PENGENDALIAN DAN SUPERVISI

Heru Supriyatno

PENGERTIAN MANAJEMEN

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian, yaitu :

1.Manajemen sebagai suatu proses;

2.Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen;

3.Manajemen sebagai suatu “seni” (art) dan sebagai suatu “ilmu.”

Ada tiga pokok penting dalam definisi-definisi tersebut, yaitu:

1.Adanya tujuan yang ingin dicapai;

2.Tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang lain;

3.Kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi.

Apakah yang dimaksud dengan aktivitas manajemen itu?

• Dengan aktivitas manajemen dimaksudkan kegiatan-kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilakukan oleh setiap manajer.

• Pada umumnya, kegiatan-kegiatan dan aktivitas-aktivitas manajer itu adalah planning, organizing, staffing, dan controlling.

Manajemen yang diterapkan di bidang kesehatan, juga mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry, yaitu:•Perencanaan (planning),

•Pengorganisasian (organizing),

•Penggerakan pelaksanaan (actuating),

•Pengawasan dan pengendalian (controlling).

Pengawasan Pengawasan dan dan Pengendalian Pengendalian ManajemenManajemen

DEFINISI PENGENDALIAN“proses pemantauan aktivitas untuk menjamin bahwa standar dapat terlaksana sebagaimana yang direncanakan dan melakukan langkah koreksi terhadap penyimpangan yang berarti.”

Standar adalah pedoman atau tolak banding yang ditetapkan sebagai dasar untuk pengukuran kapasitas, kuantitas, isi, nilai, biaya, kualitas, dan kinerja. Secara kualitatif maupun kuantitatif, standar merupakan pernyataan mengenai hasil yang diharapkan tepat, eksplisit, dan formal.

FUNGSI CONTROLLING (PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN)

1. Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

2. Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.

3. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Fungsi Pengendalian1. Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau

kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberian sanksi yang sewajarnya terhadap penyimpangan yang terjadi.

2. Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi. Jika penyimpangan telah terjadi, hendaknya pengendalian dapat mengusahakan cara-cara perbaikan.

3. Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengendalian maka diharapkan sedini mungkin dapat dicegah adanya penyimpangan, sehingga unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efesien.

4. Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya pengendalian dari pihak manajemen, maka karyawan diharapkan memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diembannya.

MANFAAT PENGAWASAN1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh

staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan

5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

1. Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi

pengawasan ini melekat pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

2. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.

3. Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

JENIS-JENIS PENGAWASAN

Jenis Pengendalian

1.Metode Pengendalian Umpan Maju (Mengantisipasi masalah sebelum terjadi).

2.Metode Pengendalian Berjalan atau Bersamaan (Mengelola masalah pada saat terjadi).

3.Metode Pengendalian Umpan Balik (Mengelola masalah setelah terjadi).

1.1. Mengukur hasil/prestasi yang telah Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapai oleh staf atau organisasidicapai oleh staf atau organisasi

2.2. Membandingkan hasil yang telah Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.dicapai dengan tolok ukur.

3.3. Memperbaiki penyimpangan-Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah menetapkan langkah-langkah intervensi.intervensi.

PROSES PROSES PENGAWASANPENGAWASAN

Proses Pengendalian

Sistem Pengendalian Organisasi

1. Pengendalian keluaran (output), meliputi:a. Ukuran kinerja keuanganb. Sasaran Organisasic. Anggaran operasional

2. Pengendalian perilaku (behavior), meliputi:a. Supervisi Langsungb. Manajemen berdasar sasaranc. Aturan dan prosedur operasi standar

3. Pengendalian budaya (culture), meliputi:a. Nilaib. Normac. Sosialisasi

PRINSIP PENGAWASAN1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus

dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Ciri-Ciri Pengendalian yang Efektif

CA113 Pengantar Manajemen Bisnis

•Akurat•Tepat waktu•Objektif dan komprehensif•Dipusatkan pada titik pengendalian strategis•Ekonomis•Realistis dari organisasi. •Fleksibel•Perspektif dan operasional•Diterima oleh anggota organisasi

OBYEK PENGAWASAN

1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.

2. Keuangan3. Pelaksanaan program dilapangan4. Obyek yang bersifat strategis5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain

yang terkait.

PRINSIP POKOK

1. Adanya Rencana2. Adanya instruksi-instruksi dan pemberian

wewenang kepada bawahan.

2 TIPE STANDAR

1. Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

2. Standar in-put (masukan): mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.

PENGENDALIAN EFEKTIF

• Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control), berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif, fleksibel.

• Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

• Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

• Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

2 PENGENDALIAN

• Pengendalian internal yaitu mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri atas tingkah lakunya sendiri.

• Pengendalian eksternal yaitu tindakan langsung untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.

1. Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.

2. Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-objectives (manajemen berdasar tujuan).

Kompensasi dan keuntungan dari sistem WASDAL yang baik• Akan menarik orang berbakat dan

mempertahankannya di dalam organisasi.• Memotivasi orang untuk menggunakan usaha

maksimum dalam pekerjaannya.• Menyadarkan nilai dari kontribusi

penampilannya.