BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Profil Perusahaan

PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : Perusahaan Perdagangan Indonesia, PT (Persero) [Denpasar Branch] . Perusahaan bidang usaha Berdagang umum; Ekspor umum dan impo

Alamat : Jl. Hayam Wuruk No. 117 Denpasar 8003

No. Telp. : Telp. (0361) 555315, Telp. (0361) 554104, Telp. (0361) 555094 Fax. (0361) 554104

General trading : General export and import

Sejarah Singkat PT PPI

PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) - PT PPI yang dikenal juga sebagai "ITC"

singkatan dari "Indonesia Trading Company" merupakan satu-satunya BUMN trading company di

Indonesia. PT PPI bergerak di perdagangan umum meliputi ekspor, impor, dan distribusi yang

merupakan merger dari tiga BUMN Niaga yaitu PT. Tjipta Niaga (Persero), PT. Dharma Niaga

(Persero) dan PT. Pantja Niaga (Persero) yang berlaku efektif sejak tanggal 31 Maret tahun 2003

berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 22 tahun 2003.

Ketiga eks-BUMN Niaga tersebut merupakan kelompok Perusahaan The Big Five milik Pemerintah

Belanda di Indonesia pada era penjajahan Belanda yang dinasionalisasikan menjadi BUMN di tahun

1950-an. Pelaksanaan merger ketiga eks-BUMN Niaga ditujukan untuk meningkatkan effisiensi

management, memaksimumkan keuntungan, integrasi bisnis dan meningkatkan kepemilikan aset.

Visi & Misi

PT PPI, sebagai salah satu perusahaan milik pemerintah yang bergerak dalam usaha

perdagangan telah menunjukan eksistensinnya dengan baik. Berdiri sejak tahun 2003, PT PPI

berkembang menjadi perusahaan besar dengan jumlah cabang yang tersebar diseluruh indonesia di

34 provinsi dan memiliki 960 karyawan yang berkualitas.

VISI

Menjadi Perusahaan Dagang yang kompetitif, berkualitas, berkompetensi, serta mengauasai

sumber dan jaringan pemasaran di dalam dan luar negeri.

MISI

Melakukan perdagangan umum yang menangani beraneka ragam produk dengan kualitas

terbaik.

Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara.

Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggannya.

Memenuhi harapan seluruh stakeholders.

1.2 Isi Wawancara

1. Siapa kepala gudangnya serta bagaimana susunan organisasinya ?

Jawab : Fathul mubbin dan struktur organisasinya terlampir

2. Sarana apa saja yang diperlukan?

Jawab : Kalau disini menggunakan mobil biasa dan dibantu dengan troli , kalau

distributor besar memakai mobil box kita disini memakai mobil biasa dan troli.

3. Bagaimana sistem administrasi di sini? Apakah ada pencatatan lainnya?

Jawab : menggunakan kartu stok dan kartu stelling (kartu gudang) dikartu steril itu

isinya ada nama, tanggal, ada item apa, jumlahnya berapa, nomor fraktur, dan

kemana tujuan kita mengirimkan serta surat persetujuan penjualan (SPP)

4. Bagaimana tata letak gudang ?

Jawab : Letak gudangnya itu khususnya untuk keluar masuknya barang itu jadi satu.

Biasanya untuk penurunan barang dari pintu sebelah timur didepan rumah kepala

cabang. Kalau pengambilan barang di bantu oleh troli kalau proses keluar masuknya

barang juga dibantu oleh troli.

5. Apakah Harus ada izinnya untuk menyalurkan obat ?

Jawab : yang jelas harus ketempat yang sudah berizin seperti apotik , rumah sakit ,

kalau toko obat tidak boleh karena bukan apoteker sebagai penanggung jawab .

Tidak boleh menyalurkan obat keras ke toko obat

6. Bagaimana pembagian area gudangnya?

Jawab : Terlampir dalam gambar.

7. Penyimpanan barangnya menurut apa ?

Jawab: Kalau penyimpanan barangnya tidak menurut abjad, di PBF ini penyimpannya

berdasarkan kategori golongan obat itu sendiri. Ada vaksin, ada psikotropika sama

obat yang umum.

8. Bagaimana dengan penerimaan barangnya?

Jawab: Kalau penerimaan dan pengeluarannya barangmya secara langsung saya

yang memonitor, berdasarkan jumlah yang dipesan terlampir surat

pemesanan ,kalau misalnya memesan 10 yang datang juga harus 10, dengan

mengecek tanggalnya, nomor bacthnya, tanggal expired. Tulisan pada kartu barang

dengan tinta warna merah untuk barang yang masuk. Di sini interval barang yang

masuk dicek per satu bulan.

9. Siapa saja yang boleh berada di areal gudang ?

Jawab: Pegawai biasa tidak boleh masuk ke gudang. Yang boleh masuk apoteker,

sales dan kepala gudang .

10. Bagaimana alur penerimaan barang disini?

Jawab: Langsung diterima oleh apoteker, dicek oleh apoteker. Yang dicek tanggal

expired, nomor bacth. Kalau memang barang yang belakangan memiliki nomor

bacthnya dan expired lebih dulu maka akan dikeluarkan lebih dulu .

11. Bagaimana cara pengepakan barangnya?

Jawab : Biasanya pengepakan dengan jumlah yang kecil pengiriman dengan

menggunakan kardus. Untuk jumlah yang lebih besar digunakan kardus yang lebih

besar dan dibantu dengan troli. Pengepakannya tergantung dengan jumlah barang

yang diminta.

12. Bagaimana alur pengeluaran barangnya ?

Jawab : Sama seperti alur penerimaan barang, yang dimonitor langusung oleh

apoteker. Di sini pengeluarannya memakai surat persetujuan penjualan yang diparaf

oleh seles setelah diparaf oleh seles baru ajukan ke supervisior untuk di acc, bahwa

penjualan disesuikan dengan kartu debitur yang isinya itu berupa piutang , hutang

dan pelunasan. berarti boleh kredit , kan disini memang kredit , kalau difarmasi

boleh 3 kali saja, 3 kali cas, kalau sudah bagus baru kita kasi 30 hari sampai 60 hari,

berarti paling lama 60 hari

13. Jadi di PBF ini boleh kredit ?

Jawab : Disini memang menerapkan sistem kredit. Kalau di farmasi hanya boleh 3

kali kredit saja, kalau perusahaan farmasinya memiliki kemampuan keuangan yang

baik dilakukan pembayaran sebanyak 3 kali casdalam jangka waktu 30 sampai 60

hari.

14. Bagaimana dengan pemusnahan produk yang sudah kadaluarsa, apakah diatur oleh

prosedur tertulis atau tidak ?

Jawab: Tidak semua barng yang rusak langsung dimusnahkna, dikumpulkan dulu

kemudian didokumentasikan baru nanti dimusnahkan secara berkala, bwaktu paling

awal 3 bulan dan paling lama 6 bulan .

15. Apa manfaat dan fungsi kartu stokdan kartu stok induk ?

Jawab : Kartu stok induk itu sama dengan kartu stok gudang yang mencakup

keseluruhan transaksi . Kalau kartu stok itu sama denga kartu stok barang letaknya

langsung dengan barang itu sendiri, kalau kartu gudang dia seperti pengkoreksian

pencocokan fisik dengan barangnya ketiganya dicocokan , setelah cocok dengan

fisik, kartu stok ,dan kartu induk gudang artinya sudah seimbang.

16. Apabila ada yang tidak seimbang perlu berapa lama untuk mengoreksinya?

Jawab : pengecekan biasanya dilakukan per akhir tahun dan dicek oleh apoteker ,

kemudian dicocokan misalnya ada yang barang keluar dan habis langsung dikoreksi.

Sehingga tidak membutuhkan waktu lama. Kalau belum diinput akan dicek di

software agar cepat diketahui jika ada barangf yang tidak sesuai.

17. Pernah ada kesalahan atau tidak saat penyimpanan obatnya?

Jawab : Selama ini tidak karena yang menyimpannya lamgsung dilakukan oleh

apotekernya. Mungkin kalau ditempat lain yang menyinpannya kepala gudang ,

kepala gudangnya memiliki pengetahuan yang berbeda dengan apoteker, kepala

gudang hanya mengkroscek fisik dengan kartu stok.

18. Bagaimana dengan pengecekan keamanan gudangnya ?

Jawab : Kuncinya dibawa apoteker jadi tidak ada yang masuk selain apotker jadi

tidak ada pengecekan secara khusus, kecuali pengecekan suhu ruangan 3 kali sehari.

BAB II

PEMBAHASAN

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi yang berfungsi

untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk

penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi

dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar

dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar

atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan (Priyambodo, 2007).

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan,

penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan, serta pelaporan

material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas terjamin (Badan Nasional Penanggulangan

Bencana, 2009).

Manfaat pergudangan adalah untuk:

1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.

2. Tertatanya perbekalan kesehatan.

3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat

dipertanggungjawabkan.

5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

Sarana penunjang yang ada di gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA, antara

lain:

a. Pallet.

b. Forklift.

c. Rak.

d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).

e. Timbangan.

f. Kulkas/lemari pendingin/refrigelator

g. Troli.

h. Pest control.

i. Pengatur kelembaban.

j. Termometer.

k. Komputer.

l. Generator.

m. Lemari.

n. Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).

o. Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).

Manajemen gudang yang dilakukan oleh pengelola gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN

PERDAGANGAN INDONESIA terdiri dari:

1. Kepala gudang mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan peralatan.

b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.

c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala sesuatu yang

mengancam keberadaan gudang beserta isinya.

d. Mendukung percepatan pendistribusian material.

2. Apoteker mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan peralatan.

b. Mengelola penerimaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan peraturan yang

berlaku.

c. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada saat

penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

d. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.

e. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan

karakteristik material dan peralatan pada tempat yang sesuai.

3. Sales mempunyai tugas pokok antara lain:

a. . Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan dan

peraturan yang berlaku.

b. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari gudang ke

penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.

c. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.

Manajemen gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA terdiri dari:

1. Administrasi

Administrasi gudang PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA diperlukan

untuk mempermudah pengawasan dan pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi:

a. Buku induk

b. Kartu stok

c. Kartu stelling

2. Penerimaan barang

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan peralatan di

gudang. Proses penerimaan barang di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA

sebagai berikut : Barang datang masuk dari pintu disebelah timur, kemudian di terima oleh

penanggung jawab yaitu apoteker. Apoteker mengecek item, jumlah item, nomor batch,

tanggal kadarluarsa. Barang diangkut ke gudang dengan bantuan troli.

3. Penyimpanan barang

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang

dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima. Proses penyimpanan

barang di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA sebagai berikut :

penyimpanannya tidak menurut abjad , disini menyimpannya berdasarkan kategori

golongan obat itu sendiri seperti vaksin , obat psikotropika dan obat umum (obat bebas).

Untuk penyimpanan vaksin disimpan di refrigerator pada suhu 2-80C, untuk penyimpanan

obat umum diletakkan pada rak yang beralaskan pallet pada suhu ruangan, serta

penyimpanan obat psikotropika disimpan di tempat yang terpisah, dikunci serta harus diberi

tanda bahwa itu adalah psikotropika.

4. Pengepakan barang

Proses pengepakan barang di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA sebagai

berikut : pengepakan barang pada skala kecil menggunakan kardus berukuran kecil

sedangkan pada skala besar pengepakannya menggunakan kardus berukuran besar.

Pengepakannya tergantung pada jumlah barang yang diminta dari konsumen.

5. Pengeluaran barang

Pengeluaran produk di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA mengikuti

mekanisme FEFO (First Expired First Out) artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang

lebih dekat harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. FIFO (First in First Out)

artinya produk yang pertama masuk harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu.

Proses pengeluaran barang di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA

langsung dimonitor oleh apoteker. Kalau disini pengeluaran nya memakai surat persetujuan

pengeluaran barang yang diparaf oleh seles setelah diparaf oleh seles baru ajukan oleh

supervisior istilahnya disini manajer farmasil untuk di acc bahwa penjualan sekian

disesuikan dengan kartu debittur ,isinya itu berapa ada piutang , hutang dan pelunasan,

yang berarti boleh di kredit. Kalau difarmasi boleh 3 kali saja. Kalau sudah bagus baru kita

kasi 30 hari sampai 60 hari, berarti paling lama 60 hari.

Untuk pemusnahan obat di di PBF ITC PT. PERUSAHAAN PERDAGANGAN INDONESIA belum pernah

dilakukan, karena belum ada barang yang sampai kadaluarsa dan menggunakan kesepakatan dengan

pabrik dan distributor lain apabila obat tersebut kadarluasa, bisa dikembalikan minimal 6 bulan

sebelum kadaluarsa. Ada 2 istilah disini, yang pertama tukar guling yaitu tukar barang yang sama

dengan kondisi yang berbeda dan kalau kadaluarsa ditukarkan dengan barang yang baru. Barang

yang kadaluarsa dikelola langsung ke pabrik. Setiap pabrikan produk dan dari pemerintah

mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun

dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk. Yang kedua langsung dengan proses struktur,

struktur disini istilahnya itu pengambilian barang dengan berupa potongan tagihan pada saat sales

minta tagihan ke konsumen. Tidak semua barng yang rusak langsung dimusnahkna bisa dikumpulkan

dulu kemudian didokumentasikan baru nanti dimusnahkan secara berkala. Waktu berkalanya paling

awal 3 bulan paling lama 6 bulan .

BAB III

KESIMPULAN

Dari wawancara yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan, bahwa untuk mencapai

manajemen pergudangan yang baik harus didukung manajemen yang baik juga.

DAFTAR PUSTAKA