Dokumen panduan UTZ – IMS

DOKUMEN PANDUAN UTZ

IMS (Versi 1.1, 2-2017)

Panduan tentang Sistem Manajemen Internal (Internal Management System / IMS) . Panduan ini berlaku untuk seluruh komoditas UTZ, dan mengacu pada Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk Kelompok, versi 1.1. Dokumen panduan ini merupakan salah satu dari serangkaian dokumen yang dirancang untuk membantu penerapan beberapa topik spesifik dalam Pedoman Perilaku Inti UTZ. Dokumen ini diperuntukkan bagi kelompok-kelompok petani serta para pendamping teknis yang bekerja membantu para kelompok menjalankan proses sertifikasi.

Memastikan

kepatuhan

terhadap Pedoman

Perilaku UTZ untuk

kelompok.

Mengumpulkan

informasi sebagai

dasar pengambilan

berbagai keputusan

kelompok.

Pengkajian risiko

untuk memastikan

fokus sesuai sasaran.

Membuktikan adanya peningkatan berkesinam-bungan

DAFTAR ISI

INTERNAL MANAGEMENT SISTEM– PENDAHULUAN - - - 4

Struktur Internal Management Sistem - - - - 5

BAGIAN I: MEMBENTUK IMS – 10 ELEMEN - - - 6

Persiapan - - - - - - - - - - - 6

1. Menetapkan tanggung jawab IMS - - - - - - - 6

2. Lakukan pengkajian risiko - - - - - - - 7

3. Susun perencanaan manajemen kelompok demi peningkatan berkesinambungan 7

4. Mendefinisikan standar internal (tidak wajib) - - - - - 7

5. Rencanakan dan laksanakan pelatihan untuk staf - - - - - 8

6. Pendaftaran, menandatangani kesepakatan dan membuat pemetaan - - 8

7. Melatih para produsen - - - - - - - - 10

8. Memastikan keterlacakan & transparansi pengurusan berbagai pembayaran dan premi 10

9. Lakukan pengawasan-pengawasan internal - - - - - 11

10. Lakukan pengkajian mandiri - - - - - - 12

PART II – MENGENAL ELEMEN-ELEMEN LEBIH LANJUT - - - 14

1. Fungsi dan peran para penanggung jawab IMS - - - - 14

2. Pengelolaan risiko - - - - - - - - - 16

3. Perencanaan manajemen kelompok - - - - - - 17

4. Standar internal - - - - - - - - - 19

5. Pelatihan staf - - - - - - - - - - 20

6. Pendaftaran, penandatanganan kesepakatan dan pemetaan - - - 20

7. Pelatihan bagi para produsen - - - - - - - 21

8. Keterlacakan/lacak balak dan transparansi pengurusan berbagai pembayaran & premi 22

9. Pengawasan internal - - - - - - - - - 23

10. Pengkajian mandiri - - - - - - - - - 26

LAMPIRAN-LAMPIRAN - - - - - - - - 27

LAMPIRAN 1 – Contoh kesepakatan antara kelompok dan seorang anggota kelompok 27

LAMPIRAN 2 – Contoh peta ikhtisar - - - - - - - 28

LAMPIRAN 3: Pernyataan konflik kepentingan - - - - - 29

LAMPIRAN 4: Daftar berbagai prosedur dan dokumen yang wajib dimiliki - 30

Apa yang dimaksud dengan prosedur yang baik? - - - - 31

LAMPIRAN 5: Ikhtisar alat-alat bantu teknologi informasi (IT) untuk mengelola data - 32

SISTEM MANAGEMENT INTERNAL (IMS) – PENDAHULUAN

IMS merupakan sebuah sistem berisi prosedur dan data yang terdokumentasi, yang dibangun untuk

membantu mengorganisir dan mengelola sebuah kelompok tani secara efisien, dan untuk memastikan

kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku UTZ. Data yang terkumpul menyajikan bukti untuk mendapatkan

sertifikasi dan membantu manajemen meningkatkan kinerja kelompok.

Halaman 4 - ©UTZ

Pembentukan IMS merupakan prasyarat bagi kelompok-kelompok produsen yang akan mengikuti sertifikasi. Sebuah IMS yang dikelola dengan baik membantu kelompok mengorganisir dirinya sendiri, mengukur pencapaian, mengelola berbagai proses dan mencapai kemajuan bagi para petani, misalnya dengan meningkatnya produktivitas, mencapai pertanian berkelanjutan dan mengurangi masalah-masalah kesehatan. IMS yang baik juga membantu kelompok berkomunikasi dan bernegosiasi dengan para pembeli secara efektif, dan juga memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan para pembeli seperti estimasi produksi, kebutuhan bahan produksi/saprodi dan hasil-hasil investasi (mis. dampak pelatihan).

Tujuan dikembangkannya dokumen ini adalah untuk: • Memberikan gambaran yang jelas tentang sistem manajemen internal,

termasuk isi dan strukturnya • Menjelaskan berbagai elemen yang dibutuhkan untuk membentuk IMS • Menjelaskan syarat-syarat Pedoman Perilaku UTZ terkait IMS

Panduan ini bersifat sebagai anjuran, tidak kaku dan sebuah IMS dapat dirancang dengan menyesuaikan faktor-faktor seperti sistem produksi kelompok, budaya setempat dan pengalaman manajemen. Namun demikian, setiap IMS wajib menyediakan berbagai bukti yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku UTZ. Panduan ini berlaku bagi semua komoditas UTZ. Panduan ini mengacu pada Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk Sertifikasi Kelompok, versi 1.1. Untuk siapakah panduan ini disusun? Panduan ini ditujukan kepada para manajer dan staf yang bertanggung jawab atas IMS dalam kelompok tani. Panduan ini dapat digunakan untuk mempersiapkan kelompok dalam menghadapi sertifikasi, meningkatkan kinerja manajemen dan kinerja kelompok. Para pelatih dan tenaga ahli (konsultan) yang mendampingi kelompok juga dapat memanfaatkan dokumen ini. Panduan ini memiliki dua bagian: Bagian I menyajikan suatu kerangka berisi elemen-elemen yang

dibutuhkan untuk membentuk sebuah IMS. Bagian ini juga menampilkan rujukan-rujukan ke persyaratan Pedoman Perilaku dan berbagai dokumentasi yang dibutuhkan.

Bagian II menjelaskan elemen-elemen kunci dan isu-isu potensial yang lebih terperinci.

Panduan ini adalah satu dari serangkaian dokumen yang disusun untuk membantu aggota-anggota UTZ dan pihak-pihak lain yang berencana untuk mendapatkan sertifikasi Pedoman Perilaku UTZ. Panduan ini juga memuat berbagai rujukan ke dokumen-dokumen panduan lain yang dapat diunduh melalui situs web UTZ. Sampaikan komentar atau umpan balik mengenai dokumen ini melalui sistem pengaduan UTZ di: www.utz.org

PENTING UNTUK DIKETAHUI Sistem Kendali Internal merupakan istilah yang dulu digunakan untuk menjelaskan IMS. Kedua istilah tersebut mengacu pada sistem yang serupa, namun sebuah‘sistem manajemen internal’ mencerminkan pendekatan kelompok yang lebih kolaboratif dan menekankan pentingnya meraih tujuan-tujuan serta bekerja untuk mencapai peningkatan. KELOMPOK-KELOMPOK PRODUSEN Adalah produsen-produsen kecil dengan sistem pertanian yang kurang lebih serupa, dan bekerja dalam lingkungan yang sama. Kelompok-kelompok ini dibagi ke dalam beberapa tipe: Kelompok berbasis petani (mis.

koperasi atau asosiasi), yang dikelola oleh seorang manajer umum beserta para staf, dan sebuah dewan dengan anggota-anggota terpilih. Kelompok adalah pihak yang menjadi pemegang sertifikat.

Kelompok yang dipimpin oleh perusahaan di mana sebuah perusahaan menandatangani kesepakatan dengan anggota-anggota kelompok, mengelola IMS, dan menjadi pihak pemegang sertifikat.

Kelompok petani – berafiliasi dengan perusahaan di mana sebuah koperasi atau asosiasi menjalin kemitraan erat dan berjangka panjang dengan sebuah perusahaan. Dalam kasus ini, pihak perusahaan secara aktif mendukung upaya kelompok dan IMS, namun kelompok adalah pihak pemegang sertifikat.

SERTIFIKASI KELOMPOK Sertifikasi kelompok dibutuhkan ketika para produsen bercocok tanam dengan cara yang sama dan dalam lingkungan yang sama, karena tidaklah efisien dalam hal pembiayaan untuk mengundang seorang auditor eksternal untuk mengawasi semua produsen secara perorangan. Sebuah IMS yang berfungsi dengan baik wajib dibentuk untuk memastikan peningkatan yang berkesinambungan, dan bahwa produk yang dibeli hanya berasal dari anggota-anggota yang patuh terhadap Standar. SERTIFIKASI MULTI-KELOMPOK Ada banyak kelompok yang mengikuti sertifikasi dengan standar-standar lain. Bagi kelompok yang disertifikasi oleh UTZ, mereka juga diperbolehkan untuk disertifikasi oleh standar-standar lain seperti Rainforest Alliance, Fairtrade dan organik. Sebagian besar standar tersebut mewajibkan dibentuknya IMS, dan semua standar mensyaratkan agar berbagai dokumen dan data disimpan dan disajikan sebagai bukti bahwa kelompok dikelola dengan baik.

STRUKTUR SISTEM MANAJEMEN INTERNAL

Sebuah daur peningkatan berkesinambungan

Suatu IMS memiliki struktur sebagai berikut: 1. Titik awal IMS adalah Pedoman Perilaku UTZ(untuk multi-sertifikasi, Pedoman

Perilaku UTZ akan dikombinasikan dengan standar-standar lain). 2. Bagian terpenting dari IMS adalah perencanaan manajemen kelompok,

yang terdiri dari pengelolaan risiko dan pengawasan internal, keduanya bersifat wajib. Para produsen diawasi per tahunnya, dan berbagai informasi mengenai status anggota-anggota kelompok dan kemajuan yang dialami selama mengikuti program UTZ dikumpulkan.

3. Sebuah database diciptakan untuk menyimpan data-data produsen termasuk kebun-kebun mereka. Data yang disimpan dapat berupa lembaran kertas, tabel-tabel excel di komputer, atau dengan perangkat lunak lainnya.

4. Pelaksanaan Analisis data dan evaluasi performa kerja produsen. Efektivitas pelatihan dan mitigasi risiko sebagai tindak lanjut dari pengkajian risiko juga dievaluasi.

5. Hasil evaluasi data kemudian digunakan untuk mempelajari bagaimana risiko dikaji dan dikendalikan, apakah pelatihan tepat sasaran, serta apakah anggota-anggota kelompok mematuhi Pedoman Perilaku.

6. Berbagai informasi dan masukan yang didapat kemudian dikembalikan ke dalam sistem, dan perencanaan manajemen diperbarui sesuai keperluan.

Panduan Penerapan Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok versi 1.1 – Halaman 5

2.

Perencanaan Manajemen Kelompok

3.

Pelaksanaan

4.

Database/Informasi

5.

Analisis dan

evaluasi data

6.

Meninjau risiko,

meninjau

pelatihan, dll

7.

Memberikan

umpan balik &

menyesuaikan

perencanaan

manajemen

kelompok

Termasuk: Struktur organisasi Peran & tanggung jawab staf Penetapan tujuan & perencanaan

kegiatan (per tahun) Rencana pelatihan Perencanaan Pengawasan Internal Pengkajian Mandiri

Pendaftaran Pelatihan Pengawasan Internal Pengkajian mandiri Pengelolaan risiko

Termasuk:

Registrasi data

Hasil-hasil pelatihan Laporan pengawasan internal Hasil pengkajian mandiri

Hasil pemantauan risiko

Sistem

Manajemen

Internal

1.

Pedoman Perilaku UTZ

BAGIAN I: MEMBENTUK IMS – 10 ELEMEN

Sebuah Sistem Manajemen Internal (IMS) terdiri dari 10 elemen utama. Panduan ini memasukkan beberapa rujukan persyaratan Pedoman Perilaku dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Dokumen-dokumen tersebut bersifat wajib mulai dari tahun ke-1 dan seterusnya, kecuali dinyatakan sebaliknya.

Seseorang dikatakan berkompeten untuk mengemban suatu posisi apabila ia memiliki pengetahuan dan pengalaman yang sesuai, menguasai keterampilan-keterampilan yang sesuai, dan memiliki sikap yang baik/layak yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasnya. KONFLIK KEPENTINGAN Pengawas yang melaksanakan pengawasan haruslah objektif dan netral. Apabila pengawas diminta untuk mengawasi suatu kebun milik saudaranya atau seseorang yang dekat dengannya, makan akan sulit bagi pengawas tersebut untuk tetap netral – kepentingan-kepentingan profesional dapat bertubrukan dengan kepentingan-kepentingan pribadi. JALIN KOMUNIKASI DAN PILIH LEMBAGA SERTIFIKASI Pada fase awal program, kami menganjurkan Anda untuk menghubungi berbagai Lembaga Sertifikasi (LS) dan pilih satu yang sekiranya tepat bagi kelompok Anda. Kunjungi situs web UTZ untuk menemukan LS yang aktif bekerja di wilayah Anda. Tanya kepada LS perihal proses audit dan sertifikasi. Hal ini dapat memperjelas segala ekspektansi dan mencegah kesalahpahaman. Manajemen kelompok juga wajib membaca dan memahami Protokol Sertifikasi UTZ (dapat dilihat di situs web UTZ).

Halaman 6 - ©UTZ

Informasi selanjutnya mengenai elemen-elemen yang lebih kompleks dapat ditemukan di BAGIAN II :“BAGIAN II – Mengenal elemen-elemen lebih lanjut” pada halaman 14 dokumen ini. Urutan langkah-langkah mempersiapkan elemen-elemen ini dapat dilakukan secara acak. Namun kami menganjurkan Anda untuk menaruh perhatian penuh terhadap elemen-elemen tersebut secara terperinci.

PERSIAPAN Dalam melakukan persiapan, Anda sebaiknya membaca: • Protokol UTZ, dan Pedoman Perilaku Inti untuk Kelompok, versi 1.1 • Modul untuk komoditas yang relevan dalam Pedoman Perilaku • Panduan IMS ini

1. MENETAPKAN TANGGUNG JAWAB IMS

Manajemen kelompok wajib menetapkan tanggung jawab untuk tugas-tugas kunci. Seluruh tanggung jawab yang penting – yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku tercantum dalam Poin Kontrol G.A.7. Untuk setiap blok di dalam Pedoman Perilaku, harus ditunjuk satu orang atau satu komite yang berkompeten. Orang atau komite tersebut dapat diberikan tanggung jawab untuk menangani beberapa topik. Dokumen-dokumen: Struktur organisasi yang menjelaskan tanggung jawab tiap staf di dalam

kelompok (G.A.6) Daftar staf yang berisi nama, tanggal lahir, gambaran pekerjaan (tugas-

tugas dan tanggung jawab) (G.A.5) Kontrak-kontrak antara staf dan IMS yang mencantumkan tanggal lahir

beserta tingkat gaji tiap karyawan (G.A.5) Pernyataan mengenai konflik kepentingan yang ditandatangani oleh

seluruh staf IMS (G.A.13)

Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Sistem Manajemen Internal – pendahuluan” pada halaman 14.

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU

G.A. 7

Satu orang (atau lebih) atau sebuah komite harus ditunjuk untuk menangani:

Blok A) Manajemen

Blok B) Praktik-Praktik Pertanian

Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan

Orang atau komite yang diberi tanggung jawab tersebuh haruslah

berkompeten, memiliki pengetahuan mendalam tentang topik, dan

dapat dijangkau oleh para anggota kelompok dan staf kelompok.

2. LAKUKAN PENGKAJIAN RISIKO Pengkajian risiko dapat mengevaluasi situasi kelompok petani pada saat ini untuk mengidentifikasi berbagai risiko yang dapat menghalangi kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku. Pengkajian ini mengidentifikasi berbagai isu yang kemungkinan besar berdampak negatif terhadap kemampuan kelompok dalam memenuhi persyaratan-persyaratan Pedoman Perilaku dan sasaran-sasaran UTZ untuk menghasilkan tanaman yang lebih baik, pendapatan yang lebih baik dan lingkungan yang lebih baik. Pengkajian risiko mengakomodir kelompok untuk berfokus pada target-target yang paling penting dan memacu kerja yang efektif. Sebuah pengkajian risiko dilakukan setahun sekali. Pada akhir musim, risiko-risiko dipantau dan dievaluasi, dan kemudian perencanaan manajemen disesuaikan dengan hasil-hasil tersebut.

Dokumen-dokumen: • Dokumen pengkajian risiko (G.A.16) (Persyaratan tahun ke-2) • Perencanaan manajemen kelompok (G.A.17) Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Pengelolaan risiko” pada halaman 16 3. SUSUN PERENCANAAN MANAJEMEN KELOMPOK Perencanaan manajemen kelompok adalah rencana tiga tahunan yang menggabungkan seluruh kegiatan yang telah teridentifikasi sebagai prioritas dalam pengkajian risiko, yang akan dilaksanakan bersamaan dengan kegiatan-kegiatan harian lainnya. Perencanaan ini merupakan bagian penting dari IMS karena keberadaannya mempengaruhi seluruh kegiatan serta pemanfaatan sumber pendanaan dan sumber-sumber lainnya. Perencanaan ini diperbarui tiap tahun. Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Perencanaan manajemen kelompok” pada halaman 17


G.A.17 Perencanaan manajemen kelompok berjangka tiga tahunan disusun, dan di dalamnya tercantum berbagai tindakan untuk menangani segala isu relevan yang teridentifikasi dalam pengkajian risiko. Tindakan-tindakan dilaksanakan dan didokumentasikan.

Dokumen-dokumen:

• Perencanaan manajemen kelompok (G.A.17) (tahun ke-3)

4. MENDEFINISIKAN STANDAR INTERNAL (TIDAK WAJIB) Standar internal merupakan sebuah panduan bagi para produsen dan aktor yang terlibat dalam pengolahan, yang menjelaskan apa saja upaya yang diharapkan dari mereka untuk mematuhi kriteria-kriteria Pedoman Perilaku. Seluruh produsen sebaiknya diberitahu mengenai standar internal dan apa artinya. Standar ini hendaknya tersedia dalam bahasa lokal, lengkap dengan ilustrasi-ilustrasi yang dapat dimengerti oleh para anggota yang buta huruf (tuna aksara). Walaupun sebuah standar internal sifatnya tidak wajib, penting juga untuk mendokumentasikan apa yang diharapkan oleh kelompok dari anggota-anggotanya, dalam upaya mematuhi Pedoman Perilaku.

Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Standar internal” pada halaman 19


Halaman 8 - ©UTZ

5. RENCAKANAN DAN LAKSANAKAN PELATIHAN UNTUK STAF Staf kelompok maupun staf IMS perlu diberikan pelatihan secara rutin. Sebuah

silabus yang berisi topik-topik pelatihan terdapat dalam Pedoman Perilaku

(G.A.18). Para staf juga wajib dilatih untuk melakukan pengkajian risiko. Rencana-rencana pelatihan dibuat berdasarkan topik-topik prioritas yang

dihasilkan dari pengkajian risiko, dan kemudian wajib dimasukkan dalam

perencanaan manajemen kelompok. Dokumen-dokumen: Rencana pelatihan (G.A.18) – sebagai bagian dari perencanaan manajemen

kelompok Berkas-berkas dan pencatatan pelatihan (G.A.18) Daftar-daftar hadir staf (G.A.18)

6. PENDAFTARAN, MENANDATANGANI KESEPAKATAN DAN MEMBUAT PEMETAAN

Pendaftaran Para produsen yang tertarik mengikuti sertifikasi telah terdaftar (G.A.8) dan

mendapatkan pelatihan mengenai isi Pedoman Perilaku UTZ. Pada tahap ini,

standar internal dapat diperkenalkan dan dijelaskan kepada mereka.

Pendaftaran tersebut membantu pemegang sertifikat mengumpulkan dan

menyimpan informasi rinci mengenai para produsen, mengelola kelompok, dan

mengkaji risiko-risiko.

Formulir pendaftaran anggota kelompok dapat diunduh dari situs web UTZ. Dokumen-dokumen: • Pendaftaran anggota kelompok (G.A.8) • Estimasi hasil panen (G.A.10) Menandatangani kesepakatan Setelah pendaftaran, para produsen dan kelompok menandatangani

kesepakatan. Dengan menandatangani kesepakatan, anggota kelompok dan

manajemen kelompok atau perusahaan sama-sama berkomitmen untuk

menaati berbagai persyaratan relevan dalam Pedoman Perilaku UTZ.

Kesepakatan tersebut menerangkan segala hak dan kewajiban kedua belah

pihak. Silakan lihat contoh kesepakatan antara kelompok dan anggota

kelompok pada Lampiran 1.

Dokumen-dokumen: • Kesepakatan anggota kelompok (G.A.9)

MEMOTIVASI PARA PRODUSEN Satu elemen penting pada awal

program adalah memotivasi para

anggota dan meningkatkan

kesadaran mengenai produksi

yang berkelanjutan, serta manfaat-

manfaat sertifikasi. Para anggota

perlu memahami apa yang

ditawarkan oleh sertifikasi dan apa

yang diharapkan dari mereka.

Membangun kepercayaan

dengan para produsen merupakan

faktor kunci keberhasilan.

CATATAN: Pertimbangkan bahwa

upaya membangun kepercayaan

memerlukan waktu.

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A.18 Pelatihan diadakan bagi staf kelompok mengenai topik-topik yang terkait dengan

tanggung jawab mereka (daftar topik tertera pada poin G.A.8) dalam bidang-

bidang berikut ini: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan Pelatihan-pelatihan staf kelompok dilakukan oleh orang (pihak-pihak) yang

berkompeten.

Berkas-berkas setiap pelatihan wajib disimpan, dan pelatihan-pelatihan

dilanjutkan dengan sebuah verfikasi bahwa peserta-peserta yang mengikuti

pelatihan benar-benar telah memahami serta menerapkan materi yang

diberikan.

Membuat pemetaan areal-areal produksi Areal-areal produksi wajib dipetakan (G.A.1). Peta tersebut akan menjadi alat bantu

perencanaan, terutama perencanaan manajemen kelompok dan sebagai alat

bantu bagi auditor, karena peta yang dibuat dapat memperlihatkan potensi-potensi

risiko, misalnya kawasan-kawasan lindung, badan-badan air, maupun permukiman

warga. Potensi-potensi risiko yang teridentifikasi hendaknya dilaporkan dalam

pengkajian risiko.

Pemetaan areal tanam dan pengkategorian kawasan juga berguna dalam

mengumpulkan informasi yang akurat, agar perkiraan produksi mendekati kenyataan

(dapat diandalkan/reliabel) (G.A.2). Lihat Panduan Estimasi Hasil Panen untuk

informasi lebih lanjut tentang bagaimana melakukan estimasi panen (www.utz.org).

Pada Lampiran 2 Anda dapat melihat sebuah contoh peta ikhtisar (keseluruhan

lahan).

Dokumen-dokumen:

Peta ikhtisar (keseluruhan lahan) terkini (G.A.1) (Tahun ke-2)


G.A.8 (wajib dari tahun ke-1) Data umum mengenai anggota-anggota kelompok wajib disimpan dan diperbarui. Pada tahun ke-1, data umum tersebut hendaknya mencakup informasi mengenai anggota kelompok berikut ini: nama, jenis kelamin, lokasi (mis. masyarakat tertentu) dan nomor telepon nama, jenis kelamin, lokasi (mis. masyarakat tertentu) dan nomor telepon

pengelola lahan kebun identifikasi anggota yang unik keterangan identifikasi kebun yang dikeluarkan pemerintah (bila ada) produksi (panen tahun sebelumnya dan estimasi tahun ini) status UTZ Certified dan tahun pertama sertifikasi UTZ jumlah pekerja kebun permanen (sepanjang tahun) tanggal pengawasan internal, dan partisipasi dalam program-program sertifikasi lain, bila ada.

Mulai Tahun ke-2 dan selanjutnya, data umum tersebut hendaknya menambahkan : luas total areal lahan kebun jumlah petak dan luas keseluruhan areal lahan untuk tanaman

bersertifikasi, dan jumlah total volume yang dikirimkan ke kelompok tiap tahunnya

sejak sertifikasi. G.A.9 Terdapat suatu kesepakatan yang ditandatangani antara kelompok

dan tiap anggota kelompok, yang menyebutkan hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Tiap anggota kelompok memahami isi kesepakatan. Semua dokumen kesepakatan disimpan di lokasi pusat, dan tiap

anggota kelompok mendapatkan salinan kesepakatan. Para petani penggarap bekerja di bawah kesepakatan dengan

pemilik lahan yang mereka kenal, baik kesepakatan tertulis maupun lisan dengan kehadiran saksi mata. Kesepakatan tersebut menyebutkan setidaknya hak-hak dan segala kewajiban yang saling menguntungkan, termasuk frekuensi pembayaran.

G.A. 1 Terdapat sebuah peta ikhtisar/keseluruhan lahan areal produksi terkini. G.A.2 (tahun ke-3) Total areal lahan bersertifikasi telah ditentukan. Areal ini ditentukan dengan menggunakan satu (atau lebih) metode yang terpercaya, berdasarkan misalnya: • Pemetaan dengan GPS • Surat-surat kepemilikan tanah


7. MELATIH PARA PRODUSEN Pelatihan berkala bagi para produsen merupakan bagian penting dari kerja IMS. Rencana pelatihan yang efektif sangatlah penting dan hendaknya dibuat berdasarkan pengkajian kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengkajian risiko, yang menggarisbawahi kebutuhan- kebutuhan pelatihan spesifik. Rencana pelatihan hendaknya diperbarui tiap tahun, berdasarkan hasil-hasil temuan proses pemantauan/monitoring risiko dan umpan bali dari audit-audit internal maupun eksternal. Daftar topik-topik yang perlu dibahas, setidaknya dua topik per tahun, tercantum dalam Pedoman Perilaku (G.A.19).

Lihat juga panduan UTZ mengenai pelatihan, serta dokumen-

dokumen lain yang dapat diunduh dari situs web UTZ. Rencana peningkatan kebun Tiap petani menyimpan sendiri segala masukan dan saran yang mereka terima ke dalam buku catatan, sebagai bagian dari rencana peningkatan kebun. Rencana ini mengarahkan produsen ke upaya peningkatan produktivitas dan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku. Dokumen-dokumen: Rencana pelatihan, sebagai bagian dari perencanaan manajemen

kelompok (G.A.17) Berkas-berkas pelatihan (G.A.19)

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A. 19 Pelatihan diadakan bagi para anggota kelompok tentang semua topik yang

relevan bagi mereka, pada bidang-bidang berikut: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan Pelatihan-pelatihan dilaksanakan oleh orang (pihak-pihak) yang berkompeten,

dan setelahnya dilakukan pengujian atau pengetesan untuk memastikan

bahwa isi pelatihan telah dipahami oleh peserta. Berkas-berkas setiap

pelatihan wajib disimpan.

8. MEMASTIKAN KETERLACAKAN DAN TRANSPARANSI PENGURUSAN

BERBAGAI PEMBAYARAN DAN PREMI

Keterlacakan, yaitu kemampuan memverifikasi sumber suatu produk, merupakan esensi dari penjualan produk bersertifikasi, dan penting bagi produsen untuk memperoleh harga jual yang baik atau mendapatkan premi. Sebuah sistem keterlacakan hendaknya telah terbangun dan fungsional di sepanjang rantai pasokan (produksi, penyimpanan, transportasi dan penjualan) untuk memastikan bahwa produk bersertifikasi tidak tercampur dengan produk yang tidak bersertifikasi. IMS perlu merancang dan mendokumentasikan segala prosedur lacak balak produk mulai dari produsen hingga pembeli pertama. Kelompok bertanggung jawab untuk memisahkan produk bersertifikasi, dan benar-benar memastikan bahwa produk dipisah mulai dari saat panen, proses-proses di sepanjang tahapan (transportasi, pemilahan, pemilihan kelas mutu (grading) dan penyimpanan) hingga penjualan.

Halaman 10 - ©UTZ

Dokumen-dokumen: Gambaran arus produk (G.A.22) Prosedur untuk membeli dan menjual produk bersertifikasi, termasuk

keterlacakan (G.A.22) Bukti kasat mata terdapatnya pemisahan antara produk bersertifikasi

dan tidak bersertifikasi: ruang penyimpanan terpisah, kantung-kantung, palet, dll (G.A.23)

Berkas-berkas dan faktur-faktur pembelian dan penjualan (G.A.24) Berkas-berkas estimasi panen dan volume produksi para produsen

(pada daftar produsen-produsen) (G.A.24) Prosedur penggunaan premi UTZ serta catatan-catatan laporan

penggunaan premi (G.A.26) Dokumentasi atau rekaman komunikasi mengenai harga-harga

produk dan premi-premi (G.A.27) Dokumentasi segala pembayaran kepada para produsen, harga beli

maupun premi (G.A.27) (Tahun ke-2) Sertifikasi Pedoman Perilaku yang masih berlaku (G.A.25) Dokumentasi segala kalibrasi rutin yang dilakukan terhadap

perlengkapan penimbangan (G.A.29)

Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Keterlacakan dan transparansi pengurusan segala pembayaran dan premi” pada halaman 22 9. LAKUKAN PENGAWASAN-PENGAWASAN INTERNAL Pengawasan-pengawasan internal berguna untuk memverifikasi kepatuhan tiap individu dalam kelompok terhadap Pedoman Perilaku. Pengawasan internal merupakan kegiatan verifikasi resmi dan menyeluruh, yang harus dilakukan oleh pihak yang berkokmpeten, yang tidak memihak dan netral. Pengawasan internal juga berguna untuk menginformasikan kepada kelompok sejauh mana kemajuan yang telah mereka tempuh dalam hal keberlanjutan, dan dapat memberikan peringatan kepada para petani bilamana terdapat isu-isu yang memerlukan perhatian atau area-area yang perlu ditingkatkan. Semua petani perlu mendapatkan pengawasan tiap tahunnya. Hasil-hasil temuan pengawasan internal kemudian didokumentasikan dalam laporan-laporan individu dan laporan ringkasan. Data yang relevan hendaknya ditambahkan ke dalam dokumen data umum anggota-anggota kelompok, sebisa mungkin dengan format tabel-tabel (spreadsheets). Semua informasi yang dihasilkan dari pengawasan internal hendaknya dilaporkan dan tersedia untuk kepentingan-kepentingan manajemen (internal). Dokumen-dokumen: • Prosedur pengawasan internal (G.A.11) • Laporan pengawasan internal (G.A.11) • Pernyataan mengenai konflik kepentingan (G.A.13) • Dokumen data umum anggota-anggota kelompok terkini (G.A.8)

Untuk mempelajari prosedur pengawasan internal secara lebih rinci, lihat: Bagian II, “Pengawasan internal” pada halaman 23 Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan Sebelum dilakukannya audit eksternal, kelompok wajib mengidentifikasi bilamana terdapat produsen yang tidak patuh terhadap persyaratan wajib Pedoman Perilaku. Sebuah daftar terkini yang berisi nama-nama produsen yang siap disertifikasi hendaknya disusun oleh orang/komite yang bertanggung jawab atas pemberian persetujuan dan sanksi, yang bekerja sama dengan manajer IMS.

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A. 11 Sebuah sistem pengawasan internal telah dibangun, yang berfungsi untuk secara resmi mengawasi seluruh anggota kelompok dalam menerapkan segala persyaratan Pedoman Perilaku yang relevan. Hasil-hasil pengawasan internal didokumentasikan ke dalam sebuah laporan.


LIBATKAN ANGGOTA-

ANGGOTA KELOMPOK DAN

KOMUNIKASIKAN SELURUH

PERSYARATAN PROGRAM

KEBERLANJUTAN ANDA Produksi, pembelian dan

penjualan produk yang

berkelanjutan sangat

bergantung dari kerjasama dan

komitmen seluruh anggota

kelompok. Pengalaman

menunjukkan bahwa upaya

melibatkan para produsen sejak

tahapan awal merupakan kunci

keberhasilan.

Dokumen-dokumen:

Prosedur pemberian persetujuan dan sanksi (G.A.14) Daftar nama produsen yang terkena sanksi (G.A.14) Status sertifikasi tiap produsen yang tercatat dalam laporan pengawasan

internal (atau dalam daftar internal) (G.A.14) Prosedur pelaporan dan penanganan keluhan (G.A.28) (tahun ke-2)

Lihat lebih lanjut: Bagian II, “Kepatuhan produsen dan menangani

ketidakpatuhan” pada halaman 24

PENGELOLAAN DOKUMEN IMS Sebuah IMS mengelola beberapa dokumen, di antaranya adalah prosedur-prosedur, dokumen-dokumen perencanaan, pengkajian-pengkajian risiko, berkas-berkas laporan pengawasan dan lain sebagainya. Pengelolaan dokumentasi yang efektif membantu memastikan prosedur-prosedur dilaksanakan secara konsisten, dan membantu diseminasi pembelajaran dari segala kasus ketidakpatuhan. IMS hendaknya menjelaskan bagaimana dokumen-dokumen tersimpan dengan aman dan pada saat yang bersamaan dapat diakses dengan mudah. Nama orang yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pembaruan segala dokumen hendaknya diumumkan. IMS juga hendaknya menentukan bagaimana dokumen-dokumen dikelola. Semua staf yang menyusun maupun menggunakan dokumen-dokumen tersebut sebaiknya adalah staf-staf terlatih. IMS wajib mengatur: siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyusun maupun mengesahkan berbagai macam dokumen dan

pencatatan, serta menyisihkan dokumen-dokumen yang telah kedaluwarsa siapa yang dapat menggunakan/menuliskan catatan-catatan dan dokumen-dokumen siapa yang wajib menyimpan dokumen-dokumen, di mana dan untuk berapa lama bagaimana dokumen-dokumen diperbarui apabila terdapat perubahan dalam Pedoman Perilaku atau

apabila terjadi tindakan-tindakan perbaikan Lampiran 4 memberikan gambaran secara umum tentang seluruh prosedur dan berkas-berkas yang bersifat wajib dan yang dianjurkan.

10. LAKUKAN PENGKAJIAN MANDIRI UTZ mewajibkan Anda untuk melakukan pengkajian mandiri (sebuah ‘pemeriksaan kesiapan’) sebelum dilakukannya audit eksternal. Pengkajian ini akan membantu kelompok Anda menghindari berbagai masalah dan biaya yang berkaitan dengan audit eksternal. Pengkajian mandiri dapat digabungkan dengan kegiatan pemantauan/monitoring risiko-risiko yang teridentifikasi dalam pengkajian risiko. Pengkajian mandiri didasarkan pada: 1) laporan pengawasan internal, termasuk hasil-hasil pemantauan berbagai tindakan perbaikan (korektif), dan 2) pemeriksaan sistem administrasi dan manajemen beserta dokumen-dokumen terkait yang nantinya akan diperiksa pada waktu audit eksternal. Kunjungan-kunjungan langsung ke kebun-kebun produsen biasanya tidak diperlukan. UTZ menyediakan sebuah daftar periksa (checklist) untuk pengkajian mandiri, yang dapat diundung dari situs web UTZ. Dokumen-dokumen: Laporan pengkajian mandiri (G.A.12)

APA YANG TERCANTUM DALAM PEDOMAN PERILAKU G.A.12 Sebuah pengkajian mandiri dilakukan untuk mengevaluasi kepatuhan kelompok dan para sub-kontraktor mereka terhadap Pedoman Perilaku. Laporan dan berkas-berkas pengkajian mandiri wajib disediakan untuk diperiksa oleh auditor eksternal.

Halaman 12 - ©UTZ

MELAKUKAN ANALISIS KESENJANGAN Pada awal proses pembentukan IMS, penting bagi Anda untuk melakukan sebuah analisis kesenjangan untuk mengetahui apa sekiranya yang harus dipersiapkan untuk membangun IMS yang berfungsi dengan baik. Sebuah analisis kesenjangan membantu Anda memahami adanya kesenjangan antara antara titik awal dengan situasi yang hendak Anda capai. Untuk melakukan analisis ini, Anda mula-mula memeriksa struktur-struktur IMS yang disyaratkan oleh panduan ini, yang menagcu pada Poin-Poin Kontrol G.A.1 – G.A.33. Anda kemudian merencanakan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan tersebut agar terbentuk organisasi yang semestinya, di mana kemudian IMS dapat berfungsi sebagai sebuah alat bantu untuk memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku Inti UTZ. Ketika struktur organisasi telah terbentuk (misalnya perekrutan staf-staf yang kompeten, ditetapkannya prosedur-prosedur, struktur organisasi, dll.) IMS dapat mengkaji dan meningkatkan kepatuhan terhadap standar.


SIKLUS TAHUNAN IMS

Ingin mematuhi

standar UTZ

Analisis kesenjangan

Tugaskan beberapa

penanggung jawab IMS

Pengkajian risiko

Mempersiapkan pelaksanaan IMS Perencanaan manajemen (tindakan-tindakan pencegahan untuk meminimalisir risiko Standar-standar internal Pelatihan staf Mengembangkan prosedur dan merancang formulir-formulir

Peningkatan kesadaran, pendaftaran, pembuatan kontrak, dll

Pelaksanaan: Pelatihan, pasokan saprodi, pertemuan-pertemuan petani, kunjungan-kunjungan kebun, dll. Mengembangkan sistem lacak balak Pengawasan

Internal

Pengkajian mandiri

Audit eksternal

Pemantauan risiko-risiko

Pengkajian risiko

Menyempurnakan prosedur-prosedur

dan perencanaan

Persetujuan

Tindakan-tindakan perbaikan

Persetujuan



Menganalisis data & evaluasi

BAGIAN II – MENGENAL ELEMEN-ELEMEN LEBIH LANJUT

1. FUNGSI DAN PERAN PARA PENANGGUNG JAWAB IMS

Sejumlah fungsi-fungsi penting dalam organisasi harus dipegang oleh orang-orang atau komite-komite tertentu, antara lain: Manajer IMS, yaitu orang yang bertanggung jawab menjalankan IMS Manajer atau komite pemberian persetujuan dan sanksi, berwenang

untuk menyetujui masuknya anggota-anggota baru ke dalam kelompok bersertifikasi dan memberikan sanksi pada pihak-pihak yang tidak dapat memenuhi syarat-syarat Pedoman Perilaku. (G.A.11, G.A.14)

Para pengawas internal, yang secara resmi mengawasi anggota-anggota kelompok. Para pengawas ini dapat diangkat dari staf-staf yang dipekerjakan oleh kelompok atau perusahaan, atau para ketua petani yang mengawasi rekan-rekan petani di lokasi-lokasi yang jauh dari tempat mereka berasal (bukan daerah mereka – untuk menjaga ketidakberpihakan) (G.A.11).

Segala tanggung jawab yang penting – sebagaimana disyaratkan dalam Pedoman Perilaku – dijabarkan pada poin kontrol G.A.7. Komite atau orang yang diangkat (bisa lebih dari satu) harus mampu menunjukkan kompetensi mereka dalam mengemban peran-peran tersebut. Mereka wajib memiliki kualifikasi resmi, dan/atau sertifikat mengikuti pelatihan, dan/atau pengalaman kerja yang relevan. Semua orang yang memegang fungsi-fungsi penting harus memiliki pengetahuan mendalam mengenai berbagai persyaratan yang tercantum dalam Pedoman Perilaku Inti UTZ untuk kelompok, proses sertifikasi, dan perkembangan-perkembangan terkini. Proses mengidentifikasi orang-orang yang tepat sebagai penanggung jawab IMS harus dilakukan dengan hati-hati, karena di sinilah letak kunci keberhasilan menjalankan organisasi, dan selain itu mereka perlu memiliki kemampuan serta dapat dipercaya.

Bagan organisasi Sebuah contoh bagan organisasi dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini. Segala tanggung jawab yang diemban oleh tiap fungsi dalam organisasi perlu dijabarkan secara jelas di bawah tiap bagan organisasi seperti penjelasan di bawah Gambar 3, dan juga dicantumkan dalam buku petunjuk IMS. Satu orang dapat merangkap beberapa jabatan, walaupun tanggung jawabnya tetap terpisah. Seluruh tanggung jawab yang dijabarkan pada poin kontrol G.A.7 harus terpegang semua, namun rincian mengenai bagaimana tanggung jawab tersebut dibagi-bagi dapat berbeda antara satu kelompok dengan kelompok lainnya.

Halaman 14 - ©UTZ

APA YANG TERCANTUM DALAM

PEDOMAN PERILAKU G.A. 6 Kelompok memiliki sebuah

bagan yang mengindikasikan

tiap individu dan peran-peran

mereka dalam IMS, dan di

dalamnya termasuk semua

orang yang ditunjuk sebagai

penanggung jawab pada poin

kontrol G.A.8. G.A. 7 Orang-orang atau komite

ditunjuk untuk menangani: Blok A) Manajemen Blok B) Praktik-Praktik Pertanian Blok C) Kondisi-Kondisi Kerja Blok D) Lingkungan

Manajer IMS

Bertanggung jawab untuk mengelola IMS, termasuk: Mengatur proses pembentukan dan pelaksanaan sistem manajemen internal Mengatur pengawasan-pengawasan internal Mengkoordinir, mensupervisi dan melatih para staf Mengkoordinir komite pemberi persetujuan (atau pihak yang berwenang memberi persetujuan) Mengkoordinir upaya pengelolaan risiko dan pelaksanaan Perencanaan Manajemen Kelompok Menjadi perwakilan utama untuk segala urusan dengan lembaga sertifikasi.

Harus memiliki: Pengetahuan mendalam tentang Standar UTZ Pengetahuan mendalam tentang prosedur-prosedur dan dokumen-dokumen IMS, serta segala

persyaratan lembaga sertifikasi eksternal Pengetahuan mendalam tentang Praktik-Praktik Pertanian yang Baik Kemampuan untuk memimpin tim dan melatih rekan-rekan yang lain Efisiensi dalam mengerjakan tugas-tugas administratif Kesanggupan dalam mengelola berbagai dokumen dan data

Pengawas internal Pengawas internal adalah ‘mata dan telinga’ IMS. Pekerjaan ini membutuhkan kemampuan teknis dan kecakapan sosial yang baik, diimbangi dengan daya observasi mendetil. Anda perlu memprioritaskan pelatihan pengawas internal secara berkala, idealnya separuh berisi teori, dan separuhnya lagi pelatihan praktis. Melaksanakan pengawasan-pengawasan internal Melengkapi formulir-formulir pengendalian/kontrol internal Memastikan formulir-formulir tersebut diterima oleh manajer IMS Menginformasikan kepada para produsen bilamana terdapat ketidakpatuhan Ambil bagian dalam proses pengelolaan risiko.

Harus memiliki: Kemampuan baca-tulis dan menghasilkan laporan dalam bahasa yang diminta oleh lembaga

sertifikasi Pengetahuan mengenai sistem pertanian lokal dan regional, dan praktik pertanian yang Baik Pemahaman teknis terhadap prinsip-prinsip dan praktik-praktik yang disyaratkan dalam Pedoman

Perilaku UTZ untuk kelompok Pengetahuan tentang poin-poin kontrol yang berlaku bagi para anggota kelompok Kemampuan berkomunikasi dengan baik (terutama dalam melakukan wawancara), kemampuan

berpikir dan bersikap kritis Menandatangani formulir pernyataan konflik kepentingan.


Manajer Umum

Manajer IMS

Komite Pemberi

Persetujuan dan Sanksi

Pengawas-Pengawas Internal

Penasihat-Penasihat

Teknis (Tenaga ahli)

Manajer Pembelian/P

enjualan

Agen-agen pengumpul

Kewajiban mereka adalah: Manajer umum: pengelolaan organisasi secara menyeluruh, kondisi-kondisi kerja, lingkungan Manajer IMS: pengelolaan IMS, pelatihan, menangani pertanyaan dan keluhan, praktik-praktik pertanian Manajer pembelian dan penjualan: keterlacakan, identifikasi produk dan pemisahan

Gambar 3: Bagan organisasi dan contoh pembagian tanggung jawab (G.A.7, Anda dapat

menentukan sendiri pembagian tanggung jawab sesuai dengan kondisi kelompok Anda).

Halaman 16 - ©UTZ

KONFLIK KEPENTINGAN

Para pengawas internal dan

petugas pemberi

persetujuan dan sanksi wajib

memberitahukan apabila

mereka memiliki hubungan

/relasi dengan produsen,

dan menandatangani

pernyataan ‘konflik

kepentingan’. Harap dicatat

bahwa peran pengawas

internal dan peran penasihat

teknis harus dipisahkan.

Namun demikian, satu orang

dapat merangkap dua

peran tersebut, dengan

catatan bahwa kedua tugas

dilakukan di tempat/desa

yang berbeda, misalnya

orang tersebut merupakan

penasihat teknis di satu desa

dan sebagai pengawas di

desa yang lain (lintas

pengawasan). Silakan lihat

contoh pernyataan konflik

kepentingan pada Lampiran

3.

Penasihat teknis/pelatih Penasihat teknis/pelatih memberikan pelatihan kepada para

produsen mengenai praktik-praktik pertanian yang baik dan segala

persyaratan UTZ yang lain, serta bertugas memberikan berbagai

masukan.

Memastikan bahwa para produsen memahami poin-poin kontrol yang berlaku bagi mereka (lihat elemen 7)

Mengadakan pelatihan berkala bagi para produsen Memastikan bahwa para produsen menyempurnakan teknik-teknik

mereka Mengkoordinir penggunaan agro input Ambil bagian dalam proses pengelolaan risiko Melaporkan segala kemajuan kepada manajer IMS. Harus memiliki: Pengetahuan mengenai sistem-sistem pertanian lokal dan regional,

dan praktik-praktik pertanian yang baik Motivasi tinggi dalam menyebarluaskan praktik pertanian

berkelanjutan Pemahaman teknis mengenai prinsip-prinsip dan praktik-praktik UTZ Kemampuan berkomunikasi dengan baik dan mampu mengelola

kelompok

Manajer atau komite pemberi persetujuan Pengawasan-pengawasan dan pemberian persetujuan harus ditangani oleh dua pihak berbeda. Pengambilan keputusan menyangkut pemberian persetujuan maupun sanksi kepada anggota-anggota kelompok dapat dilakukan oleh satu orang atau komite. Orang atau komite tersebut sepatutnya memiliki pemahaman mengenai Standar UTZ dan standar internal, bebas dari konflik kepentingan dan memiliki karisma seorang tokoh yang dapat dengan mudah dihormati oleh para produsen dan staf. Orang yang menjabat sebagai pemberi persetujuan dan sanksi wajib menandatangani pernyataan ‘konflik kepentingan’.

Manajer keterlacakan Manajer keterlacakan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk dapat dilacak di sepanjang proses, mulai dari saat panen hingga jatuh ke tangan pembeli pertama. Produk harus dapat diidentifikasi dan dipisahkan sepanjang proses-proses tersebut. Tanggung jawab ini juga dapat diberikan kepada manajer pembelian dan penjualan. Memastikan produk selalu dipisahkan di sepanjang arus produk Mengendalikan kualitas produk Memverifikasi jumlah/kuantitas produk yang dibeli sesuai dengan

jumlah yang diestimasi oleh produsen perorangan Memastikan penyimpanan catatan/berkas dan pelaporan.

2. PENGELOLAAN RISIKO

Pengelolaan risiko merupakan suatu siklus berkesinambungan. Siklus ini dimulai dari pengkajian, perancangan dan pelaksanaan tindakan-tindakan pencegahan terhadap risiko-risiko yang teridentifikasi; siklus berlanjut dengan pemantauan/monitoring dampak dari tindakan-tindakan pencegahan, dan pada akhirnya menggunakan informasi yang diperoleh untuk kembali mengkaji risiko. Dengan mengulangi proses ini tiap tahunnya, kelompok menyempurnakan praktik-praktik dan meningkatkan hasil-hasil mereka dari waktu ke waktu, sehingga mengarahkan kelompok ke sasaran UTZ, yaitu 'hasil produksi yang lebih baik (kuantitas dan kualitas), pendapatan yang lebih baik, lingkungan yang lebih baik, kehidupan yang lebih baik'. Untuk informasi lebih lanjut dan untuk mengakses alat bantu pengkajian risiko, lihat panduan UTZ tentang pengkajian risiko, yang dapat diunduh dari situs web.

Pengelolaan risiko bersifat wajib mulai tahun ke-2 dan selanjutnya. Namun kami sangat menganjurkan agar Anda memulainya pada tahun ke-1 karena hal tersebut dapat membantu kelompok Anda menggunakan waktu dan sumber-sumber daya secara efisien. Anda dapat memulai pengkajian risiko Anda terhadap subjek-subjek yang masuk dalam Pedoman Perilaku untuk tahun pertama.

Pelaksanaan

Pengelolaan risiko terdiri dari tiga fase yang membentuk sebuah siklus berkesinambungan: 1. Pengkajian risiko: Ada berbagai risiko yang dapat menghambat

proses sertifikasi UTZ atau mempengaruhi kualitas, baik di tingkat kebun (risiko-risiko kesehatan, degradasi lingkungan) maupun di tingkat IMS (risiko-risiko saat pembelian, kualitas pengendalian internal, keterlacakan). Pengkajian risiko mencakup penilaian tingkat risiko berdasarkan derajat kepentingan dan relevansinya. Untuk melaksanakan pengkajian risiko, orang-orang yang bertanggung jawab menangani empat 'blok' kegiatan – bidang-bidang yang diatur dalam poin G.A.7 - berkumpul dan bekerja bersama-sama, termasuk para pengawas internal dan para penasihat teknis, pendamping teknis atau pelatih. Kami menganjurkan Anda untuk melibatkan orang-orang yang sangat memahami masyarakat setempat. Orang-orang tersebut bisa terdiri dari para produsen kunci (baik perempuan maupun laki-laki) dan pemimpin-pemimpin kelompok. Seorang konsultan eksternal yang memiliki keahlian dalam pengkajian risiko terkait Pedoman Perilaku UTZ dapat menjadi kontributor yang berguna. Manajer IMS bertanggung jawab atas proses pengkajian risiko.

2. Tindakan-tindakan pencegahan: dirancang dan diberlakukan untuk

mengurangi atau meniadakan dampak-dampak negatif. Tindakan-tindakan tersebut hendaknya didokumentasikan dalam perencanaan manajemen kelompok dan dimasukkan dalam rencana kegiatan, seperti peningkatan kesadaran terhadap isu-isu berisiko tinggi dalam IMS.

3. Memantau dampak-dampak segala tindakan pencegahan: apakah tindakan-tindakan pencegahan terbukti sukses ataupun tidak, hasil-hasilnya tetap harus dijadikan bahan pertimbangan untuk kembali merencanakan kegiatan-kegiatan di musim berikutnya. Pemantauan/monitoring risiko, analisis risiko dan umpan balik dilakukan setidaknya sekali dalam setahun. IMS perlu merancang prosedur-prosedur untuk melakukan pemantauan.

3. PERENCANAAN MANAJEMEN KELOMPOK

Pedoman Perilaku Inti untuk kelompok mewajibkan telah dimilikinya sebuah perencanaan manajemen kelompok pada tahun ke-3 (G.A.17). Sebuah perencanaan manajemen kelompok: cakupannya lebih luas dari IMS dan isu-isu tertentu dapat ditangani oleh

orang-orang di luar staf IMS. Memperlihatkan bagaimana kelompok mengelola berbagai risiko, dengan

penekanan pada tingkat dan prioritas risiko Memberikan garis besar seluruh kegiatan kelompok Mencakup perencanaan kegiatan, yaitu nama kegiatan, jadwal, sumber-

sumber daya yang diperlukan, siapa yang bertanggung jawab, dan hasil-hasil yang diharapkan.

Walaupun Pedoman Perilaku mensyaratkan adanya perencanaan manajemen kelompok pada tahun ke-3, kami menganjurkan agar Anda mulai mempersiapkan dan mengembangkan perencanaan tersebut sesegera mungkin, ketika permohonan sertifikasi pertama kali diajukan.


APA ITU PENDEKATAN BERBASIS RISIKO? Sebuah pendekatan berbasis risiko merupakan pendekatan di mana pengambilan keputusan dan alokasi sumber-sumber daya didasarkan pada identifikasi risiko-risiko. Pendekatan ini terdiri dari: Mengidentifikasi dan

mengukur risiko-risiko tingkat tinggi yang mungkin mempengaruhi kualitas produk (di mana kualitas merupakan bagian integral dari sertifikasi atau keberlanjutan)

Mengembangkan strategi- strategi untuk meniadakan atau mengurangi risiko-risiko tersebut

Memusatkan sumber-sumber daya ke area-area yang dinilai berisiko tinggi

Memantau hasil-hasil strategi tersebut.

Apa yang harus tersedia Sebuah perencanaan manajemen kelompok menjabarkan tujuan-tujuan, mencakup rencana kegiatan dan menampilkan informasi mengenai anggaran, sebagaimana dijelaskan berikut ini. 1. Tujuan-tujuan, sebagian besar didasarkan pada pengkajian risiko Perencanaan manajemen kelompok mencantumkan tujuan-tujuan kelompok selama tiga tahun, yaitu durasi berlakunya perencanaan manajemen. Tujuan-tujuan kelompok disusun berdasarkan pengkajian risiko, di mana area-area dengan tingkat risiko tinggi telah teridentifikasi, yang menunjukkan bahwa produsen tidak berhasil mematuhi Pedoman Perilaku UTZ, dan apa saja yang menghambat peningkatan. Masing-masing risiko diberikan penilaian peringkat untuk melihat prioritas dan menetapkan tujuan-tujuan yang tepat. UTZ mensyaratkan: Laporan hasil-hasil pengkajian risiko secara garis besar Peringkat risiko-risiko Penyusunan tujuan-tujuan kelompok secara konkret, dengan

menggambarkan situasi ke depannya apabila risiko telah dikurangi/diantisipasi

Tindakan-tindakan pencegahan yang realistis dan praktis untuk mengurangi risiko-risiko

2. Rencana kegiatan Perencanaan umum kegiatan tingkat tinggi dilakukan untuk periode tiga tahun. Target tahunan ditetapkan oleh manajemen kelompok dan manajemen IMS berdasarkan pengkajian risiko. Rencana kegiatan wajib mencakup seluruh kegiatan yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku dan segala tindakan yang dapat mengurangi berbagai risiko (lihat contoh di bawah ini). Rencana kegiatan terdiri dari: 1. Siklus tanaman beserta kegiatan-kegiatan pertanian 2. Kegiatan-kegiatan umum yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku (mis.

pelatihan dan pengawasan internal) 3. Tindakan-tindakan pencegahan yang dihasilkan oleh pengkajian risiko

(mungkin terdapat tumpang tindih antara pelatihan dengan tindakan-tindakan pencegahan)

4. Tindakan-tindakan perbaikan yang dihasilkan dari pengawasan-pengawasan internal, pengkajian mandiri dan audit eksternal

5. Pemantauan dampak-dampak segala kegiatan dan evaluasi, merancang upaya-upaya peningkatan untuk tahun berikutnya.

Halaman 18 - ©UTZ

Poin Kontrol dalam

Pedoman Perilaku

Kegiatan-kegiatan yang disyaratkan dalam

Pedoman Perilaku

Bulan-bulan dalam periode satu tahun (tidak

semata-mata harus mengikuti urutan tahun

kalender)

1 2 3 4 5 … … 12

Siklus tanaman (pemangkasan, pengendalian

hama dan penyakit, panen, dll.)

Pasokan masukan pertanian/saprodi

A.16 Melakukan pengkajian risiko

A.18 Melatih staf dsb.

A. 8 & 9

Pendaftaran dan pembuatan kontrak para

petani

A.19 Melatih para petani

A. 11 Melakukan pengawasan internal

Pengkajian risiko Tindakan-tindakan pencegahan:

1.

2.

Dll.

Tindakan-tindakan

perbaikan

Melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan

berdasarkan hasil-hasil audit internal dan

eksternal

1.

2.

Dll.

Kebutuhan-kebutuhan

kelompok Kebutuhan-kebutuhan spesifik kelompok

mis. Pertemuan umum

mis. Festival lokal/hari libur/perayaan

Contoh rencana kegiatan

3. Pengelolaan sumber-sumber daya dan keuangan Untuk setiap kegiatan, sebuah anggaran wajib ditetapkan, di dalamnya tercakup segala biaya dan sumber-sumber daya (staf, bahan-bahan, perlengkapan, waktu). Prosedur-prosedur untuk memantau pengeluaran sebaiknya disusun. Pihak yang memiliki wewenang untuk memberikan persetujuan atas pengeluaran uang dan tanggung jawab kontrol keuangan hendaknya ditentukan.

4. STANDAR INTERNAL Standar internal merupakan sebuah panduan bagi para produsen dan aktor-aktor yang terlibat dalam proses pengolahan. Standar ini mencerminkan beberapa Poin Kontrol dalam Pedoman Perilaku yang mengacu secara langsung kepada praktik-praktik pertanian dan pengelolaan kebun para produsen, yang berfokus pada hal-hal yang mengandung risiko ketidakpatuhan. Standar internal cenderung melingkupi sebagian besar poin kontrol di Blok B (praktik-praktik pertanian) dan beberapa poin di Blok C (kondisi-kondisi kerja) dan Blok D (lingkungan). Isi dan makna standar internal hendaknya dikomunikasikan dengan jelas kepada seluruh produsen dan petani penggarap, dan wajib dimasukkan ke dalam pelatihan produsen. Standar internal hendaknya tersedia dalam bahasa lokal, lengkap dengan berbagai ilustrasi untuk membantu para anggota yang buta huruf. Isi standar ini mungkin masuk ke dalam beberapa bagian dokumen kesepakatan anggota kelompok, atau mungkin disebarluaskan secara terpisah dalam bentuk selebaran atau poster di tempat-tempat umum (metode yang mungkin lebih menguntungkan, karena lebih mudah untuk diperbarui). Keterlibatan para produsen kunci dapat membantu kelancaran proses komunikasi tersebut. Walaupun standar internal tidak bersifat wajib, tetap penting untuk menyampaikan pesan yang jelas mengenai apa yang diharapkan oleh kelompok dari para anggotanya, demi memastikan kepatuhan terhadap Pedoman Perilaku.


5. PELATIHAN STAF Pelatihan bagi staf IMS hendaknya mencakup: Keahlian-keahlian dan prosedur-prosedur pengawasan internal Estimasi panen Menangani ketidakpatuhan terhadap Pedoman perilaku dan tindakan-

tindakan perbaikan Pemberian persetujuan dan sanksi internal Supervisi rutin terhadap prosedur-prosedur dan pemantauan tindakan-tindakan

perbaikan secara berkala Supervisiketerlacakan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk membawakan topik spesifik wajib mengikuti pelatihan tentang topik tersebut. Organisasi harus memastikan bahwa semua staf memiliki akses yang setara untuk mengikuti pelatihan, tanpa adanya diskriminasi. Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan tentang pelatihan, yang dapat diunduh dari situs web UTZ. Dokumen-dokumen: • Perencanaan pelatihan (G.A. 18) • Berkas-berkas pelatihan (G.A.18) • Daftar hadir pelatihan staf (G.A.18) • Kualifikasi para pelatih (G.A.18)

6. PENDAFTARAN, PENANDATANGANAN KESEPAKATAN DAN PEMETAAN Pendaftaran Pada saat pendaftaran, setiap anggota kelompok diberikan sebuah nomor identitas unik. Data para produsen yang telah terdaftar dan telah menandatangani kesepakatan kemudian dimasukkan ke dalam data umum anggota-anggota kelompok. Tiap tahun data umum ini diperbarui. Poin kontrol G.A.8 menjelaskan tentang informasi yang minimal harus dilaporkan oleh anggota-anggota perihal biodata dan kebun mereka. Kami menganjurkan agar Anda mengumpulkan data yang berkaitan dengan poin-poin kontrol lain atau area-area yang berisiko tinggi (mis. status kesuburan tanah atau situasi di mana petani buta huruf). Data ini bermanfaat bagi pengkajian risiko. Formulir pendaftaran hendaknya menggunakan bahasa setempat agar para petani dapat memahami informasi apa yang perlu mereka sediakan. Anda dapat menggunakan perangkat lunak komputer misalnya microsoft excel; kami menganjurkan agar Anda menggunakan program yang memudahkan analisis data sehingga dapat memberikan informasi manajemen yang dibutuhkan manajer IMS.

Kesepakatan Sebuah kesepakatan dapat mencantumkan (atau melampirkan) beberapa persyaratan yang diambil dari Pedoman Perilaku yang berlaku bagi praktik-praktik produsen dan yang menggarisbawahi risiko ketidakpatuhan (lihat elemen 7 dari standar internal). Anggota kelompok setuju untuk diawasi, dan mengikuti pelatihan dan masukan yang diberikan. Manajemen kelompok atau perusahaan berkomitmen untuk menyediakan pelayanan-pelayanan tertentu dan sepakat untuk membeli panen bersertifikasi atau sebagian panen bersertifikasi yang telah disepakati. Kesepakatan yang dibuat hendaknya disusun dalam bahasa lokal para produsen. Seorang tokoh masyarakat yang terpercaya hendaknya hadir sebagai saksi ketika produsen diminta untuk menandatangani kesepakatan, terutama ketika masalah buta huruf menjadi sesuatu yang umum pada daerah tertentu. Sebuah contoh kesepakatan dapat dilihat pada Lampiran 1.

Halaman 20 - ©UTZ

Pemetaan

Pemetaan merupakan salah satu alat bantu yang bermanfaat bagi manajemen kelompok dan auditor, karena kemampuannya untuk mendeteksi potensi-potensi risiko, seperti kawasan-kawasan lindung, badan-badan air, atau permukiman warga. Peta juga memiliki beberapa kelebihan misalnya dengan memperlihatkan produsen-produsen yang memiliki lebih dari satu petak kebun, jarak antar kebun dengan rumah, serta properti-properti lain di luar program UTZ. Proses pemetaan dapat memberikan informasi sebab-sebab potensial yang dapat memberikan dampak-dampak negatif, yang kemudian perlu dimasukkan dalam pengkajian risiko. Para produsen hendaknya dilibatkan dalam pembuatan peta (menggambar peta dengan tangan) atau menambahkan informasi pada peta yang telah tersedia. Kami menganjurkan dibuatnya rancangan sederhana peta keseluruhan tiap desa atau dusun, dan peta dasar masing-masing masyarakat. Peta tersebut tidak perlu dibuat lengkap dengan data geografis akurat. Hanya koordinat GPS yang diperlukan oleh kantor IMS (G.A.1), namun nomor identifikasi anggota kelompok hendaknya dicantumkan pada kebun-kebun mereka yang tergambarkan pada peta.

Lihat Lampiran 2 untuk contoh peta ikhtisar (keseluruhan lahan).

7. PELATIHAN BAGI PARA PRODUSEN Pelatihan merupakan inti dari program UTZ dan merupakan landasan dari peningkatan berkesinambungan dan pertanian berkelanjutan. Pelatihan bagi petani mengarahkan kepada manajemen kebun dan bisnis yang lebih baik, kondisi-kondisi kerja yang lebih baik, serta perlindungan alam yang lebih baik – sehingga bercocok tanam menjadi suatu upaya yang berkelanjutan dari segi ekonomi, sosial dan lingkungan. Pedoman Perilaku UTZ mewajibkan para kelompok untuk melatih anggota-anggota mereka perihal aspek-aspek yang berkaitan dengan Pedoman Perilaku UTZ (G.A.19). Kelompok-kelompok juga wajib meningkatkan kesadaran tentang kondisi-kondisi kerja yang baik bagi para anggota kelompok, para pekerja dan keluarga-keluarga mereka (G.A.20). Hasil-hasil pelatihan yang nyata dan dapat diukur merupakan adopsi praktik-praktik yang telah ditingkatkan. Dengan memantau dampak pelatihan, informasi dikumpulkan dan kemudian dapat dimanfaatkan oleh manajemen internal; informasi ini akan memberikan panduan dalam menyusun perencanaan pelatihan. Pelatihan membutuhkan biaya, dan biaya tersebut perlu dibayarkan kembali melalui peningkatan hasil-hasil pertanian (peningkatan produksi atau pencapaian-pencapaian sosial atau lingkungan). Pelatihan bagi para produsen dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. UTZ melansir berbagai metode pelatihan: Lihat dokumen panduan tentang pelatihan, yang dapat diunduh dari situs web UTZ. Perencanaan peningkatan kebun Selain melatih kelompok-kelompok petani secara kolektif, UTZ juga mengembangkan pendekatan yang lebih individual. Para penasihat/pendamping kebun membantu pembuatan rencana pengembangan kebun skala orang per orang, atau dalam kelompok-kelompok kecil (3-5 petani). Pendekatan yang lebih individual mungkin lebih efektif dibandingkan dengan pendekatan kolektif. Para petani di kelompok-kelompok kecil juga dapat bereksperimen bersama-sama, mencoba praktik-praktik yang lebih baik serta saling bertukar pengalaman. Rencana-rencana kebun ini hendaknya ditindaklanjuti, setidaknya setahun sekali.


MEMBANGKITKAN MOTIVASI Sebuah pertemuan hendaknya diselenggarakan untuk: Memperlihatkan standar

internal (elemen 4) kepada para produsen serta membahas isinya

Menjelaskan prinsip-prinsip dibalik produksi berkelanjutan, manfaat-manfaat dan tantangan-tantangan bagi para produsen, serta berbagai persyaratan proses sertifikasi

Mengidentifikasi produsen-produsen yang tertarik mengikuti pelatihan dan sertifikasi

Mengidentifikasi para produsen dengan motivasi tinggi yang dapat menjalankan peran kepemimpinan dalam program, mungkin sebagai ketua petani.

Kami menganjurkan agar Anda melibatkan para kepala desa dan tokoh-tokoh masyarakat lain pada tahap-tahap awal peningkatan kesadaran dan pendaftaran, guna membangun kepercayaan.

8. KETERLACAKAN DAN TRANSPARANSI PENGURUSAN BERBAGAI

PEMBAYARAN DAN PREMI Sistem keterlacakan harus setidaknya mencakup hal-hal berikut ini: 1. Arus produk (G.A.22), dengan penjabaran sistem produksi, pembelian,

transportasi dan penyimpanan dalam kelompok 2. Pemisahan fisik dan identifikasi visual atas produk bersertifikasi pada saat

penyimpanan dan pengangkutan; identifikasi (sebaiknya menggunakan logo UTZ) dapat diletakan pada pintu-pintu, label-label, kantung-kantung maupun palet-palet

3. Prosedur-prosedur terdokumentasi (tertulis) mengenai pembelian dan penjualan produk bersertifikasi dan tidak bersertifikasi, bagaimana estimasi hasil panen seorang produsen berkaitan dengan kuantitas produk yang secara nyata dibeli dari produsen tersebut dan estimasi hasil panen para produsen bersertifikasi dan tidak bersertifikasi

4. Timbangan-timbangan dan berbagai perlengkapan pengendalian mutu lainnya, yang perlu dikalibrasi demi mendapatkan data akurat dan dapat dipercaya; para produsen harus dapat melihat proses penimbangan

5. Segala berkas dan faktur. Berkas-brekas harus disimpan oleh kelompok maupun para petani.

Berkas-berkas yang dimaksud mencakup: segala pembelian produk bersertifikasi UTZ dari tiap anggota kelompok segala penjualan produk bersertifikasi UTZ segala penjualan produk bersertifikasi lain dan produk tidak bersertifikasi segala penjualan produk konvensional (tidak bersertifikasi maupun

terverifikasi) dan stok bawaan/limpahan dari tahun sebelumnya, baik itu produk

bersertifikasi UTZ, bersertifikasi lain, maupun konvensional.

Kelompok harus dapat menunjukkan bahwa kuantitas produk yang dilepas sama jumlahnya dengan kuantitas produk yang dimasukkan ke dalam sistem. Kelompok (atau perusahaan) mendokumentasikan segala pendapatan yang diterima atas penjualan produk bersertifikasi dan segala pembayaran kepada para produsen. Harga produk dan premi dijelaskan secara transparan kepada para produsen. Apabila transportasi dan penanganan pascapanen disubkontrakkan kepada pihak luar, subkontraktor tersebut wajib diperiksa untuk memastikan bahwa ia mampu menjamin keterlacakan dan identifikasi produk, serta memastikan pemisahan produk bersertifikasi dengan yang tidak bersertifikasi. Pihak organisasi hendaknya memiliki kontrak dengan pihak subkontraktor untuk memastikan bahwa Pedoman Perilaku UTZ dipatuhi. Orang yang bertanggung jawab atas keterlacakan/lacak balak wajib memahami bagaimana cara kerja UTZ dan Good Inside Portal. Segala penjualan diumumkan pada portal tersebut. Manajer IMS atau manajer pembelian/penjualan adalah orang yang tepat untuk memegang peranan ini, dan hendaknya diberikan pelatihan penuh. Pembayaran premi Premi UTZ dibayarkan oleh pembeli pertama kepada kelompok produsen bersertifikasi. Pembayaran premi merupakan hal wajib, namun jumlahnya tergantung dari negosiasi antara pembeli dan kelompok produsen.

Halaman 22 - ©UTZ

Kelompok produsen mengalokasikan sejumlah premi UTZ untuk membayar:

biaya-biaya manajemen kelompok (mis. audit) produk-produk dan layanan-layanan yang digunakan oleh kelompok (mis.

bahan pertanian/saprodi atau pelatihan) berbagai pembayaran tunai ataupun barang/jasa kepada para anggota

kelompok bersertifikasi (disebut juga dengan premi). Alokasi premi UTZ yang diberikan kepada anggota-anggota kelompok bersertifikasi dinamakan premi anggota kelompok. UTZ tidak mengatur bagaimana premi UTZ seharusnya dibagi-bagi antar manajemen, kelompok dan para anggota kelompok. Namun Pedoman Perilaku mewajibkan agar para anggota kelompok bersertifikasi jelas-jelas menerima manfaat dari premi UTZ. Hal ini berarti bahwa tidak semua premi UTZ dapat dialokasikan semata-mata untuk membiayai manajemen. Anggota-anggota kelompok hendaknya diberitahukan bagaimana premi digunakan untuk keperluan manajemen, kelompok dan anggota-anggota kelompok. IMS perlu mengkonfirmasi bahwa para produsen telah menerima premi, sebagai suatu insentif penting bagi para produsen untuk bercocok tanam secara berkelanjutan. Anggota-anggota kelompok hendaknya diberitahu bagaimana premi digunakan untuk keperluan manajemen, kelompok dan anggota-anggota kelompok. Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan tentang premi, yang dapat diunduh dari situs web UTZ.

9. PENGAWASAN INTERNAL

Pada saat pengawasan internal, para pengawas akan: memverifikasi/mengkoreksi data kebun yang diperoleh dari waktu pendaftaran dan memeriksa kepatuhan terhadap persyaratan Pedoman Perilaku yang relevan. Pendekatan yang kami anjurkan adalah dengan mengunjungi kebun-kebun individu dan rumah-rumah mereka untuk memeriksa penerapan pertanian, pascapanen, penyimpanan dan praktik-praktik lainnya; wawancara dengan petani, anggota keluarga dan para pekerja kebun; dan memeriksa berkas-berkas di tingkat kebun. Para anggota kelompok perlu diawasi setidaknya setahun sekali oleh para pengawas internal, sebelum dilakukannya audit eksternal. Pengawasan-pengawasan internal tersebut dapat dilakukan pada waktu-waktu yang berbeda dalam satu tahun, untuk mendapatkan observasi yang berimbang atas praktik-praktik pertanian mereka. Pengawasan-pengawasan internal memberikan suatu kesempatan untuk mengkaji dampak pelatihan dan melihat sejauh mana para produsen menerapkan apa yang mereka pelajari. Data yang dihasilkan dari pengawasan ini penting untuk mengukur peningkatan, untuk mengelola/mengendalikan risiko maupun untuk memberikan umpan balik bagi perencanaan pelatihan dan perencanaan manajemen di tahun berikutnya. Laporan pengawasan internal (G.A.11) Untuk setiap anggota kelompok, sebuah laporan pengawasan internal wajib dibuat, lengkap dengan ringkasannya. Laporan-laporan pengawaan tersebut kemudian diberikan kepada manajer atau komite pemberi persetujuan untuk dievaluasi dan ditindaklanjuti, apabila perlu. Untuk lembaga sertifikasi eksternal, sebuah laporan ringkasan atas seluruh pengawasan internal wajib dipersiapkan. Komunikasikan dengan lembaga sertifikasi Anda, sekiranya informasi mana saja yang mereka perlukan. Laporan pengawasan internal menyediakan informasi yang disyaratkan dalam dokumen data umum para anggota kelompok (G.A.8).


Halaman 24 - ©UTZ

Laporan pengawasan internal juga hendaknya memuat: Tanggal pengawasan dan nama pengawas Verifikasi isu-isu genting yang berkaitan dengan kegiatan pertanian,

seperti tidak adanya pekerja anak dan diadopsinya praktik-praktik untuk mengoptimalkan panen

Ketidakpatuhan yang teridentifikasi dan langkah-langkah perbaikan yang dilakukan

Informasi mengenai area-area lain yang dinilai berisiko tinggi, dari hasil pengkajian risiko.

Apabila masukan/anjuran diberikan saat kunjungan pengawasan, masukan ini dicatat dalam formulir pengawasan.

Para pengawas internal dapat direkrut untuk tujuan-tujuan pengawasan saja dan dipekerjakan di bawah pemegang sertifikat, atau bisa saja mereka merupakan para produsen utama yang mengawasai para produsen di desa-desa (tetangga) selain desa mereka sendiri. Mengadakan sebuah pengawasan internal Proses pengawasan dimulai ketika koordinator/manajer IMS menunjuk seorang pengawas internal, menyediakan sebuah daftar periksa untuk tiap petani (yang mengindikasikan segala hal yang perlu diawasi) dan dokumentasi kebun terkini - termasuk rangkuman pembelian pada tahun sebelumnya - kepada pengawas tersebut. Pengawas internal kemudian mempersiapkan pengawasan dengan menelaah seluruh dokumentasi, lalu mengatur pelaksanaan pengawasan. Untuk kelompok-kelompok kecil, pengawas tersebut mungkin dapat mengatur sebuah kunjungan pengawasan langsung dengan tiap petani, namun seringnya pengawas bekerja dengan para ketua kelompok atau staf IMS (petugas-petugas lapangan). Pengawasan-pengawasan dadakan dapat sering dilakukan agar para petani sadar bahwa suatu kunjungan dapat dilakukan kapan saja. Ketika pengawas tiba di sebuah kebun untuk melakukan pengawasan, ia hendaknya: 1. Memberikan penjelasan mengenai proses pengawasan dan

menunjukkan daftar periksa kepada petani yang dikunjungi 2. Memeriksa kartu identitas petani dan dokumen kesepakatan

anggota kelompok 3. Mencari tahu seberapa jauh petani memahami standar internal 4. Mengawasi petak-petak kebun, memeriksa bagaimana

persyaratan-persyaratan standar internal telah dipenuhi 5. Mengawasi areal pengolahan dan gudang-gudang penyimpanan,

bila memungkinkan 6. Memeriksa dokumen-dokumen kebun, misalnya resi-resi penjualan

dan catatan-catatan kebun 7. Membuat ringkasan hasil pengawasan bersama dengan petani,

dengan mengindikasikan masalah yang mungkin muncul dan langkah-langkah tindak lanjut yang disarankan

8. Menandatangani daftar periksa dan meminta petani untuk ikut menandatanganinya juga.

Kepatuhan produsen dan menangani ketidakpatuhan Ketika sebuah pengawasan internal menyingkap adanya ketidakpatuhan, tindakan pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan bagaimana memitigasi atau menghindari dampak negatifnya. Kedua, sebuah langkah perbaikan (tindakan struktural) penting dilakukan untuk mencegah masalah ini muncul kembali. Pengawas internal, bersama dengan manajer IMS, kemudian menetapkan tenggat waktu bagi petani untuk meluruskan masalah ketidakpatuhan tersebut. Setelah itu, para pendamping teknis dapat membantu petani memperbaiki ketidakpatuhannya, merencanakan bagaimana mengurangi/meniadakan dampak negatif dan melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan. Hasilnya kemudian diperiksa oleh pengawas internal. Ketika tindakan-tindakan perbaikan dapat juga bermanfaat bagi banyak anggota lainnya (mis. menetapkan waktu/jadwal yang lebih

UTZ merekomendasikan

penggunaan alat-alat bantu

Teknologi Informasi (IT) khusus yang

dapat:

menampung dan mengolah

berbagai informasi yang

dikumpulkan dari berbagai

kebun, seperti data pendaftaran

kebun dan data pengawasan

internal

memandu prosedur-prosedur

dan proses-proses terkait

manajemen IMS.

UTZ menganjurkan penggunaan

alat-alat bantu tersebut karena

digitalisasi data dapat membantu

kelompok menganalisis dan

mengevaluasi data, serta

merancang intervensi-intervensi dan

pelatihan-pelatihan yang tepat

sasaran. Sebagai contoh: pelatihan

yang diadakan dapat disesuaikan

dengan kebutuhan-kebutuhan yang

ditunjukkan oleh data tersebut.

Beberapa petani mungkin

memerlukan pelatihan tentang cara

pemangkasan, sementara petani

lain mungkin perlu pelatihan tentang

pengaturan pohon peneduh.

Pendekatan yang mengedepankan

upaya penyesuaian berdasarkan

kebutuhan dapat memastikan

disediakannya dukungan dan

pendampingan tepat sasaran.

UTZ menganjurkan penggunaan

alat-alat bantu IT untuk manajemen

IMS, yang minimal dapat membantu

mereka menangangi:

data pendaftaran para petani

informasi produksi

data transaksi keuangan

pengukuran wilayah

berdasarkan pemetaan petak-

petak dari GPS

standar-standar ganda (multi

sertifikasi), sehingga dapat

meningkatkan efisiensi.

Lampiran 5 memuat sebuah daftar

alat-alat bantu yang dapat

membantu Anda memenuhi segala

persyaratan tersebut.

UTZ sedang mengerjakan beberapa

proyek bersama dengan pihak-

pihak yang disebutkan dalam

Lampiran 5. Tujuannya adalah untuk

mendapatkan pengalaman

langsung dalam melakukan

digitalisasi manajemen IMS. Hasil-

hasil awal proyek pilot ini akan

terwujud pada akhir 2016.

Jenis ketidakpatuhan Sanksi

Produsen tidak memenuhi

persyaratan-persyaratan wajib

(tidak patuh)

Produsen tidak disetujui

Produk milik produsen tersebut

tidak dijual sebagai produk

bersertifikasi

Segala tindak perbaikan

diperiksa melalui kunjungan

pengawasan berikutnya

Penipuan Produsen dikeluarkan dari

kelompok UTZ, baik secara

permanen maupun selama

periode waktu tertentu

Sengaja menghalangi

pengawasan

Menolak untuk melaksanakan

kesepakatan, misalnya menolak

untuk menerapkan syarat-syarat

standar internal

baik untuk pelatihan), tindakan perbaikan seperti ini hendaknya dimasukkan ke dalam IMS dan kemudian rencana pelatihan untuk musim berikutnya disesuaikan dengan perbaikan tersebut. IMS harus memiliki prosedur-prosedur untuk memberikan persetujuan kepada para produsen, dan begitu pula dengan pemberian sanksi-sanksi ketika diperlukan. Sebuah prosedur penanganan keluhan juga wajib dirancang. Apabila ketidakpatuhan dinilai serius dan tidak dapat dipulihkan (mis. deforestasi), sanksi akan diberikan sesuai dengan derajat keparahan insiden tersebut. Persetujuan dan sanksi bagi para produsen IMS wajib memiliki prosedur-prosedur untuk menyetujui para produsen yang telah memenuhi standar dan untuk memberikan sanksi-sanksi kepada para produsen yang dinilai tidak patuh. Direkomendasikan, tapi tidak wajib, untuk mendefinisikan yang dimaksud dengan 'sanksi-sanksi' dalam standar internal atau pada dokumen terpisah (mis. sebuah daftar atau katalog sanksi). Bagaimanapun bentuk dokumennya, sanksi-sanksi yang ditentukan harus secara jelas diformulasikan dan disosialisasikan dengan baik kepada para produsen mulai dari saat mereka bergabung dalam program sertifikasi. Sistem pemberian sanksi harus diselaraskan dengan ketetapan-ketetapan yang ada dalam Pedoman Perilaku dan disesuaikan dengan seberapa beratnya ketidakpatuhan. Kepatuhan pada tingkat kelompok dicapai ketika semua anggota kelompok memenuhi poin-poin kontrol wajib dan sejumlah poin kontrol tambahan yang telah ditentukan per blok-nya. Jumlah poin kontrol tambahan ditentukan berdasarkan tahun kepatuhan 1 – 4 yang tertera pada dokumen Pedoman Perilaku Inti untuk kelompok. Contoh sanksi-sanksi

Orang atau komite yang bertanggung jawab memberikan persetujuan akan mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tercatat dalam laporan-laporan pengawasan internal. Keputusan tersebut harus: Dikomunikasikan dengan jelas kepada produsen Didokumentasikan ke dalam laporan-laporan pengawasan internal,

termasuk tindakan-tindakan perbaikan yang dilakukan setelah pengawasan

Dikomunikasikan kepada orang yang bertanggung jawab atas pembelian dan penjualan produk, karena mereka tidak diizinkan untuk membeli produk dari produsen yang terkena sanksi. Hasil-hasil proses pemberian sanksi kemudian dirangkum ke dalam dokumen data umum produsen.


PENTING UNTUK DIKETAHUI

UTZ percaya akan lebih baik

apabila kita melanjutkan

kerjasama dengan para

petani yang tidak berhasil

mengupayakan kepatuhan,

daripada menyisihkan

mereka dari program.

Apabila seorang petani tidak

disetujui selama satu tahun,

IMS hendaknya berfokus

untuk memperbaiki area-area

ketidakpatuhan dan

membantu petani tersebut

kembali masuk ke program di

tahun berikutnya, membantu

seluruh kelompok bekerja

menuju peningkatan. Namun

apabila ketidakpatuhan

bersifat serius dan berlanjut

(mis. pekerja anak atau

deforestasi) dan melanggar

hukum, tindakan tambahan wajib dilakukan.

IMS harus memastikan bahwa produsen yang mendapatkan sanksi mulai melaksanakan tindakan-tindakan perbaikan. IMS wajib memiliki prosedur-prosedur yang menunjukkan kapan produsen-produsen akan diverifikasi oleh para pengawas internal dan kapan (dan dalam kondisi apa) produsen dapat kembali masuk ke dalam kelompok bersertifikasi. IMS juga harus memiliki mekanisme untuk memastikan kepatuhan dilakukan sepanjang tahun.

10. PENGKAJIAN MANDIRI

Lihat penjelasan pada BAGIAN I.

Halaman 26 - ©UTZ

LAMPIRAN-LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 – CONTOH KESEPAKATAN ANTARA KELOMPOK DAN SEORANG ANGGOTA KELOMPOK


Kesepakatan antara:

Nama organisasi: __________

Diwakili oleh: __________

Nama produsen: __________ Nomor identitas: __________ Alamat: __________ Penandatanganan kesepakatan ini mengikat kedua belah pihak agar menghormati segala ketentuan persyaratan standar UTZ. Kedua pihak menerima kewajiban-kewajiban berikut ini:

1. Kewajiban-kewajiban organisasi: Mengelola Sistem Manajemen Internal (IMS) dan mengelola operasi yang memadai untuk

memenuhi dan menegakkan segala persyaratan UTZ. Melaksanakan program pelatihan berkesinambungan secara mandiri atau berkoordinasi

dengan pakar eksternal. Mempromosikan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik dan sikap bertanggung jawab terhadap

lingkungan dan sosial, sebagaimana dimaksudkan dalam program UTZ. Mengatur proses pengumpulan, pembelian, pengendalian mutu, penanganan, transportasi dan

penjualan kopi bersertifikasi dengan menerapkan syarat-syarat keterlacakan. Mengelola informasi kelompok dengan menjunjung kerahasiaan, kejujuran dan transparansi. Menentukan Lembaga Sertifikasi (LS) yang akan melaksanakan audit eksternal.

2. Kewajiban-kewajiban produsen: Mengetahui dan menghormati peraturan-peraturan IMS dan kelompok. Patuh terhadap standar-standar yang berkaitan dengan produksi dan pengelolaan kebun. Menjalani pelatihan berkesinambungan dan menerapkan berbagai rekomendasi teknis yang

diberikan oleh IMS. Memberikan informasi yang akurat kepada para pengawas internal dan eksternal, dan

mengizinkan mereka mengakses unit produksi (kebun) dan dokumentasi-dokumentasi kebun. Menerima sanksi-sanksi dari IMS (internal) dan auditor eksternal (internal) dan menerapkan

tindakan-tindakan perbaikan. Melaporkan kepada IMS apabila ada perubahan atau variasi kondisi produksi di kebun.

3. Durasi kesepakatan: Kontrak ini berdurasi satu tahun sejak ditandatangani. Kontrak ini secara otomatis diperpanjang apabila tidak dilakukannya penghentian oleh salah satu pihak. Kontrak ini berakhir: Pada saat terjadi ketidakpatuhan terhadap ketentuan-ketentuan kesepakatan ini oleh salah satu

pihak. Apabila produsen memutuskan untuk mundur secara sukarela dari IMS.

Dengan menandatangai kontrak ini, semua pihak menerima ketentuan-ketentuan yang tercantum

dalam kesepakatan ini.

Tempat: Tanggal:

_________ ________ __________ Perwakilan organisasi produsen saksi

LAMPIRAN 3: PERNYATAAN KONFLIK KEPENTINGAN


Saya (yang bertanda tangan di bawah ini) akan menghindari segala macam konflik kepentingan, dan akan memberitahu pihak yang berwenang atas IMS apabila kejadian ini muncul. Saya tidak akan mengawasi maupun memberikan persetujuan kepada anggota keluarga saya. Saya menyatakan bahwa saya memiliki relasi-relasi bisnis (orangtua, saudara laki-laki, saudara perempuan, anak-anak, rekan-rekan bisnis, dll.) di desa-desa berikut ini:

Nama Desa 1. __________ __________ 2. __________ __________ 3. __________ __________ 4. __________ __________

Saya tidak akan mencampuri pengawasan atau mempengaruhi keputusan persetujuan terkait anggota-

anggota keluarga saya.

Saya akan memberitahu pihak yang berwenang atas IMS apabila terdapat perubahan status

perkawinan atau status sosial saya.

Saya memahami dengan baik arti konflik kepentingan, dan saya menyatakan bahwa informasi di atas

adalah benar adanya.

Nama pengawas atau anggota komite pemberi persetujuan:

Nama: ______________________________________

Jabatan dalam IMS: ___________________________

Tanggal: ___________

Tempat: ____________

Tanda tangan: _____________________

LAMPIRAN 4: DAFTAR BERBAGAI PROSEDUR DAN DOKUMEN YANG WAJIB DIMILIKI Tabel di bawah ini berisi rangkuman segala prosedur dan berkas yang wajib dimiliki dan didokumentasikan serta segala prosedur dan berkas yang dianjurkan untuk dimiliki dan didokumentasikan. Catatan: daftar ini mencerminkan apa yang tertulis dalam Pedoman Perilaku. Daftar ini dibuat sebagai petunjuk, dan bukanlah dokumen resmi.

Poin Kontrol

dalam

Pedoman

Perilaku

Prosedur-prosedur yang harus didokumentasikan – wajib Tahun

kepatuhan

Blok A

A.10 Estimasi hasil-hasil panen 1

A.11 Prosedur pengawasan internal 1

A.11/14 Prosedur untuk menangani ketidakpatuhan dan tidandakan-tindakan perbaikan 1

A.14 Prosedur untuk pemberian persetujuan dan sanksi 1

A.22 Prosedur untuk membeli dan menjual produk bersertifikasi, termasuk keterlacakan 1

A.26 Prosedur penggunaan premi UTZ 1

A.27 Prosedur untuk mengkomunikasikan harga-harga dan premi 2

A.28 Prosedur untuk mengirimkan dan menangani keluhan 2

Blok B

B.62 Prosedur penanganan kemasan-kemasan pestisida kosong 1

B.64 Prosedur untuk keadaan darurat bilamana terjadi kecelakan/tumpahnya pestisida 2

B.75 Prosedur pengumpulan sampel untuk menentukan tingkat residu produk, 1)

Tindakan-tindakan yang perlu dilakukan apabila MRL (tingkat residu maksimum)

melewati ambang batas, 2) Komunikasi dengan pembeli apabila MRL terlampaui

3

Blok C

C.78 Prosedur yang mengatur segala tindakan dan dokumentasi untuk mencegah,

memantau dan meremediasi pekerja anak

2

C.79 Prosedur untuk mendorong kewajiban anak hadir di sekolah 3

C.96 Prosedur penanganan kecelakaan dan keadaan darurat 2

Blok D

D.108 Prosedur-prosedur penggunaan air secara efisien dalam produksi dan pengolahan

telah ditetapkan

4

D.114 Prosedur-prosedur untuk membantu para anggota kelompok beradaptasi terhadap

dampak-dampak perubahan iklim yang penting bagi kelompok, yang telah

teridentifikasi dalam Pengkajian Risiko

4

Prosedur-prosedur yang direkomendasikan

Umum Prosedur untuk berkomunikasi dengan para petani 1

A.8 & A.9 Pendaftaran petani dan penandatanganan kesepakatan-kesepakatan 1

A.16 Prosedur pengkajian risiko 2

D.117-119 Prosedur pengelolaan limbah 3

Berkas-berkas/dokumen-dokumen - wajib

A.1 Berbagai peta yang menggambarkan keseluruhan unit produksi milik para petani

(lahan-lahan petani)

2

A.5 Daftar nama anggota staf, jabatan dan tanggung jawab mereka 1

A.6 Bagan organisasi 1

A.8 Data umum para petani/daftar nama petani terkini, mencakup:

Informasi pribadi terperinci

Informasi kebun

Status sertifikasi

Estimasi-estimasi panen

Volume-volume produksi

1

A.9 Kesepakatan-kesepakatan antara para anggota kelompok dengan pemegang

sertifikat (manajemen kelompok atau perusahaan)

1

Halaman 30 - ©UTZ

A.11 Berkas-berkas pengawasan internal 1

A.11 Laporan pengawasan internal (kompilasi dan analisis hasil-hasil pengawasan

internal)

1

A.12 Laporan pengkajian mandiri 1

A.13 Pernyataan konflik kepentingan yang ditandatangani oleh staf IMS 1

A.14 Daftar nama petani yang terkena sanksi (dapat diambil dari data umum para

petani terkini)

1

A.17 Perencanaan manajemen kelompok 3

A18, 19 + 20 Perencanaan pelatihan, daftar-daftar hadir dan berkas-berkas pelatihan 1

A.19 Dokumen-dokumen bukti kualifikasi pelatih 1

A.22 Deskripsi/gambaran arus produk 1

A.24 Berkas-berkas dan faktur-faktur segala pembelian dan penjualan 1

A.25 Sertifikat Pedoman Perilaku yang masih berlaku 1

A.26 Berkas-berkas/catatan-catatan penggunaan premi UTZ 1

A.26 Komunikasi mengenai harga-harga dan premi yang terdokumentasi (tertulis) 1

A.27 Dokumentasi seluruh pembayaran kepada produsen, baik harga produk maupun

premi

2

A.29 Dokumentasi dilakukannya kalibrasi terhadap peralatan menimbang/timbangan 1

Berkas-berkas & dokumen-dokumen yang dibutuhkan (bila memungkinkan)

B.37 Bahan-bahan penanaman yang digunakan (varietas, nomor kode produksi,

pemasok)

3

B.38 Penggunaan bahan penanaman hasil rekayasa genetika (bila ada) 1

B.53 Sebuah daftar lengkap dan terkini nama-nama pupuk dan pestisida yang dapat

digunakan dan disimpan

1

B.54 Penggunaan pestisida dan pupuk (tanggal, jenis produk, jumlah) 4

B.30, B.56 Berbagai masukan/saran teknis yang diterima (dari siapa, lembaga mana, tanggal,

saran apa)

2 / 2

B.60 Pemeriksaan perlengkapan penyemprotan, apakah berfungsi dengan baik, dan

bila perlu dikalibrasi

2

B.66 Penggunaan air irigasi (jadwalnya) 4

B.71 Berkas-berkas kalibrasi tahunan atas perlengkapan pengendalian mutu (misalnya

alat ukur kandungan air)

2

B.74 Spesifikasi-spesifikasi bahan kantung/karung 3

Blok C

C.79 Memberikan bantuan sekolah apabila sekolah tidak tersedia 3

C.84 Jam kerja masing-masing pekerja dicatat 1

C.89 Berkas-berkas bukti pembayaran upah dan slip gaji 1

C.90 Kontrak-kontrak kerja 1

C.94 Ijazah diploma dan sertifikat pelatihan Pertolongan Pertama 3

C.100 Pemeriksaan kesehatan staf yang terdokumentasi 2

Blok D

D.107 Instruksi-instruksi tertulis bagi pihak-pihak yang menggunakan pestisida dan pupuk 1

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PROSEDUR YANG BAIK?

Suatu prosedur hanya dapat berfungsi dengan baik apabila isinya jelas bagi orang-orang bersangkutan dan apabila sesuai dengan situasi lokal. Prosedur yang baik: Menjelaskan alasan dibalik pembuatan prosedur (misalnya risiko yang perlu dimitigasi) Menjelaskan tujuan-tujuan yang hendak dicapai dengan adanya prosedur tersebut Menentukan tindakan yang harus diambil, bagaimana dan kapan (langkah-langkah yang harus diikuti) Nama-nama orang (jabatan) yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengendalikan

prosedur tersebut.


LAMPIRAN 5: IKHTISAR ALAT-ALAT BANTU TEKNOLOGI INFORMASI (IT) UNTUK KEPENTINGAN

PENGELOLAAN DATA Alat bantu IT

untuk

manajemen IMS

Gambaran singkat Kontak

AkvoFLOW Alat bantu multi bahasa yang berguna untuk

mengumpulkan, mengevaluasi dan menampilkan

berapa pun banyaknya data acuan geografis.

http://www.taroworks.org/ contact/

Acopio Acopio menawarkan berbagai alat bantu dan jasa

untuk mengumpulkan, mengelola dan

menyebarluaskan data di sepanjang rantai nilai

pertanian, terutama bagi para petani kopi di Amerika

Latin.

[email protected]

Cropster Sebuah alat bantu (Cropster C-sar) yang memberikan

solusi-solusi bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah

(UMKM) pada rantai pasokan pertanian, terutama

kopi dan kakao.

[email protected]

FarmERP FarmERP (Enterprise Resource Planning –

perencanaan sumber daya usaha) adalah sebuah

alat bantu perangkat lunak untuk perencanaan

sumber-sumber daya kebun yang bersifat multi

pengguna dan multi lokasi.

[email protected]

FarmForce Sebuah platform telekomunikasi seluler untuk

membantu mengintegrasikan para petani kecil ke

dalam sektor formal rantai-rantai nilai agri.

[email protected]

GeoTraceability GeoTraceability merupakan sebuah inovator pasar

yang menyediakan informasi kunci melalui alat-alat

bantu analisis dan program-program monitoring yang

dapat dimanfaatkan oleh para pemangku

kepentingan dalam rantai-rantai nilai.

[email protected]

Helveta Platform CI skala dunia milik Helveta menyediakan

manajemen rantai pasokan dan lacak balak asset

(materi ataupun produk) melalui perangkat lunak

yang bersifat modular (terdiri dari bagian-bagian

yang dapat digabungkan).

[email protected]

MuddyBoots Greenlight Grower Management: sebuah sistem

penyimpanan berkas Grower yang berbasis web

untuk pencatatan hasil panen dan segala kegiatan

lapangan, guna mengkoordinir para petani individu

dalam jumlah besar.

[email protected]

PT Koltiva:

CocoaTrace,

CoffeeTrace,

PalmOilTrace,

RiceTrace, etc.

Koltiva adalah pengembang platform bergerak

berbasis web dengan solusi terpadu untuk

transparansi rantai suplai dan keterlacakan produk.

Sistem untuk tanaman spesifik yang menyediakan

dokumentasi digital menyeluruh untuk petani,

pedagang, dan Sistem Manajemen Internal yang

diperlukan untuk sertifikasi UTZ.

[email protected]

SIMPATICA Memfasilitasi input data segala kegiatan pengelolaan

tanaman dan analisis data sehingga dapat

membandingkan kinerja kebun dan para petani,

yang berguna untuk pembelajaran, pelaporan

adanya peningkatan dan identifikasi ranah-ranah

yang perlu perbaikan/penyempurnaan.

[email protected]

SourceTrace SourceTrace menyediakan sistem-sistem solusi untuk

transaksi bagi industri-industri yang bergerak di sektor-

sektor kritis ekonomi negara berkembang, mulai dari

layanan-layanan keugangan dan pertanian hingga

perawatan kesehatan dan air bersih.

http://www.sourcetrace. com/contact-us/request-a- demo

TaroWorks Fungsi TaroWorks antara lain: pendaftaran, pelatihan,

Monitoring & Evaluasi (M&E), manajemen kasus,

transaksi-transaksi dan pemantauan kinerja.

[email protected]

Halaman 32 - ©UTZ

mailto:[email protected]

Dokumen panduan UTZ – IMS

Documents

Transcript of Dokumen panduan UTZ – IMS