PENGANTAR MANAJEMEN

DRAF

I. KONSEP DASAR MANAJEMENA. Batasan ManajemenB. Manajemen dan ManajerC. Tingkatan ManajemenD. Manajer Fungsional dan Manajer UmumE. Fungsi-Fungsi ManajemenF. Peran ManajerG. Keahlian Manajer

II. PERKEMBANGAN ILMU MANAJEMENA. Teori Manajemen KlasikB. Perkembangan Teori ManajemenC. Teori Organisasi KlasikD. Aliran Hubungan ManusiawiE. Aliran Modern

III. MANAJER DALAM KEGIATAN MANAJEMEN A. Peran Manajer dalam OrganisasiB. Manajemen Sebagai ProfesiC. Manajemen Sebagai Sains D. Manajemen Sebagai Seni

IV. MANJEMEN DAN LINGKUNGANA. Organisasi dan Lingkungan

B. Fundamental Analisis LingkunganC. Macam-Macam Analisis Lingkungan D. Lingkungan Internal OrganisasiE. Lingkunagan Eksternla Organisasi

V. PERENCANAANA. Konsep Dasar PerencanaanB. Proses Pembuatan rencanaC. Pengklasifikasian PerencanaanD. Jenis-Jenis PerencanaanE. Bentuk-Bentuk Perencanaan

VI. PENGEORGANISASIAN

A. Pengertian organisasi

B. Struktur Organisasi

C. Manajemen Sumber Daya Manusia

D. Prinsip Organisasi

E. Proses Organisasi

VII. PENGARAHAN DALAM MANAJEMEN ORGANISASI

A. Konsep Dasar Pengarahan

B. Fungsi Pengarahan

C. faktor-faktor yang mempengaruhi pengarahaan dalam managemen

D. Peran Komunikasi dalam Organisasi

VIII. PENGAWASAN

A. Defenisi Pengawasan

B. Hakikat Pengawasan

C. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif

D. Tujuan dari Fungsi Pengawasan

E. Tahap Proses Pengawasan

F. Perancangan Proses Pengawasan

G. Alat Bantu Pengawasan Manajerial

IX. TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA MANAJEMEN

A. Tanggung Jawab Sosial dari Organisasi

B. Konsep Dasar Etika Manajemen

C. Cara Mengukur Etika Manajemen

X. PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. Defenisi Pengambilan Keputusan

B. Macam-macam Keputusan

C. Proses Pengambilan Keputusan

D. Teknik dan Metode Pengambilan Keputusan

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT karena berkat Rahmat dan Karunia-Nya yang begitu besar, buku Pengantar Menejamen yang ada ditangan pembaca dapat diterbitkan dengan harapan dapat bermanfaat dalam menambah ilmu dan wawasan terhadap ilmu pengetahuan kaitannya dengan ilmu manajemen. Ilmu ini sangatalah urgen karena merupakaan proses merencana, mengorganisasi, mengarah-kan, mengoordinasikan serta mengawasi kegiatan mencapai secara efisien dan efektif tujuan organisasi.

Tidak lupa penulis haturkan penghargaan yang setinggi-tinggiya, dan ungkapan rasa terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan bantuannya dalam proses penulisan ini.

Tetntu saja, buku ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi penyempurnaannya di masa yang akan datang.

Akhirnya, selaku penulis kami berharap buku ini menjadi konstribusi positif yang tak ada hentinya dan senantiasa bermanfaat bagi kita semua.

Penulis

Dr. H. Rapi Anci

BAB I

KONSEP DASAR MANAJEMEN

A. Batasan Manajemen

Ilmu manajemen sebenarnya sama usianya dengan kehidupan manusia, karena pada dasarnya manusia dalam kehidupan sehari-hari tidak lepas dari fakto-faktor manajemen. Barulah Ilmu manjemen ilmiah timbul pada sekitar awal abad ke 20 ditandai dengan kebangkitan para teoritisi maupun para praktisi sudah mulai tampak di benua barat dan Amerika.

Manajemen senantiasa berkesinambugan dengan kehidupan manusia karena merupakan kebiasaan yang senantiasa dilakukan secara sadar dan terus menerus dalam membentuk organasasi. Manajemen mencakup kegiatan untuk mencapai tujuan, yang dilakukan oleh individu-individu yang menyumbangkan upayanya yang terbaik melalui tindakan-tindakan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal tersebut meliputi pengetahuan tentang apa yang mereka harus lakukan, menetapkan cara bagaimana melakukannya, memahami bagaiamana mereka harus melakukannya dan mengukur efektivitas dari usaha-usaha mereka.

Manjemen memiliki arti yang berbeda tergantung dari bagaiamana perspektif orang , mislanya ada yang memmberikan istilah manajemen sebagai pengelolahan, pembinaan, pengurusan, pemimpin, kepemimpinan, administrasi, ketalaksanaan, dan lain-lain sebagainya. Olehnya itu perlu ada

pendapat para ahli mengenai batasan manajemen sebagai bahan perbadingan.

1. John D. Millet membatasi manajemen sebagai proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang di organisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan (Siswanto, 2013: 1)

2. George R. Terry dan Leslie W. Rue (2013: 1), memberikan batasan manajemen sebagai proses atau kerangka , yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan oragnisasi atau maksud-maksud yang nyata

3. Mamduh M. Hanafi (1997: 6) memberikan batasan manajemen sebagai berikut. Manajemen adalah sebuah proses merencanakan, mengorganisir, mengarahakan, dan mengandalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organsasi dengan menggunkan sumber daya organisasi

4. Stoner (1996: 8-9) mengemukakan bahwa manajemen merupakan suatu keistimewaan dalam mengenai masalah waktu dan hubungan manusia ketika hal tersebut muncul dalam organisasi

Berdasarkan defenisi manajamen di atas mengandung unsur-unsur sebagai berikut:

a. Pengarahan dan pemberian fasilitas kerjab. Tujuanc. Menggunakan sumber dayad. Rangkaian kegiatane. Kerjasma

i. Manajemen dan Manajer

Manajemen merupakan sebuah kegiatan yang dimana proses pelaksanaannya disebut manajing dan dan orang yang melakukannya

disebut manajer. Individu yang menjadi manajer menangani tugas-tugas baru yang semuanya bersifat manajerial yang mana diantaranya ialah menghentikan kecenderungan untuk melaksanakan segala sesuatunya seorang diri saja. Tugas-tugas operasional dilaksanakan melalui upaya-upaya kelompok anggotanya. Pada intinya, tugas-tugas sorang manajer adalah memanfaatkan usaha-usaha kelompok secara efektif, maka dari itu defenisi manajer adalah seorang yang bertindak sebagai perancana, pengorganisasi, pengaruh, pemotivasi serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan

James A.F Stoner dan Charles Wankel menspesifikasikan tentang manajer sebagai berikut(Siswnto, 2013: 14-15):

1. Manajer bekerja dan melalui orang lain (manager work with and thorugh other people)

2. Manajer bertanggug jawab dan bertanggung gugat (managers are responsible and accountable)

3. Manajer menyeimbangkan persaingan tujuan dan menetapkan prioritas (managers balance competing goals and set priorities)

4. Manajer harus berpikir analitis dan konseptual (managers must think analytically and conceptually)

5. Manajer adalah penengah (managers are mediators)6. Manajer adalah politikus (managers are politician)7. Manajer adalah diplomat (managers are diplomats)8. Manajer adalah lambang (managers are symbols)9. Manajer mengambil keputusa yang sulit (managers make difficult

decisions)

Spesifikasi tentang manajer yang digambarkan di atas manunjukkan bahawa peran seorang manajer haruslah pandai dalam memainkan peran tertentu pada waktu tertentu. Dan peru dipahami bahwa Semua orang yang mempunyai karyawan bawahan di dalam organisasi di sebut manajer.

Manajer mempunyai tugas pokok pengelolahan, pengorganisasian, pengarahan, perintah, pengawasan dan pengevaluasian, sebgai berikut:

a. Mengelola pekerjaan dan organisasib. Mengelola orang, danc. Mengelolah semua unsur organisasi

ii. Tingkatan Manajemen

Para ahli mengklasifikasikan manajemen menjadi tiga level, yaitu

1. manajemen puncak (executive atau corporate management)

Executive atau corporate management menduduki posisi puncak dalam hierarki struktur organisasi dan bertanggung jawab atas seluruh manajemen dalam sebuah organisasi. Mereka menetapkan kebijakan operasional. yang biasanya terdiri direktur utama, presiden direktur, atau wakil direktur. Di dunia pendidikan (perguruan tinggi) posisi ini disebut rector. Untuk manajemen tingkat ini, keahlian yang terutama diperlukan adalah keahlian dalam hal konseptual, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen global, dan manajemen waktu. Sesungguhnya pemimpin dalam sebuah organisasi harus visioner, karena mayoritas aktivitanya adalah memikirkan kebijakan strategis bagaiamana agar sebuah organisasi lebih maju dan bertahan dimasa mendatang. Pemimpin pada level seperti ini dituntut kemampuanya untuk membangun hubungan kerjasama dengan instansi lain, baik tataran level local, nasional, maupun pada level internasional

2. manajemen tingkat menengah (middle management)

Middle management ini biasanya terdiri dari para manajer, kepala devisi, atau kepala cabang. Di dunia pendidikan (perguruan tinngi) jabatan ini disebut sebagai dekan yang lebih berkonsentrasi pada upaya mengarahkan kegiatan manajer pada tingkat menengah, akan tetapi mereka

juga terkadang mengatur karyawan operasional. Posisi manajer pada level ini bertanggung jawab kepada manajer yang lebih tinggi seperti mengarahkan aktivitas berdasarkan kebijakan organisasi dan menyaeimbangkan permintaan dari manajer mereka dengan kapasitas karyawan. Untuk manajeman tingkat menengah ini, keahlian yang diperlukan diantaranya adalah keahlian konseptual untu membantu pimpinan puncak membangun , konsep strategis mengembangkan organisasi, komunikasi, pengambilan keputusan, manajemen waktu dan juga tekhnikal.

3. Manajemen lini pertama (first-line management)

First-line management dan juga disebut operational level management. Pada tingkatan ini biasanya terdiri dari supervise, ketua kelompok dan di perguruan tinggi posisi ini sebagai ketua jurusan. Manajer pada level ini bertanngung jawab terhadap pekerjaan karyawan operasional saja, dan tidak membawah manajer lain. Keahlian yang dominan dimiliki dalam level ini Diantaranya keahlian teknikal yaitu kemampuan untuk menggunakan prosedur, teknis, dan pengetahuan khusus, komunikasi, dan manajemen waktu. Pemimpin pada level operasional dituntut untuk memiliki keterampilan khusus utuk melakukan kegiatan-kegiatan operasional tertetu.

iii. Manajer Fungsional dan Manajer Umum

Atas dasar ruang lingkup yang dikelola, para manajer dapat pula diklasifikasikan sebagai manajer fungsional atau manajer umum

1. Manajer fungsional

Manajer fungsional adalah manajer yang memiliki peran tanggung jawab pada satu kegiatan organisasi.Seperti produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian (personalia), atau akuntansi. Kegiatan-kegiatan dari fungsi-fungsi lainnya ada dibawah tanggung jawab manajer-manajer fungsional lainnya.

2. Manajer Umum

Manajer umum adalah manajer yang bertugas pada manajemen yang lebih tinggi, dan membawai unit yang lebih rumit. Manajer umum bertanggung jawab untuk mengawasi, mengatur, dan juga bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan-kegiatan fungsional satuan kerja.

iv. Fungsi-Fungsi Manajemen

Manajemen berarti pencapaian tujuan melalui pelaksanaan fungsi tertentu, tapi belum ada konsensus dan kesepakatan apa yang sudah menjadi fungus-fungsi manajemen.

Terdapat beberapa fungsi-fungsi manejemen yang dikemukakan oleh para pakar, Fungsi fungsi manajemen tersebut ialah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Pendapat lain juga disebutkan bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Fungsi-fungsi manajemen dari beberapa pakar , antara lain:

1. Luther Gullick: Perencanaan, Pengorganisasian, Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja, Pengkoordinasian, Pelaporan, Pengawasan, Anggaran.

2. James Stone, Perencanaan, Pengorganisasian, Pimpinan, Pengawasan.

3. Kootz dan Donnel: Perencanaan, Pengorganisasian, Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja Pengawasan.

4. Richard Griffin: Perencanaan, Pengorganisasian, Pimpinan, Pengawasan.

5. Earnest Dale: Perencanaan, Pengorganisasian, Staf (penyusunan pegawai) Presentasi, Pengawasan.

6. Hendry Foyal: Perencanaan, Pengorganisasian, Pimpinan, Pengawasan.

7. Lyndall Urwick: Peramalan, Perencanaan, Pengorganisasian, Pemberi komando, Pengkoordinasian, pelaporan, Pengawasan.

Fungsi-fungsi manajemen dari yang dikemukakan para pakar itu bila di rekapitulasi adalah sebagai berikut: Peramalan, Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerak, Pimpinan, Pemberikomando, Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja, Pengkoordinasian, Pelaporan, Presentasi, Pengawasan, Anggaran.

Penting untuk diingat, bahwa manajemen merupakan suatu bentuk kerja. Manajer dalam melakukan pekerjaanya, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu. fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana yang diterangkan oleh Goerge R. Terry dan leslie W. Rue (2013: 9-10) yang terdiri dari:

1. Planning: proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan dimasa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

2. Organizing: mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting dan memberikan kekuasaan untuk melaksankan kegiatan-kegiatan itu

3. Staffing: menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia, pengerahan, penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja

4. Motivating: mengerahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan-tujuan

5. Controlling: mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan sebab-sebab peyimpangan-penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan korektif dimana perlu

Sekalipun para pakar manajemen memiliki pandangan yang berbeda mengenai fungsi-fungsi manajemen, akan tetapi pada dasarnya tetap sama, bahwa:

a. Manajemen terdiri dari berbagai proses yang berupa tahapan-tahapan terentu yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi

b. Dalam berbagai pandangan para pakar memiliki keterkaitan satu sama lain dalam pencapaian tujuan organisasi

v. Peran Manajer

Manajer dasarnya merupakan subjek dari kegiatan manajemen yang bertanggung Jawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam sebuah organisasi dijalankan bersama para anggota dari organisasi. Manajer memegang peranan yang amat urgen dalam mewujudkan efektivitas organisasi. Seberapa jauh organisasi mencapai tujuannya dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, sangat bergantung pada baik tidaknya manejer oragnisasi yan bersangkutan mengoperasikan pekerjaanya.

Peter F. Drucke berpandapat bahwa prestasi seorang manajer dapat diukur berdasarkan dua konsep, yaitu efisiensi dan efektivitas. Seorang manajer yang efisien ialah manajer yang mencapai keluaran atau hasil yang maksimal dan seorang manajer yang efektif ialah manajer yang mamilh pekerjaan yag benar untuk dioperasikan

Peran merupakan pola perilaku dari individu yang diharapkan dalam sesuatu organisasi. Henry Mintzberg telah membagi peran manajer kedalam 3 peran, yaitu:

1. Peran Interpersonal meliputi peran figure (simbolis), peran kepemimpinan, dan peran perantara (liasion).

Peran ini akan membawa manajer untuk mengelola oraganisasi dengan cara yang agak halus dan sebagai alat mengharmonisasi beragai perbedaan dan konflik kelompok yang ada di dalam organisasi di setiap tingkat

2. Peran informasional, peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokerperson) untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.Peran ini dianjurkan seagai peran yang penting atau utama dari tugas setiap manajer.

3. Peran keputusan, meliputi peran kewirausahaan (entrepreneur), peran menangani gangguan (disturbance handler), peran alokasi sumber daya (resource allocator), dan peran juru runding (negotiator)

vi. Keahlian Manajer

Untuk mengelola organisasi maka manajer mutlak memerlukan keahlian yang berkaitan dengan manajemen. Keahlian manajer akan dapat meningkatkna kualitas kinerja manajemen. Keahlian-keahlian tersebut meliputi sebagai berikut:

1. Keahlian teknik (Technical skills)Merupakan kemampuan untuk menggunakan berbagai peralatan, prosedur atau teknik dalam bidang tertentu, seperti mengoperasikan computer, mendasain bangunan, membuat layout perusahaan, dan lain sebagainya.

2. Keahlian masalah kemanusiaan (Human skills)Merupakan kemampuan untuk dapat mengerti dan memahami tentang karakteristik orang lain, berpartisipasi secara aktif dengan

manusia, mengetahui potensi dan kelemahannya, sebagai harapan masa depan dan reaksi terhadap ancaman dan diri manusia. Contoh dari keahlian ini seperti keahlian dalam bernegosiasi, memotivasi, meyakinkan orang, dan lain sebagainyaKeahlian konspetual (Conceptual skills)

3. Merupakan kemampuan untuk melihat secara sistematis dan komprehensif atas segala aktivitas dan kepentingan organisasi. Keahlian ini meliputi pemahaman untuk memfungsikan semua komponen organisasi, baik secara keseluruhan maupun secara parsial

4. Keahlian strategi (Strategic skills)Merupakan keahlian yang diperlukan oleh manajer untuk dapat melihat organisasi sebagai suatu sistem. Keahlian ini manajer memegang peranan untuk dapat mengatisipasi segera mungkin semua fonomena internal dan eksternal organisasi.

Berepara keahlian lain dewasa ini yang juga dibutuhkan manajer dalam mengelola organisasi, yaitu:

1. Keahlian manajemen global (Global management skills)Merupakan keahlian manjeril yang tidak hanya berfokus pada negaranya, tetapi jug lintas negara.

2. Keahlian teknologi (Technological skills) Merupakan keahian manajerial dalam menguasai berbagai perkembangan teknologi.

Agar keahlian manajer terasah dengan baik maka hal yang perlu ditingkatkan adalah kualitas kerja darinya dari sumber keahliannya. Sumber keahlian yang paling penting adalah pendidikan dan pengalaman. Dengan proses pendidikan maka mampu mengantarkan manajer untuk membuka cakrawala berpikir dan peningkatan kognisi dibidang manajemen, sedangkan pengalaman merupakan guru yang paling baik. Dari pengalaman maka

manajer dapat memtik hikma dan pengetahuan yang sangat berharga bagi dirinya.

BAB II

PERKEMBANGAN ILMU MANAJEMEN

A. Teori Manajemen Klasik

Pada awal abad I dikatakan bahwa manajemen ilmiah muncul setelah Negara-negara Eropa Barat dan Amareika dilanda revolusi industri, yang terjadi pada sekitar awal abad ke 20 yaitu mulai ditinggalkannya prinsip-prinsip lama yang sudah tidak efektif dan efisien lagi.

Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu:

1. Robert Owen (1771-1858)Pada tahun 1800-an ia merupakan seorang manajer pada bebrapa

pabrik pemintal kapas di New Lanarls, Skotlandi. Beliau adalah manajer pertama yang menyadari dan mengakui pentingnnya sumber daya manusia dan senantiasa memperhatikan pekerja. Beliau mengakui dan menyadari bahwa manusia mempunyai martabat pribadi sebagaimana dirinya dengan menetang praktek-praktek mempekerjakan anak-anak usia 5 atau 6 tahun dan standar kerja 13 jam perhari. Tersentuh dengan kondisi kerja yang amat menyedihkan itu, beliau mengajukan adanya perbaikan terhadap kondisi kerja.

Beliau merupakan seorang inovator dengan menetapkan kerja spesifik yang memberikan dampak meningktan produktivitas. Penilaian bawaan dilakukan dengan secara terbuka setiap hari sehingga bukan hanya memungkinkan para manajer mengetahui letak permasalahannya tetapi juga memberikan kebanggaan dan mendorong kompetisi yang sehat.

2. Charles Babbage (1792-1871)

Beliau seorang ahli matematika dari inggris yang memusatkan perhatian pada efesiensi produksi. Beliau meyakini akan perlunya pembagian kerja dan perlunya penggunaan matematika dalam efesiensi penggunaan fasilitas dan material produksi. Beliau berkayakinan bahwa setiap

pekerjaan dalam pabrik harus dipecah sehingga berbagai keterampilan yang terlibat dapat dipisahkan. Setiap bawahan dididik dengan satu keterampilan spesifik dan hanya diberikan tanggung jawab dari sebagian proses. Dengan keterampilan seperti maka akan memberikan beberapa keunggulan, yaitu:

a. Waktu yang diperlukan untuk belajar dan pengalaman-pengalaman yang baru

b. Banyaknya waktu yang sia-sia bila seorang berpindah-pindah dri satu pekerjaan kepekerjaan yang lain.

c. Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja, bekerja terus-menerus dalam tugasnya

d. Memberikan perhatian pada pekerjaannya sehinnga dapat meresepsi alat-alatnya

B. Perkembangan Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen sampai pada saat ini telah berkembang dengan pesat, Perkembangan mutakhir teori manajemen melahirkan beberapa perspektif tambahan megenai teori manajemen yang mungkin sangat penting bagi para manajer dewasa ini.

1. Penedekatan sistem (System approach)Pendekatan ini memiliki pandangan bahwa organisasi sebagai sistem yang dipersatukan dan diarahkan dari bagian-bagian yang saling berkaitan. Teori ini perlu memperhatikan dinamika dan saling ketergantungan alami dari organisasi serta tugas manajemen sehingga tersedia kerangka kerja tempat kita dapat merencanakan tindakan dan mengantisipasi konsekuensi jangka pendek dan jangka panjang. Perspektif ini mengantarkan para manajer dapat mempertahankan keseimbangan antara kebutuhan organisasi secara keseluruhan

2. Penedekatan kontingensi (Contingency approach)Pendekatan ini kadang-kadang juga disebut pendekatan situsional yang berfokus terhadap saling ketergantungan dari banyak factor yang terlibat dalam situasi manajemen. Pendekatan ini mencoba untuk menerapkan berbagai pendekatan manajemen terdahulu pada kehidupan nyata atau kondisi dan situasi tertentu. Perbedaan kondisi dan situasi tertentu memerlukan pendekatan tertentu pula. Dengan persepktif ini tugas manajer ialah mengidentifikasi teknik tertentu yang paling cocok diterapkan pada situasi tertentu dalam mencapai tujuan organisasi, karena tidak ada satupun teknik manajemen yang universal yang dapat diterapkan dalam setiap situasi dan kondisi.

3. Pendekatan keterlibatan dinamik (Dynamic engagement approach)Pendekatan ini mengungkapakan serengkaian tantangan pada cara kita berpikir menegenai manajemen dan organisasi abad ke 21. Perspektif pendekatan ini adalah waktu dan hubungan manusia mendesak manajemen untuk memikirkan ulang pendekatan tradisional dalam menghadapi perubuhan yang terus menerus berlangsung dengan cepat. Dengan perspektif semacam ini maka manajer dituntut untuk tidak hanya memperhatikan kepentingan pribadinya sendiri, tetapi juga harus mampu memahami apa yang penting bagi manajer yang lain dalam organisasi mereka maupun dalam organisasi yang lain.

Para manajer dituntut untuk memperhatikan secara teliti tentang nilai-nilai yang menjadi pedoman manusia dalam orgnisasi serta budaya organisasi dan nilai-nilai yang dianut oleh orang-orang di luar organisasi. Diakuai bahwa berbagai perspektif dan nilai yang dibawah oleh orang-orang dengan latar belakang budaya yang berbeda ke dalam organisasi bukan sekedar suatu fakta kehidupan, tetapi merupakan sumber kontribusi signifikan. Memprktekkan keterlibatan dinamik, manajer dituntut untuk terus

mencari jalan meningkatkan potensi karyawan serta pribadinya. Setiap manajer harus mencari jalan agar setiap proses organisasi dapat dilakukan untuk menyediakan produk dan jasa yang bertanggung jawab atas pelanggang dan standar persaingan yang semakin lama semakin ketat.

C. Teori Organisasi Klasik

Teori organisasi klasik disebut juga teori administratif. Tokoh-tokoh teori klasik antara lain yaitu: Hanry Fayol, James D. Mooney, Mary Parker Follet, Clan Chaster I. Barnand.

1. Hanry Fayol (1841-1925)

Fayol terkenal sebagai Bapak Teori Ilmiah. Dalam bukunya yang terkenal dengan judul Administration Industrielle et Generale, Fayol mengemukakan teori dan teknik administratif untuk mengelola organisasi yang kompleks. Sebagai manejer utama di pabrik tambang dan metalurgi yang sangat terkenal di Eropa, Fayol yakin bahwa kesuksesannya merupakan keterampilan mengembangkan pengalaman dan introspeksi. Selain itu, Fayol berkeyakinan bahwa keberhasilan para manajer tidak hanya ditentukan oleh kemampuan dirinya sendiri, tetapi dipengaruhi dengan penggunaan metode manajemen yang tepat

Fayol juga membagi 6 kegiatan manajemen yaitu:

1. Kegiatan teknikal (produksi, manufacturing, adaptasi)2. Kegiatan komersial (pembelian, penjualan, pertukaran)3. Kegiatan finansial (pencarian, penggunaan dan pengendalian modal)4. Kegiatan keamanan (perlindungan terhadap kekayaan dan personalia

organisasi)

5. Kegiatan akuntansi (penentuan persediaan, biaya, penyusunan rencana dan laporan rugi laba) dan,

6. Kegiatan manajerial (planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling).

Hanry fayol juga mengemukakan 14 prinsip manajemen yang menjadi dasar perkembengan teori manajemen klasik, yaitu:

a. Pembagian kerja (Devision of work)

Spesialisasi dalam pekerjaan akan meningktatkan produktivitas dan akan menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas karena seseorang dapat memusatkan diri pada pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya. Dengan adanya pembagian kerja atau spesialisasi pada umumnya pekerjaan-pekerjaan teknis dan manajerial dapat dilaksanakan lebih efisien

b. Wewenang dan otoritas (Authority and responsibility)

Hak yang meleket pada diri seseorang untuk melaksanakan peritah. Wewenang dibedakan menjadi dua yaitu wewenag personal yang bersumber pada intelegensi, pengalaman nilai moral, kesanggupan untuk memimpin, dan wewenang official merupkan wewenang resmi yang diterima dari wewenang yang berada diatasnya

c. Disiplin (Dicipline)

Melaksanakan segala hal yang sudah menjadi persetujuan bersama serta taat akan peranan dan tujuan organisasi

d. Kesatuan perintah (Unity of command)

Bawaan menerima intruksi dari seorang atasan saja dan setiap perintah dipertanggung jawabkan hanya pada satu orang saja

e. Kesatuan pengerahan (Unity of direction)

Setiap organisasi yang mempunyai tujuan yang sama yang diarahkan oleh seorang manajer. Suatu organisasi akan efektif apabila anggota-anggotanya bekerja bersama berdasarkan tujuan yang sama. Untuk sekelompok aktivitas yang mempunyai sasaran yang sama harus memiliki “satu atasan dan satu rencana”.

f. Mendahulukan kepentingan umum diatas kepentigan pribadi (Suburdination of individual interest to general interest)

Kepentingan seseorang tidak boleh melebihi dari kepentingan bersama atau organisasi karena kepentingan organisasi harus dijaga sebagai kepentingan yang tertinggi. Agar setiap usaha berjalan sesuai dengan rencana maka setiap anggota organisasi harus mengesampingkan kepentingan pribadinya dan mengutamakan kepentingan organisasi.

g. Balas jasa (Renumeration)

Gaji bagi setiap pegawai merupakan hasil usaha yang telah dikerjakannya dan Kompensasi harus diberkan secara adil baik bagi karyawan maupun bagi pemilik.

h. Sentaralisasi (Cezzalitation)

Sentralisasi dan desentralisasi merupakan pembagian kekuasaan yang dimana keduanya harus diseimbangkan dengan cara yang tepat.

i. Rantai scalar atau hiraraki (Scalar chain)

Garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan senantiasa mempermuda komunikasi dengan pegawai yang selevel

j. Adanya aturan atau tatanan (Order)

Material dan orang-orang harus ada pada tempat dan waktu yang tepat. Konsepsi Fayol menyatakan bahwa harus ada suatu tempat bagi segala hal dan segala hal harus berbeda pada tempatnya; suatu tempat bagi setiap orang dan setiap orang harus menduduki tempat yang memang seharusnya menjadi tempatnya; dan “the right man in the right place”.

k. Keadilan atau perlakuan yang sama (Equity)

Merangsang agar pekerja melaksanakan pekerjaan dengan baik dan adanya kesamaan dalam perlakuaan dalam organisasi

l. Kelenggangan personalia (Stability of tonure of personel)

Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak kurang baik bagi organisasi olehnya itu seorang pegawai memerlukan penysuaian untuk mengerjakan pekerjaan barunya, agar dapat berhasil dengan baik. Apabila seorang sering kali dipindah dan satu pekerjaan ke pekerjaan lain akan menghambat dan membuat pekerja tersebut produktivitasnya kecil.

m. Inisiatif (initiavite)

Bawahan diberikan kekuasaan menjalankan dan menyelesaikan masalahnya, mengeluarkan pendapatnya, serta bebas merencanakan dan menjalankan tugasnya secara kreatif walaupun nantinya ada kesalahan yang mungkin terjadi.

n. Semangat korps (esprit the corps)

Persatuan adalah keleluasaan, kekuatan, kebanggaan, keharmonisan dan kesetiaan para anggotannya yang terermin dalam semangat korps.

Henry fayol mengemukakan mengenai elemen yang mutlak harus dijalankan oleh manajemen. Kelima elemen manajemen tersebut adalah :

1. Planning (perencanaan)2. Organizing (Pengorganisasian)3. Commanding (pemberian perintah)4. Coordinating (pengkoordinasian), dan5. Controlling (pengendalian/pengawasan)

2. James D. Mooney

Seorang eksekutif General Motors. Mooney mengartikan organisasi sebagai kelompok orang yang terdiri atas dua atau lebih orang untuk mencapai tujuan tertentu. Ada tempat unsur yang harus diperhatikan dalam organisasi yaitu koordinasi. Prinsip scalar, prinsip fungsional dan prinsip staff.

3. Mary Parker Follett (1868 1933)

Follet memperkenalkan banyak elemen baru dalam manajemen terutama dalam bidang hubungan manusia dan struktur organisasi. Elemen baru ini lalu dikembangkan para ahli manajemen yang muncul berikutnya. Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, di mana pemikiran Follett pada teori klasik tapi memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industry dan pemerintahan. Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses intergrasi.

4. Chaster I. Barnard (1886 1961)

Bernard memiliki pemikiran yang sejalan dengan pandangan follet. Menurut Bernard, orang berkumpul bersama dalam organisasi

formal untuk mencapai tujuan yang tidak dapat mereka capai kalau bekerja sendiri, tetapi pada saat mengejar sasaran organisasi, mereka juga harus memuaskan kebutuhan individual mereka masing-masing

Dalam bukunya The Function of the Executive (1938) mengatakan bahwa organisasi merupakan sistem kegiatan yang diarahkan pada tujuan yang hendak dicapai. Fungsi utama manajemen yaitu perumusan tujuan dan pengadaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Menurut teorinya yang diberi nama teori penerimaan mengatakan bahwa seorang bawahan akan menerima perintah hanya bila dia memahami dan mampu serta berkeinginan untuk mencapainya. Bernard adalah pelopor penggunaan pendekatan sistem.

Adapun kritik terhadap pendekatan teori organisasi klasik, antara lain:

a. Merangsang berfikir yang mengutamakan konformitas dan formalitasb. Merupakan rutinitas yang membosankanc. Ide-ide inovatif tidak sampai kepada pengambil keputusan karena

panjangnya jalur komunikasid. Tidak memperhitungkan organisasi nonformal yang seringkali

berpengaruh terhadap organisasi formale. Dijalankan secara berlebihanf. Terlalu banyak aturan yang berbelit-belitg. Kecenderungan menjadi orwelian yaitu keinginan birokrasi

mencampuri (turut melaksanakan, bukan mengendalikan urusan.

E. Aliran Hubungan Manusiawi

Aliran ini timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi modukasi dan keselarasan kerja. Para pakar mencoba melengkapi organisasi klasik pandangan sosiologi. Tokoh –

tokoh aliran hubungan manusia antara lain hugo Munsterberg dan Elton mayo.

1. Hugo Munsterberg (1836-1916)

Beliau merupakan ahli psikologi berkebangsaan Jerman yang dikenal sebagai bapak psikologi industry. Sumbangan yang terpenting adalah berupa pemanfaatan psikologi dalam mewujudkan tujuan-tujuan produktivitas seperti dengan teori-teori manajemen lainnya. Pemikiran beliau yang dituangkan dalam bukul yang berjudul Psicology and Industrial efficiency,dikemukan bahwa peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Menemukan orang terbaik (bawahan yang berkualiatas mentalnya terbaik untuk pekerjaa tersebut);

b. Menciptakan pekerjaan yang terbaik (kondisi psikologis yang ideal untuk mencapai produktivitas secara maksimum);

c. Menggunakan pengaruh psikologis, yang disebut pengaruh yang paling mungkin (the best possible effect) untuk memotivasi para bawahan

2. Elton Mayo (1880-1949)

Beliau bersama koleganya melakukan penelitian /percobaan yang berkaitan dengan teori manajemen perilaku didaerah chicago pada pabrik Western Elektrik. Terkenal dengan percobaan-percobaan howthorne, dimana hubungan manusiawi menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi dengan bawahan.

Berdasarkan hasil penelitiannya, mayo dan kawan-kawan menarik kesimpulan bahwa para bawahan akan bekerja lebih keras apabila mereka yakin bahwa manajeman memikirkan tentang kesejahteraan (welfare) mereka dan para penyelia memberikan perhatian khusus kepadanya. Mayo berkeyakinan bahwa karyawan seharusnya

dimotivasi dengan kebutuhan-kebutuhan social dalam hubungan yang efektif daripada pengawasan ataupun pengendalian manajemen.

Penelitian lainnya yaitu kelompok kerja informal ligkungan sosial karyawan signifikan terhadap produktivitas. Konsep makhluk sosial dimotivasi kebutuhan sosial keinginan akan hubungan timbal balik dalam pekerjaan dan lebih responsif terhadap dorongan kelompok kerja, pengawasasn manajemen telah menggantikan konsep “makhluk rasional” yang di motivasi oleh kebutuhan-kebutuhan pisik manusia.

Keterbatasan dari teori hubungan manusiawi ini adalah bahwasanya konsep makhluk sosial tidaklah menggambarkan secara lengkap individu-individu di tempat kerjanya. Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan kerja tidak menghasilkan perubahan produktivitas yang mencolok. Lingkungan sosial di tempat kerja bukanlah satu-satunya tempat pekerja saling berinteraksi dengan unit lain di luar tempat kerja. Kelompok yang diteliti mengubah perilakunya karena merasa kelompoknya menjadi objek dan subjek penelitian.

F. Aliran Modern

Dalam pengembangannya dibagi menjadi dua, pertama aliran hubungan manusia (prilaku organisasi), dan kedua berdasarkan pada manajemen ilmiah atau manajemen operasi.

Prilaku Organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat bare mengenai prilaku manusia manusia dan sistem. Toko aliran prilaku organisasi ini yaitu:

a. Douglas McGregor yang terkenal dengan teori X dan teori Y.b. Frederick Herzberg terkenal dengan teori motivasi higenis atau teori

dua factor.

c. Chris Argiris mengatakan bahwa organisasi sebagai sistem social atau sistem antara hubungan budaya.

d. Edgar Schein dinamika kelompok dalam organisasi.e. Abhraham Maslow mengemukakan tentang hirarki kebutuhan

tentang prilaku manusia dan dinamika proses.f. Robert Blak dan Jane Mouton mengemukan lima gaya kepemimpinan

dengan kisi-kisi manajerial (managerilgrid).g. Fred Feidler menerapakan pendekatan contingency padastudi

kepemimpinan.

Prinsisp Dasar Prilaku Organisasi:

1) Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, produsen dan prinsip).

2) ManaJemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif.

3) Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.

4) Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.

BAB III

MANAJER DALAM KEGIATAN MANAJEMEN

A. Peran Manajer dalam Organisasi

Manajer pada dasarnya adalah subjek dari kegiatan manajemen. Artinya, manajer adalah orang yang melakukan kegiatan manajemen. Lebih lengkap lagi manager adalah individu yang bertanggung jawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam sebuah organisasi di jalankan bersama para anggota dari organisasi, dan pengertian lain juga dikatakan bahwa Manajer adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan.

Kata Organisasi merupakan kata serapan dari kata bahasa inggris “Organization”, yang artinya mengatur atau kumpulan sesuatu yang diatur bekerja sama, jadi pengertian Organisasi ini adalah “Kumpulan manusia dan sarana pendukung yang diikat pada suatu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama”. Agar organisasi dapat beroperasi dengan lancer, perlu ada manusia yang mengatur organisasi itu sesuai dengan pengertiannya yang diistilahkan Manajer.

Seorang manajer mempunyai tanggung jawab sosial terhadap keputusan-keputusan yang diambil, karena dapat mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut. Atas dasar ini maka seorang manajer di tuntut untuk dapat mengaplikasikan etika berusaha (the ethics of manager). Ada lima faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini, yaitu hukum;

1. Peraturan-peraturan pemerintah termasuk di dalamnya undang undang yang di keluarkan oleh pemerintah

2. kode etik industri dan perusahaan,3. Tekanan-tekanan sosial4. Tegangan antar standar perorangan dan,

5. Kebutuhan organisasi.

Dalam setiap organisasi, para manajer bertugas untuk memastikan, bahwa keseluruhan tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi dapat diwujudkan melalui rangkaian kegiatan manajemen baik yang bersifat fungsional maupun bersifat opersasional.

Tugas-tugas seorang manajer adalah :

1. Memimpin organisasi2. Mengatur organisasi3. Mengendalikan organisasi4. Mengembangkan organisasi5. Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi6. Menciptakan kerja sama di dalam organisasi.7. Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi8. Menumbuhkan kepercayaan9. Meningkatkan rasa tanggung jawab10. Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi11. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan12. Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya

Manajer dalam hubungan dengan menajemen menjelaskan tentang substansi tugas yang ada padanya. Pada satu sisi, manajer ada pada posisi tugas pelaksanaan kepemimpinan dengan membantu pemimpin memimpin pekerjaan yang bersifat departemenal. Di sini manajer sebagai pemimpin suatu departemen atau unit kerja dalam suatu organisasi. Pada sisi yang bersifat lebih substansial, manajemen merupakan tugas seorang manajer yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas kepemimpinan pada asas manajerial.

B. Manajemen Sebagai Profesi

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen.

Manajemen sebagai profesi karena manajemen bisa digunakan sebagai batu pijak dan karir. Banyak usaha telah dilakukan untuk mengaplikasikan menajemen sebagai suatu profesi. Edgar H. Schein telah menguraikan kriteria-kriteria untuk menentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat diperinci sebagai berikut:

1. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip- prinsip umum. Adanya pendidikan, dan program-program latihan formal menunjukkan bahwa ada prinsip-prinsip manajemen tertentu yang dapat diandalkan.

2. Para profesional mendapatkan status tertentu, bukan karena favoritisme atau karena suku bangsa atau agamanya dan kriteria politik atau sosial budayanya.

3. Para profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya

Manajemen telah berkembang menjadi bidang yang semakin profesional melalui perkembangan yang menyolok program-program latihan manajemen di universitas maupun diberbagai lembaga manajemen swasta, dan melalui pengembangan para eksekutif organisasi.

C. Manajemen Sebagai Sains

Meskipun umur organisasi manusia untuk mencapai tujuan-tujuan umum sudah berabad-abad, namun ilmu mengenai manajemen baru sekarang berkembang. Sejak perang dunia ke dua telah makin disadari, bahwa mutu manajemen adalah penting bagi hidup modern, dan telah menghasilkan analisis dan studi yang makin meluas terhadap proses penelitian manajemen, lingkungannya, dan teknik-tekniknya

Karakteristik dari Ilmu adalah bersifat rasional dan objektif sebab telah di uji secara sistematis. Manajemen yang berhubungan dengan keadaan emperis dan manajemen sering kali terlibat dengan pengambilan keputusan maka manajemen harus bersikap adil, objektif, rasional dan sistematis. Dengan demikian kehadiran ilmu sangat diperlukan dalam manajemen. Ilmu yang paling banyak digunakan umumnya adalah matematika dan statistic selanjutnya akuntansi. Ilmu dalam manajemen merupakan hal mendasar, tanpa adanya ilmu maka perilaku manajemen akan menjadi rancu dan kacau sebab semuanya berlaku tidak pada prinsip rasionalitas dan jika ini terjadi maka keputusan manajemen sangat sulit dipertanggung jawabkan. Tanpa mempunyai Ilmu maka manajer sangat tidak mungkin dapat mengambil keputusan yang tepat dan jika keputusan tidak tepat juga tidak mungkin dapat mencapai tujuan organisasi.

Manajemen sebagai suatu ilmu adalah akumulasi pengetahuan yang disistematiskan atau kesatuan pengetahuan yang terorganisasi. Manajemen sebagai suatu ilmu dapat pula dilihat sebagai suatu pendekatan (approach) terhadap seluruh dunia empiris, yaitu dunia yang terikat oleh faktor ruang dan waktu, dunia yang pada prinsipnya dapat diamati oleh indra manusia.

Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Manajemen merupakan suatu ilmu karena dalam manajemen diaplikasikan langkah-langkah metode ilmiah tertentu, seperti:

1. Observasi2. Rumusan permasalahan3. Akumulasi dan klasifikasi fakta tambahan yag baru 4. Generalisasi5. Rumusan hipotesis, serta6. Testing dan verifikasi.

Manajemen dikatakan sebagai suatu ilmu sehingga seorang manjer juga harus memiliki sikap ilmiah seperti halnya sikap ilmiah yang harus dimiliki para ilmuwan. Sikap ilmiah yang harus dimiliki seorang manajer adalah sebagai berikut

1. ObjektivitasYang dimaksud dengan objektif adalah bahwa (dalam satu peninjauan yang dipentingkan adalah objeknya). Faktor subjek dalam membuat deskripsi dan analisis seharusnya dilepaskan jauh-jauh meskipun tidak mungkin untuk mendapatkan objektibitas yang absolute Hal itu di sebabkan ilmu itu sendiri merupakan hasil rekayasa manusia sebagai subjek yang sedikit banyak akan memberikan pengaruhnya.

2. Serba relatifSeorang manajer sebagai ilmuwan harus menerima realitas perubahan yang terjadi dan memberikan dampak terhadap masa berlakunya teori-teori yang telah mereka miliki. Berlakunya teori yang mereka miliki tidaklah mutlak kebenaranya. Namun, mungkin saja terjadi bahwa teori mereka digugurkan oleh teori-teori lain

3. SkeptifYang dimaksud sikap skeptif adalah sikap yang selalu ragu terhadap pertanyaan yang belum cukup kuat dasar pembuktiannya. Bahwa manajer sebagai ilmuwan harus selalu hati-hati,harus teliti dalam memberikan penilaian dan pernyataan ilmiah.

4. Kesabaran intelektualMampu menahan diri dan kuat untuk tidak menyerah kepada tekanan dalam menyatakan suatu pendirian ilmiah karena memang belum selesai dan belum lengkap hasil yang di capai.

5. KesederhanaanKesederhanaan dalam sikap ilmiah adalah kesederhanaan dalam cara berpikir, cara menyatakan dan cara pembuktian.

6. Tidak memihak kepada etik

Sikap tidak memihak kepada etik adalah bahwa ilmu tidak memiliki tujuan dan tugas untuk membuat penilaian tentang hal yang baik dan hal yang buruk, melainkan ilmu memiliki tugas untuk mengemukakan hal-hal yang salah dan hal-hal yang benar secara nisbi.

D. Manajemen Sebagai Seni

Manajemen sebagai suatu seni bukan diartikan seni dalam arti formal yang biasa dihubungkan dengan seni musik, sastra, tari, drama, patung, lukis, dan sebagainya. Dengan demikian, bukan berarti bahwa untuk menjadi pemimpin yang baik harus menjadi seorang seniman, atau seorang pemimpin minimal harus menguasai salah satu cabang kesenian seperti menari, menyanyi, dan melukis, akan tetapi yang dimaksud seni disini adalah mengenai pengertian yang lebih luas dan umum, yaitu merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan,serta keterampilan dalam menerapkan prinsip, metode dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya alam (human and natural resources)secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.

Selain sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan oleh kepemiminan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan aga susah untuk dipelajari, oleh karena itu manajemen merupakan cara menghasilkan dan mengembangkan kreatifitas seni yang paling kondusif di dalam mengelola, membimbing, mengarahkan dan mengawasi orang dalam organisasi.

Selain itu juga, beberapa ahli seperti Follet menganggap manajemen adalah sebuah seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin

hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan sulit dipelajari.

G.R. Terry mengatakan secara esensial seorang manajer adalah sorang ilmuwan dan seorang seniman. Ia memerlukan suatu pengetahuan yang disusun menurut sistem yang memberikan kebenaran-kebenaran pokok yang dapat digunakan dalam mengoperasikan pekerjaannya. Pada waktu yang sama, manajer harus memberi ilham, membujuk, bermulut manis, megajar dan memikat orang lain berbobot maupun tidak berbobot untuk memberi pelayanan yang selaras dan menyumbangkan aktivitas individu dan aktivitas spesifik mereka ke arah tujuan tertentu.

BAB IV

MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN

A. Organisasi dan lingkungan

Setiap manajer dipengaruhi oleh factor-faktor lingkungan eksternal dalam pengambilan keputusan. keputusan yang diambil tegantung pada bentuk dan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi, disamping itu keputusan juga dipengaruhi oleh di mana seorang manajer duduk dalam posisinya.

Manajer dan organisasi memberikan tanggapan terhadap lingkungan eksternal, baik melalui pengaruh lingkungan yang bersifat mikro, prediksi maupun maupun lingkungan yang bersifat makro, di samping itu juga bisa melalui perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan itu sendiri.

B. Analisis Lingkungan

Analisis lingkungan merupakan proses monitoring lingkungan organisasi yang mengidentifikasi ancaman dan kesempatan dimasa akan datang yang akan mempengaruhi kemampuan organisasi di dalam mencapai tujuan . Analisis lingkungan merupakan awal dari proses manajemen strategi. Manajemen strategi merupakan menajemen yang dipusatkan kepada memenangkan persaingan . Jadi manajer harus memahami lingkungan organisasi yang mengitarinya

Lingkungan itu meliputi :

a. Lingkungan Fisikb. Lingkungan Non Fisikc. Lingkungan External dan d. Lingkungan Internal

Lingkungan senantiasa mengalami perubahan. Perubahan membawa konsekuensi positif maupun negatif, maka semua faktoryang berpengaruh terhadap perubahan tersebut perlu dilakukan analisis secara seksama agar perubahan tersebut tidak sampai menghancurkan individu dan organisasi.

Michael E Naylor, perencana strategi korporasi dari perusahaan General Motor mengatakan kesadaran terhadap lingkungan organisasi mempunyai arti yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi. Menajemen akan senantiasa mengumpulkan dan mempertimbangkan berbagai implikasi data yang berkaitan dengan faktor lingkungan. Berdasarkan teori sistem, organisasi/perusahaan tersebut merupakan suatu sistem yang terbuka dan bukan semata tertutup maka segala sesuatu yang mengitarinya pasti akan memberikan pengaruh terhadap organisasi, baik langsung maupun tidak langsung. Pengaruh lingkungan eksternal sangat besar bagi kondisi internal perusahaan sedangkan pengaruh internal kepada eksternal tidak pernah sebesar pengaruh eksternal terhadap pengaruh lingkungan internal perusahaan.

C. Macam-Macam Anlisis Lingkungan

Tujuan mengenal lingkungan adalah untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang ada pada organisasi.

Langkah-langkah mengetahuin 4 variabel tersebut adalah

1. Mengukur kinerja organisasi di masa lampau kemudian membandingkan kinerja organisasi pada tahun berjalan.

2. Mengetahui kinerja dan aktivitas organisasi pesaing.3. Memahami keadaan dunia industri secara keseluruhan dan

perkembangannya.

Metode analisis yang banyak dipakai menganalisis lingkungan terdiri dari:

a. Metode Analisis PIMS (profit impact of market strategy)Dalam analisis ini yang menjadi ukuran adalah model strategi

yang digunakan dan tingkat kembali modal yang di peroleh organisasi. Karasteristik yang tercakup dalam analisis ini adalah:

1. Intensitas inventasi yang rendah.2. Pangsa pasar yang tinggi.

3. Kualitas produk relatif tinggi.4. Penggunaan kapasitas organisasi yang tinggi.5. Efektivitas oprasi organisasi yang tinggi6. Biaya langsung per unit yang tinggi

b. Metode analisis rantang nilai (Value chain Analysis)Metode ini disampaikan oleh Porte yang merupakan suatu cara

menguji sifat dan luasnya sinergi organisasi di antara aktivitas internal korporasi. Menurut Porter, setiap organisasi merupakan kumpulan aktifitas yang diciptakan untuk merancang, menghasilkan memasarkan, mengirimkan,dan mendukung produknya. Semua aktivitas ini dapat dipresentasikan dengan menggunakan rentang nilai sebagai sumber utama bagi keunggulan kompetitif. Porter mengidentifikasi 5 (lima) aktivitas utama yang biasanya terjadi di dalam setiap organisasibisnis yaitu:

1. Menyediakan logistic bahan baku.2. Operasi organisasi.3. Menyelenggarakan pengeluaran barang jadi.4. Melakukan pemasaran dan penjualan.5. Melayani langgana

Selain itu Porter juga mengidentifikasi 4 (empat) aktivitas pendukungyang meliputi;

1. Proses perolehan.2. Pengembangan teknologi.3. Manajemen sumber daya manusia.4. Infrastruktur perencanaan, akuntansi, keuanagan, hukum , kebijakan,

pemerintah, dan manajemen kualitas.c. Metode analisi fungsional

H. I. Ansof menganjurkan bahwa keahlian dan sumber daya dapat diorganisis ke dalam profil kompetensi berdasarkan tipe fungsi

bisnis yang meliputi fungsi produksi, fungsi pemasaran, fungsi keuangan, fungsi sumberdaya manusia, funsi riset, dan pengembangan dan funsi terkait lainnya.

D. Lingkungan Internal Organisasi

Lingkungan Internal Organisasi adalah berbagai hal atau berbagai pihak yang terkait langsung terhadap kegiatan sehari-hari organisasi dan mempengaruhi langsung terhadap setiap program, kebijakan organisasi. Adapun yang termasuk dengan Lingkungan Internal Organisasi adalah :

1. Pemilik Organisasi (Owners)

Pemilik Organisasi adalah mereka yang secara historis maupun hukum dinyatakan sebagai pemilik akibat adanya penyertaan modal, ide, maupun berdasarkan ketentuan lainnya dinyatakan sebagai pemilik organisasi. Organisasi perlu memahami para pemilik organisasi, karena setiap pemilik memiliki tujuan yang hendak dicapainya melalui kepemilikannya atas organisasi. Tujun yang hendak dicapai oleh para pemilik ini merupakan salah satu sumber pertimbangan dari para pengelola organisasi ketika mereka menjalankan kegiatan organisasi

2. Tim Manajemen (Board of Manager or Directors)

Tim Manajemen adalah orang-orang yang menurut para pemilik organisasi atau perusahaan dinyatakan atau ditunjuk sebagai pengelola organisasi dalam aktivitasnya sehari-hari untuk suatu periode tertentu. Orang-orang ini bekerja secara profesional berdasarkan tugasnya masing-masing, dan dalam periode tertentu harus melaporkan setiap kegiatannya pada pemilik perusahaan, oleh karena itu organisasi perlu memahami tim manajemen, karena tim inilah yang akan menjadi penggerak arah dari kegiatan organisasi

dalam mencapai tujuannya. Jika tim tidak dapat mengarahkan organisasi kea rah pencapaian tujuannya, maka dapat dikatakan tim tersebut secara efektif tidak bekerja dan sulit untuk dipertahankan.

3. Para Anggota atau Para Pekerja (Employes)

Para anggota atau para pekerja dalam sebuah organisasi merupakan unsur Sumber Daya Manusia (SDM) yang sangat dominan dalam sebuah organisasi. Para pekerja inilah yang sehari-hari bergelut dengan aktivitas operasional perusahaan dan menjalankan tugas-tugas keseharian. Para pekerja merupakan aset bagi perusahaan. Organisasi perlu memahami para pekerja karena setiap pekerja memiliki karakteristiknya masing-masing. Perbedaan karakteristik dari setiap pekerja dapat disebabkan oleh motif yang berbeda-beda, maka dari itu maka para pengelolah organisasi perlu memahami latar belakang dari setiap pekerjanya masing-masing untuk kemudian dapat ditugaskan dan diarahkan guna pencapain tujuan.

4. Lingkungan Fisik Organisasi (Phsycal Work Environment)

Pemilik organisasi, pekerja, dan tim manajemen merupakan orang-orang atau sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan. Organisasi memiliki sumber daya yang yang tidak hanya orang-orang , tetapi juga sumber daya uang (financial resources), sumber daya alam (natural resources), maupun sumber daya informasi (informational resources). Keseluruhan ini dapat dikategorikan sebagai lingkungan fisik organisasi perusahaan. Bangunan, uang, peralatan, barang persediaan, dan lain sebagainya merupakan lingkungan dimana setiap saat orang-orang dalam organisasi perusahaan berinteraksi dan memanfaatkannya untuk dapat didayagunakan.

E. Lingkungan eksternal Organisasi

Lingkungan ekstem atau eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan diketahui terlebih dahulu oleh manajer, disamping itu juga akan mempengaruhi manajer di dalam pengambilan keputusan yang akan dibuat. Unsur-unsur lingkungan eksternal organisasi contohnya yaitu perubahan perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku konsumen atau masyarakat, perkembangan teknologi, politik dan lain sebagainnya.

Lingkungan eksternal dibagi menjadi dua yaitu lingkungan mikro dan lingkungan makro. Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen yang terdiri atas penyedia, langganan, para pesaing, lembaga perbankan dan bukan bank dan lain sebagainya. Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung, seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi, politik, social, dan lain sebagainya.

Adapun yang termasuk lingkungan mikro perusahaan adalah :

1. Pelanggan (Customer)

Mereka adalah yang secara langsung memanfaatkan, menggunakan dan menggunakan permintaan atas barang atau jasa yang ditawarkan oleh organisasi. Dan karena pelanggan inilah menjadi alasan kuat untuk berdirinya sebuah organisasi perusahaan dan beroperasi.

2. Pesaing (Competitor)

Pesaing adalah organisasi bisnis lain yang menjalankan bisnis yang sama dengan organisasi yang kita jalankan. Karena bisnis yang dijalankan sama, maka pesaing merupakan tantangan (sekaligus ancaman) yang dihadapi organisasi dalam meraih pelanggan.

3. Pemasok (Supplier)

Pemasok merupakan pihak yang terkait langsung dalam kegitan bisnis dari sebuah organisasi, khususnya organisasi bisnis yang melakukan kegiatan produksi barang jadi dari berbagai jenis bahan baku..

4. Partner Strategis (Strategic Partner)

Partner strstegis yaitu perusahaan lain yang menjalankan bisnis berbeda dengan kita, tetapi secara bersama-sama bisa menjadi mitra kita dalam menjalankan bisnis yang saling menguntungkan kedua belah pihak.

Lingkungan Makro Perusahaan adalah :

1. Regulator

Regulator adalah pihak-pihak yang berkepentingan dalam menciptakan keadaan dan kegiatan bisnis yang fair dan aman bagi semua pihak yang ingin menjalankan bisnis. Agar keadaan tersebut dapat terwujud, maka perlu dibuat aturan-aturan main yang dapat disepakati oleh semua pihak di masyarakat tersebut.

2. Pemerintah (Goverment)

Pemerintah merupakan pihak yang memiliki legitimasi politik tertentu disuatu negara, diangkat dan bertugas untuk mewujudkan masyarakat ke arah yang lebih baik dalam pembangunan di segala bidang. Berdasarkan pengertian ini, maka pemerintah dituntut untuk melakukan kegiatan-kegiatan proaktif. Mulai dari pemberian kebijakan, penetapan aturan pemerintah, hingga upaya-upaya antisipasi dan penyeleseian atas berbagai masalah yang ada di masyarakat menuju masyarakat yang lebih baik di segala bidang baik material maupun spritual.

3. Masyarakat Umum (Society)

Masyarakat umum adalah keseluruhan pihak yang tidak termasuk ke dalam lingkungan-lingkungan yang disebutkan diatas. Masyarakat ini antara lain : pelanggan, masyarakat disekitar perusahaan, dan tokoh masyarakat dimana perusahaan ini berdiri. Termasuk juga masyarakat yang menjadi kontrol apa yang dijalankan oleh perusahaan tersebut, misalnya Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) diantaranya : YLKI.

BAB VPERENCANAAN

A. Konsep Dasar Perencanaan

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural- resources), dan sumber daya lainnya (other resources) untuk mencapai tujuan.

Perencanaan ialah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu priode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.

Menurut Bintoro Tjokroaminoto, perencanaan ialah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistimatis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.

Siagian memberikan pengertian perencanaan  sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan dikerjakan di masa datang dalam rangka mencapai tujan yang telah ditentukan sebelumnya.

Handoko berpendapat perencanaan meliputi 1) pemiliahan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi, 2) penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, system, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Perencanaan pada hakekatnya adalah proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternatif (pilihan) mengenai sasaran dan cara-cara yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang guna mencapai tujuan yang dikehendaki serta pemantauan dan penilaiannya atas hasil pelaksanaannya, yang dilakukan secara sistimatis dan berkesinambungan.

Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektifitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berdasarkan definisi tersebut perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut :

1. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang.

2. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana.

3. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan.

Terry medefinisikan Perencanaan berarti memilih dan menghubung-hubungi kenyataan dalam membayangkan dan merumuskan tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (What), siapa (Who), kapan (When), dimana (Where), mengapa (Why), bagaimana (How). Jadi perencanaan yaitu fungsi seworang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Kebutuhan akan perencanaan semakin hari semakin meningkat, dimana peningkatan tersebut punya akibat potensial terbesar tehadap sukses dan gagalnya manajemen.

B. Proses Pembuatan Rencana1. Menetapkan tugas dan tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

2. Observasi dan analisis Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam

pencapaian tujuan (observasi), bila sudah diketahui dan terkumpul,

maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinanFaktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat

beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesaian, besarnya biaya yang dibutuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesaSintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-

kemungkinan yang akan dilakukan dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

C. Pengkalisifikasian perencenaan

Pengklasifikasian perencanaan ditentukan oleh beberapa dimensi. Megginson (1983) mengemukakan lima dimensi pokok, yaitu :

1. Functional area covered, yaitu cakupan lingkup kegiatan, seperti lingkup kebijakan organisasi

2. Organizational level, yaitu level organisasi, seperti seluruh organisasi atau hanya bagian dari organisasi itu

3. Characteristics of plans, yaitu karakteristik yang mencakup tingkat kesempurnaan, kompleksitas, formalitas, dan cara pengembangannya

4. Time-scale covered, yaitu cakupan skala waktu, seperti rencana jangka pendek, jangka menengah dan rencana jangka panjang

5. Activities involved, yaitu jenis kegiatan yang dilakukan, seperti pengembangan sumber daya manusia, perubahan kurikulum, memodifikasi struktur organisasi dan pengiklanan.

Atas dasar ini Megginson (1983) mengklasifikasikan perencanaan menjadi tiga level, yaitu

1. Strategis plans (rencana strategis). Rencana ini merupakan rencana jangka panjang dan berkenaan dengan hakekat organisasi yang dirumuskan oleh manajer puncak. Rencana ini mencakup misi organisasi, objektif atau target organisasi, dan strategi yang dirancang untuk mencapai misi tersebut.

2. Standing plans (for reccuring). Level rencana ini dirumuskan oleh manajer tingkat menengah untuk kegiatan-kegiatan jangka panjang yang berulang-ulang. Pada tingkat ini dirumuskan berbagai kebijakan, prosedur dan aturan kerja organisasi.

3. Single-use plans (for non-reccuring). Pada level rencana ini para manajer ini, pertama merumuskan rencana-rencana jangka pendek yang digunakan hanya sekali (single use). Rencana ini digunakan untuk berbagai program kegiatan yang terkait, proyek-proyek untuk mencapai tujuan tertentu, dan juga semacam rencana pengalokasian sumber daya.

Selaian itu Stoner dan wankel juga (1986 : 189) mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional.

1. Rencana strategis (strategic plan)Rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang

luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alasan kehadiran organisasi tersebut. Perencanaan strategis merupakan proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu,

serta penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis itu dilaksanakan. Atau secara singkat, perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.

Rencana strategis sangat diperlukan pada setiap organisasi. Akan tetapi meskipun dipandang penting, perencanaan srategis selain memilliki kelebihan juga memiliki kelemahan. Kelebihan menggunakan rencana strategis, antara lain :

a. Dengan rencana strategis manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya kepada organisasinya

b. Membantu manajer mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan memecahkannya sebelum menjadi lebih buruk

c. Membantu manajer mengenal peluang yang mengandung resiko dan peluang yang aman dan memilih diantara peluang yang ada

d. Mengurangi kemungkinan devisa dan kejutan yang tidak menyenangkan, karena sasaran, tujuan, dan strategi untuk penelitian yang seksama

e. Melalui rencana strategis, manajer dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang tahan mengadapi ujian waktu

Sementara itu, kelemahan dengan menggunakan rencana strategis adalah sebagai berikut : a. Bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yang dapat

menghilangkan hubungan dengan produk dan pelanggan perusahaan.

b. Kadang-kadang perencanaan strategis cenderung membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan bebas resiko. Manajer tahunya hanya mengembangkan strategis dan sasaran tersebut yang dapat terus bertahan pada analisis perencanaan, dan dapat menghindari peluang menarik yang melibatkan

tingkat ketidakpastian yang tinggi atau yang sulit dianalisis dan dikomunikasikan.

2. Rencana operasional (operational plan) Rencana operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana

rencana strategis dilakukan. Rencana operasional terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.

a. Rencana sekali pakai (single use plan)Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan

tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Rencana sekali pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan berulang dalam bentuk yang sama dimasa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain sebagai berikut.

1). Program (programs) Program mencakup serangkaian aktivitas yang relatif luas.

Suatu program menjelaskan:1. Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai

suatu tujuan2. Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap

langkah3. Urutan serta pengturan waktu setiap langkah

2). Proyek (project) Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri.

Selain proyek memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam batas waktu tertentu.

3). Anggaran (budget) Anggaran adalah pernyataan tetang sumber daya keuangan (financial resource)

Yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula. Anggaran terutama merupakan alat untuk mengendalikan

aktivitas suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap program dan proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian, anggaran menentukan target aktvitas seperti hasil penjualan biaya tiap bagian, atau investigasi baru.

b. Rencana tetap (standing plan)Rencana tetap merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang (repetitive) yang dapat diperkirakan. Rencana tetap ini memberikan kesempatan kepada manajer untuk menghemat waktu yang digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan karena situasi yang serupa ditangani dengan cara yang konsisten yang telah ditentukan sebelumnya. Bentuk utama rencana tetap, antara lain sebagai berikut .

1). Kebijakan (policy) Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Kebijakan menentukan apakah keputusan dapat diambil atau tidak dapat diambil. Yang berhak membuat kebijakan dalam suatu organisasi adalah manajer puncak (top manager) . manajer puncak membuat suatu kebijakan disebabkan hal-hal berikut.1. Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organsasi.2. Harapan bahwa beberapa aspek organisasi dapat

mencerminkan nilai pribadi mereka.3. Perlu menghilangkan adanya kontradiksi atau kekacauan

yang terjadi pada hierarki yang lebih rendah dalam organisasi yang bersangkutan.

2). Prosedur standar (standard procedure) Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail yang disebut prosedur standar atau metode standar.

Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk detail untuk melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi.

3). Peraturan (rules) Peraturan adalah persyaratan bahwa suatu rindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan merupakan rencana tetap yang paling jelas dan bukan merupakan pedoman pemikiran atau pengambilan keputusan.

D. Jenis-Jenis perencanaan

Karena perencanaan sudah diterapkan pada semua jenis kegiatan, maka terdapat banyak jenis perencanaan. Sebagian rencana menyangkut bidang-bidang yang luas, sebagian lagi agak lebih sempit ; setengahnya berkaitan dengan pertimbangan-pertimbangan tata ruang, sedangkan yang lain lebih menekankan pelaksanaan, biaya, kualitas, atau sifat-sifat utama lainnya. Rencana-rencana dengan mudah dapat digolongkan sebagi berikut :

1. Rencana- pertumbuhan (Growth plans)

rencana-rencana ini memetakan arah, ke mana organisasi itu bergerak, tujuan-tujuannya, dan cepatnya gerak ekspansi yang dicari. Cara rasional untuk menjamin pertumbuhan yang diinginkan ialah dengan keterikatan anggota-anggota manajemen yang cakap dengan pertumbuhan dan dengan perencanaan pertumbuhan sendiri. Sebaliknya, hal ini menuntut penguasaan ke arah mana perencanaan itu harusnya berjalan; persoalan-persoalan besar apakah yang sekarang menghalangi atau akan menghalangi tercapainya tujuan-tujuan itu ; penjadwalan waktu untuk melaksanakan rencana-rencana itu; dan kegiatan-kegiatan khusus apakah yang diperlukan untuk memenuhinnya. Cara-cara kegiatan khusus, sengaja dibuat dengan sesuai dengan keperluan-keperluan perorangan dan persyaratan-persyaratan

organisasi, sangat di perlukan bagi kepemimpinan yang memadai dan perkembangan anggota-anggota manajemen

2. Rencana-rencana-keuntungan (Profit plans)

Biasanya, jenis perencanaan ini dipusatkan pada keuntungan perproduksi atau kelompok produksi. Dikepalai okleh seorang perencana keuntungan seluruh rencana menuju ke usaha dan pengeluaran minimum untuk mewujudkan keuntungan yang maksimum. Jangka waktu yang biasa untuk rencana-rencana keuntungan adalah satu sampai tiga tahun.

3. Rencana pemakaia (User plans)

Bagaimana cara memasarkan suatu hasil/jasa yang dipilih atau lebih baik melayani suatu pasaran terpilih, dijawab dengan suatu rencana pemakaian. Biasa diunamakan “product planning” –perencanaan hasil- atau “market planning” –perencanaan pasaran-, jenis perencanaan seperti ini sangat terkenal kebanyakan orang mengerti pokok apa yang direncanakan dan rencana pemakai digunakan secara luas untuk menguraikan teknik-teknik perencanaan. Jangka waktu yang diliputi rencana pemakaian biasanya satu tahun.

4. Rencna manajemen personal (Personal management plans)

Perencanaan urutan kepegawaian. Rencana-rencana untuk menarik perhatian, mengembangkan dan mempertahankan anggota –anggota manajemen, makin lama makin penting. Mulai diakui, bahwa manajemen kepegawaian tidak dapat dibiarkan saja kepada kebetulan.

E. Bentuk-Bentuk Perencanaan1. Rencana global ( Global Plan )

Rencana global ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Apa yang menjadi tujuan akhir suatu

organisasi yang bersifat jangka panjang. Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Dimana dalam pengembangannya harus memperhatikan situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi dimasa yang akan datang, yang tidak lepas dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi. Analisis peyusunan rencana global terdiri atas :a. Strength, yaitu kekuatan yang dimliki oleh organisasi yang

bersangkutan.b. Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi

yang bersangkutan.c. Opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh

organisasi.d. Treath, yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

2. Rencana strategik ( strategic plan ) Bagian dan rencana global yang lebih terperinci. Di mana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan sistem prioritas, mana yang akan dicapai lebih dahulu. Merupakan proses perencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategik ini, yaitu :a. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan

dilakukan.b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.c. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan

organisasi ( T. Hani Handoko, 1995 ).Langkah-langkah proses perencanaan strategik1. Penentuan misi dan tujuan oganisasi, yang mencakup tentang misi

yang diemban, falsafah yang digunakan untuk mencapai misi serta tujuan keseluruhan yang akan dicapai oleh organisasi.

2. Pengembangan profil perusahaan tentang kondisi dan kemampuan perusahaan. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan diwaktu yang lalu dan kemampuan yang mendukung pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian kegiatan diwaktu yang akan datang.

3. Analisa lingkungan eksternal, untuk mengetahui dan mengidentifikasi cara dalam menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi di luar organisasi.

4. Analisa internal, dengan menimbang kekuatan dan kelemahan yang dimiliki yang dibandingkan dengan profil perusahaan di lingkungan eksternal.

5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik, menggabungkan antara penentu tujuan dan misi, strategi yang digunakan, analisa lingkungan baik internal dan eksternal serta analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan tekanan yang dihadapi.

6. Pembuatan keputusan strategik yang mencakup penetapan, penilaian dan pemilih alternatif yang akan digunakan.

7. Pengembangan strategi perusahaan, yang dikembangkan ke dalam berbagai sasaran.

8. Implementasi strategik, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategik

9. Peninjauan kembali dan evaluasi dengan memonitor dan membandingkan serta menilai semua kegiatan yang dilakukan dengan tujuan yang akan dicapai.

Kebaikan dan kelemahan perencanaan strategik

Adapun Kebaikan dari rencana strategik, yaitu:

1. Memberikan pedoman yang konsisten terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

2. Tujuan-tujuan organisasi dapat dirumuskan dengan jelas.3. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum

menjadi parah.

4. Membantu manajer membuat keputusan.

Adapun Kelemahan rencana strategic, adalah sebagai berikut:

1. Kebaikan-kebaikan di atas dapat tercapai jika organisasi melakukannya melalui proses perencanaan strategic formal.

2. Diperlukan dana dan investasi serta waktu dalam jumlah yang besar.

3. Membatasi organisasi hanya terhadap pilihan-pilihan yang paling rasional dan bebas resiko. (Stoner, 1982)

3. Rencana operasional (operational plan) Rencana operasional merupakan penjabaran dari perencanaan strategik. Adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsip-prinsip operasional yaitu :a. Consentrated, penerapan dari atas pengendalian yang

dilaksanakan oleh manajer, agar terlaksana unity of direction dalam setiap program kerja.

b. Integrated, penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan agar tercapai.c. Continue, perlunya kesinambungan program kerja sehingga

dapat terjadi peningkatan efisiensi. d. Multi instansional approach, agar integrasi tugas tetap terjaga

dengan didukung sistem yang baik. Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.Ada dua bentuk rencana operasional yang perlu diketahui yaitu :1). Rencana sekali pakai (single use plan),

Rencana ini berupa kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam perusahaannya untuk mendukung kelancaran kerja. Bentuk dari rencana ini berupa

program, proyek dan anggaran. Dimana program meliputi serangkaian kegiatan yang luas sifatnya, yang terdiri dari langkah-langkah pokok pencapaian tujuan. Maka perlu ada orang yang bertanggung jawab dalam setiap kegiatan yang berdasarkan pada urutan waktu pelaksanaan. Proyek merupakan bagian dari program yang lebih sempit, yang dipakai sekali pakai dalam setiap kegiatan dan tindakan. Karena merupakan bagian tersempit dari program, tapi proyek ini terpisah dari program yang ada, dan ini merupakan bentuk perencanaan yang fleksibel menurut keadaan yang ada pada saat itu. Ini merupakan perencanaan yang efektif. Sedang anggaran merupakan laporan keuangan yang tersusun dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Anggaran ini merupakan alat pengawasan yang terbaik atas kegiatan-kegiatan organisasi.2). Perencanaan tetap ( standing plan )

Rencana ini berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

Wujud dari rencana tetap ini adalah berupa kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Kebijaksanaan yaitu pedoman umum dalam pembuatan keputusan. Prosedur yaitu urut-urutan pekerjaan yang harus dilakukan yang tergambar dalam intruksi yang yang terperinci. Sedang peraturan merupakan pernyataan tentang boleh tidaknya suatu kegiatan dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan ini digunakan untuk mengimplementasikan rencana-rencana lain dan biasanya hasil dari kebijaksanaan yang diikuti dalam setiap kegiatan.

BAB VI

PENGEORGANISASIAN

A. Pengertian organisasi

Organisasi merupakan sekelompok orang yang secara formal dipersatukan dalam suatu

kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pada dasarnya pengertian organisasi secara umum adalah kumpulan dari dua orang atau

lebih yang mengikatkan diri dengan satu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan

kerja yang rasional. organisasi bisa terjadi dimana saja, karena organisasi tidak harus yang

bersifat formal tetapi ada juga organisasi yang bersifat non formal. organisasi formal misalnya

dalam lingkungan sekolah, lingkungan kampus, lingkungan kerja dan ligkungan masyarakat.

Berikut ini, beberapa Pengertian Organisasi Menurut para Ahli:

1. Prof Dr. Sondang P. Siagian

Organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua  orang atau lebih yang bekerja

bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah

ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang atau beberapa orang yang disebut

atasan dan seorang/sekelompok orang yang disebut dengan bawahan

2. Drs. Malayu S.P Hasibuan

Organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi

dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi

hanya merupakan alat dan wadah saja.

3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro

Organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja

antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk

bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

4. James D Mooney

Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama

(Organization is the form of every human, association for the assignment of common

purpose)

5. Chester L Bernard (1938)

Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define

organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama

memiliki visi dan misi yang sama.

6. Paul Preston dan Thomas Zimmerer

Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-

kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.(Organization is a

collection people, arranged into groups, working together to achieve some common

objectives).

7. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang

di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

8. Stephen P. Robbins

Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,

dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang

relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Pada dasarnya organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti

penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang

tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat

diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti;

pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga

menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus

menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya,

organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada

saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

B. Struktur Organisasi

Pengertian struktur organisasi tidak jauh dari tujuan organisasi. Organisasi tentu punya

tujuan yang hendak dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut, perlu kerja sama antar anggota

organisasi. Kerja sama harus disusun menurut struktur organisasi yang dibuat sedemikian rupa

sehingga mampu secara efektif dan efisien mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain,

struktur organisasi dibentuk tidak lain demi mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi

adalah alat yang digunakan organisasi untuk memperoleh tujuannya

Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana

pekerjaan dibagi, dibagi, dan dikelompokkan secara formal, Sedangkan organisasi merupakan

unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih, dan berfungsi

dalam suatu dasar yang relatif terus-menerus guna mencapai serangkaian tujuan bersama.

Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses

penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan

departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan

menghasilkan sebuah struktur organisasi.

Ada enam elemen yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika akan mendesain struktur

organisasi. Keenam elemen tersebut meliputi :

1. spesialisasi kerja

Inti dari spesialisasi kerja adalah bahwa seluruh pekerjaan di dalam organisasi tidak

dikerjakan oleh satu orang melainkan dipecah ke dalam sejumlah langkah yang masing-

masing dipegang oleh orang berbeda. Pada suatu organisasi, tugas-tugas mungkin

membutuhkan skill yang tinggi, tetapi tugas lainnya mungkin dapat dikerjakan bahkan oleh

pekerja yang tidak terlatih.

2. Departementalisasi

Tatkala seorang manajer membagi pekerjaan lewat spesialisasi kerja, manajer tersebut

perlu mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan yang serupa sehingga pekerja dapat bekerja

secara bersama. Pengelompokan ini disebut departementalisasi. Cara yang paling umum

dalam konteks departementalisasi adalah lewat fungsi yang dilakukan. Misalnya, manajer

manufaktur mengorganisasi pabriknya dengan memisahkan bagian rekayasa, akunting,

manufaktur, personil, dan pembelian. Kelima jenis pekerjaan ini masing-masing

dikelompokkan ke dalam departemen yang serupa. Sebuah rumah sakit memiliki departemen

penelitian, pelayanan pasien, akuntansi, dan sejenisnya. Departementalisasi juga berimbas

pada efisiensi dengan menempatkan orang dengan keahlian dan kecenderungan yang sama di

satu tempat.

3. Rantai Komando

Rantai komando adalah garis komando yang tidak putus yang menghubungkan seluruh

anggota di dalam suatu organisasi. Rantai komando menentukan siapa melapor atau

bertanggung jawab kepada siapa. Rantai ini punya dua prinsip dasar yaitu Kesatuan komando

dan Prinsip skala.

 Kesatuan komando menyatakan bahwa seorang pekerja seharusnya hanya punya satu

orang supervisor. Supervisor ini adalah orang tempat mereka mempertanggung jawabkan

pekerjaannya. Tidak boleh ada pekerja yang bertanggung jawab pada 2 atau lebih atasan. Jika

ini dilanggar, maka pekerja akan mengalami tuntutan berlebih, ambiguitas, atau prioritas

kerja yang konfliktual. Ini berakibat sulitnya posisi seorang pekerja dalam melakukan

pekerjaannya, sedangkan Prinsip skala mengacu pada garis otoritas yang ditentukan secara

tegas, dan ini berlaku bagi seluruh pekerja di dalam suatu organisasi. Aliran manajemen

klasik menyarankan bahwa harus ada rantai komando yang tegas dan tidak terputus yang

menghubungkan semua anggota organisasi, termasuk dengan middle dan senior

management. Ini guna mengantisipasi berkembangnya organisasi menjadi lebih rumit,

bertambahnya manajer, di mana keduanya membuat bertambahnya biaya operasional

organisasi, menghambat komunikasi, dan berdampak pada pemahaman dan akses antara

“wilayah bawah” dan “wilayah atas.” Ujungnya, pembuatan keputusan akan lebih lambat.

4. Lingkup Kendali

Lingkup kendali adalah berapa banyak bawahan yang dapat diatur oleh seorang manajer

secara efektif dan efisien. Lingkup kendali sangat penting karena menentukan tingkatan

struktur dan berapa orang manajer yang dibutuhkan sebuah organisasi. Semakin luas

lingkupnya, semakin efisien organisasi tersebut.

5. Sentralisasi serta Desentralisasi,

Sentralisasi mengacu pada derajat mana pembuatan keputusan dikonsentrasikan pada satu

titik dalam organisasi. Sentralisasi juga berlaku tatkala manajemen puncak membuat

keputusan kunci organisasi dengan sedikit atau bahkan tanpa masukan dari tingkatan yang

lebih rendah. Sebaliknya, kondisi desentralisasi yaitu jika level lebih bawah diberi

kesempatan untuk memberi masukan bagi pengambilan keputusan atau bahkan diberi

kewenangan untuk membuat keputusan.

6. formalisasi.

Formalisasi mengacu pada derajat mana pekerjaan dalam suatu organisasi dibakukan.

Jika pekerjaan dibakukan secara tinggi, maka pemegang pekerjaan sama sekali tidak boleh

menyalahi prosedur pekerjaan guna menyelesaikan pekerjaan. Namun, tatkala formalisasi

rendah, perilaku kerja relatif tidak terprogram dan pekerja punya derajat kebebasan yang

tinggi guna melakukan imrovisasi penyelesaian pekerjaan. Derajat formalisasi di tiap-tiap

organisasi adalah berbeda.

pada struktur organisasi terdepat beberapa faktor perbedaan, adapun faktor penyebab perbedaan

tersebut, adalah sebagai berikut:

1. Strategi.

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai

sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi maka logis kalau strategi dan

struktur harus terkait erat. Lebih tepatnya, struktur harus mengikuti strategi

2. Ukuran.

Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang dalam

organisasi tersebut.

3. Teknologi Organisasi.

Teknologi organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik dan cara

yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

4. Lingkungan.

Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen kunci

mencakup industri, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas finansial.

C. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) merupakan salah satu bidang dari manajemen

umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.

Proses ini terdapat dalam bidang /fungsi produksi, pemasaran, keuangan, ataupun kepegawaian.

Karena sumberdaya manusia (SDM) diangggap semakin penting perannya dalam pencapaian

tujuan perusahaan, maka berbagai pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM

dikumpulkan secara sistematis dalam apa yang di sebut manajemen sumber daya manusia. Istilah

manajemen mempunyai arti sebagai pengetahuan tentang bagaimana seharusnya memanage

(mengelola) sumber daya manusia.

Dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, permasalahan yang dihadapi manajemen bukan

hanya terdapat hanya pada bahan mentah, alat-alat kerja, mesin-mesin produksi, uang dan

lingkungan kerja saja, tetapi juga menyangkut karyawan (sumber daya manusia) yang mengelola

faktor produksi lainnya tersebut. Namun, perlu di ingat bahwa sumber daya manusia manusia

sendiri sebagai faktor produksi, seperti halnya factor produksi yang lainnya, merupakan masukan

(input) yang diolah oleh perusahaan dan menghasilkan keluaran (output). Karyawan baru yang

belum memilii keterampilan dan keahlian dilatih, sehingga menjadi karyawan yang terampil dan

ahli. Apabila dia dilatih lebih lanjut serta diberikan pengalaman dan motivasi, dia akan menjadi

karyawan yang matang. Pengolahan sumber daya manusia inilah yang disebut Manajemen

sumber daya manusia (MSDM)

Perkembangan Manajemen sumber daya manusia (MSDM) timbul sebagai masalah baru pada

dasawarsa 1960-an, sedangkan personel manajemen (manajemen kepegawaian) sudah lahir pada

tahun 1940-an. Antara Manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan manajemen kepegawaian

terdapat perbedaan antara ruang lingkup atau objeknya. Manajemen sumber daya manusia

(MSDM) mencakup masalah-masalah yang berkaitan dengan pembinaan, penggunaan, dan

perlindungan SDM baik yang berada dalam hubungan kerja maupun yang berusaha sendiri.

Sedangkan personel manajemen mencakup SDM, baik yang berada dalam

organisasi/perusahaan-perusahaan terutama perusahaan modern yang di kenal dengan sektor

formal, umumnya pada Negara-negara yang sedang berkembang dengan laju pertumbuhan

penduduk masih tinggi.

Tujuan Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah menigkatkan kontribusi produktif

orang-orang yang ada dalam perusahaan melalui sejumlah cara yang bertanggung jawab secara

strategis, etis, dan sosial. Departemen SDM dikatakan penting karena departemen tersebut tidak

mengontrol banyak faktor yang membentuk andil SDM misalnya: modal, bahan baku, dan

prosedur. Departemen ini tidak memutuskan masalah strategi atau perlakuan supervisor terhadap

karyawan, meskipun departemen tersebut jelas-jelas memengruhi kedua-duanya. Manajemen

sumber daya manusia (MSDM) mendorong para manajer dan tiap karyawannya untuk

melaksanakan strategi yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk mendukung para pimpinan

yang mengoperasikan departemen-departemen atau unit-unit organisasi dalam perusahaan

sehingga Manajemen sumber daya manusia (MSDM) harus memiliki sasaran, seperti :

1. Sasaran Manajemen sumber daya manusia (MSDM)

a. Sasaran perusahaan

Departemen SDM diciptakan untuk dapat membantu para manajer dalam mencapai sasaran

perusahaan, dalam hal ini antara lain : perencanaan SDM, seleksi, pelatihan, pengembangan,

pengangkatan, penempatan, penilaian, hubungan kerja.

b. Sasaran Fungsional

Sasaran ini untuk mempertahankan kontribusi departemen SDM pada level yang cocok bagi

berbagai kebutuhan perusahaan, seperti : pengangkatan, penempatan, dan penilaian

c. Sasaran sosial

Sasaran sosial ini meliputi : keuntungan perusahaan, pemenuhan tuntutan hokum, dan hubungan

manajemen dengan serikat pekerja.

d. Sasaran pribadi karyawan

Untuk membantu para karyawan mencapai tujuan-tujuan pribadi mereka, setidaknya sejauh

tujuan-tujuan tersebut dapat meningkatkan kontribusi individu atas perusahaan.

2. Aktivitas manajemen sumber daya manusia

a. Kunci aktivitas SDM

Kalangan perusahaan kecil sekalipun bisa jadi tidak memiliki departemen SDM, dan

mereka yang memiiki departemen pun, kemungkinan mengalami kekurangan anggaran dalam

jumlah yang besar dan jumlah staff yang tidak memadai.

b. Tanggung jawab atas aktivitas Manajemen sumber daya manusia (MSDM)

Tanggung jawab atas aktivitas manajemen SDM berada di pundak masing-masing

manajer.

Fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan dasar (basic)

pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan

organisasi/perusahaan. Fungsi operasional tersebut terbagi atas 5 yaitu, sebagai berikut:

1. Fungsi Pengadaan

Proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan

karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan.(the right man in the right place)

2. Fungsi Pengembangan

Proses peningkatan ketrampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui

pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan latihan yang diberikan harus sesuai dengan

kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.

3. Fungsi Kompensasi

Pemberian balas jasa langsung dan tidak lansung berbentuk uang atau barang kepada

karyawan sebagai imbalan jasa (output) yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip

kompensasi adalah adil dan layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut.

4. Fungsi Pengintegrasian

Kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan,

sehingga tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Dimana Pengintegrasian

adalah hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua

aspirasi/kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan.

5. Fungsi Pemeliharaan

kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas

karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan

program K3 ( Keselamatan dan Kesehatan Kerja ).

D. Prinsip Organisasi

Konsepsi dan prinsip daripada organisasi (The Concept and the Principles of

Organization) adalah sebagai berikut:

1. Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas (to define clearly the

objective of the organization)

Organisasi dibentuk atau disusun atas dasar adanya tujuan. Jelasnya tidak

mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya:

a. Organisasi kekuasaan (Negara) dibentuk untuk mencapai tujuan negara/nasional

b. Organisasi Olahraga, misalnya KONI dibentuk untuk mencapai tujuan, yaitu:

mencapai prestasi yang setinggi-tingginya di bidang olahraga.

c. Organisasi Niaga, misalnya: PNGIA, dibentuk dengan tujuan mencari keuntungan

(profit making).

2. Prinsip skala hirarki (the scalar principle)

Adanya garis kewenangan yang jelas dari pimpinan tingkat atas sampai pada

setiap pimpinan tingkat bawahan, berarti garis pelimpahan wewenang dan garis

pertanggungjawabannya akan lebih efektif. Demikian pula proses pengambilan

keputusan, sistem komunikasi dan koordinasinya suatu organisasi.

3. Prinsip Kesatuan Perintah/Komando (Principle of Unity Command)

Bahwa seseorang hanya menerima perintah dan bertanggungjawab terhadap

seorang atasannya saja.

4. Prinsip pelimpahan wewenang (Principle of delegation of authority)

Disebabkan seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas, dalam

melaksanakan segala pekerjaannya, maka kewenangan itu harus dilimpahkan kepada

pejabat-pejabat pimpinan sampai yang terendah sekalipun. Pelimpahan wewenang itu

harus dapat menjamin kemampuan para pejabat tersebut untuk mencapai hasil yang

diharapkan. Yang dimaksud degan pelimpahan wewenang ialah wewenang para pejabat

pimpinan itu untuk mengambil keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan

mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

5. Prinsip pertanggungjawaban (Principles of Responsibility)

Dalam menjalankan tugasnya bawahan harus bertanggung jawab sepenuhnya

kepada atasan. Sekalipun demikian atasan tidak dapat menghindarkan

pertanggungjawabannya atas segala kegiatan/perbuatan yang dilakukan oleh

bawahannya.

6. Prinsip Pembagian Pekerjaan (Principle of Division of Work)

Pembagian pekerjaan timbul disebabkan bahwa seseorang mempunyai

kemampuan terbatas untuk melakukan segala macam pekerjaan. Oleh karena itu

pembagian pekerjaan berarti bahwa kegiatan-kegiatan dalam melakukan pekerjaan harus

dikhususkan secara sempurna (spesialisasi). Kegiatan-kegiatan itu harus jelas ditentukan

dan dikelompokkan agar lebih efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

7. Prinsip Jenjang/rentang pengendalian (Principle of span of control)

Jenjang/rentang pengendalian artinya bahwa jumlah bawahan yang harus

dikendalikan oleh seseorang atasan perlu secara rasional. Oleh karena itu tingkat-tingkat

kewenangan harus dibatasi seminimal mungkin, agar biaya overhead dapat ditekan

serendah mungkin. Sesuai degan bentuk dan tipe organisasi, maka rentang/jenjang

pengendalian (span of control), terdiri atas:

a. Rentang pengendalian yang sempit, yaitu apabila jumlah bawahan yang harus

dikendalikan itu relatif kecil (4-8 orang).

b. Rentang pengendalian yang luas, yaitu apabila jumlah bawahan yang dikendalikan

oleh seorang atasan relatif besar (8-15 orang).

8. Prinsip fungsional (Principle of functional definitional)

Bahwa seorang dalam organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan

wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja serta tanggung jawabnya dalam

melaksanakan tercapainya tujuan organisasi.

9. Prinsip Pemisahan (Principle of Separation)

Bahwa beban tugas pekerjaan seorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya

kepada orang lain.

10. Prinsip Keseimbangan (Principle of Balance)

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi.

Keseimbangan antara beban tugas pekerjaan dengan fungsi-fungsi manager. Dalam

prakteknya keseimbangan itu mungkin terjadi pada bidang-bidang tertentu. Misalnya:

pada struktur organisasi, yaitu apabila jenjang/rentang pengendalian (span of control)

tidak efisien, karena komunikasi yang luas tidak juga efisien dan sebagainya.

11. Prinsip Fleksibilitas (Principle of flexibility)

Sesuatu pertumbuhan dan perkembangan organisasi harus disesuaikan dengan

perubahan dan dinamika organisasi itu, sebab kalau tidak dapat menyesuaikan maka

organisasi itu tidak dapat memenuhi tujuannya. Oleh karena itu diperlukan reorganisasi,

karena mungkin perubahan pimpinannya, perubahan penggunaan metode dan

prosedurnya (penggantian mesin baru), mungkin juga tidak sesuai lagi dengan tugasnya,

sehingga harus disesuaikan dengan tugasnya yang baru.

12. Prinsip Kepemimpinan (Principle of leadership facilitation)

Sekalipun susunan organisasi telah ditetapkan, wewenang telah dilimpahkan

kepada para manager untuk melaksanakan tugas tersebut dengan sebaik-baiknya, tetapi

lebih daripada itu diperlukan adanya kemampuan kepemimpinan. Pengorganisasian

adalah teknik peningkatan daripada kepemimpinan, karena dapat menciptakan situasi,

dimana manager dapat memimpin ke arah yang lebih efektif.

E. Proses Organisasi

Dalam sebuah organisasi sudah  dipastikan akan adanya sebuah proses yang dilakukan

untuk mengartur organisasi tersebut agar dapat berjalan dengan baik. Proses Organisasi

merupakan segala aktivitas-aktivitas utama yang dilakukan dalam suatu organisasi. Proses

organisasi berkaitan dengan interaksi antar anggota di dalam suatu organisasi dan dapat diartikan

sebagai prosedur bagaimana anggota dapat saling bahu membahu untuk membangun suatu

organisasi

Adapun model model dalam proses organisasi yaitu sebagai berikut:

1. Proses Komunikasi

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan

organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Dari sudut pandang ini

komuikasi adalah suatu proses sosial yag mempuyai relevansi terluas di dalam

memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.

Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk

menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Proses organisasi

menghubungkan organisasi dengan lingkungannya termasuk bagian-bagiannya. Informasi

mengalir ke organisasi dan dari organisasi, termasuk di dalam organisasi itu sendiri.

Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman

kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi

informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami

informasi yang di berikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang

efektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Disamping itu apabila

komunikasi dipandang sebagai suatu proses, ada tiga elemen pokok yang salig berkaitan

yang terdapat pada setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sumber berita (sender),

pesan (message), dan penerimaan berita (reciver). Apabila salah satunya dari ketiga

elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi. Untuk itu

terdapat beberapa unsur pokok di dalam proses komunikasi:

a. Pengiriman (Sender)

b. Penyandian (Enconding)

c. Pesan (Message)

d. Saluran (Channel)

e. Penerima (Receiver)

f. Pengurai sandi (Decoding)

g. Gudug (Noise)

h. Umpan balik (Feedback)

2. Proses Pengambilan Keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui

suatu proses. Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok

merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu

dapat dilimpahkan.

Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori (berburuk

sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran maupun dalam

kegiatan oprasioal pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung

dengan tahapan sebagai berikut :

a. Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin berupa kegiatan

penelitian

b. Melalui analisis data

c. Menetapkan keputusan yang akan ditempuh

d. Mengoprasionalakan keputusan menjadi kegiatan

e. Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh

data oprasional yang baru

Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat

dikemukakan sebagai berikut :

a. Tetapkan masalah

b. Idntifikasi kriteria keputusan

c. Alokasikan bobot pada criteria

d. Kembangkan alternaif

e. Evaluasi alternative

f. Pilih alternative terbaik

3. Proses Evaluasi Prestasi

Prestasi individu menjadi bagian dari prestasi kelompok yang pada gilirannya

menjadi bagian dari prestasi organisasi. Tidak ada suatu ukuran atau kriteria yang

memadai yang dapat mencerminkan prestasi suatu tingkatan.

Proses evaluasi prestasi didalam organisasi menunjukan bahwa prestasi individu,

kelompok, dan organisasi adalah suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku

organisasi, struktur dan proses. Sistem yang diterapkan untuk mengevaluasi prestasi

membantu maksud-maksud seperti penentuan imbalan (upah, promosi, dan alih tugas),

identifikasi kebutuhan akan pelatihan (training), penyediaan balikan bagi para pegawai

dan lain-lain. Sebenarnya banyak sekali metode yang dapat dimanfaatkan untuk

mengevalusi prestasi sehingga merupakan tantangan tersendiri untuk memilih yang

terbaik dari yang baik-baik. Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan

hal-hal sebagai berikut :

a. Maksud dan evaluasi kerja

b. evaluasi kerja dan evaluasi

c. Apa yang akan di evaluasi

d. Siapa yang seharusnya akan di evaluasi

e. Bagaimana metodenya

f. Masalah potensial

g. Bagaimana mengatasi masalah

4. Proses Sosialisasi dan Karir

Proses sosialisasi merupakan suatu proses dimana kita dapat bergaul dalam suatu

komunitas tertentu maka disitulah proses sosialisasi akan terjadi, sedangkan karir

merupakan suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya.

Individu memasuki organisasi untuk bekerja dan merintis tujuan karir pribadi

mereka. Organisasi mempekerjakan individu-individu untuk melaksanakan pekerjaan

tertentu yaitu pekerjaan menurut struktur organisasi itu. Jadi kepentingan individu dan

organisasi serta tujuannya harus disesuaikan jika keduanya ingin efektif. Proses

penyadaran individu akan harapan organisasi disebut sosialisasi, pengembangan karir dan

sosialisasi adalah dua aktifitas yang saling berkaitan yang memberikan dampak pada

prestasi baik prestasi organisasi maupun prestasi individu.

BAB VII

PENGARAHAN DALAM MANAJEMEN ORGANISASI

A. Konsep Dasar Pengarahan

Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fungsi

terpenting dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka

hendaknya pengarahan ini benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang

pemimpin. Pada dasarnya pengarahan itu sendiri merupakan kegiatan untuk

menggerakkan atau mengarakan oarang lain supaya bisa dan dapat bekerja

dengan baik dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Seorang menejer yang baik hendaknya sering memberi masukan-

masukan kepada anggotanya karena hal tersebut dapat menunjang prestasi

kerja anggota. Seorang anggota juga layaknya manusia biasa yang senang

dengan adanya suatu perhatian dari yang lain, apabila perhatian tersebut

dapat membantu meningkatkan kinerja mereka.

Dari definisi diatas terdapat suatu cara yang tepat untuk digunakan yaitu:

1) Melakukan orientasi tentang tugas yang akan dilakukan

2) Memberikan petunjuk umum dan khusus

3) Mempengaruhi anggota, dan

4) Memotivasi

Pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus

mereka kerjakan atau tidak boleh mereka kerjakan. Pengerahan mencakup

berbagai proses operasi standar, pedoman dan buku panduan, bahkan

manajemen berdasarkan sasaran. Pengarahan merupakan metode untuk

menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari

aktivitas lain dengan menetapkan peraturaan dan standar, kemudian

memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi.

B. Fungsi Pengarahan

Fungsi pengarahan merupakam fungsi manajemen yang terpenting dan paling dominan

dalam proses manajemen. Fungsi ini baru dapat diterapkan setelah rencana, organisasi, dan

karyawan ada. Jika fungsi ini diterapkan maka proses menajemen dalam merealisasi tujuan

dimulai. Penerapan fungsi ini sangatalh sulit, rumit, dan kompleks, karena karyawan tidak dapat

dikuasai sepenuhnya.

Fungsi pengerahan ini adalah ibarat kunci starter motor, artinya motor baru dapat

berjalan jika kunci staternya telah melaksankan fungsinya. Demikian juga proses manajemen,

baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.

Pengarahan memiliki beberapa karakteristik :

1. Pervasive Function, yaitu pengarahan diterima pada berbagai level organisasi.

Setiap manajer menyediakan petunjuk dan inspirasi kepada bawahannya.

2. Continous Activity, pengarahan merupakan aktivitas berkelanjutan disepanjang

masa organisasi.

3. Human Factor, fungsi pengarahan berhubungan dengan bawahan dan oleh

karena itu berhubungan dengan human factor. Human factor marupakan

perilaku manusia yang kompleks dan tidak bisa diprediksi.

4. Creative Activity, Fungsi pengarahan yang membantu dalam mengubah

rencana kedalam tindakan. Tanpa fungsi ini, seseorang dapat menjadi inaktif

dan sumber fisik menjadi tak berarti.

5. Executive Function, Fungsi pengarahan dilaksanakan oleh semua manajer dan

eksekutif pada semua level sepanjang bekerja pada sebuah perusahaan,

bawahan menerima instruksi hanya dari atasannya.

6. Delegated Function, pengarahan seharusnya adalah suatu fungsi yang

berhadapan dengan manusia. Atasan harus dapat mengetahui bahwa perilaku

manusia merupakan suatu hal tidak dapat diprediksi dan alami sehingga atasan

seharusnya dapat mengkondisikan perilaku seseorang kearah tujuan yang

diharapkan.

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

1. Orientasi

Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan

dapat dilakukan dengan baik.

2. Perintah

Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk

melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

3.   Delegasi Wewenang

Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang

yang dimilikinya kepada bawahannya.

Pengarahan pada hakekatnya merupakan keputusan-keputusan

pimpinan yang dilakukan agar kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat

berjalan dengan baik. Dengan pengarahan diharapkan :

1. Adanya kesatuan perintah (unity of command)

artinya dengan pengarahan ini akan diperoleh kesamaan bahasa

yang harus dilaksanakan oleh para pelaksana. Sehingga tidak

tercapai kesimpang siuran yang dapat membingungkan para

pelaksana.

2. Adanya hubungan langsung antara pimpinan dengan bawahan.

Artinya dengan pengarahan yang berupa petunjuk atau perintah

atasan yang langsung kepada bawahan, tidak akan terjadi

miskomunikasi. Disamping itu pengarahan yang langsung ini dapat

mempercepat hubungan antara atasan dan bawahan.

3. Adanya umpan balik yang langsung.

Pimpinan dengan cepat memperoleh umpan balik terhadap kegiatan

yang dilaksanakan. Selanjutnya umpan balik ini dapat segera

digunakan untuk perbaikan.

Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengerahan adalah

1. Tingkah Laku Manusia (human behavior)

Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan

orang lain. Dalam arti pimpinan menyuruh para bawahanya untuk

mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan

perusahaan. Pimpinan dalam membina kerjasama, megarahkan dan

mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah

laku manusia. Tingkah laku manusia dapat diketahui dengan

mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi.

2. Hubungan Manusiawi (human relation)

Hubungan manusiawi merupakan hubungan antara orang-orang yang dilakukan

dalam suatu organisasi, hubungan manusiawi ini tercipta serta didorong oleh kebutuhan

dan kepentingan yang sama, misalnya untuk memperoleh pendapatan, keamanan,

kekuatan, dan lain sebagainya.

3. Komunikasi (cumminication)

Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam manajemen,

karena proses manajemen baru terlaksana, jika komunikasi dilakukan.

Pemberian perintah, laporan, informasi, berita, saran, dan menjalin

hubungan-hubungan hanya dapat dilakukan dengan komunikasi, tanpa

komunikasi proses manajemen tidak terlaksana.

Hanry Clay Lindreg mengatakan bahwa kepemimpinan yang efektif

berarti komunkasi yang efektif (effective leadership means effective

communication). Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya

memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling

berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia

terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di

dalam kelompok atau organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang

merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari

pemimpin dan bawahan atau karyawan.

4. Kepemimpinan (leaderships)

Kepemimpinan merupakan intisari manajemen, dengan

kepemimpinan yang baik, proses manajemen akan berjalan dengan

lancer dan karyawan bergairah melaksankan tugas-tugasnya.

Fungsi pengarahan merupakan suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat,

dinamis, dan lain sebagainya.

Pengarahan pada dasarnya akan berkaitan dengan

1. Faktor individu dalam kelompok

2. Motivasi dan Kepemimpinan

3. kelompok kerja, dan

4. komunikasi dalam organisasi

C. faktor-faktor yang mempengaruhi pengarahaan dalam managemen

Terdapat beberapa faktor yang memepengaruhi pengarahaan. Antara lain :

1. Faktor Individu Dalam Kelompok

Menganalisis perilaku organisasional dalam tingkatan individu Organisasi merupakan

kumpulan individu. Setiap individu memiliki kebutuhan, minat, persepsi, sikap, nilai,

kepribadian, dan berbagai hal lain yang berbeda.

Tujuan Kemampuan memprediksi perilaku orang lain memberikan kesempatan untuk

membangun komunikasi yang baik, efektif, dan efesien sehingga mampu berpikir, bersikap, dan

bertindak tepat dalam berkomunikasi.

Menjelaskan berbagai peristiwa yang terjadi di dalam organisasi. Kemampuan prediksi dan

eksplanasi akan membantu pemimpin dalam menjalankan peran mengendalikan individu,

kelompok, bahkan organisasi dalam mencapai tujuan bersama.

2. Aspek Manusia Dalam Organisasi

Memahami perilaku individu akan membantu dalam memahami perilaku organisasi karena

pada dasarnya manusia itu homo homini socius. Manusia tidak bisa lepas dari organisasi,

manusia merupakan komponen vital dalam keberadaan dan dinamika sebuah organisasi.

Memahami perilaku manusia membutuhkan kerjasama berbagai disiplin keilmuan. Asumsi dasar

untuk memahami manusia: Perbedaan individu orang seutuhnya Perilaku yang termotivasi

martabat atau nilai manusia. Perbedaan Individu perbedaan perilaku individual dapat disebabkan

oleh sejumlah faktor penting, yaitu: persepsi, sikap, kepribadian, dan belajar. Empat asumsi yang

penting menurut Gibson, dkk (1982, 1989) tentang perilaku Individu Perilaku timbul karena ada

stimulus atau penyebab. Perilaku diarahkan kepada tujuan perilaku yang terarah pada tujuan

dapat terganggu oleh frustasi, konflik, dan kecemasan. asumsi dasar untuk memahami manusia

untuk dapat memahami perilaku individu, kita perlu memahami karakteristik yang melekat pada

individu. Karakteristik yang dimaksud terkait dengan: ciri-ciri biografis, kepribadian, persepsi

dan sikap. Ciri-ciri biografis: umur, jenis kelamin, status perkawinan, jumlah tanggungan, masa

kerja.

3. Pembentukan Sikap dan Perilaku

Ada beberapa pendekatan yang dapat diaplikasikan dalam menelaah proses pembentukan

sikap dan perilaku, yaitu: Pendekatan kognitif sebagaimana yang dibahas oleh Littlejohn (1992)

yang menganalisa mengenai stimulus dan respon. pendekatan kepuasan pendekatan ini

memfokuskan perhatian pada faktor-faktor pada diri seseorang yang menguatkan, mengarahkan,

mendukung, dan menghentikan perilakunya

4.      Kepribadian

Kepribadian merupakan suatu keseluruhan yang terorganisasi. Kepribadian terlihat

terorganisasi dalam pola-pola, yang hingga tingkat tertentu dapat diobservasi dan diukur.

Walaupun kepribadian memiliki landasan biologikal, pengembangan spesifiknya merupakan

sebuah produk dari lingkungan sosial dan kultural. Kepemimpinan memiliki aspek-aspek

superfisial. Kepribadian mencakup ciri-ciri umum, maupun ciri unik. kepribadian seorang

individu, merupakan suatu kelompok ciri-ciri yang relatif stabil, tendensi-tendensi, dan

tempramen-tempramen yang sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor yang diwarisi, dan oleh

faktor-faktor sosial, kultural, dan lingkungan.

D. Peran Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan

pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan

organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran

organisasi (Effendy,1989). Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi,

padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan:

pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi

adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.

Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan,

agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan

bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi

dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat

melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap

muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf, dan lan-lain.

Dalam hubungannya dengan struktur organisasi, informasi dapat mengalir vertical. Horizontal,

maupun diagonal.

1. Sistem Komunikasi Vertikal

Sistem ini berlangsung dari atas maupun dari bawah. Komunikasi dari atas terjadi

manakala manajer mengadakan komunikasi dengan para bawahannya dari jenjang

hierarki lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Sebaliknya komunikasi dari bawah

terjadi manakala bawahan mengadakan kontak lisan maupun tertulis dengan manajer,

atau juga dapat terjadi antara manajer pertama dengan manajer menengah, dan

seterunya.

2. Sistem Komunikasi Horizontal

Komunikasi ini terjadi antar departemen, dan bagian dalam suatu hierarki organisasi.

3. Sistem Komunikasi Diagonal

Komunikasi ini sebenarnya merupakan jalur komunikasi yang penggunaannya amat

langka. Akan tetapi kondisi tertentu amatlah penting, khusunya apabila para bawahan

tidak mampu untuk berkomunikasi secara efektif melalui media lainnya. Misalnya,

penyelia keuangan bermaksud menyusun anlisis biaya distribusi. Sebagian mungkin

melibatkan tenaga penjualan yang menyampaikan laporan khusus langsung kepada

penyelia keuangan, dan tidak melewati media tradisional dalam bidang pemasaran.

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam

organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-

processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat

memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang

didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara

lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai

perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen

membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi

konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan

informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan

sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu

organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap

fungsi regulatif ini, yaitu:

a. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang

memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. 

Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau

perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada

lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana

semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak

bergantung pada:

1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.

2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.

3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus

sebagai pribadi.

4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

b. Berkaitan dengan pesan (message).  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi

pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang

pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu

membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak

pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. 

Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan

kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan

kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat

dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti

penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan

oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa

istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas

ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan

terhadap organisasi.

Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan

suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak ada , maka komunikasi

tidak akan pernah terjadi. Dengan demikian, setiap unsur dalam komunikasi itu memiliki

hubungan yang sangat erat dan saling adanya ketergantungan satu dengan lainnya. Adapun

unsur-unsur komuikasi tersbut, adalah

1. Komunikator / pengirim / sender .

Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan.

Komunikator bisa tunggal, kelompok, atau organisasi pengirim berita. Komunikator

bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang cocok

untuk menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima

dengan baik. Olehnya itu, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi

harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan

bagaimana cara menyampaikannya .

2. Komunikan / penerima / receiver .

Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam

proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang

disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada

pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara

sempurna.

3. Saluran / media / channel .

Merupakan jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan

sebaliknya. Pesan dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain

yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti

telepon, televise, fax, photo copy, email, sandi morse, semaphore, sms, dan sebagainya.

Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan

disampaikan( Wursanto , 1994 ) .

BAB VIII

PENGAWASAN

A. Defenisi Pengawasan

Beberapa defenisi pengawasan teleh dikemukan oleh banyak penulis dibidang manajemen,

diantaranya:

1. Robert J.Mockler (1972) mendefinisikan pengawasan yaitu usaha sistematis menetapkan

standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan

balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur

deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber

daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efesien.

2. Schermerhorn (2002) mendefenisikan pengawasan sebagai proses dalam menetapkan

ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung dalam pencapaian hasil

yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan tersebut.

3. Stoner, Freeman, dan Gilbert (2000) dimana menurut mereka bahwa pengawasan

merupakan proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai

dengan apa yang telah direncanakan.

B. Hakikat Pengawasan

Membahas pengawasan sebagai fungsi organik manajerial berarti berusaha menemukan

jawaban terhadap pertanyaan mengapa pengawasan mutlak dilaksanakan. Jawaban atas

pertanyaan yang sengat mendasar tidak selalu mudah atau sederhana untuk menemukannya,

karena proses administrasi dan manjemen merupakan hal yang sangat kompleks. Oleh karena itu,

agar kegiatan pengawasan membuhkan hasil yang diharapkan, maka perlu adanya perhatian

serius terhadapa berbagai dasar pemikiran yang sifatnya fundamental, beberapa diantaranya

adalah sebagai berikut:

1. Orientasi kerja dalam setiap organisasi adalah efisiensi. Bekerja secara efisien berarti

menggunakan sumber-sumber yang tersedia seminimal mungkin untuk membuahkan

hasil tertentu yang telah ditetapkan dalam rencana. Sudah umum diterima sebagai

kebenaran ilmiah dan kenyataan dalam praktek menunjukkan pula bahwa sumber-sumber

yang tersedia dalam organisasi apapun dalam mencapai tujuannya selalu terbatas yaitu

berupa dana, tenaga, sarana, prasana, dan waktu. Keterbatasan yang demikian menuntut

para penggunaan yang sehemat-hematnya dari semua dana dan daya yang dimiliki

dangan tetap menghasilkan hal-hal yang ditargetkan untuk dihasilkan.

2. Orientasi dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional adalah efektivitas. Kalau

orang bebicara mengenai efektivitas sebagai orientasi kerja, yang menjadi sorotan

perhatiannya adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan tepat pada

waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang sudah dialokasikan untuk

melakukan berbagai kegiatan tersebut.

3. Produktivitas merupakan orientasi kerja. Ide yang menonojol dalam membicarakan dan

mengusahakan produktivitas ialah maksimalisasi hasil yang harus dicapai dengan

memanfaatkan sumber dana dan daya yang telah dialokasikan sebelumya.

4. Pengawasan dilakukan pada waktu berbagai kegiatan yang sedang berlangsung dan

dimaksudkan untuk mencegah jangan sampai terjadi penyimpangan , penyelewengan dan

pemborosan. Dengan demikian, pengawasan bersifat preventif yang mana diperlukan

kejelian untuk mengenali berbagai gejala yang menjurus keberbagai hal yang negative.

5. Tidak ada manajer yang dapat mengelak dari tanggung jawab melakukan pengawasan

karena para pelaksana adalah manusia yang tidak sempurna. Dengan sifat dasar ketidak

sempurnaannya, para pelaksana kegiatan opearasional tidak akan luput dari kemungkinan

berbuat khilaf, bahkan juga berbuat kesalahan.

6. Pengawasan akan berjalan dengan lancar apabila proses dasar pengawasan diketahui dan

ditaati seperti halnya; penentuan standar hasil kerja, pengukuran hasil pekerjaan, dan

koreksi terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi.

C. Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif

Agar pengawasan efektif, maka para manajer  harus menghayati reaksi manusia terhadap

sistem pengawasan. Manusia tidak begaitu saja menerima pengawasan yang dilakukan manajer.

Reaksinya bermacam-macam menolak sekali pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri dari

sistem pengawasan  yang diterapkan padanya dan  membela kinerja dan  menolak sasaran kinerja

yang tersirat dan tersurut.

            Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas  dan situasi  penuh tekanan. Dalam situasi

seperti itu, orang cenderung untuk mempertahankan hasil kerja yang dibatasi oleh kendala

sehingga pengawasan  biasanya  tidak dikehendaki. Pengawasan akan berlangsung dengan

efektif apabila memiliki berbagai ciri-ciri berikut:

1. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan .

2. Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi

dari rencana.

3. Pengawasan harus menujukkan pengecualian pada titik- titik strategik tertentu.

4. Objektivitas dalam melakukan pengawasan.

5. Keluwesan pengawasan.

6. Pengawasan harus memperhitungkan pola dasar organisasi

7. Efesiensi pelaksanaan pengawasan

8. Pemahaman sistem pengawasan oleh semua pihak yang terlibat

9. Pengawasan mencari apa yang tidak beres

10. Pengawasan harus bersifat membimbing

Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan memfokuskan

diri pada apa yang harus dilakukan, tidak saja pada usaha pengukuran. Pokok perhatian ada pada

kegiatan yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi serta harus mendukung usaha

menyelesaikan masalah dengan pengambilan keputusan, tidak hanya menunjukkan

penyimpangan-penyimpangan. Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi

penyimpangan dan apa yang harus dilakukan untuk perbaikannya.

Sistem pengawasan harus dengan cepat atau sedini mungkin untuk mendeteksi

penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera agar terhindar

hal-hal yang tidak diharapkan. Pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi

para pengambil keputusan, artinya informasi yang mudah dimengerti. Sistem pengawasan harus

dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah dan harus pula dapat

mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk mengawasi dirinya sendiri, yang penting harus

ada saling percaya, komunikasi dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan. Pengawasan

diri tercipta bila rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi

pekerjaannya dilakukan dengan baik .

D. Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan. Keempat tujuan

tersebut adalah:

1. Adaptasi Lingkungan

Agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di

lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan

lingkungan eksternal. Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk

memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah

ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan

lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan

disebabkan terjadinya berbagai perubahan di lingkungan yang dihadapi perusahaan.

2. Meminimumkan Kegagalan

Ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap

agar kegagalan seminimal mungkin. Oleh karena itu, perusahaan perlu menjalankan

fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

3. Meminimumkan Biaya

Ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak

memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk meminimumkan biaya sangat

diperlukan adanya pengawasan.

4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi

Agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang

kompleks. Kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja

hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi

E. Tahap Proses Pengawasan

1. Tahap penetapan standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan

yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar

yang umum yaitu :

a. standar phisik

b. standar moneter

c. standar waktu

2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara

tepat.

3. Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas,

pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan 

mengapa bisa terjadi demikian,  juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan

bagai manajer.

5. Tahap pengambilan tindakan koreksi

Ketika kinerja berada di bawah standar berarti perusahaan mendapatkan

masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian yaitu

dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja berada

dibawah standar, lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk

mengoreksi masalah tersebut. Pada intinya manajer atau perusahaan berusaha untuk

mencari penyebab ketidak mampuan mencapai kinerja sesuai dengan standar untuk

kemudian tindakan koreksinya.

Diantara beberapa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya kontrol atau pengawasan

dan pengendalian peerusahaan sebagaimana diterangkan oleh Kreitner (1992) adalah sebagai

berikut:

a. Terjadi penurunan pendapatan atau profit

b. Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

c. Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas kerja

yang menurun, dan lain sebagainya)

d. Berkurangnya kas perusahaan

e. Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

f. Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

g. Biaya yang melebihi anggaran

h. Adanya penghamburan dan inefisiensi

F. Perancangan Proses Pengawasan

Wiliam H. Newman (1975) menetapkan prosedur sistem pengawasan dimana

dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:

1. Merumuskan hasil yang dinginkan

2. Menetapkan penunjuk hasil

Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum

kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

a. Pengukuran input

b. Hasil pada tahap awal

c. Gejala yang dihadapi

d. Kondisi perubahan yang diasumsikan

3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil

4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by

excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses

pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu

setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi

manajemen.

Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi

terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan

dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah

proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik

buruknya pelaksanaan suatu rencana.

G. Alat Bantu Pengawasan Manajerial

`Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

a. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan

hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang

mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan

pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur

manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua

persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan

organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

b. Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,

informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses

pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan

dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :

a. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.

b. Tahap desain konseptual.

c. Tahap desain terperinci.

d. Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :

a. Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancangan

b. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem

c. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi

d. Adanya pengujian pendahuluan

e. Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan

pemakai sistem

Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :

a. Pengawasan terhadap kegiatan yang benar

b. Tepat waktu dalam pemakainya

c. Menekan biaya secara efektif

d. Sistem yang digunakan harus tepat dan akurat

e. Dapat diterima oleh yang bersangkutan

c. Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu

angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi

yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang

didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-

laba organisasi.

d. Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan

bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana

dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai

sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan

aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana

keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan. Anggaran adalah bagian

fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau

Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan

dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan

membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

BAB IX

TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA MANAJEMEN

A. Tanggung Jawab Sosial dari Organisasi

Suatu organisasi bisnis akan berhadapan dengan lingkungan organisasinya, baik lingkungan

yang secara langsung mempengaruhi dan dipengaruhi oleh kegiatan organisasi bisnis, maupun

lingkungan yang secara tak langsung terkait dengan organisasi bisnis. Pada intinya, setiap

organisasi atau perusahaan perlu menyadari bahwa apa pun yang dilakukannya merupakan suatu

reaksi atau tuntutan dari lingkungan atau pun sebaliknya yang merupakan suatu upaya untuk

mempegaruhi lingkungannya. Tanggung jawab sosial ini dapat berupa tanggung jawab terhadap

kebersihan dan kesehatan lingkungan, keadaan ekonomi masyarakat pada umumnya, partisipasi

perusahaan dalam pembangunan lingkungannya, an lain-lain.

Pada dasarnya di kalangan masayarakat dan praktisi bisnis itu sendiri masih terdapat pro dan

kontra menegenai apakah peusahaan perlu memiliki tanggung jawab sosial pada masyarakatnya.

Mereka yang pro beranggapan bahwa perusahaan perlu memiliki tanggung jawab sosial

menyakini bahwa sebagai bagian dari anggota masyarakat sudah semestinyalah perusahaan perlu

memiliki tanggung jawab sosial. Sedangkan yang kontra mereka berpandangan bahwa sampai

sebatas mana tanggung jawab sosial tersebut,

Beberapa Pandangan Mengenai pro dan kontra menegani tanggung jawab sosial Perusahaan:

1. Pandangan kelompok yang pro terhadap tanggung jawab sosial dari organisasi bisnis:

a. Kegiatan bisnis sering kali menimbulkan masalah, oleh karena itu sudah

semestinya perusahaan bertanggung jawab atas apa yang dilakukannya.

b. Perusahaan adalah begian dari lingkungan sosial masyarakat, oleh karena itu

sudah semestinya ikut berpartisipasi dan bertanggung jawab atas apa yang

terjadi di masyarakat.

c. Perusahaanbiasanya memiliki sumber daya untuk menyelesaikan masalah di

lingkungan sosial masyarakat.

d. Perusahaan adalah partner dari lingkungan sosial kemasyarakatan,

sebagaimana halnya juga pemerintah dan masyarakat lain pada umumnya.

2. Pandangan Kelompok yang Kontra Terhadap Tanggung Jawab Sosial dari Organisasi

Bisnis

b. Perusahaan tidak memilki ahli yang mengkhususkan dalam bidang sosial dan

kemasyarakatan, oleh karena itu sulit bagi perusahaan bertanggung jawab.

c. Perusahaan yang ikut berpartisipasi dan bertanggung jawab dalam lingkungan

sosial masyarakat justru akan memiliki kekuatan untuk mengontrol masyarakat

dan itu indikasi yang kurang baik seara sosial.

d. Akan banyak terdapat konflik kepentingan di masyarakat jika perusahaan terlibat

dalam aktivitas sosial.

e. Tujuan perusahaan bukan untuk motif sosial, akan tetapi untuk memperoleh profit

dan mencapai tujuan yang diharapkan oleh para pemilik perusahaan.

Terlepas dari pro dan kontra tersebut selayaknya suatu perusahaan memiliki tanggung

jawab sosial sebagai konsekuensi logis keberadaanya dalam lingkungan dan masyarakat. Hanya

saja tanggung jawab sosial yang harus dipikul perusahaan ini semestinya diatur dengan lebih

baik oleh pemerintah sehingga porsinya tidak terlalu menjadi kekuatan yang dominan di

masyarakat, namun bersama-sama dengan pemerintah dan masyarakat untuk mewujudkan

lingkungan ke arah yang lebih baik.

Perkembangan pesat dalam teknologi informasi membawa konsekuensi logis bahwa

masyarakat semakin mudah untuk memperoleh informasi, informasi terkait dengan apa yang

baik bagi masyarakat maupun tidak. Konsekuensi dari kenyataan ini, pekembangan dunia bisnis

yang akan datang akan berhadapan dengan masyarakat yang semakin peka terhadap

lingkungannya sekaligus segala bentuk aktivitas yang dilakukan perusahaan terhadap

lingkungannya. Oleh karena itu, perusahaan akan berhadapan tuntutan yang lebih besar dari sisi

tanggug jawab sosial seiring dengan semakin besarnya kesadaran masyarakat akan

lingkungannya. Ada beberapa strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan, sebagaimana yang

yang dikemukakan oleh Kreitner (1992), yaitu:

1.    Reaktif

Cenderung menolak atau menghindarkan diri dari tanggung jawab sosial.     

2.    Defensif

Cenderung membela diri dalam menghindari tanggung jawab sosial.

3.    Akomodatif

Melakukan tanggung jawab sosial untuk menghindari tekanan dari masyarakat.

4.    Proaktif

Mengambil inisiatif dalam tanggung jawab sosial, membentuk model industri yang

bertanggung jawab sosial.

Pada dasarnya tanggung jawab sosial akan memberikan manfaat dalam jangka panjang bagi

semua pihak yang terkait, dalam hal ini adalah perusahaan, masyarakat, dan pemerintah, adapun

manfaatnya yaitu:

1. Manfaat bagi Perusahaan

a. Munculnya citra positif dari masyarakat akan kehadiran perusahaan di

lingkungannya.

b. Kegiatan perusahaan dalam jangka panjang akan dianggap sebagai kontribusi yang

positif bagi masyarakat.

c. Selain membantu perekonomian masyarakat, perusahaan juga akan dianggap

bersama masyarakat membantu dalam mewujudkan keadaan yang lebih baik di masa

yang akan datang.

2. Manfaat bagi masyarakat

a. Masyarakat akan memiliki pandangan baru bahwa hubungan antara masyarakat dan

dunia bisnis perlu diarahkan untuk kerja sama yang saling menguntungkan kedua

belah pihak.

b. Hubungan masyarakat dan dunia bisnis tak lagi dipahami sebagai hubungan antara

pihak yang mengeksploitasi dan pihak yang tereksploitasi tetapi hubungan kemitraan

dalam membangun masyarakat lingkungan yang lebih baik, tidak hanya di sektor

perekonomian tetapi juga dalam sektor sosial, pembangunan, dll.

3. Manfaat bagi Pemerintah.

a. Pemerintah pada akhirnya tidak hanya berfungsi sebagai wasit yang menetapkan

aturan main dalam hubungan masyarakat dengan dunia bisnis, dan memberikan

sanksi bagi pihak yang melanggarnya.

b. Pemerintah sebagai pihak yang mendapat legitimasi untuk mengubah tatanan

masyarakat ke arah yang lebih baik akan mendapat partner dalam mewujudkannya.

c. Sebagian tugas pemerintah dapat dijalankan oleh anggota masyarakat, dalam hal ini

perusahaan atau organisasi bisnis.

B. Konsep Dasar Etika Manajemen

Menurut Kreitner (1992) Etika pada dasarnya adalah studi mengenai tanggung jawab moral

yang terkait dengan apa yang dianggap benar dan apa yang dianggap salah. Griffin(2000) secara

ringkas menyatakan bahwa etika adalah keyakinan akan sesuatu yang dianggap baik dan buruk.

Namun Kreitner mengingatkan bahwa etika manajemen lebih jauh lagi berbicara mengenai nilai-

nilai yang dianut oleh organisasi sehubungan dengankegiatan bisnis yang dijalankannya.

Nilai dan norma dalam personal merupakan suatu hal yang penting dalam manajemen sebab

hal itu memiliki peranan penting dalam hal pengambilan keputusan dan etika manajemen. Hal ini

memunculkan perlunya pengkajian seputar nilai personal sebagai standart etika.

Nilai sendiri pada dasarnya merupakan pandangan ideal yang mempengaruhi cara pandang,

cara berfikir, dan perilaku dari seseorang. Nilai personal pada dasarnya merupakan cara pandang,

cara berfikir dan keyakinan yang dipegang oleh seseorang sehubungan dengan segala kegiatan

yang dilakukannya.

Menurut Kreitner nilai personal dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :

1.    Nilai Terminal

Merupakan pandangan dan cara berfikir seseorang yang terwujud melalui perilakunya,

yang  di dorong oleh motif dirinya dalam meraih sesuatu.

2.    Nilai Instrumental

Adalah pandangan dan cara berfikir seseorang yang berlaku untuk segala keadaan dan

diterima oleh semua pihak sebagai sesuatu yang memang harus diperhatikan dan

dijalankan. 

Nilai terminal merupakan Nilai-nilai yang perlu dimiliki oleh personal adalah kejujuran,

tanggung jawab, kapabilitas, ambisi, dan independensi. Sedangkan Nilai  instrumental merupkan

nilai-nilai yang mendominasi para pekerja antara lain adalah penghargaan terhadap pribadi,

keamanan dan kesejahteraan keluarga pekerja, kebebasan dan kemerdekaan, dorongan untuh

meraih sesuatu, dan kebahagiaan.

Manafaat dari pengetahuan terhadap nilai-nilai yang dianut oleh anggota organisasi adalah

bahwa kita akan mengetahui nilai-nilai mana yang akan berjalan seiringan dan saling

mendukung, atau sebaliknya nilai-nilai mana yang akan saling berbenturan satu sama lainnya.

Ada 3 jenis konflik nilai yang terdapat dalam perusahaan, yaitu :

1.    Konflik Intrapersonal

Pada umumnya terjdi pada individu dengan individu lainnya karena memiliki

pandangan dan cara berfikir yang berbeda.

2.    Konflik Individu-Organisasi

Merupakan konflik yang terjadi pada saat nilai yang dianut oleh individu

berbenturan dengan nilai yang harus ditanamkan oleh perusahaan. Individu yang

cenderung menginginkan kebebasan akan berbenturan dengan nilai yang dianut

organisasi yang menuntutnya untuk patuh berdasarkan aturan main yang mungkin

dirasakan sebagai sesuatu yang formal dan mengikat.

3.    Konflik antar budaya

Merupakan konflik antar individu maupun antar individu dengan organisasi yang

disebabkan oleh adanya perbedaan budaya di antara individu yang bersangkutan atau

juga organisasi yang bersangkutan.

Kreitner mengemukakan beberapa uraian tentang isu seputar etika di masa kini yang

sering kali dihadapi oleh perusahaan, antara lain adalah :

1.    Penggunaan obat-obatan terlarang

2.    Pencurian oleh para  pekerja atau korupsi

3.    Konflik kepentingan

4.    Pengawasan kualitas atau quality control

5.    Penyalahgunaan informasi yang bersifat rahasia

6.    Penyelewengan dalam pencatatan keuangan

7.    Penyalahgunaan penggunaan ase perusahaan

8.    Pemecatan tenaga kerja

9.    Polusi lingkungan

10.     Cara bersaing dari perusahaan yang dianggap tidak etis

11.     Penggunaan pekerja atau tenaga kerja di bawah umur

12.     Pemberian hadiah kepada pihak-pihak tertentu yang terkait dengan pemegang

kebijakan, dan lain-lain.

C. Cara Mengukur Etika Manajemen

Nilai personal dapat digunakan untuk mengukur etika. Lebih lanjut Griffin (2000) mengenalkan

sebuah model untuk menilai suatu etika, yaitu:

1.    Dari sisi manfaat (Benefits)

Semua pihak bisa merasakan manfaat dari prestasi yang dilakukan pegawai.

Perusahaan memperoleh manfaat dari hasil kerja karas pegawainya yang berprestasi

demikian juga bagi pegawainya. Insentif memberikan manfaat psikis berupa penghargaan

terhadap kerja kerasnya sekaligus manfaat fisik berupa balasan yang seimbang dengan

apa yang telah dilakukannya.

2.    Pemenuhan hak-hak (rights)

Memberikan insentif kepada pegawai yang berprestasi, jika memang telah

ditetapkan aturannya memenuhi kriteria pemenuhan hak-hak dari seluruh pihak. Bagi

pegawai yang menerima insentif maka ia terpenuhi haknya setelah memberikan prestasi

kepada organisasi, bagi yang tidak berprestasi  maka dia tidak memiliki hak untuk

mendapatkan insentif hingga dia dapat menunjukkan prestasinya.

3.    Prinsip keadilan (justice)

Tindakan pemberian insentif bagi pegawai yang berprestasi memenuhi prinsip

keadilan yaitu dengan memberikan perlakuan yang seimbang dengan apa yang telah

ditunjukkan pegawai dalam pekerjaanya.

4.    Pemeliharaan (caring)

Pemberian insentif akan mampu menjaga konsistensi produktivitas kegiatan

organisasi, dikarenakan jenis pemberian insentif dapat memacu pegawai untuk bekerja

lebih baik bagi organisasinya. Disisi lain juga tetap memeliara motivasi pegawai yang

telah menunjukkan prestasi yang baik melalui penghargaan dengan pemberian insentif.

Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa etika manajemen sebagai bagian dari tanggung jawab

sosial perusahaan perlu diwujudkan di masa-masa mendatang. Ada beberapa hal yang mungkin

dapat dilakukan oleh perusahaan sehubungan dengan dorongan untuk melaksanakan etika dalam

manajemen. Beberapa hal yang mungkin dapat dilakukan, diantaranya adalah :

1. Pelatihan etika (ethics training)

Manusia pada dasarnya membutuhkan pembiasaan dalam melakukan sesuatu.

Sebuah organisasi dalam menjalankan kegiatan pada kenyataannya memerlukan waktu

dalam mewujudkannya. Dengan demikian etika dalam bisnis maupun etika dalam

manajemen perlu adanya pembiasaan-pembiasaan yang diberlakukan kepada pelaku

organisasi, dari mulai level tertinggi hingga terendah.

2. Advokasi Etika (ethical advocates)

Adalah upaya perusahaan untuk menjalankan etika dalam kegiatannya dengan

cara menempatkan orang atau tim khusus dalam tim manajemen perusahaan yang

bertugas untuk mengontrol dan mengawasi segala kegiatan perusahaan agar tetap

memenuhi standar etika.

3. Standar aturan mengenai etika perusahaan (code of ethics)

Implementasi dari hal ini akan efektif jika memenuhi dua syarat yaitu :

a. Perusahaan perlu menyatakan secara spesifik kepada publik mengenai code of

ethics yang mereka jalankan.

b. Agar code of ethics ini bisa berjalan secara efektif perlu adanya dukungan dari

tim manajemen puncak melalui sistem pengawasan tertentu seperti reward atau

punishment system.

4. Keterlibatan masyarakat dalam mengontrol etika bisnis

Upaya untuk menjamin perusahaan akan menjalankan kegiatannya secara lebih

beretika adalah dengan melibatkan publik dalam setiap kegiatan perusahaan yang

dianggap tidak beretika. Upaya ini akan mendorong perusahaan agar benar-benar

memperhatikan kepentingan publik, dan mencoba mengingatkan perusahaan bahwa jika

kegiatan tidak etis dilakukan, maka perusahaan akan menghadapi konsekuensi logis

berupa penilaian buruk dari masyarakat

BAB X

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. Defenisi Pengambilan Keputusan

pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama

dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusa merupakan suatu pendakatan yang

sistematis terhadap permasalahan yang dihadapi. Pendekatan tersebut menyangkut pengetahuan

mengenai esensi atas permasalahan yang dihadapi, pengumpulan data dan fakta yang relevan

dengan permasalahan yang dihadapi, anlisis permasalahan dengan menggunakan data dan fakta,

mencari alternatif pemecahan, menganilisis setiap alternatif sehingga ditemukan alternatif yang

paling rasional dan penilain atas keluaran yang dicapai.

Pengambilan keputusan merupakan tugas utama seorang manajer sehari-hari, bahkan

manajer diberi gaji oleh perusahaan justru untuk mengambil keputusan yang baik dan tepat, dan

menguntungkan perusahaan yang dipimpinnya. Setiap pengambil keputusan harus bertanggung

jawab terhadap risiko keputusan yang diambilnya.

Para pakar memberikan defenisi keputusan sesuai dengan sudut pandang dan latar

belakang pemikirannya. 

1. James A.F. Stoner

keputusan adalah pemilihan di antara berbagai alternatif. definisi ini mengandung

tiga pengertian, yaitu:

a. Ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan

b. Ada beberapa alternatif yang harus dipilih salah satu yang terbaik; dan

c. Ada tujuan yang ingin dicapai dan keputusan itu makin mendekatkan pada

tujuan tersebut. pengertian keputusan yang lain dikemukakan oleh prajudi

atmosudirjo bahwa keputusan adalah suatu pengakhiran daripada proses

pemikiran tentang suatu masalah dengan menjatuhkan pilihan pada suatu

alternatif.

2. George R. Terry

Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu

dari dua atau lebih alternatif yang ada

3. Harold Koontz dan Chril O’Donnel

Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif mengenai

sesuatu cara bertindak adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan

tidak ada, jika tidak ada keputusan suatu sumber yang dipercaya, petunjuk atau

reputasi yang telah dibuat.

4. Chester I. Barnard

Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perorangan dan dalam gambaran

proses keputusan ini secara relatif dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku

organisasi lebih penting daripada kepentingan perorangan

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan

merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis

untuk ditindak lanjuti sebagai suatu cara pemecahan masalah dan proses bagaimana

mmenetapkan suatu keputusan yang terbaik, rasional, ideal berdasarkan fakta dan data

B. Macam – Macam  Keputusan Manajemen

Oleh Herbert Simon secara umum membedakan antara dua jenis keputusan, yaitu:

1. Keputusan yang terstruktur (structured decision)

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang muncul berulang-

ulang dan rutin, dibuat menurut kebiasaan, aturan, serta prosedur tertulis maupun

tidak. Sifat Keputusan Terstruktur, seperti:

a. Berulang-ulang

b. Rutin

c. Mudah dipahami

d. Memiliki pemecahan yang standar berdasarkan analisa kuantitatif

2. Keputusan yang tidak terstruktur (unstructured decision)

Keputusan yang tidak terprogram apabila keputusan baru pertama kali

muncul dan tidak tersusun (unstructured). Keputusan semacam itu memerlukan

penanganan khusus, untuk memecahkan masalah, karena belum ada pedoman

khusus dalam menangani masalah tersebut. Keputusan tidak terstruktur tidak

mempunyai suatu aturan yang baku, tergantung pada jenis masalahnya. Sifat

Keputusan Tidak Terstruktur:

a. Tidak berulang dan rutin

b. Tidak ada model untuk memecahkan masalah ini

c. Butuh intuisi

d. Tidak ada solusi langsung yang bisa dipakai untuk problem yang masih

kabur dan cukup kompleks

e. Kebijakan yang ada belum menjawab

Pengambilan keputusan adalah proses dalam mengenali masalah-masalah dan

peluang-peluang untuk kemudian di pecahkan. Berdasarkan lingkungannya perbedaan

utama antara keputusan terstruktur dan keputusan tidak terstruktur ada dalam kaitannya

dengan tingkat kejelasan yang harus ditangani manajer dalam mengambil keputusan.

Terdapat empat posisi dalam skala tersebut adalah:

1. Dalam kondisi pasti atau kejelasan

Kejelasan artinya semua informasi yang diperlukan oleh pihak pengambil

keputusan telah tersedia secara menyeluruh. Kepastian adalah kondisi tentang

adanya informasi yang akurat, dapat diukur, dan dapat diandalkan tentang hasil

dari berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan. Hal-hal yang terjadi dalam

pengambilan keputusan:

a. Alternatif yang harus dipilih hanya memiliki satu

konsekuensi/jawaban/hasil yang dapat ditentukan dengan pasti.

b. Keputusan yang diambil didukung oleh informasi/data yang lengkap,

sehingga dapat diramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan yang

dilakukan.

c. Pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi di

masa yang akan datang.

d. Biasanya selalu dihubungkan dengan keputusan yang menyangkut

masalah rutin, karena kejadian tertentu di masa yang akan datang

dijamin terjadi.

e. Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus/model

yang bersifat deterministik.

f. Menggunakan teknik penyelesaian/pemecahan melalui program linear,

model transportasi, model penugasan, model inventori, model antrian,

model network.

2.  Dalam kondisi berisiko

Resiko artinya adalah bahwa sebuah keputusan harus memiliki tujuan-tujuan yang

jelas dan informasi yang baik selalu tersedia, tetapi hasilnya di masa depan yang

berhubungan dengan setiap alternatif belumlah pasti.

a. Konsekuensi-konsekuensi dari berbagai alternatif yang tidak pasti adalah

sebagai berikut:

b. Aternatif yang dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.

c. Pengambilan keputusan memiliki lebih dari satu alternatif tindakan.

d. Diasumsikan bahwa pengambilan keputusan mengetahui peluang yang akan

terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.

e. Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui

dengan pasti.

f. Pada kondisi ini ada informasi atau data yang akan mendukung dalam

membuat keputusan, berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-

macam keadaan.

g. Menggunakan teknik pemecahan konsep probabilitas, seperti model

keputusan probabilistik, model inventori probabilistik, model antrian

probabilistik.

3.  Dalam kondisi tidak pasti atau ketidakjelasan

Ketidakjelasan/ketidakpastian adalah saat dimana manajer mengetahui tujuan

mana yang ingin dicapai, tetapi informasi tentang alternatif dan peristiwa-peristiwa di

masa depan tidak lengkap. Faktor-faktor yang mungkin akan mempengaruhi sebuah

keputusan, seperti masalah harga, biaya produksi, volume, dan suku bangsa di masa

depan yang akan datang.

Pengambilan keputusan dalam kondisi ini adalah pengambilan keputusan dimana:

a. Tidak diketahui sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta

kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi tersebut.

b. Pengambilan keputusan tidak dapat menentukan probabilitas terjadinya

berbagai kondisi atau hasil yang keluar.

c. Pengambil keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi

lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan tsb.

d. Hal yang akan diputuskan biasaya relatif belum pernah terjadi.

e. Tingkat ketidakpastian dapat dikurangi dengan cara mencari informasi

lebih banyak melalui riet atau penelitian penggunaan probabilitas

subjektif.

f. Teknik pemecahannya menggunakan metode maximin, metode maximax,

metode laplace, metode minimax regret, metode relaisme dan dibantu

dengan tabel hasil (pay off tabel)

4.  Dalam kondisi konflik/ambiguitas

Ambiguitas sekitarnya adalah situasi paling sulit dalam pengambilan keputusan

dimana tujuan-tujuan yang akan dicapai atau permasalahan-permasalahan yang hendak

dipecahkan tidak jelas, alternatif sulit ditentukan dan informasi mengenai hasilnya nanti

tidaklah tersedia.

Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik/ambiguitas adalah pengambilan

keputusan dimana:

a. Kepentingan dua atau lebih pengambilan keputusan saling bertentangan

dalam situasi persaingan.

b. Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya

yang rasional, tanggap dan bertujuan untuk memenangkan persaingan

tersebut.

c. Pengambil keputusan bertindak sebagai pemain dalam suatu permainan.

C. Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai

alternative. Pengertian ini mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah.

Keputusan pada dasarnya merupakan suatu tanggapan keorganisasian terhadap suatu

permasalahan. Setiap keputusan adalah keluaran dari proses dinamis yang dipengaruhi oleh

kekuatan yang banyak sekali. Harbert A. Simon mengajukan model yang bermanfaat sebagai

dasar dala proses pengmbilan keputusan. Modal yang diajukan terdiri dari 3 tahap pokok, yaitu

1. Kegiatan Intelijen

Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi

keputusan

2. Kegiatan Desain

Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai

rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

3. Kegiatan Pemilihan

Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

Sedangkan menurut Scott dan Mitchell, Proses pengambilan keputusan meliputi:

1. Proses pencarian/penemuan tujuan

2. Formulasi tujuan

3. Pemilihan Alternatif

4. Mengevaluasi hasil-hasil

Pendekatan konperhensif lainnya adalah dengan menggunakan analisis system, Menurut

Elbing ada lima langkah dalam proses pengambilan keputusan:

1. Identifikasi dan Diagnosa masalah

2. Pengumpulan dan Analisis data yang relevan

3. Pengembangan dan Evaluasi alternative alternative

4. Pemilihan Alternatif terbaik

5. Implementasi keputusan dan Evaluasi terhadap hasil-hasil

D. Teknik dan Metode Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses

mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa

alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu menghasilkan satu pilihan

final. Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan.

Teknik pengambilan keputusan adalah suatu penerapan ilmu dan teknologi untuk

mengambil suatu keputusan dari sebuah pilihan atau masalah yang dihadapi. Untuk membuat

lebih terstruktur proses-proses pengambilan keputusan, para pakar mengeluarkan metode-metode

yang membuat pengambilan keputusan dapat dilakukan secara sistematis dan terarah agar tujuan

yang diinginkan tercapai.

Teknik-Teknik Pengambilan Keputusan yang dikemukakan oleh pakar, Siagian, S.P,

antara lain :

1. Brainstorming

Jika sekelompok orang dalam suatu organisasi menghadapi suatu situasi

problematic yang tidak terlalu rumit, dan dapat diidentifikasikan secara spesifik mereka

mengadakan diskusi dimana setiap orang yang terlibat diharapkan turut serta memberikan

pandangannya. Pada akhir diskusi berbagai pandangan yang dikemukakan dirangkum,

sehingga kelompok mencapai suatu kesepakatan tentang cara-cara yang hendak ditempuh

dalam mengatasi situasi problematic yang dihadapi. Penting diperhatikan dalam teknik

ini yaitu:

a. Gagasan yang aneh dan tidak masuk akal sekalipun dicatat secara teliti.

b. Mengemukakan sebanyak mungkin pendapat dan gagasan karena kuantitas

pandanganlah yang lebih diutamakan meskipun aspek kualitas tidak diabaikan.

c. Pemimpin diskusi diharapkan tidak melakukan penilaian atas sesuatu pendapat

atau gagasan yang dilontarkan, dan peserta lain diharapkan tidak menilai pendapat

atau gagasan anggota kelompok lainnya.

d. Para peserta diharapkan dapat memberikan sanggahan pendapat atau gagasan

yang telah dikemukakan oleh orang lain.

e. Semua pendapat atau gagasan yang dikemukakan kemudian dibahas hingga

kelompok tiba pada suatu sintesis pendapat yang kemudian dituangkan dalam

bentuk keputusan.

2.Synetics

Seorang diantara anggota kelompok peserta bertindak selaku pimpinan diskusi.

Diantara para peserta ada seorang ahli dalam teori ilmiah pengambilan keputusan.

Apakah ahli itu anggota organisasi atau tidak, tidak dipersoalkan. Pimpinan mengajak

para peserta untuk mempelajari suatu situasi problematik secara menyeluruh. Kemudian

masing-masing anggota kelompok mengetengahkan daya pikir kreatifnya tentang cara

yang dipandang tepat untuk ditempuh. Selanjutnya pimpinan diskusi memilih hasil-hasil

pemikiran tertentu yang dipandang bermanfaat dalam pemecahan masalah. Dan tenaga

ahli menilai melakukan penilaian atas berbagai gagasan emosional dan tidak rasional

yang telah disaring oleh pimpinan diskusi serta kemudian menggabungkannya dengan

salah satu teori ilmiah pengambilan keputusan dan tindakan pelaksanaan yang diambil.

3. Consensus Thinking

Orang-orang yang terlibat dalam pemecahan masalah harus sepakat tentang

hakikat, batasan dan dampak suatu situasi problematik yang dihadapi, sepakat pula

tentang teknik dan model yang hendak digunakan untuk mengatasinya. Teknik ini efektif

bila beberapa orang memiliki pengetahuan yang sejenis tentang permasalahan yang

dihadapi dan tentang teknik pemecahan yang seyogyanya digunakan. Orang-orang

diharapkan mengikuti suatu prosedur yang telah ditentukan sebelumnya. Kelompok

biasanya melakukan uji coba terhadap langkah yang hendak ditempuh pada skala yang

lebih kecil dari situasi problematik yang sebenarnya.

4. Delphi

Umumnya digunakan untuk mengambil keputusan meramal masa depan yang

diperhitungkan akan dihadapi organisasi. Teknik ini sangat sesuai untuk kelompok

pengambil keputusan yang tidak berada di satu tempat.

Pengambil keputusan menyusun serangkaian pertanyaan yang berkaitan dengan

suatu situasi peramalan dan menyampaikannya kepada sekelompok ahli. Para ahli

tersebut ditugaskan untuk meramalkan, apakah suatu peristiwa dapat atau mungkin

terjadi atau tidak. Jawaban dari anggota kelompok tadi dikumpulkan dan masing-masing

anggota ahli mempelajari ramalan yang dibuat oleh masing-masing rekannya yang tidak

pernah ditemuinya. Pada kesempatan berikutnya, rangkaian pertanyaan yang sama

dikembalikan kepada para anggota kelompok dengan melampirkan jawaban yang telah

diberikan oleh para anggota kelompok pada putaran pertama serta hal-hal yang

dipandang sudah merupakan kesepakatan kelompok. Apabila pendapat seseorang ahli

berbeda maka memberikan penjelasannya secara tertulis. Tiap-tiap jawaban diberikan

kode tertentu sehingga tidak diketahui siapa yang memberikan jawaban. Jawaban tersebut

di atas dilakukan dengan beberapa putaran. Pengedaran daftar pertanyaan dan analisa

oleh beberapa ahli dihentikan apabila telah diperoleh bahan tentang ramalan

kemungkinan terjadi sesuatu peristiwa di masa depan.

5. Fish bowling

Sekelompok pengambil keputusan duduk pada suatu lingkaran, dan di tengah

lingkaran ditaruh sebuah kursi. Seseorang duduk di kursi tersebut hanya dialah yang

boleh bicara untuk mengemukakan pendapat ide dan gagasan tentang suatu

permasalahan. Para anggota lain mengajukan pertanyaan, pandangan dan pendapat.

Apabila pandangan orang yang duduk di tengah tersebut telah dipahami oleh semua

anggota kelompok dia meninggalkan kursi dan digantikan oleh orang yang lain untuk

kesempatan yang sama. Setelah itu semua pandangan didiskusikan sampai ditemukan

cara yang dipandang paling tepat.

6. Didactic interaction

Digunakan untuk suatu situasi yang memerlukan jawaban “ya” atau “tidak”.

Dibentuk dua kelompok, dengan satu kelompok mengemukakan pendapat yang bermuara

pada jawaban “ya” dan kelompok lainnya pada jawaban “tidak”. Semua ide yang

dikemukakan baik pro maupun kontra dicatat dengan teliti. Kemudian kedua kelompok

bertemu dan mendiskusikan hasil catatan yang telah dibuat. Pada tahap berikutnya terjadi

pertukaran tempat. Kelompok yang tadinya mengemukakan pandangan pro beralih

memainkan peranan dengan pandangan kontra.

7. Collective Bargaining

Dua pihak yang mempunyai pandangan berbeda bahkan bertolak belakang atas

suatu masalah duduk di satu meja dengan saling menghadap. Masing-masing pihak

datang dengan satu daftar keinginan atau tuntutan dengan didukung oleh berbagai data,

informasi dan alasan-alasan yang diperhitungkan dapat memperkuat posisinya dalam

proses tawar-menawar yang terjadi. Jika pada akhirnya ditemukan bahwa dukungan data

dan informasi serta alasan-alasan yang dikemukakan oleh kedua belah pihak mempunyai

persamaan, maka tidak terlalu sukar untuk mencapai kesepakatan. Tetapi sebaliknya,

pertemuan berakhir tanpa hasil yang kemudian sering diikuti dengan timbulnya masalah

yang lebih besar.

Berikut beberapa Metode Pengambilan Keputusan :

1. Metode dasar (elementary methods)

Metode pendekatan ini sangat simple, dan membutuhkan perhitungan untuk

mendukung analisis. Metode ini sesuai untuk keadaan di mana masalah hanya

diselesaikan oleh satu orang saja, alternatif yang terbatas dan ada karakter yang unik di

lingkungan pembuatan keputusan.

2. MAUT (Multi-Attribute Utility Theory)

Metode ini menggunakan skala prioritas antara 0-1 untuk membantu dalam

pembuatan keputusan di organisasi. Hasil dari prioritas itu dapat digunakan sebagai

pembuat keputusan.

3. SMART (Simple Multi Attribute Rating Techniqu)

Metode pengambilan keputusan ini menggunakan fungsi nilai yang dihitung

secara matematis. Adanya skala penilaian yang telah diketahui oleh banyak orang.

4. MCDA (Basic Multi-Criteria Decision Analysis)

MCDA umumnya mempunyai masalah yang memiliki salah satu dari sejumlah

alternatif. Alternatif tersebut didasarkan pada seberapa baik dalam penilaian hal yang

dipilih. Kriteria dan nilai atau score-nya dibuat oleh si pembuat keputusan. Setelah

memberikan penilaian terhadap alternatif  dijumlahkan sesuai  masing-masing kriteria

dan kemudian diurutkan sesuai jumlah score. Urutan hasil yang telah didapatkan oleh

pembuat keputusan adalah hasil keputusan.

5. NGT (Nominal Group Technic)

NGT adalah suatu metode untuk mencapai konsensus dalam suatu kelompok

dalam membuat keputusan. Teknik ini mengumpulkan ide-ide dari tiap peserta atau

anggota organisasi kemudian memberikan voting dan rangking terhadap ide-ide yang

mereka pilih. Ide yang dipilih adalah ide yang paling banyak score-nya, yang berarti

merupakan konsensus bersama.

DAFTAR PUSTAKA

Harold Koontz and Cyril O’Donnel, Principle of Management: An Analysis of Managerial Function, 5th Edition, Tokyo: McGraw Hill, Kogakusha Ltd, 1980

Harold Koontz, Cyril O’Donnel and Weihrich, Management, 7th Edition, McGraw Hill, Kogakusha Ltd, 1980

Hasibuan, Malayu S.P, Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi, Jakarta: Bumu Aksara, 2004

Panglaykim dan Hazil Tanzil, Manajemen Suatu Pengantar, Jakarta: Ghalia Indonesia,, 1991

Siagian, Sondan P, Fungsi-Fungsi Manajerial, Jakarta: Bumu Akasra, 2002

Siraj, Arifuddun, Cara Praktik Memepelajari Manajemen, Makassar: Alauddin Universiry Press, 2012.

Siswandi, Aplikasi Manajemen Perusahaan (Analisis Kasus dan Pemecahannya), Jakarta: Mitra Wacana Media, 2011.

Siswanto, Pengantar Manajemen, Jakarta: Bumi Aksara, 2013

Sule, Ernie Tisnawati dan Kurniawan. Pengantar Manajemen, Jakarta: Kencana, 2013

Terry Goerge R dan Leslie W. Rue. Principles of Manajement (terj), Jakarta: Bumi Aksara, 2013

Terry, George R. Guide to Manajement (terj), Jakarta: Bumi Aksara, 2000

Wayon, Muh, Manajemen Kontemporer: Sebuah pendekatan Global, Makassar: Alauddin University Press, 2013