MANUAL BOOK AplikasI Persuratan Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan

Tampilan Awal Sistem pada saat alamat diakses di browser maka akan tampil seperti ini :

Untuk username dan Password administrator adalah sebagai berikut

Username : admin

Password : 12345

1. Menu Aplikasi

- Dasboard

- Setting

o Manajemen Akses : Menentukan akses setiap Bidang/Group

o Setting Bidang/Group : Manajemen Tambah, Edit, Hapus Bidang dan Group

o Manajemen Admin : Manajemen Penguna Aplikasi

o Setting Kodefikasi Nomor : Untuk Manajemen kodefikasi nomor surat/nota

o Setting Password : Menu untuk ganti password sesuai dengan yang login pada aplikasi

o Setting Profil : Menu untuk menampilkan setting profil pengguna

- Create

o Buat Naskah : Menu untuk menambah naskah

o Buat Surat Keluar : Menu untuk menambah surat keluar

o Buat Surat Masuk : Menu untuk menambah surat masuk

- Kotak Surat

o Surat Masuk : Menu untuk memanajemen surat yang masuk tersedia tombol (tambah,

edit, delete, view dan akses)

o Surat Keluar : Menu untuk memanajemen surat keluar setelah di input dari menu create

surat keluar.

o Penomoran Surat Keluar : Setelah diinputkan surat keluar tidak langsung otomatis

mempunyai nomor dan untuk membuat nomor surat keluar dari menu ini.

- Kotak Naskah

o Kotak Naskah Masuk : Untuk melihat naskah yang masuk dari bidang lain

o Kotak Naskah Keluar : Untuk melihat naskah yang kita buat dan memberi akses

tembusan kepada siapa saja

- Disposisi

o Surat Masuk : Menu untuk membuat disposisi surat masuk yang akses diberikan

sebelumnya di menu kotak surat -> surat masuk

- Arsip

o Arsip Naskah : Untuk melihat arsip naskah

o Arsip Surat : Untuk melihat arsip surat masuk dan surat keluar

2. Akses Tombol dalam Aplikasi

Tombol untuk tambah

Tombol untuk edit

Tombol untuk Delete

Tombol untuk View detail

Tombol Untuk memberi akses /group

3. Surat Masuk

a. Form Tambah Surat Masuk

Surat masuk bisa kita buat dari menu Create -> Surat Masuk

Atau bisa juga dari menu Kotak Surat -> Surat Masuk kemudian kita klik Tambah Data

Kemudian setelah selesai disimpan Surat masuk akan diperiksa oleh yang bersangkutan untuk

memberikan akses disposisi pada menu Kotak Surat -> Surat Masuk kemudian lihat pada surat

yang baru kita input tombol akses

Ketika kita klik akses Akan muncul form kembali untuk menujukan kemana surat , isian intruksi

dan akses tembusan surat masuk.

Setelah disimpan maka notifikasi akan muncul pada setiap bagian yag diberi akses

Untuk mencetak lembar disposisi bisa menklik tombol cetak lembar disposisi pada menu form

Akses Surat Masuk

4. Disposisi Surat

Setelah surat diberi akses tembusan maka surat akan masuk ke setiap bagian yang diberi akses

tembusan agar memberikan disposisinya masing-masing.

5. Surat Keluar

Untuk menambah surat keluar diinputkan oleh masing-masing bagian, untuk membuat surat

keluar dapat melalui Create -> Surat Keluar atau Kotak Surat -> Surat Keluar kemudian klik

tombol tambah data

Setelah dikirim kemudian akan diperiksa oleh pihak yang berkewajiban untuk memeriksa dan

akan memberi nomor surat melalui menu Kotak Surat -> Penomoran Surat Keluar

6. Nota Naskah

Nota Naskah dapat dibuat dari menu Create -> Buat Naskah setiap naskah yang diinputkan

akan masuk ke Kotak Naskah -> Kotak Naskah Keluar, setelah nota naskah ditambah kemudian

diharapkan agar memberi akses dengan tujuan agar dapat dilihat dan tembusan bisa

dilampirkan di hasil cetak form naskah nanti nya seperti berikut :

Contoh Lembar Nota dinas

7. Penomoran Surat Keluar dan Nota Naskah

Sistem penomoran pada aplikasi persuratan ini ada dua jenis yaitu manual dan otomatis dari

sistem.

Pilih kodenya

Jika ingin membuat otomatis nomor dari system tidak usah di ceklis checkbox manual. Jika ingin

manual silakan ceklis dan isikan nomor manual yang akan diisikan.

8. Manajemen Bidang/Group

Untuk menambah bisa dengan mengklik tombol Tambah Data, begitu juga dengan edit dan

hapus dengan mengklik tombol Edt atau Del

9. Manajemen Akses

Untuk mengakses menu ini masuk dari Menu Setting -> Manajemen akses

Kemudian Klik tombol edit setelah diklik akan tampil seperti dibawah ini.

- Kemudian berilah akses dengan cara ceklis tambah, edit, hapus, view(cetak) pada

setiap menu, sesuai dengan hak masing akun yang akan mengakses nya .

- Jika di ceklis maka hak akses akan diberikan.

- Akses special diberikan hanya untuk membatasi akses ditombol akses

pada Jika diceklis maka tombol ini akan tampil sesuai dengan group admin masing-

masing.

10. Alur Surat Masuk

11. Alur Surat Keluar

Surat Masuk Sekretaris/TU Diperiksa Kepala

kantor

Memberi Tujuan dan Hak

Akses Tembusan

Masuk kesetiap bagian yang

diberi akses tembusan

Kembali ke

Sekretaris/TU

Surat Keluar

Dibuat Oleh bagian

Diperiksa

Sekretaris/TU

Kemudian diberi

nomor

Kemudian dikirim