Panduan Manajemen Rekrutment Dan Seleksi PNS

SERI BUKU PANDUAN

Memicu dan Mendukung Reformasi Perilaku Aparatur Sipil Negara yang Profesional dan Berintegritas

Integrated Human Resource Management System

(IHRMS)

SISTEM SISTEM SISTEM SISTEM REKRUTREKRUTREKRUTREKRUTMENMENMENMEN DAN SELEKSIDAN SELEKSIDAN SELEKSIDAN SELEKSI

2222000011114444

2

SISTEM REKRUTMEN & SELEKSI

2014

Memicu Dan Mendukung Reformasi Prilaku Aparatur Sipil Negara yang Profesional dan Berintegritas

SERI BUKU PANDUAN


Integrated Human Resource Management System

(IHRMS)

Disclaimer:

Buku ini dirancang khusus untuk kebutuhan Kementerian Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi sebagaimana kesepakatan kerjasama

antara Kemitraan dan Kementerian PAN & RB. Panduan ini saat ini sedang

diujicobakan di Kementerian PAN & RB. Panduan ini tidak mencerminkan

pemikiran dari pemerintah Australia (DFAT ataupun AUSAID)

3


PEDOMAN


KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI

(KEMENPANRB)

REPUBLIK INDONESIA

–––– DAFTAR ISI DAFTAR ISI DAFTAR ISI DAFTAR ISI ––––

I. PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang 1

B. Tujuan 2

C. Konsep Dasar 3

D. Model Rekrutmen dan Seleksi KemenPANRB 5

II. IMPLEMENTASI SISTEM REKRUT & SELEKSI

A. Kegiatan Utama 7

B. Pemberian Rekomendasi 12

C. Tindak Lanjut 13

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1. Deskripsi Prosedur Tes Kompetensi Bidang CPNS

LAMPIRAN 2. Alur Prosedur Tes Kompetensi Bidang CPNS

LAMPIRAN 3. Deskripsi Prosedur Jenjang Jabatan Eselon IV

LAMPIRAN 4. Alur Prosedur Jenjang Jabatan Eselon IV

LAMPIRAN 5. Deskripsi Prosedur Jenjang Jabatan Eselon III

LAMPIRAN 6. Alur Prosedur Jenjang Jabatan Eselon III

LAMPIRAN 7. Deskripsi Prosedur Jenjang Jabatan Eselon I dan II

LAMPIRAN 8. Alur Prosedur Jenjang Jabatan Eselon I dan II

LAMPIRAN 9. Code of Conduct Assessment Center

LAMPIRAN 10. Contoh Form observasi business game

LAMPIRAN 11. Contoh Form Penilaian Focused/Leaderless Group

Discussion

LAMPIRAN 12. Contoh Form Penilaian Eksplorasi Manajerial

LAMPIRAN 13. Petunjuk Wawancara

1


IIII. PENDAHULUAN. PENDAHULUAN. PENDAHULUAN. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

1. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPANRB)

dalam mencapai visi dan misinya telah menyusun rencana beserta langkah dan program

strategis yang harus ditempuh pada kurun waktu tertentu. Untuk merealisasikan rencana

maupun program tersebut perlu dukungan SDM yang berkualitas dan berkompeten sesuai

bidang dan keahliannya. Melalui sistem rekrutmen dan seleksi yang efektif dan sesuai

dengan persyaratan jabatan/pekerjaan, dapat diperoleh SDM yang profesional dan dapat

berkinerja tinggi. Aset SDM tersebut diyakini KemenPANRB merupakan faktor penting dan

memiliki peran yang sangat dominan dalam mempengaruhi kesuksesan proses pencapaian

visi KemenPANRB.

2. Rekrutmen dan Seleksi yang dilaksanakan di KemenPANRB, merupakan bagian dari

kegiatan pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Kegiatan ini memiliki tujuan untuk mengisi

kebutuhan posisi non eselon dan eselon. Rekrutmen pada dasarnya merupakan suatu

proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan rencana sumber daya

manusia untuk menduduki suatu jabatan tertentu (Stoner dkk, 1995). Rekrutmen juga dapat

diartikan sebagai proses penarikan calon pegawai yang bertujuan untuk menyediakan calon

pegawai yang cukup agar organisasi dapat melakukan pemilihan pegawai yang dapat

memenuhi kualifikasi (Mathis, 2001).

3. Kegiatan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil di KemenPANRB, diawali dengan tahap

pengumuman lowongan sampai pada tahap pelamaran, dan dilanjutkan dengan tahap

penyaringan (seleksi). Pada tahap ini manajemen suatu organisasi melakukan proses

pemilihan calon pegawai yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk menduduki suatu

jabatan atau posisi tertentu (Simamora, 2004). Tahap seleksi dimulai dengan seleksi

administrasi sampai dengan seleksi serangkaian tes sesuai dengan kualifikasi yang

dipersyaratkan.

4. Oleh karena itu, proses rekrutmen dan seleksi perlu perencanaan yang tepat, sehingga

tidak terjadi kesalahan dalam melakukan penyaringan atau pemilihan calon yang memenuhi

kualifikasi. Kesalahan dalam melakukan proses ini akan berdampak jangka panjang bagi

2


organisasi, terutama biaya pengembangan SDM dalam organisasi tersebut sampai dengan

kinerja SDM yang kurang optimal.

5. Sehubungan dengan hal tersebut, pedoman ini disusun sebagai dasar dan acuan

KemenPANRB dalam melakukan kegiatan pengadaan calon pegawai, khususnya kegiatan

yang berhubungan dengan rekrutmen dan seleksi mulai dari jenjang Calon Pegawai Negeri

Sipil (khusus Tes Kompetensi Bidang), Jabatan Eselon IV, Jabatan Eselon III, sampai

dengan Jabatan Eselon I dan II.

B. Tujuan

Penyusunan sistem rekrutmen dan seleksi di KemenPANRB bertujuan:

1. Memperoleh Aparatur Sipil Negara (ASN) di lingkup KemenPANRB yang kompeten dan

profesional, sehingga mampu mengemban fungsi dan tugas pokok jabatannya dengan

efektif, melahirkan kinerja prima, serta mendukung pencapaian visi dan sasaran strategis

KemenPANRB.

2. Menciptakan proses rekrutmen dan seleksi yang terbuka, transparan, obyektif, dan adil.

3. Membantu organisasi untuk mengelompokkan pegawai berdasarkan potensi, kompetensi

dan kinerjanya.

Adapun secara khusus tujuan Sistem Rekrutmen dan Seleksi adalah :

1. Memberikan gambaran proses rekrutmen dan seleksi mulai dari jenjang Calon Pegawai

Negeri Sipil (khusus Tes Kompetensi Bidang), Jabatan Eselon IV, Jabatan Eselon III,

sampai dengan Jabatan Eselon I dan II.

2. Memberikan acuan desain, metode dan tahapan seleksi jenjang Calon Pegawai Negeri Sipil

(khusus Tes Kompetensi Bidang), Jabatan Eselon IV, Jabatan Eselon III, sampai dengan

Jabatan Eselon I dan II.

3. Menetapkan instrumen seleksi jenjang Calon Pegawai Negeri Sipil (khusus Tes Kompetensi

Bidang), Jabatan Eselon IV, Jabatan Eselon III, sampai dengan Jabatan Eselon I dan II.

4. Memberikan acuan Code of Conduct selama proses seleksi jenjang Calon Pegawai Negeri

Sipil (khusus Tes Kompetensi Bidang), Jabatan Eselon IV, Jabatan Eselon III, sampai

dengan Jabatan Eselon I dan II, sehingga pelaksanaan dapat terbuka, transparan, obyektif,

dan adil.

3


C. Konsep Dasar

1. Model rekrutmen dan seleksi merupakan model yang disusun organisasi untuk

mendapatkan Calon yang siap untuk menjalankan tugas pekerjaan hingga level kompetensi

tertinggi. Melalui model ini, organisasi dapat merencanakan dan memastikan keberhasilan

mendapatkan calon yang berkompeten sebagaimana yang dipersyaratkan, mulai dari

proses rekrutmen sampai dengan penyaringannya (seleksi).

2. Model rekrutmen dan seleksi juga ditujukan untuk membuat sebuah pool (penampungan)

bagi pegawai yang memiliki talenta sangat tinggi untuk organisasi saat ini dan masa yang

akan datang. Pegawai yang memiliki talenta akan ditempatkan sesuai dengan kompetensi

yang dimiliki dan dipetakan ke dalam masing-masing jabatan. Apabila diperlukan untuk

memenuhi kebutuhan suksesi, organisasi telah memiliki data calon pada setiap jabatan

manajerial.

3. Secara garis besar model rekrutmen dan seleksi pada organisasi dapat digambarkan

sebagai berikut :

Gambar 1. Konsep dasar rekrutmen dan seleksi

4


4. Calon yang akan menduduki setiap level manajerial pada piramida di atas adalah calon

yang memiliki kompetensi dan tersaring pada proses seleksi. Melalui jalur rekrutmen,

organisasi dapat menjaring calon dari internal maupun eksternal organisasi atau pelamar

umum yang memenuhi syarat untuk diikutkan selama proses seleksi. Pada setiap level

manajerial tentunya memiliki kualifikasi yang berbeda-beda sesuai dengan kompetensi

yang dipersyaratkan, sehingga desain dan metode selama proses seleksi selalu mengacu

pada model kompetensi yang telah tersusun.

5. Metode yang digunakan dalam proses seleksi ada bermacam-macam, namun berdasarkan

riset, metode yang paling tinggi validitasnya adalah assessment center. Metode

assessment center adalah pengukuran yang dilakukan oleh asesor/profesional dengan

beragam teknik pengambilan data seperti tes tulis, wawancara, focus group discussion, dan

lain sebagainya. Selain itu, pengukuran harus dilakukan oleh sejumlah asesor untuk

menjaga obyektivitas hasil pengukuran sehingga assessment center akan lebih tajam

dalam mengukur kompetensi individu. Atas dasar itulah, validitas assessment center

menjadi paling tinggi dibanding metode lainnya, seperti yang ditampilkan pada Tabel 1.

Metode assessment Validitas

Assessment center 0,65

Behavioral Interview 0,48 – 0,61

Work-sample test 0,54

Tes kemampuan dasar 0,53

Tes kepribadian 0,39

Biodata 0,38

Referensi 0,23

Wawancara 0,05 – 0,19

D. Model Rekrutmen dan Seleksi KemenPANRB

1. Model rekrutmen dan seleksi di lingkup KemenPANRB, mengacu pada ketentuan yang

berlaku secara nasional. Terdapat perbedaan model rekrutmen dan seleksi berdasarkan

Tabel 1: Validitas metode assessment

5


jenjang jabatan, yaitu Calon Pegawai Negeri Sipil (khusus Tes Kompetensi Bidang),

Jabatan Eselon IV, Jabatan Eselon III, dan Jabatan Eselon I dan II.

2. Masing-masing jenjang jabatan tersebut memiliki persyaratan kompetensi seperti yang

ditunjukkan pada model kompetensi, yaitu inti, manajerial dan fungsional. Persyaratan

kompetensi tersebut dipergunakan sebagai acuan untuk menyusun metode seleksi

masing-masing level manajerial.

3. Dengan metode seleksi yang terencana dan terstruktur tersebut, SDM yang berkompeten

dalam organisasi selalu dapat terpenuhi, dan mendukung tercapainya sasaran organisasi

saat ini maupun yang akan datang.

4. Model rekrutmen dan seleksi KemenPANRB dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2. Model Rekrutmen dan Seleksi KemenPANRB

6


II.II.II.II. IMPLEMENTASI SISTEM REKRUTMEN DAN SELEKSIIMPLEMENTASI SISTEM REKRUTMEN DAN SELEKSIIMPLEMENTASI SISTEM REKRUTMEN DAN SELEKSIIMPLEMENTASI SISTEM REKRUTMEN DAN SELEKSI

A. Kegiatan Utama

Berdasarkan model tersebut, maka kegiatan utama yang menjadi cakupan dalam pedoman ini

untuk setiap jenjang jabatan adalah sebagai berikut :

a. Rekrutmen dan Seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (Khusus Tes Kompetensi Bidang).

Secara umum, kegiatan dalam proses pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil ini terdiri atas:

Tahap I : Perencanaan

Tahap II : Persyaratan

Tahap III : Pengumuman

Tahap IV : Penyaringan

- Seleksi Administrasi

- Tes Kompetensi Dasar

- Tes Kompetensi Bidang

Tahap V : Pengumuman Hasil

Tahap VI : Pengangkatan

Dari keseluruhan tahapan di atas, penjelasan yang dimuat dalam pedoman ini hanya dibatasi

pada prosedur implementasi Tes Kompetensi Bidang saja. Hal tesebut dikarenakan tahapan

lainnya telah diatur secara rinci di dokumen yang berbeda.

Desain seleksi dan metode Tes Kompetensi Bidang adalah sebagai berikut:

a. Desain Seleksi

Tes Kompetensi Bidang terdiri atas tes psikologi lanjutan dan tes kompetensi fungsional.

Tes psikologi lanjutan akan mengukur kompetensi inti dengan penekanan pada

kompetensi Semangat Berprestasi dan Orientasi Pelayanan Prima, serta sikap kerja.

Tes kompetensi fungsional akan mengukur penguasaan peserta tes terhadap

kompetensi khusus yang dibutuhkan di jabatan yang dituju.

7


b. Metode

Metode yang digunakan adalah tes tertulis, wawancara, focus grup discussion, dan

praktik. Tes tertulis digunakan untuk mengungkap kompetensi inti, sikap kerja dan

kompetensi fungsional. Wawancara untuk mengungkap kompetensi inti dan kompetensi

fungsional. focus grup discussion untuk mengungkap kompetensi inti dan kompetensi

fungsional. Tes praktik untuk mengungkap sikap kerja dan kompetensi fungsional.

c. Pelaporan

Laporan hasil pada Tes Kompetensi Bidang adalah terdiri atas hasil penilaian berupa

profil kompetensi peserta tes dan rekomendasi kelulusan dalam tes tersebut.

b. Rekrutmen dan Seleksi untuk jenjang Jabatan Eselon IV.

Proses rekrutmen dan seleksi untuk jenjang jabatan Eselon IV disebut Pemetaan. Proses ini

diikuti oleh seluruh staf bidang/bagian pada jabatan fungsional dan pelaksana, dengan

kegiatan utama sebagai berikut :

Tahap I : Pengumuman

Tahap II : Pelaksanaan Pemetaan

Tahap III : Pelaporan

Penjelasan untuk setiap tahapan adalah sebagai berikut :

a. Pengumuman

Proses pengumuman pelaksanaan pemetaan untuk seluruh staf bidang/bagian pada

jabatan fungsional dan pelaksana dilakukan oleh Biro SDM dan Umum atas persetujuan

Sekretaris Menteri.

b. Pelaksanaan Pemetaan

Desain seleksi dan metode dalam Pemetaan adalah:

1) Desain

Pemetaan meliputi tes psikologi (kemampuan dasar, kepribadian, dan sikap kerja),

tes kesesuaian jabatan, tes kompetensi inti, tes kompetensi manajerial dan tes

8


kompetensi fungsional. Tes kompetensi dilakukan untuk setiap jabatan, mengacu

kepada profil kompetensi yang dimiliki KemenPANRB.

2) Metode


praktik. Tes tertulis digunakan untuk mengungkap kapasitas psikologis, kesesuaian

jabatan, kompetensi inti, sikap kerja dan kompetensi fungsional. Wawancara untuk

mengungkap kompetensi inti dan kompetensi fungsional. Focus grup discussion

untuk mengungkap kompetensi inti, manajerial dan kompetensi fungsional. Selain

itu, juga menggunakan studi kasus untuk mengukur kompetensi manajerial dan

kompetensi fungsional, yang hasil analisisnya akan dipresentasikan di depan tim

asesor.

c. Pelaporan

Penyusunan laporan hasil pemetaan pegawai dilakukan oleh Tim Asesor yang memuat

profil calon, kesesuaian calon dengan jabatan, saran pengembangan dan daftar jabatan

di jenjang Jabatan Eselon IV yang memiliki kesesuaian dengan masing-masing calon.

Laporan tersebut akan diserahkan kepada Biro SDM dan Umum untuk dijadikan dasar

pertimbangan saat mengambil keputusan.

c. Rekrutmen dan Seleksi untuk jenjang Jabatan Eselon III.

Proses rekrutmen dan seleksi untuk pengisian jenjang jabatan Eselon III disebut

Competency based Assessment. Proses ini ditujukan kepada Pejabat Eselon IV yang

disetujui untuk diikutsertakan dalam seleksi, dengan kegiatan utama sebagai berikut :


Tahap II : Pelaksanaan Competency based Assessment



a. Pengumuman

Pengumuman pelaksanaan Competency based Assessment ditujukan kepada seluruh

pegawai pada jabatan Eselon IV di lingkup KemenPANRB, yang dilakukan oleh Biro

SDM dan Umum atas persetujuan Sekretaris Menteri.

9


b. Competency based Assessment

Desain seleksi dan metode dalam Competency based Assessment adalah:

1) Desain Seleksi

Competency based Assessment meliputi tes psikologi (kemampuan dasar dan

kepribadian), tes kesesuaian jabatan, tes kompetensi inti, tes kompetensi manajerial

dan tes kompetensi fungsional. Tes kompetensi dilakukan untuk setiap jabatan,

mengacu kepada profil kompetensi yang dimiliki KemenPANRB.

2) Metode


presentasi. Tes tertulis digunakan untuk mengungkap kemampuan dasar,

kepribadian, kesesuaian jabatan, dan kompetensi fungsional. Wawancara untuk

mengungkap kompetensi inti dan kompetensi fungsional. Focus grup discussion

untuk mengungkap kompetensi inti, manajerial dan fungsional. Selain itu, juga

menggunakan analisis studi kasus untuk mengukur kemampuannya dalam

memecahkan permasalahan, yang hasil analisisnya akan dipresentasikan di depan

tim asesor.

c. Pelaporan

Penyusunan laporan hasil pemetaan pegawai dilakukan oleh Tim Asesor yang memuat

profil calon, kesesuaian calon dengan jabatan, dan saran pengembangan. Laporan

tersebut akan diserahkan kepada Biro SDM dan Umum untuk dijadikan dasar

pertimbangan saat mengambil keputusan.

d. Rekrutmen dan Seleksi untuk jenjang Jabatan Eselon I dan II.

Proses rekrutmen dan seleksi untuk pengisian jenjang jabatan ini disebut Executive Fit &

Proper Test. Proses seleksi ini dilakukan secara terbuka di lingkup nasional, sehingga

peserta tes dapat berasal dari internal dan eksternal KemenPANRB. Kegiatan utamanya

adalah sebagai berikut :


Tahap II : Pelaksanaan Executive Fit & Proper Test


10



a. Pengumuman

Proses pengumuman pelaksanaan Executive Fit & Proper Test dilakukan oleh Panitia

Seleksi yang dibentuk oleh Sekretaris Menteri. Pengumuman tersebut disampaikan

secara terbuka di lingkup nasional.

b. Pelaksanaan Executive Fit & Proper Test

Desain seleksi dan metode dalam Executive Fit & Proper Test adalah:

1) Desain

Executive Fit & Proper Test meliputi tes psikologi (kemampuan dasar dan

kepribadian), tes kesesuaian jabatan, tes kompetensi inti, tes kompetensi manajerial

dan tes kompetensi fungsional. Tes kompetensi dilakukan untuk setiap jabatan,

mengacu kepada profil kompetensi yang dimiliki KemenPANRB.

2) Metode

Metode yang digunakan adalah tes tertulis, wawancara, leaderless grup discussion

atau business game, dan presentasi. Tes tertulis digunakan untuk mengungkap

kemampuan dasar, kepribadian, kesesuaian jabatan, dan kompetensi fungsional

dalam bentuk in tray. Wawancara untuk mengungkap kompetensi inti dan

kompetensi fungsional. Leaderless grup discussion atau business game untuk

mengungkap kompetensi inti, manajerial dan fungsional. Selain itu, juga

menggunakan pemaparan visi, misi, dan perencanaan strategis untuk mengukur

kemampuannya dalam berpikir strategis dan visioner, yang nantinya akan

dipresentasikan di depan tim asesor.

c. Pelaporan

Penyusunan laporan hasil Executive Fit & Proper Test dilakukan oleh Tim Asesor yang

memuat profil calon, kesesuaian calon dengan jabatan, dan saran pengembangan.

Laporan tersebut akan diserahkan kepada Biro SDM dan Umum untuk dijadikan dasar

pertimbangan Menteri dalam mengambil keputusan.

11


B. Pemberian Rekomendasi

Pemberian rekomendasi pada setiap jenis seleksi dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Tes Kompetensi Bidang

Rekomendasi yang diberikan terdiri atas dua jenis, yaitu :

a. Lolos

Memenuhi kriteria yang dipersyaratkan

b. Tidak lolos

Tidak memenuhi kriteria yang dipersyaratkan

2. Pemetaan

Rekomendasi yang diberikan terdiri atas tiga jenis, yaitu :

a. Siap

Memenuhi seluruh kriteria yang dipersyaratkan

b. Butuh pengembangan

Memenuhi sebagian kriteria yang dipersyaratkan

c. Belum siap

Tidak memenuhi seluruh atau sebagian besar kriteria yang dipersyaratkan

3. Competency based Assessment dan Executive Fit & Proper Tes

Rekomendasi yang diberikan terdiri atas tiga jenis, yaitu :

a. Disarankan

Memenuhi seluruh kriteria yang dipersyaratkan

b. Dapat dipertimbangkan

Memenuhi sebagian kriteria yang dipersyaratkan

c. Belum disarankan

Tidak memenuhi seluruh atau sebagian besar kriteria yang dipersyaratkan

C. Tindak Lanjut

Hasil dari pelaksanaan rekrutmen dan seleksi ini akan menjadi data untuk :

1. Sistem Manajemen Karier

Rekomendasi yang diberikan berdasarkan hasil asesmen akan dijadikan bahan

pertimbangan untuk menempatkan pegawai pada posisi yang tepat

12


2. Sistem Pengembangan SDM

Hasil asesmen yang berupa saran pengembangan akan dijadikan data untuk menyusun

rencana pengembangan, baik secara individu, unit kerja dan organisasi.

Keseluruhan tahapan tersebut mengikuti ketentuan dan peraturan yang berlaku secara nasional

sehingga acuan implementasi pedoman ini adalah perundang-undangan/peraturan/keputusan

yang ditetapkan. Oleh karena itu, apabila terdapat perubahan pada perundang-

undangan/peraturan/keputusan tersebut maka pedoman ini perlu ditinjau kembali untuk

disesuaikan.

Panduan Manajemen Rekrutment Dan Seleksi PNS

Documents

Transcript of Panduan Manajemen Rekrutment Dan Seleksi PNS