Materi Adm. Sarana dan Prasarana.docx

8/17/2019 Materi Adm. Sarana dan Prasarana.docx

1/30


2/30


3/30


4/30


5/30


6/30


7/30


8/30


9/30


10/30


11/30


12/30


13/30


14/30


15/30


16/30


17/30


18/30


19/30


20/30


21/30


22/30


23/30


24/30


25/30

Pengertian Manajemen Perkantoran - Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus,

mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang

bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atauclericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik.

Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office

Management).

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran1. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usahatidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badanusaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitasmanajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yanghendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanyasuatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa sajayang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas- aktivitas yangberhubungan dengan.

• a. Perencanaan perkantoran !ffice Planning"

• b. Pengorganisasian perkantoran !ffice !rgani#ing"

• c. Penga$asan perkantoran !ffice %ontroling"

a. Perencanaan Perkantoran !ffice Planning", meliputi perencanaan tentang&

1. Perencanaan gedung, yang meliputi& letak gedung dan bentuk gedung'. (ata suara). (ata $arna*. (ata ruang kantor +. entilasi. Penerangancahaya/. 0etode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor . Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor 2. Anggaran 3udgeting" perkantoran

b. Pengorganisasian Perkantoran !ffice !rgani#ing"Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi sertaorang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Penga$asan Perkantoran!bjek penga$asan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi&

1. 4ualitas pekerjaan kantor


26/30

'. 5aktu pekerjaan kantor ). 0etode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.*. 3iaya perkantoran+. Alat perlengkapan dan perabotan kantor . Pelayanan kantor /. Penga$asan dokumentasi.

'. Sarana/Fasilitas Kerja PerkantoranSebagaimana telah diuraikan dimuka, bah$a kantor adalah keseluruhan ruangdalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

3erdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berartiyang dimaksud di sini adalah 6kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya7, yaitu&

a. 8okasi9aktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain&

1. 9aktor lingkungan tetangga.'. 9aktor dekat.). 9aktor harga.*. 9aktor dekat labour market.+. 9aktor jalan keluar masuk pega$ai.. 9aktor keamanan.

b. :edung

1. ;apat memberikan fasilitas.'. 0enjamin kesehatan). 3erkesan yang baik.*. 9leksibel.+. 4eseimbangan biaya keuntungan.

c. Peralatan

;igolongkan dalam dua kelompok, yaitu&

1. Perabotan kantor office furniture", seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yangterbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai perananpenting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.

'. 3ekal kantor office supplies", seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik,penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.


27/30

d.


28/30

Fungsi Manajemen Perkantoran4antor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi,didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaanpengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasilpekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang

siap pakai, maka hendaklah diterapkan. 9ungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

0anajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yangdilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi,dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan.;engan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen padaumumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

9ungsi 0anajemen =ang ;iterapkan Pada 4antor

1. Perencanaan4egiatan pertama dari pimpinan organisasikantor adalah menyusun perencanaan.=aitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangkapencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resikoyang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. 3erapa jumlah pega$ai yangdibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan danpemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,agar tercipta tata hubungan yang efisien.

'. PengorganisasianPengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat,tugas-tugas, tanggung ja$ab dan $e$enang untuk menciptakan organisasi yangdapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaiantujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagaitugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen

perkantoran.

). PenggerakanPenggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada parapega$ai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuanorganisasi. ?encana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orangpara pega$ai" yang terkait dalam suatu kerja sama. @ntuk maksud tersebut, parapega$ai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuksistem yang telahdigariskan sehingga memerlukan penggerakan. ;alam rangka penggerakan


29/30

tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain&

• a. 0endorong atau memberi semangat kerja

• b. 0emberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pega$ai.

• c. 3ertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap

pelaksanaan tugas organisasi.

*.Penga$asanPenga$asan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatanorganisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuairencana yang telah ditentukan objek penga$asan dalam bidang manajemenperkantoran meliputi&

• a. 4ualitas pekerjaan kantor

• b. 5aktu pekerjaan kantor

•

c. 0etode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor • d. 3iaya perkantoran

• e. Alat peralatan dan perabotan kantor

• f. Pelayanan kantor

• g. ;okumentasi.

Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran

;alam upaya mengatur sesuatu umumnya kegiatan atau fugsi yang pertama kali harus

dilakukan adalah&

1. Perencanaan Pleanning"

'. Pengorganisasian organi#ing"

). Pengarahan Actuating"

*. Penga$asan controlling" keempat fungsi pokok tersebut biasanya disingkat

sebagai P!A%.

3erikut adalah penjelasan fungsi-fungsi manajemen&

1. Perencanaan Pleanning" & ;alam Perencanaan, seseorang menentukan sasaran

yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilaksanakan, bentuk organisasi yang


30/30

tepat untuk mencapainya. ;an orang- orang yang 3ertangungja$ab terhadap kegiatan

yang akan dilaksnakan . tujuan fungsi perencanaan&

1. 0engurangi mengimbangi ketidakpastian dan perubahan di $aktu yang

akan datang.

'. 0emusatkan perhatian kepada sasaran

). 0endapatkan menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara

economis.

*. 0emudahkan penga$asan.'. 9ungsi Pengorganisasian& !rganisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja

sama pengorganisasian organi#ing" adalah & penetapan struktur peran-peran

melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan dan

bagian-bagianya, pengelompokka aktivitas' penugasan kelompok- kelompok aktivitas

kepada para menejer pendelegasian $e$enan utuk melaksanakanya ,

pengkoordinasian hubungan $e$enang dan informasi baik hori#ontal maupun vertikal

dalam struktur organiasasi.

). 9ungsi memimpin atau mengarahkan&

0emimpinleding adalah& seni atau proses mempengaruhi dan mengarahkan orang lain

agar mereka mau berusaha untuk mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh

kelompok. !leh sebab itu seorang menejer harus memotivasi ba$ahanya agar mau

melaksanakan tugasnya dengan baik.

Materi Adm. Sarana dan Prasarana.docx

Documents

Transcript of Materi Adm. Sarana dan Prasarana.docx