Memahami Standar Operasional Prosedur Kementerian Pedayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Salah satu unsur perbaikan kinerja institusi/organisasi pemerintah adalah

memperbaiki proses/prosedur kinerja. Mengapa ini penting, karena seluruh

aktivitas organisasi merupakan suatu sistem, saling berkaitan dan saling

mempengaruhi antar unit dari organisasi tersebut. Proses/prosedur kerja suatu

organisasi tersebut akan melibatkan banyak manusia/pegawai yang dibutuhkan

untuk mengubah input berupa material atau informasi menjadi produk/output.

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Menyadari betapa pentingnya unsur proses atau prosedur kerja

dalam menghasilkan suatu ouput yang tentunya akan

mempengaruhi pencapaian misi dan visi dari suatu organisasi

pemerintah, maka sangat mendesak untuk menyusun Standar

Operasional Prosedur (SOP) pada masing-masing

organisasi/instansi pemerintah dan pemerintah daerah.

Pengertian Umum SOP

• Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan

cara yang paling efektif dalam rangka memenuhi persyaratan

operasional.

• Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin

dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi.

• Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana

dan oleh siapa.

Jadi SOP adalah:

“serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana

dan oleh siapa dilakukan”.

Pengertian SOP

Serangkaian instruksi tertulis yang

dibakukan mengenai berbagai proses

penyelenggaraan administrasi

pemerintahan

Bagaimana?

Kapan? Proses

dilakukan

Dimana?

Oleh Siapa?

PENDAHULUAN

DASAR HUKUM

1. Undang-undang No. 30 tentang Administrasi Pemerintahan. 2. PermenPAN Nomor: PER/35/M.PAN/2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (Pedoman ini di tetapkan sebagai acuan bagi K/L/ Pemerintah Daerah untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan K/L/Pemda masing- masing).

3. Peraturan Presiden RI Nomor 81 Tahun 2010 Ttg Grand Design RB; 4. Peraturan MenPAN dan RB Nomor 20 Tahun 2010 Ttg Road Map RB; 5. Peraturan MenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Ttg Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process).

PENDAHULUAN

SOPs (STANDARD OPERATING PROCEDURES)

“WRITE WHAT YOU DO, DO WHAT YOU WRITE”

(TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG TERTULIS)

VOPs (VARIATION OPERATING PROCEDURES)

(STANDAR OPERASIONAL YANG BERVARIASI)

SOGs

(STANDARD OPERATING GUIDELINES)

(STANDAR OPERASIONAL KEDARURATAN)

RE-ENGINEERING

(PERERKAYASAAN)

SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR)

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PERISTILAHAN

SOP : Standard (Standing) Operating Procedures (Istilah yang diadopsi dari Bahasa Inggris)

SPO : Standar Prosedur Operasi

(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan)

POS : Prosedur Operasional Standar (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan)

SOB : Standar Operasional Baku (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang industri)

Protap : Prosedur Tetap (Istilah umum dalam Birokrasi Pemerintah khususnya di kalangan militer dan kepolisian)

Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.

SOP AP: Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

(Istilah yang biasa dipergunakan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan)

PENGANTAR KE SOP

Hakekat SOP adalah untuk menghindari miskomunikasi,

konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan

dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan.

SOP berisi mekanisme mengkomunikasikan peraturan dan

persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan

perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja. Atau dengan istilah

“semua orang membaca irama musik yang sama”.

TUJUAN dan SASARAN

TUJUAN

Memberikan pedoman bagi bagi seluruh K/L/Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor dan mengevalusi SOP Administrasi Pemerintahan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing K/L/Pemda.

SASARAN Setiap K/L/Pemda memiliki SOP Administrasi

Pemerintahan sampai unit terkecil;

Penyempurnaan prosese penyelenggaraan

pemerintahan; Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;

Peningkatan kualitas pelayanan publik.

Manfaat SOP

Standarisasi cara

Mengurangi kesalahan

Meningkatkan efesiensi dan

efektifitas

Pegawai lebih mandiri

Meningkatkan akuntabilitas

Menciptakan ukuran

kinerja

Tugas dapat berlangsung

dalam berbagai situasi

Penelusuran kesalahan

Menjamin konsistensi

Informasi kualifikasi

kompetensi

Informasi peningkatan

kompetensi

Informasi beban tugas

Instrumen pelindung

Menghindari tumpang

tindih

Informasi peyusunan

standar pelayanan

Prinsip SOP

Penyusunan Pelaksanaan

Mudah dan jelas

Efisien dan efektif

Keselarasan

Keterukuran

Dinamis

Orientasi pengguna

Kepatuhan Hukum

Kepastian Hukum

Konsisten

Komitmen

Perbaikan berkelanjutan

Mengikat

Peran penting seluruh

unsur

Terdokumentasi dengan

baik

SOP dalam Reformasi Birokrasi

SOP

SOP adalah pekerjaan besar

JENIS SOP

SOP TEKNIS SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

SOP ADMINISTRATIF SOP administratif adalah standar prosedur yang

diperuntukkan bagi jenis-jenis aktivitas yang

bersifat administratif.

Siklus SOP

Persiapan

Penilaian Kebutuhan

Bagi organisasi yang telah memiliki SOP,

penilaian kebutuhan mengacu dari SOP

yang sudah ada

Bagi organisasi yang belum memiliki SOP,

penilaian kebutuhan dapat dilakukan

dengan mempelajari tugas dan fungsi

organisasi, menentukan prioritas SOP

yang harus dibuat

Pengembangan SOP

Identifikasi SOP (menggunakan tugas dan fungsi)

Analisis dan Alternatif SOP yang akan disusun

Penulisan (penyusunan) SOP AP menggunakan format branching flowchart

Pengujian dan riviu SOP ( Simulasi dan Uji Coba)

Pengesahan SOP

Penerapan SOP

Merencanakan penerapan (secara

bertahap atau sekaligus)

Pemberitahuan (penyebarluasan informasi)

Distribusi dan Aksesibilitas (SOP

diperbanyak untuk pegawai)

Pelatihan Pemahaman

Monitoring dan Evaluasi SOP

Selama penerapan, monitoring dan

evaluasi bisa dilakukan secara berkala

sesuai kebutuhan organisasi, misal: setiap 6

bulan;

Hasil monitoring dan evaluasi digunakan

untuk menyempurnakan SOP pada

tahapan siklus selanjutnya.

KALAU BISA DIPERMUDAH

JANGAN DIBUAT SUSAH

Kontak Person

Adrinal SE, AK. Kepala Bidang Penyusunan Sistem dan Prosedur

Pemerintahan

Kementerian PAN & RB

Hp. 0813-806 97 225

Email: adrin_ilham@yahoo.com

TERIMA KASIH