komunikasi adm

31

Click here to load reader

Transcript of komunikasi adm

Page 1: komunikasi adm

KOMUNIKASI ADMKOMUNIKASI ADMKomunikasi Komunikasi , , kata latin ”comunication” kata latin ”comunication”

yang berarti pemberitahuan atau yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. pertukaran pikiran.

Istilah Comunication ini bersumber pada Istilah Comunication ini bersumber pada kata communis yang artinya sama kata communis yang artinya sama maksudnya adalah maksudnya adalah kesamaan maknakesamaan makna

Page 2: komunikasi adm

Komunikasi organisasi (scott) Komunikasi organisasi (scott) Komunikasi adalah suatu proses yang Komunikasi adalah suatu proses yang

mencakup penyampaian dan penyalinan ide, mencakup penyampaian dan penyalinan ide, data atau berita secara cermat dengan data atau berita secara cermat dengan maksud menimbulkan tindakan untuk maksud menimbulkan tindakan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektifmencapai tujuan organisasi secara efektif

Page 3: komunikasi adm

Tahap-tahap komunikasi Tahap-tahap komunikasi

• Tahap idiasiTahap idiasi• Tahap encodingTahap encoding• Tahap pengiriman /transmitting).Tahap pengiriman /transmitting).• Tahap penerimaaan (penerimaan pesan melalui Tahap penerimaaan (penerimaan pesan melalui

proses mendengarkan, membaca, atau proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media mengamati tergantung pada saluran dan media yang kita inginkan).yang kita inginkan).

• Tahap decoding. ( pesan yang diterima tentu Tahap decoding. ( pesan yang diterima tentu akan diinterprestasikan).akan diinterprestasikan).

• Tahap tindakan (dilakukan oleh komunikan Tahap tindakan (dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterimanya. diterimanya.

Page 4: komunikasi adm

proses komunikasiproses komunikasi

Chanel Chanel

Information sourceInformation source TransmiterTransmiter Receiver Destination Receiver Destination

Noice sourceNoice source

Page 5: komunikasi adm

Bentuk-bentuk komunikasi

Ekstra organisasionalEkstra organisasional

HorizontalHorizontal

VertikalVertikal

Page 6: komunikasi adm

Tujuan tata hubungan kantorTujuan tata hubungan kantor

• Kemahiran kerja

kemampuan seseorang menyediakan keterangan

• Kemauan kerja

mengusahakan sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerjasama dan kepusaan dalam pekerjaan

Page 7: komunikasi adm

TATA HUBUNGANTATA HUBUNGAN

KemahiranKemahiran KemauanKemauan

Pelayanan Pelayanan

berkualitasberkualitas

Page 8: komunikasi adm

6 dimensi layanan6 dimensi layanan adanya informasi yang jelas ( keterbukaan)adanya informasi yang jelas ( keterbukaan) prosedur dan persyaratan layanan yang sederhana prosedur dan persyaratan layanan yang sederhana

(kesederhanaan)(kesederhanaan) informasi waktu, biaya dan petugas yang jelas ( kepastian)informasi waktu, biaya dan petugas yang jelas ( kepastian) perhatian yang sama terhadap pelanggan ( keadilan)perhatian yang sama terhadap pelanggan ( keadilan) hasil produk pelayanan memenuhi kualitas dan teknis dan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas dan teknis dan

jaminan secara administrasi (keamanan dan kenyamanan)jaminan secara administrasi (keamanan dan kenyamanan) perilaku petugas yang tanggap, peduli dan tidak perilaku petugas yang tanggap, peduli dan tidak

mempersulit untuk mencari keuntungan pribadi mempersulit untuk mencari keuntungan pribadi (ketanggapan)(ketanggapan)

Page 9: komunikasi adm

Prinsip yang harus dipertimbangkan dalam hubungan antar manusia

Kebutuhan untuk diperlakukan sebagai manusia yang layak ( Equity), menghargai, memberi kesenangan dan lain-lain.

Kebutuhan akan pengakuan (recognition) yaitu pengakuan atas jasa, kepandaian dan kelebihan seseorang

Kebutuhan akan keamanan, seseorang merasa tidak terganggu dan aman dalam berhubungan dengan orang lain

Kebutuhan untuk supervising (mengatasi masalah)

Page 10: komunikasi adm

obyektivitas dan kualitas sebuah informasi obyektivitas dan kualitas sebuah informasi yang diberikan : yang diberikan :

Obyektivitas menyangkut fakta yang benar Obyektivitas menyangkut fakta yang benar dan relevan dan relevan

impartialitas( seimbang/netralimpartialitas( seimbang/netral

Page 11: komunikasi adm

hal yang perlu diperhatikan dalam hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi berkomunikasi

Mudah dimengerti ( adanya kesamaan bahasa Mudah dimengerti ( adanya kesamaan bahasa antara komunikator dengan komunikan)antara komunikator dengan komunikan)

Harus lengkap, jelasHarus lengkap, jelas Tepat waktu dan sasaranTepat waktu dan sasaran Hindari kata-kata yang kurang enakHindari kata-kata yang kurang enak Pemilihan media yang tepatPemilihan media yang tepat IntonasiIntonasi Adanya itikad baik dan tenggang rasaAdanya itikad baik dan tenggang rasa

Page 12: komunikasi adm

Komunikasi tertulis• Laporan dapat didefinisikan sebagai

keterangan, data informasi yang diperoleh dari pengamatan, penyelidikan studi yang dikumpulkan diolah dan hasilnya disajikan secara tertulis.

Page 13: komunikasi adm

Tujuan laporan- Mengatasi masalah.- Mengambil keputusan.- Mengetahui

perkembangan/kemajuan.- Mengadakan pengawasan,

pengendalian, atau perbaikan.

- Menemukan teknik-teknik baru.

Page 14: komunikasi adm

Fungsi laporan• Bukti otentik, yang dapat

dipertanggung jawabkan oleh sipembuat laporan

• Laporan sebagai sumber informasi• Laporan dapat membantu sesorang

pimpinan untuk mengambil keputusan• Laporan sebagai alat pembina

kerjasama• Laporan sebagai alat memperluas ide

dan tukar menukar pengalaman.

Page 15: komunikasi adm

Peranan laporanPeranan laporan- Penyampaian informasi.Penyampaian informasi.- Pertanggung jawaban dan Pertanggung jawaban dan

pengawasan /pengendalian.pengawasan /pengendalian.- Bahan pengambilan keputusan.Bahan pengambilan keputusan.- Alat pembina kerjasama.Alat pembina kerjasama.- Alat pengembangan cakrawala Alat pengembangan cakrawala

wawasan.wawasan.

Page 16: komunikasi adm

Syarat yang harus dimiliki orang Syarat yang harus dimiliki orang yang membuat laporanyang membuat laporan

Jujur (agar isi laporan sesuai dengan kenyataan yang Jujur (agar isi laporan sesuai dengan kenyataan yang terjadi/ tidak mengada-ada/ABS/AIS.terjadi/ tidak mengada-ada/ABS/AIS.

Menguasai masalah (lebih jelas, terperinci dan cermat)Menguasai masalah (lebih jelas, terperinci dan cermat) Mampu menggunakan kata-kata/ istilah yang mudah Mampu menggunakan kata-kata/ istilah yang mudah

dimengerti sehingga tidak terjadi kesalah pahaman dimengerti sehingga tidak terjadi kesalah pahaman atau masalah pengertian terhadap isi laporan)atau masalah pengertian terhadap isi laporan)

Mempunyai minat/ kesanggupan dalam menganalisa, Mempunyai minat/ kesanggupan dalam menganalisa, kooperatof dan open minded.kooperatof dan open minded.

Mampu berfikir objektif dan bersikap impertialitas yaitu Mampu berfikir objektif dan bersikap impertialitas yaitu laporan harus jauh dari pertimbangan-pertimbangan laporan harus jauh dari pertimbangan-pertimbangan subjektif (seimbang dan netral serta menyajikan fakta subjektif (seimbang dan netral serta menyajikan fakta yang benar dan relevan).yang benar dan relevan).

Page 17: komunikasi adm

Syarat-syarat Syarat-syarat sebuah sebuah laporanlaporan

- Benar dan objektif.Benar dan objektif.

- Jelas dan cermat.Jelas dan cermat.

- Langsung mengenai sasaran.Langsung mengenai sasaran.

- lengkap.lengkap.

- Tegas dan konsisten.Tegas dan konsisten.

- Diusahakan secepatnya.Diusahakan secepatnya.

- Tepat penerimanya.Tepat penerimanya.

Page 18: komunikasi adm

Langkah-langkah Langkah-langkah pembuatan laporanpembuatan laporan

- Menentukan Menentukan persoalan (subyek persoalan (subyek laporan).laporan).

- Mengumpulkan Mengumpulkan fakta dan data.fakta dan data.

- Menyusun Menyusun kerangka.kerangka.

- Menulis laporan.Menulis laporan.

Page 19: komunikasi adm

Macam-macam laporanMacam-macam laporan

• Laporan informatifLaporan informatif• Laporan eksaminasional Laporan eksaminasional

( menyampaikan informasi disertai ( menyampaikan informasi disertai pendapat)pendapat)

• Laporan analit is ( memberikan Laporan analit is ( memberikan sumbangan pikiran pada pimpinan)sumbangan pikiran pada pimpinan)

• Laporan pertanggung jawaban Laporan pertanggung jawaban ( atas wewenang yang telah ( atas wewenang yang telah diberikan atau dil impahkan )diberikan atau dil impahkan )

Page 20: komunikasi adm

Menyusun kerangka laporanMenyusun kerangka laporan

- Ringkasan Ringkasan - Pendahuluan.Pendahuluan.- Batang tubuh laporan.Batang tubuh laporan.- Kesimpulan.Kesimpulan.- Saran.Saran.- Lampiran dan sumber rujukan.Lampiran dan sumber rujukan.

Page 21: komunikasi adm

Pengetikan laporanPedoman : - Ukuran kertas.- Batas margin.- Bab (sub bab) dan rinciannya.- Jarak pengetikan judul, bab, dan rinciannya.- Cara pengetikan kalimat.- Tipe huruf yang dipakai- Penomoran halaman.

Page 22: komunikasi adm

Stenografi

Stenografi termasuk sebuah ketrampilan dalam berkomunikasi tertulis yang menggunakan simbol tertentu.

Meskipun mesin dikte, tape recorder makin banyak digunakan bukan berarti ketrampilan steno tidak diperlukan lagi. Tulisan ini akan bermanfaat ketika membuat notula rapat, intruksi kilat dan catatan rahasia

Page 23: komunikasi adm

Lagi buat laporan atau mendengar laporan ?

Page 24: komunikasi adm

Surat menyuratSurat menyuratkorespondensikorespondensi

Arti suratArti surat Fungsi suratFungsi surat Jenis surat Jenis surat a. menurut isi dan asal ( resmi, niaga, pribadi, a. menurut isi dan asal ( resmi, niaga, pribadi,

semi dinas)semi dinas) b. maksud dan tujuan ( pemberitahuan, b. maksud dan tujuan ( pemberitahuan,

peringatan, perjanjian, lamaran kerja, claim peringatan, perjanjian, lamaran kerja, claim dsb)dsb)

Page 25: komunikasi adm

• Menurut Wujudnya (Kartu Pos, Surat Bersampul, Nota, Teleg Dsb)

• Menurut Banyak Sasarannya(biasa,edaran, pengumuman)

• Berdasarkan jaminan keamanannya ( surat biasa, rahasia, edaran )

• Menurut urgensi penyelesaiannya (kilat khusus, segera dan biasa)

Page 26: komunikasi adm

Bentuk 2 suratBentuk 2 suratSyarat dan ciri dari surat yang baikSyarat dan ciri dari surat yang baikLangkah-langkah penyususnan surat Langkah-langkah penyususnan surat

mulai dari perencanaan, sampai meneliti mulai dari perencanaan, sampai meneliti kembali apakah surat itu sudah baikkembali apakah surat itu sudah baik

Page 27: komunikasi adm

Bagian-bagian surat dan fungsinyaBagian-bagian surat dan fungsinya Pengurusan dan pengendalian surat Pengurusan dan pengendalian surat

( mempersiapkan surat, melipat surat, ( mempersiapkan surat, melipat surat, mengarsipkan)mengarsipkan)

Membuat laporan, berita acara dllMembuat laporan, berita acara dll

Page 28: komunikasi adm

Model dan lipatan surat yang umum dipakai dalam kantor modren adalah :

Full Block Style Block Style Semi Block Style Indented Style Hangging Paragraph Style Official Style Gaya Depdikbud

Page 29: komunikasi adm

• Sedangkan macam-macam lipatan surat Sedangkan macam-macam lipatan surat yang lazim digunakan adalah :yang lazim digunakan adalah :

• Standard Fold (lipatan baku)Standard Fold (lipatan baku)• Low Standard FoldLow Standard Fold• Low Accordion FoldLow Accordion Fold• Arcodion FoldArcodion Fold• Paralel double FoldParalel double Fold• Single FoldSingle Fold• French FoldFrench Fold• Baronial FoldBaronial Fold

Page 30: komunikasi adm

• Pemakaian singkatan dalam penadatangan surat -surat

• a.n (atas nama)• anb (atas nama beliau)• u.b. (untuk beliau)• a.p. (atas perintah)• apb. (atas perintah beliau)• plh (pelaksana harian)• wks (wakil sementara)• u.p (untuk perhatian)

Page 31: komunikasi adm