PEMANFAATAN TEKNOLOGI SMARTPHONE UNTUK PROSES

PENERIMAAN MAHASISWA BARU SECARA ONLINE

(Studi kasus pada Perguruan Tinggi Pasir Pengaraian)

Kiki Yasdomi, S.Kom, M.Kom

Agung Setiawan, S.Kom., MM., M.Kom Dosen Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Pasir Pengairan

Jl. Tuanku Tambusai Kumu, Desa Rambah,

Kec. Rambah Hilir, Kab. Rokan Hulu

agung.setiawan73@gmail.com

ABSTRAK Perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan seharusnya sudah menggunakan teknologi

smartphone untuk alat promosi dan berhubungan dengan mahasiswanya. Tujuan jangka panjang dari

penelitian ini adalah untuk memudahkan calon mahasiswa dalam mendaftar sebagai calon mahasiswa

baru dengan menggunakan smartphone. Penelitian ini menawarkan prototipe pendaftaran mahasiswa

baru menggunakan media smartphone dengan sistem Android. Dengan kecanggihan smartphone ini

diharapkan dapat meningkatkan penerimaan mahasiswa baru khususnya yang sudah dapat

menggunakan teknologi Android. Dalam penelitian akan dihasilkan analisa dan perancangan sistem

informasi berbasis smartphone. Metode analisa dan perancangan yang digunakan adalah dengan

menggunakan Data Flow Diagram (DFD) untuk menghubungkan dengan data, serta Unifield

Modeling Language (UML) untuk alur aplikasi yang akan dibuat. Metode ini diharapkan mampu

menjembatani jarak yang jauh bagi calon mahasiswa baru dalam proses pendaftaran mahasiswa baru.

.

Kata kunci : Smartphone, Android, DFD, UML

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi komputer yang kian kecil tetapi mempunyai kemampuan yang besar.

Demikian pula dengan kemampuan telekomunikasi yang kian pesat, hal ini dapat dilihat dengan

ditemukannya sistem operasi Android pada smartphone. Memicu banyak perubahan diberbagai

bidang, salah satunya perguruan tinggi. Penggunaan teknologi smartphone untuk melakukan

pendaftaran dirasakan sangat tepat, karena teknologi ini sudah banyak digunakan dan harganyapun

kian murah. Sehingga calon mahasiswa yang telah mempunyai smartphone dapat memaksimalkan

menggunakan dengan melakukan proses pendaftaran.

Diduga bahwa jarak yang jauh antara perguruan tinggi dengan calon mahasiswa baru, terdapat

pemborosan biaya saat melakukan pendaftaran mahasiswa baru. Beberapa perguruan tinggi di Jakarta

sudah menggunakan sistem online untuk proses pendaftaran mahasiswa baru, namun semuanya masih

mengharuskan mahasiswa mencetak hasil pendaftarannya. Dengan menggunakan teknologi

smartphone ini diharapkan dalam proses pendaftaran hingga nomor ujian dilakukan secara online.

Sehingga dalam melakukan ujian tertulis, calon mahasiswa cukup memperlihatkan nomor ujian di

smartphone dan menunjukan kartu identitas saja.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mendapatkan gambaran tentang rancangan sistem informasi

pendaftaran mahasiswa baru secara online, dengan teknologi smartphone :

1. Menganalisa dan membuat rancangan hingga prototipe penerimaan mahasiswa baru secara

online.

2. Menghasilkan rancang bangun penerimaan mahasiswa baru menggunakan aplikasi Android

dengan Unifield Modeling Language (UML) dan Data Flow Diagram (DFD).

2. LANDASAN TEORI

Proses bisnis sebuah organisasi tidak dapat lepas dari sebuah teknologi sistem informasi (Putri

Novaninda Lestari, et al, 2016). Saat ini penggunaan internet sudah sangat pesat, demikian pula

dengan teknologi yang digunakan juga mengalami perkembangan yang pesat. Salah satu teknologi

yang digunakan adalah smartphone, dengan sistem operasi android. Dimana dengan smartphone,

kita dapat membuka laman internet dengan kemampuan yang hampir sama dengan penggunaan

personal komputer (PC).

2.1.Analisa dan Perancangan

Dalam pembuatan disain sistem, alat bantu (tool) sangat dibutuhkan sekali untuk

menggambarkan keadaan sistem secara benar (Jogiyanto, 2005). Alat bantu inilah yang nantinya akan

menggambarkan bentuk entitas, proses dan penyimpanan data (data store) yang akan digunakan serta

bagaimana hubungan antara ketiganya. Adapun alat bantu yang digunakan adalah dengan diagram alir

data (DAD) atau data flow diagram (DFD). Adapun simbol yang digunakan :

a. Alir data logikal (logical data flow)

Alir data logikal digunakan untuk mengalirkan data dari dan ke proses, simpanan data atau entitas

(entity) secara logika. Alir data digambarkan dengan simbol berupa panah.

b. Entitas (entity)

Entitas dapat pula disebut dengan suatu objek atau benda yang mempunyai karakteristik yang

membedakan dengan yang lain. Tiap-tiap entitas mempunyai ciri sendiri yang membedakan

dengan entitas yang lain. Simbol yang digunakan :

c. Proses logikal (logical process)

Proses logikal digunakan untuk melakukan kegiatan oleh orang atau mesin yang mendapatkan alir

data yang masuk untuk menghasilkan alir data keluar. Simbol yang mewakili proses ditunjukan

dengan bentuk lingkaran atau persegi panjang yang berdiri tegak dengan sudut-sudutnya berbentuk

tumpul.

d. Simpanan data (data store)

Simpanan data digunakan untuk menyimpan data dari dan ke proses. Penggunaan simpanan data

sangat baik sekali untuk menunjukan objek tempat penyimpanan data. Simbol yang digunakan

pada data store adalah sebagai berikut:

2.2.Unifield Modeling Language

Salah satu perancangan sistem informasi adalah dengan menggunakan UML, yang berfungsi

untuk merancang sistem yang berorientasi objek. Pemodelan dengan UML banyak digunakan bagi

pengembang sistem dengan model visual. Pemodelan UML dikembangkan pertama kali oleh Booch

(Munawar, 2005), dengan menggabungkan Object Modeling Technique (OMT) dan Object Oriented

Software Engineering (OOSE).

Use case merupakan sebuah penjabaran fungsi pengguna yang terlibat langsung dalam sebuah

sistem. Use case sendiri bekerja dengan cara mendeskripsikan pengguna (user) yang menggambarkan

sebuah cerita antara pengguna dengan sistem. Ide penggunaan use case adalah bagaimana melibatkan

pengguna sistem pada awal-awal analisa dan disain sistem, sehingga diharapkan akan membantu

dalam membangun sebuah sistem yang berorientasi pengguna.

1. Notasi use case

Pada use case digunakan notasi dengan membatasi 3 aspek dari sistem, yaitu use case, actor dan

system / subsystem boundary (bingkai sistem / subsistem) seperti gambar dibawah ini:

Gambar 1. Model use case

3. METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan kerangka kerja yang terdiri dari langkah-langkah dari analisa

hingga aplikasi yang akan dihasilkan. Kerangka kerja yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut :

Gambar 2. Kerangka Kerja Penelitian

Berdasarkan gambar 2 diatas, maka tiap langkah atau tahapan kerangka kerja penelitian

dijabarkan sebagai berikut :

1. Identifikasi Masalah

Masalah yang diidentifikasi dalam penelitian ini adalah kurangnya minat pendaftaran mahasiswa

baru, karena letak kampus yang jauh dan dalam pendaftaran harus mengeluarkan biaya lebih

untuk menuju ke kampus.

2. Analisa Masalah

Analisa masalah dalam penelitian ini adalah dengan jarak yang jauh akan berdampak pada biaya

pendaftaran yang kian tinggi untuk mencapai ke kampus, selain itu kondisi cuaca yang tidak

menentu. Untuk mengatasi masalah tersebut, digunakan pendaftaran secara online yang

menggunakan internet. Dalam penggunaan internet dapat digunakan teknologi smartphone,

karena teknologi smartphone telah digunakan disegala kalangan masyarakat.

3. Penentuan Tujuan

Setelah dilakukan analisa masalah yang ada, maka dapat ditentukan tujuan dari penelitian ini yaitu

membuat analisa, perancangan sistem hingga pembuatan aplikasi sistem informasi pendaftaran

mahasiswa baru dengan teknologi smartphone.

4. Studi Literatur

Sesuai dengan tujuan untuk mencapai hasil yang ingin dicapai dari penelitian maka dilakukan

kajian literatur yang berkaitan dengan literatur. Adapun literatur yang digunakan diambil dari

berbagai sumber seperti buku, hasil seminar, media internet, dan jurnal.

5. Pengumpulan Data

Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang ada. Pengumpulan data pada proposal ini

dilakukan dengan tiga metode, yaitu studi pustaka, metode observasi dan wawancara.

6. Analisa Sistem yang Berjalan

Tahapan selanjutnya adalah analisa sistem yang berjalan, digunakan untuk mengetahui alur

sistem yang telah berjalan di universitas Pasir Pengaraian. Analisa sistem berjalan akan

menjembatani antara pengguna sistem dengan sistem yang akan dibuat, sehingga tidak adanya

kesalahan yang timbul saat pembuatan prototipe sistem.

7. Analisa Sistem yang Diusulkan

Setelah diketahui analisa sistem yang berjalan, selanjutnya akan dibuat analisa sistem yang

diusulkan. Analisa sistem yang diusulkan digunakan untuk mengetahui apakah sistem yang

diusulkan tidak bertentangan atau keluar jalur dari sistem yang lama. Adapun analisa sistem yang

diusulkan menggunakan metode Unifield Modeling Language (UML).

Pada analisa sistem yang diusulkan, semua tahapan dari pendaftaran hingga kartu ujian

penyaringan mahasiswa baru dapat dilakukan secara online. Sehingga dari analisa sistem yang

diusulkan terlihat, calon mahasiswa baru tidak perlu ke kampus hingga jadwal ujian.

Penggunaan UML hanya menampilkan alur objek yang terlibat dalam sistem dengan mengetahui

arah dokumentasi yang terjadi. Untuk menggambarkan arah dokumentasi yang terlibat dalam

sistem, digunakan metode perancangan alur dokumentasi sistem dengan Data Flow Diagram

(DFD).

Penggunaan DFD untuk mengetahui alur data dari tiap-tiap entitas, sehingga alur data dalam

sistem akan terlihat dengan jelas arah dan tujuan dari data tersebut.

8. Perancangan Sistem yang Diusulkan

Dari rancangan sistem yang diusulkan diatas, maka didapatkan masukan sistem yang harus diisi

oleh pengguna, yaitu isi formulir pendaftaran dan registrasi mahasiswa.

Untuk langkah awal penggunaan sistem ini, calon mahasiswa harus mengisi formulir pendaftaran,

sehingga calon mahasiswa akan mendapatkan data calon mahasiswa. Setelah mendapatkan data

calon mahasiswa, kemudian calon mahasiswa membayar ke bank yang di tunjuk perguruan tinggi

yang dapat dilakukan dengan transfer secara online atau konvensional. Selanjutnya calon

mahasiswa akan mendapatkan bukti bayar / transfer dan No PIN yang dikirimkan melalui SMS

atau Email.

Setelah mendapatkan bukti bayar dan PIN, maka calon mahasiswa dapat melakukan registrasi

dengan mengisi form registrasi calon mahasiswa, untuk mendapatkan no. Ujian.

9. Pembuatan Prototipe Sistem

Hasil dari perancangan sistem yang diusulkan adalah prototipe sistem. Pembuatan prototipe

sistem ini untuk memudahkan dalam rancang bangun sistem yang akan dibuat oleh programmer.

10. Hasil dan Kesimpulan

Hasil dan kesimpulan dalam penelitian ini adalah untuk melihat seberapa besar nilai manfaat yang

dihasilkan dari penelitian, terutama untuk pengembangan sistem jangka panjang.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dibahas hasil yang telah dicapai hingga saat ini, serta hambatana yang

ditemui selama pengerjaan penelitian. Pada gambar 2 menunjukan alur sistem informasi penerimaan

mahasiswa baru menggunakan teknologi smartphone, dengan sistem android sebagai pendukungnya.

Gambar 3. Alur Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru dengan Smartphone

Setiap calon mahasiswa baru akan mendaftarkan dirinya melalui media smartphone. Pada media

smartphone akan ditampilkan menu pilihan untuk mengisi data pribadi dan persyaratan pendaftaran.

Setelah data diisi beserta persyaratannya secara baik dan benar, kemudian calon mahasiswa akan

melakukan pembayaran kepada pihak bank. Pembayaran dengan pihak bank akan diberikan nomor

pin dan password yang akan akan digunakan untuk melakukan registrasi kepada pihak kampus secara

online. Registrasi calon mahasiswa akan menghasilkan nomor ujian, tanggal ujian dan jam ujiannya.

Saat dilakukan ujian penerimaan mahasiswa baru, nomor ujian dapat dicetak melalui printer atau

membawa smartphone untuk memprlihatkan nomor ujiannya.

Kelanjutan dari analisa diatas, dihasilkaan sebuah rancangan yang terdiri dari rancangan sistem

yang berjalan dan rancangan sistem yang diusulkan sebagai berikut :

Gambar 4. Alir Sistem Informasi Sistem Berjalan

Gambar 5. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar 6. Diagram Konteks Sistem Yang DiUsulkan

Gambar 7. Diagram Overview Sistem yang Diusulkan

Gambar 8. Use Case Sistem Yang Diusulkan

Langkah selanjutnya dalam penelitian ini, dibuatlah program aplikasi penerimaan mahasiswa

baru (PMB) dengan teknologi smartphone. Dalam penelitian ini digunakan sistem operasi android

sebagai pendukungnya, maka dihasilak program dengan tampilan sebagai berikut :

Gambar 9. Tampilan Menu Utama Aplikasi PMB

Gambar 10. Tampilan Form Pendaftaran PMB

Gambar 11. Tampilan Form Cetak Data Calon Mahasiswa

Gambar 12. Tampilan Form Registrasi Calon Mahasiswa

Gambar 13. Tampilan Kartu Ujian PMB

5. KESIMPULAN

Dari hasil analisa dan rancangan program PMB diatas, maka dapat disimpulkan dalam penelitian

ini bahwa :

1. Sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru dengan menggunakan android pertama kali

dilakukan oleh perguruan tinggi, sehingga masih banyak kekurangan dan perlu lebih

disempurnakan sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi.

2. Terjadi kendala dengan pihak bank yang tersebar diseluruh Indonesia, karena tidak semua bank

cabang atau cabang pembantu (capem) yang bersedia menyediakan waktu untuk koneksi dengan

server perguruan tinggi.

3. Masih lambatnya akses internet perguruan tinggi menjadi kendala terhadap kelancaran akses

pendaftaran mahasiswa baru. Kendala terberat adalah jika jumlah pendaftar calon mahasiswa baru

yang besar dan diakses secara bersamaan.

4. Tipe demografi Riau khususnya kabupaten Rokan hulu yang masih jauh dari perkotaan dan berada

diareal pekebunan, mempunyai kendala akses internet dengan menggunakan SIMM Card yang

lambat dan terkadang hilang sinyalnya.

6. DAFTAR PUSTAKA

[1] Aditia Samhadinata. 2014. Rancangan Aplikasi Katalog Berbasis Android di Perusahaan Disam

Grafis. Yogyakarta. Amikom Yogyakarta.

[2] Agung Setiawan. 2005. Pengantar Sistem Komputer. Edisi Revisi. Bandung. Informatika.

[3] Dennis, Alan, et al. 2005. Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 an Object-

Oriented Approach, US: John Wiley & Sons, Inc.

[4] Fathul Wahid. 2014. Metodologi Sistem Informasi: sebuah Gambaran Umum. Media

Informatika. vol. 2 69-81. ISSN 0854-4743.

[5] Fazmah Arif Yulianto. 2005. Pemanfaatan Telepon Sellular dalam Proses Authorisasi dan

Pembayaran pada Pembelian Dokumen Elektronik. Konferensi Nasional Sistem Informasi.

Institut Teknologi Bandung.

[6] Fazma Arif Yulianto. 2005. Pemanfaatan Telepon Selular dalam Proses Authorisasi dan

Pembayaran pada Pembelian Dokumen Elektronik. Konferensi Nasional Sistem Informasi.

Institut Teknologi Bandung.

[7] I Gusti Lanang Agung Raditya Putra, I Putu Agung Swastika (2016), Analisis Kerangka Kerja E-

Government Assesment pada Situs Website Pemerintah Daerah di Indonesia, Seminar Nasional

Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016, Atma Jaya Yogyakarta, ISSN 2089-9815, P. 295-

299.

[8] Jogiyanto HM. (2005), Analisis & Disain Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset.

[9] Karman, A.R. Berto (2014), Cellular Phone and Usage, Jurnal Studi komunikasi dan Media, Vol.

19 No. 2, P. 259-283.

[10] M. Arief, Samargi, M. Layooari. 2005. Analisa Hasil Survey Kondisi Teknologi Informasi

Kabupaten Dompu dalam Rangka Pengembangan Rencana Strategis E-Government. Konferensi

Nasional Sistem Informasi. Institut Teknologi Bandung.

[11] Putri Novaninda Lestari, Paulus Insap Santosa, Ridi Ferdiana. 2016. Pengukuran Pengalaman

menggunakan Sistem Informasi Akademik, Proceeding SENTIKA 2016. Universitas Atma Jaya

Yogyakarta.