Pengantar Manajemen

Pertemuan 12

Dosen : Lela Nurlaila, S.Pd., M.M

Desain Stuktur Organisasi

Organisasi adalah sekelompok orang dua atau lebih yang secara formaldipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan.

Menurut D. Mooney organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusiauntuk mencapai suatu tujuan bersama.

Selain itu organisasi merupakan suatu stuktur fungsi dan sistem kerjasamayaitu adanya suatu struktur dan sistem kerja yang dilakukan berdasarkan aturandan penjabaran fungsi fungsi pekerjaan secara formal.

Dalam suatu organisasi minimal terdapat 3 elemen:

1. Sekelompok Orang

2. Adanya interaksi dan kerjasama

3. Memiliki Tujuan yang sama

Pada dasarnya proses pengorganisasian diawali dengan pemahamanterhadap tujuan atau rencana, kemudian diikuti dengan pembagiantugas atau pembagian kerja secara sistemantis.

Bittel dan Newstom (1990) menetapkan proses pengorganisasianmengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Membuat daftar seluruh tugas yang harus dilaksanakan olehorganisasi dalam mencapai tujuannya

2. Merinci tugas itu kedalam kegiatan yang dapat dilakukan oleh satuorang. Dengan demikian setiap orang akan mendapatkansekelompok kegiatan untuk dilaksanakan yang disebut jabatan

3. Mengekelompokan tugas yang berkaitan. Pengelompokan inimenghasilkan departemen atau seksi dari organisasi tersebut

4. Menciptakan hubungan diantara berbagai jeabatan dan kelompokjabatan sehingga semua anggota organisasi memiliki gambaranyang jelas tentang tanggung jawab, atasan, bawahan, dan mitra kerjadari jabatan atau kelompok jabatan.

Struktur Organisasi

Adalah sebagai suatu sistem atau jaringan kerja terhadap tugas tugas, sistem pelaporan, komunikasi yang menggabungkan secara bersama pekerjaan individual dan kelompok.

Beberapa faktor yang menentukan perancangan suatu sturktur organisasi sebagai berikut:

1. Besar kecilnya organisai

2. Stategi organisasi

3. Teknologi

4. Karyawan

❖Menetapkan Sturktur dan Desain Organisasi

Tidak ada topic lain dalam manajemen yang mengalami perubahan

sedemikian hebat selama beberapa tahun terakhir seperti topic

pengorganisasian dan stuktur organisasi.

Stuktur Organisasi adalah kerangka kerja formal organisasi yang dengan

kerangka kerja itu tugas tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokan dan

dikoordinasikan.

Ketika para manajemen menyusun atau mengubah stuktur organisasi,

mereka terlibat dalam desain organisasi, proses yang melibatkan keputusan-

keputusan mengenai keenam untuk penting yaitu:

1. Spesialisasi Kerja

2. Deparmentalisasi

3. Rantai Komando

4. Rentang kendali

5. Sentralisasi dan desentralisasi

6. Formalisasi

1. Pembagian Kerja

Adalah upaya untuk menyederhanakan dari seluruh kegiatandan pekerjaan (yang telah disusun dalam prosesperencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks menjadilebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akanditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yangsederhana dan spesifik tersebut.

Hakikat Spesifikasi kerja adalah bahwa seluruh pekerjaantidak dilakukan oleh satu individu melainkan dipecah pecahmenjadi langkah-langkah dengan setiap langkah diselesaikanoleh orang yang berbeda.

Keuntungan Spesifikasi kerja

1. Jika suatu Pekerjaan mengandung sedikit tugas maka kita

dapat mudah melatih penggantinya bagi personalia yang

diberhentikan, dipindahkan atau yang mangkir. Kegiatan

pelatihan yang sedikit akan membutuhkan biaya yang

rendah

2. Apabila suatu pekerjaan hanya memerlukan tugas yang

sedikit jumlahnya maka karyawan dapat menjadi ahli

dalam melaksanakan tugas tersebut. Keahlian yang tinggi

akan menghasilkan mutu output yang tinggi pula

2. Departementalisasi

Departmentalisasi pada dasarnya adalah proses pengelompokan dan penamaan begian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

Dalam arti yang lain departementalisasi adalah sebagai upaya membagi-bagikan pekerjaan secara fungsional yang mempunyai spesifikasi tertentu, sifat dan batasan wewenang serta sarana dan prasarana yang digunakan dalam kelompok kepemimpinan dalam satu kesatuan kelompok aktivitas untuk mencapainsuatu tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.

Praktek Departementalisasi sering didasarkan pada berbagai kebutuhan

sbb:

1. Departementalisasi atas dasar tutorial atau wilayah adalah atas dsar penentuan porsi kekuasaan dan operasi daerah atau wilayah wilayah tertentu

Manajer pemasaran

Wilkayah CWilayah A WilayahB

Direktur

2. Departementalisasi atas dasar produksi

Yaitu departementalisasi yang didasarkan atas jenis jenis

produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Pada organisasi

bisnis besar yang produknya beraneka ragam, aktivitas dan

tenaga kerjanya dikelompokan atas dasar produk.

3. Departementalisasi atas dasar pelanggan adalah

departementalisasi yang berdasarkan atas penggolongan

atau pembagian kelompok menjadi pelanggan atau orang

yang membeli barang yang dijual oleh perusahaan.

Departementalisasi atas dasar fungsi organisasi

Departementalisasi fungsional mengelompokan fungsi

fungsi yang sama atau kegiatan kegiatan sejenis untuk

membentuk suatu satuan organisasi. Induvidu individu

yang melakukan melakukan fungsi yang sama

dikelompokan bersama, seperti pada fungsi pesaran,

fungsi produksi, fungsi personalia dan fungsi keuangan

3. Rantai komando

Adalah garis wewenang yang tidak terputus yang membentang daritingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskansiapa melapor kepada siapa. Rantai komando terkait dengan wewenang,tanggung jawab dan kesatuan komando. Wewenang mengacu pada hal halyang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberitahu orang aoayang harus dilakukan dan mengharapkan orang itu melakukannya.Tanggung jawab adalah kewajiban atau harapan untuk melaksanaanpekerjaan yang telah dibebankan. Kesatuan komando adalah membantumelestarikan konsep garis wewenang yang tidak terputus. Prinsip inimengatakan bahwa seorang harus melapor ke hanya satu manajer saja.

4. Rentang kendali

Itu penting karena hingga derajat tertentu tentang kendali menentukanjumlah tingkatan dan manajer yang dimiliki organisasi. Contohnya jika kitamemiliki dua organisasi masing-masing memiliki 4.100 karywan. Dengangambar dibawah ini:

4. Sentralisasi dan desentralisasi

Sentralisasi melukiskan sejauh mana pengambilan keputusan

terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi. Apabila

manajemen puncak mengambil keputusan penting organisasi

tersebut dengan sedikit atau tanpa masukan dari para

karyawan tingkat organisasi maka organisasi tersebut

tersentralisasi. Sebalinya, semakin banyak karywan tingkat

bawah yang memberikan masukan atau betul betul mengambil

keputusan, maka organisasi itu makin terdesentralisasi.

Konsep Sentraslisasi dan Desentralisasi bersifat relative bukan

absolut.

5. Formalisasi

Mengacu ke sejauh mana pekerjaan didalam organisasi ituterstrandarisasi dan sejauh mana perilaku karywan dibimbingoleh peraturan dan prosedur. Jika pekerjaan sangatdiformalisasi, maka orang yang mengerjakan pekerjaan tersebutmempunyai keleluasaan minimum atas apa yang harusdilakukan, kapan pekerjaan harus diselesaikan, dan bagaimanaharus melakukannya. Derajar formalisasi dapat sangat berbeda-beda Antara organisasi dan bahkan didalam organisasi.Contohnya di organisasi yang menertibkan Koran, parawartawan sering mempunyai banyak keleluasaan atas pekerjaanmereka. Meskipun bisa memilih topic berita, mencari beritasendiri, lazimnya dengan pedoman yang minimal. Sebaliknyapebagai tata letak dan tukang set yang menata halaman Korantidak memiliki kebebasan semacam itu, mereka mempunyaikendala baik waktu maupun ruang yang menstrandarisasi caramereka mengerjakan tugasnya.

• Faktor kontingensi

Manajer puncak kebanyakan organisasi biasanya banyak memikirkan desain pendesainan

struktur yang memadai seperti apakah struktur yang memadai itu tergantung pada 4 variable

kontingensi : Strategi organisasi, ukuran, teknologi dan tingkat ketidakpastian lingkungan.

Strategi dan struktur organisasi harus membantu pencapaian sasaran. Karena sasaran

dipengaruhi oleh strategi organisasi, sturktur harus mengikuti strategi. Kerangka kerja strategi

saat ini berfokus pada tiga dimensi:

1. Inovasi >> yang mencerminkan usaha organisasi mengerjar inovasi yang berarti untuk

unik

2. Minimalisasi biaya >> yang mencerminkan usaha organisasi untuk melakukan

pengendalian biaya secara ketat

3. Imitasi >> yang mencerminkan usaha organisasi untuk meminimalkan risiko dan

memaksimalkan peluang laba dan dengan meniru pada pemimpin pasar

Ukuran dan struktur ada bukti yang sangat kuat bahwa ukuran organisasi sangat

mempengaruhi strukturnya. Misalnya organisasi-organisasi besar yang lajim mempekerjakan

2.000 karyawan atau lebih cenderung mempunyai lebih banyak spesialisasi, depertementalisasi,

sentralisasi dan peraturan serta tatanan dibandingkan organisasi kecil.

Teknologi dan struktur setiap organisasi paling sedikitmempunyai satu bentuk teknologi untuk mengubah inputannyamenjadi output. Pada umumnya semakin rutin teknologi,semakin terstrandasisasi dan mekanistis struktur tersebut.Organsasi dengan teknologi yang main tirak rutin akancenderung mempunyai struktur yang organis.

Ketidakpastian lingkungan dan struktur sejumlah organisasimenghadapi lingkungan yang relative stabil dan sederhanasementara organisasi lain menghadapi lingkungan yang dinamisdan rumit. Karena ketidakpastian mengancam efektivitasorganisasi, para manajer akan berusaha meminimalkannya. Salasatu cara mengurangi ketidakpastian, semakin besar kebutuhanakan fleksibilitas yang ditawarkan oleh desain organis. Dari lainpihak, dalam lingkungan yang sederhana dan stabil , desainmekanistis cenderung menjadi paling efektif. Pesaing global,percepat inovasi produk oleh pesaing dan meningkatnyapermintaan pelanggan akan mutu lebih tinggi penyerahannyayang lebih cepat.

Desain organisasi yang umum

1. Desain organisasi tradisional

Dalam merancang struktur untuk mendukung perncapaian sasaran organisasisecara efektif dan efisien, pada menejer dapat memilih untuk mengikuti desainyang lebih tradisional. Desain itu sturktur sederhana, struktur fungsional danstruktur divisional cenderung lebih mekanistis.

➢ Struktur sederhana adalah desain organisasi dengan departementalisasi rendah,rentang kendali yang luas wewenang terpusat pada seseoorang dan informasirendah. Struktur ini dipakai oleh perusahaan kecil dimana pemilik adalahmanajer orang yang sama. Kekuatan stuktur ini yaitu fleksibel, cepat, murah biayapemeliharaannya, pertanggung jawabannya jelas. Kelemahan: tidak memadaikeika organisasi berkembang, ketergantungan pada satu orang adalah beresiko.

➢ Struktur fungsional adalah desain organisasi yang mengelompokan spesialisasipekerjaan yang serupa atau terkait ke dalam satu kelompok. Contoh dvisi sungsioperasi, Keuangan, riset dsb. Kekuatan: keunggulan penghematan biaya darispesialisai (skala ekonomi, minimal oang dan peralatan yang rangkap).Kelemahan : mengerjar tujuan fungsional dapat menyebabkan para manajerkehilangan pandangan tentang apa yang terbaik bagi keseluruhan organisasi.

➢Struktur divisional adalah struktur organisasi yang

terdiri atas sejumlah unit atau divisi yang terpisah.

Dalam desain itu tiap unit atau divisi mempunyai

otonomi yang relative terbatas dengan menajer divisi

yang bertaggung jawab atas kinerja dan yang

mempunyai wewenang strategis dan operasional atas

unitnya. Kekuatan : berfokus pada hasil, para manajer

divisi bertanggung jawab terhadap apa yang terjadi

pada produk dan jasa mereka. Kelemahan : kegiatan

dan sumber daya yang merangkap meningkatnya biaya

dan mengurangi efisiensi.

2. Desain organisasi kontemporer

Para manajer dalam organisasi kontemporer menemukan bahwa desain hierarki

tradisional itu sering tidak memadai karena lingkungan semakin dinamis dan rumit

yang mereka hadapi. Sebagai jawaban atas permintaan pasar untuk menjadi

ramping, fleksibel, dan inovatif, para manajer menemukan cara kreatif untuk

menyusun struktur dan mengorganisas pekerjaan dan untuk membuat organisasi

mereka lebih responsive terhadap kebutuhan pelanggan, karyawan, dan anggota

organisasi lainnya. Konsep organisasi yang lebih kontemporer:

➢ Struktur berbasis tim, keseluruhan organisasi tersusun oleh sejumlah keompok

kerja atau tim yang menjalankan pekerjaan organisasi tersebut. Pemberdayaan

karyawan itu menentukan keberhasilan karena disitu tidak ada garis wewenang

manajerial yang kaki yang mengalir dari atas ke bawah. Di organisasi besar

struktur tim melengkapi apa yang lazimnya berupa struktur fungsional atau

divisional. Itu membuat organisasi dapat mempunyai efisiensi birokrasi

sekaligus menciptakan fleksibilitas yang diberikan tim.

➢Struktur matriks dan struktur proyek. Struktur matrik adalahstruktur organisasi yang menugaskan para spesialisasi daridepartemen fusngsional yang berbeda-berda untuk bekerjapada satu proyek atau lebih yang dipimpin oleh para manajeproyek. Meskipun sturktur matriks itu berfungsi dengan baikdan terus menjadi pilihan desain struktur yang efektif bagibanyak organisasi sejumlah organisasi menggunakan jenisstruktur yang ebih canggih yakni struktur proyek dimana padakarywan senantiasa ditugaskan ke sejumlah proyek. Strukturoriyek cenderung menjadi desain organisasi yang cair danfleksibel. Dalam struktur ini pada manajer berfungsi menjadifasilitator, pembna dan pelatih, para manajer lebih “melayani”tim-tim proyek dengan menghilangkan atau meminimalkanhambatan-hambatan organisasi dengan menjamin bahwa timitu mempunyai sumber daya yang mereka butuhkan untukmenyelesaikanpekerjaan mereka secara efektif dan efisien.

➢ Unit internal yang mandiri. Beberapa organisasi besar dengan banyak unit bisnis

atau divisi telah menggunakan struktur organisasi yang tidak lebih daripada

kumpulan unit internal mandiri yakni, unit bisnis terdesentralisasi yang mandiri,

masing-masing memiliki produk, klien, pesaing, dan sasaran laba sendiri-sendiri.

Meskipun unit internal itu kedengaran sangat mirip dengan struktur divisi yang

kita bicarakan terdahulu, perbedaan utamannya adalah bahwa unit-unit bisnis itu

bersifat otonom. Tidak ada kendali atau alokasi sumber terpusat yang akan anda

temukan didalam struktur divisional. Contohnya organisasi yang menggunakan

struktur itu adalah ABB (asea brown boveri) organisasi global raksasa

denganpendapatan per tahun $24 milyar. Perusahaan itu membuat peralatan

transmisi dan distribusi tenaga listrik system otomatisasi, teknologi minyak bumi

dan peralatannya. Struktur ini memungkinkan ABB memiliki fleksibilitas yang

luar biasa untuk membeli perusahaan baru, menanggapi pesaing dan menggarap

sejumlah peluang pasar.

➢Organisasi tanpa batas adalah organisasi yang desainnya

tidak didefinisikan oleh atau terbatas pada batas-batas

horizontal, vertical, atau eksternal yang dipaksakan

oleh struktur yang telah ditentukan sebelumnya. Banyak

organisasi sukses dalam lingkungan kontemporer

dengan tetap bersifat fleksibel dan tidak terstuktur.

Batas eksternal yang dapat diminimalkan atau

dihapuskan dengan menggunakan aliansi strategis

dengan para pemasok.