PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL

HIBAH LABORATORIUM SAINS PERGURUAN TINGGI

BERBASIS SNI ISO/IEC 17025-2008

TAHUN 2013

DIREKTORAT PEMBELAJARAN DAN KEMAHASISWAAN

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

MEI 2012

i

KATA PENGANTAR

Laboratorium merupakan salah satu unsur pendukung strategis bagi kegiatan

akademik di perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen

dalam melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Agar

dukungan laboratorium terhadap kegiatan tridarma tersebut berlangsung efektif, maka

laboratorium perguruan tinggi harus dikelola secara profesional dengan mengadopsi sistem

manajemen mutu pengelolaan laboratorium modern, sehingga seluruh sumber daya

laboratorium (seperti laboran/teknisi, peralatan, bahan, metode) dikelola secara optimal, agar

mampu menghasilkan data yang valid, dan terpercaya. Untuk mencapai hal tersebut,

laboratorium perguruan tinggi perlu menerapkan standar sistem manajemen mutu pengelolaan

laboratorium yang banyak diadopsi saat ini yaitu SNI ISO/IEC 17025-2008.

Pentingnya penerapan standar sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium di

laboratorium perguruan tinggi, merupakan penggugah bagi Direktorat Pembelajaran dan

Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi untuk mendorong dan memfasilitasi

laboratorium perguruan tinggi dalam penerapan standar tersebut melalui Program Hibah

Laboratorium Sains Perguruan Tinggi yang luarannya adalah diperolehnya pengakuan

kompetensi laboratorium perguruan tinggi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN)

melalui proses akreditasi. Program Hibah Lab Sains digulirkan pertama kali Tahun 2011,

pada waktu itu memberikan hibah kepada 9 (sembilan) laboratorium, sedangkan pada Tahun

2012 memberikan hibah kepada 5 (lima) laboratorium perguruan tinggi terseleksi. Pada tahun

ini, seleksi proposal dilakukan lebih awal untuk menentukan calon pemenang program hibah

laboratorium sains perguruan tinggi untuk dibiayai pada tahun 2013. Ketatnya persyaratan

akreditasi yang dijalankan oleh KAN menjadikan program ini sangat selektif dalam

menetapkan laboratorium penerima hibah agar peluang keberhasilan akreditasinya tinggi,

sehingga walaupun respon laboratorium terhadap program ini sangat tinggi, namun

laboratorium yang lolos seleksi belum banyak. Dengan Panduan ini diharapkan laboratorium

memperoleh penjelasan tentang program Hibah Lab Sains dan bisa membuat proposal sesuai

kriteria yang ditetapkan.

Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan (BELMAWA) menyampaikan terima

kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselenggaranya program ini, semoga

program ini bermanfaat bagi peningkatan kualitas pembelajaran di perguruan tinggi.

Jakarta, Mei 2012

Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan

Illah Sailah

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI ii

A. PENDAHULUAN 1

B. DASAR PEMIKIRAN 2

C. TUJUAN KEGIATAN 3

D. LUARAN 3

E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM 4

F. PERSYARATAN PENGUSUL 4

G. PROSES SELEKSI 6

H. KOMPONEN BIAYA 7

I. FORMAT PROPOSAL 7

J. JADWAL KEGIATAN 7

K. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM 8

L. PELAPORAN 8

1

A. PENDAHULUAN

Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi No.03/Januari/2010 dan Peraturan Bersama Menteri Pendidikan Nasional dan

Kepala Badan Kepegawaian Negara No.02 dan No.13/Mei/2010, yang dimaksud dengan

LABORATORIUM PENDIDIKAN adalah unit penunjang akademik pada lembaga

pendidikan, berupa ruangan tertutup atau terbuka, bersifat permanen atau bergerak,

dikelola secara sistematis untuk kegiatan pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam

skala terbatas, menggunakan peralatan dan bahan berdasarkan metode keilmuan tertentu,

dalam rangka pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat,

sedangkan personil yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan

wewenang untuk mengelola LABORATORIUM PENDIDIKAN (selanjutnya disebut

LABORATORIUM) disebut sebagai PRANATA LABORATORIUM PENDIDIKAN

(selanjutnya disebut PLP). Laboratorium bisa terdapat di sekolah menengah umum,

sekolah menengah kejuruan, akademi, sekolah tinggi, atau perguruan tinggi. PLP

merupakan jabatan fungsional yang bisa diduduki oleh pegawai negeri sipil yang saat ini

bekerja sebagai laboran, analis, teknisi, atau instruktur yang bekerja di laboratorium.

Di tingkat perguruan tinggi, laboratorium merupakan salah satu komponen yang

sangat penting dalam mewujudkan fungsi tridharma perguruan tinggi. Laboratorium

merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen untuk melakukan kegiatan pendidikan,

penelitian, dan layanan pada masyarakat. Banyak laboratorium perguruan tinggi diminta

menjadi pihak ketiga untuk melakukan pengujian produk untuk memperoleh data yang

berhubungan dengan kasus-kasus pencemaran makanan (kasus melamin, kasus bakteri

toksik, kasus zat warna, atau pengawet formalin) atau pencemaran lingkungan yang

memiliki dampak sosial dan ekonomi yang luas, termasuk konsekuensi hukumnya.

Agar dukungan laboratorium terhadap pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan

tinggi tersebut berlangsung efektif dan efisien, maka laboratorium harus dikelola secara

profesional agar mampu mengadaptasi perkembangan iptek yang begitu cepat, termasuk

perkembangan sistem manajemen pengelolaan laboratorium modern, sehingga peralatan

dan fasilitas laboratorium lainnya difungsikan secara optimal, untuk memastikan validitas

setiap data (akurasi, presisi, reproducibility, repeatibility, tracebility) yang dihasilkan

pada kegiatan praktikum, penelitian, dan kegiatan pelayanan pada masyarakat.

Untuk mencapai keadaan tersebut, laboratorium perguruan tinggi sangat perlu

didorong dan difasilitasi untuk bisa menerapkan standar sistem manajemen mutu

pengelolaan laboratorium yang berlaku secara internasional yang banyak diadopsi saat ini

2

yaitu SNI ISO/IEC 17025-2008, diantaranya melalui progam pemberian hibah kepada

laboratorium yang sedang menyiapkan diri untuk proses akreditasi laboratoriumnya ke

Komite Akreditasi Nasional (KAN). Program hibah yang di programkan oleh

DIREKTORAT BELMAWA- DIKTI, diharapkan menjadi akselerator bagi laboratorium

agar proses penilaian/pengakuan kompetensinya oleh KAN melalui akreditasi dapat

segera terwujud, sehingga bisa meningkatkan kepercayaan para pengguna dan

pemanfaatan laboratorium, serta dapat berfungsi efektif sebagai salah satu pendukung

dalam upaya pencapaian renstra Kemdikbud dan renstra Ditjen Dikti dalam peningkatan

mutu pendidikan untuk mencapai world class university.

B. DASAR PEMIKIRAN

Keberadaan laboratorium perguruan tinggi yang tersandar dan terakreditasi dengan

menerapkan sistem manajemen mutu laboratorium internasional, akan menjadi sumber

rujukan yang tepat bagi mahasiswa, dosen, dan masyarakat pengguna jasa. Mahasiswa

akan terbiasa dengan praktek berlaboratorium yang benar. Wawasan ini kelak akan sangat

bermanfaat pada saat mereka bekerja di industri/perusahaan yang pada umumnya

menerapkan standar sistem manajemen mutu.

Tersedianya laboratorium yang dikelola secara profesional (terakreditasi) akan

menunjukan semangat Layanan Prima dan berdampak positif bagi peningkatan mutu

akademik, yang sangat relevan dengan renstra Ditjen Dikti yang mengamanatkan

peningkatan mutu pendidikan untuk memperkuat daya saing bangsa, dan renstra

Kemdikbud tentang peningkatan mutu dan relevansi pendidikan. Oleh karena itu

laboratorium merupakan ujung tombak bagi mahasiswa dan dosen dalam melakukan

penelitian untuk menghasilkan suatu temuan yang berkualitas dan berpotensi

komersial/paten guna mendukung tercapainya cita-cita world class university.

Dimilikinya laboratorium yang terstandar (terakreditasi) di perguruan tinggi

diharapkan menjadi pendorong peningkatan kerjasama dengan industri dalam penelitian

terapan yang akan menjadi alternatif baru bagi peningkatan penggalangan dana. Beberapa

laboratorium perguruan tinggi yang sudah biasa membuka layanan jasa akan lebih

berkembang dan mendapatkan kepercayaan masyarakat industri jika telah distandardisasi

(diakreditasi). Penerapan standar pengelolaan laboratorium menjadi penting terutama

untuk mengantisipasi terjadinya disputes hasil pengujian terhadap barang yang

diperdagangkan.

3

Fakta di lapangan menunjukan bahwa kegiatan praktikum-penelitian yang dilakukan

disemua jenjang pendidikan pada umumnya belum sepenuhnya memperhatikan

persyaratan manajemen dan teknis yang harus dipenuhi untuk mendapatkan suatu hasil

pengujian atau kalibrasi yang sahih. Sebagai contoh riil, laboratorium belum melakukan

sistem dokumentasi yang baik terhadap fasilitas laboratorium dan kegiatan laboratorium.

Semboyan sistem mutu “tulis apa yang akan dikerjakan, kerjakan apa yang telah di tulis,

rekam serta laporkan apa yang telah dikerjakan, evaluasi dan lakukan peningkatan secara

berkelanjutan” belum membudaya dalam praktek laboratorium di perguruan tinggi. Dari

sisi teknis, laboratorium belum mempunyai program kalibrasi alat, validasi metode uji

yang tidak baku dan metode uji yang dikembangkan sendiri, penggunaan standar-bahan

(CRM) rujukan bersertifikat yang tertelusur, uji banding antara laboratorium dan uji

profisiensi, serta aspek-aspek lain sesuai persyaratan dasar kompetensi laboratorium

menurut SNI ISO/IEC 17025-2008. Pada kondisi demikian, program standardisasi

(akreditasi) laboratorium akan menjadi pendorong agar laboratorium memenuhi dan

menerapkan syarat-syarat dimaksud agar menjadi laboratorium yang kompeten.

Memang belum ada ketentuan yang menetapkan kewajiban standardisasi bagi suatu

laboratorium, barangkali tuntutan pasar yang mengharuskan kita melakukan standardisasi

tersebut. Bagi perguruan tinggi yang sedang mengarah ke riset university-world class

university, standardisasi laboratorium sepertinya menjadi kebutuhan, karena data hasil

pengujian/kalibrasi laboratorium merupakan alat bukti objektif dan strategis dalam

mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pelayanan kepada masyarakat (terutama

dalam kasus yang berdampak sosial, dan ekonomi yang luas, dan berimplikasi hukum).

C. TUJUAN KEGIATAN

1. Program hibah ini bertujuan memberikan bantuan biaya dan fasilitasi keahlian kepada

laboratorium yang sedang dalam proses akreditasi atau sedang mempersiapkan diri

untuk akreditasi SNI ISO/IEC 17025-2008 ke KAN

2. Memasyarakatkan pentingnya SNI ISO/IEC 17025-2008 di kalangan perguruan tinggi

baik negeri dan swasta

3. Peningkatan mutu tridharma perguruan tinggi khususnya dibidang sains.

D. LUARAN

Program hibah ini diharapkan mampu mengakselerasi proses akreditasi laboratorium,

sehingga pada akhir tahun anggaran 2013- 2014 laboratorium penerima hibah telah

mendapat akreditasi SNI ISO 17025-2008 dari KAN. Keberadaan salah satu laboratorium

4

yang terakreditasi di suatu perguruan tinggi diharapkan merupakan pemicu dan

menularkan semangat kepada laboratorium lainnya dalam menerapkan standar sistem

manajemen mutu laboratorium SNI ISO/IEC 17025-2008, meskipun mungkin tidak perlu

diakreditasikan ke KAN.

E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM

Secara umum program Hibah Lab Sains ini dinyatakan berhasil jika indikator

berikut ini dapat dicapai:

1. Diperolehnya status akreditasi oleh laboratorium penerima hibah, sehingga jumlah

laboratorium perguruan tinggi yang secara formal menerapkan sistem manajemen

mutu SNI ISO/IEC 17025-2008 bertambah.

2. Meningkatnya kompetensi para pengelola laboratorium (PLP) dalam

mengimplementasikan standar sistem manajemen mutu laboratorium.

3. Meningkatnya budaya kerja para pengelola laboratorium sesuai standar, dengan

membiasakan mendokumentasikan kebijakan dan program pengelolaan laboratorium

yang akan dilakukan, melaksanakan program yang telah dibuat, mengevaluasi hasil

program, melakukan analisis kekurangan sebagai umpan balik untuk melakukan

peningkatan dan perbaikan program berikutnya, serta merekam seluruh aktivitas yang

telah dilakukan.

F. PERSYARATAN PENGUSUL

Persyaratan yang harus dipenuhi oleh laboratorium perguruan tinggi pengusul adalah:

1. Aspek legal

Laboratorium pengusul harus mempunyai SK pendirian dan SK penunjukkan personil

inti laboratorium dari pejabat perguruan tinggi (Rektor/Dekan Fakultas/Direktur

Politeknik/ Akademi/Ketua Sekolah Tinggi)

2. Laboratorium pengusul harus memiliki dokumen system manajemen mutu SNI

ISO/IEC 17025-2008 dengan hirarkhi dokumen sebagai berikut:

a. Panduan mutu laboratorium atau apapun namanya, yang berisi kebijakan seluruh

persayaratan SNI ISO/IEC 17025-2008 yang terdiri dari 15 persyaratan

manajemen dan 10 persyaratan teknis pengelolaan laboratorium.

b. Prosedur mutu atau apapun namanya yang berisi tatalaksana yang menjelaskan

pengaturan operasional pelaksanaan kebijakan yang telah digariskan pada Panduan

Sistem Manajemen Mutu Laboratorium.

5

c. Instruksi kerja atau apapun namanya yang berisi tata cara pelaksanaan pekerjaan

spesifik sebagai tindak lanjut atas kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

Beberapa contoh instruksi kerja misalnya: metode pengujian/kalibrasi, cara

pengoperasian alat, cara perhitungan ketidakpastian hasil pengujian/kalibrasi.

Jumlah instruksi kerja metode pengujian/kalibrasi dan cara pengoperasian alat

yang dimiliki laboratorium akan berbeda-beda tergantung ruang lingkup yang

diajukan, dan peralatan yang dimiliki.

d. Formulir pendukung untuk berupa format standar untuk merekam setiap hasil

kegiatan.

3. Laboratorium pengusul harus menetapkan ruang lingkup pengujian/kalibrasi yang

akan diajukan dengan format contoh sebagai berikut:

Bidang pengujian

/kalibrasi

Produk yang Diuji Parameter

Pengujian/Kalibrasi

Metode

yang digunakan

Fisika/Kimia

/Biologi/

Mekanik/Listrik

/Optik

Air Limbah

/Susu cair

/Tanah/Pupuk, dll.

COD, Pb, Cd

Karbohidrat

/Lemak

N,P, K

SNI 01-3950-1998

AOAC.993.20.2005

Massa/Suhu

/Dimensi

Timbangan

Termometer alkohol

Termometer raksa

Jangka sorong

Menggunakan anak

timbangan Metler

Toledo No Serixxxx

tertelusur ke SI

melalui KIM LIPI

Anak timbangan

Batas ukur

Ketelitian

Ketepatan

CSIRO National

Measurement

Laboratoryxxxxxxxx

ASTM, dll

4. Laboratorium pengusul harus menuliskan daftar peralatan yang digunakan untuk

mendukung ruanglingkup pengujian/kalibrasi yang diajukan, dengan bukti kalibrasi

terakhir dan rekaman uji kinerjanya.

5. Laboratorium pengusul harus menuliskan daftar bahan acuan yang telah dimiliki yang

berkaitan dengan ruang lingkup yang diajukan.

6. Laboratorium pengusul harus menyampaikan rekaman kompetensi personil (CV)

berikut bukti pelatihan yang telah diikuti, terutama terkait dengan system manajemen

mutu SNI ISO/IEC 17025-2008.

7. Laboratorium pengusul harus menyampaikan bukti jaminan mutu dari ruang lingkup

pengujian/kalibrasi yang diajukan.

6

8. Laboratorium pengusul harus menyampaikan jadwal kegiatan proses akreditasi yang

akan dilakukan (time table) mulai dari penyusunan dokumen, pendaftaran akreditasi

ke KAN sampai ke prediksi waktu sertifikat akreditasi diperoleh.

G. PROSES SELEKSI

Seleksi laboratorium pengusul yang mengikuti Program Hibah Lab Sains dilakukan dalam

2 (dua) tahap sebagai berikut:

1. Desk evaluasi terhadap dokumen yang terdiri dari:

a. Aspek legal berdirinya laboratorium dan struktur organisasi

b. Kelengkapan dokumen

c. Kesesuaian ruang lingkup dengan metode yang digunakan

d. Kompetensi personil pengelola

e. Ketersediaan bahan acuan

f. Kinerja alat dan status kalibrasinya

g. Kualitas penjaminaan mutu hasil pengujian/kalibrasi.

Hasil desk evaluasi terhadap dokumen yang disampaikan laboratorium pengusul akan

menetapkan laboratorium pengusul terseleksi/terpilih untuk divisitasi lapangan.

2. Visitasi lapangan:

Kegiatan ini akan dilakukan oleh Tim Teknis Direktorat Belmawa dengan cara

kunjungan lapangan ke laboratorium untuk memverifikasi kesesuaian dokumen yang

telah disampaikan dengan fakta objektifnya sehari-hari, terutama berkaitan dengan

implementasi sistem manajemen mutu dalam praktek laboratorium sehari-hari yang

menyangkut:

a. Komitmen pimpinan/manajemen inti dan semua personil yang terkait.

b. Kesesuaian peralatan yang tersedia dan metode dengan ruang lingkup yang

diajukan.

c. Kesesuaian persyaratan akomodasi dan lingkungan pengujian/kalibrasi.

d. Bukti implementasi pengujian/kalibrasi sesuai ruang lingkup yang diajukan.

e. Bukti jaminan mutu pengujian.

f. Rekaman audit internal dan kaji ulang manajemen.

g. Potensi pelanggan.

Hasil visitasi lapangan akan menetapkan laboratorium pengusul terseleksi yang

memperoleh Hibah Laboratorium Sains Perguruan Tinggi dari Direktorat Belmawa

Ditjen Dikti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

7

H. KOMPONEN BIAYA

Setiap laboratorium penerima Hibah Lab Sains akan memperoleh Dana Hibah yang

jumlah nominalnya tertentu dengan peruntukkan sebagai berikut:

1. Penyusunan dokumen

2. Pelatihan personil

3. Kalibrasi peralatan dan pengadaan bahan acuan

4. Validasi dan verifikasi metode

5. Uji banding/uji profisiensi

6. Audit internal dan kaji ulang manajemen

7. Biaya akreditasi ke KAN.

Jika penerima Hibah Lab Sains lebih dari 1 (satu) laboratorium, masing-masing

laboratorium penerima akan memperoleh Hibah yang nominal nilainya sangat mungkin

berbeda bergantung pada perbedaan volume ruang lingkup yang diusulkan, biaya

pengadaan bahan acuan dan kalibrasi alat, biaya uji banding/uji profisiensi, dan biaya

akreditasi ke KAN (asesmen lapangan, akomodasi dan transportasi akan bervariasi

bergantung lokasi laboratorium).

I. FORMAT PROPOSAL

Setiap laboratorium pengusul harus menyampaikan dokumen persyaratan Hibah Lab Sains

dengan urutan sebagai berikut:

1. Surat pengantar dan dukungan komitmen dari pimpinan/pejabat yang berwenang di

perguruan tinggi ditujukan ke Direktur Belmawa Ditjen Dikti.

2. Lembar identitas yang memuat nama laboratorium dan nama perguruan tinggi

pengusul.

3. Dokumen sistem manajemen mutu laboratorium dan persayaratan lainnya sesuai

dengan persyaratan pengusul butir F angka 1 sampai 8.

J. JADWAL KEGIATAN

Pelaksanaan program Hibah Lab Sains dilakukan mengikuti siklus anggaran pemerintah

dalam hal penyerahan dana kepada laboratorium penerima dan mekanisme

pertanggungjawabannya sesuai dengan ketentuan yang ada.

Adapun jadwal rincian kegiatan Program Hibah Lab Sains adalah sebagai berikut:

1. Seluruh dokumen proposal dikirimkan ke Direktorat Pembelajaran dan

Kemahasiswaan Gedung D Ditjen Dikti Lantai 7 Jln.Jenderal Sudirman Pintu I

Senayan Jakarta paling lambat Tanggal 31 Juli 2012.

8

2. Desk evaluation dokumen akan dilakukan oleh tim Belmawa pada awal bulan Agustus

2012 untuk menetapkan laboratorium yang akan divisitasi.

3. Visitasi lapangan akan dilakukan jika desk evaluasi memiliki nilai minimum 60 dari

score 100.

4. Kegiatan visitasi dilakukan pada minggu kedua bulan Agustus 2012.

5. Penetapan laboratorium penerima hibah didasarkan pada penilaian bobot desk evaluasi

40% dan bobot visitasi 60%.

6. Penerima program Hibah Lab Sains perguruan tinggi akan diumumkan setelah

kegiatan visitasi.

7. Selain menerima bantuan biaya akreditasi, penerima program hibah juga akan

memperoleh pendampingan selama proses akreditasi berlangsung

K. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM

Berikut adalah indikator dan kegiatan yang digunakan untuk memverifikasi kemajuan

pelaksanaan Program Hibah Lab Sains perguruan tinggi.

1. Memverifikasi capaian kegiatan laboratorium yang telah dilaksanakan

2. Efektivitas kegiatan dan kendala yang dihadapi

3. Pendampingan yang diperlukan dalam rangka keberlanjutan kegiatan

4. Umpan balik dari laboratorium penerima hibah untuk kelangsungan program.

L. PELAPORAN

Laboratorium penerima hibah wajib menyampaikan laporan atas kegiatan yang telah

dilaksanakannya paling lambat pada tanggal 30 November 2013. Laporan meliputi :

1. Pertanggungjawaban capaian kegiatan dan penggunaan dana.

2. Identifikasi kendala-kendala yang dihadapi selama melaksanakan kegiatan, dan rencana

tindak lanjut penyelesaiaannya.