LEMBAR KERJA SISWA

(BUKU PENDAMPING)

UNTUK SMA/MAK X

NAMA :............................NO. ABSEN :............................KELAS :............................

PENYUSUNANPENYUSUNAN

PEKERJAAN PEKERJAAN KANTORKANTOR

KATA PENGANTARPuji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat

serta karunia-Nya sehingga penyusunan modul yang berjudul “ pengantar adminitrasi perkantoran

(Menyusun Pekerjaan Kantor)” ini dapat terselesaikan dengan baik dalam bentuk maupun isinya

yang sederhana.

Modul ini disusun agar pembaca khususnya peserta didik dan guru yang mengajar tingkat

SMK jurusan APK dapat mempermudah dalam proses pembelajarannya khususnya dalam kurikulum

terbaru yaitu kurikulum 2013, modul ini disajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber

referensi.

Modul ini berisikan tentang Jenis-jenis pekerjaan kantor mula i dari me Menghimpun,

Mencatat, Mengolah, Menggandakan, Mengirim,Menyimpan,Melakuan Komunikasi, Menghitung,

dan Pekerjaan la innya.

Serangkaian ucapan terimakasih penulis kepada Bapak Arif, selaku dosen pengampu mata

kuliah “Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Semoga modul ini dapat bermanfaat sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman

bagi pembaca, peserta didik maupun guru dalam pendidikan yang sedang ditempuh. Modul ini

tentunya juga masih jauh dari sempurna. O leh karenanya, penulis mengundang pembaca untuk

memberikan kritik dan saran yang membangun untuk kemajuan ilmu pengetahuan dalam mata

kuliah ini.

Malang, 20 November 2018

Penyusun

SMK KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR2

DAFTAR ISIKATA PENGANTAR .......................................................................................... 2

DAFTAR ISI ...................................................................................................... 3

GLOSARIUM ................................................................................................... 4

Petunjuk bahan ajar ......................................................................................... 5

Kompetensi Inti ............................................................................................... 6

Kompetensi Dasar ...................................................................................... ..... 7

Materi Pembelajaran ................................................................................. ..... 8

Informasi Pendukung .................................................................................. ..... 9

Paparan Isi Materi ........................................................................................... 10

Latihan ............................................................................................................. 18

Psikomotor Skill .................................................................................. 18

Kognitif Skill ........................................................................................ 19

Penilaian .......................................................................................................... 24

Daftar Pustaka ................................................................................................

3SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

· A = ACTUAL

· C = CLERICAL WORK

· F = FACTUAL

· L = LEMBARAN SHEET

· M = MESIN STENSIL

· P = PUBLIC SERVICE

· O = OFFICE ADMINISTRATION

· R = RECORDS

· S = STAFF FUNCTION

· W = WARKAT

GLOSARIUM

4SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

PETUNJUK PENGGUNAAN BAHAN AJAR

5SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

P r a s y a r a t m e m p e l a j a r i b a h a n a j a r “ M e n y u s u n P e k e r j a n K a n t o r ” i n i a d a l a h s e b a g a i b e r ik u t :

1 . S i s w a t e l a h m e n d e s k r i p s i k a n d e n g a n l a n c a r p e n g e r t i a n d a r i p e k e r j a a n k a n t o r .

2 . S i s w a t e l a h m e m a h a m i k o n s e p d a s a r d a l a m i l m u p e r k a n t o r a n .

3 . S i s w a d a p a t m e n y e b u t k a n m a c a m - m a c a m p e k e r j a a n k a n t o r .

B a h a n a j a r “ M e n y u s u n P e k e r j a a n K a n t o r ” i n i m e m b a h a s b e b e r a p a a s p e k y a i t u a r t i d a n f u n g s i

p e r k a n t o r a n , m e n g i d e n t i f i k a s i p e k e r j a a n k a n t o r , j e n i s p e k e r j a a n k a n t o r , s a s a r a n a n a l i s i s p e k e r j a a n

k a n t o r , m e n g a r s i p k a n p e k e r j a a n k a n t o r d a n m a n f a a t d a n f u n g s i a n a l i s i s p e k e r j a a n k a n t o r .

B a h a n a j a r i n i t e r d i r i a t a s s a t u k e g ia t a n b e l a j a r y a n g m e l i p u t i m a t e r i y a n g t e l a h d i l a m p i r k a n . L a n g k a h

– la n g k a h y a n g p e r l u d i l a k u k a n u n t u k m e m p e la j a r i i n i a d a l a h s e b a g a i b e r i k u t .

1 . P e l a j a r i d e n g a n s a k s a m a l e m b a r i n f o r m a s i .

2 . D i s k u s i k a n d e n g a n t e m a n k a l i a n h a l - h a l y a n g b e l u m d i k u a s a i .

3 . J ik a m a s i h a d a k e s u l i t a n y a n g b e l u m b i s a d i p e c a h k a n , s i l a k a n t a n y a k a n k e p a d a

g u r u / i n s t r u k t u r .

4 . K e r j a k a n s o a l - s o a l a t a u p e r t a n y a a n p a d a l e m b a r l a t i h a n .

5 . T u n j u k k a n h a s i l n y a k e p a d a g u r u / i n s t r u k t u r .

KOMPETENSI INTI

KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap

sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif

dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,

budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan

peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk

memecahkan masalah.

KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR6

3.4 Menguraikan Pekerjaan Kantor

4.4 Menyusun Pekerjaan Kantor

KOMPETENSI DASAR

SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR7

MATERI PEMBELAJARAN· Jenis Jenis Pekerjaan Kantor

1. Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Menggandakan

5. Mengirim

6. Menyimpan

7. Melakuan Komunikasi

8. Menghitung, dan Pekerjaan lainnya

· Ciri ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat Pelayanan

2. Merembes segenap

3. Dilakukan semua pihak

· Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor

SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR8

SMA KELAS X / MENYUSUN PEKERJAAN KANTOR

INFORMASI PENDUKUNG

A. Buku karangan Winardi, tentang Manajemen dan Pengawasan penerbit Mandar Maju

B. Buku karangan The Liang Gie tentang Adminitrasi Perkantoran Modern,Edisi ke-empat penerbit

Liberty

C. Buku karangan Moeni tentang Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapan penerbit

Pradnya Paramita

D. Buku karangan Tjandra tentang Kesekretarisan, Jilid I penerbit Direktorat Pembinaan SMK

Melalui buku-buku tersebut siswa dapat membaca dan mempelajari lebih luas lagi tentang Menyusun

pekerjaan kantor. Siswa tida dianjurkan untuk memiliki ke empat buku tersebut.

9

A. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang

dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah

ditetapkan.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga

menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam

rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat

diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan

dengan tangan.

Sebuah pendapat lain dari 2 ahli bernama William Leffingwell dan Edwin Robinson

menerangkan bahwa pekerjaan perkantoran berkenaan pertama- tama dengan warkat dari

badan usaha pembuat warkat–warkat, pemakaian warkat warkat, dan pemeliharaannya

guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat–warkat ini mungkin

merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan

oleh daftar perhitungan, surat menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan–laporan

dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi

pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office

Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut: “Office work includes

verbal transmission of information and the producing of written records and report

providing the means by which many items may be summarized quickly to supply a factual

basis for manajerial control.”

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna

menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan).

10

B. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTORMenurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut :

a. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal

b. Membuat rekening

c. Surat-menyurat, mendikte, mengetik

d. Menyimpan warkat

e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum

diselesaikan

f. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos

g. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

h. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh

i. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan

pekerjaan yang tidak perlu

j. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan

G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk

mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-

masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan

untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :

· Typing (mengetik) = 24,6%

· Calculating (menghitung) = 19,5%

· Checking (memeriksa) = 12,3%

· Filling (menyimpan warkat) = 10,2%

· Telephoning (menelepon) = 8,8%

· Duplicating (menggandakan) = 6,4%

· Mailing (mengirim surat) = 5,5%

· Other (lain-lain) = 12.5%

11

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor

dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a. Mengumpulkan/meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana- mana, menjadi siap

dipergunakan bila mana diperlukan

b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai

dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan,

sehingga wujudnya langsung siap pakai

c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud

menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna

d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak

jumlah yang diperlukan

e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat

tempat tertentu sehingga sistematis dan aman

Pengelompokan pekerjaan kantor di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan

bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara

lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan

chard.

12

C. MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

Ciri Pekerjaan Perkantoran :

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan

operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry

menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang

berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu

pekerjaan- pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan

Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi

pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam

organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung

mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan

misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut

dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani

kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

13

14

D. HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor atau office work juga sering disebut sebagai pekerjaan tata usaha atau

administasi. Pengertian dari pekerjaan kantor adalah suatu rangkaian aktivitas menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan -keterangan

yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Pekerjaan kantor juga berisi tugas untuk mengatur dan mencatat kegiatan -kegiatan yang

dijalankan sehingga dapat menjadi keterangan yang berguna. Di dalam pekerjaan kantor ini,

ada banyak jenis kegiatan yang dilakukan. Mulai dari mengetik, menghitung, memeriksa,

menelepon, menggandakan, dan juga korespondensi.

Dari berbagai jenis pekerjaan ini, maka dihasilkanlah jasa atau produk pekerjaan kantor.

Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor ada beragam. Hasil jasa dan produk pekerjaan

kantor ini meliputi : surat, laporan, formulir, dokumen tertulis dan arsip.

15

· Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis yang isinya merupakan buah pikiran atau

informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan tertentu.

Surat adalah salah satu produk dari pekerjaan kantor dalam berkomunikasi secara

tertulis, pengetikan dan penggandaan.

Surat memiliki beberapa fungsi penting dalam administrasi perkantoran, yakni : sebagai

alat komunikasi tertulis, sebagai alat bukti tertulis yang otentik, sebagai alat pengingat

apabila sewaktu -waktu diperlukan, dapat dijadikan sebagai fakta atau dokumen historis,

sebagai duta organisasi, sebagai otak tata usaha, seabgai barometer kemajuan suatu

kantor.

· Laporan

Laporan adalah suatu bentuk laporan penyampaian informasi, data atau berita, yang

dilakukan secara lisan maupun tertulis. Laporan juga termasuk bentuk pekerjaan kantor

karena di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan,

pengetikan, dan juga pengolahan data.

Laporan ini berfungsi sebagai : bahan pertanggungjawaban, alat untuk menyampaikan

informasi, alat pengawasan, bahan penilaian, dan bahan pengambilan keputusan.

Untuk membuat laporan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, meliputi :

· Laporan harus dibuat secara jelas dan cermat

· Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas

· Laporan harus disusun secara lengkap

· Laporan harus tegas dan konsisten

· Laporan harus langsung mengenai sasaran

· Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat.

· Sebaiknya laporan juga disertai saran -saran

· Laporan harus dibuat tepat pada waktunya.

Sedangkan langkah -langkah yang perlu dilakukan dalam menyusun laporan, yakni :

· Menentukan masalah yang akan dilaporkan

· Mengumpulkan bahan, data dan fakta

· Mengklasifikasi data

· Mengevaluasi dan mengolah data

· Membuat kerangka laporan

16

· Formulir

Formuliar adalah lembaran kartu atau kertas yang dibuat dalam ukuran tertentu dan

didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian

lainnya yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Keuntungan dari membuat formulir ada banyak, meliputi :

· Formulir membantu menghemat waktu dan tenaga dalam hal penulisan, serta lebih hemat dalam penggunaan kertas

· Formulir membantu memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

· Formulir membantu membuat keseragaman sehingga dapat mengurangi terjadinya penyimpangan.

· Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, suatu pekerjaan kantor juga menghasilkan berbagai macam dokumen

tertulis lainnya. Ada banyak catatan tertulis atau dokumen lain yang merupakan hasil

dari pekerjaan kantor. Contohnya seperti grafik, gambar, buku, paper, peta, dan tabel.

Selain itu, ada juga hasil kegiatan kantor lain yang tak kalah penting, seperti kegiatan

melayani tamu, atau memberikan informasi secara langsung terkait kegiatan kantor

pada orang yang berkepentingan.

· Arsip

Arsip adalah salah satu bentuk produk dari kegiatan penyimpanan. Arsip adalah data

atau catatan yang berupa tulisan, baik tercatat atau terekam, yang di dalamnya memuat

informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu, yang disimpan menurut

suatu cara tertentu sehingga sewaktu -waktu dibutuhkan, arsip tersebut dapat

ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

17

LATIHAN

SOAL PSIKOMOTORIK

TUGAS ATAU LANGKAH KERJA

Berdasarkan dengan materi yang di pelajari pada bab mengidentifikasi surat dan

Dicantumkan salah satu jenis pekerjaan kantor adalah mencatat salah satu contohnya adalah

mencatat surat.

Untuk tugas untuk dikumpulkan dan termasuk tugas individu sebagai berikut : carilah definisi

surat, fungsi surat dan jenis-jenis surat serta bagian-bagian surat, kemudian buat contoh surat untuk

surat resmi dan surat niaga (masing-masing 1 contoh surat).

LANGKAH KERJA

1. Carilah terlebih dahulu definisi surat, fungsi surat dan jenis-jenis surat serta bagian

bagian-bagian surat

2. Cantumkan sumber referensi dari yang kamu dapatkan

3. Buatlah contoh surat resmi dan surat niaga

4. Harus lengkap bagian-bagian surat dan disertai tanda tangan pihak yang bersangkutan

5. Perusahaan/lembaga apapun bebas

6. Semua tugas tersebut diatas ditulis tangan dan rapi pada kertas HVS ukuran A4

7. Memakai bolpoint hitam

8. Disertai margin dengan format T = 3 cm, B = 3 cm, L = 3 cm,R = 3 cm

18

19

20

21

22

23

PENILAIAN

SKOR PILIHAN GANDA

· APABILA JAWABAN BENAR DIBERI POIN 1 DAN APABILA JAWABAN SALAH DIBERI NILAI 0.

SKOR ESSAY

· APABILA JAWABAN BENAR DAN LENGKAP DIBERI POIN 4, KURANG LENGKAP 2, SALAH 0.

PENILAIAN

SKOR = SKOR PILIHAN GANDA + SKOR ESSAY : 4

24

DAFTAR PUSTAKA

· Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar

Maju

· Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty

· Moenir, A.S. 1983. Tata Laksana (Manajemen) Perkantoran dan Penerapannya. Jakarta:

Pradnya Paramita

· Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK

25