SKRIPSI ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI ...repository.stikes-bhm.ac.id/387/1/SKRIPSI...
208
i SKRIPSI ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT ISLAM SITI AISYAH MADIUN TAHUN 2017 Oleh : ERLIN KURNIAWATI NIM : 201303016 PEMINATAN ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN PRODI KESEHATAN MASYARAKAT STIKES BHAKTI HUSADA MULIA MADIUN 2017
Transcript of SKRIPSI ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI ...repository.stikes-bhm.ac.id/387/1/SKRIPSI...
i
SKRIPSI
ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI
FARMASI RUMAH SAKIT ISLAM SITI AISYAH MADIUN
TAHUN 2017
Oleh :
ERLIN KURNIAWATI
NIM : 201303016
PEMINATAN ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN
PRODI KESEHATAN MASYARAKAT
STIKES BHAKTI HUSADA MULIA MADIUN
2017
ii
SKRIPSI
ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI
FARMASI RUMAH SAKIT ISLAM SITI AISYAH MADIUN
TAHUN 2017
Diajukan untuk memenuhi
Salah satu persyaratan dalam mencapai gelar
Sarjana Kesehatan Masyarakat (S.KM)
Oleh :
ERLIN KURNIAWATI
NIM : 201303016
PEMINATAN ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN
PRODI KESEHATAN MASYARAKAT
STIKES BHAKTI HUSADA MULIA MADIUN
2017
iii
iv
v
HALAMAN PERNYATAAN
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Erlin Kurniawati
NIM : 201303016
Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini adalah hasil pekerjaan saya sendiri
dan didalamnya tidak terdapat karya yang pernah diajukan dalam memperoleh gelar
sarjana di suatu perguran tinggi dan lembaga pendidikan lainnya. Pengetahuan yang
diperoleh dari hasil penerbitan baik yang sudah maupun belum/tidak
dipublikasikan, sumbernya dijelaskan dalam tulisan dan daftar pustaka.
Madiun, Agustus 2017
Erlin Kurniawati
NIM. 201303016
vi
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Data Pribadi
Nama : Erlin Kurniawati
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat dan Tanggal Lahir : Magetan, 11 Desember 1992
Agama : Islam
Alamat : Jalan Melati 1, Desa Manjung RT 03/RW 01,
Kec.Barat, Kab Magetan, Jawa Timur
Email : [email protected]
II. Riwayat Pendidikan
Tahun 2005 tamat SD Negeri Manjung
Tahun 2008 tamat SMP Negeri 1 Barat
Tahun 2011 tamat SMK Farmasi Katolik Bina Farma Madiun
III. Riwayat Pekerjaan
Mei 2011-Agustus 2013, Asisten Apoteker Pada Apotek Tiara Surabaya
September 2013-Sekarang, Asisten Apoteker Pada Apotek Mutiara Barat,
Magetan
vii
ABSTRAK
Erlin Kurniawati
ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI FARMASI
RUMAH SAKIT ISLAM SITI AISYAH MADIUN TAHUN 2017
137 halaman + 8 tabel + 2 gambar + lampiran
Obat sebagai aset lancar rumah sakit sangat penting untuk kelangsungan
hidup pasien karena intervensi pelayanan kesehatan dirumah sakit 90% lebih
menggunakan obat. Terjadinya kekosongan obat, kehabisan stok, atau stok yang
menumpuk berdampak secara medis dan ekonomi. Hal seperti ini memerlukan
upaya pengelolaan obat yang efisien dan efektif. Di Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun mengenai ketersediaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun merupakan variabel yang memiliki angka ketidakpuasan tinggi dengan
nilai sebesar 56,7%. Untuk itu maka perlu dilakukan analisis manajemen logistik
obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif untuk mendapatkan
informasi yang lebih mendalam tentang proses manajemen logistik obat di instalasi
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017. Penelitian ini dilakukan pada bulan
April-Juni 2017. Informan penelitian ini berjumlah 7 informan terdiri dari Kepala
Instalasi Farmasi, Koordinator Pelayanan Farmasi, Asisten Apoteker Rawat Inap,
Asisten Apoteker Rawat Jalan, Koordinator Gudang Farmasi, Staf Gudang Farmasi,
serta Kabag Perencanaan dan Keuangan.
Hasil penelitian menunjukan bahwa manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum efektif. Hal ini terlihat dari beberapa
komponen Input yang terlihat bahwa SDM yang masih kurang, masih ada point
dalam SOP yang diabaikan serta sarana kurang memadai terutama untuk gudang
penyimpanan yang masih kurang luas. Sedangkan untuk proses masih terlihat
bahwa perencanaan, pengadaan dan pengendalian belum efektif serta penyimpanan
kurang memadai. Output yang dihasilkan masih terdapat obat yang kosong dan
kadaluwarsa.
Disarankan Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun lebih memperhatikan
sistem manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
khususnya mengenai kuantitas dan kualitas SDM serta sarana prasarana.
Kata kunci : Manajemen Logistik Obat, Instalasi Farmasi, Rumah Sakit
viii
ABSTRACT
Erlin Kurniawati
ANALYSIS OF DRUG LOGISTIC MANAGEMENT IN PHARMACEUTICAL
INSTALLATION OF SITI AISYAH HOSPITAL MADIUN 2017
137 pages + 8 tables + 2 images + attachments
Drugs as a vital current asset for patient survival in hospital because 90%
more health service interventions are using drug. The occurrence of drug void, out
of stock, or stacked up stock that impacts medically and economically. This requires
effective and efficient drug management attemption. In Pharmacy Installation of
Hospital Siti Aisyah Madiun showed the availability of drugs has a high rate of
dissatisfaction with a value of 56.7%. Therefore, necessary to analyze the drug
logistics management in Installation of Pharmacy RSI Siti Aisyah Madiun.
This research is descriptive qualitative, its to get deeper information about
the process of drug logistics management in pharmacy installation RSI Siti Aisyah
Madiun Year 2017. This research was conducted in April-June 2017. The
informants of this research are 7, consist of Head of Pharmacy Installation,
Coordinator of Pharmacy Services, Inpatient Pharmacist Assistant, Outpatient
Pharmacist Assistant, Pharmaceutical Warehouse Coordinator, Pharmaceutical
Warehouse Staff, and Head of Planning and Finance.
The results showed that the management of drug logistics in Pharmacy
Installation RSI Siti Aisyah Madiun is not effective. It can be seen from some
components of Input that the human resources are still lacking, there are still points
in the SOP is neglected and facilities are not adequate, especially for the warehouse
storage is still less extensive. As for the process is seen that the planning,
procurement and control has not been effective and inadequate storage. The
resulting Output there are many drug that empty and expired.
Suggested in Pharmacy Installation of RSI Siti Aisyah Madiun more focuss
to drug logistics management system especially for quantity and quality human
resources and infrastructure facilities.
Keywords: Logistic Management of Drugs, Pharmacy Installation, Hospital
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Sampul Depan ........................................................................................ i
Sampul Dalam ....................................................................................... ii
Lembar Persetujuan ................................................................................ iii
Lembar Pengesahan ................................................................................ iv
Lembar Pernyataan Keaslian Penelitian ................................................. v
Daftar Riwayat Hidup ............................................................................ vi
Abstrak ................................................................................................... vii
Abstract .................................................................................................. viii
Daftar Isi ................................................................................................. ix
Daftar Tabel ............................................................................................ xi
Daftar Gambar ........................................................................................ xii
Daftar Lampiran ..................................................................................... xiii
Daftar Singkatan ..................................................................................... xiv
Daftar Istilah ........................................................................................... xv
Kata Pengantar ....................................................................................... xvi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .......................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ..................................................................... 8
1.3 Tujuan Penelitian ....................................................................... 8
1.4 Manfaat Penelitian ..................................................................... 9
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit .............................................................................. 10
2.2 Instalasi Farmasi Rumah Sakit .................................................. 14
2.3 Pengertian Sistem ...................................................................... 17
2.4 Sumber Daya Manusia (SDM) .................................................. 18
2.5 Anggaran ................................................................................... 22
2.6 Sarana Prasarana ....................................................................... 22
2.7 Prosedur ..................................................................................... 24
2.8 Manajamen Logistik Farmasi Rumah Sakit .............................. 25
2.8.1 Logistik Rumah Sakit ....................................................... 25
2.8.2 Kegiatan dan Tujuan Logistik Rumah Sakit..................... 25
2.8.3 Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit ........... 28
2.8.3.1. Fungsi Perencanaan ............................................. 28
2.8.3.2. Fungsi Penganggaran ........................................... 32
2.8.3.3. Fungsi Pengadaan ................................................ 33
2.8.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan ................. 37
2.8.3.5. Fungsi Penyaluran/ Distribusi .............................. 43
2.8.3.6. Pemeliharaan ........................................................ 46
2.8.3.7. Penghapusan ......................................................... 47
2.8.3.8. Pengendalian ........................................................ 48
x
BAB 3 KERANGKA KONSEPTUAL
3.1 Kerangka Konseptual ................................................................ 52
3.2 Pertanyaan Penelitian ................................................................ 53
BAB 4 METODE PENELITIAN
4.1 Desain Penelitian ....................................................................... 55
4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................... 55
4.3 Informan Penelitian .................................................................. 55
4.4 Definisi Operasional .................................................................. 57
4.5 Instrumen Penelitian .................................................................. 59
4.6 Pengumpulan Data ................................................................... 60
4.7 Validitas Data ........................................................................... 60
4.8 Analisis Data ............................................................................ 61
4.9 Penyajian Data .......................................................................... 62
BAB 5 HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Hasil........................... ............................................................... 64
5.1.1 Profil RSI Siti Aisyah Madiun ......................................... 64
5.1.2 Input Manajemen Logistik Obat ....................................... 71
5.1.3 Proses Manajemen Logistik Obat ..................................... 83
5.1.4 Output Manajemen Logistik Obat .................................... 101
5.2 Pembahasan .............................................................................. 103
5.2.1 Input Manajemen Logistik Obat ....................................... 104
5.2.2 Proses Manajemen Logistik Obat ..................................... 112
5.2.3 Output Manajemen Logistik Obat .................................... 129
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan ................................................................................ 133
6.2 Saran .......................................................................................... 134
Daftar Pustaka ........................................................................................ 135
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Distribusi Responden tingkat kepuasan terhadap pelayanan . 5
Tabel 2.1 Tabel Prioritas Pengadaan Obat Metode ABC dan VEN ...... 51
Tabel 3.1 Tabel Definisi Operasional ..................................................... 57
Tabel 5.1 Data Ketenagaan RSI Siti Aisyah Madiun 2017 ................... 69
Tabel 5.2 Jumlah Tempat Tidur Tahun 2017 ......................................... 69
Tabel 5.3 Hasil Observasi Sarana Prasarana .......................................... 81
Tabel 5.4 Hasil Observasi Syarat Gudang Untuk Penyimpanan ............ 92
Tabel 5.5 Hasil Observasi Pengaturan Penyimpanan Obat .................... 93
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Siklus Pengelolaan Persediaan Obat .................................. 27
Gambar 3.1 Kerangka Konsep Penelitian .............................................. 52
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Lembar Pedoman wawancara ............................. 138-141
Lampiran 2 Lembar Observasi ............................................... 142-145
Lampiran 3 Struktur Organisasi RSI Siti Aisyah Madiun ............. 146
Lampiran 4 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSI .................. 147
Lampiran 5 Surat ijin penelitian .................................................... 148
Lampiran 6 Surat Keterangan selesai Penelitian ............................ 149
Lampiran 7 Contoh Surat Pesanan ................................................. 150
Lampiran 8 Dokumentasi ........................................................ 151-152
Lampiran 9 Form Kartu bimbingan ................................................. 153
Lampiran 10 Form Revisi ................................................................ 154
Lampiran 11 Hasil Observasi .................................................... 155-158
Lampiran 12 Matriks wawancara .............................................. 159-191
xiv
DAFTAR SINGKATAN
APA : Apoteker Penanggungjawab Apotek
APAR : Alat Pemadam Api Ringan
APBN : Anggaran Pemerintah Berbasis Negara
APBD :Anggaran Pemerintah Berbasis Daerah
ATK : Alat Tulis Kantor
BHP : Bahan Habis Pakai
BOR : Bed Occupancy Rate
BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
BPOM : Badan Pengawas Obat dan Makanan
BUMN : Badan Usaha Milik Negara
CSR : Corporate Social Responsibility
DEPKES : Departemen Kesehatan
DOEN : Daftar Obat Esensial Nasional
DPJP : Dokter Penanggungjawab
ED : Expire Date
FEFO : First Expired date First Out
FIFO : First In First Out
FORNAS : Formularium Nasional
ICCU : Intensive Cardiologi Care Unit
IFRS : Instalasi Farmasi Rumah Sakit
KFT : Komite Farmasi Terapi
LASA : Look Alike Sound Alike
NICU : Neonatus Intensive Care Unit
PBF : Perusahaan Besar Farmasi
PERMENKES : Peraturan Menteri Kesehatan
PICU : Pediatric Intensive Care Unit
PPP : Pencatatan Penggunaan Obat
RAPB : Rancangan Anggaran Pendapatan Belanja
RSI : Rumah Sakit Islam
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
SDM : Sumber Daya Manusia
SOP : Standart Operating Prosedure
SP : Surat Pesanan
xv
DAFTAR ISTILAH
Cito : Pemesanan dilakukan isidental dan harus segera
Death Stok : Obat yang tidak digunakan dalam waktu 3 bulan
berturut- turut
Expired date : Tanggal kaduluwarsa
First Expired First Out : mekanisme penggunaan obat, obat dengan expired
terlebih dalu harus digunakan terlebih dahulu
First In First Out : mekanisme penggunaan obat, obat yang datang
pertama harus digunakan terlebih dahulu
Floor Stock : Sistem persediaan obat di ruangan
Lead time : Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang mulai
pemesanan sampai obat diterima
Live Saving : Obat yang harus ada di Rumah sakit
Look Alike Sound Alike :Obat dengan penampilan dan penamaan yang mirip
Obat fast moving : Obat yang perputaran/ pergerakannya cepat
Obat slow moving : obat yang perputaran/ pergerakannya lambat
Recenter paratus : Harus dibuat baru
revenue center : Unit penghasil atau Sumber pendapatan
stock out : Kekosongan Obat
stock opname : Kegiatan mencocokan kondisi fisik dengan kartu
stok
xvi
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kepada Allah SWT karena berkat rahmat dan hidayah-
Nya, sehingga skripsi dengan judul “Analisis Manajemen Logistik Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun Tahun 2017” dapat diselesaikan.
Tersusunya skripsi ini tentu tidak lepas dari bimbingan, saran dan dukungan
moral kepada penulis. Pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terimakasih
kepada beberapa pihak yang telah membantu penulis selama penyusunan skripsi
ini. Ucapan terima kasih saya sampaikan kepada :
1. Bapak Zaenal Abidin, S.KM., M.Kes (Epid) selaku Ketua STIKES Bhakti
Husada Mulia Madiun.
2. Ibu Avicena Sakufa S.KM., M.Kes selaku Ketua Prodi S1-Kesehatan
Masyarakat.
3. dr. Hj. Rini Krisnawati, MARS sebagai Direktur Rumah Sakit Islam Siti Aisyah
Madiun.
4. Ibu Farida, S.Si, Apt Selaku Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah Madiun.
5. Bapak Kuswanto,Skep.Ns., Mkes sebagai pembimbing I yang telah
memberikan arahan dan bimbingannya.
6. Ibu Eva Rusdianah, S.KM., MPH sebagai pembimbing II yang telah
memberikan arahan dan bimbingannya.
7. Bapak Suhadi Prayitno, SKM., MM selaku Dewan penguji
xvii
Skripsi ini telah penulis susun seoptimal mungkin namun penulis menyadari
bahwa masih terdapat kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu,
penulis mohon saran dan masukan dari berbagai pihak untuk perbaikan penyusunan
skripsi ini. Akhir kata penulis sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang
telah berperan serta dalam penyusunan skripsi ini dari awal sampai akhir. Semoga
Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita.
Madiun, Agustus 2017
Penulis
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Upaya kesehatan adalah kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi
masyarakat. Upaya kesehatan diselenggarakan dengan pendekatan pemeliharaan
peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan
penyakit (kuratif), dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif), yang diselenggarakan
secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan. Konsep kesatuan upaya
kesehatan ini menjadi pedoman dan pegangan bagi semua fasilitas kesehatan di
Indonesia, termasuk rumah sakit (Satibi, 2016).
Menurut undang-undang RI No 44 tahun 2009 Rumah Sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat. Salah satu kewajiban rumah sakit yaitu membuat, melaksanakan, dan
menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam
melayani pasien, Sehingga kewajiban ini menuntut rumah sakit untuk terus
melakukan upaya dalam memperbaiki kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan.
Rumah Sakit salah satunya juga harus memenuhi persyaratan kefarmasian,
Persyaratan kefarmasian sebagaimana yang dimaksud yaitu harus menjamin
ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman
dan terjangkau.
2
Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan
revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan
kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi obat-obatan, bahan
kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran, dan gas medik,
dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan
farmasi. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan
penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan,
keamanan dan keefektifan penggunaan obat (Suciati, 2006).
Obat sebagai aset lancar rumah sakit sangat penting untuk kelangsungan
hidup pasien karena intervensi pelayanan kesehatan dirumah sakit 90% lebih
menggunakan obat. Hal inilah yang akhirnya menyebabkan ketersediaan obat
menjadi indikator yang sangat penting. Terjadinya kekosongan obat, kehabisan
stok, atau stok yang menumpuk berdampak secara medis dan ekonomi. Hal seperti
ini memerlukan upaya pengelolaan obat yang efisien dan efektif (Satibi, 2016).
Dalam peraturan menteri kesehatan republik Indonesia Nomor 72 tahun 2016
Tentang Standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit, Pelayanan Kefarmasian
adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggungjawab kepada pasien yang
berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk
meningkatkan mutu kehidupan pasien.
Tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu Pelayanan
Kefarmasian, mengharuskan rumah sakit untuk meningkatkan mutu secara bertahap
agar menjadi lebih efektif dan efisien bagi pasien, keluarga maupun masyarakat.
Pengelolaan obat di instalasi farmasi harus dilakukan secara baik agar rumah sakit
3
terhindar dari masalah kehabisan persediaan obat di instalasi farmasi. Apabila
terjadi kekosongan stok obat di instalasi farmasi tentu akan sangat berpengaruh
terhadap mutu pelayanan yang diberikan kepada pasien.
Menurut penelitian Ajrina Winasari, tentang penyebab kekosongan stok obat
dan cara pengendaliannya di RSUD kota bekasi pada tahun 2015 menyatakan
bahwa pengelolaaan obat yang dilakukan masih belum cukup efektif. Hal ini
dikarenakan masih ada beberapa komponen input (Sumber daya manusia, dana,
kebijakan, prosedur dan distributor), proses (perencanaan, pengadaan, pengawasan
dan pengendalian), serta output (stock out, obat kaduluarsa, stock opname) yang
belum memenuhi standart sesuai dengan permenkes No. 58 tahun 2014 tentang
standart pelayanan kefarmasian di rumah sakit.
Dari penelitian Malinggas Tahun 2015 tentang anilisis manajemen logistik
obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Dr Sam Ratulangi Tondano
menyimpulkan bahwa manajemen logistik obat di instalasi farmasi RSUD Dr Sam
Ratulangi Tondano belum berjalan sesuai standart pelayanan kefarmasian di Rumah
Sakit yang sudah ditetapkan, dikarenakan kendala yang ada fasilitas gudang farmasi
dan instalasi farmasi belum memadai sehingga masih terjadi penumpukan obat.
Berdasarkan penelitian oleh Anindita tentang cara pengendaliaan
persediaan obat paten di RS Zahirah pada tahun 2014, kekosongan obat juga terjadi
dimana 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan 1 (januari-
Maret) tahun 2014. Hal ini menunjukan bahwa terdapat 164 jenis obat yang belum
dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu yang dibutuhkan sehingga
harus dibeli Cito (pemesanan dilakukan secara insidental dan harus segera) ke
4
apotek luar. Rata-rata terdapat 6 jenis obat yang dibeli ke apotek luar setiap harinya,
hal ini tentu saja dapat merugikan rumah sakit.
Berdasarkan penelitian oleh Mahmud Badaruddin pada tahun 2015
mengenai gambaran pengelolaan persediaan obat digudang farmasi RSUD kota
sekayu kabupaten musi banyuasin palembang menyatakan bahwa pengelolaan
persediaan obat di gudang farmasi RSUD kota sekayu belum efektif. Hal ini terlihat
dari beberapa komponen mulai dari input yaitu SDM yang kurang, sarana dan
tempat gudang penyimpanan yang kurang memadai serta anggaran yang kurang,
untuk proses yaitu perencanaan yang kurang tepat dan tempat penyimpanan yang
kurang memadai sedangkan output masih terdapat obat yang kaduluwarsa dan
rusak.
Sedangkan berdasarkan penelitian oleh Rahmi Fadhila tentang
pengendalian persediaan obat generik di Rumah Sakit Islam Asshobirin tahun 2013
menyatakan bahwa RS perlu membentuk Komite Farmasi Terapi (KFT) untuk
menyusun formularium, penyesuaian sistem informasi untuk menghasilkan
informasi mengenai jumlah penggunaan setiap dalam periode tertentu agar
memudahkan dalam menyusun kebutuhan obat dan perlu menetapkan metode
pengendalian persediaan untuk menghindari stock out dan pembelian cito.
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun adalah rumah sakit islam pertama di
kota madiun yang berdiri pada tanggal 31 Agustus 1962. Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah memiliki Instalasi Farmasi 24 jam yang dikepalai oleh seorang apoteker.
5
Berdasarkan Hasil survei penelitian oleh Rahmawati mengenai tingkat
kepuasan pasien di Instalasi Farmasi Rawat Jalan RSI Siti Aisyah Madiun dapat
dilihat berikut ini :
Tabel 1.1 Distribrusi responden berdasarkan tingkat kepuasan terhadap pelayanan
farmasi di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Pada Bulan Februari
Tahun 2016.
No Variabel
Tingkat kepuasan
Tidak puas Puas
Σ % Σ %
1 Kenyamanan ruang tunggu 8 26,7 22 73,3
2 Penampilan petugas 4 13,3 26 86,7
3 Fasilitas ruang tunggu 8 26,7 22 73,3
4 Waktu tunggu pelayanan obat 25 83,3 5 16,7
5 Ketersediaan obat 17 56,7 13 43,3
6 Pemberiaan edukasi oleh petugas 7 23,3 23 76,7
7 Keterjangkauan harga obat 4 13,3 26 86,7
8 Keramahan petugas oleh pasien 4 13,3 26 86,7
9 Kesediaan petugas mendengar keluhan 6 20 4 80
10 Kesediaan petugas memberikan solusi 7 23,3 23 76,7
Sumber : data sekunder, 2016
Berdasarkan tabel 1.1, Dari semua variabel yang ada mengenai waktu tunggu
dan ketersediaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun pada bulan
februari tahun 2016 merupakan variabel yang memiliki angka ketidakpuasan paling
tinggi, dalam variabel waktu tunggu dan ketersediaan obat dapat diketahui bahwa
pasien yang menyatakan tidak puas masih diatas 50%, untuk waktu tunggu
pelayanan obat responden yang menyatakan tidak puas yaitu sebesar 83,3%
sedangkan untuk ketersediaan obat responden yang menyatakan tidak puas sebesar
56,7%.
6
Berdasarkan penelitian oleh rahmawati pada tahun 2016 di Instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun yang menyatakan bahwa rata-rata waktu tunggu pelayanan
resep obat jadi adalah 8,54 menit dan obat racikan adalah 16,95 menit, hal ini
menunjukan bahwa waktu tunggu pelayanan obat di RSI Siti Aisyah Madiun masih
masuk range PERMENKES Nomor.129/MENKES/SK/II/2018 yaitu waktu tunggu
kurang dari 30 menit untuk obat jadi dan kurang dari 60 menit untuk obat racikan.
Sedangkan permasalahan yang kedua mengenai ketersediaan obat di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun juga merupakan variabel yang memiliki angka
ketidakpuasan tinggi dengan nilai sebesar 56,7%, sehingga untuk pengelolaan
persediaan obat perlu adanya pembahasan secara mendalam.
Berdasarkan survei awal melalui wawancara dari kepala instalasi farmasi RSI
Siti Aisyah Madiun bahwa untuk ketersediaan obat sudah hampir tercapai,
meskipun masih ada beberapa yang mengalami stock out. Hal ini dapat dibuktikan
dengan kalimat dibawah ini :
“output manajemen logistik belum tercapai 100%, meskipun nilai obat stock
out tidak terlalu besar (Ka. Farmasi).”
Adapun kendala yang dialami oleh instalasi farmasi dalam melakukan fungsi
manajemen logistik yakni pelaksanaan yang belum berjalan maksimal hal ini
disebabkan karena tempat penyimpanan yang belum memadai dan tenaga teknis
kefarmasian yang masih kurang.
7
Hal ini dapat dibuktikan dengan kalimat dibawah ini :
“Kendala pada tempat penyimpanan masih kecil, terutama untuk cairan
infus tidak bisa masuk semua, kemuadian sistem FEFO/FIFO belum
maksimal dalam pelaksanaannya (Ka.Farmasi).”
“karena tidak maksimal, akhirnnya pengendaliannya dilakukan setiap hari,
paling tidak ada cross cek untuk barang-barang yang hampir stok out, selain
itu untuk pengadaan belum terlalu banyak, hanya untuk 3hari-1minggu
karena tempat dan pengendalian yang belum maksimal (Ka.Farmasi).”
Sedangkan pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72
tahun 2016 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit pada pasal 6
disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan kefarmasian di rumah sakit harus
menjamin ketersedian sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan habis pakai yang
aman, bermutu, bermanfaat dan terjangkau.
Dalam KEPMENKES RI Nomor HK.02.02/MENKES/52/2015 tentang
rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015-2019 menyatakan bahwa salah
satu strategi pembangunan kesehatan 2015-2019 yaitu meningkatkan ketersediaan,
keterjangkauan, pemerataan dan kualitas farmasi dan alat kesehatan. Dalam rencana
strategis kementerian kesehatan tahun 2015-2019 juga menyebutkan bahwa salah
satu kegiatan yang akan dilakukan adalah dukungan manajemen dan pelaksanaan
tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan alat kesehatan dengan sasaran
kegiatan ini adalah meningkatnya dukungan manajemen dan pelaksanaan tugas
teknis lainnya pada program kefarmasian dan alat kesehatan dengan indikator
pencapaian sasaran adalah presentase kepuasan pasien terhadap dukungan
manajemen sebesar 95%.
8
Berdasarkan dari uraian latar belakang diatas, maka peneliti tertarik untuk
mengetahui gambaran analisis manajamen logistik obat di Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Islam Siti Aisyah Madiun.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah dari latar belakang tersebut yaitu Bagaiamana analisis
manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun tahun 2017?
1.3 TUJUAN PENELITIAN
1.3.1 Tujuan Umum
Untuk menganalisis gambaran manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun tahun 2017.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Mengetahui gambaran input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, serta
prosedur) dalam manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun.
2. Mengetahui gambaran proses manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun yang meliputi fungsi manajemen logistik
obat yaitu mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan, Penyimpanan,
Pendistribusian atau Penyaluran, Pemeliharaan, Penghapusan, sampai dari
pengendalian logistik obat.
3. Mengetahui gambaran output manajemen logistik obat mengenai ketersediaan
obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
9
1.4 MANFAAT PENELITIAN
1.4.1 Manfaat Praktis
1. Bagi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
a. Mengetahui sejauh mana pelaksanaan manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah.
b. Hasil penelitian dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk penyusunan
pengelolaan persediaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah.
2. Bagi peneliti
a. Dapat menerapkan keilmuan manajemen pelayanan kesehatan khususnya
manajemen logistik.
b. Mendapatkan gambaran nyata mengenai manajemen logistik obat di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Asyah Madiun.
1.4.2 Manfaat Teoritis
Bagi institusi pendidikan (STIKES Bhakti Husada Mulia Madiun)
a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait dengan manajemen logistik obat di
Rumah Sakit.
b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya mengenai
manajemen logistik obat dirumah sakit.
10
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rumah Sakit
2.1.1 Pengertian Rumah Sakit
Menurut Febriawati (2013) rumah Sakit itu adalah sebuah tempat, tetapi juga
sebuah fasilitas, sebuah institusi dan sebuah organisasi. Untuk mengetahui definisi
dari rumah sakit secara jelas dapat kita lihat dari pendapat para ahli dibawah ini:
1. Menurut undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Rumah Sakit
adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah Sakit harus tetap mampu meningkatkan
pelayanan kesehatan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar
terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.
2. Menurut Azwar tahun 1996 Rumah Sakit adalah suatu organisasi yang melalui
tenaga medis profesional yang terorganisasi serta sarana kedokteran yang
permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang
berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh
pasien.
3. Menurut American Hospital Association tahun 1978 Rumah Sakit adalah suatu
institusi yang fungsi utamanya adalah untuk memberikan pelayanan kepada
pasien-diagnostik dan terapeutik untuk berbagai penyakit dan masalah
kesehatan, baik yang bersifat bedah maupun non bedah.
11
4. Rumah Sakit menurut Dr.Suparto Adikoesoemo tahun 2002 adalah bagian dari
keseluruhan sistem pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana
pembangunan kesehatan dan merupakan suatu sistem sosial yang didalamnya
terdapat obyek manusia sebagai pasien.
2.1.2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut undang-undang Nomor 44 tahun 2009, Berikut merupakan tugas
sekaligus fungsi dari Rumah sakit secara umum, yaitu :
1. Melaksanakan pelayanan medis, pelayanan penunjang medis,
2. Melaksanakan pelayanan medis tambahan, pelayanan penunjang medis
tambahan,
3. Melaksanakan pelayanan kedokteran kehakiman,
4. Melaksanakan pelayanan medis khusus,
5. Melaksanakan pelayanan rujukan kesehatan,
6. Melaksanakan pelayanan kedokteran gigi,
7. Melaksanakan pelayanan penyuluhan kesehatan,
8. Melaksanakan pelayanan rawat jalan atau rawat darurat dan rawat tinggal
(observasi), Melaksanakan pelayanan rawat inap,
9. Melaksanakan pelayanan administratif,
10. Melaksanakan pendidikan para medis,
11. Membantu pendidikan tenaga medis umum,
12. Membantu pendidikan tenaga medis spesialis,
13. Membantu penelitian dan pengembangan kesehatan,
14. Membantu kegiatan penyelidikan epidemiologi.
12
2.1.3. Jenis Rumah Sakit
Berdasarkan kepemilikannya rumah sakit di indonesia dibedakan ke dalam
dua jenis (UU Nomor 44 tahun 2009) yakni :
1. Rumah sakit Publik, yaitu rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah (termasuk
pemerintah daerah) dan badan hukum lain yang bersifat nirlaba.
Rumah sakit publik meliputi :
a. Rumah sakit milik departemen kesehatan.
b. Rumah sakit milik pemerintah daerah provinsi.
c. Rumah sakit milik pemerintah daerah kabupaten atau kota.
d. Rumah sakit milik tentara nasional Indonesia.
e. Rumah sakit milik kepolisian republik indonesia.
f. Rumah sakit milik departemen diluar depatemen kesehatan (termasuk milik
badan usaha milik negara seperti pertamina).
2. Rumah sakit privat, yaitu rumah sakit yang dikelola oleh badan hukum dengan
tujuan profit yang berbentuk perseroan terbatas atau persero. Rumah sakit privat
meliputi :
a. Rumah sakit milik yayasan.
b. Rumah sakit milik perusahaan.
c. Rumah sakit milik penanam modal (dalam negeri dan luar negeri).
d. Rumah sakit milik badan hukum lain.
13
Di Indonesia, Rumah sakit dapat juga dibedakan berdasarkan jenis
pelayanannya menjadi tiga pelayanan, yaitu :
1. Rumah Sakit Umum
Rumah Sakit umum adalah rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat untuk semua jenis penyakit, mulai dari pelayanan
kesehatan dasar sampai dengan pelayanan sub spesialistis sesuai dengan
kemampuannya.
2. Rumah Sakit Jiwa
3. Rumah Sakit Khusus
Rumah Sakit khusus adalah Rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat untuk jenis penyakit tertentu atau berdasarkan
disiplin ilmu tertentu. Sebagai contoh rumah sakit khusus, yaitu rumah sakit khusus
mata,paru,rehabilitasi,jantung,kanker,dan sebagainya.
Menurut Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, dalam
rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara berjenjang dan fungsi rujukan,
rumah sakit umum dan rumah sakit khusus diklasifikasikan berdasarkan fasilitas
dan kemampuan pelayanan rumah sakit.
1. Klasifikasi rumah sakit umum terdiri atas :
a. Rumah sakit umum kelas A, mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan
medik paling sedikit 4 spesialis dasar, 5 spesialis penunjang medik, 12
spesialis lain, dan 13 subspesialis dasar.
14
b. Rumah sakit umum kelas B, mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan
medik paling sedikit 4 spesialis dasar, 4 spesialis penunjang medik, 8 spesialis
lain, dan 2 subspesialis dasar.
c. Rumah sakit kelas C, mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medik
paling sedikit 4 spesialis dasar dan 4 spesialis penunjang medik.
d. Rumah sakit umum kelas D, mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan
medik paling sedikit 2 spesialis dasar.
2. Klasifikasi rumah sakit khusus terdiri atas :
a. Rumah sakit kelas A, mempunyai fasilitas dan kemampuan paling sedikit
pelayanan medik spesialis dan subspesialis sesuai kekhususan yang lengkap.
b. Rumah sakit kelas B, mempunyai fasilitas dan kemampuan paling sedikit
pelayanan medik spesialis dan subspesialis sesuai kekhususan yang terbatas.
c. Rumah sakit kelas C, mempunyai fasilitas dan kemampuan paling sedikit
pelayanan medik spesialis dan subspesialis sesuai kekhususan yang minimal.
2.2. Instalasi Farmasi Rumah Sakit ( IFRS )
2.2.1 Pengertian Instalasi Farmasi Rumah Sakit ( IFRS )
Instalasi farmasi rumah sakit dapat didefinisikan sebagai suatu departement
atau unit atau bagian di suatu rumah sakit dibawah pimpinan apoteker dan dibantu
oleh beberapa orang asisten apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional yang
bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian, yang terdiri
atas pelayanan paripurna
15
Pekerjaan dan pelayanan kefarmasian di IFRS adalah mencakup :
Perencanaan, Pengadaan, Produksi, Penyimpanan perbekalan kesehatan/sediaan
farmasi, Dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat tinggal dan rawat
jalan, Pengendalian mutu dan pengendalian distribusi, Penggunaan seluruh
perbekalan kesehatan di rumah sakit, Pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis
yang mencakup pelayanan langsung pada penderita, Pelayanan klinik yang
merupakan program rumah sakit secara keseluruhan (Hamzah, 2008).
2.2.2. Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit ( IFRS )
Menurut Hamzah (2008) Tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah
sebagai berikut :
1. Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat profesi kesehatan, dan
kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan memenuhi
syarat.
2. Membantu dalam penyediaan perbekalan yang memadai oleh apoteker rumah
sakit yang memenuhi syarat.
3. Menjamin praktik profesional yang bermutu tinggi melalui penetapan dan
pemeliharaan standart etika profesional, pendidikan, dan pencapaian, dan
melalui peningkatan kesejahteraan ekonomi.
4. Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan dalam ilmu
farmasetik pada umumnya.
5. Menyebarkan pengetahuan farmasi dengan mengadakan pertukaran informasi
antara para apoteker rumah sakit, anggota profesi, dan spesialis yang serumpun.
16
6. Memperluas dan memperkuat kemapuan apoteker rumah sakit untuk:
a. Secara efektif mengelola suatu pelayanan farmasi yang terorganisasi.
b. Mengembangkan dan memberikan pelayanan klinik.
c. Melakukan dan berpartisipasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam
program edukasi untuk praktisi kesehatan, penderita, mahasiswa, dan
masyarakat.
7. Meningkatkan pengetahuan dan pengertian praktik farmasi rumah sakit
kontemporer bagi masyarakat, pemerintah, industri farmasi dan profesional
kesehatan lainnya.
8. Membantu menyediakan personel pendukung yang bermutu untuk IFRS.
9. Membantu dalam pengembangan dan kemajuan profesi kefarmasian.
2.2.3. Tugas dan Tanggung jawab IFRS
Tugas utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita, sampai
pada pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam
rumah sakit baik untuk penderita rawat jalan, maupun untuk semua unit termasuk
poliklinik rumah sakit. Tanggung jawab IFRS adalah mengembangkan suatu
pelayanan farmasi yang luas dan terkoordinasi dengan baik dan tepat untuk
memenuhi berbagai bagian/unit diagnosis dan terapi, unit pelayanan keperawatan,
staf medik dan rumah sakit secara keseluruhan untuk kepentingan pelayanan
penderita yang lebih baik (Hamzah, 2008).
17
Menurut Aditama (2015) untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik
maka pelayanan apotek di rumah sakit harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
1. Mempunyai sistem yang mampu mendukung berjalannya kegiatan yang cepat,
tepat dan aman.
2. Sebaiknya mendistribusikan pelayanan dibeberapa loket untuk mempermudah
pasien.
3. Mampu membuat sistem inventory yang dapat menurunkan penggunaan modal
kerja.
4. Mampu menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh unit kerja di rumah sakit.
5. Memiliki karyawan yang andal dan terlatih.
2.3. Pengertian Sistem
Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen (subsistem) di dalam suatu
proses atau struktur dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi. Didalam suatu
sistem terdapat elemen-elemen atau bagian-bagian dimana didalam nya juga
membentuk suatu proses dalam suatu kesatuan, maka disebut sub sistem (bagian
dari sistem). Selanjutnya subsistem tersebut juga terjadi suatu proses berfungsi
sebagai sebagai suatu kesatuan sendiri sebagai suatu kesatuan sendiri sebagai
bagian dari subsistem tersebut.
Sistem terbentuk dari elemen atau bagian yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi. Apabila salah satu bagian atau subsistem tidak berjalan dengan
baik, maka akan mempengaruhi bagian yang lain.
18
Secara garis besarnya elemen-elemen dalam sistem itu sebagai berikut
(Notoatmodjo, 2011) :
1. Masukan (Input)
Adalah sub elemen-sub elemen yang diperlukan sebagai masukan untuk
berfungsinya sistem.
2. Proses
Adalah suatu kegiatan yang berfungsi untuk mengubah masukan sehingga
menghasilkan sesuatu (keluaran) yang direncanakan.
3. Keluaran (Output)
Hal yang dihasilkan oleh proses.
4. Dampak (Impact)
Akibat yang dihasilkan oleh keluaran setelah beberapa waktu lamanya.
5. Umpan Balik (Feed Back)
Merupakan hasil dari proses yang sekaligus sebagai masukan untuk sistem
tersebut.
6. Lingkungan (Environment)
Merupakan dunia di luar sistem yang mempengaruhi sistem tersebut.
2.4. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya (Hasibuan, 2015).
19
Berdasarkan PERMENKES No 72 Tahun 2016 tentang standar pelayanan
kefarmasian di rumah sakit menyatakan bahwa Instalasi Farmasi harus memiliki
Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja dan
petugas penunjang lain agar tercapai sasaran dan tujuan Instalasi Farmasi.
Ketersediaan jumlah tenaga Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian di
Rumah Sakit dipenuhi sesuai dengan ketentuan klasifikasi dan perizinan Rumah
Sakit yang ditetapkan oleh Menteri.
Uraian tugas tertulis dari masing-masing staf Instalasi Farmasi harus ada dan
sebaiknya dilakukan peninjauan kembali paling sedikit setiap tiga tahun sesuai
kebijakan dan prosedur di Instalasi Farmasi.
1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM)
Berdasarkan pekerjaan yang dilakukan, kualifikasi SDM Instalasi Farmasi
diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari:
1) Apoteker
2) Tenaga Teknis Kefarmasian
b. Untuk pekerjaan penunjang
1) Operator Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian
2) Tenaga Administrasi
3) Pekarya/Pembantu pelaksana.
2. Persyaratan SDM
Pelayanan Kefarmasian harus dilakukan oleh Apoteker dan Tenaga Teknis
Kefarmasian. Tenaga Teknis Kefarmasian yang melakukan Pelayanan
20
Kefarmasian harus di bawah supervisi Apoteker. Apoteker dan Tenaga Teknis
Kefarmasian harus memenuhi persyaratan administrasi seperti yang telah
ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ketentuan terkait
jabatan fungsional di Instalasi Farmasi diatur menurut kebutuhan organisasi
dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Instalasi Farmasi harus dikepalai
oleh seorang Apoteker yang merupakan Apoteker penanggung jawab seluruh
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit. Kepala Instalasi Farmasi diutamakan
telah memiliki pengalaman bekerja di Instalasi Farmasi minimal 3 (tiga)
tahun.
3. Beban Kerja dan Kebutuhan Beban Kerja
a. beban kerja
Dalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang
berpengaruh pada kegiatan yang dilakukan, yaitu:
1) kapasitas tempat tidur dan Bed Occupancy Rate (BOR);
2) jumlah dan jenis kegiatan farmasi yang dilakukan
3) jumlah Resep atau formulir permintaan Obat (floor stock) per hari
4) volume perbekalan farmasi.
b. Penghitungan Beban Kerja
Penghitungan kebutuhan Apoteker berdasarkan beban kerja pada Pelayanan
Kefarmasian di rawat inap yang meliputi pelayanan farmasi manajerial
dan pelayanan farmasi klinik dengan aktivitas pengkajian resep, penelusuran
riwayat penggunaan Obat, rekonsiliasi Obat, pemantauan terapi Obat, pemberian
informasi Obat, konseling, edukasi dan visite, idealnya dibutuhkan tenaga
21
Apoteker dengan rasio 1 Apoteker untuk 30 pasien. Penghitungan kebutuhan
Apoteker berdasarkan beban kerja pada Pelayanan Kefarmasian di rawat jalan
yang meliputi pelayanan farmasi menajerial dan pelayanan farmasi klinik
dengan aktivitas pengkajian Resep, penyerahan Obat, Pencatatan Penggunaan
Obat (PPP) dan konseling, idealnya dibutuhkan tenaga Apoteker dengan
rasio 1 Apoteker untuk 50 pasien.
Selain kebutuhan Apoteker untuk Pelayanan Kefarmasian rawat inap
dan rawat jalan, maka kebutuhan tenaga Apoteker juga diperlukan untuk
pelayanan farmasi yang lain seperti di unit logistik medik/distribusi, unit
produksi steril/aseptic dispensing, unit pelayanan informasi Obat dan lain-lain
tergantung pada jenis aktivitas dan tingkat cakupan pelayanan yang
dilakukan oleh Instalasi Farmasi. Selain kebutuhan Apoteker untuk Pelayanan
Kefarmasian di rawat inap dan rawat jalan, diperlukan juga masing-masing
1 (satu) orang Apoteker untuk kegiatan Pelayanan Kefarmasian di ruang tertentu,
yaitu:
1) Unit Gawat Darurat
2) (ICCU)/Neonatus Intensive Care Unit (NICU)/Pediatric Intensive Care Unit
(PICU)
3) Pelayanan Informasi Obat
22
2.5. Anggaran
Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat
adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk
penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Anggaran dalam pengelolaan
perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat
di rumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi
beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang
terbatas, sarana prasarana (Depkes, 2008).
Sumber anggaran dapat bersumber dari pemerintah maupun pihak swasta,
diantaranya yaitu (Depkes, 2008) :
1) Sumber anggaran yang berasal dari pemerintah antara lain dari APBN, APBD
dan Revolving Funds (Walikota/Gubernur).
2) Sumber anggaran yang berasal dari swasta antara lain CSR (BUMN), Donasi,
Asuransi.
2.6. Sarana Prasarana
Menurut PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa penyelenggaraan
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh sarana dan
peralatan yang memenuhi ketentuan dan perundang-undangan kefarmasian yang
berlaku. Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan Rumah Sakit,
dipisahkan antara fasilitas untuk penyelenggaraan manajemen, pelayanan
langsung kepada pasien, peracikan, produksi dan laboratorium mutu yang
dilengkapi penanganan limbah. Peralatan yang memerlukan ketepatan pengukuran
23
harus dilakukan kalibrasi alat dan peneraan secara berkala oleh balai pengujian
kesehatan atau institusi yang berwenang. Peralatan harus dilakukan pemeliharaan,
didokumentasi, serta dievaluasi secara berkala dan berkesinambungan.
1. Sarana
Fasilitas ruang harus memadai dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat
menunjang fungsi dan proses Pelayanan Kefarmasian, menjamin lingkungan kerja
yang aman untuk petugas dan memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit.
a. Fasilitas utama dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi terdiri
dari: Ruang Kantor/ Administrasi, Ruang penyimpanan perbekalan farmasi,Ruang
distribusi, Ruang konsultasi / konseling Obat, Ruang Pelayanan Informasi Obat,
Ruang produksi, Ruang Aseptic Dispensing, Laboratorium Farmasi, Ruang
produksi Non Steril, Ruang Penanganan Sediaan Sitostatik, Ruang Pencampuran/
Pelarutan/ Pengemasan Sediaan Yang Tidak Stabil, serta Ruang Penyimpanan
Nutrisi Parenteral.
b. Fasilitas penunjang dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi, terdiri
dari : Ruang tunggu pasien, Ruang penyimpanan dokumen/arsip Resep dan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang rusak,
Tempat penyimpanan Obat di ruang perawatan, Fasilitas toilet, kamar mandi untuk
staf.
2. Peralatan
Fasilitas peralatan harus memenuhi syarat terutama untuk perlengkapan
peracikan dan penyiapan baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair
untuk Obat luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada
24
pengukuran dan memenuhi persyaratan, peneraan dan kalibrasi untuk peralatan
tertentu setiap tahun.
Peralatan yang paling sedikit harus tersedia yaitu : Peralatan untuk penyimpanan,
peracikan dan pembuatan Obat baik steril dan nonsteril maupun aseptik/steril,
Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip, Kepustakaan yang memadai untuk
melaksanakan Pelayanan Informasi Obat, Lemari penyimpanan khusus untuk
narkotika, Lemari pendingin dan pendingin ruangan untuk Obat yang termolabil,
Penerangan, sarana air, ventilasi dan sistem pembuangan limbah yang baik,
Alarm.
2.7. Prosedur
SOP (Standart Operating Prosedure) adalah suatu perangkat lunak pengatur,
yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena
prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah,
prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai
SOP (Budiharjo, 2014).
Menurut PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa Penyelenggaraan Standar
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh ketersediaan sumber
daya kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi kepada keselamatan
pasien dan standar prosedur operasional.
25
2.8. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit
2.8.1. logistik rumah sakit
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat (Aditama, 2015).
Logistik merupakan bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan
bahan/ barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasionalnya instansi tersebut
dalam jumlah ,kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga
serendah mungkin.
2.8.2. Kegiatan dan Tujuan Logistik Rumah Sakit
Kegiatan logistik adalah pengembangan operasi yang terpadu dari kegiatan
pengadaan atau pengumpulan bahan, pengangkutan atau transportasi dari
pengumpulan bahan tersebut, kemudian penyimpanan bahan yang baru datang
maupun untuk kebutuhan. Kegiatan logistik meliputi (Febriawati, 2013) :
1. Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang, barang jadi.
2. Penggunaan fasilitas yang tersedia dari organisasi yang bersangkutan.
3. Penyiapan transportasi serta alat pengangkutan barang.
4. Masalah pembukuan dan pencatatan.
5. Pelaksanaan komunikasi yang bersuasif sebagai penyampaian ide konsep,
gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam organisasi
perusahaan.
6. Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku
cadang, barang jadi yang disesuaikan dengan jenis spesifikasi.
26
7. Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku suku
cadang, serta barang sampai batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas
barang yang bersangkutan.
Menurut Febriawati (2013) kegiatan logistik mempunyai 3 tujuan, yaitu :
1. Tujuan operasional
Agar tersedia barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang
memadai.
2. Tujuan keuangan
Upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin didalam sistem akuntasi.
3. Tujuan pengamanan
Agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan
tanpa hak, pencuriaan dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.
Agar tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dapat dicapai, maka
manajemen memerlukan unsur atau sarana atau “the tool of management”. Menurut
Seto (2015) meliputi unsur 5 M yaitu :
1. Man : Manusia, SDM yang diperlukan
2. Money : Uang yang dibutuhkan
3. Methods : Metode/sistim yang digunakan
4. Machines : Mesin-mesin yang digunakan
5. Market : Pasar yang digunakan untuk menjual produk atau jasa nya.
Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik, unsur-unsur tersebut
diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip-prinsip manajemen tersebut
27
merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya fungsi-fungsi logistik dengan
baik. Di dalam pengelolaan logistik, fungsi-fungsi manajemen yang merupakan
suatu siklus kegiatan dapat dijalankan sebagaimana terlihat pada gambar 2.1 :
Gambar 2.1 Siklus pengelolaan di bidang logistik (Seto, 2015)
Sukses atau gagalnya pengelolaan logistik ini ditentukan oleh kegiatan
didalam siklus tersebut yang paling lemah. Apabila lemah dalam perencanaan,
akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik secara keseluruhan
mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan
dan penyimpanan, tidak tersalurkannya obat/barang tersebut sehingga barang bisa
rusak, kaduluwarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak
akan membantu. Karena itu perlu dilakukan penghspusan yang berarti kerugian
pemeliharaan pengendalian
perencanaan
penganggaran
pengadaan
Penerimaan
Dan penyimpanan
Peramalan &
penentuan
kebutuhan
penghapusan
penyaluran
28
(Seto, 2015). Oleh karena itu penting dilakukan pengelolaan pada setiap fungsi-
fungsi tersebut.
2.8.3. Fungsi – Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit
2.8.3.1 Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan
tugas pekerjaannya dengan baik. Sebelum perencanaan ditetapkan ,umumnya
didahului oleh prediksi atau ramalan tentang peristiwa yang akan datang (Seto,
2015).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016, Perencanaan
kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan
Sediaan perbekalan Farmasi sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi,
kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan:
1. anggaran yang tersedia
2. penetapan prioritas
3. Sisa persediaan
4. data pemakaian periode yang lalu
5. waktu tunggu pemesanan
6. rencana pengembangan.
29
Menurut Satibi (2016) Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk
menentukan jumlah dan periode pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin
terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan
dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang
dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan
antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan harus
mempertimbangkan :
1. DOEN, Formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, dan ketentuan
setempat yang berlaku
2. Data catatan medik
3. Anggaran yang tersedia
4. Penetapan prioritas
5. Sisa persediaan
6. Data pemakaian periode yang lalu
7. Waktu tunggu pemesanan, dan
8. Rencana pengembangan.
Tujuan perencanaan obat :
1. Mendapatkan jenis dan jumlah obat tepat sesuai kebutuhan.
2. Menghindari kekosongan obat.
3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.
4. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
30
Perencanaan merupakan tahap awal pada pengadaan obat. Menurut Satibi
(2016) ada beberapa macam metode perencanaan, yaitu :
1. Metode morbiditas/epidemiologi
Metode ini diterapkan berdasarkan jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
yang digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yang didasarkan pada pola
penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time). Beberapa
hal yang menjadi pertimbangan dalam metode ini, yaitu menentukan jumlah pasien
yang akan dilayani dan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi penyakit,
menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan farmasi, menghitung
perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi, dan penyesuaian dengan alokasi dana
yang tersedia. Persyaratan utama dalam metode ini adalah rumah sakit harus sudah
memiliki standar pengobatan, sebagai dasar untuk penetapan obat yang akan
digunakan berdasarkan penyakit.
Langkah-langkah perhitungan metode morbiditas adalah :
a. Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur penyakit.
b. Menyiapkan data populasi penduduk.
c. Menyediakan data masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh populasi pada
kelompok umur yang ada.
d. Menghitung frekuensi kejadian masing-masing penyakit/tahun untuk seluruh
populasi pada kelompok umur yang ada.
e. Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi, dan lama pemberian obat
menggunakan pedoman pengobatan yang ada.
31
f. Menghitung jumlah yang harus diadakan untuk tahun anggaran yang akan
datang.
Keunggulan dan kelemahan metode epidemiologi
Keunggulan :
a. Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran
b. Standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat.
Kelemahan ;
a. Membutuhkan waktu dan tenaga terampil.
b. Data penyakit sulit diperoleh secara pasti.
c. Perlu pencatatan data pelaporan yang baik.
2. Metode konsumsi
Metode ini diterapkan berdasarkan data rill konsumsi perbekalan farmasi
periode lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Metode konsumsi ini
mensyarakatkn bahwa penggunaan obat periode sebelumnya harus dipastikan
rasional. Hal ini disebabkan metode konsumsi hanya berdasarkan pada data
konsumsi sebelumnya yang tidak mempertimbangkan epidemiologi penyakit.
Kalau penggunaan obat periode sebelumnya tidak rasional, disarankan untuk tidak
menggunakan metode ini karena kalau tidak justru mendukung pengobatan yang
tidak rasional di rumah sakit. Berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya
(untuk RS yang sudah berdiri).
Dasar : analisis data
Konsumsi obat sebelumnya
32
Sumber data :
a. Pencatatan dan pelaporan (kartu stok)
b. Pencatatan dan pelaporan berbagai fasilitas kesehatan.
c. Hasil pertemuan beberapa tenaga medis.
Jenis data :
Alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok,
kaduluwarsa, obat kosong, stok pengaman.
Kelebihan metode konsumsi :
a. Datanya akurat dan metode paling murah.
b. Tidak perlu data penyakit dan standar pengobatan.
c. Kekurangan dan kelebihan obat sangat kecil.
Kekurangan metode konsumsi :
a. Data konsumsi, obat dan jumlah kontak pasien sulit.
b. Tidak dapat untuk dasar penggunaan obat dan perbaikan pola peresepan.
c. Kekurangan, kelebihan, dan kehilangan obat sulit diandalkan.
d. Tidak perlu catatan morbiditas yang baik.
3. Metode gabungan
Metode gabungan adalah gabungan dari mordibitas dan konsumsi. Metode ini
untuk mentupi kelemahan kedua metode tersebut (morbiditas dan konsumsi).
2.8.3.2 fungsi penganggaran
Fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha
untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar yaitu
dengan skala mata uang (dollar, rupiah, dan lain-lain) (Seto, 2015). Menurut
33
Febriawati (2013) Menjabarkan perincian kebutuhan dalam ukuran uang dengan
berpegang kepada ketentuan yang berlaku dan mengikat. Untuk rumah sakit
pemerintah ketentuanya adalah anggaran pemerintah (APBN, APBD, Inpres,
Banpres, dan lain-lain) sedangkan rumah sakit swasta tergantung ketentuan masing-
masing rumah sakit. Dengan adanya hambatan dan keterbatasan dalam anggaran,
maka tidak jarang pada fungsi ini diperlukan feedback ke perencanaan untuk
dilakukan penyesuaian.
Penganggaran yang ditetapkan harus mencakup biaya :
1. Pembelian, umumnya anggaran pemerintah hanya terkonsentrasi disini saja. hal
ini bisa berlaku untuk barang yang habis pakai.
2. Perbaikan dan pemeliharaan/ maintenance, mencakup orang yang menjalankan
alat , seperti CT scan, harus orang yang sudah di training.
3. Penyimpanan dan penyaluran
4. Penelitian dan pengembangan
5. Penyempurnaan administrasi
6. Pengawasan dan diklat personil
2.8.3.3 Fungsi Pengadaan
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi
perencanaan, penentuan kebutuhan, maupun penganggaran. Pengadaan merupakan
kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan.
Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat
dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan merupakan
34
kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang
dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan,
pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan,
dan pembayaran.Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan maka
jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi Farmasi harus
melibatkan tenaga kefarmasian (Seto, 2015).
Menurut permenkes no 72 tahun 2016, Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara
lain:
1. bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;
2. bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS);
3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus
mempunyai Nomor Izin Edar; dan
4. expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-
lain).
Rumah Sakit harus memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok
Obat yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat
Instalasi Farmasi tutup.
35
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016 Pengadaan dapat
dilakukan melalui :
1. Pembelian
Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan
jasa yang berlaku.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah:
a. kriteria Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang
meliputi kriteria umum dan kriteria mutu Obat;
b. persyaratan pemasok;
c. penentuan waktu pengadaan dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai; dan
d. pemantauan rencana pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
2. Produksi Sediaan Farmasi
Instalasi Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu apabila :
a. Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;
b. Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;
c. Sediaan Farmasi dengan formula khusus;
d. Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking;
e. Sediaan Farmasi untuk penelitian; dan
f. Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru
(recenter paratus).
36
Sediaan yang dibuat di Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan terbatas
hanya untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.
3. Sumbangan/ Dropping/ Hibah
Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap
penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sumbangan/ dropping/ hibah. Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/
dropping/ hibah harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar
penyediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat
membantu pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit.
Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit
untuk mengembalikan/ menolak sumbangan/ dropping/ hibah Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi
kepentingan pasien Rumah Sakit.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan
obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan
tenaga medis.
Proses pengadaan efektif seharusnya (Lydianita, 2016) :
1. Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat.
2. Memperoleh harga pembelian serendah mungkin.
3. Merasa yakin bahwa seluruh obat yang dibeli memiliki standar yang berkualitas.
37
4. Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
dan menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan.
5. Menyakini kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan berkualitas.
6. Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai keseluruhan yang lebih rendah.
2.8.3.4. Penerimaan dan Penyimpanan
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016 Penerimaan
merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,
waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan
kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus
tersimpan dengan baik. Dalam Fungsi penerimaan perlu dilakukankannya checking
terhadap (Seto, 2015) :
1. Legalitas : PBF dan fakturnya : resmi sesuai peraturan yang berlaku
2. Obat diterima, dicocokan antara surat pesanan (SP) yang ditandatangani APA
dan faktur kiriman, menyangkut spesifikasi obat antara lain : exp date, kualitas
(kondisi fisik obat dan wadah), kuantitas obat, no batch, harga obat dan
discount (bila ada) sesuai perjanjian sebelumnya
3. Catatan : fasilitas pengembalian obat yang mendekati expire, jumlah discount
obat menjadi alternative yang dapat dipilih, sewaktu dilakuakan pembelian
didalam fungsi pengadaan.
Setelah barang diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan
sebelum dilakukan pendistribusian. Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas
dan keamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
38
sesuai dengan persyaratan kefarmasian. Persyaratan kefarmasian yang dimaksud
meliputi persyaratan stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban,
ventilasi, dan penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016 Komponen yang
harus diperhatikan antara lain :
1. Obat dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label
yang secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka,
tanggal kadaluwarsa dan peringatan khusus;
2. elektrolit konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk
kebutuhan klinis yang penting;
3. elektrolit konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien
dilengkapi dengan pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada
area yang dibatasi ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang
kurang hati-hati; dan
4. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa
oleh pasien harus disimpan secara khusus dan dapat diidentifikasi.
Instalasi Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara
benar dan diinspeksi secara periodik. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang harus disimpan terpisah yaitu:
1. Bahan yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda
khusus bahan berbahaya
39
2. Gas medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk
menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas
medis kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya. Penyimpanan
tabung gas medis di ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi,bentuk
sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out
(FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen.
Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak
ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah
terjadinya kesalahan pengambilan Obat.
Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat emergensi untuk
kondisi kegawatdaruratan. Tempat penyimpanan harus mudah diakses dan
terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.
Pengelolaan Obat emergensi harus menjamin:
1. jumlah dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah
ditetapkan;
2. tidak boleh bercampur dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain;
3. bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera diganti;
4. dicek secara berkala apakah ada yang kadaluwarsa; dan
5. dilarang untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
40
Dalam buku Satibi (2016) standar penyimpanan obat yang sering digunakan
adalah sebagai berikut (Kemenkes, 2010) :
a. Persyaratan Gudang :
1. Luas minimal 3x4 M2
2. Ruang kering tidak lembap
3. Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembap
4. Cahaya cukup
5. Lantai dar tegel dan semen
6. Dinding dibuat licin
7. Hindari pembuatan sudut lantai atau dinding yang tajam
8. Ada gudang penyimpanan obat
9. Ada pintu yang dilengkapi kunci ganda
10. Ada lemari khusus untuk narkotika
b. Pengaturan Penyimpanan Gudang :
1. Menurut bentuk sediaan dan alfabetis
2. Menerapkan sistem FIFO dan FEFO
First Expired First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang berdasarkan
masa kaduluwarsa obat tersebut, semakin dekat masa kaduluwarsa obat
tersebut, maka semakin menjadi prioritas untuk digunakan.
First In First Out adalah mekanisme penggunaan obat yang tidak mempunyai
kaduluwarsanya. Prioritas penggunaan obat berdasarkan waktu kedatangan
obat, semakin awal kedatangan obat tersebut, maka seakin menjadi prioritas
untuk digunakan.
41
3. Menggunakan almari, rak, dan pallet.
4. Menggunakan almari khusu untuk perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu.
5. Dilengkapi kartu stok.
Menurut Depkes RI 2008 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
merancang bangunan gudang agar mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,
penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan tata ruang
sebagai berikut :
1. Kemudahan bergerak
Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :
a. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat
karena kan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan Sekat, perhatikan
posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
b. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang
gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.
2. Sirkulasi Udara yang Baik
Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya
sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan
memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaat dalam
memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat
AC, namun biaya nya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif
lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup maka perlu
ventilasi melalui atap.
42
3. Rak dan Pallet
Penempatan Rak yang tepat dan penggunaan palet akan meningkatkan
sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi.
Keuntungan menggunakan Pallet :
a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan dari banjir
b. Peningkatan efisiensi penangan stok
c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak
d. Pallet lebih murah daripada rak.
4. Kondisi Penyimpanan Khusus
a. Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari
kemungkinan putusnya aliran listrik
b. Narkotika dan bahan berbahaya harus dismpan dalam lemari khusus dan selalu
terkunci.
c. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam
ruangam khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang
induk.
5. Pencegahan Kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti
dus, karton, dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat
yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran
agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.
43
2.8.3.5. Fungsi penyaluran/distribusi
Menurut Permenkes RI No 72 tahun 2016 tentang standar pelayanan
kefarmasian di rumah sakit distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam
rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada unit pelayanan/pasien
dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah
Sakit harus menentukan sistem distribusi yang dapat menjamin terlaksananya
pengawasan dan pengendalian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai di unit pelayanan.
Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:
1. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock)
a. Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
untuk persediaan di ruang rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi.
b. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan
di ruang rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan.
c. Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di
atas jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung
jawab ruangan.
d. Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada
petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.
e. Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi
Obat pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.
44
2. Sistem Resep Perorangan
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
berdasarkan Resep perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui
Instalasi Farmasi.
3. Sistem Unit Dosis
Pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
berdasarkan Resep perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau ganda,
untuk penggunaan satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk
pasien rawat inap.
4. Sistem Kombinasi
Sistem pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b +
c atau a + c.
Sistem distribusi Unit Dose Dispensing (UDD) sangat dianjurkan untuk pasien
rawat inap mengingat dengan sistem ini tingkat kesalahan pemberian Obat dapat
diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan dengan sistem floor stock atau
Resep individu yang mencapai 18%.
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien
dengan mempertimbangkan:
1. efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada; dan
2. metode sentralisasi atau desentralisasi.
45
Metode distribusi obat berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi dengan sistem
sebagai berikut (Lydianita, 2016) :
1. Sistem pelayanan terpusat (Sentralisasi)
Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan
pada satu tempat, yaitu instalasi farmasi.
2. Sistem pelayanan terbagi (Desentralisasi)
Sistem perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan/
pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/ satelit farmasi.
Menurut Depkes RI 2008 Sistem distribusi dosis unit dapat dioperasikan
dengan salah satu dari metode dibawah ini, yang pilihannya tergantung pada
kebijakan dan kondisi suatu rumah sakit.
a. Sistem distribusi dosis unit sentralisasi. Dilakukan oleh IFRS sentral ke semua
unit rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan. Artinya di rumah sakit itu
mungkin hanya satu IFRS tanpa adanya depo/ satelit IFRS dibeberapa unit
pelayanan.
b. Sistem distribusi dosis unit desentralisasi dilakukan oleh beberapa depo/satelit
IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini
sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, hanya saja
sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama
dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.
46
2.8.3.6 Pemeliharaan
Menurut Seto (2015) Persediaan yang menjadi tanggung jawabnya seorang
apoteker (APA dan apoteker pendamping) adalah harus selalu memelihara obat
dari: Kerusakan, Kedaluwarsa, hilang. satu dan lain hal adalah usaha untuk menjaga
dan melindungi kualitas dan kuantitas obat dari hal hal tersebut diatas, yakni dengan
upaya melindungi dari :
1. Faktor panas, dengan menghindari dari cahaya/sinar matahari secara langsung.
2. Kelembaban, bila perlu ruangan dilengkapi dengan Dehumidifer.
3. Kerusakan fisik
4. Kedaluwarsa, bila ditemukan banyak yang expire, berati siklus manajemen
logistik tidak berjalan dengan baik (Ingat 3S dan 3K)
5. Serangga dan hama, dengan selalu menjaga kebersihan ruangan penyimpanan
dan peracikan
6. Pencuri
7. Api, obat yang disimpan sebagian adalah mudah terbakar antara lain : alkohol,
aether narcose, dll.
2.8.3.7 Penghapusan / Pemusnahan
Menurut Permenkes RI No 72 Tahun 2016 bahwa Pemusnahan dan Penarikan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat
digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
47
Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai bila:
1. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
2. Telah kadaluwarsa;
3. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan; dan
4. Dicabut izin edarnya.
Tahapan pemusnahan Obat terdiri dari:
1. Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
yang akan dimusnahkan
2. Menyiapkan berita acara pemusnahan;
3. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak
terkait
4. Menyiapkan tempat pemusnahan
5. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta
peraturan yang berlaku.
Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat
dan Makanan (BPOM). Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus
mempunyai sistem pencatatan terhadap kegiatan penarikan.
48
2.8.3.8. Pengendalian
Menurut Permenkes RI No 72 Tahun 2016 tentang standar pelayanan
kefarmasian di rumah sakit menyatakan bahwa pengendalian dilakukan terhadap
jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai. Pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh Instalasi Farmasi
harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah Sakit.
Tujuan pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai adalah untuk:
1. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
2. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi
3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai.
Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai adalah:
1. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock);
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
49
Terdapat 2 model dasar dalam pengendalian persediaan yaitu (Febriawati, 2013) :
a. Sistem periodik : Sistem ini dikenal juga dengan nama sistem interval pasti (fixed
interval system), Sistem T (Time), atau juga sistem EOI (Economic Order
Interval). Pengendalian persediaan di dasarkan pada waktu interval pemesanan.
b. Sistem Perpetual: disebut juga sebagai sistem kuantitas pasti, sistem kuantitas
atau EOQ (Economic Order Quantity). Level inventori untuk masing-masing
item barang dilakukan secara kontinyu dan pada saat stok turun dibawah level
reorder yang telah direncanakan, maka pemesanan dimulai.
Ada beberapa sistem pengendalian persediaan yaitu (Satibi, 2016) :
1. Model ABC (Always Better Control)
Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan
persediaan bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada
pasien. Analisis ABC ini menekankan pada persediaan yang mempunyai nilai
penggunaan yang relatif tinggi atau mahal. Dengan analisis ABC, jenis-jenis
perbekalan farmasi ini dapat diindentifikasi untuk kemuadian dilakukan evaluasi
lebih lanjut. Analisis ini berguana pada setiap sistem suplai untuk menganalisa pola
penggunaan dan niali penggunaan total semua item obat. Hal itu memungkinkan
untuk mengklasifikasikan item-item persediaan menjadi 3 kategori (A,B, dan C)
sesuai dengan nilai penggunaannya. Pembagian 3 kategori tersebut adalah sebagai
berikut :
A. merupakan 10-20% jumlah item menggunakan 75-80% dana
B. merupakan 10-20% jumlah item menggunakan 15-20% dana
C. merupakan 60-80% jumlah item menggunakan 5-10% dana
50
Langkah-langkah yang menentukan kelompok A, B, C :
1) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
kuantum obat x harga obat
2) Tentukan rangkingnya mulai dari dana terbesar sampai terkecil
3) Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
4) Hitung kumulasi persennya
5) Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%
6) Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi >75% s.d 95%
7) Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi >95% s.d 100%
2. Analisis VEN
Klasifikasi barang persediaan menjadi golongan VEN (Vital, Esensial, dan
Non Esensial) ditentukan oleh faktor makro (misalnya peraturan pemerinatah atau
data epidemiologi wilayah) dan faktor mikro (misalnya jenis pelayanan kesehatan
yang tersediadi RS yang bersangkutan).
Kategori obat-obat dalam sistem VEN, yaitu :
1) V (Vital) adalah obat-obatan yang termasuk dalam potensial life-saving drugs.
2) E (Esensial) adalah obat-obatyang efektif untuk mengurangi kesakitan meskipun
demikian, sangat signifikan untuk bermacam-macam obat, tetapi tidak vital
untuk penyediaan sistem kesehatan dasar.
3) N (Non Esensial) adalah obat-obat yang digunakan untuk penyakit minor atau
penyakit tertentu yang efikasinya masih diragukan, termasuk terhitung
mempunyai biaya yang tinggi untuk memperoleh keuntungan terapeutik.
51
3. Analisis kombinasi ABC dan VEN
Analisis kombinasi metode ABC dan VEN adalah dengan melakukan pendekatan
yang paling bermanfaatdalam efisiensi dan penyesuaian dana. Jenis obat yang
termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan
untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan
sebagian V (dari analisis VEN). Sebaliknya, jenis obat dengan status N harusnya
masuk dalam kategori C.
Tabel 2.1 merupakan tabel yang dapat digunakan untuk menetapkan prioritas
pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan dengan metode
kombinasi ABC dan VEN.
Tabel 2.1 Prioritas pengadaan obat dengan metode kombinasi ABC dan VEN
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.
Mekanismenya adalah obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas pertama
untuk dikurangi dari rencana kebutuhan. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan
ini dana yang tersedia masih juga kurang, maka dilakakukan langkah selanjutnya.
52
BAB 3
KERANGKA KONSEP
3.1. Kerangka Konseptual
Kerangka Konsep / Kerangka berfikir merupakan dasar pemikiran pada
penelitian yang dirumuskan dari fakta-fakta, observasi dan tinjauan pustaka. Uraian
dalam kerangka konsep menjelaskan hubungan dan keterkaitan antar variabel
penelitian (Saryono, 2013).
Berdasarkan tujuan penelitian dan landasan teori, maka dapat dirumuskan
kerangka konsep penelitian seperti pada gambar 3.1.
Gambar 3.1. Kerangka Konsep Penelitian
INPUT
SDM
Anggaran
Sarana Prasarana
Prosedur
PROSES
Perencanaan
Penganggaran
pengadaan
Penyimpanan
Pendistribusian
pemeliharaan
Penghapusan
pengendalian
OUTPUT
Tersedianya
persediaan obat
yang efektif dan
efisien
53
Berdasarkan gambar 3.1 dapat dijelaskaan bahwa kerangka konsep penelitian
analisis manajemen logistik obat di instalasi farmasi rumah sakit islam siti aisyah
madiun menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian yaitu : input,
proses, output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian
yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Input manajemen logistik obat
terdiri dari SDM, anggaran, sarana prasarana, dan prosedur. Proses dari manajamen
logistik obat terdiri dari mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian.
Sedangkan output dari manajemen logistik obat adalah tersedianya persediaan obat
yang efektif dan efisien.
3.2. Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan permasalahan diatas maka didalam penelitian ini dirumuskan
pertanyaan sebagai berikut :
1. Bagaimana gambaran input (SDM, anggaran, sarana dan prasarana, serta
prosedur) dalam manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun?
2. Bagaimana gambaran proses manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun yang meliputi fungsi manajemen logistik
obat yaitu mulai dari perencanaan, penganggaran, pengadaan, Penyimpanan,
Pendistribusian atau Penyaluran, Pemeliharaan, Penghapusan, sampai dari
pengendalian persedian obat?
54
3. Bagaimana gambaran output manajemen logistik obat mengenai ketersediaan
obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
55
BAB 4
METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Desain Penelitian
Penelitian ini menggunakan desain penelitian dengan sifat deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang digunakan
untuk menyelidiki, menemukan, menggambarkan dan menjelaskan kualitas atau
keistemawaan dari pengaruh sosial yang tidak dapat dijelaskan, diukur atau
digambarkan melalui pendekatan kuantitatif (Saryono, 2013). Pada Penelitian ini,
peneliti menggunakan pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan
informasi yang lebih mendalam tentang proses manajemen logistik obat di instalasi
farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun.
4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah
Madiun yang beralamat di Jalan Mayjend Sungkono 38-40 Madiun dengan waktu
penelitian mulai bulan April-Juni tahun 2017.
4.3. Informan Penelitian
Informan pada penelitian ini diambil secara purposive sampling. Teknik
pengambilan sampel purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel
sumber data dengan pertimbangan tertentu (Sugiyono, 2015). Cara pemilihan
partisipan pada penelitian ini tidak diarahkan pada jumlah tetapi berdasarkan pada
56
asas kesesuaian dan kecukupan sampai mencapai saturasi data artinya bahwa
dengan menggunakan partisipan selanjutnya boleh dikatakan tidak lagi diperoleh
tambahan informasi baru yang berarti atau mengulang data yang sudah ada
(Saryono, 2013).
Informan yang akan dilibatkan sebagai sumber data dalam penelitian analisis
manajemen logistik obat dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki sesuai
dengan topik penelitian yang diangkat yaitu Analisis Manajemen Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun, diantaranya adalah :
1. 1 orang kepala instalasi farmasi
2. 1 orang koordinator pelayanan farmasi
3. 2 orang asisten apoteker instalasi farmasi
Yang terdiri dari :
a. 1 orang asisten apoteker rawat inap
b. 1 orang asisten apoteker rawat jalan
4. 1 orang koordinator gudang farmasi
5. 1 orang staf gudang farmasi
6. 1 orang manajemen keuangan
57
4.4. Definisi Operasional
Definisi Operasional dari penelitian dengan judul “ Analisis Manajemen
Logistik Obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Tahun 2017 “ adalah sebagai
berikut :
Tabel 4.1 tabel definisi operasional
No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur 1 SDM Tenaga
kefarmasian yang
bertugas dalam
pengelolaan
persediaan obat di
Instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah
Madiun
Wawancara
mendalam,
observasi, telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi
terkait
kesesuaian
kualitas dan
kuantitas SDM
di RSI Siti
Aisyah
Madiun
2 Anggaran Dana yang
disediakan oleh
pihak rumah sakit
untuk menunjang
kegiatan
pengelolaan obat
di instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah
Wawancara
mendalam,
telaah dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi
mengenai
sejumlah dana
yang
disediakan dan
dipergunakan
untuk proses
manajemen
logistik obat di
instalasi
farmasi RSI
Siti Aisyah
3 Sarana prasarana Fasilitas yang
digunakan untuk
mendukung proses
manajemen
logistik obat di
instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah
Madiun
Wawancara
mendalam,
observasi
Pedoman
wawancara
dan check
list
Informasi
mengenai
fasilitas yang
digunakan
untuk
mendukung
proses
manajemen
logistik obat di
instalasi
farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
4
Prosedur Pedoman yang
digunakan oleh
instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah
Madiun
Wawancara
mendalam,
observasi, telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
check list,
dokumen
Informasi
mengenai
Pedoman yang
digunakan
instalasi
farmasi
58
No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
5 Perencanaan Kegiatan yang
dilakukan untuk
menentukan
jumlah obat yang
dibutuhkan di RSI
Siti Aisyah
Madiun
Wawancara
mendalam,
observasi, telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
check list,
dokumen
Informasi
mengenai
kegiatan
perencanaan di
Instalasi
Farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
6 Penganggaran Kegiatan untuk
menentukan
jumlah biaya yang
diguanakan untuk
pengadaan obat-
obatan di Instalasi
Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun
Wawancara
mendalam,
telaah dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi
mengenai
kegitan
merumuskan
jumlah
anggaran yang
dikeluarkan
oleh RS untuk
kebutuhan
obat-obatan
7 Pengadaan Kegiatan
pembelian yang
dilakukan oleh RS
untuk pengadaan
obat-obatan yang
telah direncanakan
Wawancara
mendalam,
telaah dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi
mengenai
kegiatan
pengadaan
sedian farmasi
dan obat-
obatan di
Instalasi
Farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
8 Penyimpanan Kegiatan yang
dilakukan oleh
instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah
madiun untuk
menyimpan obat-
obat ditempan
yang aman dan
tepat
Wawancara
mendalam,
observasi, telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
check list,
dokumen
Informasi
mengenai
kegiatan
penyimpanan
dan metode
yang
digunakan
ddalam
penyimpanan
obat-obatan di
Instalasi
Farmasi RSI
Siti Aisyah
Madiun
9 Pendistribusian Kegiatan untuk
menyalurkan obat-
obat an di unit-
unit tertentu di
RSI Siti Aisyah
Madiun
Wawancara
mendalam,
telaah dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi
megenai
proses yang
dilakukan
Instalasi
farmasi untuk
menyalurkan
obat-obat an
59
No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil Ukur
10 Pemeliharaan Kegiatan yang
dilakukan Instalasi
farmasi untuk
melindungi
kualitas dan
kuantitas obat agar
tidak rusak,
kaduluwarsa, atau
hilang.
Wawanca
mendalam,telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Inforasi
mengenai
upaya untuk
melindungi
kualitas dan
kuantitas obat
agar tidak
rusak,
kaduluwarsa,
atau hilang.
11 Penghapusan Kegiatan yang
dilakukan RSI Siti
Aisyah untuk
menghilangkan
obat-obat yang
tidak terpakai
karena
rusak,expired, atau
sebagainya
Wawancara
mendalam,
telaah dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Informasi
mengenai
kegiatan yang
dilakukan
untuk
menghilangkan
obat-obat an
yang telah
tidak terpakai
12 Pengendalian Kegiatan dalam
menjaga
ketersediaan obat
dari kekurangan
atau kelebihan
stok di Instalasi
Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun
Wawancara
mendalam,
observasi, telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
check list,
dokumen
Informasi
mengenai
Kegiatan
dalam menjaga
ketersediaan
obat dari
kekurangan
atau kelebihan
stok di
Instalasi
Farmasi RSI
13 Ketersediaan
obat
Kondisinya
dimana
tersedianya obat di
instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah
Madiun sesuai
kebutuhan
meliputi tepat
jumlah, waktu dan
tepat
Wawancara
mendalam,
observasi, telaah
dokumen
Pedoman
wawancara,
dokumen
Hasil
pengendalian
obat sesuai
dengan tujuan
pengendalian
obat yang
ditetapkan oleh
permenkes
60
4.5. Istrumen Penelitian
Dalam penelitian kualitatif instrumen utamanya adalah peneliti sendiri,
namun selanjutnya setelah fokus penelitian menjadi jelas, maka kemungkinan akan
dikembangkan instrumen penelitian sederhana, yang diharapkan dapat melengkapi
data dan membandingkan dengan data yang telah ditemukan melalui observasi dan
wawancara (Sugiyono, 2015).
Instrumen pengumpulan data dalam penelitian ini adalah pedoman telaah
dokumen, pedoman observasi (check list), pedoman wawancara yang berisi daftar
pertanyaan yang berkaitan dengan manajemen logistik obat di instalasi farmasi
Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun.
4.6. Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian kualitatif ini yaitu :
a. Data Primer
Diperoleh dari wawancara mendalam untuk mendapatkan informasi dari
responden. Dalam penelitian ini, teknik wawancara mendalam digunakan untuk
mencari informasi terkait manajemen logistik obat di RSI Siti Aisyah Madiun.
b. Data Sekunder
Diperoleh dari telaah dokumen rumah sakit, seperti laporan penggunaan obat,
laporan stock out obat, laporan obat expired, dan sebagainya.
61
4.7. Validitas Data
Penelitian kualitatif ini dilakukan pemeriksaan keabsahan datanya, dengan
menggunakan metode triangulasi. Adapun Metode triangulasi yang digunakan
yaitu :
Triangulasi Teknik, Triangulasi Teknik untuk menguji kredibilitas data dilakukan
dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
(Sugiyono, 2015). Triangulasi Teknik dilakukan/diperoleh dengan wawancara
mendalam, lalu dicek dengan observasi dan telaah dokumen.
4.8. Analisis Data
Tahapan analisis data pada penelitian ini adalah :
1. Reduksi Data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas,
dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan
mencarinya bila diperlukan (Sugiyono, 2015). Penulis mengumpulkan informasi
inti yang selanjutnya dianalisis dan disajikan. Mereduksi data bertujuan untuk
memfokuskan penelitian pada manajemen logistik obat di Instalasi faramasi rumah
sakit, agar tidak keluar dari topik penelitian.
2. Display Data
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah mendisplay data. Display
adalah rancangan penyajian dalam bentuk teks naratif dan tabel didapatkan setelah
62
peneliti melakukan penyusunan data dalam bentuk transkip data yang selanjutnya
dilakukan kategorisasi data menurut variabel yang sesuai. Data yang disajikan akan
dikaitkan satu sama lain guna mendukung suatu pernyataan dalam proses analisis.
3. Analisis
Pada penelitian ini menggunakan analisis domain dimana pada umumnya
penelitian ini dilakukan untu memperoleh gambaran umum dan menyeluruh tentang
situasi sosial yang diteliti atau obyek penelitian. Hasilnya berupa gambaran umum
tentang obyek yang diteliti, yang sebelumnya belum pernah diketahui. Dalam
analisis ini informasi yang diperoleh belum mendalam, masih dipermukaan, namun
sudah menemukan domain-domain atau kategori dari situasi sosial yang diteliti
(Sugiyono, 2015).
Analisis domain pada hakikatnya adalah upaya peneliti untuk memperoleh
gambaran umum tentang data untuk menjawab fokus penelitian. Data yang
diperoleh dari hasil wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen
dideskrisipkan, hasil analisis ini berupa informasi mengenai gambaran proses
manajemen logistik obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Dengan
analisis domain peneliti mendiskripsikan unsur pada domain kegiatan pengeloaan
obat mulai dari input, proses, output kemudian dibandingkan dengan pedoman
maupun teori terkait manajemen logistik obat di rumah sakit.
4. Verifikasi data
Proses menyimpulkan data semua hasil wawancara mendalam dengan
informan, dengan demikian hasil penelitian dapatlah terlihat. Penarikan kesimpulan
dilakukan dengan merangkum hasil analisis proses pengelolaan obat mulai dari
63
input, proses dan output yang ada terkait dengan manajemen logistik obat di rumah
sakit.
4.9. Penyajian Data
Hasil penelitian disusun dan disajikan dalam bentuk matriks dan narasi atau
kuotasi. Kuotasi adalah kutipan pernyataan responden dalam bentuk aslinya
(kalimat atau dialog), yang dapat disajikan sebagai bagian dari kalimat atau terpisah
dalam paragraf (Saryono, 2013). Pernyataan responden mengenai manajemen
logistik obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun dan dibandingkan dengan
teori tentang manajemen logistik obat.
64
BAB 5
HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 HASIL
5.1.1 Profil Rumah Sakit Islam (RSI) Siti Aisyah Madiun
Rumah Sakit Islam (RSI) Siti Aisyah Madiun adalah rumah sakit islam
pertama di kota madiun yang berdiri pada tanggal 31 agustus 1962. Rumah sakit ini
telah terakriditasi 5 pelayanan, mendapat kan penetapan kelas C dari Kemenkes
(Kementerian Kesehatan) RI, telah mendapatkan izin operasional dari pemkot
sampai dari tahun 2018, bekerjasama dengan Badan Penyelenggaraan Jaminan
Sosial (BPJS) Kesehatan, asuransi dan perusahaan lainnya serta telah melayani
trauma centre. Di RSI Siti Aisyah Madiun terdapat 406 pegawai termasuk tenaga
medis dan tenaga non medis. Berdasarkan letak geografis Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah Madiun berbatasan dengan :
Sebelah Timur : Kecamatan Taman
Sebelah Selatan : Kecamatan Geger
Sebelah Barat : Kecamatan Jiwan
Sebelah Utara : Kecamatan Mangunharjo
1. Visi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
Menjadi rumah sakit pilihan utama masyarakat madiun dan sekitarnya
dengan memberikan pelayanan kesehatan yang berfokus pada pasien, islami, serta
mengutamakan mutu serta keselamatan pasien.
65
2. Misi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
a. Memberikan pelayanan yang berfokus pada pasien dengan mengutamakan
mutu dan keselamatan pasien.
b. Mengembangkan sumber daya insani sesuai dengan standart profesi,
bermutu, dan mempunyai komitmen yang tinggi terhadap rumah sakit dan
persyarikatan.
c. Mengembangkan dakwah dengan pelayanan yang islami.
d. Menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.
3. Tujuan Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
a. Terciptanya sdi sesuai standart profesi, bermutu, dan mempunyai komitmen
yang tinggi terhadap rumah sakit dan persyarikatan muhammadiyah.
b. Tercapainya pelayanan total care dan islami.
c. Menjadi rumah sakit yang tumbuh dan berkembang dengan memberikan
pelayanan yang bermutu dan terjangkau.
4. Motto Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
Motto Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun adalah “Layananku Ibadahku”
Motto ini diterapkan dalam tujuh langkah pelayanan islami Rumah Sakit Islam Siti
Aisyah Madiun. Tujuh langkah pelayanan islami tersebut adalah :
1. Budayakan senyum, salam, dan sapa.
2. Informasikan setiap rencana pelayanan.
3. Awali setiap tindakan dengan basmallah dan akhiri dengan hamdalah.
4. Layanilah pasien dan keluarganya seperti keluarga sendiri.
5. Bekerjalah dengan ikhlas, ramah, santun, dan disiplin.
66
6. Ajaklah pasien dan keluarganya untuk selalu berdoa dan beristighfar.
7. Budayakan sholat berjamaah.
5. Strategi Pengembangan Rumah Sakit
1. Corporate Culture
Menjadikan 7 langkah pelayani islami :
a. sebagai pedoman pelayanan yang harus dilaksanakan.
b. sebagai pedoman perilaku sehari-hari di rsi siti aisyah madiun.
c. sebagai alat kontrol peningkatan karir di rsi siti aisyah madiun.
2. Quality Culture
Menjadikan budaya mutu sebagai :
a. Pedoman pelayanan.
b. Budaya kerja.
c. Etika profesi.
d. Upaya perbaikan pelayanan terus-menurus (continue improvement).
e. Perbaikan standart prosedur operasional.
f. Pijakan untuk mendapatkan akreditasi pola.
3. Loyality Culture
Membudayakan loyalitas sebagai :
a. Komitmen bersama di RSI Siti Aisyah Madiun.
b. Menyamakan gerak langkah menuju kemajuan bersama.
c. Kebulatan tekad untuk mewujudkan visi-misi rumah sakit.
67
6. Unit-unit yang ada di Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
a. Unit rawat inap dengan 152 TT (VIP 43 TT, Kelas 1 26 TT, Kelas 2 29 TT,
dan kelas 3 54 TT).
b. Pelayanan Rawat Jalan
1. IGD 24 Jam
2. Poli Gigi dan Mulut
3. Poli Spesialis Penyakit Anak
4. Poli Spesialis Bedah Anak
5. Poli Spesialis Paru
6. Poli Spesialis Mata
7. Poli Spesialis Bedah Umum
8. Poli Spesialis Bedah Orthopedi
9. Poli Spesialis THT Kepala Leher
10. Poli Spesialis Radiologi
11. Poli Spesialis Kebidanan dan Kandungan
12. Poli Spesialis Penyakit Dalam
13. Poli Spesialis Bedah Syaraf
14. Poli Spesialis Penyakit Syaraf
15. Poli Spesialis Urologi
16. Poli Spesialis Penyakit Kulit
17. Poli Umum
68
c. Pelayanan Penunjang Medis
1. Instalasi Farmasi 24 jam
2. Instalasi Laboratorium 24 jam
3. Instalasi Radiologi
4. Instalasi Gizi
d. Unit Penunjang Lainnya
1. Melayani BPJS Kesehatan dan Asuransi Kesehatan lainnya yang menjadi
mitra RSI Madiun
2. Pelayanan Administrasi Keuangan dengan Computerized Billing System
3. Pelayanan Hospital Online BRI 24 Jam 7 hari seminggu
4. Pelayanan CT Scan
5. USG 3 Dimensi
6. Ambulance 24 Jam
7. Mobil Jenazah
8. Pemulasaran/Perawatan Jenazah
9. Mobil antar jemput pasien rawat jalan dan rawat inap
10. Melayani Home Care (Perawatan di rumah)
11. Pelayanan Total Care dan Fisiotherapy
12. Khitan Islam dengan Electric Counter
13. Pembakaran sampah medis dengan incinerator
14. Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL)
15. Koperasi Pegawai, Kantin, dan Masjid
16. Pelayanan Bimbingan Rohani bagi Pasien
69
17. Mesin Antrian Pasien
18. ATM
19. Pelayanan 7 Langkah Islami
7. Sumber Daya Manusia
Berikut tabel ketenagaan di RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017
Tabel 5.1 Data Ketenagaan RSI Siti Aisyah Madiun 2017
No Kualifikasi Jumlah
1 Direksi 2
2 Tenaga Medis 45
3 Tenaga Paramedis 170
4 Tenaga Non medis 152
5 Tenaga Kesehatan Lain 37
Total 406
sumber : profil rumah sakit islam siti aisyah madiun 2017
Berdasarkan tabel 5.1, Ketenagaan di RSI Siti Aisyah Madiun terdiri dari
Direksi 2 orang, Tenaga Medis sebanyak 45 orang, Tenaga Paramedis 170
Orang, Tenaga Non medis 152 orang, dan Tenaga kesehatan lainnya sebanyak
37 orang, sehingga total ketenagaan seluruhnya adalah 406 orang.
8. Jumlah Tempat Tidur
Dibawah ini jumlah TT di Rsi Siti Aisyah Madiun tahun 2017
Tabel 5.2 jumlah tempat tidur tahun 2017
Sumber : profil rumah sakit islam siti aisyah madiun 2017
KELAS JUMLAH TT PRESENTASE (%)
VIP 43 28
KELAS 1 26 17
KELAS 2 29 19
KELAS 3 54 36
TOTAL 152 100
70
Terdapat 4 kelas yang disediakan di RSI Siti Aisyah Madiun yaitu kamar VIP
Sebanyak 43 TT dengan presentase 28% yang terdiri dari ruangan 1 TT VVIP Ar-
raudah, 16 TT VIP Ar-Raudah, 9 TT ruang Ahmad Dahlan, 1 TT Ruangan As
Syakinah A, 1 TT ruangan VK VIP, 6 TT Ruang Marwah, 9 TT Ruang Riyad. Kelas
1 jumlah TT 26 dengan presentase 17% yang terdiri dari 9 TT ruangan Musdalifah,
2TT di ruangan Mina A, 5 TT ruangan ICU, 5 TT ruangan HCU, 5 TT ruangan Unit
stroke. Kelas 2 terdapat 29 TT dengan presentase 19% terdiri dari 2TT di ruangn
Syakinah B, 6 TT Ruangan Mina B, 14 TT ruangan Multazam, 7 TT ruangan Isolasi
Multazam. Kelas 3 sebanyak 54 TT dengan presentase 36% yang terdiri dari 36 TT
di Ruangan Arofah A-B, 5 TT di ruangan Mina zaal, 10 TT ruang bayi, dan 3 TT
di ruang Al- badar.
9. Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun (Terlampir).
10. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah
Madiun
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
(Terlampir).
11. Visi Misi Instalasi Farmasi Rsi Siti Aisyah Madiun
VISI
Terwujudnya Instalasi Farmasi yang berkualitas dengan memberikan
pelayanan kefarmasian yang profesional, cepat dan berfokus pada pasien, islami
serta mengutamakan mutu dan keselamatan pasien.
71
MISI
1. Memberikan pelayanan farmasi yang berkualitas melalui penerapan asuhan
kefarmasian
2. Memberikan pelayanan kefarmasian yang cepat dan tepat dengan
mengutamakan mutu dan keselamatan pasien
3. Meningkatkan mutu tenaga kefarmasian melalui penyelenggaraan pelatihan dan
pendidikan keprofesian yang didasari nilai-nilai ajaran agama islam
MOTTO
Layananku Ibadahku
5.1.2. Input Manajemen Logistik Obat
Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan di dalam ruang lingkup Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun terbagi
menjadi 3 tempat yaitu : Farmasi Rawat Inap, Farmasi Rawat Jalan, Gudang
Farmasi. Pelaksanaan semua kegiatan pengelolaan obat dilakukan di gudang
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Gudang Farmasi akan mendistribusikan semua
perbekalan farmasi yang ada di rumah sakit ke unit-unit yang membutuhkan
perbekalan farmasi. Gudang Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun berada dibawah unit
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah. Oleh karena itu, gudang farmasi masih
merupakan tanggung jawab dari kepala Instalasi Farmasi.
Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia untuk
melaksanakan suatu proses. Input dari kegiatan manajemen logistik obat ini terdiri
dari SDM, anggaran, sarana prasarana, dan prosedur pengelolaan obat.
72
1. SDM (Sumber Daya Manusia)
Instalasi Farmasi harus memiliki Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian
yang sesuai dengan beban kerja dan petugas penunjang lain agar tercapai sasaran
dan tujuan Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Berikut kualifikasi SDM yang ada di
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun :
1. KA. Instalasi terdiri dari 1 orang
2. Koordinator terdiri dari 1 orang
3. Farmasi Klinis terdiri dari 2 orang
4. Asisten Apoteker terdiri dari 16 orang
5. Juru Racik terdiri dari 2 orang
6. Tenaga Administrasi terdiri dari 1 orang
7. Distribusi Oksigen terdiri dari 1 orang dan pekarya terdiri dari 2 orang
Total keseluruhan tenaga yang ada di Instalasi Farmasi tersebut sebanyak 26
orang. Tenaga yang ada di Instalasi Farmasi terdistribusi ke bagian yaitu :
1. Farmasi rawat jalan terdiri dari Apoteker dan Asisten Apoteker yakni 3 orang.
2. Farmasi Rawat inap terdiri dari Apoteker, Asisten Apoteker, pekarya 19 orang.
3. Gudang farmasi terdiri dari Asisten Apoteker dan staf administrasi 2 orang.
4. Gas medik terdiri dari tenaga distribusi oksigen terdiri dari 1 orang.
Pengaturan jadwal jaga sebagai berikut :
1. Farmasi Rawat inap melakukan pelayanan 3 shift (24jam)
a. Shift 1 jam 07.00-14.00 WIB
b. Shift 2 jam 14.00-21.00 WIB
c. Shift 3 jam 21.00-07.00 WIB
73
2. Farmasi Rawat jalan melakukan pelayanan 1 shift yaitu :
a. Senin - Jum at : Jam 07.00 -14.00 WIB
b. Sabtu : Jam 07.00 – 12.00 WIB
Dari hasil observasi dan wawancara dengan beberapa responden pengelolaan
obat di instalasi farmasi dilakukan di gudang farmasi adapun yang terlibat langsung
dalam pengelolaan obat diantaranya kepala instalasi farmasi dan petugas pelaksana
yakni asisten apoteker dan tenaga administrasi serta dibantu oleh prakarya.
Pernyataan tersebut dapat didukung dengan hasil wawancara yang dilakukan oleh
peniliti, berikut kutipan wawancara nya :
“Yang terlibat pertama adalah kepala instalasi farmasi yang kedua petugas
bagian gudang farmasi” (Inf-1).
“Asisten apoteker, apoteker, Prakarya, SMA/ bagian gudang”.
“Di gudang ada bagian farmasi asisten apoteker, SMA untuk tenaga
administrasi dan prakarya” (Inf-2).
Sementara itu, berdasarkan telaah dokumen dari pedoman pengorganisasian
instalasi farmasi, adapun tugas kepala instalasi farmasi adalah sebagai berikut :
1. Melaksanakan fungsi perencanaan
2. Melaksanakan fungsi pengelolaan dan pelaksanaan
3. Monitoring dan evaluasi
Sedangkan untuk tugas koordinator gudang farmasi dalam pengelolaan
persediaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun antara lain:
1. Menerima perbekalan farmasi dari suplier dan menjamin bahwa barang yang
datang sudah benar.
74
2. Mengkoordinasikan barang ED dekat atau tidak sesuai dengan pemesanan
kepada supplier untuk proses retur.
3. Mengkoordinasikan dengan kepala instalasi farmasi apabila ada obat baru dari
supplier.
4. Melakukan pencatatan penerimaan perbekalan farmasi dengan meng-entry data
faktur ke dalam komputer.
5. Mengontrol sistem dan pelaksanaan distribusi perbekalan farmasi di gudang
farmasi.
6. Mengecek daftar defecta serta koreksi manual atas data permintaan dari farmasi
rawat inap dan rawat jalan, dan kemudian memberikan data kepada kepala
instalasi farmasi untuk diadakan.
7. Mengkoordinasikan barang yang mendekati ED dengan kepala instalasi farmasi
supaya dipakai oleh dokter, dan mengembalikan kepada suplier, jika diperlukan
membuat berita acara penghapusan ED sesuai prosedur yang berlaku.
8. Membantu staf pelaksana gudang melakukan kegiatan penyimpanan perbekalan
farmasi sesuai sistem FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out).
9. Mengontrol dan menilai kualitas perbekalan farmasi kebutuhan rumah sakit.
10. Mengontrol dan menilai pelaksanaan kerja sama pengadaan kebutuhan
farmasi dengan rekanan, distributor dan supplier.
11. Menerima usulan permintaan perbekalan farmasi kebutuhan unit kerja
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
12. Mengontrol dan mengevaluasi realisasi usulan permintaan perbekalan
farmasi dari unit kerja.
75
13. Membuat laporan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi gudang
farmasi.
14. Melakukan pencatatan dengan entry data dan pengeluaran bon obat
emergency gudang farmasi.
15. Melaksanakan stock opname setiap 4 bulan.
16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dan untuk staf pelaksana gudang farmasi berikut uraian tugasnya :
1. Menyiapkan fasilitas dan lingkungan gudang farmasi untuk menjaga keamanan
dan pengamanan perbekalan farmasi sesuai dengan ketentuan dan prosedur
yang telah ditetapkan.
2. Memelihara dan mengatur perbekalan farmasi agar selalu dalam keadaan siap
pakai.
3. Melaksanakan, mengendalikan dan menilai pelaksanaan kegiatan pengadaan
perbekalan farmasi kebutuhan rumah sakit.
4. Meminta informasi kepada unit kerja untuk memperjelas spesifikasi
perbekalan farmasi yang dibutuhkan dengan tetap mengacu pada formularium
rumah sakit.
5. Melaksanakan pemesanan dan pembelian tunai perbekalan farmasi yang tidak
termasuk dalam kesepakatan kerjasama dengan pihak rekanan atau tidak
termasuk dalam formularium rumah sakit sebatas kewenangan dan sesuai
dengan prosedur yang berlaku.
6. Melakukan pemesanan perbekalan farmasi berdasarkan SP yang telah disetujui
oleh kepala instalasi farmasi.
76
7. Menyiapkan perbekalan farmasi yang diminta oleh ruangan untuk persediaan
yang telah disetujui oleh kepala instalasi farmasi.
8. Mencatat dan mengidentifikasi setiap penerimaan, penambahan dan
pengeluaran perbekalan farmasi dari gudang farmasi.
9. Melaksanakan tindakan keamanan persediaan farmasi sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan.
10. Mengatur penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi dengan sistem
FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out)
11. Mengarsipkan dokumen yang ada di gudang farmasi secara sistematis dan rapi.
12. Membuat laporan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi gudang.
13. Menciptakan dan memelihara hubungan dan suasana kerja yang baik dengan
petugas rumah sakit.
14. Melaksanakan stock opname 4 bulan sekali.
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya.
Berdasarkan hasil observasi ditemukan bahwa ada beberapa kegiatan yang
jarang dilakukan oleh petugas di instalasi farmasi misal nya evaluasi dan
monitoring persediaan obat atau stok obat di instalasi farmasi. Hal ini juga
didukung oleh wawancara yang dilakukan oleh peneliti, adapun kutipan nya sebagai
berikut :
“untuk (kegiatan) keseharian insyaallah mencukupi, tetapi untuk beberapa
hal misal nya evaluasi dan monitoring itu memang mereka belum bisa
menghandel” (Inf-1).
Hal ini dikarenakan Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum
memiliki tenaga pelaksana yang cukup khususnya di bagian gudang farmasi untuk
77
pengelolaan persediaan obat. Ini terlihat bahwa masih ada rangkap tugas sehingga
dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan obat tidak dapat berjalan maksimal.
Seperti yang telah disampaikan informan sebagai berikut :
“SDM nya masih kurang, harus nya order ada sendiri, input barang ada
sendiri tapi disini masih rangkap-rangkap tugas, ya masukan juga ya order”
(Inf-5).
Hal ini juga disampaikan sendiri oleh kepala instalasi farmasi yang
menyatakan bahwa SDM di gudang farmasi masih kurang, karena hanya ada 2
orang petugas pelaksana gudang farmasi dan 1 pekarya untuk pelayanan farmasi,
seharusnya berdasarkan telaah dokumen pedoman pengorganisasian Instalasi
Farmasi mengenai perhitungan jumlah tenaga untuk tenaga pelaksana tidak
termasuk Kepala Instalasi Farmasi yaitu total kebutuhan SDM untuk pelaksana
gudang farmasi adalah ber jumlah 6 orang. Berikut kutipan wawancara nya :
“kalau petugas gudang nya memang kurang dari analisa beban kerja
kemarin kita hitung bahwa gudang itu ideal nya ada 6 orang petugas untuk
melayani semua pendistribusian obat di rumah sakit mulai dari pengadaan,
evaluasi, distribusi dan sebagainnya. Sekarang 3, 3 pun juga gak full karena
untuk pak mul (prakarya) sendiri kan dia di pelayanan dulu setelah pelayanan
selesai baru dia ke gudang”(Inf-1).
Sedangkan untuk pelatihan SDM mengenai pengelolaan persediaan obat
masih sangat jarang dilakukan. Hal ini tentu saja dapat mempengaruhi pengetahuan
dan keterampilan nya. Untuk pelatihan SDM sudah pernah diikuti oleh kepala
Instalasi Farmasi namun sudah beberapa tahun yang lalu. Adapun kutipan wawancara
nya sebagai berikut:
“kalau pelatihan mengenai manajemen sekarang sudah mulai banyak
ditinggal, karena kita kan kalau apoteker lebih banyak fokus di klinisnya.
Jadi memang Kemarin itu sudah lama, saya ikut 1 tahun sekali tapi itu sudah
beberapa tahun lalu. kalau akhir-akhir ini sudah banyak gak ada pelatihan
seperti itu” (Inf-1).
78
Sedangkan untuk asisten apoteker mengenai pelatihan SDM ada yang sudah
mengetahui dan ada yang belum. Berikut kutipan wawancaranya :
“Kalau pelatihan saya tidak tahu, belum pernah tau” (Inf-3).
“Pernah ( ada pelatihan ) tapi saya tidak pernah ikut.”
“Seingat saya baru ada 1 kali” (Inf-5).
Sedangkan untuk evaluasi kinerja karyawan sudah dilakukan setiap tahun
oleh kepala instalasi farmasi dan pihak manajaemen farmasi. Adapun kutipan
wawancaranya sebagai berikut :
“setiap tahun kita melakukan evaluasi. dilakukan oleh kepala Instalasi”
(Inf-1).
“pernah, dilakukan oleh kepala instalasi farmasi dan manajemen RSI”
(Inf-2).
2. Anggaran
Salah satu komponen penunjang yang sangat vital dalam pengelolaan obat
adalah ketersediaan anggaran yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan untuk
penyediaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Terkait pendanaan atau sumber dana
yang dimiliki RSI Siti Aisyah Madiun untuk pengelolaan persediaan obat
menggunakan RAPB yakni anggaran yang diberikan dari rumah sakit sendiri.
Berikut kutipan wawancaranya :
“iya ada, selama ini RAPB.”
“sumber anggaran biaya dari rumah sakit ( Inf-7)”.
Dalam proses pemberian dana karena RSI Siti Aisyah merupakan rumah
sakit swasta maka dalam pemberian dana sangat flexibelitas dan tidak sulit untuk
pencairan anggarannya. Berikut kutipan dari informan :
79
“pemberiaan dana nya flexibelitas, tidak sulit kok. Intinya kita membayar
setelah ada faktur yang diverifikasi dari farmasi, pokoknya setiap pembelian
obat lewatnya farmasi dulu, sini tinggal bayar” (Inf-7).
Berdasarkan telaah dokumen anggaran pendapatan dan belanja tahun 2017
dan wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa dana tersebut digunakan
untuk pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, cetakan, pelabelan obat, Alat tulis
kantor, Alat dan bahan kebersihan, Alat listrik dan pemeliharaan, paket pasien,
konsumsi, peningkatan sarana dan prasarana gudang farmasi dan gas medik,
peningkatan sarana dan prasarana rawat inap, peningkatan sarana dan prasarana
rawat jalan serta peningkatan pelayanan farmasi. Hal ini juga sesuai dengan kutipan
wawancara dengan informan, berikut kutipan nya :
“untuk pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, alat tulis, sarana
prasarana, dsb nya.” (Inf-7).
Berdasarkan sumber dari informan jumlah anggaran pada tahun 2016 untuk
pembeliaan obat yaitu sebesar Rp. 14.420.431.116 dan untuk realisasi nya dalam
pembelian obat RSI Siti Aisyah mengeluarkan dana 20.005.376.370. Hal ini dalam
realisasinya ada kenaikan anggaran untuk pembelian obat dan alkes sebesar 38,73%
dari RAPB yang direncanakan. Berikut kutipan wawancara dari informan
(Informan melihat catatan laporan keuangan) :
“untuk anggaran pembelian obat pada tahun 2016 Rp.14.420.431.116
sedangkan untuk realisasi pembelian 20.005.376.370 dalam realisasinya
anggaran membengkak 38,73% dari RAPB yang direncanakan ( Inf-7 )”.
Untuk rancangan anggaran Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
memang selalu lebih kecil dari realisasi anggaran yang dikeluarkan. Namun hal ini
tidak terjadi setiap tahun, hanya pada tahun 2016 anggaran membengkak 38,73%
80
dari total yang dianggarkan. Berikut kutipan wawancara nya ( Informan melihat
catatan laporan keuangan ):
“Penganggaran nya memang terlalu kecil tapi tidak setiap tahun.
penganggarannya pada tahun 2016 saja, realisasinya 20.005.376.370
membengkak 38,73% dari total yang dianggarkan ( Inf-7 ).”
Meskipun demikian dalam pelaksanaannya Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun tidak mengalami kendala dan tidak mengalami kerugian dengan adanya
pembengkakan dana tersebut. Hal ini dikarenakan juga diimbangi dengan
pendapatan yang naik dari yang direncanakan. Berikut sesuai dengan kutipan
wawancara dari informan sebagai berikut :
“kenaikan ini juga diimbangi dengan pendapatan yang naik dari yang
direncanakan. Di tahun yang sama pendapatan nya juga naik, jadi tidak rugi
(Inf-7)”.
3. Sarana Prasarana
Untuk menunjang para petugas di gudang farmasi dalam melaksanakan tugas
dan tanggung jawabnya, ketersedian sarana prasarana merupakan salah satu hal
yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Berdasarkan hasil wawancara diketahui
bahwa kondisi ketersedian kelengkapan dan kelayakan sarana dan prasarana yang
digunakan untuk menunjang kerja petugas dalam manajemen logistik obat di
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun pada dasarnya kurang memadai. Berikut
kutipan wawancara nya :
“untuk pengelolaan dari segi tenaga memang kurang, kalau tempat kita
memang kecil jadi sebetulnya kita belum memenuhi standart tapi memang
kebijakan rumah sakit belum memenuhi untuk itu jadi ya akhirnya kita
memaksimalkan tempat yang sudah ada tapi prinsip bahwa penyimpanan
obat kita upayakan semaksimal mungkin sesuai standar jadi obat-obat yang
memerlukan suhu tertentu kita kondisikan seperti itu terus kemudian intinya
obat yang memerlukan perlakuan khusus kita perlakukan khusus” (Inf-1).
81
Hal ini juga di dukung dengan hasil observasi di gudang farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun.
Berikut hasil observasinya dapat dilihat pada tabel 5.3 mengenai sarana
prasarana penunjang di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk
kepala gudang
ѵ
2 Tersedianya ruangan/ kantor untuk
kepala instalasi farmasi
Ѵ
3 Ruang/kantor terpisah dengan
gudang obat
Ѵ
4 Terdapat computer Ѵ
5 Terdapat meja,kursi,lemari di
ruangan atau kantor
Ѵ
6 Tersedia telepon Ѵ
7 Terdapat ATK di ruangan atau
kantor
Ѵ
8 Terdapat prosedur untuk
pengelolaan persediaan obat
Ѵ
9 Gudang penyimpanan yang ideal V
10 Terdapat AC atau kipas angin V
11 Terdapat tabung APAR Ѵ
Sumber :Hasil observasi sarana prasarana di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun Tahun 2017
Dari hasil observasi sarana prasarana di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun diketahui bahwa luas gudang penyimpanan 3x5m2 namun hal tersebut
dirasa masih kurang ideal karena tidak hanya obat-obatan saja yang ada di gudang
farmasi akan tetapi alat kesehatan pun juga di simpan di dalam nya. Minim nya luas
gudang menyebabkan tempat obat tidak cukup selain itu hal ini juga menyebabkan
petugas tidak maksimal dalam pelaksanaan manajemen logistik obat. Pernyataan
tersebut didukung dengan hasil wawancara peneliti adalah sebagai berikut :
82
“karena luas gudang yang belum memadai kadang memang sulit, terutama
kalau akan lebaran, disini stok lebih banyak dari biasanya jadi tempatnya
tidak cukup (Inf-1)”.
“Kendalanya karena kurang jadi ya tidak bisa maksimal dalam
pelaksanaannya” (Inf-6).
4. Prosedur
Prosedur merupakan dasar bagi petugas dalam melaksanakan seluruh
kegiatan operasional di rumah sakit. Dalam menjalankan suatu proses kerja
diperlukan standart prosedur yang digunakan sebagai pedoman dalam
melaksanakan pekerjaan yang ada. Berdasarkan wawancara dengan semua
informan dapat diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
memiliki prosedur kerja dalam pengelolaan persediaan obat. Berikut kutipan nya :
“ada, semua kita sudah ada SPO nya” (Inf-1).
Hasil wawancara juga didukung oleh hasil observasi dan telaah dokumen
bahwa prosedur atau standart operasional prosedur (SOP) yang berlaku di instalasi
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun terkait manajemen logistik obat antara lain adalah
sebagai berikut : Prosedur perencanaan kebutuhan obat, prosedur pengadaan obat,
prosedur penyimpanan obat, prosedur pendistribusian obat, prosedur monitoring
kondisi penyimpanan perbekalan farmasi, prosedur penghapusan atau pemusnahan
obat, prosedur pengendalian kebutuhan obat.
SOP kegiatan pengelolaan obat di Instalasi farmasi yang digunakan dibuat
oleh kepala instalasi farmasi dan ditetapkan serta ditanda tangani oleh Direktur RSI
Siti Aisyah Madiun. SOP yang berlaku pada tahun ini pada dasarnya masih
menggunakan SOP pada tahun-tahun sebelumnya. Setiap SOP yang ada terdiri dari
dari beberapa konten seperti pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan unit
83
terkait. Jika dilihat pada masing-masing SOP, dapat dikatakan bahwa SOP yang ada
cukup singkat dan jelas. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para SDM
untuk menerapkan pelaksanaan SOP yang ada.
SOP yang ada telah disesuaikan dengan kegiatan rutin pengelolaan
persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun, namun dalam
implentasi SOP di instalasi farmasi terkadang masih diabaikan dalam
pelaksanaannya. Hal ini dapat dilihat dari hasil wawancara dari informan, berikut
kutipan wawancaranya :
“kendala nya ada, kadang dalam menjalankan tidak sesuai prosedur. Yang
penting kadang tertata” (Inf-2).
“Ada, kalau waktu nya barengan saat barang datang.”
“Kalau ada yang order, ada yang barang datang, dan saat itu petugas
bekerja sendirian terkadang mengabaikan SOP” (Inf-5).
5.1.3. Proses Manajemen Logistik Obat
Proses pengelolaan obat merupakan serangkaian kegiatan untuk
mengelola obat yang dilakukan dengan menggunakan input yang sudah ada.
Variabel yang ada pada proses manajemen logistik obat ini adalah proses
pengelolaan obat yang terdiri dari : perencanaan kebutuhan obat, penganggaran
kebutuhan obat, pengadaan obat, penyimpanan obat, pendistribusian obat,
pemeliharaan obat, penghapusan dan pengendalian kebutuhan obat. .
1. Perencanaan kebutuhan obat
Kegiatan perencanaan di gudang farmasi RSI Siti Aisyah Madiun mengacu
kepada prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan perencanaan dan penentuan
kebutuhan obat di instalasi farmasi menggunakan metode konsumsi. Metode
konsumsi merupakan metode perencanaan dengan melihat penggunaan obat
84
periode sebelumnya. Metode ini digunakan karena lebih mudah dalam
penerapannya. Kegiatan perencanaan di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
diawali dengan melihat kebutuhan obat pada 10 hari sebelumnya untuk kebutuhan
dalam 1 minggu. Sedangkan untuk obat BPJS dengan melihat konsumsi
sebelumnya untuk kebutuhan 1 bulan.
Berikut kutipan wawancara nya :
“Perencanaan kita berdasarkan obat yang keluar sebelumnya, kita
perencanaan 1minggu sekali seperti yg sudah saya jelaskan nanti diadakan,
kalau untuk obat yang fast moving kita bisa pengadaan 2 minggu untuk stok
nya, dan untuk obat-obat BPJS karena agak susah dalam mencarinya untuk
obat tertentu yang fast moving kita bisa stok buat 1 bulan” (Inf-1).
“Perencanaan kita melihat penggunaan obat 10hari sebelum nya.”
“Order dilakukan 1 minggu sekali, itu melihatnya berdasarkan pemakaian
10hari sebelumnya” (Inf-5).
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen dari buku pedoman
pelayanan farmasi di RSI Siti Aisyah Madiun yang menyatakan bahwa perbekalan
farmasi yang direncanakan pengadaanya oleh Instalasi Farmasi adalah obat sesuai
Formularium. Perencanaan Gudang Farmasi dilakukan setiap minggu untuk
kebutuhan 2 minggu sedangkan obat untuk peserta BPJS direncanakan untuk
kebutuhan 3 minggu. Perencanaan perbekalan Farmasi dilakukan oleh Kepala
Instalasi Farmasi dibantu oleh koordinator gudang farmasi menggunakan metode
konsumsi dengan beberapa penyesuaian. Unit-unit di Instalasi Farmasi dan di luar
Instalasi Farmasi mengusulkan perencanaan di unitnya masing-masing kepada
koordinator gudang farmasi, untuk kemudian dilakukan kros cek dengan data
distribusi dan apabila ada ketidaksesuaian jenis dan jumlah, dilakukan komunikasi
dan penyesuaian.
85
Menurut informan obat-obat yang akan diusulkan dalam perencanaan adalah
obat-obat an yang sudah sesuai formularium RSI Siti Aisyah Madiun. Berikut
kutipan informan :
“sudah sesuai FORNAS” (Inf-5).
Berikut adalah beberapa hal yang dapat mempengaruhi pelaksanaan
perencanaan kebutuhan obat yang tidak maksimal sehingga menyebabkan beberapa
obat yang masih mengalami stock out. Adapun hal-hal yang dapat menyebabkan
stock out tersebut diantaranya adalah :
1. Kelemahan metode konsumsi
Metode konsumsi hanya berdasarkan data konsumsi sebelumnya yang tidak
mempertimbangkan epidemiologi penyakit. Sehingga kekurangan dan kelebihan
sulit untuk ditentukan. Hal tersebut dapat dilihat dari kutipan wawancara informan
sebagai berikut :
“insyaallah sudah, cuma memang tidak bisa 100% berjalan sempurna
karena metode konsumsi kan punya kelemahan jadi misal minggu kemarin
pasien mungkin dalam keadaan sepi, padahal konsumsi pada minggu
kemarin misal barang A karena pasien pada saat itu keluarnya 100 ternyata
minggu ini kondisi pasien ramai jadi bisa jadi kosong meskipun sebenarnya
sudah ada buffer stock tapi kondisi tertentu masih memungkinkan terjadi
stock out”
(Inf-1).
2. Keterlambatan dalam melakukan order ke distributor obat
Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara sebagai berikut :
“belum, kadang sini obat nya sudah habis, gudang belum ada. Sering kosong
Dalam arti bukan kosong dari distributor tapi gudang telat dalam order”
(Inf-2).
86
3. Kurangnya SDM
Kurangnya SDM dapat menghambat dalam proses manajemen logistik obat.
Minimnya SDM tersebut mempengaruhi proses perencanaan menjadi tidak efektif.
Sehingga dalam melakukan order tidak bisa maksimal dan dapat menyebabkan
stock out. Berikut kutipan wawancaranya :
“Dikatakan efektif ya belum lah”
“Karena kurang nya tenaga itu, jadi ordernya tidak bisa
maksimal......................” (Inf-6).
Selama ini dalam proses perencanaan kebutuhan obat sudah sesuai pedoman
dan standart operasional prosedur di rumah sakit. Namun tetap saja masih ada
beberapa kendala dalam menjalankan proses perencanaan kebutuhan obat. Kendala
tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Ketidaksesuaian antara kondisi yang diingin dengan kondisi real nya.
Hal ini didukung dengan kutipan wawanca dengan informan sebagai berikut :
“antara perencanaan dan kondisi real mbleset, kadang kita juga tergantung
dari suplier yang kadang dalam mengirim obat telat kemudian juga ada
sistem ngelock jadi maksud saya ada masalah yang kadang kekunci jadi kita
gak bisa order” (Inf-1).
2. Kelemahan Metode Konsumsi
Dalam menggunakan metode konsumsi, penggunaan obat yang keluar tidak
dapat dipastikan, pasti ada perubahan dalam obat-obat yang keluar. Sehingga akan
mengalami stok kurang dan stok berlebih. Berikut sesuai kutipan wawancara
informan sebagai berikut :
“ada mbak mesti”
“saat menggunakan metode konsumsi , pasti ada perubahan dalam obat-obat
yang keluar. Jadi akan ada obat yang stok kurang dan stok berlebih. Untuk
solusinya dikombinasikan dengan analisis ABC. Jadi bisa diketahui obat
87
yang fast moving sama slow moving dalam menentukan jumlah ordernya”
(Inf-2).
3. Kekosongan dari distributor
Kekosongan dari distributor membuat pelaksanaannya menjadi terhambat.
Karena apabila kosong harus mencarikan dulu, tapi sebelumnya kita mengusahakan
dulu untuk acc ke dokter apakah boleh untuk diganti. Berikut sesuai kutipan
wawancara sebagai berikut :
“mungkin kalau dari distributor kosong, harus mencarikan diluar, jadi
kadang ada obat-obat yang kosong dari distributor kita harus mencarikan,
tapi sebelumnya kita mengusahakan dulu untuk acc ke dokter apakah boleh
untuk diganti” (Inf-3).
Selain barang kosong dari distributor, hal lain yang menyebabkan kendala
dalam menjalankan proses perencanaan obat adalah apabila terjadi ngelock pada
distributor, sehingga pihak instalasi farmasi tidak dapat melakukan order dan harus
mencari ke distributor lain untuk memenuhi stok. Berikut kutipan wawancara nya :
“Kendalanya kalau pas barang kosong, atau distributor ada yg ngelock.”
“Ya kita biasanya dialihkan ke distributor lain, untuk stok disini kan terbatas,
ada keterlambatan pengiriman kalau gak dicarikan kita akan kehabisan stok
kan kita yang akan kerepotan” (Inf-6).
2. Penganggaran
Penganggaran adalah dana yang disediakan dari rumah sakit untuk
menunjang kebutuhan pengelolaan persediaan obat yang ada di instalasi farmasi.
Proses penganggaran untuk pengadaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun menjadi tanggung jawab bagian keuangan dan kepala instalasi farmasi.
Adapun mekanisme penganggaran obat yaitu dibuat setiap tahun berdasarkan
konsumsi obat pada tahun sebelumnya, jadi setiap oktober sudah dilakukan
perencanaan penyusunan kebutuhan anggaran. Kepala instalasi farmasi akan
88
menerima daftar kebutuhan yang sudah di periksa. Kepala farmasi melakukan
perhitungan rencana perbekalan farmasi dan anggaran yang dibutuhkan, kemudian
diajukan ke tim anggaran. Instalasi farmasi melakukan pengadaan sedangkan untuk
proses penagihan ada di bagian keuangan. Hal ini di dukung dengan kutipan
informan sebagai berikut :
“ jadi ketika disana sudah order, order dicatat ke bu anik bagian gudang,
setelah itu terbit faktur kemudian faktur itu akan diverifikasi di apotek, terus
di titip faktur ke bu dian ( Bag. Keuangan ) kemudian akan membuatkan TT
setelah itu seminggu setelah nya direkap, pengeluaran obat itu total berapa,
jadi ada rekapannya masing-masing misal PT. A 10rb PT.B 13rb satu minggu
itu berapa terus dibayar” (Inf-7).
Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun
tidak mengalami kendala karena dana yang diberikan fleksibel sesuai kebutuhan
dari instalasi farmasi mengingat bahwa farmasi merupakan unit penghasil terbesar
dan juga penghabis terbesar. Berikut kutipan wawancara dengan informan :
“kalau pengaggaran tidak ada mbak, sedapat mungkin memang dari
manajemen kalau untuk farmasi itu memang di unit rumah sakit merupakan
penghasil terbesar tetapi juga penghabis terbesar juga, tetapi untuk
pengajuan anggaran kita tidak ada kendala hanya memang pengendaliannya
saja yang lebih diprioritaskan” (Inf-1).
3. Pengadaan
Pengadaan merupakan salah satu kegiatan mereleasikan perencanaan dan
menentukan kebutuhan obat di rumah sakit. Dari hasil wawancara yang dilakukan
peneliti didapatkan bahwa proses pengadaan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun
dimulai dari pengajuan gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi berdasarkan
kebutuhan yang telah direncanakan, setelah itu kepala instalasi farmasi akan
membuat surat pesanan, kemuadian pemesanan akan diajukan ke distributor
masing-masing. Seperti yang diungkapkan informan sebagai berikut :
89
“jadi gudang merencanakan kebutuhan, kemudian diajukan ke kepala
instalasi farmasi, kepala instalasi akan membuat SP diadakan untuk
kebutuhan 1 minggu” (Inf-1).
“pengadaan disini distributor resmi” (Inf-2).
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen SOP pengadaan perbekalan
farmasi yang menyebutkan bahwa pelaksanaan pengadaan perbekalan farmasi
sebagai berikut :
1. Petugas gudang farmasi membuat rencana kebutuhan perbekalan farmasi.
2. Kepala Instalasi Farmasi menentukan jumlah pesanan.
3. Kepala Instalasi Farmasi membuat surat pesanan.
Sedangkan untuk pengadaan di ruangan dengan melakukan permintaan setiap
hari ke gudang farmasi. Kemudian petugas gudang farmasi akan menyiapkan,
apabila barang yang diminta tidak ada maka gudang akan segera melakukan
pengadaan. Seperti yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
“Untuk pengadaan kita setiap hari permintaan, itu kan kalau barang ada
yang langsung dikasihkan, kalau tidak ada ya akan diorderkan oleh gudang”
(Inf-3).
Menurut informan proses pengadaan obat dilakukan setiap 1 minggu sekali,
akan tetapi obat yang fast moving atau live saving maka pemesanan obat bisa
dilakukan 1 minggu 2 kali tergantung bagaimana kebutuhannya. Berikut pernyataan
informan :
“1 minggu biasanya dihari senin. Untuk obat-obat yang memang urgent bisa
jadi kita order dalam 1 minggu bisa 2 kali.”
“kita upaya kan memang 1 minggu sekali tetapi tidak menutup kemungkinan
ketika obat-obat yang fast moving dan obat-obat yang kita live saving itu ya
karena kita tidak tau keluarnya kapan bisa jadi dalam 1 minggu kita
orderkan 2x mbak tergantung kebutuhan nya” (Inf-1).
90
Kendala yang sering terjadi dalam proses pengadaan adalah datang dari
distributor yang sering terlambat dalam melakukan distribusi ke rumah sakit dan
adanya barang kosong dari distributor. Hal ini mengakibatkan pihak gudang harus
melakukan pembelian cito ke apotek luar atau mencari distributor lain. Berikut
kutipan dari informan :
“Pengiriman yang sering terlambat, ada ngelock-ngelock dalam
pembayaran. kalau ngelock, ya itu memang salah dari sales nya atau
distributornya, kalau belum diselesaikan kepada PBF nya ya kita tidak bisa
order. Solusinya kalau ada resep beli dari luar “ (Inf-5).
4. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang
diterima agar tidak hilang dan terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia serta
mutunya agar tetap terjamin. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa
penyimpanan obat di gudang farmasi disusun berdasarkan abjad dan bentuk
sediaan dan penyimpanan di ruangan disusun berdasarkan farmakalogi. Berikut
kutipan yang disampaikan oleh informan :
“penyimpanan sudah diupayakan ya sesuai standart, penyimpanannya kalau
digudang masih abjad sama bentuk sediaan. Kalau lainnya di depo-depo
sesuai farmakologi” (Inf-1)
Penyimpanan obat ini menggunakan sistem FIFO (First In First Out) dan
FEFO (First Expired First Out) namun dalam kondisi tertentu ada beberapa hal
yang mempengaruhi sistem FEFO/FIFO belum terlaksana secara maksimal
diantaranya adalah sebagai berikut :
Minimnya tenaga dan tempat yang belum memadai membuat standart penyimpanan
tidak dapat berjalan 100% dan membuat sistem FEFO/FIFO terkadang dalam
91
pelaksanaan masih diabaikan. Hal ini didukung oleh kutipan informan sebagai
berikut:
“FEFO FIFO iya, jadi kita prioritaskan barang ya masuk dulu akan keluar
dulu atau barang yg ED Dulu kita keluarkan.”
“penyebab ya karena kembali lagi ke tenaga dan tempat yang belum
memungkinkan kadang memang standart penyimpanan tidak dapat berjalan
100% disini” (Inf-1).
Dalam kondisi ramai, hal ini juga menyebabkan penataan obat dengan sistem
FEFO/FIFO tidak terlaksana. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara sebagai
berikut :
“sesuai FEFO/FIFO Jadi obat yang Expirednya duluan ditaruh depan.
Namun kadang-kadang tidak terlaksana penataan nya ketika rame-rame,
namun ketika mengambilkan tetep dicek ” (Inf-2).
Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil telaah dokumen di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun diketahui bahwa penyimpanan sesuai dengan
prosedur penyimpanan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun sebagai berikut :
Obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus dengan pintu
ganda yang selalu terkunci. Bahan yang mudah terbakar, korosif, eksplosif, iriatif,
karsionogenik disimpan di tempat tersendiri terpisah dari obat lain. Bahan
berbahaya disimpan dalam tempat terpisah dimana tersedia APAR dan diberi label
B3 sesuai dengan klasifikasi. Perbekalan farmasi harus disimpan dengan prinsip
FIFO (First In First Out) / FEFO (First Expired First Out). Masing-masing
perbekalan farmasi memerlukan penyimpanan-penyimpanan tertentu. Contohnya
menyimpan vaksin suhu yang harus digunakan dalam penyimpanan yaitu 2-8 C0.
Asisten apoteker wajib cek suhu setiap hari. Penyimpanan nutrisi harus terlindungi
dari cahaya. Obat disimpan di farmasi dan di unit biasanya di ruang keperawatan.
92
Obat yang disimpan di unit yaitu obat-obat yang emergency kit. Pemantauan
emergency kit dilakukan setiap 2 bulan. Penyimpanan obat selalu memenuhi aturan
dari masing-masing obat.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti di Instalasi Farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun terhadap petugas dalam proses penyimpanan obat antara
lain :
a. Pada saat menyusun obat, petugas gudang farmasi menyusun obat-obat sesuai
alfabhet pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada penamaan pada
rak-rak obat nya, hanya dibedakan rak obat reguler dan rak obat BPJS.
b. Untuk obat yang masih dalam karton di tumpuk, khususnya untuk infus terdapat
dalam karton dan ditumpuk-tumpuk, tidak jarang untuk infus juga masih ditata
diluar gudang.
c. Obat-obat an tablet dan kapsul diletakan didalam rak, sedangkan untuk salep,
sirup, obat tetes di dalam gudang farmasi belum ada lemari penyimpanan, sehingga
langsung didistribusi ke ruangan-ruangan.
d. Untuk obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika penyimpanan nya dilakukan
dilemari terpisah, yaitu lemari khusus dengan pintu double yang dilengkapi kunci.
Untuk obat-obat an narkotika dan psikotropika juga hanya ada di apotek instalasi
farmasi baik rawat jalan maupun rawat inap.
Hal ini juga didukung dengan hasil observasi mengenai penyimpanan terkait
syarat gudang dan pengaturan penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun yang masih terlihat bahwa masih adanya penumpukan dus
dan karton. Selain itu untuk bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter
93
juga belum terpisah dari gudang induk dalam penyimpanannya. Sedangkan untuk
pengaturan penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum
dilengkapi kartu stok. Adapun hasil observasinya dapat dilihat pada tabel hasil
observasi mengenai syarat gudang untuk penyimpanan obat di Instalasi Farmasi
Tabel 5.4. hasil observasi syarat gudang untuk penyimpanan di Instalasi Farmasi
Siti Aisyah Madiun.
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari
penyimpanan obat Ѵ
2 Tersedia lemari khusus yang
terkunci untuk penyimpanan
narkotika dan psikotropika
Ѵ Di apotek rawat
jalan dan apotek
rawat inap,
untuk gudang
belum ada.
3 Tersedia lemari pendingin untuk
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
Ѵ
4 Luas gudang minimal 3x4 M2 Ѵ 3 x 5 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran udara
dan tidak lembap Ѵ
6 Lantai dari tegel atau semen Ѵ
7 Pembuatan sudut lantai atau
dinding yang tidak tajam Ѵ
8 Ada gudang penyimpanan obat Ѵ
9 Dinding dibuat licin Ѵ
10 Ruang kering tidak lembap Ѵ
11 Cahaya cukup Ѵ
12 Gudang menggunakan sistem satu
lantai Ѵ
13 Terdapat AC atau kipas angin Ѵ
14 Bahan mudah terbakar disimpan di
ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
Ѵ
15 Dihindari adanya penumpukan
dus,karton dan lain-lain
Ѵ
94
Tabel 5.5. Hasil observasi mengenai pengaturan penyimpanan obat di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk
sediaan Ѵ
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis Ѵ
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet Ѵ
4 Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang
memerlukan penyimpanan pada
suhu tertentu
Ѵ
5 Menerapkan metote penyimpanan
metode FIFO/FEFO
Ѵ
6 Dilengkapi kartu stok Ѵ
Masalah atau kendala yang terjadi di Instalasi Farmasi yang berhubungan
dengan penyimpanan diantaranya adalah kondisi gudang yang tidak
memungkinkan untuk melakukan penyimpanan karena kurang luas. Hal ini tentu
mengakibatkan ketidakleluasan petugas dalam melakukan pekerjaan didalam
gudang farmasi dan terjadinya penumpukan barang atau kardus obat di gudang
farmasi serta masih banyak penumpukan karton infus diluar.
Hal ini sesuai dengan yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
“Gudang nya kurang besar, penataan nya masih belum rapi menurut saya,
penuh soalnya.”
“untuk salep syrup belum ada rak nya, sehingga langsung dikeluarkan ke
ruangan-ruangan” (Inf-2).
“Belum, masih sempit kurang lebar.”
“iya, lha infus ku masih diluar, harus nya kan juga masuk didalam” (Inf-5).
95
5. Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat kepada unit
pelayanan kesehatan sesuai permintaan yang diajukan. Berdasarkan hasil
wawancara dengan informan dapat diketahui bahwa distribusi obat prinsipnya yaitu
gudang farmasi mendistribusikan ke semua ruangan yang ada di rumah sakit yang
membutuhkan perbekalan farmasi baik berupa obat, oksigen dan barang habis
pakai. Distribusi obat dilakukan dimulai dengan permintaan obat dari ruangan
kepada petugas pelaksana gudang farmasi dengan mengisi surat pesanan. Setelah
itu petugas gudang akan mengambilkan obat yang diminta dari rungan, kemudian
petugas gudang farmasi akan meneliti dan memeriksa barang yang akan
didistribusikan. Jika obat yang diminta ke gudang oleh ruangan tidak ada maka
gudang akan segera membuat proses pengadaannya. Hal ini seperti yang
diungkapkan oleh informan dibawah ini :
“Kita bedakan ya, jadi gudang farmasi itu prinsipnya mendistribusikan ke
semua ruangan yang ada di rumah sakit yang membutuhkan. yang
didistribusikan bisa obat, bisa oksigen, bisa barang habis pakai. Kalu sistem
nya masing-masing ruangan akan mengajukan barang apa yang mereka
minta melalui form permintaan barang. Kemudian gudang akan
mengevaluasi atau melihat stok nya kalau memang stok nya memenuhi ada
kita penuhi, tetapi jika ternyata obat yang diminta belum ada gudang akan
segera membuat proses pengadaannya” (Inf-1).
Pernyataan diatas juga didukung oleh hasil observasi dan telaah dokumen
berupa standar prosedur operasional sebagai berikut :
1. Petugas farmasi rawat inap dan rawat jalan membuat rencana permintaan
perbekalan farmasi di buku permintaan dan diserahkan di gudang farmasi.
2. Siapkan perbekalan farmasi sesuai dengan yang tulis pada buku permintaan
barang.
96
3. Cetak pada buku permintaan barang sesuai jumlah yang diberikan.
4. Masuk kan data permintaan ke komputer pada masing-masing transaksi depo
farmasi kemudian print.
5. Kirim perbekalan farmasi yang sudah disiapkan ke depo farmasi yang
bersangkutan.
6. Serah terima perbekalan farmasi dengan petugas depo farmasi dengan
mencocokan nama dan jumlah perbekalan farmasi.
7. Tanda tangan dan nama terang pada kolom yang telah disediakan pada buku
permintaan barang yaitu petugas yang meminta, petugas gudang yang melayani
dan petugas depo yang menerima perbekalan farmasi.
8. Arsipkan form permintaan beserta print outnya di gudang farmasi.
Dalam distribusi obat adapun kendala yang dapat mempengaruhi proses
pendistribusian obat yakni jika obat yang tersedia di gudang farmasi jumlah nya
memungkinkan maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit tersebut. Akan tetapi
jika obat yang diminta jumlahnya tidak memungkinkan untuk dilakukan
pendistribusian dan barang yang diminta kosong maka pendistribusian tidak dapat
dilakukan. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara dengan informan sebagai
berikut :
“ya kalau barang kosong, kalau pas kita butuh ya kita harus pergi keluar
terpaksa” (Inf-3).
“kita minta tapi barang tidak ada, akhirnya harus acc dokter jadi
pelayanannya menjadi lama” (Inf-4).
97
6. Pemeliharaan
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada informan
dapat diketahui bahwa pemeliharaan obat-obat an agar tidak rusak atau expired
date dengan menyimpan obat sesuai label atau petunjuk penyimpanan obat yang
sudah tertera pada obat. Selain itu petugas farmasi juga mengecek suhu obat setiap
hari dan obat yang mendekati expire date. Hal ini sesuai pernyataan oleh informan
sebagai berikut :
“kita simpan sesuai dengan yang di ingin obat kan biasanya di label ada
petunjuk penyimpanan seperti apa itu yang kita terapkan”
(Inf-1).
“ya pengecekan suhu tadi, kalau suhu setiap hari dicek terus.”
“stok 3 bulan, 4 bulan, akhir bulan, untuk death stock 3 bulan sekali”
(Inf-2).
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen standar prosedur operasional
yang menyatakan prosedur monitoring kondisi penyimpanan perbekalan farmasi
antara lain :
1. Setiap pagi, kontrol suhu lemari pendingin, suhu ruang dan kelembapan udara
dengan termometer yang sudah ditara/di kalibrasi.
2. Catat pada lembar monitoring suhu dan kelembapan yang sudah tersedia.
3. Bila suhu melebihi standar lapor ke bagian pemeliharaan untuk ditindak lanjuti.
Menurut beberapa informan yang ada dalam pelaksanaan pemeliharaan obat
di Instalasi Farmasi dirasa tidak ada kendala atau masalah yang terjadi. Berikut
salah satu kutipan wawancaranya :
“Untuk kendala tidak ada” (Inf-6).
98
7. Penghapusan
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada informan
dapat diketahui bahwa penghapusan obat-obat an yang mendekati expired date
adalah dengan cara menyerahkan obat ke gudang farmasi 6 bulan sebelum obat
expired date, kemudian gudang akan memilih barang mana yang bisa di retur dan
yang tidak bisa. Untuk obat yang telah rusak atau expired date dan tidak dapat
dikembalikan ke distributor maka rumah sakit akan melakukan penghapusan sesuai
dengan prosedur yang ada dirumah sakit. Penghapusan obat yang dilakukan di RSI
Siti Aisyah Madiun dengan melalui kerja sama dengan pihak ke 3 dikarenakan RSI
Siti Aisyah Madiun belum memiliki inecerator sendiri. Berikut kutipan yang
disampaikan oleh informan :
“Expired itu kita punya kebijakan 6 bulan sebelum barang itu expired akan
ditarik oleh gudang kemudian gudang akan mereuji barang mana yang bisa
dikembalikan ke distributor untuk proses retur dan mana yang tidak. Ketika
barang itu tidak bisa diretur gudang akan memisahkan barang yang tidak
bisa diretur itu dan mendekati ED. Kemudian ketika sudah jatuh tempo sudah
jatuh ED nya kita packing nanti akan kita koordinasi dengan IPAL pihak
sanitasi untuk melakukan pemusnahannya, jadi karena RSI pemusnahan nya
dengan pihak ke 3 jadi nanti yang melakukan pihak ke tiga” (Inf-1).
Hal ini juga didukung dengan telaah dokumen standar operasional prosedur
mengenai pengelolaan perbekalan farmasi expired date dan rusak di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun yaitu sebagai berikut :
1. Kepala ruangan/Instalasi pelayanan mengumpulkan dan menyerahkan
perbekalan farmasi yang sudah ED atau rusak.
2. Petugas gudang farmasi merekap jenis, jumlah, dan nilai perbekalan farmasi
ED/rusak dari seluruh unit.
99
3. Apabila tidak dilakukan retur ke pemasok, maka petugas melakukan
pengemasan.
4. Petugas gudang farmasi membuat laporan perbekalan yang ED/rusak ke Kepala
Instalasi Farmasi.
5. Kepala Instalasi Farmasi mebuat laporan penghapusan perbekalan farmasi
ED/rusak ke direktur.
6. Petugas logistik menyerahkan barang yang sudah ED/rusak ke petugas sanitasi
untuk dimusnahkan.
Menurut informan dalam pelaksanaan penghapusan tidak ada kendala atau
masalah yang dirasa meskipun pemusnahan nya bekerjasama dengan pihak ke tiga.
Berikut pernyataan nya :
“untuk penghapusan tidak ada kendala” (Inf-5).
8. Pengendalian persedian
Berdasarkan telaah dokumen buku pedoman pelayanan farmasi pengendalian
dilakukan dengan tujuan agar penggunaan obat sesuai dengan formularium Rumah
Sakit dan memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan atau kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan atau kehilangan serta
pengembalian pesanan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai. Adapun cara untuk mengendalikan persediaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai adalah sebagai berikut :
a. Melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving)
b. Melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock)
100
c. Melakukan stok opname setiap 4 bulan sekali
Kegiatan pengendalian persediaan yang dilakukan oleh instalasi farmasi RSI
Siti Aisyah Madiun yaitu melalui stock opname dan cek stok secara berkala. Hal ini
sesuai dengan yang disampaikan oleh informan sebagai berikut :
“kita pakai stock opname, kemudian kita melakukan analisa ABC, jadi
barang-barang dengan kategori A itu yang akan kita awasi, bener-bener kita
kendalikan karena disitu barang dengan kategori A itu kan jumlah nya sedikit
tapi value nya besar, memakan hampir 80% dari dana yang diserap dirumah
sakit’’ (Inf-1).
Biasanya kita cek stok, tidak sampai kosong sudah permintaan ke gudang jadi
tidak sampai telat” (Inf-4).
Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa prosedur pengendalian dengan
stock opname dapat diketahui bahwa kegiatan stock opname di Instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan setiap 4 bulan sekali yaitu bulan april, agustus
dan desember, akan tetapi dalam proses pengendalian terkadang terhambat karena
tidak bisa memantau stok secara berkala. Hal ini seperti yang disampaikan informan
sebagai berikut :
“Itu yang susah, belum bisa maksimal dalam melakukan pengendalian.
Untuk obat-obat yang mau ED kita belum bisa ngeceki, harusnya
dikembalikan pun kadang tidak bisa dikembalikan makanya ada obat ED
Sehingga Proses pengendalian nya terhambat karena tidak bisa mengecek
satu persatu”(Inf-5).
Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas
diantaranya adalah disebabkan karena keterbatasan tenaga dan pengentahuan
sehingga pengendalian nya tidak bisa dilaksanakan secara periodik. Kejadian
seperti ini tentu dapat menyebabkan beberapa obat mengalami kekosongan dan juga
expired date. Berikut kutipan dari informan :
101
“pasti ada, karena SDM kami memang punya keterbatasan tenaga dan
memang pengetahuan sih terus terang. Sebetulnya analisa itu kan
pengendalian secara periodik ya cuman belum bisa berjalan secara periodik.
kadang mereka itu, kayak apa ya, Kadang masih ada miss jadi sampe masih
ada barang ED, barang retur dan sebagainya kelewatan itu bisa terjadi”
(Inf-1).
5.1.4. Output Manajemen Logistik Obat
1. Ketersediaan obat di Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
Berdasarkan hasil observasi di Instalasi Farmasi terhadap obat-obat yang
tersedia di gudang penyimpanan diketahui bahwa secara garis besar ketersediaan
obat di Instalasi farmasi sudah sesuai kebutuhan, akan tetapi memang ada beberapa
obat terkadang tidak tersedia disebakan karena stok yang ada terbatas dan
disebabkan karena kosong dari distributor. Hal ini juga didukung dengan hasil
wawancara yang telah disampaikan oleh informan sebagai berikut :
“Sudah, cuma ya kendala kalau barang kosong, kalau tidak kosong ya tidak
masalah kita. belum 100%, kalau order barang kosong kita harus order PBF
lain yang punya barang itu.” (Inf-3).
Berdasarkan penelitian diketahui bahwa Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun untuk ketersediaan sudah bagus, ada penolakan dan penggantian obat
namun nilainya sangat kecil. Untuk penolakan obat pada pasien rawat jalan dan
rawat inap rata-rata hanya 1%. Hal ini sesuai kutipan wawancara oleh informan
berikut :
“...................untuk penolakan nilainya juga kecil rata-rata hanya 1%, penggantian
juga kecil. Terus pemakaian sesuai formularium juga hampir 100%” (Inf-1).
102
Berdasarkan laporan data obat rusak atau expired date pada tahun 2016 di
RSI Siti Aisyah mengalami obat rusak atau expired date dengan jumlah total
24.123.598. Obat rusak atau Expired date sebagaian berasal dari obat-obat dan
alkes di ruang keperawatan.
Dalam menjaga ketersediaan obat, maka Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun harus lebih meningkatkan sistem pengelolaan obat. Hasil akhir dari
pengelolaan obat adalah ketersediaan obat sesuai kebutuhan, tidak ada obat stock
out ataupun expired date dan berkurangan nilai penolakan resep atau pergantian
obat karena kekosongan obat. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan
sebagai brikut :
“di harapkan ya sebenarnya outputnya tidak ada stock out, tidak ada obat
expired, tidak ada obat yang death stock. Ya tapi mungkin memang
membutuhkan kebijakan dari top manajemen untuk pengelolaan death stock
itu, jadi gak bisa kami berjalan sendiri” (Inf-1).
Adapun upaya yang dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun dalam mengatasi terjadinya kekosongan obat yaitu dengan mencarikan obat
ke PBF lain atau rekanan luar. Namun sebelum nya apabila punya obat lain yang
sama di koordinasikan dulu ke dokter, apabila boleh diganti akan diganti dengan
obat yang kandugan nya sama. Hal ini seperti yang telah siungkapkan oleh informan
sebagai berikut :
“kalau reguler kan pasti punya second line maksudnya kita usahakan
koordinasikan dengan DPJP untuk mengganti yang isinya sama itu tapi kalau
BPJS ya itu tadi kita upayakan stok nya lebih diperbanyak” (Inf-1).
“kita pinjam, ataupun CITO, CITO ke PBF atau apotek lain” (Inf-5).
Hal ini juga didukung dengan hasil telaah dokumen prosedur penanganan
ketidaktersediaan obat sebagai berikut :
103
1) Pasien rawat inap
Lakukan telaah resep, apabila Obat yang ditulis dokter tidak tersedia maka
hubungi dokter penulis resep dan apabila dokter bersedia obat diganti maka lakukan
SPO pergantian obat. Jika dokter tidak bersedia maka asisten apoteker jaga
menghubungi rekanan untuk pengadaan, setelah obat tersedia serahkan obat ke
pasien atau perawat dengan menggunakan formularium pengambilan obat. Proses
administrasi dilakukan oleh petugas gudang.
2) Pasien rawat jalan
Baca resep dengan teliti, apabila obat yang ditulis dokter tidak tersedia
hubungi dokter penulis resep. Dokter bersedia obat diganti lakukan SPO
Penggantian obat dan apabila dokter tidak bersedia diganti maka buatkan copy
resep.
5.2 PEMBAHASAN
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi
merupakan suatu siklus kegitan yang dimulai dari perencanaan sampai
pengendalian persediaan. Untuk dapat terselenggaranya manajemen yang baik,
unsur-unsur tersebut diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip-prinsip
manajemen tersebut merupakan pegangan umum untuk terselenggaranya fungsi-
fungsi logistik dengan baik. Fungsi-fungsi manajemen tersebut meliputi
perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian persediaan ( Seto, 2015).
104
Pengelolaan perbekalan farmasi dilakukan di dalam ruang lingkup Instalasi
Farmasi. Pengelolaan persediaan obat yang baik tentu nya memerlukan manajemen
yang baik pula. Namun hal tersebut tidak terlepas dari faktor-faktor yang
mempengaruhinya. Untuk melihat efektifitas dari pengelolaan persediaan obat
perlu diperhatikan faktor-faktor input sebagai penunjang terlaksananya proses
manajemen logistik dari proses pengelolaan itu sendiri. faktor input terdiri dari
sumber daya manusia, anggaran, sarana dan prasarana, dan prosedur. Sementara itu,
proses pengelolaan persediaan obat yang perlu diperhatikan yaitu mulai dari
perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
penghapusan, dan pengendalian. Sedangkan output nya adalah ketersediaan obat
yang efektif dan efisien. Sehingga bisa melihat sistem pengelolaan obat yang
dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit.
5.2.1 Input Manajemen Logistik Obat
Masukan (Input) Adalah sub elemen-sub elemen yang diperlukan sebagai ma
sukan untuk berfungsinya sistem (Notoatmodjo, 2011). Jika input tidak tersedia
dengan baik, maka dapat menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada
suatu sitem bahkan dapat menghambat suatu sistem untuk mencapai tujuan. Begitu
juga dalam penelitian ini, dalam pengelolaan obat suatu rumah sakit harus
menyediakan input yang baik. Adapun input pengelolaan obat di Instalasi Farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun adalah sebagai berikut :
105
1. SDM (Sumber Daya Manusia)
Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting dalam manajemen
logistik obat di Instalasi farmasi. Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan
menggunakan wawancara, observasi dan data sekunder diketahui bahwa sumber
daya manusia yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan obat di gudang
farmasi Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun hanya ada 3 orang. 2 orang
sebagai petugas pelaksana gudang dan 1 orang sebagai prakarya.
Berdasarkan buku pedoman pengorganisasian RSI Siti Aisyah tahun 2015
mengenai Analisis beban kerja diketahui bahwa kebutuhan petugas pelaksana
gudang farmasi seharusnya berjumlah 6 orang. Sehingga hal ini dapat disimpulkan
bahwa kuantitas SDM yang ada di gudang farmasi RSI Siti Aisyah Madiun saat ini
dirasa memang masih kurang.
Berdasarkan PERMENKES RI No 72 Tahun 2016 Instalasi farmasi harus
memiliki Apoteker dan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai dengan beban kerja
agar tercapai sasaran dan tujuan Instalasi Farmasi. Kualifikasi Sumber Daya
Manusia (SDM) Untuk pekerjaan kefarmasian terdiri dari Apoteker dan Tenaga
Teknis Kefarmasian sedangkan Untuk pekerjaan penunjang terdiri dari : Operator
Komputer/Teknisi yang memahami kefarmasian, Tenaga Administrasi,
Pekarya/Pembantu pelaksana.
Untuk menghasilkan mutu pelayanan yang baik dan aman, maka dalam
penentuan kebutuhan tenaga harus mempertimbangkan kompetensi yang
disesuaikan dengan jenis pelayanan, tugas, fungsi, wewenang dan tanggung
jawabnya.
106
Berdasarkan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010,
diketahui bahwa sumber daya manusia dalam pengelolaan persediaan obat di
gudang farmasi terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala
gudang, satu orang pengurus barang, dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan
dengan kebijakan-kebijakan tersebut memang sumber daya manusia yang berperan
dalam pengelolaan obat di gudang farmasi masih belum mencukupi.
Minimnya sumber daya manusia yang ada di gudang farmasi menyebabkan
ada beberapa kegiatan yang jarang dilakukan oleh petugas di instalasi farmasi
misalnya evaluasi dan monitoring persediaan obat atau stok obat di instalasi
farmasi. hal ini dikarenakan pekerjaan yang terlalu padat dan tidak adanya petugas
lain yang membantu pekerjaannya. Hal ini tentu mempengaruhi beban kerja SDM
yang ada saat ini menjadi bertambah dan pelaksanaan pengelolaan persediaan obat
yang tidak dapat berjalan maksimal karena kebijakan untuk penambahan tenaga
SDM sampai saat ini belum dilakukan.
Sedangkan untuk pelatihan SDM mengenai pengelolaan persediaan obat
masih sangat jarang dilakukan. Hal ini tentu dapat mempengaruhi pengetahuan dan
keterampilan nya. Untuk pelatihan SDM sudah pernah diikuti oleh kepala Instalasi
Farmasi namun sudah beberapa tahun yang lalu. Sedangkan untuk asisten apoteker
mengenai pelatihan SDM masih jarang yang sudah mengetahui. Di Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun untuk pelatihan mengenai manajemen sudah mulai
ditinggalkan, pelatihan yang ada sekarang lebih fokus untuk farmasi klinis.
Hasibuan (2015) menyebutkan bahwa faktor penting yang perlu
diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian pengetahuan dan
107
keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul disiplin kerja. Sedangkan
menurut penelitian oskar (2005) menunjukan bahwa kesesuaian pengetahuan dan
keterampilan dalam penempatan jabatan kerja memiliki pengaruh sebesar 63,9%
dalam menentukan prestasi kerja seorang pegawai.
Dengan demikian dapat diketahui bahwa pelatihan dapat mempengaruhi
pengetahuan dan keterampilan SDM. Oleh karena itu diharapkan manajemen RSI
Siti Aisyah Madiun dapat melakukan pelatihan petugas farmasi mengenai
manajemen logistik obat secara berkala agar dapat mencapai sasaran yang
diinginkan serta peningkatan kinerja SDM.
Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia di Instalasi Farmasi RSI
Siti Aisyah Madiun dan minimnya pelatihan terhadap Sumber daya manusia
mengenai manajemen logistik obat dapat menghambat proses pelaksanaan
pengelolaan persediaan obat. Minimnya sumber daya yang ada digudang farmasi
dapat membuat kegiatan proses pengelolaan obat tidak berjalan dengan baik. Oleh
karena itu perlu adanya proses rekrutmen dan seleksi untuk memenuhi kebutuhan
akan SDM, karena SDM yang ada saat ini untuk proses pengelolaan obat di gudang
farmasi khususnya hanya ada dua orang.
2. Anggaran
Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang dalam proses
pelaksanaan manajemen logistik obat di Instalasi Farmasi. Berdasarkan hasil
penelitian dapat disimpulkan bahwa anggaran di RSI Siti Aisyah berdasarkan
RAPB. Karena RSI Siti Aisyah merupakan rumah sakit swasta dalam pemberian
dananya tidak ribet dan fleksibel sesuai yang dibutuhkan oleh instalasi farmasi.
108
Anggaran di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun digunakan untuk
pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, cetakan, pelabelan obat, Alat tulis
kantor, Alat dan bahan kebersihan, Alat listrik dan pemeliharaan, paket pasien,
konsumsi, peningkatan sarana dan prasarana gudang farmasi dan gas medik,
peningkatan sarana dan prasarana rawat inap, peningkatan sarana dan prasarana
rawat jalan serta peningkatan pelayanan farmasi.
Jumlah anggaran pada tahun 2016 untuk pembeliaan obat yaitu sebesar
Rp.14.420.431.116 dan untuk realisasi nya dalam pembelian obat RSI Siti Aisyah
mengeluarkan dana 20.005.376.370. Hal ini dalam realisasinya ada kenaikan
anggaran untuk pembelian obat dan alkes membengkak 38,73% dari RAPB yang
direncanakan. Meskipun demikian pihak RSI Siti Aisyah Madiun dirasa tidak
memiliki kerugian ataupun kendala dalam pemberian anggaran karena adanya
pembengkakan dana tersebut juga diimbangi dengan adanya peningkatan
pendapatan Instalasi Farmasi pada tahun 2016.
Menurut hasil penelitian yang telah dilakukan suciati dkk (2006), menyatakan
bahwa pelayanan farmasi untuk penyediaan obat dan perbekalan kesehatan
merupakan revenue center atau pusat pendapatan bagi rumah sakit, mengingat lebih
dari 90% pelayanan kesehatan menggunakan perbekalan farmasi dan 50% dari
seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi.
Sesuai dengan penelitian suciati (2006) yang menerangkan bahwa pelayanan
farmasi merupakan unit penghabis dan penghasil terbesar, tidak mengalami
kesulitan untuk dana karena setiap anggaran yang tinggi juga diimbangi dengan
adanya peningkatan pendapatan. maka pihak RSI Siti Aisyah hanya perlu
109
meningkatkan pengendalian pengelolaan obat yang dapat menghindari kerugian
rumah sakit dari adanya obat rusak dan expired date.
Berdasarkan DEPKES RI Tahun 2008 Anggaran dalam pengelolaan
perbekalan farmasi di rumah sakit bertujuan agar dapat memenuhi kebutuhan obat
di rumah sakit. Kendala yang umum dijumpai dalam pengelolaan obat meliputi
beberapa aspek antara lain sumber daya manusia (SDM), sumber anggaran yang
terbatas, sarana prasarana.
Ratio perencanaan anggaran dan pembelian obat pada tahun 2016 sebesar
1: 1,38. Ratio tersebut menunjukan perbandingannya tidak ideal. Hal ini sulit
dicapai karena banyak faktor yang mempengaruhi terutama pengguaan obat. Oleh
karena itu perlu dievaluasi kembali terkait untuk penyusunan RAPB dan
pembeliannya.
3. Sarana Prasarana
Kelengkapan fasilitas merupakan suatu faktor yang harus dipenuhi oleh
setiap rumah sakit. Dengan terlengkapinya fasilitas yang digunakan dalam
memberikan suatu pelayanan, maka pelayanan akan dapat diberikan dengan
maksimal. Begitu juga dengan fasilitas yang digunakan dalam manajemen logistik
obat di RSI Siti Aisyah Madiun. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di
instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun maka dapat diketahui bahwa fasilitas
sarana prasarana di instalasi farmasi masih kurang memadai.
Menurut PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa penyelenggaraan
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung oleh sarana dan
peralatan yang memenuhi ketentuan dan perundang-undangan kefarmasian yang
110
berlaku. Dengan kriteria sarana sebagai berikut fasilitas ruang harus memadai
dalam hal kualitas dan kuantitas agar dapat menunjang fungsi dan proses pelayanan
kefarmasian, menjamin lingkungan kerja yang aman untuk petugas dan
memudahkan sistem komunikasi Rumah Sakit, baik fasilitas utama dan fasilitas
penunjang dalam kegiatan pelayanan di Instalasi Farmasi. Sedangkan untuk
fasilitas peralatan harus memenuhi syarat terutama untuk perlengkapan peracikan
dan penyiapan baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair untuk obat
luar atau dalam. Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada pengukuran dan
memenuhi persyaratan, peneraan dan kalibrasi untuk peralatan tertentu setiap tahun.
Beberapa kendala yang ditemukan diantaranya kurang memadainya kondisi
luas gudang. Dari hasil observasi sarana prasarana di instalasi farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun diketahui bahwa luas gudang penyimpanan 3 x 5m2. Sedangkan
menurut Depkes RI 2010 dalam pedoman pengelolaan gudang menyebutkan bahwa
luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x 4m2 . Hal tersebut sudah sesuai
dengan persyaratan minimal luas gudang, namun dirasa masih kurang ideal karena
tidak hanya obat-obatan saja yang ada di gudang farmasi akan tetapi alat kesehatan
pun juga di simpan di dalam nya .
Hasil tersebut sesuai dengan penelitian prihatiningsih (2012) yang
menyebutkan bahwa adanya hubungan antara luas gudang dengan kegiatan
penyimpanan. Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat
petugas gudang dalam pelaksanaan manajemen logistik obat.
Dengan kondisi gudang yamg kurang memadai tersebut, banyak barang-
barang yang masih terlihat menumpuk. Oleh karena itu, petugas gudang menjadi
111
tidak leluasa bergerak pada saat menyusun obat-obat yang baru diterima nya.
Minimnya luas gudang juga menyebabkan petugas tidak maksimal dalam
pelakpsanaan manajemen logistik obat.
Lengkap atau tidaknya suatu fasilitas atau sarana dan prasarana yang dimiliki
oleh rumah sakit akan mempengaruhi terhadap kegiatan pengelolaan persediaan
obat. Sehingga dengan kelengkapan sarana dan prasarana yang ada di Instalasi
Farmasi, maka dapat dinilai apakah manajemen logistik obat berjalan dengan lancar
atau tidak. Kegiatan akan terlaksana dengan baik apabila segala fasilitas atau sarana
dan prasarana dilihat sudah cukup baik dan lengkap.
4. Prosedur
Menurut Budiharjo (2014) SOP (Standart Operating Prosedure) adalah suatu
perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur
kerja tertentu. Oleh karena prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan
tidak berubah-ubah, prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis.
Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan menggunakan wawancara, telaah
dokumen dan observasi maka dapat disimpulkan bahwa SOP yang ada terkait
dengan proses pengelolaan obat sudah dibuat secara singkat dan jelas agar mudah
dimengerti oleh para petugas.
Hal ini sudah sesuai dengan PERMENKES No 72 tahun 2016 bahwa
Penyelenggaraan Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit harus didukung
oleh ketersediaan sumber daya kefarmasian, pengorganisasian yang berorientasi
kepada keselamatan pasien dan standar prosedur operasional.
112
Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah dijalankan oleh SDM
yang melakukan pengelolaan persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun, meskipun dalam pelaksanaan SOP terkadang masih ada point yang
terlewatkan dan tidak dilaksanakan. Tidak dilaksanakannya point-point tersebut,
akan menyebabkan kegiatan manajemen logistik obat menjadi terganggu.
Hal ini sesuai dengan penelitian yudha (2012) yang menyatakan bahwa
ketidaklengkapannya prosedur dapat menghambat proses pengelolaan persediaan
obat terlebih lagi kegiatan yang dilakukan sudah menjadi rutinitas harian.
SOP dapat dijadikan sebagai pedoman yang digunakan dalam proses
pelaksanaan manajemen logistik obat, sehingga tujuan dari manajemen logistik
obat dapat tercapai. Dengan adanya prosedur maka dalam pengelolaan obat dapat
berjalan dengan baik dan dapat terhindar dari kesalahan, keraguan dan pekerjaan
menjadi lebih efisien.
5.2.2 Proses Manajemen Logistik Obat
1. Perencanaan Kebutuhan Obat
Perencanaan dan penetapan kebutuhan merupakan langkah awal dalam
proses pengelolaan obat. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan
menggunakan wawancara mendalam dan telaah dokumen pedoman pelayanan
farmasi dan SOP dapat disimpulkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di RSI Siti
Aisyah Madiun dalam pelaksanaan belum sesuai pedoman dan Standart
Operasional Prosedur yang ada di rumah sakit. Kegiatan perencanaan dan
penentuan kebutuhan obat di instalasi farmasi menggunakan metode konsumsi.
Metode ini digunakan karena lebih mudah dalam penerapannya. Kegiatan
113
perencanaan diawali dengan melihat kebutuhan obat pada 10 hari sebelumnya
untuk kebutuhan dalam 1 minggu.
Hasil ini sejalan dengan hasil penelitian Pratiwi (2012) yang menyebutkan
bahwa metode yang digunakan di sub unit gudang farmasi RSUD Kota Depok
adalah dengan menggunakan metode konsumsi yang merupakan dasar dari
perencanaan melalui data laporan jumlah pemakaian sebelumnya.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No 72 tahun 2016, Perencanaan
kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan
Sediaan perbekalan Farmasi sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi,
kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
Masalah yang dihadapi dalam perencanaan obat di instalasi farmasi adalah
perencanaan hanya menggunakan metode konsumsi dan kurang memperhatikan
pola penyakit, oleh karena itu menyebabkan stok obat yang ada menjadi tidak pasti
dan pelaksanaan perencanaan kebutuhan obat yang kurang maksimal sehingga
masih ada beberapa obat yang mengalami stock out.
Dalam proses perencanaan kebutuhan obat, Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun sudah sesuai pedoman dan standart operasional prosedur di rumah
sakit. Namun tetap saja masih ada kendala dalam menjalankan proses perencanaan
114
kebutuhan obat. Kendala tersebut adalah ketidak sesuaian antara kondisi yang
diingin dengan kondisi realnya.
Sedangkan menurut Satibi (2016) Metode konsumsi diterapkan berdasarkan
data rill konsumsi perbekalan farmasi periode lalu, dengan berbagai penyesuaian
dan koreksi. Metode konsumsi ini mensyarakatkan bahwa penggunaan obat periode
sebelumnya harus dipastikan rasional. Hal ini disebabkan metode konsumsi hanya
berdasarkan pada data konsumsi sebelumnya yang tidak mempertimbangkan
epidemiologi penyakit. Kalau penggunaan obat periode sebelumnya tidak rasional,
disarankan untuk tidak menggunakan metode ini karena kalau tidak justru
mendukung pengobatan yang tidak rasional di rumah sakit.
Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan mengantipasi melonjaknya
permintaan dan penggunaan obat dalam perencanaan kebutuhuan obat sebaiknya
untuk metode perencanaan kebutuhan obat juga memperhatikan pola penyakit
selain itu petugas lebih memperhatikan stok pengaman serta melakukan cek stok
secara berkala.
2. Penganggaran
Sumber dana merupakan salah satu input yang mendukung terlaksananya
suatu proses. Pelayanan kesehatan akan berjalan dengan baik apabila didukung
dengan pendanaan yang memadai. Begitu juga dengan pelayanan di RSI Siti Aisyah
Madiun, dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa dalam proses penganggaran
pengelolaan persediaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun berjalan dengan baik dan
tidak terdapat kendala. Pemberian dana diberikan flexibel sesuai kebutuhan
115
instalasi farmasi. Adapun mekanisme pencairannya yaitu Instalasi farmasi
melakukan pengadaan sedangkan untuk proses penagihan ada di bagian keuangan.
Menurut Febriawati (2013) Menjabarkan perincian kebutuhan dalam ukuran
uang dengan berpegang kepada ketentuan yang berlaku dan mengikat. Untuk rumah
sakit pemerintah ketentuanya adalah anggaran pemerintah (APBN, APBD, Inpres,
Banpres, dan lain-lain) sedangkan rumah sakit swasta tergantung ketentuan masing-
masing rumah sakit. Dengan adanya hambatan dan keterbatasan dalam anggaran,
maka tidak jarang pada fungsi ini diperlukan feedback ke perencanaan untuk
dilakukan penyesuaian.
Dalam proses penganggaran untuk pengadaan obat di RSI Siti Aisyah Madiun
tidak mengalami kendala karena dana yang diberikan fleksibel sesuai kebutuhan
dari instalasi farmasi mengingat bahwa farmasi merupakan unit penghasil terbesar
dan juga penghabis terbesar. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh penelitian dari
Suciati dkk (2006) yang menyatakan bahwa pelayanan farmasi untuk penyediaan
obat dan perbekalan kesehatan merupakan revenue center atau pusat pendapatan
bagi rumah sakit, mengingat lebih dari 90% pelayanan kesehatan menggunakan
perbekalan farmasi dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari
pengelolaan perbekalan farmasi.
Dengan tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi dalam proses
perencanaan dan pengadaan obat. Dengan anggaran yang cukup maka kebutuhan
obat akan terpenuhi dengan baik, sebaliknya jika anggaran yang disediakan untuk
pengadaan obat terbatas maka pelayanan kefarmasian rumah sakit akan terganggu
dan rumah sakit akan mengalami kerugian.
116
3. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi, dan sumbangan. Tujuan
pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi yang layak dengan mutu
yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan
tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan ( Depkes RI, 2008).
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti, maka dapat
diketahui bahwa proses pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun sudah berjalan sesuai dengan standart operasional prosedur yang ada di
rumah sakit. Proses pengadaan yang ada di RSI Siti Aisyah Madiun dimulai dari
pengajuan gudang farmasi ke kepala instalasi farmasi berdasarkan kebutuhan yang
telah direncanakan, setelah itu kepala instalasi farmasi akan membuat surat
pesanan, kemuadian pemesanan akan diajukan ke distributor masing-masing.
Dalam penelitian Sumangkut dan Jansen (2014) menyebutkan hal yang sama
yaitu pengadaan dilakukan secara langsung kepada penyedia barang, pengadaan
seperti ini untuk mempermudah petugas dalam pemesanan barang kepada penyedia
barang.
Untuk pengadaan obat dilakukan setiap 1 minggu sekali, bahkan untuk obat
yang fast moving atau live saving pemesanan obat dapat dilakukan dua kali dalam
satu minggu tergantung bagaimana kebutuhan dan pergerakan obatnya. Hal ini
sesuai dengan yang sudah disampaikan oleh informan dalam penelitian.
Menurut permenkes no 72 tahun 2016, Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai antara
117
lain: bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa, bahan berbahaya harus
menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS), Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar, dan
expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain). Pengadaan
dapat dilakukan melalui pembeliaan, produksi sediaan farmasi, dan sumbangan.
Dalam hal ini Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun melakukan pengadaan
melalui pembelian ke distributor resmi.
Dalam proses pengadaan obat, kendala yang sering terjadi adalah distributor
yang sering terlambat dalam mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang
dipesan tidak ada atau kosong dari distributor tersebut, sehingga harus memesan
distributor lain atau pembelian cito ke apotek luar yang dilakukan oleh pihak
gudang. Hal ini tentu membutuhkan waktu tunggu obat yang semakin lama.
Selain itu dilihat berdasarkan perencanaan obat dengan menggunakan metode
konsumsi dirasa akan mempengaruhi dalam proses pengadaan obat yang akan
berakibat vatal seperti halnya kekurangan dan kelebihan stok obat tertentu.
Sedangkan menurut Satibi tahun 2016 pengadaan obat merupakan suatu
proses dari penentuan item obat dan jumlah tiap item berdasarkan perencanaan yang
telah dibuat, pemilihan pemasok, penulisan surat pesanan (SP) hingga SP diterima
pemasok. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan adalah penentuan
pemasok, penentuan jumlah item obat, jumlah barang tiap item obat dan
kelengkapan surat pesanan dan kontrak, negoisasi harga, kapan dipesan dan cara
pembayaran.
118
Perencanaan obat merupakan tahap awal kegiatan pengelolaan obat dan
pengadaan obat yang merupakan faktor terbesar yang dapat menyebabkan
pemborosan, maka perlu dilakukan efisiensi dan penghematan biaya. Pengelolaan
persediaan obat yang tidak efisien akan memberikan dampak negatif terhadap
rumah sakit, baik medik maupun ekonomi (Malinggas, 2015).
Untuk meminimalisir akan pengadaan obat yang kurang, maka instalasi
farmasi dan manajemen rumah sakit perlu mengetahui secara jelas kebutuhan obat
seperti dalam Permenkes Nomor 72 tahun 2016 menyatakan bahwa pengadaan
merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan
kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan
waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan
merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan
jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan
metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan
proses pengadaan, dan pembayaran.
Berdasarkan hasil dan pembahasan diatas bahwa proses pengadaan
persediaan obat sudah dilaksanakan sesuai dengan apa yang dijelaskan dalam
prosedur pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun. Namun
untuk menghindari kekosongan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
sebaiknya melakukan pemantauan obat secara berkala dan melakukan evaluasi
untuk perencanaan pengadaan dan memilih distributor yang dapat berkerjasama
dengan baik.
119
4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
penyimpanan adalah memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan
yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan, memudahkan pencarian dan
pengawasan (Depkes RI, 2008).
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat diketahui bahwa proses
penyimpanan di Instalasi Farmasi sudah dilaksanakan sesuai standar operasional
prosedur yang ada di instalasi farmasi namun belum berjalan secara maksimal.
Metode penyimpanan obat yang digunakan di gudang farmasi disusun berdasarkan
abjad dan penyimpanan di ruangan disusun berdasarkan farmakalogi dengan
menggunakan prinsip FEFO/FIFO.
Hasil penelitian ini juga didukung oleh hasil penelitian sheina dan umam
(2010) yang menyebutkan bahwa penyimpanan dan penyusunan obat di gudang
Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1 menggunakan
metode FIFO dan FEFO dan berdasarkan abjad. Metode ini digunakan agar
mempermudah petugas dalam pengambilan obat-obat an dan menjaga mutu obat-
obat an di Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta unit 1.
Namun dalam kondisi tertentu sistem FEFO/FIFO penerapan nya tidak
terlaksana secara maksimal. Hal ini dikarenakan tenaga dan tempat yang belum
memungkinkan untuk melakukan sesuai standart penyimpanan.
120
Menurut Permenkes No 72 tahun 2016 Instalasi Farmasi harus dapat
memastikan bahwa Obat disimpan secara benar dan diinspeksi secara periodik.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan
jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan disusun
secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan
First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Penyimpanan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan
dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan
berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya
kesalahan pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi
penyimpanan Obat emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan. Tempat
penyimpanan harus mudah diakses dan terhindar dari penyalahgunaan dan
pencurian.
Dalam kegiatan penyimpanan, barang yang sudah diterima dan sudah
diperiksa oleh petugas gudang farmasi disimpan di gudang farmasi. Akan tetapi
penyusunan obat yang dilakukan di rak rak belum ada pemberian nama dan kode
pada rak-rak obat nya, hanya dibedakan rak obat reguler dan rak obat BPJS, Begitu
juga dalam kondisi tertentu penerapan sistem FEFO/FIFO tidak terlaksana secara
maksimal. Selain itu masih terlihat tumpukan karton-karton, khususnya untuk infus
terdapat dalam karton dan ditumpuk-tumpuk, tidak jarang untuk infus juga masih
ditata diluar gudang dan untuk obat-obat an tablet dan kapsul sudah diletakan
didalam rak, sedangkan untuk salep, sirup, obat tetes di dalam gudang farmasi
121
belum ada lemari penyimpanan, sehingga langsung didistribusi ke ruangan-
ruangan.
Menurut hasil penelitian Wardhana (2013) yang menyebutkan bahwa
terjadinya medication error disebabkan karena obat-obat an yang disimpan tidak
menggunakan kode atau tanda khusus baik obat yang expired date atau yang tidak
expired date. Dengan menggunakan tanda khusus, kode atau pelabelan tersebut
diharapkan agar lebih mudah membedakan jenis obat.
Menurut Depkes RI tahun 2008 untuk mempermudah pengendalian stok,
perbekalan farmasi harus disusun dengan langkah sebagai berikut :
1. menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) / FIFO (First In First Out)
yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang
diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya perbekalan
farmasi yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan
umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan
teratur.
3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara,
cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.
5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomer kode, pisahkan
perbekalan farmasi dalam dan penggunaan luar.
6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
122
7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan
farmasi tetap dalam box masing-masing.
8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan
rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada dibelakang
sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis.
Dalam proses penyimpanan ada beberapa faktor hambatan yang
mempengaruhi proses penyimpanan di RSI Siti Aisyah Madiun antara lain yaitu
kurangnya petugas pelaksana yang ada digudang farmasi membuat pekerjaan yang
seharusnya dilakukan menjadi tertunda, serta kondisi gudang yang kurang luas.
Dari hasil penelitian diketahui bahwa luas gudang adalah 3x5 m2. Hal ini sudah
sesuai dengan persyaratan luas minimal gudang menurut Depkes RI 2010 yang
tercantum dalam buku satibi tahun 2016, namun luas tersebut dirasa masih kurang
memadai karena dalam penelitian tersebut diketahui bahwa gudang farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun tidak hanya digunakan untuk menyimpan obat namun juga untuk
menyimpan alat kesehatan. Selain itu dengan kondisi yang kurang memadai
tersebut menyebabkan terjadinya penumpukan kardus yang berisi obat-obat an dan
adanya beberapa infus yang tidak dapat masuk ke dalam gudang.
Menurut Depkes RI 2008 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
merancang bangunan gudang agar mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,
penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi adalah sebagai berikut:
Kemudahan bergerak, sirkulasi udara yang baik, penempatan rak dan penggunaan
Pallet, serta menghindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar
seperti dus, karton, dan lain-lain.
123
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa luas gudang yang
kurang memadai tentunya sangat menghambat petugas gudang dalam melakukan
proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Petugas gudang menjadi tidak leluasa
bergerak pada saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterima nya. Minimnya
luas gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus menumpuk
obat-obat an dan alat kesehatan yang disimpan didalam nya.
Dengan adanya hal tersebut sebaiknya pihak Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun melakukan pengaturan kembali tata ruang gudang sehingga
penataan lebih rapi lagi, menambah rak penyimpanan obat agar petugas farmasi
lebih mudah dalam menemukan jenis persediaan obat serta gudang segera dibangun
sesuai standart agar kegiatan pengelolaan persediaan obat dapat efektif dan efisien.
5. Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah
sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah
tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu, tepat
jenis, dan jumlah (Depkes RI, 2008).
Proses pendistribusian obat di RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan dengan
sistem desentralisasi yaitu melalui apotek dan unit-unit yang ada di rumah sakit.
Jika stok obat di apotek tersebut sudah habis atau sedikit jumlahnya, maka pihak
apotek akan melakukan permintaan ke gudang farmasi yang disertai dengan bukti
berupa surat pesanan atau surat permintaan obat. Permintaan setiap unit akan obat
124
semua ditujukan ke gudang farmasi. Pendistribusian obat-obat an ke unit rumah
sakit dipusatkan ke gudang farmasi tujuannya adalah untuk memudahkan
pendataan terhadap obat-obat an yang dikeluarkan.
Menurut Depkes RI tahun 2008 sistem distribusi dosis unit desentralisasi
dilakukan oleh beberapa depo/satelit IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya
sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan
lengkap di ruang, hanya saja sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya
oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.
Dalam proses pendistribusian obat dipengaruhi oleh banyak sedikitnya
jumlah permintaan obat, jika obat yang tersedia di gudang farmasi jumlahnya
memungkinkan, maka bisa dilakukan pendistribusian ke unit tersebut, akan tetapi
jika obat yang diminta jumlahnya tidak memungkinkan maka tidak dapat dilakukan
pendistribusian.
Sementara itu, dalam proses pendistribusian seringkali mengalami masalah.
Bedasarkan informasi dari petugas gudang, masalah yang sering terjadi adalah jika
obat yang dipesan telat datang bahkan kosong. Hal ini tentu saja dapat menghambat
proses pendistribusian obat di rumah sakit.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara dan data
sekunder, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pendistribusian obat selama
ini yang dilakukan oleh petugas pelaksanan gudang farmasi sudah sesuai dengan
standar operasional prosedur yang ada di rumah sakit. Akan tetapi ada beberapa
kendala atau masalah yaitu apabila barang yang diminta telat datang atau bahkan
kosong tentu akan mempengaruhi pendistribusian. Untuk menghindari hal tersebut
125
sebaiknya pihak instalasi farmasi lebih meningkatkan pemantauan stok obat secara
berkala agar meminimalisir adanya obat yang kosong.
6. Pemeliharaan
Menurut Seto (2015) Persediaan yang menjadi tanggung jawabnya seorang apoteker
(APA dan apoteker pendamping) adalah harus selalu memelihara obat dari: Kerusakan,
Kedaluwarsa, hilang. satu dan lain hal adalah usaha untuk menjaga dan melindungi kualitas
dan kuantitas obat dari hal hal tersebut diatas.
Pemeliharaan obat-obat an di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun agar
tidak rusak atau expired date dengan menyimpan obat sesuai label atau petunjuk
penyimpanan obat yang sudah tertera pada obat. Selain itu petugas farmasi juga
mengecek suhu obat setiap hari dan obat yang mendekati expire date.
Hal ini sesuai dengan pedoman prosedur pemeliharaan obat di RSI Siti
Aisyah Madiun antara lain dengan setiap pagi mengontrol suhu lemari pendingin,
suhu ruang dan kelembapan udara dengan termometer yang sudah ditara/di
kalibrasi kemudian dicatat pada lembar monitoring suhu dan kelembapan yang
sudah tersedia. Bila suhu melebihi standar lapor ke bagian pemeliharaan untuk
ditindak lanjuti.
Menurut Seto (2015) pemeliharaan merupakan upaya untuk melindungi dari:
1. Faktor panas, dengan menghindari dari cahaya/sinar matahari secara langsung.
2. Kelembaban, bila perlu ruangan dilengkapi dengan Dehumidifer.
3. Kerusakan fisik
4. Kedaluwarsa, bila ditemukan banyak yang expired, berati siklus manajemen
logistik tidak berjalan dengan baik (Ingat 3S dan 3K)
126
5. Serangga dan hama, dengan selalu menjaga kebersihan ruangan penyimpanan
dan peracikan
6. Pencuri
7. Api, obat yang disimpan sebagian adalah mudah terbakar antara lain : alkohol,
aether narcose, dll.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti dapat disimpulkan
bahwa pemeliharaan obat sudah sesuai prosedur yakni dengan mengontrol suhu
setiap hari baik pada suhu lemari pendingin atau pun suhu ruangan sehingga
kualitas produk obat yang disimpan di gudang farmasi dan di pelayanan farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun dapat terjamin mutunya.
7. Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan
farmasi yang tidak terpakai karena kaduluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi
standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada
pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah
untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola
sesuai dengan standar yang berlaku (Depkes, 2008).
Dari hasil penelitian diketahui bahwa penghapusan obat-obat an di RSI Siti
Aisyah Madiun adalah dengan cara menyerahkan obat ke gudang farmasi 6 bulan
sebelum obat expired date, kemudian gudang akan memilih barang mana yang bisa
di retur dan yang tidak bisa. Untuk obat yang telah rusak atau expired date dan tidak
dapat dikembalikan ke distributor maka rumah sakit akan melakukan penghapusan
sesuai dengan prosedur yang ada dirumah sakit. Penghapusan obat yang dilakukan
127
di RSI Siti Aisyah Madiun dengan melalui kerja sama dengan pihak ke 3
dikarenakan RSI Siti Aisyah Madiun belum memiliki inecerator sendiri.
Menurut Permenkes No 72 tahun 2016 adapun tahapan pemusnahan Obat
terdiri dari : Membuat daftar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai yang akan dimusnahkan, menyiapkan berita acara pemusnahan,
mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait,
menyiapkan tempat pemusnahan dan melakukan pemusnahan disesuaikan dengan
jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa kegiatan
pengahapusan di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun yaitu dengan
mengembalikan atau meretur obat ke disributor dan untuk obat yang tidak dapat
dikembalikan ke distributor maka rumah sakit akan menyerahkan ke pihak sanitasi
agar dilaksanakan pemusnahan oleh pihak ke tiga. Untuk menghindari adanya obat
expired date lebih banyak maka sebaiknya pihak instalasi farmasi mengevaluasi
stok obat yang slow moving dan yang sudah tidak diresepkan lagi selama 3 bulan
berturut-turut, serta memilih distributor yang kebijakan dalam retuur obat lebih
flexsibel.
8. Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan
tercapainya sasaran yang diinginkannya sesuai dengan strategi dan program yang
telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan/kekurangan dan kekosongan stok
di unit-unit pelayanan (Depkes, 2008).
128
Dari hasil penelitian yang dilakukan dengan wawancara, observasi dan
telaah dokumen dapat diketahui bahwa proses pengendalian persediaan obat di
Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun dengan menggunakan stock opname.
Berdasarkan hasil telaah dokumen berupa prosedur pengendalian dengan
stock opname dapat diketahui bahwa kegiatan stock opname di Instalasi farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun dilakukan setiap 4 bulan sekali yaitu bulan april, agustus
dan desember, akan tetapi dalam proses pengendalian terkadang terhambat karena
tidak bisa memantau stok secara berkala.
Sedangkan pada Permenkes RI No 72 Tahun 2016 tentang standar
pelayanan kefarmasian di rumah sakit disampaikan bahwa tujuan pengendalian
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah
untuk:
1. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;
2. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi
3. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai.
Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas
diantaranya adalah disebabkan karena keterbatasan tenaga dan pengentahuan
sehingga pengendalian nya tidak bisa dilaksanakan secara periodik. Hal ini tentu
dapat membuat kegiatan perencanaan obat yang dilakukan gudang farmasi pun
menjadi terhambat. Obat-obat an yang kaduluwarsa pun terlambat diketahui.
129
Menurut Permenkes RI No 72 Tahun 2016 tentang standar pelayanan
persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah:
1. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving);
2. melakukan evaluasi persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan
berturut-turut (death stock);
3. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa pengendalian
persediaan obat di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum mempunyai
metode khusus untuk pengendalian persediaan. Metode dalam pengendalian
merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghintung berapa jumlah
optimal tingkat persediaan yang diharuskan.
5.2.3 Output Manajemen Logistik Obat
1. Ketersediaan Obat di RSI Siti Aisyah Madiun
Menurut permenkes No 72 tahun 2016 tujuan dari pengelolaan persediaan
obat adalah untuk menjamin ketersediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang aman, bermutu, bermanfaat, dan terjangkau.
Dari hasil penilitian diketahui bahwa secara garis besar ketersediaan obat di
Instalasi farmasi sudah sesuai kebutuhan, akan tetapi memang ada beberapa obat
terkadang tidak tersedia disebabkan karena stok yang ada terbatas dan disebabkan
karena kosong dari distributor. Dari hasil penelitian juga diketahui bahwa di
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun masih ada obat yang mengalami
kekosongan dan kadaluwarsa ataupun rusak.
130
Data obat rusak atau expired date pada tahun 2016 yakni dengan total
Rp24.123.598. Obat rusak atau expired date sebagian besar berasal dari obat-obat
atau alkes di ruang keperawatan. Pada tahun ini trendnya sudah menurun
dikarenakan adanya pelaksanaan pemantauan oleh petugas instalasi farmasi setiap
bulan sekali. Yang tidak bisa dihindari adalah obat-obat an expired date yang
proses retuur nya harus kemasan box utuh.
Sedangkan untuk penolakan dan penggantian obat di Instalasi Farmasi RSI
Siti Aisyah Madiun sangat kecil. Tolakan obat pada pasien rawat inap dan rawat
jalan rata-rata hanya 1%. Penyebab penolakan tersebut DPJP menulis obat non
formularium.
Menurut hasil penelitian Somantri (2013) juga menyebutkan bahwa adanya
presentase nilai obat kaduluwarsa karena pengelolaan obat yang kurang baik
khususnya pada tahap penyimpanan. Hal ini disebabkan karena peresepan dokter
bervariasi, sehingga menyebabkan obat-obat yang digunakan berubah, akibatnya
banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan dan menumpuk.
Hal ini dapat diketahui bahwa salah satu penyebab obat expired date di ruang
keperawatan RSI Siti Aisyah Madiun adalah peresepan dokter bervariasi, dokter
meresepkan non formalarium sehingga menyebabkan obat-obat yang digunakan
berubah, akibatnya banyak obat yang tidak keluar atau tidak digunakan dan
menumpuk.
Hasil penelitian Sheina (2010) yang dilakukan di RS PKU Muhammadiyah
Unit 1 didapatkan hasil presentase obat kaduluwarsa dan rusak sebesar 0,03%. Hal
tersebut disebabkan penyimpanan dan penyusunan belum sesuai dengan jenis dan
131
sediaan, selain itu kondisi gudang yang tidak memadai serta pengaturan suhu yang
tidak tertentu.
Sedangkan di instalasi farmasi RSI Siti Aisyah total obat expired pada tahun
2016 adalah Rp24.123.598. Hal ini tentu belum dikatakan efisien dan belum sesuai
standar yang dibuat oleh Dirjen Kefarmasian dan Alat kesehatan Tahun 2010 yang
menyatakan bahwa presentase obat kaduluarsa dan rusak sebesar 0 %.
Dalam keputusan menteri kesehatan RI No HK.02.02/MENKES/52/2015
tentang rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015-2019 menyatakan
bahwa salah satu strategi pembangunan kesehatan 2015-2019 yaitu meningkatkan
ketersediaan, keterjangkauan, pemerataan dan kualitas farmasi dan alat kesehatan.
Dalam rencana strategis kementerian kesehatan tahun 2015 -2019 juga
menyebutkan bahwa salah satu kegiatan yang akan dilakukan adalah dukungan
manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan
alat kesehatan dengan sasaran kegiatan ini adalah meningkatnya dukungan
manajemen dan pelaksanaan tugas teknis lainnya pada program kefarmasian dan
alat kesehatan dengan indikator pencapaian sasaran adalah presentase kepuasan
pasien terhadap dukungan manajemen sebesar 95%.
Adapun upaya yang dilakukan pihak Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun dalam mengatasi terjadinya kekosongan obat yaitu dengan mencarikan obat
ke PBF lain atau rekanan luar. Namun sebelum nya apabila punya obat lain yang
sama di koordinasikan dulu ke dokter, apabila boleh diganti akan diganti dengan
obat yang kandungan nya sama.
132
Berdasarkan hasil penelitian berikut menunjukan bahwa ketersediaan obat di
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun belum sesuai kebutuhan, ada penolakan
ataupun penggantian namun kecil. Untuk mengurangi adanya penolakan dan
penggantian obat pihak instalasi farmasi melakukan sosialisasi untuk penggunaan
obat formularium kepada DPJP. Dengan masih adanya obat yang mengalami
kekosongan dan kadaluwarsa atau rusak maka dapat dikatakan bahwa input masih
kurang baik sumber daya manusia yang kurang di gudang farmasi, pelaksanaan
prosedur kerja yang kurang maksimal dan perencanaan yang kurang baik, serta
sarana yang kurang memadai seperti gudang penyimpanan.
133
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. KESIMPULAN
A. Input
Input dalam manajaemen logistik obat di instalasi farmasi yang dapat
mempengaruhi suatu proses dan output yakni SDM yang kurang khususnya untuk
petugas pelaksana gudang hanya ada 3 orang harusnya 6 orang petugas, masih ada
point dalam SOP yang diabaikan, Sarana kurang memadai terutama untuk gudang
penyimpanan yang kurang luas. Sedangkan untuk anggaran di RSI Siti Aisyah
dalam pemberian dana nya tidak ribet dan fleksibel sesuai yang dibutuhkan oleh
pihak Instalasi Farmasi.
B. Proses
Dengan input yang ada sebagai berikut maka dapat mempengaruhi proses
manajemen logistik obat menjadi tidak berjalan maksimal khususnya dalam fungsi
perencanaan, pengadaan dan pengendalian yang belum efektif serta penyimpanan
yang kurang memadai. Sedangkan untuk proses penganggaran, pendistribusian dan
penghapusan tidak mengalami kendala dan sudah sesuai dengan prosedur yang ada.
C. Output
Ketersediaan obat belum sesuai kebutuhan, hal ini masih terlihat bahwa
terdapat penolakan ataupun penggantian obat kepada pasien meskipun kecil. Untuk
tolakan obat pada pasien rata-rata hanya 1%. Dan juga masih terdapat obat rusak
dan expired date pada tahun 2016 yakni dengan total biaya Rp 24.123.598.
134
6.2. SARAN
1. Bagi Rumah Sakit
a. Untuk instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun sebaiknya melakukan perbaikan
pelayanan dalam hal manajemen logistik obat, dengan penempatan jabatan
sesuai dengan pendidikan yang disyaratkan dan merotasi SDM yang berada di
instalasi farmasi rawat jalan ke gudang farmasi, serta segera melakukan
penambahan SDM jika diperlukan.
b. lebih memperhatikan sarana gudang farmasi yang kurang memadai, khususnya
untuk gudang farmasi segera dibangun gudang yang sesuai standart, serta
pengaturan kembali tata ruang gudang dan memisahkan antara tempat
penyimpanan obat dan alat kesehatan agar kegiatan pengelolaan obat dapat
terlaksana secara efektif dan efisien.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Hasil penelitian ini diharapkan sebagai bahan kajian dan bahan pertimbangan
untuk kegiatan penelitian selanjutnya.
3. Bagi Peneliti Lain
Untuk peneliti selanjutnya diharapkan untuk melakukan dan
mengembangkan penelitian lebih lanjut mengenai analisis manajemen logistik obat
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun.
4. Bagi Pembaca
Untuk kesempurnaan ini diharapkan bagi semua pihak untuk memberi
masukan yang bersifat membangun agar pada penelitian selanjutnya bisa lebih
sempurna.
135
DAFTAR PUSTAKA
Aditama, Tjandra Yoga. 2015. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta : UI
Press
Badaruddin, Mahmud. 2015. Gambaran pengelolaan persediaan obat digudang
farmasi RSUD kota sekayu kabupaten musi banyuasin palembang. Jakarta:
Skripsi UIN
Buku Pedoman Pelayanan Farmasi.2015.Madiun : RSI Siti Aisyah Madiun
Buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Farmasi. 2015. Madiun : RSI Siti
Aisyah Madiun
Depkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan perbekalan Farmasi di Rumah Sakit.
Jakarta : Diretorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan
Depkes RI, 2010. Materi-materi kefarmasian di instalasi farmasi kabupaten/kota.
Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian Dan Alat Kesehatan
Kementrian Kesehatan RI bekerja sama dengan International Coorperation
Agency (JICA)
Fadhila, Rahmi. 2013. Studi Pengendalian Persediaan Obat Generik Melalui
Metode Analisis ABC, EOQ dan ROP di Gudang Farmasi RS Islam
Asshobirin Tahun 2013. Jakarta : Skripsi UIN
Febriawati, Henny. 2013. Manajamen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta:
Gosyen Publising
Hamzah, Amir. 2008. Manajemen Farmasi. Jakarta : PPB SMF-SMKF
Hasibuan, S.P Malayu. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi
Aksara
Ir.M.Budiharjo. 2014. Panduan Menyusun SOP. Jakarta : Swadaya Grub
Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.02.02/MENKES/52/2015 tentang
rencana strategis menteri kesehatan Tahun 2015-2019
Lydianita. 2016. Dasar-Dasar Manajemen Farmasi. Jakarta : Prestasi Pustaka
Malinggas. 2015. Gambaran Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano. Jurnal
Muhhamad. 2009. Aplikasi Manajemen Pengelolaan Obat dan
makanan.Yogyakarta : Nuha Medika
136
Notoatmodjo, soekidjo. 2011. Kesehatan Masyarakat Ilmu dan Seni. Jakarta :
Rineka Cipta
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 tentang Standar
Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit
Pratiwi, Sauzan. 2012. Gambaran Perencanaan obat antibiotik menggunakan
analisis ABC di sub unit gudang farmasi rumah sakit umum daerah kota
depok Tahun 2012. Depok. Skripsi FKM UI
Prihatiningsih, Dina. 2012. Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di Gudang
Farmasi RS. Asri Tahun 2011. Depok : Skripsi FKM UI
Prof.Dr.Sugiyono. 2015. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandng : Alfabeta
Rahmawati, Mella. 2016. Analisis Waktu Tunggu Pelayanan Pasien Rawat Jalan
Di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2016. Madiun : Skripsi
Stikes BHM
Saryono. 2013. Metodologi Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif. Yogyakarta :
Nuha Medika
Satibi.2016. Manajemen Obat di Rumah Sakit. Yogyakarta : Gadjah Mada
University Press
Seto,S., Nita Yunita,. Triana lily. 2015. Manajemen Farmasi Edisi 4. Surabaya :
Airlangga University Press
Sheina, baby, M.R umam, Solikhah. 2010. Penyimpanan obat di gudang Instalasi
Farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1. Yogyakarta : jurnal
skripsi FKM Universitas Ahmad dahlan
Siregar, Ch.J.P., dan Amalia, L. 2004. Farnasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan.
Jakarta : Penerbit Buku Kedokteran EGC
Somantri, Anggiani Pratiwi. 2013. Evaluasi Pengelolaan Obat Di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit “X”. Surakarta : Naskah Publikasi Universiatas
Muhammadiyah Surakarta
Suciati, S dan adisamito,B. 2006, Analisa perencanaan obat berdasarkan ABC
indeks kritis di instalasi farmasi rumah sakit. Jurnal, Manajemen kesehatan
Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Depkes RI, Jakarta
Utari, Anindita. 2014. Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode
Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Bufferstock dan
Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014.
Jakarta : Skripsi FKIK UIN
137
Winasari, Ajrina. 2015. Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten dan
Upaya Pengendaliannya di Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Kota
Bekasi Pada Triwulan 1 Tahun 2015. Jakarta : Skripsi UIN
Wardhana, zendy priscillia. 2013. Profil Penyimpanan Obat Di Puskesmas Pada
Dua Kecamatan Yang Berbeda Di Kota Kediri. Surabaya : Jurnal Universitas
Surabaya
138
PEDOMAN WAWANCARA
MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI INSTALASI FARMASI RSI SITI
AISYAH MADIUN TAHUN 2017
Nama Informan :
Pendidikan :
Jabatan :
Masa Kerja :
PERTANYAAN :
I. INPUT
A. SDM
1. Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun?
2. Bagaimana komposisi (jumlah dan kualifikasi) tenaga terkait dalam
manajemen logistik obat?
3. Apakah pelatihan mengenai proses perbekalan/logistik obat pernah diadakan?
kalau pernah berapa kali dalam setahun?
4. Apakah pernah dilakukan mengenai evaluasi kinerja SDM?
B. Anggaran
1. Apakah ada dana khusus untuk manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi?
2. Bagaimana proses pengganggaran? Apakah ada kendala atau masalah dalam
proses penganggaran?
139
C. Sarana Dan Pasarana
1. Fasilitas apa saja yang digunakan dalam proses manajemen logistik obat di
Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
2. Bagaimana kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki dalam kegiatan
manajemen logistik obat?
3. Apakah ada kendala atau permasalahan berkaitan dengan sarana dan
prasarana yang dapat menghambat proses pengelolaan obat?
D. Prosedur
1. Apakah terdapat prosedur kerja dalam proses manajemen logistik obat?
2. Apakah ada kendala yang menghambat pelaksanaan prosedur dalam
manajemen logistik obat?
II. PROSES
A. Perencanaan Kebutuhan Obat
1. Bagaimana proses perencanaan kebutuhan persediaan obat yang dilakukan
oleh Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
2. Bagaimana perencanaan kebutuhan obat BPJS? Apakah sudah sesuai
FORNAS?
3. Apakah perencanaan kebutuhan obat yang selama ini dilakukan oleh pihak
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun sudah efektif?
4. Adakah kendala dalam proses perencanaan kebutuhan obat? Jika ada,
Bagaimana solusinya?
140
B. Penganggaran
1. Bagaimana proses penganggaran dalam kegiatan pengadaan obat?
2. Apakah terdapat kendala atau masalah dalam proses penganggaran obat,
Bagaimana solusinya?
C. Pengadaan
1. Bagaimana proses pengadaan obat yang dilakukan oleh pihak Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
2. Kapan pengadaan obat dilakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk pengadaan obat?
3. Apakah ada kendala dalam proses pengadaan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
D. Penyimpanan
1. Bagaimana proses penyimpanan yang dilakukan oleh petugas Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
2. Apa saja yang mempengaruhi proses penyimpanan persediaan obat?
3. Bagaimana pendapat anda mengenai kondisi gudang tempat penyimpanan
obat? Apakah sudah sesuai dengan aturan tata ruang penyimpanan?
4. Apakah ada kendala dalam proses penyimpanan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
E. Pendistribusian
1. Bagaimana proses distribusi obat di RSI Siti Aisyah Madiun?
2. Apakah ada kendala yang terdapat pada proses pendistribusian obat? Jika ada,
Bagaimana solusinya?
141
F. Pemeliharaan
1. Bagaiman proses pemeliharaan obat yang dilakukan oleh pihak Instalasi
farmasi agar obat-obatan tidak mengalami kadaluarsa atau rusak?
2. Apakah sudah ada prosedur mengenai pemeliharaan? Sudah kah sesuai
prosedur ?
3. Apakah ada kendala dalam proses pemeliharaan obat ? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
G. Penghapusan
1. Bagaiman proses penghapusan yang dilakukan oleh pihak gudang jika ada
obat-obatan yang mengalami kadaluarsa atau rusak?
2. Apakah ada kendala dalam proses penghapusan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
H. Pengendalian
1. Apakah sudah dilakukan pengendalian dan bagaimana proses pengendalian
persediaan yang dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah?
2. Apakah ada kendala dalam melakukan pengendalian persediaan obat? Jika
ada, Bagaimana solusinya?
III. OUTPUT
A. Keamanan dan Ketersediaan Obat
1. Bagaimana ketersediaan dan keamanan obat yang disimpan di Instalasi
farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
2. Apakah output yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diharapkan?
3. Bagaimana penanganan yang dilakukan jika terjadinya kekosongan obat?
142
LEMBAR OBSERVASI
Instrumen Penelitian Gambaran Pengelolaan Persediaan Obat
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017
SDM
Ketersediaan SDM
NO Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi
farmasi
2 Terdapat kepala gudang
3 Tedapat staf gudang
4 Terdapat apoteker
5 Terdapat tenaga teknis
kefarmasian
6 Petugas gudang mulai
kegiatan tepat waktu sesuai
jam yang telah ditentukan
7 Petugas gudang pulang
sesuai tepat waktu
8 Petugas melakukan kegiatan
manajemen logistik obat
sesuai SOP yang berlaku
Sarana Prasarana
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor untuk kepala
gudang
2 Tersedianya ruangan/ kantor untuk kepala
instalasi farmasi
3 Ruang/kantor terpisah dengan gudang obat
4 Terdapat komputer
5 Terdapat meja,kursi,lemari di ruangan atau
kantor
6 Tersedia telepon
7 Terdapat ATK di ruangan atau kantor
8 Terdapat prosedur untuk pengelolaan
persediaan obat
9 Gudang penyimpanan yang ideal
10 Terdapat AC atau kipas angin
11 Terdapat tabung APAR
143
Prosedur
Prosedur
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan kebutuhan
obat
2 Tersedia prosedur penganggaran
kebutuhan obat
3 Tersedia prosedur pengadaan obat
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat
6 Tersedia prosedur penghapusan atau
pemusnahan obat
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat
8 Tersedia prosedur pengendalian
kebutuhan obat
Perencanaan
Perencanaan
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang
datang dan tidak datang di
Instalasi Farmasi
2 Merekap penggunaan obat
selama 1 bulan
3 Menentukan jumlah obat yang
akan dipesan
4 Menentukan distributor yang
akan mengirimkan obat
5 Membuat surat pesanan obat ke
distributor
6 Petugas memantau sisa
persediaan obat
144
Penyimpanan
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi hasil keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari
penyimpanan obat
2 Tersedia lemari khusus yang
terkunci untuk penyimpanan
narkotika dan psikotropika
3 Tersedia lemari pendingin untuk
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
4 Luas gudang minimal 3x4 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran udara
dan tidak lembap
6 Lantai dari tegel atau semen
7 Pembuatan sudut lantai atau dinding
yang tidak tajam
8 Ada gudang penyimpanan obat
9 Dinding dibuat licin
10 Ruang kering tidak lembap
11 Cahaya cukup
12 Gudang menggunakan sistem satu
lantai
13 Terdapat AC atau kipas angin
14 Bahan mudah terbakar disimpan di
ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
15 Dihindari adanya penumpukan
dus,karton dan lain-lain
Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk sediaan
2 Penggolongan obat sesuai alfabetis
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet
4 Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
5 Menerapkan metote penyimpanan metode
FIFO/FEFO
6 Dilengkapi kartu stok
145
pengendalian
Pengendalian
No Pernyataan Observasi hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Melakukan evaluasi persediaan
yang jarang digunakan (slow
moving)
2 Melakukan evaluasi persediaan
yang tidak digunakan dalam
waktu 3 bulan berturut-turut
(death stock)
3 Melakukan stock opname secara
periodik dan berkala
146
Lampiran 3
Struktur organisasi Rumah Sakit Islam Siti Aisyah Madiun
147
Lampiran 4
Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun
PDM
ASISTEN APOTEKER ASISTEN APOTEKER
KOORDINATOR
PELAYANAN FARMASI
FARMASI
RAWAT JALAN
KOORDIANTOR
GUDANG FARMASI DAN
GAS MEDIK
MANAGER
JANGMED
FARMASI
RAWAT INAP
DIREKTUR
MPKU
PEKARYA PEKARYA
148
Lampiran 5
Surat Ijin penelitian
149
Lampiran 6
Surat Selesai Penelitian
150
Lampiran 7
Contoh Surat Pesanan
151
Lampiran 8
Dokumentasi Kondisi Gudang Farmasi
152
Dokumentasi Kondisi Gudang farmasi
153
Lampiran 9
Form Bimbingan
154
155
HASIL
LEMBAR OBSERVASI
di Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun Tahun 2017
SDM
Ketersediaan SDM
NO Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Terdapat kepala instalasi
farmasi
Ѵ
2 Terdapat kepala gudang Ѵ
3 Tedapat staf gudang Ѵ
4 Terdapat apoteker Ѵ
5 Terdapat tenaga teknis
kefarmasian
Ѵ
6 Petugas gudang mulai
kegiatan tepat waktu sesuai
jam yang telah ditentukan
Ѵ
7 Petugas gudang pulang
sesuai tepat waktu
Ѵ
8 Petugas melakukan kegiatan
manajemen logistik obat
sesuai SOP yang berlaku
Ѵ
Sarana Prasarana
Sarana Prasarana
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedianya ruangan/kantor
untuk kepala gudang
Ѵ
2 Tersedianya ruangan/ kantor
untuk kepala instalasi farmasi
Ѵ
3 Ruang/kantor terpisah dengan
gudang obat
Ѵ
4 Terdapat computer Ѵ
5 Terdapat meja,kursi,lemari di
ruangan atau kantor
Ѵ
6 Tersedia telepon Ѵ
7 Terdapat ATK di ruangan atau
kantor
Ѵ
8 Terdapat prosedur untuk
pengelolaan persediaan obat
Ѵ
9 Gudang penyimpanan yang ideal V
10 Terdapat AC atau kipas angina V
11 Terdapat tabung APAR Ѵ
156
Prosedur
Prosedur
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia prosedur perencanaan
kebutuhan obat
ѵ
2 Tersedia prosedur penganggaran
kebutuhan obat
ѵ
3 Tersedia prosedur pengadaan obat ѵ
4 Tersedia prosedur penyimpanan obat ѵ
5 Tersedia prosedur pendistribusian obat ѵ
6 Tersedia prosedur penghapusan atau
pemusnahan obat
ѵ
7 Tersedia prosedur pemeliharaan obat ѵ Monitoring
kondisi
penyimpanan
obat
8 Tersedia prosedur pengendalian
kebutuhan obat
ѵ
Perencanaan
Perencanaan
No Pernyataan Observasi Hasil Keterangan
Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang
datang dan tidak datang di
Instalasi Farmasi
Ѵ
2 Merekap penggunaan obat
selama 1 bulan
Ѵ
3 Menentukan jumlah obat yang
akan dipesan
Ѵ
4 Menentukan distributor yang
akan mengirimkan obat
Ѵ
5 Membuat surat pesanan obat ke
distributor
Ѵ
6 Petugas memantau sisa
persediaan obat
Ѵ
157
Penyimpanan
Syarat gudang
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Tersedia rak atau lemari
penyimpanan obat
Ѵ
2 Tersedia lemari khusus yang
terkunci untuk penyimpanan
narkotika dan psikotropika
Ѵ Di apotek rawat
jalan dan apotek
rawat inap, untuk
gudang belum ada.
3 Tersedia lemari pendingin untuk
penyimpanan obat jenis tertentu
yang memerlukan suhu dingin
Ѵ
4 Luas gudang minimal 3x4 M2 Ѵ 3 x 5 M2
5 Ada ventilasi agar ada aliran
udara dan tidak lembap
Ѵ
6 Lantai dari tegel atau semen Ѵ
7 Pembuatan sudut lantai atau
dinding yang tidak tajam
Ѵ
8 Ada gudang penyimpanan obat Ѵ
9 Dinding dibuat licin Ѵ
10 Ruang kering tidak lembap Ѵ
11 Cahaya cukup Ѵ
12 Gudang menggunakan sistem satu
lantai
Ѵ
13 Terdapat AC atau kipas angin Ѵ
14 Bahan mudah terbakar disimpan
di ruangan khusus (terpisah dari
gudang induk)
Ѵ
15 Dihindari adanya penumpukan
dus,karton dan lain-lain
Ѵ
Pengaturan Penyimpanan
No Pernyataan Observasi Hasil keterangan
Ya Tidak
1 Penggolongan obat menurut bentuk
sediaan
Ѵ Dipelayanan
sesuai
farmakologi 2 Penggolongan obat sesuai alfabetis Ѵ
3 Menggunakan almari,rak, dan pallet Ѵ
4 Menggunakan almari khusus untuk
perbekalan farmasi yang memerlukan
penyimpanan pada suhu tertentu
Ѵ
5 Menerapkan metote penyimpanan
metode FIFO/FEFO
Ѵ
6 Dilengkapi kartu stok Ѵ
158
pengendalian
Pengendalian
No Pernyataan Observasi hasil keterangan
Ya Tidak
1 Melakukan evaluasi persediaan
yang jarang digunakan (slow
moving)
ѵ
2 Melakukan evaluasi persediaan
yang tidak digunakan dalam
waktu 3 bulan berturut-turut
(death stock)
ѵ
3 Melakukan stock opname secara
periodik dan berkala ѵ
159
MATRIKS WAWANCARA
Pedoman wawancara dilakukan terhadap 7 orang informan yang terdiri dari : Informan 1 kepala Instalasi Farmasi (Inf-1), Informan 2
koordinasi pelayanan farmasi (Inf-2), informan 3 asisten apoteker rawat inap (Inf-3), informan 4 asisten apoteker rawat jalan (Inf-4),
informan 5 koordinator gudang farmasi (Inf-5), informan 6 staf gudang farmasi (Inf-6), informan 7 kabag. Perencanaan dan monev
keuangan (Inf-7).
INPUT
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. SDM Siapa saja yang terlibat dalam
pengelolaan obat di Instalasi Farmasi
RSI Siti Aisyah Madiun?
“Yang terlibat pertama kepala instalasi farmasi yang kedua gudang,
gudang farmasi itu orang yang terlibat”
“Kalau prosesnya kita ada pedoman bahwa pengadaan itu buat
kebutuhan 2 minggu, kalau untuk obat yang fast moving untuk
kebutuhan 1 minggu, proses nya gudang melakukan perencanaan
setelah itu disetorkan ke kepala instalasi farmasi, kepala instalasi
farmasi akan membuatkan SP pengadaan obat selama 1 minggu”
“kalau yang gudang untuk jobdesk nya memang kalau bu wahyu itu
dia fokus di obat, kalau bu anik alat kesehatan dan administrasi
mulai dari pengarsipan sampai faktur, pelaporan dsb nya, kalau pak
mulyadi lebih banyak ke distribusi nya ke ruangan lain” (Inf-1).
“Asisten apoteker, apoteker, Prakarya, Sma/ bagian gudang”.
“Di gudang mbak nya farmasi asisten apoteker,mbak nya SMA, pak
mul sebagai prakarya” (Inf-2).
160
“Pengelolaan obat disini yang gudang ada 2 bu anik sama bu wahyu,
yang order bu farida, yang bantu-bantu pak mol” (Inf-3).
“Yang terlibat itu semua, mencakup apoteker, asisten apoteker, non
AA”.
“ada tugas nya sendiri-sendiri”.
“tidak ada, untuk AA ada yang digudang memang ditanggung jawabi
gudang terus ada yang dipelayanan sama prakarya yang nganter
obat” (Inf-4).
“Pengelolaan persediaan obat termasuk order, penyimpanan dan
sebagainya dilakukan oleh gudang”
“gudang disini ada 3 orang, mb anik, saya, pak mul” (Inf-5)
“3 Orang, administrasi, order sama penataan”(Inf-6)
Bagaimana komposisi (jumlah dan
kualifikasi) tenaga terkait dalam
manajemen logistik obat?
“kalau gudang nya memang kurang dari analisa beban kerja kemarin
kita hitung bahwa gudang itu ideal nya ada 6 orang petugas untuk
melayani semua pendistribusian obat di rumah sakit mulai dari
pengadaan, evaluasi, distribusi dan sebagainnya.”
“sekarang 3, 3 pun juga gak full karena untuk pak mul sendiri kan
dia di pelayanan dulu setelah pelayanan selesai baru dia ke gudang.”
“ya itu balik lagi ke kebijakan manajemen ya karena memang
beberapa tahun terakhir ini dari manajemen tidak ada kebijakan
untuk penambahan tenaga kerja. Akhirnya memaksimalkan tenaga
yang sudah ada meskipun akhirnya memang ada beberapa hal yang
tidak bisa maksimal.”
161
“untuk keseharian insyaallah mencukupi mbak tetapi untuk beberapa
misal nya evaluasi seperti monitoring itu memang beberapa mereka
gak bisa handel” (Inf-1).
“Kalau menurutkan yo wes sesuai, cuma dimaksimalkan saja”.
“Kalau kendala banyak mbak, kurang tenaga mesti, kalau dituruti ya
mesti kurang, kan harus e memasukan faktur sendiri, mengambilkan
barang sendiri gitu” (Inf-2).
Kalau orang nya menurutku ku masih kurang 1, paling tidak ada 3
orang, masalahnya kan ada yang harus ngecek i obat, ada yang
ngecek i expired date, ada yang permintaan ruanagn, ada yang harus
ambil ambil obat , Cuma sebenarnya sudah dibantu pak mol, melihat
kondisi seperti itu menurut saya kurang”.
“iya kerepotan, karena harus ngecek i stok” (Inf-3).
“ nggak kurang sih, ya dimaksimalkan aja” (Inf-4).
“belum, masih kurang”.
“kurang dari segi personil”.
“Orang nya kurang, mesti harus nya order ada sendiri, input barang
sendiri, tapi disini masih ropel- ropel tugas ya masukan juga ya
order” (Inf-5).
“kurang.”
“Disini idealnya harus nya 4.”
“karena kurang ya dioper-oper” (Inf-6).
162
Apakah pelatihan mengenai proses
perbekalan/logistik obat pernah
diadakan? kalau pernah berapa kali
dalam setahun?
“kalau untuk staf gudang belum ada, tetapi kalau kepala instalasi
farmasi sudah.”
“kalau manajemen sekarang sudah mulai banyak ditinggal mbak,
karena kita kan kalau apoteker lebih banyak ke fokus di klinisnya.
Jadi memang Kemarin itu sudah lama, saya ikut 1 tahun sekali tapi
itu sudah beberapa tahun tapi kalau akhir-akhir ini sudah banyak gak
ada pelatihan seperti itu” (Inf-1).
“belum pernah ada kayak e” (Inf-2)”
“Kalau pelatihan saya tidak tahu, belum pernah tau” (Inf-3).
“Ada yang ikut, udah pernah tapi jarang cuma pernah ada 1 kali”
(Inf-4).
“Pernah tapi saya gag pernah ikut.”
“Seingatku baru ada 1 kali” (Inf-5).
“Kalau pelatihan belum, selama ini saya tidak tahu, gag tau kalau bu
farida, bu farida kan yan biasanya ikut-ikut seminar” (Inf-6).
Apakah pernah dilakukan mengenai
evaluasi kinerja SDM?
“setiap tahun kita melakukan evaluasi. dilakukan oleh kepala
Instalasi” (Inf-1).
“pernah, dilakukan oleh kepala instalasi farmasi dan manajemen
RSI” (Inf-2).
“Evaluasi kinerja sudah pernah ada” (Inf-3).
163
“ada pernah” (Inf-4).”
“Ada, tapi yang tau bu farida untuk evaluasi kinerja SDM” (Inf-5).
“iya ada” (Inf-6).
2. Anggaran Apakah ada dana khusus untuk
manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi?
“Kalau anggaran insyaallah kita mencukupi sih mbak, karena kita
setiap tahun akan membuat anggaran berdasarkan konsumsi kita, jadi
pengadaan itu biasanya kita metode konsumsi, jadi setiap oktober
kita sudah mulai melakukan perencanaan kebutuhan untuk tahun
berikutnya dan insyaallah bisa tercover dengan baik.”
“iya jadi instalasi farmasi yang melakukan, dasar nya ya dari gudang
pembelian dan pengelolaan kemudian diajukan ke rumah sakit”
(Inf-1).
“He em ada, selama ini RAPB.”
“sumber anggaran ya anggaran biaya dari rumah sakit.”
“Yowes beli obat ini, pembelian obat, pembelian oksigen, BHP, alat
tulis, sarana prasarana, dsb nya.”
“ yang jelas kepala instalasi farmasi, kabag perencanaan dan monev
dan manajer keuangan.”
“untuk anggaran pembelian obat pada tahun 2016
Rp.14.420.431.116 sedangkan untuk realisasi pembelian
20.005.376.370 dalam realisasinya anggaran membengkak 38,73%
dari RAPB yang direncanakan.”
“ Penganggaran nya memang terlalu kecil tapi tidak setiap tahun.”
“penganggarannya pada tahun 2016 saja, realisasinya
20.005.376.370 membengkak 38,73% dari total yang dianggarkan.”
“memang pasti lebih tinggi dengan anggarannya (Inf-7).”
164
“kenaikan ini juga diimbangi dengan pendapatan yang naik dari yang
direncanakan. Di tahun yang sama pendapatan nya juga naik, jadi
tidak rugi.”
“ya mungkin perlu dievaluasi kembali untuk penyusunan RAPB.
Pembeliaannya juga harus dievaluasi juga.”
“RAPB tetap harus disusun meskipun beda.”
“kalau untuk alat pemeliharaan, ATK, alat kebersihan, dsb nya
disediakan rumah sakit lewat logistik. Jadi pengadaan dan
pengendalian lewat logistik semua ( Inf-7 ).”
Bagaimana proses pengganggaran?
Apakah ada kendala atau masalah
dalam proses penganggaran?
“jadi yang kita anggarkan kita kan farmasi karena kita handle obat,
BHP, dan oksigen habis disitu sebagian besar anggarannya, jadi
anggaran kami 99,9% terserap di pembeliaan obat dan oksigen.”
“kalau kita di rumah sakit swasta jadi gag ribet sih ya mbak, jadi tetep
pengadaan nanti proses penagihan ada di keuangan” (Inf-1).
“ jadi ketika disana sudah order, order dicatat ke bu anik, bu anik
bagian gudang, setalah itu terbit faktur, faktur itu akan diverifikasi di
apotek, terus di titip faktur ke bu dian kemudian bu dian akan
membuatkan TT setelah itu seminggu setelah nya direkap,
pengeluaran obat itu total berapa, jadi ada rekapannya masing-
masing misal PT. A 10rb PT.B 13rb satu minggu itu berapa terus
dibayar.”
“pemberiaan dana nya flexibelitas, tidak sulit kok. Intinya kita
membayar setelah ada faktur yang diverifikasi dari farmasi,
pokoknya setiap pembelian obat lewatnya farmasi dulu, sini tinggal
bayar” (Inf-7).
“tidak ada, dari pengadaan barang sampai penganggaran dana nya
cepat” (Inf-7).
165
3. Sarana Prasarana Fasilitas apa saja yang digunakan
dalam proses manajemen logistik
obat di Instalasi farmasi RSI Siti
Aisyah Madiun?
“ya kita punya coller, komputer, dsb.”
“insyaallah sudah sesuai hanya persoalan tempat saja” (Inf-1).
“Komputer yang jelas, peralatan order, kaya buku, surat pesanan, dsb
nya” (Inf-3).
“Komputer, kartu stok” (Inf-2).
”sarana ya seperti komputer dsb nya” (Inf-4).
“Ya ini komputer, lemari-lemari, perlengkapannya kayak kulkas dan
lain-lain” (Inf-5).
“Ya komputer khususnya” (Inf-6).
Bagaimana kondisi sarana dan
prasarana yang dimiliki dalam
kegiatan manajemen logistik obat?
“untuk pengelolaan dari segi tenaga memang kurang, kalau tempat
kita memang kecil jadi sebetulnya kita belum memenuhi standart tapi
memang kebijakan rumah sakit belum memenuhi untuk itu jadi ya
akhirnya kita memaksimalkan tempat yang sudah ada tapi prinsip
bahwa penyimpanan obat kita upayakan semaksimal mungkin sesuai
standar jadi obat-obat yang memerlukan suhu tertentu kita
kondisikan seperti itu terus kemudian intinya obat yang memerlukan
perlakuan khusus kita perlakukan khusus” (Inf-1).
“Sudah mencukupi” (Inf-2).
“kondisinya kalau gudang kurang besar, masalahnya barang nya
banyak, harus nya lebih dari ini” (Inf-3).
“tidak ada yang kurang sih sudah lengkap insyaallah” (Inf-4).
166
“Sarana dan prasarana kurang memadai.”
“Kurang memadai dalam hal tempat” (Inf-5).
“Kondisinya ya kurang maksimal, kurang ideal baik tempat ataupun
tenaga”(Inf-6).
Apakah ada kendala atau
permasalahan berkaitan dengan
sarana dan prasarana yang dapat
menghambat proses pengelolaan
obat?
“ya karena luasan nya yang belum memadai kadang memang sulit,
terutama kalau mau lebaran gituya mbak kan disini kalau mau
lebaran stok lebih banyak dari biasanya tempatnya tidak cukup”
(Inf-1).
“ada kendala itu wajar, Barang kosong sama ngelock” (Inf-2).
“kendala lain terkait sarana prasarana itu biiling yang lemot,
sehingga kalau ada permintaan obat agak lama. Kalau komputer
cepet ya bisa cepet. Sama barangnya kalau digudang ada ya kita
langsung dikasih, kalau gudang tidak ada ya kita harus nunggu
barang datang dan datangnya itu kan tidak pasti” (Inf-3).
“kendala mungkin komputer mbak, biasanya billing nya error apa
gimana mungkin kendalanya disitu kan akhirnya distributor obat kan
lama dan pelayanannya lambat” (Inf-4).
“Ada, tempat kurang.”
“Itu tok ,klo suhu dan lain-lain sini sudah sesuai” (Inf-5).
“Kendalanya karena kurang jadi ya gag bisa maksimal dalam
pelaksanaannya” (Inf-6).
167
4. Prosedur Apakah terdapat prosedur kerja dalam
proses manajemen logistik obat?
“ada, semua kita sudah ada SPO nya” (Inf-1).
“ada”. (Inf-2).
“Ada SOP nya, menurut ku sudah kalau pelaksanaannya” (Inf-3).
“ada” (Inf-4).
“Kalau untuk SOP ada.”
“Insyaallah pelaksanaannya sesuai” (Inf-5).
“Ada.”
“Sudah sesuai pelaksanaannya” (Inf-6).
Apakah ada kendala yang
menghambat pelaksanaan prosedur
dalam manajemen logistik obat?
“semaksimal mungkin sudah kami kerjakan sesuai SPO, karena kita
SPO kemarin kita buat sesuai keadaan” (Inf-1).
“kendala nya ada, kadang lak jalane yo gag sesuai prosedur. Yang
penting kadang tertata” (Inf-2).
“Kalau kendala pasti ada, kalau SOP gudang yang tau hanya gudang,
saya tau nya SOP pelayanan, kalau sekilas saya baca SOP gudang sih
sudah” (Inf-3).
“untuk cek stok obat dibutuhkan waktu disela-disela pelayanan,
sehingga kadang sulit dilakukan karena pelayanan ramai dan
kurangnya petugas dipelayanan” (Inf-4).
“Ada, kalau waktu nya barengan, rame yang datang.”
168
“Kalau ada yang order, ada yang barang datang, dan pas itu aku
sendirian itu pasti terkadang mengabaikan SOP” (Inf-5).
“Ya nggak sih, Justru itu kan buat keamanan kita juga to” (Inf-6).
169
PROSES
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. Perencanaan Bagaimana proses perencanaan
kebutuhan persediaan obat yang
dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI
Siti Aisyah Madiun?
“Perencanaan kan kita berdasarkan obat yang keluar sebelumnya,
kita perencanaan 1minggu sekali seperti yg sudah saya jelaskan
nanti diadakan, kalau untuk obat yang fast moving kita bisa
pengadaan 2 minggu untuk stok nya, dan untuk obat-obat BPJS
karena agak susah ya carinya kita bisa untuk obat tertentu yang fast
moving juga kita bisa stok buat 1 bulan.”
“kalau slow moving sedapat mungkin habis baru kita orderkan.”
“evaluasi nya ada 3 bulan sekali untuk death stock, jadi itu istilah
nama nya pake death stock jadi itu artinya obat yang dalam 3 bulan
berturut-turut tidak pernah keluar.”
“iya 3 bulan sekali atau pas waktu stock opname itu akan ketauan
obat-obat yang tidak pernah keluar” (Inf-1).
“Sesuai metode konsumsi” (Inf-2).
“Disini kalau baru kita order 10 hari sekali, dulu sih setiap hari,
karena ada direktur baru juga peraturan baru, kecuali kalau ada
barang habis CITO baru dicarikan atau diorderkan” (Inf-3).
“Permintaan tiap hari kegudang, defecta atau lihat barang-barang
yang menipis kita minta nya hari ini datangnya besok” (Inf-4).
“Perencanaan kita melihat penggunaan obat 10hari sebelum nya.”
“Order dilakukan 1 minggu sekali, itu melihatnya berdasarkan
pemakaian 10hari sebelumnya” (Inf-5).
170
“Kalau perencanaan kita 1minggu sekali untuk order ya, kalau bpjs
sama.”
“Selama ini sama saja” (Inf-6).
Bagaimana perencanaan kebutuhan
obat BPJS? Apakah sudah sesuai
FORNAS?
“untuk BPJS sesuai FORNAS” (Inf-2).
“Untuk obat BPJS sama, kalau untuk obatnya ya khusus sendiri-
sendiri, kalau BPJS kan sesuai e-catalog itu, Cuma kalau
perencanaan nya sama saja” (Inf-3).
“kalau BPJS rawat inap sama setiap hari, kalau rawat jalan untuk
obat BPJS seminggu sekali”
“iya sesuai formlarium rumah sakit”(Inf-4).
”Kalau untuk obat BPJS juga metode konsumsi dilihat berdasarkan
2minggu atau 14hari dari order, Order dilakukan setiap 1 bulan.”
“sudah sesuai FORNAS” (Inf-5).
Apakah perencanaan kebutuhan obat
yang selama ini dilakukan oleh pihak
Instalasi Farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun sudah efektif?
“insyaallah sudah, Cuma memang gak bisa 100% berjalan
sempurna karena metode konsumsi kan punya kelemahan jadi misal
minggu kemarin pasien mungkin dalam keadaan sepi ya ternyata
berati kita padahal konsumsi pada minggu kemarin misal barang A
karena pasien pada saat itu keluarnya 100 ternyata minggu ini
kondisi pasien ramai jadi bisa jadi kosong meskipun sebenarnya
sudah ada buffer stock tapi kondisi tertentu masih memungkinkan
terjadi stock out” (Inf-1).
“belum ya, kadang sini obat e udah habis gudang belum ada. Sering
kosong Dalam arti bukan kosong dari distributor tapi gudang telat
dalam order” (Inf-2).
171
“Sudah, selama ini sih sudah efektif “ (Inf-3).
“Sudah efektif” (Inf-4).
“belum, kadang tidak terlihat kalau ada yang kosong” (Inf-5).
“Dikatakan efektif ya belum lah dek.”
“Karena kurang nya tenaga itu dek, jadi ordernya gag bisa
maksimal, tapi sekarang sudah lebih efektif karena ordernya
1minggu sekali” (Inf-6).
Adakah kendala dalam proses
perencanaan kebutuhan obat? Jika
ada, Bagaimana solusinya?
“ada pasti.”
“antara perencanaan dan kondisi real mbleset, kadang kita juga
tergantung dari suplier yang kadang ngirim telat kemudian juga ada
sistem ngelock jadi maksud saya ada masalah yang kadang kekunci
jadi kita gak bisa order.”
“ya itu masalah dengan distributor sedapat mungkin memang kita
pilih distributor yang memang bener-bener bagus dalam hal
kelonggaran dalam pembayaran, kecepatan dalam pengiriman juga
ketersediaan barang itu yang kita prioritas kan” (Inf-1).
“ada mbak mesti”
“saat menggunakan metode konsumsi , pasti ada perubahan dalam
obat-obat yang keluar. Jadi akan ada obat yang stok kurang dan stok
berlebih. Untuk solusinya dikombinasikan dengan analisis ABC.
Jadi bisa diketahui obat yang fast moving sama slow moving dalam
menentukan jumlah ordernya” (Inf-2).
172
“mungkin kalau dari distributor kosong, harus mencarikan diluar,
jadi kadang ada obat-obat yang kosong dari distributor kita harus
mencarikan, tapi sebelumnya kita mengusahakan dulu untuk acc ke
dokter apakah boleh untuk diganti” (Inf-3).
“kendalanya kalau ada barang kosong” (Inf-4).
“ada, kendala nya telat-telat kita kalau kita melihat stok. Waktu nya
order belum order.”
Order dan pinjem, atau CITO ke luar” (Inf-5).
“Kendalanya kalau pas barang kosong, atau ada ngelock, distributor
ada yg ngelock.”
“Ya kita biasanya dialihkan ke distributor lain, untuk stok disini kan
terbatas, ada keterlambatan pengiriman kalau gak dicarikan kita
akan kehabisan stok kan kita yang akan kerepotan” (Inf-6).
2. Penganggaran Bagaimana proses penganggaran
dalam kegiatan pengadaan obat?
“prosesnya sama seperti yang saya sampai kan tadi. Instalasi
farmasi melakukan pengadaan nanti proses penagihan ada di
keuangan” (Inf-1).
“ya kita sesuaikan dengan barang yang keluar aja, kita gak ada
nominal khusus, kita menyesuaikan saja, begitu pun ordernya kita
juga menyesuaikan” (Inf-6).
Apakah terdapat kendala atau
masalah dalam proses penganggaran
obat, Bagaimana solusinya?
“kalau pengaggaran gak ada mbak, sedapat mungkin memang kalau
manajemen kalau farmasi itu memang di unit rumah sakit
merupakan penghasil terbesar tetapi juga penghabis terbesar juga,
tetapi untuk pengajuan anggaran kita tidak ada kendala hanya
memang pengendaliannya aja yang lebih diprioritaskan” (Inf-1).
173
“untuk kendala tidak ada” (Inf-6).
3. Pengadaan Bagaimana proses pengadaan obat
yang dilakukan oleh pihak Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
“jadi gudang merencanakan kebutuhan, kemudian diajukan ke
kepala instalasi farmasi, kepala instalasi akan membuat SP
diadakan untuk kebutuhan 1 minggu” (Inf-1).
“pengadaan sini distributor resmi” (Inf-2).
“Untuk pengadaan kita setiap hari permintaan, itu kan kalau barang
ada yang langsung dikasihkan, kalau tidak ada ya akan diorderkan
oleh gudang.”
“biasanya langsung diorderkan” (Inf-3).
”Pengadaan ya langsung minta ke gudang, kalau nanti gudang stok
habis order.”
”gudang order biasanya 1 minggu sekali” (Inf-4)
“Order semua, ke pabrik lewat PBF” (Inf-5).
“Kita beli ke distributor resmi” (Inf-6).
Kapan pengadaan obat dilakukan dan
berapa lama waktu yang dibutuhkan
untuk pengadaan obat?
“1 minggu biasanya dihari senin. Untuk obat-obat yang memang
urgent bisa jadi kita order dalam 1 minggu bisa 2 kali.”
“kita upaya kan memang 1 minggu sekali tetapi tidak menutup
kemungkinan ketika obat-obat yang fast moving dan obat-obat yang
kita live saving itu ya karena kita tidak tau keluarnya kapan bisa jadi
dalam 1 minggu kita orderkan 2x mbak tergantung kebutuhan nya”
(Inf-1).
174
“sini ruangan permintaan setiap hari, kalau gudang kaya e 10 hari
sekali” (Inf-2).
“kalau pengadaan setiap hari senin”
“itu tergantung PBF , biasanya kaya SANBE kalau CITO bisa
datang cepet, kalau kaya ensenval itu tidak bisa, ya kurang lebih 2-
3 hari” (Inf-3).
“Kadang ada yang seminggu datang ada juga yang 2-3 hari sudah
datang” (Inf-4).
Pengadaan dilakukan setiap 1minggu sekali itu yang reguler, kalau
untuk obat BPJS 1 bulan sekali.”
Untuk order 2-3 jam, sedangkan lead time dari mulai order barang
datang 3 hari, kurang lebih 2-3 hari” (Inf-5).
“setiap 1minggu sekali.”
“dari mulai order sampai barang datang, mulai kita lihat stok ya 2
harian lah” (Inf-6).
Apakah ada kendala dalam proses
pengadaan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
“Kalau kendala nggak ada” (Inf-1).
“ya kalau barangnya kosong” (Inf-2).
“ seumpama kalau jatuh tempo sini gak bisa bayar itu ngelock jadi
gak bisa ke buka orderannya.”
“ya nanti harus ada dulu pembayaran dari sini.”
“diusahakan, kita tlp dokter dulu atau dicarikan ke distributor lain”
(Inf-3).
175
“jika kosong dari distributor, jika dilock dari distributor.”
“pihak gudang mencarikan pinjaman supaya stok terpenuhi”
(Inf-4).
“Ya, banyak.”
“Pengiriman yang sering telat, ada ngelock-ngelock dalam
pembayaran.”
“kalau ngelock, ya itu memang salah dari sales nya atau
distributornya, kalau belum diselesaikan kepada PBF nya ya kita
gak bisa order.”
“solusinya ya kita kalau ada resep beli dari luar.”
“ya kalau ada PBF Lain, tapi yang sering-sering PBF lain tidak
ada.”
“kita sendiri yang akan menyarikan” (Inf-5).
“Kendala ya nggak ada lah, paling kalau barang kosong” (Inf-6).
4. Penyimpanan Bagaimana proses penyimpanan
yang dilakukan oleh petugas Instalasi
Farmasi RSI Siti Aisyah Madiun?
“penyimpanan yang melakukan gudang intinya semua satu pintu
dulu, jadi begitu barang datang harus lewat gudang diadmistrasikan
dulu dari gudang kemudian disimpan digudang, setelah baru
didistribusikan ke unit-unit yang membutuhkan” (Inf-1).
“sesuai FEFO/FIFIO Jadi obat yang Expirednya duluan ditaruh
depan.”
“Ya kadang-kadang tidak.”
“sakmestine kalau tau itu obat e mau ED ya taruh depan mbak.”
“ya kalau nata, pas rame-rame, pas ngambilkan kadang tetep dicek
kok” (Inf-2).
176
“Ya sudah sesuai semua, kalau ditaruh kulkas ya kita taruh kulkas.”
“Penggolongan berdasarkan farmakologi” (Inf-3).
“Penyimpanan sesuai farmakologi, dikelompokan sesuai sediaan
nya” (Inf-4).
“Insyaallah penyimpanan sudah sesuai, pakai metode FEFO/FIFO.”
“Kalau gudang disusun berdasarkan abjad” (Inf-5).
“Kalau obat sesuai abjad, kalau alkes sesuai fungsinya, BPJS
sendiri, reguler sendiri, BMHP sendiri” (Inf-6).”
Apa saja yang mempengaruhi proses
penyimpanan persediaan obat?
“penyimpanan sudah diupayakan ya sesuai standart,
penggolongannya kita penyimpanannya kalau digudang masih
abjad sama bentuk sediaan. Kalau lainnya di depo-depo sesuai
farmakologi.”
“FEFO FIFO iya, jadi kita prioritaskan barang ya masuk dulu akan
keluar dulu an juga atau juga barang yg ED Dulu kita keluarkan.”
“penyebab ya karena kembali lagi ke tenaga dan tempat yang belum
memungkinkan kadang memang standart penyimpanan tidak dapat
berjalan 100% sini” (Inf-1).
“Suhu ruangan bisa juga, kalau gak stabil penyimpanan bisa rusak.
Kalau sini sudah rumayan ya, kalau di gudang itu suhunya mungkin
terlalu dingin kapan hari ada yang sampai beku obatnya, kaya
manitol itu ngristal” (Inf-2).
“Sudah bagus dalam penyimpanan” (Inf-3).
177
“Yang mempengaruhi suhu” (Inf-4).
“mungkin diruangan kalau digudang tidak mempengaruhi,
diruangan biasanya death stock tidak sampai ke gudang.”
“Insyaallah untuk kendala tidak ada, soalnya sini kalau sudah death
stock ada penghapusan” (Inf-5).
“Ya karena kita tempat nya kurang aja, penyimpanan jadi kurang
bisa rapi” (Inf-6).
Bagaimana pendapat anda mengenai
kondisi gudang tempat penyimpanan
obat? Apakah sudah sesuai dengan
aturan tata ruang penyimpanan?
“luas nya kurang ya” (Inf-1).
“Gudang nya kurang besar, penataan nya masih semrawut nak
menurutku penuh soalnya.”
“untuk salep syrup langsung dikeluarkan ke ruangan-ruangan gitu”
(Inf-2).
“kalau menurut saya kalau gudang ya belum, kurang besar, karena
obatnya kan juga banyak, macam nya juga banyak tempatnya cuma
kecil jadi kurang besar.”
“untuk depo-depo tidak ada, pelayanannya dibagi 2 apotek rawat
jalan sama rawat apotek rawat inap.”
“kalau untuk Kamar OK, Gawat darurat dan ruangan-ruangan ada
Floor stock nya.”
“sistemnya setiap bulan kita ngecek i stok nya, nanti ada
laporannya, kita cocok kan jumlahnya sama data-data yang
dikasihkan itu nanti ada.”
178
“biasanya kalau ada pengambilan di floor stock itu biasanya sama
perawat diresepin, lha nanti obat nya dimasukin lagi di tempatnya
itu, jadi pas ngecek nanti jumlah nya harus sesuai” (Inf-3).
“sepertinya belum ya, belum nya itu gudang nya kecil ya. Infus nya
itu kan masih ada diluar, harus nya kan gag gitu ada peraturannya.
Kalau obat yang harus nya di suhu kulkas sudah ditaruh situ, ya
mungkin Cuma infus nya itu yang belum” (Inf-4).
“Belum, masih sempit kurang lebar.”
“iya, lha infus ku masih diluar, harus nya kan juga masuk didalam.”
“iya, Cuma infus” (Inf-5).
“belum, masih kurang.”
“solusinya kalau untuk tempat ya langsung mengajukan ke atasan,
itu solusinya dari manajemen” (Inf-6).
Apakah ada kendala dalam proses
penyimpanan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
“ada mbak, ya tadi tempat nya yang kurang memungkinkan apalagi
dengan tenaga segitu ya kadang-kadang untel-untel an pokoknya
kesimpen.”
“ya sedapat mungkin saya menekankan ke teman-teman gudang
bahwa penyimpanan harus dilakukan sesuai SPO penyimpanan.
Kemudian kita juga sudah melakukan usulan tenaga terus kalau
untuk ruangan memang oleh manajemen planning mau bangun
Cuma kita belum tau realisasinya” (Inf-1).
“nggak ada” (Inf-2).
179
“kalau penyimpanan nya semua sudah sesuai ya mbak, Cuma
kendala gudangnya aja masih terlalu sempit” (Inf-3).
“Kendala ya gudang, lainnya gag sih. Kalau diruangan gag ada sih”
(Inf-4).
“gudang sempit, kurang luas tempatnya” (Inf-5).
“Kondisi tempat ya kurang, kurang luas.”
“untuk rak-rak juga kurang karena tempatnya kurang luas, rak nya
pun juga kurang” (Inf-6).
5. Pendistribusian Bagaimana proses distribusi obat di
RSI Siti Aisyah Madiun?
“Kita bedakan ya, jadi gudang farmasi itu prinsipnya
mendistribusikan ke semua ruangan yang ada di rumah sakit yang
membutuhkan yang didistribusikan bisa obat, bisa oksigen, bisa
barang habis pakai. Kalu sistem nya masing-masing ruangan akan
mengajukan barang apa yang mereka minta melalui form
permintaan barang. Kemudian gudang akan mengevaluasi atau
melihat stok nya kalau memang stok nya memenuhi ada kita penuhi,
tetapi jika ternyata obat yang diminta belum ada gudang akan segera
membuat proses pengadaannya.”
“ kalau selama permintaan barang langsung ada langsung kita kasih
pada hari yang sama itu mbak, kalau barang belum ada, diordekan
bila sudah ada kita berikan.”
“stok ruangan prosesnya sama kita minta juga ke gudang sambil
menyertakan jumlah stok akhir yang mereka punya, ketika gudang
melihat mereka memang butuh kita layani tapi kalau memang dari
data terlalu banyak atau stok masih ada ya tidak dikasih.”
180
“setiap ruangan ada, biasanya kalau ruangan lebih ke barang habis
pakai.”
“UGD sama, prinsipnya semua sama tetep satu pintu dari gudang.
Nanti mereka minta apa gudang yang mendistribusikan tapi
memang pengelolaan obat di ruangan memang tanggung jawab
kepala ruangan. Farmasi hanya men supervisi bagaimana kondisi
penyimpanannya seperti itu, jumlah nya fisiknya.”
“kalau obat resep masuk nya ke apotek, kalau di ruangan hanya
Bahan habis pakai” (Inf-1).
“UDD Mb itu lo mb Per hari mbak baik ke pasien maupun dari
gudang ke ruangan” (Inf-2).
“Kalau ruangan kita biasanya permintaan ruangan, itu biasanya ada
tanda tangan kepala ruangan nya, kalau kita biasanya setiap hari
setiap sore defecta, permintaan dikasih di pagi hari dari gudang.”
“kita ngelist barang yang habis atau stok nya yang sedikit
kemudian disetor digudang dan gudang akan menyiapkan untuk
dikasihkan” (Inf-3).
“Jadi kita permintaan, Permintaan apa yang habis. Kita minta ke
gudang, nanti gudang menyiapkan siang kita ambil, nanti dicek dulu
yang dikeluarkan itu datanya sesuai atau tidaknya” (Inf-4).
permintaan dari ruangan dulu, kita menyiapkan baru ruangan
mengambil kembali.”
“tetap pakai surat pesanan’’ (Inf-5).
“Dari ruangan ada permintaan, terus kita layani sesuai permintaan.”
181
“Kosong biasanya kita carikan dulu, baru kita penuhi untuk hari
berikutnya” (Inf-6).
Apakah ada kendala yang terdapat
pada proses pendistribusian obat?
Jika ada, Bagaimana solusinya?
“Insyaallah gag ada” (Inf-1).
“nggak ada.”
“setiap hari selalu ada permintaan” (Inf-2).
“ya kalau barang kosong, kalau pas kita butuh ya kita harus pergi
keluar terpaksa” (Inf-3).
“kita minta tapi barang tidak ada, akhirnya harus acc dokter jadi
pelayanannya menjadi lama” (Inf-4).
“kalau untuk kendala pendistribusian selama ini tidak ada” (Inf-5).
“Kendala kalau pas dari distributor datang nya telat, terus ada
permintaan dari ruangan kita belum bisa memberi” (Inf-6).
6. Pemeliharaan Bagaiman proses pemeliharaan obat
yang dilakukan oleh pihak Instalasi
farmasi agar obat-obatan tidak
mengalami kadaluarsa atau rusak?
“kita simpan sesuai dengan yang di ingin obat kan biasanya di label
ada petunjuk penyimpanan seperti apa itu yang kita terapkan”
(Inf-1).
“ya pengecekan suhu tadi, kalau suhu setiap hari dicek terus.”
“stok 3 bulan, 4 bulan, akhir bulan, untuk death stock 3 bulan
sekali” (Inf-2).
“Kita kan dimasing-masing itu kan ada penanggung jawab nya
sendiri-sendiri, kita kalau mau retur ke gudang itu maximal ED nya
6 bulan sebelum ED, jadi setiap penanggung jawab itu sudah
182
dikasih bagian-bagian yang harus diperiksa dan obat yang mau
expired harus segera disetor ke gudang 6 bulan sebelum ED.”
“ya tergantung yang punya barang, kan penanggung jawab sendiri-
sendiri, seumpama saya syrup itu bagian saya, saya mau ngecek i
seminggu sekali atau 1 bulan sekali.”
“kalau expired tetep kasih ke gudang nanti kan ada pemusnahan
nya” (Inf-3).
“Biasanya ED, Kalau expired date itu dicek pas stock opname,
Kalau stock opname kan dihitung obatnya sekalian dihitung expired
nya nanti kita punya datanya nanti kalau 6 bulan sebelum ED
dikasihkan ke gudang, nanti yang pelayanan diinformasikan ke
pelayanan biar obatnya dikeluarkan. Biasanya apoteker yang akan
mengkonfirmasi ke dokter agar obat nya dikeluarkan yang mau ED
itu , kalau gag bisa ya dikembalikan diretur ke distributor.”
“stock opname 4 bulan sekali” (Inf-4).
“Sesuai dengan penyimpanannya, yang ada di petunjuk obat, di obat
nya biasanya ada petunjuk obat nya” (Inf-5).
“ya biasanya yang expired date dekat kita keluarkan dulu” (Inf-6).
Apakah sudah ada prosedur
mengenai pemeliharaan? Sudah kah
sesuai prosedur ?
“iya ada, penyimpanan ada.”
“ kita upayakan sudah, jadi obat yang harus disimpan di suhu 2-8O
ya kita taruh coller disitu juga ada monitoring suhu nya” (Inf-1).
“SOP nya kelihatannya sudah ada.”
“Insyaallah sudah, Cuma terkadang rodo ndlewer” (Inf-3).
183
“Sudah”
“Sudah kayak e” (Inf-4).
“Kalau untuk prosedur kayaknya sudah ada kok dek.”
“Kayaknya ada, vaksin tempatnya ini-ini, dsb nya” (Inf-5).
“ada prosedurnya, ya sudahlah sesuai” (Inf-6).
Apakah ada kendala dalam proses
pemeliharaan obat? Jika ada,
Bagaimana solusinya?
“nggak ada ya” (Inf-1).
“nggak sih ya mbak” (Inf-2).
”Kan gini kalau kita dinesnya pas pagi terus kayak gini, kan ramai
banget jadi belum sempet ngecek barang, kalau kita shif pagi siang
malam itu gag pasti,ya kendala waktu” (Inf-3).
“gag ada sih” (Inf-4).
“ nggak ada”(Inf-5).
“Untuk kendala tidak ada” (Inf-6).
7. Penghapusan Bagaiman proses penghapusan yang
dilakukan oleh pihak gudang jika ada
obat-obatan yang mengalami
kadaluarsa atau rusak?
“expired itu kita punya kebijakan 6 bulan sebelum barang itu
expired akan ditarik oleh gudang kemudian gudang akan mereuji
barang mana yang bisa dikembalikan ke distributor untuk proses
retur dan mana yang tidak. Ketika barng itu tidak bisa diretur
gudang akan memisahkan barang yang tidak bisa diretur itu dan
mendekati ED. Kemudian ketika sudah jatuh tempo sudah jatuh ED
nya kita packing nanti akan kita koordinasi dengan IPAL pihak
sanitasi untuk melakukan pemusnahannya, jadi karena RSI
184
pemusnahan nya dengan pihak ke 3 jadi nanti yang melakukan
pihak ke tiga” (Inf-1).
“begitu barang ED itu kasihkan gudang, nanti kalau bisa ditukar ya
dituker.”
“sebelum ED ngembalikannya.”
“yo wes ED yo pernah, tetap setor digudang nanti kalau bisa
dikembalikan ya dikembalikan kalau tidak ya dimusnahkan”
(Inf-2).
Untuk pemusnahan sama mb wahyu, semua setor gudang obat yang
mau expired obat yang sudah expired ada pemusnahan ada berita
acara nya sendir” (Inf-3).
“kurang tau sih, kalau sini obat yang ED kurang 6 bulan diserahkan
ke gudang. Yang akan memusnahkan gudang” (Inf-4).
”Penghapusan kita lewat pemeliharaan atau sanitasi, kita cuma
mengepack sama ngasih daftar obat-obat yang expired date terus
diserahkan ke sanitasi untuk dimusnahkan, soalnya sini pakai orang
luar tidak dihancurkan sendiri-sendiri.”
“Ya ada, tetap pakai berita acara.”
“yang buat ya sini” (Inf-5).
“Kita lewatkan ke bagian sanitasi, biasanya disana kita ada serah
terima ke bagian sanitasi, nanti bagian sanitasi yang akan
memusnahkan, karena kita belum ada inecerator sendiri, pakai dari
luar” (Inf-6).
185
Apakah ada kendala dalam proses
penghapusan? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
“nggak ada” (Inf-1).
“Yang tau gudang ya” (Inf-2).
“untuk penghapusan tidak ada kendala” (Inf-5).
“selama ini tidak ada” (Inf-6).
8. Pengendalian Apakah sudah dilakukan
pengendalian dan bagaimana proses
pengendalian persediaan yang
dilakukan oleh Instalasi farmasi RSI
Siti Aisyah?
“kita pakai stock opname, kemudian kita melakukan analisa ABC.”
“jadi barang-barang dengan kategori A itu yang akan kita awasi,
bener-bener kita kendalikan karena disitu barang dengan kategori A
itu kan jumlah nya sedikit tapi value nya besar, memakan hampir
80% dari dana yang diserap dirumah sakit.’’
“gudang tapi tanggung jawab tetap kepala instalasi farmasi’’(Inf-1).
“Disini pakai formularium, dokter kalau bisa harus sesuai
formularium. kita kalau nggak ada ya kita acc kan ke dokter yang
sama yang sesuai formularium, kadang yo ada yang mau ada yang
nggak dokter.”
“biasane semua terlibat” (Inf-2).
“Gini biasanya itu sini permintaan, permintaan obat digudang kalau
pas obat sudah diambil, gudang harus mulai nyetok lagi, jadi kita
mulai permintaan gudang harus mulai order.”
“Misal kita minta amoxixillin 1 box, gudang sudah mengeluarkan
sedangkan stok gudang hanya ada 1box itu, gudang harus segera
order menyiapkan kalau kita sewaktu-waktu permintaan lagi”
(Inf-3).
186
Biasanaya kita cek stok, gag sampai kosong sudah permintaan ke
gudang jadi gag sampai telad” (Inf-4).
“Itu sing angel, belum bisa.”
“Lha itu obat-obat yang mau ED kita gag bisa ngeceki, harusnya
dikembalikan pun kadang gag bisa dikembalikan makanya ada obat
ED.”
“Proses pengendalian nya terhambat karena tidak bisa ngeceki satu
persatu.”
“Penyebab kembali lagi ke orang nya dek, gag ada orang”(Inf-5).
“Kita kan ada minimalnya, stok berapa kita harus tau, harus segera
order”(Inf-6).
Apakah ada kendala dalam
melakukan pengendalian persediaan
obat? Jika ada, Bagaimana
solusinya?
“pasti ada, karena SDM kami memang punya keterbatasan tenaga
dan memang pengetahuan sih terus terang. Sebetulnya analisa itu
kan pengendalian secara periodik ya cuman belum bisa berjalan
secara periodik.”
“kadang mereka itu, kayak apa ya. Kadang masih ada miss jadi
sampe masih ada barang ED, barang retur dan sebagainya
kelewatan itu bisa terjadi.”
“solusinya sedapat mungkin SPO kita terapkan bener-bener”
(Inf-1).
“Kendalanya ya kalau barang kosong dokter e nggak mau diganti,
terpaksa kita harus nyarikan .”
“Kalau rawat inap, kalau rawat jalan ya di copy” (Inf-2).
“Ya kalau barang kosong itu, jadi agak repot” (Inf-3).
187
“kadang ya obat gak datang atau kosong distributor ya kendala nya
itu” (Inf-4).
“untuk kendala ya jumlah orangnya kurang mencukupi” (Inf-5).
“Kendala untuk selama ini belum ada, untuk stok kita lihat dibilling
berapa stoknya”
“sudah sesuai kalau keamanannya sudah disesuaikan suhu, kalau
ketersediaan sebagian sudah ada kecuali kalau memang kosong
distributor atau kosong dari pabrik” (Inf-6).
188
OUTPUT
VARIABEL PERTANYAAN JAWABAN
1. Keamanan dan
Ketersediaan Obat
Bagaimana ketersediaan dan
keamanan obat yang disimpan di
Instalasi farmasi RSI Siti Aisyah
Madiun?
“insyaallah sudah bagus kita ketersediaan obat untuk penolakan
nilainya juga kecil rata-rata hanya 1%, penggantian juga kecil. Terus
pemakaian sesuai formularium juga hampir 100%” (Inf-1).
“ya tercukupi lah, maksud e nggak sering kosong” (Inf-2).
“Sudah cuma ya kendala nya ya cuma kalau barang kosong itu aja
kalau gag kosong ya gag masalah kita.”
“belum 100%, kalau order barang kosong kita harus order PBF lain
yang punya barang itu.”
“tergantung pasiennya juga ramai atau tidak, kalau kondisi pas ramai
dan kita butuh obatnya ya paling kurang lebih 70%” (Inf-3).
“ketersediaan ya sudah sih, ya ada mungkin kadang-kadang yang
kosong, telad tapi ya gak banyak sih.”
“biasanya malah yang jarang keluar ya, terus tiba-tiba ada kasus
dokter ngresepin lagi, akhirnya order lagi kan itu nunggu nya lama.
Kalau yang sering keluar sih nggak, nggak sampai kosong.”
“perbandingan yang kosong sama yang tidak sedikit sih. 20% paling
ya yang kosong.”
“evaluasi obat slow moving death stock ya pas stock opmame 4
bulan sekali” (Inf-4).
“kurang, kadang kita sudah order terus tidak datang otomatiskan
akan menghambat distribusi, sehingga mempengaruhi ketersediaan.”
189
“ndak, kalau bagus ya tidak, paling sih ya 10 banding 1, misal
permintaan obat 10 macam yang tidak ada 1” (Inf-5).
“Ya sudah sesuai, ya sebagian besar sudah ada kecuali kalau kosong
distributor apa kosong dari pabrik” (Inf-6).
Apakah output yang dihasilkan
sudah sesuai dengan yang
diharapkan?
“di harapkan ya sebenarnya outputnya tidak ada stock out, tidak ada
obat expired, tidak ada obat yang death stock. Ya tapi mungkin
memang membutuhkan kebijakan dari top manajemen untuk
pengelolaan death stock itu, jadi gak bisa kami berjalan sendiri.”
“harusnya ya 100% semua barang ada, tapi terus terang akhir-akhir
ini sejak era BPJS ini kami sering obat itu telat ngirimnya dan
sebagainya, meskipun kita sebenarnya sudah antisipasi .”
“khususnya BPJS, tapi juga ada imbasnya di pengadaan obat reguler
mbak.”
“iya yang sering kosong BPJS.”
“Jadi gini sebetulnya obat BPJS ini sebetulnya disebabkan karena e-
purchasing e-catalogoe jadi principall pabrik obat itu akan
mendahulukan pengiriman atau distribusi ke rumah sakit atau pihak-
pihak yang membeli secara online, yang bisa membeli online itu kan
baru rumah sakit pemerintah, provider BPJS. Kita rumah sakit swasta
meskipun sudah bekerja sama dengan BPJS kita belum punya akses
untuk online itu makanya kita istilah nya dinomer 2 kan. Mereka
memenuhi dulu kebutuhan rumah sakit pemerintah karena bila tidak
terpenuhi denda nya besar itu yang jadi kendala” (Inf-1).
“kedepan e yo pengene barang e terpenuhi semua, kalau sekerang yo
rodho ketantulan sering kosong” (Inf-2).
190
“menurutku sudah” (Inf-3).
“iya sudah sih, Cuma kadang ya kadang ada kosong distributor atau
kosong nasional, lha pasien komplain nya disitu.”
“sudah sih kalau mengenai obat paling komplainnya kalau lama,
respontime ya” (Inf-4).
“belum, pengennya ya lebih bagus lagi” (Inf-5).
“Belum, ya itu karena banyak kendala tadi, tempat nya kurang, saran
prasarana kurang memadai belum begitu maksiamal” (Inf-6).
Bagaimana penanganan yang
dilakukan jika terjadinya
kekosongan obat?
“kalau reguler kan pasti punya second line maksudnya kita usahakan
koordinasikan dengan DPJP untuk mengganti yang isinya sama itu
tapi kalau BPJS ya itu tadi kita upayakan stok nya lebih
diperbanyak.”
“kalau BPJS dari kebijakan kami memang obatnya generik yang
dipakai.”
“iya repot juga meskipun ada alternatif publikan yang lain.”
“kita akan masih terus mencarikan kita tidak melibatkan pasien untuk
pengadaan obat’’ (Inf-1).
“dicarikan keluar, dicarikan pinjeman dari rep nya kalau nggak ada
ya dibelikan di apotek luar” (Inf-2).
“disini kan ada formularium ya kalau obat kosong itu tidak sesuai
formularium, kita acc kan ke dokter kalau dokternya tidak mau
mengganti ya kita carikan diluar, kita beli diluar. Kecuali pasien
rawat inap bisa dijanjiin kita orderkan.”
191
“kita carikan sendiri, kalau rawat jalan kita kasih copy resep, yang
utama kita acc dokter dulu kalau ada ganti nya apa cuma beda pabrik
kita acc kan dokter” (Inf-3).
“kalau kita punya sama ganti kita ya acc dokter, kalau gak punya ya
kita copy resep cari diluar.”
“he em ditolak pasien dikasih copy resep beli diluar itu kalau rawat
jalan lo. Kalau rawat inap dicarikan” (Inf-4).
“kita pinjam, ataupun CITO, CITO ke PBF atau apotek lain” (Inf-5).
“Ya kita carikan diluar pinjem apotek lain.”
“Kita yang akan mencarikan” (Inf-6).
