena itu anggota organisasi perlu

didukung dengan disiplin learning organization yang mengarahkan anggota

organisasi untuk mau meningkatkan kompetensinya dan mau berbagi

pengetahuan. Dengan tujuan untuk mempermudah pelaksanaan proses

pengelolaan pengetahuan, teknologi informasi dimanfaatkan, sehingga

pelaksanaan proses pengelolaan pengetahuan menjadi lebih mudah, efektif dan

efisien.

Kata Kunci : knowledge management, people, proses pengelolaan pengetahuan,

learning organization, teknologi informasi

iii

ABSTRACT

ARCHITECTURAL DESIGN OF


Case Study : PT. Pos Kanwil V Jabar

By

TEUKU MEURAH MIRZA

NIM : 23506008


At this era of knowledge, knowledge is not only regarded as science, but

knowledge has become important strategies for achieving competitive advantage.

Currently, capital strategies for the organization have experienced the paradigm

shift, where the capital strategy the organization is not only the resources which

are tangible, such as, financial, building, land, technology and other assets, but the

strategies that are existent intangible such as knowledge . Knowledge capital has

become an important strategy for the organization to achieve organizational

excellence.

The consequences of the inclusion of capital as one of the strategies for the

organization that need a reliable management that is capable of managing the

knowledge capital in order to become a reliable strategy. Knowledge management

was introduced as a management which aims to manage knowledge. Basic idea of

KM is to colaborate or accumulate knowledge, tacit knowledge with explicit

knowledge so that the organization can create new knowledge or innovation.

Innovation in this case is not only a product innovation but also to business

process innovation and other innovations.

This thesis is intended to answer questions such as research factors are influential

in knowledge management, knowledge management architecture and the steps

needed to implementation knowledge management in organizations. Methods

used to study literature to find what factors are affecting knowledge management,

iv

the factors will be used as basic components as the basis for developing

knowledge management architecture. Meanwhile, to determine the steps the

application of knowledge management, made the analogy between the concept of

information systems with the concept of knowledge management. If the analogy

of the results found that the results of knowledge management can analogue with

the information system, then the next step is to identify steps what is needed to

implement a knowledge management based on steps of information system

development. This thesis ends with the process of doing a case study that aims to

implemented knowledge management architecture and the implementation of the

steps that have been proposed previously.

Results from the case study states, to build a knowledge management involves 4

main components, namely people, process knowledge management, learning

organization and information technology. In building knowledge management

organizations need to implement the knowledge management process

systematically. Knowledge management relates closely with the organization's

culture as a stimulation to give motivation to the members of its organization to

improve competence and want to share knowledge, because of that reason,

organization members need to be supported with the discipline of learning

organization refers to a member organization would increase the interest and want

to share knowledge. With the purpose to facilitate the implementation process of

knowledge management, information technology is used, so that the

implementation of knowledge management process will become easier, effective

and efficient.

Key word: knowledge management, people, knowledge management process,

learning organization, information technology

ix

DAFTAR ISI

ABSTRAK ................................................................................................................i

ABSTRACT ............................................................................................................iii

PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS ......................................................................v

KATA PENGANTAR............................................................................................vii

DAFTAR ISI ...........................................................................................................ix

DAFTAR LAMPIRAN ..........................................................................................xii

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................xiii

DAFTAR TABEL .................................................................................................xiv

DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................xv

DAFTAR ISTILAH...............................................................................................xvi

Bab I Pendahuluan .................................................................................................1

I. 1. Latar Belakang ................................................................................................1

I. 2. Rumusan Masalah ...........................................................................................4

I. 3. Tujuan Penelitian ............................................................................................4

I. 4. Batasan Masalah .............................................................................................5

I. 5. Kegunaan Hasil ...............................................................................................6

I. 6. Metodologi .....................................................................................................6

I. 7. Sistematika Penulisan .....................................................................................8

Bab II Tinjauan Pustaka .......................................................................................10

II. 1. Knowledge Management ............................................................................10

II. 1. 1. Pengertian Pengetahuan dan Knowledge Management (KM) ...........10

II. 1. 2. Model Konversi Knowledge ..............................................................14

II. 1. 3. Tujuan Penerapan KM .......................................................................15

II. 2. Proses Pengelolaan Pengetahuan ................................................................16

II. 3. Teknologi Informasi KMS ..........................................................................17

II. 4. Organisasi Pembelajar ...............................................................................19

II. 5. Enabler Conditions .....................................................................................23

II. 5. 1. Kondisi Sosial .....................................................................................24

II. 5. 2. Kondisi Organisasi ..............................................................................25

II. 5. 3. Kondisi Teknologi ..............................................................................26

x

II. 6. Teori Pendukung .........................................................................................27

II. 6. 1. Teori Analogi .....................................................................................27

II. 6. 1. 1. Proses Analogi ..........................................................................27

II. 6. 1. 2. Prasyarat Analogi .......................................................................27

II. 6. 2. Strategi Penelitian ...............................................................................28

II. 6. 3. Metode Delphi ....................................................................................29

II. 6. 4. Rumus Koefisien Kendall ..................................................................30

II. 6. 5. Konsep Sistem Informasi (SI) ............................................................31

II. 6. 5. 1. Pengertian Sistem Informasi (SI) ...............................................31

II. 6. 5. 2. Metode Pengembangan Sistem Informasi (SI) ..........................32

Bab III Analisis Faktor Knowledge Management................................................34

III. 1. Analisis Konsep Sistem Informasi .............................................................35

III. 2. Analisis Faktor Pendukung KM dan Konsep KM .....................................36

III. 3. Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM .......................................41

III. 3. 1. Kemiripan Antara Konsep SI dengan Konsep KM ...........................41

III. 3. 2. Kesesuaian Struktur Antara Konsep SI dengan Konsep KM ............41

III. 3. 3. Tujuan Analogi Antara Konsep SI dengan Konsep KM ...................43

III. 4. Identifikasi langkah penerapan dan pengembangan KM ...........................43

III. 5. Pengembangan Model KM ........................................................................46

III. 6. Penentuan Objek Studi Kasus ....................................................................51

Bab IV Perancangan Arsitektur Knowledge Management System .....................53

IV. 1. Tahapan Penerapan dan Pengembangan KMS ..........................................54

IV. 2. Gambaran Umum Penelitian .....................................................................56

IV. 2. 1. Pertanyaan Penelitian .......................................................................56

IV. 2. 2. Objek Penelitian Studi Kasus ...........................................................57

IV. 2. 3. Metode Delphi dalam penilaian ........................................................57

IV. 2. 4. Informasi yang akan ditemukan ........................................................58

IV. 2. 5. Teknik Pengumpulan Data ...............................................................59

IV. 2. 6. Format Penyajian Data .....................................................................60

IV. 3. Tahap Penelitian studi Kasus .....................................................................61

IV. 3. 1. Pengumpulan Data ............................................................................61

IV. 3. 2. Pengolahan Data ...............................................................................63

xi

IV. 3. 3. Analisis Data ....................................................................................65

IV. 4. Kesimpulan Penelitian Studi Kasus ...........................................................72

IV. 4. 1. Kesimpulan studi kasus proses pengelolaan pengetahuan ................73

IV. 4. 2. Kesimpulan studi kasus komponen organisasi pembelajar ...............75

IV. 4. 3. Kesimpulan studi kasus komponen teknologi KM ...........................78

IV. 4. 4. Kesimpulan studi kasus secara keseluruhan .....................................82

IV. 5. Usulan Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar ......................................82

IV. 6. Strategi Peningkatan Proses Pengelolaan Pengetahuan .............................88

IV. 6. 1. Strategi peningkatan prioritas pertama .............................................88

IV. 6. 2. Strategi peningkatan prioritas kedua ................................................90

Bab V Kesimpulan dan Saran ................................................................................94

V. 1. Kesimpulan ...................................................................................................94

V. 2. Saran........ .....................................................................................................97

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................98

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................100

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A. Daftar aktivitas Proses Pengelolaan Pengetahuan ..........................100

Lampiran B. Kuesioner A ....................................................................................102

Lampiran C. Kuesioner B ....................................................................................104

Lampiran D. Kuesioner C ....................................................................................107

Lampiran E. Pengolahan Data Putaran II (Kuesioner B) .....................................109

Lampiran F. Pengolahan Data Putaran III (Kuesioner B) ....................................114

Lampiran G. Gambaran Umum Organisasi PT. Pos Kanwil V Jabar ..................119

Lampiran H. Daftar Responden ...........................................................................121

Lampiran I. Teknologi Pendukung Knowledge Management System ................122

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar I 1. Metodologi Penelitian .....................................................................................7

Gambar II 1. Model Konversi Pengetahuan .....................................................................15

Gambar II 2. Lapisan Knowledge Management System ..................................................19

Gambar II 3. Hubungan Antar disiplin Organisasi Pembelajar .........................................23

Gambar II 4. Tahapan Pengembangan SI .........................................................................33

Gambar III 1. Langkah analisis faktor knowledge management .....................................34

Gambar III 2. Langkah Penerapan dan Pengembangan KMS ..........................................46

Gambar III 3. Model Knowledge Management ................................................................48

Gambar IV 1. Langkah Perancangan Arsitektur KMS dan Strategi Peningkatan KM .....53

Gambar IV 2. Format Penyajian data ...............................................................................61

Gambar IV 3. Pemetaan Aktivitas terhadap nilai prioritas dan nilai kinerja ...................72

Gambar IV 4. Mekanisme Proses Pengelolaan Pengetahuan ...........................................73

Gambar IV 5. Arsitektur KMS PT. Pos Kanwil V Jabar ..................................................84

Gambar V 1. Tingkat Kematangan Penerapan KM .........................................................95

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel II 1. Situasi-situasi relevan untuk strategi yang berbeda .......................................28

Tabel III 1. Tabel Kajian Sistem Informasi .....................................................................36

Tabel III 2. Hasil Perbandingan komponen KM .............................................................38

Tabel III 3. Hasil Kajian Konsep KM .............................................................................40

Tabel III 4. Tabel Hasil Kesesuaian Konsep SI dengan Konsep KM ..............................42

Tabel IV 1. Data Responden Kuesioner A .......................................................................65

Tabel IV 2. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran II) ....................................66

Tabel IV 3. Tingkat Kesepakatan Antar Responden (Putaran III) ....................................67

Tabel IV 4. Prioritas Aktivitas Proses Akuisisi Pengetahuan ...........................................68

Tabel IV 5. Prioritas Aktivitas Proses Utilisasi Pengetahuan ...........................................68

Tabel IV 6. Prioritas Aktivitas Proses Adaptasi Pengetahuan ..........................................69

Tabel IV 7. Prioritas Aktivitas Proses Distribusi Pengetahuan .........................................69

Tabel IV 8. Prioritas Aktivitas Proses Penciptaan Pengetahuan .......................................70

Tabel IV 9. Data kondisi As is Proses Pengelolaan Pengetahuan ....................................71

xv

DAFTAR SINGKATAN

Singkatan Nama Pemakaian Pertama

Kali Pada Halaman

KM Knowledge Management 2

KMS Knowledge Management System 4

SI Sistem Informasi 6

LO Learning Organization 17

UKAIS The UK Academy Of 31

Information System

xvi

DAFTAR ISTILAH

Istilah Penjelasan Pemakaian pertama kali pada halaman

Arsitektur KMS Menjelaskan aliran mekanisme

pengelolaan pengetahuan. Arsitektur

KMS berfungsi sebagai pedoman

penerapan dan pengembangan KMS.

4

Comunity Of Practice

(CoP)

Kelompok belajar yang diciptakan oleh

organisasi dengan tujuan untuk

mempermudah proses pengelolaan

pengetahuan.

17

Knowledge

Management

Pengelolaan pengetahuan organisasi

yang ditujukan untuk mendapatkan

keuntungan bersaing bagi organisasi

2

Knowledge

Management system

Sistem pengelolaan pengetahuan yang

melibatkan empat komponen yaitu

komponen anggota organisasi,

komponen proses pengelolaan

pengetahuan, komponen disiplin

organisasi pembelajar, dan komponen

teknologi

4

Knowledge Worker Pekerja pengetahuan ini merupakan

seluruh anggota organisasi yang

bertanggung jawab untuk melaksanakan

proses pengelolaan pengetahuan.

24

Model KM Model yang menggambarkan

keterhubungan antar empat komponen

yang membangun KM. Model KM

menjelaskan peranan dari masing-

masing komponen dalam rangka

pengelolaan pengetahuan.

4

PERANCANGAN ARSITEKTUR -...

Documents

Transcript of PERANCANGAN ARSITEKTUR -...