tgs pak edi

download tgs pak edi

of 24

  • date post

    04-Jul-2015
  • Category

    Documents

  • view

    456
  • download

    7

Embed Size (px)

Transcript of tgs pak edi

BAB I PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN FARMASIA. Gudang Farmasi Kabupaten / Kotamadya (GFK) 1. Definisi Gudang Farmasi Adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa, pipa, perbekalan KB, sepeda motor / sepeda roda dua, susu bubuk, dll) yang tujuannya akan digunakan untuk melaksanakan program kesehatan di kabupaten / kodya yang bersangkutan. 2. Kedudukan Gudang Farmasi Sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes kabupaten / kodya. 3. Susunan Organisasi Gudang Farmasi Gudang farmasi kabupaten / kodya dibagi dalam 2 type yang didasarkan kepada : (a) Beban kerja (b) Jumlah kefarmasian (c) Institusi kesehatan (d) Jumlah penduduk yang dilayani (e) Jumlah proyek yang dilaksanakan (f) Intensitas tata hubungan antar Depkes dengan Pemda sesuai dengan azas dekonsentrasi, desentralisasi dan tugas perbantuan wilayah. Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type AKepala Gudang Farmasi Kab./Kodya Ur. Tata Usaha Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi

Susunan Organisasi Gudang Farmasi Type BKepala Gudang Farmasi Kab./Kodya Petugas Tata Usaha Sub. Sie Penyimpanan & Penyaluran Sub. Sie Pencatatan & Evaluasi

Kepala GFK dalam melaksanakan tugasnya, wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk - petunjuk Ka. Kandepkes Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Fungsi Pokok Urusan Tata Usaha adalah melaksanakan tugas - tugas keuangan, kepegawaian, tata usaha dan urusan dalam / Rumah Tangga. 1

Fungsi Pokok Sub Seksi Penyimpanan dan Penyaluran adalah melaksanakan tugas-tugas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya. Fungsi pokok Sub Seksi Pencatatan dan Evaluasi adalah melaksanakan tugastugas penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan serta pengamatan mengenai persediaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi lainnya. 4. Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten / Kota Madya sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten / Kodya. 5. Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten / Kodya : (a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. (b) Melakukan penyiapan, penyusunan rencana, pencatatan dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. (c) Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan. (d) Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam. GFK merupakan titik sentral pengelolaan obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisien pengelolaan obat diperlukan adanya koordinasi dengan unit unit yang terkait langsung antara lain : Pemda Dati II, Dinkes Dati II, Kandep Trans, PHB Cabang. 6. Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kebupaten atau Dati II Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Aspek Pengelolaan Obat meliputi : (a) Perencanaan Pengadaan : meliputi kegiatan penentuan jenis, perhitungan dan penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode perhitungan yang telah ditetapkan. (b) Pengadaan : meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian, pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu obat. (c) Distribusi : meliputi kegiatan pengendalian persediaan penyimpanan, pengeluaran dan pengiriman obat. (d) Penggunaan : meliputi peresepan, dispersing dan penerimaan pasien. Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten / Kodya diawali di tingkat Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab / Kodya dengan teknik perhitungan yang telah ditentukan. 7. Dokumen dokumen / Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi saat terjadi pengelolaan obat di Dati II sebagai berikut : a) Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat. Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat Formulir II: Data 10 Penyakit terbesar Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat 2

Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat (untuk semua sumber anggaran) b) Dokumen pada saat pengadaan barang. Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat Formulir VI : Buku harian penerimaan obat Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat

c) Dokumen pada saat penyimpanan barang. Formulir VIII : Kartu stok Formulir IX : Kartu stok induk d) Dokumen pada saat distribusi obat. Formulir X : Kartu rencana distribusi Formulit XI : Buku harian pengeluaran obat Formulir XII : Lembaran pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO) Formulir XIII : Form surat kiriman obat e) Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan Formulir XIV : Laporan mutasi obat Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran Formulir XVII: Berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan / penelitian obat untuk dihapus. 8. Tata Cara Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK Tahapan Kegiatan Pengelolaan Obat / Perbekalan Farmasi di GFK meliputi : (a) Perencanaan (b) Pengadaan (c) Penyimpanan (d) Distribusi (e) Pencatatan (f) Penggunaan (g) Penghapusan obat (a) Perencanaan Pengadaan Obat Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Tahapan perencanaan pengadaan obat meliputi : (1) Tahap persiapan yang meliputi : i. Pembentukan Tim Terpadu : yang terdiri dari Kepala Depkes Dati II, Kepala Dinkes Dati II, Ka GF Dati II, Ka. Sie Yankes Dinkes Dati II, Ka. Sie. P3 Dinkes Dati II, Ka Puskesmas, RSUD, Beppeda Dati II, Pemda Tk II (Bag. Kesra & perencanaan program), PT. Askes Indonesia Dati II, Kantor Transmigrasi, dll. ii. Penyiapan dan pengumpulam data : 3

-

Mengkompilasikan data pemakaian obat dari seluruh unit pelayanan kesehatan / Puskesmas dari LPLPOB Menyusun data 10 penyakit terbesar Menyiapkan data pencacahan obat pada akhir tahun anggaran untuk tingkat GFK dan Puskesmas Menyiapkan data tentang obat yang akan diterima pada tahun berjalan Menyiapkan daftar harga setiap jenis obat (digunakan harga patokan obat inpres tahun lalu)

(2) Tahap pelaksanaan meliputi : i. Perhitungan kebutuhan obat dengan menggunakan methode konsumsi, yaitu methode rata rata dengan memperhatikan kemungkinan kenaikan jumlah kunjungan, waktu tunggu (lead time) dan jumlah stock penyangga (buffer stock) serta jumlah kebutuhan obat selama 1 tahun. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan untuk periode yang akan datang dengan menggunakan methode konsumsi adalah :Jumlah kebutuhan obat 1 tahun = 12 x pemakaian rata rata / bulan (x) + persentase kenaikan kunjungan (10%) + stock penyangga (10%) + waktu tunggu (6 bulan pemakaian) = 20,4 kali

Catatan : Waktu tunggu tidak selalu 6 bulan. Waktu tunggu untuk masing masing daerah dapat berbeda (tergantung pada letak geografis) ii. Proyeksi kebutuhan untuk perencanaan pengadaan obat menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan dating dapat menggunakan rumus : a= b+c+def a = Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang b = Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( april maret ) c = kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang d = Rancangan stok akhir e = Stok awal periode berjalan / stok per 31 Maret di GFK dan Unit Yankes f = Rencana penerimaan obat pada periode berjalan ( april s/d maret ) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok akhir diperkirakan = hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata rata / bulan di tambah stok penyangga Contoh soal : Andaikan perencanaan dibuat tanggal 1 Januari 2003 dan waktu tunggu = 6 bulan serta rata rata pemakaian obat tiap bulan x. Umpama stok awal 8 x, maka dapat dihitung : Rencana penerimaan obatperiode berjalan = 3x Rata rata kebutuhan obat tiap bulan = 300 capsul @ Rp. 1.000 b = c = d = e = f = Maka1

/1 s/d 1/4 = 3 bulan = 3x 20,4 6x 8x 3x a = b+c+def = 3 x + 20,4 x + 6 x + 8 x + 3 x 4

= 40,4 x = 40,4 x X 300 X Rp. 1.000 = Rp. 12.120.000 Jadi, rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang Rp. 12.120.000 iii. Penyesuaian rancangan belanja obat dengan anggaran obat total yang tersedia di Dati II. Kegiatan yang dilakukan : (1) Melakukan analisis ABC VEN Analisa ABC (pareto) adalah pengklasifikasian obat berdasarkan jumlah penyerapan dana, yang terdiri dari : - Klasifikasi A menyerap dana sampai 70 % - Klasifikasi B menyerap dana sampai 20 % - Klasifikasi C menyerap dana sampai 10 % Dalam pengisian tabel analisa pareto (ABC), penandaan obat klasifikasi A adalah berdasarkan prosentase akumulatif lebih kecil atau sampai mencapai 70 %. Sedangkan obat dengan klasifikasi B dengan prosentase akumulatif mencapai lebih besar dari 70 % sampai mencapai 90 %. Dan obat dengan klasifikasi C prosentase akumulatif melebihi 90 % hingga 100 %. VEN adalah metoda pengklasifikasian obat berdasarkan tiga golongan, yaitu : V = Very Essential E = Essential N = Non Essential (2) (3) Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia Menyusun prioritas kebutuhan & penyesuaian kebutuhan