PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES OPERATION …

PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES

OPERATION DALAM PENYELENGGARAAN EVENT

MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA

CONVENTION CENTER

LAPORAN TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya

pada Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata

Disusun Oleh:

ARDIAN CAHYA RAHMADAN

B3216010

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2019

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

i

PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES


MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA

CONVENTION CENTER

LAPORAN TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Ahli Madya

pada Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan Wisata

Disusun Oleh:

ARDIAN CAHYA RAHMADAN

B3216010

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2019


ii


iii


iv


v

HALAMAN MOTTO

“there is no God, but Allah Swt”

-Ardian Cahya Rahmadan-

“hidup adalah pilihan, ketika anda tidak benar-benar memilih itu adalah

pilihanmu”

-CrybabyL-

“warisan cita-cita, takdir waktu dan impian manusia adalah hal yang tidak akan

pernah berakhir”

-Gol. D Roger-


vi

HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya tulis ini penulis persembahkan kepada :

1. Bapak saya Bapak Joko Sriyanto dan Ibu saya

Ibu Sri Suparmi dan kedua kakak kandung

saya Cahyo Nugroho dan Octavia

Cahyaningrum serta keluarga besar yang

selalu memberikan doa, motivasi, semangat,

dukungan, dan bantuan dalam setiap langkah

hidup saya.

2. Seluruh guru dan dosen yang telah mengajar

dan membimbing saya sampai saat ini.

Terima kasih atas semua ilmu dan

pengetahuannya.


vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas segala

nikmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas

akhir ini dengan judul “Peranan Departemen Convention Services Operation

dalam Penyelenggaraaan Event Meeting di Balai Sidang Jakarta Convention

Center”. Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi syarat kelulusan menyelesaikan

Program Studi D III Usaha Perjalanan Wisata di Universitas Sebelas Maret

Surakarta, dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak menemukan

hambatan, dan berkat bimbingan, semangat dan motivasi dari berbagai pihak, baik

secara langsung maupun tidak langsung sehingga hambatan yang ada dapat

teratasi. Oleh karenanya, melalui kesempatan ini penulis sangat berterima kasih

kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Warto, M. Hum, Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan kesempatan kepada

penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir.

2. Bapak Dr. Deria Adi Wijaya, S.ST.Par., M.Sc, Kepala Program Studi

Diploma III Usaha Perjalanan Wisata dan dosen pembimbing utama yang

telah memberikan pengarahan untuk menyelesaiakan Tugas Akhir ini.

3. Ibu Umi Yuliati, S.S., M.Hum, dosen pembimbing kedua yang telah

memberi dukungan dan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir.

4. Seluruh Staff serta Pegawai Harian Lepas (PHL) Departemen Convention

Services Operation Balai Sidang Jakarta Convention Center yang telah


viii

berbaik hati memberi informasi dan kelengkapan data, guna bahan

penulisan Tugas Akhir.

5. Keluarga besar Balai Sidang Jakarta Convention Center yang sangat ramah

dan mau membantu dalam pencarian data untuk bahan Tugas Akhir.

6. Seluruh teman-teman D III Usaha Perjalanan Wisata angkatan 2016,

terimakasih telah berjuang bersama selama 3 tahun ini, semoga ilmu yang

kita dapat selama ini bermanfaat.

7. Semua pihak yang telah membantu proses penulisan laporan tugas akhir

yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa penulis hanyalah manusia yang tak luput dari

kesalahan dan kekurangan. Maka dari itu kritik dan saran yang membangun

sangat penulis harapkan. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis

pribadi maupun pembaca.

Surakarta, Juni 2019

Penulis


ix

ABSTRAK

Ardian Cahya Rahmadan, B3216010. 2019. Peranan Departemen Convention

Services Operation dalam Penyelenggaraan Event Meeting di Balai Sidang

Jakarta Convention Center. Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan

Wisata. Fakultas Ilmu Budaya. Universitas Sebelas Maret Surakarta.

MICE pada era saat ini adalah bisnis yang menjanjikan, terutama pada event

meeting. Balai Sidang Jakarta Convention Center (BSJCC) adalah salah satu

tempat yang strategis untuk mengadakan suatu acara, khususnya meeting. Jakarta

Convention Center merupakan venue yang bertaraf Internasional. JCC memiliki

berbagai ruangan dengan fasilitas dan kapasitas yang dapat menjadi penunjang

acara bertaraf nasional maupun internasional. Balai Sidang Jakarta Convention

Center memiliki Departemen yang berperan dalam event convention yaitu

Convention Services Operation.

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan menganalisis

data yang diperoleh dari observasi dengan praktik kerja langsung yang dilakukan

di Balai Sidang Jakarta Convention Center pada 1 Februari – 30 April 2019.

Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data dengan metode observasi,

studi dokumenter, wawancara dengan pihak-pihak Balai Sidang Jakarta

Convention Center dan studi pustaka untuk mendapatkan data dari buku

perpustakaan, brosur, dan dokumen perusahaan.

Hasil dari penelitian ini adalah menjelaskan mengenai bagaimana peran

Departemen Convention Services Operation dalam penyelenggaraan event

meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center mulai dari set up, showdays,

sampai proses breakdown sesuai dengan BEO (Banquet Event Order). Selain itu

penelitian ini juga ditambahkan mengenai bagaimana prosedur penyelenggaraan

event meeting di BSJCC. Pada bagian akhir pembahasan menjelaskan challenge

yang dihadapi beserta dengan solusinya.

Kesimpulannya, Departemen Convention Services Operation merupakan

garda paling depan dan sangat memegang peran penting dalam sebuah

penyelenggaraan event meeting di Balai Sidang Jakarta Convention Center. Dalam

melaksanakan tugasnya, Departemen Convention Services Operation sudah sesuai

dengan standar operasional, meskipun masih ada beberapa challenge atau kendala

yang harus dihadapi seperti request special layout, ruangan yang besar dan

manajemen barang di gudang dan adanya komplain dari klien.

Kata kunci : peranan, convention services, event, meeting, Balai Sidang Jakarta

Convention Center


x

ABSTRACT

Ardian Cahya Rahmadan, B3216010. 2019. Peranan Departemen Convention

Services Operation dalam Penyelenggaraan Event Meeting di Balai Sidang

Jakarta Convention Center. Program Studi Diploma III Usaha Perjalanan

Wisata. Fakultas Ilmu Budaya. Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Nowadays, MICE is a promising business, especially in event meeting.

Jakarta Convention Center Hall is one of strategic places for holding an event,

especially for meeting. JCC is an international venue. JCC has various rooms with

facility and capacity that support national and international event. JCC has a

department that plays a role in the event convention, that is Convention Service

Operation.

This research used descriptive qualitative method. This research analyzed the

data that obtained from observation with direct work practices. It was done in JCC

Hall on February 1st – April 30th 2019. This research used observation,

documentary study, interviews with JCC parties, literature study as collecting data

technique to get the data from books in library, brochure, and the document of the

company.

The results are to describe about how Convention Services Operation

Department takes a role in organizing meeting event in JCC Hall, starts from

setting up, show days, until breakdown process according to BEO (Banquet Event

Order). Other than that, this research is also adding about how is the procedure of

meeting event in BSJCC. In the last part, it describes about some challenges that

must be faced along with the way to solve.

The conclusions is Convention Service Operation Department is a very front

guard and takes the most important role in holding meeting event in JCC Hall. In

carrying out its duties, Convention Services Operation Department is already

based on operational standards. There are still some challenges and obstacles that

must be faced such as special layout request, wide and large rooms, goods

management in warehouse, and some complaints from client.

Key words: Role, Convention Service, Event, Meeting, JCC Hall.


xi

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING .......................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ............................................................ iii

HALAMAN PERNYATAAN ..................................................................... iv

HALAMAN MOTTO ................................................................................. v

HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................................. vi

KATA PENGANTAR ................................................................................. vii

ABSTRAK ................................................................................................... ix

DAFTAR ISI ............................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ....................................................................................... xiii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A. LATAR BELAKANG .................................................................. 1

B. RUMUSAN MASALAH .............................................................. 4

C. TUJUAN ...................................................................................... 4

D. MANFAAT .................................................................................. 4

E. KAJIAN PUSTAKA ..................................................................... 5

F. METODE PENELITIAN .............................................................. 10

G. SISTEMATIKA PENULISAN ..................................................... 13

BAB II GAMBARAN UMUM BALAI SIDANG JAKARTA

CONVENTION CENTER .............................................................. 14

A. SEJARAH .................................................................................... 14

B. VISI, MISI NILAI-NILAI DAN BUDAYA .................................. 16

C. FASILITAS .................................................................................. 19

D. DEPARTEMEN DAN TUGAS .................................................... 34

BAB III PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES


MEETING DI BALAI SIDANG

JAKARTA CONVENTION CENTER ........................................... 45

A. PROSEDUR PENYELENGGARAAN EVENT MEETING

DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION CENTER......... 45

B. PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES


MEETING DI BALAI SIDANG JAKARTA CONVENTION


xii

CENTER ...................................................................................... 49

C. KENDALA DAN SOLUSI ........................................................... 82

BAB IV PENUTUP ..................................................................................... 85

A. KESIMPULAN............................................................................. 85

B. SARAN ........................................................................................ 86

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 88

LAMPIRAN ................................................................................................ 90


xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Daftar barang yang menjadi tanggung jawab Departemen CSO ....... 71


xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1. Logo Balai Sidang Jakarta Convention Center ......................... 14

Gambar 2.2. Bagian Luar Gedung Jakarta Convention Center ...................... 16

Gambar 2.3. Layout Main Lobby ................................................................. 19

Gambar 2.4. Exhibition Hall untuk pameran Indonesia Property Expo 2019.. 20

Gambar 2.5. Plenary Hall untuk acara konser LoveFest 2019 ....................... 21

Gambar 2.6. Assembly Hall acara Indonesia Fashion Week 2019 ................. 22

Gambar 2.7. Cendrawasih Room .................................................................. 23

Gambar 2.8. Layout Lower Lobby ................................................................ 24

Gambar 2.9. Nuri Room acara pengukuhan DPP 2019-2022 ASPERAPI ..... 24

Gambar 2.10. Kenari Room untuk luncheon workshop acara Indogas 2019 ... 25

Gambar 2.11. Kakatua Room ....................................................................... 25

Gambar 2.12. Merak Room .......................................................................... 26

Gambar 2.13. Summit Room ........................................................................ 27

Gambar 2.14. Summit Lounge acara INACRAFT 2019 ................................ 27

Gambar 2.15. Kasuari Lounge acara INACRAFT 2019 ................................ 28

Gambar 2.16. Lower Lobby Pre-Function .................................................... 28

Gambar 2.17. Telephone & Business Center ................................................ 29

Gambar 2.18. Café Gelatik .......................................................................... 29

Gambar 2.19. Ruangan Bonded Warehouse ................................................. 30

Gambar 2.20. Masjid Al-Ijtima .................................................................... 31

Gambar 2.21. Ruang makan untuk karyawan ............................................... 31


xv

Gambar 2.22. Loker Karyawan .................................................................... 32

Gambar 2.23. Klinik Kesehatan ................................................................... 33

Gambar 2.24. Toilet ..................................................................................... 33

Gambar 2.25. ATM Center ........................................................................... 34

Gambar 3.1. Suasana Meeting dengan Klien ................................................ 50

Gambar 3.2. Contoh model set up Theatre Style ........................................... 51

Gambar 3.3. Contoh model set up Classroom Style ...................................... 52

Gambar 3.4. Contoh model set up Hollow Square Style ................................ 53

Gambar 3.5. Contoh model set up Ushape Style ........................................... 53

Gambar 3.6. Contoh model set up Round Table Style ................................... 54

Gambar 3.7. Contoh model set up Ovale Style .............................................. 55

Gambar 3.8. Contoh model set up Davos Style ............................................. 55

Gambar 3.9. Contoh model set up Bilateral Meeting .................................... 56

Gambar 3.10. Contoh model set up Multirateral Meeting ............................. 57

Gambar 3.11. Pemasangan Sico Stage .......................................................... 61

Gambar 3.12. Contoh Meetingkits diatas meja .............................................. 62

Gambar 3.13. Contoh ketika standby di dalam ruangan ................................ 65

Gambar 3.14. Contoh ketika melakukan breakdown ..................................... 67


xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Struktur organisasi Departemen CSO ..................................... 90

Lampiran 2. Contoh event order................................................................. 91

Lampiran 3. Contoh schedule Departemen CSO......................................... 95

Lampiran 4. Contoh layout event............................................................... 96

Lampiran 5. Venue maping and room capacity............................................ 97

Lampiran 6. Daftar Informan ..................................................................... 99


PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES OPERATION …

Documents

Transcript of PERANAN DEPARTEMEN CONVENTION SERVICES OPERATION …