MANAJEMEN PERSEDIAAN

Manajemen persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Pada satu sisi, pengurangan biaya persediaan dengan cara menurunkan tingkat persediaan dapat dilakukan perusahaan, tetapi pada sisi lainnya, konsumen akan tidak puas apabila suatu produk stocknya habis. Oleh karena itu keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan kepada konsumen harus dapat dicapai.

JENIS-JENIS PERSEDIAAN FISIK

Persediaan bahan mentah

Persediaan komponen-komponen rakitan, bahan pembantu atau penolong Persediaan barang setengah jadi Persediaan barang jadi

Persediaan yang ada di perusahaan biasanya terdiri dari empat tipe yaitu :

Persediaan Bahan Mentah yang telah dibeli, tetapi belum diproses. Pendekatan yang lebih banyak diterapkan adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam mutu, jumlah atau waktu pengiriman sehingga tidak perlu pemisahan.Persediaan Barang Dalam Proses yang telah mengalami beberapa perubahan tetapi belum selesai. Persediaan ini ada karena untuk membuat produk diperlukan waktu yang disebut waktu siklus. Pengurangan waktu siklus menyebabkan persediaan ini berkurang. Persediaan MRO merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, operasi. Persediaan ini ada karena kebutuhan akan adanya pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan yang tidak diketahui. Sehingga persediaan ini merupakan fungsi jadwal pemeliharaan dan perbaikan.

Persediaan Barang Jadi, termasuk dalam persediaan karena permintaan konsumen untuk jangka waktu tertentu mungkin tidak diketahui.

Istilah persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.

Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat dan pada waktu yang tepat.

FUNGSI-FUNGSI PERSEDIAAN

Persediaan mempunyai beberapa fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, antara lain :

Untuk memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam

Strategi Persediaan Manajemen Operasional1

jumlah banyak biasanya ada diskon.

Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga.

Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.

Pertama yang harus diingat adalah, bahwa persediaan adalah sekumpulan produk fisik pada berbagai proses transformasi dari bahan mentah menjadi barang dalam proses, dan kemudian barang jadi.

Fungsi Decoupling

Fungsi penting Persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai "kebebasan" (independence). Persediaan "decouples " ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier.

Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga "kebebasan"-nya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.

Fungsi "Economic Lot Sizing"

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan "lot- size" ini perlu mempertimbangkan "penghematan-penghematan" (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya).

Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data -data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories) .

Di samping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode pemesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman (safety inventories). Pada kenyataannya, persediaan penga-man merupakan pelengkap fungsi "decoupling" yang telah diuraikan di atas. Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.

Strategi Persediaan Manajemen Operasional2

BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN

Dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan.Biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs) terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah :

Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk, penerangan, pemanas atau pendingin). Biaya modal (opportunity cost of capital, yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan). Biaya keusangan.

Biaya penghitungan phisik dan konsiliasi laporan. Biaya asuransi persediaan.

Biaya pajak persediaan. Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan. Biaya penanganan persediaan; dan sebagainya.

Biaya-biaya ini adalah variabel bila bervariasi dengan tingkat persediaan. Bila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap; maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit.

Biaya penyimpanan persediaan biasanya berkisar antara 12 sampai 40 persen dari biaya atau harga barang. Untuk perusahaanperusahaan manufacturing. biasanya biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25 persen.

Biaya pemesanan (pembelian). Setiap kali suatu bahan dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan (order costs atau procurement costs). Biaya-biaya pemesanan secara terperinci meliputi.

Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi. Upah.

Biaya telephone. Pengeluaran surat menyurat . Biaya pengepakan dan penimbangan.

Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan. Biaya pengiriman ke gudang.

Biaya hutang lancar; dan sebagainya.

Secara normal, biaya per pesanan ( di luar biaya bahan dan potongan kuantitas ) tidak naik bila, kuantitas pesanan bertambah besar. Tetapi, bila semakin banyak komponen yang di pesan setiap kali pesan, jumlah pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per pe-riode (tahunan) adalah sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan.

Biaya penyiapan (manufacturing). Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri "dalam pabrik", perusahaan menghadapi biaya penyiapan (setup costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari :

Strategi Persediaan Manajemen Operasional3

Biaya mesin-mesin menganggur

Biaya persiapan tenaga kerja langsung

Biaya scheduling Biaya ekspedisi, dan sebagainya.

Seperti biaya pemesanan, biaya penyiapan total per periode adalah sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan per periode. Karena konsep biaya ini analog dengan biaya pemesanan, maka untuk selanjutnya akan digunakan istilah "biaya pemesanan" yang dapat berarti keduanya.

Biaya kehabisan atau kekurangan bahan. Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan bahan (shortage costs ) adalah yang paling sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut :

Kehilangan penjualan

Kehilangan pelanggan Biaya pemesanan khusus Biaya ekspedisi

Selisih harga Terganggunya operasi

Tambahan pengeluaran kegiatan menajerial, dan sebagainya

Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek, terutama karena kenyataan bahwa biaya ini sering merupakan opportunity costs, yang sulit diperkirakan secara obyektif.

MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

Metoda manajemen persediaan yang paling terkenal adalah model-model economic order quantity (EOQ) atau economic lot size (ELS). Metoda-metoda ini dapat digunakan baik untuk barang-barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang biasa digunakan uniuk barang-barang yang dibeli, sedangkan ELS digunakan untuk barang-barang yang diproduksi secara internal. Perbedaan pokoknya adalah bahwa, untuk ELS, biaya pemesanan (ordering cost) meliputi biaya penyiapan pesanan untuk dikirimkan ke pabrik dan biaya penyiapan mesin- mesin (setup costs) yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan. Dalam hal ini akan digunakan istilah EOQ yang mencakup pengertian keduanya EOQ dan ELS.

Dalam teori, konsep EOQ (kadang-kadang disebut model fixed-order -quantity) adalah sederhana. Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan kebalikannya biaya pemesanan persediaan.

Strategi Persediaan Manajemen Operasional4

Economic Order Quantity (EOQ)

Rumusan EOQ yang biasa digunakan adalah :

EOQ 2HSD

Dimana :

D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode

S = biaya pemesanan (persiapan pesanan dan setup mesin) per pesanan H = biaya penyimpanan per unit per tahun

Model EOQ diatas dapat diterapkan bila anggapan-anggapan berikut ini dipenuhi :

Permintaan akan produk adalah konstan, seragam dan diketahui (deterministik)

Harga per unit produk adalah konstan Biaya penyimpanan per unit per tahun adalah konstan

Biaya pemesanan per pesanan adalah konstan Waktu tunggu barang diterima (lead time) adalah konstan

Tidak terjadi kekurangan barang atau back order

CONTOH (1) :

Sebuah perusahaan mempunyai permintaan akan komponen yang akan dirakit sebanyak 250.000 unit per 250 hari kerja per tahun. Permintaan adalah konstan dan seragam. Biaya penyimpanan sebesar Rp 50,- per komponen per tahun. Biaya pemesanan Rp 35.000 per order, dan penyedia (supplier) memerlukan 2 minggu (10 hari kerja) untuk pengiriman. Tentukan :

titik pemesanan kembali (kuantitas dimana pesanan harus dilakukan)

economic order quantity (EOQ) biaya persediaan tahunan total pada EOQ

Pemecahan masalah :

D250.000

a) permintaan per hari (d)=

=

Jumlah hari kerja250

= 1.000 unit

lead time (L)= 10 hari kerja

R = d.L = 1.000 (10)= 10.000 unit

Strategi Persediaan Manajemen Operasional5

Jadi, kapan saja persediaan mencapai 10.000 unit, pesanan akan dilakukan sebesar EOQ yang ditentukan :

b) EOQ =

2SD

=

2(35.000)(250.000)

= 18.708 unit

H

50

c) TC= H SQ= 50D+ 35.00018.708 250.000

2

Q

2

18.708

= 467.700 + 467.700 = Rp 935.400,-

EOQ dengan back-order

Anggapan-anggapan dan istilah-istilah model backorder identik dengan model EOQ dasar tetapi ada beberapa pengecualian seperti berikut :

Ada waktu (t1) dimana ada surplus persediaan (I)

Waktu (t2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1)

Setiap siklus memerlukan waktu sama (tc)

Biaya backordering per unit per tahun adalah konstan (B, Rp/unit/thn)

Backorder dan persediaan dipenuhi secara bersamaan

Rumus EOQ untuk model backorder adalah :

EOQ =2SD

H B

H

B

Rumusan untuk surplus persediaan :

I =2SD

B

H

H B

Rumusan biaya persediaan tahunan total :

TC = H I2 S D B (Q I)2 2Q Q 2Q

Strategi Persediaan Manajemen Operasional6

CONTOH (2) :

Seorang tenaga penjualan menginformasikan kepada departemen pengawasan persediaan bahwa pelanggan bersedia menunggu pengiriman barang bila diberikan potongan harga. Tenaga penjualan memperkirakan biaya backorder Rp 150,- per unit per tahun. Parameter model lainnya adalah :

D= 250.000 unit / tahunH= Rp 50,- / unit / tahun

S= Rp 35.000,- / order

Dari data-data ini :

tentukan EOQ (Q)

tentukan jumlah order (siklus) per tahun

tentukan jumlah yang dipesan kembali (Q I) tentukan biaya tahunan total

bandingkan dengan contoh (1) sebelumnya

Pemecahan masalah :

(a) EOQ =2SD

H B

HB

=2(35.000)(250.000)

50 150

50

150

18.708 (1,1547)

21.602 unit

Jumlah order (siklus) per tahun :

D = 250.000 = 11,57Q 21.602

(c) Jumlah yang dipesan kembali : Q I =

I =2SD

B

H

H B

=

2(35.000(250.000)

150

50

50 150

18.708 (0,866) 16.202 unit

Backorder = 21.602 16.202 = 5.400 unit

Strategi Persediaan Manajemen Operasional7

(d) TC =HI2 SD B(Q I)2

2Q

Q

2Q

(16.202)2

(5.400)2