Modul Pengendali Dokumen

Sistem Manajemen Mutu

(ISO )

oleh:

dr. Devi Triyadi

Pedoman Mutu

Rekaman

Instruksi Kerja/ Formulir

Prosedur

I

II

III

IV

Kebijakan, Tujuan dan

Tanggung jawab

Gambaran & Definisi

Proses

Petunjuk Kerja secara

Detail

Hasil Kegiatan

PENYUSUNAN DOKUMEN

STRUKTUR DOKUMEN

Pedoman

Mutu

IK

Pembayara

n

Prosedur

Pengambila

n Sampel

IK

Phlebotomy

IK

Penerimaan

Pasien

Prosedur

Pendaftaran

Prosedur

Pemeriksaa

n

IK

Pengambila

n Sampel

FNA

IK

Pemeriksaa

n Hematogi

FPPNota,

Kwitansi

Buku

Sampel

Informed

Consent

FNA

Buku Kerja

Hematologi

Data

BaseData

Base

Data

Base

Data

Base

Data

Base

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

PROSEDUR

Prosedur Mutu adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu.

Prosedur mutu ini berlaku dengan lingkup/bagian/proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. Misal: Bagian penerimaan dan pendaftaran, Marketing dsb

<ALUR PROSES …….>

BAGIAN / DIVISIBAGIAN / DIVISIBAGIAN / DIVISI

LOGO PROSEDUR SISTEM MUTU

Dokumen :

(no

Dokumen)

Halaman:

Judul:

(nama Dokumen)

Rev. :

Tanggal:

Format Penyusunan

Prosedur Sistem Mutu

1. TUJUAN

2. RUANG LINGKUP

3. TANGGUNG

JAWAB

4. PENGERTIAN

5. PENGUKURAN

HASIL KERJA

6. PROSEDUR

7. DOKUMEN

TERKAIT

8. RUJUKAN

Dibuat oleh : Disetujui oleh :

Jabatan

: (Manajer Bagian) (Kepala Cabang)

Tanda Tangan :(tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)

Tanggal : (tgl di sahkan dokumen) (tgl di sahkan dokumen)

Simbol-Simbol

Proses

Keputusan Dokumen

Data

Konektor(dari hal Lain)

Konektor(ke hal lain)

Terminal

Tahap Menyusun Prosedur

1. Tentukan jenis prosesnya

2. Tentukan ruang lingkupnya (Input-Proses-

Output)

3. Gambarkan urutan interaksinya

4. Sesuaikan dengan simbol-simbol flowchart

5. Tuliskan dalam bentuk uraian

Instruktur Kerja

Dokumen mekanisme kerja yang mengatur

secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas

yang hanya melibatkan satu fungsi

saja sebagai pendukung Prosedur Mutu

atau Prosedur Kerja

Instruktur Kerja

Instruksi kerja dapat didokumentasikan atau

tidak didokumentasikan

Instruksi kerja sebaiknya menguraikan bahan,

perlengkapan dan dokumentasi yang

digunakan

Jika relevan, instruksi kerja mencakup kriteria

penerimaan

INSTRUKSI KERJADokumen :

No Dokumen

Halaman:

Judul:

Nama Dokumen

Rev. :

Tanggal:

1. PELAKSANA

2. PRINSIP

3. LANGKAH

KERJA

4. HASIL

5. CATATAN

Dibuat oleh : Disetujui oleh :

Jabatan

:MANAGER PELAYANAN /

PELAKSANA

KEPALA CABANG /

MANAGER

Tanda Tangan : (Manajer Bagian/ Pelaksana terkait) (Kepala Cabang/Manajer terkait)

Tanggal : (tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)

Format Instruktur Kerja

REKAMAN/CATATAN

Dokumen yang menyatakan hasil yang

dicapai atau penyediaan bukti dari aktifitas

yang dilaksanakan.

PROSEDUR

PENGENDALI DOKUMEN

PENGENDALIAN DOKUMEN

Dokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan dan prosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk:

a) Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan

b) Mengkaji dan memutakhirkan dokumen

c) Menjamin perubahan dan status revisi diketahui

d) Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di

tempat penggunaan

e) Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenali

f) Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendali

g) Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa

Pengendali dokumen bertanggung jawab terhadap

dokumen dan data yang dikeluarkan dan memastikan :

Dokumen dan data yang dipakai tersedia di seluruh lokasi tempat operasi untuk memastikan pelaksanaan sistem mutu berjalan dengan efektif.

Dokumen dan data yang dikeluarkan telah diberi kode sesuai dengan sistem kode dokumen yang telah ditetapkan untuk masing-masing bagian.

Dokumen yang sudah kadaluarsa diberi stempel “Kadaluarsa”.

Dokumen yang sudah kadaluarsa yang berhubungan dengan keperluan hukum dan pengetahuan teridentifikasi dengan jelas.

Pembuatan dokumen baru

Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)

Membuat dokumen/isi dokumen

Membubuhkan stempel”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhan

Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kodebagian

Mendistribusikan dokumen sesuai bagian

Me-revisi/Merubah dokumen

• Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)

• Me-revisi dokumen sesuai dengan revisi terakhir

• Membubuhkan stempel ”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhan

• Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kode bagian

• Mendistribusikan dokumen sesuai bagian

• Menarik dokumen kadaluarsa dan memmusnahkan

• Catatan : Dokumen “MASTER” disimpan dan dibubukan stempel “KADALUARSA”

Penarikan dokumen

• Penarikan dokumen dilakukan apabila dokumen itu sudah tidak dipakai atau direvisi.

• Dokumen Master yang sudah kadaluarsa harus di simpan dan dibubuhi stempel “KADALUARSA”

• Dokumen copy yang sudah kadaluarsa harus di musnahkan

Formulir Usulan perubahan dan

penambahan dokumen

• Formulir untuk memambah atau merubah

dokumen

• Formulir ini harus di setujui oleh WM

Daftar Induk Dokumen

• Daftar semua dokumen internal maupuneksternal

• Mencantumkan Tanggal dokumen barumaupun dokumen revisi

Daftar Riwayat Perubahan

Dokumen

• Merekap semua dokumen yang telah

dirubah/ tambah, agar lebih terkendali

Daftar distribusi

• Media untuk mendistribusikan dokumen

• Berisi :

- tanggal pendistribusian

- tandatangan penerima dokumen

- tanda tangan penarikan dokumen

PROSEDUR

PENGENDALI REKAMAN/CATATAN

Catatan harus ditetapkan dan dipelihara sebagai bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasional SMM

Catatan harus mudah dibaca dan mudah mendapatkannya

Ada prosedur terdokumentasi yang mengharuskan untuk menetapkan kendali terhadap: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghapusan rekaman

(DP-P.01-WM04-001)

Pengendalian Catatan mutu

Tugas lain Pengendali Dokumen

• Membuat rekap tindakan koreksi danpencegahan (FTKP yang telah di keluarkan)

• Membuat rekap Monitoring Sasaran Mutu(DP-P.01-WM02/003)

• Merawat Semua dokumen yang dikumpulkanke Pengendali Dokumen (sasaran mutu, surveipelanggan, rekap customer complain)

Audit Internal

Yang harus disiapkan

• Formulir Program Audit (DP-P.01-WM01/001)

• Formulir Jadwal Audit (DP-P.01-WM01/002)

• Formulir Checklist Audit (DP-P.01-WM01/003)

• Formulir Daftar Auditor Internal (DP-P.01-

WM01/004)

• Formulir Laporan Audit (DP-P.01-WM01/005)

Tugas lainnya

• Memberikan informasi pelaksanaan Audit

internal/eksternal kepada karyawan

• Menyiapkan rapat pembuka/penutup Audit

internal/eksternal

• Menyiapkan absensi rapat pembuka/

penutup Audit dan dokumen lainnya

• Membuat rekap Laporan Audit internal

Thank You