STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PEMANFAATAN FASILITAS

GEDUNG SPORT CENTER (SC) LANTAI 1 BAGIAN KEMAHASISWAAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG

KEMENTERIAN AGAMA BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Jl. Gajayana No. 50 Malang, Malang 65144, Telp/Fax (0341) 569901 Website: www.kemahasiswaan.uin-malang.ac.id E-mail: kemahasiswaan@uin-malang.ac.id

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan rasa syukur kehadirat Allah

SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Nikmat-Nya,

kami dapat menyelesaikan pedoman Penggunaan Fasilitas

Gedung Sport Center (SC) Lt. 1 Bagian Kemahasiswaan

UIN Maulana Malik Ibrahim Malang ini. Meskipun

penyelesaiannya memerlukan curahan tenaga dan pikiran,

karena melalui diskusi yang panjang dan melelahkan, namun

tidak akan mengurangi semangat kami untuk selalu berkarya

dan ber”jihad” dalam memberikan yang terbaik kepada

mahasiswa.

Pedoman ini kami susun sedemikian rupa, mulai dari

awal proses peminjaman hingga proses penggunaan. Di

dalam pedoman ini di gambarkan secara detail alur yang

harus diselesaikan pengguna ketika akan memanfaatkan

fasilitas yang ada di gedung Sport Center (SC) Lt. 1 serta

aturan-aturan yang harus dipatuhi oleh masing-masing

pengguna.

Selanjutnya, kami menyampaikan terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian

pedoman ini. Akhirnya, kritik dan saran dari semua pihak

sangat kami harapkan demi perbaikan pedoman ini. Mudah-

mudahan pedoman ini bermanfaat adanya. Amiin.

an. Wakil Rektor Bid. Kemahasiswaan

dan Kerjasama/

Kabag. Kemahasiswaan dan Alumni

Dr. H. Mujaid Kumkelo, MH

NIP. 19740619 200003 1 001

BAGIAN KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Jalan Gajayana 50 Malang, Gdg. Jend. Besar HM.

Soeharto Telp./Fax (0341) 569901 Website: kemahasiswaan.uin-malang.ac.id Email:

kemahasiswaan@ uin-malang.ac.id

Nomor UINMALIKI/KMHS/OMIK/03

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR PENGGUNAAN

FASILITAS (RUANG SIDANG LT.

1, TERAS SC DAN KURSI SOFA)

Tanggal Terbit 12 Oktober 2015

Revisi 01

Halaman 1/5

Tujuan Untuk menetapkan proses/alur yang harus dilalui oleh setiap OMIK (Organisasi Mahasiswa Intra Kampus) dan OMEK (Organisasi Mahasiswa Ekstra Kampus) ketika menggunakan dan memanfaatkan Ruang Sidang lt. 1, Teras Ged. SC dan Kursi Sofa

Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi proses :

1. Pendaftaran Online

2. Legalisasi Surat Peminjaman

3. Penyerahan Surat Peminjaman Kepada Scurity

Referensi Pedoman Penggunaan Fasilitas Tahun 2014

Definisi/Penjelasan Umum

1. Surat Peminjaman, merupakan surat yang digunakan untuk meminjam tempat/fasilitas dan juga sebagai bukti sah dalam penggunaan tempat /fasilitas

2. Kegiatan Indoor, kegiatan yang dilakukan oleh OMIK dan OMEK di dalam kampus atas rekomendasi dan legalisasi Bagian Kemahasiswaan

Rekaman Mutu Surat Peminjaman, Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)-asli Ketua OMIK dan OMEK

Sasaran Kinerja Penerima dalam prosedur ini yaitu OMIK dan OMEK yang melakukan pemanfaatan terhadap fasilitas yang ada untuk digunakan pada kegiatan yang berhubungan organisasinya

URAIAN

A. BENTUK FLOWCHART (Terlampir)

B. BENTUK DESKRIPSI (Terlampir)

C. TATA TERTIB (Terlampir)

D. CONTOH SURAT PEMINJAMAN ONLINE (Terlampir)

B. Lamp. DESKRIPSI : PENGGUNAAN FASILITAS (Ruang Sidang SC LT. 1, Teras SC, dan Kursi Sofa) 1. Point 2 (Penanggungjawab kegiatan) melihat jadwal dan

melakukan peminjaman Online pada laman

http//:kemahasiswaan.uin-malang.ac.id/peminjaman.

Gbr. Jadwal Penggunaan Fasilitas

2. Login pada laman diatas menggunakan username dan

password masing-masing OMIK kemudian melakukan

peminjaman Online dengan meng-klik tombol Pinjam Fasilitas

Kemudian melakukan pengisian borang pada menu Tambah

Acara

Dan menyimpan data yang sudah diisi.

3. Setelah melakukan pengisian borang selanjutnya mencetak

bukti peminjaman dengan mengklik tombol Cetak Surat

Kemudian klik tombol Print.

4. Point 4 (Penanggungjawab kegiatan) membawa printout/surat

peminjaman kepada Petugas Verifikasi Perizinan, untuk

mendapatkan ACC terhadap surat tersebut.

5. Point 5 (Petugas Verifikasi ) memberikan ACC (legalisasi)

terhadap Surat Peminjaman tersebut dan juga melakukan

validasi pada peminjaman Online.

6. Point 7 (Penanggungjawab kegiatan) membawa printout/Surat

Peminjaman Penanggungjawab kegiatan kepada Scurity

Bagian Kemahasiswaan.

7. Point 9 (Scurity), petugas menerima printout/Surat

Peminjaman Tempat dan mengarsipkannya.

8. Untuk persiapan sebelum acara penanggungjawab melapor

kepada security untuk menggunakan fasilitas.

- Bagi pengguna ruang sidang, meminta security untuk

membuka ruang sidang dan penanggungjawab

menunjukkan bukti printout/surat peminjaman yang sudah

di ACC petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu

Tanda Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan.

- Bagi pengguna teras SC lt. 1, meminta izin/melapor

kepada security dengan menunjukkan bukti printout/surat

peminjaman yang sudah di ACC petugas verifikasi serta

menyerahkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)-asli kepada

security sebagai jaminan.

- Bagi pengguna Sofa, meminta izin/melapor kepada

petugas verifikasi kemahasiswaan dengan menunjukkan

bukti printout/surat peminjaman yang sudah di ACC

petugas verifikasi serta menyerahkan KTM (Kartu Tanda

Mahasiswa)-asli kepada security sebagai jaminan.

Setelah penggunaan fasilitas selesai peminjam meminjam

membersihkan sampah dan menata dengan rapi fasilitas yang

telah digunakan.

9. Point 11 Petugas verifikasi/Scurity berhak menolak

pemanfaatan fasilitas jika OMIK tersebut tidak sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan oleh Bagian Kemahasiswaan.

C. TATA TERTIB : PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG SC LT. 1, TERAS SC, DAN KURSI SOFA)

1. Penggunaan Ruang Sidang mulai pukul 07.00 – 19.30 WIB

2. Penggunaan Teras SC mulai pukul 07.00 – 21.30 WIB

3. Listrik area ged. SC lt. 1 akan padam/mati secara otomatis

pada pukul 20.00 WIB

4. Bagi yang menggunakan Microphone, harus membawa

baterai (type AA) sendiri sebanyak 2 buah untuk 1

Microphone

NB : setelah acara selesai baterai dilepas untuk

digunakan pada acara selanjutnya Pengembalian

Microphone ke petugas tanpa ada baterai di dalamnya.

5. Surat peminjaman dinyatakan sah apabila sudah

diverifikasi petugas baik pada fisik surat maupun jadwal

online

6. Verifikasi surat peminjaman masuk ke petugas maksimal 1

hari sebelum acara dilaksanakan, dikhususkan untuk OMIK

7. Apabila terdapat 2 atau lebih kegiatan penting yang saling

bersamaan atau mendesak bisa dimusyawarahkan oleh

kedua belah pihak (baik OMIK ataupun OMEK), dan

keputusan juga tergantung pada kedua belah pihak

8. Penggunaan fasilitas diutamakan kepada OMIK

9. Persetujuan surat peminjaman bagi OMEK baru bisa di

validasi oleh petugas mulai H-7 sampai H-4 sebelum

pelaksanaan acara, selain waktu yang ditentukan tersebut

tidak akan di validasi petugas

10. Selain waktu (sesuai point 9) maka fasilitas yang dipinjam

bisa digunakan oleh OMIK

11. Kebersihan, kerusakan dan kehilangan fasilitas yang

digunakan menjadi Tanggung Jawab Peminjam

12. Jaminan peminjaman fasilitas menggunakan Kartu Tanda

Mahasiswa (KTM) Penanggungjawab Kegiatan

13. Pengambilan Sofa dan Microphone dapat menemui langsung

pada petugas verifikasi bagian kemahasiswaan

14. Layanan verifikasi akan dilayani pada hari Senin – Jum’at

pukul 08.00 – 16.00 WIB

D. CONTOH SURAT PEMINJAMAN : PENGGUNAAN FASILITAS (RUANG SIDANG SC LT. 1 TERAS SC, DAN KURSI SOFA)