MANAJEMEN PERUBAHAN

Materi Kuliah E-learning 29/6/2012Dasar Manajemen

Sem. Genap 2011 / oleh Tyastuti P.

PENGANTAR Perubahan (dalam arti luas) : respon

terencana atau tidak terencana thd tekanan-tekanan, atau kekuatan dan desakan-desakan yg ada.

Kekuatan dan desakan ekonomi, teknologi, sosial, politik , persaingan, dan aturan serta hukum banyak institusi beradaptasi/melakukan perubahan agar survive.

Perubahan terjadi, dan reaksi tetap akan ada.

CHANGE AGENT (PELAKU PERUBAHAN ) Setidaknya ada 3 pelaku perubahan :1. Pelaku perubahan dg kekuasaan resmi

(legitimacy of change) – adalah mereka yg memiliki kekuasaan formal dan dianggap sah

2. Para pendorong dan penganjur perubahan (instigators of change) – adalah mereka yg memandang perlunya perubahan krn telah melihat dan membandingkan sesuatu yg baik di lain tempat

3. Para fasilitator perubahan (fasilitators of change) – adalh mereka yg memiliki kewibawaan dan diakui serta dikenal sbg pemimpin informal yg memudahkan proses timbulnya perubahan

USAHA-USAHA PERUBAHAN DARI PELAKU NO.2 (INSTIGATORS OF CHANGE) SERING MENDAPAT SAMBUTAN BAIK KARENA :

1. Membawa ide-ide segar dan baru2. Membawa suatu pandangan baru yang

obyektif thd aktivitas yg ada.3. Memiliki potensi untuk menciptakan

suatu jaringan kerja baru4. Berani menentang status quo5. Memperbaiki dan mengembangkan

kinerja organisasi secara keseluruhan

KARAKTERISTIK PELAKU PERUBAHAN : Memiliki pemikiran dan ide inovatif, bersemangat,

dan berani Selalu mencari hal-hal baru yg menantang dg

mempertimbangkan resiko yg tidak terlalu tinggi Ingin selalu melihat organisasi, masyarakat, atau

institusinya maju dan berkembang, serta memiliki komitmen dan loyalitas tinggi pada lembaga

Pandai berorganisasi, cerdik dalam berpolitik, mengerti sistem kekuasaan serta batas perubahan yg ingin dilakukan ttp tidak terkalahkan oleh hambatan dan rintangan yg ada

Dapat menjadi anggota dan pemain tim yg efektif serta mudah dan senang berkawan.

KOMPONEN PROSES PERUBAHANMengimplementasikan perubahan ( tahap dimana perubahan siap dilakukan, tugas-tugas serta dokumen lainnya telah dipersiapkan )

TIPE-TIPE PERUBAHAN ORGANISASI Developmental change :

Perubahan kecil berupa pengemb organisasi, perbaikan ala kadarnya, perub rancangan mata kuliah di PT, dsb. Memerlukan waktu 1-2 tahun.

Transitional change Perubahan transisi, misal berp perub kurikulum,

keterkaitan antar mata kuliah yg ada, pengadaan perpustakaan di fak, perub jumlah maba yg diterima, dsb. Memerlukan waktu 3 – 5 tahun

Transformation change Perubahan transformasi yg fundamental dan

berdampak drastis, mis perub struktural, pengangkatan pegawai, pembukaan jurusan atau prodi baru, dsb. Memakan waktu mulai 1 tahun sampai satu dekade ke depan.

MEM-VISI-KAN PERUBAHAN : Buat SWOT analysis; identifikasikan gap

antara visi kini dan visi mendatang; fikirkan apa-apa saja yg perlu dirubah.

Cara/langkah yg dilakukan :1. Mendaftar semua hal yg hendak dirubah2. Mengidentifikasi hal-hal yg hendak dirubah

tsb : penting/tidak penting; dapat dikerjakan/tidak dpt dikerjakan; serta tipe/tingkat perubahan yg ingin dicapai

3. Buat skala prioritas dr yg terpilih untuk dikerjakan

4. Tetapkan dan fokuskan langkah kunci perubahan

EMPAT KATEGORI ORANG/LEMBAGA YG TERKENA DAMPAK PERUBAHAN :1. Critical ( orang/lembaga

potensial/penting) yg setuju perubahan

2. Peripheral ( orang biasa/lembaga yg tidak punya peran ) yg setuju perubahan

3. Critical yg tidak setuju & menentang perubahan

4. Peripheral yang tidak setuju perubahan.

CARA MEMPEROLEH DUKUNGAN DAN MENETRALISIR MEREKA YG MENENTANG PERUBAHAN Tunjukkan dan sebutkan para pendukung yg

lain, baik dalam maupun luar Adakan lobi ke dalam, adakan pertemuan dg

banyak orang demi kepentingan kebaikan dan keuntungan bersama

Dapatkan dukungan dari orang/lembaga potensial dalam bentuk tulisan

Adakan percobaan perubahan kecil-kecilan meskipun dg keberhasilan ala kadarnya

Buat data pendukung kuantitatif dan bukti-bukti nyata

Adakan dan nyatakan perbandingan dg institusi lain, dalam maupun luar negeri

LANGKAH-LANGKAH YG PERLU DITEMPUH SEBELUM MENGIMPLEMENTASIKAN PERUBAHAN Identifikasi orang/lembaga yg bakal

terkena dampak perubahan Bagi mereka yang terkena dampak,

identifikasikan yg memegang peranan penting maupun yang biasa

Identifikasi mereka yang mau pro/setuju dan mau bekerjasama maupun yang menentang , dg cara menyusun pemetaan dan rencana kerja.

Kembangkan cara memperoleh dukungan dan menetralisisr mereka yang menentang inisiatif perubahan.

HAL-HAL PENTING DALAM MEMBENTUK TIM Pemilihan anggota tim : kekuasaan

informal, pimpinan opini, mereka yg dpt dipercaya menyukseskan tugas tanpa terpaksa atau diingatkan terus.

Tujuan realistik saja, jangan muluk-muluk Batas waktu rencana dg tanda pengingat Nyatakan rencana implementasi dan

prosesnya secara scr tertulis menurut kebutuhan.

Buat tim informal untuk membantu usaha-usaha tim formal untuk mempercepat perubahan.

NASEHAT BAGI PARA MANAJER DELAPAN SEBAB KEGAGALAN DALAM

USAHA PERUBAHAN DALAM ORGANISASI menurut Kotter (1955) :

1. Tidak cukupnya penciptaan perasaan penting dalam perubahan

2. Tidak terciptanya koalisi yang memberikan arahan yang cukup kuat

3. Kurangnya visi atau kepemimpinan4. Tidak teridentifikasinya sumber-sumber

potensial pertahanan untuk dapat menang menghadapi orang-orang pembuat rintangan

NASIHAT BAGI PARA MANAJER 5. Tidak adanya perencanaan sistematis

terhadap pentahapan langkah perubahan

6. Kurang jeli menghadapi budaya organisasi

7. Terlalu cepat menyatakan kemenangan

Selamat mengadakan perubahanSesungguhnya Tuhan tidak akan

mengubah nasib suatu kaum sampai kaum itu sendiri mengubah nasibnya.