i

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Ermi Kistanti

08.12.3452

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2014

ii

iii

ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL INFORMATION SYSTEMS AT RUMAH SAKIT TK. III KARTIKA HUSADA PONTIANAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA RUMAH

SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK

Ermi Kistanti Armadyah Amborowati

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Now this computer information technology and growing rapidly. Computers have

become very popular in recent years, both among children, adolescents, adults, older people and the institutions of Government and private perusahaa. At present companies or agencies should be able to work quickly and appropriately and with a high degree of accuracy. Information systems that are used must also be accurate, effective and efficient. This will support the smooth running of the daily activity of the company or the Agency. Especially in financial activities such as the calculation of the employee's salary.

Currently there are still many agencies or companies that perform manual process in the calculation of the employee's salary. So that can cause various problems such as take a long time so it is not efficient, the number of personnel required, error-keslahan which is often caused by an error from counting and any data provided less krena tucked into data security.

With the onset of the various problems mentioned above, needed an information system that can ease the task of the Chief, personnel section and the finance section. One way to solve the problem is the creation of information system of payroll employees who will be processing all data relating to the calculation of the employee's salary and will generate output in the form of a report intended for managers or heads of agencies, personnel section, finance section and the employee receiving a salary. So expect the existence of this system can streamline and simplify the activities and data can be obtained accurately, effective, efficient and cost-saving.

Keywords: System, management, System of salary

1

1. PENDAHULUAN

Sekarang ini dengan semakin majunya perkembangan teknologi dan informasi,

komputer bukan lagi merupakan alat bantu yang tidak dikenal masyarakat. Semakin

canggihnya teknologi dan informasi, mendorong berbagai perusahaan untuk

mempergunakan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan berbagai macam

pekerjaan agar dapat mengelola data atau informasi lebih efektif dan efisien sehingga

menghasilkan data dan informasi yang lebih akurat, efektif dan efisien dengan mengurangi

kesalahan yang mungkin ditimbulkan dari pengolahan data atau informasi secara manual.

Salah satu permasalahan yang membutuhkan peran komputer dan teknologi

informasi adalah penghitungan gaji karyawan pada suatu perusahaan. Proses penghitungan

gaji karyawan ini merupakan kegiatan yang bisa dibilang sangat rumit dan butuh ketelitian

yang sangat tinggi. Dengan semakin majunya perkembangan teknologi dan informasi

diharapkan setiap perusahaan dapat menggunakan computer sebagai alat pengolah data

agar dapat terus bersaing.

Pada Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak, proses penghitungan gaji

karyawan masih dilakukan secara manual. Baik proses pengolahan data karyawan,

perhitungan potongan, tunjangan dan gaji karyawan masih dilakukan secara manual.

Laporan yang dihasilakn pun masih diproses secara manual. Oleh karena itu penulis

mengambil tema dalam skripsi kali ini dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi Penggajian pada Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak”. Sehingga dengan

adanya sistem informasi penggajian, diharapkan Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada

Pontianak dapat lebih efektif dan efisien dalam pengolahan seluruh data yang diperlukan

dalam perhitungan gaji keryawan dan didapatkan hasil yag akurat, efektif dan efisien.

2. LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam

pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe

Davis sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

2

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisai dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan”.1

2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) adalah kumpulam dari interaksi-interaksi

sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial

maupun kebutuhan operasi. Adapun pengertian SIM menurut para ahli adalah2:

• Menurut Barry E. Cushing:

“Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam

suatu organisasi yang bertanggung jawab mengunpulkan dan mengolah data untuk

menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam

kegiatan perencanaan dan pengendalian”.

• Menurut Frederick H. Wu:

“SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem -sistem yang menyediakan informasi

untuk mendukung manajemen”.

• Menurut Gordon B. Davis:

“SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung

operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.”

2.3. Pengertian Sistem Infromasi Penggajian Sistem Informasi Penggajian merupakan sistem infromasi yang di dalamnya

mencakup proses penghitungan gaji karyawan yang biasanya merupakan tanggung jawab

dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia pada suatu perusahaan.

1 Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem (Yogyakarta.Andy Offset.1990). Hal. 11 2 Ibid, Hal.11

3

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)

Gambar 0.1 Siklus SDLC

Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau yang biasa disebut SDLC(System

Development Life Cycle) adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan

metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem dengan tahapan-tahapan

sebagai berikut :

a. Analisis (Analysis)adalah

b. Desain (Design) adalah

c. Uji Coba (Testing)

d. Implementasi (Implementation)

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisis Sistem

3.1.2. Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam penelitian kali ini, maka penulis

melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensindan

pelayanan terhadap masayarakat. Panduan ini dikenal dengan Analisis PIECES

(Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service).

a. Performance (Kinerja)

Parameter Hasil Analisis

Throughput (Jumlah Produksi)

Pengolahan data sistem lama yang

membutuhkan waktu lebih lama

4

memperlambat pula waktu pembuatan

laporan

Respon Time (Waktu Tanggap)

Pada kasus kali ini waktu yang

dibutuhkan dalam pemberian informasi

tentang penggajian karyawan

memakan waktu cukup lama. Sebab

pengumpulan data dan pembuatan

laporan masih dilakukan secara

manual

b. Information (Informasi)

Parameter Hasil Analisis

Akurat

Penyajian Informasi pada sistem lama

kurang akurat. Sebab penghitungan

data penggajian masih dilakukan

secara manual seperti menggunakan

kalkulator, sehingga sering terdapat

kesalahan-kesalahan sedangkan

sistem yang baru menggunakan sistem

informasi yang kemungkinan

kesalahanny sangat kecil

Tepat Waktu

Penyampaian laporan pada sistem

yang lama sering kali tidak tepat waktu

yg dikarenakan pengerjaan yang lama

atau data-data hilang sedangkan pada

sistem yang baru pengerjaan dapat

dilakukan lebih cepat dengan bantuan

sistem informasi dan data-data yang

ada sudah tersimpan aman di database

Relevan

Dengan menggunakan cara lama yang

masih manual terkadang laporan yang

dihasilkan tidak sesuai dengan harapan

terlalu ribet ataupun rincian yang

5

kurang jelas namun dengan sistem

yang baru semua rincian sudah

terkomputerisasi sehingga lebih jelas

dan detail

c. Economy (Ekonomi)

Parameter Hasil Analisis

Biaya

Karena sistem lama masih

menggunakan cara manual maka akan

membutuhkan biaya alat tulis labih

banyak sehingga dapat mengurangi

pendapatan. Namun dengan sistem

yang baru biaya pembelian alat tulis

bisa sedikit lebih berkurang

Manfaat

Semakin banyaknya biaya yang

dikeluarkan untuk sistem yang lama

maka akan mengurangi pendapatan

dan penghematan tidak bisa dilakukan

sedangkan dengan sistem yang baru

perusahaan lebih bisa menghemat

pengeluaran

d. Control (Kontrol)

Parameter Hasil Analisis

Kontrol Sistem Pada sistem yang lama keamanan

data kurang mendapat perhatian dan

perlindungan yan baik sehingga

dengan mudah dapat diakses oleh

orang lain sedangkan pada sistem

yang lama keamanan data lebih

terjamin sebab dilindungi dengan

penggunaan password

Deteksi Kesalahan Pada sistem yang lama deteksi

6

kesalahan sulit dilakukan dan apabila

terjadi kesalahan maka harus

mengulang prosesnya dari awal

sedangkan pada sistem yang baru

deteksi kesalahan dapat langsung

diketahui

e. Efficiency (Efisiensi)

Parameter Hasil Analisis

Waktu Karena masih dilakukan secara manual

maka proses penghitungan gaji dan

pengumpulan data pada sistem yang

lama berjalan lamban dan

membutuhkan waktu yang lebih lama

sedangkan dengan sistem baru yang

sudah terkomputerisasi maka waktu

yang dibutuhkan lebih sedikit

Sumber Daya Manusia Pada sistem yang lama semua

prosesnya msih dilakukan oleh manusia

dan apabila orang bagian keuangan

berhalangan hadir maka pemberian gaji

dapat terhambat.

f. Service (Layanan)

Pada Rumah Sakit TK. II Pontianak pelayanan yang diberikan pada karyawan

khususnya pada proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan

semua kegiatan pengolahan data dan laporan penggajian masih dilakukan

secara manual. Sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dalam

penyampaian laporan.

7

3.2. Perancangan Sistem 3.2.1. Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart

3.2.2. ERD (Entity Relationship Diagram)

Gambar 3.2 ERD

8

3.2.3. DFD (Data Flow Diagram) 1. Diagram Konteks

Gambar 3.3 DFD

2. DFD Level 0

Gambar 3.4 DFD Level 0

9

3. DFD Level 1 Proses 1

Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses 1

4. DFD Level 1 Proses 2

Gabmbar 3.6 DFD Level 1 Proses 2

10

5. DFD Level 1 Proses 3

Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 4

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Manual Program

Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program

sehingga pengguna dapat mengoperasikan program dengan mudah.

1. Data pegawai

Form Data Pegawai digunakan untuk menambah, merubah, dan mengahapus

data Jabatan dan Tunjangan Data Pegawai

Gambar 0.1 Form Data Pegawai

11

2. Form Jabatan

Form jabatan digunakan untuk menambah, merubah, dan mengahapus data

Jabatan dan Tunjangan Jabatan Pegawai

Gambar 4.2 Form Jabatan

3. Form Golongan

Form Golongan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah data

Golongan Pegawai

Gambar 0.3 Form Golongan

12

4. Form Potongan

Form Potongan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah

perhitungan data Potongan dari Gaji Pegawai

Gambar 0.4 Form Potongan

5. Form Tunjangan

Form Tunjangan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah

perhitungan data Tunjangan dari Gaji Pegawai

Gambar 0.5 Form Potongan

13

6. Form Gaji

Form Gaji digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah data

perhitungan Gaji Pegawai

Gambar 0.6 Form Pengggajian

7. Form Laporan Slip Gaji

Gambar 0.7 Form Laporan Slip Gaji

14

8. Form Laporan Biodata Karyawan

Gambar 0.8 Form Laporan Biodata Karyawan

5. PENUTUP

5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis pada Sistem Penggajian Karyawan

Rumah Sakit Kartika Husada Pontianak dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk

menghasilakn informasi yang dibutuhkan pada sistem yang lama sudah tidak lagi efektif.

Dengan penggunaan Sistem Informasi Penggajian yang baru diharapkan dapat

menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan

keputusan. Dari sistem yang baru ini diperoleh keuntungan:

1. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah Metode Analisis PIECES.

Metode ini digunakan sebab penulis akan merancang sistem yang baru untuk

menggantikan sistem yang lama. Berdasarkan analisis Kebutuhannya sistem yang

baru dibagi menjadi 2 yaitu kebutuhan fungsional yang meliputi proses-proses dan

informasi apa saja yang dapat disajikan serta kebutuhan nonfungsional yang meliputi

kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak sistem.

15

2. Dalam tahap perancangan, penulis melakukan analisis menggunakan ERD (Entity

Relational Diagram) yang menghasilkan 7 table dan DFD (Data Flow Diagram) untuk

menggambarkan aliran data dari tiap-tiap entitas yang terbentuk dan untuk

mengetahui banyaknya table yang akan dirancang dalam database sistem.

3. Sistem yang baru sudah dapat dijalakan dan menghasilkan laporan biodata

karyawan dan slip gaji karyawan.

5.2. Saran Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar :

1. Untuk penelitian kedepannya sebaiknya sistem penggajian bisa diintregasikan

dengan sistem pembayaran pada kasir agar semua yang berhubungan dengan

keuangan dapat saling berinteraksi.

2. Dalam penelitian selanjutnya disarankan pula agar data-data yang dibutuhkan lebih

akurat dan dilengkapi lagi sehingga informasi yang nantinya disajikan penulis akan

lebih efektif.

3. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki terus menerus sehingga

dapat diperoleh sistem inforamsi yang optimal.

16

DAFTAR PUSTAKA

Jugianto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

M. Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft

SQL Server 2000, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006.

Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007.

S. Gordon B. Davis, Management Information System : Conseptual Fundation, Structur and

Development, Tokyo: Mc Grow Hill kogakusha ttd, International Student Edition,

1974,p.5