Mekanisme Pengawasan BEM 2011

BADAN PERWAKILAN MAHASISWAKELUARGA MAHASISWA FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS PADJADJARANSekretariat: Gedung Student Center Lt. 2 Fakultas Sastra Unpad Jatinangor

E-mail : [email protected], Fb : BPM GAMA FASA UNPAD, Twitter : @BPM_FASA

KETETAPAN

BADAN PERWAKILAN MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS PADJADJARAN

NOMOR : 03/TAP/BPM-GMFS/XII/2011

TENTANG

MEKANISME PENGAWASAN DAN PENILAIAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS PADJADJARAN

BADAN PERWAKILAN MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS PADJADJARAN

Menimbang :

a. bahwa Anggota Badan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra

Universitas Padjadjaran mempunyai kedudukan sebagai wakil mahasiswa yang

sangat mulia dan terhormat, sehingga harus bertanggungjawab terhadap Tuhan

Yang Maha Esa, mahasiswa, dan konstituennya dalam melaksanakan tugasnya;

b. bahwa dalam rangka melaksanakan kegiatan pengawasan dan penilaian terhadap

kinerja Badan Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas

Padjadjaran, Badan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra

Universitas Padjadjaran memandang perlu memiliki Mekanisme Pengawasan dan

Penilaian Badan Eksekutif Mahasiswa yang mengatur tugas, wewenang, hak dan

tanggung jawab Badan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Fakultas Sastra Mahasiswa

Universitas Padjadjaran terhadap proses pengawasan dan penilian kinerja Badan

Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran.

c. bahwa berdasarkan hal-hal sebagaimana dimaksud huruf a dan b diatas, perlu

ditetapkan dengan Ketetapan Badan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa

Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran.

Mengingat :

1. Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003, tentang Sistem Pendidikan Nasional;

1




2. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1999, tentang Pendidikan Tinggi beserta

perubahannya;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1957, tentang Pendirian Universitas

Padjadjaran;

4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 155/U/1998, tentang

Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi;

5. Surat Keputusan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 116.b/J06.3/Kep/KM/2002,

tentang Pendirian Organisasi Keluarga Mahasiswa Universitas Padjadjaran.

6. Surat keputusan Dekan Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran nomor

1950.a/H6.7.FS/Kep/KP/2010, tentang Pengukuhan Kepengurusan BPM GAMA FASA UNPAD

periode 2010-2011.

Memperhatikan :

Ketetapan Sidang Umum Gama Fasa Unpad Nomor: 2/GAMA FASA UNPAD/VI/2010,

tentang AD/ART Gama Fasa Unpad.

MEMUTUSKAN :

Menetapk

an

: KETETAPAN BADAN PERWAKILAN MAHASISWA KELUARGA

MAHASISWA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS PADJADJARAN

TENTANG MEKANISME PENGAWASAN DAN PENILAIAN

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWA

FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS PADJADJARAN.

Pertama : Menetapkan Mekanisme Pengawasan Dan Penilaian Badan

Eksekutif Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra

Universitas Padjadjaran sebagaimana tercantum dalam lampiran

Ketetapan ini.

Kedua : Ketetapan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dengan

ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan

dalam Ketetapan ini akan diadakan pembetulan sebagaimana

mestinya.

Ditetapkan di Sekre BPM Jatinangor

Pada tanggal 23-12-2011

KETUA UMUM

2




Habib Alwi

NPM. 180910090045

3




Lampiran

Ketetapan Badan Perwakilan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas PadjadjaranNomor : 01/TAP/BPM-KMUP/IV/2010Tanggal : 23-09-2010

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Mekanisme Pengawasan dan Penilaian ini, yang dimaksud dengan:

1. Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran, selanjutnya disebut

Gama Fasa Unpad, adalah organisasi kemahasiswaan intraperguruan tinggi

Universitas Padjadjaran sebagaimana dimaksud dalam Anggaran Dasar dan

Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas

Padjadjaran.

2. Majelis Permusyawaratan Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra,

selanjutnya MPM Gama Fasa, adalah wadah penambilan keputusan tertinggi

Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran sebagaimana dimaksud

dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa

Universitas Padjadjaran.

3. Badan Perwakilan Mahasiswa, selanjutnya disebut BPM, adalah Badan Perwakilan

Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran

sebagaimana dimaksud dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga

Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran.

4. Badan Eksekutif Mahasiswa, selanjutnya disebut BEM, adalah Badan Eksekutif

Mahasiswa Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran

sebagaimana dimaksud dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga

Keluarga Mahasiswa Fakultas Sastra Universitas Padjadjaran.

5. Mekanisme pengawasan dan penilaian adalah suatu acuan yang digunakan sebagai

petunjuk pelaksanaan pengawasan dan penilaian yang digunakan BPM untuk

mengawasi dan menilai kinerja BEM.

6. Pengawasan adalah pengawasan BPM terhadap BEM agar pelaksanaan tugas dan

wewenang yang dilaksanakan oleh BEM tidak menyalahi peraturan yang berlaku.

7. Penilaian adalah pengukuran terhadap kinerja BEM selama satu periode

kepengurusan.

4




8. Rapat Kerja adalah rapat antara Komisi, Gabungan Komisi, Panitia Khusus dengan

BEM, dalam hal ini Ketua /Wakil Ketua BEM atau Menteri/Pimpinan Lembaga

setingkat Menteri yang ditunjuk untuk mewakilinya.

9. Rapat Dengar Pendapat adalah rapat antara Komisi, Gabungan Komisi, atau Panitia

Khusus dengan pengurus BEM yang mewakili lembaganya, baik atas undangan

Pimpinan BPM maupun atas permintaan yang bersangkutan, yang dipimpin oleh

Pimpinan Komisi, Pimpinan Gabungan Komisi, atau Pimpinan Panitia Khusus.

10. Pengawasan lapangan, yaitu pengawasan secara langsung yang dilakukan oleh BPM

terhadap aktivitas dan atau kegiatan BEM dalam melaksanakan program kerjanya.

11. Panitia Kerja bertugas melaksanakan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu

yang ditetapkan oleh alat kelengkapan BPM yang membentuknya.

12. Dokumen adalah suatu laporan yang berisi keterangan tertulis mengenai segala

sesuatu berupa data dan informasi.

13. Laporan Keuangan adalah laporan yang berisi segala sesuatu yang dilaporkan secara

tertulis berkenaan dengan keuangan BEM.

14. Surat teguran, dikeluarkan untuk memberikan teguran kepada BEM atas kelalaian

dalam menjalankan tugas dan wewenangnya.

15. Surat peringatan pertama, dikeluarkan apabila surat teguran tidak diindahkan

selama jangka waktu 1 (satu) minggu.

16. Surat peringatan kedua dikeluarkan apabila surat peringatan pertama tidak

diindahkan selama jangka waktu 2 (dua) minggu.

17. Memorandum, dikeluarkan apabila surat peringatan kedua tidak diindahkan selama

jangka waktu 2 (dua) minggu.

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

(1) Maksud dari mekanisme pengawasan dan penilaian ini adalah untuk digunakan

sebagai dasar pengawasan dan penilaian kinerja BEM.

(2) Tujuan dari mekanisme pengawasan dan penilaian ini adalah terciptanya

keselarasan dan kesinambungan dalam penyelenggaraan agenda/kegiatan

kemahasiswaan di Gama Fasa Unpad.

BAB III

HAK BPM

Pasal 3

5




Dalam melakukan pengawasan, BPM berhak menggunakan hak-hak superior BPM, yaitu:

1. Hak angket

2. Hak intepelasi

3. Hak menyatakan pendapat

4. Budgeting

5. Petisi

6. inisiatif

BAB IV

RAPAT

Pasal 4

BPM menentukan waktu dan tempat pelaksanaan serta agenda rapat kepada BEM.

Pasal 5

Rapat koordinasi dan atau Rapat Dengar Pendapat dapat dihadiri oleh:

1. Anggota BPM;

2. Ketua dan atau Wakil Ketua BEM;

3. Menteri-Menteri;

4. Kepala Biro;

5. Staf BEM;

6. Undangan.

Pasal 6

(1) Ketua atau Wakil Ketua BEM, Menteri, dan Kepala Biro yang tidak hadir pada

Rapat Koordinasi harus memberikan konfirmasi, maksimal 2 (dua) jam sebelum

pelaksanaan rapat untuk kemudian melakukan penjadwalan ulang dan tidak

dapat diwakilkan oleh staf BEM.

(2) Ketua atau Wakil Ketua BEM, Menteri, Kepala Biro yang tidak hadir dalam Rapat

Dengar Pendapat harus memberikan konfirmasi sebelum pelaksanaan rapat dan

dapat digantikan oleh staf yang berkompeten serta telah diberi wewenang

sebelumnya.

BAB V

PENGAWASAN LAPANGAN

Pasal 7

Pengawasan lapangan terhadap program kerja dan atau kegiatan-kegiatan BEM

dilakukan oleh BPM dan atau Panitia Kerja yang dibentuk dan diberi wewenang oleh BPM.

6




BAB VI

DOKUMEN

Pasal 8

(1) Permintaan dokumen dilakukan oleh BPM kepada BEM yang disampaikan secara

tertulis/tidak tertulis.

(2) Penyerahan dokumen oleh BEM kepada BPM dilakukan dalam batas waktu yang

ditentukan oleh BPM.

Pasal 9

Jenis dokumen BEM yang diserahkan kepada BPM, yaitu:

1. Rencana Program Kerja;

2. Laporan Kerja Bulanan (Progress Report);

3. Proposal dan Laporan Program Kerja per Kegiatan;

4. Laporan Keuangan;

5. Laporan Pertanggungjawaban Ketua BEM.

Pasal 10

Laporan Keuangan BEM berasal dari Biro Keuangan yang terdiri dari Jurnal Umum, Buku

Besar, Neraca, dan Laporan Laba/Rugi.

Pasal 11

Setiap Laporan Keuangan harus disertai dengan:

1. Bukti-bukti transaksi, berupa: kwitansi, nota, berita acara penerimaan Proposal,

berita acara serah terima uang, dan atau surat perjanjian;

2. Proposal pengajuan dana;

3. Print Out buku tabungan BEM.

Pasal 12

Audit Keuangan dihadiri oleh:

1. Anggota BPM; dan

2. Ketua atau Wakil Ketua BEM;

3. Menteri-Menteri;

4. Kepala Biro;

5. Staf BEM.

BAB VII

7




PENILAIAN

Pasal 13

(1) Pengukuran terhadap kinerja BEM ini diberikan berupa pemberian nilai terhadap

pelaksanaan program kerja.

(2) Peraturan tentang Standard Penilaian Kinerja BEM.

Pasal 14

Penilaian kinerja BEM didasarkan pada kriteria-kriteria sebagai berikut:

1. Efektivitas kegiatan yang dilaksanakan terhadap pencapaian tujuan jangka pendek

dan jangka panjang.

2. Ruang lingkup bidang garapan yang tersentuh dalam pelaksanaan kegiatan.

3. Efektivitas pelaksanaan kerja terhadap:

a. Proses kerja dan koordinasi;

b. Optimalisasi pemanfaatan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia;

c. Optimalisasi pemanfaatan dan pengelolaan sumber daya dana.

4. Ketepatan dalam perencanaan dan pelaksanaan jadwal kegiatan, kesesuaian waktu

dengan situasi dan kondisi serta kebutuhan mahasiswa.

5. Akumulasi kegiatan yang terlaksana.

6. Tercapainya kegiatan sesuai dengan tujuan dan sasaran jangka pendek yang telah

ditetapkan.

7. Kesesuaian kegiatan BEM dengan AD/ART dan GBHK Gama Fasa Unpad.

8. Tertib pengumpulan dokumen sebagaimana tertulis pada BAB VI.

BAB VIII

LAPORAN HASIL PENGAWASAN DAN PENILAIAN

Pasal 15

Laporan hasil pengawasan dan Penilaian terhadap kinerja BEM ini akan disampaikan

pada Sidang Umum MPM Gama Fasa Unpad

BAB IX

PELANGGARAN DAN SANKSI

Pasal 16

Pelanggaran dibedakan kedalam dua jenis, yaitu:

1. Pelanggaran ringan, yaitu pelanggaran yang dilakukan atas poin-poin penilaian.

2. Pelanggaran berat, yaitu penyimpangan yang dilakukan oleh BEM atas kriteria

penilaian poin 7 dan 8.

8




3. Pelanggaran berat, sebagaimana dimaksud dalam angka 2 akan mengarah kepada

pemecatan melalui tahapan mekanisme peringatan.

1. Pelanggaran ragam yaitu pelanggaran yang dilakukan atas kriteria penilaian poin

satu sampai dengan enam (1-6) pada BAB VII Pasal 15.

Pasal 17

PELANGGARAN DAN SANKSI

Adapun sanksi terhadap pelanggaran diatas adalah sebagai berikut:

1. Pelanggaran ringan akan mendapatkan pengurangan nilai pada penilaian akhir;

2. Pelanggaran berat aakan mengarah pada pemecatan melalui tahapan mekanisme

peringatan.

Pasal 18

Apabila sampai batas waktu memorandum tidak diindahkan, maka BPM berkewajiban

mengusulkan untuk dilaksanakannya Sidang Istimewa MPM Gama Fasa Unpad.

Pasal 19

Setiap tahapan mekanisme peringatan diberikan melalui Rapat Pleno BPM.

BAB X

PENUTUP

Pasal 20

(1) Perubahan dan penetapannya dapat diusulkan oleh sekurang-kurangny setengah

dari jumlah seluruh anggota BPM.

(2) Segala sesuatu yang belum diatur dalam Ketetapan ini akan diputuskan dalam Rapat

Pleno BPM.

Ditetapkan di Jatinangor

Pada tanggal 23-12-2011

9




Ketentuan Penulisan Program Kerja BEM

Ketentuan penulisan Program Kerja BEM adalah sebagai berikut :

A. Pendahuluan{Kata pengantar dari masing-masing Departemen secara global mengenai

kedudukannya di BEM}

B. SDM Departemen{Jumlah SDM di Departemen}

C. Visi dan Misi{Visi dan Misi yang hendak dicapai oleh Departemen secara global}

D. Deskripsi kerja{Deskripsi Kerja Departemen sesuai dengan arahan dari Presiden}

E. Program kerja{kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan dan akan dilaksanakan dalam satu

periode kepengurusan}

N

o

Nama Program Kerja

Penanggung Jawab {Subjek yang bertanggung jawab atas pelaksanaan

program kerja}

Latar Belakang {Latar Belakang/Alasan dilaksanakannya program

kerja ini}

Tujuan {Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan

program kerja}

Aspek Kegiatan {Aspek kegiatan disesuaikan dengan Sasaran

Kegiatan Kemahasiswaan Jangka Pendek dan Jangka

Panjang dalam GBHK}

Waktu dan Tempat {Waktu pelaksanaan program kerja ditulis dalam

format tanggal-bulan-tahun atau jangka waktu

pelaksanaan program kerja dari waktu

perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi serta}

Sasaran {Sasaran dari program kerja}

Indikator keberhasilan {Indikator yang dapat menunjukkan tingkat

keberhasilan dari suatu program kerja berdasarkan

parameter yang dapat dihitung secara kuantitatif}

Anggaran {Rencana Anggaran meliputi pemasukan,

10




pengeluaran dan keuntungan (kalau ada)}

F. Timeline Proker{Tabel yang menggambarkan waktu pelaksanaan program kerja dengan format

sebagai berikut}

Kegiatan

Bulan I Bulan II

Mingg

u I

Minggu

II

Minggu

III

Minggu

IV

Mingg

u I

Minggu

II

Minggu

III

Minggu

IV

G. Penutup{Kata-kata penutup dari masing-masing Departemen/Biro}

11




KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KERJA BULANAN (PROGRESS REPORT)

Ketentuan penulisan Laporan Kerja Bulanan adalah sebagai berikut :

A. PENDAHULUAN Prolog

{Kata pengantar dari masing-masing Departemen secara global mengenai


SDM Departemen{Jumlah SDM di Departemen}

B. LAPORAN KERJA BULANAN Tabel Laporan pelaksanaan program kerja

LAPORAN PROGRAM YANG DILAKSANAKAN

N

o

Nama Program Kerja

Penanggung Jawab

Tujuan Kegiatan

Indikator

keberhasilan

Deskripsi Kegiatan

Bentuk

Waktu

Tempat

Pesert

a

Pencapaian Tujuan,

Target, dan

Parameter

Evaluasi

Saran dan

Rekomendasi

C. Timeline Proker

KegiatanBulan I

Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV

12




D. PENUTUP

13




KETENTUAN PENULISAN PROPOSAL KEGIATAN

I. Latar Belakang Kegiatan

II. Tema Kegiatan

III. Maksud &Tujuan Kegiatan

IV. Sasaran Kegiatan

V. Waktu dan TempatTanggal : ….

Tempat : ….

Waktu : ….

VI. Susunan KepanitiaanPelindung

Penasehat

Penanggung jawab

Steering Committee

Project Officer

Sekretaris

Bendahara

Bidang-bidang (sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan)

VII. Susunan Acara

VIII. Anggaran Dana

IX. Penutup

14




KETENTUAN PENULISAN LAPORAN KEGIATAN

Berisi point-point sebagai berikut:

Pendahuluan; Point-point didalam proposal; Pandangan umum Ketua Panitia (meliputi evaluasi kegiatan dan kepanitiaan); Evaluasi Bidang; Penutup; Lampiran (foto kegiatan, perangkat kepanitiaan seperti (surat-surat, notulensi

rapat kepanitiaan, notulensi acara/materi, daftar peserta, name tag, sertifikat, publikasi, undangan, dll).

Evaluasi Bidang

Urian ini berisi tentang proses pelaksanaan kegiatan, dari tahap persiapan hingga

pelaksanaan:

Tahap PersiapanBerisi tentang hal-hal yang terjadi pada saat persiapan kegiatan, mulai dari rapat

persiapan dan keputusan-keputusan yang diambil pada saat persiapan kegiatan.

Disusun secara kronologis.

Tahap PelaksanaanBerisi tentang yang terjadi pada saat pelaksanaan kegiatan. Disusun secara

kronologis, berdasarkan waktu.

Evaluasi KegiatanBerisi tentang hambatan dan keberhasilan kegiatan

15




KETENTUAN PENULISAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Ketentuan penulisan LPJ BEM adalah sebagai berikut:

1. Pidato Ketua BEM, yang menguraikan tentang: Aplikasi Visi dan Misi Ketua dan Wakil Ketua BEM; Pemenuhan janji Ketua BEM; Pencapaian GBHK GAMA FASA UNPAD; Pemenuhan rekomendasi; Rekomendasi Presma.

2. LPJ Departemen, yang ditulis dengan format sebagai berikut:

A. PENDAHULUAN Prolog

{Kata pengantar dari masing-masing Departemen secara global mengenai


SDM Departemen{Jumlah SDM di Departemen dari awal hingga akhir kepengurusan}

Visi dan Misi Departemen{Penjabaran pencapaian Visi dan Misi Departemen}

Deskripsi kerja Departemen{Deskripsi Kerja Departemen sesuai dengan arahan dari Presiden}

B. EVALUASI PROGRAM KERJA Tabel Laporan pelaksanaan program kerja

LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJA

N

o

Nama Program Kerja

Penanggung Jawab

Tujuan Kegiatan

Indikator

keberhasilan

Deskripsi Kegiatan

Bentuk

Waktu

Tempat

Pesert

a

Pencapaian Tujuan,

Target, dan

16




Parameter

Evaluasi

Saran dan

Rekomendasi

Lampiran timeline kegiatan Saran dan rekomendasi Renungan dan kata-kata mutiara

C. PENUTUP

3. LAMPIRAN KEGIATAN Administrasi Kegiatan Laporan Keuangan Dokumentasi Kegiatan

17

Mekanisme Pengawasan BEM 2011

Documents

Transcript of Mekanisme Pengawasan BEM 2011