Standard Operating Procedure

(SOP) Pergudangan

© PT Inti Logika Cipta | 2015 1

[ARTIKEL]

Standard Operating Procedure Pergudangan

Link Artikel

Operasional Warehouse sehari-hari diharapkan mengacukepada satu Standard Operating Procedure (SOP)Pergudangan yang jelas dan feasible untuk dilakukan olehkaryawan di gudang. Terkadang dalam penyusunan StandardOperating Procedure (SOP) Pergudangan, departemenQuality Management / Assurance menjadisemacam inisiator. Hal itu dikarenakan adanya (tersedia) SOPpada satu bagian (departemen) adalah salah satu tanggungjawab dari departemen Quality Management.

Tetapi tunggu dulu, jika perusahaan anda saat ini tidakmemiliki departemen Quality Management / Assurance dansaat ini Warehouse/Gudang anda belum memiliki SOP yangjelas sehingga berjalan sesuai ‘kebiasaan’ karyawan semata,atau sebaliknya SOP tersedia namun tidakmemungkinkan untuk dipraktikkan dalam operasionalWarehouse, kira-kira apa yang akan terjadi?

Beberapa temuan saya kejadian seperti itu sangat seringterjadi dan dampak ‘ketidakjelasan’ SOP tersebut adalah :

Sumber : http://bit.ly/1Tnuol5

© PT Inti Logika Cipta | 2015 2

Kebocoran aset perusahaan yang ada di Warehousedalam berbagai macam jenis penyimpangan karena tidakadanya panduan SOP yang jelas.Budaya kerja ‘semau’ atasan atau budaya ‘turuntemurun’, dimana hal ini mengakibatkan demotivasi bagikaryawan di bawah yang tentu menghendaki ada satustandarisasi kerja.Kualitas pekerjaan yang tidak standard. Berbeda orangyang mengerjakan akan berbeda perlakuannya , sehinggakualitas kerja tergantung kepada ‘orang’ dan bukankepada ‘sistem’

Untuk menghindari ketiga hal di atas tentu dibutuhkanadanya satu dokumen SOP sebagai panduan kerjastandard bagi seluruh karyawan yang bekerja diWarehouse. Excelogic Consulting and Training dalambeberapa project konsultasi dan pelatihan ataupunsekedar berkoresponden dengan pembaca artikel di blogmenangkap adanya satu kebutuhan terutamabagi industri skala kecil menengah untuk adanyasebuah Standard Operating Procedure (SOP)Pergudangan, untuk itu pada artikel ini secara umumkami mencoba membagikan salah satu contoh SOPPergudangan secara detail.

Contoh Standard Operating Procedure (SOP)Pergudangan untuk operasional Penerimaan Barang diGudang :

Pada halaman-1 SOP adalah lembaran document historyyang menjelaskan history SOP mulai saat pertama kalidibuat , revisi-1, revisi-2 dan seterusnya, termasukperubahan-perubahan yang setiap bagian. Halaman-1 SOPini juga memuat lembar pengesahan SOP.

Pada bagian atas (header) SOP memuat beberapa halberikut : logo perusahaan di kiri atas , judul SOP , efektifberlaku nya SOP , keterangan dokumen. Bagian atas SOPmerupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya, hanya berubah di penunjuk halaman saja.

[ HAL 1 ]

Sumber : http://bit.ly/1SQfX9q

© PT Inti Logika Cipta | 2015 3

Pada halaman-2 (atau selanjutnya) dari SOP memuatinformasi : Tujuan SOP dibuat, Ruang Lingkup SOP,Penanggung Jawab SOP , Definisi dan singkatan dariistilah-istilah yang ada di dalam SOP. Bagian inidiperlukan untuk mengetahui keterangan-keteranganSOP yang tidak dapat dipaparkan dalam diagram visual(pada halaman selanjutnya).

Pada halaman-3 (atau selanjutnya) dari SOP dapatdikatakan merupakan bagian yang paling pentingkarena memuat seluruh informasi alur proses dariaktifitas sesuai judul pada SOP (dalam hal inipenerimaan barang).

Terbagi atas 3 kolom : Aktifitas, Dokumen / CatatanMutu dan Keterangan. Bagian Aktifitas menunjukkanproses tahapan demi tahapan pada aktifitaspenerimaan barang. Dokumen / CatatanMutu memberikan informasi dokumen-dokumen apasaja yang terlibat dalam setiap tahapan.Bagian Keterangan menunjukkan detail catatan dandefinisi-definisi pada setiap tahapan proses.

Secara umum beberapa hal di atas mendeskripsikanisi Standard Operating Procedure (SOP)Pergudangan pada aktifitas Penerimaan barang, tentusetelah proses-proses ini masih terdapat aktifitasoperasional lain di gudang, seperti : Put Away, Picking/ Packing, Checking, Loading, Dispatching, Return,Stock Opname / Cycle Count, dsb.

Excelogic Consulting and Training bersama denganprofessional ahli di bidang dokumentasi managementsystem (ISO) menyediakan jasa konsultasi pembuatanProsedur (SOP) dan Instruksi Kerja (WI) untukmembantu Perusahaan memiliki Prosedur (SOP) danInstruksi Kerja (WI) yang detail serta terperinci dantentunya dapat dijalankan oleh karyawan di gudang.

[ HAL 2 ]

[ HAL 3 ]

© PT Inti Logika Cipta | 2015 4

Excelogic membantu tidak hanya support sampai pembuatan Prosedur (SOP) dan InstruksiKerja (WI) namun sampai ke seluruh dokumen yang berhubungan dengan SOP (Form danReporting) serta mendampingi fase implementasi (gap analysis, audit internal, improvementdesain) serta post implementasi (surveillance).

Hasilnya diharapkan Perusahaan mendapatkan standard yang jelas dan terperinci untukkemudian tentu dapat melakukan improvement yang signifikan sepanjang alur proses bisnisPerusahaan. Jika Perusahaan anda membutuhkan Standard Operating Procedure (SOP)Pergudangan atau Desain SOP untuk fungsi lain , silahkan hubungi team Excelogic Consultingdi email dan kontak berikut.

© PT Inti Logika Cipta | 2015 5

CONTACT US

Follow us :

@excelogic Excelogic

Excelogic Consulting and Training

Excelogic Consulting and Training

Our Office : Beltway Office Park Tower B Lantai 5 Jl. TB Simatupang, No 41 Jakarta 12550

Our Website : www.excelogic.info | Email : admin@excelogic.info | Phone : +62 21 2985 7383

PT INTI LOGIKA CIPTA

CONSULTING & TRAINING

Logistics & Supply Chain | Quality (ISO & OHSAS) | Business Management

Download Excelogic Profile Presentation

© PT Inti Logika Cipta | 2015 6

Index