MANAJEMEN LOGISTIK OBAT/ FARMASI*)

SELEKSI OBAT:1. Mengapa harus selektif ?

Keragaman jenis obat 70% obat sering duplikatif dan non essensial, sehingga berakibat :

o minimal / tidak ada therapeutic benefito toxicityo obat baru insufficient informationo kurang relevan dengan indikasi basic

2. Sasaran dari seleksi obat : Therapeutic gain :

o Kualitas manajemen terapio Informasi lebih selektif /terfokus o Ketaatan pemberian terapi oleh klinisio Monitoring khasiat dan efek samping serta biaya terapi

Economic & administrative gain:o Pengadaan, penyimpanan, analisis dan distribusi lebih terkendali

TUGAS KOMITE SELEKSI OBAT :a. Melakukan studi untuk updating formulariumb. Mendisain review studi untuk penggunaan formulariumc. Memasyarakatkan formulairumd. Studi cost benefit formulariume. Analisis morbiditas dan mortalitas periodicf. Mendefinisikan standar untuk peresepan, tipe personel dllg. Memproduksi dan mendistribusikan informasi terapeutikh. Prosedur pembelanjaan obat diluar formularium

DASAR-DASAR SELEKSI OBAT : Paling efficacious, aman, terjangkau Hindari duplikasi jenis dan kekuatan /efek obat Bandingkan efficacy obat baru dengan yang sudah ada Pertimbangkan sediaan kombinasi Drug of choice Dampak ekonomi dan adminsitrasi Well establish quality control standards

MANAJEMEN SIKLUS LOGISTIK OBAT:1. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Obat / Farmasi 2. Penganggaran3. Pengadaan4. Penyimpanan dan Penyaluran5. Pemeliharaan 6. Penghapusan7. Pengendalian

*) SUTOPO PATRIA JATI (DARI BERBAGAI SUMBER)

1

TUJUAN PERENCANAAN & PENENTUAN KEBUTUHAN OBAT :1. Mendapatkan jenis & jumlah obat yang tepat sesua dengan kebutuhan2. Menghindari terjadinya kekosongan obat 3. Meningkatkan kerasionalan pemakaian obat di RS4. Efisiensi anggaran ( berpedoman pada formularium di RS)

PENGANGGARAN PERBEKALAN OBAT & FARMASI( Kegiatan dan upaya untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam skala standard yaitu mata uang)1. Keuntungan Memakai Anggaran :

o Meningkatkan kemampuan manajemen untuk menyusun perencanaan, utk melihat kedepan dan menentukan tujuan dalam skala financial

o Alat koordinasi berbagai kegiatano Dapat sebagai alat pengawas ( penyimpangan dengan rencana dan

efektivitas & efisiensi pemanfaatan sumber daya )o Mendorong dipakaianya standard prestasi di organisasio Mendukung proses pengambilan keputusam manajerial lainnya.

2. Keterbatasan Anggaran :o Harus menggunakan kecermatan membuat estimasi dan tergantung pada

pengalaman dan kemampuan planer atau evaluatoro Harus selalu disesuaikan dengan kondisi keuangaan external ( inflasi )o Keefektifan fungsi pengawasan terjadi hanya bila didukung penuh semua

pihako Hanya bisa membantu fungsi bukan menggantikan semua fungsi

manajemen

PENGADAAN & PEMBELIAN BAHAN FARMASI & OBATTujuan Pengadaan: untuk memperoleh kebutuhan obat secara cukup, kualitas terjaga, serta harga serendah mungkin dan lebih efisien dalam waktu tertentu dan prosedur yang baku

Tujuan Pembelian : Mendukung operasi dengan tidak terputusnya material dan jasa Membeli secara kompetisi ; membeli dengan bijaksana Menjaga investasi dan kerugian investasi di tingkat minimum Mengembangkan sumber-umber supplier yang efektif dan handal Mengembangkan hubungan baik dan langgeng dengan supplier Mencapai integrasi maksimal dengan departemen lain dalam organisasi Sumber daya manusia bidang pembelian menjadi lebih professional

Masalah yang sering dihadapi di bagian pengadaan dan pembelian obat:◄ Keterbatasan dana obat◄ Obat yang dating tidak sesuai permintaan◄ Barang yang diterima rudak atu Expired Date (ED) sudah dekat◄ Kondisi gudang kurang memnuhi syarat ◄ Kebiatan pencatatan – pelaporan kurang baik◄ Pengelolaan stok yang kurang baik

2

Proses Pengadaan agar berjalan lancar membutuhkan : a. Staf yang terlatih atau menguasai problem pengadaanb. Ada prosedur yang pasti dan jelasc. Sistem informasi yang baikd. Didukung fasilitas dan dana yang memadai

Ada 3 elemen penting dalam Pengadaan :a. Metode pengadaan yang dipilih.b. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja agar mutu terjaminc. Waktu dan dukungan / kelancaran semua pihak

Pemilihan metode pengadaan dan pembelian didasari dengan sasaran sebagi berikut :1. Harga paling menguntungkan bagi RS2. Terjaminnya realisasi baik dalam pengepakan, pengiriman dan mutu barang 3. Meminimalkan timbulnya peluang munculnya hal-hal yang mengganggu proses

pengadaan

Pembelian obat harus memenuhi criteria SEVEN RIGHT OF PUIRCHASING :1. tepat jenis2. tepat kualitas3. tepat jumlah4. tepat waktu5. tepat pemasok6. tepat harga, dan 7. tepat biaya

Beberapa cara/metode pengadaan dan pembelian barang

1. Cara Pengadaan : o Pembeliano Penyewaano Peminjamano Hibah / Pemberiano Penukarano Pembuatano Perbaikan

Kebijakan pemerintah terkait dengan pengadaan :

Keppres RI no 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Instansi Pemerintah: Pelelangan; Pemilihan Langsung ; Penunjukkan Langsung ;dan Swakelola

SK Menkeu dan Kepala Bappenas N0: S-42/A/S-226/D.2/05/2000 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah

2. Cara Pembelian :o Pelelangan Umum

3

o Pelelangan Terbataso Pemilihan Langsungo Pengadaan LangsungMenurut WHO,1993 pola pembelian obat terdapat 4 tipe , yaitu :a. Annual purchasing ( pembelian pertahun)b. Periodic purchasing (pembelian pada waktu tertentu)c. Perpetual purchasing ( pembelian pada stock level tertentu)d. Modified Optional Replenishment ( kombinasi antara periodic dan perpetual purchasing)

Pada umumnya ada 4 metode proses pengadaan dan pembelian obat (Quisk Jet al 1997) :

1. Tender Terbuka untuk semua rekanan yang terdaftar2. Tender Terbatas ( Lelang Tertutup) hanya diberikan pada rekanan tertentu yang

sudah terdaftar dan punya riwayat yang baik. Harga masih bisa dikendalikan, tenaga, beban kerja lebih ringan dibanding lelang terbuka

3. Pembelian Tawar Menawar, dilakukan bila jenis barng tidak urgen, tidak banyak, biasanya dilakukan pendekatn langsung untuk jenis barang tertentu.

4. Pengadaan Langsung, jika pembelian jumlahnya kecil, perlu segera diadakan. Harga tertentu relative lebih mahal

Langkah-langkah proses pengadaan ( Quick J et al, 1997)

Mereview barang farmasi/obat yang akan diadakan Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli Menyesuaiakan dengan situasi keuangan Memilih metode pengadaan Memilih supplier/rekanan Membuat syarat kontrak kerja Memonitor pengiriman barang, menerima barang dan memeriksa Melakukan pembayaran serta menyimpan Pendistribusian

Kriteria menilai keberhasilan pengadaan obat , antara lain :

- Apakah diperoleh harga murah untuk jenis , jumlah dan mutu yang setara dengan yang ditetapkan?

- Mutu obat dan kemasan yang sesuai dengan standar yang ditetapkan- Pengadaan menjamin obat tepat waktu melalui system pengiriman yang handal- Proses pengadaan mempertimbangkan asas tersedianya obat dalam jumlah yang

cukup apabila terjadai gawat darurat / KLB- Apakah pendistribusiannya efektif ?- Pengelolaan inventory yang optimal supaya tidak terjadi stockout atau overstock

Penetapan supplier :

Dalam system seleksi mampu membangkitkan kompeteisi harga Mampu melibatkan supplier yang benar-benar memenuhi syarat adminstratif

dan teknis

4

Supplier mampu menyediakan obat secara cepat dan tepat Dapat menjaring supplier yang berkapasitas tinggi

Cara mengetahui kredibilitas supplier obat / farmasi :

o Komponen Pelayanan : Catatan keterlibatan; Respon terhadap pembelian; Waktu pengiriman Ketaatan terhadap instruksi pengiriman Kelengkapan dokumen Kemasan/labeling Kebijakan obat yang expired date (ED) Saran terhadap upaya penghematan

o Komponen Mutu : Mutu (sesuai standar, ada informasi hasil kendali mutu dan ED obat sesuai

kontrak) Pengepakan / pengiriman

PENGHAPUSAN STOK :Kegiatan dan/ tindakan untuk meniadakan/memusnahkan, mengurangi, menjual barang yang sudah tidak efisien karena rusak, hilang, mati, susut dari daftar/ buku inventaris

Dasar Penghapusan :

1. Keadaan fisik barng, karena : Rusak berat atau nilai pemanfaatnnya tidak efisien lagi Hilang Mati ( hewan) Berlebih/ tidak diperlukan lagi Susut

2. Karena Peraturan

Tindak lanjut Penghapusan :

a. Penjualan lelang sesuai peraturan b. Penghibahan/ disumbangkanc. Pemusnahand. Pemanfaatan langsunge. Penukaranf. Sebagi penyertaan modal pemerintah

Tindak lanjut Penghapusan dengan cara pemusnahan, dibuang, dan/ ditanam harus memenuhi syarat sebagai berikut: Barang rusak berat, dan tua sehingga tak dapat dimanfaatkan lagi Tidak punya nilai pakai dan tidak laku dijual Sudah tidak diperlukan untuk kegiatan lagi

5

Barang yang telah dinyatakan membahayakan Karena peraturan yang berlaku.

6