Minggu ke 4

Pembuatan Model Data dan Desain Database

PendahuluanBagaimana kita dapat mendokumentasikan SIA yang diimplementasikan sebagai database relasional?Bab ini menjelaskan bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan database relasional untuk suatu SIA.Memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain database yang harus dipahami para akuntan.

PendahuluanBab ini juga memperkenalkan model akuntansi REA dan diagram Entity-Relationship (E-R).Serta menunjukkan bagaimana mempergunakan alat-alat ini untuk membangun sebuah model data SIA.Akhirnya, bab ini akan mendeskripsikan bagaimana mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional.

Perancangan dan Implementasi Sistem DatabaseEnam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database:Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal.

Perancangan dan Implementasi Sistem DatabasePenerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.

Model Data REAPembuatan model data adalah proses of defining a database so that it faithfully represents all aspects of the organization, including its interactions with the external environment.REA (Sumber daya, Data, Kegiatan) data model is a conceptual modeling tool that focuses on the business semantics underlying an organizations value chain activities.

Model Data REAPembuatan model data dalam proses Desain databasePengkodeanImplementasiOperasi danPemeliharaanPerencanaanAnalisis PersyaratanDesainPembuatan model data terjadi di sini

Model Data REAModel data REA memberikan struktur dalam dua cara:Dengan mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan dalam database SIADengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database SIA tersebut

Jenis-jenis EntitasEntitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi.Model data REA mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori yang berbeda, yaitu :Sumber daya yang didapat dan dipergunakan oleh organisasiKegiatan atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasiPelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut

Jenis-jenis EntitasSumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Contoh sumber daya organisasi adalah:Kas PersediaanPeralatan

Jenis-jenis EntitasKegiatan adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.Contoh kegiatan organisasi adalah :Kegiatan penjualanKegiatan penerimaan kas

Jenis-jenis EntitasPelaku adalah entitas jenis ketiga dalam model REA.Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.Contoh pelaku organisasi adalahPegawaiPelanggan

Membangun diagram REAMembangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi untuk menerima, dalam siklus tersebut.Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

Membangun diagram REA3.Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi.4. Tetapkan kardinalitas setiap hubungan..

Pola dasar REA (Basic REA template)

Internal Agent

GETResource A

Resource A

GIVEResource B

Resource B

Inflow

Participant

Internal Agent

External Agent

EconomicDuality

Outflow

Participant

Participant

Participant

External Agent

Contoh Diagram REA (Sample REA diagram)

Salesperson

Sales

Inventory

CashReceipts

Cash

Stock-flow

Participant

Cashier

Customer

EconomicDuality

Stock-flow

Participant

Participant

Participant

Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomiSelama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas.Pergunakan kolom kiri untuk sumber dayaKolom tengah untuk kegiatan.Dan kolom kanan untuk pelaku.

Diagram REA, Langkah 1: Identifikasi kegiatan pertukaran ekonomiPertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.Diagram REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk wajik.

Diagram REA, Step 2: Identifikasi Sumber Daya dan PelakuKetika kegiatan yang menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut perlu diidentifikasi.Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas dari pelanggan.

Diagram REA, Langkah 2: Identifikasi Sumber Daya dan PelakuSetelah menentukan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.Paling tidak selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan, di sebagian besar kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.

Diagram REA, Langkah 3: Masukkan Kegiatan KomitmenLangkah ketiga dalam menggambar diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan pertukaran. Contoh: Kegiatan penjualan dapat dipergunakan untuk mewakili baik penjualan dengan pengiriman maupun yang terjadi di toko. economic exchange event

Decomposing Sales into Orders and Sales

Customer

CustomerOrders

Inventory

Sales

Inventory-Orders

Participant

Customer

Salesperson

(1,N)

(0,N)

(0,1)

Leads to

Participant

Participant

Participant

(0,1)

(1,1)

(0,N)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

Inventory-Sales

(1,N)

(0,N)

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubunganKardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya. Kardinalitas sering diungkapkan sebagai pasangan nomor di setiap entitas.Nomor pertama adalah kardinalitas minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubunganThe minimum cardinality of a relationship indicates whether each row in that entity MUST be linked to a row in the entity on the other side of the relationship.Minimum cardinalities can be either 0 or 1.A minimum cardinality of zero means that a new row can be added to that table without being linked to any rows in the other table.A minimum cardinality of 1 means that each row in that table MUST be linked to at least one row in the other table

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan kardinalitas hubunganKardinalitas minimemThe minimum cardinality of zero in the (0, N) cardinality pair to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a new customer may be added to the database without being linked to any sales events.

PenjualanPelanggan(0, N)

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas HubunganKardinalitas minimum of 1 in the (1, 1) cardinality pair to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a new sales transaction CAN ONLY be added if it is linked to a customer.

PenjualanPelanggan(0, N)(1,1)

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas HubunganKardinalitas maksimem dari sebuah hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih dari satu baris dalam entitas lainnya on the other side of the relationship.Kardinalitas maksimem dapat baik 1 atau N.Kardinalitas minimem 1 artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel lainnya.Kardinal maksimem N artinya bahwa setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel lainnya.

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas HubunganKardinalitas maksimum N dalam (0, N) pasangan kardinalitas to the left of the customer entity in the customer-sales relationship indicates that a given customer MAY be linked to many sales events.

PenjualanPelanggan(0, N)

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas HubunganKardinalitas maksimum 1 dalam (1, 1) pasangan kardinalitas to the right of the sales entity in the customer-sales relationship indicates that a given sales transaction can only be linked to one customer.

PenjualanPelanggan(0, N)(1,1)

Diagram REA, Langkah 4: Menetapkan Kardinalitas HubunganKardinalitas are not arbitrarily chosen by the database designer.They reflect facts about the organization being modeled and its business practices obtained during the requirements analysis stage of the database design process.

Hubungan antar EntitasTerdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas, tergantung dari kardinalitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.Hubungan satu-ke-satu (1:1)Hubungan satu-ke-banyak (1:N)Hubungan banyak-ke-banyak (M:N)

Jenis-jenis perbedaan hubungan)

CashReceipts

Sales

(0,1)

(1,1)

Panel A: One-to-One (1:1) Relationship

Jenis-jenis perbedaan hubungan

Sales

Cash Receipts

(0,N)

(1,1)

Panel B: One-to-Many (1:N) Relationship

Jenis-jenis perbedaan hubungan

Sales

CashReceipts

(1,N)

(0,1)

Panel C: One-to-Many (1:N) Relationship

Jenis-jenis perbedaan hubungan

Sales

CashReceipts

(0,N)

(1,N)

Panel D: Many-to-Many (M:N) Relationship

Diagram Hubungan EntitasDiagram Hubungan Entitas- (E-R) adalah satu metode untuk skema penggambaran database disebut diagram E-R karena it shows the various entities being modeled and the important relationships among them.Dalam sebuah diagram E-R, entitas appear as rectangles, and relationships between entities are represented as diamonds.

Contoh Diagram E-RSupervisorsEmployersDepartmentsPart ofManagesManaged ByCustomer OrdersSalesCash ReceiptsPart ofPart ofPlayersTeamsLeaguePart ofPart of

Contoh diagram E-R yang berdasar pada model REA

Buyer(Purchasing Agent)

Purchases

Inventory

CashDisbursement

Cash

Inventory-Purchases

Participant

Cashier

Vendor

(1,N)

(0,N)

(0,N)

Purchases-Cash Disbursements

Stockflow

Participant

Participant

Participant

(1,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database RelasionalDiagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik.Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).

Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database RelasionalMengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyakMemberikan atribut ke tabel yang tepatMenggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak

Mengimplementasikan model REA

Buyer(Purchasing Agent)

Purchases

Inventory

CashDisbursement

Cash

Inventory-Purchases

Participant

Cashier

Vendor

(1,N)

(0,N)

(0,N)

Purchases-Cash Disbursements

Stockflow

Participant

Participant

Participant

(1,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

(0,N)

(1,1)

Membuat TabelFrom the previously discussed REA diagram, nine tables would be created: one for each of the seven entities and one for each of the many-to-many relationships.Persediaan PembelianPegawai PemasokKasir

Pengeluaran KasKasPembelian-persediaanPembelian-pengeluaran kas

Menetapkan Atribut untuk Setiap TabelMenetapkan Kunci Utama: Biasanya, kunci utama of a table representing an entity is a single attribute.Other Attributes: Additional attributes are included in each table to satisfy transaction processing requirements.

Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke BanyakHubungan Satu ke Satu: Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya.Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh

Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke BanyakHubungan Satu ke Banyak: Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar.Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1 Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas. i

Dokumentasi Praktik BisnisDiagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database.Diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya.

Dokumentasi Praktik BisnisThe zero minimum for the sales event indicates that credit sales are madeThe N maximum for the sales event means that customers may make installment payments

PenerimaankasPenjualan(1, N)(0, N)

Dokumentasi Praktik BisnisThe one minimum for the cash receipts event indicates that cash is not received prior to delivering the merchandiseThe N maximum for the cash receipts event means that customers may pay for several sales with one check

PenerimaanKasPenjualan(1, N)(0, N)

Organization Specificityof REA DiagramsDue to the fact that S&S sells mass-produced goods, its REA diagram models the relationship between sales and inventory as being many-to-many.An REA diagram for a rare art dealer would depict the relationship between sales and inventory as being one-to-many.

Pengambilan Informasi dari SIADiagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuka yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.

Pengambilan Informasi dari SIA

Setiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas.Setiap pembayaran pelanggan bisa dilakukan lebih dari satu penjualan.Apakah permintaan logis itu ?Total piutang dagang adalah jumlah dari seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran. PenerimaanKasPenjualan(0, 1)(1, N)

Pengambilan Informasi dari SIASetiap transaksi penjualan dapat dibayar secara cicilan (angsuran).Setiap pembayaran pelanggan hanya untuk satu penjualan.Apakah permintaan logis itu ?(1) Jumlah seluruh penjualan; (2) Jumlah penerimaan kas; then A/R = (1)-(2)

Penerimaan KasPenjualan(0, N)(1, 1)

Pengambilan Informasi dari SIASetiap transaksi penjualan dibayar penuh oleh kegiatan penerimaan kas.Setiap pembayaran pelanggan untuk satu penjualan.Apakah permintaan logis itu?Total piutang dagang adalah jumlah seluruh penjualan yang tidak memiliki nomor pembayaran.

PenerimaanKasPenjualan(0, 1)(1, 1)

Pengambilan Informasi dari SIASetiap transaksi penjualan dibayar secara cicilan (angsuran).Setiap pembayaran dari pelanggan dapat membayar lebih dari satu penjualan.Apakah permintaan logis itu ?(1) Jumlah semua penjualan; (2) Jumlah semua penerimaan kas; Then A/R = (1)-(2)

PenerimaanKasPenjualan(0, N)(1, N)

Minggu Ke 4 PEMBUATAN MODEL DATA DAN DESAIN DATABASE

******** SELESAI ********