+

Manajemen perubahan: Transformasi Kemenpan dan RB sebagai Engine of Reform

Agus Dwiyanto UGM

+Materi pembahasan

n Sumber perubahan

n Perubahan mandat Kemen PAN dan RB

n Apa saja perlu dirubah?

n Apa yang harus dilakukan untuk mengelola perubahan

+Mengapa manajemen perubahan Penting bagi Kemen PAN dan RB? §  Tidak ada sesuatu yang pasti kecuali perubahan.

Kemen PAN dan RB dituntut untuk berubah, dan selalu mengalami tekanan untuk berubah karena dinamika internal dan eksternalnya.

§  Misi Kemen PAN dan RB sebagai agen perubahan dan engine of bureucracy reform menuntut Kemen PAN dan RB untuk memiliki kapasitas mengelola perubahan.

§  Perubahan harus dikelola dengan baik agar implementasi perubahan dan hasilnya seperti yang diharapkan

+Sumber perubahan…?

n Perubahan mandat, misi, dan visi: n Pemerintah memperluas mandat Kemen PAN dengan

menjadikannya sebagai engine of bureaucrcy reform,

n Misi berubah karena penggabungan misi atau karena sebagian misi diserahkan kepada instansi lain atau swasta, misal: Kementrian Pariwisata dan Diknas

n Visi berubah, visi pemerintah tentang birokrasi dan aparaturnya berubah, misal tentang integritas aparatur, daya saing birokrasi dan aparaturnya? Misal, ekspektasi pemerintah dan publik terhadap integritas, kapasitas daya saing semakin tinggi.

+Sumber perubahan..?

n Perubahan lingkungan strategis n Eksternal; globalisasi dan demokratisasi;

n  Globalisasi menuntut efisiensi nasional dan daya saing bangsa. Daya saing banga amat dipengaruhi oleh efisiensi birokrasi. Indeks daya saing?

n  Demokratisasi memaksa birokrasi dan aparaturnya berubah. Hubungan antara negara dan warga berbeda. Manajemen publik berbeda, lebih kolaboratif daripada direktif.

n  Internal: kapasitas internal, aspirasi, dan perubahan regulasi dan struktur. Misal, perubahan dari cara pandang dari inward ke outward looking, akses terhadap IT.

+ Perubahan mandat Kemen PAN dan RB (1)

n Sebagai motor penggerak reformasi birokrasi di K/L dan daerah Kemenpan dan RB harus dapat mentrasformasi diri menjadi “reformed minded institution and driving force dari gerakan RB di K/ L dan daerah.

n Pertanyaannya adalah bagaimana melakukan transformasi dari Kemenpan dan RB yang sekarang menuju pada “reformed minded institution dan driving force atau engine of reform” Apa yang harus dirubah? n Struktur, people, policy, process…?

+Perubahan mandat: Perubahan struktur (2)

n Meredefinisi Visi dan Misi Kementrian: Cek visi, apa masih relevan? Cek misi atau jati diri dari Kemen PAN dan RB? Alasan kehadiran? Apakah sesuai dengan mandat baru? n Mainstreaming reform dalam kementrian PAN dan RB.

Reformasi sebagai core value/ core business dari Kemen PAN dan RB. Kalau reform sebagai core value dari kementrian maka penguatan kapasitas internal menjadi mutlak, bagian dari misi, dan melekat dalam struktur Kemen PAN dan RB

n Struktur Kemenpan dan RB harus mencerminkan mandat dan misi. Struktur yang ada sekarang belum mencerminkan misi sebagai engine of bureuacracy reform. n  Reformasi birokrasi hanya menjadi salah satu kegiatan bukan

core business dari Kemen PAN dan RB?

+Perubahan mandat: Perubahan Struktur (3)

¡ Fungsi dan aktivitas Kemenpan dan RB harus memberi kontribusi pada percepatan pelaksanaan RB di K/L dan daerah. ¡  Apakah sudah tercermin dalam struktur di

Kemen PAN dan RB ¡  Apakah mekanisme, proses dan prosedur, dsb

sudah diciptakan ¡  Apakah kapasitas SDM sudah dipersiapkan ¡  dsb

+Perubahan mandat: Perubahan kebijakan (4)

n  Meninjau kembali kebijakan yang ada; cek apakah kebijakan yang dibuat selama ini sesuai dengan core value yang baru?

n  Jika ada yang tidak lagi sesuai dengan core value, cek apakah pelaksanaan kebijakan tersebut berakibat pada gangguan dan kendala pelembagaan core value. Jika ya, maka upaya untuk merubah kebijakan tersebut perlu segera dilakukan.

n  Semua kebijakan dan regulasi harus memberi kontribusi pada pelembagaan nilai dan misi baru dari Kemen PAN dan RB

n  Meninjau kembali business processes yang ada apa mencerminkan dan memberi kontribusi terhadap pelaksanaan misi dan mandat baru. Jika tidak, maka upaya untuk memperbaiki business processes harus dilakukan

+Perubahan mandat: Perubahan Budaya (5)

n  Cek sikap, mindset, dan perilaku staf dan aparatur: apa ada sikap, mindset, dan perilaku yang dinilai bertentangan dengan nilai-nilai dan mandat baru. Jika ya, berarti ada yang salah dengan budaya birokrasi yang ada, perubahan budaya perlu dilakukan

n  Perubahan budaya dapat dilakukan melalui perubahan sistim nilai, simbol, dan perilaku

n  Cek persepsi staf dan karyawan tentang apa yang mereka anggap sebagai hal baik dan buruk. Jangan-jangan ada yang salah

n  Cek simbol-simbol baik fisik ataupun non-fisik, apakah ada simbol yang salah. Ciptakan simbol yang baru

n  Rubah kebiasaan dan tradisi dengan yang sesuai dengan mandat dan misi baru

+Apa yang perlu dilakukan? Meyakinkan perlunya perubahan

n  Meyakinkan para staf tentang perubahan yang diinginkan dan mengapa perubahan harus dilakukan. Ciptakan satu situasi dimana dimana staf daan aparat di Kemen PAN dan RB sampai pada satu keyakinan bahwa perubahan memang harus dilakukan.

n  Buat visi baru yang mampu menjadi driving force untuk perubahan. Kemen PAN dan RB harus dapat menciptakan mimpi bersama tentang Kemen PAN dan RB yang dapat menjadi sumber inspirasi

n  Mendorong adanya partisipasi aktif untuk mengkomunikasikan perubahan. Libatkan semakin banyak pihak yang dapat mengkomunikasikan perubahan yang diinginkan. Gunakan semua peluang dan kesempatan yang ada untuk mengkomunikasikan perubahan.

+Apa yang perlu dilakukan? Membuat roadmap

n Membuat road map dan strategi untuk perubahan n Perubahan tidak seperti membalik telapak tangan.

n  Perubahan mungkin butuh proses perjalanan yang panjang dengan kemungkinan ketidakpastian. Proses perjalanan perlu dipetakan dan milestone perlu dibuat sebaga pegangan dalam mengelola proses perubahan

n Strategi harus jelas dan spesifik menghindari kekaburan, dan inkonsistensi. n  Jelaskan apa saja yang akan dilakukan untuk

merumuskan atau meninjau kembali jati diri, kebijakan dan regulasi, dan sikap dan perilaku staf dan aparatur.

+Apa yang perlu dilakukan? Membangun dukungan dan mengatasi resistensi •  Analisis stakeholders: identifikasi kelompok pro

dan kontra •  Maksimalkan dukungan dari kelompok pro dan

kurangi resistensi dari kelompok kontra •  Mendorong adanya partisipasi dan diskusi

terbuka untuk mengurangi resistensi •  Menhindari adanya kritik,ancaman, dan paksaan

untuk mengurangi resistensi. Ancaman dan paksaan harus menjadi pilihan terakhir.

•  Alokasikan cukup waktu, usaha, dan sumberdaya untuk mengelola partisipasi secara efektif

+Apa yang harus dilakukan? Mencari dukungan dan komitmen pimpinan

n  Perlu ada champion atau koalisi untuk memimpin proses transformasi

n  Orang-orang yang menjadi champion mesti memiliki keyakinan bahwa perubahan penting dan akan berhasil, memiliki kecakapan dan kapasitas untuk mengerahkan sumberdaya, memelihara momentum, mengatasi kesulitan, dan tahan banting

n  Memperoleh dukungan dari political appointees dan pimpinan puncak dari birokrasi. Peran pimpinan sangat penting, semakin strategis dan menyeluruh semakin besar peran dari dukungan pimpinan.

+Apa yang perlu dilakukan? Mengalokasikan risorsis yang memadai

n  Memberi dukungan SDM, finansial, dan teknologi yang memadai. Perubahan sering membutuhkan SDM dengan kecakapan yang berbeda, dukungan anggaran yang lebih besar.

n  Menghindari beban yang berlebihan kepada para anggota organisasi. Pada awal proses perubahan banyak hal dalam waktu bersamaan perlu dilakukan. Harus dikelola jangan sampai over burden

n  Kapitalisasi energi dalam sumberdaya jika perubahan terjadi dalam banyak hal secara simultan

+Apa yang perlu dilakukan? Melembagakan perubahan

n Lakukan banyak hal untuk mengganti pola prilaku (mindset yang lama) dengan yang baru

n Monitor implementasi perubahan n Lembagakan perubahan sebelum terjadi

perubahan pimpinan politik yang menyebabkan terjadinya penurunan komitment. Dalam lingkungan yang sangat dinamis, perubahan pimpinan sangat mungkin terjadi. Upaya dukungan dari pimpinan yang ada, jangan sampai kehilangan momentum karena pimpinan secara mendadak berganti.

+Apa yang perlu dilakukan? Lakukan perubahan yang komprehensif

n Komprehensif, konsistten perubahan pada berbagai bagian dari institusi

n Analisis dan pahami interkoneksi antar subsistim sebelum mencapai kesesuaian subsistim. Perubahan dalam satu subsistim memiliki implikasi pada subsistim yang lain.

n Perubahan dapat dilakukan secara inkremental asal konsisten

n Cakupan dan intensitas perubahan disesuaikan dengan besaran dukungan dan kapasitas mengelola konflik yang mungkin terjadi sebagai akibat dari perubahan.