Peran PPID sebagai Komunikator dalam Pengelolaan Informasi Publik

Disampaikan dalam Raker PPID Kementerian Pertanian, Bogor, 26 Mei 2016

Ibnu Hamad

Profesor Ilmu Komunikasi FISIP UI

Kepala PPID Kemdikbud 2011-2014

PPID, Informasi Publik, dan Badan Publik

• Sesuai dengan UU Keterbukaan Informasi Publik, pelayanan informasi Publik pada Badan Publik dilakukan oleh PPID

• PPID ditetapkan oleh badan publiknya untuk mengelola informasi publik

• Informasi publik adalah dokumen yang dikuasi oleh Badan Publik

• Badan publik adalah yang penyelenggaraan kegiatannya dibiayai oleh APBN, APBD, Bantuan Internasional, dan sumbangan masyarakat

Badan Publik, PPID, dan Informasi Publik

• Eksekutif, • Legislatif, • Yudikatif, dan • Badan lain yang fungsi dan tugas

pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau

• Organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dariAPBN

dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

BADAN PUBLIK KEWAJIBAN BADAN PUBLIK: a.Menunjuk dan mengangkat PPID. b.Menetapkan standar prosedur operasional. c.Menyediakan dan memberikan informasi:

secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat, dan berdasarkan permintaan.

d.Menyediakan sarana dan prasarana. e.Menetapkan standar biaya. f.Menyediakan anggaran. g.Menanggapi keberatan. h.Membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasi.

Tahapan Pekerjaan Badan Publik dalam Pelayanan Informasi Publik

#3 Penetapan

Informasi Publik yang terbuka dan yang di kecualikan

#2 Penyusunan

Daftar Informasi

Publik

#1 Pembentukan

PPID

#4 Penetapan

SOP

Indikator Kinerja Pelayanan Informasi Publik

#1 Struktur dan Fungsi PPID

• Bertanggung jawab atas pelayanan informasi di lingkungan Unit Layanan

List inf. Yg dikecualikan

List inf. Yg dikecualikan

Pimpinan Badan Publik

Pimpinan Satuan Kerja

Pimpinan Unit Pelayanan

• Melakukan uji konsekuensi • Menyusun kebijakan pe-ngelolaan informasi BP • Bertanggung jawab atas kinerja pelayanan infor-

masi di lingkungan BP

PPID kepala

PPID pelaksana

PPID pelaksana

• Bertanggung jawab atas pelayanan informasi di lingkungan Satker

Penetapan (Tim Pertim-bangan?)

Struktur PPID pada setiap Badan Publik bisa berbeda satu sama lain

No

Ringkasan Isi Informasi

Pejabat/Unit/Satker yg Menguasai

Penanggungjawab

Pembuatan/Penerbitan Informasi

Waktu & Tempat

Pembuatan Informasi

Format Informasi yang

Tersedia

Jangka Waktu

Penyimpan

DAFTAR INFORMASI PUBLIK

#2 Penyusunan Daftar Informasi Publik

a) Lakukan pengklasifikasian dan pendokumentasian informasi publik; b) Buat daftar informasi publik dan daftar informasi yang dikecualikan; c) Berikan layanan informasi proaktif (mengumumkan secara berkala), dan

memberikan layanan informasi atas dasar permintaan (layanan pasif)

#3a Pengklasifikasian Informasi Publik

#3b Jenis Informasi Publik berdasarkan status & cara penyampaian

Informasi yang dikecualikan (Pasal 17),

karena memiliki konsekuensi sbb: a.Dapat menghambat proses penegakan hukum,

b.Dapat mengganggu kepentingan perlindungan

hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan

dari persaingan usaha tidak sehat;

c.Dapat membahayakan pertahanan dan

keamanan negara,

d.Dapat mengungkapkan kekayaan alam

Indonesia;

e.Dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional:

f.Dapat merugikan kepentingan hubungan luar

negeri :

g.Dapat mengungkapkan isi akta otentik yang

bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun

wasiat seseorang;

h.Dapat mengungkap rahasia pribadi (misal

rekaman medik).

i. Memorandum atau suratsurat antar

Badan Publik atau intra Badan Publik,

yang menurut sifatnya dirahasiakan

kecuali atas putusan Komisi Informasi

atau pengadilan;

j. Informasi yang tidak boleh

diungkapkan berdasarkan Undang-

Undang.

… LANJUTAN

PENGECUALIAN

Informasi yang dimohon: ………………………… ………………………… ………………………… Alasan penolakan (konsekuensi) o Pasal 17 (a-i) UU KIP ……………………….. ……………………….. o Undang-undang lain (j) ……………………….. ………………………..

Konsekuensi apa yang akan

ditimbulkan?

Informasi dikecualikan?

Y

PERTIMBANGAN

Masyarakat tetap dapat berpartisipasi secara efektif dalam pembuatan keputusan yang memiliki dampak serius pada publik;

Masyarakat tetap dapat memperoleh informasi mengenai kemungkinan bahaya bagi kesehatan dan keselamatannya serta upaya-upaya yang memadai untuk mencegahnya;

Pihak yang berwenang tetap dapat bertindak secara adil terhadap masyarakat;

Masyarakat tetap tidak akan mengalami kerugian akibat penyalahgunaan wewenang;

Pelanggaran Hak Asasi Manusia yang berat tetap dapat diketahui oleh publik

Akuntabilitas Badan Publik tetap terjaga.

Mengkaji Pertimbangan

#3c. Tatacara Pengecualian

Dokumen IP

#4a Standar Layanan Informasi Publik Melalui Permohonan

Pemberi-tahuan Tertulis

• Lampiran V Peraturan KI No. 1 thn 2010

Pengisian Buku

Registrasi

Menginginkan Salinan

Melihat Dokumen

Permohonan • Diisi pemohon • Diisi petugas

Tertulis Tidak

Tertulis

Melalui Pengumuman

Melalui Permohonan

Layanan Informasi

Publik

• 10 hari kerja untuk pemberitahuan tertulis

• 7 hari kerja untuk perpanjangan

Nomor Registrasi

• Lampiran IV Peraturan KI No. 1 thn 2010

Form Permohonan

• Lampiran III Peraturan KI No. 1 thn 2010

Database Informasi

Aplikasi

Search Engine PPID

Eselon 1 (N)

Eselon 1 (B)

Eselon 1 (A)

Database

Database

Database

Esleon 1 (C)

Database

#4b Standar Layanan Informasi Publik Melalui Pengumuman

INFORMASI BERKALA Jenis Informasi yang Terbuka:

Informasi yang Wajib Disediakan dan Diumumkan secara berkala

Disediakan/diumumkan secara rutin, teratur, dan dalam jangka waktu tertentu setidaknya setiap 6 bulan sekali;

Penyebarluasan informasi disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami;

Mencakup: informasi berkaitan dengan Badan Publik (profil,

kedudukan, kepengurusan, maksud & tujuan didirikannya badan publik);

informasi kegiatan dan kinerja Badan Publik; informasi ttg laporan keuangan; informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-

undangan.

INFORMASI SERTA MERTA Jenis Informasi Terbuka:

Informasi Yang harus diumumkan secara serta merta

Wajib diumumkan tanpa penundaan;

Menyangkut ancaman terhadap hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum;

Informasi aktif. Artinya informasi yang wajib diumumkan seketika terjadinya keadaan yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum;

Misal: informasi tentang bencana, kerusuhan massal, dll.

INFORMASI SETIAP SAAT Jenis Informasi yang Terbuka:

Informasi Informasi yang Wajib Tersedia Setiap Saat

Informasi Pasif. Artinya, untuk memperolehnya harus dilakukan dengan mengajukan permintaan;

Wajib dan rutin disediakan badan publik; Informasi yang wajib tersedia setiap saat mencakup :

• Daftar seluruh informasi dalam penguasaan badan publik; • Keputusan badan publik dan pertimbangannya; • Kebijakan badan publik dan dokumen pendukungnya; • Rencana proyek dan anggaran tahunannya; • Perjanjian badan publik dengan pihak ketiga; • Informasi dalam pertemuan yang bersifat terbuka untuk umum; • Prosedur kerja yang berkaitan dengan layanan publik; • Laporan layanan akses informasi; • Informasi lain yang telah dinyatakan terbuka untuk diakses publik

berdasar putusan Sengketa Informasi Publik.

#4c. Pelayanan dan Pengajuan keberatan internal

Pengajuan Permohonan

Puas?

Pengajuan Keberatan ke

Atasan

Puas?

Selesai (10 + 7) hari kerja

14 hari kerja

• Jika PPID tidak memberitahukan kebutuhan perpanjangan, pemohon dapat mengajukan kepada atasan PPID

• Maksimum waktu perpanjangan adalah 7 hari kerja

• Jika Atasan PPID tidak memberikan jawaban, berarti sama dengan penolakan

• Pemohon diberikan waktu maksimum 14 hari kerja untuk mengajukan keberatan melalui komisi informasi

Pengajuan Keberatan ke

Komisi Informasi

T

T

Y

Selesai Y

30 hari kerja

#4d. Pelayanan dan Alur Penyelesaian Sengketa Informasi

Memberika

n

Menolak

Tidak

menanggapi

Permohonan

Informasi

Badan Publik

Sesuai

Permintaan

Selesai

Tidak Puas

Tidak sesuai

permintaan

Mengajukan Permohonan Penyelesaian Sengketa

Atasan PPID

Mengajukan keberatan

Tidak menanggapi

Menanggapi

30 hari

KOMISI INFORMaSI

#4e Pelayanan dan Terjadinya Dispute

tidak sepakat

Putusan Ajudikasi Komisi Informasi:

• Menutup sebagian atau keseluruhan informasi, atau

• Membuka sebagian atau keseluruhan informasi

Sengketa informasi terbuka

Sengketa informasi yang dikecualikan

Putusan Mediasi Komisi Informasi:

• Kersepakatan yang berifat FINAL dan MENGIKAT

?

Komisi Informasi adalah lembaga mandiri

yang berfungsi menjalankan UndangUndang

Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan

pelaksanaannya, menetapkan petunjuk teknis standar

layanan informasi publik dan menyelesaikan

sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau

ajudikasi nonlitigasi.

Mediasi adalah penyelesaian sengketa informasi publik

antara para pihak melalui bantuan mediator komisi

informasi (hanya untuk informasi yang tidak

dikecualikan).

Ajudikasi adalah proses penyelesaian sengketa

informasi publik antara para pihak yang diputus oleh

komisi informasi.

Pengabaian terhadap putusan Ajudikasi Komisi Informasi terhitung 14 hari kerja sejak diputuskan sama

dengan menerima putusan.

Ajudikasi

substansi

Mediasi

prosedur

Komisi Informasi

Peran PPID sebagai Komunikator

• Peran PPID sebagai komunikator dalam pengelolaan informasi publik: #1 Penyusunan SOP Layanan Informasi Publik

#2 Penyusunan Daftar Informasi Publik

#3 Pengklasifikasian Informasi yang terbuka dan yang dikecualikan

#4 Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan

#5 Update Layanan Informasi melalui Permohonan

#6 Update Layanan Informasi melalui Pengumuman

#7 Saat mediasi mengenai sengketa informasi

#8 Saat sidang Ajudikasi pada sengketa informasi

#9 Pelaporan kegiatan PPID

#1 Peran PPID sebagai Komunikator Pada Saat Penyusunan SOP Pelayanan Informasi Publik

• Berkomunikasi dan berkordinasi dengan semua unit eselon dalam rangka menyusun SOP Layanan Informasi Publik – Struktur PPID

– Tugas dan kewenangan

– Tatacara pelayanan

– ...

• Menyosialisasikan SOP kepada semua unit eselon agar menjadikan SOP tersebut sebagai acuan layanan informasi publik.

#2 Peran PPID sebagai Komunikator Pada Saat Penyusunan Daftar Informasi Publik

• Berkomunikasi dan berkordinasi dengan semua unit eselon selaku pencipta dan pengguna informasi publik dalam rangka menyusun daftar informasi publik

• Melakukan rapat, dipimpin kepala PPID, membahas dan menetapkan daftar informasi publik yang ada pada setiap eselon.

#3 Peran PPID sebagai Komunikator Pada Saat Pengklasifikasian Informasi yang terbuka dan yang

dikecualikan

• Berkomunikasi dan berkordinasi dengan semua unit eselon selaku pencipta dan pengguna informasi publik dalam rangka menyepakati jenis-jenis informasi yang terbuka dan yang dikecualikan berdasarkan DIP yang telah disusun bersama

• Dengan dipimpin Kepala PPID, dilakukan rapat penetapan informasi yang terbuka dan yang dikecualikan.

#4 Peran PPID sebagai Komunikator Pada Saat Uji Konsekuensi Informasi yang Dikecualikan

• Tetap berkomunikasi dan berkordinasi dengan semua unit eselon selaku pencipta dan pengguna informasi publik dalam rangka menyepakati jenis-jenis informasi yang dikecualikan pada eselon masing-masing

• Mengundang pakar dan unit terkait dalam rangka menetapkan informasi yang dikecualikan. Kepala PPID baiknya tetap yang memimpin rapat penetapan tsb.

#5 Peran PPID sebagai Komunikator untuk Update Layanan Informasi melalui Permohonan

• Memelihara komunikasi dengan petugas informasi publik (help desk person) supaya melayani semua yang berkepentingan sesuai prosudur KIP

• Tetap memelihara hubungan dengan semua unit eselon selaku pencipta dan pengguna informasi publik untuk kepentingan pelayanan informasi

• Memantau dan mengambil tindakan prosedural jika permohonan terlambat dipenuhi atau melampaui tenggat

#6 Peran PPID sebagai Komunikator untuk Update Layanan Informasi melalui Pengumuman

• Tetap memelihara hubungan dengan semua unit eselon selaku pencipta dan pengguna informasi publik

• Memantau updating informasi publik yang diumumkan (melalui website)

• Memelihara komunikasi dengan pengelola website terkait dengan jenis informasi yang terbuka

#7 Peran PPID sebagai Komunikator pada Saat mediasi mengenai sengketa informasi

• Menghubungi dan membentuk Tim yang akan dibawa pada saat mediasi

• Mempersiapkan materi mediasi dan strategi komunikasi menghadapi event mediasi

• Berkomunikasi secara efektif dan efisien, terarah dan terukur saat mediasi

• Melaksanakan retorika (ethos, pathos, logos) pada saat mediasi

#8 Peran PPID sebagai Komunikator pada Saat Sidang Ajudikasi mengenai sengketa informasi

• Menghubungi dan membentuk Tim yang akan dibawa pada saat Sidang Ajudikasi

• Mempersiapkan materi sidang dan strategi komunikasi menghadapi Sidang Ajudikasi

• Berkomunikasi secara efektif dan efisien, terarah dan terukur ketika mengikuti persidangan

• Melakukan retorika ketika menyampaikan argumentasi di depan majelis hakim KIP

#9 Peran PPID sebagai Komunikator untuk Melaporkan kegiatan PPID

• PPID mempunyai kewajiban membuat laporan kegiatan PPID kepada Atasan PPID: – Proses dan Hasil Penyusunan SOP Layanan Informasi Publik

– Proses dan Hasil Penyusunan Daftar Informasi Publik

– Proses dan Hasil Pengklasifikasian Informasi yang terbuka dan yang dikecualikan

– Proses dan Hasil Uji Konsekuensi Informasi yang dikecualikan

– Upaya Updating Layanan Informasi melalui Permohonan

– Upaya Updating Layanan Informasi melalui Pengumuman

– Usaha dan hasil mediasi mengenai sengketa informasi

– Upaya dan hasil sidang Ajudikasi pada sengketa informasi

Semoga Bermanfaat

Terima Kasih