LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

85
i LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK PT IRON BIRD KARYA TULIS AKHIR OLEH: DICKY FACHRIZAL 30150000028 PROGRAM STUDI DIPLOMA-III MANAJEMEN PERDAGANGAN SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA JAKARTA 2019

Transcript of LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

Page 1: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

i

LAPORAN MAGANG

PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN

PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK

PT IRON BIRD

KARYA TULIS AKHIR

OLEH:

DICKY FACHRIZAL

30150000028

PROGRAM STUDI DIPLOMA-III MANAJEMEN

PERDAGANGAN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

JAKARTA

2019

Page 2: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

i

LAPORAN MAGANG

PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN

PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK

PT IRON BIRD

KARYA TULIS AKHIR

OLEH:

DICKY FACHRIZAL

30150000028

PROGRAM STUDI DIPLOMA-III MANAJEMEN

PERDAGANGAN

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

JAKARTA

2019

Page 3: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

ii

KARYA TULIS AKHIR

LAPORAN MAGANG

PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN DAN

PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK

PT IRON BIRD

OLEH :

DICKY FACHRIZAL

30150000028

Telah dipertahankan didepan panitia ujian

pada tanggal September 2019

dinyatakan telah memenuhi syarat

Mengesahkan,

Syahrul Effendi , S.E.,M.M. Dr.Ir.Diah Pranitasari.M.M.

Pembimbing Kepala Program Studi

Drs. Sumitro, MSc.

Page 4: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

iii

Penguji

PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa karya tulis akhir dengan judul :

LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI

PERGUDANGAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK

PT. IRON BIRD

Yang disusun untuk melengkapi sebagian persyaratan menjadi Ahli Madya (Amd)

pada program studi Diploma-III Manajemen Perdagangan, Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi Indonesia (STEI) – Jakarta, sejauh yang saya ketahui bukan merupakan

tiruan, duplikasi ataupun plagiat dari tugas akhir yang sudah di publikasikan dan

pernah di pakai untuk mendapat gelar Ahli Madya di lingkungan STEI dan di

Perguruan Tinggi lainnya, kecuali bagian yang sumber informasinya dicantumkan

sebagaimana mestinya.

Jakarta, September 2019

Dicky Fachrizal

30150000028

Page 5: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT dan atas

berkat rahmat serta kuasaNya yang telah dilimpahkan dalam hidup penulis sampai

pada detik ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Laporan

Magang ini sebagai salah satu syarat kelulusan, dan penulis dapat menyelesaikan

kuliah di Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi

Ilmu Ekonimo Indonesia (STEI) tepat pada waktu yang telah ditentukan tanpa

adanya hambatan dan gangguan yang berarti.

Dalam menyusun Laporan magang ini dan selama kuliah di Program

Studi Diploma III Manajemen Perdangangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Indonesia (STEI), penulis banyak mendapatkan motivasi dan pertolongan dari

banyak pihak. Oleh karena itu, dengan rasa hormat penulis menyampaikan ucapan

terimakasih kepada :

1. Bapak H. Agustian Burda,BSBA, MBA selaku Ketua Yayasan Pendidikan

Fatahilah Jakarta (YPFJ).

2. Bapak Drs. Ridwan Maronrong, Msc selaku ketua Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi Indonesia (STEI)

3. Ibu Dr. Ir. Diah Pranitasari, MM selaku ketua Program Studi Diploma III

Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI)

4. Bapak Syahrul Effendi , S.E.,M.M selaku dosen pembimbing yang telah

bersedia meluangkan waktu dan pikiran untuk memberikan bimbingan,

nasihat dan ide serta mengarahkan penulis dalam menyusun Laporan.

Page 6: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

v

5. Seluruh dosen D III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Indonesia (STEI) yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada

penulis selama penulis kuliah di kampus tercinta ini.

6. Keluarga tercinta, yang selalu mengajariku dan memberikan bimbingan

dalam hidupku, Ayah dan Mama serta kaka saya A pian dan A Daus serta

keluarga besar penulis yang telah menjadi penyemangat, memberikan

dorongan baik materi maupun spiritual, bimbingan, motivasi serta doa

restunya kepada penulis selama kuliah hingga terselesaikannya Tugas Akhir

Laporan magang ini

7. Divisi domestik PT.iron bird mbak wulan sari , mba ira , bang wahit , Pak

ibnu , Pak jo , mba ira khanivatun dan Semua Karyawan-Karyawati divisi

domestik atas waktu, bimbingan, motivasi, semangat dan ide-ide yang telah

diberikan kepada penulis.

8. Teman terbaik Harry wijaya, Aprilliani Arofah, Mega Sukmawati, Bustomi,

Dwi Mae Cahyanti yang telah menolong penulis dalam menyelesaikan Tugas

Akhir Laporan Magang ini.

9. Seluruh pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak

langsung, yang tidak dapat disebutkan satu per satu disini, penulis

mengucapkan terima kasih.

Page 7: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

vi

Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat

kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Kritik dan Saran yang

disampaikan kepada penulis sangat berarti sebagai dorongan semangat dan bahan

pembelajaran agar suatu hari nanti penulis dapat membuat karya tulis akhir yang

lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Jakarta, September 2019

Dicky Fcahrizal

30150000028

Page 8: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... ii

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS AKHIR ................................. iii

KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv

DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... x

DAFTAR TABLE................................................................................................ xi

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... .xii

BAB I ......................................................................................................................................... 1

Latar Belakang Magang ................................................................................................... 1

Tujuan Magang ............................................................................................................... 2

Tujuan Umum ............................................................................................................. 2

Tujuan Khusus ............................................................................................................. 2

Sasaran Kompentensi...................................................................................................... 3

Manfaat Magang ............................................................................................................ 3

Bagi Penulis ................................................................................................................. 3

Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia .............................................................. 3

Bagi PT Iron Bird .......................................................................................................... 4

BAB II ....................................................................................................................................... 5

2.1. Pengertian Administrasi ...................................................................................... 5

2.2. Pengertian Logistik .............................................................................................. 6

2.3. Fungsi Logistik ..................................................................................................... 8

Page 9: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

viii

2.4. Pengertian Pergudangan ................................................................................... 10

2.4.1. Kapasitas Gudang ............................................................................................ 11

2.5. Aktivitas Pergudangan .......................................................................................... 12

2.6. Manfaat Pergudangan ...................................................................................... 14

BAB III .................................................................................................................................... 16

3.1. Ruang Lingkup Laporan ..................................................................................... 16

3.2. Waktu dan Jadwal Magang ............................................................................... 16

3.2.1. Waktu dan Tempat ....................................................................................... 16

3.2.2. Jadwal Magang .......................................................................................... 17

3.3. Jenis Data dan Sumber Data ............................................................................ 17

3.3.1. Perusahaan pencatat data .............................................................................. 18

3.3.2. Responden ...................................................................................................... 18

3.3.3. Informan.......................................................................................................... 18

3.4 Metode Pengumpulan Data .............................................................................. 19

BAB IV .................................................................................................................................... 20

PEMBAHASAN KEGIATAN MAGANG ............................................................................. 20

4.1 Gambaran Perusahaan ...................................................................................... 20

4.1.1. Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................................. 20

4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................ 22

4.1.3. Data Karyawan .......................................................................................... 32

4.1.4. Bidang Usaha Perusahaan ......................................................................... 33

4.1.5. Produk Kategori Perusahaan ..................................................................... 40

4.2 Kegiatan Magang .............................................................................................. 43

4.2.1 Struktur organisasi dan komposisi karyawan di unit kerja ....................... 43

4.3. Prosedur Pengiriman Barang ................................................................................. 45

4.4. Jenis dan bentuk kegiatan ................................................................................. 47

4.4.1. Hasil dan temuan ...................................................................................... 53

BAB V ...................................................................................................................................... 54

5.1. Kesimpulan ........................................................................................................ 54

5.2. Saran ................................................................................................................. 55

Page 10: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1. Fungsi Aliran Aktivitas Logistik....................................................13

2. Logo Perusahaan.............. ............................................................ 19

3. Bidang Usaha PT Iron Bird ………............................................... 26

4. Sales Function ............................................................................... 27

5. Produk......................... .................................................................. 28

6. Produk........... ................................................................................ 29

7. Prosedur Pengiriman Barang.............................. .......................... 32

8. Contoh Trucking order.......... ........................................................ 35

9. Contoh Laporan Trucking Order....................................................37

10. Contoh Shipping Intruction...........................................................39

11. Contoh Shipping Intruction Pelayaran..........................................41

12. Ruang kerja staff...........................................................................43

13. Meja Magang Penulis....................................................................43

14. Penulis sedang mencatat Picking list dibuku Rekapitulasi...........44

15. Penulis sedang mengecek barang di sistem...................................44

Page 11: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

x

DAFTAR TABEL

Table Halaman

1. Skedul Magang.................................................................................... 16

2. Data Karyawan 2019........................................................................... 25

3. Struktur Organisasi divisi Domestic................................................... 29

Page 12: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

1. Surat Persetujuan Perusahaan

2. Struktur Organisasi Perusahaan

3. Jurnal Mingguan

4. Surat Keterangan Magang

Page 13: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

1

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Magang

Kegiatan Magang merupakan suatu kewajiban bagi setiap mahasiswa

Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia.

Kegiatan magang di laksanakan karena dapat memberikan manfaat bagi

mahasiswa sebab magang merupakan pengaplikasian ilmu yang telah di peroleh

selama di bangku perkuliahan dan penerapannya di dunia kerja.

Melalui kegiatan magang mahasiswa dapat merasakan secara langsung

bagaimana materi yang telah di pelajari saat perkuliahan menjadi berguna pada

kegiatan tersebut. Di sisi lain magang menambah pengalaman bagi mahasiswa

sebelum memulai dunia kerja yang sebenarnya.

Dengan adanya pengalaman, akan lebih meningkatkan kepercayaan diri

seseorang tersebut dalam mencari dan mengeluti dunia kerja. Adanya

pengalaman, pengertahuan dan kemampuan adaptive seseorang di lingkungan

kerja, menjadi bekal utama untuk meraih prestasi dan sangat memungkinkan

untuk dapat mengaplikasikan ilmu dan pandangan yang telah di dapatkan pada

masa belajar.

Page 14: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

2

Tujuan Magang

Tujuan Umum

Secara umum tujuan magang pada bagian administrasi pergudangan dan

pengiriman barang di wilayah domestik PT. Iron Bird adalah sebagai berikut:

1. Memperkenalkan dunia kerja kepada mahasiswa untuk mendapatkan

gambaran nyata tentang teori yang di dapatkan selama di perkuliahan

dengan kondisi nyata di lapangan.

2. Memahami lebih dalam tentang dinamika lingkungan pada bagian

domestik

3. Memahami sistem kerja yang berhubungan dengan domestik.

4. Memperoleh pengalaman berupa praktik pelatihan kerja di divisi

domestik PT Iron Bird

5. Menjadi salah satu syarat memperoleh ijasah Diploma III atau gelar Ahli

Madya (AMd) Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia.

Tujuan Khusus

Secara khusus tujuan magang di divisi domestik PT Iron Bird adalah

sebagai berikut:

1. Mengetahui profil PT Iron Bird ini lebih mendalam terutama pada

bagian divisi domestik

2. Memahami sistem dan tata cara pengiriman barang pada PT Iron Bird

sebagai agen dan distributor alat-alat berat.

Page 15: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

3

3. Untuk menambah wawasan praktis yang terdapat pada perusahaan terkait

sehingga mahasiswa mendapat gambaran realita kerja yang

sesungguhnya.

Sasaran Kompentensi

1. Mampu menerapkan ilmu pengetahuan yang selama ini di dapatkan di

bangku perkuliahan dengan kondisi lingkungan kerja yang nyata.

2. Mampu menyusun data dokumen tentang ekspor impor produk alat

berat.

3. Mampu mengetahui tentang tata cara perizinan dan ketentuan

pengiriman produk alat berat.

Manfaat Magang

Bagi Penulis

1. Menambah pengetahuan serta wawasan mengenai tata cara pengiriman

barang.

2. Mengembangkan ketermpilan serta keahlian dalam proses magang.

3. Memperoleh peluang untuk dapat bekerja dalam perusahaan instansi dan

lembaga terkait.

4. Menciptakan motivasi kerja sejak dini.

Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia

1. Dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui praktek kerja magang.

2. Dapat menjalin kerja sama antara Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Indonesia dengan PT Iron Bird.

Page 16: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

4

Bagi PT Iron Bird

1. Membina hubungan baik dengan STEI

2. Mendapatkan bantuan tenaga Sumber Daya Manusia tanpa harus

membuka lowongan pekerjaan yang dapat membantu meringankan

pekerjaan karyawan lainnya.

3. Berperan dalam mendidik calon tenaga kerja agar dapat bersaing dalam

dunia kerja.

4. Dapat bertukar ilmu dengan mahasiswa yang melakukan magang.

Page 17: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Administrasi

Menurut Rahmat (2013:23) Secara etimologis “administrasi”berasal dari bahasa

latin, yaitu kata ad dan ministrare. Kata ad artinya intensif, sedangkan ministrare

artinya melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi pengertian administrasi

adalah melayani secara insentif. Administrasi juga dapat diartikan sebagai

pelayanan terhadap semua kebutuhan institutional dengan cara efektif dan efesien.

Administrasi merupakan salah satu komponen dari sistem yang subsistemnya

saling berkaitan satu dengan lainnya. Selain itu administrasi merupakan aktivitas-

aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggaraan kerja untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam administrasi di perbincangkan

perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi. Jika yang dimaksud adalah

bidang usaha maka administrasi membahas semua aspek formal dan material yang

berpengaruh terhadap kemajuan usaha tersebut.

Menurut Rahmat (2013:25) Dalam pengertian luas administrasi dapat dilihat dari

dua sudut, hingga mencakup tiga pengertian, yaitu dari sudut proses, fungsi, dan

kelembagaan.

1. Dari Sudut Proses Administrasi secara proses adalah keseluruhan proses

pemikiran, pengaturan, penentuan tujuan hingga pelaksanaan kerja. Sehingga

tujuan yang dimaksud bisa tercapai.

Page 18: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

6

2. Dari Sudut Fungsi, Administrasi secara fungsi merupakan keseluruhan

aktivitas yang secara sadar dilakukan oleh setiap orang atau sekelompok orang

yang berfungsi sebagai administrator atau pemimpin. Dalam kegiatan tersebut

terdapat berbagai macam tugas kerja yang telah ditetapkan.

Menurut dalam bukunya Anggara (2012:21), menyebutkan: “Administrasi

adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan

atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

sebelumnya”. Berdasarkan pendapat diatas maka disimpulkan bahwa administrasi

adalah suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk bisa mencapai

suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Pliffner dalam bukunya

atas rasionalitas tertentu melalui suatu kerjasama di dalam suatu organisasi untuk

mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.2. Pengertian Logistik

Logistik menurut Council of Supply Chain Management Professionals

dalam Chandra (2013) adalah bagian dari manajemen rantai pasok (supply chain)

dalam perencanaan, pengimplementasian, dan pengontrolan aliran dan

penyimpanan barang, informasi, dan pelayanan yang efektif dan efisien dari titik

asal ke titik tujuan sesuai dengan permintaan konsumen. Untuk mengalirkan

barang dari titik asal menuju titik tujuan akan membutuhkan beberapa aktivitas

yang dikenal dengan „aktivitas kunci dalam logistik diantaranya:

1. Customer Service (Pelayanan Pelanggan)

2. Demand Forecasting dan Planning (Permintaan Dan Perencanaan)

Page 19: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

7

3. Inventory Management (Manajemen Persediaan)

4. Logistics Communi Cations (Komunikasi Logistik)

5. Material Handling (Penanganan Material)

6. Traffic And Transportation (Lalu Lintas Dan Transportasi)

7. Warehousing And Storage (Pergudangan Dan Penyimpanan)

Logistik adalah manajemen aliran perpindahan barang dari suatu titik asal

yang berakhir pada titik konsumsi untuk memenuhi permintaan tertentu, contoh

nya tertuju kepada konsumen ataupun perusahaan-perusahaan. Jenis barang yang

ada dalam bidang logistik terdiri dari benda berwujud fisik seperti makanan,

bahanbahan bangunan, hewan, peralatan dan cairan. Sama halnya dengan

perpindahan benda tidak berwujud (abstract) seperti waktu, informasi, partikel

dan energi. Logistik benda fisik pada umumnya ikut melibatkan integrasi aliran

informasi, penanganan bahan, produksi, packaging, persediaan, transportasi,

warehousing, dan keamanan. Kompleksitas dalam logistik dapat dianalisa,

diuraikan menjadi suatu model, divisualisasikan dan dioptimalisasi dengan

simulation software yang ada (Li,E X., 2014:1).

Logistik adalah proses perencanaan, implementasi dan kontrol yang efisien,

alur yang efektif dan penyimpanan barang dan jasa, dan seluruh informasi terkait

dari suatu titik asal menuju titik konsumsi demi memenuhi kebutuhan pelanggan.

Definisi ini mengikutsertakan inbound, outbound, pergerakan internal dan

eksternal, dan return of materials untuk tujuan yang bersifat environmental.

Page 20: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

8

Logistik berperan efektif dalam persaingan yang secara luas dakui sebagai suatu

kinerja pelayanan pelanggan yang unggul Pencapaian nilai logistik berdasarkan

layaran berkualitas tinggi dan pengendalian biaya adalah dimensi penting

dari suatu bisnis yang berfokus pada peningkatan perilaku pembelian konsumen

(Bowersox, D.J)

Dengan demikian logistik adalah segala sesuatu baik itu berupa bahan,

barang, alat, atau sarana yang digunakan untuk membantu kegiatan organisasi

dalam rangka pencapaian tujuan.

2.3. Fungsi Logistik

Menurut Prihantono (2012), fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan

serangkaian suatu proses yang terdiri dari.

1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan.

Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-

sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik.

Sementara penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi

perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempenagruhi penentuan

kebutuhan harus diperhitungkan.Setiap tahap dan langkah kegiatan

pengadaan logistik tersebut harus mendapat perhatian secara proposional

guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas

dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

2. Fungsi penganggaran

Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk

merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni

Page 21: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

9

skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperlihatkan pengarahan dan

pembatasan yang berlaku terhadapnya.

3. Fungsi pengadaan

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi

perencanaan, penentuan kebutuhan dan penganggaran.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan

penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu

untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan

Menurut Prihantono (2012) “Pemeliharaan adalah suatu usaha untuk

memaksimalkan umur kegunaan dari alat sehingga peralatan dapat bekerja secara

memuaskan dan meminimalkan biaya kerusakan”. Fungsi pemeliharaan sendiri

adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya

guna barang inventaris.

Batasan pengertian tersebut, menegaskan bahwa yang hendak dicapai dalam

kegiatan pemeliharaan adalah menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada

tetap berfungsi sebagaimana mestinya. Disamping itu, pemeliharaan logistik

diarahkan agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang

optimal (sesuai batas waktu yang ditetapkan). Dengan demikian pemeliharaan

logistik juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi.

Page 22: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

10

6. Fungsi penghapusan

Penghapusan suatu barang logistik dilakukan apabila barang telah mencapai

titik akhir manfaat nya. Penghapusan logistik dapat dilakukan tergantung dari

kebijakan yang diterapkan oleh instansi ataupun perusahaan.

Menurut Prihantono (2012) penghapusan merupakan kegiatan penghapusan

inventaris yang sudah tidak bermanfaat. Menurut Prihantono (2012)

mendefiisikan penghapusan sebagai kegiatan dan usaha-usaha pembebasan barang

dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku

7. Fungsi pengendalian

Fungsi pengendalian merupakan fungsi inti dari pengelolaan logistik yang

meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan

logistik. Dalam fungsi pengendalian ini terdapat kegiatan-kegiatan yakni

pengendalian inventarisasi dan Expediting yang merupakan unsur-unsur

utamanya

2.4. Pengertian Pergudangan

Menurut Warman (2012), gudang adalah bangunan yang digunakan untuk

menyimpan barang. Barang-barang yang disimpan di dalam gudang dapat berupa

bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang, atau barang dalam proses yang

disiapkan untuk diserap oleh proses produksi.

Gudang adalah fasilitas untuk yang bertujuan untuk menyimpan barang

sebagai penyangga permintaan sehingga permintaan yang terjadi dapat dipenuhi.

Selain itu, gudang juga berfungsi menjadi titik pengiriman barang dimana semua

Page 23: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

11

barang diterima dan dikirim secepat, seefektif dan seefisien mungkin. (Richard,

2014).

2.4.1. Kapasitas Gudang

Menurut Kuswoyo (2015) Gudang adalah suatu fungsi penyimpanan macam

jenis produk yang memiliki unit penyimpanan dalam jumlah besar maupun kecil

dalam jangka waktu saat produk dihasilkan oleh pabrik dan saat produk di

butuhkan oleh pelanggan atau stasiun kerja dalam fasilitas produksi. Gudang

sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan

digunakan dalam produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal

produksi. Dalam sistem pergudangan yang baik adalah sistem yang ampu

memanfaatkan ruang untuk penyimpanan secara efektif agar dapat meningkatkan

ruang penyimpanan yang kurang efektif yang mengakibatkan banyaknya produk

yang tidak tertampung dalam gudang.

Gudang mencapai keadaan maksimun pada saat sediaan pengemas belum

dipakai, terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan lebih cepat.

Untuk menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka

diperlukan data tentang :

1. Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode teetentu

dilakukan.

2. Besarnya persediaan pengemasan yang ditentukan.

3. Variasi lead time.

4. Fluktuasi pemakaian.

Page 24: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

12

2.5. Aktivitas Pergudangan

aktivitas Pergudangan adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang

(Warman, 2012), terdapat tiga fungsi utama dalam pergudangan, yaitu:

1. Perpindahan (Movement)

Salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran persediaan dan

mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman utama.

Fungsi movement dibagi menjadi aktivitas-aktivitas meliputi:

a. Penerimaan (Receiving)

Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana di dalamnya

terdapat aktivitas-aktivitas seperti pembongkaran muatan,

penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan

kerusakan, dan juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan

penerimaan barang di gudang.

b. Penyimpanan(Put Away) merupakan proses pemindahan barang

dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan.

c. Memilih Pesana Pelanggan (Customer Order Picking) merupakan

aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari

lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman.

d. Pengepakan (Packing) merupakan proses pengepakkan barang

yang akan dikirim ke konsumen.

e. Mengait Menyilang (Cross Docking) Proses ini merupakan proses

pemindahan barang dari area receiving langsung ke lokasi shipping

tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang.

Page 25: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

13

f. Pengiriman (Shipping) Aktivitas ini merupakan pengiriman produk

dan meliputi proses pembuatan

2. Penyimpanan (Storage)

Merupakan aktivitas penyimpanan barang berupa bahan baku (raw material)

dan barang jadi (finished goods).

3. Pertukaran informasi (Transfer Information)

Merupakan aktivitas pertukaran informasi seperti informasi mengenai stok

barang yang ada di gudang atau informasi lain yang berguna. Informasi ini

merupakan informasi untuk pihak diluar gudang maupun pihak gudang itu sendiri

Gambar 1 : Fungsi Aliran Aktivitas Gudanng

Reserve

Storage& Pallet

Picking

Receving

Case Packing

Picking Broken Case

Picking

Shipping

Accumulation , Sortation, Packing

Direct put away to primary

Cross-docking

Direct put away to

Page 26: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

14

Sumber : Tomkins 2019

2.6. Manfaat Pergudangan

a. Manufacturing Support (pendukung proses produksi)

Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting dalam proses

produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat mutlak bagi

kelancaran proses produksi, sistem administrasi proses penyimpanan,

transportasi dan material handling serta aktivitas lain dalam pergudangan

diatur sedemikian hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target

yang hendak dicapai.

b. Production Mixing (Campuran Produksi)

Menerima pengiriman barang berbagai macam dari berbagai sumber dan

dengan system material handling baik otomatis maupun manual dilakukan

penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya

ke pelanggan.

c. As a Protector Of Goods (Sebagai perlindungan Terhadap Barang)

Gudang merupakan jenis peralatan tempat dengan sistem pengamanan

yang dapat diandalkan dengan demikian barang akan mendapatkan

jaminan keamanan baik dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta

problem keamanan lainnya.

d. In The Warehousing System (Dalam Sistem Pergudangan)

Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan dipisahkan

beberapa material ada yang beresiko membahayakan dan menimbulkan

pencemaran, untuk itu dengan menggunakan kode keamanan tidak

Page 27: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

15

diijinkan material yang beresiko tersebut ditempatkan dengan lokasi

pabrik

e. As Inventory (Sebagai Persediaan)

Untuk melakukan peramalan permintaan produk yang akurat merupakan

hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan setiap waktu operasi

pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif tempat persediaan barang

yang mana akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penanganan

persediaan.

Page 28: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

16

BAB III

METODE PENYUSUNAN LAPORAN

3.1. Ruang Lingkup Laporan

Selama menjalani magang di PT Iron Bird penulis di tempatkan pada bagian

administrasi pergudangan dan pengriman barang di wilayah domestik. Adapun

kegiatan yang dilakukan oleh penulis antara lain :

1. Memahami jenis-jenis dokumen yang digunakan oleh PT Iron Bird

terutama dalam pengiriman barang.

2. Melakukan komunikasi dengan bagian gudang dalam.

3. Membantu staf utama dalam mempersiapkan dokumen.

4. Memahami langkah-langkah dalam sistem pengiriman barang baik dalam

pengiriman laut ,udara dan darat.

3.2. Waktu dan Jadwal Magang

3.2.1. Waktu dan Tempat

Pelaksanaan magang bertempat di Jl. Komodor Halim Perdana Kusuma

No.1,RW.006, RT.2/RW.1, Kb. Pala, Kec. Makasar, Kota Jakarta Timur, Daerah

Khusus Ibukota Jakarta 13650.

a. Jam Masuk 08.00 sampai dengan 17.00 WIB

b. Jam Istirahat 12.00 sampai dengan 13.30 WIB.

Page 29: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

17

3.2.2. Jadwal Magang

Tabel 1. Jadwal Magang

No Kegiatan Minggu

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Magang ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧

2 Meeting toolbox ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧

3 Penyesuaian tempat magang ̧

4 Menginput dan output kegiatan barang ̧

5 Membuat laporan job order ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧ ̧

6 Menerima dan mencatat dok. Tracking

order dan shipping instruction ̧ ̧ ̧ ̧ ̧

7 Menyiapkan dokumen ̧

8 Pemahaman Magang ̧

9 Presentasi akhir ̧

Sumber : Kegiatan magang 2019

3.3. Jenis Data dan Sumber Data

3.3.1. Data

Data yang diperlukan dalam penulisan laporan magang ini tidak hanya

terbatas pada jenis dan macam data saja, melainkan yang paling penting adalah

soal keabsahan (validity) dan keterandalan (reliable) dari data tersebut. Keabsahan

dan keterandalan dapat diketahui dari berbagai hal, antara lain dalam kecukupa

dan kesesuaian data dengan sumber data serta cara pengembalian data.

3.3.2. Sumber Data

Pada bagian ini di uraikan sumber data yang terpercaya keabsahannya

(validity), atau sumber data yang representative, relevan dengan data yang

diperlukan.

Page 30: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

18

Ada tiga sumber data yang digunakan dalam penulisan laporan praktek kerja

magang yaitu;

a. Perusahaan pencatat data (PTIron Bird)

b. Responden (Karyawan PT Iron Bird)

c. Informan (Staf utama PT Iron Bird)

Ketiga sumber data tersebut yang digunakan dalam penulisan laporan

praktek kerja magang dapat dilakukan melalui:

3.3.1. Perusahaan pencatat data

Informasi pencatatan data yaitu perusahaan dapat memberikan data yang

diperlukan. Dalam penulisan laporan ini adalah PT Iron Bird.

3.3.2. Responden

Karyawan yang mampu menjelaskan mengenai tugas dan kewenangan

setiap posisi serta menjelaskan tentang produk apa yang di jual di PT Iron Bird.

3.3.3. Informan

Staf utama yang mampu menjelaskan tentang tugas dan kewenangan orang

lain dalam sebuah situasi tertentu di PT Iron Bird dalam penelitian laporan ini

adalah Praktisi Pembimbing Magang (Ibu Wulan Sari)

Page 31: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

19

3.4 Metode Pengumpulan Data

Ada 3 (tiga) cara pengumpulan data yang digunakan dalam mengumpulkan

data, sebagai berikut :

1. Wawancara, yaitu cara pengumpulan data melalui tanya jawab dengan

informan yang dalam hal ini adalah karyawan dan praktisi pembimbing

magang (Ibu Wulan Sari)

2. Observasi biasa, yaitu pengumpulan data yang digunakan dengan

mengadakan pengamatan langsung atau melihat langsung terhadap

objek magang pada bagian domestik PT Iron Bird.

3. Studi pustaka, yaitu pengumpulan data dengan mempelajari literatur

yang dapat dijadikan refensi dalam membuat laporan magang pada

bagian domestik PT Iron Bird.

Page 32: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

20

BAB IV

PEMBAHASAN KEGIATAN MAGANG

4.1 Gambaran Perusahaan

4.1.1. Profil dan Sejarah Perusahaan

Gambar 1 : Logo Perusahaan

Sumber : PT Iron Bird 2019

Visi : kami akan menjamin kemakmuran perusahaan dengan didorongnya

kualitas berkelanjutan untuk kepentingan perusahaan. Iron Bird Transport

bertujuan untuk menjadi perusahaan forwading yang diakui di Indonesia.

Misi : memberikan kepuasan bagi pelanggan guna untuk meningkatkan

target pasar dalam mencapai pasar logistics di Indonesia. Dengan didukungnya

oleh semangat kerja kerja karyawan dan sarana dan prasarana yang tersedia.

Page 33: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

21

Aspirasi kami adalah menjadi perusahaan pilihan untuk menjalankan proses

transportasi baik laut maupun udara yang diakui di Indonesia.

4 . 1. 1. 1 .Sejarah Perus ahaan

PT Iron Bird Transport. PT Iron Bird Transport merupakan salah

satu perusahaan Group Blue Bird. Pada 2002 PT Iron Bird Transport hadir

sebagai perusahaan logistik untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan

memperkuat basis usaha kelompok Blue Bird di bidang layanan logistik di

seluruh negeri. Sejak 1 Mei 2008 PT Iron Bird Transport secara resmi

menjadi agen Sumitomo Warehouse di Indonesia. Menjalankan semua

bisnis logistik, perusahaan ini berupaya menjadi penyedia layanan logistik

terkemuka. Iron Bird Transport dan Sumitomo Warehouse bersepakat

untuk menyajikan layanan terbaik untuk seluruh dunia. Menyiapkan jasa

bercakupan luas, mulai dari menjemput hingga mengantar ke tujuan akhir,

kami melakukannya dengan sepenuh hati, profesional, dan operasi paling

efektif dan murah. Kami yakin, kami akan menjadi mitra terpercaya di

setiap bidang yang kami geluti.

Dengan staff profesional yang bersertifikat bea & cukai, Iron Bird

Transport menangani pengurusan dokumen bea & cukai baik untuk kargo

laut maupun udara. Semua proses pengurusan dokumen dengan sistem

komputerisasi penuh. Iron Bird Transport melakukannya dengan cepat,

benar, dan biaya efisien.

Iron Bird Transport mengantar seluruh jenis kargo, mulai dari

barang yang berbahaya dengan pengemasan dan penangan khusus, ke

tempat tujuan. Iron Bird Transport menyiapkan pelbagai angkutan truk

Page 34: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

22

agar sesuai dengan semua jenis kargo. Iron Bird Transport berpengalaman

betul dalam mengatur transportasi yang satu ini. Semua truk Iron Bird

Transport dilengkapi peralatan keselamatan sesuai peraturan transportasi.

Iron Bird Transport menyiapkan layanan terpercaya dan kompetitif

ke pelabuhan utama dunia. Iron Bird Transport menyiapkan jasa

konsolidasi ke seluruh pelabuhan utama. Staff yang terlatih dan

berpengalaman akan memastikan jadwal dan dokumen sesuai kebutuhan

pelanggan. Semua dokumen berdasarkan Sumitomo Combined Transport

Bill of Lading.

Iron Bird Transport memiliki beberapa kantor cabang, antara

lain berada di Jakarta Seaport, Jakarta Airport, Surabaya, Semarang,

Balikpapan dan Makasar. Khusus dalam penelitian ini difokuskan pada

kantor pusat yang berada di Jakarta tepatnya di Jalan Halim Perdana

Kusuma No. 1.

4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan antara tiap bagian

dan posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi ataupun

perusahaan. Dengan adanya Struktur Organisasi di suatu perusahaan maka

akan memudahkan setiap bagian di dalam perusahaan untuk melaksanakan

tugas masing-masing di setiap bagiannya. Oleh karena itu sangat penting

adanya Struktur Organisasi di suatu perusahaan agar tujuan dari perusahaan

pun dapat tercapai. Struktur yang digunakan oleh perusahaan adalah

Page 35: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

23

organisasi Lini dan Staf. Menurut Henry Fayol manajemen (Miller, 2009)

organisasi ini merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling tua

dalam organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang

organisasi dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas

yang diterapkan pada karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun

demikian manajer-manajer departemen masih diberi kesempatan untuk

membuat pengambilan keputusan bagi departemennya, tetapi tetap dalam

komando manajer puncak. Dan berikut Struktur Organisasi yang terdapat di

PT. Iron Bird Transport.

Gambar 1 : Bagan Struktur Organisasi Perusahaan

Sumber : PT Iron Bird 2019

Page 36: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

24

4 . 1. 2. 1 . President Direc to r

Tugas utama Presiden Director adalah

1. Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan

lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP dan

RKAP yang telah disyahkan oleh Pemilik Perusahaan.

2. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.

3. Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan

4. Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk

kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku

5. Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam

pelaksanaan tugasnya

6. Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan

anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada

Komisaris/Pemilik Perusahaan

7. Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang

keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik

Perusahaan;

8. Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai

dengan standar akuntansi keuangan

9. Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan

oleh Komisaris (Pemilik Perusahaan)

Page 37: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

25

10. Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya

11. Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik

secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta

12. Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian

13. Mengangkat dan memberhentikan pekerja

14. Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan

tertentu atas tanggung jawabnya

15. Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang

berlaku

16. Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan

dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.

17. Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari

Komisaris/Pemilik.

4 . 1. 2. 2 . A dvis o r Lo gis tic

Advisor Logistic pada umumnya mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Memantau kinerja dan strategi untuk meningkatkan sistem kinerja

yang sudah ada

2. Mengkordinasi penawaran dan permintaan informasi yang terkait

siklus penawaran.

3. Mengalokasikan sumber dana yang sudah ada

4. mengkordinasi semua kegiatan untuk mencapai biaya terendah

Page 38: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

26

4 . 1. 2 .3 . Vice Pres ident

Vice President merupakan orang yang bertanggung jawab penuh

terhadap gerak majunya suatu perusahaan karena di sini Advisor

Manager merencanakan semua kegiatan yang akan dilaksanakan

dalam sebuah perusahaan.

1. Mengontrol kinerja manajer

2. Bertanggung jawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan

3. Mengontrol rencana bisnis yang telah dibuat terhadap kondisi riel

yang ada di lapangan

4. Secara berkala mengadakan pertemuan guna melakukan peninjauan

ulang terhadap semua kegiatan yang telah dan sedang berjalan.

5. Memeriksa pencapaian program serta memberi masukan – masukan

terhadap persoalan yang dihadapi serta memberikan ide – ide

perbaikan

6. Memeriksa pelaksanaan kegiatan di lapangan dan menilai secara

langsung pelaksanaan kegiatan di lapangan.

4 . 1. 2 .4 . Sales

1. Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target

konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-

kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga,

sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan

untuk setiap hubungan yang dilakukan.

Page 39: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

27

2. Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat. Atas

persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan

perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha,

melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan

sebagainya

3. Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan

kepada konsumen.

4. Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk

memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.

5. Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila

diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi

kepada para pelanggan.

6. Melaksanankan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang

diberikan oleh manajer penjualan.

4 . 1. 2. 5 . A cco un ting

1. Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai

strategi bisnis perusahaan

2. Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai

aktivitas perusahaan dan menjaga keseimbangan neraca Laba dan

Rugi

3. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas

akunting lainnya agar dapat berjalan secara tepat dan akurat

Page 40: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

28

4. Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk

memberi masukan terhadap sistem keuangan dan strategi bisnis

5. Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat

berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM akunting

6. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian

target perusahaan

4 . 1. 2 .6 . Human Resoursces Department (HRD)

a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and

selection

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan

sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang

mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan

perkiraan (forecast)t akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu,

dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam

melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan

karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-

lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa

tenaga kerja, dan lain sebagainya. Merencanakan tenaga kerja secara

efektif serta efisien agar sesuai kebutuhan perusahaan dalam

membantu terwujudnya tujuan, yaitu dengan menetapkan program

kepegawaian sesuai fungsi-fungsi yang dimiliki HRD.

b. Rekrutmen tenaga kerja (Recruitmen)

Page 41: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

29

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat

pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk

memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam

tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat

deskripsi pekerjaan (job description) dan juga spesifikasi

pekerjaan(job specification)

c. Seleksi tenaga kerja Dan Selection

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja

yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap

awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah

melihat daftar riwayat hidup (curriculum vittae) milik pelamar.

Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang

akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan.

Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan

ujian test tertulis, wawancara kerja (interview) dan proses seleksi

lainnya.

d. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation)

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus

menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.

Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada

dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta

meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan

dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan

pada tingkat rendah maupun yang tinggi.

Page 42: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

30

e. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation

and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja

pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi

yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar

tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang

tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah

ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan

kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu

diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya

dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat

tetap maksimal dari waktu ke waktu.

f. Employee Relations Management

Pengelolaan hubungan antara management dengan karyawan untuk

mendorong terciptanya iklim kerja yang kondusif bagi kedua belah

pihak. Sehingga terjaga keseimbangan pelaksanaan hak dan kewajiban

perusahaan maupun pekerja/buruh, serta terlaksananya kebijakan

pemerintah yang terkait dengan baik.

4 . 1. 2 .7 . Inform ation techno lo gy

a. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permintaan bantuan

IT.

b. Membeli (hardware IT, softwar) dan hal-hal lain yang berhubungan

dengan hal tersebut.

Page 43: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

31

c. Instalasi, perawatan dan penyediaan dukungan harian baik untuk

hardware & software Windows & Macintosh, peralatan termasuk

printer, scanner, hard-drives external, dll.

d. Korespondensi dengan penyedia jasa eksternal termasuk Internet

Service Provider, penyedia jasa Email, hardware, dan software

supplier, dll.

e. Mengatur penawaran harga barang dan tanda terima dengan supplier

untuk kebutuhan yang berhubungan dengan IT.

f. Menyediakan data / informasi yang dibutuhkan untuk pembuatan

laporan departmen regular.

4.1.2.8. Finance

(Finance Staff) Staf Keuangan bertanggun jawab atas segala aktifitas

keuangan, tugas utama dari jabatan ini yaitu melakukan pengaturan, transaksi,

membuat laporan keuangan perusahaan. Jabatan (Finance staff) harus melapor

pada jabatan Manajer Keuangan. Pada jabatan ini sangat dibutuhkan kedisiplinan,

kejujuran, ketelitian serta tanggung jawab yang tinggi jika terjadi kesalahan akan

sangat fatal pada perusahaan karena menyangkut keuangan perusahaan.

a. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan

b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program

c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

d. Melakukan pembayaran kepada supplier

Page 44: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

32

e. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan

aktivitas keuangan perusahaan

f. Melaukan penagihan kepada customer

g. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan

h. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan

i. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external

j. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen

k. Entry SAP

l. Melakukan Evaluasi budget

m. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan

n. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu

o. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/ kwitansi tagihan beserta

kelengkapannya

p. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain

4.1.3. Data Karyawan

Jumlah karyawan pada PT Iron Bird hingga secara keseluruhan sampai

dengan tahun 2017 berjumlah 447 personil. Berikut ini merupakan data

karyawan PT Iron Bird berdasarkan jabatan kerja.

Berikut ini adalah data mengenai komposisi karyawan di PT Iron Bird.

Page 45: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

33

Tabel 1 : Data Karyawan 2017

No Jabatan Kerja Jumlah

Karyawa

n

Persentasi

1 Board of Director & Management 11 2,5%

2 Sales Engineers 103 23%

3 Sales Support 153 34%

4 Marketing 30 7%

5 Project Engineer 11 2,5%

6 Administration 80 21%

Total 447 100%

Sumber : PT Iron Bird 2019

Melihat proporsi tenaga kerja pada PT.Iron Bird , dapat disimpulkan

bahwa sales merupakan Jabatan yang jumlahnya paling banyak. Hal tersebut

terjadi dikarenakan sales merupakan ujung tombak perusahaan. Kecepatan

respon para sales merupakan hal yang menjadi perhatian perusahaan

dalam memenuhi kepuasan pelanggan. Hal tersebut yang menyebabkan

jumlah sales lebih banyak dibanding jabatan lainnya.

4.1.4. Bidang Usaha Perusahaan

PT Iron Bird bergerak dalam bidang service omistik maupun internasional.

Pelayanan PT Iron Bird terbagi menjadi tiga yaitu:

1. Transportation

2. Freight forwarding

3. Domestics and project handling

4. Warehouse and distribution

Page 46: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

34

Pelayanan ini merangkul customer dari sebelum melakukan pembelian sampai

setelah melakukan pembelian produk.

Gambar 1 : Transportation

Sumber : PT Iron Bird 2019

1. Land, Sea and Air Traansportation Trasportation type (Transportasi

Darat, Laut dan Udara)

A. Export Import Transportation (Transportasi Ekspor Impor)

● Operate More Than 300 Truck (Operasi Lebih Dari 300 Truk)

● Transportation Type (Tipe Transportasi)

● GPS Implementation (Implementasi GPS)

● Ekspedisi Laut Kapal Pelni

● Ekspedisi Laut Kapal Cepat / Roro

● Ekspedisi Laut Kapal Barang / Cargo

● Ekspedisi Peti Kemas / Container

Page 47: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

35

● Air Cargo (Kargo Udara)

B. Heavy Equipment & Break Bulk Cargo Transportation (Alat Berat

& Memecah Transportasi Kargo Massal)

● Forklift

● Container Spreader

● RTG Crane

● GLC Crane

C. Dangerous Cargo Transportation (Ttransportasi Kargo Berbahaya)

● Bahan peledak: Senjata, amunisi, kembang api, petasan, peluru

● Bahan gas (mudah terbakar dan tidak mudah terbakar):

Karbon, neon, nitrogen, klorin

● Cairan mudah terbakar: Cat, diesel, solar, bensin, parfum,

pewangi, pemutih

● Barang padat mudah terbakar: Korek api, kalsium, magnesium,

sodium

● Bahan beracun dan menular: uranium, plotanium

D. Oil & Gas Trasportation (Transportasi Minyak dan Gas)

● Tanker

● Moda atau Pipa

● Kereta Api

● Truk

E. Local Distribution (Distribusi Lokal)

ü GPS Implementation (Implementasi GPS)

ü Special License for oil, Gas & DG Cargo Transportation. (Lisesnsi

Khusus untuk Minyak, Gas dan DG Transportasi Kargo)

Page 48: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

36

Gambar 2 : Freight Forwarding

Sumber : PT Iron Bird 2019

1. International Sea & Air Cargo (Kargo Laut dan Udara Internasional)

● Port to port sea and air cargo arrangement (Pengaturan pelabuhan

ke pelabuhan laut dan kargo udara)

● Door to door sea and air cargo arrangement (Pengaturan kargo laut

dan udara dari pintu ke pintu)

ǒ Sumitomo warehouse and affiliates overseas network (Sumitomo

gudang dan jaringan afiliasi di luar negeri)

ǒ Other reliable agent network (Jaringan Agen Terpercaya Lainnya)

2. Regular Sea & Air Cargo Customs Clearance (Izin Bea Cukai Laut &

Udara Biasa)

ǒ Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 1995

Page 49: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

37

3. Domestic, Inter -Island Sea & Air Cargo (Kargo Domestik, Antar

Pulau & Udara)

● Truk

● Mobil Pick-up

● Pesawat Kargo

● Kapal Laut

4. Certified Customs & DG Cargo Handling Officer (Petugas

Penanganan Bea dan Cukai Bersertifikat)

● Peraturan Direktur '"Jendral Bea dan Cukai Nomor: PER-4/BC/2015

5. Special Sea and Air Cargo Handling (Penangan Kargo Khusu Laut

dan Udara)

● Penerimaan (Acceptance)

● Timbang barang

● Pembuatan Dokumen Angkut (Documentation)

● Build-up/Break-down dari dan pallet/container atau gerobak

● Penarikan dari gudang ke pesawat dan sebaliknya

● Loading ke pesawat dan unloading dari pesawat

● Penyimpanan (storage)

● Pengiriman (delivery)

6. Permit and License Handling (Perizinan dan Penanganan Lisensi)

Page 50: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

38

Gambar 3 : Project Handling

1. Oil & Gas Project (Proyek Minyak dan Gas)

Proyek Minyak dan Gas adalah sebuah usaha yang dilakukan untuk

meningkatkan pertumbuhan dan pemerataan pembangunan serta

penerimaan ekonomi negara melalui penjualan minyak dan gas bumi dan

juga melibatkan sektor-sektor lainnya dalam pengembangannya.

2. Mining Project (Proyek Pertambangan)

Proyek Pertambangan adalah menurut Undang-Undang Nomor 4 tahun

2009 tentang Pertambangan Mineral dan Batubara (UU No. 4/2009)

adalah sebagian atau seluruh tahapan kegiatan dalam rangka penelitian,

pengelolaan dan pengusahaan mineral atau batubara yang meliputi

penyelidikan umum, eksplorasi, studi kelayakan, konstruksi,

penambangan, pengolahan dan pemurnian, pengangkutan dan penjualan,

serta kegiatan pascatambang.

3. Infrastructure Project (Proyek Insfrastruktur)

Page 51: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

39

WMS : War ehous e Manag ement Sy s tem

Menurut American Public Works Association (Stone,1974 dalam

Kodoatie, R.J.,2005) Proyek Infrastruktur adalah fasilitas-fasilitas fisik

yang dikembangkan atau dibutuhkan oleh agen-agen publik untuk fungsi-

fungsi pemerintahan dalam penyediaan air, tenaga listrik, pembuangan

limbah, transportasi dan pelayanan-pelayanan similar untuk memfasilitasi

tujuan-tujuan sosial dan ekonomi.

4. In Plant Management Project (Dalam Proyek Manajemen Pabrik)

Dalam buku Information Technology Project Management 4th edition

karangan katy, Manajemen Proyek ialah aplikasi dari ilmu pengetahuan,

keterampilan, alat-alat dan teknik untuk aktifitas proyek untuk memenuhi

kebutuhan proyek.

Gambar 4 : Warehouse & Distribution

Page 52: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

40

1. General Warehouse (Gudang Umum)

Gudang umum dapat digambarkan sebagai bagian dari suatu sistem

logistik sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk

dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi

material/persediaan yang disimpan di gudang, sehingga informasi

tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses oleh siapa pun yang

berkepentingan.

2. Warehouse Management System (Sistem Manajemen Gudang)

Sistem manajemen gudang atau biasa dikenal juga dengan WMS

(Warehouse Management System) adalah software dan juga proses

yang memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan

mengadministrasi operasional gudang mulai dari waktu barang masuk

hingga keluar atau dipindahkan.

3. Open Yard Warehouse (Gudang Ruangan Terbuka)

Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan

tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk

menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk

dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya.

4. Vendor Management Inventory (Inventarisasi Manajemen Vendor)

Manajemen inventory atau manajemen persediaan merupakan

proses yang kompleks, terutama untuk perusahaan-perusahaan yang

lebih besar, tetapi sebenarnya dasar-dasarnya sama saja terlepas dari

ukuran atau jenis perusahaannya.

4.1.5. Produk Kategori Perusahaan

Gambar 1. PT. Iron Bird 2019

Page 53: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

41

Gambar 2. PT. Iron Bird

Page 54: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

42

Gambar 3. PT. Iron Bird 2019

Sumber : PT Iron Bird 2019

Page 55: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

43

4.2 Kegiatan Magang

4.2.1 Struktur organisasi dan komposisi karyawan di unit kerja

Gambar 1 : Product

Sumber : Divisi logistik PT. Iron Bird 2019

4 . 2. 1. 1 Kep ala bagian warehous e

Kepala bagian warehouse logistik PT. Iron Bird adalah Bapak Ruslan yang

mempunyai tugas sebagai berikut :

1. Menjadi penanggung jawab divisi warehouse.

2. Mengawasi kinerja staff warehouse.

3. Mengoptimalkan kinjera staff warehouse.

4. Menjalankan tugas yang diberikan oleh general manager.

4 . 2. 1. 2 .Staff Admi ni s trasi

Staff Administrasi PT.Iron Bird adalah Bapak Ibnu Arif , Bapak Agus , Ibu

Wulan Sari dan Ibu Ira Khainarawati yang mempunyai tugas sebagai berikut:

Kabag Logistik

Staff Administrasi Staff Lapangan

Page 56: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

44

1. Administrasi penerimaan barang.

2. Administrasi pengiriman barang lokal maupun impor.

3. Laporan administrasi pengiriman barang.

4. Membuat laporan biaya operasional (operasional gudang).

5. Menyiapkan data-data pendukung Traicking Order dan Shipping

Intruction .

6. Koordinasi dengan finance untuk pencetakan Delivery Order.

7. Membantu komunikasi dengan pihak ekspidisi terkait dengan

pengiriman.

8. Penyelesaian administrasi pengiriman.

9. Rekap administrasi pengiriman.

10. Monitoring pengiriman barang.

11. Membuat laporan Good Receiving Report dan mencatat dalam buku.

4 . 2. 1. 3 .Staff Lap angan

Staff Lapangan PT Iron Bird adalah Bapak Adi, Adit, dan mas Fikih , Asep

Zulyana, Rully Perdana, Sarju, dan Maryadi yang mempunyai tugas sebagai

berikut:

1. Penerimaan barang lokal dan impor.

2. Mengecek dockument Traicking Order , Shipping Intruction dan Rilis

Order

3. Menyiapkan Container

4. Pengiriman barang.

5. Operator forklift.

Page 57: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

45

6. Membuat Inventory Receiving Report lokal.

7. Memasukan barang ke dalam gudang.

8. Menyiapkan barang-barang yang akan dikirim sesuai dokumen yang di

tujuh.

9. Monitoring barang yang tidak masuk gudang.

4.3. Prosedur Pengiriman Barang

Prosedur ini menjelaskan proses pengiriman barang dari PT Iron Bird ke

costumer. Barang yang dimaksud meliputi barang unit, sparepart, accecoris yang

merupakan stock inventory. Prosedur ini mengatur pengiriman yang

menggunakan Truck, Kapal laut atau Pesawat Udara. Prosedur ini menjelaskan

hubugan atau komunikasi dengan forwader dan pihak costumer. Berikut prosedur

pengiriman barang :

1. Terima Order email dari Sumi Rubber dari (Pak Ari/Bu Tiwi)

2. Cek space dan schedule ke pelayaran sesuai detail stuffing di DO

Sumi Rubber

3. Dapat konfirmasi space di kapal sesuai schedule pelayaran

4. Kirim SI sesuai konfirmasi pelayaran

5. Dapat kode booking/Release Container Order/ pree cont pass

6. Open Job di isi sesuai dokumen yang di terima dan membuat

Trucking Order.

7. Setting dokumen SI, CRO/RO/PCP/ kode booking dan TO ke

oprasional TO ke trucking section

Page 58: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

46

8. Infokan data unit container dan mobil di hari stuffing ke custumer

9. Batas mobil ke gudang BBB Sumi Rubber 24 jam

10. Arahkan sopir untuk lapor di dept. Logistik diamond cibitung

11. Stuck full di pelabuhan (kade di arahkan ke oprasional sesuai kartu

yang di buat oprasional)

12. Minta surat jalan pabrik/Nota transfer barang/Delivery Note dari

pabrik ( cc: oprasional dan angkutan )

13. Infokan ke agent kupang/Pontianak mengenai job ini keberang

katan kapal, dan kedatangan kapal

14. Kirim dokumen (Berita acara pemuatan dan surat jalan pabrik) ke

agent kupang/pontianak

15. Dapat konfirmasi data muatan (preload list) dari pelayaran,

cocokan dengan no container nya

16. Kirim final SI sesuai data actual ke pelayaran.

17. Setelah kapal berangkat, BL dan inv ocean freight di kirim dari

pelayaran.

18. Melunasi penbayaran invoce dari pelayaran (service)

19. Terima BL release, Surenderred Notice atau Original dari

pelayaran

20. Kirimkan BL release ke agent Belawan untuk pick up DO di

kupang

21. Dooring ke Dunlop Kupang/Pontianak

22. Keep monitor dan update ke Sumi Rubber posisi container (dari

CY samapi dooring)

Page 59: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

47

23. Terima dokumen tanda terima agent dari kupang/Pontianak setelah

dooring dan invoice tagihan trucking di kupang/pontianak

24. Melunasi pembayaran invoice agent

25. Setting dokumen DN ke biling Asli untuk penagihan. Copy untuk

filing biling.

4.4. Jenis dan bentuk kegiatan

1. (TRUCKING ORDER)

Trucking Order unit ke tim trucking , Untuk memesan mobil kontener

Gambar 1 : Contoh Trucking Order

Page 60: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

48

Sumber : PT Iron Bird 2019

2. (SHEPPING INTRUCTION)

SHIPPING INTRUCTION Adalah surat yang dibuat oleh Shipper (Pemilik

barang atau perusahaan ekspedisi)

Gambar 2 : Contoh Shipping Intruction

Page 61: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

49

Sumber : PT Iron Bird 2019

3. SHIPPING INTRUCTION PELAYARAN

adalah surat yang dibuat oleh Shipper(Pemilik Barang atau perusahaan

ekspedisi) yang ditujukan kepada Carrier / kapal (Pelayaran) untuk

menerima dan memuat muatan yang tertera dalam surat tersebut

Gambar 3 : SHIPPING INT RUCTION PELAYARAN

Page 62: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

50

Gambar 1 : Ruang kerja staff

Page 63: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

51

Sumber : PT Iron Bird 2019

Gambar 2 : Meja magang Penulis

Page 64: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

52

Sumber : PT Iron Bird 2019

Gambar 3 : Penulis sedang mencatat Picking List dibuku Rekapitulasi

Sumber: PT.Iron Bird 2019

Gambar 4 : Penulis sedang mengecek barang disistem

Page 65: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

53

Sumber : PT Iron Bird 2019

4.4.1. Hasil dan temuan

Selama menjalankan magang terdapat beberapa kondisi yang penulis

temukan terkait dengan Logistik Pergudangan di PT. Iron Bird, antara lain:

1. Setiap pagi logistik grup pergudangan mengadakan tool box meeting

untuk membahas pekerjaan yang telah dilakukan serta kendala yang

dihadapi.

2. Kerja sama antar staff sangat baik, jika salah satu staff ada yang

melakukan cuti maka staff yang lain akan membantu mem-back up

pekerjaan staff yang cuti.

3. Terjadi penumpukan pekerjaan saat banyak Job Order yang di terima

dan terjadi kesenggangan pekerjaan saat yang diterima tidak banyak.

4. Terjadi kerusakan barang costumer saat pengiriman barang ke

Jambi/Sumatera karena kelalaian ekspedisi, yang mengakibatkan

PT.Fajar Mas Murni harus membayar sebagian biaya perbaikan barang.

5. Saat melakukan packing dilakukan sesuai dengan permintaan costumer,

ada yang meminta dengan plastik warp, kardus dan kayu.

Page 66: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

54

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan kegiatan magang yang penulis lakukan di PT. Iron Bird.

Penulis dapat menyimpulkan bahwa :

1. Magang telah meningkatkan pemahaman penulis dalam melakukan

kegiatan terhadapan administrasi pengiriman barang, terutama terkait

dokumen pengiriman barang di PT Iron Bird.

2. Komunikasi sangat diperlukan dengan bagian domestik, bagian

procurment,costumer dan jasa ekspedisi agar barang yang dikirim

sesuai dengan keinginan dan permintaan costumer.

3. Bekerja di grup logistik pergudangan berhubungan langsung dengan

fisik barang karena itu pekerja diwajibkan menggunakan saftey

material.

4. Di butuhkan ketelitian saat mencari barang yang sesuai dengan picking

tidak terjadi list agar kesalahan pengambilan barang.

5. Saat pengiriman grup logistik pergudangan harus memastikan bahwa

barang yang dikirim dalam keadaan baik dan tidak rusak serta harus di`

dokumentasikan saat berada diatas armada/container atau diambil oleh

kurir.

6. Foto dokumentasi pengiriman barang tidak berada pada satu file dan

tempat yang sama menyebabkan kesusahan saat mencari foto barang.

Page 67: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

55

55

5.2. Saran

1. Foto dokumentasi pengiriman barang lebih baik ditempatkan pada satu

tempat yang sama agar jika terjadi masalah pada barang saat

pengiriman tidak susah saat mencarinya.

2. Perusahaan perlu mengadakan pelatihan/sosialisasi tentang material

handling untuk meminimalisir cedera yang terjadi dalam kegitatan

pergudangan.

Page 68: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

56

56

DAFTAR PUSTAKA

Menurut Rahmat (2013:23) Secara etimologis ñadministrasiòberasal dari

bahasa latin, yaitu kata ad dan ministrare.

Menurut dalam bukunya Anggara (2012:21), menyebutkan: ñAdministrasi

adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang

didasarkan atas rasionalitas

Logistik menurut Council of Supply Chain Management Professionals dalam

Chandra (2013) adalah bagian dari manajemen rantai pasok ( supply chain)

Menurut Prihantono (2012), fungsi -fungsi manajemen logistik merupakan

serangkaian suatu proses

Menurut Prihantono (2012) ñPemeliharaanò

Menurut Prihantono (2012) penghapusan merupakan kegiatan penghapusan

inventa ris yang sudah tidak bermanfaat. Menurut Prihantono (2012)

Menurut Warman (2012), gudang adalah bangunan yang digunakan untuk

menyimpan barang.

Menurut Kuswoyo (2015) Gudang adalah suatu fungsi penyimpanan macam

jenis produk

Aktivitas Pergudangan adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang

(Warman, 2012 )

Page 69: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

57

57

PT Iro n B ird Trans po rt. PT Iro n B ird Trans po rt merup ak an s alah satu

p erus ahaan Group B lue B ird. Pada (2 00 2 )

Organi s as i Lini dan Staf. Menu ru t H enry Fayo l manajem en (Miller, 2 00 9 )

Page 70: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

58

58

Kesimpulan

Gambar : 1.Transportation

Page 71: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

59

59

G amb ar : 2. Fr ei ght For war d i n g

G amb ar : 3. Pr oj ect Han d l in g

Page 72: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

60

60

WMS : War ehous e Manag ement Sy s tem

G amba r : 4. Warehous e &Dist r ibut ion

BU SIN ESS PARTN ER

Page 73: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

61

61

Page 74: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

62

62

Page 75: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

63

63

Page 76: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

64

64

Page 77: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

iii

Penguji

PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa karya tulis akhir dengan judul :

LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI

PERGUDANGAN PENGIRIMAN BARANG DI WILAYAH DOMESTIK

PT. IRON BIRD

Yang disusun untuk melengkapi sebagian persyaratan menjadi Ahli Madya (Amd)

pada program studi Diploma-III Manajemen Perdagangan, Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi Indonesia (STEI) – Jakarta, sejauh yang saya ketahui bukan merupakan

tiruan, duplikasi ataupun plagiat dari tugas akhir yang sudah di publikasikan dan

pernah di pakai untuk mendapat gelar Ahli Madya di lingkungan STEI dan di

Perguruan Tinggi lainnya, kecuali bagian yang sumber informasinya dicantumkan

sebagaimana mestinya.

Jakarta, September 2019

Dicky Fachrizal

30150000028

Page 78: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT dan atas

berkat rahmat serta kuasaNya yang telah dilimpahkan dalam hidup penulis sampai

pada detik ini, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Laporan

Magang ini sebagai salah satu syarat kelulusan, dan penulis dapat menyelesaikan

kuliah di Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi

Ilmu Ekonimo Indonesia (STEI) tepat pada waktu yang telah ditentukan tanpa

adanya hambatan dan gangguan yang berarti.

Dalam menyusun Laporan magang ini dan selama kuliah di Program

Studi Diploma III Manajemen Perdangangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Indonesia (STEI), penulis banyak mendapatkan motivasi dan pertolongan dari

banyak pihak. Oleh karena itu, dengan rasa hormat penulis menyampaikan ucapan

terimakasih kepada :

1. Bapak H. Agustian Burda,BSBA, MBA selaku Ketua Yayasan Pendidikan

Fatahilah Jakarta (YPFJ).

2. Bapak Drs. Ridwan Maronrong, Msc selaku ketua Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi Indonesia (STEI)

3. Ibu Dr. Ir. Diah Pranitasari, MM selaku ketua Program Studi Diploma III

Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STEI)

4. Bapak Syahrul Effendi , S.E.,M.M selaku dosen pembimbing yang telah

bersedia meluangkan waktu dan pikiran untuk memberikan bimbingan,

nasihat dan ide serta mengarahkan penulis dalam menyusun Laporan.

Page 79: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

v

5. Seluruh dosen D III Manajemen Perdagangan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Indonesia (STEI) yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada

penulis selama penulis kuliah di kampus tercinta ini.

6. Keluarga tercinta, yang selalu mengajariku dan memberikan bimbingan

dalam hidupku, Ayah dan Mama serta kaka saya A pian dan A Daus serta

keluarga besar penulis yang telah menjadi penyemangat, memberikan

dorongan baik materi maupun spiritual, bimbingan, motivasi serta doa

restunya kepada penulis selama kuliah hingga terselesaikannya Tugas Akhir

Laporan magang ini

7. Divisi domestik PT.iron bird mbak wulan sari , mba ira , bang wahit , Pak

ibnu , Pak jo , mba ira khanivatun dan Semua Karyawan-Karyawati divisi

domestik atas waktu, bimbingan, motivasi, semangat dan ide-ide yang telah

diberikan kepada penulis.

8. Teman terbaik Harry wijaya, Aprilliani Arofah, Mega Sukmawati, Bustomi,

Dwi Mae Cahyanti yang telah menolong penulis dalam menyelesaikan Tugas

Akhir Laporan Magang ini.

9. Seluruh pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak

langsung, yang tidak dapat disebutkan satu per satu disini, penulis

mengucapkan terima kasih.

Page 80: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

vi

Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik dari materi maupun teknik penyajiannya, mengingat

kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Kritik dan Saran yang

disampaikan kepada penulis sangat berarti sebagai dorongan semangat dan bahan

pembelajaran agar suatu hari nanti penulis dapat membuat karya tulis akhir yang

lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Jakarta, September 2019

Dicky Fcahrizal

30150000028

Page 81: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

vii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................... ii

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS AKHIR ................................. iii

KATA PENGANTAR ...................................................................................... iv

DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... x

DAFTAR TABLE................................................................................................ xi

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... .xii

BAB I ......................................................................................................................................... 1

Latar Belakang Magang ................................................................................................... 1

Tujuan Magang ............................................................................................................... 2

Tujuan Umum ............................................................................................................. 2

Tujuan Khusus ............................................................................................................. 2

Sasaran Kompentensi...................................................................................................... 3

Manfaat Magang ............................................................................................................ 3

Bagi Penulis ................................................................................................................. 3

Bagi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia .............................................................. 3

Bagi PT Iron Bird .......................................................................................................... 4

BAB II ....................................................................................................................................... 5

2.1. Pengertian Administrasi ...................................................................................... 5

2.2. Pengertian Logistik .............................................................................................. 6

2.3. Fungsi Logistik ..................................................................................................... 8

Page 82: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

viii

2.4. Pengertian Pergudangan ................................................................................... 10

2.4.1. Kapasitas Gudang ............................................................................................ 11

2.5. Aktivitas Pergudangan .......................................................................................... 12

2.6. Manfaat Pergudangan ...................................................................................... 14

BAB III .................................................................................................................................... 16

3.1. Ruang Lingkup Laporan ..................................................................................... 16

3.2. Waktu dan Jadwal Magang ............................................................................... 16

3.2.1. Waktu dan Tempat ....................................................................................... 16

3.2.2. Jadwal Magang .......................................................................................... 17

3.3. Jenis Data dan Sumber Data ............................................................................ 17

3.3.1. Perusahaan pencatat data .............................................................................. 18

3.3.2. Responden ...................................................................................................... 18

3.3.3. Informan.......................................................................................................... 18

3.4 Metode Pengumpulan Data .............................................................................. 19

BAB IV .................................................................................................................................... 20

PEMBAHASAN KEGIATAN MAGANG ............................................................................. 20

4.1 Gambaran Perusahaan ...................................................................................... 20

4.1.1. Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................................. 20

4.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................ 22

4.1.3. Data Karyawan .......................................................................................... 32

4.1.4. Bidang Usaha Perusahaan ......................................................................... 33

4.1.5. Produk Kategori Perusahaan ..................................................................... 40

4.2 Kegiatan Magang .............................................................................................. 43

4.2.1 Struktur organisasi dan komposisi karyawan di unit kerja ....................... 43

4.3. Prosedur Pengiriman Barang ................................................................................. 45

4.4. Jenis dan bentuk kegiatan ................................................................................. 47

4.4.1. Hasil dan temuan ...................................................................................... 53

BAB V ...................................................................................................................................... 54

5.1. Kesimpulan ........................................................................................................ 54

5.2. Saran ................................................................................................................. 55

Page 83: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

ix

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1. Fungsi Aliran Aktivitas Logistik....................................................13

2. Logo Perusahaan.............. ............................................................ 19

3. Bidang Usaha PT Iron Bird ………............................................... 26

4. Sales Function ............................................................................... 27

5. Produk......................... .................................................................. 28

6. Produk........... ................................................................................ 29

7. Prosedur Pengiriman Barang.............................. .......................... 32

8. Contoh Trucking order.......... ........................................................ 35

9. Contoh Laporan Trucking Order....................................................37

10. Contoh Shipping Intruction...........................................................39

11. Contoh Shipping Intruction Pelayaran..........................................41

12. Ruang kerja staff...........................................................................43

13. Meja Magang Penulis....................................................................43

14. Penulis sedang mencatat Picking list dibuku Rekapitulasi...........44

15. Penulis sedang mengecek barang di sistem...................................44

Page 84: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

x

DAFTAR TABEL

Table Halaman

1. Skedul Magang.................................................................................... 16

2. Data Karyawan 2019........................................................................... 25

3. Struktur Organisasi divisi Domestic................................................... 29

Page 85: LAPORAN MAGANG PADA BAGIAN ADMINISTRASI PERGUDANGAN …

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

1. Surat Persetujuan Perusahaan

2. Struktur Organisasi Perusahaan

3. Jurnal Mingguan

4. Surat Keterangan Magang