PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI MINIMARKET GAUL DUSUN BAKUNGAN YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Emiliyana Yesinta

10.12.5270

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

MAKING SALES INFORMATION SYSTEM AT GAUL MINIMARKET IN BAKUNGAN VILLAGE YOGYAKARTA

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI MINIMARKET GAUL DUSUN

BAKUNGAN YOGYAKARTA

Emiliyana Yesinta Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the era of globalization, Information Systems more growing and important role

in a company's performance. Companies supported by information system can help operations and management more effective. One application of the Information Systems in the sale, such as the supermarket, minimarket, and distributor center.

Mini Market located in the village of Gaul Bakungan is a business engaged in the sale of basic food needs. Buying and selling activities still use sales systems manually and require time for data collection in the price. Of course it could allow information errors

In making the application a Gaul mini market selling, the author will use Visual Basic 6.0 software by studying and understanding the functions of components that can assist operating performance Gaul mini market is much more optimal. Keywords: Information, Sales Application.

1

1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di dunia saat ini mengalami

banyak perubahan. Banyak aspek kehidupan bergantung dari pesatnya kemajuan

teknologi seperti mempermudah aspek pekerjaan manusia dalam mendapatkan

informasi. Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan tenaga

profesional semakin diperlukan oleh perusahaan besar maupun perusahaan kecil.

Perusahaan yang didukung Sistem Informasi dapat membantu operasional dan

manajemennya lebih efektif.

Minimarket Gaul merupakan salah satu usaha keluarga yang berlokasi di dusun

Bakungan yang masih menggunakan cara manual dalam melakukan pencatatan data

seperti data barang, data pemasok, data transaksi serta pembuatan laporan-laporan.

Data ditulis dalam lembaran kertas atau buku yang kemudian disimpan dalam sebuah

lemari sehingga data tersebut dapat dicari dan digunakan kembali jika sewaktu-waktu

data tersebut dibutuhkan. Cara ini kurang efektif karena belum bisa memberikan

kemudahan, ketepatan, efisien, dan keamanan yang lebih. Jika arsip hilang, maka tidak

akan ada bukti transaksinya dan menyebabkan kerugian bagi pemilik minimarket

tersebut. Berdasarkan masalah yang timbul mendorong Minimarket Gaul untuk

mengganti sistem yang lama menjadi sistem yang baru sehingga dapat membantu

kinerja minimarket dan menghasilkan data yang tepat, efisien, aman, serta meminimalisir

kesalahan.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Menurut Hanif Al Fatta (2007;3) mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpuan

atau himpunan dari unsur atau variable – variabe yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.

2.2 Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut Gordon.B Davis, Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem

yang melakukan fungsi- fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi

semua operasi organisasi. (Jogiyanto,2005:15).

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan

Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan

penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan

kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada

2

dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan

mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku. (Niswonger, 1999)

2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.4.1 Microsoft Visual Basic

Visual Basic 6.0 adalah sebuah software developer yang digunakan untuk

membuat aplikasi berbasis windows. Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC

(Beginner All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang ditambah ratusan perintah

tambahan seperti function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan

Graphical User Interface (GUI).

Visual Basic merupakan salah satu pemrograman yang berorientasi pada objek

atau Object Oriented Programming (OOP), yaitu sebuah program dibagi menjadi bagian-

bagian kecil yang disebut objek. Objek tersebut dapat diolah sendiri-sendiri. Setiap objek

memiliki sekumpulan sifat dan metode yang memiliki sekumpulan fungsi tertentu sesuai

yang diprogramkan.

2.4.2 Microsoft SQL Server 2000 Database

Pengertian Microsoft SQL Server adalah perangkat lunak Relational Database

Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi

database berukuran besar dengan berbagai fasilitas1. Microsoft SQL Server merupakan

produk andalan Microsoft untuk database server. SQL Server adalah tipe database tipe

database yang bersifat database relational.

Pengertian relational adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan

tabel dapat disusun dengan kelompoknya yang memiliki sifat yang sama. Tabel berisi

dari baris-baris dan kolom-kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama

lainnya. Database SQL Server terdiri dari dua file, yaitu data yang disimpan dalam file

LDF dan dalam bentuk MDF.

2.4.3 Active Reports

Active Reports merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terdapat

didalam program Microsoft Visual Basic 6.0. Hasil cetak dengan menggunakan Active

Report lebih baik dan lebih mudah, karena pada Active Reports banyak tersedia objek

maupun komponen yang mudah digunakan dan tidak memakan banyak RAM pada

komputer.

3

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

Nama Toko : Minimarket Gaul

Alamat : Bakungan, Sleman Yogyakarta

Pemilik : Ali Sujatmiko

Visi dan Misi Minimarket Gaul

Visi : “Menjadikan minimarket yang dipercaya dengan harga yang terjangkau oleh

masyarakat”

Misi : Menjual barang yang baik dan berkualitas dan memberikan pelayanan dan

kenyamanan yang terbaik bagi pelanggan

3.2 Analisis Sistem

Definisi analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan

fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan

masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa

bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan. Analisis merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang

menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk

mengetahui masalah-masalah yang mengganggu pada sistem lama tersebut. Untuk

mengembangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan agar bisa

memetakan masalah yang ada dan mendapatkan nilai maksimal. Ada beberapa metode

untuk menganalisis sistem, diantaranya dengan menggunakan metode PIECES yaitu

analisis terhadap kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economy),

pengendalian (Control), efisiensi (Efficciency), dan layanan (Service).

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1 Kebutuhan Fungsional

Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh

sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada

dan dihasilkan sistem. Kebutuhan fungsional pada sistem Informasi Penjualan meliputi :

Sistem dapat melakukan pengolahan data barang, data pembelian, data penjualan, data

pemasok, data pengguna, dan dapat menghasilkan laporan-laporan sesuai kebutuhan.

4

3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan nonfungsional tidak secara langsung terkait dengan fitur

tertentu.Kebutuhan nonfungsional memberikan batasan bagi kebutuhan

fungsional.Kebutuhan non fungsional Hardware :

1. Microsoft Windows XP atau Windows Seven sebagai sistem operasi.

2. SQL Server 2000 sebagai Database Management System.

3.5 Perancangan Sistem

3.5.1 Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

Sistem Informasi Penjualan

Minimarket GaulPemilik Karyawan

- Laporan Data Barang

- Laporan Data Pemasok

- Laporan Data Penjualan

- Laporan Data Pembelian

- Laporan Data Retur Pembelian

- Input Data Pengguna

- Input Data Jenis Barang

- Input Data Barang

- Input Data Pemasok

- Input Data Penjualan

- Input Data Pembelian

- Input Data Retur Pembelian

- Laporan Data Barang

- Laporan Data Pemasok

- Laporan Data Penjualan

- Laporan Data Pembelian

- Laporan Data Retur Pembelian

- Input Data Jenis Barang

- Input Data Barang

- Input Data Pemasok

- Input Data Penjualan

- Input Data Pembelian

- Input Data Retur Pembelian

Gambar 3.2 Konteks Diagram

5

3.5.3 Relasi Antar Tabel

DetPembelian

NoNotaBeli**

KdBarang**

Jumlah

HrgBeli

SubTotal

Pembelian

NoNotaBeli*

TglBeli

KdPemasok**

TotalHarga

Retur

NoRetur*

NoNotaBeli**

TglRetur

TotalRetur

Pemasok

KdPemasok*

NmPemasok

AlamatPemasok

NoTlpPemasok

Barang

KdBarang*

KdJnsBarang**

NmBarang

Stock

HrgBeli

HrgJual

Pengguna

KdPengguna*

Username

Password

Jabatan

DetRetur

NoRetur**

KdBarang**

Jumlah

HrgRetur

SubTotal

DetPenjualan

NoNotaJual**

KdBarang**

Jumlah

HrgJual

SubTotal

Penjualan

NoNotaJual*

TglJual

TotalHarga

JnsBarang

KdJnsBarang*

NmJnsBarang

Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Manual Program

1. Menu Login

Saat program dijalankan akan muncul menu login. Pengguna diharuskan untuk

memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam program. Jika

username atau password tidak sesuai maka akan muncul pesan username tidak ada

atau password salah. Jika sesuai maka akan masuk ke menu utama.

Gambar 4.1 Tampilan Menu Login

6

2. Menu Utama

Dalam menu utama ini terdapat seluruh menu dan fitur-fitur yang disediakan oleh

program. Pengguna dapat dengan mudah menentukan pilihan menu yang ingin

dijalankan sesuai dengan hak akses dari masing-masing pengguna

Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama

3. Menu Master

Didalam menu master terdapat empat submenu, yaitu menu jenis barang

yang digunakan untuk mengelola data jenis barang, menu barang yang digunakan

untuk mengelola data barang, menu pemasok untuk mengelola data pemasok, dan

menu pengguna untuk mengelola data pengguna.

a. Menu Jenis Barang

Gambar 4.3 Tampilan Menu Jenis Barang

7

b. Menu Barang

Gambar 4.4 Tampilan Menu Barang

c. Menu Pemasok

Gambar 4.5 Tampilan Menu Pemasok

d. Menu Pengguna

Gambar 4.6 Tampilan Menu Pengguna

8

4. Menu Transaksi

Menu transaksi terdiri dari tiga submenu yaitu menu penjualan, pembelian, dan

retur pembelian.

a. Menu Penjualan

Gambar 4.7 Tampilan Menu Penjualan

b. Menu Pembelian

Gambar 4.8 Tampilan Menu Pembelian

c. Menu Retur Pembelian

Gambar 4.9 Tampilan Menu Retur Pembelian

9

5. Menu Laporan

Dalam menu laporan terdapat lima submen yaitu laporan data barang, laporan

data pemasok, laporan data pembelian, laporan data penjualan, laporan data retur

pembelian. Menu ini dapat diakses melalui menu laporan yang berada dimenu bar bagian

atas. Berikut tampilan-tampilan dari menu laporan-laporan tersebut .

Gambar 4.10 Tampilan Laporan Data barang

Gambar 4.11 Tampilan Laporan Data Pemasok

Gambar 4.12 Tampilan Laporan Data Penjualan Periode

10

Gambar 4.13 Tampilan Laporan Data Pembelian Periode

Gambar 4.14 Tampilan Laporan Data Retur Pembelian

Gambar 4.15 Tampilan Data Barang Terlaris

11

Gambar 4.16 Tampilan Nota Penjualan

4.2 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan sistem adalah suatu kegiatan untuk menjaga atau mempertahankan

sistem agar dapat terus berjalan normal seperti yang diharapkan.

Pemeliharaan sistem dilakukan untuk menghindari masalah-masalah yang

menyebabkan sistem tidak berjalan secara normal, seperti serangan virus komputer,

hilangnya data pada database, dan kerusakan hardware. Langkah-langkah yang perlu

dilakukan dalam pemeliharaan sistem dapat dijelaskan secara rinci sebagai berikut :

1. Melakukan pelatihan terhadap personil yang akan mengoperasikan sistem.

2. Menyimpan master program (file setup) aplikasi Minimarket Gaul agar dapat

diinstal kembali sewaktu-waktu jika dibutuhkan.

3. Melakukan backup database sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan dan

membuat salinan dari file backup tersebut ke media penyimpanan lain. Hal ini

dilakukan agar saat terjadi kerusakan pada database maupun pada perangkat

keras, file backup dari database tersebut masih dapat di restore sewaktu-waktu

untuk menggantikan database utama.

4. Instal anti virus dan melakukan scanning secara berkala agar computer terbebas

dari serangan virus.

5. Mengatur alokasi listrik untuk komputer agar tidak terjadi power failure yang dapat

menyebabkan kerusakan pada perangkat keras komputer.

6. Melakukan perbaikan atau penggantian perangkat keras komputer jika terjadi

kerusakan.

12

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya

penelitian pada Minimarket Gaul, dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul

“Pembuatan Sistem Informasi Penjualan di Minimarket Gaul Dusun Bakungan

Yogyakarta”, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

Sistem lama yang masih menggunakan cara manual memiliki kelemahan antara lain :

a. Pencatatan, pengolahan, dan penyajian data Minimarket Gaul kurang efisien, baik

waktu, tenaga maupun biaya .

b. Keamanan data Minimarket Gaul kurang terjamin.

c. Kesalahan (human error) belum mampu diminimalisir.

5.2 Saran

Berdasarkan temuan-temuan dari penelitian yang penulis lakukan pada Minimarket

Gaul, ada beberapa saran yang penulis berikan untuk pihak Minimarket Gaul dan untuk

pengembang sistem atau peneliti selanjutnya, yaitu :

Diharapkan bagi pihak Minimarket Gaul agar dapat mempertimbangkan dan

menindaklanjuti aplikasi penjualan Minimarket ini untuk diterapkan secara nyata dalam

proses bisnisnya dan apabila nantinya sistem ini benar-benar diterapkan maka

diharapkan pihak Minimarket Gaul dapat memberikan masukan ataupun kritikan apabila

selama aplikasi penjualan Minimarket Gaul tersebut dioperasikan terdapat kekurangan,

kesalahan, dan hal-hal lain yang dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem tersebut

menjadi lebih baik dalam pengembangan selanjutnya.

13

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI

Gordon B, Davis 1974. Management Information System : Conceptual Foundations, Structure, and Development. Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha

Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data. Yogyakarta: ANDI

Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi. Yogyakarta: ANDI

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta : ANDI

Philip Kotler, Kevin Lanne Keller. 2008. Manajemen Pemasaran. Penerbit Erlangga

http://pcbolong.blogspot.com/2011/04/diagram-alir-data-dad-data-flow-diagram.html

[ 18 Juni 2013]