Modul Pengendali Dokumen
Sistem Manajemen Mutu
(ISO )
oleh:
dr. Devi Triyadi
Pedoman Mutu
Rekaman
Instruksi Kerja/ Formulir
Prosedur
I
II
III
IV
Kebijakan, Tujuan dan
Tanggung jawab
Gambaran & Definisi
Proses
Petunjuk Kerja secara
Detail
Hasil Kegiatan
PENYUSUNAN DOKUMEN
STRUKTUR DOKUMEN
Pedoman
Mutu
IK
Pembayara
n
Prosedur
Pengambila
n Sampel
IK
Phlebotomy
IK
Penerimaan
Pasien
Prosedur
Pendaftaran
Prosedur
Pemeriksaa
n
IK
Pengambila
n Sampel
FNA
IK
Pemeriksaa
n Hematogi
FPPNota,
Kwitansi
Buku
Sampel
Informed
Consent
FNA
Buku Kerja
Hematologi
Data
BaseData
Base
Data
Base
Data
Base
Data
Base
Level 1
Level 2
Level 3
Level 4
PROSEDUR
Prosedur Mutu adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu.
Prosedur mutu ini berlaku dengan lingkup/bagian/proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. Misal: Bagian penerimaan dan pendaftaran, Marketing dsb
<ALUR PROSES …….>
BAGIAN / DIVISIBAGIAN / DIVISIBAGIAN / DIVISI
LOGO PROSEDUR SISTEM MUTU
Dokumen :
(no
Dokumen)
Halaman:
Judul:
(nama Dokumen)
Rev. :
Tanggal:
Format Penyusunan
Prosedur Sistem Mutu
1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. TANGGUNG
JAWAB
4. PENGERTIAN
5. PENGUKURAN
HASIL KERJA
6. PROSEDUR
7. DOKUMEN
TERKAIT
8. RUJUKAN
Dibuat oleh : Disetujui oleh :
Jabatan
: (Manajer Bagian) (Kepala Cabang)
Tanda Tangan :(tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)
Tanggal : (tgl di sahkan dokumen) (tgl di sahkan dokumen)
Simbol-Simbol
Proses
Keputusan Dokumen
Data
Konektor(dari hal Lain)
Konektor(ke hal lain)
Terminal
Tahap Menyusun Prosedur
1. Tentukan jenis prosesnya
2. Tentukan ruang lingkupnya (Input-Proses-
Output)
3. Gambarkan urutan interaksinya
4. Sesuaikan dengan simbol-simbol flowchart
5. Tuliskan dalam bentuk uraian
Instruktur Kerja
Dokumen mekanisme kerja yang mengatur
secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas
yang hanya melibatkan satu fungsi
saja sebagai pendukung Prosedur Mutu
atau Prosedur Kerja
Instruktur Kerja
Instruksi kerja dapat didokumentasikan atau
tidak didokumentasikan
Instruksi kerja sebaiknya menguraikan bahan,
perlengkapan dan dokumentasi yang
digunakan
Jika relevan, instruksi kerja mencakup kriteria
penerimaan
INSTRUKSI KERJADokumen :
No Dokumen
Halaman:
Judul:
Nama Dokumen
Rev. :
Tanggal:
1. PELAKSANA
2. PRINSIP
3. LANGKAH
KERJA
4. HASIL
5. CATATAN
Dibuat oleh : Disetujui oleh :
Jabatan
:MANAGER PELAYANAN /
PELAKSANA
KEPALA CABANG /
MANAGER
Tanda Tangan : (Manajer Bagian/ Pelaksana terkait) (Kepala Cabang/Manajer terkait)
Tanggal : (tanda tangan pejabat terkait) (tanda tangan pejabat terkait)
Format Instruktur Kerja
REKAMAN/CATATAN
Dokumen yang menyatakan hasil yang
dicapai atau penyediaan bukti dari aktifitas
yang dilaksanakan.
PROSEDUR
PENGENDALI DOKUMEN
PENGENDALIAN DOKUMEN
Dokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan dan prosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk:
a) Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan
b) Mengkaji dan memutakhirkan dokumen
c) Menjamin perubahan dan status revisi diketahui
d) Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di
tempat penggunaan
e) Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenali
f) Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendali
g) Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa
Pengendali dokumen bertanggung jawab terhadap
dokumen dan data yang dikeluarkan dan memastikan :
Dokumen dan data yang dipakai tersedia di seluruh lokasi tempat operasi untuk memastikan pelaksanaan sistem mutu berjalan dengan efektif.
Dokumen dan data yang dikeluarkan telah diberi kode sesuai dengan sistem kode dokumen yang telah ditetapkan untuk masing-masing bagian.
Dokumen yang sudah kadaluarsa diberi stempel “Kadaluarsa”.
Dokumen yang sudah kadaluarsa yang berhubungan dengan keperluan hukum dan pengetahuan teridentifikasi dengan jelas.
Pembuatan dokumen baru
Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)
Membuat dokumen/isi dokumen
Membubuhkan stempel”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhan
Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kodebagian
Mendistribusikan dokumen sesuai bagian
Me-revisi/Merubah dokumen
• Mengisi Formulir Usulan Perubahan / Penambahan Dokumen Dokumen (DP-P.01-WM03/001)
• Me-revisi dokumen sesuai dengan revisi terakhir
• Membubuhkan stempel ”MASTER” dan meng-copydokumen sesuai dengan kebutuhan
• Membubuhkan stempel”Controlled” dan memberikan kode bagian
• Mendistribusikan dokumen sesuai bagian
• Menarik dokumen kadaluarsa dan memmusnahkan
• Catatan : Dokumen “MASTER” disimpan dan dibubukan stempel “KADALUARSA”
Penarikan dokumen
• Penarikan dokumen dilakukan apabila dokumen itu sudah tidak dipakai atau direvisi.
• Dokumen Master yang sudah kadaluarsa harus di simpan dan dibubuhi stempel “KADALUARSA”
• Dokumen copy yang sudah kadaluarsa harus di musnahkan
Formulir Usulan perubahan dan
penambahan dokumen
• Formulir untuk memambah atau merubah
dokumen
• Formulir ini harus di setujui oleh WM
Daftar Induk Dokumen
• Daftar semua dokumen internal maupuneksternal
• Mencantumkan Tanggal dokumen barumaupun dokumen revisi
Daftar Riwayat Perubahan
Dokumen
• Merekap semua dokumen yang telah
dirubah/ tambah, agar lebih terkendali
Daftar distribusi
• Media untuk mendistribusikan dokumen
• Berisi :
- tanggal pendistribusian
- tandatangan penerima dokumen
- tanda tangan penarikan dokumen
PROSEDUR
PENGENDALI REKAMAN/CATATAN
Catatan harus ditetapkan dan dipelihara sebagai bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasional SMM
Catatan harus mudah dibaca dan mudah mendapatkannya
Ada prosedur terdokumentasi yang mengharuskan untuk menetapkan kendali terhadap: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghapusan rekaman
(DP-P.01-WM04-001)
Pengendalian Catatan mutu
Tugas lain Pengendali Dokumen
• Membuat rekap tindakan koreksi danpencegahan (FTKP yang telah di keluarkan)
• Membuat rekap Monitoring Sasaran Mutu(DP-P.01-WM02/003)
• Merawat Semua dokumen yang dikumpulkanke Pengendali Dokumen (sasaran mutu, surveipelanggan, rekap customer complain)
Audit Internal
Yang harus disiapkan
• Formulir Program Audit (DP-P.01-WM01/001)
• Formulir Jadwal Audit (DP-P.01-WM01/002)
• Formulir Checklist Audit (DP-P.01-WM01/003)
• Formulir Daftar Auditor Internal (DP-P.01-
WM01/004)
• Formulir Laporan Audit (DP-P.01-WM01/005)
Tugas lainnya
• Memberikan informasi pelaksanaan Audit
internal/eksternal kepada karyawan
• Menyiapkan rapat pembuka/penutup Audit
internal/eksternal
• Menyiapkan absensi rapat pembuka/
penutup Audit dan dokumen lainnya
• Membuat rekap Laporan Audit internal
Thank You
Top Related