Pelatihan Dasar Manajemen Pergudangan

Pelatihan Dasar

Manajemen Pergudangan

Capt. Suzdayan MMTr Master Mariner

Tanjung Priok, Januari 2014

Materi Pelatihan

Pergudangan sebagai bagian Logistik

Pemahaman Manajemen Pergudangan

Gudang Pelabuhan

Pengelolaan Gudang

Performansi Gudang

Pengamanan Gudang

Pergudangan Sebagai

Bagian Logistik

Posisi Pergudangan di dalam Jaringan Logistik

Posisi Pergudangan di dalam Jaringan Logistik

SCM

Material Inventory

Asset

Procurement Product and

Services

Logistic Transport (goods)

Warehouse

Distribution

Demand F’cast

Supplier

Production

Information

Quality

Customer

Di dalam Rantai Pasok (Supply Chain) terdapat cara mengelola

pemasokan (Supply) dan Kebutuhan (Demand), pencarian sumber

bahan baku dan parts, pabrikasi dan perakitan, pengelolaan gudang dan

pemantauan inventory, penempatan dan pengelolaan order, distribusi

keseluruh jaringan (Logistic) dan konsumen.

Pergudangan (Warehousing) memegang peran penting terhadap strategi

Logistik di dalam membangun dan memelihara hubungan diantara mitra

rantai pemasok (Supply Chain).

Barang komoditas yang menjadi muatan kapal melalui satu kegiatan

penting sebelum maupun sesudah pengangkutan, yaitu pergudangan.

Hubungan Rantai Pasok – Logistik - Pergudangan

Pengelolaan gudang pelabuhan

Manajemen gudang pelabuhan berbeda dengan manajemen gudang

publik yang ditujukan melayani kepentingan umum dan berada di luar

area pelabuhan.

Penyimpanan dan lalu lintas barang di gudang pelabuhan terikat

dengan ketentuan panbean, karena gudang pelabuhan adalah TPS.

Gudang lini 1 dan lini 2 berfungsi secara langsung untuk jasa

pelayanan barang dan secara tidak langsung untuk pelayanan kapal.

Hubungan antara kapal dengan gudang lini 1 dan lini 2 sangat

asosiatif. itulah pertimbangannya mengapa pengelola terminal,

dermaga, dan gudang, menyatu di dalam manajemen penyelenggara

pelabuhan. pengintegrasian dimaksud sudah berjalan sejak masa

haven directie.

Di pelabuhan sebagai pelabuhan pengumpan, kebutuhan akan

gudang tidak begitu dirasakan. akan tetapi pelabuhan-pelabuhan

yang hierarki pengumpul dan utama, penyediaan gudang laut yang

dibangun disisi waterfront mutlak perlu.

Hubungan Rantai Pasok – Logistik - Pergudangan

Gudang

Manajemen Pergudangan bagian dari Logistik

Bagian logistik suatu perusahaan yang menyimpan produk (barang mentah,

setengah jadi, jadi, suku cadang) di dan antara tempat asal dan tempat pemakaian,

dan memberikan informasi tentang status, kondisi dan penggunaan barang yang

tersimpan.

Pemahaman Manajemen

Pergudangan

Gudang adalah tempat menyimpan barang yang akan di muat atau

setelah dibongkar dari kapal.

Gudang dapat dibagi menurut wilayah bea cukai, lamanya penyimpanan

muatan, jenis muatan, dan bentuknya.

Manajemen gudang pelabuhan berbeda dengan manajemen gudang

publik yang ditujukan melayani kepentingan umum dan berada di luar

area pelabuhan. penyimpanan dan lalu-lintas barang di gudang

pelabuhan terikat dengan ketentuan pabean, karena gudang pelabuhan

adalah tempat penimbunan sementara

Pengertian dan Fungsi Gudang

Fungsi dasar dari sebuah gudang adalah mencakup pergerakan,

penumpukan dan transfer informasi. Untuk menumpuk barang dengan

baik diperlukan pergerakan yang baik pula

Pemindahan (transfer)

Pemindahan adalah kegiatan menerima atau mengeluarkan

barang dengan menggunakan tenaga buruh atau mekanik.

Dalam hal ini menerima dari pihak pertama untuk menyerahkan

kemudian pihak kedua.

Gudang bertindak sebagai transfer point.

Penerima (receiving)

Penerimaan merupakan operasi menerima barang di gudang,

biasanya dari truk, kapal, atau kapal terbang yang kemudian

dimasukkan kedalam gudang dengan tenaga manusia atau

mekanik. Dalam kegiatan ini, petugas gudang juga memeriksa

apakah barang itu sesuai dengan dokumen pengiriman.

Penyimpanan (storage)

Barang yang diterima akan disusun dan disimpan sesuai

permintaan atau sesuai peraturan yang berlaku. Untuk itu akan

dikeluarkan dokumen penyimpanan.


Pengerjaan (handling)

Pengerjaan adalah pekerjaan operasi yang berhubungan dengan

cara mengerjakan barang di dalam gudang, yaitu menumpuk,

menyortir, memperbaiki bungkusan, mengkarungkan kembali

(overzakken), menimbang, memeriksa dan meneliti serta

pekerjaan lainnya yang berhubungan dengan barang yang ada.

Pengiriman (expediting)

a. pengiriman langsung yaitu pengiriman barang dari

tempat penyimpanannya langsung ke tempat yang

diminta atau tempat perdagangan.

b. Pengiriman tidak langsung yaitu pengiriman

dokumennya saja sambil menunggu instruksi lebih

lanjut.

Dalam hal ini, keduanya akan dikenakan expediting charges

(biaya pengangkutan dan biaya mengerjakan dokumen dapat

dimasukkan atau tidak didalamnya tergantung dari peraturan

yang ada atau yang telah disepakati bersama).


Pembungkusan (packing)

Pembungkusan merupakan kegiatan membungkus

barang atau muatan, yang bilamana barang tidak

dibungkus akan mengalami kerusakan.

Meskipun tidak langsung berhubungan dengan operasi

pergudangan, namun hal ini merupakan kegiatan integral

dalam kegiatan pergudangan.

Packing charges, re-bagging maupun sorting dan lainnya

akan selalu terdapat dalam kegiatan pergudangan.


Jenis Gudang Menurut Wilayah Bea Cukai

Gudang Lini I

Gudang lini I disebut juga transit-shed atau deep-sea go

down. Barang-barang yang ada didalamnya masih berada

dalam pengawasan bea cukai karena belum

menyelesaikan urusan bea cukai atau persyaratan lainnya.

Gudang Lini II

Gudang lini II adalah gudang yang berada didaerah lini II,

yang menampung barang-barang yang hendak bergerak

ke daerah lini I, atau yang berasal dari daerah lini I.

Gudang Verlengstuk

Gudang yang berada didaerah lini II, yang ditunjuk

sementara oleh bea cukai sebagai gudang lini I. jadi

barang-barang yang berada disini belum diselesaikan

kewajiban membayar bea masuk dll. Dan kunci gudang

dipegang oleh bea dan cukai, seperti yang terdapat pada

gudang lini I

Jenis Gudang Menurut Wilayah Bea Cukai

Gudang Entreport

Gudang Entreport adalah gudang yang digunakan untuk

menimbun barang milik suatu perusahaan yang baru

datang dari luar negeri. Gudang ini bisa milik pengelola

pelabuhan ataupun milik swasta. Gudang ini masih

berada dalam pengawasan bea dan cukai

Depot

Depot adalah tempat konsolidasi muatan yang akan di

ekspor ke luar negeri. Depot tumbuh karena

perkembangannya muatan yang dikirim dengan

petikemas. Depot dapat berada di luar daerah

pelabuhan, seperti Gede Bage di bandung, guna

menampung muatan yang hendak dikirim ke pelabuhan

Tanjung Priok. Depot ini berada dibawah pengawasan

bea dan cukai. Juga ada depot untuk menampung

petikemas yang kosong, karena petikemas termasuk

jenis barang yang belum dibayar bea masuknya.

Klasifikasi Gudang Menurut Ukuran Luas

Gudang kecil dengan luas 36 m2 sampai

dengan 2.500 m2.

Gudang menengah dengan luas di atas

2.500 m2 sampai dengan 10.000 m2.

Gudang besar dengan luas di atas 10.000

m2.

Jenis Gudang Menurut Bentuknya

Gudang tertutup (warehouse)

Gudang tertutup adalah gudang yang memiliki

dinding dan penutup. Gudang ini digunakan

untuk menyimpan barang-barang yang harus

terlindungi dari panas, kelembaban, atau air

hujan.

Lapangan (open storage)

Lapangan sering disebut sebagai lapangan

penumpukan. Lapangan ini merupakan gudang

untuk menyimpan / meletakkan muatan yang

tahan terhadap siraman hujan, sengatan sinar

matahari, atau kelembaban. Biasanya yang

diletakkan di open storage ini adalah petikemas

atau alat alat berat.

Gudang

Pelabuhan

Gudang Pelabuhan

1. Gudang Privat dan Publik

Gudang Privat adalah gudang yang disediakan untuk bisnis dan untuk

kepentingan sendiri, misalnya pabrik pupuk membangun gudang stok atau

gudang persedian bahan baku, industri jasa kepelabuhunan menyediakan

fasilitas gudang transito untuk kelancaran lalulintas barang.

Gudang Publik adalah gudang yang disediakan oleh pemerintah untuk

barang yang dikuasai oleh Bea Cukai dan gudang yang di usahakan untuk

umum berdasarkan izin dan pengawasan pemerintah.

Gudang Pabean dan Gudang kawasan berikat tidak melayani laulintas

barang seperti gudang logistik

Peraturan yang mengatur Gudang logistik yang menjadi bagian dari rantai

pasok (suply chain) adalah Undang Undang NO.9 tahun 2006 tentang

Sistem Resi Gudang.

Peraturan yang mengatur Pergudangan di kawasan Berikat (Bonded

warehouse) yang menjadi kewenangan Bea Cukai adalah Undang Undang

No.17 tahun 2006

Gudang Pelabuhan

2. Gudang TPS, Gudang Distribusi dan Konsolidasi

Tempat Penimbunan Sementara adalah bangunan atau lapangan atau

tempat lain yang disamakan di kawasan pabean untuk menimbun barang,

sementara menunggu pemuatan atau pengeluarannya.

Tempat Penimbunan Berikat adalah bangunan atau tempat atau kawasan

yang memenuhi persyaratan tertentu untuk menimbun barang dengan

mendapatkan penangguhan bea masuk.

Ketentuan diatas menyatakan semua lapangan atau gudang baik di kawasan

pelabuhan atau diluar area pelabuhan yang berisi barang yang belum

melunasi bea masuk atau kewajiban lain kepada negara adalah TPS.

Dengan demikian, gudang / lapangan lini 1, CFS status CDC, depo, gudang

entepot adalah TPS.

Gudang Pelabuhan

3. Gudang dan Lapangan Lini 1

Gudang Lini 1 adalah tempat penimbunan sementara (TPS) di lokasi

terdepan dengan aktifitas bongkar-muat barang dari/ke kapal.

Gudang lini 1 disebut juga sebagai gudang transito karena barang yang

disimpan disana adalah muatan kapal yang masih dalam pengurusan

dokumen kepabeanan.

Berupa gudang tertutup ataupun gudang terbuka (open storage) termasuk

gudang industri jasa kepelabuhanan.

Peran dari gudang lini 1, yakni memperlancar kegiatan membongkar dan

memuat muatan kapal tanpa menunggu-menunggu penerima barang atau

kedatangan barang, sehingga kapal dapat menyelesaikan waktu sandar

(berthing time) seefisien dan sesingkat mungkin.

Gudang lini 1 adalah tempat penimbunan sementara barang yang

dibongkar/muat melalui rute tidak langsung (indirect delivery), serah terima

barang setelah melalui gudang tertutup atau gudang terbuka.

Gudang Pelabuhan

Karakteristik gudang lini 1 antara lain :

• Gudang berhadapan langsung dengan kapal

• Melayani langsung muatan ke dan dari kapal

• Barang dari gudang masih dibawah pengawasan bea-cukai

• Berfungsi sebagai gudang transito

• Tarif sewa gudang berjalan progresif, makin lama barang berada di gudang

tarif berlaku semakin tinggi. contoh : sewa dalam 1 s/d 5 hari dihitung 1 hari

sewa mulai hari ke 6 s/d ke 10 dihitung 100 % tarif dasar dan mulai hari ke 11

dan seterusnya dikenakan biaya 200 % tarif dasar. ketentuan ini dimaksudkan

untuk mendorong pemilik mengambil barang selekas mungkin.

• Digudang ini tidak diperkenankan melakukan aktivitas packing, marking,

labelling, sorting, dan bagging.

• Gudang lini 1 tidak melayani muatan terbuat dari bahan/barang berbahaya

semua kelas, terutama barang berbahaya kelas 1 yakni bahan explosive dan

kelas 7 yakni bahan radioactive. bahkan kedua jenis barang itu harus melalui

rute direct delivery / TL

Gudang Pelabuhan

4. Gudang dan Lapangan Lini 2

Gudang dan lapangan lini 2 adalah gudang yang dibangun di lokasi

belakang gudang lini 1.

Perpanjangan (verlengstuck) lini 1 dalam arti menampung limpahan barang

dari gudang lini 1, berstatus sebagai gudang transito dan diperlakukan sama

seperti gudang lini 1, karakteristik maupun pengenaan tarif berlaku sama

seperti gudang lini 1 dan barang berada dibawah pengawasan bea-cukai.

Fasilitas pendukung (back up facility) secara geografis berada diarea

pelabuhan, namun tidak berhadapan langsung dengan laut (water front) atau

kapal.

Manajemen gudang lini 2 pendukung berbeda dengan gudang lini 2

perpanjangan dari lini 1.

Masa timbun (in-transit time) digudang lini 2 pendukung tidak mesti

sesingkat mungkin, tidak menerapkan tarif progresif, dan status barang

sudah bebas dari pengawasan bea-cukai.

Sebagai pendukung, beberapa aktivitas seperti marking, sorting, labelling,

bagging, dan palleting dapat dilakukan digudang lini 2.

Gudang Pelabuhan

5. Gudang Container Freight Station (CFS)

Tempat penimbunan barang impor eks stripping petikemas.

Pada umumnya barang yang ditimbun adalah status LCL (less than container

load)

Proses konsolidasi terjadi di gudang CFS yang dikenal dengan nama CCC /

cargo consolidation center

Proses pendistribusian di gudang CFS dikenal dengan nama CDC / cargo

distribution center

Lokasi gudang CFS dekat dengan terminal petikemas, namun ada juga di

luar kawasan pelabuhan yang dikenal dengan Dry Port.

Pengelolaan Gudang

Kegiatan Di Gudang

4 (Empat) Kegiatan Utama dari suatu Gudang adalah :

1. Menerima barang dari pengangkut pada sisi

inbound dan diperlukan pengecekan kualitas dan

kuantitas dengan baik.

2. Memindahkan barang2 dari tempat penumpukan

sementara ke lokasi penumpukan khusus didalam

gudang secara teratur.

3. Menyeleksi order produk pada file order pelanggan,

termasuk pengecekan, pengepakan, dan

mengangkutnya pada penumpukan outbound.

4. Mengirim/mengapalkan barang2 dari outbound ke

pelanggan melalui berbagai sarana angkutan.

Receiving / Menerima

Barang masuk

Bongkar dari truk

Periksa Surat Jalan (SPP)

Periksa kualitas barang

Order Picking /

Pengambilan Barang Terima surat permintaan barang

Buat surat Bukti Muat ke truck

Muat ke atas truck

Put-away /

Menyimpan

Barang

dikelompokkan dan

diberi name tag

Delivery / Pengiriman

Lengkapi dengan SPP dan

minta tanda tangan

pengemudi

Aliran Barang di Gudang

Tolok Ukur Pengelolaan Gudang

Efisiensi gudang dan lapangan ditentukan oleh berbagai faktor tentang tata ruang

gudang secara fisik dan tipe berikut ukuran barang di dalam gudang

Untuk mengukur tingkat efisiensi digunakan tolak ukur.

a. Kapasitas beban lantai gudang

b. Total luas lantai

c. Luas lantai yang dapat digunakan

d. Stowage factor

e. Broken stowage

f. Stacking height

g. Stacking factor

h. Holding capacity

i. In-transit time atau Dwelling time

j. Storage Occupancy Ratio

k. Shed & Yard throughput

l. Performance gap analysis


a. Floor capacity adalah daya dukung lantai terhadap beban barang yang

ditimbun digudang. daya dukung lantai dinyatakan dalam satuan Ton/m2.

b. Total luas lantai adalah luas seluruh gudang, yakni perkalian antara

panjan dan lebar

c. Luas lantai yang dapat digunakan adalah luas lantai sebenarnhya

yang dapat dipakai untuk penimbunan barang. sebagaimana diketahui

bahwa di setiap gudang terdapat lantai yang tidak dapat digunakan

sebagai tempat barang, karena terpakai untuk :

Ruang kantor bea cukai (custom office)

Ruang kantor operator gudang (storage operation office)

Ruang kerangkeng barang yang diperiksa lebih lanjut (bonded store)

Jalan utama sepanjang gudang (main aisleway)

Jalan antara pintu ke pintu (door aisleways)

Ruang tempat alat-alat bamtu bongkar-muat (stevedore's gear)

Tiang-tiang penyangga atap gudang (pilars)


d. Stowage factor adalah faktor yang menyatakan besarnya ruang (space)

dalam M3 terpakai oleh 1 Ton muatan. Stowage factor dinyatakan dalam

satuan M3/Ton atau ft3/ton

e. Broken stowage adalah ruangan yang tidak dapat dipakai untuk

menumpuk barang, angka broken stowage dinyatakan dalam

presentase terhadap stowage factor

Bentuk ruangan, misalnya melengkung

Bentuk kemasan muatan, misalnya bentuk lingkaran atau oval

Cara menyusun muatan sembarang atau tidak tertata rapih


f. Stacking height adalah ukuran tinggi rata-rata tumpukan muatan

digudang atau dilapangan, dinyatakan dalam satuan meter atau kaki

(feet). ketinggian tumpukan yang aman didasarkan pertama-tama pada

kapasitas lantai (floor capacity)

g. Ketentuan yang berlaku di gudang gudang pelabuhan, yaitu tinggi

tumpukan dibatasi dengan mencantumkan tanda pada dinding berupa

garis-garis batas sebagai berikut :

garis hijau, menandakan bahwa muatan dapat ditumpuk secara aman

sampai dengan garis hijau, dengan ketentuan bahwa berat barang setiap M2

luas lantai tidak melebihi kekuatan lantai gudang, misalnya 8 Ton

garis kuning, menunjukan batas aman yang tidak boleh dilampaui

garis merah, memperingatkan akan terjadi kerusakan apabila tumpukan

barang sampai pada ketinggian garis merah

Performansi

Gudang

Perfomansi Gudang

1. Stacking factor adalah factor ketinggian penyusunan muatan yang dinyatakan

dalam satuan M3/ton. Rumus menghitung stacking factor adalah :

(stacking factor = stowage factor x (100+𝑏𝑟𝑜𝑘𝑒𝑛 𝑠𝑡𝑜𝑤𝑎𝑔𝑒 )

100 )

2. Holding capacity adalah daya tampung gudang atau ruang penumpukan,

dinyatakan dalam satuan ton. Rumus untuk menghitung holding capacity adalah :

Holding capacity = 𝑢𝑠𝑎𝑏𝑙𝑒 𝑠𝑡𝑜𝑟𝑎𝑔𝑒 𝑎𝑟𝑒𝑎 𝑥 𝑎𝑣𝑒𝑟𝑎𝑔𝑒 𝑠𝑡𝑎𝑐𝑘𝑖𝑛𝑔 𝑕𝑒𝑖𝑔𝑕𝑡

𝑠𝑡𝑎𝑐𝑘𝑖𝑛𝑔 𝑓𝑎𝑐𝑡𝑜𝑟

3. In transit Time atau Dwelling Time adalah waktu barang tertimbun di gudang

atau lapangan, dinyatakan dalam jumlah hari kalender. rata-rata dwulling time

barang di gudang dihitung dengan rumus,

in-transit time = 𝑕𝑜𝑙𝑑𝑖𝑛𝑔 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑦 𝑥 365 𝑕𝑎𝑟𝑖

𝑡𝑜𝑛𝑛𝑎𝑠𝑒 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔 𝑣𝑖𝑎 𝑔𝑢𝑑𝑎𝑛𝑔

Perfomansi Gudang

4. Storage Occupancy Ratio (SOR) adalah presentase atau rasio pemakaian

ruangan penumpukan dan Yard Occupancy Ratio (YOR) dalam kurun waktu

tertentu, misalnya satu bulan, satu semester, atau satu tahun. SOR dan YOR

dinyatakan dalam satuan %. SOR dan YOR dihitung dengan memakai rumus

sebagai berikut :

SOR / YOR = 𝑡𝑜𝑛𝑎𝑠𝑒 𝑏𝑎𝑟𝑎𝑛𝑔 𝑡𝑒𝑟𝑡𝑖𝑚𝑏𝑢𝑛

𝑕𝑜𝑙𝑑𝑖𝑛𝑔 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑦 x 100 %

5. Shed Throughput adalah jumlah barang muatan yang melalui fasilitas tempat

penumpukan gudang ( shed throughput = STP ) dan lapangan (Yard Throughput =

YTP) dalam periode tertentu. STP dan/atau YTP dinyatakan dalam satuan ton/m2

atau total tonnase per tahun. Shed Annual Throughput dihitung dengan rumus :

storage throught put = 𝑕𝑜𝑙𝑑𝑖𝑛𝑔 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑦 𝑥 365 𝑕𝑎𝑟𝑖

𝑖𝑛−𝑡𝑟𝑎𝑛𝑠𝑖𝑡 𝑡𝑖𝑚𝑒

atau

storage throught put = 𝑕𝑜𝑙𝑑𝑖𝑛𝑔 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑦 𝑥 365 𝑕𝑎𝑟𝑖

𝑢𝑠𝑎𝑏𝑙𝑒 𝑠𝑡𝑜𝑟𝑎𝑔𝑒 𝑎𝑟𝑒𝑎 𝑥 𝑖𝑛−𝑡𝑟𝑎𝑛𝑠𝑖𝑡 𝑡𝑖𝑚𝑒

Pengamanan

Gudang

Pengamanan Gudang

Sistem keamanan untuk tujuan pencegahan dan peringatan meliputi:

• Resiko Pencurian

– Pemasangan pagar

– Sistem pengawasan orang dan kendaraan keluar-masuk

– Pemasangan kamera CCTV atau alarm

– Pemasangan lampu sorot

– Ruang penyimpanan khusus untuk barang bernilai tinggi

• Resiko Kebakaran

– Ventilasi

– Tersedia tabung pemadam, hidran air, bak pasir,

– Dilakukan pemisahan barang-barang mudah terbakar

– Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara

Membuat sistem patroli kawasan gudang secara reguler

Bekerjasama dengan instansi keamanan terkait

TERIMAKASIH

Pelatihan Dasar Manajemen Pergudangan

Documents

Transcript of Pelatihan Dasar Manajemen Pergudangan