BAB I

DEFINISI

Dalam panduan ini yang dimaksud dengan :a. Dokumen adalah informasi ( data yang ada artinya ) dan media pendukungnya

( bisa berupa kertas , file elektronik, dll).b. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Surakarta, meliputi : Kebijakan Pedoman/ panduan SPO

c. Dokumen EKSTERNAL merupakan dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sebagai pendukung kegiatan yang berupa standar, pedoman dan peraturan.

d. Dokumen DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut diperbaharui secara berkala sesuai perubahan yang terjadi selamapemakaiannya. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan /revisi terhadap dokumen tersebut, maka bagian Tata Usaha berkewajiban untuk memberi revisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama ditarik.

e. Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN, adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila terjadi perubahan/ revisi pada dokumen tersebut, maka bagian tata usaha tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru dan juga untuk menarik dokumen yang lama.

f. Tanggal efektif sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan.g. Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi.h. Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumeni. Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen.

BAB II

1

RUANG LINGKUP

Panduan ini digunakan untuk mengelola dan mengendalikan semua dokumen Regulasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam hal :

a. Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,peruban atau revisi dan pemusnahan dokumen.

b. Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen

BAB IIITATA LAKSANA

2

Tata cara pengendalian dokumen ini adalah :1. Identifikasi Dokumen

a. Diberi nomor identifikasi yang unik pada setiap dokumen yang diterbitkan untuk memudahkan mampu telusurnya. Identifikasi tiap-tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sesuai dengan Pedoman Tata Naskah

b. Dokumen awal yang baru diterbitkan diberi nomor revisi “00” .Bila terjadi revisi / perubahan, nomor revisi / perubahan, nomor revisi / perubahannya naik satu hitungan.

c. Dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta diidentifikasi

2. Bagian tata usaha merekam semua dukumen baik dokumen yang masuk dan keluar rumah sakit

3. Penerbitan dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut : Para Manager/ manager unit bertanggung jawab atas materi usulan, dan

kebenaran isi dokumen dan/atau pengubahan dokumen, Para wakil direktur bertanggung jawab atas materi kesesuaian isi atau

pengubahan dokumen. Tim Regulasi bertanggung jawab atas verifikasi dokumen regulasi

sebelum diajukan tanda tangan kepada Direktur Direktur Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta bertanggung jawab

atas pengesahan dukumen internal Sekretariat bertanggung jawab atas penyimpanan serta pendistribusian

dokumen dan Tim Regulasi bertanggung jawab pelaksanaan pemusnahan dokumen.

4. Monitoring Dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut :

Monitoring rutin pelaksanaan regulasi dilakukan secara internal oleh jajaran jenjang struktural organisasi di RS PKU Muhammadiyah Surakarta dan eksternal oleh SPI

Setiap pimpinan unit kerja membuat laporan hasil monitoring pelaksanaan regulasi kepada atasannya paling sedikit 1 ( satu ) kali dalam 3 ( tiga ) bulan

Monitoring ekternal oleh SPI dilakukan paling sedikit 1 ( satu ) kali dalam setahun

Dalam keadaan khusus Direktur dapat menugaskan SPI untuk melakukan monitoring terhadap pelaksanaan regulasi tertentu berdasarkan surat tugas Direktur

3

Hasil pelaksanaan monitoring regulasi dilaporkan kepada Direktur secara tertulis

5. Review / evaluasi dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut : Usulan review :

a. Review atas Kebijakan/ Pedoman/ Panduan/ SPO diusulkan oleh unit kerja terkait

b. Review regulasi dapat diajukan sebagai tindaklanjut dari hasil monitoring pelaksaan regulasi.

c. Review regulasi dapat diajukan oleh Tim Pengelola & Pengembangan Regulasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta

Usulan point a dan b, diajukan melalui Tim pengelola dan pengembangan regulasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta.

Tim Pengelola & pengembangan Regulasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta mengkaji / menelaah kesesuaian dengan peraturan perundang undangan serta kebijakan yuridis lainnya ( surat keputusan Direktur, SPO, pedoman / panduan dll).

Dalam pelaksanaan pengkajian (telaah ) atas review regulasi dapat melibatkan profesi terkait.

Dokumen hasil telaah regulasi dikoordinasikan dengan wakil direktur terkait.

Dokumen kebijakan yang telah dilakukan review diajukan ke Direktur untuk disyahkan

Dokumen kebijakan disampaikan dan disosialisasikan untuk dilaksanakan unit kerja terkait.

Proses penyelesaian dokumen sejak pengajuan review sampai diajukan pengesahan ke Direktur paling lama 1 ( satu ) minggu

6. Setiap dokumen yang sudah tidak berlaku, ditarik digantikan dengan dokumen regulasi yang baru

7. Bagian Tata Usaha bertanggung jawab atas penerbitan dan distribusi dokumen regulasi

BAB IVDOKUMENTASI

4

a. Keefektifan dan kesesuaian dokumen yang telah disusun, ditinjau dan dievaluasi jika telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan tanggal efektifnya.

b. Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai table berikut :

Level

Jenis Dokumen Disiapkan Oleh

Diperiksa Oleh

Ditetapkan Oleh

1 Keputusan Direktur,Instruksi Direktur,Surat Edaran Direktur

Sekretariat Ketua Tim Regulasi RS

Direktur RS

2 Kebijakan, Panduan, Pedoman, SPO dan Formulir

Manger terkait

Ketua Tim Regulasi RS

Direktur RS

c. Khusus untuk dokumen level 2 yang sudah berjalan, tidak perlu diganti formatnya sementara yang baru harus mengikuti aturan.

5

6

7