Oleh: Drs. Edi Suryadi, M.Si.

Rasto, S.Pd., M.Pd.

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORANFAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

KONSEP SISTEM

1. KONSEP SISTEM1.1 Pengertian Sistem

PENDEKATANPROSEDUR

PENDEKATANKOMPONEN

SISTEM

PENGERTIAN SISTEM Menurut Pendekatan PROSEDUR

Kumpulan dari prosedur prosedur yang mempunyai tujuan tertentu

Serangkaian unsur yang membentuk prosedur untuk mencapai tujuan bersama dengan mengoperasikan data untuk menghasilkan informasi

Serangkaian prosedur dan metode yang terpadu oleh interaksi yang teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh

Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Sekumpulan sub sistem yang saling berinteraksi dan bekerjasama sehingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama

Sekelompok objek atau satuan yang bergabung untuk membentuk suatu keseluruhan dan bekerja, berfungsi, atau bergerak interdependensi dan harmonis.

PENGERTIAN SISTEM Menurut Pendekatan KOMPONEN

DEFINISI SISTEM (Kesimpulan)

KESIMPULAN• Sistem:

Adalah serangkaian metode, prosedur, atau teknik (subsistem) yang disatukan oleh interaksi yg teratur sehingga membentuk suatu kesatuan yg terpadu

1.2 KARAKTERISTIK SISTEM

C

D B

A

5. BATAS SISTEM

1. TUJUAN SISTEM

2. LINGKUNGAN EKSTERNAL

3. LINGKUNGAN INTERNAL

4. SUB SISTEM7. HUBUNGAN SISTEM

6. HIRARKI SISTEM

8. INPUT 10. OUTPUT

9. PROSES

SISTEM X

2.2.1 Tujuan sistem• Target yg ingin dicapai oleh suatu sistem• TUJUAN SISTEM:

1. HRS MEMILIKI KRITERIA: Sbg tolok ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian sistem2. hrs konkrit: Agar mudah untuk dicapai3. Tidak boleh abstrakContoh:Tujuan menjalankan mobil yg sedang mobok akan lebih mudah dari tujuan membuat mobil yg bagus.Kriteria mobil mogok adalah jalan, sedangkan mobil bagus kriterianya relatif.

2.2.2 BATAS SISTEM• GARIS ABSTRAKSI YG MEMISAHKAN ANTARA

SISTEM DAN LINGKUNGAN• BERSIFAT RELATIF BERGANTUNG PADA SITUASI

DAN KONDISI

2.2.3 Subsistem

AE B

D

B1

B4 B2

B3

E1

E4 E2

E3

D1

D4 D2

D3

2124 22

23

Sub sistem

Batas sistemLingkungan sistemEksternal/internal

SISTEM X SISTEM B SISTEM B 2

• ISTILAH YG DIGUNAKAN UNT. MENUNJUKKAN BAGIAN/KOMPONEN DARI SISTEM

• Sistem/subsistem BERSIFAT RELATIF: Dalam konteks tertentu suatu sistem bisan menjadi sub sistem dari sistem lainnya (Lihat gambar).

2.2.4 Hubungan sistem• Menunjukkan hubungan antar sistem/subsistem baik

secara vertikal/horizontal

2.2.5 hirarkhi sistem Menggambarkan hubungan sistem dengan sistem yg

lebih besar yg disebut super sistem dan hubungan dengan sistem yg lebih kecil yg disebut sub

sistem.

2.2.6 INPUT, PROSES (MODEL), DAN OUTPUT (Data Processing Life Cycle)

Input Proses OutputData Diolah Informasi

Input Model OutputData Diolah Informasi

BasisDATA

Storage

• Input, proses, dan output: Disebut sebagai siklus pengolahan data (siklus informasi), atau disebut juga sbg fungsi dasar sistem.

• Input: * Segala sesuatu yg masuk ke dalam suatu sistem yg dapat

berupa: energi, manusia, data, modal, bahan baku, layanan, dsb.

* Pemicu bagi sistem untuk melakukan proses diperlukan.* 3. Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari

suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)

Input Proses Output

Input Proses Output

Klasifikasi input1. serial input: Input yg diperoleh sebagai hasil (output)dari sistem

sebelumnya.

Input Proses Output

I P O

I P O

I P O

I P O

1

2

3

n

Sistem-sistem lain

Sub sistem Pembelian

Feedback

Ke sistem lain

2. Probable Input• Merupakan potensial input yg dapat digunakan oleh suatu sistem• Suatu sistem hrs dapat menentukan input mana yg sesuai untuk menghasilkan output yg diharapkan• Feedback input: data atau informasi tentang kinerja dari suatu sistem. (digunakan untuk pengendalian)

• PROSESPerubahan input menjadi output, prosesnya bisa dilakukan oleh orang, mesin atau komputer.

• OutputHasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem.1. Output langsung dikonsumsi konsumen2. Output yg dikonsumsi oleh suatu subsistem yg lain dlm

sistem yg sama dlm suatu siklus produksi. Mis barang

setengah jadi3. Output yg merupakan bagian dari output secara

keseluruhan yg dp dikonsumsi oleh suatu sistem ybs

atau yang lain, tapi menjadi tidak berguna kalau di buang ke lingkungan. Mis. Limbah gergajian.

2.2.7 LINGKUNGAN SISTEM

ORGANISASIEKOLOGI

PEMERINTAH

MASYARAKAT

PESAING

TENAGA KERJA

PERALATAN &PERLENGKAPAN

MODAL

ORGANISASI

PELANGGAN

TANAH

INPUT PROSES OUTPUT

FEEDBACK CONTROL

Yang mampu dikendalikan

Yang tidak mampu dikendalikan

Batas sistem dg lingkungannya

• LINGKUNGAN SISTEM* faktor-faktor diluar sistem yg mempengaruhi sistem

* Lingkungan eksternal: lingkungan yg berada diluar sistem yg susah dikendalikan. Contoh: lingkungan industri (sukubunga,

permintaan pasar, pp, dsb)

* Lingkungan internal: ilngkungan yg berada dalam sistem dan dapat dikendalikan

Contoh: modal, tenaga kerja fasilitas

KESIMPULAN/ESENSI SISTEM• Saling berkaitan sehingga menggambarkan

sebuah jaringan kerja• Membentuk satu kesatuan• Mencapai tujuan bersama• Bekerja secara interdependensial (merupakan

bagian integral dari sistem lain yang lebih besar)• Terdiri atas tiga komponen yaitu INPUT-PROSES-

OUTPUT (IPO)

2.3 KLASIFIKASI SISTEM

KRITERIA KLASIFIKASILingkungan Terbuka TertutupAsal pembuatnya Buatan manusia Buatan Allah/alamKeberadaannya Berjalan KonsepKesulitan Sulit/kompleks SederhanaOutput/kinerjanya Dapat dipastikan Tidak dapat

dipastikanWaktu keberadaannya

Sementara Selamanya

Wujudnya Abstrak Ada secara fisikTingkatannya Subsistem/system Super systemFleksibilitas Bisa beradaptasi Tidak bias

beradaptasi

Keterangan:• Sistem terbuka: Bila aktivitas dalam sistem tersebut

dipengaruhi oleh lingkungan• Sistem tertutup: bila aktivitas dalam sistem tersebut

tidak terpengaruhi oleh perubahan yg terjadi di lingkungan

• Sistem buatan Allah: mis; manusia, pohon2-an, sedangkan mobil, motor dsb merupakan sistem buatan manusia.

• Sistem berjalan: Sistem yg sudah digunkan pada aktivitas sehari-hari

• Sistem konsep: Sistem yg belum diterapkan (masih di atas kertas)

• Sistem Sederhana: Sistem yg terbentuk dari sedikit tingkatan dan komponen serta hubungan antara tingkatan masih sederhana: mis: pengantar koran

• Sistem kompleks: Sistem terdiri dari banyak komponen dan tingkatan yg dihubungkan dlm berbagai cara yg berbeda.

• Sistem yg dapat dipastikan: Misalnya Sistem listrik di rumah tempat tinggal

• Sistem yg tidak dapat dipastikan: mis; organisasi perusahaan, organisasi pendidikan

• Sistem sementara: mis: sistem pemilu, sembako, dsb• Sistem selamana: Mis: sistem lalu nitas• Sistem abstrak: tidak dapat diraba: mis organisasi

perusahaan dan perguruan tinggi• Sistem konkrit : dapat diraba: mis: mobil dsb• Sub sistem: sistem yg lebih kecil dalam sebuah sistem• Supersistem: sistem yg lebih besar• Bisa beradaptasi: bisa menyesuaikan diri terhadap

perubahan lingkungan• Tidak bisa beradaptasi: tidak bisa menyesuaikan

terhadap perubahan lingkungan.

2.4 MODEL DAN MODELING SISTEMMODEL• ABSTRAKSI DARI SUATU PERISTIWA• INTERPRETASI SECARA EKSPLISIT DARI PEMAHAMAN TENTANG SITUASI

YG DAPAT DINYATAKAN DLM BENTUK MATEMATIKA, SIMBOL, ATAU KATA-KATA

MODELING• PROSES PEMBUATAN MODEL YG MENGGAMBARKAN ENTITAS, PROSES,

ATRIBUT DAN HUB. SATU SAMA LAIN DARI SUATU PERISTIWAJENIS-JENIS MODEL• MODEL FISIK: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK TIGA DIMENSI

CONTOH: KOMPUTER• MODEL NARATIF: PENGGAMBARAN ENTITAS DLM BENTUK LISAN/TULISAN

CONTOH: CERITA• MODEL GRAFIK: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DALM BENTUK SIMBOL

GARIS ATAU BENTUK LAINNYA• MODEL MATEMATIKA: PENGGAMBARAN SUATU ENTITAS DLM BENTUK

PERSAMAAN MATEMATIKA

Jenis-jenis model:1. Model fisik:

Menggambarkan entitas dalam bentuk tiga dimensi

Contoh

• Model Naratif:• Penggambaran entitas dalam bentuk lisan atau

tulisan.

CONTOHPertama bagian gudang akan mengeluarkan permintaan.Permintaan pembelian tsb akan diberikan kepada bagian Pembelian untuk dibuatkan order pembelian. Berdasarkanpermintaan pembelian tersebut maka bagian pembelianakan membuat pesanan pembelian, dan berdasarkan pesanan pembelian yg diterimanya penjual akan mengirim barang. Kemudian barang yg diterima tersebutdibayar sesuai dengan total harga yg tertera pada faktur.

3. MODEL GRAFIKPenggambaran suatu entitas dalam bentuk simbol, garis ataubentuk lainnya.

Contoh

SIAPT.

MAJU

PENJUAL

BANK PAJAK

PEMBELI

FAKTUR ORDER

FAKTURORDER• BUKTI SETOR/ PENGAMBILAN• SALDO

REKENING

• BUKTI SETOR/

PENGAMBILAN

LAPORANKEUANGAN

KEBIJAKAN

4. Model matematika

B = f (e.p)

MANFAAT MODEL• MEMUDAHKAN PENGERTIAN (YG KOMPLEKS JADI

SEDERHANA)• MEMPERMUDAH KOMUNIKASI MULUT, TELINGA, MATA)• MEMPERKIRAKAN MASA DEPAN (MODEL STATISTIK DP.

MEMPREDIKSI MASA DEPAN YG AKAN TERJADI

2.5 BAHASA SISTEM

N

Dokumen

Processing

Multiple copiesOf one doc.

Input/Output

Manualoperation

Auxiliaryoperation

Off line keyingoperation

Magnetic disk

Magnetik tape

On line storage

File

On pageconnector

Off page connector

Terminal

Decision

Document orProcessing flow

Data /Information flow

Online keying

2.6 DAUR HIDUP SISTEM (System Life Cycle)

Mengenaliadanya kebutuhan

SISTEMMenjadi usang

PembangunanSISTEM

Pemasangan SISTEM

PengoprasianSISTEM

TUGAS/KASUS• JELASKAN DAN BERI ALASAN APABILA SUATU SISTEM MEMEILIKI 7

BUAH SUB SISTEM DAN SALAH SATUNYA TIDAK DAPAT BERFUNGSI, APAKAH SISTEM TSB. DALAT BERJALAN SESUAI DG YG DIHARAPKAN?

• APABILA ADA 7 BUAH SISTEM YG MASING-MASING BERJALAN DG BAIK. KE 7 SUB SISTEM MERUPAKAN KOMPONEN DARI SISTEM X. APAKAH KARENA KE 7 BUAH SUB SISTEM BERFUNGSI DG BAIK MAKA SISTEM X PUN AKAN BERFUNGSI DG BAIK. COBA JELASKAN?

• APABILA ANDA MEMBICARAKA SISTEM X DENGAN BEBERAPA TEMAN, APAKAH SUS SISTEM DAN BATAS SISTEM DIANTARA TEMAN ANDA AKAN SAMA, MENGAPA?

• APA SESUNGGUHNYA YG DIMAKSUD DENGAN HUBUNGAN SISTEM, APAKAH ARTI DARI HUBUNGAN SISTEM TERSEBUT DLM SISTEM SUATU ORGANISASI

• PARA AHLI MENGATAKAN BAHWA SISTEM SUATU ORGANISASI MERUPAKAN SINERGI DARI BERBAGAI KEPENTINGAN. MENGAPA?, JELASKAN

KONSEP INFORMASI

FaktaDirekam/dicatat

Data

• Manual• Mesin manual• Mesin elektrik• Elektronik

Informasi

Arsip

Keluaran

Disimpan

Diproses

Disimpan

2. KONSEP INFORMASI

3.1. PENGERTIAN DATA dan FAKTA

FAKTA

DATA

Data Statis• N0. rekening• Nama• Alamat• N0. tlp• N0. KTP

Data dinamis• N0. urut transaksi• Tgl transaksi• N0. sandi• Debit• Kredit

Eksternal

Jenis Data

Datakegiatan

Datapenelitian

Datalingkungan

Dataperaturan

Pengelompokan DataSumber Data

Internal

DataGambaran fakta yang belum diubah, dimanipulasi atau ditafsirkan

FaktaKenyataan atau peristiwa yang sebenarnya

3.2 Jenis data 1. Data statis: data yg umumnya tidak/jarang berubah, misalnya: identitas nama (orang, organisasi, tempat), kode nomor (kartu penduduk, kartu kredit, tlp, NIP, karpeg, dsb

2. Data dinamis: Data yg selalu berubah (updating), misalnya data tabungan, gaji, kepangkatan, nilai siswa, dsb.

Berdasarkan sifatnya:1. Data kuantitatif: data yang menggunakan bilangan (hitungan)2. Data kualitatif: data yg tidak dihitung dg bilangan, melainkan diukur

dg kata-kata yg bernilai, misal: baik – buruk.3.3 Sumber data:

1. Data internal: Yaitu data yg berasal dari dalam organisasi sendiri2. DATA EKTERNAL: yaitu data yg berasal dari luar organisasi.berdasarkan isinya:1. Data catatan kegiatan: Yaitu data hasil berbagai aktivitas operasional organisasi (data

transaksi) yg merupakan bahan dasar pengolahan informasi, terdiri

atas: 1.1 Kegiatan substantif: yaitu kegiatan pokok yg menjadi fungsi

utama organisasi, misalnya: fungsi utama sekolah melaksanakan

kegiatan pendidikan. Data substantif ini menyebabkan perbedaan kegiatan sistem informasi baik antar

organisasi/unit organisasi

1.2 Kegiatan fasilitatif: kegiatan yg bersifat pendukung kegiatan substantif organisasi, misalnya: keuangan, personalia, EDP,

dsb.

contoh data kegiatan transaksi:

Nama Perusahaan : PT. Maju TerusNomor Rekening : 055736489124Jenis Setoran : TunaiJumlah Setoran : Rp 12.000.500Tanggal : 10 Mei 2007Nama Penyetor : Heli KusnadiNama Teller : Dini

Nama Penumpang : PetrusUmur : 55 tahunAlamat : Jl. Sudirman 25

CiamisTujuan : SurabayaTanggal : 10 Mei 2007Jam : 12.00 WIBN0. Pesawat : MNA 543Harga Tiket : Rp 500.000,-

Data bukti setor bank Data tiket pesawat terbang

2. data hasil penelitian: 1. Hasil penelitian internal 2. Hasil penelitian eksternal3. Data lingkungan: Yaitu semua bidang yg berkaitan dg kegiatan organisasi

dan dapat mepengaruhi kegiatan organisasi, misalnya: 1. Ekonomi 2. Keuangan 3. Pendidikan 4. Perdagangan 5. Politik 6. Iptek 7. Budaya, dsb.

4. data peraturan: *Dlm pekerjaan SI, data dlm bentuk peraturan hrs

disimpan secara sistematis unt memudahkan penelmuan kembali. *Data peraturan dimasukan pd komputer hanya indeksnya saja, meliputi:

1. Subjek 2. Judul peraturan 3. Lembaga yg mengeluarkan 4. Tanggal dan nomor peraturan 5. Kode dari lokasi penyimpanan dokumen fisiknya 6. Isi ringkas peraturan

KESIMPULAN: INFORMASI:• Hasil pengolahan data/fakta yang dapat memberikan

arti atau manfaat• Data yg telah diproses ke dlm suatu bentuk yg

mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yg dibutuhkan unt proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang.

• Sebuah pernyataan yg menjelaskan suatu peristiwa (objek/konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan yg lainnya.

• Merupakan kumpulan data yg telah diolah baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas.

• Data itu sendiri berorientasi pada kegiatan operasional, seperti transaksi.

4. BENTUK INFORMASI• Informasi uraian: disajikan dlm bentuk uraian cerita yg

pangjang/singkat yg berisikan kalimat-kalimat yg ringkas dan jelas, misalnya: laporan, notulen, surat, atau memo.

• Informasi rekapitulasi: informasi ringkas dg hasil akhir dari suatu perhitungan yg berisikan angka-angka yg disajikan dlm bentuk kolom-kolom, misalnya: neraca, rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga, dsb.

• Informasi gambar: Informasi

3.3 KUALITAS INFORMASI

INFORMASI YANG BERGUNA

RELEVA

N

TEPAT WA

KTU

AK

UR

AT

LENG

KA

P

KETERANGAN:• Akurat:

Informasi mencerminkan keadaan yg sebenarnya. • Tepat waktu:

Informasi tersedia pada saat dibutuhkan • Relevan:

Informasi sesuai dengan kebutuhan• Lengkap:

Informasi lengkap dan utuh

3.4 HUBUNGAN data, fakta, dan informasi

Kegiatan• Pelaporan• Komunikasi• Transaksi• Perjanjian• Dsb

Direkam/dicatat

Data

Komputer Informasi

Arsip

Keluaran

Disimpan

Diproses Disimpan

Manual