MAKALAH PRODUCTION PLANNING & INVENTORY CONTROL ( PPIC )MANAJEMEN OPERASIONAL II

NAMA : RAHAJENG YOGI RACHMAWATI NIM : B100130131 KELAS : B

PROGRAM STUDI MANAJEMENFAKULTAS EKONOMI & BISNISUNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTATAHUN 2013 / 2014

Production Planning & Inventory Control ( PPIC )

merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 departmentyaitu:marketing&produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk rencanaproduksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas. PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat dengan cashflow/ aliran dana & kinerja bagian produksi secara umum.

Fungsi PPIC :1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing.2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dankeuangan) agar dapat bekerja dengan baik.

Syarat apa saja agar kerjaPPICbisa optimal?1. Ada rencana Sales dari marketing Department2. Ada formula standard dari semua produk3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja4. Ada standard yield dari semua produk5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor.6. Ada batasan minimum dan maksimum stock7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing, inventory,produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting).

Tugas - tugasPPICadalah sebagai berikut :1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitungkebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimalyang harus tersedia)3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yangdidatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta datainventory6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi ataspengamatan langsung7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : tollmanufacturing.Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control(PPIC)dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Denganforecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yangdiserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order(PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untukdiserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dandiserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuatBukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke DepartemenQuality Control (QC) atau QA.Jenis-jenis Pengawasan Produksi

Untuk mengadakan proses produksi dengan baik, maka manajemen perusahaan yangbersangkutan perlu melihat kesesuaian yang ada pada perusahaan tersebut. Karena jenispengawasan atau pengendalian yang dilakukan tergantung dari jenis proses produksi yangdigunakan. Ada dua jenis utama pengendalian produksi, yaitu:

1. Pengawasan Arus (Flow Control)Flow control atau pengawasan arus adalah pengawasan produksi yang dilakukan terhadap aruspekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pengerjaan. Pada pengawasan inidibutuhkan suatu tingkat hasil (output) yang agak tetap atau konstan. Oleh karena itu flowcontrol ini dijalankan pada produksi yang terus-menerus (continuous manufacturing), dimanabahan-bahan yang digunakan dalam proses mempunyai arus yang relatif tetap, dan jenis mesinang akurat dan up todate.

2. Pengawasan Pengerjaan Pesanan (Order Control)Order control atau pengawasan pengerjaan pesanan adalah pengawasan produksi yang dilakukanterhadap produk yang dikerjakan, sehingga produk yang dikerjakan itu dapat sesuai dengankeinginan konsumen baik mengenai bentuk,jenis dan kualitasnya. Pada pengawasan ini, tiap-tiapproduk pesanan harus dipisahkan dari produk pesanan yang lain, dimana setiap pesanan memilikinomor pesanan (order)-nya tersendiri. Oleh karena itu order control dijalankan pada produksidengan proses yang terputus-putus (intermittent manufacturing) dimana jenis mesin yangdigunakan adalah mesin serba guna (general purpose machine), barang yang diproduksimempunyai jenis dan bentuk yang berubah-ubah sesuai dengan pesanan.Dari uraian di atas, terlihat jelas bahwa pengawasan atau pengendalian terhadap pengerjaan ataupengelolaan yang dilakukan perusahaan sangat penting artinya dalam membantu kelancaranproses produksi guna mencapai hasil yang optimal sesuai dengan rencana yang telah ditetapkansecara efektif dan efisien.

Pengelolaan Inventory atau barang persediaanBarang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final Product.

Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer , 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order ( master production schedulle/MPS )

Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus, akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan proses.

Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.

Logic Inventory

Planning dan Monitoring Proses Produksi Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari customer satisfaction . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam dapur anda, tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange OrderIni merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang 3 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa. Inilah keunggulan penerapan sistem informasi yang integral. Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan real time langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana melakukannya ?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi : 1.Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api.Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.2. Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi3. Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi4. Informasi (data base )stock material

Design Planning dan Inventory ControlPeran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal. Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan. Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi, yang saya tahu, jawabannya adalah tidak mungkin. Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update.

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut saya sampaikan lingkup kerja PPIC :

Registrasi New Item dan MaterialSetiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll. Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu iniput, proses scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )

Alokasi & Monitoring OrderSetelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan pada PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent) memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang persediaan diseluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order : 1)PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.2)Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian. 3)Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.4)Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No. Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan KANBAN dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya.5)Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya. 6)System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.