1

SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT KUD SUBUR MAKMUR TELUK PANJI IV

LABUHAN BATU SELATAN SUMUT

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Elviana Dewi 09.12.4098

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

2

3

Payroll Information System For Oil Plam Plantations KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 Labuhan Batu Selatan Sumut

Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur

Teluk Panji IV Labuhan Batu Selatan Sumut

Elviana Dewi

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

Payroll system is the result of oil palm plantations on the fertile KUD Makmur for this is

still using the manual method, meaning that in terms of processing still using sheets of

paper. So the authors aimed to analyze the Payroll Information System palm oil plantation

KUD Fertile Gulf Makmur Flag-going so far and designing and implementing a

computerized payroll information systems as a solution to the problems faced by

cooperatives based on the analysis of payroll information system is running .

The analysis methodology using data collection methods and theoretically analyzed

payroll information systems in general and ongoing. Then conducted interviews with the

Prosperous or Fertile KUD concerned to know the problems faced and to learn about the

business processes payroll information system is running.

The results achieved are implementing a computerized payroll system of information on

cooperatives Fertile Makmur that still use traditional / manual so that companies often

experience delays in processing the payroll results of oil palm plantations. By generating

a new payroll information system is expected to be beneficial according to expectations

and desires of the company.

Keyword : System, Information System, payroll

4

1. Pendahuluan

Dalam suatu KUD terdapat strukutur organisasi yang tersusun rapi

dengan masing-masing jabatan yang telah ditentukan, organisasi ini memiliki

peran sangat besar dalam kelancaran proses penggajian hasil perkebunan

kelapa sawit dan pengolahan keuangan koperasi di Desa itu sendiri.

Pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit yang dimiliki secara individu

tersebut juga tidak diberikan langsung kepada pemilik kebun, namun

pengambilanya harus melalui ketua kelompok yang telah ditentukan.

Melihat begitu banyaknya proses yang harus dilakukan untuk kelancaran

pembagian hasil perkebunan kelapa sawit, maka diperlukan suatu sistem

yang terkomputerisasi yang dapat mengolah data-data penggajian dengan

baik, sehingga memudahkan dalam mengolah pembukuan dan proses input

tentang penggajian yang akan dibagikan dan akan diterima oleh masing-

masing ketua kelompok.

Proses pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit selama ini masih

menggunakan cara manual, artinya dari segi pengolahan masih

menggunakan lembaran nota yang harus ditulis tangan oleh pihak KUD,

cara ini tentu kurang efektif jika dilihat dari segi kecepatan, ketepatan dan

waktu yang dibutuhkan. sehingga seringkali mengalami keterlambatan

dalam memproses gaji hasil perkebunan kelapa sawit.

Berdasarkan kelemahan tersebut maka diperlukan sistem yang

terkomputerisasi dengan memakai perangkat lunak yang dapat membantu

kelancaran proses pembagian hasil perkebunan kelapa sawit di KUD Subur

Makmur. Sistem ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna

sehingga memudahkan dan memperlancar proses pembukuan dan

pembagian hasil perkebunan kelapa sawit secara tepat dan akurat.

Oleh karena itu, melihat dari adanya permasalahan yang muncul di

atas maka penyusun atau penulis mengambil judul “ Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 ”sebagai judul skripsi dan objek penelitiannya.

5

2. LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang (Abdul Kadir, 2003: 28).

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi

penerima yang mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-

keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang (Gordon B.

Davis, 1995: 28).

2.2 Siklus Sistem Informasi

Sebuah sistem informasi dalam pengembangannya memerlukan proses-proses

dan urutan-urutan yang standar, yakni Analisis, Desain, Implementasi, dan

Pemeliharaan. Proses-proses tersebut dituangkan dalam satu metode yang dikenal

dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan

metodologi umum dalam pengembanganya sistem yang menandai kemajuan usaha

analisis dan desain. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:

1. Identifikasi dan seleksi proyek;

2. Inisiasi dan perencanaan proyek;

3. Analisis;

4. Desain

a. Desain logikal

b. Desain fisikal

5. Implementasi

6. Pemeliharaan

System / Informasions

engineering

Analysis Analysis Analysis Analysis

6

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Dalam tahap analisis system terdapat langkah-langkah dasar yang harus

dilakukan, langkah-langkah tersebut adalah:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis

3.1.1 Identifikasi Masalah

1. Proses pelayanan transaksi penggajian dan laporan membutuhkan waktu

yang lama.

2. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih

berbentuk nota / Hard Copy

3.1.2 Penyebab Masalah

1. Pencatatan transaksi yang masih manual

2. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data pengeluaran

3.1.3 Analisis Kelemahan Sistem

Metode yang digunakan dalam menganalisis kelemahan sistem KUD Subur

Mamur dapat menggunakan metode analisis PIECES yang dijelaskan sebagai

berikut:

1. Kinerja (performance)

Parameter Hasil Penelitian

Throughput Admin tidak mengetahui potongan apa saja yang harus dibayarkan oleh tiap kelompok, sehingga membutuhkan ketelitian untuk melakukan transakasi

Roesponse time Membutuhkan waktu yang lama untuk melayani transaksi penggajian

7

2. Informasi (Information)

Parameter Hasil Penelitian

Akurat Informasi total tonase tidak sesuai

dengan pencatatan sebelumnya

Tepat waktu Membutuhkan waktu yang lama untuk

melayani transaksi penggajian, karena

potongan yang harus dibayar oleh

masing-masing kelompok berbeda-

beda

Relevan Sering terjadi kesalahan nota pada

masing-masing tonase

3. Ekonomi (Economy)

Parameter Hasil Penelitian

Biaya Pencatatan Transaksi penggajian

mengakibatkan biaya operasional yang

tinggi, karena sering terjadi kesalahan

dalam pembuatan laporan

Manfaat Infromasi yang disampaikan tidak jelas

sehingga manfaat yang diperoleh tidak

sesuai dengan biaya yang dikeluarkan

4. Pengendalian (Control)

Parameter Hasil Penelitian

Hak Akses Data hanya dapat dibuka oleh admin

Keamanan Data Tingkat keamanan data keuangan saat ini memang cukup baik akan tetapi tidak belum ada pemantauan data untuk mencegah penyalah gunaan data.

8

5. Efisiensi (Efficiency)

Parameter Hasil Penelitian

Pencatatan data transaksi Setiap dokumen trnasaksi penggajian harus dibedakan satu dengan yang lain, sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama

Pembuatan Laporan Dokumen-dokumen penyimpanan data yang akan dijadikan laporan sangat banyak, sehingga waktu yang relative lama

6. Pelayanan ( Service)

Parameter Hasil Penelitian

Kualitas pelayanan Proses pencarian data masing-masing kelompok masih lambat karena banyaknya arsip yang menumpuk

Waktu pelayanan Untuk melayani satu kelompok membutuhkan waktu yang cukup lama

3.1.4 Analisis Kebutuhan sistem

3.1.4.1 Kebutuhan Fungsional

1. Admin

a. Memiliki hak akses penuh untuk mengontrol serta mencetak laporan semua

data yang ada.

b. Dapat memasukkan data anggota kelompok baru.

c. Dapat melakukan pengolahan laporan-laporan

3.1.4.2 Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasional

Prosesor Intel Pentium IV

Motherboard BioStar I915P + SC

RAM 512 MB

Harddisk 160GB

VGA 256MB

DVDROM Samsung Sata

9

Monitor LCD 15’

Keyboard + Mouse

Casing Simbadda Sim-Cool 430W

Printer

2. Keamanan (Security)

a. Aplikasi dilengkapi dengan kata sandi (password)

3. Informasi

a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya.

b. Digunakan untuk memberikan informasi apabila terjadi kesalahan.

3.1.5 Analisis Kelayakan

Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang

akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak.

Beberapa kelayakan yang dapat dipertimbangkan antara lain:

1. Analisis Kelayakan Teknik

Sistem baru ini menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga akan

memudahkan dalam pendataan serta pencarian data penggajian.

2. Analisis Kelayakan Operasional

Sistem baru dapat dioperasikan oleh admin atau staff yang menanganinya.

Penggunaan pertama kali sistem ini membutuhkan pelatihan bagi pengguna

sistem untuk mengetahui detail pengoperasian sistem secara keseluruhan.

3. Analisis Kelayakan Hukum

Software atau perangkat lunak yang mendukung aplikasi yang dibuat adalah

semuanya mengunakan sofware legal, bukan bajakan. Sehingga jika suatu

waktu ketika sistem itu dijalankan terdapat pemeriksaan software, maka sistem

ini tidak dapat dikatakan melanggar hukum.

10

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Perancangan Basis Data

1. Normalisasi

Normalisasi merupakan teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data.

a. Bentuk Dokumen dasar

11

b. Bentuk tidak Normal

c. Bentuk Normal Pertama

IdAnggota

Kel Tonase Tanggal Jumlah tonase Angkutan kendaraan

Jasa KUD Simwaj Anggota+usipa

Piutang Dagang

Piutang Simpan pinjam

pupuk

A001 I I,II,III,IV 18/11/2012 Rp.29.040.000 Rp. 62.320.000 Rp. 10.492.100 Rp. 18.200.000

Rp. 15.000 Rp.15.000 102.0000 Rp.900.0000

Rp700.000 Rp.90.000

A002 II I,II,III,IV 18/11/2012 Rp. 25.800.000 Rp. 102.600.000 Rp. 15.535.000 Rp. 6.370.000

Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000

IdAnggota

Kel Tonase Tanggal Jumlah tonase Angkutan kendaraan

Jasa KUD Simwaj Anggota+usipa

Piutang Dagang

Piutang Simpan pinjam

pupuk

A001 I I 18/11/2012 Rp.29.040.000

Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000

A001 I II 18/11/2012 Rp. 62.320.000

Rp. 15.000 Rp. 15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000

A001 I III 18/11/2012 Rp. 10.492.100

Rp. 15.000 Rp. 15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000

A001 I IV 18/11/2012 Rp. 18.200.000 Rp. 15.000 Rp. 15.000 Rp 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000 A002 II I 18/11/2012 Rp. 25.800.000

Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000

A002 II II 18/11/2012 Rp. 102.600.000

Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000

A002 II III 18/11/2012 Rp. 15.535.000

Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000

A002 II IV 18/11/2012 Rp. 6.370.000 Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp54.000

12

d. Bentuk Normal Kedua

Relasi 1 : Penggajian 1

Id_anggota Kelompok Tanggal Tonase Jumlah Potongan Jumlah Bersih

A001 I 18/11/2012 Rp. 14.691.000 Rp. 105.361.000

A002 II 18/11/2012 Rp. 13.749.000 Rp. 162792.000

Relasi 2 : Penggajian 2

e. Bentuk Normal ketiga

Relasi 1 : Penggajian 1

Id_angggota* Kelompok* Tanggal Tonase Jumlah Potongan

Jumlah Bersih

A001 I 18/11/2012 Rp. 14.691.000 Rp. 105.361.000

A002 II 18/11/2012 Rp. 13.749.000 Rp. 162.792.000

2. Hubungan Antar Tabel

Id_anggota

Angkutan kendaraan

Jasa KUD Simwaj Anggota+usipa

Piutang Dagang

Piutang Simpan pinjam

pupuk

A001 Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 102.0000 Rp.900.0000 Rp700.000 Rp.90.000

A002 Rp. 15.000 Rp.15.000 Rp. 2.000.000 Rp.900.000 Rp.700.0000 Rp.54.000

13

3. Flowchart Sistem

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)

Merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses

yang terjadi pada system yang akan dibuat

a. Contex Diagram

14

b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Gambar 3.3 DFD Level 1

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 implementasi Database

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya

siap untuk digunakan dan dioperasikan. Desain table berikut dapat dilihat dari SQL

Server Entreprise Manager yang telah disediakan oleh SQL Server 2000.

15

4.2 Implementasi Program

4.2.1 Listing Program

a. Koneksi Database

Untuk dapat mengakses masuk ke sebuah database SQL Server 2000 dengan

visual basic 6.0 maka keduanya harus dihubungkan melalui sebuah koneksi

4.3 Testing Program

Pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu white box dan blackbox testing.

a. Blackbox Testing

No Nama Form Jenis Unit Tes Hasil

1. Form Menu Utama

Master Data Ok

Menu Proses Ok

Menu Laporan Ok

2. Mater Data

Input Data Ok

Cari Data Ok

3. Menu Proses

Setting Harga Ok

Hitung Tonase Ok

Hitung Pengeluaran Ok

16

Slip Gaji Ok

4. Menu Laporan

Lap Data Anggota Ok

Lap Tonase Ok

Lap Pengeluaran Ok

Lap Gaji Ok

5. Input Data

Form Tambah OK

From Edit OK

From Simpan OK

Form Hapus OK

Form Batal OK

6. Cari Data OK

7. Setting Harga

Tambah OK

Simpan OK

Hapus OK

Batal OK

Exit OK

1. Hitung Tonase

Baru OK

Simpan OK

Batal OK

Tutup OK

Baru OK

17

9 Hitung

Pengeluaran

Simpan OK

Batal OK

Tutup OK

10 Slip Gaji

Baru OK

Simpan OK

Batal OK

Tutup OK

1. Lap Data Anggota Cetak OK

2. Lap Data Tonase Cetak OK

3. Lap Data

Pengeluaran Cetak OK

4. Lap Data Gaji Cetak OK

4.4 Manual Program

Berikut adalah tampilan dari implementasi aplikasi Sistem Informasi

Penggajian pada KUD Subur makmur. Berikut fungsi dari setiap tampilan yang

telah dibuat:

a. Form Login

18

b. Menu Utama

c. Form Pengeluaran

d. Form hitung Gaji

19

4.5 Pemeliharaan Sistem

4.5.1 Backup Database

Langkah-langkah untuk melakukan backup database menggunakan Enterprise

Manager adalah sebagai berikut.

a. Buka Enterprise Manager dan terhubung ke server.

b. Buka folder database kudsubur dan klik kanan All Tasks, pilih Backup

Database.

c. Isikan nama backup baru

d. Simpan folder beckup ke driver

20

e. Klik tombol OK untuk menyimpan Backup Database baru

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah

dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain

sistem informasi penggajian ini, yaitu:

1. Kekurangan sistem lama

a. Pengolahan data di KUD Subur Makmur IV masih bersifat

manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat

dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu

aman.

b. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai

keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut

masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran

- lembaran kertas.

c. Untuk meminimalisasi masalah-masalah tersebut maka

diperlukan suatu sistem pengolahan data transaksi penggajian

yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan

akurat serta dapat membantu dalam proses perkembangan KUD

tersebut.

2. Kelebihan sistem baru

a. Sistem dapat memberikan informasi penggajian secara tepat

waktu, akurat dan relevan.

21

b. Dapat menghemat waktu untuk melakukan pencarian,

pencatatan dan pemasukan data.

c. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.

d. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang.

e. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan

dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan

bagi pihak KUD Subur Makmur di dalam meningkatkan pelayanan,

penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh

pengolah KUD.

Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan

untuk pihak KUD Subur Makmur untuk meningkatkan kualitas dan

kuantitas kerja yaitu :

1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang

terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah

dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dan lebih menghemat

waktu dibandingkan dengan sistem yang manual.

2. Dalam penerapan sistem baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah

adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar.

3. Sistem digunakan sebagai bahan penelitian berikutnya untuk

mengembangkan program lebih lanjut.

4. Perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan

data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator

program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai

penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar.

Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun

sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat

membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan

pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat

menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam

pengambilan keputusan bagi kemajuan KUD Subur Makmur Teluk Panji

IV.

22

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta.

Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu

Yogyakarta

Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL

dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta.

HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta.

J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat

Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex

Media Komputindo

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta:

Penerbit ANDI

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL. Andi Offset, Yogyakarta