PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM “SIMARDI” DI...

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM “SIMARDI” DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

Hidayat Jati Sugandha

D.1506024

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2009

PERSETUJUAN

PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDIDI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :


D 1506024

Disetujui untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Dra. Suprapti

NIP 130543172

PENGESAHAN

PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP

DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :


D 1506024

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Selasa

Tanggal : 7 Juli 2009

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Drs. Suharsono, MS

NIP. 130 794 467

2. Penguji 2 Dra. Suprapti

NIP. 130 543 172

Mengetahui,

Dekan, Ketua Program

Drs. Supriyadi SN, SU Drs. Sakur, MS.

NIP. 19530128 198103 1 001 NIP. 19490205 198012 1 001

MOTTO

JALANI HIDUP DENGAN SENYUMJADILAH DIRIMU SENDIRI

JANGAN MUDAH PUTUS ASAGUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN

Persembahan :

Untuk Allah SWTUntuk keluargaku yang selalu mendukungkuUntuk teman-teman yang selalu menemani Untuk kekasihku

PERNYATAAN

Nama : Hidayat Jati Sugandha

NIM : D 1506024

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PENGURUSAN SURAT DENGAN

MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KOTA SURAKARTA” adalah betulbetul karya sendiri. Halhal yang bukan karya saya dalam tugas

akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi

akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 29 Juni 2009

Yang membuat pernyataan,


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan

hidayahnya sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Sholawat dan salam senantiasa

tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya dan sahabatsahabatnya.

Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam

memperoleh sebutan vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun judul dari tugas akhir ini

adalah ”Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Sistem Simardi Di Kantor Arsip Dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”.

Terselesaikannya Tugas Akhir ini tidak lepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari banyak

pihak. Oleh sebab itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Dra. Suprapti, selaku pembimbing yang berkenan meluangkan waktu untuk membimbing dan

mengarahkan dalam penyusunan tugas akhir ini.

2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas

Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Dwi Moeljadi, SH selaku pimpinan Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dan Bapak M. Yuhri selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip, yang telah memberikan izin untuk

mengadakan pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

6. Bapak Sri Wahyudi selaku pembimbing di lapangan, beriburibu terima kasih penulis haturkan

atas kesediaannya untuk memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.

7. Semua karyawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

8. Temanteman yang memberi dorongan dan semangat baik dalam suka dan duka.

9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam proses

penyusunan Tugas Akhir sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih banyak kekurangan. Akan

tetapi, dengan adanya kekurangan ini semoga tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama

bagi para pembaca.

Surakarta, 29 Juni 2009


ABSTRACT

Hidayat jati Sugandha, D. 1506024, LETTER MANAGEMENT BY USE OF SISTEM SIMARDI AT OFFICE ARCHIVES AND CITY REGION LIBRARY SURAKARTA, Final Task reporting, Studi's program Administration Management, Program diploma III, Social Science and Politics faculty, Sebelas Maret University, 2006, 43 pages.

Correspondence constitutes one of whitecollar type or about job administration which often be done by swasta's government and also body body and along with era developing, administration system performance so effected with science and technology developing therefore writer take title “ Letter Management With Sistim Simardi at Office archives and City Region library Surakarta ” by intent for meeting a portion stipubting deeping to get Vokation's mention An Old Hand At Madya( A. Md. ) in Administration Management Area and knows letter management procedure with Simardi. Base that reason, therefore writer make problem formula: How is letter handle by use of Simardi at Office Archives And City Region library Surakarta and What interference that is faced in apply that kearsipan's application at Office Archives and Surakarta's Region library?

In do writer watch utilize descriptive watch type where watch did by figures or depict observing object situation present moment base aught fact to solve a period. In this watch available 2 data source which is primary data sources via interview and observation gets role and, and secondary data source via supportive books in observing.

Incoming letter management procedure cover letter acceptance, pengentrian is letter in Simardi, forwarding therewith sheet letter disposition to chairman of to be filled and presented at by processor unit accords to fill lead disposition, laid up letter did by file orderer at filling cabinet by use of storage system bases subjek / problem.

Outward letter handle procedure cover letter concept that made by pengonsep is given goes to Administration for rectified. Letter concept already been corrected given unto by lead to be given initial then is backed to Administration to be done pengentrian at Simardi then is distributed appropriate destination address which tertera in letter.

In Simardi's application implement there are some interference as: it needs past master, medium and prasarana and its reducing budget lents fund. That thing gets to be settled by arranged its technical guidance about Simardi, medium buy and prasarana applicabling to runs Simardi and be allocated special budget for software preserve or hardware which is utilized to run Simardi.

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL i

PERSETUJUAN ii

PENGESAHAN iii

MOTTO iv

PERSEMBAHAN v

KATA PENGANTAR vi

ABSTRAK ix

DAFTAR ISI xi

DAFTAR GAMBAR xiii

DAFTAR BAGAN xiv

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar belakang masalah 1

B. Perumusan masalah 4

C. Tujuan pengamatan 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 5

A. TINJAUAN PUSTAKA 5

1. Pengertian surat 5

2. Pengertian surat menyurat 5

3. Tujuan dan fungsi surat 6

4. Jenis surat 6

5. Bagianbagian surat 8

6. Penanganan surat 10

7. Prosedur penanganan surat 12

B. METODE PENGAMATAN 13

1. Lokasi pengamatan 13

2. Jenis pengamatan 13

3. Sumber data 14

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI 15

A. Gambaran Lembaga 15

B. Sejarah Instansi 15

C. Struktur Organisasi 17

D. Visi Dan Misi 22

E. Tujuan Dan Sasaran 23

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN 24

A. Prosedur penanganan surat 24

B. Cara penanganan surat dengan Simardi 28

C. Hambatan yang dihadapi 41

BAB V PENUTUP 42

A. Kesimpulan 42

B. Saran 43

DAFTAR PUSTAKA 44

DOKUMENTASI 45

DAFTAR RALAT 46

LAMPIRANLAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

3. Pengentrian tanggal terima surat 29

4. Pengentrian nomor urut surat 30

5. Pengentrian nomor surat 31

6. Pengentrian nama berkas 33

7. Pengisian isi informasi surat 34

8. Pengisian tempat berkas 35

9. Pengisian kolom tingkat perkembangan 36

10. Pengisian tanggal diteruskan 37

11. Pengisian unit pengolah 38

12. Pengentrian surat keluar 39

13. Lembar disposisi surat keluar 40

DAFTAR BAGAN

Bagan Halaman

1. Prosedur surat masuk menurut Sutarto 12

2. Prosedur surat keluar menurut Sutarto 13

3. Struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta 18

4. Prosedur surat masuk menurut Bp. Sri Wahyudi, S. Sos. 26

5. Prosedur surat keluar menurut Bp. Sri Wahyudi, S. Sos. 28

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Istilah surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi tertulis yang berasal

dari pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk penyampaian warta. Surat

setelah dipakai maka surat disimpan sebagai arsip. Ada juga istilah lain yang

sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records

adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam

bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk

disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangunggjawaban atas suatu

peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti

surat, tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu setiap

lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

Surat menyurat merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau

pekerjaan tata usaha yang rutin dilakukan oleh badan pemerintah maupun

badan swasta. Kegiatan surat menyurat dilakukan dari penciptaan atau

penerimaan surat sampai dengan tahap penyimpanan surat. Kegiatan yang

berhubungan dengan penyimpanan suratsurat dan dokumen inilah yang

selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi

kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman

informasi bagi suatu organisasi.

Dewasa ini kinerja sistem administrasi perkantoran sangat terpengaruh

dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam hal ini berkaitan

dengan terciptanya dokumen maupun surat. Teknologi informasi sangat

berpengaruh dalam menciptakan dan mengerjakan dokumen atau surat.

Aplikasi kearsipan ”SiMARDiOffline” yang merupakan kepanjangan dari

Sistim Informasi Manajemen Arsip Dinamis adalah merupakan hasil dari

1

sebuah pemikiran sebagai upaya untuk membendung masalah klasik tentang pengelolaan kearsipan

mulai dari unit pengolah sampai dengan Lembaga Kearsipan Daerah.

Ketidakseimbangannya volume arsip yang sangat besar dengan minimnya penyediaan tenaga

pengolah di pusat arsip yang ada di satuan kerja maupun di lembaga kearsipan menjadikan dilema

yang tak kunjung selesai. Pada umumnya arsiparsip yang terdapat di Satuan Kerja tidak mampu

dilakukan pengolahan yang memenuhi standar (akurat, sistimatis dan tepat waktu), yang

menyebabkan arsiparsip lambat laun menjadi terbengkalai dan pada akhirnya menjadi barang kumuh

yang teresidu di sudutsudut ruang kerja. Kemudahan tersebut memberikan dampak akan banyaknya

arsip yang tercipta sehingga hal tersebut memerlukan perhatian khusus bagi lembaga kearsipan

daerah. Sehubungan dengan perkembangan jaman dan era globalisasi serta kemajuan teknologi dan

informasi yang semakin mempunyai peran penting maka pola kinerja manajemen kearsipan harus

secepatnya menerapkan sistem manajemen yang berorientasikan pada teknologi informasi. Surat

memerlukan pengendalian dan pengelolaan khusus oleh tenaga ahli yang berkompeten dalam bidang

suratmenyurat agar suratsurat yang tercipta dapat terselamatkan dan dapat dipertanggung

jawabkan. Permasalahan yang masih sering dijumpai dalam manajemen kearsipan yaitu dalam

penyediaan sarana dan prasarana. Faktorfaktor yang mempengaruhi dalam penanganan cepatnya

penciptaan arsip dan dokumen termasuk di dalamnya surat masuk dan surat keluar yaitu keterbatasan

SDM dalam hal ini terbatas dalam jumlah serta penguasaan ilmu yang relevan dalam bidang

kearsipan. Selain itu juga kurangnya kebijakan pimpinan terhadap manajemen kearsipan. Sehubungan

dengan derasnya penciptaan surat maka penanganan/pengolahan surat dibagi menjadi 2 bagian

pengolahan yaitu :

F. Surat yang telah tercipta dalam rentang waktu lalu maka penanganannya harus

secara semi otomasi, sehingga surat tersebut akan tertata rapi apabila dilakukan pengolahan

secara manual.

G. Arsiparsip yang akan lahir melalui penciptaan surat masuk dan keluar di seluruh

SKPD akan dilaksanakan melalui aplikasi kearsipan yaitu “SimardiOffline”, hal itu bertujuan

agar lalu lintas surat masuk dan keluar pendeskripsiannya untuk menciptakan kartu kendali

surat dapat terekam melalui pengentrian data surat masuk dan keluar.

Dengan dilakukannya otomasi penanganan surat maka konsentrasi Lembaga Kearsipan Daerah

untuk membenahi banyaknya arsip yang telah tercipta dapat dilaksanakan dengan lebih fokus dan

terarah, sementara itu surat yang akan lahir sudah mengalami proses penataan dan pemilahan surat,

permanen, musnah dan dinilai kembali secara otomatis melalui aplikasi kearsipan. Pengurusan surat

masuk dan surat keluar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah

menggunakan suatu aplikasi yang bernama “Simardi” (Sistem Informasi Manajemen Arsip

Dinamis). Aplikasi tersebut merupakan aplikasi kearsipan untuk menampung perekaman data lalu

lintas surat masuk dan surat keluar di seluruh SKPD yang belum siap menyediakan sistem jaringan.

Aplikasi ini di instal oleh petugas pengendali surat agar merekam data surat masuk dan keluar serta

memiliki kemampuan untuk mengolah arsip (Manufer, Penataan dan Penerbitan DPA Permanen,

Musnah dan Dinilai Kembali). Setelah mengentri data di “Simardi” maka dilakukan penyimpanan

arsip dalam hal ini surat. Surat yang disimpan merupakan surat yang mempunyai nilai atau

kegunaan tertentu maka perlu diperhatikan bagaimana prosedur dan bagaimana cara penyimpanan

yang baik, cepat dan tepat sehingga mudah ditemukan kembali bila sewaktu diperlukan. Untuk

menyelenggarakan penyimpanan surat yang aman, awet, efisien dan luwes perlu ditetapkan asas

penyimpanan yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan kantor.

Pelaksanaan otomasi kearsipan dilaksanakan bertujuan untuk efisiensi biaya yaitu diupayakan

penerapan aplikasi kearsipan tidak harus menuntut penambahan pembaharuan perangkat keras bagi

Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), namun sedapat mungkin dapat dilakukan dengan

perangkat keras yang telah tersedia. Untuk lebih tepat sasaran dan sistematis dalam pelaksanaannya

maka software yang akan dikembangkan menyediakan/menyesuaikan kondisi di lapangan. Maka

pengembangannya akan diupayakan untuk membangun :

C. SimardiOffline

D. SimardiOnLine

E. SimardiWeb Base

F. SimardiPublic Service

G. SimardiAdministrator Jaringan

H. SimardiMPD

B. Perumusan masalah

Semua instansi baik swasta maupun pemerintah tidak lepas dari kegiatan kearsipan yang di

dalamnya terdapat beberapa macam kegiatan. Kegiatan kearsipan pasti dilakukan di setiap instansi

baik pemerintah maupun swasta biasanya berawal dari surat masuk dan surat keluar. Maka

berdasarkan latar belakang yang dikemukakan penulis di atas, permasalahan dalam pengamatan ini

dapat dirumuskan sebagai berikut :

14. Bagaimana penanganan surat masuk dan keluar dengan dengan menggunakan Simardi di Kantor

Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

15. Apa hambatan yang dihadapi dalam menerapkan aplikasi kearsipan tersebut di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan dari pengamatan yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut :

1. Tujuan objektif:

D. Untuk mengetahui cara pengurusan surat dengan menggunakan “SimardiOffline” di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

E. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan keluar di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

2. Tujuan subjektif

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program

Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

DAN

METODE PENGAMATAN

A. Tinjauan Pustaka

Administrasi dapat diartikan sebagai suatu rangkaian tindakan

penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk

mencapai tujuan tertentu. Sedangkan administrasi menurut Soewarno

Handayaningrat (1986:2) adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat

menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang

bersifat teknis ketata usahaan ( Clerical Work ). Maka Tata Usaha adalah

bagian kecil dari administrasi yang akan dibahas.

H. Pengertian Surat

Surat merupakan sarana berkomunikasi untuk menyampaikan suatu

maksud secara tertulis ke pihak lain atau alat penyampaian pesan dari

pengirim kepada penerima yang berwujud tulisan pada kertas atau lainnya.

Menurut I. G. Wursanto ( 1994 : 11 ) Surat adalah suatu alat penyampaian

informasi atau keteranganketerangan (keputusan, pernyataan,

pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara terulis dari satu pihak

ke pihak lain.

Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat mempunyai bebrapa

fungsi yaitu sebgai :

• Perwakilan pengirim/penulis

• Pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut

• Bahan bukti

• Alat untuk memperpendek jarak

2. Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat dapat dikatakan sebagai hubungan timbal balik antara dua belah

pihak yang berkomunikasi secara tertulis atau melalui surat dapat disebut sebagai

korespondensi. Menurut The Liang Gie (1986 : 63 ) Korespondensi adalah hubungan antara

suatu pihak dengan pihak lain yang dilakukan dengan perantaraan suratsurat.

3. Tujuan dan Fungsi Surat

Tujuan penulisan surat yaitu untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain baik atas

nama pribadi maupun yang lain, pesan tersebut dapat berupa : pemberitahuan, permintaan,

pertanyaan, jawaban, dll. Menurut Basir Barthos (1990:36) Fungsi surat yang utama yaitu

sebagai alat penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima yang berwujud tulisan pada

kertas atau lainnya. Surat juga mempunyai fungsi lain selain fungsi utama yaitu seperti :

a. Wakil dari pengirim/penulis

b. Bahan pembukti

c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

d. Alat pengukur kegiatan organisasi

e. Sarana memperpendek jarak

4. Jenis Surat

Menurut A.W. Widjaja (1993:27) macammacam surat dikelompokkan berdasarkan

11 macam ukuran yaitu :

10. Menurut tujuan surat

k. Surat pemberitahuan

l. Surat perintah

m. Surat permohonan

n. Surat laporan

o. Surat susulan

p. Surat peringatan/teguran

q. Surat panggilan

r. Surat keputusan

s. Surat kuasa

t. Surat pengantar

u. Surat pesanan

5

22. Menurut sifat dan isinya

w. Surat dinas

x. Surat pribadi

y. Surat dagang

26. Menurut bentuknya

aa. Surat biasa

bb. Surat telegram

cc. Suat wesel

dd. Memo dan nota

ee. Surat pengantar

32. Menurut prosedur

gg. Surat masuk

hh. Surat keluar

35. Menurut jangkauannya

jj. Surat intern

kk. Surat ekstern

38. Menurut nilai isi surat

mm. Surat rutin

nn. Surat non rutin

D. Menurut jumlah penerima surat

e. Surat biasa

f. Surat edaran

g. Surat pengumuman

H. Menurut urgensi penyelesaiannya

i. Sangat segera/kilat

j. Segera

k. biasa

L. Menurut kegunaannya

m. Konsep

n. Asli

o. Petikan

p. Turunan/salinan

q. lampiran

R. Menurut keamanan isinya

s. Sangat rahasia

t. Rahasia

u. Biasa

V. Menurut pengirimannya

w. Dibawa sendiri

x. Dengan kurir

y. Dengan pos/telegraf

z. Pos antar departemen

5. BagianBagian Surat

Menurut Drs. A.W. Wdjaja (1993 : 18), bagian surat adalah merupakan kelompokkelompok

pada sebuah surat, segingga susunan surat jelas baik sesuai dengan peraturan surat menyurat

resmi

Bagianbagian surat yang lengkap terdiri dari :

6. Kepala surat/kop surat

Kepala surat berfungsi untuk mencerminkan bahwa surat tersebut adalah resmi/dinas yang

kegunaannya untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor/perusahaan juga

keterangan yang lainnya.

7. Tanggal, bulan dan tahun surat

Pada surat dinas penulisan nama kota tidak perlu dicantumkan karena sudah ada pada kop

surat, sedangkan pada surat yang tidak berkop/pribadi penulisan kota harus diikutkan.

8. Nomor surat

Hanya digunakan pada surat resmi saja, hal itu bertujuan untuk memudahkan pengaturan

dalam pengarsipan.

9. Lampiran surat

Sesuatu/dokumendokumen yang disertakan dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan

isi surat.

10. Perihal/isi surat

intisari, pokokpokok penting, maksud dan tujuan secara singkat.

11. Alamat surat

Dalam surat resmi di depan nama seseorang tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak,

Tuan dan sebagainya tetapi jabatan, pangkat atau gelarnya saja.

12. Salam pembuka

Berfungsi untuk menghormati, tanda penghargaan dan tanda kasih sayang dari pengirim

kepada penerima.

13. Isi surat/batang tubuh surat

Terdiri dari tiga bagian :

F. Alinea pembuka

G. Isi surat yang sesungguhnya

H. Alinea penutup

14. Salam penutup

Baik pada surat dinas maupun surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi sebagai

berikut :

a. Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima

b. Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima

c. Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.

15. Tembusan

Merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihakpihak lain yang terkait dengan isi

surat dan ditulis di sebelah kiri.

16. Inisial

Merupakan tanda pengenal nama dari pengetik/pengonsep surat tersebut.

17. Cap surat/stempel surat

Merupakan tanda sahnya surat, biasanya terdapat pada surat resmi dan pemakaiannya harus

mengenai tanda tangan.

6. Penanganan Surat

Menurut Sutarto (1992:231) dalam menangani surat terdapat beberapa langkah yang

harus dilakukan baik menangani surat masuk maupun surat keluar, antara lain :

a. Penanganan surat masuk

1. Penerimaan

Langkah pertama yaitu membuka dan membaca isi surat untuk kemudian diteruskan

kepada yang berhak

Cara pengurusan penerimaan surat :

a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

b. Meneliti ketepatan alamat

c. Menggolongkan surat sesuai jenisnya

d. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa

surat sudah diterima

2. Membuka surat

Suratsurat rahasia dan tertutup lainnya diberi stempel jam dan tanda tanggal terima

surat pada amplop bagian belakang. Sedangkan suratsurat yang dapat dibuka distempel

pada surat di bagian belakang. Selanjutnya petugas meneliti apakah lampirannya sesuai

dengan apa yang tertulis pada surat, ada atau tidaknya tembusan dan lainlain.

3. Mengelompokkan surat

Suratsurat dikelompokkan menjadi satu berdasarkan susunan kronologis tanggal surat,

kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.

16. Menilai surat

Oleh petugas pencatat surat dinilai untuk menentukan mana yang penting dan mana

yang rutin/biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masingmasing golongan

dikelompokkan menurut asal surat dan disusun secara kronologis.

17. Mencatat surat penting

Keteranganketerangan yang perlu dicatat :

a. tanggal penerimaan surat

b. nomor urut surat masuk

c. mencoret huruf K (keluar, karena yang sedang diproses adalah surat masuk)

d. isi ringkas

e. memberi kode klasifikasi

f. memberi indeks

g. dari mana surat itu berasal

h. kepada surat itu ditujukan

i. tanggal dan nomor surat

j. pengolahan surat

18. Mengarahkan surat

Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, surat diserahkan kepada unit

pengolah bersama kartu kendali II berwarna hijau dan kartu kendali III berwarna merah.

Sedangkan kartu kendali I berwarna putih ditinggal kepada petugas pengarah

(pengendali).

b. Penanganan surat keluar

1. Mencatat surat keluar

Untuk surat yang akan dikirim keluar dicatat pada kartu kendali rangkap 3. surat yang

telah ditanda tangani oleh pimpinan pengolah dicatat petugas pengolah yang

bersangkutan.

2. Penyampaian

Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, maka arsip surat keluar

bersamasama dengan kartu kendali I dan II disampaikan pada unit kearsipan untuk

distempel dan aslinya dikirim.

Kartu kendali I berwarna putih diserahkan kepada pengarah

arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau pengirimannya di

bagian belakang arsip surat.

Kemudian arsip surat bersamasama dengan kartu kendali II berwarna hijau

disampaikan kepada pengolah.

Oleh pengolah kartu kendali II berwarna hijau tersebut diparaf dan dikembalikan

kepada pengarah dan selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan

sebagai pengganti arsip karena arsip surat disimpan pada pengolah.

Oleh pengolah arsip surat tersebut diklip menjadi satu dengan kartu kendali III

berwarna merah.

3. Penyimpanan arsip surat

Arsip surat disimpan bersamasama dengan konsep surat serta kartu kendali III. Arsip

surat jawaban disimpan menjadi satu map dengan surat masuk.

7. Prosedur penanganan surat

I. Prosedur surat masuk

Bagan 2.1. Bagan prosedur surat masuk

Sumber : Sutarto, (1992:236)b) Prosedur surat keluar

Bagan 2.2. Bagan prosedur surat keluar

Sumber : Sutarto, (1992:236)

Surat masuk

Penerima

Pencatat

Pengarahan

Penata surat

pengolah

Pencatatan surat

Penyampaian surat

Penyimpanan surat

B. Metode Pengamatan

Lokasi Pengamatan

Dalam pengamatan ini penulis mengambil lokasi pengamatan di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta, yang beralamatkan di jalan kepatihan No. 3 Surakarta

Jenis Pengamatan

Di dalam pengamatan ini untuk penulisan Tugas Akhir, penulis menggunakan jenis pengamatan

deskriptif, yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan

dan menganalisa datadata yang ada.

Sumber Data

o Sumber Data Primer

Yaitu data yang diperoleh dari sumber data secara langsung melalui wawancara dan

observasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

o Sumber Data Sekunder

Yaitu sumber data yang dipeoleh secara tidak langsung melalui bukubuku yang

berhubungan dengan pengamatan ini, sehingga dapat digunakan sebagai pelengkap data.

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI

A. Gambaran Lembaga

Dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi ini

penulis mengambil objek tentang Pengurusan Surat dengan Menggunakan

Sistem “Simardi” di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

yang beralamatkan di jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 telp. (0271)

643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yang sekarang ini merupakan

pindahan dari kantor di jalan Kolonel Sutarto no. 174 A yang sekarang ini

digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip. Kantor Arsip Dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah

Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan

merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan

perpustakaan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam

melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

melalui Sekretaris Daerah.

B. Sejarah kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk

berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah

Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada

keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan

organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota

Surakarta menjadi pola maksimal.

Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan jawaban

atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28

15

September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan tentang peningkatan pola

organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari surat

Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan

permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta

menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan

surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah

Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No.

061/2597/SJ.

Berdasarkan atas Surat Keputusan Menetri Dalam Negeri tersebutlah disusun Peraturan

Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan

Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal

tersebut, terbentuklah Paraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993,

yang disyahkan dengan keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No.

183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.

Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan

pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang

Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993

Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD

Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan

Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 Tentang Perubahan

Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II

Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya

Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta Tentang

Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II

Surakarta tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani

oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.

Kemudian, dengan adanya UndangUndang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah

yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggung jawab,

maka demi kelancaran Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan

kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84

Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan

Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta

Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Surakarta Perangkat

Daerah Kota Surakarta.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan

pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan

Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian terbit lagi Peraturan Walikota Surakarta No. 32

Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta.

C. Struktur Orgaisasi

Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk

membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan

organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang

dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6

Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota

tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran

Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,

mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

Bagan 3.1.

Bagan struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

KEPALA

18

Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakrta, 2009

Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin

seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota

melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni

melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Untuk melaksanakan tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi

sebagai berikut:

J. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

K. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

L. Pengelolaan dan pelayanan arsip

M. Pengelolaan perpustakaan

KELOMPOK JABATAN

FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA

SEKSI PENGELOLAAN

ARSIP

SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

SEKSI PELAYANAN

PERPUSTAKAAN

N. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

O. Penyelenggaraan sosialisasi

P. Pembinaan jabatan fungsional

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masingmasing bagian dalam

struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

I. Kepala Kantor

Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugastugasnya

merupakan ruh yang dapat menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia,

dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatankekuatan yang

potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang

membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya.

J. Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi

dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi : perencanaan, evaluasi dan pelaporan,

keuangan, umum dan kepegawaian.

K. Seksi Pengelolaan Arsip

Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis,

pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi : pembinaan teknis kearsipan,

pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

L. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi : pengadaan,

pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan

oleh Kepala Kantor.

M. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi : pelayanan

sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan

perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

N. Jabatan Fungsional

Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masingmasing

berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.

Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip Dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :

I. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan

peraturan perundangundangan yang berlaku dan kebijakan yang yang ditetapkan oleh Walikota.

J. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan

prinsipprinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan,

monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masingmasing.

K. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan

Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara

vertikal maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan

Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masingmasing.

L. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab dalam

memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjukpetunjuk bagi

pelaksanaan tugas bawahannya masingmasing.

M. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan mematuhi

petunjukpetunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masingmasing serta menyampaikan

laporan tepat pada waktunya.

N. Dalam menyampaikan laporan masingmasing kepada atasan, tembusan laporan

dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional

mempunyai hubungan kerja.

O. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala

Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih

lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.

P. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan

kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala Subbagian Tata Usaha menyusun

laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekda.

Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :

41. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan

perundangundangan yang berlaku.

42. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan

kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan

perundangundangan yang berlaku.

D. Visi dan Misi

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :

19. Visi

“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur bertumpu pada informasi”

20. Misi

u. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah.

v. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.

w. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang modern.

x. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi

(IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.

y. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan

perpustakaan di instansi dan mayarakat.

E. Tujuan dan Sasaran

Tujuan merupakan implementasi atau penjabaran dari misi dan merupakan sesuatu yang akan

dicapai atau dihasilkan pada kurun waktu tertentu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun. Sasaran

merupakan penjabaran dan tujuan secara terukur yang akan dicapai secara nyata dalam jangka

waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Sasaran merupakan bagian integral dalam proses

perencanaan strategis Pemerintah Daerah. Fokus utama sasaran adalah tindakan dan alokasi sumber

daya dalam kegiatan organisasi.

BAB IV

PEMBAHASAN

Surat merupakan komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh

instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi intansi yang

bersangkutan. Penanganan surat menyurat menyangkut aktivitas organisasi untuk

menjamin penyaluran informasi tertulis dari tempat satu ke tempat yang lain.

Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama

melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 9

Februari sampai 8 April di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta. Dalam hal ini penulis akan membahas tentang pengurusan surat dengan

menggunakan sistim “Simardi” di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.

Dalam keputusan Menpan no. 71 tahun 1993 tentang pedoman umum tata

persuratan dinas disebutkan bahwa surat adalah pernyataan tertulis dalam segala

bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk

menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan

yang berlaku. Pengurusan surat adalah kegiatan mengirim dan menerima

informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu kegiatan pengurusan

surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirim surat keluar saja tetapi

juga meliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran surat ke unitunit kerja, serta

teknis pengiriman surat ke alamat yang dituju.

26. Prosedur Penanganan Surat

Berikut ini merupakan penjabaran dari hasil pengamatan penulis di Kantor

Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tentang pengurusan surat

dengan sistim Simardi. Hal tersebut antara lain :

27. Surat Masuk

24

Dalam sebuah organisasi hendaknya ada yang berketerampilan dalam bidang korespondensi

untuk melaksanakan kegiatan surat menyurat guna mencapai tujuan organisasi.

Adapun prosedur penanganan surat masuk di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta yaitu :

q. Penerimaan surat

Dalam penerimaan surat dilakukan dengan meneliti kelengkapan surat yang

terdapat dalam surat apakah sudah sesuai dengan yang tertera dalam surat. Di Kantor Arsip Dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang bertugas menerima surat yaitu Ibu Trining Tyas Tuti.

r. Pengentrian surat dalam Simardi

Setelah surat diterima dan diperiksa kelengkapan surat kemudian surat dientri ke dalam

Simardi.

s. Penyampaian surat

Setelah surat dientri dalam Simardi kemudian surat diserahkan kepada pimpinan agar pimpinan

mengetahui isi dan maksud surat, serta agar pimpinan mengisi lembar disposisi setelah itu surat

didistribusikan ke unit pengolah sesuai dengan disposisi yang diisi pimpinan untuk menindak

lanjuti surat.

t. Penyimpanan Surat

Surat yang telah ditindak lanjuti maka diserahkan kepada penata berkas untuk ditata dan

disimpan di filing kabinet dengan menggunakan sistim penyimpanan menurut subjek (masalah)

yaitu sistem penyimpanan yang disesuaikan dengan masalah yang tertera pada surat, dimana

permasalahan tersebut diwujudkan berupa angka seperti yang tertera dalam pola klasifikasi.

Misalnya : undangan kodenya 005

Berdasarkan uraian di atas maka dapat digambarkan alur penanganan surat masuk di Kantor

Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut. (Lihat bagan 4.1 hal.

26)

Bagan 4.1.

Bagan Prosedur Surat Masuk

Sumber : wawancara dengan Bp. Sri Wahyudi, S. Sos.

28. Surat Keluar

Dalam organisasi selain terdapat surat masuk juga ada surat keluar, surat keluar tersebut

dapat berupa surat balasan dan dapat juga berupa surat pengantar. Surat pengantar adalah suatu

naskah yang digunakan sebagai pengantar untuk mengirimkan sesuatu naskah dinas atau barang

dan sebagainya yang pada umunya tidak memerlukan penjelasan.

Sebelum melakukan pengiriman surat keluar, terdapat beberapa langkah penanganan yang

harus dilakukan. Langkahlangkah tersebut antara lain :

xxi. Pembuatan konsep surat

Pengonsepan surat di Kantor Arsip Dan perpustakaan Daerah Kota Surakarta dilakukan oleh

pengonsep dengan memperhatikan petunjuk dan pengarahan dari pejabat/pimpinan, surat

Surat masuk

Penerima

Pengentrian dalam Simardi

Pimpinan

Unit Pengolah

Penerima

Penerima

Penata berkas

yang dibuat tidak boleh menyimpang dari catatan yang telah diberikan.

xxii. Surat diserahkan ke Tata Usaha

Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun diketik kemudian diajukan ke bagian Tata

usaha untuk dikoreksi isi dan susunannya, apakah sudah tepat isi dan susunannya.

xxiii. Surat diserahkan ke Pimpinan

Setelah diterima bagian Tata Usaha lalu surat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapat

persetujuan dari pimpinan, setelah disetujui maka pimpinan akan memberi paraf pada surat.

xxiv. Dikembalikan pada Bagian Tata Usaha

Setelah surat disetujui dan diberi paraf pimpinan lalu surat dikembalikan ke Bagian Tata

Usaha untuk dilakukan proses selanjutnya.

xxv. Pengentrian surat

Setelah dikembalikan ke Bagian Tata Usaha kemudian surat dientri dalam Simardi. Hal

tersebut supaya mempermudah dalam pengurusan surat serta dapat mempermudah dalam

proses pencarian surat apabila sewaktuwaktu dibutuhkan.

xxvi. Pendistribusian surat

Setelah surat dientri dalam program Simardi lalu surat didistribusikan oleh Bagian Tata

Usaha ke alamat tujuan yang tertera dalam surat.

Berdasarkan uraian di atas maka dapat digambarkan alur penanganan surat keluar di Kantor

Arsip Dan perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : (lihat bagan 4.2 hal 28)

Bagan 4.2. Bagan Prosedur Surat Keluar

43.

44.

Konsep surat

Tata Usaha

Pimpinan

45.

Sumber : Wawancara dengan Bpk. Sri Wahyudi, S. Sos.

29. Cara Penanganan Surat dengan Simardi

Dalam Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, telah terjadi otomasi penanganan

arsip dan surat, baik surat masuk maupun surat keluar dimana penanganannya telah menggunakan

aplikasi kearsipan yang disebut dengan “Simardi” (Sistem Informasi Manajemen ARsip DInamis ).

Simardi yaitu suatu aplikasi kearsipan yang dapat dipergunakan bagi penyelenggaran kearsipan

pemerintah dalam menangani perekaman data surat masuk dan surat keluar.

Aplikasi ini dapat memformulasikan secara otomatis terhadap penentuan jadwal retensi arsip

yang telah diformulasikan pada pemilihan klasifikasi suatu surat yang telah tersedia pada operasi

pengentrian surat masuk dan keluar sehingga setiap record data surat akan dapat dijalankan melalui

suatu proses pengelolaan arsip sejak masa aktif sampai dengan masa statis.

Berdasarkan uraian di atas, berikut ini merupakan cara penanganan surat masuk dan surat keluar

dengan menggunakan aplikasi Simardi di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta :

o. Surat masuk

Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :

xvi. Pengetikan data tanggal terima surat

Klik tombol tanggal maka hasilnya akan ditampilkan tanggal kalender, pilih tanggal dan

bulan serta tahun yang dikehendaki kemudian klik tanggal yang dimaksud, maka elemen

kolom entri akan berubah tanggal sesuai dengan tanggal yang diklik. Demikian pula dengan

pengisian tanggal surat. (lihat gambar 4.1)

Pendistribusian

Tata Usaha

Pengentrian

Gambar 4.1.

Gambar pengentrian tanggal terima surat

Sumber : Kantor Arsip

Dan Perpustakaan

Daerah

Kota Surakarta

xvii. Tahap

pengentrian

data nomor

urut surat

(nomor

agenda

surat

masuk)

Ketik nomor agenda sesuai dengan nomor urutan terakhir, nomor agenda ini telah diatur

secara otomatis komputer akan menolak nomor ganda pada tahun yang sama. Untuk proses

pengentrian selanjutnya nomor agenda ini akan menampilkan secara otomatis nomor agenda

selanjutnya dan tidak perlu mengetiknya pada kolom tersebut. (lihat gambar 4.2)

Gambar 4.2.

Gambar pengentrian nomor urut surat

Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

xviii. Ketiklah data nomor surat sesuai dengan nomor surat yang tertera pada surat yang diterima.

Pengetikan nomor surat tidak ada ketentuan apapun yang membatasinya, jadi kita dapat

mengetikkan bebas sesuai dengan nomor surat yang kita terima. (lihat gambar 4.3)

Gambar 4.3.

Gambar pengentrian nomor surat

Sumber : Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

xix. Tahap pengisian data klasifikasi

Untuk menjadi perhatian jika surat yang dimaksud berasal dari perusahaan atau institusi

lainnya atau lembaga non pemerintah maka sudah dapat dipastikan pada penulisan nomor

surat tidak mencantumkan klasifikasi seperti tata persuratan pemerintah. Walaupun

demikian pengentrian klasifikasi harus tetap diisikan sesuai dengan analisa pendeskripsian

masalah yang tergambarkan pada surat tersebut. Cara pengentrian dapat dilakukan langsung

dengan nomor klasifikasi yang telah diarahkan pengendali surat kemudian tekan tombol

TAB, agar komputer segera menampilkan isian masalah, jadwal retensi arsip secara

otomatis.

xx. Tahap pengisian nama berkas

Pengentrian nama berkas diberikan ketentuan pengisian yaitu jika pengisian nama berkas

dikehendaki harus melalui table yang telah disediakan dengan menekan tombol table berkas

yang terletak disisi kiri kolom isian, klik tombol tersebut maka komputer akan menampilkan

daftar tabel berkas yang telah dientrikan melalui icon Tabel Berkas pada menu Tolbar.

Ketentuan ini dimaksudkan supaya pengisian data berkas identik dengan data kalsifikasi

yang tersedia pada klasifikasi yang telah ditentukan. (lihat gambar 4.4. hal. 33)

xxi. Tahap pengisian indeks surat

Pengisian ini tidak ada ketentuan yang membatasi cara pengisian, pemberian indeks dapat

secara spesifik membedakan dan menegaskan terhadap maksud surat tersebut, sehingga

indeks surat ini dapat dihimpun dalam satu kelompoknya. Hal ini jika dibutuhkan laporan

data surat berdasarkan indeks surat maka dapat menyajikan laporan yang akan

mengelompok berdasarkan indeks surat, dan mempermudah dalam penelusuran data surat

berdasarkan indeks surat.

PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM “SIMARDI” DI...

Documents

Transcript of PENGURUSAN SURAT DENGAN SISTEM “SIMARDI” DI...