8/17/2019 Materi 1.Cara Membuat Mail Merge Pada Ms Word Dengan Data Dari Excel

1/4

CARA MEMBUAT MAIL MERGE PADA MS WORD DENGAN

DATA DARI EXCEL

Anda ingin mencetak beberapa dokumen yang berasal dari satu dokumen word yang sama tapi

 beberapa isinya berubah-ubah seperti nama, alamat, dan cabang?

Jawabannya adalah fasilitas Mail Merge. Mail merge adalah fasilitas yang ada di Microsoft Word yang

digunakan untuk menulis surat untuk ke beberapa tujuan tanpa mengubah isi surat tersebut. an

fasilitas ini adalah salah yang paling banyak digunakan oleh diantaranya oleh para sekretaris dan admin

untuk membuat surat undangan, membuat sertifikat, amplop, dan lain-lain.

Ada ! dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu"

#. okumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.

!. ata $ource, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnyanama dan alamat penerima.

ata source dapat berupa data di %&cel, Access, 'ontact pada (utlook dan sebagainya.

)ada tutorial ini, data source menggunakan %&cel, karena cara ini lebih cepat. $elain itu "

a* +ebih mudah mengontrol dan menambah data baru. b* +ebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja %&cel terutama bila kita ingin

memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.c* Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen %&cel ke lembar kerja yang lain.d* Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan

lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen data

source* baru.

$ebagai contoh untuk artikel ini, penulis akan mengirim laporan bonus bulanan buat para sales. ata

sumber akan menggunakan data dari %&cel !# dan aplikasi Word juga ersi !#.

#. %/'012/013/03'13/13/13/313134411Jalankan apikasi %&cel, dan buat worksheet

dengan data seperti terlihat pada gambar berikut. 5amakan file tersebut data6input.&ls&. /ile

tersebut juga dapat Anda download dari link disini.

!. 7uat dokumen word sebagai dasar untuk mail merge ke dokumen %&cel di atas.

okumennya dapat Anda download disini.

8/17/2019 Materi 1.Cara Membuat Mail Merge Pada Ms Word Dengan Data Dari Excel

2/4

8. )ada menu bar ribbon* dokumn Word, klik tab Mailings.

2. )ilih menu $elect 4ecipients 9 :se %&isting +ist;, dan ambil file %&cel yang telah Anda

 buat atau download tadi.

3. )ada dialog $elect 1able, pilih $heet#< dan klik (=. =ita pilih $heet# karena kebetulan

data yang saya masukkan berada di sheet pertama.

>. )erhatikan bahwa beberapa menu mail merge yang sebelumnya tidak aktif sekarang menjadi

aktif.. 1empatkan cursor pada bagian entri 5ama, dan pilih menu @nsert Merge /ield 9 5ama.

. /ield 5ama akan dimasukkan ke dokumen dengan format BB5amaCC.

8/17/2019 Materi 1.Cara Membuat Mail Merge Pada Ms Word Dengan Data Dari Excel

3/4

D. engan cara yang sama masukkan )eriode, 5ama, )eriode dan Jumlah 7onus pada

dokumen tersebut.

#. $ekarang kita akan coba lihat dokumen yang digabungkan dengan data tersebut. =lik

tombol )reiew 4esults.

##. 1erlihat dokumen sudah tergabung, coba lakukan naigasi data dengan mengklik panahkanan E kiri di group )reiew 4esults.

#!. $ekarang Anda siap mencetak atau mengirimkan dokumen ini. :ntuk mencetak dokumen,

klik menu /inish F Merge 9 )rint ocuments; dan ikuti langkah print seperti yang biasa

Anda lakukan.

8/17/2019 Materi 1.Cara Membuat Mail Merge Pada Ms Word Dengan Data Dari Excel

4/4