Hand Out MYOB v.18

Hand Out MYOB v.18

BEKERJA DENGAN MYOB

A. Pengertian MYOB Accounting

Mind Your Own Business Accounting (MYOB Accounting) adalah sebuah software Accounting yang dibuat secara terpadu (Integrated Software) yang dapat digunakan untuk mengkomputerisasi proses akuntansi bisnis. MYOB mengintegrasikan keseluruhan proses akuntansi mulai dari jurnal, pemindahbukuan (posting) ke perkiraan (account), laporan keuangan, hingga analisis bisnis ke dalam satu program.Tampilan menu pembuka MYOB Accounting adalah seperti gambar di bawah ini:

Tombol Open digunakan untuk membuka file MYOB perusahaan yang sudah dibuat sebelumnya Tombol Create digunakan untuk membuat file MYOB baru bagi perusahaan Tombol Explore digunakan untuk membuka file sample company (perusahaan contoh) yang bisa digunakan untuk latihan dan mencermati fasilitas dan jenis transaksi yang dicatat dengan menggunakan MYOB Tombol Whats New adalah untuk melihat fitur-fitur terbaru di versi 18 ini Tombol Exit untuk keluar dari program MYOB Accounting v18.Beberapa menu gabungan yang disediakan oleh MYOB Accounting Plus digabung salah satu form yang disebut COMMAND CENTRE, menyediakan menu sebagai berikut:

1. Menu AccountMerupakan cerminan dari jurnal umum yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat di jurnal-jurnal khusus yang disediakan. Dalam menu account terdapat sub-menu Account List, Record Jurnal Entry. Dalam sub-menu Account List digunakan untuk pengaturan kode account dan nama account.

2. Menu BankingMerupakan cerminan jurnal penerimaan dan pengeluaran dalam proses akuntansi bisnis yang tidak berhubungan dengan penjualan dan pembelian. Menu banking hanya untuk pencatatan transaksi selain penjualan dan pembelian.3. Menu SalesMerupakan cerminan dari jurnal penjualan. Jurnal ini juga dapat digunakan untuk mencatat penjualan tunai, kredit, maupun penjualan dengan uang muka.4. Menu PurchasesMerupakan cerminan dari jurnal pembelian. Jurnal ini juga dapat digunakan untuk mencatat pembelian tunai, kredit, maupun pembelian dengan uang muka.5. Menu InventoryMerupakan cerminan dari kartu persediaan dan pengelolaan data persediaan.6. Menu Card FileMerupakan cerminan dari kartu piutang dan utang, sekaligus digunakan untuk mencatat data pelanggan dan pemasok secara detail. Data pihak ketiga yang berhubungan dengan perusahaan juga dapat dicatat secara detail di menu ini. Data ini berfungsi hanya sebagai kartu bisnis biasa karena perusahaan tidak memiliki utang/piutang kepada pihak tersebut.

Jika dalam pencatatan transaksi secara manual dilakukan melalui proses pengisian bukti transaksi yang selanjutnya dicatat dalam jurnal, maka berbeda dengan sistem akuntansi yang terkomputerisasi seperti MYOB. Setelah dilakukan pengisian bukti transaksi, cukup dengan menekan tombol Record maka transaksi tersebut telah terjurnal secara otomatis.

B. Memulai MYOB dengan File Baru

Untuk membuat file data akuntansi yang baru di MYOB, langkah-langkah yang harus dilakukan:1. Buka program MYOB Accounting Plus v18Klik icon MYOB Accounting v18 atau melalui tombol Start > pilih all program > MYOB Accounting v182. Klik pilihan Create New Company3. Pada tampilan menu pembuka Klik tombol Next pada isian Introduction4. Isikan nama dan alamat perusahaan pada isian Company Information, lalu klik tombol Next5. Lalu isikan data tahun dan bulan sebagai dasar pencatatan transaksi pada Accounting Information seperti berikut: Current Financial Year (Tahun Tutup Buku):2012 Last Month of Financial Year (Bulan Tutup Buku):December Convertion Month of Financial Year (Awal Periode):January Number of Period (Periode Bulan dalam Setahun):TwelveLalu Klik tombol Next6. Selanjutnya pada Account List muncul kotak dialog berisi 3 tombol yaitu:a) I would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, digunakan apabila perusahaan akan menggunakan semua account yang sudah disediakan oleh MYOB.b) I would like to import a list of account provided by my accountant after Iam done creating my company file, digunakan apabila perusahaan menggunakan sebagian account yang sudah disediakan MYOB dan mengimpor data account sendiri yang sesuai dengan perusahaannya.c) I would to build my own account list once I begin using MYOB, digunakan apabila perusahaan tidak menggunakan account yang sudah disediakan MYOB, tetapi mengimpor data account sendiri sesuai dengan perusahaannyanPilihlah sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing pada isian Account List, lalu klik Next7. Biarkanlah MYOB menentukan folder dan nama file kita. Secara default file akan diletakkan pada Folder C:\MYOB 18\nama perusahaan.dat. Jika menginginkan nama dan folder lain, klik tombol Change dan isi nama file dan foldernya.8. Klik Next sampai muncul Conclusion, lalu klik Command Centre.

LATIHAN 1:Buatlah file perusahaan dengan menggunakan informasi sebagai berikut:1. Gunakan NIM Nama, sebagai nama perusahaan yang diisikan pada Field Company name.2. Gunakan NIM, sebagai NPWP perusahaan yang diisikan pada Field ABN.3. Gunakan nama kelas, sebagai alamat perusahaan yang diisikan pada Field Address.4. Pilihlah pilihan ketiga pada Account List.5. Tahun tutup buku 2012, awal periode bulan Januari dan tahun tutup buku bulan Desember dengan periode 12 bulan.6. Data disimpan di folder D.

PENGATURAN KODE ACCOUNT DALAM MYOB

Setelah data perusahaan dibuat di MYOB, langkah selanjutnya dalam aplikasi pengolahan data akuntansi dengan MYOB adalah pengaturan kode account agar sesuai dengan karakteristik perusahaan.

A. Account List

MYOB membagi klasifikasi account (rekening) menjadi 8 kelompok. Masing-masing klasifikasi telah diberikan nomor default seperti berikut: AssetsAktiva/Hartadiawali dengan nomor1-xxxx LiabilityAktiva/Hartadiawali dengan nomor2-xxxx EquityAktiva/Hartadiawali dengan nomor3-xxxx IncomeAktiva/Hartadiawali dengan nomor4-xxxx Cost of SalesAktiva/Hartadiawali dengan nomor5-xxxx ExpenseAktiva/Hartadiawali dengan nomor6-xxxx Other IncomeAktiva/Hartadiawali dengan nomor8-xxxx Other ExpenseAktiva/Hartadiawali dengan nomor9-xxxx

Account di dalam MYOB disusun secara hierarkis, yaitu setiap account dapat dirinci lagi menjadi sub-account di bawahnya. Untuk setiap account ada dua kemungkinan hierarkinya, yaitu sebagai Account Induk (Header Account) atau sebagai Account Anak (Detail Account).1. Header Account adalah account yang tidak dapat digunakan untuk mencatat transaksi. Header Account merupakan account yang menunjukkan kategori umum yang dirinci lebih lanjut di account detail.2. Detail Account adalah account yang merupakan rincian dari account header. Account inilah yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi

Berikut ini gambaran pembuatan Chart of Account:Level 11-0000AssetsHeaderLevel 21-1000Current AssetsHeaderLevel 31-1100Cash and bankHeaderLevel 41-1101Cash on HandDetail ChequeLevel 41-1102Petty CashDetail ChequeLevel 41-1103Bank ABCDetail ChequeLevel 31-1200Trade ReceivableDetailLevel 31-1300InventoryHeaderLevel 41-1301Raw Material InventoryDetail ChequeLevel 41-1302Work in Process InventoryDetail ChequeLevel 41-1303Finished Good InventoryDetail ChequeLevel 21-2000Fixed AssetsHeader

Level 1 harus selalu Header, sedangkan level 4 harus selalu Detail. Sedangkan untuk level 2 dan level 3 bisa berubah-ubah dari Header menjadi Detail, begitu pula sebaliknya. Karena level 4 biasanya dapat beranak lebih dari 10, maka untuk sistem penulisannya sebagai berikut:

X X X X X = 1 1101 (cash on hand)Level 4 = Harus Detail

Level 3 = Bisa Detail/Header

Level 2 = Bisa Detail/Header

Level 1 = Harus Header (tidak dapat diganti)

B. Linked Account

Beberapa dari default account tidak dapat dihapus, tetapi dapat diganti dengan nomor lain. Kenapa tidak dapat dihapus? Karena account tersebut telah terhubung dengan account dan form yang lain (Linked Account). Ada 3 kelompok linked account yang harus diisi dan saling berhubungan yaitu:1. Linked Account yang diisi dari menu Setup2. Linked Account yang melekat pada Form Tax Codes3. Linked Account yang melekat pada Form Item ListLinked Account yang telah diisi dengan benar akan menghasilkan jurnal yang otomatis pula. Jadi Linked Account membantu kita dalam hal pembuatan jurnal standar (Debit/Kredit) yang diambil dari form isian yang telah disediakan.

C. Mengganti Account List

Saat membuat data baru sudah disediakan beberapa account standar oleh MYOB. Semua account yang disediakan tersebut berbahasa Inggris. Anda dapat mengganti account tersebut ke dalam Bahasa Indonesia atau yang lain. Agar kode account sesuai dengan karakteristik perusahaan, maka kode account yang telah dipilih harus disesuaikan.Cara mengganti nama dan kode account:1. Klik Account dari menu Command Centre lalu klik Account List2. Klik anak panah di sebelah kiri account yang akan diganti, atau3. Klik ganda account yang akan diganti, atau4. Sorot (klik sekali) account yang akan diganti lalu klik tombol Edit5. Setelah tampil account yang akan diganti, gantilah kode/nomor account dan nama account sesuai yang diinginkan.6. Setelah itu klik OK

D. Membuat Account Baru

Account baru dapat dibuat jika account tersebut belum tersedia dalam MYOB dengan cara1. klik tombol New pada bagian bawah tampilan account list.2. Tentukan tipe account dengan mengklik salah satu pilihan header account atau detail account.3. Isi kelompok account dan kode/nomor account lalu klik tombol tab.4. Isi nama account sesuai yang diinginkan5. Klik close.Menu-menu yang terkait dengan pembuatan account baru:1. Header Account (Non Postable): pilihan ini untuk account yang akan dibagi lagi. 2. Detail Account (Postable): tipe ini digunakan untuk account yang tidak beranak lagi.3. Inactive Account: untuk account yang tidak digunakan untuk bertransaksi lagi. Istilahnya adalah diistirahatkan/dipensiunkan/dikarantina. Jika suatu saat dibutuhkan lagi tinggal mengaktifkan lagi.4. Account Classification: ada 8 jenis klasifikasi yang dapat anda pilih. Pilihan ini akan menentukan nomor pertama dari Account Number.5. Account Number: anda hanya dapat mengisikan 4 digit terakhir saja karena digit pertama sudah otomatis diberikan sesuai Account Classification di atas.6. Account Name: anda dapat mengisikan nama account7. Opening Balance: untuk pengisian saldo awal (dapat diabaikan dulu)8. Current Balance: menunjukkan saldo terakhir dari account ini

E. Menghapus Account

Account yang tersedia dalam MYOB yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan dapat dihapus dengan cara:1. Klik Account dari menu Command Centre lalu klik Account List2. Klik anak panah di sebelah kiri account yang akan diganti, atau3. Klik ganda account yang akan diganti, atau4. Sorot (klik sekali) account yang akan diganti lalu klik tombol Edit5. klik delete account.

F. Mengganti Level (Tingkatan) Account

Tingkatan/level account dapat diubah-ubah dengan mudah, yaitu dengan menekan tombol Up atau Down. Level yang mudah diganti adalah level 2, 3, dan 4. Sedangkan level 1 tidak dapat diubah. Walaupun level dapat diubah, tetapi urutan account tetap berdasar nomor account-nya. Jika level 3 mau diturunkan ke level 4 berarti tipenya harus diubah menjadi detail dulu, selain itu level 2 dan 3 diatasnya harus dibuat dulu dengan tipe Header.

G. Account Opening Balance

Untuk memasukkan saldo awal masing-masing account dapat melalui 2 cara:1. Dari masing-masing account yang ada di menu Command Centre2. Dari menu utama Setup

Ad.1. Dari masing-masing account yang ada di menu Command CentreUntuk mengisi saldo awal bisa melalui account masing-masing yang ada di account list:1. Pada tampilan Command Centre, pilih menu account lalu klik account list2. Klik anak panah sebelah kiri account untuk diedit.3. Isikan saldo awal account pada kolom opening balance4. Klik OK

Ad.2. Dari menu utama SetupJika account yang berisikan saldo awal banyak, maka akan mengalami kesulitan dan proses yang lama untuk memasukkan saldo awal satu persatu. Semua saldo awal yang akan dimasukkan di account list, dimasukkan ke dalam form account opening balance dengan 1. Klik tombol Setup balance Account opening Balance.2. Isikan saldo masing-masing account3. Untuk saldo abnormal harus diisikan dengan nilai minus terlebih dahulu, misalnya Penyisihan piutang tak tertagih Akumulasi penyusutan aktiva tetap Prive pemilik Retur penjualan Retur pembelian4. Jika keterangan amount left to be allocated yang tampil di bagian bawah belum menunjukkan angka nol berarti masih ada yang salah.

LATIHAN 2:

Berikut ini adalah data account yang perlu anda ganti, hapus untuk menyesuaikan default account dan linked account, serta membuat account baru. kemudian isikan saldo masing-masing account. Gunakan tiga digit terakhir dari NIM anda untuk mengganti nilai xxx pada saldo account yang akan dimasukkan MYOB.KodeNama AccountKodeNama AccountBalance

1-0000Assets1-0000AsetRp 735.800.xxx

Buat Baru1-1000Aset Lancar700.800.xxx

Buat Baru1-1100Kas dan Bank73.000.xxx

1-1100General Cheque Account1-1101Kas di Tangan15.000.000

Buat baru1-1102Bank Mandiri58.000.xxx

1-1150Provision AccountHapus-

1-1160Investment AccountHapus-

1-1180Undeposited Funds1-1103Kas belum Disetor0

1-1190Electronic Clearing Account1-1104Kas Kliring otomatis0

1-1200Payroll Cheque Account1-1105Kas Pengeluaran gaji0

1-1950Withholding CreditsHapus-

1-1960Voluntary Withholding CreditsHapus-

1-1970ABN Withholding CreditsHapus-

1-2000Trade Debtors1-1200Piutang Usaha71.500.000

Buat Baru1-1300Persediaan Barang Dagang550.800.000

Buat baru1-1400Perlengkapan toko5.500.000

Buat baru1-1500Asuransi Dibayar di muka0

Buat baru1-1600Sewa Dibayar di Muka0

Buat baru1-2000Aset Tetap35.000.000

Buat baru1-2100Peralatan35.000.000

Buat baru1-2200Akum Penyusutan Peralatan0

2-0000Liabilities2-0000Liabilities481.000.000

Buat baru2-1000Utang jangka Pendek231.000.000

2-2000Trade Creditors2-1100Utang Usaha231.000.000

2-2100A/P Accrual InventoryHapus-

2-3000GST Liabilities2-1200Utang PPN0

2-3010GST Collected2-1300PPN Keluaran0

2-3030GST Paid2-1400PPN masukan0

2-3050Fuel Tax Credits AccruedHapus-

2-3060Import Duty PayableHapus-

2-3065WET PayableHapus-

2-3070Voluntary Withholdings PayableHapus-

2-3080ABN Withholding PayableHapus-

2-3090Luxury Car Tax PayableHapus-

2-5000Payroll Liabilities2-1500Utang Gaji0

Buat Baru2-2000Utang Jangka Panjang250.000.000

Buat Baru2-2100Utang Bank Permata250.000.000

3-0000Equity3-0000Equity254.800.xxx

Buat Baru3-1000Modal (Nama Anda)254.800.xxx

Buat Baru3-2000Prive (Nama Anda)0

3-8000Retained Earnings3-8000Laba Ditahan0

3-9000Current Earnings3-9000Laba Periode berjalan0

3-9999Historical Balancing Account3-9999Saldo awal0

4-0000Income4-0000Income0

Buat Baru4-1000Penjualan Barang Dagang0

Buat Baru4-2000Retur Penjualan0

Buat Baru4-3000Diskon Penjualan

5-0000Cost Of Sales5-0000Cost of Sales0

Buat Baru5-1000Harga Pokok Penjualan0

Buat Baru5-2000Beban Angkut Pembelian0

5-3000Diskon Pembelian

6-0000Expenses6-0000Expenses0

Buat baru6-1000Beban Usaha0

Buat baru6-1001Beban Iklan0

Buat baru6-1002Beban Perlengkapan Toko0

Buat baru6-1003Beban Penyusutan peralatan0

Buat baru6-1004Beban asuransi0

Buat baru6-1005Beban Sewa Toko0

6-5100Wages & Salaries6-1006Beban Gaji0

6-5200Employment Expenses6-1007Beban Operasi Lain-lain0

8-0000Other Income8-0000Other Income0

Buat Baru8-1000Pend. Jasa Angkut0

Buat Baru8-2000Pendapatan Bunga0

9-0000Other Expenses9-0000Other Expenses0

Buat Baru9-1000Beban Bunga0

Buat Baru9-2000Beban Administrasi Bank0

LINKED ACCOUNT

Salah satu keunggulan MYOB adalah bisa membuat jurnal otomatis untuk setiap transaksi pembelian, penjualan, penerimaan kas, pembayaran kas, jurnal penutup akhir periode dan jurnal otomatis lainnya. Namun, jurnal tersebut tidak akan bisa disajikan dengan benar kalau kita salah dalam menetapkan akun yang akan digunakan sebagai penghubung dari transaksi dengan jurnal.

A. Membuat Linked Account

Linked Account dalam MYOB terbagi menjadi 3 kelompok yang bisa dibuka dari menu Setup Linked Account, yaitu:1. Account & Banking Linked Account2. Sales Linked Account3. Purchase Linked Account

Ad.1. Account & Banking Linked AccountTerdiri dari 2 account yang tidak dapat diganti dan 3 akun yang dapat diganti.

Equity account for current earning (diisi account Laba Tahun Berjalan)Akun ini untuk menampung kumpulan saldo laba/rugi periode tahun berjalan Equity account for retained earning (diisi account Laba Ditahan)Akun ini untuk menampung kumpulan saldo laba/rugi pada tahun-tahun sebelumnya yang tidak dibagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku tahunan Equity account for historical balancing (diisi account Saldo Awal)Untuk menampung selisih saldo debet dan kredit pada saat pengisian saldo awal Bank account for electronic payment (diisi account kas kliring)Untuk menampung kas Bank account for undeposited funds (diisi account kas belum disetor)Akun ini untuk menampung penerimaan sementara dari pelanggan yang belum cair di rekening bank/kas perusahaan.

Ad.2. Sales Linked AccountTerbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 4 account yang dapat digunakan. Berikut penjelasan masing-masing:

Asset account for tracking receivables (diisi account Piutang Usaha)Untuk menampung account piutang dagang saat terjadi penjualan, penerimaan pembayaran daripelanggan, dan retur penjualan. Saldo akun ini dinamakan buku besar pembantu piutang. Bank account for customer receipts (diisi account Kas di Bank)Untuk menampung akun account kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran dari customer. Income account for freight (diisi account Pendapatan Jasa Angkut)Untuk menampung pendapatan angkutan yang diambil dari form sales invoice, jika pilihan I charge freight on sales diaktifkan. Liability account for customer deposits (diisi account Penerimaan di Muka)Untuk menampung uang muka penjualan yang diterima dari customer karena melakukan pembayaran di muka atas lases order, jika pilihan I track deposit collected from customer diaktifkan. Expense or cost of sales account for discounts (diisi account Potongan Penjualan)Untuk menampung account potongan penjualan yang akan diberikan pada customer karena membayar utang pada masa termin potongan, jika pilihan I give discount for early payment diaktifkan Income account for late charges (diisi account Pendapatan Denda Penjualan)Untuk menampung account pendapatan denda atas keterlambatan customer membayar utangnya pada tanggal jatuh tempo, jika pilihan I access charge for late payment diaktifkan

Ad.3. Purchase Linked AccountTerbagi menjadi 2 account yang harus diisi dan 5 option yang dapat digunakan. Berikut penjelasan masing-masing:

Liability account for tracking payable (diisi account Utang Usaha)Untuk menampung account utang dagang saat kita membuat transaksi pembelian atau pelunasan. Akun ini nantinya akan dijadikan sebagai buku besar umum utang dagang Bank account for paying bills (diisi account kas di bank)Untuk menampung account kas/bank yang digunakan untuk membayar utang pada supllier Liability account for item receipt (diisi account Beban Angkut pembelian)Menampung sementara transaksi penerimaan barang yang belum ada tagihan dari supplier Expense or cost of sales account for freight (diisi account Beban Angkut Pembelian)Untuk menampung account beban angkutan yang diambil dari form purchase invoice, jika pilihan I pay freight on purchase diaktifkan Assets account for supplies deposits (diisi account Uang Muka Pembayaran)Untuk menampung uang muka pembelian yang dibayar pada supplier karena melakukan pembayaran di muka atas purchase order, jika pilihan I track deposit paid to supplier diaktifkan. Expense (or contra) account for discount (diisi account Potongan Pembelian)Untuk menampung account potongan pembelian yang akan diterima dari supplier karena kita membayar utang pada masa termin potongan jika pilihan I take discount for early payment diaktifkan Axpense account for late charge (diisi account beban Denda Pembelian)Untuk menampung beban denda atas keterlambatan kita membayar utang pada tanggal jatuh tempo, jika pilihan I access charge for latement diaktifkan

Untuk menampilkan daftar account yang sudah ditetapkan linked-nya bisa dibuka dari menu Report Index to Report Account Linked Display.

B. Menghapus dan Menyesuaikan Kode Pajak

MYOB sudah menyediakan kode pajak yang bisa digunakan untuk mencatat pajak penjualan dan pajak pembelian. Anda bisa mengedit atau menghapus pajak sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Sistem perhitungan pajak dibagi menjadi 2 yaitu:1. Tax inclusive:jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga yang sudah termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada diskon).2. Tax Exclusive:Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai pajak dan belum dipotong diskon.Untuk menampilkan kode pajak, klik menu List Tax Code. Kemudian hapus kode pajak yang tidak diperlukan dengan cara sorot kode pajak yang akan dihapus kemudian klik menu Edit Delete Tax Code.Jika ingin mengedit kode pajak, maka klik anak panah di samping kode pajak. Jika ingin membuat kode pajak baru klik New. Tentukan linked account (Account-account yang berhubungan.

LATIHAN 3:

1. Masukkan kode Linked Account (akun yang saling terkait) dari akun-akun perusahaan anda ! 2. Untuk tax code hapus semua kecuali: GST dan N-TSetelah itu edit kode pajak GST kemudian isikan:Tax Code:PPNDescription:Pajak Pertambahan NilaiTax Type:Goods & service TaxRate:10%Linked Acc for tax collected: Pajak KeluaranLinked Acc for tax paid: Pajak Masukan

CARD FILE

Card file dalam MYOB merupakan kumpulan data (Customer, Supplier, Employee, Personal).Card List terdiri dari 4 kelompok (customer, supplier, employee, personal). Ada dua kelompok yang mempunyai saldo balance yaitu kelompok supplier (utang dagang) dan customer (piutang dagang).

A. Membuat Data Customer (Pelanggan)

New-Card List, digunakan untuk mencatat data nama, alamat dan informasi lainnya tentang customer (pelanggan). Customer atau pelanggan adalah sebuah perusahaan atau individu yang membeli produk/jasa yang kita jual.1. ProfilePada bagian profil berisi:Card Type:pilih tipe card (customer)Designetion:pilih tanda customer sebagai individual atau companyInactive Card:aktifkan jika customer ini untuk sementara tidak dipakaiName:ketikkan nama customer (lengkap)Kode ID:ketikkan kode (jika ada)Location:pilih lokasi alamat customer. Ada 5 pilihan address dimana setiap pilihan dapat anda isikan address, city dan alamat lengkap sampai ke contact sekalipun field-field di bawahnya.Address 1 default sebagai bill to alamat (penagihan faktur)Address 2 default sebagai ship to (alamat pengiriman faktur)Address 3 sampai 5 merupakan alamat alternatif lainnya2. Selling DetailBagian ini menginformasikan tentang beberapa default (kebiasaan standar) yang sering dipergunakan dan dipakai oleh customer tersebut.Sale Layout:pilih salah satu dari 5 default tipe sales, pilih No DefaultIncome Account:Pilih salah satu account tipe revenue untuk layout tipe service atau micellaneous. Jika layout pilihan anda adalah service atau micellaneous, maka account revenue itulah yang akan akan dikeluarkan sebagai default.Receipt Memo:catatan default ketika ada transaksi dengan fakturSales Person:pilih sales person anda yang menangani customer iniShipping Method:pilih jenis atau metode pengiriman barang ke customer iniCredit limit:isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin dapat diberikan (dipinjamkan) pada customerTax Code:isikan kode pajak pada saat membuat sales, pilih PPNFreight Tax Code:Isikan default untuk kode pajak untuk pengiriman barangUse CustomersTax Code : Aktifkan jika customer tersebut kena pajak

3. Customer Term InformationPayment is Due:jatuh tempo pembayaran dihitung setelahDiscount Date:tanggal jatuh tempo dihitung berapa hari dari data transaksiBalance Due Date:tanggal jatuh tempo dihitung berapa hari setelah payment is due% Discount forEarly Payment:prosentase diskon diberikan jika membayar sebelum diskon date% Monthly Chargefor Late Payment:prosentase denda diberikan jika terlambat membayar setelah jatuh tempo% Volume Discount:berapa persen diskon yang diberikan4. Payment DetailBagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang digunakan oleh customer dalam membayar utangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan dan dapat juga membuat cara pembayaran sendiri sesuai kebijakan perusahaan.5. Contact LogBagian ini akan memperlihatkan ringkasan daftar kita telah menghubungi customer tersebut. Ditampilkan juga kapan kita harus menghubungi customer tersebut untuk follow up pembayaran atau pengiriman barang atau lainnya.6. HistoryBagian ini menginformasikan nilai penjualan tiap tahun berjalan dan tahun lalu serta dijumlahkan dalam setahun. Selain itu ditampilkan sejak kapan customer menjadi pelanggan kita, kapan penjualan terakhir dilakukan, kepan pembayaran terakhir dilakukan, rata-rata umur pembayaran, nilai penjualan tertinggi, dan saldo piutang tertinggi.7. Customer Opening BalanceJumlah saldo piutang yang ada dalam neraca adalah nilai total piutang. Piutang tersebut harus dirinci untuk masing-masing customer. Klik menu Setup Balance Customer Opening Balance. Saldo awal diisi dengan klik tombol Add Sale pada tampilan.Customer Name:pilih customer yang mempunyai saldo yang belum dilunasiTerm:pilih termin yang berlaku untuk customer tersebutInvoice#:isikan nomor faktur kita (penjual)Date:ketik tanggal fakturCustomer PO#:isikan dengan nomor PO jika adaMemo:isikan keterangan atas fakturTotal Including Tax:ketikkan jumlah piutang sudah termasuk pajak (kalau ada pajak)Tax Code:pilih kode pajak atas faktur (jika ada), kalau tidak ada isi N-T berarti jumlah yang tertera di total including tax adalah tidak kena pajakTax:jumlah pajak yang dihitung dari tax code dengan total including tax (pilih N-T) Klik Record Klik Add Sale lagi untuk meneruskan mengisi saldo awal piutang pada pelanggan lcustomer lainnya hingga muncul congratulation, menandakan jumlah piutang di customer list sama dengan piutang di account opening balance.

B. Membuat Data Supplier

Pada dasarnya pengisian card customer dengan supplier adalah sama. Perbedaan pengisian terletak pada bagian Buying Detail yang menggantikan Selling Detail pada isian customer.Supplier apening balace (pengisian saldo awal supplier) juga hampir sama dengan customer opening balance. Hanya menunya saja yang berbeda. Klik menu Setup Balance Supplier Opening Balance. Saldo awal diisi dengan klik tombol Add Purchase pada tampilan.Supplier Name:pilih supplier yang mempunyai saldo yang belum dilunasiTerm:pilih termin yang berlaku untuk customer tersebutInvoice#:isikan nomor faktur kita (penjual)Date:ketik tanggal fakturSupplier Inv#:isikan dengan nomor PO jika adaMemo:isikan keterangan atas invoiceTotal Including Tax:ketikkan jumlah utang sudah termasuk pajak (kalau ada pajak)Tax Code:pilih kode pajak atas faktur (jika ada), kalau tidak ada isi N-T berarti jumlah yang tertera di total including tax adalah tidak kena pajakJobs:kosongkan sajaTax: jumlah pajak yang dihitung dari tax code dengan total including tax (pilih N-T) Klik Record Klik Add purchase lagi untuk meneruskan mengisi saldo awal piutang pada customer lainnya hingga muncul congratulation, menandakan jumlah utang di supplier list sama dengan utang di account opening balance.

LATIHAN 4:

Berikut ini adalah data customer dan supplier perusahaan anda beserta saldo piutang dan utang masing-masing. Isikan data berikut pada menu card list:

Data Cutomer Perusahaan:KodeP001P002P003P004P005

NamaPT. MATAHARIPT. SEJAHTERAUD. MERDEKAUD. VENUSPenjualan tunai

AlamatMall THR AA/04Johar Plaza IASri Ratu IIC/4Jln. Surabaya 56C-

KotaSurabayaJemberMadiunMalang-

NegaraIndonesiaIndonesiaIndonesiaIndonesia-

Kode Pos60240655506302265123-

Kontak031-38799080331-4879900341-855275-

Termin2/10,n/302/10,n/303/10,n/302/10,n/30-

Data Supplier perusahaan:KodeJ001J002J003

NamaPT. ALTISPT. CORONAPT. AUDY

AlamatJl. Ir. H. Juanda 11Jl. Pajajaran 10Jl. A. Yani 70

KotaBandungBogorBogor

NegaraIndonesiaIndonesiaIndonesia

Kode Pos-1614416450

Kontak022-45789050251-3265970251-312977

Termin5/10,n/305/10,n/305/10,n/30

Saldo Piutang Usaha:NamaNo. FakturTanggalJumlah

PT. MatahariF-11/1213/09/201220.350.000

PT. SejahteraF-11/2520/09/201213.200.000

UD. MerdekaF-11/1025/09/201219.800.000

UD. VenusF-11/2225/09/201218.150.000

71.500.000

Data Utang Usaha:NamaNo. FakturTanggalJumlah

PT. AltisFk.201102/09/2012104.500.000

PT. CoronaFk.430118/09/201250.600.000

PT. AudyFk.444524/09/201275.900.000

231.000.000

INVENTORY

Menu Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang dagangan. Fungsi dari fasilitas ini sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual.Item List adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat membuat faktur baik di sales maupun purchases. Anda dapat membuat item list dari menu Command Centre Inventory Item List.1. ProfilItem Number:diisi kode barangName:diisi nama barangI Buy This Item:kotak ini diisi apabila membeli barang untuk dijual kembaliI Sell This Item:kotak ini diisi untuk barang yang dijual kembaliI Inventory This Item:kotak ini diisi apabila nilai barang yang dijual tersebut dicatat dalam rekening persediaanCost of Sales Account:diisi account harga pokok penjualan.Untuk mencatat harga pokok penjualanIncome Account forTracking Sales:diisi account penjualan.Untuk mencatat hasil penjualan barang dagangAsset Account for ItemInventory:diisi account persediaan barang dagang.Untuk mencatat persediaan barang daganganQty on Hand:menunjukkan stock (jumlah) saat iniCurrent Value:menunjukkan nilai uang dari jumlah barang saat iniAverage Cost:harga rata-rata per unitInactive Item:jika diaktifkan, maka tidak dapat digunakan untuk transaksiCoppy from:menyalin beberapa default atas item tersebut dengan item yang lainnya. Hal ini untuk mempercepat pengisian per item barang sejenis2. Item DetailsBagian detail ini kita dapat menambahkan link gambar atas item yang sedang terbuka. Klik ganda tulisan link picture lalu klik tombol link dan cari letak gambar yang ingin dimasukkan ke dalam data item tersebut.3. Buying DetailsLast Purchase Price:harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis terisi bila sudah input transaksi di MYOB)Standart Cost:isikan dasar perhitungan harga beli barang dagang perusahaanBuying Unit of Measure:satuan pebelian dalam ukuran terkecil. Isikan PcsNumber of Item perBuying Unit:ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty itemTax Code When Bought:kode pajak saat dibeli item tersebut

Minimum Level forRestocking Alert:minimal Qty yang ada digudang untuk informasi peringatan saat barangnya sudah mencapai limitPrimary Supplier toReorder:supplier pertama yang sering diminta order barangSupplier Item Number:nomor (kode) barang dari supplierDefault Reorder Quantity: default setiap order pembelian beberapa Qty-nya4. Selling DetailBase Selling Price:isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap customerSelling Unit of Measure:isikan satuan terkecil dalam Qty penjualanNumber of Item perBuying Unit:isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nyaTax Code When Sold:pilih jenis kode pajak saat dijualInclusive/Exclusive:pilih harga yang ditetapkan apakah sudah termasuk pajak atau belumCalculate Sales Tax on:pilih apakah PPN dihitung dari base selling price atau actual selling price (yang nanti diisi dalam faktur)5. HistoryBagian ini menampilkan ringkasan total barang yang telah dibeli dalam kuantitas maupun dalam nilai, dan total barang yang telah dijual dalam kuantitas maupun nilai penjualannya derta harga pokoknya dalam suatu periode.6. Auto-BuildBagian ini berguna untuk merakit suatu item dari beberapa item lain yang ada di gudang.7. Inventory Opening balancePersediaan awal barang dagang harus anda masukkan dari menu Adjust Inventory. Menu ini merupakan fasilitas untuk menyesuaikan barang baik penyesuaian harga pokok barang maupun kuantitas barang. Setiap melakukan adjust inventory akan ditanyakan tandingan dari inventory.Membuat saldo awal caranya: Pada menu Command Centre klik Inventory adjust inventory Isikan jenis barangnya Isikan harga pokok barang per unit di kolom unit cost Isikan akun persediaan barang dagang di kolom account Klik Record

LATIHAN 5:

Di bawah ini adalah daftar persediaan barang dagang di perusahaan anda. Isikan daftar persediaan barang dagang berikut ini pada Inventory.Daftar Persediaan barang Dagang Perusahaan:KodeAR-001AR-002AR-003

NamaKursi-ArindaMeja Kerja-ArindaLemari Arsip-Arinda

SatuanBuahBuahBuah

Harga JualRp 580.000Rp 2.100.000Rp 2.550.000

Harga BeliRp 500.000Rp 1.916.000Rp 2.250.000

Stok2205040

KodeLI-001LI-002LI-003

NamaKursi-LignaMeja Kerja-LignaLemari Arsip-Ligna

SatuanBuahBuahBuah

Harga JualRp 450.000Rp 1.400.000Rp 2.250.000

Harga BeliRp 400.000Rp 1.250.000Rp 2.000.000

Stok2006050

PENCATATAN DATA TRANSAKSI

Untuk mencatat data transaksi pada program MYOB digunakan menu Account (General Ledger), Banking (Receive Money dan Spend Money), Sales, dan Purcase.

MENU ACCOUNT

Menu Account berfungsi sebagai Jurnal Umum (General Ledger) yang digunakan untuk mencatat transaksi untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus (penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, dan pembelian). Pencatatan jurnal umum dilakukan melalui submenu Record Jurnal Entry.Untuk bisa mengisikan form ini dengan benar, anda harus faham betul tentang akuntansi, karena di form ini anda harus memisahkan sendiri account yang masuk sebelah debet atau kredit. Selain itu anda harus menentukan sendiri account yang berpengaruh terhadap sisi debet dan kredit tersebut.Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan record journal entry adalah:1. Penyesuaian pemakaian perlengkapan (supplies)2. Penyesuaian alokasi sewa bulanan terhadap sewa dibayar di muka3. Penyesuaian cadangan kerugian piutang4. Setoran ke Bank dan ambilan uang dari Bank (selain dari Banking)5. Pengkreditan PPN Masukan dan PPN Keluaran6. Pencatatan dan pengakuan biaya yang masih harus dibayar seperti bunga, sewa, dan lainnya.7. Penyusutan aktiva tetap, dllCara pengisian jurnal umum:1. Klik Record Jurnal Entry pada menu Account2. General Journal diisi nomor urut identifikasi transaksi3. Date diisi tanggal transaksi (perhatikan setting tanggal, D/M/YY atau M/D/YY)4. Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi yang terjadi5. Acc# diisi kode account yang dipilih 6. Isikan nominal debet dan kreditnya.7. Klik Record

MENU BANKING

Menu Banking berfungsi sebagai Jurnal Penerimaan Kas (Receive Money) dan Jurnal Pengeluaran Kas (Spend Money) yang digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas selain transaksi penjualan dan pembelian.

A. Penerimaan Kas (Receive Money)

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:1. Menerima pendapatan bunga, sewa, dan lain-lain2. Menerima kembali piutang yang telah dihapuskan, dllCara pengisian jurnal penerimaan kas:1. Klik Receive Money pada menu Banking2. Deposit to Account diisi account yang digunakan untuk penerimaan kas bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan)3. Payor diisi nama pihak yang membayar4. ID# diisi nomor urut identifikasi transaksi penerimaan kas5. Date diisi tanggal terjadinya transaksi penerimaan kas6. Amount Received diisi jumlah uang diterima7. Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi8. Payment Metode diisi cara pembayaran yang digunakan9. Acc# diisi kode account yang digunakan untuk mengalokasikan penerimaan kas10. Klik Record

B. Pengeluaran Kas (Spend Money)

Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:1. Pembelian perlengkapan2. Pembayaran beban-beban (gaji, listrik dan telepon, iklan, asuransi, bunga, dan lain-lain)3. Pengeluaran uang untuk keperluan pribadi (prive)4. Pembayaran angsuran, dllCara pengisian jurnal pengeluaran kas:1. Klik Spend Money pada menu Banking2. Pay from Account diisi account yang digunakan untuk pembayaran kas bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan)3. Payee diisi nama pihak yang menerima pembayaran4. Cheque No. diisi nomor urut identifikasi transaksi pengeluaran kas5. Date diisi tanggal terjadinya transaksi pengeluaran kas6. Amount diisi jumlah uang dibayarkan oleh perusahaan7. Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi8. Acc# diisi kode account yang digunakan untuk mengalokasikan pembayaran kas dan amount diisi jumlah uang yang dibayarkan9. Klik Record

MENU SALES

Menu Sales digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan penjualan. Transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal ini dapat berupa penjualan item, penjualan service, penjualan professional, dan penjualan miscellaneous. Penjualan item digunakan untuk mencatat penjualan berupa barang dagang (item). Penjualan service digunakan untuk mencatat penjualan-penjualan jasa yang tidak terdapat atau tidak memiliki persediaan. Penjualan professional digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa profesional yang diberikan atau dijual kepada customer. Penjualan miscellaneous digunakan untuk mencatat transaksi penjualan lain-lain yang tidak dapat dicatat melalui penjualan barang, penjualan jasa, dan penjualan profesional.Transaksi yang dicatat dalam Sales (Jurnal Penjualan) adalah:1. Penjualan secara tunai2. Penjualan secara kredit3. Penjualan dengan uang muka4. Retur penjualan5. Penerimaan pembayaran piutangCara mencatat transaksi penjualan barang dagang:1. Klik Enter Sales pada menu Sales2. Ubah format dengan klik Layout dan pilih Item3. Pilih INVOICE4. Customer diisi nama pelanggan yang melakukan pembelian5. Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk pajak6. Tampilan Term otomatis akan terisi. Jika ingin mengganti klik tanda panah putih di sampingnya dan diedit7. Invoice diisi nomor faktur8. Date diisi tanggal penjualan9. Customer PO# diisi nomor order pembelian10. Ship diisi jumlah barang yang dijual11. Item Number diisi kode barang yang dijual, maka kolom description otomatis terisi.12. Price diisi harga barang. Jika anda mengerjakannya secara sistematis, kolom Price juga otomatis terisi13. Disc% dan Job biarkan saja14. Tax diisi PPN15. Klik RecordUntuk mencatat penjualan secara tunai maupun kredit sama saja, hanya bedanya kalau penjualan secara tunai pada kolom Paid Today diisi jumlah uang yang dibayar oleh customer, yang artinya transaksi tersebut langsung dibayar tunai pada hari transaksi.Cara mencatat transaksi retur penjualan:1. Klik Enter Sales ada menu Sales2. Pilih INVOICE3. Customer diisi nama pelanggan yang melakukan pengembalian barang4. Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk pajak5. Invoice diisi nomor nota kredit6. Date diisi tanggal retur penjualan7. Customer PO# dikosongkan saja8. Ship diisi jumlah barang yang diterima kembali. Diisi dengan angka negatif.9. Item Number diisi kode barang, maka kolom description otomatis terisi.10. Price diisi harga barang11. Klik RecordCara mencatat transaksi penerimaan pembayaran piutang:1. Klik Receive Payment pada menu Sales2. Deposit to Account diisi account yang digunakan untuk penerimaan piutang bersangkutan (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan)3. Customer diisi nama customer yang melakukan pelunasan4. ID# diisi nomor urut identifikasi transaksi penerimaan piutang5. Date diisi tanggal penerimaan piutang6. Amount Received diisi jumlah uang diterima7. Payment Metode diisi cara pembayaran yang digunakan8. Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi9. Klik kolom Amount Applied, maka secara otomatis akan terisi jumlah yang akan diterima dari customer10. Bila sudah benar, Out of Balance akan bernilai nol11. Klik Record

MENU PURCHASES

Menu Purchases digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan pembelian. Transaksi yang dapat dicatat dalam menu ini dapat berupa pembelian item, pembelian service, pembelian professional, dan pembelian miscellaneous. Pembelian item digunakan untuk mencatat pembelian berupa barang dagang (item). Pembelian service digunakan untuk mencatat pembelian jasa yang tidak terdapat atau tidak memiliki persediaan. Pembelian professional digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jasa profesional. Pembelian miscellaneous digunakan untuk mencatat transaksi pembelian lain-lain yang tidak dapat dicatat melalui pembelian barang, pembelian jasa, dan pembelian profesional.Pada umumnya transaksi yang sering menggunakan Receive Money adalah:1. Pembelian secara tunai2. Pembelian secara kredit3. Pembelian dengan uang muka4. Retur pembelian5. Pembayaran utang pada supplierCara mencatat transaksi pembelian barang dagang:1. Klik Enter Purchase pada menu Purchases2. Ubah format dengan klik Layout dan pilih Item3. Pilih BILL4. Supplier diisi nama pemasok5. Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk pajak6. Tampilan Term otomatis akan terisi. Jika ingin mengganti klik tanda panah putih di sampingnya dan diedit7. Purchase# diisi nomor order pembelian8. Date diisi tanggal pembelian9. Bill diisi jumlah barang yang dibeli, maka kolom Received akan otomatis terisi10. Supplier Inv# diisi nomor faktur11. Item Number diisi kode barang yang dibeli, maka kolom description otomatis terisi.12. Price diisi harga barang13. Disc% dan Job biarkan saja14. Tax diisi PPN15. Klik RecordCara mencatat transaksi retur pembelian:1. Klik Enter Purchases ada menu Purchases2. Pilih BILL3. Supplier diisi nama supplier yang menerima pengembalian barang4. Tax Inclusive diaktifkan jika harga barang sudah termasuk pajak5. Purchase# diisi nomor nota debet6. Date diisi tanggal transaksi7. Supplier Inv# Nomor faktur pembelian yang direturkan8. Bill diisi jumlah barang yang diretur. Diisi dengan angka negatif9. Item Number diisi kode barang, maka kolom description otomatis terisi.10. Price diisi harga barang yang diretur11. Klik RecordCara mencatat transaksi pembayaran utang pada supplier:1. Klik Pay Bills pada menu Purchases2. Account diisi account yang digunakan untuk membayar utang (misalnya kas di bank, kas kecil, atau kas di tangan)3. Supplier diisi nama supplier yang menerima pelunasan4. Cheque No. diisi nomor urut identifikasi transaksi pelunasan utang5. Date diisi tanggal terjadinya transaksi pelunasan utang6. Amount Received diisi jumlah uang dibayarkan7. Memo diisi keterangan singkat mengenai transaksi8. Klik kolom Amount Applied, maka secara otomatis akan terisi jumlah yang akan dibayar kepada supplier9. Bila sudah benar, Out of Balance akan bernilai nol10. Klik Record

LATIHAN 6:

Catatlah transaksi-transaksi berikut ini dalam program MYOB v.18:April1perusahaan melunasi utang pada PT. CORONA atas utang tanggal 18 Maret 20131Perusahaan membayar sewa toko kepada Tn. Hasim untuk dua bulan sebesar Rp 300.000,002Perusahaan membayar asuransi pada Asuransi Bumi Putra untuk 3 bulan Rp 300.000,003Perusahaan menerima pelunasan piutang dari PT. MATAHARI atas penjualan tanggal 13 Maret 20135Perusahaan membeli kepada PT. CORONA 5 buah Lemari Arsip Arinda secara kredit dengan harga @ Rp 2.250.000,00 no. faktur Fk.10447Perusahaan mengembalikan 1 lemari yang dibeli tanggal 5 April karena rusak10Perusahaan membeli perlengkapan kepada Toko Permata secara tunai Rp 250.000,0012Perusahaan membeli pada PT. AUDY Meja Kerja Ligna 8 buah secara tunai @ Rp 1.250.000,0013Perusahaan melunasi utang kepada PT CORONA pembelian tanggal 5 April 201315Perusahaan menjual secara kredit kepada PT. MATAHARI, Lemari Arsip Arinda 5 buah @ Rp 2.550.000,00 dan Kursi Arinda 5 buah @ Rp 580.000,00 dengan faktur F-12/4515Perusahaan menjual kepada pelanggan tunai Kursi Ligna sebanyak 5 buah @ Rp 450.000,00 dan Meja Kerja Ligna sebanyak 3 buah @ Rp 1.400.000,0019Perusahaan menerima pengembalian dari PT MATAHARI atas faktur no F-12/45, 1 Kursi Arinda karena rusak20Perusahaan menerima kembali 2 kursi ligna yang dijual pada tanggal 12 Oktober karena rusak21Perusahaan menerima pelunasan dari PT. MATAHARI untuk penjualan tanggal 15 April25Perusahaan mengambil uang tunai dari Bank Mandiri ke kas di tangan Rp 1.000.000,0027Pemilik mengambil uang perusahaan untuk keperluan pribadi Rp 1.500.000,0029membeli perlengkapan secara tunai senilai Rp 760.000,00Irin Widayati| 201214