MANAJEMEN PERGUDANGAN DI PERUSAHAAN DAERAH... · perusahaan. Gudang dapat dijadikan sebagai salah...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

MANAJEMEN PERGUDANGAN DI PERUSAHAAN DAERAH

PUSAT PERGUDANGAN KOTA “PEDARINGAN” SURAKARTA

Disusun Oleh :

DEDI ARI WIBOWO

D

SKRIPSI

Disusun Guna Memenuhi Syarat-Syarat Untuk Mencapai

Gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jurusan Ilmu Administrasi

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu

telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah urusan dengan sungguh-

sungguh (urusan) yang lain, dan hanya kepada Tuhanmu-lah hendaklah kamu

berharap.”

(QS. Alam Nasyrah : - )

“Cara terbaik untuk keluar dari masalah adalah dengan mengatasinya.”

(Brandon Francis)

Satu jam yang asyik dan intensif, jauh lebih baik dan menguntungkan

daripada bertahun-tahun bermimpi dan merenung.

(Gen )

Jangan katakan Sulit. Ketahuilah, tidak ada yang sulit bila dikerjakan sepenuh

hati.

(Gen )

Janji tidak akan berarti tanpa adanya sebuah aksi.

(Penulis)


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini penulis persembahkan kepada:

Ibu dan Bapak tercinta yang selalu peduli dan selalu

mendoakanku, memberikan dukungan serta semangat

dalam perjalanan hidupku.

Kakak-kakakku yang aku sayangi yang telah

memberiku dukungan doa dan semangat selama ini.

Almamater.


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT

yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi dengan judul MANAJEMEN PERGUDANGAN DI

PERUSAHAAN DAERAH PUSAT PERGUDANGAN KOTA

“PEDARINGAN” SURAKARTA dengan lancar.

Dalam penyusunan skripsi ini penulis menyadari bahwa penulisan tugas

akhir ini telah memberikan banyak pengalaman berharga dan tambahan wawasan

pengetahuan yang tidak ternilai. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan

terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu baik secara langsung

maupun tidak langsung sehingga terselesaikannya skripsi ini. Dengan segala

kerendahan hati, penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

. Ibu Dra. Retno Suryawati, M. Si selaku Dosen Pembimbing yang dengan

penuh kesabaran telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam

penyusunan skripsi ini.

. Drs. Mochtar Hadi, M. Si selaku Pembimbing Akademik atas bimbingan dan

pengarahan dari beliau dalam menyelesaikan studi selama ini.

. Prof. Drs. Pawito, PhD selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret.

. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Administrasi FISIP UNS yang telah mendidik

dan memberikan ilmunya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi.

. Bapak Suwardi selaku Kepala Bagian Umum dan Personalia, Bapak Djarot

Tri Janto selaku Kepala Pergudangan, Bapak Umar Rois selaku Kepala

Bagian Akuntansi dan Keuangan, Bapak Bambang Marsono selaku petugas

Checker gudang, beserta seluruh jajaran staf dan pegawai Perusahaan Daerah

Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta atas segala bantuan dan

pemberian informasi kepada penulis.

. Ibu, Bapak, Kakak dan seluruh keluarga besar atas dukungan dan doanya.


commit to user

vii

. Sahabat-sahabatku Jurusan Ilmu Administrasi angkatan khususnya kelas

B yang telah memberikan semangat kepada penulis dan keberamaannya

selama ini.

. Sahabat-sahabat kos Intermezzo khususnya Muhammad Durun Nafis yang

telah menggapai kesuksesan lebih dulu, terima kasih atas bantuan dan

motivasi dalam penyelesaian skripsi, Joni Mulyanto, Pambudi, dan teman-

teman baru yang tidak bisa disebutkan satu per satu terima kasih atas

dukungannya.

. Keluarga besar bapak Sagini Hadi, terima kasih atas motivasi dan

dukungannya.

. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penyusunan Skripsi yang

penulis tidak bisa sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa karya ini masih jauh dari sempurna, untuk itu

penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun sekaligus masukan bagi

penyempurnaan skripsi ini untuk kedepannya. Harapan penulis semoga skripsi ini

bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca umumnya, serta membantu

untuk dijadikan awal penelitian yang lebih mendalam untuk kedepannya nanti.

Terima Kasih.

Surakarta, Juni

Penulis


commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii

HALAMAN MOTTO ................................................................................... iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ................................................................... v

KATA PENGANTAR .................................................................................. vi

DAFTAR ISI ................................................................................................. viii

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xii

ABSTRAK .................................................................................................... xiii

ABSTRACT .................................................................................................. xiv

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................

A. Latar Belakang .........................................................................

B. Rumusan Masalah ....................................................................

C. Tujuan Penelitian .....................................................................

D. Manfaat Penelitian ...................................................................

BAB II. KAJIAN PUSTAKA .......................................................................

A. Landasan Teori ........................................................................

. Manajemen ..........................................................................


commit to user

ix

a) Pengertian Manajemen ...................................................

b) Tujuan Manajemen .........................................................

c) Fungsi Manajemen .........................................................

. Pergudangan ........................................................................

a) Gudang ...........................................................................

) Jenis-jenis Gudang .....................................................

) Tata Ruang Gudang ...................................................

b) Pengertian Pergudangan .................................................

) Tujuan dan Manfaat Pergudangan .............................

) Pentingnya Pergudangan ............................................

) Fungsi Pergudangan ...................................................

. Manajemen Pergudangan ....................................................

. Manajemen Pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ........................

a) Penerimaan Barang .........................................................

b) Pengeluaran Barang ........................................................

c) Pengawasan dan Pelaporan ............................................

d) Tagihan ...........................................................................

B. Kerangka Pemikiran ................................................................

BAB III. METODE PENELITIAN ...............................................................

A. Jenis Penelitian ........................................................................

B. Lokasi Penelitian ......................................................................

C. Sumber Data ............................................................................

D. Teknik Pengumpulan Data .......................................................


commit to user

x

E. Validitas Data ..........................................................................

F. Teknik Analisis ........................................................................

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................

A. Deskripsi Lokasi ......................................................................

. Sejarah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta .....

. Profil Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta ........

. Keadaan Pengurus dan Pegawai di Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta ......................................................

. Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta .............................................................................

. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi ...................................

B. Pembahasan .............................................................................

. Penerimaan Barang .............................................................

. Pengeluaran Barang ............................................................

. Pengawasan dan Pelaporan .................................................

. Tagihan ................................................................................

BAB V. PENUTUP .......................................................................................

A. Kesimpulan ..............................................................................

B. Saran ........................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel . Perolehan Pendapatan Asli Daerah Kota Surakarta Dari

Hasil Pengelolaan Kekayaan Daerah yang Dipisahkan

Tahun Anggaran (dalam Rp.) ......................................

Tabel . Daftar Pengurus Perusda PPK Pedaringan Surakarta .........

Tabel . Daftar Pegawai Perusda PPK Pedaringan Surakarta ............


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar . Skema Kerangka Pemikiran Penelitian ...............................

Gambar . Model Analisa Interaktif .....................................................

Gambar . Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta .............................................................................

Gambar . Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar/Muat Barang ............

Gambar . Tanda Terima Penyimpanan ...............................................

Gambar . Kartu Stok Administrasi ......................................................

Gambar . Surat Perintah Penyerahan (Delivery Order) ......................

Gambar . Tanda Bukti Penyerahan (Delivery Receipt) .......................

Gambar . Kartu Data Penyimpanan (Kartu Stapel) .............................

Gambar . Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar ............................

Gambar . Kartu Stok Fisik ..................................................................

Gambar . Laporan Layout Gudang A Per Tanggal

Februari .................................................................


commit to user

xiii

ABSTRAK

DEDI ARI WIBOWO. D . Manajemen Pergudangan di Perusahaan

Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Skripsi. Jurusan

Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret, Surakarta, , halaman.

Gudang merupakan lokasi untuk penyimpanan produk atau barang sampai

ada permintaan untuk dilakukan distribusi. Maka dari itu, perlu adanya

pengelolaan terhadap segala aktivitas yang ada di gudang. Pengelolaan tersebut

diperlukan agar serangkaian kegiatan pengurusan logistik di dalam gudang

memiliki tatanan yang terstruktur dan rapi.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif.

Metode ini digunakan untuk memperoleh gambaran tentang manajemen

pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta. Pengumpulan data-data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan

telaah dokumen. Data yang diperoleh diuji validitasnya dengan menggunakan

teknik trianggulasi metode. Analisis terhadap data dilakukan melalui tiga langkah

yaitu reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan.

Hasil dari penelitian ini diketahui bahwa Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta memiliki SOP (standard operating

procedure) sebagai landasan manajemen pergudangannya. Fungsi dalam SOP

tersebut meliputi penerimaan, pengeluaran, pengawasan dan pelaporan, serta

tagihan. Penerimaan barang yang dilakukan oleh Perusda Pedaringan dilakukan

secara cepat dan teliti dengan didukung tenaga dan sarana yang memadai. Dalam

pengeluaran barang Perusda Pedaringan benar-benar menjalankan prinsip

kecepatan dan ketelitian dengan baik. Pengawasan dan pelaporan barang milik

penyewa dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan bersedia memberikan ganti

rugi apabila terjadi kerusakan. Perusda Pedaringan juga memberikan perhitungan

yang jelas terkait tagihan yang harus dibayar oleh penyewa.

Kata Kunci : Perusahaan Daerah, Gudang, Manajemen Pergudangan.


commit to user

xiv

ABSTRACT

DEDI ARI WIBOWO. D . Warehousing Management in The

Surakarta Local Enterprise of “Pedaringan” City Warehousing Center. Thesis.

Administration Department, Faculty of Social and Political Sciences, Sebelas

Maret University, Surakarta, , pages

Warehouse is the location to store product until the demand for

distribution comes. For that reason, there should be a management of any

activities existing in the warehouse. The management is need to make a series of

logistic administration activities in warehouse so it have a structured and tidy

order.

The research method used was a descriptive qualitative method. This

method was used to get a description about warehousing management in the

Surakarta Local Enterprise of “Pedaringan” City Warehousing Center. The data

was collected by using interview, observation, and document study techniques.

The data obtained was validated using method triangulation technique. The data

analysis was conducted through three steps: data reduction, data display, and

conclusion drawing.

The result of research found that the Surakarta Local Enterprise of

“Pedaringan” City Warehousing Center had standard operating procedure as the

foundation of its warehousing management. The function in SOP included

receiving, releasing, supervising and reporting, as well as billing. The product

receiving was carried out by Pedaringan quickly and thoroughly supported by

adequate personnel and infrastructures. In releasing product, Pedaringan actually

undertook quickness and thoroughness principles well. Supervising and reporting

activity for the tenant’s product was done full responsibly and it was ready to give

compensation when any damage occurring. They also provided clear calculation

in the term of billing the tenant should be pay.

Keywords: Local Enterprise, Warehouse, Warehousing Management.


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Gudang merupakan suatu fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang

dirancang untuk mencapai target tingkat pelayanan dengan total biaya yang

paling rendah. Gudang dibutuhkan dalam proses koordinasi penyaluran

barang, yang muncul sebagai akibat kurang seimbangnya proses penawaran

dan permintaan. Kurang seimbangnya antara proses permintaan dan

penawaran mendorong munculnya persediaan (inventory), dimana persediaan

membutuhkan ruang sebagai tempat penyimpanan sementara yang disebut

sebagai gudang.

Gudang digunakan untuk menyimpan suatu produk atau barang sampai

dengan produk atau barang tersebut diminta untuk didistribusikan, sehingga

gudang berperan dalam menghubungkan antara fasilitas produksi dengan

pelanggan atau pemasok dengan fasilitas produksi. Dengan demikian, gudang

mendukung terhadap proses produksi dengan mengkonsolidasikan material

dari pemasok dan juga mendukung upaya pengembangan pasar, terutama

dalam membuka pasar baru.

Pentingnya suatu gudang karena adanya beberapa alasan, antara lain

berfungsi sebagai Transportation-Pruduction Cost Reduction (pengendalian

dan pengurangan biaya transportasi dan produksi), Coordination of supply

and demand (unsur koordinasi antara penawaran dan permintaan), Production

considerations (proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan


commit to user

karakterisik tertentu) dan, marketing considerations (menjaga agar pasokan

barang tidak berhenti). Sehingga gudang bertindak sebagai simpul untuk

memperlancar distribusi produk/bahan baku, sebelum produk tersebut sampai

ditangan pelanggan/pabrik, serta berfungsi sebagai tempat penyimpanan,

pergerakan dan tempat transfer informasi. (http://pradipta .wordpress.com

/ /warehouse/)

Dengan adanya gudang diharapkan memberikan nilai tambah bagi

perusahaan yang menyimpan barang-barang di dalamnya, yaitu memastikan

bahwa barangnya tersebut tersimpan dengan baik sebelum dilakukan proses

lebih lanjut oleh perusahaan yang bersangkutan. Menjaga mutu dan

keamanan barang sangat penting karena semakin seringnya barang dipindah-

pindahkan akan semakin tinggi peluang terjadinya kerusakan dan penurunan

mutu barang. Dengan melakukan penyimpanan di gudang, maka barang akan

terlindungi dan mutu tetap bertahan karena tidak berpindah-pindah.

Akan tetapi, tidak semua perusahaan baik yang berskala besar maupun

yang berskala kecil memiliki gudang sendiri. Hal ini dikarenakan kurangnya

lahan atau ruang terbuka untuk dijadikan gudang. Sebab untuk membuat

suatu gudang memerlukan lahan yang luas dan membutuhkan biaya yang

tidak sedikit. Tidak hanya itu saja, permasalahan yang menjadi kendala untuk

membuat gudang itu sendiri karena prioritas terhadap biaya produksi yang

lebih besar dibandingkan dengan biaya lain-lain untuk menambah fasilitas

seperti gudang ini.

http://pradipta31.wordpress.com/


commit to user

Padahal, gudang dapat memainkan peranan kunci dalam pengembangan

strategi logistik terpadu suatu perusahaan, karena gudang umumnya

berdampak terhadap upaya keberhasilan penjualan dan pemasaran suatu

perusahaan. Gudang dapat dijadikan sebagai salah satu sarana untuk

pengurangan ongkos dan perbaikan produktivitas logistik, serta untuk

menyusun strategi pemanfaatan peluang dan antisipasi dari berbagai faktor

yang mempengaruhi suatu perusahaan.

Dari permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan terkait ketiadaan

gudang untuk menyimpan barang-barang produksi atau logistik perusahaan

tersebut munculah jasa-jasa penyedia gudang baik penyediaan gudang

terbuka maupun gudang tertutup. Jasa penyedia gudang ini disebut juga

sebagai jasa pergudangan. Sehingga adanya jasa pergudangan ini membantu

dalam menyederhanakan fungsi dan prosedur gudang suatu perusahaan.

Perusahaan jasa pergudangan berupaya menjangkau klien yang

memanfaatkan peralatan mereka, layanan dan ruang secara teratur. Mereka

juga memastikan aplikasi mudah dan efektif dari fungsi pergudangan dan

meningkatkan kepuasan pelanggan. Beberapa perusahaan jasa pergudangan

ini juga menyediakan link ke kontrak layanan pergudangan dan pergudangan

publik bagi produsen dan pengirim. Selain itu, mereka menyediakan

pencegahan kerusakan dan sumber daya konsultasi. Beberapa perusahaan jasa

pergudangan juga menawarkan perhatian pribadi kepada klien mereka. Hal

ini mencakup proses dan komunikasi yang memenuhi kebutuhan spesifik

gudang yang diinginkan oleh klien.


commit to user

Di Indonesia jasa pergudangan biasanya berada di kota-kota besar

seperti di Lampung terdapat ARTHA Perkasa Logistics PT-D yang

menyediakan space gudang untuk penyimpanan material telekomunikasi dan

elektronik lainnya. ARTHA Perkasa Logistics PT-D mengkhususkan diri

dalam bidang handling, pergudangan dan distribusi di Lampung yang meng-

cover kabupaten kota yang ada. (http://arthalogistics.indonetwork.co.id/

/jasa-pergudangan-dan-distribusi- -jam.htm)

Di Jakarta terdapat PT. Bhanda Ghara Reksa yang menyediakan,

menyewakan dan mengelola ruangan gudang, baik tertutup maupun terbuka.

Selain itu, menyelenggarakan jasa pergudangan lainnya termasuk Stock

Management dan Collateral Management Wilayah usaha PT. Bhanda Ghara

Reksa meliputi seluruh Indonesia, dengan didukung kantor-kantor cabang

yang tersebar di kota-kota besar seperti Medan, Padang, Dumai, Palembang,

Lampung, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Makassar,

Denpasar, Banjarmasin, Mataram, Kupang, Samarinda, Pontianak, Palu dan

Sorong. Dan masih banyak jasa-jasa pergudangan yang lainnya.

(http://www.bgrindonesia.com/company.php?tid= &id=in)

Di Kota Surakarta juga terdapat jasa pergudangan barang yang dimiliki

oleh Pemerintah Kota setempat. Jasa pergudangan tersebut yaitu di

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Dalam

Perda nomor tahun tentang Pendirian Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta disebutkan bahwa Pedaringan

merupakan sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menopang aktivitas

http://arthalogistics.indonetwork.co.id/


commit to user

pergudangan masyarakat Solo. Perusahaan ini didirikan untuk membantu

penyimpanan barang-barang hasil produksi yang dimiliki oleh perusahaan-

perusahaan di Solo dan sekitarnya bahkan dari daerah-daerah lainnya.

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta juga

dimaksudkan untuk menopang kebutuhan dinamisasi perekonomian di

Surakarta di mana jasa pergudangan logistik memegang peranan penting di

dalamnya. Tidak hanya itu saja, perusahaan daerah ini juga turut memberikan

kontribusi terhadap pendapatan asli daerah (PAD) Kota Surakarta seperti

perusahaan daerah lainnya yang dimiliki oleh Pemerintah Kota.

(http://kangbison.wordpress.com/tag/gudang-pedaringan/)

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini

termasuk perusahaan daerah yang masuk kedalam kategori Pengelolaan

Kekayaan Daerah yang dipisahkan. Selain itu, ada empat perusahaan daerah

lain yang termasuk di dalamnya yaitu PDAM, Bank Jateng, Badan Kredit

Kecamatan, dan PT. Bank Pasar. Dimana masing-masing perusahaan daerah

tersebut diberikan modal usaha oleh Pemerintah Kota dan laba yang

dihasilkan harus dibagi untuk kontribusi terhadap PAD.

Berikut ini tabel yang menunjukan tentang kontribusi perusahaan-

perusahaan daerah milik Pemkot Surakarta terhadap pendapatan asli daerah

(PAD) Kota Surakarta :

http://kangbison.wordpress.com/tag/gudang-pedaringan/


commit to user

Tabel .

Perolehan Pendapatan Asli Daerah Kota Surakarta

Dari Hasil Pengelolaan Kekayaan Daerah yang Dipisahkan

Tahun Anggaran

(Dalam Rp.)

Sumber : DPPKA Kota Surakarta, .

NO.

REKENING

JENIS

PENDAPATAN

ANGGARAN

(Setelah

Perubahan)

x

TARGET

(Bulan

Desember)

x

KONTRIBUSI PENDAPATAN DAERAH

LEBIH /

(KURANG)

x

s/d Bulan

Lalu

x

Bulan Ini

x

s/d Bulan Ini

x

%

Hasil

Pengelolaan

Kekayaan

Daerah yang

Dipisahkan

( )

Bagian Laba

Atas Penyertaan

Modal pada

PERUSDA

. , . , . , . , . , , ( . , )

. . . .

Perusahaan

Daerah Air

Minum

. , . , . , . , . , , ( . , )

. . . .

Bank Jawa

Tengah

. , . , . , - . , , ( . , )

. . . .

Badan Kredit

Kecamatan

- - - - - - -

. . . .

PT. Bank Pasar

Surakarta

. , . , . , - . , , ( . , )

. . . .

PD. Pedaringan

Surakarta

. , . , - . , . , , ( . , )


commit to user

Disebutkan dalam Peraturan Walikota Surakarta Nomor Tahun

tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor

Tahun tentang Pendirian Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

"Pedaringan" Surakarta yang menyatakan bahwa Perusda Pusat Pergudangan

Kota "Pedaringan" Surakarta yang selanjutnya disebut Perusda PPK

"Pedaringan" Surakarta adalah Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

"Pedaringan" Surakarta yang seluruh modalnya dimiliki oleh Pemerintah

Kota Surakarta. Oleh karena itu, laba yang dihasilkan harus dibagi kepada

Pemkot Surakarta untuk kontribusi PAD.

Banyak masyarakat sekitar yang mengetahui tentang keberadaan

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta sebagai

terminal angkutan barang. Padahal, di dalamnya terdapat beberapa macam

jasa yang ditawarkan seperti jasa parkir angkutan, pergudangan, jasa pest

control, spraying dan fogging, dan lain-lain. Perusahaan daerah ini juga ikut

andil dalam memberikan pendapatan asli daerah (PAD) bagi Kota Surakarta.

Namun, sebagian besar masyarakat belum mengetahui apa fungsi dan peran

dari perusahaan daerah tersebut serta kegiatan apa saja yang ada di dalamnya.

Manajemen yang baik dapat memberikan hasil yang maksimal bagi

perusahaan yang melaksanakannya dengan tepat. Seperti halnya dengan

dengan jasa-jasa lainnya, jasa pergudangan perlu adanya suatu pengelolaan

agar mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada setiap perusahaan

atau perorangan yang menggunakannya.


commit to user

Barang-barang yang disimpan digudang tidak hanya dimasukan dan

didiamkan begitu saja sampai pemilik barang mengambil barang tersebut.

Tetapi, juga perlu adanya pengaturan penjadwalan dan pengaturan letak

barang, pencatatan administrasi barang, pendataan stok, pengawasan agar

tidak hilang dicuri atau susut sehingga berkurang nilainya.

Dikarenakan Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta merupakan salah satu aset daerah milik Pemerintah Kota Solo yang

salah satu jasa yang ditawarkan adalah pergudangan. Maka dari itu, akan

dilihat bagaimana manajemennya. Terutama, berhubungan dengan

pengelolaan terhadap aktivitas pergudangan yang menjadi fokus utama

penelitian ini. Peranan manajemen pergudangan itu sangat dibutuhkan dalam

proses penyimpanan barang-barang yang menjadi sarana pendukung dalam

meningkatkan pelayanan jasa pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta.

B. Rumusan Masalah

Bagaimanakah manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ?

C. Tujuan Penelitian

Sesuai dengan pokok permasalahan yang dikemukakan di atas maka

yang menjadi tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan


commit to user

menggambarkan manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta.

D. Manfaat Penelitian

. Manfaat teoritis

Penelitian ini dapat memberikan tambahan informasi mengenai ilmu

pengetahuan studi manajemen khususnya bidang manajemen pergudangan.

Sekaligus sebagai bahan kajian teori-teori tentang manajemen

pergudangan. Sehingga penelitian ini berguna bagi peneliti, Perusahaan

Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta dan bagi

masyarakat umum.

. Manfaat Praktis

Penelitian ini diharapkan bisa berguna bagi Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta sebagai bahan masukan untuk

mengetahui sampai sejauh manakah manajemen pergudangannya telah

dilaksanakan. Selain itu, penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran

dan masukan tentang hal-hal yang perlu dibenahi maupun yang perlu

untuk dipertahankan terkait manajemen pergudangan yang dilaksanakan.


commit to user

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Landasan Teori

. Manajemen

a) Pengertian Manajemen

Manajemen dibutuhkan oleh setiap organisasi karena tanpa

adanya manajemen semua usaha yang dilakukan organisasi akan sia-sia

dan pencapaian tujuan akan sulit. Tentunya, hal ini dapat berdampak

pada kelangsungan hidup dari organisasi tersebut. Menurut George R.

Terry dalam terjemahan Anoraga ( : ), menyatakan bahwa :

“Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari

tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan

dan pengendalian yang masing-masing bidang tersebut digunakan

baik ilmu pengetahuan maupun keahlian dan yang diikuti secara

berurutan dalam rangka usaha mencapai sasaran yang telah

ditetapkan semula.”

Johann Peter Murmann dalam Scaffolding in Economics,

Management, and the Design of Technologies mengungkapkan tentang

penjelasan mengenai manajemen berikut ini :

“In the fields of economics, management, and technology, there

are two very different explanations for how better adaptive

structures that could account for the aforementioned changes in

the economy come about and how economic structures

reproduce.” (Dalam bidang ekonomi, manajemen, dan teknologi,

ada dua penjelasan yang sangat berbeda yaitu untuk bagaimana

struktur adaptif yang lebih baik yang dapat menjelaskan

perubahan dalam perekonomian itu terjadi dan bagaimana

struktur ekonomi itu bereproduksi). (Murmann, : )


commit to user

Manajemen juga dapat diartikan sebagai proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para

anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya

organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan (James F. Stoner dalam Handoko, : ).

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang

dimaksud dengan manajemen adalah kemampuan yang dimiliki

seseorang untuk menggerakkan sekelompok orang dan mengerahkan

segenap fasilitas yang dimiliki oleh suatu organisasi untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan

tersebut dibutuhkan adanya koordinasi berbagai aktivitas mulai dari

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, penggerakan, dan

pengawasan.

b) Tujuan Manajemen

Menurut Sulistriyo, Ign. Wagimin, Hery Sawiji ( : ), tujuan

manajemen adalah:

) Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha,

dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

) Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara

usaha dengan hasil atau input dengan output.

Menurut T. Hani Handoko ( : - ) ada alasan utama

diperlukan adanya manajemen, antara lain :


commit to user

) Untuk mencapai tujuan manajemen dibutuhkan untuk mencapai

tujuan organisasi dan pribadi.

) Untuk mencapai keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling

bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan

antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang

saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam

organisasi.

) Untuk mencapai efisiensi dan efktivitas. Suatu kerja organisasi dapat

diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara pada

umumnya adalah efisiensi dan efektivitas.

Dalam jurnal Tourism and Hospitality Management Vol. , No. ,

pp. - , yang berjudul The Challenges of Business Ethics

Management and The Question of Ethics menyatakan bahwa :

“A major goal in considering the three management models of

morality is to develop a clearer understanding of the full gamut of

management behavior in which ethics or morality is a major

dimension.” (Tujuan utama dalam mempertimbangkan tiga model

manajemen moralitas adalah untuk mengembangkan pemahaman

yang lebih jelas penuh keseluruhan perilaku manajemen di mana

etika atau moralitas adalah dimensi utamanya). (Jamnik, : ).

c) Fungsi Manajemen

Di dalam pelaksanaan manajemen ada fungsi-fungsi tertentu yang

harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam suatu organisasi. George F.

Terry dalam Yohannes Yahya ( : ) mendeskripsikan bahwa

fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut :

) Perencanaan (Planning)


commit to user

) Pengorganisasian (Organizing)

) Penggerakan (Actuating)

) Pengendalian (Controlling)

Sulistriyo, Ign. Wagimin, Hery Sawiji ( : ) dalam

Pengantar Manajemen mengungkapkan bahwa fungsi manajemen

dirumuskan sebagai berikut:

) Perencanaan (planning)

Adalah serangkaian kegiatan pemikiran dan penentuan terhadap hal-

hal yang perlu dilaksanakan dimasa yang akan datang dalam rangka

mencapai tujuan yang telah ditentukan.

) Pengorganisasian (organizing)

Adalah rangkaian kegiatan penyusunan bentuk dan pola usaha

kerjasama dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan

atau serangkaian kegiatan untuk membentuk struktur organisasi.

) Pembimbingan (directing)

Serangkaian kegiatan untuk memerintah, mendidik, mengarahkan

dan memberi motivasi kepada orang-orang dalam organisasi, agar

dapat mengelola alat perlengkapan dan atau fasilitas yang ada dalam

rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

) Pengawasan (controlling)

Adalah serangkaian kegiatan, untuk mengontrol pelaksanaan

kegiatan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

) Penilaian (evaluating)


commit to user

Serangkaian kegiatan untuk menilai dari hasil-hasil yang telah

dicapai oleh usaha atau input yang telah dikeluarkan untuk mencapai

hasil yang seharusnya dicapai, dengan rencana yang telah disusun.

. Pergudangan

a) Gudang

Gudang digunakan untuk menyimpan suatu produk atau barang

sampai dengan produk atau barang tersebut diminta untuk

didistribusikan. Yang dimaksud dengan gudang adalah lokasi untuk

penyimpanan produk sampai permintaan (demand) cukup besar untuk

melaksanakan distribusinya (Bowersox, : ). Dijelaskan lebih

lanjut oleh Hadiguna dan Setiawan ( : ) bahwa gudang dapat

didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan

barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta

sesuai dengan jadwal produksi.

Menurut Bowersox dan Closs ( : ) dalam Logistical

Management : The Integrated Supply Chain Process menyatakan

bahwa :

“A warehouse is typically viewed as a place to store inventory.

However, in many logistical system designs, the role of the

warehouse is more properly viewed as a switching facility as

contrasted to as storage facility.” (Gudang biasanya dipandang

sebagai tempat untuk menyimpan barang atau persediaan.

Namun, dalam banyak desain sistem logistik, peran gudang lebih

baik dilihat sebagai tempat peralihan layaknya fasilitas

penyimpanan).


commit to user

Berdasarkan pengertian dan beberapa penjelasan di atas dapat

disimpulkan bahwa pengertian gudang adalah bangunan atau suatu

tempat yang memiliki dimensi tertentu yang digunakan untuk

menyimpan barang-barang atau persediaan yang dibutuhkan oleh suatu

perusahaan atau perorangan yang akan dipergunakan dalam produksi

sebelum barang tersebut dilakukan proses lebih lanjut.

Di dalam Jurnal INASEA Vol. No. , April yang berjudul

Penerapan Sistem Pergudangan Cross-Docking Pada Industri Retail

yang Sedang Berkembang menjelaskan kriteria sebuah gudang yang

baik sebagai berikut ini :

“Gudang yang baik memiliki kriteria (tujuan) sebagai berikut.

Pertama, efisiensi biaya, dalam artian tidak menyimpan barang

dalam waktu lama, distribusi barang pada saat yang tepat,

transportasi di dalam dan di luar gudang yang mudah,

perpindahan barang di dalam dan di luar gudang terjadwal, dan

tercatat dengan baik. Kedua, efisiensi waktu, yaitu mudah

diakses, diambil, dan dikenali, serta tidak banyak pengaturan

ulang barang-barang. Ketiga, fleksibilitas karena jenis barang

yang membutuhkan respons yang cepat terhadap perubahan pasar

maka perpindahan, pergantian jenis kategori barang harus

semudah mungkin. Hal yang perlu diperhatikan, jangan sampai

terjadi, saat dibutuhkan, barang tidak tersedia. Keempat, barang

tersimpan dengan baik. Artinya, barang tersimpan sesuai kategori

dan pencatatan, tidak hilang, dan tidak rusak.” (Parwati, : )

Dikatakan lebih lanjut oleh Bowersox dan Closs ( : - )

dalam pengoperasian gudang ada beberapa prinsip yang harus

diperhatikan. Prinsip-prinsip tersebut meliputi :

) Design criteria (aspek perancangan desain),

) Handling technology (teknologi dalam penanganan),

) Storage plan (perencanaan penyimpanan).


commit to user

) Jenis-jenis Gudang

Ronald H. Ballou ( : ) dalam Business Logistics

Management (Fourth Edition) menyatakan bahwa jenis-jenis gudang

adalah sebagai berikut :

a) Commodity storage warehouses (gudang penyimpanan komoditi)

b) Bulk storage warehouses (gudang penyimpanan masal)

c) Temperature-controlled warehoues (gudang pengatur suhu)

d) Household goods warehouses (gudang barang rumah tangga)

e) General merchandise warehouses (gudang umum)

f) Miniwarehouses (gudang kecil)

Jhon Warman ( : ) dalam Manajemen Pergudangan

menjelaskan bahwa gudang terdiri dari enam macam yaitu:

a) Gudang Operasional

Adalah gudang dimana bahan baku disimpan. Disini dapat pula

disimpan barang setengah jadi, atau suku bagian atau barang

dalam proses. Barang-barang itu disiapkan untuk diserap oleh

proses produksi.

b) Gudang Perlengkapan

Dapat berupa bengkel tambahan yang diletakkan dekat proses

produksi untuk menyediakan perkakas kerja, bahan pelumas atau

barang lainnya yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi

tidak ditemukan kembali di dalam produk akhir. Barang-barang


commit to user

itu disimpan untuk digunakan, sesudah itu dikembalikan ke

gudang lagi.

c) Gudang Pemberangkatan

Merupakan ruang penyimpanan dari bagian pengiriman, dimana

barang-barang itu disimpan sebelum diberangkatkan dari pabrik.

Dapat juga disebut "gudang hasil jadi".

d) Gudang Musiman

Dalam industri tertentu terkadang diperlukan sediaan barang yang

harus disimpan dalam jumlah banyak, sehingga harus menyewa

ruangan.

e) Gudang Pengecer dan Departemental

Merupakan gudang yang digunakan oleh pedagang eceran kecil,

serba ada sampai yang besar dan berantai serta perusahaan

pabrikan yang terintegrasi secara vertikal.

f) Gudang Umum dan Pribadi

Gudang ini meliputi tempat penitipan dan penggudangan barang

dan bahan milik orang lain yang bersifat hanya untuk sementara.

) Tata Ruang Gudang

Di dalam sebuah gudang diperlukan adanya perancangan tata

ruang gudang. Perancangan tata ruang gudang merupakan kegiatan


commit to user

pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang

serta pengaturan logistik di dalam ruang gudang tersebut.

Dijelaskan lebih lanjut oleh Dwiantara dan Sumarto ( : )

ada beberapa asas tata ruang gudang yang perlu diperhatikan, yaitu

meliputi hal-hal sebagai berikut:

a) Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga

pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat

melewati jarak sependek mungkin.

b) Asas Mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan

urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan

berurutan, baik dengan metode FIFO (First in First Out) yang

pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus

dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last in

First Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam

gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

c) Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah

pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.

d) Asas Fleksibilitas Ruangan


commit to user

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa

sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan

dengan kebutuhan.

e) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering pakai

seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan

dengan pihak luar.

b) Pengertian Pergudangan

Kata pergudangan berasal dari kata dasar gudang. Seperti yang

disampaikan oleh Jhon Warman ( : ) yang menyatakan demikian:

"Gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk

menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) ialah

kegiatan menyimpan dalam gudang".

James M. Apple ( : ) dalam Material Handling System

Design, menyatakan bahwa :

“The storage-warehousing activity can be defined as that function

which provides the proper space for the safekeeping of goods;

provides a system to economically coordinate the necessary

activities, facilities, and manpower; and provides for the overall

control of the entire operation. (Kegiatan pergudangan dapat

didefinisikan sebagai fungsi yang menyediakan ruang yang tepat

untuk penyimpanan barang; menyediakan sistem untuk

mengkoordinasikan kegiatan ekonomi untuk keperluan yang

penting, fasilitas, dan tenaga kerja, dan memberikan kontrol

keseluruhan dari seluruh operasi).”

Dikatakan lebih lanjut tentang pergudangan tersebut adalah

seperti berikut ini :

“That activity which is concerned with the orderly storage and

issuing of finished goods or products, either within the plant


commit to user

proper, or at remote locations, whether operated by

manufacturer, or by one of the several “agents” in the

distribution process...(Aktivitas pergudangan berkaitan dengan

penyimpanan yang tertib dan mengeluarkan barang jadi atau

produk yang tepat, baik di dalam pabrik, atau di lokasi terpencil,

baik yang dioperasikan oleh produsen, atau dengan salah satu

"agen" dalam beberapa proses distribusi)” (Apple, : )

Menurut Dwiantara & Hadi Sumarto ( : ) pergudangan

pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan pengurusan logistik

dalam gudang, yang bersifat administratif berkaitan dengan perumusan

maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, maupun tata usaha.

Selanjutnya dikatakan bahwa pergudangan merupakan serangkaian

kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan

penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan,

pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai

dengan kegiatan pertanggung jawaban penglolaaan gudang (pembuatan

laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas unit kerja,

sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara

keseluruhan.

Jadi, pengertian pergudangan adalah aktivitas yang terjadi di

dalam suatu gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan,

pemeliharaan, pendistribusian, dan pengendalian agar kualitas dan

kuantitas barang yang disimpan tetap terjamin sebelum dilakukan

proses yang lebih lanjut.

Ada beberapa macam hal yang perlu diperhatikan oleh suatu

perusahaan atau organisasi terkait dengan pergudangan. James M.


commit to user

Apple ( : ) mengemukakan bahwa di dalam aktivitas

pergudangan terdapat beberapa kegiatan-kegiatan pokok yang harus

diperhatikan. Kegiatan tersebut mencakup hal-hal berikut ini :

) Receiving

) Identification and sorting

) Dispatching to storage

) Placing in storage

) Storage

) Order picking

) Order accumulation

) Packing

) Loading and shipping

) Record keeping

) Tujuan dan Manfaat Pergudangan

Menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto ( :

) tujuan pergudangan adalah sebagai berikut :

a) Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik.

b) Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk

menjamin keamanan barang maupun menyediakan peran

pertanggungjawaban pegelolaan gudang.

c) Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik

yang ada mudah dicek, ditemukan, dan diambil.


commit to user

d) Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu

menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang

maupun pihak-pihak berkepentingan.

e) Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam

gudang tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga

barang yang siap pakai (ready for use).

Dijelaskana di dalam Peraturan Kepala Badan Nasional

Penanggulangan Bencana Nomor Tahun tentang Pedoman

Pergudangan manfaat pergudangan sendiri adalah sebagai berikut :

a) Terjaganya kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.

b) Tertatanya logistik dan peralatan.

c) Peningkatan pelayanan pendistribusian.

d) Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan

akuntabel.

e) Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

f) Tertib administrasi.

) Pentingnya Pergudangan

Ada beberapa faktor-faktor dasar yang membuat pentingnya

suatu pergudangan seperti yang dikemukakan oleh Miranda ( :

) yaitu:

a) Waktu


commit to user

Waktu merupakan salah satu unsur terpenting dalam keefektifan

pergudangan. Untuk itu operasi gudang terbaik adalah yang

dirancang untuk mengurangi setiap aspek waktu siklus pesanan.

b) Kualitas

Kualitas sama pentingnya dengan ketepatan waktu, dan pemakai

pelayanan gudang sekarang mengharapkan hasil yang mendekati

kesempurnaan.

c) Perhatian

Perhatian pada gudang merupakan perbaikan produktivitas aset.

Tiga fungsi kritis adalah mengurangi biaya total, penggunaan

kembali dan daur ulang.

d) Memasuki abad , manajer pergudangan harus mengembangkan

jenis tenaga kerja baru serta perlu bagi manajemen dan tenaga

kerja untuk berubah secara signifikan.

) Fungsi Pergudangan

Bowersox ( : ) mengemukakan bahwa fungsi

pergudangan itu dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu fungsi

penggerakan dan fungsi penyimpanan. Kedua fungsi tersebut juga

dibagi kedalam beberapa bagian. Untuk lebih memperjelas pendapat

di atas maka di bawah ini akan diuraikan sebagai berikut:

a) Fungsi Penggerakan


commit to user

Dalam fungsi penggerakan ini, pengiriman kuantitas dikurangi

sampai pada jenis-jenis yang dipesan saja. Keempat fungsi ini

adalah ( ) penerimaan, ( ) pemindahan (transfer), ( ) seleksi

pesanan, dan ( ) pengiriman. Masing-masing akan dibahas di

bawah ini.

. Penerimaan

Barang dagang dan material biasanya tiba di ruang gudang

dalam jumlah muatan kereta dan truk. Langkah pertama

adalah pemunggahan (unloading). Di kebanyakan gudang,

pembongkaran ini dilakukan dengan tangan, kecuali untuk

bahan mentah. Metode otomatis dan mekanis terbatas juga

telah dikembangkan orang yang dapat disesuaikan dengan

berbagai ciri-ciri produk.

. Pemindahan (transfer)

Sekurang-kurangnya ada dua dan kadang-kadang tiga

gerakan pemindahan dalam suatu gudang yang biasa.

Pertama-tama barang-barang itu diangkut ke dalam gudang

dan ditaruh di suatu tempat yang telah ditentukan.

. Seleksi

Seleksi adalah fungsi primer dari gudang. Pada tahap ini,

gerakan ditujukan untuk pengelompokan kembali material,

suku-cadang, dan produk-produk ke dalam pesanan-pesanan


commit to user

tertentu. Untuk sejumlah besar produk-produk kecil, satu

seksi dari gudang itu mungkin ditetapkan untuk daerah

seleksi. Pengolahan data otomatis mungkin dipakai untuk

memudahkan pembuatan rekening yang teliti.

. Pengiriman

Pengiriman ini terdiri dari pengecekan dan pemuatan pesanan

untuk tujuan keluar. Sebagaimana halnya dalam penerimaan,

pekerjaan pengiriman ini dalam banyak system dikerjakan

dengan tangan. Pengiriman muatan-muatan pallet penuh

sekarang semakin populer, karena dapat menghemat banyak

waktu dalam pemuatan ke kendaraan. Beberapa perusahaan

memperoleh banyak penghematan transportasi dengan

pengiriman muatan unit.

b) Fungsi Penyimpanan

Disamping mengolah pesanan-pesanan lazim dan yang khusus,

gudang juga melaksanakan dua bentuk penyimpanan yaitu,

penyimpanan sementara dan penyimpanan permanen.

. Penyimpanan Sementara

Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya, penekanan

utama adalah pada arus produk dalam gudang.

Bagaimanapun perputaran persediaan itu, semua barang yang

diterima haruslah disimpan untuk beberapa waktu.


commit to user

Penyimpanan untuk pengisian persediaan dasar dinamakan

penyimpanan sementara. Lamanya penyimpanan sementara

ini berbeda-beda dalam sistem logitik yang berbeda pul,

karena waktu yang berlalu didasarkan atas pengisian kembali

persediaan. Penyimpanan sementara haruslah memberikan

cukup kuantitas barang untuk memenuhi permintaan dan

untuk menjamin cukupnya cadangan pengaman.

. Penyimpanan Permanen

Penyimpanan permanen hanyalah berarti penyimpanan yang

dibutuhkan di atas persediaan pengisian yang normal. Dalam

beberapa situasi tertentu, penyimpanan mungkin dibutuhkan

untuk beberapa bulan, manajer logistik hendaklah memahami

alasan-alasan untuk penyimpanan permanen ini. Manajer

gudang hendaklah didorong untuk meminimumkan

penyimpanan permanen ini dan memusatkan perhatiannya

pada arus produk yang maksimum.

Dijelaskan lebih lanjut oleh Widjaja Tunggal ( : ) yang

melengkapi fungsi-fungsi pergudangan yang dijelaskan oleh

Bowersox diatas menjadi tiga fungsi dasar. Fungsi-fungsi tersebut

perlu untuk diperhatikan di dalam aktivitas pergudangan. Di dalam

pergudangan ketiga fungsi dasar tersebut dijelaskan secara rinci

seperti berikut ini :

a) Perpindahan (movement)


commit to user

Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu

kegiatannya adalah memperbaiki perputaran inventory dan

mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman

utama.

Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni :

. Penerimaan (receiving)

Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya

terdapat aktivita-aktivitas seperti pembongkaran muatan,

penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan

kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan

penerimaan barang di gudang.

. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)

Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke

gudang penyimpanan.

. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian pesanan

(customer orderpicking or order selection)

Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang

penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian

disiapkan untuk proses pengiriman.

. Packing

Proses packing merupakan proses pengepakan barang yang

akan dikirim ke konsumen.

. Cross docking


commit to user

Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area

receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas

penyimpanan di gudang.

. Pengiriman (shipping)

Aktivitas ini merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi

proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirim.

b) Penyimpanan (storage)

Storage merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang

merupakan barang baku ataupun barang hasil produksi.

Penyimpanan barang dilakukan di dalam gedung gudang. Gudang

finished good dan spare part dapat menjadi satu atau dapat

dipisahkan.

c) Transfer informasi (information transfer)

Aktivitas ini adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi

mengenai stock barang yang ada di gudang atau informasi-

informasi lain yang berguna, informasi ini dapat merupakan

informasi untuk pihak di luar gudang atau pihak gudang sendiri.

. Manajemen Pergudangan

Mengacu pada pengertian manajemen dan pengertian pergudangan

yang telah dijelaskan sebelumnya maka, manajemen pergudangan itu

adalah pengelolaan terhadap segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang.

Berdasarkan SOP (Standard Operating Procedure) Pergudangan di


commit to user

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta

adalah aktivitas pengelolaan gudang yang meliputi kegiatan penerimaan

barang, pengeluaran barang, pengawasan dan pelaporan barang di gudang,

serta tagihan barang yang dititipkan di gudang.

Jadi, manajemen pergudangan dapat didefinisikan sebagai

pengelolaan terhadap segala aktivitas pergudangan yang terjadi di dalam

gudang meliputi kegiatan-kegiatan penerimaan barang, pengeluaran

barang, pengawasan dan pelaporan barang di gudang, serta tagihan

terhadap jumlah biaya yang harus dibayar atas barang yang telah dititipkan

di gudang berdasarkan periode yang telah ditentukan.

. Manajemen Pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan Surakarta

Berdasarkan pengertian manajemen pergudangan yang telah

dijelaskan sebelumnya diatas, maka manajemen pergudangan di Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan Surakarta adalah pengelolaan terhadap

segala aktivitas pergudangan yang ada di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan Surakarta yang meliputi kegiatan-kegiatan

penerimaan barang, pengeluaran barang, pengawasan dan pelaporan

barang di gudang, serta tagihan barang yang dititipkan di gudang agar

aktivitas pergudangan yang terjadi di dalamnya dapat berjalan dengan

lancar. Keempat fungsi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :


commit to user

a) Penerimaan Barang

Menurut Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan

Bencana Nomor Tahun tentang Pedoman Pergudangan

dijelaskan bahwa penerimaan merupakan proses penyerahan dan

penerimaan logistik dan peralatan di gudang. James M. Apple (

) mengatakan demikian :

Receiving includes all those activities involved in accepting

materials to be stored. (Penerimaan mencakup semua kegiatan

yang terlibat dalam proses menerima barang untuk disimpan).

Dijelaskan oleh Morrison ( : ) bahwa dalam Storage and Control

of Stock (Third Edition) beliau menyatakan bahwa :

“Receiving is the proces of accepting, from all sources, all

materials, equipment and parts used in organization, including

supplies for manufacturing or operating proces, plant

maintenance, office, capital installations and finished product”

(Penerimaan adalah proses menerima, semua bahan, peralatan dan

suku cadang yang digunakan dalam organisasi dari berbagai

sumber termasuk pasokan untuk pembuatan atau proses operasi,

pemeliharaan, kantor, instalasi modal dan produk jadi.)

Kecepatan dan akurasi adalah tujuan utama dari fungsi

penerimaan ini. Agar proses penerimaan berjalan lancar perlu diertai

dengan kegiatan-kegiatan pendukung lainnya. Selanjutnya dikatakan

oleh James M. Apple ( : - ) tentang berbagai macam proses

penerimaan dengan melibatkan hal-hal berikut ini :

) Prompt and accurate processing of receipts (kecepatan dan

akurasi),


commit to user

) Control and scheduling of deliveries (pengendalian dan

penjadwalan pengiriman),

) Procurement and processing of all due-in information (pengadaan

dan pengolahan terhadap segala informasi),

) Analysis of document for planning purposes (analisis terhadap

dokumen untuk tujuan perencanaan),

) Scheduling and controlling (penjadwalan dan pengendalian),

) Spotting carries (penempatan barang),

) Unloading carries (membongkar barang).

Menurut Frazelle ( : - ) dalam upaya persiapan penerimaan

barang perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

) Pre packaging in issue increments. (Identifikasi barang Sebelum

mengemas barang).

) Applying necessary labels and tags. (Memasang label dan

pengkodean).

) Cubing and weighing for storage and transport planning.

(Mengepak dan menimbang barang untuk penyimpanan dan

perencanaan transportasi).

Penerimaan barang di Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta adalah kegiatan menerima barang dari relasi/klien dengan

melalui tahapan-tahapan tertentu yang telah ditentukan oleh pihak

Pedaringan dengan memeriksa jenis dan kondisi barang, serta jumlah


commit to user

barang sebelum dilakukan proses penyimpanan. Kegiatan penyimpanan

terjadi pada aktivitas ini dimana proses penerimaan ini berlangsung

maka secara tidak langsung terjadi aktivitas pemasukan barang ke

dalam gudang yang telah disediakan untuk dilakukan penyimpanan

barang selama masa periode yang telah ditentukan.

b) Pengeluaran Barang

Menurut Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan

Bencana Nomor Tahun tentang Pedoman Pergudangan,

pengeluaran barang merupakan proses kegiatan penyaluran logistik dan

peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui

suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai

dengan bukti serah terima.

Menurut Frazelle ( : ) dalam World-Class Warehousing and

Material Handling mengatakan demikian “

“Picking is the process removing item from storage to meet a

specific demand”. (Pengeluaran barang adalah proses

memindahkan barang dari gudang penyimpanan kepada peminta

barang tersebut).

Selanjutnya, dikatakan oleh Morrison ( : ) bahwa dalam

pengeluaran barang perlu memperhatikan hal berikut :

) A routine system for the time of receipt of issue notes, the selection

of what is required and marshalling of the needs of each customers.

(Waktu yang rutin dalam pencatatan, memilih apa yang diperlukan

dan menyusun kebutuhan setiap pelanggan).


commit to user

) A timed schedule of loading vehicles. (Penjadwalan pemuatan barang

ke kendaraan).

) A detailed transport plan for journeys to users, timing and routeing

each vehicle and providing, as for as practicable, for full loads

outwards and return loads. (Perencanaan transportasi yang jelas

untuk membawa barang ke pengguna, dengan menyediakan waktu

dan rute yang jelas, agar mudah dijalankan untuk yang muatan penuh

dan pengembalian muatan).

) A regular system of checking to ensure that all items due for

dispatch are loaded, and that no unauthorized items are put in the

vehicles. (Sistem pengawasan untuk memastikan bahwa semua

barang telah dimuat dan tidak ada barang yang tertinggal).

Kegiatan pengeluaran barang oleh Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini adalah proses

penyerahan barang-barang yang disimpan di gudang kepada relasi/klien

dengan melengkapi persyaratan-persyaratan administrasi terlebih

dahulu sebelum dilakukan proses pengeluaran barang. Proses

pengeluaran ini melalui alur tertentu yang telah dibuat agar tidak

menimbulkan penumpukan barang dan menjaga keamanan dari barang

tersebut.

c) Pengawasan dan Pelaporan

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin

bahwa tujuan-tujuan organisai dan manajemen tercapai (Handoko,


commit to user

: ). Hal ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan seuai

dengan yang telah direncanakan.

Sondang P. Siagian ( : ) mendefinisikan pengawasan

sebagai proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna lebih

menjamin bantuan semua pekerjaan yang sudah dilakukan sesuai

dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Fungsi pengawasan yaitu suatu proses untuk menetapkan

pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar

pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula. Proses

pengawasan memiliki lima tahapan menurut T. Hani Handoko ( :

- ), yaitu :

) penetapan standar pelaksanaan,

) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,

) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata,

) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan

penganalisaan penyimpangan-penyimpangan,

) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Sedangkan, pelaporan merupakan salah satu cara untuk

menyampaikan informai tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam

perencanaan, pengendalian, pengawasan, pemantauan, penilaian dan

pengambilan keputusan (Susilo, : ). Dalam pelaporan ini

menggunakan laporan sebagai salah satu alat yang resmi dalam sistem


commit to user

administrasi organisasi. Lebih lanjut dikatakan oleh Susilo ( : )

bahwa fungsi laporan sebagai :

) Pertanggungjawaban dan pengawasan.

) Dasar dan bahan penilaian.

) Penyampaian informasi.

) Bahan pengambilan keputusan.

) Alat untuk membina kerja sama, saling pengertian dan koordinasi

yang tepat.

Pengawasan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta menggambarkan langkah-langkah atau cara

dalam menjaga barang-barang atau persediaan milik relasi/klien yang

ada di gudang. Morrison ( : ) mengatakan bahwa :

“Stock control is the operation of continously arranging receipt

and issues so that stock balances are adequate to support the

current rate of consumption, with due regard to economy.”

(Pengawasan persediaan adalah operasi yang dilakukan untuk

mengatur penerimaan sehingga keseimbangan atas persediaan

cukup untuk mendukung tingkat kebutuhan saat ini, dengan

memperhatikan keadaan ekonomi).

Sedangkan, pelaporan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan” Surakarta merupakan pemberitahuan informasi

tertulis tentang keadaan barang-barang yang ada di gudang oleh petugas

gudang kepada pimpinan untuk dijadikan bahan pertimbangan sekaligus

informasi untuk penyewa gudang.

Pengawasan perlu disertai dengan pelaporan agar meyakinkan

pihak relasi/klien barang yang disimpan terjamin keamanannya.


commit to user

Pengawasan dan pelaporan merupakan alat informasi untuk pihak

penyewa gudang sekaligus alat pertanggungjawaban kepada pimpinan.

d) Tagihan

Yang dimaksud dengan tagihan atau faktur adalah sebuah

perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga dan

hal-hal lain yang biasanya terkait dengan pembayaran

(http://id.wikipedia.org/wiki/Tagihan). Tagihan di Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan” Surakarta adalah daftar rincian barang dan besarnya

jumlah biaya yang telah disepakati dalam kontrak perjanjian gudang

berdasarkan periode yang telah ditentukan. Tagihan ini diperlukan

sebagai bukti rincian biaya dan kondisi barang sebelum diserahkan

kembali kepada pemilik barang yang sebenarnya.

B. Kerangka Pemikiran

Penelitian ini mendiskripsikan aktivitas pelayanan jasa pergudangan di

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Dengan

adanya pengelolaan yang baik, akan memperlancar aktivitas pergudangan

yang ada didalamnya. Sehingga kelancaran dalam aktivitas pergudangan ini

dapat memberikan kepuasan terhadap klien yang menyewa gudang di

perusahaan daerah tersebut. Oleh karena itu, penelitian ini dimaksudkan

untuk mengetahui bagaimana manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan” Surakarta.


commit to user

Secara singkat, kerangka pemikiran bagi penelitian ini dapat

digambarkan dengan skema sebagai berikut :

Gambar . Skema Kerangka Pemikiran Penelitian

Manajemen Pergudangan di

Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta berdasarkan SOP

Pergudangan :

Penerimaan barang

Pengeluaran barang

Pengawasan dan pelaporan

Tagihan

Pelayanan Jasa

Pergudangan di

Perusahaan Daerah

Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan”

Surakarta

Kelancaran

Aktivitas

Pergudangan di

Perusahaan

Daerah Pusat

Pergudangan Kota

“Pedaringan”

Surakarta


commit to user

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Metode dasar yang digunakan dalam penelitian ini termasuk dalam

kategori penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif yang

dimaksud dalam konteks ini adalah penelitian yang bertujuan untuk

memberikan gambaran mengenai manajemen pergudangan di Perusahaan

Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Menurut Bungin

( : ) pendekatan kualitatif dengan deskripsi dapat dijadikan dasar

untuk menggambarkan, meringkas berbagai kondisi, situasi, atau

fenomena realitas sosial yang ada di masyarakat yang menjadi obyek

penelitian, dan berupaya menarik realitas itu ke permukaan sebagai suatu

ciri, karakter, sifat, model, atau gambar tentang kondisi, situasi atau

fenomena tertentu.

Pendekatan deskriptif kualitatif ini dipilih karena dengan

pendekatan ini akan diperoleh pemahaman yang mendalam dan sangat

dimungkinkan memperoleh informasi-informasi baru terkait dengan objek

yang diteliti, yaitu mengenai manajemen pergudangan. Dengan

pendekatan ini, diharapkan dapat menggambarkan realitas keadaan atau

fenomena yang sebenarnya terjadi di lapangan. Metode penelitian

deskriptif kualitatif lebih tepat apabila digunakan untuk meneliti masalah-

maalah yang membutuhkan studi mendalam. Apalagi terkait tentang


commit to user

bagaimana manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta ini dilaksanakan.

B. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta yang terletak di Jalan

Kentingan No. , Jebres, Surakarta .

Alasan memilih lokasi ini karena Pusat Pergudangan Kota

Pedaringan Surakarta merupakan satu-satunya pusat pergudangan terbesar

di wilayah eks-Karisidenan Surakarta yang menjadikannya sebuah

perusahaan daerah yang berfungsi untuk menopang aktivitas pergudangan

masyarakat dan perusahaan-perusahaan di Solo dan sekitarnya.. Selain itu,

Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta juga menjadi aset

Pemerintah Kota Surakarta yang diperlukan penanganan pengelolaannya

secara spesifik terutama pada pergudangannya untuk memberikan

kontribusi yang maksimal bagi Pendapatan Asli Daerah (PAD) Kota

Surakarta.

C. Sumber Data

Data adalah segala fakta dan angka yang dapat dijadikan bahan

untuk menyusun suatu informasi (Arikunto, : ). Sedangkan

sumber data adalah subyek dari mana data dapat diperoleh (Arikunto,

: ). Sumber data pada penelitian ini meliputi :


commit to user

. Data Primer

Data primer merupakan data yang langsung dikumpulkan sendiri

di lokasi penelitian. Data primer ini dikumpulkan dengan cara

wawancara atau berkomunikasi secara langsung dengan informan kunci

yang terpilih. Teknik dalam pemilihan informan ini digunakan

purposive sampling. Purposive sampling adalah teknik pemilihan

dengan kecenderungan peneliti untuk memilih informan yang dianggap

mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat

dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap (Sutopo, : ).

Oleh karena itu, peneliti mencari informan yang benar-benar

mengetahui tentang segala informasi yang dibutuhkan secara

mendalam, yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan, dalam

hal ini adalah tentang manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah

Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Adapun sumber data

primer dalam penelitian ini diperoleh dengan memilih informan sebagai

berikut :

a) Direktur Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta.

b) Kepala Gudang di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta.

c) Petugas gudang (checker) di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan” Surakarta.


commit to user

d) Penyewa gudang di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta

. Data Sekunder

Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung

yang berasal dari data bantu lainnya yang diperoleh atas kerja sama

dengan instansi atau lembaga terkait guna melengkapi data-data yang

telah tersedia. Data sekunder ini dikumpulkan dari berbagai informasi

tentang manajemen pergudangan yang ada di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta. Menurut Bungin ( :

) dokumen adalah informasi yang disimpan atau didokumentaikan

sebagai bahan dokumenter. Sedangkan bahan dokumen yang akan

digunakan di dalam penelitian ini meliputi arsip atau dokumen resmi

yang diperoleh dari Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta

D. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan cara yang digunakan untuk

memperoleh data yang diperlukan untuk penelitian. Cara pengumpulan

atau pengambilan data yang digunakan dalam penelitian kualitatif meliputi

metode wawancara mendalam (in-depth interview), observasi, dan telaah

dokumen (Bungin, : ). Penelitian ini antara lain menggunakan

teknik pengumpulan data sebagai berikut :


commit to user

. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang berupa

tatap muka percakapan tanya jawab langsung pada pihak yang terkait

dengan tujuan mendapatakan informasi yang lebih jelas dan

mempunyai kedalaman yang cukup tentanng berbagai aspek dalam

penelitian ini. Wawancara ini dapat dilakukan beberapa kali sesuai

dengan keperluan para peneliti yang berkaitan dengan kejelasan dan

kemantapan masalah yang sedang diteliti. Wawancara dilakukan

dengan melakukan tanya jawab terhadap narasumber yang dianggap

mengetahui dan dapat memberikan informasi untuk menggali data

deskriptif tentang manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta.

. Observasi

Observasi merupakan teknik yang digunakan untuk menggali

data berupa dari sumber data yang berupa peristiwa tempat atau lokasi,

benda-benda serta rekaman gambar-gambar (Sutopo, : ).

Observasi ini adalah teknik pengumpulan data dalam penelitian dengan

melakukan serangkaian pengamatan dan penelitian secara langsung

terhadap obyek yang diteliti. Tidak hanya dengan pengamatan, tetapi

juga dengan mendengarkan, mencatat, dan melihat secara langsung

kegiatan atau aktivitas yang dilakukan komponen obyek yang diteliti.


commit to user

. Telaah Dokumen

Metode ini untuk mencari data mengenai hal-hal atau variabel

yang catatan, transkrip, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat dan

sebagainya (Arikunto, : ). Menurut HB. Sutopo ( : )

mengemukakan bahwa dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis

yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas.

Telaah Dokumen merupakan tipe informasi untuk memperoleh

data sekunder agar mendukung dan menambah bukti serta data dari

sumber-sumber lain. Dokumentasi diperoleh dari dokumen-dokumen

administratif, keputusan dan ketetapan resmi, kesimpulan rapat dan lain

sebagainya. Dokumen dan arsip merupakan sumber data yang sering

memiliki posisi penting dalam pengamatan kualitatif agar pengamat

dapat memahami latar belakang suatu peristiwa itu bisa terjadi.

E. Validitas Data

Data yang telah berhasil digali, dikumpulkan dan dicatat dalam

kegiatan penelitian, harus diusahakan kemantapan dan kebenarannya. Oleh

karena itu, setiap peneliti harus bisa memilih dan menentukan cara-cara

yang tepat untuk mengembangkan validitas data yang diperolehnya. (H.B.

Sutopo, : - ). Cara yang digunakan untuk mengembangkan

validitas data adalah Triangulasi.

Menurut Patton dalam H.B. Sutopo ( ) menyatakan bahwa

ada macam triangulasi:


commit to user

. Triangulasi data (data triangulation) yaitu dimana peneliti

menggunakan beberapa sumber dengan data yang sama.

. Triangulasi peneliti (investigator triangulation) yaitu pengumpulan data

yang sama dan dilakukan oleh beberapa orang peneliti.

. Triangulasi metode (methodological triangulation) yaitu peneltiain

yang dilakukan dengan menggunakan metode yang berbeda ataupun

dengan mengggunakan data yang sejenis, tetapi dengan menggunakan

teknik pengumpulan data yang berbeda.

. Triangulasi teoritis (theoritical trianguilation) yaitu menggunakan

penelitian tentang topik yang sama dan datanya dianalisis dengan

menggunakan beberapa perspektif teoritis yang berbeda.

Dalam penelitian ini hanya menggunakan triangulasi metode.

Triangulasi metode dilakukan dengan menggunakan metode atau teknik

yang berbeda dalam rangka mendapatkan data yang sama. Metode tersebut

yaitu wawancara dan observasi. Peneliti akan membandingkan antara hasil

wawancara dengan hasil observasi dan telaah dokumen sehingga

diharapkan kevalidan data akan lebih terjamin.

F. Teknik Analisis

Menurut Patton dalam Lexi J. Moleong ( ) analisis data

adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya kedalam suatu

pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Model analisis data yang

digunakan adalah model analisis interaktif yaitu model analisis yang


commit to user

memerlukan tiga komponen berupa induksi data, sajian data serta

penarikan kesimpulan/verifikasi dengan menggunakan proses siklus

(Sutopo HB, : ). Dalam penelitian kualitatif terdapat tiga

komponen analisis data seperti yang diungkapkan oleh Miles dan

Huberman dalam Sutopo ( : - ), yaitu :

. Reduksi Data

Reduksi data adalah komponen pertama dalam analisis

merupakan proses pemilihan, pemfokusan, penyederhanaan, dan

abstraksi dari fieldnote. Reduksi data dapat juga mempertegas,

memperpendek, membuat fokus, dan membuang hal-hal yang tidak

penting serta mempunyai fungsi untuk mengatur data sehingga

simpulan penelitian dapat dilakukan. Selain itu dalam pengumpulan

data, reduksi data membuat suatu batas-batas permasalahan.

Dari data-data yang dihimpun, baik dari hasil wawancara,

observasi, maupun dokumen-dokumen akan dilakukan penyeleksian.

Penyeleksian yang dilakukan didasarkan pada batasan penelitian ini.

Sehingga ketika ada data yang tidak sesuai atau keluar dari batas

penelitian harus direduksi. Adapun batasan penelitian ini adalah

mengetahui seperti apa administrasi logistik di Perusahaan Daerah

Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta dengan melalui

analisis terhadap penggudangan atau penyimpanan logistik.


commit to user

. Sajian Data

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi,

deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian

dapat dilakukan (H. B. Sutopo, : ). Dengan melihat suatu

penyajian data, peneliti akan melihat apa yang terjadi dan

memungkinkan untuk mengajarkan suatu analisis ataupun tindakan lain

berdasarkan penelitian tersebut. Penyajian data yang lebih baik

merupakan suatu cara yang utama bagi analisi kualitatif yang valid.

Suatu sajian data haruslah berdasarkan pada rumusan masalah

yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan dalam penelitian sehingga

narasi yang yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi secara

terperinci untuk menjelaskan dan menjawab pertanyaan tersebut. Telah

dijelaskan bahwa penelitian tentang manajemen pergudangan di

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta ini

merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Untuk menjawab

permasalahan dalam penelitian ini, penyajian data yang digunakan

peneliti antara lain, data yang berbentuk narasi deskriptif.

. Penarikan Simpulan

Dari awal pengumpulan data, peneliti harus mengerti tentang

arti data yang diperoleh dan mencatat keteraturan, pola-pola,

penjelasan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin terjadi, alur sebab-

akibat, dan proposisi, pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya


commit to user

supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan dapat dipercaya

(H. B. Sutopo, : ).

Setelah adanya pengumpulan data pada tahap awal penelitian

yang mana dalam penelitian data tersebut harus dimengerti yang

kemudian melakukan pencatatan peraturan, pola-pola pernyataan,

konfigurasi yang kemudian mungkin ditarik kesimpulan. Suatu

kesimpulan pada awalnya belum jelas namun setelah adanya reduksi

data dan sajian sehingga memiliki landasan yang kuat. Kemudian

ditarik suatu kesimpulan akhir berdasarkan data-data yang telah

diproses.

Gambar . Model Analisa Interaktif

Sumber : Milles and Huberman dalam Sutopo ( : )

Pengumpulan Data

Penarikan Kesimpulan /

Verifikasi

Reduksi Data Sajian Data


commit to user

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Lokasi

. Sejarah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta

Pada tahun Pemerintah Kota Surakarta bedasarkan Peraturan

Daerah No. tahun mendirikan Pusat Pergudangan Pedaringan yang

berlokasi di Jebres, kawasan timur Kota Solo. Tujuan awalnya adalah

sebagai pusat pergudangan untuk mendukung kegiatan ekonomi dan bisnis

kawasan kota Solo dan sekitarnya. Karena pada saat itu Pemerintah Kota

belum memiliki pengalaman dalam bidang jasa pergudangan, maka

dengan dukungan pendanaan dari Departemen Keuangan dijalinlah

kerjasama dengan sebuah BUMN yang telah berpengalaman yaitu PT.

Bhanda Ghara Reksa (BGR) sebagai pengelola.

Untuk selanjutnya Pusat Pergudangan Pedaringan dikelola oleh PT.

BGR hingga tahun . Kurun waktu selanjutnya yakni tahun -

oleh pemerintah Kota Surakarta diputuskan untuk dikelola oleh Badan /

Tim pengelola yang diisi Personil Pemerintah Kota Surakarta. Berikutnya

selaras dengan tekad Pemerintah Kota Surakarta untuk mewujudkan

pengelolaan dan pengembangan Pusat Pergudangan Pedaringan menjadi

lebih baik dan profesional maka ditetapkanlah Perda No. Tahun

tentang Pendirian Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

"Pedaringan" Surakarta (Perusda PPK "Pedaringan" Surakarta).


commit to user

. Profil Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta

Pusat Pergudangan Pedaringan (PGP) merupakan penyedia jasa

pergudangan barang milik Pemerintah Kota Surakarta yang berlokasi di

Kentingan Jebres. Pedaringan didirikan tanggal Oktober

berdasarkan Perda No. tahun .

Pada awal berdiri, pedaringan memiliki luas Ha. Namun seiring

berjalannya waktu, area dari pedaringan diambil dan dimanfaatkan untuk

fasilitas lain, yaitu kantor pemadam kebakaran, kantor kecamatan, dan

terakhir untuk technopark. Pedaringan sekarang memiliki luas , Ha yang

dibagi ke dalam wilayah. Kedua wilayah ini adalah wilayah atas yang

dikontrak oleh pengembang sampai tahun serta wilayah bawah.

Dari wilayah tersebut, pedaringan memiliki gudang

penyimpanan, mulai dari gudang A sampai I. Masing-masing gudang

tersebut memiliki fungsi penyimpanan yang berbeda-beda, tergantung dari

barang-barang yang dititipkan untuk disimpan. Barang-barang yang sering

disimpan dapat berupa bahan mentah, bahan setengan jadi, dan barang

jadi, diantaranya bahan industri tekstil, bibit, biji plastik, semen, dan

triplek dari bubur kayu. Namun, tidak semua wilayah dimanfaatkan untuk

gudang, ada wilayah yang dimanfaatkan untuk fasilitas parkir dan bongkar

muat barang.

Pengeloaan PGP dibagi ke dalam dua tahap. Tahap pertama

pengelolaan PGP di bawah status BUMN dengan menunjuk PT. Bhanda

Ghara Reksa (BGR) sebagai pengelola dan telah selesai pada tahun .


commit to user

Tahap kedua ( ) pengelolaan diambil alih oleh Pemkot Surakarta yang

pada saat penelitian status badan usaha PGP belum berbadan hukum,

namun diarahkan pada status perusahaan daerah.

Visi dan Misi Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta, adalah :

a. Visi :

Visi Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta adalah “ Perusahaan pergudangan yang terpadu, modern,

menguntungkan dan bermanfaat bagi seluruh pemangku kepentingan

b. Misi :

Misi dari Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta adalah :

) Berperan secara proaktif dalam dinamika perekonomian wilayah

Kota Surakarta dan sekitarnya.

) Mewujudkan pelayanan pelanggan yang optimal melalui

pengelolaan pegawai, pembenahan sistem internal dan penggunaan

teknologi.

) Mewujudkan perusahaan yang sehat dan menguntungkan.

) Meningkatkan kontribusi untuk Pendapatan Asli Daerah (PAD)

Pemerintah Kota Surakarta

Lokasi jarak areal pergudangan dari / ke :

a. Airport Internasional Adi Sumarmo : Km


commit to user

b. Pusat Kota Bisnis dan keuangan (Jl. Slamet Riyadi) : Km

c. Stasiun Kereta Api Balapan : Km

d. Terminal bis terpadu Tirtonadi : Km

e. Ringroad : Km

Fasilitas :

a. Manajemen pergudangan yang modern

b. Ruangan gudang yang luas . m ( unit gudang) dengan kapasitas

daya tampung . ton.

c. Tenaga kerja berpengalaman

d. Keamanan selama jam

e. Tempat strategis (dekat dengan ring road)

f. Tempat parkir luas dan bebas banjir

g. Gudang terbuka . m

h. Gudang privat (Private Warehouse)

Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta menyediakan

pelayanan jasa sebagai berikut :

a. Jasa Pergudangan Terpadu :

) Fasilitas gudang untuk disewakan dengan luas total . m yang

terdiri dari unit gudang dengan halaman gudang yang luas

sehingga mudah untuk maneuver truk dengan ukuran besar.


commit to user

) Kawasan gudang berlokasi strategis, bebas banjir & terjamin

keamanannya.

) Jajaran personil / staf berpengalaman dan menjunjung tinggi etika

bisnis.

) Areal parkir seluas . m dan bebas banjir

) Tersedia gudang terbuka (Open Storage) seluas lebih dari . m .

) Dapat melayani permintaan fasilitas gudang pribadi (Private

Warehouse)

) Ditunjang tenaga bongkar muat berpengalaman, disiplin dan siap

melayani stuffing, packing dan lebeling

) Tersedia Forklift yang siap melayani jam.

) Dilengkapi dengan fasilitas telepon, listrik PLN, jaringan internet

dan water hydrant.

b. Jasa Angkutan Barang

Melayani jasa angkutan barang secara tepat waktu, aman dengan tarif

yang wajar untuk dalam kota, luar kota dan keseluruh Indonesia.

c. Jasa Parkir

) Tersedia terminal parkir seluas . m untuk daya tampung

sebanyak unit bis dan truk.

) Tersedia bengkel, tambal ban, cuci kendaraan, kantin, toilet / MCK,

dan tempat ibadah Masjid.


commit to user

) Tarif parkir ekonomis dengan keamanan terjamin.

d. Jasa Pergudangan Lain

) Berpengalaman dan siap melayani jasa fumigasi (Pengendalian hama

untuk produk pertanian dan perkebunan).

) Termite Control (Pengendalian hama rayap pada bangunan).

) Pest Control (Pengendalian hama tikus pada barang komoditas dan

bangunan).

) Berpengalaman menggunakan teknik Spraying (penyemprotan)

maupun Fogging (Pengasapan).

. Keadaan Pengurus dan Pegawai di Pusat Pergudangan Kota

Pedaringan Surakarta

Pengurus Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta adalah Pengurus Perusda PPK Pedaringan

Surakarta yang terdiri dari Direksi dan Dewan Pengawas. Sedangkan,

Pegawai Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota “Pedaringan”

Surakarta adalah Pegawai pelaksana Perusda PPK Pedaringan Surakarta.

Pengurus di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota

“Pedaringan” Surakarta terdiri dari dua komponen yaitu Dewan Pengawas

dan Direksi. Dewan pengawas mencakup ketua yang juga merangkap

sebagai anggota dan anggota. Sedangkan, direksi meliputi direktur utama,


commit to user

direktur operasional, dan direktur administrasi dan keuangan. Jumlah

pengurus dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel .

Daftar Pengurus

Perusda PPK Pedaringan Surakarta

No.

Posisi

Jumlah

(Orang)

. Dewan Pengawas

. Direksi :

a. Direktur Utama

b. Direktur Operasional

c. Direktur Administrasi dan Keuangan

Total

Pegawai merupakan sumber daya yang utama dalam sebuah

organisasi yang saling bekerjasama dan berinteraksi dalam sebuah sistem

dengan berdasarkan pada tujuan bersama yang ingin diraih. Para pegawai

disini diharapakan mampu memberikan andil dalam memajukan organisasi

sesuai dengan ketrampilan dan tanggungjawab yang dibebankan, terutama

dalam mencapai kepuasan pelanggan dengan pelayanan prima yang

diberikan.


commit to user

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta

mempunyai jumlah pegawai sebanyak orang pegawai dalam

mendukung kegiatan operasionalnya. Pegawai yang dimiliki tersebut dapat

dilihat dengan rincian sebagai berikut :

Tabel .

Daftar Pegawai

Perusda PPK Pedaringan Surakarta

No.

Posisi

Jumlah

(Orang)

. Bagian Logistik-Perdagangan dan Pemasaran

. Bagian Pergudangan

. Bagian Umum dan Personalia

. Bagian Keuangan dan Akuntansi

Total


commit to user

. Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta

Gambar .

Struktur Organisasi Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta

Keterangan :

: Garis Pengawasan

: Garis Koordinasi dan Perintah

. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

a. Dewan Pengawas

Tugas Dewan Pengawas adalah:

) Melaksanakan pengawasan terhadap pengurusan Perusda PPK

Pedaringan Surakarta oleh Direksi.

) Memberikan nasehat kepada Direksi dalam melakukan tugasnya.

) Memberikan usul, saran dan/atau pendapat kepada Walikota dalam

rangka :

a) Pengangkatan dan/atau pemberhentian Direksi.

Dewan

Pengawas

Direktur

Utama

Direktur Operasional

Bagian Logistik

Bagian Pergudan

gan

Bagian Perdagang

an dan Pemasara

n

Direktur Administrasi

dan Keuangan

Bagian Umum dan Personalia

Bagian Keuangan

dan Akuntansi


commit to user

b) Pengesahan program kerja Direksi.

c) Rencana perubahan status kekayaan perusahaan.

d) Rencana pinjaman dan/atau pengikatan dengan pihak ketiga.

e) Pengesahan laporan neraca dan perhitungan laba/rugi.

Dewan Pengawas memiliki wewenang memberi peringatan

kepada Direksi yang tidak melaksanakan tugas sesuai dengan program

kerja yang telah disetujui, dan memeriksa anggota Direksi yang diduga

merugikan perusahaan. Dewan Pengawas dalam melaksanakan

tugasnya bertanggung jawab kepada Walikota.

Sedangkan, untuk tugas Pengawasan oleh Dewan Pengawas

dilaksanakan secara :

) Periodik sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan;

) Insidentil atau sewaktu-waktu jika dipandang perlu menurut

pertimbangan Dewan Pengawas.

b. Direksi

Direksi Meliputi :

) Direktur Utama

) Direktur Operasional

) Direktur Administrasi dan Keuangan

Tugas dan wewenang Direksi meliputi :

) Menjalankan pengurusan Perusda PPK Pedaringan Surakarta untuk

kepentingan Perusda PPK Pedaringan Surakarta sesuai dengan


commit to user

maksud dan tujuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal berdasar

prinsip tata kelola perusahaan yang baik;

) Merencanakan dan menyusun program kerja Perusda PPK

Pedaringan Surakarta tahunan dan tahunan untuk ditetapkan

Walikota melalui Dewan Pengawas

) Mengurus dan mengelola kekayaan Perusda PPK Pedaringan

Surakarta

) Menyusun rencana dan melaksanakan pelaksanaan Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Perusda PPK Pedaringan Surakarta

setelah mendapat persetujuan Dewan Pengawas dan ditetapkan

dengan Keputusan Walikota.

) Membuat peraturan tata tertib dalam pelaksanaan pengurusan

Perusda PPK Pedaringan Surakarta dengan persetujuan Dewan

Pengawas.

) Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan Perusda PPK

Pedaringan Surakarta.

) Melakukan pembinaan pegawai Perusda PPK Pedaringan Surakarta.

) Mengangkat dan memberhentikan pegawai Perusda PPK Pedaringan

Surakarta setelah mendengar pertimbangan Dewan Pengawas.

c. Bagian-bagian

Terdiri dari bagian, yaitu :

) Bagian Operasional

a) Bagian Logistik (lihat lampiran)

Manajer Logistik


commit to user

Koordinator Administrasi

Mekanik

Operator Forklift

Staf Perparkiran

b) Bagian Pergudangan (Terlampir)

Manajer Pergudangan

Staf Administrasi Gudang

Staf Gudang

c) Bagian Perdagangan dan Pemasaran (lihat lampiran)

Staf Perdagangan (bahan bangunan)

Staf Pemasaran Jasa Lain

Staf Pemasaran Pergudangan

) Bagian Administrasi dan Keuangan

a) Bagian Umum dan Personalia (lihat lampiran)

Manajer Umum dan Personalia

Staf Administrasi

Staf Umum dan Personalia

Sopir

Staf Rumah Tangga

Staf Direksi

Koordinator Satpam

Satpam Anggota

b) Bagian Keuangan dan Akuntansi (lihat lampiran)

Manajer Keuangan dan Akuntansi

Staf Akuntansi

Staf Keuangan (Kolektor)

Staf Keuangan (Kasir)


commit to user

B. Pembahasan

Pergudangan merupakan bagian integral dari semua sistem logistik yang

berperan penting dalam melayani penyimpanan barang dan persediaan. Selain

itu, pergudangan juga merupakan jaringan primer diantara produsen dan

pelanggan yang digunakan menyimpan persediaan selama seluruh bagian

proses logistik berjalan. Dari banyaknya barang-barang persediaan yang

disimpan di dalam gudang tersebut, maka diperlukan suatu perlakuan khusus

untuk mengatur dan mengelola barang-barang persediaan yang ada di gudang,

Aktivitas pergudangan tidak hanya memasukan barang ke dalam gudang

saja, melainkan juga pengaturan terhadap barang selama disimpan di dalam

gudang beserta administrasi yang diperlukan. Pelaksanaan manajemen

pergudangan yang baik sangat penting karena dapat mendukung lancarnya

aktivitas pergudangan tersebut.

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta

merupakan satu-satunya perusahaan jasa pergudangan yang terbesar se-Solo

Raya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh bapak Suwardi selaku Kepala Bagian

Umum dan Personalia :

“Apalagi disini merupakan satu-satunya pergudangan yang terbesar se-

Solo Raya yang mungkin tidak ada perusahaan daerah lain yang bergerak

di bidang jasa pergudangan seperti kami. Dan gudang yang kami miliki

termasuk gudang terbuka” (Wawancara tanggal Maret )

Gudang yang dimiliki oleh Perusda PPK Pedaringan ini merupakan

gudang yang bersifat terbuka karena berada di lokasi yang luas dan terbuka.

Dalam Erim Report Series Research in Management, yang berjudul Open


commit to user

Location Management in Automated Warehousing Systems Yugang Yu and

René B.M. de Koster mengemukakan demikian :

“open locations can also be managed for reducing the total cycle travel

time in such systems. However, because open locations normally change

dynamically during storage and retrieval processes in these systems, the

related research could be much more challenging than in a conventional

warehousing system.” (lokasi yang terbuka juga dapat dikelola untuk

mengurangi total siklus dari waktu perjalanan dalam sistem tersebut.

Namun, karena lokasi terbuka biasanya berubah secara dinamis selama

proses penyimpanan dan pencarian dalam sistem ini, penelitian terkait

bisa jauh lebih menantang daripada dalam sistem pergudangan

konvensional). (Yu and de Koster, : )

Di Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta melaksanakan

manajemen pergudangannya sesuai dengan Standard Operating Procedure

(SOP) Pergudangan yang telah ditetapkan. Hal tersebut sesuai dengan yang

disampaikan oleh Bapak Djarot Tri Janto selaku Kepala Kantor Gudang di

Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta berikut :

“kami melaksanakan manajemen pergudangan disini sesuai dengan SOP

yang kami susun berdasarkan ISO sebagai aturan baku internasional

agar alur dalam penataan barang di gudang tidak awut-awutan”

(Wawancara tanggal Maret )

Standard Operating Procedure (SOP) Pergudangan yang dimaksud

tersebut meliputi penerimaan barang, pengeluaran barang, pengawasan dan

pelaporan, serta tagihan. SOP ini digunakan sebagai landasan dalam

pengelolaan aktivitas pergudangan. Seperti yang disampaikan oleh Bapak

Djarot berikut ini :

“SOP yang kami susun itu ya ini, meliputi penerimaan, pengeluaran,

pengawasan dan pelaporan, sama tagihan.” (Wawancara tanggal

Maret )


commit to user

Sesuai dengan kajian teori, akan dideskripsikan pelaksanaan manajemen

pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan

Surakarta dengan mengambil kategori-kategori yang meliputi penerimaan

barang, pengeluaran barang, pengawasan dan pelaporan, serta tagihan yang

diambil sesuai dengan SOP Pergudangan. Kategori tersebut digunakan oleh

penulis sebagai indikator dalam penelitian terkait manajemen pergudangan di

Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta.

Indikator-indikator tersebut digunakan sebagai landasan dalam mengkaji

hasil penelitian di lapangan yang didukung dengan telaah kajian teori. Hasil

penelitian tentang manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta yang diperoleh melalui hasil

wawancara, observasi, dan pengkajian dokumen dapat dijelaskan sebagai

berikut :

. Penerimaan Barang

Penerimaan barang merupakan proses awal dari pelaksanaan

manajemen pergudangan di Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta.

Hal penting yang dilakukan dalam proses penerimaan barang ini adalah

menentukan penjadwalan barang akan diterima gudang. Penjadwalan ini

ditentukan sesuai dengan kesepakatan kontrak gudang yang dilakukan

terlebih dahulu antara Perusda Pedaringan dengan pihak penyewa. Hal ini

sesuai dengan apa yang disampaikan oleh Bapak Suwardi selaku Kepala

Bagian Umum dan Personalia :


commit to user

“Sebelum barang itu datang, terlebih dahulu kan bikin perjanjian dulu

lewat kontrak gudang. Nah, disitu akan terdapat rincian barang mau

masuk kapan, jumlahnya berapa, diangkut pakai apa, lamanya

penyimpanan, dan keluar kapan.” (Wawancara tanggal Maret

)

Dari hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa untuk memasukan

barang ke gudang tidak langsung dibawa ke gudang begitu saja. Akan tetapi,

juga melalui perjanjian atau kontrak terlebih dahulu untuk menyewa gudang

antara pihak penyewa dengan Perusda Pedaringan. Di dalam kontrak

tersebut akan dijelaskan detail barang, waktu yang dibutuhkan untuk

menyimpan barang, dan biaya penyimpanan barang.

Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh salah satu perwakilan

penyewa gudang di Perusda Pedaringan, bapak W yang mengatakan

demikian :

“Sebelum nyewa tempat itu (gudang), kami nego dulu dengan pihak

Pedaringan. Pihak sana kasih kita surat perjanjian yang isinya kontrak

rincian sewa gudang. Disitu dijelaskan secara detail semua tata cara

dan aturan dalam penerimaan sampai pengeluaran barang bahkan

rincian biaya.” (Wawancara tanggal Maret )

Setelah itu, pihak Pedaringan mempersiapkan gudang untuk barang

yang akan dititipkan oleh pihak penyewa. Petugas/checker gudang harus

memastikan bahwa gudang yang akan digunakan untuk menyimpan barang-

barang dari pihak penyewa benar-benar telah siap untuk digunakan. Hal ini

seperti yang disampaikan oleh bapak Bambang Marsono salah satu Checker

Gudang di Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta :

“Sebelum pihak penyewa datang, gudang harus dipastikan benar-

benar siap Mas. Ya,, seperti yang sedang kita lihat ini Mas, kita

bersihkan dulu gudangnya dan diperbaiki mana saja yang kelihatannya


commit to user

rusak agar pihak penyewa merasa nyaman dengan gudang disini.”


Ada beberapa peralatan penting yang harus disediakan sebelum

barang menuju ke gudang. Peralatan tersebut sangat penting dalam proses

bongkar barang dan proes pemasukan barang ke gudang. Bapak Djarot

menambahkan :

“Dalam penerimaan khususnya saat bongkar muat nantinya perlu

disiapkan peralatan internal dan eksternal. Peralatan internal berupa

rak penyimpanan atau pallet untuk barang yang membutuhkannya,

serta forklift untuk membantu bongkar barang dari truk ke gudang.

Kalau eksternal ya parkir sama dok bongkar muatnya.” (Wawancara

tanggal Maret )

Peralatan internal yang dimiliki oleh gudang di Perusda Pedaringan

meliputi :

a. Rak penyimpanan (Bin)

Rak penyimpanan (Bin) ini memiliki berbagai jenis bentuknya.

Yaitu, bin yang standar dan bin yang bisa bergerak. Hal ini sesuai dengan

yang disampaikan oleh bapak Bambang demikian :

“Di dalam gudang itu juga ada Bin Mas. Bin itu ada yang standar

biasa kayak lemari dan yang bisa bergerak karena memakai roda

biar mudah digeser.” (Wawancara tanggal Maret )

Dalam buku “Sistem Manajemen Jembatan : Pedoman Manajemen

Gudang” oleh Direktorat Jenderal Bina Marga Departemen Pekerjaan

Umum Republik Indonesia tahun , menyatakan bahwa : Barang

yang disimpan di Bin biasanya kecil, mudah ditangani dan stok relatif

bergerak cepat (hal. - ).


commit to user

Demikian pula di Perusda Pedaringan ini menggunakan kedua rak

tersebut untuk menyimpan barang-barang yang kecil. Seperti yang

disampaikan oleh bapak Bambang :

“Kalau bentuk rak itu untuk arsip atau dokumen Mas. Selain itu,

bahan-bahan kimia juga harus ditaruh di rak itu. Tapi, ya ada

prosedurnya tersendiri untuk barang-barang jenis kecil-kecil itu.”

(Wawancara tanggal Mei )

Dari petikan wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa

penggunaan Bin hanya cenderung digunakan pada arsip-arsip atau

dokumen dan jenis-jenis bahan kimia. Fungsi penggunaan rak ini untuk

menjaga keamanan barang selama disimpan. Dalam penggunaannya pun

tidak sembarang barang dimasukkan begitu saja melainkan ada tata cara

tersendiri dalam menentukan barang yang akan disimpan dimasukkan ke

dalam rak atau tidak.

b. Forklift

Forklift atau mesin pengangkat barang merupakan alat mekanik

yang digunakan untuk mengangkat dan mengangkut barang-barang dari

transportasi pengangkut barang ke gudang atau sebaliknya. Di Perusda

Pedaringan tiap gudang memiliki forklift. Fungsi dari alat ini untuk

membantu proses bongkar/muat barang. Bapak Suwardi mengatakan

demikian :

“Kami memiliki forklift di gudang. Pemakaiannya ya tergantung

barang yang masuk Mas. Hanya barang-barang yang muatannya

berat saja yang bisa diangkut pakai forklift, tidak semua harus

memakai forklift. Yang mengoperasikan sudah ada orangnya

sendiri.” (Wawancara tanggal Maret )


commit to user

Petikan wawancara tersebut menunjukan bahwa penggunaan

forklift ini tergantung dari jenis dan berat barang yang akan masuk ke

gudang. Biasanya forklift digunakan untuk mengangkat barang-barang

yang padat dan tidak mudah hancur dalam jumlah yang besar. Dalam

penggunaan forklift dibutuhkan tenaga ahli tersendiri yang profesional

dalam mengoperasikannya. Jadi tidak sembarangan orang boleh untuk

mengoperasikan alat tersebut.

c. Hand-Palet

Hand-palet ini merupakan mesin pengangkat barang yang

digunakan untuk mengangkat dan mengangkut barang-barang dari

transportasi pengangkut barang yang bentuknya lebih kecil dibandingkan

dengan forklift. Hand-palet ini digunakan untuk mengangkut barang-

barang yang beratnya relatif ringan. Sama halnya dengan forklift, hand-

palet ini digunakan untuk membantu dalam proses bongkar/muat dan

merupakan alat mekanik yang dimiliki oleh Perusda Pedaringan.

Dengan adanya alat mekanik ini pekerjaan bongkar muat akan

menjadi lebih mudah dan pekerjaan bisa cepat selesai. Hal ini akan

memperlancar kegiatan penerimaan barang ini. Seperti yang disampaikan

oleh bapak Bambang demikian :

“Yen nganggo hand-palet ki luwih penak Mas. Pekerjaan dadi

enteng. Opo meneh yen nganggo forklift kae. (Kalau memakai

hand-palet itu lebih enak Mas. Pekerjaan jadi lebih mudah. Apalagi

kalau menggunakan forklift).” (Wawancara tanggal Maret )

Dari petikan wawancara tersebut penggunaan hand-palet maupun

forklift sangat membantu sekali bagi petugas gudang untuk membongkar


commit to user

atau memuat barang sehingga pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih

ringan dan cepat. Dengan demikian, pihak penyewa akan merasa puas

terhadap pelayanan yang diberikan oleh Perusda Pedaringan.

d. Palet

Palet adalah nampan dari kayu yang permukaan atas dan bawahnya

datar (Warman, : ). Palet atau nampan ini memiliki kaki yang

pendek pada setiap sikunya. Palet dapat digunakan secara bersusun.

Menurut John Warman ( : ) ada lima cara yang pokok dalam

menggunakan palet dan nampan :

) Penumpukan Blok

Yaitu penumpukan bersusun, yang satunya ditumpuk di atas yang

lain. Keuntungannya ialah ruangan dapat dimanfaatkan secara

maksimal. Kerugiannya yaitu kemudahannya perputaran sediaan

kurang dapat diandalkan.

) Pemagaan Berkolong

Yaitu dengan menggunakan tangan-tangan yang menjorok di

beberapa jenjang pada paga. Barang-barang dibawa dengan truk

garpu angkat, lalu ditaruh di atas palet lewat sampingatau belakang

dan diletakkan berbaris di atas tangan yang memanjang tadi.

Kejelekannya yaitu sistem perputaran sediaan tidak dapat dipegang

teguh. Akan tetapi, sistem ini mempunyai keuntungan yang lebih

aman bahwa barang tidak mudah roboh dan apabila yang ditumpuk

itu barang yang empuk barang itu tidak akan mudah remuk.


commit to user

) Pemagaan Palet Tetap

Dengan cara ini perputaran sediaan dapat dilakukan dengan mudah

karena tiap palet dipisahkan satu terhadap lainnya sehingga dapat

diambil satu per satu.

) Pemagaan Palet yang Mobile

Cara ini memungkinkan terjadinya arus palet dengan kecepatan

makimal. Tetapi mempunyai sedikit kejelekan yaitu memerlukan

ruang yang lebih besar. Apabila tingkat kecepatan arus itu rendah

sedangkan operasi mengisi dan mengambil relatif sedikit, maka

sistem ini memprmudah pengambilan dan pengendalian barang.

Sistem ini sebenarnya sama saja dengan sederetan paga di atas alas

yang dapat dipindahkan atau bergerak, dimana tiap blok terdapat

satu jalur. Cara ini membuka kesempatan untuk mengisi dan

memilih palet.

) Sediaan Bergerak

Cara ini menggabungkan pemakaian ruangan yang intensif, mudah

memilih dan perputaran sediaan yang baik. Terdiri atas sejumlah

penyampai yang dipasang pada satu kerangka yang tunggal sehingga

membentuk blok yang ketat. Apabila salah satu palet diambil, maka

palet berikutnya diatas jalur akan merosot ke bawah dan siap untuk

diambil.

Penggunaaan palet di Perusda Pedaringan juga menggunakan cara-

cara tersebut. Untuk penggunaan Palet ini tergantung dari permintaan


commit to user

penyewa juga. Apabila mereka menginginkan menggunakan palet akan

diberikan oleh pihak Pedaringan. Bapak Djarot mengatakan demikian :

“Penggunaan palet itu tergantung permintaan klien Mas. Kalau

pengen dikasih palet ya dikasih. Kalau nggak ya ditaruh dilantai

gudang gitu aja.” (Wawancara tanggal Mei )

Dari wawancara tersebut menunjukan bahwa tidak semua penyewa

gudang menggunakan palet untuk menyimpan barang di gudang. Penyewa

cenderung meminta barang-barang mereka untuk diletakan diatas lantai

gudang begitu saja tanpa menggunakan palet. Akan tetapi, untuk penyewa

yang memiliki bahan-bahan kebutuhan pokok seperti sembako dan bahan-

bahan industri diharuskan untuk menggunakan palet. Bapak Djarot

menambahkan :

“Palet itu biasanya untuk sembilan bahan pokok sama industri. Palet

ini kan ada rongganya, fungsi palet ini nantinya untuk mempermudah

manuver pergerakan, menjaga kelembapan barang, dan keawetan

barang itu. Terutama bagi sembako itu biar nggak cepat busuk.

Penumpukan diatas palet juga dibatasi cuman ton.” (Wawancara

tanggal Mei )

Berdasarkan wawancara tersebut kegunaan palet adalah untuk

memudahkan arus pergerakan barang, menjaga kondisi kelembapan barang,

dan menjaga barang agar tetap awet. Selain itu, palet hanya digunakan untuk

mendukung penyimpanan terhadap bahan-bahan pokok dan bahan-bahan

industri.

Penggunaan palet ini juga ada batas beban tumpukan barangnya

sebesar ton. Lebih dari itu, maka barang harus diletakkan di ruas gudang

yang baru. Kemudian, untuk peralatan eksternalnya gudang di Perusda

pedaringan memiliki fasilitas berikut :


commit to user

a. Daerah parkir truk/trailer

Daerah parkir truk/trailer ini diperlukan untuk penerimaan dan

pengeluaran barang dengan penggunaan dalam jumlah besar. Di

Pedaringan memiliki areal parkir yang luas yang berfungsi untuk

persinggahan bagi pengumpulan kiriman barangyang masuk atau keluar.

Serta akses bebas menuju gudang dengan diberikan jalan khusus.

b. Daerah penyimpanan kontainer

Daerah ini memiliki fungsi yang hampir sama dengan daerah parkir truk

karena merupakan areal yang dicadangkan untuk menempatkan kontainer

sebelum dibongkar atau dimuat. Di Pedaringan daerah penyimpanan

kontainer ini memiliki ruang yang cukup luas sehingga proses

bongkar/muat dapat berlangsung lancar.

c. Dok bongkar/muat

Areal ini sangat berguna bila diperlukan forklift untuk

membongkar/memuat barang dari kendaraan pengangkut. Untuk areal

ini, Perusda Pedaringan telah menyediakannya persis di depan gudang.

Tujuan peletakan areal ini di depan gudang agar proses bongkar atau

muat barang berjalan dengan lancar serta tidak membutuhkan waktu yang

banyak.

Untuk tahap selanjutnya pihak relasi/klien akan dihubungi lebih lanjut

terkait gudang yang akan disewa telah siap untuk digunakan. Pihak penyewa

ini akan mengirimkan barang-barangnya ke gudang ini dengan diharuskan

membuat surat jalan yang ditujukan kepada Kepala Pergudangan Pusat


commit to user

Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta. Seperti yang disampaikan oleh

Bapak Djarot demikian :

“Sebelum barang masuk gudang, pengantar harus menyerahkan surat

jalan yang menyatakan perintah dari perusahaan yang memiliki barang

tersebut untuk memasukkan ke dalam gudang.” (Wawancara tanggal

Maret )

Salah seorang pengantar barang dari PT. Andhika Solo Megah yang

merupakan salah satu perusahaan penyewa gudang di Pedaringan

mengatakan demikian :

“Sebelum kesini dari pihak perusahaan kami ngasih surat jalan dulu

buat dikasih ke pihak sini. Ya, buat bukti penyerahan dari pihak

perusahaan kami ini Mas untuk dibawa ke gudang.” (Wawancara

tanggal Maret )

Hal tersebut juga didukung oleh apa yang disampaikan oleh penyewa

gudang yang lain di Perusda Pedaringan yaitu bapak Z :

“Kalau nganter barang dibuatin surat jalan dulu sama perusahaan

Mas. Buat syarat penyerahan barang.” (Wawancara tanggal Maret

)

Dari kutipan wawancara diatas menunjukan bahwa surat jalan dari

pihak penyewa menjadi salah satu dokumen penting dalam proses

pemasukan barang ke gudang. Surat jalan ini sebagai tanda bukti bahwa

pihak penyewa telah memberikan perintah kepada seseorang atau jasa

pengantar untuk mengantarkan barang-barangnya menuju ke gudang di

Pedaringan. Hal ini diperlukan untuk menjadi pertimbangan bagi pihak

Pedaringan agar tidak terjadi kesalahan dalam proses pemasukan barang ke

gudang.


commit to user

Setelah surat jalan tersebut diterima oleh Kepala Pergudangan,

selanjutnya Kepala Pergudangan meminta kepada Staff Kantor Gudang

untuk dibuatkan Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar Barang (SPPB). SPPB

ini dibuat untuk menyatakan bahwa barang dari pihak relasi/klien siap untuk

dibongkar dari transportasi pengirim untuk dimasukan ke dalam gudang

penyimpanan. Bentuk dari SPPB tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar .

Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar/Muat Barang

Sumber : PPK Pedaringan, .

SPPB ini akan diserahkan kepada checker gudang sebagai orang yang

ditugaskan untuk membongkar barang dari transportasi relasi/klien dan


commit to user

memasukannya ke dalam gudang. Sebelum dilakukan penyimpanan ke

gudang, checker gudang ini akan melakukan pemeriksaan terlebih dahulu

terhadap barang yang akan dimasukan ke dalam gudang. Pemeriksaan

tersebut meliputi jenis dan kondisi barang serta menghitung jumlah barang.

Bapak Bambang mengatakan demikian :

“Barang-barang yang mau dibongkar itu harus diperiksa dulu Mas.

Baik itu jumlah, jenis barangnya, lalu keadaannya seperti apa.

Soalnya, hal ini dilakukan untuk menjaga kondisi dan keamanan

barang juga.” (Wawancara tanggal Maret )

Jadi, dapat disimpulkan bahwa barang-barang yang akan dititipkan ke

dalam gudang di Pedaringan ini tidak sembarang barang boleh diterima

begitu saja. Hal ini seperti yang disampaikan oleh bapak Djarot demikian :

“Ooo, ya jelas nggak semua bisa kami terima dong Mas. Kami disini

juga tidak mau ambil resiko. Kami periksa dulu barang-barang yang

mau masuk kesini berbahaya atau nggak, lalu bisa menimbulkan

polusi dan kerusakan lingkungan sekitar atau nggak itu kami berhak

untuk meng-check-nya dan berhak untuk menolaknya.” (Wawancara

tanggal Maret )

Berdasarkan hasil wawancara tersebut pihak Perusda Pedaringan tidak

ingin mengambil resiko yang besar apabila barang-barang yang akan

disimpan di gudang termasuk jenis barang yang membahayakan. Perusda

Pedaringan akan menanyakan dan memeriksa terlebih dahulu barang yang

akan dititipkan oleh penyewa gudang sebelum proses penggudangan barang

akan dilaksanakan.

Setelah pemeriksaan yang dilakukan oleh checker gudang tersebut

sesuai dengan SPPB, selanjutnya checker gudang akan memasukkan

barang-barang dari pihak penyewa tersebut kedalam gudang penyimpanan


commit to user

yang telah dipersiapkan sebelumnya. Dalam proses bongkar muat untuk

memasukan barang ke dalam gudang pihak Perusda Pedaringan sendiri

sudah menentukan berapa waktu yang dibutuhkan untuk membongkar

barang dengan melihat jenis barangnya dan peralatan yang digunakan

dengan mengandalkan tenaga ahli yang profesional. Bapak Suwardi

mengatakan :

“Kami memiliki tenaga ahli yang sudah terlatih, sehingga dalam

proses bongkar muat tidak akan terjadi penundaan waktu yang lama.

Apalagi di perusahaan ini juga didukung peralatan forklift untuk

membantu kelancaran proses bongkar muat. Kami sudah

memperkirakan untuk bongkar muat bak truk angkutan barang tidak

lebih dari jam.” (Wawancara tanggal Maret )

Mengenai keakuratan dalam menentukan ruangan dan ketepatan

waktu bongkar muat barang, pihak Pedaringan memastikan tidak akan

terjadi kelebihan ruang atau space untuk penyimpanan. Bapak Djarot

mengatakan :

“Saya sendiri meyakinkan kalau dalam bongkar muat tidak akan

terjadi keterlambatan. Terkecuali, kalau ada hambatan yang tidak

diduga. Karena sebelumnya sudah diperhitungkan secara matematis

mengenai ruangan yang akan dibutuhkan dengan barang yang akan

masuk. Jadi, kami tidak sembarangan memasukan barang begitu saja.”


Hal tersebut juga didukung dengan apa yang disampaikan oleh Bapak

Suwardi yang mengatakan :

“Dalam penentuan luas ruangan kami sudah memperkirakan

perhitungan berapa m yang dibutuhkan berdasarkan dimensi barang

sebelumnya. Jadi, pada saat pemasukan barang nanti tidak akan terjadi

over space. Ini akan membuat waktu bongkar barang menjadi lebih

lama kalau sampai terjadi kejadian seperti itu.” (Wawancara tanggal

Maret )


commit to user

Selanjutnya, checker gudang melapor ke Staff Kantor Gudang bahwa

barang yang akan disimpan telah selesai diperiksa dan siap untuk dimasukan

kedalam gudang. Setelah itu, staff kantor gudang akan membuat Tanda

Terima Penyimpanan (TTP) rangkap , TTP tersebut dapat dilihat seperti

berikut ini :

Gambar .

Tanda Terima Penyimpanan


TTP ini akan diserahkan kepada pihak penyewa sebagai tanda bahwa

barang-barangnya telah diterima dan telah dimasukkan kedalam gudang

untuk menjalani proses penyimpanan.


commit to user

Staff kantor gudang akan menyimpan TTP yang lain untuk dijadikan

lampiran dan arsip bagi Pusat Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta.

Tidak hanya berhenti disitu saja, staff kantor gudang akan mengisi dan

mencatat Kartu Stok Administrasi (KSA) untuk dijadikan lampiran. KSA ini

berisi tentang kondisi, keadaan, dan jumlah barang selama disimpan di

gudang. Bentuk dari KSA tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :

Gambar .

Kartu Stok Administrasi


KSA ini juga akan digunakan sebagai bukti laporan pertanggungjawaban

barang kepada pihak penyewa pada saat barang akan diambil nantinya.


commit to user

Pihak penyewa yang ingin mengetahui kondisi barangnya suatu saat juga

bisa meminta KSA ini sewaktu-waktu.

Dengan alur kegiatan penerimaan barang yang demikian, pihak

penyewa merasa kegiatan dalam memasukan barang-barangnya ke gudang

di Pedaringan berjalan dengan lancar. Hal ini seperti yang disampaikan oleh

salah satu penyewa gudang di Pedaringan, yaitu bapak X :

“Saya kira memasukan barang disini itu prosesnya lancar Mas.

Tenaganya profesional semua kok. Setiap ada barang datang langsung

ditangani dengan cepat pake alat mekanik dan kuli-kulinya. Apalagi

sebelumnya udah dikasih gambaran ruang gudang. Jadi, penataannya

pun sudah terencana. Mungkin yang agak lama pemeriksaannya dulu

kan juga butuh ketelitian yang ekstra. Tapi, secara garis besarnya

bagus kok.” (Wawancara tanggal Maret )

Hal yang disampaikan tersebut diatas juga didukung oleh pernyataan

yang diberikan dalam wawancara oleh salah satu penyewa gudang lainnya

yaitu bapak Y yang mengatakan demikian :

“Wah, pemasukan barang ke gudang itu lancar Mas. Tenaganya

profesional semua. Sebelum kesini sudah dikasih tahu alurnya jauh-

jauh hari. Jadi, kami tinggal bawa barang kesini untuk dimasukkan

sama bawa berkas-berkas yang diperlukan.” (Wawancara tanggal

Maret )

Dari hasil wawancara tersebut dapat dilihat bahwa proses pemasukan

barang dalam kegiatan penerimaan ini dapat berjalan lancar. Hal ini

didukung oleh tenaga-tenaga ahli yang profesional. Khususnya dalam

perencanaan ruangan gudang untuk penempatan barang dan pengoperasian

peralatan mekanik dalam bongkar barang. Serta dibantu dengan tenaga kuli

untuk membantu memindahkan barang ke gudang sehingga memudahkan

bagi penyewa dalam memasukan barang-barangnya ke gudang.


commit to user

. Pengeluaran Barang

Secara garis besar proses pengeluaran barang ini merupakan kebalikan

dari alur proses penerimaan barang. Sehingga sebagian memiliki kesamaan

pada proses pelaksanaannya. Bagi pihak penyewa yang ingin mengambil

atau mendistribusikan barang-barangnya bisa meminta kepada pihak Pusat

Pergudangan Kota Pedaringan Surakarta untuk dilakukan pengeluaran

barang.

Dalam kegiatan pengeluaran barang dari gudang di Perusda

Pedaringan terdapat beberapa kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan-

kegiatan tersebut antara lain :

a. Pengumpulan barang dari lokasi gudang.

Pengumplan barang ini meliputi pemindahan barang dari sutu lokasi

gudang dan melakukan penjagaan dan pemeliharaan agar barang yang

diambil sesuai dengan dokumen pengambilan seperti jenis dan

jumlahnya.

b. Pemindahan ke tempat pengemasan.

Proses pemindahan ini dimaksudkan untuk memindahkan barang dari

gudang ke tempat pengemasan atau tempat pengangkutan barang agar

mudah untuk dilakukan proses pemuatan barang ke alat transportasi

pengangkut.

c. Pengecekan terhadap fisik terhadap jenis, jumlah dan kondisi.

Proses ini sangat penting untuk memastikan agar barang yang akan

diambil oleh penyewa dalam kondisi yang layak digunakan serta jumlah


commit to user

yang tetap sesuai dengan dokumen pengeluaran. Pengecekan ini harus

dapat mengenali setiap kerusakan yang mungkin timbul karena

penyimpanan.

d. Perlindungan dan pengemasan.

Pada tahap ini dimaksudkan untuk memastikan agar barang yang akan

dimuat tidak mengalami kerusakan selama transit atau penyimpanan di

dalam kemasannya.

e. Pemuatan.

Apabila barang telah siap dan seluruh dokumen lengkap, proes pemuatan

barang dapat dilakukan. Pemuatan barang ini dilakukan di tempat yang

telah disediakan, umumnya berada di depan gudang. Pemuatan barang

bisa menggunakan forklift atau diangkut oleh tenaga kuli tergantung dari

jenis dan berat barang. Setelah semua barang-barang dimuat kedalam

transportasi pengangkut barang siap untuk dikirim atau dikeluarkan.

Pihak penyewa harus membuat surat perintah penyerahan atau

Delivery Order (DO) yang ditujukan kepada Kepala Pergudangan. Hal ini

sebagai bukti untuk menerangkan permohonan pengambilan barang yang

disimpan di dalam gudang. Bentuk dari Delivery Order (DO) tersebut dapat

dilihat seperti berikut ini :


commit to user

Gambar .

Surat Perintah Penyerahan (Delivery Order)


Hal ini seperti yang disampaikan oleh Bapak X salah satu penyewa gudang

di Pedaringan :

“Kalau mau ngeluarin barang kami disuruh isi DO (Delivery Order)

dulu Mas. Ini sebagai tanda bukti kalau kami telah ngambil barang

kami untuk didistribusikan.” (Wawancara tanggal Maret )

Dari wawancara diatas menunjukan bahwa DO digunakan sebagai

dokumen tertulis untuk tanda bukti pengeluaran barang. DO ini akan

diberikan oleh Perusda Pedaringan kepada penyewa gudang. DO ini akan

diisi oleh pihak penyewa yang isinya tentang konfirmasi waktu dan jumlah

barang yang akan diambil atau dikeluarkan.

Setelah kepala pergudangan menerima dan menyetujui DO dari pihak

penyewa, selanjutnya kepala pergudangan akan meminta kepada Staff


commit to user

Kantor Gudang untuk dibuatkan Surat Perintah Pelaksanaan Muat Barang

(SPPM). SPPM ini sebagai perintah yang ditujukan kepada checker gudang

untuk melaksanakan perintah muat barang dari gudang untuk diangkut

kedalam transportasi yang dikirim oleh pihak penyewa yang telah

memberitahu sebelumnya. Salah satu penyewa gudang di Perusda

Pedaringan, bapak Y mengatakan demikian :

“Untuk pengambilan barang, perusahaan kami akan mengirimkan

transportasi ya truk ini untuk mengangkut barang-barang kami. Tapi

sebelum dinaikan kami nunggu checker-nya dulu dikasih surat

perintah (SPPM) dari pimpinannya.” (Wawancara tanggal Maret

)

Jadi, dapat disimpulkan bahwa barang-barang di gudang belum bisa

dinaikan ke alat tranportasi atau diambil oleh pihak penyewa kalau checker

gudang belum menerima SPPM. SPPM ini akan dibawa oleh checker

sebagai pelaksana kegiatan muat barang di gudang. Apabila SPPM ini

belum diterima oleh checker maka perlu dilakukan pemeriksaan ulang

terhadap barang-barang yang akan diambil.

Checker gudang akan memeriksa kembali kondisi barang yang ada di

gudang untuk disesuaikan dengan SPPM. Setelah pemeriksaan selesai,

proses muat barang pun bisa dimulai. Selanjutnya, checker gudang melapor

ke Staff Kantor Gudang bahwa perintah muat barang telah seleai

dilaksanakan. Kemudian, Staff Kantor Gudang akan membuat Tanda Bukti

Penyerahan (TBP) rangkap . Dimana yang rangkap satu untuk pihak

penyewa dan rangkap dua untuk kantor gudang yang akan dijadikan


commit to user

lampiran dalam laporan pertanggungjawaban dan arsip di kantor gudang.

TBP tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :

Gambar .

Tanda Bukti Penyerahan (Delivery Receipt)


Staf Kantor Gudang akan kembali mengisi KSA untuk laporan tentang

keadaan stok barang yang ada di gudang. KSA ini perlu untuk diisi pada

saat barang yang ada di gudang telah dikeluarkan sebagai bukti untuk

laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Gudang dan informasi untuk

pihak penyewa. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh bapak Djarot:

“KSA ini sangat penting sekali Mas, ini untuk informasi kepada pihak

relasi yang menyimpan barangnya disini. Kita perlu memberikan

informasi terkait keadaan barang mereka karena sewaktu-waktu

mereka akan menanyakan.” (Wawancara tanggal Maret )

Dari wawancara tersebut menunjukan bahwa pihak penyewa setiap

saat bisa meminta laporan mengenai keadaan barang yang mereka simpan di


commit to user

dalam gudang di Perusda Pedaringan. Maka dari itu, KSA ini akan

digunakan sebagai informasi untuk pihak penyewa yang ingin mengetahui

kondisi barang mereka tiap hari. Pihak Peruda Pedaringan pun akan secara

terbuka memberikan informasi kepada pihak penyewa sesuai yang

diperlukan dengan sebaik mungkin.

Pihak penyewa dapat mengambil/mengeluarkan barangnya dari

gudang di Pedaringan sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui

sebelumnya. Bapak Djarot mengatakan demikian :

“Boleh-boleh saja penyewa gudang itu mau mengeluarkan barangnya

kapan saja. Itukan sudah ada kesepakatannya sendiri. Kalau mau

mengeluarkan barang pihak penyewa harus isi DO dulu.” (Wawancara

tanggal Maret )

Hal ini juga didukung dengan pernyataan bapak Z yang mengatakan

demikian :

“Kalau mau mengeluarkan barang ya terserah kami Mas. Lha wong,

Mau nambah pun juga bisa. Orang kami sewa tempat kok. Bukan

berarti pihak sini bisa mengatur gerak barang kami. Tapi, ya harus

lapor dulu sama yang punya (Perusda Pedaringan).” (Wawancara

tanggal Maret )

Jadi, barang-barang yang ada di gudang bisa dikeluarkan kapan saja

dan dapat ditambahkan lagi stok-nya bila memang dibutuhkan tergantung

kebutuhan dari penyewa. Pihak penyewa bisa memainkan peranan dalam

alur gerak barang di gudang untuk menjaga stok barang di gudang. Hal ini

sudah menjadi hak mereka sebagai pemilik barang asalkan tidak melanggar

perjanjian yang telah disepakati dengan pihak Perusda Pedaringan.

Sama seperti halnya dengan penerimaan, pengeluaran barang di

Perusda Pedaringan ini juga berjalan dengan lancar. Hal ini karena didukung


commit to user

oleh tenaga ahli profesional dan alat-alat mekanik yang mampu

menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat. Selain itu, adanya

dukungan informasi mengenai persediaan barang di gudang sehingga

memudahkan penyewa untuk menentukan jumlah barang yang akan

dikeluarkan. Hal ini seperti dengan apa yang disampaikan oleh bapak W

yang mengatakan demikian:

“Penerimaan dan pengeluaran barang disini sama-sama baiknya Mas.

Ada tenaga ahlinya dan alat mekanik buat bantu bongkar/muat.

Pekerjaannya juga cepat.” (Wawancara tanggal Maret )

Pernyataan tersebut didukung pula dengan apa yang disampaikan oleh

bapak Y :

“Kami selalu dikasih tau keadaan dan jumlah persediaan kami di

gudang Mas. Jadi, bisa kami atur berapa barang yang akan kami

ambil. Waktu ngeluarin barang dari gudang kami juga dibantu tenaga-

tenaga yang profesional dari sini (Pedaringan) sehingga proesnya

cepat.” (Wawancara tanggal Maret )

Dalam pelaksanaan penerimaan barang maupun pengeluaran barang

masih dijumpai beberapa kendala yang dihadapi oleh penyewa. Kendala

tersebut tentunya dapat menghambat kelancaran proses pemasukan atau

pengeluaran barang itu sendiri. Bapak X mengatakan demikian :

“Menurut saya yang masih jadi kendala jalan masuknya itu Mas.

Rusak parah itu. Buat manuver juga agak tersendat. Terus, sama

kayak yang saya bilang tadi kalau hujan masih ada kubangan.

Lingkungan bangunan di atas juga kumuh, apalagi ada tempat

pembuangan sampah ganggu lingkungan sekitar.” (Wawancara

tanggal Maret )

Dalam wawancara dengan bapak Z beliau menambahkan pendapatnya

sama seperti dengan apa yang disampaikan oleh bapak X yaitu mengenai


commit to user

hambatan dalam penerimaan atau pengeluaran barang dari gudang. Beliau


“Kalau ngurus barang masuk sama keluar kadang disuruh nunggu

lama juga Mas buat nyelesaiin administrasi kayak surat-suratnya,

kelengkapan dokumen gitu. Ya, bisa hampir lebih dari jam-an juga

nunggunya. Padahal, kami punya deadline waktu barang sampai

tujuan harus sekian gitu kan jadinya molor. Oh iya, disini tuh

sebenarnya punya peralatan yang bagus cuman perlu ada perawatan

lebih, biar gak macet.” (Wawancara tanggal Maret )

Dari hasil wawancara diatas dapat dilihat bahwa kendala dalam proses

penerimaan dan pengeluaran hampir sama yaitu masih terdapat waktu

tunggu pada saat mengurus administrasi barang yang akan dimasukan

maupun yang akan dikeluarkan. Masih terdapat infrastruktur yang kurang

terawat seperti jalan yang rusak dan sistem drainase yang kurang baik yang

membuat akses transportasi pengangkut barang tersendat. Selain itu, juga

masih ada sarana dan prasarana seperti peralatan mekanik yang kurang

perawatannya sehingga menghambat proses bongkar atau muat barang.

. Pengawasan dan Pelaporan

Pengawasan dan pelaporan ini dilakukan oleh checker gudang sebagai

pihak yang diberi tanggung jawab untuk menjaga keberadaan barang-barang

milik penyewa di gudang. Berdasarkan Surat Perintah Pelaksanaan Bongkar

Muat maka dilakukan pencatatan terhadap kondisi barang-barang yang ada

di gudang setiap harinya.

Dalam pengawasan barang di Perusda Pedaringan menyangkut

tentang sistem keamanan yang diterapkan dengan melakukan pencegahan


commit to user

dan peringatan secara preventif. Pengawasan secara preventif ini melibatkan

personel keamanan dan petugas gudang/checker yang setiap hari memeriksa

kondisi gudang dan barang-barang yangada di dalamnya.

Hasil wawancara dengan bapak Suwardi yang menyinggung perihal

pengawasan mengatakan demikian :

“Untuk menjaga keamanan kami menerapkan sistem pengawasan

secara preventif dengan melakukan pencegahan-pencegahan se-dini

mungkin. Misalnya ya Mas, penjagaan dan kontrol gudang dengan

secara aktif dan menggunakan shift. Pengamanan terhadap kondisi

fisik gudang seperti gembok yang rapat. Terus, menyediakan alat

keamanan di gudang seperti pemadam api”. (Wawancara tanggal

Maret )

Dari wawancara tersebut menunjukan bahwa di Perusda Pedaringan

menerapkan sistem pengawasan preventif di setiap gudangnya untuk

menjaga keamanan barang-barang yang ada di gudang. Dimana salah

satunya dengan dilakukan penjagaan dan kontrol gudang dengan secara aktif

dan bergiliran. Untuk pengawasan terhadap barang-barang yang ada di

gudang cara-cara yang dilakukan oleh pihak Perusda Pedaringan meliputi :

a. Penjagaan terhadap pencurian

Dalam upaya pencegahan pencurian pihak Perusda Pedaringan

melakukan langkah-langkah pengamanan dengan cara :

) Pengawasan terhadap tempat keluar masuk ke gudang.

) Penjagaan terhadap ruangan gudang.

) Perencanaan bangunan yang memperhitungkan masalah keamanan.

) Sering mengadakan pemeriksaan stok secara teratur terhadap barang-

barang di gudang.


commit to user

b. Pencegahan kebakaran

Upaya pencegahan terhadap kebakaran oleh pihak Perusda

Pedaringan dilakukan langkah-langkah berikut :

) Menolak barang-barang tertentu yang mudah meledak.

) Sistem ventilasi gudang untuk mencegah pembentukan asap yang

berlebih.

) Pengaturan jarak antara gudang yang satu dengan gudang yang lain

agar api tidak bisa merembet apabila kemungkinan kebakaran bisa

terjadi.

) Menggunakan alarm tanda bahaya dan alat pemadam kebakaran di

tiap-tiap gudang.

c. Pencegahan terhadap kemungkinan banjir

Lokasi gudang di Pedaringan sendiri berada di pinggir sungai yang

memungkinkan bisa terjadi banjir pada saat musim hujan. Akan tetapi,

pihak Perusda Pedaringan sendiri telah melakukan upaya pencegahan

terhadap kemungkinan terjadinya banjir tersebut dengan melakukan

langkah-langkah berikut :

) Perencanaan jarak antara bangunan gudang yang jauh dari sungai.

Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipai banjir dan mencegah

terjadinya erosi di tepi sungai.

) Pembangunan fondasi bangunan lantai gudang yang lebih tinggi dari

permukaan tanah.


commit to user

Untuk mendukung pelaksanaan pengawasan dan pelaporan ini checker

gudang dibekali kartu stapel, Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar, dan

kartu stok fisik. Kartu stapel ini berisi tentang jumlah dan berat barang pada

saat barang masuk hingga barang keluar serta untuk mencatat daftar sisa

barang. Berikut adalah bentuk kartu stapel :

Gambar .

Kartu Data Penyimpanan (Kartu Stapel)

P

P

K



commit to user

Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar digunakan untuk mencatat jumlah

dan berat barang pada saat bongkar dan muat barang. Bentuknya dapat

dilihat seperti berikut ini :

Gambar .

Laporan Harian Realisasi Muat/Bongkar


Sedangkan, Kartu Stok Fisik digunakan untuk mencatat kondisi

barang selama disimpan didalam gudang setiap harinya. Kartu ini seperti

laporan harian untuk mengetahui posisi dan jumlah barang dari awal

pemasukan hingga pengeluaran serta keadaan barang apabila terjadi

kerusakan. Kartu Stok Fisik tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :


commit to user

Gambar .

Kartu Stok Fisik


Ketiga kartu tersebut harus diisi untuk mengetahui kondisi, keadaan

fisik, dan jumlah barang setiap harinya. Hal ini perlu untuk dilakukan

karena akan digunakan sebagai laporan pertanggungjawaban kepada klien

mengenai kondisi barang-barang mereka selama berada di gudang.

Pengawasan dan pelaporan terhadap gudang tersebut tidak hanya

menyangkut kondisi barang saja dengan menggunakan ketiga kartu tersebut,

tetapi juga mendata dan mengatur layout atau letak barang di ruang gudang


commit to user

agar tertata dengan baik. Berikut adalah contoh laporan realisasi layout

gudang :

Gambar .

Laporan Layout Gudang A

Per Tanggal Februari



commit to user

Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa gudang tersebut telah penuh

terisi oleh produk semen milik PT. Dinamika LI. Penataan semen di gudang

tersebut tidak secara menyeluruh memenuhi ruang gudang, tetapi diberi

celah dengan pintu utama. Tujuannya untuk memudahkan pemasukan atau

pengeluaran barang serta emplasement untuk memudahkan bagi checker

gudang untuk mengawasi stok yang ada di gudang tersebut. Untuk contoh

penataan gudang yang lain bisa dilihat di lampiran.

Pengecekan terhadap layout gudang ini dilakukan secara berkala dan

pelaporannya dilakukan setiap bulan sekali. Seperti yang disampaikan

oleh bapak Djarot berikut ini :

“Nah, ini adalah realisasi tentang kondisi layout gudang untuk

mendata luas ruangan per harinya yang dipakai oleh penyewa untuk

menyimpan barangnya. Untuk laporannya bulan sekali Mas.

Fungsinya untuk mengatur letak barang di gudang.” (Wawancara

tanggal Maret )

Dalam wawancara Bapak X juga mengatakan hal yang sama seperti

yang disampaikan bapak Djarot tersebut :

“Setiap hari tuh ada checker yang nge-cek Mas. Biar tahu kondisi

barang-barang setiap harinya. Terus, kalau ada barang mau masuk

atau keluar kami dikasih informasi buat ngatur barangnya.”


Dengan adanya penataan layout ini bisa memantau barang dan luas

ruangan untuk mengatur tata letak barang bagi barang yang masuk atau

yang keluar selanjutnya. Karena pemasukan dan pengeluaran barang ini

terjadi setiap saat tergantung kebutuhan dari pihak penyewa gudang. Oleh

karena itu, checker harus siap setiap saat untuk bisa memprediksi penataan

ruangan gudang agar tidak terjadi kekurangan ruang gudang.


commit to user

Pihak Pedaringan sendiri meyakinkan kepada pelanggan bahwa

mereka dapat memberikan jaminan keamanan dan kualitas terhadap barang-

barang yang disimpan dengan pelayanan yang mereka berikan. Hal ini

berkenaan dengan prinsip yang dicanangkan oleh pihak Pedaringan, yaitu :

a. Kecepatan

b. Ketepatan

c. Ketelitian

d. Kejujuran

Hal ini sesuai dengan apa yang disampaikan oleh bapak Djarot yang


“Kami akan memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada para

klien. Jadi, ya tidak bisa sembarangan Mas. Disini kami punya

prinsip yaitu, kecepatan, ketepatan, keakuratan atau akurasi, dan

kejujuran.” (Wawancara tanggal Maret )

Kecepatan dan ketepatan disini maksudnya adalah pemberian

pelayanan dan pendataan dalam menangani barang masuk dan keluar

dengan cepat dan tepat. Dalam proses bongkar barang pada saat penerimaan

barang masuk, pihak Pedaringan sendiri memiliki tenaga-tenaga yang

memadai agar proses kegiatan pemasukan barang ke gudang berjalan

dengan lancar. Seperti yang disampaikan oleh bapak Suwardi :

“Disini kami memiliki beberapa kuli dan tenaga ahli Mas. Mereka

yang akan membantu bongkar muat barang di gudang. Jadi, klien

tidak harus menyewa tenaga kuli sendiri” (Wawancara tanggal

Maret )

Hal ini didukung dengan apa yang disampaikan oleh bapak Y yang

menyatakan demikian :


commit to user

“Kalau bongkar atau muat disini udah ada ahli sama kulinya kok Mas.

Jadi, nggak perlu bawa tenaga sendiri. (Wawancara tanggal Maret

)

Bapak X pun juga mengatakan demikian terkait keberadaan tenaga

pengangkut barang :

“Wah, disini kalau bongkar atau muat dibantu sama kuli kok Mas.

Kulinya ya dari sini. Apalagi ada tenaga ahli yang pake forklift,

pekerjaan jadi cepet selesai.” (Wawancara tanggal Maret )

Tidak hanya itu saja, dalam proses input data bagi pihak penyewa

yang akan datang dilakukan dengan sistem komputerisasi agar tidak terjadi

keterlambatan waktu tunggu bagi pihak penyewa. Data tersebut akan diolah

ke dalam sistem data gudang sebagai akses untuk informasi kontrol

persediaan barang.

Data gudang merupakan alat yang sangat bermanfaat untuk

menganalisa keadaan barang-barang yang ada di gudang sebagai alat kontrol

dan mencarai informasi bagi pihak penyewa gudang. Hal ini seperti yang

disampaikan oleh Nasina Jigeesh dan Santhi Sree Kondabolu dalam A

Virtual Data Warehouse for Manufacturing industry yang mengatakan

demikian :

“Even though data warehouse is a powerful tool to enable the user

analyse large and multi-dimensional data sets, developing and

maintaining such data warehouse with the help of tools available in

the market will be complex and expensive.” (Meskipun data gudang

adalah alat yang ampuh untuk memungkinkan pengguna menganalisa

kumpulan data yang besar dan bersifat multidimensi, mengembangkan

dan mempertahankan data gudang dengan bantuan alat yang tersedia

di pasar akan menjadi permasalahan yang kompleks dan mahal).

(Jigeesh and Kondabolu, : ).


commit to user

Di Pedaringan sendiri pengelolaan terhadap kondisi barang di gudang

dapat dikontrol dengan teknologi komputer. Data-data yang dilaporkan oleh

checker gudang akan segera dimasukan kedalam input komputer. Sehingga

dalam kontrol persediaan di gudang dapat dilakukan dengan mudah dan

tanpa memerlukan tenaga yang lebih.

Di Perusda Pedaringan dalam persiapan ruang gudang untuk pihak

penyewa pun dilakukan dengan secepat mungkin setelah ada pihak yang

ingin menyewa gudang. Agar pihak penyewa tidak harus menunggu lama

mengenai kepastian kapan gudang bisa digunakan. Selain itu, bagi pihak

penyewa yang ingin mengetahui informasi mengenai persediaan barang

mereka dapat diakses dengan secepat mungkin dan dengan akurat karena

telah menggunakan sistem komputerisasi. Bapak Djarot mengatakan

demikian :

“Dalam input informasi data klien dan informasi persediaan disini

sudah menggunakan sistem komputer Mas. Lha wong jamane wis

maju, kita juga harus mengikuti perkembangan tho. Kalau pake

komputer kan input data bisa cepat dan akurat Mas. Jadi, klien tinggal

mengirimkan surat perintah kesini saja.” (Wawancara tanggal

Maret )

Yang dimaksud dengan ketelitian oleh pihak Pedaringan disini adalah

teliti dalam pengaturan pergerakan barang dan input data seperti yang telah

disebutkan diatas terhadap pengelolaan barang di gudang. Hal ini juga

meliputi penentuan luas ruang gudang untuk barang, jumlah dan kondisi

barang selama penyimpanan, serta input data-data mengenai informasi lain

tentang barang yang ada di gudang. Seperti yang disampaikan oleh bapak

Djarot :


commit to user

“Selain itu, akurasi juga mengenai pergerakan barang, mulai dari

masuk yang mana harus ditentukan dulu ruangannya seberapa yang

dibutuhkan. Lalu, kondisi barang dan jumlahnya. Data-datanya tepat

atau tidak.” (Wawancara tanggal Maret )

Setiap hari checker gudang yang akan bertugas mengawasi dan

memeriksa kondisi barang yang akan dilaporkan kepada Kepala Gudang

sebagai informasi yang akan disampaikan kepada pihak penyewa sewaktu-

waktu. Disini checker akan mengisi data-data mengenai keberadaan barang

dengan menggunakan kartu-kartu yang telah disebutkan sebelumnya diatas.

Pengisian data-data tersebut harus dilakukan dengan teliti agar tidak terjadi

kesalahan dalam input data. Dalam jurnal yang berjudul Data Warehousing

Stages of Growth Vol. , Issue: , Juni menyatakan bahwa :

“Three stages describe the current evolution of data warehouses :

initiation-the initial version of the warehouse, growth-the expansion

of the warehouse, and maturity-the warehouse becomes fully

integrated into the company’s operations”. (Tiga tahapan dalam

menggambarkan evolusi data gudang saat ini, yaitu : permulaan-

sebagai versi awal dari gudang, pertumbuhan-upaya perluasan

gudang, kematangan-gudang menjadi terintegrasi ke dalam operasi

perusahaan). (Watson, Ariyachandra, and Matyska, : ).

Data-data mengenai informasi gudang dapat dikembangkan dalam

upaya pengelolaan data yang lebih valid dan relevan sebagai alat

pengambilan keputusan. Perkembangan terhadap data gudang tersebut dapat

digambarkan melalui tahap permulaan sebagai gambaran melihat bentuk

awal dari gudang. Hal ini didukung dedngan upaya perluasan gudang

sebagai langkah pertumbuhan serta menilai kematangan gudang untuk

dioperasikan. Dalam A Virtual Data Warehouse for Manufacturing industry

dikatakan lebih lanjut seperti berikut ini :


commit to user

“The present work created a virtual data warehouse by accessing,

sorting and integrating the enterprise data in the form of a repository.

The work is part of an overall approach to improving information

management effectiveness by turning operational data scattered

through out the organization into useful information, and by

delivering that information to the hands of the users for decision

making”. (Pada pekerjaan saat ini membuat sebuah data gudang yang

berbentuk virtual dengan mengakses, memilah dan mengintegrasikan

data perusahaan dalam bentuk repositori. Pekerjaan yang merupakan

bagian dari sebuah pendekatan menyeluruh untuk meningkatkan

efektivitas manajemen informasi dengan mengubah data operasional

yang tersebar di seluruh organisasi menjadi informasi yang berguna,

serta memberikan informasi ke tangan pengguna untuk pengambilan

keputusan). (Jigeesh and Kondabolu, : )

Pihak Pedaringan menjamin kerahasiaan dan keamanan data-data

penyewa agar tidak bisa diketahui oleh orang lain. Mereka akan cenderung

lebih terbuka terhadap penyewa gudang tersebut. Penyewa setiap saat bisa

mengakses informasi mengenai data yang mereka perlukan terkait gudang

dan barang-barang mereka.

Mengenai kejujuran pada prinsip yang terakhir tersebut adalah tentang

pemberian pelayanan yang prima dengan segala kemampuan yang dimiliki

dan pemberian informasi sesuai dengan kenyataan yang ada di lapangan.

Kepuasan pelanggan yang dicapai dengan meyakinkan kepada para

pelanggan bahwa gudang di Pedaringan memberikan jaminan terhadap

keberadaan barang pelanggan sejak barang tersebut masuk hingga keluar

dengan informasi yang jujur. Menjalin hubungan yang baik antara pihak

klien dengan Pedaringan tersebut akan membangun kerja sama dan

kepercayaan dalam kegiatan pergudangan selanjutnya. Bapak Suwardi



commit to user

“Kami akan selalu memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien,

dengan pemberian pelayanan yang baik tersebut Kami yakin akan

meningkatkan kepercayaan klien terhadap apa yang telah kami

berikan untuk mereka.” (Wawancara tanggal Maret )

Bapak Djarot juga menegaskan hal serupa yang disampaikan oleh

bapak Suwardi mengenai kepercayaan klien tersebut :

“Kami disini tidak ingin mengecewakan klien. Dengan pelayanan

terbaik dan pemberian informasi yang jujur kami yakin akan

meningkatkan kepercayaan mereka terhadap kami. Kejujuran menjadi

kunci terpenting bagi kami dalam menjaga hubungan baik dengan

pelanggan.” (Wawancara tanggal Maret )

Kejujuran memegang peranan yang sangat penting dalam menjaga

hubungan antara klien dengan pihak Pedaringan. Sekaligus sebagai cara

untuk menarik pelanggan baru. Tidak hanya itu saja, prinsip-prinip yang

lain pun juga memiliki peranan yang sama vitalnya dalam meyakinkan

pelanggan bahwa pelayanan pergudangan di Pedaringan tersebut dapat

menjamin kepuasan bagi klien/pelanggan yang ingin menggunakan jasa

pergudangan di Perusda Pedaringan.

Dalam masalah keamanan di Pedaringan mengenai penjagaan dan

pengawasan terhadap keberadaan barang di gudang dan memastikan kondisi

barang tidak hilang atau rusak. Untuk sistem keamanan di Pedaringan ini

disetiap kompleks gudang ditugaskan orang checker untuk mengawasi

gudang. Seperti yang disampaikan bapak Djarot :

“Untuk masalah keamanan masing-masing gudang ada checker-nya

orang setiap kompleks. Disini ada kompleks gudang, kompleks atas

ada gudang dan kompleks bawah gudang. Selain itu, ada juga

security yang bertugas setiap harinya.” (Wawancara tanggal Maret

)


commit to user

Pihak penyewa kadang-kadang juga ada yang sudah menggunakan

jasa keamanan sendiri atau dari luar untuk menjaga barangnya di gudang.

Sehingga pihak checker hanya bertugas memeriksa kondisi barang saja

tanpa harus mengawasi. Selain untuk menjamin keamanan dengan

menggunakan jasa keamanan sendiri atau dari luar, dikarenakan pihak

checker gudang hanya memiliki jam kerja selama jam/hari dari jam .

WIB- . WIB. Seperti yang dikatakan oleh Bapak W salah satu penyewa

gudang demikian :

“Disini saya menggunakan tenaga keamanan sendiri Mas. Lha,

checker-nya jam sore udah pulang. Terus yang jaga malam nanti

siapa ? satpam saja keliling cuman sesekali.” (Wawancara tanggal

Maret )

Hal ini juga didukung dengan pernyataan yang disampaikan oleh

bapak Bambang berikut ini :

“Saya disini kerja setengah hari Mas, pagi masuk jam , jam sore

udah pulang. Yang jaga malam nggak ada, paling ya satpam yang

keliling.” (Wawancara tanggal Maret )

Petikan wawancara tersebut menunjukan bahwa checker gudang

hanya menjaga gudang dan mengontrol keadaan perediaan barang di gudang

selama kurang lebih setengah hari dari pagi hingga sore. Sedangkan untuk

malam hari tidak ada checker yang menjaga gudang hanya ada security yang

bertugas keliling saja. Hal ini menjadi permasalahan pada sistem keamanan,

keakuratan pendataan barang, dan pengontrolan persediaan stok barang di

gudang yang harus diperhatikan oleh Pedaringan agar kepercayaan klien

bisa bertambah.


commit to user

Salah satu penyewa gudang di Perusda Pedaringan yang lain, bapak Z


“Keamanan disini kelihatannya perlu diperketat lagi Mas. barang-

barang kami jaga sendiri biar efektif. Checker gudang saja cuma

orang ditiap kompleks. Kalau kecolongan gimana ? Kalau malem

yang tugas keliling juga jarang. Harusnya di gudang kalau bisa

dipasang CCTV.” (Wawancara tanggal Maret )

Salah satu penyewa gudang yang lain, bapak Y menambahkan

pendapat tersebut demikian :

“Peralatan untuk sistem keamanan kayaknya harus ditambahi lagi

Mas. Seperti penerangan yang masih kurang kan disini kalau malem

gelap sekali Mas. Lalu, menambah alat-alat keamanan di gudang

untuk antisipasi kalau terjadi pencurian. Alarm-nya perlu diperbaiki

juga.” (Wawancara tanggal Maret )

Dari wawancara tersebut menunjukan dalam kenyataannya sistem

keamanan di Pedaringan masih perlu untuk diperketat lagi. Hal ini

diharapkan agar bisa mengantisipasi gangguan keamanan yang sewaktu-

waktu bisa terjadi. Oleh karena itu, dengan adanya peningkatan terhadap

sistem keamanan tersebut dapat menjamin keberadaan barang milik

penyewa yang ada di gudang aman.

. Tagihan

Tagihan ini merupakan proses meminta jumlah biaya penyimpanan

kepada pihak penyewa seuai dengan kesepakatan yang telah disetujui

bersama. Proses ini dimulai dari mempersiapkan tagihan berdasarkan

periode tagihan oleh Staff Kantor Gudang. Dalam mempersiapkan tagihan


commit to user

tersebut dibuatkan Tanda Terima Penyimpanan (TTP) (lihat gambar . )

dan Tanda Bukti Penyerahan (TBP) (lihat gambar . ).

Dalam tagihan ini terdapat rincian biaya yang harus dibayar oleh

pihak penyewa berdasarkan luas ruangan yang dipakai, berat barang, dan

lama penyimpanannya. Seperti yang disampaikan bapak Suwardi :

“Kalau untuk perjanjiannya biasanya biaya penyimpanan dihitung

berdasarkan m /ton/hari atau per bulan tergantung kesepakatan

kontrak.” (Wawancara tanggal Maret )

Hal ini sama seperti yang disampaikan oleh bapak W yang mengatakan

demikian :

“Kalau udah selesai nanti dikasih tagihannya Mas. Berapa rincian

biayanya sudah tertuang disitu. Ya, biayanya berdasarkan luas

ruangan yang disewa sama jumlah barang yang dititipkan.”


Bapak X juga mengatakan hal yang sama seperti yang disampaikan oleh

bapak W :

“Di tagihannya ya isinya jumlah biaya yang harus kami bayar sesuai

perjanjian waktu akan nyewa gudang Mas.” (Wawancara tanggal

Maret )

Hal tersebut juga didukung oleh pernyataan bapak Z yang mengatakan

demikian :

“Kalau mau ngeluarin barang atau sewa habis dikasih tagihan Mas.

Rincian biayanya sih sesuai tergantung kesepakatan kontrak.”


Berdasarkan hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa dalam

perjanjian atau kontrak antara penyewa dengan pihak Perusda Pedaringan

sudah ditentukan berapa perhitungan biaya total tagihan nantinya yang harus

dibayar oleh pihak penyewa kepada Perusda Pedaringan selaku pemilik


commit to user

gudang. Perhitungan biaya tersebut berdasarkan luas ruangan yang dipakai

dikalikan dengan jumlah/berat barang. Lalu, dikalikan lagi dengan lama

waktu penyimpannya.

Sebagai tanda bukti jumlah biaya yang harus dibayar pada saat barang

pertama kali akan disimpan tercantum di dalam TTP (lihat gambar . ). Di

dalam TTP ini juga berisi keterangan tentang detail barang yang akan

disimpan. Sedangkan, TBP (lihat gambar . ) sebagai bukti jumlah biaya

yang harus dibayar pada saat barang akan diambil. Di dalamnya juga berisi

keterangan tentang detail barang yang telah disimpan.

Selain TTP dan TBP dalam tagihan biaya penyimpanan juga disertai

rekap tagihan yang berisi biaya total yang dikenakan kepada pihak penyewa

yang telah menitipkan barang di gudang Pedaringan. Ketiga berkas tersebut

akan diperiksa oleh Kepala Pergudangan terlebih dahulu. Setelah disetujui,

ketiga berkas tersebut akan direkap dan diserahkan kepada Direksi

Operasional untuk disetujui yang selanjutnya akan diserahkan kepada pihak

penyewa untuk membayar sejumlah uang yang sudah tertera di dalam

tagihan tersebut.

Kelancaran dalam proses tagihan ini didukung oleh kepercayaan

antara pihak penyewa dan pihak Perusda Pedaringan yang terjalin dengan

baik. Pembayaran tagihan ini selalu dilakukan tepat waktu dan pihak

penyewa tidak merasa dirugikan. Seperti yang disampaikan oleh bapak

Suwardi :

“Dalam tagihan biaya sewa gudang rata-rata pihak penyewa tepat

waktu. Kami disini memberikan kepercayaan kepada pihak penyewa


commit to user

dengan menjalin hubungan baik dan memberikan pelayanan yang

berkualitas, bukan asal-asalan.” (Wawancara tanggal Maret )

Hal tersebut didukung dengan apa yang disampaikan oleh bapak Y

yang mengatakan hal yang serupa :

“Untuk urusan tagihan kami upayakan tepat waktu. Mereka

(Pedaringan) sudah memberikan kami dengan pelayanan yang bagus.

Jadi, kami tidak akan melanggar kontrak yang sudah disepakati karena

kami juga merasa tidak dirugikan.” (Wawancara tanggal Maret

)

Apabila pihak penyewa tidak segera membayar biaya sewa dan

mengambil barang dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Maka, pihak

Pedaringan mempunyai hak untuk melakukan tindakan terhadap barang

milik penyewa yang disebut dengan hak retensi. Seperti yang disampaikan

oleh bapak Suwardi :

“Apabila barang tidak segera diambil dan tidak dibayar oleh penyewa,

kami memiliki hak retensi terhadap barang tersebut. Bisa kami lelang

atau jual kalau masih layak atau kami musnahkan bila mengganggu

lingkungan sekitar.” (Wawancara tanggal Maret )

Hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa pihak Perusda

Pedaringan bisa mengambil tindakan apabila pihak penyewa melanggar

kontrak yang telah disepakati. Salah satunya hak retensi tersebut. Hak

retensi yang dilakukan adalah dengan menjual barang yang ada digudang

atau memusnahkannya. Apabila barang yang ada di gudang tersebut masih

dalam kondisi baik dan masih bernilai, maka pihak pedaringan akan

melelang atau menjual barang tersebut ke publik. Namun, apabila barang

tersebut sudah dalam kondisi yang tidak baik dan tidak memiliki nilai maka


commit to user

barang tersebut akan dimusnahkan agar tidak mengganggu masyarakat dan

lingkungan sekitar.

Kegiatan pemusnahan terhadap barang-barang yang sudah tidak layak

yang dapat mengganggu keberadaan lingkungan sekitar juga dilakukan

sebagai upaya dari Perusda Pedaringan dalam menjaga kelestarian

lingkungan dan tidak merugikan masyarakat disekitarnya. Hal ini

menunjukan bahwa di Pedaringan menerapkan gudang terbuka yang

berwawasan lingkungan. Bapak Suwardi menambahkan :

“Di Pedaringan sendiri juga peduli terhadap lingkungan sekitar. Kami

tidak ingin merugikan masyarakat meskipun kami termasuk gudang

terbuka. Tetapi kami juga menerapkan gudang yang berwawasan

lingkungan.” (Wawancara tanggal Maret )

Berdasarkan wawancara diatas Perusda Pedaringan ingin menunjukan

kepada masyarakat bahwa wilayah pergudangan di Pedaringan bukan

merupakan wilayah yang berbahaya yang dapat mengganggu lingkungan

sekitar. Gudang di pedaringan merupakan gudang terbuka yang berwawasan

lingkungan. Hal ini terbukti dengan adanya aturan tentang diperbolehkannya

barang-barang tertentu saja yang boleh disimpan ke dalam gudang di

Pedaringan. Selain itu, adanya penghijauan disekitar areal Perusda

Pedaringan yang menunjukan kalao Perusda Pedaringan juga peduli

terhadap kelestarian lingkungan sekitar.

Sejak Perusda Pedaringan ini didirikan pada tahun ,

penggunaan hak retensi tersebut belum pernah dilakukan. Bapak Suwardi



commit to user

“Sejauh ini kami belum mengenakan hak retensi kepada klien. Paling

mereka cuman ada beberapa kesalahan teknis yang masih bisa

ditoleransi. Pihak klien selalu tepat waktu dalam mengambil barang

dan memenuhi kewajiban mereka.” (Wawancara tanggal Maret

)

Dari kutipan wawancara diatas dapat dijelaskan bahwa sejauh ini

belum ada penyewa gudang yang dikenai hak retensi. Rata-rata pihak

penyewa hanya melakukan beberapa kesalahan teknis yang masih bisa

untuk diperbaiki. Untuk masalah penagihan sendiri pihak penyewa selalu

melakukannya tepat waktu.

Pihak Perusda Pedaringan bisa saja melakukan tindakan pemusnahan

terhadap barang-barang yang ada di gudang berdasarkan persetujuan dengan

pihak penyewa. Hal ini seperti dengan apa yang disampaikan oleh bapak

Suwardi :

“Kalau ada barang yang sekiranya membusuk dan yang sudah tidak

layak yang dapat membahayakan lingkungan sekitar akan kami

musnahkan Mas. Pemusnahan tersebut kami lakukan karena

beralasan. Biasanya atas permintaan klien. Kalau nggak ya kami kasih

tahu ke klien ada barang yang sekiranya sudah tidak layak untuk

dimintai persetujuan pemusnahan dengan alasan itu tadi.”


Dari hasil wawancara tersebut menunjukan bahwa pemusnahan yang

dilakukan oleh pihak Perusda Pedaringan ini sendiri beralasan demi

menjaga lingkungan sekitar. Pemusnahan tersebut dilakukan dengan

meminta persetujuan dari pihak penyewa terlebih dahulu. Bahkan pihak

penyewa sendiri ada yang meminta secara langsung agar barang-barang

yang tidak layak tersebut untuk dimusnahkan.


commit to user

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan

bahwa manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan” Surakarta dapat dikatakan baik. Hal ini dapat dilihat di

dalam pelaksanaan Standard Operating Procedure (SOP) pergudangan yang

dijadikan indikator dalam penelitan ini oleh penulis. Pelaksanaan indikator-

indikator tersebut dapat dilihat seperti berikut ini :

. Penerimaan

Kegiatan penerimaan di Perusahaan Daerah Pusat Pergudangan

Kota “Pedaringan” Surakarta berjalan dengan lancar. Hal ini didukung

dengan adanya perencanaan yang jelas dan akurat dalam mempersiapkan

ruang gudang untuk penyewa, kecepatan dan ketelitian dalam proses

pemasukan barang ke gudang. Dalam proses bongkar barang pihak

penyewa dibantu tenaga ahli prfesional yang telah disediakan oleh Perusda

Pedaringan sehingga meringankan beban penyewa dalam bongkar barang.

Selain itu, adanya alat bantu forklift dan hand-palet yang memudahkan

proses pemindahan barang ke gudang.

Secara garis besar Perusda Pedaringan benar-benar menjalankan

prinsip kecepatan dan ketelitian dengan baik dalam melaksanakan kegiatan

penyimpanan barang di gudang Pedaringan. Akan tetapi, masih ada juga


commit to user

penyewa yang mengeluh akan waktu tunggu yang lama dalam proses

pemasukan barang tersebut. Terutama, dalam mengurus administrasinya.

Namun, hal ini segera diatasi dengan pegawai yang profesional dengan

didukung teknologi komputerisasi sehingga proses administrasi bisa

berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, kondisi jalan untuk menuju

gudang yang rusak membuat transportasi menjadi terhambat dan

kurangnya perawatan terhadap alat bantu mekanik yangmembuat proses

bongkar atau muat barang memakan waktu agak lama.

. Pengeluaran

Proses pengeluaran barang di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta sama baiknya dengan proses

penerimaan. Pihak Pedaringan memberikan informasi yang jelas dan

mudah dipahami oleh penyewa mengenai kondisi persediaan barang di

gudang sebelum dilakukan proses pengeluaran. Mereka mampu merespon

dengan baik terhadap perintah pengeluaran barang yang dikehendaki oleh

penyewa. Selain itu, Proses muat barang yang cepat dan teliti dengan

dibantu tenaga yang profesional.

Kesamaan tahap ini dengan penerimaan barang adalah benar-benar

menjalankan prinsip kecepatan dan ketelitian dengan baik. Perusda

Pedaringan tidak ingin mengecewakan pihak penyewa dengan membuat

kesalahan pada saat barang akan diambil oleh penyewa atau dikeluarkan

dari gudang. Kendala yang dihadapi hampir sama juga dengan kendala

yang dialami pada saat penerimaan barang yaitu waktu tunggu dalam


commit to user

proses administrasinya dan penggunaan alat mekanik yang kadang-kadang

macet karena kurang perawatan. Serta, jalur akses keluar gudang yang

rusak di beberapa titik.

. Pengawasan dan pelaporan

Pelaksanaan kegiatan pengawasan dan pelaporan berjalan dengan

lancar karena didukung oleh petugas checker yang profesional.

Pengawasan dan pelaporan ini dilakukan terhadap barang-barang yang

disimpan di dalam gudang. Laporan tersebut akan ditujukan kepada

Kepala Gudang sebagai bahan untuk memberikan informasi kepada

penyewa terkait kondisi barang milik penyewa.

Dalam pelaksanaan kegiatan ini pihak Pedaringan menjalankan

prinsip yaitu kecepatan, ketepatan, ketelitian, dan kejujuran. Meskipun

pengawasan barang dan kontrol persediaan stok masih kurang karena

sedikitnya checker yang dimiliki. Pihak Pedaringan juga terbuka dalam

memberikan informasi kepada penyewa terkait kondisi barang yang

disimpan. Hal ini karena adanya pembuatan laporan kondisi barang milik

penyewa secara harian.

Selain itu, mampu menjaga kerahasiaan dan keamanan data

mengenai kondisi barang penyewa. Serta bertanggung jawab terhadap

segala sesuatu yang terjadi pada barang milik penyewa yang ada di

gudang. Apabila barang milik penyewa mengalami kerusakan atau tidak

sesuai dengan kondisinya pada saat barang diterima pihak Perusda


commit to user

Pedaringan bersedia mengganti sesuai dengan peraturan yang telah

ditetapkan.

. Tagihan

Dalam proses penagihan terhadap kewajiban penyewa kepada

pihak Pedaringan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini karena

keberhasilan pihak Pedaringan dalam membangun kepercayaan dengan

klien-nya tersebut. Pihak Pedaringan memberikan perhitungan yang jelas

terkait tagihan yang harus dibayar oleh penyewa. Bersikap terbuka

terhadap penyewa mengenai bagaimana perhitungan biaya tagihan yang

harus dibayar. Serta mudah diajak untuk bernegosiasi dan sopan dalam

membahas perjanjian/kontrak gudang.

Dengan demikian pihak penyewa tidak perlu khawatir akan

dibebani biaya yang memberatkan oleh pihak Peusda Pedaringan. Karena

biaya penyimpanan dibicarakan bersama antara pihak penyewa dengan

Perusda Pedaringan.

B. Saran

Manajemen pergudangan digunakan untuk mengelola, mengendalikan

dan mengawasi kegiatan pergudangan. Yang diharapkan dari kegiatan ini

adalah terjaminnya kondisi barang dan gudang, pengambilan dan pemasukan

barang ke gudang yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan

informasi stok barang di gudang. Saran yang bisa diberikan oleh penulis guna


commit to user

memperbaiki manajemen pergudangan di Perusahaan Daerah Pusat

Pergudangan Kota “Pedaringan” Surakarta adalah

. Masih ditemui adanya waktu tunggu yang lama dialami oleh beberapa

penyewa yang akan memasukan barang ke gudang. Oleh karena itu, perlu

adanya perbaikan terhadap sistem adminitrasinya terutama pada saat akan

melakukan penerimaan maupun pengeluaran barang.

. Masih terdapat beberapa infrastruktur yang kurang terawat seperti jalan

yang rusak dan sistem drainase yang kurang baik. Oleh karena itu, perlu

adanya perbaikan dan perawatan infrastruktur seperti jalan sebagai akes

menuju gudang yang rusak serta perbaikan terhadap sistem drainase agar

pada saat musim hujan tidak terjadi genangan air di beberapa titik lokasi.

Hal ini untuk mengurangi hambatan pada saat proses pemasukan dan

pengeluaan barang oleh transportasi pengangkut barang.

. Masih ada sarana dan prasarana seperti peralatan mekanik yang kurang

perawatannya. Oleh karena itu, perlu adanya perawatan yang rutin agar

peralatan-peralatan tersebut dapat beroperasi dengan baik untuk membantu

kelancaran aktivitas pergudangan.

. Kurangnya petugas yang mengontrol kondisi barang-barang yang ada di

gudang. Oleh karena itu, perlu menambah petugas checker gudang dalam

pengawasan dan pendataan stok terhadap barang-barang di gudang untuk

meningkatkan keakuratan data dan informasi persediaan stok.

. Menambah kamera CCTV, penerangan, dan alat bantu keamanan di

masing-masing gudang untuk memperketat sistem keamanannya.

MANAJEMEN PERGUDANGAN DI PERUSAHAAN DAERAH... · perusahaan. Gudang dapat dijadikan sebagai salah...

Documents

Transcript of MANAJEMEN PERGUDANGAN DI PERUSAHAAN DAERAH... · perusahaan. Gudang dapat dijadikan sebagai salah...