1

BAGIAN SATU:

KONSEPSI DASAR MANAJEMEN DAN PERKEMBANGANNYA

BAB I PENDAHULUANA. Administrasi

B. Manajemen

C. Hubungan Administrasi dan Manajemen

D. Inti Manajemen

E. Tujuan Manajemen

F. Efisiensi Sebagai Faktor Kunci Kegiatan Manajemen

G. Proses Manajemen

H. Ringkasan

BAB II PERKEMBANGAN PEMIKIRAN MANAJEMEN

A. Administrasi/Manajemen Sebagai Ilmu, Seni, dan Profesi

B. Perkembangan Manajemen Sebagai Ilmu Pengetahuan

C. Perkembangan Teori-teori Manajemen

D. Beberapa Pendekatan dalam Pemikiran Manajemen

E. Ringkasan

BAB I

P E N D A H U L U A N

SETELAH MEMPELAJARI BAB INI, ANDA

DIHARAPKAN DAPAT:

1. Mengenal dan merumuskan dengan kata-kata sendiri peristilahan dan definisi administrasi

2. Menyimpulkan dari pendapat para ahli yang menjadi unsur-unsur administrasi

3. Mendeskripsikan sifat hakiki administrasi sebagai suatu cabang ilmu

4. Menyebutkan dan membedakan obyek/bidang ilmu administrasi

5. Mengenal dan menyimpulkan konsep pengertian mana-jemen dari pendapat para ahli

6. Mengenal dan menguraikan hubungan antara manajemen dengan ilmu administrasi

7. Mendeskripsikan inti dan tujuan kegiatan manajemen

8. Mendeskripsikan minimal dua faktor kunci yang menjadi tolok ukur kegiatan manajemen9. Mendeskripsikan dengan diagram manajemen sebagai suatu proses kegiatan pencapaian tujuan

A. ADMINISTRASI

1. Pengertian Administrasi

Istilah administrasi diserap dari kata Inggris administration yang berasal dari kata Latin ad + ministrare suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, memenuhi. Dari kata itulah terjadi kata benda administratio dan kata sifat administrativus yang kemudian masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi kata administration selanjutnya diindo-nesiakan menjadi kata administrasi.

Dalam kegiatan sehari-hari, untuk istilah administrasi didapati dua pengertian, yaitu: administrasi dalam pengertian sempit dan luas.a. Administrasi dalam pengertian sempit, bersumber dari bahasa Belanda administratie yang berarti pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Pekerjaan yang berhubungan erat dengan kegiatan tulis-menulis, misalnya: surat menyurat, kepegawaian, keuangan, dokumentasi, dan kearsipan.

b. Administrasi dalam pengertian yang luas, yaitu semua kegiatan yang dilakukan untuk dinamisnya usaha kerjasama agar tujuannya dapat tercapai dengan baik. Administrasi dalam pengertian luas ini, dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu: 1) sudut proses, 2) sudut fungsi, dan 3) sudut kepranataan (institusional/kelembagaan).

Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan proses tercapainya tujuan itu.

Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas, administrasi berarti bahwa dalam segala kegiatan untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan itu, terdapat berbagai fungsi atau tugas, yaitu: ada tugas perencanaan, tugas pengorganisasian, tugas penggerakan, tugas pengawasan atau penelitian segala kegiatan sehingga tujuan itu tercapai dengan tidak terjadi penyimpangan.

Ditinjau dari sudut kelembagaan, yaitu administrasi sebagai suatu totalitas kelembagaan didalamnya terdapat satuan-satuan kerja yang bekerja untuk mencapai tujuan. Sudah barang tentu satuan itu bersifat menyeluruh yaitu berjenjang dari tingkat atas sampai dengan tingkat bawah.

Dalam satuan lembaga itu terdapat empat macam orang yaitu:

a) orang atau orang-orang yang menetapkan dan mempertahankan tujuan, disebut administrator atau top manajer

b) orang atau orang-orang yang mengendalikan dan memimpin usaha agar supaya tujuannya dapat tercapai, disebut dengan manajer

c) orang atau orang-orang yang kerjanya membantu manajer dengan pikiran-pikiran yang sangat berguna bagi pengendalian usaha kerjasama, disebut staf ahlid) orang yang langsung terjun dalam bidang pekerjaan-pekerjaan yang telah ditentukan, disebut worker atau pekerja

Secara visualisasi, lihat Gambar 1.1

Untuk memperjelas pengertian administrasi, berikut ini disajikan beberapa pendapat pakar, sebagai berikut:

a. Leonard D. White, (1955) merumuskan sebagai Administration is a process common to all group effort public or private, civil or military, large scale or small scall (Administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok, baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran ataupun kecil-kecilan).

Dalam arti Tatausaha

Sempit (Office work/clerical work)

Pengertian

Administrasi Dari Sudut Proses

Dalam arti Dari Sudut Fungsi/Tugas

Luas

Administrator (s)

Atmosudirdjo

Manager (s)

Dari Sudut

Kepranataan Staff

Worker/Pegawai

Gambar 1.1 Pengertian Administrasi

b.Herbert A.Simon (1956) Administration can be defined as the activities of group, cooperating to accomplish common goals (administrasi dapat didefinisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama).

c. Waldo (1971) Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionaliteit yang tinggi.

d. The Liang Gie (1965) Administrasi adalah segenap proses penyeleng-garaan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

e. S.P. Siagian (1985) Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

f. Prajudi Atmosudirdjo (1975) Administrasi adalah pengendalian dan penggerakan dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ke tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator, yaitu Kepala organisasi.

Pengertian administrasi tersebut di atas, nampak rumusannya berbeda, tetapi apabila dikaji terdapat segi kesamaan yaitu, diakui bahwa:

a. administrasi itu merupakan suatu proses yaitu rangkaian perbuatan atau kejadian,

b. dalam proses itu terdapat usaha kerjasama atau proses itu diseleng-garakan dalam rangka usaha kerjasama sekelompok orang atau manusia,

c. usaha kerjasama tersebut diselenggarakan untuk mencapai tujuan tertentu.

Selanjutnya administrasi dapat disimpulkan sebagai

segenap rangkaian penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan rumusan tersebut, sesuatu usaha kerjasama dapat disebut administrasi kalau memiliki tiga faktor, yaitu:

a. usaha tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional,

b. usaha tersebut dilakukan agar tercapai tujuan tertentu,

c. dalam usaha tersebut diperlukan usaha kerjasama antara para anggotanya.

Dari pengertian administrasi sebagai rangkaian penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian perbuatan penyelenggaraan ini terbentang diantara saat ditentukannya tujuan yang ingin dicapai sampai detik terpenuhinya tujuan itu. Dengan tercapainya tujuan yang ingin dicapai akan terbentuk tujuan baru yang ingin dicapai lagi secara berkesinambungan. Jadi administrasi ada awal tetapi akhir tidak diketahui. Administrasi berlangsung terus menerus menyertai kelangsunga hidup setiap usaha kerjasama.

Dalam perbuatan penyelengaraan kegiatan usaha kerja sama, ada lima ide pokok yang tercakup dalam pengertiannya. Kelima ide pokok tersebut selalu terdapat dalam administrasi, mulai dari bentuk yang sederhana, sampai bentuk yang lebih kompleks. Lima ide pokok ini, dapat disingkat dengan lima ter dalam administrasi, yaitu: 1) terarah, 2) terselenggara, 3) terlibat, 4) tertentu, dan 5) terbagi-bagi.

Terarah, maksudnya ialah bahwa proses penyelenggaraan kerjasama harus punya arah sasaran dan tujuan yang ingin dicapai. Tidak secara tiba-tiba, melainkan terencana dan terstruktur merupakan pedoman dalam proses kegiatan kerja.

Terselenggara, yaitu tidak ada sesuatu kegiatan pun yang tidak dapat dilaksanakan sehingga betul-betul tercipta suatu proses penyeleng-garaan secara efektif.

Terlibat, yaitu di dalam proses penyelenggaraan dituntut adanya keter-libatan orang-orang dalam bekerjasama. Keterlibatan disini baik secara pisik maupun secara emosional.

Tertentu, yaitu semua pelaksanaan kegiatan-kegiatan harus tertentu, sehingga mekanisme kerja yang ada didalamnya dapat berlangsung secara fungsionalisasi

Terbagi-bagi, yaitu di dalam proses penyelenggaraan perlu ada pembagian tugas. Dan dalam pembagian tugas segenap fungsi dan tugas harus terbagi habis sehingga tidak ada fungsi yang tidak diurus segera.

2. Unsur-unsur Administrasi

Unsur administrasi adalah bagian-bagian yang harus ada dalam kegiatan administrasi. Tanpa adanya unsur-unsur tertentu, administrasi tidak dapat dilaksanakan dengan baik. Dalam literatur ditemukan adanya dua klasifikasi unsur, yaitu: unsur pokok dan unsur umum ilmu administrasi

a. Unsur Pokok Ilmu Administrasi. Disebut juga dengan unsur mutlak ilmu administrasi. S.P.Siagian (opcit) membagi atas 4 (empat) unsur pokok dari administrasi, yaitu: 1) Dua orang manusia atau lebih, 2) tujuan, 3) tugas yang hendak dilaksanakan, 4) peralatan dan perlengkapan

Dua orang manusia atau lebih. Asumsinya bahwa manusia tidak dapat bekerjama dengan dirinya sendiri tetapi harus memerlukan bantuan dan pertolongan orang lain. Juga manusia memiliki kebutuhan dengan kemampuan untuk memenuhi kebutuhannya dengan serba keterbatasan. Karena itu harus ada orang lain yang secara sukarela atau dengan cara lain diajak turut serta dalam proses kerjasama itu.

Apabila kita berhasrat mengangkat dan memindahkan sebuah benda ke tempat lain, akan tetapi tidak dapat mengerjakannya dengan sendirian, maka tentunya dengan meminta bantuan pada orang lain untuk bersama-sama mengangkatnya dan memindahkannya. Contoh yang sangat sederhana tersebut menunjukkan bahwa kerjasama tidak dapat dilakukan oleh hanya satu orang akan tetapi perlu ada bantuan orang lain

Tujuan ialah nilai-nilai atau kebutuhan manusia, baik jasmaniah maupun rohaniah yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan yang nyata oleh orang agar dapat dipenuhi. Dalam perusahaan yang menentukan tujuan adalah yang punya perusahaan, dalam bidang kenegaraan sesuai asas negara itu, kalau berasaskan monarki absolut, yang menentukan tujuan adalah raja. Kalau berasaskan kedaulatan rakyat, yang menentukan tujuan negara adalah rakyat melalui Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) atau Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) Indonesia. Tetapi di dalam prakteknya melalui suatu pendelegasian kekuasaan kepada Administrator perusahaan, atau Administrator Negara (Perdana Menteri atau Presiden). Jadi yang menentukan tujuan dalam administrasi adalah Administrator. Tujuan tidak hanya menjadi milik administrator. Orang yang harus mempunyai gambaran yang jelas dan memahami tujuan organisasi bukan hanya administrator saja, melainkan seluruh anggota organisasi yang ada, bahkan pihak luar pun harus mengetahuinya. Oleh karena itu, administrator dalam menentukan tujuan perlu melibatkan para pembantunya dan harus memperkenalkan setiap orang agar mempunyai pemahaman yang sama dan pandangan yang jelas tentang tujuan organisasi yang ia pimpinnya

Tugas dan pelaksanaannya. Berbicara mengenai tugas yang hendak dilaksanakan, orang beranggapan bahwa proses administrasi baru timbul apabila ada kerjasama. Tidak demikian halnya. Dengan perkataan lain, kerjasama bukan merupakan unsur administrasi. Meskipun demikian perlu ditekankan bahwa pencapaian tujuan akan lebih efisien dan ekonomis apabila semua orang yang terlibat mau bekerjasama satu sama lain. Akan tetapi kerjasama pun, misalnya dalam hal dipaksakan proses administrasi dapat terjadi, karena dengan paksaan proses administrasi dapat timbul. Kerjasama dalam administrasi dapat digolongkan kepada dua golongan, yaitu kerjasama yang ikhlas dan sukarela (voluntary cooperation) dan kerjasama yang dipaksakan (compulsory atau antagonistic cooperation)Peralatan dan Perlengkapan. Ada ungkapan dari Thomas Carlile yang mengatakan manusia dapat berbuat karena alat, tanpa alat ia tidak bisa berbuat apa, dengan alat maka ia dapat berbuat segala apa. Ungkapan ini menunjukkan pentingnya peralatan bagi manusia termasuk dalam proses administrasi. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam suatu proses administrasi tergantung dari berbagai faktor, seperti: 1) jumlah orang yang terlibat dalam proses itu, 2) sifat tujuan yang hendak dicapi, 3) ruang lingkup serta aneka ragamnya tugas yang hendak dijalankan, dan 4) sifat kerjasama yang dapat diciptakan dan dikembangkan. Barangkali secara aksiomatis dapat dikatakan bahwa semakin sedikit jumlah orang yang terlibat, semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai serta semakin sederhana tugas-tugas yang hendak dilaksanakan, semakin sederhana pula peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

b.Unsur Umum Ilmu Administrasi. Berbeda halnya dengan konsepsi yang dikemukakan oleh The Liang Gie (1978) dan Pariata Westra, dkk.; (1980) bahwa dalam proses penyelenggaraan administrasi mempunyai unsur-unsur yang merupakan pola perbuatan manusia dalam bidang administrasi tersebu, yakni: 1) organisasi, 2) manajemen, 3) komunikasi, 4) kepegawaian, 5) keuangan, 6) perbekalan, 7) ketatausahaan, dan 8) hubungan masyarakat.

Organisasi - sebagai unsur pertama dari administrasi merupakan rangka atau wadah di mana usaha kerjasama itu diselenggarakan. James D. Money (1947) menyebutnya sebagai bentuk perserikatan manusia untuk pencapaian suatu tujuan bersama. (the form of every human association for the attainment of a common purpose). Sejalan dengan ini, maka proses mengorganisir (pengorganisasian - organizing) ialah penyusunan rangka itu dengan membagi-bagi dan menghubung-hubungkan orang, wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi kesatuan yang laras. Termasuk pula dalam proses mengorganisir atau membentuk organisasi ini ialah penentuan tujuan yang hendak dicapai.

Penelaahan terhadap rangka di mana administrasi itu berlangsung menimbulkan sekelompok pengetahuan yang disebut:

teori organisasi (theory of organization)

analisis organisasi dan methode (organization and methods analysis O & M analysis)

tingkah laku administratif (administrative behavior), perilaku keorganisasian (organizational behavior)

hubungan manusia (human relations)Manajemen sebagai suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Sarjana Oliver Sheldon (1957) mengatakannya sebagai the process by which the execution of a given purposes is put into operation and supervised (proses dengan mana pelaksanaan dari suatu tujuan tertentu dijalankan dan diawasi). Manajemen mempunyai fungsi-fungsi yang sebagian sarjana berbeda klasifikasi. Menurut Henry Fayol, yaitu: Perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian komando (comanding), pengkoordinasian (coordinating), pengawasan (controlling). G.R. Terry dengan akronim POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). The Liang Gie dengan fungsi perencanaan, pengambilan putusan, pembimbingan, pengkoordinasian, pengendalian dan penyempurnaan. Dalam perkembangan manajemen telah muncul berbagai pengetahuan sepertinya: Total quality management (manajemen mutu terpadu), management by objectives (manajemen berdasarkan sasaran), Management Information System (Sistem Informasi Manajemen), Manajemen Stratejik, Manajemen Sumber Daya Manusia dan banyak pengetahuan ekonomi yang memakai istilah manajemen seperti manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen koperasi, dan manajemen akuntansi, bahkan pada lembaga pendidikan di bidang ekonomi terbentuk jurusan/program studi manajemen.

Komunikasi. Ini merupakan urat nadi yang memungkinkan orang-orang dalam usaha bersama itu mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing. Tanpa komunikasi yang baik, tak mungkin kerjasama dapat terlaksana dengan baik. Pengetahuan yang merupakan segi-segi komunikasi ini misalnya: reporting techniques (tehnik pelaporan) Sistem informasi (information system),

Kepegawaian. Ini merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama. Penelaahan terhadap unsur ini menimbulkan sekelompok pengetahuan yang dicakup dengan nama Administrasi Kepegawaian (Personnel Administration) yang dewasa ini kecenderungan menggunakan istilah sumber daya manusia. Administrasi ini pada pokoknya mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia itu dari penerimaannya (recruiting) sampai pemberhentiannya (retirement). Termasuk pula di sini ialah analisis dan klasifikasi jabatan (job analysis and classification) serta pengembangan tenaga itu melalui latihan-latihan (training)

Keuangan. Ini merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan.

Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan (supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory and property control)

Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengada-kan, mengirim, dan menyimpan pelbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau manajemen perkan-toran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi.

Hubungan Masyarakat. Ini merupakan segi yang menggambarkan pada pihak luar segala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha kerjasama itu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama, dengan demikian tercapai pengertian yang sebaik-baiknya antara suatu administrasi dengan keadaan sekelilingnya. Aspek ini justru amat pentingnya bagi kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun perusahaan agar mendapat dukungan dari rakyat bagi pemerintah dan kesukaan konsumen bagi perusahaan. Pada akhir-akhir ini timbullah pengetahuan dalam bidang ini, yaitu hubungan masyarakat (publik relation), keprotokolan, dan dalam bidang perusahaan dengan periklanan (advertising)

Secara visualisasi dapat diliihat Gambar 1.2

3. Sifat Hakikat Ilmu Administrasi

Herbert A. Simon (opcit) mengatakan a administrative sciences, like any science, is concerned purely with factual statement. There is no place

Dua orang atau lebih

Tujuan

Unsur

PokokTugas yang hendak dilaksanakan

Peralatan dan Perlengkapan

Unsur-unsur

Administrasi

Organisasi

Manajemen

Komunikasi

Kepegawaian/Sumber daya manusia

Unsur

UmumKeuangan

Siagian

Perbekalan/perlengkapan/persediaan/

Logistik/urusan rumah tangga

Ketatausahaan

The Liang Gie

Hubungan Masyarakat

Gambar 1.2 Unsur-unsur Administrasi

for ethical essertions in the body of ascience (Ilmu administrasi sebagaimana halnya dengan suatu ilmu pengetahuan lainnya adalahsemata-mata bersangkutan dengan pernyataan-pernyatan yang berdasarkan atas fakta-fakta. Dalam dunia ilmu pengetahuan tidak ada bagi pernyataan-pernyataan berdasarkan etika).

Dari pendapat di atas menunjukkan sifat ilmu administrasi itu seperti halnya dengan ilmu-ilmu yang lain yang hanya semata-mata bersangkutan dengan pembicaraan fakta-fakta, bukan mengenai etika, bukan mengenai kesenangan seseorang akan sesuatu hal. The Liang Gie Sutarto (1977) mengemukakan sifat ilmu administrasi ada 2 macam, yaitu:

a. Netral, yaitu tidak mengandung nilai-nilai baik atau buruk, susila atau dursila. Pengetahuan yang demikian dapat digunakan untuk maksud-maksud baik maupun buruk. Sifat ini sesuai dengan salah satu ciri dari ilmu adalah obyektif yaitu terlepas dari keinginan-keinginan, prasangka-prasangka perseorangan dan kesukaan pribadi.

Jadi kalau dalam ilmu administrasi ditemukan sistem-sistem, asas-asas untuk menyusun organisasi yang baik, pengetahuan ini dapat dijadikan pedoman dalam mengorganisir aparatur-aparatur pemerintahan agar dapat bekerja secara efisien. Tapi pengetahuan ini juga dapat dipergunakan oleh gerombolan pengacau untuk menyusun organisasi yang baik.

b.Tidak dapat menyusun hukum-hukum atau dalil-dalil yang sangat eksak seperti halnya ilmu pasti atau ilmu alam, karena ilmu administrasi bersangkutan dengan manusia yang bersifat dinamis. Administrasi bersangkutan dengan manusia yang bersama-sama melakukan usaha untuk mencapai tujuan tertentu. Dan tingkah laku manusia itu dipe-ngaruhi oleh pengetahuan, ingatan, dan pengharapan.

Selanjutnya Herbert A. Simon (opcit) menyatakan This does not mean that it is imposible to state valid laws of human behavior. It simply means that one of the variables to be included in the statement of social laws is the state of knowledge and experience of the persons whose behavior the law purports to describe (Hal ini tak berarti bahwa tidaklah mungkin untuk menyusun hukum-hukum yang berlaku tentang tingkah laku manusia. Ini semata-mata berarti bahwa salah satu dari hal-hal tak tentu yang harus diperhitungkan dalam perumusan hukum-hukum sosial ialah keadaan pengetahuan dan pengalaman dari orang-orang yang tingkah lakunya hendak diuraikan oleh hukum itu).

Ada beberapa bukti yang dapat diketemukan, bahwa ilmu admi-nistrasi sudah mencoba dan berhasil menemukan prinsip-prinsip yang tidak exact seperti yang dikemukakan oleh Simon sebagai berikut:

a) efisiensi administrasi akan bertambah besar, jika di dalam organisasi diadakan spesialisasi tugas diantara para anggota.

b) Efisiensi administrasi akan bertambah besar, jika para anggota (para peserta) dalam suatu organisasi diatur (disusun dalam hieraki kewe-nangan) yang pasti/jelas

c) Efisiensi administrasi akan bertambah besar, jika rentangan pengawasan pada tiap-tiap tingkatan hierakhi dibatasi hanya sampai sejumlah orang yang sedikit mungkin. Rentangan pengawasan yaitu jumlah orang setepat-tepatnya yang harus berada di bawah pengawasan seseorang pejabat atasan.

d)Efisiensi administrasi akan bertambah besar untuk keperluan manajer dan pengawasannya, jika para pekerja/peserta digolongkan menurut: 1) tujuan (tugasnya), 2) proses kerja yang harus dilayani, 3) pihak yang harus dilayani, 4) tempatnya. 4. Pembidangan Administrasi

Menelaah pengertian administrasi pada uraian terdahulu, nampak obyek/pembidangan administrasi yang sangat luas cakupannya, meliputi kegiatan nasional, internasional baik dalam bentuk kegiatan negara, swasta, ataupun sosial.

Sukarno K (1995) dan Lubis (1984) membagi bidang administrasi atas tiga golongan besar dengan rincian sebagai berikut:

a. Administrasi negara ialah administrasi yang berobyek kenegaraan, terdiri dari: 1) administrasi pemerintahan dan 2) administrasi perusahaan negara.

Administrasi pemerintahan terbagi dua bagian, yaitu:

1) administrasi sipil ialah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen, jawatan, kantor kecamatan dan kantor kelurahan. Atau seluruh kegiatan negara dikurangi kegiatan perusahaan negara dan kegiatan militer/TNI

2) administrasi militer (angkatan bersenjata); yang terdiri dari: administrasi angkatan udara, angkatan laut, angkatan darat, dan angkatan kepolisian

Catatan: Di sebagian negara, kepolisian tidak termasuk militer. Dewasa ini, mulai April 1999 Angkatan kepolisian Republik Indonesia dipisahkan dengan ABRI (TNI) Administrasi perusahaan negara ialah seluruh kegiatan yang terdapat di dalam perusahaan yang dibiayai oleh negara, umumnya di bidang produksi, distribusi, transportasi, perbankan, dan asuransi.b. Administrasi niaga ialah administrasi yang berobyek swasta/perniagaan, terdiri dari:

1) administrasi perusahaan dan 2) administrasi sosial/bukan perusa-haan.

- Administrasi perusahaan ialah kegiatan-kegiatan di bidang produksi, transportasi, asuransi, perbankan dan lain-lain di bidang perusahaan swasta

Administrasi sosial/bukan perusahaan, biasanya cenderung ke arah usaha sosial seperti: administrasi sekolah swasta, rumah sakit swasta, yayasan, klub, dan lain-lain. Di sini sulit dibedakan secara tegas antara public service (pelayanan negara) dengan bussines (niaga), karena ada yang semula sebagai public kemudian menjadi bussines. Contohnya: Jawatan kereta api menjadi perusahaan negara kereta api. Secara perbedaan administrasi negara dengan administrasi niaga dapat dilihat dalam tabel: 1.1

c. Administrasi internasional ialah administrasi yang berobyek internasional, termasuk didalamnya seluruh kegiatan yang bergerak di

bidang internasional seperti yang dilakukan oleh PBB beserta cabang-cabangnya, misalnya: UNICEP, ILO, UNESCO, dan sebagainya. Juga Asean Games, The Ford Foundation, AID, IMF, IBRD, ASEAN, dan lain-lain

Tabel : 1.1

PERBEDAAN ANTARA ADMINISTRASI NEGARA

DAN ADMINISTRASI NIAGA

( Soewarno Handayaningrat, 1985)

Administrasi NegaraAdministrasi Niaga

1) Administrasi negara bertujuan mem-berikan pelayanan yang sebaik-baik-nya kepada masyarakat (public service)

2) Administrasi negara dalam pencapaian tujuannya dilakukan berdasarkan ke-tentuan/peraturan perundang-undang-an yang berlaku (legalistic approach)3) Administrasi negara dalam kegiatan-nya mengutamakan kebenaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan (birokrasi-bureaucracy)4) Administrasi negara cara kerjanya dianggap kurang begitu efisien (in efficient)

5) Administrasi negara bersifat mono-polistik karena sifatnya mengutama-kan kepentingan umum (nocompeti-tion)

6) Administrasi negara dalam kegiatan-nya ditujukan bagi kepentingan kesejahteraan rakyat banyak (social welfare), misalnya: pembuatan jalan/jembatan, pengairan, kesehatan, dan lain-lain1) Administrasi swasta/niaga ber-tujuan memperoleh untung sebe-sar-besarnya (profit motive)

2) Administrai swasta/niaga dalam pencapaian tujuannya dilakukan dengan kebijaksanaan yang ber-sifat menguntungkan (tidak sa-ngat terikat dengan ketentuan yang telah ditetapkan)

3) Administrasi swasta/niaga tidak selalu terikat dengan prosedur yang berlaku, tetapi mengutama-kan hasil yang dicapai.4) Administrasi swasta/niaga cara kerjanya sangat efisien (efficient)

5) Administrasi swasta/niaga dalam kegiatannya sifatnya adalah bersaingan bebas (free competi-tion)

6) Administrasi swasta/niaga dalam kegiatannya tidak mempertim-bangkan bagi kepentingan kesejahteraan rakyat tetapi memperhitungkan kepentingan kesejahteraan individu atau kelompok

Secara visualisasi penggolongan administrasi dapat dilihat pada gambar 1.3

Administ. Sipil

Administ.

Pemerintahan

Administrasi Administ. Militer

Negara

Administrasi Perusahaan Negara

Administrasi Perusahaan

Pembidangan Administrsi

Administrasi Niaga

Administrai Sosial/bukan

perusahaan

Administrasi

Internasional

Soekarno K.

Gambar 1.3 Pembagian Administrasi

B. MANAJEMEN

1.Arti dan Istilah Manajemen

Salah satu kegiatan manusia yang sangat penting adalah manajemen sebagai usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan atas dasar kerja sama, baik dalam bidang perdagangan, pemerintah, maupun keagamaan.

Tujuan dapat tercapai sangat ditentukan oleh kemampuan yang memegang tugas memimpin. Demikian pula keuntungan atau kerugian yang diperoleh sangat dipengaruhi oleh mutu manajemen dalam kelompok-kelompok yang disatupadukan memungkinkan koordinasi yang baik dari manusia.

Sampailah kini persoalan pokok yaitu untuk mengetahui apakah manajemen itu?

Istilah manajemen mempunyai asal usul dalam kamus A Concise Etimological Dictionary of the English Language ada disebutkan kata manage dan kata tersebut sama dengan manege. Tentang manage dalam kamus tersebut diartikan sebagai government of a horse control administration yang dikenal pada bahasa Perancis, Italia dan Latin yang mengalami perkembangannya terakhir menjadi: management dan diindonesiakan menjadi manajemen

Dari bahasa/kamus Italia, dikenal pula istilah managgio yang diartikan sebagai a managing a handling. Dalam bahasa Italia itu juga diketemukan kata mano yang dalam bahasa Latinnya adalah manus berati the hand artinya tangan.Istilah manajemen itu, kemungkinan juga berasal dan merupakan perkembangan dari bahasa Italia managgiare yang berarti melatih kuda. Kuda itu akan berjalan dan berlari dengan baik apabila dipimpin dengan baik. Sebelum dipimpin terlebih dulu dilatih dengan baik. Segala sesuatu akan lancar bila pemimpin itu baik. Dan kalau pemimpin tidak baik bukan hanya si kuda bisa tidak lari tetapi bisa menyepak, merugikan sipemimpin itu sendiri. Jadi pemimpin yang baik, kusir yang baik akan bisa meng-gerakkan dan melarikan kudanya secara lancar.

Selain itu, banyak istilah/term yang dikenal sebagai peng-ganti/pengindonesiaan manajemen yaitu tatapimpinan, kepimpinan, ketatalaksanaan, tatapenyelenggaraan, pembinaan, pengurusan, penguasaan, pengendalian, pengelolaan, dan sebagainya.

Di samping keanekaan terjemahan tersebut, sebelum ada pembakuan kata manajemen, juga beberapa penulis bangsa Indonesia yang langsung mempergunakan kata Inggrisnya, tidak menerjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, seperti misalnya: Panglaikim dan Hasil dengan bukunya yang berjudul Management Suatu Pengantar (1965). Abdulrachman dengan bukunya yang berjudul Kerangka Pokok-pokok Management Umum (1973), Tahuteru dengan bukunya yang berjudul Karya Management (1961), merupakan terjemahan dari buku Louis A. Allen yang berjudul The Profession of Management. Dan masih banyak sarjana yang seirama dengan itu, seperti Poesponegoro, Manullang, dan lain-lain.

Selain itu, ada pula yang mempergunakan kata managemen (tanpa T) sepertinya Sukarno K dengan judul bukunya Dasar-dasar Managemen (1981). Handayaningrat dengan judul bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Managemen (1985). Juga ada yang mempergunakan dengan menulis sesuai ucapannya Menejemen, sepertinya Wursanto dengan judul bukunya Dasar-dasar Menejemen Umum (1983) Komaruddin dengan bukunya yang berjudul Menejemen Kantor (1981). Begitupun pada saat masih bersifat diktat buku ini ditulis dengan judul Menejemen: Dasar, Orientasi Umum dan Fungsi.

Dalam buku ini, tidak lagi menggunakan penulisan Menejemen karena sudah ada pembakuan istilah asing ke dalam Bahasa Indonesia yaitu management dibakukan jadi manajemen. Begitu pun kata manajer yang diterjemahkan dengan pimpinan, dalam kaidah bahasa Indonesia adalah tidak tepat. Pimpinan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan hasil memimpin, sedangkan manajer adalah orang yang mengatur atau orang yang berwewenang dan bertanggungjawab membuat rencana, mengatur, memimpin dan mengendalikan pelaksanaannya untuk mencapai, sasaran tertentu.

Jadi apabila yang dimaksudkan adalah personifikasinya, maka tidak lagi menggunakan kata pimpinan, melainkan manajer. Dan ini sudah dibakukan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:p.624)

2. Definisi Manajemen

Untuk lebih memahami manajemen, berikut ini dikemukakan beberapa definisi manajemen dari para pakar sebagai bahan perbandingan antara satu dengan lainnya, yaitu:

a. Koontz and O. Donnel (1972) Management is getting thing done through the efforts of other people (Manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain).

Kalau ada suatu pekerjaan yang dilakukan tanpa melalui orang-orang lain, jadi langsung kepada materi kerja bukanlah manajemen

b. Millet (1954) Management is the process of directing and fasilitating the work of people organized informal group to achieve a desire goal (Manajemen adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorganisir secara formal sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang diinginkan).

c. Tead (1957) Management is the process and agency which direct and guides the operations of an organization in the realizing of estabilished aims (Manajemen adalah proses dan perangkat yang mengarahkan serta membimbing kegiatan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan).d. Davis (1951) Management is the function of the executive leadership any where (Manajemen adalah fungsi dari setiap kepemimpinan eksecutif di mana pun)e. Kimball and Kimball (1951) Management embraces all duties and function that pertain to the initiation of an enterprise, its financing, the establishment of all major policies, the provision of all necessary equipment, the outlining of the general form of organization unde which the enterprise is to operate, and the selection of the principal officer (Manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar kebijaksanaan, penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya)f. Terry (1960) Management is distinct process consisting of planning, organizing, actuating, controlling, utilizing in each bath science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives (Manajemen adalah proses yang khas terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan dengan pemanfaatan berbagai bidang baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya)g. Abdulrachman (1971) Manajemen sebagai kegiatan untuk menca-pai sasaran dan tujuan pokok yang telah ditentukan dengan menggu-nakan orang-orang pelaksanah. Soedjadi (1989) Manajemen adalah proses kegiatan seorang manajer yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan dengan melalui kerja sama manusia dan dengan pemanfaatan sumber-sumber serta waktu yang tersedia untuk itui. The Liang Gie (1972) Manajemen adalah segenap perbuatan meng-gerakkan sekelompok orang dan mengarahkan segala fasilitas dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentuApabila definisi-definisi tersebut dibandingkan satu sama lain, dapat disimpulkan bahwa:

a. Manajemen mutlak diperlukan dalam setiap bidang kegiatan pencapaian tujuan yang melibatkan 2 orang atau lebih

b. Manajemen adalah suatu proses kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta dengan pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia untuk ituc. Manajemen dipergunakan untuk usaha kelompok dan bukan untuk individu (perseorangan) tertentud. Tujuan merupakan sasaran manajemen. Artinya, manajemen berhu-bungan dengan penentuan dan pencapaian dari berbagai tujuan itu.e. Manajemen sebagai suatu alat untuk mencapai tujuan dan bukanlah suatu tujuan. Dalam mencapai tujuan, selalu terdapat pernyataan pikiran, perasaan, kemauan, tenaga, bahan-bahan, alat-alat dan penggunaan waktu serta ruangan.f. Manajemen suatu hal yang ada karena dapat dilaksanakan dan dicapai, kepandaian yang dimiliki dapat dipupuk dan ditingkatkang. Manajemen itu tidak berwujud, tidak nyata, hanya dapat dilihat hasil-hasilnya berupa keteraturan, pegawai-pegawai yang berpengetahuan serta mengerti akan tugasnya masing-masing, moral yang tinggi dan hasil pekerjaan yang sangat memuaskan.h. Karena manajemen berurusan dengan penentuan dan pencapaian tujuan baik bersama-sama maupun melalui kegiatan-kegiatan orang lain, maka manajemen itu terdapat hampir dalam segala bidang kegiatan manusia, seperti halnya di dalam kegiatan rumah tangga, sekolah, kantor pemerintah ataupun swasta, perkumpulan pelajar ataupun mahasiswa, rumah sakit, perusahaan, bank, koperasi, perkumpulan olahraga, kegiatan kesenian, kegiatan-kegiatan kenegaraan, kemiliteran dan sebagainyai. Manajemen merupakan suatu pengertian yang umum. Dia tersusun dari fungsi-fungsi tertentu yang merupakan suatu kegiatan yang universal, maksudnya meskipun manajemen itu diterapkan pada berbagai bidang yang berlainan; namun pengertian asas/prinsip dan fungsinya adalah sama, misalnya: pada bidang manajemen kepegawaian, manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen pembukuan/akuntansi, manajemen perkantoran, manajemen pendidikan, manajemen per-modalan, manajemen pengangkutan dan sebagainya.

3. Unsur-unsur ManajemenUnsur berarti bahan asal, bagian yang penting di sesuatu hal. Unsur manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen. Dalam banyak literatur mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R. Terry dengan istilah The six Ms in management ( 6 M di dalam manajemen), yaitu man, money, materials, market and methods. Tetapi dalam tulisan ini dinyatakan sebagai sarana manajemen yang akan dibahas dalam bab 3.

Sesuai dengan pengertian manajemen yaitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta dengan pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia untuk itu, maka unsur-unsur manajemen, meliputi:

a. Manusia (manusia pemimpin, manusia pelaksana dan/atau manusia objek pelaksana).

b. Tujuan yang hendak dicapai sebagai pegangan titik pengarahan

c. Wadah yakni badan/organisasi sebagai tempat orang-orang melakukan usaha kerja sama

d. Alat atau srana untuk mencapai tujuan

e. Kegiatan/aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, pengge-rakan, dan lain sebagainya.

C. HUBUNGAN ANTARA MANAJEMEN DENGAN ADMINIS-TRASI

Mengenai hubungan antara manajemen dengan administrasi, berikut ini dikemukakan pendapat atau pandangan dari pakar/ahli:

Pandangan sarjana Barat atau sarjana Luar Negeri, terutama hampir semua sarjana administrasi menyatakan bahwa administrasi lebih luas daripada manajemen. Tetapi memang ada pula pendapat yang mempersamakan, bahkan ada yang sebaliknya yaitu memandang manajemen lebih luas daripada administrasi.

Pada saat sekarang ini, para sarjana seperti: Ralph Currier Davis, John Robert Beisshline, Harold Koontz, John M. Ffiffner, William R. Spriegel, The Liang Gie, Sondang P. Siagian dan masih banyak pakar/ahli administrasi lainnya yang mengatakan bahwa administrasi itu lebih luas daripada manajemen.

Sheldom (Atmosudirdjo, 1975) menyatakan bahwa Administration is the function in industry concerned in the determination of the corporate policy, the coordination of finance, production and distribution, the settlement of the compass of the organization and the ultimate control of the executive. Management proper is the function in industry concerne in the execution of policy, within the limits set up by administration, and the employment of the organization for the particular objects set before it. (Administrasi di dalam suatu usaha adalah fungsi yang menentukan kebijaksanaan perusahaan, koordinasi finansial, produksi dan distribusi, penentuan arah jalannya organisasi, pengawasan tertinggi terhadap eksekutif. Manajemen adalah fungsi yang melaksanakan kebijaksanaan (policy), di dalam batas-batas yang ditentukan oleh administrasi dan penggunaan dari organisasi untuk tujuan tertentu yang ditetapkan untuk itu).

Schroef (1966) mengemukakan bahwa: administrasi merupakan bagian konstitusi dari manajer sedangkan manajemen merupakan bagian pelaksanaan dari manajer. Administrasi sangat besifat menentukan sedang manajemen terutama bersifat pelaksanaan. Administrasi menguraikan tentang tujuan umum, menetapkan kebijaksanaan penting, merumuskan rencana umum dari berbagai prosedur, meresmikan berbagai program yang luas dan menyetujui proyek-proyek utama yang termasuk program umum.

Atmosudirdjo (opcit) merumuskan bahwa administrasi adalah membuat segala sesuatu (yang harus diputuskan sebagai objectives, policies, dan rencana-rencana yang harus bersifat menyeluruh, over-all, semesta, pangkal dasar) diolah dan dipersiapkan oleh staff, dilaksanakan dan diselenggarakan oleh para manajer, dan secara sesempurna-sempurnanya dikendalikan dan diawasi oleh suatu sistem informasi dengan kantor sebagai pusat informasinya. Dan manajemen adalah: segala sesuatunya yang telah ditetapkan oleh administrasi tercapai melalui daya-upaya orang-orang yang bekerja sama secara team atau organisasi.

Di tempat lain, Atmosudirdjo menulis bahwa administrasi itu adalah pengendalian dari suatu badan usaha secara keseluruhan, secara semesta, secara menyeluruh, tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur yang tertentu. Sedangkan manajemen adalah pengendalian dari badan usaha tersebut melalui salah satu unsur terutama dengan menitikberatkan pada unsur manusia.

Siagian (opcit) mengemukakan bahwa manajemen merupakan inti dari administrasi, karena manajemen merupakan alat pelaksana utama dari administrasi. Dengan perkataan lain bahwa administrasi dan manajemen tidak dapat dibedakan. Apabila dilihat dari segi fungsinya, administrasi mempunyai dua tugas, yaitu: (1) menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai, (2) menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh organisasi. Sebaliknya manajemen pada hakekatnya berfungsi untuk melakukan semua kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan sesuai batas kebijaksanaan umum yang telah ditentukan pada tingkat administrasi. Tujuan yang ditentukan oleh manajemen hanya bersifat departemental atau sektoral dan di bidang penentuan kebijaksanaan hanya bersifat khusus ataupun bersifat pelaksanaan.

The Liang Gie (opcit) mengemukakan bahwa administrasi (adminis-tration) adalah rangkaian perbuatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian perbuatan yang disebut administrasi itu banyak sekali macamnya sebagai unsur administrasi. Walaupun demikian dapat dibedakan dalam delapan macam unsur umum yang merupakan subkonsep administrasi yaitu: organisasi, manajemen, komunikasi, informasi, personalia, finansial, materi, dan relasi publik. Manajemen sebagai subkonsep administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerja sama benar-benar tercapai

Dari pengertian di atas jelaslah hubungan antara manajemen dengan administrasi yang dapat disimpulkan sebagai berikut:

1. Dalam penerapan administrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan

2. Administrasi bersifat konsep, menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh. Sedangkan manajemen sebagai subkonsep, bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.

3. Administrasi lebih luas daripada manajemen, karena manajemen sebagai salah satu unsur dan merupakan inti dari administrasi. Manajemen sebagai inti administrasi merupakan alat pelaksana utama dari administrasi. Manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan yang bersifat operasional, melainkan mengatur tindakan-tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut bawahan. Jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya.D. INTI MANAJEMEN

Uraian hubungan antara administrasi dengan manajemen terdapat salah satu kesimpulan bahwa manajemen merupakan inti dari administrasi karena manajemen merupakan alat pelaksana utama dari administrasi. Manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan yang bersifat operasional, melainkan mengatur berbagai tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut bawahan.

Sekarang timbul pertanyaan apakah inti manajemen itu?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, dikemukakan beberapa pen-dapat pakar/ahli, yaitu:

1. Dimock & Koening (1960) Leadership is the key to management (Kepemimpinan adalah inti dari manajemen)

2. Siagian (1981) mengemukakan kepemimpinan merupakan inti dari manajemen karena kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sumber dan alat-alat (resources) yang tersedia bagi suatu organisasi.

3. Sukarno (opcit) yang mengisahkan sebuah buah-buahan yaitu kulitnya diumpamakan dengan administrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen, dan bijinya adalah kepemimpinan. Apa yang mula-mula sekali dilihat terhadap buah-buahan itu adalah kulitnya, setelah dikupas barulah didapat dagingnya dan itulah yang menentukan manis pahitnya dari buah-buahan itu bila dimakan. Kalau dagingnya sudah dimakan, maka dilihatlah bijinya. Demikian pula halnya dengan manajemen, maka yang pertama-tama disoroti adalah kulit luarnya administrasi kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya bertemu dengan inti dari manajemen disebut dengan kepemimpinan (leadership)

Atas dasar keterangan tersebut di atas, sementara orang akan dengan mudah menarik suatu simpulan analog. Jadi kalau dengan demikian halnya, maka kalau manajemen telah diperoleh berarti administrasi (kulit) dan kepemimpinan (biji) dibuang. Sepintas lalu anggapan itu memang benar, tetapi kalau hal tersebut dipikirkan secara dalam ditinjau dari sudut botani persoalannya akan jadi lain.

Contoh: kulit dikupas dan dibuang maknanya tidak lain adalah untuk pupuk/menjadi rabuk, biji diambil dan dibuang maknanya adalah disebar/dipencar untuk kemudian tumbuh dan membuah. Demikian pula halnya dengan administrasi dan kepemimpinan. Analog dengan hal tadi maka baik tidaknya buah itu nanti sangat bergantung pada kualitas bijinya. Kaitannya dengan manajemen, maka baik tidaknya manajemen bergantung pada baik tidaknya kepemimpinan dan seterusnya.

Untuk lebih jelasnya analog dari pendapat Soekarno K ini dapat dilihat pada gambar: 1.4

Administrasi Kulit

Manajemen

Daging

KepemimpinanBijiGambar: 1.4 Inti Administrasi dan Manajemen

(Soekarno K., 1985. mendapat revisi)

E. TUJUAN MANAJEMEN

Timbulnya manajemen sebagai suatu ilmu berdasarkan sejarah yaitu disebabkan adanya pemborosan baik tenaga kerja, waktu maupun materi dan biaya di dalam setiap pekerjaan dalam sesuatu usaha. Untuk mengatasi penghamburan ini, Taylor menyelidiki setiap pekerja dalam shop-work dengan menggunakan time and motion study atau studi tentang gerak dan waktu dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan baja di Amerika Serikat. Akhir dari studi tentang gerak dan waktu ini adalah terciptanya efisiensi dalam melakukan segala pekerjaan.

Selain itu, Fayol seorang insinyur pertambangan batu bara di Perancis menyelidiki pula sebab-sebab dari usaha pertambangan dan berhasil menemukan prinsip-prinsip yang sangat berguna dalam pengurusan usaha pertambangan tersebut, sehingga pertambangan itu kembali berjalan dengan lancar.

Dari dua hasil penelitian tersebut di atas, dapat dikemukakan bahwa tujuan manajemen yaitu:

1. Untuk mewujudkan adanya efisiensi di dalam setiap usaha baik yang dilakukan oleh sipil, militer maupun yang dilakukan oleh negara ataupun swasta

2. Untuk menjamin adanya kelancaran dan kelanjutan usaha sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Abdulrachman (1973), Handayaningrat (1985), dan juga Sukarno (opcit) mengemukakan bahwa tujuan manajemen ialah tercapainya hasil secara efektif dan efisien. Efektif adalah berhasil guna yaitu tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan efisien adalah berdayaguna yaitu adanya perbandingan terbaik antara suatu hasil dengan usahanya. Perbandingan terbaik dapat dilihat dari segi:

1. Hasil: suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan usaha tertentu memberi hasil yang maksimal. Maksimal mengenai mutu atau jumlah satuan hasil itu.

2. Usaha: suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha minimal. Usaha dapat dikembalikan kepada lima unsur yaitu: a) pikiran, b) tenaga, c) waktu, d) ruang, dan e) benda (termasuk uang).

Manajemen yang baik yaitu segala sesuatu yang dilaksanakan untuk tujuan tertentu, diupayakan dengan hasil yang berhasilguna (efektif) dan berdayaguna (efisien) yang berarti tepat, cepat, hemat, dan selamat.

Tepat : ialah sesuatu yang dikehendaki tercapai, kena sasaran, memenuhi target. Benar- benar yang dicita-citakan jadi realita.

Cepat : ialah sebelum waktu yang ditetapkan pekerjaan tersebut telah selesai

Hemat: ialah dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh sesuatu yang diharapkan tanpa terjadi pemborosan dalam bidang apapun

Selamat: ialah segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami berbagai hambatan, kelambatan ataupun kemacetan.

F. EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN

MANAJEMEN

Sudah dijelaskan pada uraian sub E di atas bahwa efektivitas dan efisien merupakan tujuan manajemen. Ini berarti yang menjadi tolok ukur kegiatan manajemen adalah efektifitas dan efisien, atau segenap kegiatan manajemen harus dilandasi dengan asas efisiensi untuk mencapai tujuan. Karena tidak ada artinya manajemen kalau hanya dengan pemborosan atau kekacauan saja.

Berbicara mengenai soal efisien dapat ditinjau dari berbagai segi sudut pandang dan/atau bermacam-macam kriteria, yaitu:

1. Produktifitas, yakni meninjau efisiensi dari segi hasil atau out-put saja

2. Penghematan, yakni meninjau efisiensi dari segi pengorbanan atau in-put saja

3. Waktu, yaitu meninjau efisiensi dari segi pekerjaan selesai tepat pada waktunya

4. Administrasi, yakni meninjau efisiensi dari segi penyelenggaraan kerja itu selaras dengan arus yang sebenarnya.

Syamsi (1994) memberi pengertian efisien dengan menggunakan tanpa tolok ukur dan tolok ukur pada segi produktivitas dan penghematan, yaitu:

1. Efisiensi Tanpa Tolok Ukur

a. Ditinjau dari segi produktivitas/atau hasil (out-put) bunyinya adalah: Dengan Pengorbanan yang sama (tertentu) hasilnya berbeda. Semakin tinggi hasilnya, maka semakin efisien. Efisien yang optimum adalah perbandingan yang terbaik antara in-put/pengorbanan dengan out-put/hasil

Contoh: Efisien dilihat dari segi hasil, mengetik dengan menggunakan mesin ketik elektro lebih efisien daripada menggunakan mesin ketik manual (biasa), karena dalam waktu yang sama hasilnya akan lebih banyak dan lebih baik.

Untuk memperjelas penjelasan di atas, ada baiknya kalau dilihat visualisasi pada gambar 1.5

out-put

out-put

in-put

in-put

waktu

Mesin Ketik Elektro

Mesin Ketik Manual

Gambar: 1.5 Efisiensi dilihat dari segi hasil

(Syamsi, 1994, sedikit revisi)

b. Ditinjau dari segi penghematan/pengorbanan, maka bunyinya adalah: dengan penghematan/pengorbanan (in-put) yang berbeda memberikan hasil yang sama (tertentu). Semakin kecil penghematan atau pengor-banan, semakin efisien.

Contoh: Efisien dilihat dari segi in-put, mengetik dengan mesin ketik elektro lebih efisien daripada mengetik dengan mesin ketik biasa, karena dengan hasil yang sama tetapi penghematan tenaga untuk menekan atau mengentakkan tuts. Sebagai visualisasi dapat dilihat pada gambar 1.6 out-put

out-put

in-put

in-put

Mesin Ketik Elektro

Mesin Tik ManualGambar: 1.6 Efisiensi dilihat dari segi pengorbanan

(Syamsi, 1994, sedikit revisi)2. Efisiensi dengan Tolok Ukura. Ditinjau dari segi hasil (out-put/produktivitas). Efisien adalah perban-dingan antara hasil minimum yang ditetapkan dengan hasil riil yang dicapainya. Dikatakan efisien apabila hasil riilnya lebih besar daripada hasil minimum yang dibakukan. Dikatakan normal apabila hasil riil yang dicapainya sama dengan hasil minimum yang ditetapkan. Dikatakan tidak efisien apabila hasil riilnya lebih kecil daripada hasil minimum yang ditetapkan.

Contoh Kecepatan mengetik rata-rata per menit menurut patokan minimum. Hasil minimum adalah 140 hentakan. Hasil riil pengetik A = 180 hentakan, B = 140 hentakan, C = 100 hentakan. Itu berarti kecepatan mengetik A = efisien, B = normal, dan C = tidak efisien. Dengan demikian, tolok ukur yang dijadikan patokan adalah kegiatan normalnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar: 1.7

180

140

Patokan hasil minimum

100

Hasil riil

A B C

Gambar: 1.7 Efisiensi dilihat dari Patokan hasil minimm

(Syamsi, 1994)

b. Ditinjau dari segi pengorbanan (in-put/penghematan). Efisien adalah perbandingan antara pengorbanan maksimal yang ditetapkan dan pengorbanan riilnya. Dikatakan efisien apabila pengorbanan riilnya lebih kecil daripada pengorbanan maksimal yang ditetapkan. Dikatakan normal apabila pengorbanan riilnya sama dengan pengorbanan maksimal yang ditetapkan. Dikatakan inefisien apabila pengorbanan riilnya lebih besar daripada pengorbanan maksimal yang ditetapkan. Ukuran normal dikategorikan pula sebagai efisien. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar: 1.8

Patokan pengorbanan

A = Efisien

B = Normal

C = Inefisien

A B C

Gambar: 1.8 Efisiensi dilihat dari patokan pengorbanan maksimal

(Syamsi, 1994)

3. Efisiensi dengan Titik Impas (Break Even Point)

Dalam dunia usaha, titik impas merupakan titik batas antara usaha yang efisien dan tidak efisien. Kegiatan efisien haruslah yang mengun-tungkan, karena tujuan utama dari kegiatan perusahaan adalah mencari untung. Supaya perusahaan itu mendapatkan keuntungan, maka lebih dulu harus diketahui titik impasnya. Adapun rumus untuk mendapatkan titik impas adalah sebagai berikut:

a. Titik Impas dalam Unit

FC

BEP =

unit di mana:

Pu - Vc

BEP = Break even point (titik inpas)

FC = Fixed cost (biaya tetap)

Pu = Princi (harga jual) per unit

Vc = Variable cost (biaya variabel) per unit

Contoh: Suatu perusahaan menghasilkan barang A sebanyak 1500 unit. Biaya tetapnya (PC) = Rp 3.000.000,-. Biaya variabelnya (Vc) = Rp 6.000.000,-. Harga jual seharusnya = Rp 12.000.000,-

Berapa titik impas unitnya?

Harga jual perunit = 12.000.000,- : 1.500 = Rp 8.000,-

Harga variabel per unit = Rp 6.000.000,- : 1.500, = Rp 4.000,-

FC

Rp 3.000.000,-

BEP =

=

unit = 750 unit

Pu Vc Rp 8.000,- - Rp 4.000,-

Untuk membuktikan bahwa produksi (dianggap laku semua) sebesar 750 unit itu merupakan titik impas, maka lebih dulu harus diketahui rumus titik impas yaitu TR (Total Revenue) = TC (Total Cost)

TC untuk 750 unit =

Vc = Rp 3.000.000,- = Rp 6.000.000,-

Jadi TR = TC yaitu sama sama Rp 6.000.000,-

b. Titik Impas dalam rupiah

FC

Rumus BEP = x Rp 1,-

VC

1 -

TR Rp 3.000.000,-

BEP = x Rp 1,- = Rp 6.000.000,-

Rp 3.000.000,-

1

Rp 6.000.000,-

Kesimpulan: Dari titik impas tersebut berarti bahwa apabila memproduksi barang kurang dari 750 unit dengan modal kerja kurang dari Rp 6.000.000,- maka tidak efisien dan rugi. Sebaliknya suatu petunjuk sekaligus, bahwa efisien akan terjadi apabila jumlah barang yang diproduksi lebih dari 750 unit dan modal kerjanya lebih dari Rp 6.000.000,-

Untuk jelasnya, lihat grafik pada gambar: 1.9

Rupiah

TR = Total Revenue

Efisien

TC = Total Cost

ROP

Rp 6.000.000,-

PLT

Inefisien SS

Unit

Inefisien

PLT SS

Efisien

750 unit

Garafik: 1.9 Efisiensi dengan titik impas

(Syamsi, 1994)

H. PROSES MANAJEMEN (THE MANAGEMENT PROCESS)

Uraian terdahulu telah dikemukakan pengertian manajemen sebagai suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melakukan kerja sama orang lain serta dengan pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia untuk itu. Jika rumusan pengertian tersebut dikaji, maka manajemen dapat dipandang sebagai sesuatu yang berjalan atau berlangsung atau lebih tepat lagi diakatakan sesuatu proses.

Menurut The Random House Dictionary of the English Language (effendy, 1989) proses berarti: a systematic series of action directed to some end (rangkaian kegiatan sistematis yang diarahkan kepada suatu tujuan).

Berdasarkan pengertian proses tersebut, manajemen adalah kegiatan yang terus menerus, tetapi sistematis. Tidak sembarangan atau asal saja, melainkan secara teratur. Dalam keteraturan yang terus menerus itu, manajemen tidak tanpa tujuan, melainkan ada tujuan yang akan dicapai. Tetapi meskipun tujuan telah tercapai, tidak berarti kegiatan berhenti, karena dalam dinamikanya manajemen, suatu tujuan yang telah dicapai disusul atau dilanjutkan dengan tujuan berikutnya.

Manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamental dilakukan. Fungsi fundamental ini oleh beberapa ahli berlainan pendapat, tetapi pada hakikatnya yang jadi klasifikasi pokok yaitu: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.

Berhubung dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain, titik beratnya pada usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti bukan ia yang melakukan performancenya, akan tetapi melalui sumber-sumber yang tersedia untuk itu, sebagai sarana dan prasarana usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut. Adapun yang dimaksud dengan sumber-sumber yang tersedia untuk itu adalah segenap potensi yang dapat dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan-pekerjaan usaha kerja sama yang bersangkutan. Sumber-sumber ini sebagian pakar menyebut sebagai sarana manajemen yang lebih terkenal dengan istilah The six MS is management (Enam M di dalam manajemen) yaitu: orang (man), uang (money), materi (materials), peralatan/mesin (machines), tatakerja (methods), dan pemasaran (market). Namun dalam perkembangan dewasa ini, sebagai era globalisasi perlu ditambahkan dengan informasi sehingga menjadi 6M + 1 I (man, money, materials, machines, methods, market, and information)

Secara singkat pengertian manajemen sebagai proses dapat dikemukakan dalam bentuk visualisasi seperti pada gambar: 1.10H. RINGKASAN

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penyelenggaraan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi timbul karena tiga faktor, yaitu: sekelompok orang, tujuan tertentu, dan kerja sama. Dalam perbuatan penyelengaraan usaha kerjasama, administrasi memiliki lima ide pokok atau lima ter dalam administrasi, yaitu: 1) terarah, 2) terselenggara, 3) terlibat, 4) tertentu, dan 5) terbagi-bagi.

Unsur-unsur Administrasi dapat ditinjau dalam dua klasifikasi yaitu: unsur pokok dan unsur umum ilmu administrasi. Sebagai unsur pokok ilmu administrasi, yaitu: 1) dua orang manusia atau lebih, 2) Tujuan, 3) tugas yang hendak dicapai, 4) peralatan dan perlengkapan. Dan sebagai unsur umum ilmu administrasi, yaitu: 1) organisasi, 2) manajemen, 3) komunikasi, Fungsi-fungsi Penyelenggaraan- Perencanaan

Kegiatan- Pengorganisasin - Penggerakan

- Pengawasan

M

A

N

A

J P r o s e s Tujuan

E

M

E N (6 M + 1 I)

- Orang (man)

Pemanfaatan - Uang (money)

Sarana - Materi (materials)

- Mesin (machines) - Tatakerja (methods)

- Pemasarana (market)

- Informasi (Information)Gambar: 1.10 Manajemen sebagai proses kegiatan pencapaian tujuan dengan pemanfaatan sarana yang setepat-tepatnya4) kepegawaian, 5) keuangan, 6) perbekalan, 7) ketatausahaan, dan 8) hubungan masyarakat.Sifat ilmu administrasi ada dua macam, yaitu: netral (objektif) dan tidak dapat menyusun hukum-hukum atau dalil-dalil yang sangat eksak.

Rangkaian kegiatan yang disebut ilmu administrasi, secara pokok dapat digolongkan atas: 1) administrasi negara, 2) administrasi niaga/sosial dan 3) administrasi internasional.

Manajemen adalah suatu proses kegiatan usaha ke arah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain dan dengan pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia untuk itu.

Manajemen merupakan inti dari administrasi karena manajemen sebagai sub konsep administrasi yaitu rangkaian kegiatan penataan berupa penggerakan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai. Bagian utama dalam pelaksanaan manajemen adalah kepemimpinan sebagai motor penggerak dari semua sumber dan alat yang tersedia bagi suatu organisasi.

Unsur yang membentuk keberadaan manajemen meliputi: manusia, tujuan, wadah usaha kerja sama, sarana atau alat dan aktivitas/kegiatan. Hanya dengan kelima unsur itulah, maka manajemen akan ada.

Manajemen yang baik yaitu terlaksananya suatu kegiatan usaha kerjasama secara efisien dan efektif. Efisien berarti adanya perbandingan terbaik antara hasil dengan usaha yang digunakan untuk mendapatkan hasil itu. Efektif berarti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Titik impas (break even point) merupakan titik batas antara efisien dan tidak efisien atau pulang pokok.

Kriteria pengukuran efisien sebagai faktor kunci keberhasilan kegiatan manajemen dapat dilihat dari empat indikator yaitu: produktivitas, penghematan, waktu, dan administrasi.

Manajemen merupakan suatu proses yaitu rangkaian kegiatan secara terus menerus, meliputi: kegiatan perencanaan, pengorganisasian, peng-gerakan, pemberian motif (motivating), kepemimpinan, dan pengawasan dengan pemanfaatan sarana yang tersedia untuk itu, meliputi: orang, uang, materi, peralatan/mesin, tatakerja, pemasaran dan informasi.

KATA KUNCI DAN PERLATIHAN

A. KATA KUNCI

Administrasi rangkaian kegiatan penyelenggaraan usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu

Unsur bagian mutlak sebagai pembentuk sesuatu hal. Unsur Administrasi adalah bagian yang membentuk administrasi, unsur manajemen adalah bagian yang membentuk manajemen

Sifat ilmu administrasi adalah sesuatu yang dicirikan oleh ilmu administrasi

Pembidangan administrasi adalah penggolongan administrasi berdasarkan atas karakteristik tertentu. Terdiri atas: administrasi negara, niaga, dan internasional

Manajemen penyelenggaraan usaha kerja sama melalui orang dan pemanfaatan sarana yang tersedia untuk itu

Inti manajemen yang penting peranannya dalam kegiatan manajemen

Tujuan manajemen sesuatu yang menjadi tuntutan pelaksanaan manajemen

Efisiensi perbandingan terbaik antara hasil dengan usaha yang digunakan untuk mendapatkan hasil itu

Efektif tercapainya sasaran/tujuan yang telah ditentukan

Proses manajemen rangkaian kegiatan penyelenggaraan usaha kerja sama dengan pemanfaatan sarana yang tersedi untuk itu

Kegiatan manajemen pekerjaan yang meliputi, perencanaan, pengor-ganisasian, penggerakan, dan pengawasan

Sarana manajemen segenap potensi yang dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan meliputi: orang, uang, materi, peralatan/mesin, tatakerja, pemasaran, dan informasi.

B. PERLATIHAN

Pertanyaan1. Apakah hakikat pengertian administrasi

2. Simpulkan apa yang menjadi unsur dari administrasi

3. Jelaskan sifat kenetralan ilmu administrasi

4. Mengapa administrasi tidak dapat menyusun dalil-dalil eksak

5. Lakukan identifikasi penggolongan ilmu administrasi

6. Berikan pengertian manajemen

7. Jelaskan hubungan antara administrasi dengan manajemen

8. Kesimpulan apa yang bisa ditarik sebagai faktor pembentuk manajemen

9. Mengapa manajemen dikatakan sebagai inti administrasi? Apa inti manajemen? Jelaskan.

10. Jelaskan apa yang menjadi tuntutan/tujuan pelaksanaan administrasi dan manajemen

11. Jelaskan minimal dua faktor kunci yang menjadi tolok ukur kegiatan manajemen. Berikan dengan contoh

12. Jelaskan bagaimana proses kegiatan manajemen sampai pada ter-capainya tujuan.

Bahan Diskusi

Amatilah sebuah organisasi yang terdekat dari Anda. Kemukakan bidang tugasnya yang termasuk administrasi, manajemen. Jelaskan mengapa bidang tugas itu dikategorikan sebagai administrasi atau manajemen. Bandingkan keduanya sehingga jelas perbedaannya. Apakah kedudukan manajemen dalam organisasi itu? Apa dan Bagaimana kegiatannPAGE 38