Manajemen Persediaan Tradisional

Mengelola tingkat persediaan bagi berbagai perusahaan amat penting supaya bisa memperoleh keunggulan kompetitif jangka panjang. Tingkat persediaan mempengaruhi beberapa hal yaitu kualitas, rekayasa produk, harga, lembur, kapasitas berlebih, kemampuan untuk merespons pelanggan (kinerja tepat waktu), waktu tunggu (lead time), dan profitabilitas keseluruhan. Secara umum, perusahaan yang memiliki persediaan yang lebih tinggi daripada pesaingnya cenderung berada pada posisi kompetitif yang lebih lemah.

Biaya Persediaan

Dalam lingkungan yang penuh dengan kepastian, yaitu lingkungan di mana suatu permintaan terhadap suatu produk atau material (bahan baku) sudah past untuk periode waktu tertentu (pada umumnya untuk jangka pendek atau satu tahun). Biaya utama yang terkait dengan persediaan ada dua, yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan atau biaya persiapan dan biaya penyimpanan.

Biaya pemesanan (ordering cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menempatkan dan menerima pesanan. Biaya ini terjadi apabila persediaan berupa bahan baku atau barang yang dibeli dari sumber lain atau eksternal perusahaan.

Biaya persiapan atau penyetelan (setup cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu. Biaya ini terjadi jika bahan baku atau barang diproduksi secara internal oleh perusahaan.

Biaya penyimpanan (carrying cost) adalah biaya-biaya untuk menyimpan persediaan. Karena persediaan yang sudah dibeli atau diproduksi sendiri tidak akan mungkin jika dibiarkan.

Jika permintaan tidak diketahui dengan pasti, maka akan timbul kategori ketiga dari biaya persediaan yang disebut biaya habisnya persediaan. Biaya ini adalah biaya-biaya yang terjadi karena tidak dapat menyediakan produk ketika pelanggan memintanya.

Alasan Tradisional untuk Memiliki Persediaan

1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau biaya persiapan dengan biaya penyimpananDalam hal memaksimalkan laba sebuah perusahaan pasti akan mensyaratkan perlunya

meminimalkan biaya yang berkaitan dengan persediaan. Ketika manajemen memutuskan untuk meminimalkan biaya penyimpanan, maka hal tersebut akan mendorong terjadinya jumlah pemesanan atau produksi dalam jumlah yang kecil. Namun, ketika manajemen memutuskan untuk meminimalkan biaya pemesanan, maka hal ini mendorong terjadinya pemesanan dalam jumlah yang besar dan dilakukan secara jarang (meminimalkan biaya persiapan akan mendorong operasi produksi dalam waktu yang lama dan dilakukan secara jarang). Jadi, meminimalkan biaya penyimpanan mendorong jumlah persediaan yang sedikit bahkan mungkin tidak ada. Sedangkan, meminimalkan biaya pemesanan atau biaya persiapan mendorong jumlah persediaan yang besar. Kebutuhan sebuah perusahaan untuk menyeimbangkan agar total biaya penyimpanan dan biaya pemesanan dapat diminimalkan adalah salah satu alasan perusahaan memilih untuk menyimpan persediaan.

2. Untuk memenuhi permintaan pelanggan

Manajemen perusahaan mungkin memiliki keahlian dalam memprediksi suatu permintaan konsumen di suatu perioe tertentu, itu pun hanya bisa jangka pendek. Namun, ada suatu periode di mana dapat terjadi ketidakpastian permintaan dan hal ini merupakan alasan utama kedua mengapa sebuah perusahaan memiliki persediaan. Apabila permintaan bahan baku atau produk lebih besar dari yang diharapkan, maka persediaan dapat berfungsi sebagai penyangga yang memberikan kemampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan sesuai dengan waktunya (tepat waktu).

3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufakturPersediaan komponen dan bahan baku sering dipandang perlu karena ketidakpastian pasokan.

Jadi, adanya persediaan dalam sebuah perusahaan diperlukan sebagai penyangga kelanjutan proses produksi apabila terjadi keterlambatan pengiriman dari pemasok atau mungkin terjadi berhentinya pengiriman dikarenakan cuaca yang buruk, bangkrut, dan yang lainnya. Persediaan penyangga juga berguna untuk dapat terus memasok permintaan kepada pelanggan apabila sebuah proses produksi terhenti karena kerusakan mesin.

4. Untuk menyangga proses produksi yang tidak dapat diandalkanProses produksi suatu komponen atau produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi biasanya

membuat sebuah perusahaan memutuskan untuk memproduksi lebih banyak dari unit yang dibutuhkan guna memenuhi permintaan.

5. Untuk memanfaatkan diskonPerusahaan mungkin akan menyediakan persediaan dalam jumlah yang lebih besar daripada

jumlah normal untuk memanfaatkan diskon berupa diskon kuantitas. Jadi, apabila perusahaan membeli dalam suatu kuantitas tertentu perusahaan itu akan mendapatkan kuantitas tambahan dalam harga kuantitas tertentu yang tadi sudah dibayarkan.

6. Untuk menghindari kenaikan harga di masa depanHal terakhir yang mungkin dipikirkan oleh sebuah perusahaan dalam memperbesar

persediaannya adalah adanya spekulasi bahwa bahan baku atau komponen yang dipesan akan mengalami perubahan (kenaikan) pada harganya.

Kebijakan Persediaan yang Tepat

Dalam mengembangkan suatu kebijakan persediaan, terdapat dua pertanyaan mendasar yang harus mampu untuk disikapi oleh perusahaan.

1. Berapa unit yang harus dipesan (atau diproduksi)?2. Kapan pemesanan dilakukan (atau persiapan dilaksanakan)?

Pertanyaan pertama harus dijawab terlebih dahulu sebelum pertanyaan kedua dapat terjawab.

Kuantitas Pesanan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan

---Model Persediaan Tradisional---

Total Biaya = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan

TC = PD/Q + CQ/2

Di mana :

TC = total biaya pemesanan (atau persiapan) dan biaya penyimpanan,

P = biaya menempatkan pesanan dan penerimaan pesanan (atau biaya persiapan pelaksanaan produksi),

D = jumlah permintaan tahunan yang diketahui,

Q = jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan (atau ukuran lot produksi),

C = biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun.

Pembagian antara D dengan Q menghasilkan jumlah pesanan per tahun atau selama tahun tertentu terdapat berapa kali jumlah pesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Jumlah pesanan per tahun yang dikalikan dengan biaya pemesanan (atau persiapan produksi) menghasilkan total biaya pemesanan (atau persiapan produksi).

Total biaya penyimpanan selama setahun adalah CQ/2; persamaan ini ekuivalen dengan perkalian persediaan rata-rata yang dimiliki (Q/2) dengan biaya penyimpanan (C).

Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity)

---Menghitung EOQ---

Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ) ini dihitung dengan tujuan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimalkan biaya. Model EOQ ini adalah sebuah contoh sistem persediaan yang didorong (push inventory system). Dalam sistem ini, perolehan persediaan diawali dengan antisipasi permintaan di masa mendatang bukan reaksi terhadap permintaan saat ini.

Titik Pemesanan Kembali (Reoder Point)

EOQ digunakan untuk menjawab pertanyaan mengenai banyaknya unit yang harus dipesan

(atau diproduksi). Mengetahui kapan harus memesan (atau kapan melakukan persiapan produksi) juga merupakan kelanjutan penting setelah mengetahui EOQ.

Titik pemesanan kembali (reorder point) adalah titik waktu di mana sebuah pesanan yang baru harus dilakukan (atau persiapan produksi dimulai). Hal ini merupakan fungsi EOQ, waktu tunggu ( lead time), dan tingkat di mana persediaan hampir habis. Waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis setelah pesanan dilakukan atau persiapan produksi dimulai.

Untuk menghindari biaya habisnya persediaan dan meminimalkan biaya penyimpanan, pesanan harus dilakukan sehingga persediaan yang baru datang saa unit terakhir dalam persediaan yang lama

Economic order quantity (EOQ)

= 2PD/C

digunakan. Mengetahui tingkat penggunaan dan waktu tunggu akan memungkinkan bagi perusahaan untuk menghitung titik pemesanan kembali (reorder point-ROP).

ROP = Tingkat penggunaan x Waktu tunggu

Ketidakpastian Permintaan dan Titik Pemesanan Kembali

Apabila permintaan atas komponen atau produk tidak diketahui secara pasti, tidak menutup kemungkinan jika persediaan akan habis. Untuk menghindari terjadinya persediaan yang habis, perusahaan sering memilih untuk menyimpan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan atas fluktuasi permintaan. Persediaan pengaman akan mempengaruhi titik pemesanan kembali dan titik pemesanan kembali bisa dihitung dengan cara sebagai berikut.

ROP = (Tingkat rata-rata penggunaan x Waktu tunggu) + Persediaan pengaman