MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Oleh:PUTRI ELDYANI, SE

PENGERTIAN SURAT

W.J.S Poerwadarmintasurat adalah kertas yg bertuliskan /menyampaikan maksud secara tertulis.

Drs. Engelbertus Martonosurat hanyalah secarik kertas yg bertuliskan berita (sbg piranti komunikasi Kelompok/individu).

Drs. H Suhandasehelai kertas atau lebih yg memuat bahan komunikasi Yg disampaikan kpd seseorang kpd orang lain. (pribadi/organisasi /kantor)

SURAT

Penyampaian informasi scr tertulis dari satu pihak ke pihak lain

KORESPONDENSI

Hubungan surat-menyurat

FUNGSI SURAT

Fungsi-fungsi surat antara lain:

Sebagai dukumen tertulis (alat pengingat/bukti historis)

Sebagai duta / wakil (wakil secara tertulis)

Sebagai otak tata usaha (melakukan aktivitas korespondensi seperti konseptor, pengetikan dll)

MEDIA KOMUNIKASI

Komunikasi dipandang efektif apabila yang dikomunikasikan itu sampai ke tujuan sesuai dg sumbernya maka harus ditulis secara jelas & mudah dipahami

MEDIA KOMUNIKASI

Hal-Hal yang Perlu DiperhatikanSebelum Menulis Surat

Menguasai teknik-teknik menyusun surat yang baik Menguasai pemakaian bahasa atau tata bahasa

yang baik dan benar. Mengetahui kedudukan masalah yang

diperbincangkan serta latar belakangnya Memahami bidang pekerjaan serta peraturan

peraturan Mengetahui posisi pembuat surat, artinya terhadap

siapa ia berbicara.

JENIS-JENIS SURAT

Berdasarkan Sifat Surat

Ada 8 macam jenis surat berdasarkan sifat surat antara lain:1. Surat pribadi

surat yang dibuat seseorang menyangkut kepentingan pribadi

2. Surat dinas swastainstansi swasta ke karyawannya/instansi

3. Surat niagasurat yang dikirim dari perusahaan untuk para pelanggannya

4. Surat dinas pemerintahsurat yang dibuat oleh instansi pemerintah

Berdasarkan Sifat Surat

6. Surat setengah resmi pribadi ke instansi/perusahaan

7. Surat resmi berkenaan dg soal-soal tugas

8. Surat sosial lembaga sosial dlm organisasi

Berdasarkan proses penyelesaiannya

Digolongkan menjadi 3 kriteria yaitu : Surat sangat segera / surat kilat

ditangani secepat mungkin pd kesempatan I ke pihak penerima, contoh surat musibah, panggilan, perintah.

Surat segera secepatnya perlu diselesaikan tetapi tidak seperti tsb diatascontoh surat pengumuman, penawaran,pesanan dll.

Surat biasa (tidak perlu tergesa-gesa)contoh undangan ultah perusahaan, dll.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum meliputi beberapa bagian:

1. Kepala2. Tanggal 3. Nomor 4. Lampiran 5. Hal6. Alamat 7. Salam pembuka 8. Isi surat9. Salam penutup10. Si penanda tangan 11. Tembusan dan initial

Kepala Surat

Pada umumnya dicetak dalam bentuk yang menarik terdiri atas:a) Nama kantor, perusahaan/organisasib) Alamat atau nama jalan dan nomor gedungc) Nomor telepond) Nomor telex. Faximilee) Nama dan alamat kawatf) Nomor tromol posg) Lambang atau logo

Contoh

KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRASMIGRASI RIDIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN &PRODUKTIVITAS

BALAI LATIHAN KERJA INDUSTRI SAMARINDAJln. Untung Suropati Telp.(0541) 272421

SAMARINDA

Penulisan harus sesuai dg aturan yg berlaku

Penomoran Surat

Penomoran ini sangat penting karena berguna untuk mencari, memonitor, mengevaluasi, menyimpan dan menemukan kembali.

Contoh:20/BBLKI/II/2011

Lampiran Surat

Dokumen yang disertakan dalam surat (berkaitan dg isi surat)

Contoh : Nomor : 1188/BBLKI/III/2011 Lampiran: 2 (dua) lembar kertas Perihal : Panggilan Diklat

Perihal surat

Setiap penulisan surat resmi hendaknya selalu dicantumkan perihal/hal.

Contoh.Nomor : 70/KDIS/IV/2011

Lampiran : 3 ( tiga berkas )

Perihal : Perintah mengikuti Diklat

Alamat Dalam

Dalam penulisan alamat dalam didepan nama seseorang perlu dicantumkan Saudara atau Bapak/Ibu

Jika resmi cukup nama jabatan, pangkat,atau gelar

Contoh : yth. Menteri Dalam Negeri

Yth. Jenderal Murtopo

Yth. Prof. Dr. Dul Kono dll.

Salam Pembuka

Sangatlah penting untuk dicantumkan karena merupakan:a. Tanda hormat dari pengirim kepada

penerimab. Tanda penghargaan dari pengirim

kepada penerima.

Isi surat ( batang tubuh )

Isi surat disebut juga batang tubuh surat yaitu alinea pembuka, isi surat dan alinea penutup.

Contoh kalimat dalam ALINEA PEMBUKA: Dengan ini kami nyatakan bahwa, ……. Kami beritahukan bahwa, ………. Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk, ….. Perkenankanlah kami melaporkan tentang, ….. Bersama ini kami lampirkan , ………

Contoh kalimat dalam alinea pembuka pada jawaban/balasan antara lain: Sehubungan dengan surat saudara tgl…..No. … Berkenaan dengan surat saudara tgl … No…….. Menunjuk surat saudara tgl ………. No.…… Membalas saudara tgl ………. No.……………. memenuhi permintaan saudara tgl…..no…… Berdasarkan surat Saudara tgl ... no ...

Contoh kalimat dalam alinea pembuka berdasarkan iklan antara lain: Kami membaca iklan Saudara pada harian

pikiran rakyat tanggal…….nomor….. Tentang…..

Berkenaan iklan Saudara yg terbit pada Samarinda pos tgl…..no…… maka dengan ini ……….

Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yg dimuat pada harian suara merdeka nomor ….. Pada tanggal …………

ISI SURAT

Isi surat memuat tentang apa yg harus dilaporkan,diminta dan dinyatakan kepada penerima surat.

Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sbb: Menetapkan maksud dan tujuan, pokok

pembicaraan yg ingin disampaikan Menetapkan masalah yg ingin disampaikan Merumuskan pokok pokok pembicaraan Hindari istilah yg kurang dimengerti, singkatan

kata, menguasai bentuk surat dan perhatikan tanda baca sesuai peraturan.

ALINEA PENUTUP

Contoh kalimat dalam alinea penutup antara lain:a. Atas perhatian saudara,kami ucapkan terima

kasih.b. Kami berharap agar kerjasama kita

membuahkan hasil yang baik.c. Mudah-mudahan pertimbangan kami

bermanfaat bagi saudara.d. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami

ucapkan terima kasih.e. Demikianlah laporan kami, semoga mendapat

perhatian saudara.

Salam Penutup

Contoh salam penutup antara lain: Hormat kami, Salam sejahtera, Wassalamualaikum,

Nama organisasi, Perusahaan atau instansi Sebelum tanda tangan, dicantumkan dulu

nama organisasi/ Perusahaan(cap berbentuk bulat/ segitiga).

Bila cap berbentuk segi empat nama perusahaan tidak perlu dicantumkan krn sudah tercetak.

Surat yg sudah dibubuhi tanda tangan dan nama jelas maka dinyatakan sudah sah

Penanda tangan surat tidak harus kepala tetapi bisa dilimpahkan ke bawahannya dg istilah: a.n (atas nama), a.n.b (atas nama beliau) u.b (untuk beliau) a.p (atas perintah) u.p (untuk perhatian) dll

Contoh: a.n Menteri Ketenagakerjaan dan

Transmigrasi Sekretaris Jenderal Tanda tangan Nama Jelas NIP………………

Cap Surat/ Stempel SuratPemakaian stempel umumnya disebelah kiri dekat dg. tanda tangan

Tembusan C.c carbon copy (merupakan salinan) ditulis dikiri bawah

InitialPengetik/ pengonsep.( surat Niaga )

Perlengkapan Surat

Kertas surat.Jenis-jenis kertas surat:

a. kertas folio, ¾ folio ½ folio dan kertas duble folio.b. kertas kwarto, doorslag, buram.

Penggolongan Surat

Penggolongan/pembagian surat menurut wujudnya

Kartu pos ( isi terbuka )

Warkat pos (kalau dilipat merupakan sampul, isi tidak terbaca orang lain)

Surat bersampul (memakai sampul, isi lebih panjang.)

Memorendum/nota(untuk intern antar pejabat)

Telegram (berita singkat, tdk dpt dicapai kilat/khusus. Surat pengantar (bukti pengiriman barang/benda)

Macam-Macam Lipatan Surat

Macam-Macam Lipatan Surat

Contoh Bentuk Sampul/Amplop Surat

Contoh Bentuk Sampul/Amplop Surat

Contoh Bentuk Sampul/Amplop Surat

Contoh Bentuk Sampul/Amplop Surat

MACAM-MACAM BENTUK SURAT

Macam-macam Bentuk Surat Antara Lain:

1. Full block style (bentuk Amerika)2. Block style (bentuk Amerika/bentuk lurus)3. Indented style (bentuk eropa lama)4. Semi block style (bentuk eropa baru)5. Hanging paragraf (hangin indentit style)6. Official style/ old style (bentuk dinas resmi)7. Official style (new style)8. Modified official style9. Modified Block style

FULL BLOCK STYLE

BLOCK STYLE

INDENTED STYLE

SEMI BLOCK STYLE

HANGING PARAGRAPH

OFFICIAL STYLE/OLD STYLE

OFFICIAL STYLE

MODIFIED BLOCK STYLE

MODIFIED OFFICIAL STYLE

Batang tubuh surat

Bagian-bagian tsb terdiri dari:Kepala ( nama perusahaan/Inst). Leher (tgl, bulan dan tahun).Badan (salam pembuka dan isi )Kaki (salam penutup).

Pengetikan amplop surat.Titik tengah amplop

Surat Permintaan Penawaran

Dibuat karena adanya jual beli. Permintaan dr calon pembeli berkaitan dengan permintaan penawaran dimaksudkan untuk meminta keterangan barang yg diinginkan.

Isi: macam barang yang diinginkan. Banyaknya barang, Kualitas Potongan harga Syarat penyerahan & pembayaran

Surat Permintaan Penawaran

SURAT PENAWARAN (OFFERTE)

Surat Penawaran dapat ditemui dalam:a. Iklanb. Reklamec. Posterd. Surat penawaran dll.

Sifat PenawaranSifat Penawaran ada 3 macam:1. Tetap

yang menawarkan barang tidak boleh mengadakan perubahan atas syarat/kondisi terhadap barang yang ditawarkan

2. Bebas yang menawarkan barang boleh bebas mengadakan perubahan atas syarat atau kondisi barang yang ditawarkan

3. Dalam jangka waktu tertentuyang menawarkan barang setelah jangka waktu yang ditentukan lewat, boleh atau dapat mengadakan perubahan atas syarat atau kondisi terhadap barang-barang yang ditawarkan

Surat Penawaran

Surat Penerimaan Pesanan

Definisi

Surat Jawaban

atas suatu

pesanan yang

diterima oleh

perusahaan

Surat Penerimaan Pesanan

Hal-Hal yang Perlu DiperhatikanUntuk Menjawab Pesanan:

1. Nyatakanlah penghargaan kepada pemesan2. Yakinkan kepada pemesan bahwa pesanannya akan

dikerjakan sebaik-baiknya3. Berikan alasan dengan jelas jika pesanan tidak dapat

dipenuhi atau hanya dapat dipenuhi sebagian4. Jika perlu tawarkan barang-barang lain yang sejenis 5. Akhirilah surat dengan memberikan harapan-harapan

yang positif

Surat Penerimaan Pesanan

Surat Pesanan (ORDER)

Dibuat jika perusahaan perlu mengadakan pesanan atau untuk menambah persediaannya

Biasa disebut dengan surat pembeli karena pengirim surat tersebut mempunyai posisi yang kuat kalau tidak cocok tidak jadi membeli

Surat Pesanan

Faktur

Daftar Perincian Barang

tugasBuatlah kelompok @ 2

orang !Tiap kelompok

mendiskusikan Surat Niaga:1. Surat Permintaan

Penawaran2. Surat Penawaran3. Surat Pesanan4. Surat Konfirmasi

Pengiriman 5. Surat Penagihan6. Surat Penangguhan

Pembayaran7. Surat Kerjasama

1. Pengertian

2. Isi surat3. Buat

masing – masing surat tersebut

Referensi

Sekretaris Profesional, Hendarto Hartati MG,RPM: 2002

Tugas dan Pengembangan Sekretaris,Sedarmayanti Dra, CV. Mandar Maju: 1997

Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie, Liberty Yogyakarta: 1992

Aneka Surat dan Sekretaris Bisnis, Finoza Lamuddin, Diksi Insan Mulia: 2003

Sekian&

Terima Kasih