PERAN BUDAYA ORGANISASI SEBAGAI CULTURAL SCREEN DALAM MENGIDENTIFIKASI

PELAKSANAAN ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT

Menanggapi perkembangan lingkungan eksternal perusahaan baik perkembangan ekonomi, pasar, teknologi, trend sosial, maupun lingkungan sosial, setiap perusahaan dituntut untuk mampu beradaptasi dengan lingkungan sekitarnya.

Keterlibatan setiap individu sangat menentukan kesuksesan proses perubahan organisasi karena individu merupakan subyek penting yang akan melaksanakanproses perubahan dan hasil dari proses perubahan yang direncanakan (Moran dan Brightman, 2000).

Pentingnya peran individu dalam proses perubahan organisasi, satu hal penting yang harus dilakukan adalah bagaimana memotivasi dan membangun kesadaran anggota organisasi agar mau terlibat dalam proses tersebut. Selain itu penerapan kebijakan perubahan yang efektif memerlukanperubahan pada setiap elemen organisasi baik dalam hal operasi, sistem, dan prosedur.

Pendekatan yang sesuai untuk mengelola proses perubahan organisasi adalah melalui organizational development (OD) atau perkembangan organisasi yaitu proses perubahan yang memfokuskan pada pengembangan sumber daya manusia melalui manajemen perubahan budaya organisasi.

Makna Budaya Organisasi Dan Proses Perubahan Organisasi

Menurut Schein (1981) budaya organisasi merupakan suatu pola asumsi dasar yang diciptakan, ditemukan, dan dikembangkan oleh suatu kelompok tertentu yang dipelajari untuk mengatasi masalah adaptasi eksternal dan integrasi internal dan diajarkan kepada anggota baru melalui proses pembelajaran.

Sedangkan menurut Ivancevich (1999) budaya organisasi merupakan suatu simbol, ideologi, ritual yang mencangkup nilai-nilai yang dianut dan dipahami, oleh setiap anggota organisasi dan dijadikan suatu tolok ukur untuk menilai apakah tindakan anggota organisasi menyimpang atau tidakdari nilai yang dianut organisasi.

Budaya organisasi berfungsi sebagai social control, peran budaya organisasi sebagai kontrol sosial bisa dilakukan melalui dua cara yaitu formal social control (penilaian kinerja individu melalui outcome/hasil terhadap organisasi dan perilaku individu), dan social control yang lebih memberikan otonomi bagi individu dalam melaksanakan tugas yang dibebankan.

Fungsi lain budaya organisasi adalah sebagai normative order, yaitu dengan menciptakan suatu standar yang akan membantu menginterpretasikan dan mengevaluasi setiap peristiwa yang terjadi (Reilly, 1989).

French dan Bill mendefinisikan OD (organizational development) sebagai usaha jangka panjang untuk memperbaiki pembuatan keputusan dan proses organisasi, khususnya melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif dengan penekanan khusus pada budaya formal kelompok kerja dengan bantuan “change agent” atau catalyst dan penggunaan teori dan tekhnologi untuk diterapkan dalam ilmu prilaku termasuk riset tindakan/aksi (Luthans, 1996). Burke mendefinisikan OD sebagai rencana proses perubahan budaya organisasi melalui penggunaan teknologi ilmu perilaku, riset, dan teori (Luthans, 1996).

Intervensi Manajer Dalam Proses Perubahan Organisasi

Merubah bdaya lama mungkin sulit bahkan tidak akan berhasil karena perubahan tidak hanya pada satu elemen dalam organisasi melainkan banyak elemen baik skill, staf, relationship, peran, maupun struktur kerja untuk meniadakan budaya tradisional yang ada. Smith (1997) menyatakan pentingnya peran manajer dalam menangani masalah perubahan organisasi seperti dikatakanya bahwa innovation begins with the leader or business manager.

Mempertahankan danMelaksanakan sosialisasi untuk anggota yang sesuai dengan budaya organisasi

BudayaMenghilangkan anggota yang menyimpang dari budaya organisasi

Komunikasi Budaya

Justifikasi perilaku

Perilaku

Intervensi manajer untuk menciptakan perubahan budaya

Gambar 1. Intervensi Manajer dalam proses perubahan budaya

4

3

2

1

5

Salah satu cara efektif untuk melaksanakan proses perubahan budaya adalah merubah kebiasaan dan nilai individu yang sudah menjadi suatu budaya dalam organisasi dengan cara merubah perilaku individu. Perubahan perilaku tidak menjamin terjadinya perubahan budaya karena ada faktor yurisdiksi yang berperan dalam proses perubahan budaya organisasi.

Manajer harus mampu mempengaruhi dan memotivasi anggotannya untuk mau merubah perilaku dan menerim rencana perubahan. Cara efekti yang biasa digunakan manajer adalah melalui metode komunikasi budaya baik dengan memberikan pengumuman, memo, melalui ritual, seragam atau pakaian kerja, dan bentuk komunikasi lain.

Manajer juga harus mampu menciptakan kondisi lingkungan organisasi yang mendukung proses inovasi yaitu kondisi yang menunjang terlaksananya proses penyempurnaan yang berkelanjutan (Hidayat, 1994).

Lingkungan

Strategi

SistemOrang Struktur

Gambar 2. Intervensi Manajer Dalam Perubahan Organisasi

Unsur yang perlu dierhatikan dalam penetapan strategi ini meliputi aspek individu, sistem dan struktur. Aspek individu, mempertimbangkan bagaimana kemampuan para manajer bagian. Aspek sistem, perlu dipertimbangkan sistem apakah yang diperlukan telah ada. Struktur yaitu bagaimana struktur fungsional, divisional, atau unit bisnis saat ini, bagaimana rentang kendali, tingkat hierarki, tanggung jawab, dan derajat spesialisasi, dan apakah struktur yang berlaku telah berjalan.

Mengelola Perubahan Melalui Organizational Development (OD)

Salah satu pendekatan makro yang diterapkan untuk merencanakan perubahan organisasi melalui pengembangan sumber daya manusia adalah Organizational Development (OD) yang merupakan pendekatan moderndalam merubah dan mengembangkan sumber daya manusia untuk memeperbaiki kinerja melalui perbaikan iklim pembuatan keputusan (decision making).

Sumber Perubahan1. Eksternal

- Pasar- Teknologi- Perubahan sospol

2. Internal- Perilaku- Proses

Pengaruh terhadap kinerja- Organisasi- Group- Individual

Diagnosa masalah- Informasi- Partisipasi- Change agent

Seleksi Model yang tepat- Struktural- Penugasan dan teknologi- Modal manusia

Kondisi Penghambat- Hambatan terhadap perubahan- Iklim kepemimpinan- Organisasi formal- Budaya organisasi

Implementasi Metode- Timing- Scope- Eksperimen

Program Evaluasi-Feedback-Penyesuaian-Revisi-Penguatan

Gambar 3. Model untuk Mengelola Organizational Development

Masalah proses dalam organisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan yang seringkali terlalu lambat, tidak berkualitas, bahkan gagal dan komunikasi yang seringkali memiliki sirkulasi rendah dan menyebabkan kegagalan dalam penyelesaian tugas yang dibebankan.

Diagnosa masalah dilakukan dengan mencari akar masalah yang ada yaitu kondisi atau masalah apa yang bertentangan dengan situasi yang ada, komponen/bagian organisasi yang memerlukan perubahan, dan apa tujuan perubahan dilakukan.

Peran change agent sangat untuk mengumpulkan informasi baik melalui interview, attitude survey, maupun dari orang diluar organisasi sehingga dapat ditemukan solusi atas masalah yang ada.

Pendekatan struktural merupakan usaha untuk memperbaiki efektivitas dengan memperkenalkan perubahan melalui beberapa kebijakan dan prosedur formal.

Pendekatan ini menggunakan dua metode yaitu management by objective (MBO), yaitu merupakan proses yang terdiri atas tahap-tahap yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk memberikan fasilitas perencanaan dan kontrol, pembuatan keputusan, dan fungsi manajemen yang lain, sedangkan metode kedua yaitu system for organization (sistem bagi organisasi) merupakan aplikasi penting dalam organisasi untuk mencapai tingkat kinerja tinggi dan menghilangkan penyimpangan yang dapat menurunkan kinerja organisasi.

Metode yang biasa digunakan dalam pendekatan sumber daya manusia adalah team building (pembentukan tim) dan managerial grid (jaringan manajerial).

Seleksi metode didasarkan pada hasil diagnosa masalah tetapi keputusan yang diambil sangat dipengaruhi oleh iklim kepemimpinan, baik dalam hal kebijakan manajer, struktur organisasi dan sistem kontrol, dan pengaruhnya terhadap sistem kontrol, dan budaya organisasi yaitu pola-pola kepercayaan yang lahir dari norma kelompok, nilai, dan aktivitas informal akibat perilaku tradisional.

Metode yang akan dipilih akan diimplementasikan dalam proses perubahan organisasi, dimana implementasi metode memiliki dua dimensi yang meliputi timing dan scope. Timing merupakan seleksi waktu yang tepat untuk menentukan kapan perlu melakukan intervensi. Sedangkan scope merupakan seleksi skala yang tepat untuk melakukan intervensi.

Tahap akhir dalam model pengelolaan perkembangan perkembangan organisasi adalah evaluasi efektivitas program. Langkah-langkah dalam riset evaluasi meliputi menentukan tujuan program, deskripsi aktifitas yang dilakukan untuk mencapai tujuan, mengukur efektivitas program, menentukan pada poin mana perubahan, mendeteksi konsekuensi yang mungkin tidak dapat diantisipasi.

Dengan evaluasi tersebut dapat diketahui apakah proses perubahan dan perkembangan organisasi sudah tercapai.

Peran Budaya Organisasi Dalam Proses Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi sebagai upaya merespon perkembangan lingkungan eksternal memerlukan peran sumber daya manusia sebagai subyek atau pelaku proses perubahan organisasi. Untuk memotivasi inidvidu agar proses tersebut berhasil diperlukan peran buaya organisasi yang fleksibel yang mampu beradaptasi terhadap lingkungan sekitar sehingga organisasi tetap mampu bertahan dalam lingkungannya karena budaya merupakan aspek yang memainkan peranan penting dalam lingkungan bisnis (Tjahjadi, 1993).

Salah satu pendekatan yang dipakai untuk mengelola perubahan organisasi terkait dengan peran penting sumber daya manusia dalam proses tersebut adalah OD yang bertujuan untuk memperbaiki proses pembuatan keputusan dan proses organisasi khususnya melalui manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaboratif.

Untuk menciptakan hubungan antar budaya dan perubahan diperlukan cultural screen untuk mengidentifikasikan bagaimana cara terbaik melaksanakan dan mengembangkan perubahan organisasi (Galpin, 1996).

Cultural screen merupakan komponen-komponen budaya organisasi yang membentuk suatu budaya organisasi yaitu meliputi peraturan dan kebijakan, tujuan dan pengukuran, kebiasaan dan norma, latihan, formalitas dan event, manajemen perilaku, imbalan dan pengenalan, komunikasi, lingkungan fisik, dan struktur organisasi.

Perubahan yang diinginkan

Komponen Budaya Organisasi1. Peraturan dan kebijakan2. Tujuan dan pengukuran3. Kebiasaan dan norma4. Latihan5. Formalitas dan event6. Manajemen perilaku7. Imbalan dan pengenalan8. Komunikasi9. Lingkungan fisik10.Struktur organisasi

Perubahan terus menerus

Peran budaya organisasi dalam proses perubahan.

Gambar 4. Penerapan Cultural Screen dalam proses perubahan organisasi

Meskipun tidak semua komponen dibutuhkan dalam proses perubahan yang akan dilakukan, semua kebijakan perubahan harus dinilai/disaring dengan semua komponen cultural screen untuk mengidentifikasi aspek budaya mana yang dapat dipengaruhi/diubah dan aspek mana yang mendukung perubahan.

Untuk mencapai hasil yang maksimal tidak bisa hanya digunakan satu atau beberapa elemen budaya organisasi melainkan secara keseluruhan karena tidak satupun elemen budaya organisasi jika berdiri sendiri dapat secara individu mendukung perubahan yang diinginkan seperti halnya jika elemen budaya organisasi tersebut berdiri sendiri maka tidak akan dapat mendefinisikan budaya organisasi.

Pelaksanaan proses perubahan memerlukan keterlibatan individu dan sumber daya lain yang ada dalam organisasi untuk melaksanakan dan mengelola proses perubahan secara berkesinambungan karena berubah tanpa pengelolaan akan menyebabkan kegagalan dalam mencapai tujuan.

Untuk mengetahui dampak proses perubahan terhadap organisasi dapat dilihat dari perubahan perilaku (behavioral observation). Selain itu dapat dilihat dari feedback pihak manajemen maupun anggota terhadap oranisasi.

Simpulan

Perubahan lingkungan eksternal akanmemberikan konsekuensi bagi organisasi untuk melakukan perubahan baik dalam hal sistem, operasi, maupun prosedur sehingga organisasi tetap dapat bertahan hidup dalam lingkungan bisnisnya.

Proses perubahan organisasi harus berjalan terus menerus, sehingga proses perubahan harus dilaksanakan dan dikelola sebaik mungkin karena tanpa pengelolaan akan mengakibatkan kegagalan dalam pencapaian tujuan yang diinginkan.

Salah satu mediator yang sangat penting dalam proses ini adalah budaya organisasi, karena selain berfungsi sebagai sosial kontrol yang mengatur perilaku dan memotivasi individu untuk terlibat dalam proses perubahan dan mau melaksanakan hasil proses perubahan.

Budaya organisasi juga berperan penting dalam mengidentifikasi cara terbaik melaksanakan perubahan organisasi melalui cultural screen sehingga tercapai efektifitas implementasi kebijakan perubahan yang dilaksanakan.