1

BAB 1 PENDAHULUAN1.1 Latar BelakangDalam dunia bisnis, komunikasi sangatlah diperlukan dan penting. Sebab, Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan bawahan, pelanggan atau pihak manapun yang berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis. Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus menguasai komunikasi secara efektif terutama memiliki kemampuan untuk menyampaikan, menerima, serta menulis suatu pesan. Mereka harus tahu bagaimana menempatkan kata yang membentuk suatu arti, menyampaikan ide-ide dengan tegas dan jelas, membuat sebuah komunikasi yang baik melalui pesan tertulis seperti surat-surat atau memo, penggunaan kalimat yang efektif dan pemilihan kata yang tepat. sehubungan dengan hal tersebut, dalam makalah ini akan membahas beberapa hal mengenai Pengorganisasian dan Revisi penulisan pesan-pesan bisnis.

1.2 Rumusan MasalahRumusan masalah yang akan disajikan dalam makalah ini sebagai berikut. a. Apa saja hal hal yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisasi dengan baik ? b. Mengapa peorganisasian pesan bisnis denga baik sangat penting ? c. Apa saja bentuk bentuk organisasi pesan bisnis ? d. Apa saja tehnik tehnik umum yang biasanya sering digunakan ?

1.3 Tujuan Makalah ini bertujuan untuk mengetahui cara pengorganisasian pesan yang baik. Makalah ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan informasi yang melengkapi pustaka. Selain itu, juga sebagai pembanding untuk makalah selanjutnya, terutama yang berhubungan dengan pengorganisasian pesan bisnis.

2

BAB 2 PEMBAHASAN2.1Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi dengan BaikDalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tak terorganisasi dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.

Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu: a. Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.

b. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

c. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit mengerti pesan-pesan yang disampaikan.

3

d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poinpoin yang penting justru terlupakan dalam topik pembahasan. Karena fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

2.2Pentingnya Pengorganisasian yang BaikDengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah sebuah tantangan bagi komunikator. Ada empat hal yang perlu diperhatikan untuk dapat mengorganisasikan pesanpesan dengan baik, yaitu : a. Subjek dan tujuan haruslah jelas b. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

4

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran ( to the point ).

c. Menghemat Waktu Dengan menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan, maka waktu audiens pun tidak terbuang dengan sia-sia. Disamping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

2.3Bentuk Bentuk Organisasi Pesan BisnisBerdasarkan reaksi audiens : a. Direct Request Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, komunikator tertarik terhadap suatu produk baru dan berkeinginan sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka

5

komunikator dapat membuat surat permintaan langsung. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh sebab itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung pada poin yang dituju. Di samping itu, Direct request atau permintaan langsung juga sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face-to-face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile, atau e-mail. b. Pesan Pesan Rutin, Good News atau Good Will Jika komunikator memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetapnya, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika komunikator mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesanpesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung. Strategi penulisan untuk permintaan rutin, pesan-pesan good news, serta goodwill pada umumnya menggunakan pendekatan langsung (direct approach), yang memungkinkan para pembaca secara langsung dapat mengetahui apa maksud penyampaian suatu pesan. Hal ini berbeda dengan pesan-pesan bisnis yang mempunyai dampak yang kurang baik bagi pembacanya. Sebenarnya, menulis pesan-pesan bisnis dalam kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Terlebih lagi, penulisan surat-surat bisnis yang memberikan

6

kesan positif atau citra yang baik bagi para pembaca merupakan hal yang perlu memperoleh perhatian bagi organisasi perusahaan. Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis. Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, terlihat dalam tabel dibawah ini: Routine Messages (Pesan-Rutin) Pembuka: Pernyataan ide pokok (main) Pertengahan/isi : Penjelasan rinci Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan Good News (Berita/Kabar Baik) Pembuka : Pernyataan good news Pertengahan/isi : Penjelasan rinci Penutup : Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan

c. Bad News Jika perusahaan mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak kredit, merampingan karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika perusahaan mempunyai berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

7

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

d. Pesan Persuasif Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dengan pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada. Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

8

2.4Tehnik Tehnik yang Umum Digunakan dalam Menyusun Pengorganisasian Pesan Bisnisa. Ilustrasi Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap sesuatu topik bahasan yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens. Contoh yang diberikan dalam penyampaian pesan bisa diambil dari lingkungan audiensnya sendiri, supaya mereka lebih mudah mencernanya. b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan) Komunikator dapat mengembangkan suatu paragraf dengan cara

membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan paragraf ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis. Penyampai pesan-pesan bisnis yang memiliki wawasan berpikir luas tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu. c. Klasifikasi Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan. Selain itu, cara pengelompokan ini juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus. d. Pembahasan Pemecahan Masalah Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara pengembangan paragraf ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain, pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.

9

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan memberikan pengaruh kepada audiens adalah memusatkan ide/gagasan tunggal (kesatuan ide) untuk setiap paragraf dan perlu tetap dijaga agar suatu paragraf singkat. Karena tidak ada ketentuan pasti berapa kalimat untuk setiap paragraf, selain itu dapat dikembangkan sendiri berbagai macam variasi. Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas

10

BAB 3 PENUTUP

A. KESIMPULAN Telah penulis jelaskan diatas maka dapat disimpulkan bahwa dalam menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan berbagai tugas Komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan.

Apapun tugas kita dan seberapa kompleks tugas Komunikasi yang harus dijalankan, Komunikasi efektif merupakan kunci untuk berhasil. Selain itu, Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis. Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami dasar-dasar komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana anda menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda perlu mendesain pesan-pesan yang mempunyai makna yang jelas dan dapat menciptakan impresi/kesan yang menguntungkan.

B. SARAN Dalam menyampaikan suatu pesan, terkadang kita sering salah baik dalam penyampaian maupun dalam pemakaian kata-kata yang sulit dicerna oleh komunikan. Apalagi dalam dunia bisnis, seorang pemimpin perusahaan harus dapat menyampaikan suatu pesan secara tegas dan jelas baik secara tertulis maupun secara lisan. Untuk itu, sangatlah penting dilakukan pengorganisasian dan revisi dalam penulisan pesan-pesan bisnis yang selalu diikuti dengan latihan-latihan atau praktik-praktik dalam kehidupan sehari-hari.

11